Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Как правильно составить график отпусков в соответствии с формой T-7
Каждый человек, который устроен на работу официально, имеет право брать отпуск каждый год и компания должна оплатить его.
Однако допустить ситуацию, когда весь отдел ушел на отдых, и работа компании остановилась, работодатели не могут.
Поэтому и появился график отпусков, данный локальный акт помогает сотрудникам отстоять их право на отпуск, а начальству поможет обезопасить себя от остановки деятельности его компании.
График отпусков – суть документа
График отпусков – локальный акт компании, в котором прописаны сроки и порядок очереди отпускников. Его составление нужно для того, чтобы следить и обеспечивать присутствие на рабочем месте того количества человек, которое требуется для нормального функционирования компании.
График отпусков
Составление графика отпусков подчиняется своим правилам и законам. Основное правило заключается в том, что составляют его 1 раз в год и не имеют право изменять.
Внести какие-либо непредвиденные корректировки или изменения в него можно лишь на основании выпущенного приказа о переносе отпуска, подписанного главой компании.
Также он должен быть согласован с администрацией фирмы и, если таковые имеются, то профсоюзной комиссией.
Основанием для составления графика отпускников являются личные требования работников, кто и когда бы хотел уйти в отпуск. Однако компания должна иметь нормативные и местные акты, в которых будет прописано, сколько человек, из работающих в одном отделе, могут сразу уйти в отпуск, не создавая препятствий технологическому процессу работы компании.
ТК РФ предусматривает, что график отпускников должен быть составлен и подписан главой организации не позднее 16 декабря, то есть за 14 дней до наступления нового отчетного периода. Соответственно начать его составление и опрос сотрудников следует еще в ноябре, или даже октябре, чтобы делать все неспешно и без ошибок.
Новые работники, принятые на протяжении текущего года в организацию дополнительно не включаются в график отпусков. Они могут либо договориться с начальством о своем отпуске, если это возможно, либо пойти в отпуск на следующий год, когда они будут официально включены в очередь отпускников.
То есть график отпусков – это необходимый для компании документ – список всех работающих на предприятии и их очередь на отпуск. Составляется единожды и без законных оснований измениться в течение года не сможет.
Нужен ли график отпусков организации со штатом 5 рабочих?
ТК гласит, что иметь график отпусков должны все формы организаций вне зависимости от ее размеров, этот документ обязателен и компания не имеет право не составлять его.
Данный график обеспечивает права работника на отдых, которые предоставило ему законодательство, определяет его очередь в списке сотрудников-отпускников, а также заставляет работодателя строго следить за соблюдением прав своего подчиненного на ежегодно оплачиваемый отпуск.
Если при проверке трудовая инспекция не сможет обнаружить у работодателя данного графика, то они имеют право наложить на него штрафные санкции.
Правильно составляем график на отпуск
График отпусков является местным актом предприятия. Существует установленная форма, по которой составляется данный график, а пример составления всегда можно найти на просторах сети Интернет.
Каждое отдельное структурное подразделение должно иметь собственный график отпусков, это считается наиболее удобным вариантом из всех.
Как не ошибиться
В случае если в отделе кадров сместили чей-то отпуск в соответствии с законодательством, то данный график отпускников должен вернуться назад руководителю подразделения, с целью его ознакомления сотрудника об изменении времени отпуска.
Так как перенос отпуска одного рабочего может привести впоследствии к смещению еще нескольких отпускных периодов. Все работники, чьи отпуска были по какой-то причине перемещены, должны ознакомиться, после чего документ подписывается руководителем «структурки» и возвращается в отдел кадров.
После того, как все подписи и согласования графиков отпускников всех структур были собраны, в отделе кадров делается сводный график по всему предприятию.
Так, график отпусков сначала составляется каждым отделом и далее согласовывается с отделом кадров. После согласования со всеми и сбора графиков всего предприятия, отдел кадров делает сводный общий график всей компании.
Что обязательно должно включаться в график отпусков
Итак, в график необходимо включить:
- срок основного отпуска, который оплачивается каждый год, выраженный в количестве дней
- срок дополнительного отпуска, который оплачивается каждый год, выраженный в количестве дней
- часть дней, которые не были использованы в отпуске ранее либо весь отпуск неиспользованный ранее
- количество дней отложенных на будущий отпуск
Некоторые граждане имеют льготы для продления отпуска согласно законодательным актам. К ним относятся:
Длина отпуска
- несовершеннолетние работники, не достигшие 18 лет, их отпуск – 31 день
- работники образовательных учреждений имеют право на 42 или 56 дней отпуска
- инвалиды, занятые в компаниях независимо от их правовых форм имеют право на отпуск не менее 30 дней
- государственным служащим должны давать отпуск в 30 дней
- также судьи, работники прокуратуры и муниципальные служащие, сотрудники полиции и налоговой должны отдыхать 30 дней в год
Некоторым гражданам должны предоставлять оплачиваемый дополнительный отпуск каждый год:
- если работа осуществляется в производстве вредном или опасном
- если у работника нет фиксированного времени для работы и работает он и днем, и ночью
- если работа осуществляется в условиях Крайнего Севера или регионах приравненных к нему
- в иных случаях, которые предусмотрело российское законодательство
Работодатель при желании сам может предоставить дополнительные оплачиваемые дни отпуска рабочему по предварительной договоренности с сотрудниками профсоюза или же другими выборными органами.
Если служащий имеет право на несколько льгот продлевающих ему отпуск, то все они суммируются друг с другом. И только их конечная сумма является количеством дней отпуска. Работник может взять отпуск целиком либо же разделить его и взять в разные периоды – это право, в котором ему отказать не могут.
Также законодательством определена категория лиц, которые имеют право на взятие отпуска во время, выбранное по собственному желанию. Данное дополнение также должно быть зафиксировано в графике отпусков, так как эти люди могут менять свое решение о начале своего отпуска в течение всех 365 дней, и руководство обязано эту дату изменить.
Итак, график отпусков, обязательно должен содержать все то количество дней, сколько работник может находиться в отпуске, со всеми льготными и дополнительными периодами. Также в графике отпусков должны быть сделаны пометки напротив тех фамилий, кто имеет право изменить начало своего отпуска и с чьим мнением считаться придется.
Проведение опроса
Пожелания сотрудников
Опрос работников компании это один из важнейших шагов на пути к составлению готового графика отпусков. Каждый, кто работает, имеет право на то, чтобы высказаться, когда он хочет уйти в отпуск. Опрашивать сотрудников может и кадровая служба, и начальники цехов или уполномоченные сотрудники отделов, которые имеются в любой компании.
Далее после опроса составляется набросок будущего графика, отправляется в отдел кадров, в случае необходимости с изменениями обратно на структурное подразделение, и только после улаживания всех нюансов выводится общий график отпусков всех структурных подразделений по всей компании.
Дни прошлого отпуска, куда их деть
Часто на практике встречаются случаи, когда оказывается, что работник накопил множество дней за неиспользованные прошлые отпуска.
Это происходит, если сотрудник вообще не брал отпуск, либо брал меньшее количество положенных ему дней. Тогда отпускные дни должны даваться сначала за нынешний, а уже после за года ранее.
Работник может взять их сразу целиком все, а может раскидать на весь год.
Скопившийся отпуск
Если сотруднику удалось добиться согласования с руководителями, то он может в течение всего года, выбирать неиспользованные дни отпуска. В обязательном порядке неиспользованные дни должны указываться в графике отпусков, в противном случае их можно попросту утерять. Однако работник может их восстановить в случае, если удастся договориться с руководителем.
Получается, что работник может воспользоваться всеми своими днями неиспользованного отпуска после того, как отгуляет все дни текущего. Можно как присоединить дни отпуска, которым не пользовался, так и раскидать их по собственному желанию на весь год.
Форма T-7, что это и откуда берется?
Существует унифицированная форма T-7 для составления графика отпусков.
Ранее вносить в нее изменения было нельзя, однако на данный момент правительство разрешило не только самостоятельно менять ее, то есть добавлять собственные графы и удалять ненужные для удобства пользования, но и разрабатывать собственные первичные документы для составления данного графика.
Многие компании, несмотря на разрешение менять в документе графы, так и продолжают пользоваться унифицированной формой, так привычнее и удобнее. Данная форма и есть утвержденный график отпусков с подписями всех руководителей подразделений и директора.
Скачать бланк графика отпусков [131.01 KB]
Скачать унифицированную форму можно через Интернет, введя в поисковую строку запрос «Унифицированная форма T-7». Далее нужно просто заполнить все имеющиеся там графы, если компания использует унифицированную форму.
Унифицированная форма T-7 является наиболее часто используемой для составления графика отпусков, именно в таком виде утверждается данный график после ее заполнения.
Согласование графика отпусков с профсоюзом
Унифицированная форма T-7, чье последнее обновление было еще в 2004 году, создавалась в соответствии с Кодексом законов о труде РФ и имела наряду с прочими графу согласования графика отпусков с профсоюзными деятелями. Однако в настоящее время ТК РФ позволяет не согласовывать с профсоюзом данный график, по причине их отсутствия в большинстве мест, что должно быть указано в соответствующей графе в форме T-7.
Однако если предприятие имеет свою собственную профсоюзную организацию, то согласование должно производиться.
Если согласовывать все-таки приходится, то этот момент проходит еще на стадии предварительного составления графика, когда уже начальники структурных подразделений и кадровый отдел поставили свои резолюции под графиком, он согласовывается с начальником профсоюза, после чего несется на подпись директору организации. После этого внесение в график отпусков каких-либо изменений считается невозможным.
Переносим отпуск
Источник: https://PravoDeneg.net/buhuchet/primary/kak-pravilno-sostavit-grafik-otpuskov.html
Составление графика отпусков: правила, графики, порядок планирования
Последнее обновление: 13.02.2020
Право на отдых гарантировано Трудовым кодексом. Помимо еженедельных выходных дней, наемные рабочие могут претендовать на отпуск с сохранением за этот период среднего заработка и рабочего места.
Нарушение трудового законодательства чревато для работодателя административным наказанием.
Составление графика отпусков исключит как претензии самих сотрудников, так и замечания надзорных органов.
Остановимся на основных моментах, касающихся правил составления графика отпусков, что принимают во внимание при его заполнении.
Что такое график отпусков
Занеся в таблицу сведения обо всех работниках и сроках планируемого отпуска, получаете график.
Документ одновременно носит информативный характер о распределении в течение календарного года:
- очередных отпусков всех официально трудоустроенных сотрудников по месяцам;
- дополнительных дней оплачиваемого отдыха, положенных за особые и опасные, вредные условия труда:
- даты начала, продолжительность;
- сведения о переносе запланированного отдыха, с уточнением оснований, послуживших для этого причиной.
После утверждения работодателем и согласования с профсоюзной организацией, график набирает силу локального нормативного акта. Как любой документ внутреннего пользования, касающийся трудовых правоотношений, обязателен для исполнения обеими сторонами.
Образец формы Т-7
Для чего составляется график отпусков
Документ удобен в организации работы собственнику или руководителю:
- помогает контролировать использование положенных дней оплачиваемого отдыха подчиненными;
- позволяет найти замену на время отсутствия работников;
- для формирования резерва на оплату отпускных, что необходимо в бухгалтерском и налоговом учете;
- для своевременности выплаты причитающихся средств.
Работникам, собирающимся активно отдохнуть, также полезна эта информация:
- зная, когда уже не нужно идти на работу, они могут заранее купить путевки, билеты;
- если работодатель необоснованно не дает разрешения на запланированный отпуск, можно аргументированно пожаловаться в надзорные органы.
Законодательные акты, указывающие порядок работы с графиком отпусков
Для постоянных сотрудников ежегодный отдых планируется заранее, согласно требованиям ст. 123 ТК РФ.
Проект локального правового акта в установленном ст. 372 ТК РФ порядке согласовывают с профсоюзом, действующим в интересах трудящихся (если таковой имеется у работодателя).
Первая плановая проверка территориальной инспекцией труда закончится для работодателя предписанием, а возможно и штрафными санкциями при отсутствии такого документа.
Право воспользоваться оплачиваемым отдыхом в общих ситуациях человек получает спустя полгода непрерывной работы в данной организации. Это значит, что люди, принятые на работу в течение первых шести месяцев нового года, когда составлялся график отпусков, не были учтены. Им отпуск по желанию оформляют согласно поданному заявлению.
Имеются исключения, когда работодатель обязан предоставить оплачиваемые дни отдыха, независимо от отработанного стажа, например:
- беременным сотрудницам перед декретом или после окончания послеродового периода;
- несовершеннолетним работникам;
- подчиненным, усыновившим малышей в возрасте от 0 до 3 месяцев со дня рождения;
- прочим.
В соответствии с нормами ст. 305 ТК РФ, предприниматели, не зарегистрировавшие свою деятельность, могут обойтись без графика. Оплачиваемый отдых наемному персоналу дается по достигнутому сторонами соглашению.
Следует придерживаться норм закона
Кто составляет график и несёт за него ответственность
Как правило, в организациях, имеющих в штатном расписании кадровую службу, инспектор отдела кадров занимается ведением личных дел сотрудников и всей документацией, касающейся трудовой деятельности.
При незначительной численности рабочих, если нет специалиста кадровика:
- планирование очередности предоставления ежегодного оплачиваемого отдыха достается непосредственно работодателю;
- второй вариант: кто должен составлять график отпусков в организации руководитель указывает в специально изданном письменном распоряжении (чаще всего, назначая главного бухгалтера).
Лицо, занимающееся составлением, графика отпусков, ведет учет:
- стажа работы, дающего право на оплачиваемый отдых;
- использованных дней ранее запланированного срока по заявлению.
Когда составляется график отпусков в крупной организации, задействованы начальники отделов, руководители всех структурных подразделений. С учетом преимущественных прав отдельных категорий сотрудников в выборе отпускного периода, они планируют предоставление отдыха своим подчиненным.
Далее эта информация передается кадровой службе. Инспектор составляет общий график по предприятию.
Форму графика допускается корректировать
Сроки составления и утверждения графика
В середине декабря график должен быть утвержден. Максимально допустимый срок – две недели до новогодних праздников. Естественно, если людей много, проект документа начинают готовить заранее.
Важно принять во внимание, что график может находиться до пяти рабочих дней на согласовании с профсоюзом.
Преимущества составления графиков отпусков для работодателя
Закон запрещает, чтобы отпуск не был использован:
- два года подряд;
- работниками, занятыми во вредных, опасных условиях труда;
- несовершеннолетними лицами.
Благодаря графику руководитель может:
- назначить лицо, которое примет по акту передачи материальные ценности на время отсутствия материально ответственного сотрудника;
- своевременно выплатить отпускные;
- если присутствие собирающегося отдыхать специалиста необходимо для выполнения срочных заданий, договориться о переносе сроков.
Ответственность за отсутствие графика отпусков
Игнорирование работодателем требований о планировании предоставления подчиненным оплачиваемого ежегодного отдыха наказуемо.
Административная ответственность назначается с учетом совокупности обстоятельств в виде:
- предупреждения;
- взыскания штрафа;
- дисквалификации виновных должностных лиц сроком 1-3 года.
За нарушения работодателя накажут
Для наглядности приведем таблицу размеров штрафных санкций, руководствуясь нормами п. 1, п. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ:
| Предприятие, выступающее юридическим лицом | 30-50 тыс. рублей | 50 -70 тыс. рублей |
Продолжительность ежегодного отпуска для разных категорий работников
Правила заполнения графика отпусков требуют указания периода отдыха работника. Минимально людям должны за отработанный год предоставить 28 календарных дней оплачиваемого отдыха (ст. 115 ТК РФ).
Учитывая специфику работы, психо-эмоциональную напряженность, прочие факторы, предусмотрен удлиненный отпуск. Например:
| ст. 334 ТК РФ | воспитатели, учителя, преподаватели вузов и других образовательных заведений | 42-56 |
| ст. 267 ТК РФ | до 18 лет | 31 |
| ст. 23 ФЗ № 181 (в редакции от 18.07.2019) | инвалиды | 30 |
Источник: https://urist-bogatyr.ru/article-item/kak-pravilno-sostavit-grafik-otpuskov/
Cоставлениt графика отпусков — Все о кадрах
Многих сотрудников работодатель и не спрашивает, в какое время года и в какой месяц им лучше предоставить отпуск, а составляет график отпусков на свое усмотрение. Разберемся, всегда ли работодатель прав, поступая таким образом.
Трудовым законодательством предусмотрено, что работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ).
Правила очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков регулируются ст. 123 ТК РФ.
Согласно данной норме очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов .
При этом график отпусков становится обязательным как для работодателя, так и для каждого работника. А о времени начала отпуска конкретный работник должен быть извещен под личную подпись не позднее чем за две недели до его начала.
Не секрет, что большинство работников желают отдыхать в более подходящее для этого время года. Например, летом. Конечно, есть небольшая часть сотрудников, в основном любителей зимних видов спорта, которая предпочтет отпуск зимой.
Между тем нормой ст. 123 ТК РФ не предусмотрена обязательность учета интересов самого работника при определении очередности предоставления отпусков. И только ч. 4 ст. 123 ТК РФ оговаривает, что Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.
Давайте рассмотрим, что должен знать работодатель при составлении графика отпусков и как при этом учитываются интересы работников.
Ежегодное предоставление отпуска
Согласно ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами (ст. 115 ТК РФ).
Это означает, что в графике отпусков работодатель не вправе предусмотреть менее 28 календарных дней отпуска для работника на будущий год.
Больше — можно (с учетом накопившихся за предыдущие годы дней), а меньше — нельзя.
Даже если работник настаивает на том, что ему такой длительный отпуск не нужен и он, планируя вскоре расторгнуть трудовой договор, получит компенсацию за неиспользованные дни отпуска при увольнении.
По факту указанная ситуация вполне возможна, но это не означает, что в графике отпусков она может быть учтена.
Таким образом, В графике отпусков каждому работнику должен предусматриваться ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней или более, если работнику в силу норм законодательства и локальных нормативных актов работодателя установлена удлиненная продолжительность отпуска. Исключение составляют те работники, которые и так находятся в длительных отпусках с сохранением места работы (например, в отпуске по уходу за ребенком).
В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, с согласия работника допускается перенесение отпуска на следующий рабочий год.
При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).
Хотя это не означает, что непредоставление отпуска работнику в такой ситуации можно запланировать заранее, не включив соответствующую информацию в график отпусков на год.
К сведению. Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).
Период отпуска
Начало ежегодного основного отпуска Нужно запланировать так, чтобы его окончание приходилось на период не позднее одного года после начала работы сотрудника у данного работодателя, но Можно запланировать его и на период по истечении шести месяцев работы или ранее.
Согласно ч. 2 ст. 122 ТК РФ право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен работнику и до истечения шести месяцев.
Другими словами, работодатель в графике отпусков должен предусмотреть отпуск для каждого работника, который отработает на предприятии в текущем году более шести месяцев.
Однако момент возникновения права на отпуск вовсе не означает, что работодатель Обязан предоставить отпуск работнику сразу же по истечении шести месяцев непрерывной работы. Он должен «уложиться» в понятие «ежегодности» (ст. 122 ТК РФ), т. е.
в 12 месяцев со дня приема работника на работу.
С учетом того, что ежегодный оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней (почти календарный месяц), запланировать его в графике отпусков нужно не позднее чем за 28 календарных дней до истечения года непрерывной работы (если более длительный отпуск не установлен работнику в соответствии с требованиями законодательства).
Источник: http://info-personal.ru/otpyska/statya-o-chem-nuzhno-pomnit-pri-sostavlenii-grafika-otpuskov/
Мнение работника при составлении графика отпусков
Должно ли учитываться мнение работника при составлении графика отпусков? Сотрудники уходят в отпуска, а компания продолжает спокойно и размеренно трудиться, выпускать продукцию и не срывать сроки поставок. Причина этому – заблаговременно и тщательно составленный график отпусков сотрудников фирмы.
Именно он помогает руководителю распланировать отпуска коллектива так, чтобы один выходящий из отпуска работник сменял только собирающегося на отдых человека.
Впрочем, люди предпочитают отдыхать летом, поэтому работодатель крайне заинтересован, чтобы отпуска сотрудников не вносили неразбериху в производственный процесс.
Руководители предприятий с небольшим штатом сотрудников стараются войти в положение работников, и при утверждении работодателем графика отпусков учитывается мнение трудящегося.
У многих сотрудников имеются несовершеннолетние дети, которым требуется внимание родителей и летняя поездка к морю, некоторым работникам нужны отпуска для оздоровления в санаториях и профилакториях. Для удобного распределения отдыха работодателем проводится опрос работников.
Самая удобная форма такого опроса – это письменное заявление сотрудника или же опросный лист для графика отпусков; образец не нужен, этот документ пишется в произвольной форме. Такой способ хорошо себя зарекомендовал в небольших организациях.
На больших предприятиях информация о желаемой дате отпусков собирается по цехам, отделам, подразделениям. Для удобства такая информация оформляется в виде ведомости по планированию отпусков работающих.
Заполнение таких ведомостей является обязанностью руководства среднего звена, мастеров.
Заполненная ведомость по подразделению предприятия поступает в ОК, где на основе всех ведомостей из подразделений будет составлена одна – сводная ведомость отпусков по предприятию.
Обязан ли работодатель учитывать мнение работников при планировании отпуска?
Когда общая ведомость по отпускам готова, она нуждается в утверждении работодателя. При рассмотрении сроков предполагаемого отпуска сотрудника берется во внимание необходимость его присутствия на рабочем месте и рациональность распределения уходящих в отпуск внутри отделений (цехов).
Пожелания работников при планировании отпусков бывают приняты во внимание, только если это не принесет ущерба производственному процессу. График отпусков составлен без согласия работника в том случае, если этого сотрудника на текущий момент некем заменить и его отсутствие негативно отразится на работе предприятия.
На это руководство имеет полное право.
Например, если при внимательном рассмотрении отпускного графика окажется, что несколько сотрудников в одно и то же время хотят отправиться на отдых, это нарушит рабочий процесс на предприятии. В таком случае руководитель может перенести время отпуска без согласия работающего.
Обычно отпуска сотрудников со схожими должностными обязанностями даются в разные сроки, чтобы эти специалисты могли подменять друг друга.
При утверждении работодателем графика отпусков учитывается мнение непосредственного начальника работника (мастера, бригадира) о возможности предоставления отпуска именно в этот период.
Обычно отпуска сотрудников со схожими должностными обязанностями даются в разные сроки, чтобы эти специалисты могли подменять друг друга.
Таким образом, вполне законно составление графика отпусков без учета мнения работника. Это факт.
Как справедливо распределить отпуск
Когда в компании работает большое количество сотрудников, имеющих законные льготы и право на выбор отдыха в более удобный период, некоторые сотрудники не смогут отдохнуть летом.
Для справедливого распределения отпусков в благоприятное время года (июнь – сентябрь) рекомендуется работающим самим регулировать очередность летнего отдыха.
Например, давать отпуск сотруднику раз в 1-3 года или разбивать отдых на несколько составляющих.
Как быть с льготными категориями
Льготные категории сотрудников находятся на особом положении. Отметим, что льготы для инвалидов не распространяются на приоритетное право по отдыху в удобное для них время.
Но исключение составляют инвалиды войн или лица, принимавшие участие в боевых действиях (пп. 17 п. 1 ст. 14 № 5-ФЗ), которые имеют право выбирать время отпуска и чей отпуск составляет не менее 35 дней.
По своему желанию отправляются в отпуск работники младше 18 лет, а их отпуск будет не менее 31 дня (ст. 267 ТК РФ).
Также сами планируют время ежегодного отпуска родители, имеющие несовершеннолетнего ребенка-инвалида (ст. 262.1 ТК РФ). Отпуск в желаемое время положен и мужчинам, жена которых рожает или недавно родила (ст. 123 ТК РФ). В этом случае желание работника при составлении графика отпусков обязательно будет учтено без влияния фактически отработанного им за год времени.
Когда у сотрудника (льготника) есть возможность самим выбирать дату отпуска, перед составлением отпускных графиков рационально попросить их заполнить опросный лист для графика отпусков, образец нужного заявления можно скачать здесь.
Какие правила надо соблюдать
Руководство предприятия обязательно должно соблюдать правила, касающиеся отпусков работающих:
- Нужно составить график отпусков и утвердить – это официальный документ в ОК работающей организации.
- Нельзя нарушать сроки, отпущенные законом на утверждение графика: за две недели до начала нового года.
- Сотрудника обязаны вовремя поставить в известность о дате отпуска и выплатить отпускные. Если работника своевременно не известили о отпуске или не были выплачены отпускные, то работодатель должен изменить сроки отпуска согласно заявлению работника.
- При разделении отпуска на две или более составляющих, учитывается, что одна их таких составляющих будет не менее 14 дней.
Если нарушен хотя бы один из вышеприведенных пунктов, это является основанием для подачи жалобы в суд (ст. 5.27 КоАП РФ). Составление утвержденного руководителем графика отпусков сотрудников – обязательное ежегодное действие на любом производстве. Это обязанность руководителя организации.
Источник: https://zhazhda.biz/base/mnenie-rabotnika-pri-sostavlenii-grafika-otpuskov
График отпусков в вопросах и ответах
Законодательство требует утвердить документ не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года. То есть до 17 декабря.
Утвержденный график отпусков обязаны исполнять как сотрудники, так и работодатели. Поэтому и у тех и у других, как правило, возникает немало вопросов о порядке составления этого документа. Раскроем ответы на самые популярные из них.
Вопрос: Нужно ли учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков и знакомить их с графиком после утверждения?
Ответ: В общем случае учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков работодатель вправе, но не обязан. Исключение составляют пожелания отдельных категорий сотрудников. В частности:
- сотрудниц, имеющих двух и более детей в возрасте до 12 лет, и сотрудников, воспитывающих таких детей без матери;
- сотрудников в возрасте до 18лет;
- участников Великой Отечественной войны, инвалидов войны, ветеранов боевых действий.
Кроме того, при составлении графика отпусков работодателю следует также учитывать право отдельных категорий сотрудников на незапланированный отпуск в определенных обстоятельствах.
Например, право беременной сотрудницы на использование отпуска перед или после отпуска по беременности и родам (ст.
260 ТК РФ) или право сотрудника воспользоваться ежегодным отпуском в период отпуска по беременности и родам его жены (ч. 4 ст. 123 ТК РФ).
- Таким образом, составлять график отпусков работодатель в общем случае может без учета мнения сотрудников, не забывая при этом об «исключительных» категориях.
- Вопрос: Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков после его утверждения?
- Ответ: По этому вопросу нет единого мнения, и сложились две противоположные позиции.
Сторонники первой считают, что обязанности знакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись законодательство не содержит.
График отпусков не является локальным актом, а относится к первичной учетной документации по учету кадров, то есть является организационно-распорядительным документом (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).
Известить о предстоящем отпуске по утвержденному графику работодатель обязан не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
Вторая точка зрения основана на том, что график отпусков все же подпадает под определение локального акта, а значит работодатель обязан знакомить сотрудников с документом.
В условиях отсутствия единой позиции и во избежание спорной ситуации работодателю рекомендуется ознакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись. С этой целью можно:
- попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска в самой форме графика в поле «Примечание»;
- приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.
Вопрос: Можно ли в графике отпусков указывать не конкретные даты, а месяц предполагаемого отпуска?
Ответ: Указывать в графике отпусков только месяц предполагаемого отпуска не запрещено. Однако на практике это не очень удобно, поскольку в последующем придется дополнительно оформлять согласование с сотрудником конкретной даты начала отпуска. Если отразить конкретные даты изначально, то это избавит работодателя от дальнейших согласований и наложения отпусков разных сотрудников.
Вместе с тем, такой порядок удобно использовать при сменной работе. Если смены на дату составления графика еще не известны, то укажите в графике отпусков месяцы предполагаемого отпуска, а после утверждения графика сменности уточните конкретные даты по согласованию с сотрудником (ст. 123 ТК РФ).
Вопрос: Нужно ли в графике отпусков указывать информацию о неиспользованных отпусках за прошлые годы?
Ответ: Чтобы не допустить нарушения трудового законодательства, неиспользованный за прошлый год отпуск для наглядности можно включить в график отпусков на текущий год. Правомерность такого подхода подтверждают и специалисты Роструда в письме от 1 марта 2007 г.
№ 473-6-0. В нем говорится, что ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут быть предоставлены либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между сотрудником и работодателем Т. е.
без включения указанных дней в текущий график.
Если работодатель решит отразить неиспользованную часть прошлогоднего отпуска в текущем графике, то период отпуска придется согласовать с сотрудником в обязательном порядке. Включать такие дни отпуска в график по своему усмотрению, в отличие от дней отпуска на новый рабочий год, работодатель уже не вправе.
Вопрос: Нужно ли в график отпусков включать внешних и внутренних совместителей, сотрудников-срочников?
Ответ: График отпусков составляют для всех сотрудников организации, которые планируют продолжать работу в следующем году (ст. 123 ТК РФ). Поэтому в график нужно включать всех: и совместителей и срочников, при условии, что срочный договор закончится не в декабре текущего года.
Кстати, поскольку отпуск совместителю должен быть предоставлен одновременно с отпуском по основной работе, работодателю внешнего совместителя необходима информация о запланированном времени отпуска на основной работе (ч. 1 ст. 286 ТК РФ). Для этого работодатель может попросить сотрудника предоставить выписку из графика отпусков или соответствующую справку с основного места работы.
Вопрос: Нужно ли включать в график отпусков сотрудников, которые приняты в организацию за несколько месяцев до составления графика?
Ответ: Ежегодный оплачиваемый отпуск работнику предоставляют ежегодно. Право на использование отпуска за первый год в общем случае возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы новичка в организации.
Отпуск за второй и последующий годы предоставляют в любое время года в соответствии с принятой очередностью, которая фиксируется в графике отпусков. Это следует из положений статей 122 и 123 Трудового кодекса РФ. Таким образом, включать отпуск за первый рабочий год в график не обязательно.
Вместе с тем на практике такое включение удобно, поскольку дает комплексное представление о времени отдыха всех работников.
Еще больше ответов по оформлению графика ищите на сайте Системы Кадры в специальной бесплатной подборке: Как составить график отпусков.
Вероника Шатрова, главный редактор КСС «Система Кадры»
Источник: http://hrmaximum.ru/articles/labor_law/rabochee_vremya/1097/
Зачем график отпусков и нужно ли его уточнять?
В журнале «Я – специалист по кадрам», № 24, 2011, в статье Т. Рахубо «Правила составления графика отпусков» мы подробно рассмотрели порядок оформления графика отпусков.
В данном материале проанализируем, как в каждой конкретной ситуации правильно оформить документы при переносе или продлении отпуска.
Утверждать график отпусков положено не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом. Он доводится до сведения всех работников (ст. 168 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).
То есть подписать график на 2012 г. нужно было до 6 января 2012 г. (включительно). Если это не сделано, советуем исправить недочет как можно скорее, иначе компанию и руководство могут оштрафовать.
Но на этом работа с графиком отпусков не заканчивается. Ведь этот документ не просто формальность. Законодательство обязывает и нанимателя, и работника соблюдать указанные в нем сроки. Представители контролирующих органов считают это правилом, за нарушение которого также грозит штраф.
В то же время реальность такова, что строго соблюдать заранее запланированные сроки отпусков практически невозможно. Отпуска переносятся по желанию работников, по правилам законодательства, по инициативе руководства. В каждой из этих ситуаций график отпусков нарушается.
Работник попросил перенести отпуск на более удобное время
В большинстве случаев вопрос о переносе отпуска по желанию работника решается по договоренности с руководством. Подтверждением того, что договоренность достигнута, является разрешительная подпись руководителя на заявлении работника.
Однако есть случаи, когда наниматель обязан пойти работнику навстречу и перенести отпуск на удобное для него время. Они названы в ТК.
- В частности, право на выбор времени отпуска имеют работники:
- – работающие по совместительству (ст. 347 ТК требует оформлять им отпуск одновременно с трудовым отпуском по основной работе);
- – при временной нетрудоспособности (ст. 171 ТК);
- – при наступлении срока отпуска по беременности и родам (ст. 171 ТК);
- – в случае привлечения их к выполнению государственных обязанностей с правом на освобождение от работы (ст. 171 ТК);
- – при совпадении трудового отпуска с отпуском в связи с обучением (если работник оформил такой отпуск перед трудовым отпуском или во время последнего после получения вызова учреждения образования) (ст. 171 ТК);
- – с согласия сторон, а также в других случаях, предусмотренных законодательством или коллективным договором;
– в возрасте до 18 лет (трудовые отпуска работникам моложе 18 лет предоставляются в летнее время или по их желанию в любое другое время года (ст. 277 ТК).
Фактически названные работники могут взять отпуск в любое время. Тем не менее указывать ориентировочные дни их ежегодного отдыха в утверждаемом графике отпусков необходимо. И пустых строк напротив их фамилий тоже лучше не оставлять. Представители контролирующих органов расценят это как неправильное составление графика.
По заявлению работника перенести его отпуск на более поздний срок наниматель также обязан, если:
– работнику не выплачена в установленный срок заработная плата за время отпуска (ст. 171 ТК). Законодательство обязывает выплатить средний заработок за время трудового отпуска не позднее чем за 2 дня до начала отпуска (ст. 176 ТК);
– работника не предупредили о времени начала отпуска (наниматель обязан уведомить работника о времени начала трудового отпуска не позднее чем за 15 календарных дней). Работник, которому трудовой отпуск предоставляется индивидуально, уведомляется в тот же срок письменно (ст. 169 ТК).
Отпуск начинается раньше запланированного срока
В случае если отпуск начинается раньше запланированного срока, достаточно, чтобы работник написал заявление о его предоставлении.
В нем должна быть указана дата, с которой работник хочет начать ежегодный отдых, а при необходимости еще и причина, по которой наниматель обязан предоставить отпуск именно в это время (со ссылкой на соответствующую норму законодательства). Данная форма заявления, как правило, более удобна.
Ведь в большинстве организаций работников просят писать такие заявления, даже если они уходят в отпуск по графику (хотя формально в этом случае заявления вообще необязательны).
Перенос отпуска должен быть оформлен документом, составленным в произвольной форме. Таким документом может быть приказ о переносе отпуска. Но мы считаем, что в рассматриваемой ситуации можно обойтись и без него. Достаточно сразу составить приказ о предоставлении отпуска. Требования законодательства при этом нарушены не будут.
Если отпуск перенесен на месяцы текущего года, в графике отпусков можно указать реквизиты именно этого документа, а также отразить новую дату начала отпуска. Если отпуск перенесен на следующий год, соответствующие сведения лучше привести в графе «Примечание».
Отпуск начинается позже запланированного срока
Сообщить о желании перенести отпуск работник должен до того, как наступит указанный в графике день начала отпуска. Просто проигнорировать эту дату и оформить документы на отпуск позже нельзя. Ведь в этом случае представители контролирующих органов могут заявить, что наниматель не соблюдает график отпусков.
Если трудовой отпуск предоставлен с соблюдением установленного порядка, но работник отказывается использовать отпуск в определенный для него срок без законных оснований, наниматель вправе отказать работнику в переносе отпуска и не выплачивать денежную компенсацию за неиспользованный отпуск, кроме случаев, предусмотренных частью первой ст. 179 ТК (ст. 173 ТК).
Оформить документы о переносе отпуска можно 2 способами.
1-й способ – по вышеописанной упрощенной схеме (т.е. без приказа о переносе отпуска). Этот способ удобен, если дата начала отпуска сдвигается незначительно (скажем, на 1–2 недели) и работник уверен в том, что она не будет нарушена.
2-й способ заключается в следующем. Работник пишет заявление о переносе отпуска (в произвольной форме). В нем он прописывает новую дату отпуска, даже если он в ней сомневается. На основании этого заявления издают приказ о переносе отпуска, который также можно составить в произвольной форме.
Образец приказа о переносе трудового отпуска по инициативе
работника смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.
Данные этого приказа можно отразить в графике отпусков (или графе «Примечание», если отпуск перенесен на следующий год). Если впоследствии дата начала отпуска не изменится, на основании этих документов составляют соответствующий приказ. Требовать от работника еще одно заявление перед началом отпуска необязательно.
Этот способ предпочтителен, когда дата начала отпуска переносится на несколько месяцев. Ведь издавать приказы о предоставлении отпуска за несколько месяцев не принято. Также данный способ выбирают, когда назвать новую дату отпуска работник затрудняется. Скажем, муж хочет взять дни отдыха во время декретного отпуска жены, но еще не известно, когда он начнется.
Во время отпуска работник болел, учился, выполнял гособязанности
Существуют ситуации, в которых наниматель обязан продлить или перенести работнику отпуск, так как этого требует законодательство, т.е. фактически независимо от желания работника. Рассмотрим наиболее распространенные из них.
1. Во время отпуска работник заболел (ст. 171 ТК). В этом случае отпуск продлевают на время болезни, только если оформлен больничный лист по нетрудоспособности самого работника. Если же работник ухаживал за заболевшим членом семьи, удлинять (переносить) время отдыха не надо.
2. На время ежегодного отпуска пришлись дни учебного отпуска, и это подтверждено справкой-вызовом. Предоставлять работнику не использованные из-за учебы дни ежегодного отпуска в другой период законодательство напрямую не обязывает. В то же время работник имеет право воспользоваться каждым из отпусков.
Образец приказа о переносе трудового отпуска по инициативе
работника в связи с обучением смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.
3. Во время отпуска работник исполнял государственные обязанности (например, был на военных сборах, работал в качестве члена избирательной комиссии, участвовал в судебном заседании в качестве присяжного заседателя).
В этом случае отпуск должен быть продлен или перенесен, если работника освобождают от работы по законодательству на необходимое время (ст. 171 ТК).
Основанием для изменения даты окончания отпуска являются повестки, вызовы и другие аналогичные документы.
Работник решил перенести часть отпуска на более позднее время в связи с болезнью, учебой или выполнением гособязанностей
В этом случае работник выходит на работу в утвержденный по графику день и пишет заявление с указанием даты, с которой хочет использовать часть отпуска. Больничный лист (справку-вызов, повестку в суд и т.п.) он прикладывает к этому заявлению.
На основании этих документов составляется приказ о переносе части отпуска и внесении изменений в график отпусков (в произвольной форме) либо сразу приказ о предоставлении отпуска. Реквизиты приказа и дату начала отпуска можно отразить в графике отпусков.
В графе «Примечание» можно также сделать пометку о том, что на другое время перенесены не все дни запланированного отпуска, а часть.
Работник решил продлить свой отпуск сразу после болезни, учебы, выполнения гособязанностей
Теперь рассмотрим ситуацию, когда работник решил использовать оставшиеся дни отпуска сразу после болезни, учебы, выполнения гособязанностей.
Об этом он должен заранее сообщить руководству до того, как наступит первый день выхода на работу по ранее утвержденному графику.
Появляться на рабочем месте в этот день необязательно: достаточно просто позвонить или известить о случившемся другим способом.
Допустим, по истечении отпуска работник вышел на работу. Возникает вопрос: а нужно ли требовать с него заявление о продлении отпуска и издавать соответствующий приказ? Из ст. 171 ТК следует вывод, что делать это необязательно.
Достаточно, чтобы работник просто представил соответствующий документ – листок нетрудоспособности, справку-вызов, повестку в суд и т.п.
К тому же законодательство требует оформлять специальным документом лишь перенос отпуска, а не его продление.
Однако отдельные представители контролирующих органов могут посчитать, что изменения в график отпусков нужно вносить в том же порядке, в котором был принят данный документ. Это означает, что они должны быть утверждены руководителем организации. Поэтому приказ о продлении отпуска безопаснее все-таки составлять.
Образец приказа о продлении трудового отпуска по инициативе
работника смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.
Информацию о продлении срока отпуска можно указать в графе «Примечание».
Руководитель перенес отпуск работника по своей инициативе
Наниматель имеет право перенести отпуск работника на другое время текущего года. При этом он должен учесть пожелания работника. В исключительных случаях (если отсутствие работника может негативно отразиться на работе компании) с его согласия возможен и перенос отпуска на следующий рабочий год (ст. 170 ТК).
Оформить согласие работника на перенос отпуска можно 2 способами.
1-й способ – в виде отдельного заявления от имени работника. На основании заявления составляют приказ о переносе отпуска. В нем нужно указать новую дату начала отпуска и причину его переноса.
2-й способ – сразу издать приказ о переносе отпуска, предусмотрев в нем графу, в которой работник распишется, подтвердив свое согласие. Этот способ более удобен в ситуации, когда есть уверенность, что работник, предварительно изъявив устное согласие, потом не откажется подписать приказ.
Реквизиты соответствующего приказа и новую дату начала отпуска нужно указать в графике отпусков.
Образец приказа о переносе части трудового отпуска по инициативе
нанимателя смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.
ЭТО ВАЖНО! Эти правила не распространяются на ситуации, когда речь идет о работниках до 18 лет и работниках, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Переносить отпуска таких работников по инициативе руководства нельзя.
В течение года приняты или уволены работники
В течение года в организацию могут быть приняты новые работники или кто-то из работников увольняется. В этом случае в график отпусков нужно внести поправки, иначе он будет содержать неактуальную информацию.
Как именно можно оформлять изменения в график отпусков, в законодательстве не сказано. По нашему мнению, неувязку с присутствием в графике уволенного работника можно устранить просто: сделать пометку о дате его ухода из компании в графе «Примечание».
Теперь рассмотрим проблему с отсутствием в графике новых работников. На практике ее решают 3 способами.
1-й способ – делают дополнения к графику отпусков. Для этого можно использовать унифицированную форму, переименовав ее, например, в «График отпусков. Дополнение». Утверждать такой документ нужно по той же схеме, что и основной график, т.е. согласовывать с начальниками подразделений и профсоюзным органом (если таковой есть) и подписывать у руководителя кадровой службы и директора.
Заметим, что применять эту процедуру нужно только в отношении тех работников, которые приняты в Iполугодии. Ведь работники, принятые на работу позже, по общему правилу получают право на отпуск только через 6 месяцев. А значит, будут внесены в график отпусков уже на следующий год.
2-й способ – изменить график отпусков и утвердить его заново уже с учетом новых работников и тех, кто уволился. Плюс этого способа состоит в том, что в результате все работники и даты их отпусков будут находиться в одном списке. Однако назвать этот способ безопасным нельзя.
Представителям контролирующих органов может не понравиться, что на один и тот же год существует сразу несколько графиков отпусков. Ведь законодательство упоминает только об одном графике, утверждаемом раз в год (ст. 168 ТК).
3-й способ – предоставление отпуска осуществляется на основании заявления работника приказом руководителя без внесения каких-либо изменений в график отпусков. Данный способ имеет недостаток: как правило, он не учитывает производственные интересы соответствующего структурного подразделения.
Работника отозвали из отпуска
Право отозвать работника из отпуска предоставлено нанимателю ст. 174 ТК. Но реализовать его он может, только если сам работник согласен вернуться на работу. Если работник не желает прерывать свой отпуск, обязать его сделать это нельзя.
Оформить согласие на отзыв нужно в письменном виде. Самый простой вариант – предусмотреть в приказе графу «На отзыв из отпуска согласен», в которой работник должен расписаться с указанием даты.
Однако возможен и более формальный вариант. Он применяется, когда нет уверенности в том, что работник пойдет руководству навстречу.
Тогда работнику предварительно направляют уведомление с просьбой прервать отпуск и выйти на работу. Если работник делает на нем отметку о своем согласии, на основании уведомления издают приказ об отзыве.
Сведения об отзыве и переносе части отпуска на другое время отражают в графике отпусков.
Часть отпуска, которая осталась неиспользованной, по договоренности между работником и нанимателем либо предоставляется в течение текущего рабочего года, либо по желанию работника присоединяется к отпуску за следующий рабочий год, либо компенсируется в денежной форме, если иное не предусмотрено коллективным договором (ст. 174 ТК ).
Образец приказа об отзыве из трудового отпуска по инициативе
нанимателя смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.
ЭТО ВАЖНО!Данные правила не распространяются на ситуации, когда речь идет о работниках моложе 18 лет, беременных женщинах и работниках, занятых с вредными и (или) опасными условиями. Отзывать таких людей из отпуска нельзя, даже если они дали на это свое согласие.
Источник: https://www.spok.by/izdaniya/ya-spok/zachem-grafik-otpuskov-i-nuzhno-li-ego-u_0000000