Большинство работающих граждан после определенного возрастного порога живут в ожидании заслуженного отдыха, так как походы на работу начинают все больше утомлять, но при наступлении данного периода у них появляется непреодолимое желание продолжить трудовую деятельность, так как это увеличивает доходы семьи.
Работодателю в данном случае невзирая на его желания необходимо правильно оформить требуемую к выдаче документацию.
Основные понятия
- Заявление на выдачу трудовой книжки – это официальное обращение трудящегося к работодателю о выдаче на руки личной трудовой документации.
- Также заявление в качестве официального требования является защитой для работодателя, в том, что он выдал на руки официальный документ работнику.
- Несмотря на то, что выдача в определенных ситуациях книжки на руки сотруднику вменяется работодателю законом, а заявление выступает в качестве основания, специально утвержденной законодателем формы оно не имеет.
- Как составить заявление на выдачу трудовой и что делать, если документ не выдали при увольнении – смотрите тут:
Основания для выдачи трудовой книжки
Трудовая книжка работнику может понадобиться во многих случаях:
- При оформлении кредита;
- Загранпаспорта;
- При повышении квалификации;
- Поступлении на заочную форму обучения;
- Оформлении субсидии;
- Оформлении пенсии и подтверждении пенсионного стажа.
Что представляет собой выписка из трудовой книжки и как ее получить – узнайте по ссылке.
Важно: согласно законодательству оснований для выдачи трудового документа существует два:
Расписка в получении трудовой книжки.
Порядок выдачи документа
Выдается документ на основании заявления работника с обязательным внесением записи об этом в регистрационный журнал:
- ФИО сотрудника;
- Дата выдачи;
- Подпись сотрудника.
Ведение такого учета не обязательно, однако этот документ помогает в дальнейшем избежать многих проблем.
После выдачи документа ответственность за его сохранность несет работник. Также он обязан вернуть документ в течение 3 рабочих дней.
Также заявление обязательно принимает сам руководитель для указания на нем своей резолюции «Выдать».
Тут вы узнаете, куда клеится голограмма в трудовой книжке и как это сделать правильно.
Образец заявления на выдачу трудовой.
Реквизиты заявления на выдачу трудовой книжки
Важно: формируется документ в произвольной форме, так как нет специально установленного образца, но с содержанием главных моментов.
Заявление должно содержать основные сведения и реквизиты:
- ФИО руководителя организации;
- ФИО, должность и подразделение заявителя.
- Слово «Заявление» с указанием причины его составление.
- Далее указываются следующие данные в полном объеме или выборочно:
- Просьба выдать документ на руки;
- Причина просьбы – предоставление в ПФР;
- Основание – сделать ссылки на соответствующие законодательные акты;
- Указать дату, когда необходима выдача;
- Указать на собственную ответственность на момент выдачи документа;
- Подпись и дата составления.
Важно: руководитель обязан поставить на документе свою резолюцию.
Правила составления
Перед формированием документа не лишним будет узнать в отделе кадров существует ли на предприятии разработанная внутренняя форма документа, если нет тогда можно формировать его произвольно.
Однако и здесь существуют некоторые нюансы которые следует учитывать:
- Изначально следует взять лист формата А4;
- Шапку указать в правом верхнем углу;
- Название документа написать посредине;
- После чего идет изложение просьбы со ссылками на акты.
Важно: в ходе обращения к руководителю следует помнить, что просьба должна быть письменной только на его имя.
Заявление обязательно должно получить от него резолюцию, только на этом основании кадровики выдадут документ.
Заявление на выдачу копии трудовой книжки
Во многих организациях практикуется выдача именно копии трудовой книжки, так как этот процесс сопряжен с меньшими рисками в случае утери документа или отказа работника в его возврате.
Пример заявления на выдачу копии документа.
Для того, чтобы получить копию могут понадобиться:
- Заявление работника;
- Приказ руководителя;
- Трудовая книжка;
- Документация организации;
- Печать.
Для начала всего юридически важного процесса необходимо заявление работника. Составляется документ в произвольной форме, но с соблюдением некоторых правил:
- Также необходимо формировать шапку с указанием основных реквизитов компании и ФИО руководителя и работника, также следует указать должность и подразделение работника;
- После слова «Заявление» необходимо обосновать свою просьбу, указав на необходимость получения книжки;
- Поставив подпись и дату.
После чего руководитель должен одобрить просьбу и издать приказ для кадровых работников о выдаче работнику копии трудовой книги.
Выдаваемая на руки копия должна содержать все необходимые элементы документа:
- Она обязательно должна выдаваться только руководителем или уполномоченным лицом;
- Визироваться печатью предприятия все страницы;
- И содержать информацию о том, что работник по сей день работает в последней указанной должности и на последнем месте работы.
Необходимость в получении копии происходит при предъявлении документа:
- В органы соцзащиты для получения пособий, также необходима копия, чтобы получить все необходимые данные о стаже, зарплате;
- При оформлении кредита или ипотеки в банк – необходимо подтвердить стаж работы на последнем месте и размер оклада;
- При утере основного документа – наличие заверенной копии ускорит весь процесс восстановления и может занять только один день;
- Для оформления загранпаспорта или при трудоустройстве за границей. Здесь вы узнаете, как оформляется справка для получения визы с места работы;
- При работе по совместительству, так как оригинал должен храниться у основного работодателя, а на дополнительном месте работы хотят получить, к примеру, подтверждение квалификации и опыта работы специалиста.
Заключение
В каком порядке выдается трудовая книжка при увольнении – смотрите в этом видео:
Как написать заявление на выдачу копии трудовой книжки: образец
При первом трудоустройстве на сотрудника оформляют трудовую книжку. Впоследствии этот документ не выдают ему, а хранят в кадровом подразделении предприятия.
На руки книжку не дают, так как любые записи в неё может вносить только работодатель, а для сотрудника документ считается особо важным.
Если работнику нужно подтвердить официальное трудоустройство или иной факт, он должен написать заявление на выдачу копии трудовой книжки, образец которого в конце этой статьи.
Правила выдачи копии
Работодатель обязан предоставить работнику копию по первому требованию. Это правило закреплено в статье 62 Трудового кодекса.
Для ее получения работник должен обратиться в кадровую службу предприятия. При этом заявление на копию трудовой книжки оформляют в свободной форме, так как никакого единого образца в нормативной документации не представлено.
Его обычно пишут следующим образом:
|
|
|
Оригинал трудовой книжки должен постоянно хранить отдел кадров предприятия. Его не выдают сотруднику для предоставления в банк или иное учреждение. Однако руководство организации не имеет права отказывать в предоставлении копии или взимать за эту услугу деньги: это противоречит закону.
Если в небольшой организации нет собственного отдела кадров, копию делает секретарь. Она должна быть заверена руководителем.
Также см. «Обязан ли работодатель выдать работнику оригинал трудовой книжки для оформления пенсии?».
Правила заверения копии
Чтобы копия документа служила подтверждением официального трудоустройства сотрудника для банка или другого учреждения, она должна быть должным образом заверена. На каждом листе следует проставлять подпись кадровика или директора предприятия с расшифровкой и обязательным указанием должности. Также ставят печать организации.
Также см. «Заверение документов с 1 июля 2018 года: что меняется в связи с новым ГОСТом».
Заверяют каждую страницу, а на последней строчке должна быть синей ручкой записана формулировка, подтверждающая, что сотрудник продолжает работать и в настоящее время. Для банка это подтверждение, что потенциальный клиент не был уволен, он работает и получает официальный доход.
Трудовую книжку передают сотруднику только в момент увольнения из организации, а при последующем трудоустройстве её вновь передают в кадровую службу.
Учтите, что с 2018 года при заверении копии нужно указать, где лежит оригинал этой трудовой книжки.
Также см. «Что меняется в оформлении трудовых книжек с 1 июля 2018 года».
Способы получения
Есть несколько ответов на вопрос, как получить копию трудовой книжки. Заявление можно принести не только лично. Также оно может быть отправлено с помощью:
- обычной почты;
- электронной почты.
Однако в любом случае в нём должна быть проставлена дата.
На рассмотрение законом отведено 5 дней. После этого организация должна бесплатно предоставить сотруднику правильно оформленную и заверенную копию.
Есть важное условие: выдача копии трудовой книжки работнику не обязывает его объяснять цель ее получения. Он может использовать книжку для предоставления в банк при оформлении кредита, получения различных социальных пособий и других целей. Причина и место использования копии указывают только по желанию сотрудника.
Иногда стандартный образец заявления на получение копии трудовой книжки утверждён на уровне предприятия. Чтобы его получить, обратитесь в отдел кадров.
Вот примерный образец заявления на выдачу копии трудовой книжки:
____________________________________________
(должность, структурное подразделение, Ф.И.О. работника)
(должность, структурное подразделение, Ф.И.О. работника)
|
Порядок предоставления копии трудовой книжки сотруднику компании
Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, выдача копии трудовой книги должна осуществляться работодателем по первому требованию работника.
Заявление, причем только письменное
Согласно трудовому законодательству РФ, выдача документа осуществляется на основании обращения работника к руководителю организации с письменным заявлением на выдачу копии трудовой книжки.
В нем указывается, для чего нужна работнику копия документа и куда она должна быть представлена, ставится дата, расписывается заявитель.
В законодательстве четко не оговаривается форма письменного запроса о выдаче дубликата трудовой книжки. На многих предприятиях кадровые службы разрабатывают бланк и порядок подачи запроса самостоятельно.
Если единой формы такого обращения в организации нет, то оно составляется произвольно. Вот пример:
⇓Скачать образец заявления
Потом работник отдела кадров тоже ставит дату получения и роспись. Это делается с целью соблюдения законодательного требования об указанном сроке выдачи документа.
Затем руководителем подписывается приказ о выдаче копии, основываясь на причинах запроса. Заверенная копия приказа вручается заявителю после его регистрации.
Ответственность за своевременное и качественное исполнение этого приказа обычно возлагается на работника отдела кадров или бухгалтерии.
После получения заявления от сотрудника работодатель должен удовлетворить его просьбу в течение трех дней. Это регламентируется нормативно.
«Копия верна»
Копию можно выполнить на ксероксе, также разрешается отсканировать, а потом распечатать или просто напечатать на компьютере вручную, но в таком размере, в каком оригинал.
Трудовая книжка может копироваться полностью или частично (лишь затребованные листы). Но в том и в другом случае обязательно наличие копии титульной странички. А также обязательно нужно указывать, где хранится подлинник (название фирмы, номер дела, дату).
На всех скопированных листах ставится отметка «Копия верна». А на последней страничке работодатель делает запись о том, что сотрудник в настоящее время работает в данной организации.
Листы нумеруются, прошиваются, на месте прошивки ставиться печать, подпись ответственного лица, указывается количество страниц. Затем на каждой странице руководитель организации ставит свою подпись, ее расшифровку (имя, фамилию, отчество), пост, который он занимает в компании. Печать ставится так, чтобы она частично охватывала текст, но позволяла его прочитать.
В зависимости от места требования, дубликат трудовой может иметь разные периоды действия:
- для визы — три месяца со дня выдачи;
- ПФР, органы соцзащиты, банки – один месяц.
Однако ряд финансовых организаций ограничивают этот срок до 14, или до 3–5 дней.
Оформленный нотариально, документ не имеет ограничительного периода — если после ее выдачи в оригинале не появились новые записи о работе гражданина.
В любом случае, чтобы избежать излишних трат времени и финансов, необходимо уточнять в организации, требующей предоставления копии, каким образом она должна быть оформлена, и каков период ее действия.
Дайте трудовую книжку!
Трудовая книжка может пригодиться работнику в следующих случаях:
- если работник обратился в банк за кредитом;
- при подаче прошения на получение загранпаспорта, визы;
- при оформлении ипотеки на покупку жилья, пособий на услуги по ЖКХ;
- при усыновлении ребенка;
- в ПФР: при оформлении пенсии необходимы сведения о периодах работы клиента. Требовать оригинал документа работники фонда не имеют права – достаточно принести копию, оформленную должным образом;
- при гражданских и судебных разбирательствах;
- для восстановления утерянного оригинала;
- при оформлении на работу по совместительству;
- для составления резюме при поиске новой работы;
- при прочих юридических и финансовых процедурах, требующих подтверждения стажа работника и состояния трудовой деятельности.
Сама трудовая книжка становится доступной для работника только в случае его увольнения. До этого она должна находиться в отделе кадров учреждения.
Работодатель же обязан выдать сотруднику заверенный директором организации дубликат трудовой книжки в трехдневный срок с момента запроса (подачи заявления).
Как правильно заверить копию трудовой книжки
Чтобы уменьшить вероятность подделки ксерокопии трудовой книги для банка, разработаны правила ее заверения.
Обязательно соблюдение следующих моментов:
- трудовая книжка копируется начиная с первой страницы (титул), где записаны Ф. И. О владельца, дата его рождения, число заведения, подпись работника;
- на последнем листе обозначается текущее место трудоустройства (должность, дата, когда человек на нее заступил);
- на всех страницах обязательна печать компании и запись: «Верно»;
- на последнем листе указывается Ф. И. О, подпись, должность сотрудника, от кого получена эта копия запрашиваемой трудовой книжки;
- ставится дата заверения, от которой в дальнейшем ведется расчет срока.
Заявление на выдачу копии трудовой книжки образец
Составление заявления на выдачу копии трудовой книжки происходит в тех случаях, когда работник предприятия или организации нуждается в подтверждении своего стажа, опыта или места работы.
Зачем писать заявление
Трудовая книжка является документом строго учета, поэтому в отношении нее выработаны определенные нормы и правила, в том числе по ведению и хранению.
После того, как сотрудник принимается на работу, он сдает свою трудовую книжку в отдел кадров компании. Здесь в нее вносятся все необходимые сведения и здесь же она в составе личного дела работника, храниться вплоть до его увольнения.
Ответственность за ее содержание и сохранность обычно несет специалист кадрового отдела, который не имеет права ни вносить в нее какие-либо «лишние» записи, ни выдавать ее на руки кому бы то ни было, даже владельцу.
Если же последнему потребуется предоставить информацию из нее в какую-либо инстанцию, кадровик должен сделать с трудовой книжки копию или выписку. Но запуском для начала этого процесса служит письменное заявление со стороны работника.
Куда может потребоваться копия трудовой книжки
Копия трудовой книжки может понадобиться куда угодно. В большинстве случаев, это государственные структуры, например, такие как различные административные и социальные службы (для назначения льгот, пособий, субсидий), а также банковские учреждения (для получения займов и кредитов).
На самом деле, список адресов, по которым может потребоваться предъявление копии трудовой книжки довольно широк, но не исключены и случаи, когда трудовая книжка по каким-либо причинам утрачивается (теряется) и тогда данная копия также может сослужить отличную службу – на ее основе можно сделать дубликат, последовательно восстановив все необходимые записи.
Копия трудовой бывает востребована и при трудоустройстве на вторую работу (т.е. по совместительству).
Как делается копия
Обычно копия трудовой книжки делается при помощи ксерокса. При этом каждый лист копии должна отлично читаться и быть пронумерован. Все странички должны быть заверены печатью предприятия и подписью ответственного лица, который таким образом удостоверяет подлинность всех записей и самой копии снятой с оригинала.
Составление заявления
Унифицированного, единого для всех образца заявления на выдачу копию трудовой книжки нет, так что работник может писать его в свободном виде или по форме, разработанной на предприятии. Заявления обязательно должно включать в себя ряд обязательных сведений:
- данные о компании, в которой трудится человек,
- должность и ФИО сотрудника, на имя которого оно пишется,
- просьбу о выдаче копии,
- дату,
- подпись составителя.
Это интересно: Приказ по результатам проверки образец
При желании можно указать и причину, по которой потребовалась копия, а также инстанцию, в которую требуется предъявление документа, но если такого желания нет, то, по закону работник не обязан это писать.
Оформление заявления
Документ можно писать на стандартном чистом листе формата А4, как от руки, так и на компьютере. Главное условие: наличие оригинала подписи заявителя.
Заявление необходимо составлять в двух экземплярах,
- один из которых заявитель должен зарегистрировать либо в отделе кадров или у секретаря организации и оставить у себя,
- второй передать представителю работодателя.
Срок рассмотрения заявления
По закону, данное заявление должно рассматриваться не больше трех дней.
При этом, работник может указать и более короткий срок, но в этом случае дата выдачи копии будет зависеть только от расторопности работодателя – закон не обязывает его строго следовать требованию сотрудника по периоду выдачи копии трудовой книжки. При особо острой необходимости, в заявлении следует указать достаточно вескую и уважительную причину с приложением подтверждающих документов.
Имеет ли право работодатель отказать в выдаче копии
Если сотруднику требуется какая-либо информация из трудовой книжки, оформленная в виде выписки или копии, работодатель не вправе отказать ему в этой просьбе.
По закону, трудовая книжка — собственность работника, которая на период действия трудового договора храниться у работодателя. Если не выдать выписку или копию, то это станет нарушением прав работника, по факту которого он имеет право пожаловаться в трудовую инспекцию, которая, в свою очередь, вынесет предписание к устранению нарушения и подвергнет работодателя административному наказанию.
Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки
С точки зрения делопроизводства, данное заявление имеет вполне обычную структуру.
- В начале документа слева или справа (это не имеет значения) указывается адресат:
- полное наименование организации с указанием ее правового статуса (ИП, ОАО, ООО, ЗАО),
- должность,
- фамилия-имя-отчество руководителя (или иного лица, ответственного за выдачу копий трудовых книжек).
- Далее вписывается должность и фамилия-имя-отчество заявителя.
- Ниже пишется дата составления заявления и населенный пункт, в котором зарегистрирована фирма.
- После этого посередине строки указывается слово «заявление» и ставиться точка.
- Далее идет собственно текст просьбы о выдаче копии трудовой книжки. Здесь можно (но не обязательно) указать причину и сослаться на букву закона, который однозначно говорит о праве работника получать копии своих личных документов от работодателя.
- В завершение документ нужно подписать и расшифровать подпись.
Заявление на выдачу копии трудовой книжки
Трудовое законодательство предусматривает обязанность работодателя выдавать работнику документы, связанные с работой, и их копии (ст. 62 ТК РФ). Эти документы выдаются работодателем на основании заявления работника. А как написать заявление на выдачу трудовой книжки (копии)?
Трудовая книжка: выдаем оригинал, копию или выписку
Если работник не увольняется, то оригинал трудовой книжки работодатель обязан выдать ему, только если трудовая книжка понадобилась такому работнику для представления в органы социального страхования (обеспечения). В иных случаях работодатель может подготовить для работника или копию трудовой книжки, или выписку из нее. Копия трудовой книжки обычно требуется банком, если гражданин хочет взять кредит.
Это интересно: Заявление о возврате налога в налоговую образец
Оригинал, копия трудовой книжки или выписка из нее представляются работнику на основании его заявления. Выдать такие документы работодатель обязан не позднее 3 рабочих дней со дня подачи работником соответствующего заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил, утв.
Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225). За нарушение срока выдачи трудовой книжки, ее копии или выписки из нее (в случае, если работник пожалуется в трудинспекцию) работодатель и его должностные лица могут быть привлечены к следующей ответственности (ч. 1 ст. 5.
27 КоАП РФ ):
- предупреждение или штраф на должностных лиц, а также работодателя-ИП в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
- штраф на работодателя-организацию от 30 000 до 50 000 рублей.
Копия трудовой книжки или выписка из нее представляется работодателем работнику бесплатно.
Составляем заявление на выдачу копии трудовой книжки
Заявление для выдачи трудовой книжки на руки, копии трудовой книжки или выписки из нее составляется в произвольном виде. Если запрашивается оригинал трудовой книжки, необходимо указать причину и место последующего представления трудовой книжки.
Важно помнить, что при получении на руки оригинала трудовой книжки работник обязан будет не позднее 3 рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю (ч. 4 ст.
62 ТК РФ).
Также важно помнить, что работодатель несет ответственность за учет и хранение трудовых книжек (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 45 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 ).
Поэтому при выдаче оригинала трудовой книжки работодателю нужно документально подтвердить такой факт. Например, сделать отметку в книге учета движения трудовых книжек или получить от работника расписку о получении оригинала трудовой книжки.
Тем самым работодатель сможет избежать ответственности в случае, если, например, работник свою трудовую книжку потеряет.
Приведем заполненный образец заявления на выдачу трудовой книжки (копии).
Заявление на выдачу копии трудовой книжки
⏬Заявление на выдачу копии трудовой книжки — документ доступен для скачивания с нашего сайта. Воспользуйтесь прямыми ссылками для загрузки. Скачайте пример заполнения и пустой бланк в форматах для открытия в программах Word и Excel. Распечатайте и заполните правильный образец документа. Во избежании ошибок используйте инструкцию по заполнению.
Заявление о выдаче копии трудовой книги – письменная просьба работника предоставить основной документ. Заявка востребована в случаях, когда требуется доказать опыт трудящегося или рабочее место. Книжка выдается только в копии, так как оригинал необходим работодателю для учета и хранения.
В заявлении отражаются сведения о фирме, в которой работает сотрудник. Сам заявитель указывает свои ФИО и должность. Четко обозначается просьба предоставить копию трудового документа. Ставится дата оформления и роспись заявителя. Адресатом акта является директор или другой руководитель организации.
Это интересно: Перечень сведений составляющих коммерческую тайну образец
У работодателя есть три дня, чтобы рассмотреть просьбу и принять окончательное решение. На практике причин для отказа практически не имеется – нет смысла не предоставлять копию книжки. Заявка оформляется в двух вариантах, один остается на руках у сотрудника, второй направляется начальству.
Интересные материалы по теме:
Данный сайт является некоммерческим информационным проектом, никаких услуг не предоставляет. Документы, отчетности, инструкции, видео и другие материалы взяты с открытых источников.
Логотипы и товарные знаки, размещённые на сайте, принадлежат их законным владельцам, правообладателям.
Как правильно написать заявление на получение копии трудовой книжки
Как правильно написать заявление на получение копии трудовой книжки
Как правильно написать заявление на получение копии трудовой книжки
Как составить заявление
Первым шагом для получения документа является написание сотрудником заявления.
В законодательстве четко не оговаривается форма письменного запроса о выдаче дубликата трудовой книжки. На многих предприятиях кадровые службы разрабатывают бланк и порядок подачи запроса самостоятельно. Если единой формы такого обращения в организации нет, то оно составляется произвольно.
Запрос можно написать от руки, а можно набрать на компьютере. Для этого используется лист бумаги формата А4.
Обязательные реквизиты
Форма запроса на предоставление копии трудовой обязана отвечать стандартам, применяемым в делопроизводстве. Как любой элемент, участвующий в документообороте предприятия, обращение должно содержать определенные сведения.
Для заявления они таковы:
- полное название должности руководителя;
- его инициалы и фамилия;
- данные сотрудника, от которого исходит просьба;
- название запроса;
- причина написания;
- дата;
- личная подпись и ее расшифровка (Ф. И. О.).
Цель, для которой понадобился документ, разрешается не указывать. Работник вправе ее упомянуть только лишь по собственному желанию. Требовать это в обязательном порядке незаконно.
К кому обращаться с заявлением
Просьба сотрудника о выдаче копии оформляется письменно. Составленный запрос может передаваться руководителю предприятия по-разному:
- лично;
- через секретаря, отдел кадров, канцелярию;
- по почте;
- при помощи факса.
Порядок направления запроса не столь важен. Главное при его подаче – зафиксировать сам факт существования заявления. Для этого работнику рекомендуется писать обращение в двух экземплярах.
Первый – направлять руководителю выбранным способом. Второй экземпляр (с отметкой принявшего или датой опосредованного отправления) оставлять себе.
Получение документа
После получения заявления от сотрудника работодатель должен удовлетворить его просьбу в течение трех дней. Это регламентируется нормативно.
Статья написана по материалам сайтов: glavkniga.ru, aktbuh.ru, semiro.ru.
»
Заявление на выдачу копии трудовой книжки. Образец 2020 года
Составление заявления на выдачу копии трудовой книжки происходит в тех случаях, когда работник предприятия или организации нуждается в подтверждении своего стажа, опыта или места работы.
Зачем писать заявление
Трудовая книжка является документом строго учета, поэтому в отношении нее выработаны определенные нормы и правила, в том числе по ведению и хранению.
Скачать документбесплатно
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заявления на выдачу копии трудовой книжки .docСкачать образец заявления на выдачу копии трудовой книжки .doc
После того, как сотрудник принимается на работу, он сдает свою трудовую книжку в отдел кадров компании. Здесь в нее вносятся все необходимые сведения и здесь же она в составе личного дела работника, храниться вплоть до его увольнения.
Ответственность за ее содержание и сохранность обычно несет специалист кадрового отдела, который не имеет права ни вносить в нее какие-либо «лишние» записи, ни выдавать ее на руки кому бы то ни было, даже владельцу.
Если же последнему потребуется предоставить информацию из нее в какую-либо инстанцию, кадровик должен сделать с трудовой книжки копию или выписку. Но запуском для начала этого процесса служит письменное заявление со стороны работника.
Куда может потребоваться копия трудовой книжки
Копия трудовой книжки может понадобиться куда угодно. В большинстве случаев, это государственные структуры, например, такие как различные административные и социальные службы (для назначения льгот, пособий, субсидий), а также банковские учреждения (для получения займов и кредитов).
На самом деле, список адресов, по которым может потребоваться предъявление копии трудовой книжки довольно широк, но не исключены и случаи, когда трудовая книжка по каким-либо причинам утрачивается (теряется) и тогда данная копия также может сослужить отличную службу – на ее основе можно сделать дубликат, последовательно восстановив все необходимые записи.
Копия трудовой бывает востребована и при трудоустройстве на вторую работу (т.е. по совместительству).
Как делается копия
Обычно копия трудовой книжки делается при помощи ксерокса. При этом каждый лист копии должна отлично читаться и быть пронумерован. Все странички должны быть заверены печатью предприятия и подписью ответственного лица, который таким образом удостоверяет подлинность всех записей и самой копии снятой с оригинала.
Составление заявления
Унифицированного, единого для всех образца заявления на выдачу копию трудовой книжки нет, так что работник может писать его в свободном виде или по форме, разработанной на предприятии. Заявления обязательно должно включать в себя ряд обязательных сведений:
- данные о компании, в которой трудится человек,
- должность и ФИО сотрудника, на имя которого оно пишется,
- просьбу о выдаче копии,
- дату,
- подпись составителя.
При желании можно указать и причину, по которой потребовалась копия, а также инстанцию, в которую требуется предъявление документа, но если такого желания нет, то, по закону работник не обязан это писать.
Оформление заявления
Документ можно писать на стандартном чистом листе формата А4, как от руки, так и на компьютере. Главное условие: наличие оригинала подписи заявителя.
Заявление необходимо составлять в двух экземплярах,
- один из которых заявитель должен зарегистрировать либо в отделе кадров или у секретаря организации и оставить у себя,
- второй передать представителю работодателя.
Срок рассмотрения заявления
По закону, данное заявление должно рассматриваться не больше трех дней.
При этом, работник может указать и более короткий срок, но в этом случае дата выдачи копии будет зависеть только от расторопности работодателя – закон не обязывает его строго следовать требованию сотрудника по периоду выдачи копии трудовой книжки. При особо острой необходимости, в заявлении следует указать достаточно вескую и уважительную причину с приложением подтверждающих документов.
Имеет ли право работодатель отказать в выдаче копии
Если сотруднику требуется какая-либо информация из трудовой книжки, оформленная в виде выписки или копии, работодатель не вправе отказать ему в этой просьбе.
По закону, трудовая книжка — собственность работника, которая на период действия трудового договора храниться у работодателя. Если не выдать выписку или копию, то это станет нарушением прав работника, по факту которого он имеет право пожаловаться в трудовую инспекцию, которая, в свою очередь, вынесет предписание к устранению нарушения и подвергнет работодателя административному наказанию.
Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки
С точки зрения делопроизводства, данное заявление имеет вполне обычную структуру.
- В начале документа слева или справа (это не имеет значения) указывается адресат:
- полное наименование организации с указанием ее правового статуса (ИП, ОАО, ООО, ЗАО),
- должность,
- фамилия-имя-отчество руководителя (или иного лица, ответственного за выдачу копий трудовых книжек).
- Далее вписывается должность и фамилия-имя-отчество заявителя.
- Ниже пишется дата составления заявления и населенный пункт, в котором зарегистрирована фирма.
- После этого посередине строки указывается слово «заявление» и ставиться точка.
- Далее идет собственно текст просьбы о выдаче копии трудовой книжки. Здесь можно (но не обязательно) указать причину и сослаться на букву закона, который однозначно говорит о праве работника получать копии своих личных документов от работодателя.
- В завершение документ нужно подписать и расшифровать подпись.
Скачать документбесплатно
«Заявление на выдачу копии трудовой книжки»
Заявление на выдачу копии трудовой книжки: Образец и бланк
В некоторых случаях сотруднику может пригодиться копия трудовой книжки, для чего он должен обязательно написать заявление на выдачу. Образец заявления, процедура его написания и выдачи документа – обо всем этом прямо сейчас.
Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки (word)
Пустой бланк (word)
Когда может понадобится
Саму трудовую книжку (т.е. оригинал) работодатель хранит в течение всего срока действия договора найма – т.е. вплоть до дня увольнения сотрудника. При этом напрямую законодательство не дает возможности выдать на руки оригинал, однако в некоторых случаях такая процедура возможна (подробнее в соответствующем разделе).
Она понадобиться, когда нужно доказать свой суммарный стаж, профессиональный опыт, срок пребывания на данном месте работы, а также подтвердить факт того, что сотрудник действительно трудоустроен официально и работает до сих пор. Обычно это требуется в таких случаях:
- Оформление кредита на небольшую сумму (как правило, но 10 млн рублей).
- Трудоустройство по совместительству.
- Обращение в посольство.
- Оформление пособия, в том числе пенсии по возрасту.
- В редких случаях она может пригодиться, если нужно восстановить какой-то утерянный документ.
Формально работник в своем заявлении на выдачу не обязан сообщать работодателю конкретную причину, которая побудила его получить копию трудовой книжки. Поэтому не стоит ограничиваться только этими причинами – на самом деле перечень возможных случаев может быть гораздо более широким.
Как получить: пошаговая инструкция
В общем виде процедура выглядит следующим образом:
- Работник идет в отдел кадров или в бухгалтерию (если бухгалтер исполняет обязанности кадровика) и пишет заявление, бланк и образец которого имеются среди прочей внутренней документации компании.
- Уполномоченный работник (в большинстве случаев кадровик) принимает это заявление и ставит отметку о принятии заявки в работу.
- Затем она выдается непосредственно заявителю. Предельный срок ожидания составляет 3 рабочих дня. Причем этот срок начинают отсчитывать с рабочего дня, который следует за днем принятия заявления. Например, если работник написал заявление в пятницу, срок пойдет с понедельника. А если при этом понедельник выпал на праздничный день, срок пойдет со вторника.
- В назначенный день сотрудник получает копию, проверяет, чтобы она была заверена (при необходимости) и ставит подпись у кадровика о факте принятия. Выдать её может не только бухгалтер или кадровик, но также представитель администрации (равно как и принять заявление на выдачу).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Нередко процедура выполняется с задержкой. Поэтому если речь идет о срочных случаях, будет правильно побеспокоиться об оформлении заблаговременно и лучше запастись сразу несколькими копиями. Это особенно полезно при оформлении кредитов сразу в нескольких банках.
Как происходит заверение
Сотрудник должен сразу четко представлять, что именно он хочет получить – простую копию или же заверенную: в соответствии с этим он и отражает свою просьбу в заявлении на выдачу. Если речь идет о заверенном документе, это значит, что заверение происходит при наличии на каждой странице одновременно нескольких отметок:
- подпись уполномоченного работника (обычно директора);
- его фамилия и инициалы;
- его должность (полное название);
- виза «копия верна»;
- синяя печать компании.
На самой последней странице следует поставить запись о том, что работник по сей день состоит в штате компании. Также указывается точное количество всех скопированных страниц. Подсчет совершается не по бумажным листам, а именно по страницам самой трудовой, которые были откопированы.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Многие организации, в особенности банки, предъявляют очень строгие требования к ним. Так, печать должна стоять именно на копированном поле (а не в пустых полях бумаги). А если она сделана без титульной страницы, то документ также признается недействительным.
Как правило, копия состоит из нескольких страниц, поэтому будет лучше, если их скрепят и пронумеруют. На прошивку лучше также поставить печать.
Образец заявления 2017 — 2018
Законодательно подобный образец не утвержден. Однако на практике придерживаются простой формы, образец которой приводится ниже.
Срок действия
Действует ограниченное количество времени:
- если она заверена работодателем – не более месяца с даты выдачи;
- если заверена нотариально – теоретически бессрочно.
На практике многие организации могут установить и свои сроки действия, причем они имеют на это полное право.
Особенно строгие требования предъявляются банками, если рассматривается заявка на очень большой кредит (10 млн рублей и более). Например, срок может быть уменьшен до 2 недель.
Разумеется, что если сначала было оформлено заявление на выдачу, а затем сотрудник получил трудовую книжку на руки в связи с увольнением, копия уже не будет действовать.
Особенности предоставления
По действующему законодательству работник имеет полное право на получение, при этом:
- Количество не ограничено.
- Услуга оказывается бесплатно – т.е. работодатель не вправе взимать какую-либо плату, в том числе за бумагу и использование оргтехники, даже если сотруднику понадобилось много экземпляров.
- Сотрудник может запросить как копии отдельных страниц, так и копии всей трудовой.
- Сотрудник имеет право бесплатно заверить все страницы (или выборочно). То есть работодатель ставит печать и подпись тоже за свой счет.
- Отказать в предоставлении работодатель тоже не имеет права. Причем ограничений на выдачу в течение месяца, года и т.п. нет.
Выдача на руки оригинала
Оригинал выдается в исключительных случаях и только под письменную расписку. Как правило, подобная необходимость возникает в таких ситуациях:
- оформление определенных социальных выплат;
- оформление пенсии по старости (когда сотрудник желает продолжить свою официальную трудовую деятельность);
- оформление загранпаспорта, а также визы для посещения некоторых стран в рабочих целях;
- при оформлении кредита в банке на большую сумму (несколько миллионов или десятков миллионов рублей).
Порядок написания заявления, а также срок выдачи книжки в этом случае примерно такой же. Работник указывает свою просьбу, и в течение 3 рабочих дней по согласованию с работодателем документ выдается на руки. Однако есть несколько существенных отличий:
- Работник обязательно указывает причину, которая побудила его на запрос оригинала документа.
- По возможности сотрудник прикладывает оригиналы или копии документов, которые доказывают объективную необходимость выдачи оригинала.
- Сотрудник должен обязательно указать максимальный срок возврата книжки.
- Наконец, работник обязательно составляет письменную расписку, в которой отражается факт выдачи документа, а также обязательство вернуть его строго до установленного срока. Документ составляется в 2 экземплярах, а когда книжка будет возвращена работодателю, обе расписки уничтожаются.
Таким образом, в случае заявление на выдачу пишется в соответствии с тем образцом, который утвержден в компании. Важно проконтролировать, чтобы все отметки стояли на документе, особенно в тех случаях, когда речь идет о предоставлении его в банк.
Поделиться ссылкой:
Загрузка…
Как составить заявление на выдачу копии трудовой книжки? — Tvoibusines
Согласно действующему трудовому законодательству, работодатель обязан выдавать сотруднику документы, которые связаны с его работой, по его заявлению. Также сотрудник вправе запрашивать копии важных документов для последующего предъявления в различные инстанции по ст. 62 Трудового кодекса.
Порядок оформления и сроки выдачи копий трудовой книжки
На сегодняшний день оригинал трудовой книжки выдается сотруднику только при его увольнении за редким исключением. Так, работник должен предоставить трудовую книжку для предъявления в органы соцстрахования и Пенсионный фонд.
Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:
- Москва: +7 (499) 350-8059.
- Санкт-Петербург: +7 (812) 309-9401.
Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!
В остальных случаях работодатель может выдать по запросу сотрудника копию трудовой книжки или выписку из указанного документа. Копия выдается исключительно на основании письменного заявления сотрудника.
В обязанности работодателя входит предоставление сотруднику копии трудовой книжки не позднее 3 рабочих дней после подачи сотрудником заявления по ч. 1 ст. 62 Трудового кодекса, п. 7 Правил по Постановлению Правительства №225.
За нарушение предусмотренных законов сроков выдачи трудовой книжки работодателя могут привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
На основании указанной правовой нормы для работодателя-предпринимателя и должностных лиц может быть наложен штраф в размере от 1 до 5 тыс. р. Для работодателя в статусе юридического лица налагается штраф в размере 30-50 тыс. р.
Работодатель не вправе требовать от сотрудника внесения платы за выдачу копии трудовой книжки. Этот документ предоставляется ему бесплатно.
Отметка о выдаче копии трудовой книжки делается в специальном учетном журнале. Законодательство не ограничивает количества запрашиваемых копий трудовых книжек одним сотрудником за год: он вправе оформлять неограниченное количество копий за год по необходимости.
Как составить заявление
Заявление на выдачу копии трудовой книжки оформляется в произвольном формате и не имеет унифицированного образца. В заявлении нужно прописать следующие моменты:
- ФИО руководителя работодателя, в адрес которого оформляется заявление;
- наименование компании-работодателя;
- наименование документа: «Заявление»;
- ФИО сотрудника, занимаемая должность;
- просьба о предоставлении копии трудовой книжки;
- дата написания заявления;
- подпись сотрудника;
- расшифровка подписи.
- В заявлении по желанию работника можно обозначить инстанцию, которая затребовала копию трудовой книжки (например, органы социальной защиты населения или органы опеки) и цель ее запроса (например, получение кредита или оформление субсидии).
- Данная информация не является обязательной и при ее отсутствии работодатель не вправе отказать работнику в получении копии.
- Такая информация указывается исключительно на усмотрение сотрудника, также допускается прописать в заявлении общую фразу «для оформления по месту требования».
- Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки можно скачать здесь.
- Оформленное в письменной форме заявление передается в канцелярию или отдел кадров работодателя.
- Желательно составить его в нескольких экземплярах: один из них стоит забрать себе с отметкой канцелярии о его получении, входящим номером и датой получения.
- Это обезопасит сотрудника от затягивания работодателем сроков выдачи копии.
Отсчет срока действия
Копия документа должна быть заверена должным образом работодателем или нотариусом. Именно с момента заверения копии трудовой книжки начинается отсчет сроков ее действия.
В большинстве случаев копию трудовой книжки заверяет работодатель. Нотариальное заверение требуется редко (например, для суда).
При заверении копии трудовой книжки работодателю стоит учитывать требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 п.5.26. Отметка о заверении должна включать в свой состав:
- Слово «Верно».
- Должность лица, которое уполномочено за заверение.
- Подпись уполномоченного лица за расшифровку подписи.
- День заверения копии.
Обычно копия оформляется на нескольких страницах. Отметка о ее верности проставляется на каждой из них.
Рядом с последней записью в трудовой книжке делается отметка о том, что сотрудник продолжает работать в данной организации. Указанная отметка подтверждается печатью предприятия, если ее наличие предусмотрено уставом компании (с 2015 года печати стали необязательными). Также по ГОСТу необходимо сделать запись о месте хранения оригинала трудовой книжки и копии.
Срок действия заверенной копии трудовой книжки
Выданная работодателем заверенная копия трудовой книжки имеет ограниченные сроки действия.
Сроки действия копии трудовой книжки ограничены. Это и понятно: работник после получения выписки может уволиться и информация о его трудовой занятости изменится. При этом на законодательном уровне сроки действия копий трудовых документов не определены.
Срок действия зависит от учреждения, в которое предоставляется копия. Стандартный срок действия заверенной копии составляет 30 дней. Но в некоторых инстанциях он может быть сокращен вплоть до 2 недель.
Копия трудовой книжки обычно запрашивается:
- Государственными инстанциями для оформления различных льгот и пособий (в частности, органами соцзащиты или администрацией).
- Посольствами для оформления визы.
- Банками при оформлении кредита. Подтверждение трудовой занятости нередко требуется в процессе оформления кредита на крупную сумму (свыше 200 тыс. р.) или при получении ипотеки.
Срок действия копии трудовой для посольств обычно достаточно длительный – вплоть до 3 месяцев. В некоторых ситуациях трудовая книжка вообще не требуется: например, при получении шенгенской визы.
Банки обычно ограничивают период действия данного документа 14 днями или 1 месяцем. Например, в Сбербанке срок действия заверенной копии составляет 1 месяц.
Что касается государственных инстанций, то для них стандартный срок действия копии находится в пределах месяца. После чего придется оформлять новую копию у работодателя.
Если с момента получения копии в трудовой занятости сотрудника появились изменения, то это автоматически делает ее недействительной. В этом случае нужно оформлять новую копию, даже если сроки действия старой еще не истекли.
Таким образом, сотрудники наделены правом получения копий трудовых книжек по запросу.
Для этого им необходимо составить и передать на имя работодателя письменное заявление на выдачу им копии. Работодатель обязан удовлетворить просьбу сотрудника в течение 3 дней после поступления заявления. Сроки действия копии трудовой книжки ограничены. Они зависят от регламента работы того учреждения, в который она предоставляется.
Стандартный срок действия трудовой книжки составляет 1 месяц, минимальный – несколько дней.