Уведомление о получении трудовой книжки

На территории РФ трудовая книжка считается главным документом, который подтверждает стаж и факт выполнения человеком служебных обязанностей. Для достижения этих целей на законодательном уровне детально указан порядок выдачи, хранения и ведения описываемого формуляра. Если сотрудник отказывается от вручения документа или его нет на работе, то ему отправляется уведомление о получении трудовой книжки при увольнении, образец при этом установлен законом.

Сроки выдачи

После указания в трудовой соответствующих причин увольнения она дается сотруднику под расписку в последний рабочий день. Невыдача этого документа на протяжении 3-х последующих дней является правонарушением. Поэтому обязательно необходимо отдать документ сотруднику, который увольняется, вне зависимости от оснований расторжения трудового договора. Для чего:

Сотрудник должен находиться на рабочем месте до окончания трудового дня.
Предварительно был уведомлен о сроках передачи ТК.
Самостоятельно обратился в отдел кадров или к руководителю.
Ознакомился с заполнением журнала по учету бланков и поставил в нем подпись о получении ТК.

Отсутствие вышеописанных действий вынуждают нанимателя нести ответственность. Поскольку виновным является человек, который обязан отдать ТК, а не тот, кто должен был получить этот документ.

Если до конца последнего трудового дня за книжкой никто не является, то лицо, уполномоченное за передачу этого документа, должно принять определенные меры, которые заключаются в уведомлении о необходимости забрать трудовую книжку после увольнения.

Порядок действий

Если сотрудника уволили за прогулы, а в указанный срок для увольнения он не вышел на работу, то надо непременно подготовить акт о дисциплинарном нарушении, который сможет защитить от вероятных разбирательств.

Если сотрудник пришел на свое рабочее место, но забыл подойти для оформления требуемых бумаг, то с ним необходимо связаться до окончания трудового дня:

электронным письмом;
по рабочей связи;
по мобильному телефону и т. д.

Не забывайте, что к этому моменту ТК обязана быть заполнена с учетом всех законодательных норм и правил.

Во время неявки уволившегося на протяжении 3 дней надо составить уведомление. При увольнении образец уведомления о получении расчета и трудовой обязан содержать:

Уведомление об увольнении с датой составления документа.
Извещение о необходимости забрать трудовую.
ФИО уволенного сотрудника.
Предложение отослать письмом образец уведомления о необходимости получить трудовую книжку.

Уведомление составляется в нескольких экземплярах, первый вкладывается в личное дело, а второй экземпляр отправляется почтой.

Со времени отправления уведомления с руководителя снята ответственность за оставление уволившимся ТК. Не забывайте, что у вас обязаны быть доказательства отправки письма, это можно подтвердить:

квитанцией о получении письма;
квитанцией про его отправку;
описанием вложения.

Эти документы надо правильно зарегистрировать, добавив в список корреспонденции, и вложить в личное дело работника на случай подачи судебного иска с его стороны.

Через третье лицо

Третье лицо может обратиться с просьбой выдать документ вместо уволенного сотрудника. Зачастую обращаются супруги работников, уволенных по причине дисциплинарного взыскания, за систематические прогулы и т. д. Не стоит передавать документ, если доверенность нотариально не заверена.

Но и вопрос о выдаче трудовой посредникам даже с учетом доверенности довольно спорный. По правилам выдачи законодательство регламентирует лишь возможность личного получения этого документа, без посредников.

Но в определенных ситуациях этой возможности просто нет. Обычно кадровый отдел отдает ТК по доверенности, а около записи о выдачи на руки документа указываются реквизиты доверенности, ФИО и подпись третьего лица.

Кадровики ссылаются на то, что в «Правилах выдачи ТК» не находится непосредственного указания на запрет передачи третьему лицу. Но в этом же законе рекомендовано ставить лишь личную подпись уволенного сотрудника, поэтому для подстраховки лучше всего изымать доверенность, вкладывая ее в личное дело.

Оформление отказной

В определенных ситуациях при требовании забрать документы сотрудник хамит нанимателю, переполненный эмоциями, и отказывается забирать ТК. Не забывайте, что когда эмоции стихнут, он вполне может возбудить административное дело о невыдаче на руки требуемых документов.

В этой ситуации нужно написать акт об отказе. Для чего надо обратиться к сотруднику с понятыми, которые будут свидетелями, и попросить пройти за получением ТК.

Если в ответ получен отказ, то вы сможете составить акт. Его можно составлять в свободной форме с описанием списка понятых, которые являлись свидетелями, что уволенный отказался в получении документов.

Описать ситуацию во время отказа необходимо в лаконичной форме с указанием противоправных действий уволенного сотрудника:

угрозы и оскорбления;
нецензурные выражения;
нахождение в нетрезвом виде.

Акт должны подписать присутствующие лица, при этом он регистрируется в должном виде и вкладывается в личное дело, но предварительно нужно сотрудника ознакомить с содержанием.

Затем уволенный работник сможет взять ТК в любое время, но подавать иск уже против вас не может.

Познакомиться с актом сотрудник обязан под роспись, но если он отказывается, то содержание можно ему зачитать, а понятые должны подписать документ с отметкой об отказе подписи работника.

Передача ТК почтой

Невзирая на ненадежность передачи важной документации Почтой РФ, как считают некоторые кадровики, в определенных ситуациях не получается избежать этого способа передачи трудовой.

Это обстоятельство возникает, если уволившийся работает вне населенного пункта. Эти ситуации зачастую появляются:

Во время вахтового способа работы. Для этих сотрудников, у которых поменялись обстоятельства перед выходом на вахту, предусматриваются специальные условия передачи документов.
Для работников филиалов, у которых основной офис расположен в другом городе.
Во время работы специалистов в мегаполисах.

Отправка ТК почтой для них производится на основании поданного заявления на увольнение и на отправку документов письмом.

Заявление на отправление

Этот документ можно составить предварительно при наличии сотрудника на работе. Заявление на отправку должно удостоверить руководство предприятия. Его можно составить согласно стандартного бланка.

Специальных правил и особенностей оформления нет, поскольку в отдельных ситуациях сотруднику необходимо составлять этот документ на свое усмотрение.

При этом непременно обязаны указываться основные пункты:

причина ухода с работы;
дата увольнения;
адрес получения;
прошение о пересылке.

В конце заявление обязано быть подписано сотрудником с установлением даты написания.

Также составить заявление о почтовой пересылке целесообразно в таких случаях:

Если работник находится в отъезде по причинам, которые не позволяют лично обратиться к руководителю.
Если увольнение происходит сразу же после командировки, из которой невозможно быстро вернуться.
Если сотрудник заведомо знает об отсутствии на рабочем месте для получения ТК.

С учетом вышеперечисленных причин отсутствия сотрудника можно послать ему документ почтой. Для этого надо обратиться в любое ближайшее почтовое отделение. Заполнить бланк на отправку письма и опись вложения. После этого письмо оформляется и выдается уведомление про отправку.

Спустя некоторое время вам обязаны доставить уведомление о получении. Это уведомление, а также выданную квитанцию и опись необходимо зарегистрировать в журнале корреспонденции и вложить в личное дело.

В определенных ситуациях запрос можно сделать телеграммой. Телеграмма обладает юридической силой, приравненной к согласию о пересылке. Помимо того — отправлять телеграмму для ускорения процесса более целесообразно. В таком случае необходимо поступать аналогичным образом, как и при обычной пересылке.

Получение в отделении

Если сотрудник находится на связи и интересуется передвижением документации, то можно ему выслать в электроном виде или продиктовать по телефону реквизиты почтового отправления. По этим реквизитам он сможет следить за перемещением посылки.

То есть, ему не надо будет ждать извещения, он сможет обратиться в почтовое отделение для получения во время прибытия документов.

Всю информацию можно с легкостью найти на сайте почты РФ, где отображаются все перемещения почтовых отправлений с учетом их реквизитов. Для чего на сайте необходимо найти раздел «отслеживание» и набрать в соответствующем поле номер посылки.

В появившемся окне необходимо ввести идентификатор отправления, по нему и определяется местонахождение письма.

Сервис удобен тем, что дает возможность экономить время, которое требуется для отправления извещения. Определенные отделения могут потратить на эту процедуру более недели.

Если вы не смогли по какой-то причине сообщить об отправке, то по прибытии документов в отделение заявителю отправят извещение.

Получив его, можно забрать письмо. После получения вам должно быть отправлено извещение о том, что работник забрал документы.

Отправка почтой — это почти единственный удобный способ для уволенных сотрудников, которые находятся в другом городе. Поскольку его можно применять даже в тех случаях, если уволенный сотрудник не хочет встречаться с руководителем.

Снятие ответственности с руководителя

Если вопреки проявленной инициативе руководителя сотрудник не получил ТК, руководствуясь обидой, личными принципами и убеждениями, либо обычной ленью, то ответственность с руководителя снимается.

Ответственность снимается после выполнения таких действий:

Извещение с требованием получить ТК заказным письмом.
Составление соответствующего документа об отказе.

Способы хранения документов

На хранении у руководителя могут находиться трудовые книжки по различным причинам. Как правило, это происходит в таких ситуациях:

Во время игнорирования уволенного сотрудника требований получить ТК, отсутствие ответа во время получения уведомления и отсутствие сотрудника на рабочем месте в последний день отработки.
Если заказное письмо пришло назад отправителю.

После всех необходимых манипуляций со стороны работника, который отвечает за сохранность и выдачу документации, ТК нужно зарезервировать.

Руководитель обязан выдержать три месяца. Если за это время хозяин ТК не появится — трудовую необходимо оформить. Это можно сделать таким способом.

В регистрационной книге выдачи документов и личном деле, где сотрудник обязан расписаться за получение, необходимо указать, что за получением сотрудник (ФИО, должность) не явился.

Книжка обязана храниться одновременно с другими трудовыми, но в отдельной папке на протяжении двух лет. Затем она передается в архив предприятия, где может находиться по установленным правилам.

Если вы директор компании либо несете ответственность за работу с сотрудниками, то не нужно рассчитывать на то, что даже маленькая проблема не сможет перерасти в препятствие для дальнейшей работы. Решать ее необходимо максимально быстро, не пожалев времени и сил. В дальнейшем потраченные ресурсы будут намного значительней.

Источник: https://trud.help/docs/o-poluchenii-trudovoy-knizhki/

Как поступить с трудовой книжкой при увольнении? А также образец уведомления о необходимости ее получения

Основным документом, подтверждающим деятельность работника, является трудовая книжка. Она оформляется работодателем при приеме на работу и хранится у него до момента прекращения трудовых отношений.

О том в какие сроки должна выдаваться книжка при увольнении, какие записи в нее должны вноситься, и что делать работодателю если сотрудник не явился за ТК в последний рабочий день, расскажем в статье.

В какие сроки происходит выдача?

При увольнении работодатель обязан выдать трудовую книжку в последний рабочий день (ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ).

Работодатель должен вручить ТК лично работнику. Но не всегда это представляется возможным. В случае отсутствия сотрудника в день увольнения, наниматель обязан направить уведомление:

Если даже после отправки уведомления бывший сотрудник не явился за ТК и не выразил согласие на получение ее по почте, трудовая должна храниться у работодателя до момента обращения уволившегося работника. Выдать ТК наниматель обязан в течение 3 дней с момента такого обращения (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Ответственность за задержку

За несвоевременную выдачу ТК работодатель может быть привлечен:

к административной ответственности за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ);
к материальной ответственности и обязанности возместить материальный ущерб в связи с тем, что отсутствие ТК воспрепятствовало трудоустройству уволенного сотрудника (ст. 234 ТК РФ);
компенсация морального вреда (ст. 237 ТК РФ).

Отправка уведомления освобождает нанимателя от ответственности за задержку в выдаче ТК, поскольку считается, что работодатель сделал все от него зависящее по возврату документа в срок.

Также существует несколько особенных случаев, связанных со сроками выдачи ТК:

если сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением, в таком случае трудовая книжка должна быть выдана в последний день работы, то есть, перед первым днем отпуска;
если на момент увольнения работник находится на больничном, ТК может быть выдана по заявлению сотрудника после закрытия листа временной нетрудоспособности;
если сотрудник отказался от получения ТК на руки, при этом отказ должен быть зафиксирован соответствующим актом в присутствии 2 свидетелей;
если на момент расторжения трудового договора сотрудник находится в местах лишения;
если в день прекращения трудовых отношений сотрудник совершил прогул;
если истек срок трудового договора, заключенного с беременной женщиной и продленного до окончания ее беременности.

Когда получение, если расторжение договора происходит день в день?

Требования ст. 84.1 ТК РФ, касающиеся сроков выдачи сотрудникам трудовой книжки, также применимы к ситуации, когда работник уволен в день написания им заявления.

Важно! Выдача ТК привязана ко дню увольнения: выдать трудовую работнику нужно именно в последний рабочий день. Когда сотрудник увольняется в 1 день, последним будет день подачи заявления, а в общем порядке — через 2 недели.

Что делать, если в ТК нет записи?

Что делать, если в трудовой книжке нет записи об увольнении? Отсутствие в трудовой книжке записи о расторжении трудового договора является нарушением со стороны работодателя, который обязан должным образом оформить ТК перед тем, как отдать ее работнику (п. 35 Правил).

Подобное нарушение возможно, например, если организация, в которой работал сотрудник, прекратила свое существование, процедура ликвидации не была выполнена в соответствии с требованиями законодательства, а ответственные лица, способные внести в ТК соответствующую запись об увольнении, отсутствуют.

Работодатели также освобождаются от внесения записи об увольнении в ТК в следующих случаях:

работодатель является физическим лицом и не является индивидуальным предпринимателем — в этом случае наниматель вообще не ведет ТК;
работа для сотрудника не является основной (работает по совместительству) — про эту ситуацию будет сказано ниже;
сотрудник работал в организации менее 5 дней (ч. 3 ст. 66 ТК РФ) — в таком случае в его ТК может отсутствовать и запись о приеме на работу.

Для получения отметки о расторжении трудового договора работник может:

обратиться к бывшему работодателю с требованием внести соответствующую запись в ТК;
обратиться с заявление в Государственную инспекцию труда, которая при наличии оснований вправе привлечь бывшего работодателя к административной ответственности, а также выдать ему обязательное для исполнения предписание о внесении в ТК записи об увольнении;
обратиться в суд с исковыми требованиями об обязывании бывшего нанимателя внести соответствующую запись в ТК, либо с заявлением об установлении факта увольнения в порядке упрощенного судопроизводства;
обратиться к новому работодателю при прекращении деятельности предыдущего нанимателя и наличии приказа о расторжении служебного контракта.

Вопрос. Могут ли возникнуть сложности при дальнейшем трудоустройстве, если запись в трудовую внесена некорректно или отсутствует вообще?

Ответ. Отсутствие записи в трудовой книжке или ее неправильная формулировка не является основанием для отказа в приеме на работу. Но нужно учесть следующие варианты.

Ситуация 1.
В том случае, если сотрудник проработал в организации свыше 5 дней, а его трудовая не велась, то при следующем оформлении ТК могут возникнуть проблемы.
У нового работодателя просто не будет полномочий для внесения необходимых записей или исправление ошибок предыдущего.
Лучшим решением будет обратиться к предыдущему работодателю с просьбой внести соответствующие изменения.
Ситуация 2.
А если у работника помимо записи об увольнении отсутствует также запись о приеме на работу (а это происходит, если сотрудник проработал в организации менее 5 дней), то никаких сложностей с дальнейшим ведением трудовой у него не будет.

Как правильно заполнить?

ТК представляет собой таблицу с четырьмя графами, в которые вносится следующая информация (раздел 5 Инструкции по заполнению трудовых книжек):

в первую графу – порядковый номер записи, при этом нумерация является сквозной, т. е. каждой записи, будь то запись о приеме на работу, переводе на другую должность или об увольнении, присваивается последующий номер;
во вторую – дата увольнения;
в третью – причина и основание увольнения со ссылкой на статью, ее часть и пункт, при этом формулировка записи должна соответствовать формулировке, изложенной в ТК РФ;
в четвертую – дата и номер приказа об увольнении.

Запись о прекращении трудового договора должна быть подтверждена подписью работодателя, ответственного за ведение ТК (представителем кадровой службой или бухгалтером), увольняющимся работником, а также заверена печатью (при ее наличии).

Какую дату ставить?

В графе 2 указывается фактическая дата расторжения трудового договора (увольнения). Часто эту дату путают с датой принятия приказа об увольнении или внесения соответствующей записи в саму ТК.

Однако есть исключение. Если работодателем были нарушены сроки выдачи ТК или внесены неправильные формулировки, то днем увольнения считается день выдачи трудовой (п. 35 Правил).

Запись, которая была внесена ранее признается недействительной. Кроме того, работодатель должен возместить неполученный сотрудником за это время заработок.

Также необходимо учитывать, что если дата расторжения трудового договора приходится на выходной или праздничный день (такая ситуации возможна, например, при увольнении по собственному желанию), датой увольнения будет следующий за ней рабочий день. Именно эта дата и должна быть вписана во 2 графе.

Печать

В соответствии с п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках») все записи, внесенные в ТК сотрудника, который уволен, необходимо заверить печатью. Однако с 6 апреля 2015 г. не все организации обязаны ее иметь.

https://www.youtube.com/watch?v=8OvRLjjj2Y0

В соответствии с Разъяснениями, подготовленными Министерством труда и соц.защиты в случае, если организация не имеет печати, то достаточно подписи руководителя или лица, ответственного за ведение ТК, для заверения вносимых в трудовую записей (в том числе, и при увольнении).

Образец заполнения

Рассмотрим пример того, как заполняются графы ТК в случае увольнения работника по собственному желанию.

Важно! Использовать сокращения в формулировках запрещено (за исключением инициалов представителя работодателя).

В 3 графе могут быть использованы формулировки: «трудовой договор расторгнут по инициативе работника», «уволен по собственному желанию». Обязательно нужна ссылка на п. 1 ч. 2 ст. 77 ТК РФ.

Разница записи в ТК при увольнении по другим основаниям будет заключаться в 3 графе. Например, при увольнении по соглашению сторон в третьей графе будет следующая формулировка: «уволен по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Порядок внесения записи о расторжении трудового договора и ее формулировки установлен в разделе 5 Инструкции по заполнению трудовых книжек (Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69).

Подробнее о формулировках записей в трудовой книжке читайте здесь.

Образец уведомления о необходимости получения ТК

Уведомление направляется увольняемому сотруднику, если он отсутствует на работе в последний рабочий день. Уведомление информирует работника о том, что ему необходимо либо явиться лично для получения ТК, либо выразить свое согласие на отправку ТК почтой.

Унифицированного бланка для уведомления не предусмотрено, поэтому оно составляется в произвольной форме. Выглядеть оно может следующим образом:

Этот документ необходимо направить заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении его работнику. Со дня направления работодатель освобождается от ответственности за задержку в выдаче ТК (п. 36 Правил).

Как отправить работнику по почте?

Отправить ТК почтой работодатель может лишь в случае получения письменного согласия работника на это. Во избежание проблем, направить ТК следует ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении работнику.

Справка! Опись вложения будет являться подтверждением исполнения работодателем своей обязанности по направлению ТК бывшему сотруднику. Следовательно, в случае утраты книжки почтовой службой, он не сможет быть привлечен к ответственности.

Источник: https://narabote.me/uvolnenie/dokumenty/tk.html

Уведомление о получении трудовой книжки. Образец и бланк 2020 года

Уведомление о получении трудовой книжки не является обязательным условием увольнения.

Файлы в .DOC:Бланк уведомления о получении трудовой книжкиОбразец уведомления о получении трудовой книжки

Необходимость в направлении уведомления возникает в случае, когда работник либо не осведомлен об увольнении, либо отказывается получать трудовую книжку ввиду несогласия с мотивами увольнения.

Правовая регламентация

В соответствии со ст. 84.1 ТК РФ в день увольнения работодатель обязан вернуть работнику трудовую книжку с произведенными в ней соответствующими записями. Несвоевременный возврат трудовой книжки работнику является административным правонарушением и в случае жалобы работника работодателю грозит солидный штраф.

Кроме того, время задержки в выдаче трудовой книжке расценивается судом как время вынужденного прогула, а значит, работодатель будет обязан оплатить этот период работнику, исходя из размера средней заработной платы.

Следует отметить очевидное – работодатели крайне редко задерживают выдачу трудовой книжки. Намного чаще сам работник по тем или иным причинам не является за трудовой книжкой. И если работодатель проявит невнимательность и не направит своевременно уведомление работнику о необходимости забрать книжку, то вполне имеет шанс в скором времени получить повестку в суд.

Поэтому, если в день увольнения работник не явился за трудовой книжкой самостоятельно, буквально на следующий день ему следует направить уведомление.

Составление уведомления

Закон не устанавливает каких-либо требований по оформлению и содержанию уведомления о получении трудовой книжки, то есть составляется оно в свободной форме с соблюдением правил, предъявляемых к деловой переписке.

По сути уведомление выполняет две функции. Во-первых, оно является извещением о необходимости явиться к работодателю и забрать трудовую книжку. Во-вторых, оно является способом установить, есть ли у работодателя иная возможность вручить работнику трудовую книжку, если тот не желает забирать ее лично.

Поэтому одновременно с извещением текст уведомления должен содержать и вопрос, каким еще способом можно доставить трудовую книжку по назначению – ценным письмом, бандеролью, курьером и т.д.

Структура уведомления является стандартной и должна включать в себя:

наименование и реквизиты работодателя;
ФИО и адрес работника;
предложение явиться немедленно после получения уведомления за трудовой книжкой или иным способом известить работодателя о том, каким образом передать книжку владельцу;
номер телефона, по которому работник может связаться с работодателем;
дату и подпись должностного лица.

Уведомление может быть отправлено по домашнему адресу работника заказным письмом или вручено ему нарочным.

Следует учесть, что адрес в уведомлении должен соответствовать адресу в трудовом договоре либо быть иным образом подтвержден. Отправка уведомления по непроверенному адресу даст работнику лишние козыри в случае потенциального судебного спора.

Последствия

Выше мы говорили, что трудовая книжка должна быть вручена работнику в день его увольнения. То есть невручение трудовой книжки в установленный законом срок уже само по себе является нарушением закона.

Отправка уведомления, в соответствии с Постановлением № 225 от 16 апреля 2003 года Правительства РФ, снимает с работодателя ответственность за то, что требования закона в части возврата трудовой книжки не были исполнены.

Источник: https://zakonius.ru/obrazec/uvedomlenie-o-poluchenii-trudovoj-knizhki

Уведомление о получении трудовой книжки при увольнении: образец

Трудовая книжка – документ для определения соответствия претендента имеющейся вакансии, отметок профессионального роста, причин увольнения, права на страховую пенсию.

В период действия контракта находится на хранении работодателя. Нарушение правил хранения, заполнения ведет к административной ответственности, признания записей не действительными.

В день увольнения она должна быть выдана владельцу на руки.

Скачать образец уведомления о явке за трудовой книжкой .pdf
Образец уведомления о получении трудовой книжки при увольнении .doc
Образец уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой .doc
Типовая форма и пример уведомления о получении трудовой книжки .doc

Законодательная база

Трудовая книжка относится к документам строгой отчетности, что означает обязательное соблюдение всех предписанных инструкций, правил, нормативных актов.

Учет трудовых книжек ведется в книге учета движения, ответственным лицом является работник отдела кадров. В ней регистрируются формуляры работающих сотрудников, номера и серии, выданных дубликатов и новых бланков.

На каждого работника заводится личная карточка, в которую вносятся все сведения, включая трудовые.

Заполнение, ведение, хранение книги учета движения регламентируется Постановлением Правительства «О трудовых книжках» в совокупности с Правилами ведения (с изменениями от 25.03.2013). Порядок заполнения личной карточки по форме № T-2ГС (МС) утвержден Постановлением Госкомстата от 5 мая 2001 года №1.

Отсутствие документа возможно по трем причинам:

первичное трудоустройство;
порча;
потеря.

Трудовая книжка при первом трудоустройстве оформляется в течение первых 7 рабочих дней в присутствии работника.

При утрате документа его владелец должен сообщить работодателю последнего места работы о случившемся без промедления. По его письменному заявлению в течение 15 дней должен быть выдан дубликат, в который переносятся все имеющиеся сведения. В таком же порядке происходит получение дубликата при порче книжки.

Наниматель делает отметку в трудовой книжке, если работник проработал не менее 5 дней. Все записи о должностных обязанностях, переводах дублируются в личной карточке под роспись лица, на которого оформлен документ.

Как надо оформлять увольнение в трудовой книжке

По окончании трудового соглашения все отметки, сделанные в формуляре, заверяются подписью ответственного лица, работодателя, печатью, подписью работника.

В тех случаях, когда книжка велась на двух языках (русском и языке республики), заверяются оба варианта.

Формулировки прекращения трудовых отношений должны соответствовать нормативным актам и иметь на них ссылку: положения Трудового Кодекса (статьи 84, 83), Федеральных законов.

При увольнении работник расписывается в приказе, книге учета движения и в личной карточке.

Работник имеет право отказаться получать книжку при увольнении, если не согласен с формулировкой или обнаружил неточность. По его письменному заявлению работодатель обязан выдать новый формуляр, в котором продублированы все предыдущие записи.

Период, в течение которого сотрудник не получил документ по вине работодателя, считается рабочим. Запись об увольнении фиксируется как недействительная. При выдаче документа делается новая запись на основании другого распоряжения.

Промежуток времени между приказами оплачивается согласно окладу, тарифной сетке.

Работник в последний рабочий день может не расписаться в приказе об увольнении и получении книжки. Факт отказа актируется и подтверждается подписью трех свидетелей.

При невозможности выполнить процедуру увольнения из-за отсутствия сотрудника на рабочем месте делается отметка в табеле учета. Если в течение 3 дней уволенный работник не объявился, ему отправляют уведомление о необходимости получения трудовой книжки при увольнении.

Правила составления уведомления

В законодательных актах нет точных формулировок, как поставить в известность сотрудника после увольнения, если трудовая книжка осталась у работодателя. Обращение составляется на основании общего порядка разрешения конфликтных ситуаций.

Во избежание штрафных санкций для компании и лично для работодателя необходимо на следующий после увольнения день составить извещение о получении документа уволенному сотруднику.

Образец уведомления чтобы забрать трудовую книжку при увольнении должен включать:

реквизиты компании;
личные данные уволенного;
причину обращения;
подпись работодателя.

Сообщение должно быть на фирменном бланке, иметь исходящий номер, где указана дата составления документа.

Личные данные обязаны соответствовать записи в трудовой книжке и в личной карточке. В причине письма необходимо указать:

с какого числа прекращены трудовые отношения;
почему (со ссылкой на нормативный акт);
мотивацию необходимости забрать персональный документ.

Необходимо предложить дать письменное согласие на пересылку формуляра по почте. Здесь же сообщается, что работодатель с данного времени не несет ответственности за задержку выдачи документа.

Оповещение составляется в двух экземплярах: один отправляется бывшему сотруднику, другой остается в его личном деле.

Способы передачи уведомления

Уведомления о трудовой книжке при увольнении посылаются почтовым извещением в виде заказного письма с описью вложения. Квитанция и копия вложения хранятся вместе с экземпляром оповещения.

Адрес, по которому направляется письмо, должен быть взят из личного дела. Если таких адресов несколько – заказные письма отправляются по каждому адресу.

Квитанции и описи вложения присоединяются к личному делу.

Скачать образец уведомления о явке за трудовой книжкой

Без письменного разрешения владельца книжки пересылать ее по почте запрещено законом. Возможна выдача на руки доверенному лицу, имеющему на руках оформленную соответствующим образом нотариальную доверенность. Близкие родственники, супруги не имеют права получить персональный документ без такой доверенности.

Доверенность принимается в случае срочного призыва, отбывания наказания по решению суда. Закон разрешает командиру воинской части и начальнику колонии заверять подобные документы. При уведомлении на получение трудовой книжки при увольнении осужденные и солдаты-срочники могут дать письменное согласие на почтовое отправление документа.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Сотрудник, у которого истекло время действия контракта, в свой последний рабочий день должен обратиться в отдел кадров за трудовой книжкой. Он обязан расписаться в документе рядом с приказом об увольнении, в своей учетной карточке и журнале учета о получении формуляра на руки.

Исключение составляет смерть бывшего сотрудника: формуляр передается родственнику, предъявившему оригинал и копию свидетельства о смерти и свои паспортные данные под расписку.

Если после смерти уволенного работника документ не был востребован, то на адреса из личной карточки отправляются заказные извещения.

В образце уведомления о получении трудовой книжки при увольнении умершего обращаются к родственнику с предложением получить под расписку или дать письменное согласие на пересылку по почте.

При предоставлении доверенности, свидетельства о смерти разрешается поставить подпись в карточке учета и журнале посторонним лицам.

Что делать, если сотрудник не может получить трудовую книжку по той или иной причине

Обстоятельства, по которым важный документ не был выдан, могут быть различны:

Объективные, не зависящие от работодателя и работника:
— болезнь уволенного работника;
— смерть;
— отсутствие в месте нахождения предприятия (отпуск, призыв в армию, заключение под стражу);

— стихийные бедствия, техногенные катастрофы.
Субъективные: личное нежелание бывшего сотрудника из-за конфликтной ситуации с работодателем.

По закону в последний рабочий день должен быть издан приказ об увольнении, о чем делается отметка в книжке. Уволенный сотрудник обязан расписаться в карточке учета и журнале о выдаче ему документа. Расхождение с требованием закона происходит чаще всего при заключении срочных контрактов и при нарушениях корпоративной дисциплины постоянными сотрудниками.

Срочный контракт, заключенный на время замещения постоянного сотрудника, прерывается в день его выхода на работу. Временный работник может быть в это время на больничном, в отпуске.

Вручить ему персональную книжку не представляется возможным.

В образце уведомления о трудовой книжке при увольнении в таком случае обосновываются причины расторжения со ссылкой на приказ, просьба забрать документ.

Прогульщик, уволенный по статье, сотрудник, не согласный с аргументами работодателя о его сокращении, не забирают документ либо по халатности, либо из желания наказать работодателя и предприятие финансово.

По прошествии времени не получивший формуляр на руки гражданин имеет право обратиться в суд с требованием материального и морального возмещения ущерба. Причина – невозможность устроиться на новую работу из-за своеволия работодателя.

Наличие копии своевременно отправленного извещения, акта об отказе получить формуляр послужат контраргументом в судебном разбирательстве.

Образец уведомления о вручении трудовой книжки

Примерный образец уведомления о вручении трудовой книжки при увольнении как следует из статьи 84.1 ТК РФ:

Наименование организации/компании в соответствии с государственной регистрацией.
Фамилия, имя, отчество получателя.
Адрес регистрации получателя.
Регистрационный номер и дата исходящего документа.
Обращение к получателю по имени, отчеству.
Указание на обязанность работодателя выдать трудовую книжку при окончании соглашения со ссылкой на норму закона.
Напоминание, что договор расторгнут на основании приказа (номер и дата).
Просьба забрать документ в отделе кадров (адрес, часы и дни работы) или дать письменное согласие на пересылку почтовым отправлением.
Сообщение, что со дня отправки уведомления по почте, предприятие не несет ответственности за несвоевременную выдачу формуляра.
Личная подпись работодателя.

Варианты оповещения могут иметь отличия в пункте 7, где указываются причины прекращения трудовых отношений. Остальные пункты остаются неизменными, обязательными для всех извещений.

Источник: https://Pensiolog.ru/pravo/uvedomlenie-pri-poluchenii-trudovoi-knizhki-pri-uvolnenii/

Уведомление о получении трудовой книжки при увольнении: порядок оформления, образец документа, сроки и порядок отправки

При стандартной процедуре расторжения трудового договора с сотрудником никакие уведомления отправлять не требуется.

Это может понадобиться только в случае, если работник в силу определенных причин не получил трудовую книжку на руки при увольнении.

Отправка уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой или о предоставлении согласия на отправку ее почтой позволяет работодателю избежать ответственности за нарушение норм трудового права.

Какими правовыми нормами регулируется

Вся процедура расторжения трудового договора с сотрудником строго регулируется Трудовым кодексом. Это сделано для недопущения злоупотреблений со стороны работодателя и сотрудника при расторжении трудового договора.

Трудовая книжка передается работодателю на хранение при приеме сотрудника на работу (на основании ст. 65 ТК РФ). Работодатель обязан выдать документ только после расторжения с работником трудового договора.

Трудовой договор расторгается как по инициативе работодателя, так и по желанию сотрудника или по соглашению сторон. Но независимо от этого действует общий порядок увольнения. Согласно ст. 84.

1 Трудового кодекса, сотрудник должен получить в последний рабочий день все заработанные им деньги за период работы (в частности, зарплату, компенсацию неиспользованного отпуска и, если это предусмотрено, – выходное пособие).

В последний день работодатель передает сотруднику все документы, которые связаны с его трудовой деятельностью. Важнейшим из них является трудовая книжка. Она выдается сотруднику на руки, о чем ему необходимо поставить подпись в специальном учетном журнале.

Невыдача трудовой книжки недопустима и является нарушением трудового законодательства.

Помимо Трудового кодекса, процедура ведения, хранения и заполнения трудовых книжек регламентируется Правилами Постановления Правительства от №225 и Инструкцией Минтруда от 2003 года.

Согласно п. 36 Правил, утвержденных Постановлением Правительства от 2003 года №225, бывшему сотруднику должно быть направлено письменное уведомление о необходимости получить трудовую книжку, если он не сделал этого при увольнении.

В каких случаях требуется

На основании трактования норм Трудового кодекса ст. 84.1, подготовка и отправка работнику уведомления о необходимости получить трудовую книжку нужна в случае, если он не мог в последний рабочий день получить документ:

по личным мотивам;
в результате возникновения обстоятельств, на которые стороны не могли оказать никакого влияния.

Приведем перечень типовых ситуаций, требующих отправки уведомления о необходимости забрать трудовую книжку:

Сотрудник отсутствовал на работе в последний рабочий день, трудовой договор с ним расторгнут.
Работник, несмотря на увольнение, отказался от получения трудовой книжки по своим соображениям.
При увольнении осужденного сотрудника: он должен дать согласие на пересылку трудовой или получение ее доверенным лицом. В последнем случае необходима доверенность на представление интересов, которую вправе заверить начальник колонии (по ст. 185 ГК).
При увольнении сотрудника, который был призван для прохождения военной службы. Трудовой договор с ним расторгается автоматически на основании ст. 83 ТК.
В случае смерти работника. При этом уведомление направляется в адрес одного из родственников.

Когда уведомление направлено, с работодателя снимается ответственность за невыдачу трудовой книжки.

Стоит учесть, что в уведомлении работодатель не только оповещает сотрудника о необходимости явиться за трудовой книжкой, но и спрашивает его согласия на отправку трудовой заказным письмом с описью вложения.

При этом, согласно п. 36 Правил №255 от 2003 года, отправка трудовой книжки почтой без предварительного согласия работника не допускается.

Как составить

В законодательстве лишь в общих чертах регулируется порядок действий работодателя в случае отказа сотрудника от получения трудовой книжки или при невозможности забрать ее лично.

Но образцы необходимых документов, которыми следует руководствоваться работодателю при отправке уведомления, здесь не приведены. Нет их не только в Трудовом кодексе, но и в Правилах №225, и в Инструкции №69.

Поэтому работодатель составляет уведомление в свободном формате, но с учетом положений ст. 84.1 Трудового кодекса.

В уведомлении в адрес сотрудника о необходимости забрать трудовую книжку нужно прописать такие сведения:

Дата составления и исходящий номер документа (согласно внутренней системе нумерации).
Фамилия, имя и отчество сотрудника, с которым расторгли трудовой договор, и его адрес.
Сообщение о том, что с сотрудником расторгли трудовой договор.
Дата прекращения трудовых отношений.
Указание на необходимость забрать трудовую книжку, которая осталась на предприятии.
Адрес, по которому она хранится, и время, когда можно забрать документ.
Просьба предоставить письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте.
Должность уполномоченного лица от имени работодателя, его подпись и расшифровка.
Печать работодателя (при ее наличии).

Образец уведомления о явке за трудовой книжкой можно скачать по следующей ссылке.

Наличие всех указанных реквизитов позволит утверждать, что сотрудник был должным образом уведомлен о необходимости забрать трудовую книжку.

Сроки оформления уведомления

Работодатель обязан отдать трудовую книжку работнику, который не получил ее при увольнении, в течение 3 дней после поступления от него такого заявления. Но если трудовая книжка была утрачена работодателем, то на него возлагается ответственность за выдачу ее дубликата.

Уведомление о необходимости получения трудовой книжки следует отправить незамедлительно: на следующий рабочий день после последнего дня работы сотрудника.

Как правильно отправить

Уведомление допускается направить в адрес работника одним из следующих способов:

«Почтой России» – желательно сделать отправление посредством ценного письма с описью вложения. Само уведомление о вручении не нужно, так как отслеживание движения письма возможно по трек-номеру с помощью электронных сервисов.
Собственной курьерской службой компании или сторонней курьерской компанией. Подтверждением отправки уведомления станет подпись сотрудника в накладной или специальной ведомости.

Если сотрудник получит уведомление, но никак не отреагирует на него, то работодателю следует передать трудовую книжку на хранение в архив. По закону они должны храниться в течение 75 лет.

Ответственность за неотправку

Независимо от причины, по которой работодатель не выдал трудовую книжку, от наличия или отсутствия его вины в этом за нарушение положений Трудового кодекса предусмотрено наказание. Оно содержится в ст. 5.27 КоАП РФ.

Когда работодателем является организация, то штраф за невыдачу трудовой книжки установлен в размере 50 тыс. р. Для предпринимателя величина ответственности составляет 5 тыс. р.

По ст.

234 КоАП предусматривается компенсация за невыдачу трудовой книжки в пользу сотрудника.

Ее размер определяется на основании неполученного заработка за период с момента увольнения до передачи физлицу документа.

Негативные последствия для работодателя наступают, только если он не отправил сотруднику уведомление о выдаче трудовой книжки. Такой порядок действий допустим, если сотрудник уклоняется от получения трудовой книжки или не имеет возможности явиться за ней лично. Порядок действий прописан в ст. 84.1 Трудового кодекса.

Но если же работодатель умышленно не выдает трудовую книжку работнику, то ему грозит ответственность. Работник вправе обратиться в суд, а также с жалобой на действия компании в трудовую инспекцию.

В случае если работодатель так и не отправил уведомление, то, согласно ст. 234 Трудового кодекса и п. 35 Правил №225, он должен придерживаться такого порядка действий:

Издать новый приказ о расторжении трудового договора. Приказ издается на день получения сотрудником трудовой книжки или день отправки уведомления .
Если в трудовой книжке уже содержится запись об увольнении сотрудника, то работодателю следует ее аннулировать и признать недействительной. Затем вносится запись с другой датой увольнения.
Сотруднику возмещается весь недополученный им заработок за период задержки с выдачей трудовой книжки. Средний заработок определяется как среднедневной заработок, умноженный на количество дней до момента получения трудовой книжки или до дня отправки уведомления (такая позиция содержится в судебной практике).

Таким образом, работодатель несет материальные потери в случае неотправки уведомления в размере среднего заработка сотрудника за каждый день просрочки.

Помимо этого, с работодателя могут взыскать денежную компенсацию в размере 1/150 ключевой ставки, которая установлена Банком России (по ст. 236 ТК), и компенсацию морального вреда, который был причинен неправомерными действиями администрации (по ст. 237 Трудового кодекса).

Таким образом, уведомление о трудовой книжке при увольнении составляется в случае, если этот документ не выдали непосредственно при расторжении трудового договора в последний рабочий день.

Работодатель должен учесть два важнейших требования при отправке уведомления: в него следует включить требование о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку почтой; уведомление должно быть отправлено способом, который бы обеспечил доказательства его получения сотрудником.

Если работодатель не отправит уведомление и задержит трудовую книжку физлицу, то на предприятие накладываются комплексные санкции: это штраф за нарушение трудового законодательства по КоАП РФ и дополнительные выплаты в адрес сотрудника из-за необходимости изменения даты увольнения.

Загрузка…

Источник: https://pravo.team/trudovoe/trudovaya-knizhka/uvedomlenie-o-polucenii.html