За годы функционирования в учреждении накапливается множество важных документов. Многие из них остаются актуальными в течение длительного времени. Согласно ст. 29 ФЗ 2011 № 402-ФЗ, администрация обязана обеспечить их сохранность. Положение об архиве регламентирует порядок хранения бухгалтерской, учетной и другой важной документации.
Какие документы подлежат архивированию
В хозяйствующем субъекте ведение архива строго обязательно. В особые папки складываются для дальнейшей консервации:
- регистры бухучета;
- первичные учетные листы;
- финансовые отчеты;
- справки и заключения аудиторов;
- налоговые декларации;
- заключение инспекторских проверок по линии надзорных органов;
- документы, касающиеся кадрового учета персонала.
В архиве также должна храниться вся документация, в которой отражалась бы история организации с момента первичной регистрации.
В частности, на постоянное хранение в архив отправляются:
- документы с реквизитами организации-предшественника;
- документы организаций, которые ранее иерархически подчинялись данному учреждению и впоследствии были ликвидированы;
- завершенные делопроизводством документы, имеющие срок хранения более 10 лет (каждый из них может понадобиться в практической деятельности).
Наконец, учреждение может издавать какие-то профильные брошюры, журналы или книги. Все ведомственные издания также хранятся в архиве.
Однако бессистемное складирование важных бумаг привнесет только путаницу в дела. Важные бумаги должны комплектоваться по определенным правилам. Весь поток документов, подлежащих учету, должен быть упорядоченным.
Задачи архива
Недостаточно просто создать архив. В рамках одного учреждения в него будут стекаться важные бумаги из структурных подразделений, удаленных филиалов и прочих точек.
Финансовые документы имеют долгое хождение. Они остаются актуальными даже после реализации и закрытия какого-то бизнес-проекта. Поэтому только строгая систематизация архивных данных поможет отыскать справку для предоставления по требованию.
Прежде всего, руководитель должен назначить ответственное должностное лицо, которому будет вменяться в обязанность не только прием бумаг в архив, но и организация их хранения в определенном порядке.
Кроме того, в его обязанности входит:
- по мере необходимости информировать администрацию о пополнении и содержании архива;
- готовить копии особо ценных документов;
- выполнять запрос сторонних организаций о предоставлении какого-либо документа.
Это же должностное лицо будет обязано фиксировать передвижение нужных бумаг.
Образец Положения об архиве организации
Принятие Положения об архиве организации не является строгой обязанностью руководителя. Но большинство из них все-таки разрабатывает данный документ, поскольку он оптимизирует работу с потоком бумаг и делает ее логичной.
Не существует единого федерального образца Положения. В разных учреждениях в них вносятся дополнительные главы и графы. Но в нем должны быть отражены базовые моменты. Прежде всего, в Положении должны быть отражены функции архива и обязанности работников, обслуживающих его.
Например, уместно указать, что архив сформирован с целью:
- учета важных бумаг, которые скапливаются во время реализации профессиональных или производственных задач;
- гарантии сохранности справок, актов и прочих учетных бумаг;
- обеспечения физической сохранности каждого документа;
- обеспечения качественного восстановления в случае порчи.
Положение об архиве должно быть утверждено руководителем учреждения. Оно вступает в силу после локального приказа о создании архива.
Данное Положение — это нормативный документ руководителя учреждения. Все должностные лица, которые будут привлечены к приему, учету и комплектации документов, должны быть ознакомлены с текстом Положения.
Скачать образец положения об архиве организации 2019.
Правильно сформированный архив является автономным подразделением учреждения. Однако он функционирует по плану, который составил и утвердил руководитель организации. Данное структурное подразделение подотчетно администрации.
(25
Как должен быть организован архив в компании
Все бумажные документы хранятся в специальном архиве компании, для организации которого существуют свои правила. Если компания небольшая, ведением архива может заниматься бухгалтер, но иногда из-за большого объема организация может нанять отдельного архивариуса, организовать самостоятельный отдел или подразделение в составе службы делопроизводства. При этом есть ряд правил, которые нужно соблюдать.
Во-первых, нужно определить функциональность архива
Архив предприятия может функционировать на правах:
Во-вторых, необходимо четко определить, кто отвечает за архив
Руководитель архива либо лицо, ответственное за архив (архивариус), назначаются на должность и освобождаются от должности приказом руководителя организации.
Основу деятельности архивариуса составляют:
- организация работы архива;
- ответственность, в том числе и уголовная (например, если документы из архива похищены, уничтожены, повреждены или заведомо скрыты (ч. 1 ст. 325 УК РФ)), за выполнение возложенных на архив задач.
Если в организации вводятся новые технологии работы с архивом – например, электронный документооборот или электронный архив, архивариус должен пройти обучение для работы с ними. Должность архивариуса обязательно должна быть отражена в штатном расписании организации.
Обычно архивариус выполняет следующие функции:
В-третьих, для правильной работы архива рекомендуется разработать и принять положение (инструкцию) об архиве организации
Скачать образец положения об архиве
Обычно туда входят стандартные блоки: общие положения, структура архива, задачи, функции, состав документов архива, права, взаимоотношения с другими подразделениями и ответственность. Это регламентировано закрепит функции архива и ответственность должностных лиц.
Если возникает необходимость выделения архива в отдельное структурное подразделение, то вам сразу стоит задуматься и об автоматизации архива, чтобы не раздувать штат архивариусов.
Использование электронного архива в «1С», созданного с помощью «Скан-Архива», даже предприятию с оборотом больше нескольких тысяч документов в месяц позволит ограничиться одним сотрудником архива – тем, кто будет сканировать документы.
Закажите бесплатную демонстрацию «Скан-Архива», чтобы узнать больше.
Архив организации: регламентируем работу с архивными документами
Локальные нормативные акты, регламентирующие работу архива организации, создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в вопросах упорядочения архивных документов организации, обеспечения их сохранности и использования. Сориентироваться в данном комплексе официальных документов нам поможет к.и.н., доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ Е.М. Бурова
В соответствии с существующими нормами в сфере архивного дела организация разрабатывает и утверждает свои локальные акты, направленные на регламентацию порядка работы с архивными документами в делопроизводстве и архиве или архивохранилище. Четкое выполнение требований инструкций и положений позволяет эффективно решать задачи по упорядочению архивных документов, обеспечению их сохранности и использования.
В базовый комплект входят:
- инструкция по делопроизводству;
- положение об архиве (положение о службе ДОУ, если при ней создано архивохранилище), положение об архивной службе или регламент по работе с архивными документами;
- должностные инструкции;
- инструкция по охране труда для архивиста;
- приказ о составе экспертной комиссии;
- положение об экспертной комиссии;
- положения, инструкции и другие документы, устанавливающие отдельные виды работ или разовые мероприятия с архивными документами.
Следует иметь ввиду, что изобретать велосипед не придется: ряд документов (инструкция по делопроизводству, положение об архиве, положение об экспертной комиссии и др.) разработан в типовом варианте Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Эти документы доступны для скачивания из Интернета.
Инструкция по делопроизводству
В первую очередь в организациях должна быть разработана и утверждена Инструкция по делопроизводству. Данный документ регламентирует порядок работы с документами, в том числе определяет правила оперативного хранения документов, устанавливая границу между документом и архивным документом.
Иногда, часто при отсутствии архива в организации, тематические разделы Инструкции по делопроизводству дополняются положениями, регулирующими архивное хранение документов. Но для этих сюжетов лучше подходит Положение об архиве (работе с архивными документами).
Положение об архиве
Организация работы ведомственного архива
Это примерное пошаговое руководство как восстановить или организовать работу архива организации с нуля, если работа не проводилась надлежащим образом или совсем не велась. Итак, инструкция составлена просто и доступно – что же нужно делать, если вам поручили ведение ведомственного архива, а вы даже не знаете с чего начать.
Нормативно-методическая база для организации работы ведомственного архива
Без нормативно-методических документов в области архивного дела вам не обойтись. Посмотрите список с ми по их использованию – это минимальный набор нормативных документов, который должен быть у вас под рукой в ведомственном архиве, даже если вы планируете проводить обработку документов с привлечением сторонних специалистов.
Если ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива (будет передавать туда свои документы на постоянного хранение), то вы имеете возможность общаться с куратором этого архивного учреждения, у которого можно будет консультироваться и узнать много полезного.
Чаще всего в организации архив входит в состав службы делопроизводства (общий отдел, канцелярия, секретариат и т.п.). Если объем документов большой, то ведомственный архив может быть организован как самостоятельное структурное подразделение.
Работа ведется на основании положения об архиве организации. Если таковое отсутствует, то естественно его необходимо разработать на основании примерного положения об архиве, утвержденного приказом Роскомархива от 18 августа 1992 г. № 176. Для простоты возьмите за основу приведенный здесь образец.
В должностной инструкции ответственного за архив организации должны быть указаны виды проводимых им работ, его права и обязанности.
Для хранения архивных документов в организациях обычно используют приспособленное помещение, отвечающее нормативным требованиям. В маленьких организациях, где образуется немного дел в год, рассмотрите вариант хранения архивных документов непосредственно в помещении службы делопроизводства, но в металлическом запирающемся шкафу с возможностью его опечатывания.
Учетные документы архива организации
Если архив организовывается не с нуля, то посмотрите какие учетные документы уже имеются в наличии в архиве организации. И вам в любом случае следует понять, какие вообще установленные формы должны вестись для учета документов в архиве организации в соответствии с существующими нормативными требованиями. На данном ресурсе уже имеется полезная статья на эту тему.
Если обнаружили дело фонда и описи дел, то это хорошо. Изучите их, это поможет понять состав архивных документов и определить их количество. В ведомственном архиве для организации работы вам так же будут необходимы номенклатуры дел за последние годы.
Состав документов архива организации
В архив организации на основании положения о нем обычно поступают документы, законченные делопроизводством:
- постоянного хранения – в основном только для передающих организаций свои документы на государственное хранение, у остальных организаций могут отсутствовать, т.к. пользуются правом установить срок «10 лет» и больше, часто применяют «до ликвидации организации» вместо «постоянно» по типовому перечню документов,
- по личному составу,
- временного хранения (> 10 лет) – в случае их наличия в организации,
- временного хранения (< 10 лет) – передаются в архив редко и только по решению руководителя организации, например, из-за нехватки места для хранения в структурных подразделениях организации.
Проверка наличия и состояния дел в архиве организации
В случае если вы принимаете дела от кого-то, то составляется акт приема-передачи дел при смене ответственного за архив, в котором оформляется прием-передача архивных документов, справочного аппарата к ним (описи дел, дело фонда и т.д.), помещения архива и его оборудование.
И если в архиве находятся на хранении документы (не создаваемый с нуля ведомственный архив), то необходимо провести проверку наличия и состояния имеющихся дел с целью определения соответствия их количества и состава по учетным формам фактическому их наличию.
Иными словами сравнивают описание на обложке дела с описанием в архивных описях. Если одинаковое – хорошо, если выявили различия – потом надо устранять. Данная проверка оформляется составлением акта установленной формы. Эти два акта вы поместите в дело фонда.
План работы архива организации
Время начать составлять план работы ведомственного архива. Рассмотрим, что можно или даже нужно включить в него.
В случае необходимости запланируйте восстановление учетных документов. В первую очередь речь идет об описях дел. Если их нет совсем, то заведите. Для упорядоченных документов организаций, передающих их на государственное хранение, описи дел будут в госархиве, таким образом, вы сможете сделать копию для себя.
Определите какие документы предстоит упорядочить (обработать), какие следует уничтожить вследствие истечения сроков их хранения. Для этих целей изучите номенклатуру дел организации.
Согласно существующим нормам не позже чем через три года после завершения делопроизводством документы постоянного хранения, временного хранения (> 10 лет) и по личному составу подлежат полному оформлению (с подшивкой в твердую обложку).
Научно-техническая обработка документов трудоемкая и требует определенных навыков, поэтому может вестись как работниками самой организации, так и с привлечением сторонних специалистов с заключением договора об оказании соответствующих услуг.
Составьте график приема дел в архив организации от структурных подразделений, который нужно согласовать с начальниками структурных подразделений.
Если организация передает документы на государственное хранение, то проконсультируйтесь с куратором госархива по этому вопросу (о сроках, порядке передачи и т.д.).
Организация использования документов ведомственного архива
Вы также должны будете организовать использование документов архива организации в случае практической необходимости. Сотрудникам организации выдается на основании заявки дело на срок не более 30 дней, потом еще можно продлить на 30 дней.
Существует специальная форма – книга выдачи дел из хранилища, где проставляются подписи о получении, затем о возвращении каждого дела.
При этом вместо выдаваемого архивного дела должна помещаться карта-заместитель, в реальности при малом объеме использования документов архива последним требованием пренебрегают.
Я настоятельно рекомендую вам оформлять выдачу архивных дел только по книге выдачи дел из хранилища с обязательной росписью о получении каждого дела. Посторонних не допускать к архивным делам и никогда не забывать, что вы несете персональную ответственность за сохранность дел.
Как могут появиться неприятности. Если попросили посмотреть дело и вскоре вернули без выноса его из помещения архива организации, то ничего страшного, можно обойтись без лишней бюрократии (не отмечать в книге).
Иной вариант: «Я только пойду сделать копию одного листа и тут же верну дело». Потом что-нибудь срочное, затем другое.
И через два дня вам просто не вспомнить, у кого искать исчезнувшее дело, которое вдруг стало таким нужным для руководства.
И последнее
Работник архива должен иметь достаточную квалификацию, чтобы выполнять:
- проверку в структурных подразделениях формирования и оформления дел и состояния хранения документов (с составлением справки или докладной записки на имя руководителя),
- оказывать помощь работникам структурных подразделений организации в работе с документами,
- участвовать в составлении номенклатуры дел организации и в случае необходимости в разработке нормативно-методических документов по архивному делу и делопроизводству.
В завершении я могу сделать вывод на основании более чем десятилетнего опыта работы со многими ведомственными архивами: если не вы, то больше некому, похоже в вашей организации все равно никто кроме вас лучше не разбирается в области архивного дела.
Я надеюсь, что данная статья была вам полезна. Удачи в работе!
- Евгения Полоса
- К записи 91 комментарий
- Оставить комментарий
Архив на предприятии: организация хранения документов
В прошлом номере журнала мы рассказывали о порядке работы с архивными документами — начиная с проведения экспертизы ценности документов и заканчивая подготовкой дел для передачи их в архив.
Переданные на архивное хранение дела подлежат хранению в специально отведенном для этого помещении. Далее речь пойдет о том, как организовать хранение документов, а также о процедуре приема-передачи дел на архивное хранение.
- ПОМЕЩЕНИЕ АРХИВА
- Итак, где же в организации должен находиться архив, каковы основные требования к его размещению, а также условия хранения документов?
- Требования к зданиям, в которых размещается архив
Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. 4.2 Основных правил работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
В первую очередь стоит учесть, что размещение архива не допускается в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.
Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания.
Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.
Архив организации должен быть расположен в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении здания.
Помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. К таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи.
- Также поблизости от здания (помещения) архива организации не должно быть объектов, загрязняющих воздух.
- При выборе здания (помещения), подходящего для хранения архивных документов, стоит учесть, что для полноценной работы архива необходимы следующие обособленные помещения:
- 1) архивохранилище;
- 2) помещение для приема, временного хранения документов, акклиматизации документов;
- 3) помещение для использования документов;
- 4) рабочие комнаты (комната) сотрудников архива.
- Оснащение архивохранилища
Само архивохранилище должно быть по возможности удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не должно иметь общих с ними вентиляционных каналов.
Оно отделяется от соседних помещений огнеупорными стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов.
В помещении архивохранилища исключена прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.
- При планировании места размещения архивохранилища стоит учесть, что для него предпочтительнее помещения с северной ориентацией окон.
- Немаловажное значение имеет и то, что строительные материалы, применяемые для покрытия стен, полов, потолков, внутренней отделки помещения архивохранилища, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.
- В помещении архивохранилища должна быть предусмотрена естественная или искусственная вентиляция. Если говорить о системах кондиционирования воздуха, то они должны соответствовать следующим характеристикам:
- обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2–3;
- поддерживать стабильный температурно-влажностный режим;
- производить очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей;
- отвечать современным требованиям компактности и экономичности.
Высота архивохранилища (
Порядок хранения корпоративной документации в хозяйственном обществе
В предпринимательской деятельности организации образуются документы различной формы, характера и юридического значения.
Все организации, предприятия, учреждения обязаны обеспечивать сохранность документов в порядке, установленном нормативными актами. К таким документам относятся: первичные бухгалтерские документы, корпоративная документация, кадровая документация, иные документы, образующиеся в деятельности организации.
Настоящая статья посвящена порядку хранения корпоративных документов обществами с ограниченной ответственностью (далее – «ООО») и акционерными обществами (далее – «АО»), ответственности за нарушения порядка хранения документов, а также выработке практических рекомендаций по организации хранения документов на предприятии.
ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ К ХРАНЕНИЮ ОБЩЕСТВАМИ С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
Обязанность ООО по хранению документов установлена п. 1 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 г. N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее – «Закон об ООО»). В соответствии со ст. 12 Закона об ООО в уставе общества с должны содержаться сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления информации его участникам и другим лицам.
Перечень документов, обязательный к хранению обществом, и сроки хранения установлены п. 1 ст. 31.1, п. 1 ст. 50 Закона об ООО, а также Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 г. (далее – «Перечень Росархива»).
Таблица 1. Перечень и сроки хранения документов ООО
| Договор или решение об учреждении общества |
| Устав, зарегистрированные изменения в устав |
| Протоколы собрания учредителей, связанные с созданием общества |
| Свидетельства о государственной регистрации общества |
| Документы, подтверждающие права на имущество, находящееся на балансе общества |
| Внутренние документы общества |
| Положения о филиалах и представительствах |
| Документы, связанные с эмиссией эмиссионных ценных бумаг общества |
| Протоколы органов управления и контроля общества |
| Списки аффилированных лиц общества |
| Списки участников общества (с 01.07.2009 г.) |
| Заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля |