Образец журнала выдачи должностных инструкций

Формат: 210 х 288 (вертикальный) 64 страницы, пронумерованы

Прошнурован, опломбирован

Обложка: золотистый картон Съемная обложка из прозрачного ПВХ Товар представлен на Портале поставщиков. Для получения оферты обратитесь к менеджеру.

Журнал учета должностных инструкций — применяется для регистрации должностных инструкций и изменений к ним.

• Должностная инструкция — это документ, который призван четко определить место и назначение конкретной должности в компании, требования, выдвигаемые к кандидатам на данную должность, должностные обязанности сотрудника, занимающего данную должность, его права и ответственность. 
• Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих и по профессиям рабочих, которые утверждены Министерством труда РФ.
• Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности организации и объявляется работнику под роспись при заключении трудового договора, а также при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности.

Согласованную и утвержденную должностную инструкцию регистрируют и хранят в отделе кадров или соответствующем подразделении в соответствии с установленным порядком. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают копии, которые выдают работнику и начальнику структурного подразделения.  

Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98).

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе.

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения.

Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Внутренние документы регистрируются в день их подписания или утверждения.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Пример заполнения основного раздела журнала:

В журнал включены дополнительные материалы:

• Образец Положения о должностной инструкции.

Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.

Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба — уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

Полезная информация:

Семинар по теме:

• Дмитрищук С. А. «Должностные инструкции»

Журнал регистрации должностных инструкций образец рб

Журнал регистрации должностных инструкций — образец этого документа в каждой организации может иметь свою структуру по причине отсутствия нормативно утвержденной формы. В нашей статье вы найдете как рекомендации по его оформлению и заполнению, так и ссылку на скачивание актуального образца журнала учета должностных инструкций.

Функции журнала регистрации должностных инструкций в РФ

Журнал регистрации должностных инструкций (далее в тексте — ДИ) находится в ведении кадрового отдела организации. Ведется он с целью систематизации данных об издании ДИ, внесении в них изменений и подтверждения факта ознакомления с ДИ сотрудников, как того требуют абз. 6 ч. 1 ст. 21 и ч. 3 ст. 68 ТК РФ.

ВАЖНО! Права и обязанности наемного работника, предусмотренные его ДИ, не должны противоречить трудовым функциям, предусмотренным трудовым договором, нормам трудового права и иным законодательным актам в сфере охраны труда.

Инструкция исключает как выполнение работником функций, которые в ней не предусмотрены, так и уклонение от указанных в ней обязанностей.

Таким образом, ДИ служит для обеих сторон своеобразным гарантом определенных трудовых отношений в организации.

Рекомендации по регистрации должностных инструкций в журнале

В соответствии с правилами кадрового делопроизводства каждый внутренний документ организации подлежит регистрации в день его подписания и утверждения. При этом ему присваивается регистрационный номер, который состоит обычно из порядкового номера, дополняемого специальным индексом для удобства идентификации.

Журнал регистрации должностных инструкций — есть ли утвержденная форма, где скачать образец?

Скачать форму журнала

Журнал регистрации ДИ не имеет унифицированной формы, и каждый работодатель разрабатывает его самостоятельно с учетом принятого в организации порядка фиксации локальных нормативных актов. Однако практика показывает, что журнал, как правило, оформляется в виде таблицы, включающей в себя следующие графы:

1. Порядковый номер записи.
2. Дата утверждения документа.
3. Дата постановки документа на учет.
4. Наименование должности, в отношении которой издана ДИ.
5. Наименование структурного подразделения.
6. Дата внесения изменений в документы.
7. Сведения об изменениях, внесенных в ДИ.
8. Дата ознакомления сотрудника с ДИ.
9. Ф. И. О. сотрудника, ознакомившегося с ДИ.
10. Личная подпись сотрудника, ознакомившегося с ДИ.
11. Ф. И. О. сотрудника, ответственного за ведение журнала.
12. Личная подпись сотрудника, ведущего журнал.
13. Место хранения копии.
14. Примечания.

Вышеперечисленный список реквизитов не является исчерпывающим и обязательным для включения в журнал. Организации вправе разработать любую подходящую именно им форму данного документа. При этом можно воспользоваться образцом журнала учета должностных инструкций, имеющимся на нашем сайте, изменив при необходимости набор вводимых данных.

Как вести журнал регистрации с должностными инструкциями в любой компании

Разработка системы учета должностных инструкций (ДИ)– внутренний вопрос организации, поскольку этот документ не является обязательным. Тот же подход сохраняется и к регистрации инструкций, оставляя право предприятию самому определять правила ведения их учета.

Зачем необходимо регистрировать должностные инструкции

Регистрация любого документа, в том числе кадрового, подтверждает факт его создания, утверждения и ознакомления с ним сотрудников.

Наличие учетной системы, регистрирующей должностные инструкции, позволяет:

1. Учитывать наличие разработанных ДИ.
2. Контролировать их обновление.
3. Отслеживать наличие актуальных и устаревших версий в случае необходимости доработки инструкции
4. Осуществлять контроль ознакомления сотрудников с документом.
5. Организовывать систему хранения оригиналов и копий в подразделениях организации.
6. Закреплять ответственность специалистов отделов кадров за учет и ознакомление работников с документом.
7. Передавать документацию в архив и организовывать правильное хранение.

• Для того чтобы выполнять все перечисленные действия, необходимо разработать Положение о должностной инструкции, в котором определить условия по ее разработке, согласованию, утверждению, процедуре ознакомления сотрудников, учету и хранению оригиналов и копий.
• В случае если в компании нет такого положения, то альтернативой ему могут стать самостоятельные регламенты, например, по процессам учета или ознакомления работников с внутренней документацией.
• Все процессы, связанные с функционированием ДИ внутри организации, можно разделить на два больших блока:

1. Создание инструкции и управление ее дальнейшим использованием: от момента утверждения до передачи в архив.
2. Выполнение инструкцией своей основной функции – определение обязанностей, предусмотренных для должности, и контроль выполнения сотрудником функций и обязательных требований должности, которую он занимает.

Читать еще:  Заявление наследство по праву представления

1. Для первого блока необходимо выполнять процедуры регистрации, для того, чтобы ДИ стала официальным документом, который можно применять в работе.
2. Для второго – зафиксировать факт ознакомления работника с ДИ, на основании которого у работодателя появляется возможность требовать от исполнения ее положений.
3. В связи с этим уместно использование двух видов журналов учета:

• регистрации ДИ;
• ознакомления с ДИ.

Общая структура журналов

Журнал относится к категории регистрационно-учетных форм, используемых на предприятии. В случае необходимости вести учет ДИ, его создают самостоятельно, поскольку не существует готовых форм и обязательных стандартов по их ведению.

Чаще всего в его структуру входит несколько обязательных разделов.

1. Титульный лист.
2. Обратная сторона, содержащая информацию для заверения, если это предусмотрено внутренними положениями по документообороту.
3. Раздел, информирующий об ответственных за ведение журнала.
4. Основной раздел с таблицами для проведения регистрации.

Титульный лист

Основная информация, которую необходимо отображать на титульном листе, это:

1. Название журнала.
2. Наименование организации.
3. Дата начала и окончания ведения.
4. При необходимости в титульный лист могут быть вынесены дополнительные сведения о сроках хранения и дате окончания хранения.

Обратная сторона

Заключительный лист с информацией о заверении необходим в том случае, если по внутренним инструкциям все журналы должны быть прошиты и заверены.

Для этого используются обычные поля:

• общее количество листов;
• название должности заверяющего;
• ФИО заверяющего;
• подпись;
• дата;
• место для печати.

Страница об ответственных за ведение

• Данный лист есть не у всех организаций, поскольку в ряде случаев ответственного и его подпись включают в структуру самих регистрационных таблиц.
• Наличие отдельного раздела на первом листе позволяет минимизировать время на оформление записей, и не повторять каждый раз при внесении новой регистрационной информации данных по ответственному.
• Имеет смысл создавать его тогда, года за ведение журнала отвечает один специалист.
• Примерная форма первого листа может быть такой:
• Ответственный за ведение журнала (название журнала)

Период ведения	ФИО ответственного	Должность ответственного	Основание назначения (приказ, распоряжение)	Подпись ответственного
Начало	Окончание
01.03.2014

Журнал учета должностных инструкций образец

Подборка наиболее важных документов по запросу Журнал регистрации должностных инструкций (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Нормативные акты . Журнал регистрации должностных инструкций

Формы документов . Журнал регистрации должностных инструкций

(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2009)

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Судебная практика . Журнал регистрации должностных инструкций

Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 07.10.2014 по делу N А79-7460/2013 Требование: Об обязании передать документы и материальные ценности и о взыскании убытков, связанных с незаконным присвоением денежных средств.

Обстоятельства: Истец (вновь избранный генеральный директор ООО) утверждает, что ответчик (бывший генеральный директор ООО) в процессе исполнения возложенных на него обязанностей необоснованно расходовал средства ООО и уклоняется от передачи печати и всей документации ООО.

Обстоятельства: Бывший директор не передал истребованные у него учредителем ООО печати, документы и имущество.

Журнал учета должностных инструкций

• Журнал учета должностных инструкций  — применяется для регистрации должностных инструкций и изменений к ним.
• Должностная инструкция — это документ, который призван четко определить место и назначение конкретной должности в компании, требования, выдвигаемые к кандидатам на данную должность, должностные обязанности сотрудника, занимающего данную должность, его права и ответственность.
• Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих и по профессиям рабочих, которые утверждены Министерством труда РФ.
• Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности организации и объявляется работнику под роспись при заключении трудового договора, а также при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности.

Согласованную и утвержденную должностную инструкцию регистрируют и хранят в отделе кадров или соответствующем подразделении в соответствии с установленным порядком. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают копии, которые выдают работнику и начальнику структурного подразделения.

Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98).

Регистрация — подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе.

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу . т.к. фиксирует факт его создания или получения.

Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Внутренние документы регистрируются в день их подписания или утверждения.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Пример заполнения основного раздела журнала:

В журнал включены дополнительные материалы:

Образец Положения о должностной инструкции.

журнал регистрации должностных инструкций

К форме должностной инструкции предъявляются довольно строгие требования. В ней, как и в любом другом локальном акте, непременно должны присутствовать наименование организации, дата, подписи, печать.

Все организационно-распорядительные документы организации, в том числе и должностная инструкция, должны соответствовать по форме требованиям уже упомянутого государственного стандарта по оформлению документов организаций — ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

1. Кроме текста, в состав обязательных реквизитов должностной инструкции входят:
2. 1) наименование организации
3. 2) наименование документа
4. 3) дата и номер документа
5. 4) заголовок к тексту (наименование должности)
6. 5) гриф утверждения
7. 6) подпись разработчика документа
8. 7) виза согласования
9. 8) отметка об ознакомлении работника с документом.

Наименование организации указывается в строгом соответствии с учредительными документами (уставом, Положением об организации). Произвольные сокращения в наименовании организации использовать запрещается.

В инструкции указывается, с какого числа она вступает в действие, т.е. дата утверждения. Поэтому дата вписывается уже после утверждения документа и должна совпадать с той, которую генеральный директор поставит на грифе утверждения.

Дату утверждения можно оформлять тремя способами:

1) цифровым — в последовательности: день, месяц, год: 10.09.2004

2) словесно-цифровым способом: 10 сентября 2004 г.

3) цифровым способом в обратной последовательности — год, месяц, число: 2004.09.10. Этот способ соответствует международному стандарту на оформление дат, но в России он используется редко. В оформлении документов предпочтительнее применять второй способ, поскольку словесно-цифровое написание сводит к минимуму возможность фальсификации дат.

Регистрационный номер инструкции зависит от того, под каким номером она зарегистрирована в специальном журнале.

Это может быть журнал регистрации (книга учета) должностных инструкций или журнал для регистрации всех нормативно-распорядительных документов организации.

Регистрационный номер необходим для учета инструкции и облегчения ее поиска в будущем. Он, как и дата, проставляется на инструкции уже после ее утверждения.

• В организации может применяться журнал для регистрации всех локальных документов:
• ¦ N ¦Наиме- ¦Дата ¦Фамилия, ¦Коли- ¦Коли- ¦Место ¦Отметка о ¦
• ¦до- ¦нование¦утверж-¦имя, ¦чество ¦чество ¦и срок¦ выданных ¦
• ¦ку- ¦доку- ¦дения ¦отчество,¦страниц¦экземп-¦хране-¦ копиях ¦
• ¦мен-¦мента ¦ ¦должность¦ ¦ляров ¦ния ¦документа ¦
• ¦та ¦ ¦ ¦разработ-¦ ¦ ¦ ¦ (дата, ¦

¦ ¦ ¦ ¦чика ¦ ¦ ¦ ¦ Ф.И.О. ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦должность)¦

Популярное по теме

Зарегистрируйтесь. чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов

Разработка и учет должностных инструкций на предприятии

Должностная инструкция относится к документам нормативной базы любой организации.

Несмотря на то, что законодательство не обязывает работодателя издавать должностные инструкции, этот документ важен в равной степени как для работодателя, так и для сотрудника.

Должностная инструкция определяет задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника. Это документ, предназначенный для регулирования трудовых отношений в компании.

За разработку должностных инструкций отвечает, как правило, юридическая или кадровая служба. Тем не менее, более эффективно поручить это руководителю подразделения, которому знакома специфика работы и организационные тонкости структурного подразделения.

Проект инструкции согласуется со специалистами по юридическим вопросам, кадровыми специалистами, представительным органом работников компании, после чего визируется всеми заинтересованными сотрудниками и руководителем.

Затем должностную инструкцию остается утвердить, ввести в действие и ознакомить с ней сотрудника.

Оптимально, когда все должностные инструкции подготавливаются в двух экземплярах. Первый передается на руки сотруднику под расписку. Для фиксации этого факта в организации должен быть заведен журнал ознакомления с должностными инструкциями. Возможен вариант, когда отметка ставится в листе ознакомления, который подшивается к инструкции или в общем журнале ознакомления с локальными актами.

Казалось бы, на этом процесс работы с документом заканчивается. Регистрация должностных инструкций, их учет и хранение почему-то отодвигается на второй план. Теме не менее, согласно Приказу Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

распорядительная и эксплуатационно-техническая документация, которой относится должностная инструкция, должна храниться по месту разработки и/или утверждения на протяжении 75 лет.

Даже в случае замены новой прежняя должностная инструкция должна храниться в организации три года.

Таким образом, этой частью работы с нормативной документацией не стоит пренебрегать. Если в организации налажено регулирование трудовых отношений с помощью такого удобного инструмента как должностные инструкции, то и хранение этих документов должно быть организовано на соответствующем уровне.

Журнал регистрации должностных инструкций

Действующее законодательство не подразумевает обязательной регистрации должностных инструкций. Несмотря на это, если в организации существует налаженный документооборот, то выпуск новых нормативных актов должен быть где-то зарегистрирован.

Для этих целей работодатель вправе разработать Журнал регистрации должностных инструкций. Если в дальнейшем возникнет необходимость найти тот или иной документ, наличие такого журнала в разы упростит задачу.

Кроме того, данный журнал поможет в разрешении индивидуальных или коллективных трудовых споров в случае конфликта работодателя и сотрудника.

Журнал учета должностных инструкций разрабатывается работодателем в произвольной форме. Унифицированной формы данного журнала не существует, реквизиты журнала компания вправе разработать и утвердить самостоятельно.

Образец журнала регистрации должностных инструкций

Под регистрацией понимается запись данных о документе по установленной форме. Согласно ГОСТу Р51141-98, она должна фиксировать факт его создания, отправления или получения. Схожие рекомендации содержатся и в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. Запись о регистрации внутреннего документа делается в день его подписи или утверждения.

1. Образец регистрации должностных инструкций представляет собой запись, содержащую все необходимые реквизиты, со всей полнотой описывающую факт издания новой должностной инструкции. Как правило, корректной записью, отражающей факт выхода новой должностной инструкции на предприятии, считается запись, содержащая следующие реквизиты:
2. 1. Номер и дата должностной инструкции (ДИ)
3. Регистрационный номер инструкции состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов или индекса и года выпуска инструкции. Например: №18-ДИ/2014
4. 2. Наименование должности (категории) в должностной инструкции
5. 3. Структурное подразделение, в котором будет применяться должностная инструкция
6. 4. Дата утверждения ДИ
7. 5. Дата ознакомления ДИ
8. 6. ФИО работника
9. 7. Места нахождения копий документа
10. 8. Примечания

Данная графа может включать необходимую информацию, не относящуюся к предыдущим пунктам. Например: дата сокращения должности в организации и передачи должностной инструкции в архив отметка о количестве копий, выданных работнику на основании ст. 62 ТК РФ

Образец журнала учета должностных инструкций

Данный образец журнала должностных инструкций не является унифицированной формой регистрации нормативных документов. Работодатель разрабатывает форму журнала самостоятельно, исходя из специфики организации.

Журнал ознакомления с должностными инструкциями

В соответствии с действующим законодательством, работодатель обязан ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью работника, до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ )

Процедура ознакомления сотрудника с должностной инструкцией &ldquoпод подпись&rdquo осуществляется с помощью Визы ознакомления. Это реквизит состоит из наименования должности, личной подписи работника, расшифровки подписи и даты.

Если факт ознакомления регистрируется непосредственно в должностной инструкции, то виза сотрудника ставится на последнем листе документа, после всех прочих.

Если одну и ту же должность занимают несколько сотрудников, то в документе может быть и не одна виза.

Ознакомление с должностной инструкцией может, кроме того, быть отмечено в листе ознакомления с локальными актами или непосредственно на экземпляре трудового договора. Для систематизации документооборота работодатель может использовать журнал ознакомления с должностными инструкциями, который содержит все необходимые реквизиты.

Сотрудник кадровой службы должен передать работнику заверенную копию должностной инструкции после процедуры ознакомления.

Это обезопасит от необоснованных требований в случае конфликта, как самого работника, так и его работодателя.

Факт передачи экземпляра можно внести отдельной графой в журнал должностных инструкций или же просто дополнить визу ознакомления сотрудника на экземпляре работодателя отметкой о получении заверенной копии.

Образец журнала ознакомления с должностными инструкциями

Журнал учета выдачи должностных инструкций

В некоторых случая для регистрации процессов документооборота в организации дополнительно создается журнал учета выдачи должностных инструкций. Как отмечено выше, любая новая должностная инструкция издается в нескольких экземплярах.

Одна заверенная копия выдается сотруднику под расписку. Учет должностных инструкций требует наличия отметки об ознакомления сотрудника с инструкцией. Кроме того, можно фиксировать выдачу сотруднику заверенной копии.

Для этого в некоторых компаниях и существует соответствующий журнал.

Чтобы избежать недоразумений и возникновения разногласий между работодателем и сотрудником, в журнале выдачи должностных инструкций ставится отметка о получении на руки инструкции.

Для работника важно иметь копию инструкции на случай возникновения претензий работодателя к выполнению им должностных обязанностей.

Для работодателя же важна возможность регулировать трудовые отношения, опираясь на нормативные документы.

Согласно законодательству, должностные инструкции являются нормативными документами продолжительного срока действия. Их хранение происходит централизовано в кадровой службе. Несмотря на все очевидные преимущества такого хранения, некоторые компании хранят оригиналы должностных инструкций в структурных подразделениях или в канцелярии.

Согласно рекомендациям, изложенным в Основных правилах работы архивов организаций. должностные инструкции должны быть сформированы в отдельное дело, имеющее постоянный срок хранения. Данное дело может быть сдано в архив после замены действующих должностных инструкций новыми.

Журнал учета выдачи должностных инструкций. Образец

Должностная инструкция не является обязательным нормативным документом, но она крайне важна, так как помогает в регулировании рабочего процесса. Хранение и учет должностных инструкций — чрезвычайно важный элемент документооборота компании.

Подробную информацию о том, как правильно заполнить журнал регистрации должностных инструкций, что принимается за образец регистрации должностных инструкций, как вести журнал ознакомления с должностными инструкциями, вы сможете в правовой документации и статьях журнала:

Учет и хранение инструкций по охране

Как вести журнал регистрации с должностными инструкциями в любой компании

Разработка системы учета должностных инструкций (ДИ)– внутренний вопрос организации, поскольку этот документ не является обязательным. Тот же подход сохраняется и к регистрации инструкций, оставляя право предприятию самому определять правила ведения их учета.

Регистрация любого документа, в том числе кадрового, подтверждает факт его создания, утверждения и ознакомления с ним сотрудников.

Наличие учетной системы, регистрирующей должностные инструкции, позволяет:

1. Учитывать наличие разработанных ДИ.
2. Контролировать их обновление.
3. Отслеживать наличие актуальных и устаревших версий в случае необходимости доработки инструкции
4. Осуществлять контроль ознакомления сотрудников с документом.
5. Организовывать систему хранения оригиналов и копий в подразделениях организации.
6. Закреплять ответственность специалистов отделов кадров за учет и ознакомление работников с документом.
7. Передавать документацию в архив и организовывать правильное хранение.

Для того чтобы выполнять все перечисленные действия, необходимо разработать Положение о должностной инструкции, в котором определить условия по ее разработке, согласованию, утверждению, процедуре ознакомления  сотрудников,  учету и хранению оригиналов и копий.

В случае если в компании нет такого положения, то альтернативой ему могут стать самостоятельные регламенты, например, по процессам учета или ознакомления работников с внутренней документацией.

Все процессы, связанные с функционированием ДИ внутри организации, можно разделить на два больших блока:

1. Создание инструкции и управление ее дальнейшим использованием: от момента утверждения до передачи в архив.
2. Выполнение инструкцией своей основной функции – определение обязанностей, предусмотренных для должности, и контроль выполнения сотрудником функций и обязательных требований должности, которую он занимает.

• Для первого блока необходимо выполнять процедуры регистрации, для того, чтобы ДИ стала официальным документом, который можно применять в работе.
• Для второго – зафиксировать факт ознакомления  работника с ДИ, на основании которого у работодателя появляется возможность требовать от исполнения ее положений.
• В связи с этим уместно использование двух видов журналов учета:

• регистрации ДИ;
• ознакомления с ДИ.

Общая структура журналов

Журнал относится к категории регистрационно-учетных форм, используемых на предприятии. В случае необходимости вести учет ДИ, его создают самостоятельно, поскольку не существует готовых форм и обязательных стандартов по их ведению.

Чаще всего в его структуру входит несколько обязательных разделов.

Читайте так же:   Порядок начисления специального трудового стажа

1. Титульный лист.
2. Обратная сторона, содержащая информацию для заверения, если это предусмотрено внутренними положениями по документообороту.
3. Раздел, информирующий об ответственных за ведение журнала.
4. Основной раздел с таблицами для проведения регистрации.

Титульный лист

Основная информация, которую необходимо отображать на титульном листе, это:

1. Название журнала.
2. Наименование организации.
3. Дата начала и окончания ведения.
4. При необходимости в титульный лист могут быть вынесены дополнительные сведения о сроках хранения и дате окончания хранения.

Обратная сторона

Заключительный лист с информацией о заверении необходим в том случае, если по внутренним инструкциям все журналы должны быть прошиты и заверены.

Для этого используются обычные поля:

• общее количество листов;
• название должности заверяющего;
• ФИО заверяющего;
• подпись;
• дата;
• место для печати.

Страница об ответственных за ведение

1. Данный лист есть не у всех организаций, поскольку в ряде случаев ответственного и его подпись включают в структуру самих регистрационных таблиц.
2. Наличие отдельного раздела на первом листе позволяет минимизировать время на оформление записей, и не повторять каждый раз при внесении новой регистрационной информации данных по ответственному.
3. Имеет смысл создавать его тогда, года за ведение журнала отвечает один специалист.
4. Примерная форма первого листа может быть такой:
5. Ответственный за ведение журнала (название журнала)

Период ведения	ФИО ответственного	Должность ответственного	Основание назначения (приказ, распоряжение)	Подпись ответственного
Начало	Окончание
01.03.2014

Журнал регистрации должностных инструкций — образец

Журнал регистрации должностных инструкций — образец данного документа, ввиду отсутствия регулирующих НПА, может иметь в компаниях разную структуру. Как он может выглядеть и где его скачать, расскажем в нашей статье.

• Для чего нужен журнал учета должностных инструкций
• Журнал регистрации должностных инструкций: структура документа
• Как инструкции регистрируются в журнале
• Где скачать образец документа
• Итоги

Для чего нужен журнал учета должностных инструкций

Данный документ используется кадровой службой предприятия для регистрации составленных и утвержденных должностных инструкций, а также учета поправок к ним.

Использование такого документа, как должностная инструкция, законодательством РФ не регламентировано, так же как и журналов, ведущихся в целях их учета.

Но если исходить из сложившейся деловой практики, то можно допустить соответствие рассматриваемого журнала следующей структуре.

Журнал регистрации должностных инструкций: структура документа

В графах журнала, в котором регистрируется постановка на учет должностных инструкций, а также корректировочных документов к ним, могут указываться:

• порядковые номера документов в соответствии с моментом их принятия на учет кадровой службой;
• даты утверждения и начала использования каждой должностной инструкции;
• названия структурных подразделений фирмы, в которых задействуется инструкция;
• наименования документов («Должностная инструкция», «Изменения в должностной инструкции»);
• названия должностей, для которых составлена та или иная инструкция;
• отметки о корректировках в инструкции (даты внесения изменений, а также пункты, в которые были внесены корректировки).

В документе могут иметься графы для указания Ф. И. О. сотрудника, ответственного за ведение журнала, а также для проставления данным сотрудником подписи по факту постановки инструкций на учет либо корректировки их положений.

Как инструкции регистрируются в журнале

Инструкции регистрируют в день их подписания или утверждения. Каждая из них должна получить уникальный регистрационный номер, который может включать порядковый номер и быть дополнен теми или иными индексами, соответствующими номенклатуре дел, различным классификаторам и т. д.

Где скачать образец документа

1. Загрузить заполненный образец журнала должностных инструкций вы можете на нашем портале.
2. 
3. Скачать образец журнала должностных инструкций

Итоги

Форма журнала учета инструкций с описанием должностных обязанностей не регламентирована законодательством. Каждое предприятие вправе разработать собственный бланк журнала. Вы также можете воспользоваться образцом, составленным нашими экспертами.

Ознакомиться со спецификой иных задач, решаемых российскими компаниями-работодателями, вы можете в статьях:

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Журнал выдачи должностных инструкций образец. Образец журнала регистрации должностных инструкций

Журнал учета должностных инструкций и его образец

Журнал регистрации должностных инструкций (далее — ДИ) оформляется в виде прошнурованной и пронумерованной книги. На титульном листе указывается название: «Журнал учета должностных инструкций» или «Книга регистрации…», даты начала и окончания, должность и Ф. И. О. лица, ответственного за ведение.

В структуру журнала могут входить такие графы:

1. Номер по порядку.
2. Дата поступления документа.
3. Наименование и реквизиты документа с указанием названия должности, к которой он относится (ДИ, изменение ДИ).
4. Место хранения: структурное подразделение, в котором по штатной структуре числятся штатные единицы по должности.
5. Получил: подпись должностного лица, обязанного провести процедуру ознакомления с ДИ, выдать ее экземпляр сотруднику и определить на хранение экземпляр организации.
6. Выдал: подпись должностного лица отдела кадров, ответственного за ведение журнала, который передал ДИ в подразделение.

Порядок ведения и назначение журнала

Движение ДИ, частично отражаемое в журнале, может выглядеть следующим образом:

• утверждение ДИ;
• передача ДИ в отдел кадров;
• передача в подразделение;
• ознакомление и выдача работнику.

Целесообразно издание краткой инструкции по ведению журнала, которая может быть включена в ДИ специалиста, ответственного за его ведение.

В журнале не фиксируются и не передаются в подразделения приказы об утверждении или изменении ДИ, за исключением случаев, когда они содержатся в тексте приказа. Ознакомление работника с ДИ может фиксироваться в отдельном журнале. Журнал учета ДИ для этого не предназначен, его назначение иное:

• упорядочение документооборота — возможность быстро определить место хранения ДИ, редакцию ДИ, действовавшую на определенную дату;
• удостоверение факта издания ДИ или внесения в нее изменений (в этом качестве он может быть использован как доказательство в суде, см. постановление 1-го ААС от 11.03.2012 № 01АП-7202/11);
• облегчение работы по сбору ДИ и составлению описи, например для сдачи на хранение в архив при ликвидации организации.

Итак, журнал учета ДИ целесообразно вести для оптимизации кадрового документооборота и фиксации факта издания и места хранения ДИ на период их использования в работе. В журнал включаются графы с учетом принятой системы документооборота в организации.

Во-вторых, при распределении между работниками обязанностей не должно быть их дублирования, должна сохраняться последовательность выполнения работ, при этом более сложные операции должны закрепляться за работниками с более высокой квалификацией.

В-третьих, каждый работник должен быть наделен всеми полномочиями и правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения возложенных на него обязанностей. В-четвертых, у работника должен быть только один непосредственный начальник.

Наличие двух и более руководителей приводит к снижению работоспособности и подчиненного, и руководителей. Обычно должностная инструкция содержит пять разделов: 1.

Журнал регистрации должностных инструкций — образец

Инфо

При ее подготовке работодатель может руководствоваться положениями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации…», но в конечном итоге самостоятельно определяет форму и содержание инструкции в зависимости от специфики деятельности организации, а также функций сотрудника. ДИ может быть утверждена как в качестве приложения к трудовому договору, так и в виде отдельного документа.

Журнал регистрации должностных инструкций

Регистрация каждого важного документа, в том числе кадрового, доказывает обстоятельства его  формирование, принятие и ознакомления с ним работников.

Присутствие учетной концепции, фиксирующие официальные указания, дает возможность:

• Учитывать присутствие созданных Должностных инструкций.
• Проводить контроль на их обновление.
• Производить отслеживание в наличии актуальных и устаревших версий в случае нужности доработки инструкции.
• Осуществлять надзор ознакомления работников с документом.
• Организовывать концепцию сохранения оригиналов и снимков в подразделениях компании.
• Закреплять обязанность профессионалов отделов кадров за подсчет сотрудников с документом.
• Передавать документацию в картотеки и формировать верное сохранение.

• Для того чтобы исполнять все проведенные воздействия, нужно разработать состояние о служебных указаний, в котором установить условия по ее исследованию, согласованию, заявлению, процедуре ознакомления  работников,   учету и сохранению оригиналов и ксерокопированных документов.
• В случае если в организации отсутствует подобные условия, то в таком случаи  кандидатурой ему имеется шанс стать независимые регламенты, к пример, согласно действиям учета или ознакомления сотрудников с внутренней документацией.
• Все движения, сопряженные с функционированием Должностных Инструкций изнутри компании, возможно, разделить на два больших блока:

• Создание аннотаций и руководство ее последующим применением: от этапа утверждения до передачи в картотеку.
• Выполнение аннотаций собственной основной функции – установление обязанностей, предустановленных для должности, и надзор исполнения работников функций и неотъемлемых условий должности, которую он занимает.

1. 1- блока нужно осуществлять операции регистрации, для того, чтобы Должностная Инструкция стала служебным и важным документом, который можно использовать в работе.
2. 2-блока – закрепить обстоятельства ознакомления  сотрудника с Должной Инструкцией, на основании которого у работодателя возникает возможность использовать от исполнения ее положений.
3. В связи с этим уместно использование двух видов журналов учета:

• регистрации Должностной Инструкции;
• ознакомления с Должностной Инструкцией.

статью ⇒ Унифицированная форма МХ-7 “Журнал учета поступления плодоовощной продукции”: образец заполнения в 2020 году.

Общая структура журналов

Журнал принадлежит к группе регистрационно-учетных конфигураций, применяющий в компании. В случае потребности осуществлять учет ДИ, его формируют самостоятельно, поскольку не имеется отдельных конфигураций и неотъемлемых стандартов согласно их ведению.

Чаще всего в его текстуру вступает ряд неотъемлемых областей.

1. Титульный бланк.
2. Обратная область, включающие данные для заверения, в случаи, если данные предусмотрено внутренними утверждениями по документообороту.
3. Раздел, уведомляющий об отвечающих за управление журнала.
4. Основной пункт с таблицами для выполнения регистрации.

Титульный бланк

Основные сведения, которые следуют показывать на титульном бланке, это:

• Наименование журнала.
• Название компании.
• Дата основы и завершения ведения журнала.
• При потребности в титульный лист можно перенести вспомогательные данные о сроках сохранения и дате завершения сохранения.

Обратная сторона

Заключительный бланк с данными о заверении будет необходим в том случае, если согласно внутренним аннотациям все без исключения журналы обязаны быть прошиты и заверены.

1. Для этого применяются простые поля:
2. общее число листов;
3. наименование должностей кто будет заверяющий;
4. Фамилия Имя Отчество заверяющего;
5. роспись;
6. дата;
7. место для печати.

ВАЖНО!  Полномочия и прямые обязанности нанятого сотрудника, предустановленные его Должностных Инструкций, не обязан противоречить трудящим функциям, предустановленным трудовым соглашением или договором, нормам трудовых правоотношений и другими законами по актам в деятельности охраны труда.

Аннотации ликвидирует как осуществление сотрудником функций, какие в ней не как не учтены, таким образом и избежание от информирующих в ней обязательств. Подобным  способом, должностная Инструкция предназначена  для обеих сторон своеобразным гарантом конкретных трудовых взаимоотношений на предприятии.

Страница об отвечающих за ведение

• Данный бланк имеется не у всех компаний, так как в линии ситуаций ответственного и его роспись содержит в структуре самих регистрационных таблиц.
• Наличие единичной области в первоначальном листе дает возможность уменьшить период в формировании записей, и не воспроизводить каждый раз присутствие внесении новейшей регистрационных данных информации по отвечающему.
• Имеет значение формировать его в таком случаи если, года за управлением журнала парирует один сотрудник.

Состав  листа учета Должностных Инструкций

1. В журнале, фиксирующем должностные инструкции, в обязательном порядке должна быть отражена сведения о самом акте документа, которая что записывается в информационную таблицу.
2. Структура ее полей обуславливается каждым предприятием самостоятельно.

3. Информационная таблица может содержать в себя последующие графы:

• Порядковый госномер журнала.
• Дата принятия Должностных Инструкций.
• Дата внедрения во влияние.
• Основание для внедрения в действие (в случаи если данное потребуют внутренние утверждения по документообороту).
• Наименование должности, для которой разработана Должностная Инструкция.
• Наименование подразделения, в структуру которого введена должность.
• Если существовали изменения, то номер области, в который изменения записывались.
• Дата внесения этих перемен.
• Место сохранения подлинников (оригиналов).
• Место сохранения ксерокопий (копии).

Если в журнале не имеется бланк с закреплением отвечающих за его ведение, то в таком случаи следует дополнить поля с Фамилией Имя Отчество  и личной роспись отвечающего.

Как фиксировать должностные инструкции

Для того чтобы зафиксировать Должностные Инструкции, ей необходимо присвоить регистрирующий номер. И совершить это нужно до того как будут вноситься зафиксированная информация в журнал.

Порядок присвоения номера, а также условия к развитию индекса документа, как правило, установлены в распорядках и утверждениях предприятия по документообороту.

К примеру, индекс определенной служебных аннотаций способен иметь следующий тип: 4/Должностные Инструкции – Отдел Маркетинга, где 4 – последовательный номер аннотаций, Должностные инструкции (ДИ) – сокращенное наименование типа бланка, «ОМ»- отдела маркетинга. У каждой организации индекс станет обладать собственный уникальный вид.

• Регистрация аннотации должна является проведенной в день ее принятия или подписания важного документа о ее внедрении в службу.
• Все уведомления записываются в согласовании с графами фиксирующей таблицы.
• Записи проводятся в хронологической последовательности.

Журнал для ознакомления с Должностными Инструкциями

Этот журнал обладает аналогичную текстуру областей с предыдущим. изменяется сама регистрационная табличка, в которой структура полей соответствует главной проблеме  – закрепить знакомство работника со своими полномочиями. Конечный тип находится в зависимости от установленного в компании порядка знакомства сотрудников с внутренней документацией и местными актами.

В структуру граф регистрационной таблицы ведена следующие уведомления:

1. Порядковый номер журнала.
2. Фамилия Имя Отчество сотрудника.
3. Какую должность занимает.
4. Составное отделение, в котором функционирует рабочий.
5. Наименование должностной инструкции.
6. Дата знакомства с должностной инструкцией.
7. индивидуальная роспись сотрудника.

В некоторых организациях ведут один журнал регистрации Должностных Инструкций, в котором производится пометка об ознакомлении с ней рабочего.

статью ⇒ Форма МХ- 6 (журнал учета расхода продукции в местах хранения).

Подведем итог

Вышеприведенный перечень реквизитов никак не считается полным и неотъемлемым с целью введения журнала. Компании имеют право создать различную оптимальную непосредственно им конфигурацию этого важного документа. При этом можно воспользоваться готовым примером, и изменить его  при необходимости набрав свои данные.