Организация – механизм сложный. Для слаженной работы необходима не только отладка производственных или иных процессов, но и систематизация документооборота.
Последний и существует для того, чтобы не запутаться в делах и действиях. Для каждого подразделения, например, для отдела кадров, определена номенклатура дел, которые находятся в его ведении.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:
Для чего нужна организации номенклатура дел?
При ведении документооборота специалисты, в нашем случае отдела кадров, руководствуются следующими законодательными нормами:
- Приказом Главархива No 33 (23 мая 1988г.), изданного еще в СССР. Этот документ вводит в действие основные правила документооборота, обеспечения управления документами.
- Решением Росархива (06 февраля 2002г.).
- Правилами делопроизводства (Постановление правительства « Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» No 477 2009г. 15 июня).
Номенклатура дел кадровой службы – справочник архивных дел работников и иных, связанных с кадрами, материалов: когда принят, когда уволен, зарплата, перемещение внутри организации и т.д.
Кроме того, работником может быть затребована архивная справка во время работы и после увольнения, поэтому существует срок для хранения материалов или дел.
Подробнее про номенклатуру дел организации читайте в нашей статье.
Нужные документы содержатся в отделе. Остальные материалы отправляют в архив. Номенклатура позволяет упорядочить дела, систематизировать их. Ее особенности:
- Простота поиска.
- Индексация хранящихся документов.
- Установленный срок хранения материалов.
- Учет документов, которые хранятся меньше 10 лет.
- Учет и опись тех, которые хранятся свыше 10 лет.
- Уничтожение документов, хранение которых прекращено, истек срок.
- Составление актов на их уничтожение.
Ее виды
Материалы, а равно дела, участвующие в документообороте, имеют каждый свои наименования. Систематизированный перечень их называется номенклатурой. Она составляется по установленной форме.
Номенклатура бывает трех видов:
Номенклатуры дел отделов
Каждый отдел организации ведет свою номенклатуру дел. Дела у каждого подразделения разные, соответственно, и номенклатуры отличаются. Рассмотрим для примера образцы номенклатур нескольких отделов организации.
Бухгалтерия
В номенклатуру данного отдела входят все документы, связанные с бухгалтерской, налоговой отчетностью, включая страховые взносы. В нее входят внутренние бухгалтерские документы и исходящие, например, отчеты по налогам. Включают в перечень и входящие документы, оплаченные счета и тому подобное.
Если на бухгалтерию возложены и функции отдела кадров, то в номенклатуру включают и кадровые документы.
Юридический
В перечень включены все юридические документы, связанные с деятельностью предприятия. В обязательном порядке содержатся федеральные законодательные акты, нормативные документы, постановления региональных органов, устав организации, журналы доверенностей, акты приема-передачи должности начальника подразделения.
Основная особенность этой номенклатуры заключается в том, что на хранение она в ведомственные или государственные архивы не передается.
Хранится она постоянно в организации до прекращения ее деятельности. Для включенных в перечень документов установлен срок хранения до 5 лет. При этом федеральные акты списываются по утрате ими силы, местные – через год, внутренние – с момента прекращения действия в течение пяти лет.
Данное положение зависит от категории документов. Например, правовая переписка хранится 3 года, а договора с организациями – 5.
Отдел кадров
В номенклатуру кадровой службы включают документы и материалы, касающиеся персонала и сотрудников организации:
- Составленные кадровиком.
- Поступившие от руководства, смежных подразделений, персонала.
- Учетные документы персонала, формы, которые предусмотрены для работы с кадрами.
Основной список документов включает в себя:
- Должностные инструкции.
- Положения о подразделениях и трудовом распорядке, а так же правила его.
- Внутренние акты, касающиеся персонала, например, мотивации, материальной и моральной, защиты персональных данных.
- Распоряжения, приказы по персоналу.
- Договоры (трудовые), включая соглашения к ним.
- Личные дела сотрудников. Списки, учетные карточки по Т-2 (форма учета).
- Книги приказов по личному составу, журналы регистрации их, а так же договоров, учета командировок, трудовых книжек, отпусков и прочее.
- Объяснительные, служебные и прочие записки, а так же докладные и другие материалы, которые служат основанием для издания распоряжений и приказов по персоналу.
- Справки, служебная переписка.
- Документы работников, например, копии дипломов или паспортов, другие материалы.
- Входящие документы, к примеру, административные акты на работников организации.
Перечень – не полный. Но основой для создания номенклатуры может послужить. В зависимости от специфики деятельности, организационной формы список может дополняться или изменяться. Например, если коллективный договор не принимался, личных дел не ведется, то эти документы в перечень можно не включать.
Однако существуют общие правила, которые нужно соблюдать:
Подлинник включается в сводную номенклатуру организации. Лучше всего выделить этот документ (копию штатного расписания) в отдельное дело. В него сюда будут подшиваться материалы, связанные с изменениями в штате.
Основной же особенностью кадровой номенклатуры, как нам кажется, является срок хранения материалов и документов. Минимальный срок установлен для документов, ставших не нужными, истекла надобность в них. Он составляет не менее 1 года.
Важные для организации и самого отдела документы хранятся до ликвидации организации.
Это договор администрации и коллектива, положение об отделе кадров и ряд других. Максимальный срок хранения установлен – 75 лет. Он действует для документов по личному составу: трудовых договоров, карточек учета персонала, личных дел. После ликвидации, подлежащие длительному хранению материалы, передаются в ведомственные или государственные архивы.
Как правильно составить?
Перечень дел организация составляет индивидуально. Если при создании применяется типовая номенклатура, то из установленной формы название дел переносят в свой перечень.
При формировании номенклатуры учитывается специфика организации, ее структура, деятельность. Если в организации есть структурные подразделения, то сначала создаются внутри отделов или подразделений свои перечни, затем они сводятся в единую номенклатуру всей организации.
Для разработки можно привлечь, как стороннюю организацию, например, архив, так и поручить своим работниками или подразделению. Для этого руководство выпускается приказ о разработке номенклатуры предприятия, с назначением ответственных лиц.
В перечень в обязательном порядке включают:
- Устав организации.
- Положения о структурных подразделениях. Если они есть.
- Номенклатура дел подразделений.
- Штатное расписание.
- Нормативные акты, регулирующие деятельность организации.
- Должностные инструкции.
После проведенного анализа перечней дел прошлых лет в номенклатуру могут быть включены незавершенные дела, документы, находящиеся на хранении (если срок хранения свыше 10 лет, то обязательно).
Первый раз номенклатуру разрабатывают сразу после создания организации. Затем каждый год ее уточняют. Если необходимо, то дополняют или реформируют, удаляя из нее устаревшие и утратившие силу или надобность дела.
Правилами установлена форма номенклатуры. Составляется она в виде таблицы. Для сводной номенклатуры (основной) организации 7 приложение Правил работы архивов. Для подразделений – 8 приложение.
Таблица представляет собой 5 колонок (граф):
- Номер (индекс) дела.
- Наименование его.
- Количество папок (единиц хранения) в деле.
- Срок хранения дела.
Информация в этой графе может быть разной. Например, сообщение о том, что дело хранится в электронном виде или передано в вышестоящую организацию.
Порядок составления и утверждения
Первым делом проводится анализ всех документов, предыдущих перечней, возникших документов в процессе деятельности, Устава, коллективного договора, штатного расписания, нормативных актов и других значимых материалов.
Если в организации есть подразделения, то сначала свои номенклатуры верстают они. Затем эти документы согласуются с экспертной комиссией (ЭК) или собственной архивной службой.
После этого, создается сводная номенклатура. Она так же согласуется с ЭК и со специалистами архива.
Согласованный перечень утверждается руководством и вводится в действие приказом.
Нюансы номенклатуры отдела кадров узнайте из видео:
Образец номенклатуры дел отдела кадров
Номенклатурой дел кадрового подразделения является официальный документ любой организации. В нем содержатся все данные по другим документам и делам предприятия. Сотрудники кадрового отдела используют его в своей трудовой деятельности один раз в год в декабре для сверки и дополнения сведений.
В данный документ входят наименования дел, которые заводят для делопроизводства компании, отмечая сроки, в течении которых они могут храниться и прочие данные.
Номенклатура бывает трех видов:
- типовой, то есть формируется однотипными организациям, согласно нормативному документу;
- примерной или рекомендательного типа;
- индивидуальной, которая создается на предприятии, основываясь на типовой и примерный ее вид.
Внутренние номенклатуры компании устанавливают для всех отделов индивидуально либо совместно. Второй вариант указанных документов называют сводными.
Нормативные акты
Сотрудники кадровой службы, отражая документооборот, основываются на определенные нормы, прописанные в следующих документах:
- Приказе Главного архива №33, принятого ещё в 1988 году, где указан основной перечень правил по данным мероприятиям и управлению документации;
- Решении Российского архива, утвержденного с 2002 года от 6 февраля;
- Правилах по делопроизводству, установленных 477 Постановлением правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года.
Обеспечение сохранности документов
Должностное лицо, отвечающее за кадровое делопроизводство и сохранность данных, согласно приказу генерального директора о его назначении, выполняет свои рабочие задачи, в соответствии с инструкцией.
Сведения по кадрам заносятся в каждое соответствующее дело по сформированной номенклатуре дел. Всю исполненную документацию группируют по папкам, согласно данной бумаге.
Формируются дела строго в определенном порядке:
Читайте так же: Профстандарт слесаря по ремонту автомобилей
- Обложка дела оформляется с указанием: полного названия предприятия, подробного наименования отдела, номера дела по номенклатуре и его заголовка, периода, в течение которого могут храниться бумаги.
- К делам подшивают: исключительно сформированную и исполненную документацию, оригинальную копию документа, бумаги, составленные в один и тот же календарный год.
В дело вкладывают бумаги в соответствии с номерами и датами, если количество листов получается более двухсот пятидесяти, либо толщина их превышает четыре сантиметра, то данный документ следует разделить на два или несколько томов. Крупные предприятия формируют много распоряжений и прилагают их к различным делам.
Перечень дел для кадрового структурного подразделения используют, когда:
- Систематизируют документы. В этом случае ее необходимость заключается в порядке по расформированию исполненных бумаг и в их хранении. Также она является основой для обеспечения сохранности и облегчения поиска электронной документации, ее распределения, как при файловой программе либо информационной базе.
- Требуются сведения по срокам хранения бумаг, ведь во всех делах, имеющих отношение к номенклатуре, указан период, в течении которого их можно хранить. Следовательно, она позволяет проводить первую стадию мероприятий по экспертизе степени важности каждого документа.
- Выполняется индексация дел, то есть документы регистрируют в папки по индексам номенклатуры, которые потом относятся к регистрационным номерам документации;
- Рассматривается структура предприятия.
- Составляются описи дел с временными и постоянными сроками хранения, учитываются бумаги, согласно делопроизводству.
- Учитываются дела с временным периодом их хранения, который равен не более 10 лет.
- Необходима справочная информация по исполненным бумагам, входящим в картотеку.
Номенклатуру необходимо составлять во всех предприятиях и учреждениях, ведь она позволяет значительно систематизировать работу с бумагами.
Каждое предприятие самостоятельно формирует перечень дел для кадровой службы. При типовом перечне, наименования всех дел указывают в индивидуальный список.
Составляя номенклатуру, ответственные сотрудники ссылаются на специфику, деятельность предприятия, его структуру. Для структурных подразделений создают отдельные соответствующие списки, которые в последствии совмещают с общей номенклатурой всей компании.
Разработкой данного единого перечня могут заниматься сотрудники организации или сторонние специализирующие компании. Руководитель предприятия издает распоряжение по его составлению, назначая ответственных должностных лиц.
Данный документ должен состоять из:
- Устава предприятия;
- Положений о всех имеющихся отделах на предприятии;
- перечней дел каждого подразделения;
- штатного расписания;
- нормативных актов, регулирующих рабочий процесс в компании;
- должностных инструкций.
По итогам проведенных проверок сведений по делам за прошлые года номенклатура может состоять из незавершенных дел, документов с различными сроками хранения.
Сначала она формируется, когда компания только начала свою деятельность, далее ежегодно должна подвергаться уточнению, дополнению либо реформированию. По необходимости с указанного документа удаляют старые, ненужные и недействительные дела.
Согласно нормам утвержденной формы, номенклатура формируется в табличном виде. Данная форма состоит из следующих разделов:
- индекса и названия дела;
- сколько бумаг хранится в ней;
- продолжительности их хранения.
Данные последней графы могут быть различные, ведь дело иногда находится на хранении на электронных носителях либо направляется в вышестоящие ведомства. Эта информация должна быть отражена именно в последнем разделе номенклатуры.
Порядок утверждения и внесения изменений
Номенклатура отдела кадров, как отдельного подразделения, формируется в отдельной форме, а далее заносится в общий перечень дел всего предприятия.
Сотрудник кадровой службы составляет подобные перечни в последнем месяце года, передает его руководителю своего отдела и сотруднику архивного подразделения на согласование. Ответственные должностные лица должны утвердить документ своей подписью. Кроме этого руководитель организации может издать распоряжение по утверждению номенклатуры.
Согласованные и установленные перечни дел других отделов совмещают со сводным или общим всего предприятия. Государственные организации сводную номенклатуру согласовывают с ведомствами и участниками экспертной комиссии.
Читайте так же: Отдельные компоненты штатного расписания
Формируя номенклатуру на следующий год, необходимо отводить в ней графу, куда вносятся новые дела, созданные за этот год. Свободные места должны включать в себя три или пять строчек в последнем разделе, при этом иногда требуется заполнить ручным способом все экземпляры актуальной номенклатуры дел. Новым делам присваиваются номера в соответствии с валовой нумерацией.
Несомненно, указанные коррективы следует отмечать незамедлительно, не допуская опозданий на месяцы, но чаще всего это забывают делать.
Когда коррективы связаны с прекращением или закрытием дел во время текущего года, в перечень дел не вносятся примечания и зачеркиваются устаревшие сведения.
Сроки хранения
Номенклатура дел хранит бумаги с различными периодами хранения, согласно содержанию, назначению документа, а также уровню достоверности данных.
Утверждая сроки по обеспечению сохранения сведений, следует действовать, согласно специализированным спискам.
В соответствии с указанными списками некоторые документы хранятся неопределенное время или на протяжении соответствующего количества лет.
Бумаги по учету персонала должны храниться довольно долгое время, начиная от 75 лет.
У бланков и отчетности, относительно оплаты труда сотрудникам, сроки хранения в архивном подразделении составляют до 5 лет, но существуют исключения с наиболее продолжительными сроками, равными не менее 75 лет. Бессрочно в организации должны храниться документы по расчетным операциям заработной платы.
- Все бумаги для налоговой службы необходимо оставлять на предприятии в течение 5 лет с даты их формирования.
- О том, как сформировать номенклатуру дел, можно узнать из данной лекции.
-
Рекомендуем другие статьи по теме
Номенклатура дел отдела кадров
Перечень дел, которыми занимается определенная организация, зависит в первую очередь от специфики ее деятельности. Но по отдельным направлениям можно дать общие рекомендации и примеры. В частности, это касается работы отдела кадров и номенклатуры его дел.
Подразделение организации, которое занимается набором, увольнением и управлением сотрудниками, в зависимости от решаемых задач, может иметь разное название. Например, кадровая служба или управление кадрами, но сути это не меняет.
При поиске информации, касающейся данного вопроса, большинство пользователей сети Интернет предпочитают использовать в поисковом запросе словосочетание «Номенклатура дел отдела кадров», что и определило название данной статьи.
За основу можно взять приведенный образец, в котором в зависимости от определенных условий допускается корректировка. Например, ведение личного дела работника не находит закрепления в нормативных актах.
Поэтому его можно удалить из примера номенклатуры дел, если в вашей организации создание личных дел на сотрудников не предусмотрено. В случае если справки с места работы востребованы и выдаются достаточно часто, то имеет смысл выделения их в самостоятельное дело.
На основе этого думаем, что основная идея образца понятна.
Более развернуто проблемы и вопросы по оформлению и утверждению номенклатуры дел, а также способы и методы заполнения ее формы были уже рассмотрены в предыдущих публикациях. Тем, кто этим заинтересовался, стоит посмотреть, тем более – велика вероятность, что вам это будет интересно.
Образец номенклатуры дел отдела кадров
Чтобы определить сроки хранения, вы можете использовать действующий (в последней редакции) типовой перечень документов 2010 года. Скачать его для более подробного ознакомления можно по приведенной ссылке. Информацию об иных используемых повсеместно перечнях документов можно найти там же. Организациям, для которых разработаны специальные ведомственные и отраслевые перечни, ссылки на статьи и сроки хранения необходимо оформлять в соответствии с ними.
Вы имеете возможность скачать представленный в статье образец номенклатуры дел отдела кадров в формате doc. Надеемся, что вы получили ответы на свои вопросы по поводу организации делопроизводства, прочитав данную статью.
Консультация юриста
Номенклатура дел отдела кадров: образец 2020 года
Чем крупнее компания, тем больше в ней ежегодный документооборот, это касается и отделов кадров. Уже при приеме сотрудника на работу на него заполняется личная карточка, после этого его личное дело пополняется новыми бумагами.
Номенклатура дел отдела кадров на 2020 год представляет собой систематизированный перечень всех документов, с которыми пришлось работать отделу в течение года, он позволяет быстрее обрабатывать весь массив документации, а также быстро находить нужные бумаги.
В данном материале мы рассматриваем номенклатуру дел с новыми сроками хранения документов в отделе кадров.
Что такое номенклатура дел и зачем она нужна
На каждом крупном предприятии кадровые служащие должны позаботиться о поддержании порядка в документации.
Любая путаница способна привести к крупным проблемам для сотрудников, поэтому нужно позаботиться о классификации документов и строгом контроле их перемещения и хранения.
Для этого разрабатывается номенклатура дел – это систематизированный перечень бумаг, которые проходят через отдел в течение определенного периода.
Наличие номенклатуры позволяет быстрее ввести в курс дела новых работников, а также своевременно передавать документы в архив, отправлять их на хранение или доработку. При закрытии компании наличие номенклатуры позволяет не допустить утери документов и обеспечить их правильное хранение в течение положенного срока.
Варианты номенклатуры дел
В практике ведения документации существуют три варианта номенклатуры дел:
- Типовая. Она разрабатывается для нескольких организаций, работающих в одной отрасли и имеющих сходный документооборот.
- Примерная. В ней указывается примерный перечень дел, которые должны быть в нее внесены.
- Индивидуальная. Она разрабатывается по конкретный документооборот конкретного предприятия.
Эта классификация была первоначально разработана для государственных и муниципальных организаций. Однако сейчас она повсеместно внедряется в практику частными компаниями. Эти наработки уже унифицированы и проверены многолетним использованием, поэтому их очень удобно применять в кадровых службах частных коммерческих организаций.
В типовой номенклатуре может присутствовать индекс дела, его заголовок, количество. срок хранения, также оставляется поле для примечаний.
Например, в отделе кадров используется такая форма номенклатуры:
| Индекс дела | Заголовок дела | Количество дел | Срок хранения | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 01-01 | Приказы по личному составу | 75 лет | ||
| 01-02 | Должностные инструкции | 3 года | ||
| 01-03 | Личные дела работников | 75 лет | ||
| 01-04 | Личные дела руководителей | Постоянно | ||
| 01-05 | Трудовые договоры | 75 лет | ||
| 01-06 | Трудовые книжки | До востребования |
Принципы организации документооборота
Необходимость ведения номенклатуры дел прописано законодательно, она нашла отражение в законе «Об архивном деле» № 125-ФЗ. Кроме того, в 2002 году разработаны правила работы с архивами, обязательные для применения в государственных учреждениях. Однако они удобны в использовании, поэтому легко могут применяться и частными компаниями.
В разделе 3.4 Основных правил архивной работы подробно расписаны принципы создания и ведения номенклатуры дел для кадровой службы. Использование этих правил помогает систематизировать все документы в большом отделе, чтобы в дальнейшем не возникало проблем с их поисками.
Порядок составления номенклатуры дел
Для кадрового отдела любого предприятия номенклатура дел составляется и разрабатывается всего один раз, после этого в нее только могут вноситься изменения. Возможность внесения правок предусматривается изначально, это позволяет избежать сложностей в дальнейшем. Процесс разработки состоит из следующих ключевых этапов:
- Анализ всего набора документов, которые ежегодно проходят через кадровый отдел.
- Систематизация этих документов, выявление основных групп.
- Разработка формы номенклатуры и ее заполнение.
Эту работу сотрудники кадровой службы обычно выполняют в конце уходящего года. Подготовленный проект должен пройти утверждение, он утверждается руководителем кадровой службы. Также может потребоваться виза начальника юридического отдела. После этого документ направляется на подпись руководителю предприятия, для его утверждения может издаваться отдельный приказ.
Формирование оценочных обязательств и резервов по отпускам
Как внести изменения в номенклатуру?
На протяжении года в номенклатуру можно вносить изменения, к примеру, если в кадровой службе образовалась новая группа документов, которая ранее не была классифицирована.
Процедура внесения изменений напрямую зависит от варианта согласования: если для этого требуется только подпись руководителя кадровой службы, то никаких сложностей не возникает, В такой ситуации сотрудники часто просто заранее оставляют в номенклатуре свободные строки для внесения в нее новых групп документов.
Если же номенклатура утверждается отдельным приказом руководителя, то должен быть издан новый приказ, в котором прописываются новые строки, которые должны быть внесены. Раздел количество дел меняется в течение года, однако такие изменения приказом не фиксируются.
Если в течение года какой-либо видов документов выходит из оборота, об этом отдельный приказ также не издается. Однако изъятый вид документации больше не водит в систематизированный перечень, и в номенклатуре следующего года не указывается.
Как уточнить номенклатуру дел на будущий год
Номенклатура дел пересматривается ежегодно, чтобы перечень используемых документов постоянно оставался актуальным.
Сотрудник кадровой службы должен проанализировать номенклатуру, чтобы выявить устаревшие и неиспользуемые разделы и не вносить их на следующий год.
Меняться могут не только разделы целиком, но и их названия: к примеру, за год изменилось наименование подразделения, с которым ведется обмен документами.
После учета всех изменений проходит процедура утверждения номенклатуры на следующий год. Если для этого требуется разработка отдельного приказа, то он должен быть издан в короткие сроки.
Правильно разработанная номенклатура становится незаменимой помощницей для ведения и систематизации дел в кадровой службе, она свидетельствует о профессиональном подходе к работе. Благодаря ней новым людям легко приступить к работе в кадровом отделе, не возникает путаницы, а любой документ можно очень легко найти.
Номенклатура дел отдела кадров организации
* организация кадровой работы
* структура, состав
* задачи кадровой службы
* должностные инструкции сотрудников подразделения кадров
* нормативные документы для формирования документооборота отдела кадров
* перечень необходимых кадровых документов , виды и разновидности кадровой документации
номенклатура дел
* группировка документов в дела
* требования к оформлению кадровой документации , придание документам юридической силы
* инструкция по кадровому делопроизводству
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации
Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, разработанный специалистом, ответственным за организацию документооборота, и утвержденный руководителем организации.
При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут использоваться в дальнейшем для внесения заголовков дел, которые не были предусмотрены при ее составлении.
| ООО «ТАЙНА» Отдел кадров Номенклатура дел 25.12.2008 г. № 3 Санкт — Петербургна 2009 г. | УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ____________М.М.Попов«___»________ 2008 г. | |||
| № дела | Заголовок дела | Количество дел(томов) | Срок хранения и номер статьи по перечню | Примечание |
| 5.1 | Положение об отделе кадров, должностные инструкции сотрудников ООО «ТАЙНА» | Постоянно ст.16 | ||
| 5.2 | Руководящие нормативные документы по вопросам работы с кадрами (ТК РФ, приказы, постановления, указания Правительства РФ, Госстандарта России, Министерства труда и социального развития РФ, Госархива РФ) | До замены новыми | ||
| 5.3 | Штатные расписания организации, изменения к ним. | Постоянно ст.32а | ||
| 5.4 | Список (штатно-списочный состав) работников организации | Постоянно ст. 349 | ||
| 5.5 | Приказы по личному составу (прием на работу, повышение в должности, перемещение, увольнение) | 75 лет ст.6б | ||
| 5.6 | Приказы руководителя по основной деятельности. Копии (командировка, отпуск очередной, отпуск без сохранения з/платы, кратковременное замещение должностей, поощрения, наложение взысканий) | 5 лет ст.6а | ||
| 5.7 | Документы (основания) о предоставлении отпусков, командировках, поощрениях или взысканиях | 1 год ст.356 | ||
| 5.8 | Личные дела сотрудников | 75 лет ст.337 | ||
| 5.9 | Личные карточки ф.Т-2 | 75 лет ст.339 | ||
| 5.10 | Книга учета выдачи трудовых книжек | 50 лет ст.526б | ||
| 5.11 | Подлинные личные документы(трудовые книжки, дипломы, аттестаты и др.) | До востребования ст. 342 | Не востребован. 50 лет | |
| 5.12 | Книга учета приема, перемещения, увольнения работников | 75 лет ст.508 | ||
| 5.13 | Правила внутреннего трудового распорядка организации | 1 год после замены | ||
| 5.14 | Документы (акты, докладные и служебные записки, переписка) о нарушениях правил внутреннего трудового распорядка | 1 год | ||
| 5.15 | Журнал регистрации листков нетрудоспособности | 5 лет | ||
| 5.16 | Журнал регистрации приказов по личному составу ( приема, перевода, увольнения) | 75 лет ст.508 | ||
| 5.17 | Журнал регистрации приказов по основной деятельности | 3 года | ||
| 5.18 | Документы (представления, положения характеристики и др.) об аттестации работников | 5 лет ст.360 | ||
| 5.19 | Журнал учета выдачи справок (о заработной плате, стаже, месте работы) | 3 года ст.358ж | ||
| 5.20 | Документы (тесты) по определению (оценке) индивидуальных качеств, возможностей работников | До замены новыми | ||
| 5.21 | Документы лиц не принятых на работу (резюме, анкеты, заявления) | 1 год | ||
| 5.22 | Документы (акты, справки) о проверке работы отдела кадров | 5 лет | ||
| 5.23 | Отчеты по работе с кадрами. Копии | До минования надобности | ||
| 5.24 | Акты приема-передачи при смене начальников отделов кадров | Постоянно | ||
| 5.25 | График отпусков сотрудников предприятия | 1 год ст.356 | ||
| 5.26 | Журнал учета командировочных удостоверений | 5 лет | ||
| 5.27 | Журнал учета отпусков | 3 года ст.358г | ||
| 5.28 | Журнал и карточки учета военнообязанных | 3 года после увольнения | ||
| Начальник отдела кадров | Т.А. Иванова |
| Индекс | Заголовок дела | Кол-во дел | Срок хранения, ст по перечню | Примечание |
| 1. Организация управления | ||||
| 01-01 | Устав ЗАО «Сибирь»; нотариально заверенные копии уставных документов | Пост. ст. 13а | ||
| 01-02 | Приказы руководства по основной деятельности | Пост. ст. 6а | ||
| 01-03 | Учредительный договор | Пост. ст. 14 | ||
| 01-04 | Свидетельство о регистрации организации | Пост. ст. 15 | ||
| 01-05 | Структуры и схемы организации управления | Пост. ст. 18а | ||
| 01-06 | Штатное расписание организации | Пост. ст. 32а | ||
| 01-07 | Штатная расстановка | 75 л. ст. 34 | ||
| 01-08 | Должностные инструкции работников организации | Пост. ст. 35а | ||
| 01-09 | Протоколы совещаний у руководителя организации | Пост. ст. 5г | ||
| 01-10 | Протоколы собраний трудового коллектива организации | Пост. ст. 5д | ||
| 01-11 | Распоряжения руководства по текущим вопросам производственной деятельности | 5 лет ст. 6в | ||
| 01-12 | Должностные инструкции работников предприятия | Пост. ст. 35 а | ||
| 01-13 | Докладные записки сотрудников, представляемые руководству | 5летЭПК ст. 43 | ||
| 01-14 | Документы ревизий (акты, справки и др.) | Пост. ст. 49 | ||
| 01-15 | Решения местных органов власти и управления | До минования надобности ст. 1 | Относящиеся к деятельно сти организации — пост. | |
| 2. Документационное обеспечение управления | ||||
| 02-01 | Журнал регистрации исходящих документов | Згода ст. 726 | ||
| 02-02 | Журнал регистрации входящих документов | Згода ст. 726 | ||
| 02-03 | Журнал регистрации распорядительных и нормативных документов организации | Пост. ст. 72а | ||
| 02-04 | Переписка (телеграммы, телексы, сообщения электронной почты, телефонограммы) | 5летЭПК ст. 41 | ||
| 02-05 | Номенклатура дел ООО «Сибирь» | Пост. ст. 67а | ||
| 02-06 | Инструкция по ведению делопроизводства | Пост. ст. 10 | ||
| 02-07 | Образцы основных видов документов предприятия (с трафаретными текстами) | До минования надобности | ||
| 02-08 | Документы по различным вопросам деятельности | До минования надобности | ||
| 3. Организация производственной деятельности | ||||
| 03-01 | Переписка с партнерами по вопросам совместной деятельности | 5 лет ЭПК ст. 224 | ||
| 03-02 | Накладные на распространение буклетов (плат./бесплатн.) | 5 лет ст.150 | ||
| 03-03 | Накладные рекламодателей | Згода ст. 257 | ||
| 03-04 | Счета на подписку | 1год ст. 244 | ||
| 03-05 | Счета-фактуры на подписку | 5 лет ст. 150 | ||
| 03-06 | Счета-фактуры на реализацию | 5 лет ст. 150 | ||
| 03-07 | Договоры на реализацию | 5летЭПК ст. 391 | ||
| 03-08 | Договоры на экспедирование и доставку печатной продукции | 5 лет ст. 395 | ||
| 03-09 | Информация об изданиях (для внесения в подписные каталоги); график доставки журнала | До минования надобности | ||
| 3.1. Реклама | ||||
| 03-10 | Договоры на рекламные материалы (копии) | 5 лет ст. 256 | ||
| 03-11 | Информационные проспекты | До минования надобности | ||
| 03-12 | Каталоги (заявки) фирм-рекламодателей | До минования надобности | ||
| 03-13 | Статьи о проведенных рекламных кампаниях | 5 лет ЭПК | ||
| 03-14 | Итоговые документы по проведению выставок и экспозиций | 5 лет ЭПК | ||
| 4. Организация производственной деятельности/редакционный отдел | ||||
| 04-01 | Статьи для буклетов, полученные от авторов | До минования надобности | ||
| 04-02 | Переписка с партнерами по вопросам совместной деятельности | 5 лет ЭПК ст. 224 | ||
| 5. Работа с кадрами | ||||
| 05-01 | Приказы о приеме на работу, увольнении, длительных командировках, премировании | 75 лет ЭПК ст. 336 | ||
| 05-02 | Приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках | 5 лет ст. 343 ст. 352 | ||
| 05-03 | Книга учета трудовых книжек | 50 лет ст. 358е | ||
| 05-04 | Журнал учета командировок и выдачи командировочных удостоверений | 5 лет ст. 358з | ||
| 6. Учет и отчетность | ||||
| 06-01 | Годовые отчеты по основным видам деятельности | Пост. ст. 1356 | ||
| 06-02 | Лицевые счета по заработной плате | 75летЭПК ст. 153 | ||
| 06-03 | Квартальные статистические отчеты по основным видам деятельности | 5 лет ст. 199г | ||
| 06-04 | Годовые бухгалтерские отчеты и балансы | Пост. ст. 1356 | ||
| 06-05 | Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы | 5 лет ст. 135в | ||
| 06-06 | Кассовые документы, фиксирующие хозяйственные операции. (Расчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты и премии в том числе) | 5 лет ст. 150 | При условии завершения проверки (ревизии) | |
| 06-07 | Банковские документы, фиксирующие хозяйственные операции | 5 лет ст. 150 | При условии завершения проверки (ревизии) | |
| 06-08 | Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов | 5 лет ст. 152 | ||
| 06-09 | Квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей | 5 лет ст. 150 | ||
| 06-10 | Авансовые отчеты | 5 лет ст. 150 | ||
| 06-11 | Главная книга | 5 лет ст. 148 | При условии завершения проверки (ревизии) | |
| 06-12 | Кассовая книга | 5 лет ст. 193д | При условии завершения проверки (ревизии) | |
| 06-13 | Оборотные ведомости | 5 лет ст. 168 | При условии завершения проверки (ревизии) | |
| 06-14 | Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности | Пост. ст. 49 | ||
| 06-15 | Инвентарные карточки | 5 лет ст. 192 | При условии завершения проверки (ревизии) | |
| 06-16 | Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированных) | 5 лет ст. 155 | При условии завершения проверки (ревизии) | |
| 06-17 | Гарантийные письма | 5 лет ст. 158 | ||
| 06-18 | Журналы регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений | 5 лет ст. 193 | При условии завершения проверки (ревизии) | |
| 06-19 | Книга регистрации листков нетрудоспособности, листки нетрудоспособности, документы об оплате листков нетрудоспособности | 5 лет ст. 475, ст. 476 | ||
| 06-20 | Переписка о финансово-хозяйственной деятельности | 5летЭПК ст. 113 | ||
| 06-21 | Акты проверки кассы | 5 лет ст. 145 | При условии завершения проверки (ревизии) | |
| 06-22 | Акты приема-сдачи выполненных работ | 5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 75 лет) ст. 188 | ||
| 06-23 | Хозяйственные договоры | 5 лет ЭПК ст. 186 | После истечения срока действия договора | |
| 06-24 | Трудовые соглашения на проведение разовых работ | 5 лет ЭПК ст. 186 | После истечения срока действия договора | |
| 06-25 | Договоры о материальной ответственности | 5 лет ст. 189 | После увольнения материально ответственного лица | |
| 06-26 | Образцы подписей материально ответственных лиц | До минования надобности ст. 190 | ||
| 06-27 | Акты сдачи/получения дел при увольнении | 5 лет ст. 150 | При условии завершения проверки (ревизии) | |
| 7. Финансирование | ||||
| 07-02 | Квартальный финансовый план | 5 лет (при отсутствии годового — постоянно) ст. 105в | ||
| 07-03 | Документы об изменении финансовых планов | 5лет ЭПК ст. 107 | ||
| 07-04 | Годовые сметы административно-хозяйственных и управленческих расходов | Пост. ст. 112а | ||
| 07-05 | Годовой и квартальный кассовые планы | 5 лет ст. 132а Згода ст. 1326 | ||
| 07-06 | Отчеты по кассовому плану | 5 лет ст. 133 | ||
| 07-07 07-08 | Кассовые заявки Месячные ведомости | 5 лет ст. 155 | ||
| 07-09 | Ежедневные приходно-расходные кассовые ордера и отчеты кассира | 5 лет ст. 150 | При условии завершения проверки (ревизии) |