Каждый работник, кто отработал в компании отрезок не меньше 6 месяцев, наделен право получить время отдыха. Для определения очередности ухода в отпуск всех работников компании разрабатывается специальный документ – график отпусков. Администрации нужно произвести уведомление об отпуске за 2 недели до его приближения.
Когда работнику нужно отправлять уведомление об отпуске?
Сотрудникам в процессе выполнения ими трудовых обязанностей, могут оформляться разные периоды отдыха:
Уведомление об отпуске должно сообщать сотруднику, что уже совсем скоро предстоит период отдыха, запланированный в графике отпусков. ТК устанавливает, что сообщить об этом администрация обязана не позже 2-х недель до этого времени.
Если сотрудник в запланированный день на своем рабочем месте не находится, и потому не может ознакомиться и подписать уведомление, то документ нужно переслать ему по адресу проживания заказным отправлением с уведомлением о получении. При этом датой, когда сотруднику было сообщено об отпуске, станет дата фактической передачи письма (по отметке на уведомлении).
Когда уведомление не было предоставлено, то сотрудник имеет право перенести время отпуска на любой удобный для него месяц. Для этого ему необходимо оформить заявление, где указать новый период отпуска, и предоставить его руководству. На основе него кадровая служба должна подготовить приказ об изменении сведений в графике отпусков.
бухпроффи
Важно! Кроме этого, за не уведомление фирме и должностным лицам грозит административная ответственность. Если будет проведена проверка, которая выявит данный факт, то на всех виновных будут наложены штрафы в соответствии с КОАП.
В необходимости своевременно провести уведомление работника об отпуске есть лазейка для тех, кого не устраивает установленный для него период отдыха. Если сотрудника не предупредили письменно, то он имеет полное право не идти в отведенное для него время, а выбрать себе новое, которое его полностью устроит.
Нужно ли оформлять заявление на отпуск если получено уведомление?
Оформление заявления играет роль просьбы предоставить сотруднику время отдыха. Когда отпуск предоставляется согласно заранее составленному и согласованному графику, в составлении заявления нет необходимости.
Однако все же есть ситуации, при которых информация в графике есть, но заявление все же написать нужно:
- Сотрудник получил согласие от руководства пойти в отпуск в другой день, чем записано в графике;
- В график занесен только месяц, а конкретная дата там не записана;
- Отпуск предоставляется новому сотруднику, который на момент составления документа еще не работал.
В указанных ситуациях заявление, где проставлена виза руководителя, служит подтверждением согласования периода отпуска, и является основанием для создания необходимого приказа и проведения расчета выплат.
Кадровики некоторых компаний все равно требуют оформления заявления на отпуск, даже когда работник идет в него согласно графику. Они обосновывают это тем, что составление приказа и расчет выплат могут быть проведены только на основании письменного запроса. Нормативными актами не запрещено это делать, хотя и влечет за собой лишний документооборот.
Как провести ознакомление
Законодательно не установлен обязательный к применению способ оповещения сотрудников об отпуске.
Как правило, используются следующие типы:
- Заводится журнал уведомлений сотрудников об отпуске — в него по каждому факту сообщения об отпуске вписываются данные о работнике, типе и периоде отпуска, дате сообщения, а работник в подтверждение этого ставит свою подпись.
- Проставление отметки в приказе на отпуск — закон определяет, что работник должен быть ознакомлен со своим приказом на отпуск, а в подтверждение этого расписаться там. Этот шаг может трактоваться как уведомление работника об отпуске по графику отпусков. Но нужно иметь в виду, что работнику необходимо сообщить о приближающемся отдыхе за 2 недели, а поэтому приказ также нужно оформлять в этот период. Датой уведомления будет выступать не день, в который издан приказ, а тот, когда работник фактически поставил отметку об ознакомлении.
- Введение новой графы в график отпусков. Закон разрешает производить доработку типовых бланков под нужды организации. Поэтому, туда можно также добавить графу для того, чтобы работник в ней ставил дату и подпись подтверждения сообщения о приближающемся отпуске.
- Уведомление в виде предоставления отдельного документа. Такой способ уведомления чаще всего встречается на предприятиях. Письменный документ должен содержать все необходимые сведения, и он печатается в двух копиях — одна выдается на руки работнику, а на второй он ставит подтверждающую подпись.
Работник может быть не согласен с периодом отпуска, а потому откажется подписывать уведомление. При возникновении этой ситуации в присутствии хотя бы двух независимых людей оформляется акт об отказе. После этого документ подкалывается к графику отпусков и хранится вместе с ним.
При составлении уведомлением отдельными бланками, желательно создать отдельный журнал регистрации, где фиксировать каждую выдачу уведомления работнику, а также дату подписания. Стандартной формы для него не существует, а потому можно разработать свою, на основе внутренних потребностей.
Внимание! Уведомления об отпусках должны храниться в архиве организации не меньше 5 лет.
Уведомление об отпуске за 2 недели образец скачать Word.
Закон нигде не указывает, какую именно форму должно иметь уведомление, если его оформляют как отдельный документ. В организации для его основы можно использовать фирменный бланк, а текст составить исходя из особенностей работы компании.
Весь текст уведомления можно целиком набрать на компьютере, или же использоваться в виде шаблона с незаполненными полями, в которые вручную вносятся сведения о сотруднике — его Ф.И.О., должность, период и начало отпуска и т. д.
В верхней части уведомления нужно указать название и реквизиты организации. После этого на отдельной строке записываются дата оформления и место.
Далее в правой части бланка указываются данные о сотруднике, кому передается документ — его Ф.И.О. и должность.
Затем посередине листа нужно записать название – «Уведомление», и проставить его номер. Под ним необходимо произвести регистрацию бланка в журнале.
Текст самого уведомления нужно составлять в форме письма в вежливой форме, там необходимо указать:
- Статью ТК, где указана необходимость предоставить работнику уведомление;
- Сведения о дате начала и завершения отпуска по графику;
- Длительность периода в днях;
- Сведения о графике отпусков, в котором был закреплен данный период предоставления отдыха;
- Необходимость поставить подпись на бланке и вернуть его назад в кадровую службу.
Уведомление об отпуске должно подписывать лицо, ответственное за оформление документа, руководитель кадровой службы. В нижней части бланка обязательно должна находиться пустая графа, в которой работник может проставить дату ознакомления и свою подпись.
Помогите нам в продвижении проекта, это просто: Оцените нашу статью и сделайте репост! (1
Уведомление об отпуске по графику образец скачать
Законодательством предусматривается право трудящегося по контракту после определенного периода работы получить оплачиваемый период отпуска.
Так как в компании работает некоторое количество работников, то необходимо регулировать, когда сотрудники будут уходить в отпуск. С этой целью разрабатывается график отпусков.
Помимо этого, от руководства требуется проведение обязательного уведомление об отпуске работника за 2 недели.
В каком случае необходимо уведомлять работника об отпуске?
Работникам компании могут предоставляться самые различные отпуска, к ним относятся:
- Ежегодный оплачиваемый отпуск.
- Дополнительный оплачиваемый отпуск — предоставляется в случаях предусмотренных законодательством и когда в оформленном с работником соглашение, существует условие о предоставлении ему дополнительно периода отдыха.
- Иные виды отпусков, предоставляемых в соответствии с законодательством или положениями нормативных актов компании. Например, ученический, отпуск по беременности и родам, по уходу за детьми и т.д.
Нормы права устанавливают обязанность информировать работника о начале его отпуска только в отношение основного и дополнительного отпуска. Причем сделать это руководство компании должно не менее чем за две недели до начала данного периода.
Когда работающий человек отсутствует по каким-либо причинам в этот период, то уведомление можно отправить ему на его почтовый адрес, где этот человек фактически проживает.
Однако, следует отправление оформлять в виде письма с уведомлением о вручении. А датой уведомления будет считаться дата, проставленная почтой в момент вручения письма на уведомлении.
Внимание: если администрация проигнорирует необходимость уведомления работника о дне начала их отпусков, то сотрудники компании получают право осуществить перенос периода отдыха на любое удобное для них время.
Когда работником принимается такое решение, то он должен составить заявление, в котором укажет желаемую дату начала отпуска. После этого инспектор кадровой службы подготавливает приказ о внесении изменения в график отпусков и о переносе отпуска на указанное время.
На предприятие, допустившее такое правонарушение, может быть наложен штраф в соответствии с КоАП. Кроме этого при проведении проверки контролирующие органы к ответственности могут привлечь всех лиц, чью вину они установят.
- Внимание: если работник не захочет идти в отпуск в предусмотренный графиком отпусков период, то уклонение от получения уведомление позволить ему оформить этот период отдыха в желаемое время.
- Законодательством предусматривается обязанность руководства компании проводить ознакомление работников с датами начала их отпусков, но не регулируется способ, каким образом это осуществлять.
- Практика определяет, что организации могут использовать следующие варианты уведомлений:
- Ведение журнала уведомления работников о датах их отпусков — в нем при каждом уходе каждого работника инспектором вписываются следующие сведения: должность и личные данные работника, тип предоставляемого отпуска, его продолжительность, а также дни начала и окончания. После этого работник ставит свою визу и проставляет дату ознакомления.
- Включением в содержание приказа на отпуск отметки об ознакомлении с датами отпуска — в соответствии с законодательством, работнику необходимо вручить приказ на предоставление отпуска, для ознакомления с его содержанием под роспись. Этот же документ можно использовать и в качестве уведомления о днях начала данного периода. Однако при этом следует учитывать, что сделать это следует за две недели до начала отпуска. Поэтому приказ об отпуске придется оформлять заранее. Датой уведомления при этом будет считаться не дата издания распоряжения, а дата, которую работник проставит в нем при ознакомлении.
- Включение в график отпусков отдельной графы для проставления работником даты ознакомления со днями начала и окончания отпуска. Законодательно закреплено право предприятия на это. В связи с этим в график отпусков достаточно добавить столбец для ознакомления.
- Уведомление выдается работнику в виде отдельного документа. Такой способ чаще всего используется в компаниях. Письменное уведомление должно включать в себя все необходимые сведения, и оформляться в двух копиях — одна остается у самого работника, а вторая с проставлением подтверждающей подписи возвращается в организацию.
Может возникнуть ситуация, что работник не хочет идти в отпуск по графику, а потому отказывается подписать уведомление. Тогда необходимо пригласить двух независимых людей и в их присутствии оформить акт об отказе. После этого акт подкалывается к уведомлению, и храниться все время вместе с ним.
Внимание: если уведомления используются в виде отдельных бланков, то желательно завести специальный журнал, в котором производить их регистрацию. В частности, там нужно фиксировать факт выдачи бланка, а также дату ознакомления с ним.
Типовой формы журнала нет, а потому можно использовать свою, оформленную исходя из потребностей. Оформленные уведомления об отпусках хранятся в архиве компании не менее 5 лет.
Образец уведомление об отпуске
Файлы для скачивания:
Уведомление об отпуске за 2 недели образец скачать в формате Word.
Образец составления уведомления об отпуске
В законе прописано обязательно работодателя предупредить своего сотрудника о том, что скоро у него наступит отпуск. Однако нигде не указывается, какую именно форму должен иметь такой документ, если предупреждение выдается в письменной форме.
Как правило, компании используют для этих целей фирменный бланк, а текст составляется исходя из особенностей работы организации.
Текст уведомления допускается полностью набрать и распечатать на компьютере. Либо заранее создать шаблон с пустыми полями, в который от руки кадровый сотрудник будет вносить сведения об отпускнике, периоде отпуска, днях начала и завершения и т. д.
В верхней части бланка указывается наименование организации, а также ее реквизиты. Далее, на следующей строке проставляется дата и место составления документа.
В правой части бланка необходимо записать кому направляется это уведомление — Ф.И.О. работника и его должность.
На следующей строке посередине указывается наименование – «Уведомление» и проставляется порядковый номер. Под ним производится регистрация бланка в журнале учета уведомлений.
Текст документа оформляется в деловой форме в виде письма. В нем необходимо сообщить следующие данные:
- Статью из ТК, согласно которой работодатель обязан выдать уведомление работнику;
- Информацию, когда по графику должен начаться и закончится отпуск;
- Общая длительность отпуска в днях;
- Реквизиты графика отпусков, в котором было закреплено предоставление отпуска в указанный период;
- Информацию о том, что работник должен ознакомиться с документом, проставить подтверждающую подпись и вернуть назад в кадровую службу.
Уведомление работника об отпуске по графику отпусков подписывает ответственное за составление лицо либо начальник кадровой службы. Снизу документа необходимо обязательно предусмотреть графу, в которой сотрудник проставит подтверждающую подпись и дату.
В каком случае нужно писать заявление на отпуск
Написание заявления работником выступает в роли просьбы предоставить период отдыха. Если такой период предоставляется на основании ранее оформленного и утвержденного графика отпусков, то в составлении заявления нет необходимости.
Тем не менее, может возникнуть ситуация, при которой информация в графике хоть и есть, но составлять заявление все же необходимо:
- Работник идет в отпуск в иной день, чем это указано в графике отпусков;
- В графике проставлен только месяц предоставления отдыха, а точная дата не указана;
- В отпуск идет новый работник, которого на момент оформления графика отпусков еще не было на предприятии.
В таким случаях заявление, на котором проставлена виза с согласованием руководителя является подтверждением представления отпуска и служит основанием для составления приказа и расчета отпускных выплат.
Однако кадровики в которых организациях все равно требуют предоставить заявление, даже если работник все равно идет на отдых по графику. Данная просьба обосновывается тем, что составление приказа производится только на основании письменного запроса.
Внимание: нормативные акты не запрещают оформлять заявление в таком случае, хотя это влечет дополнительный документооборот.
Уведомление о предоставлении отпуска
Если после начала трудовой деятельности прошло больше 6 месяцев, человек имеет полное право на отпуск.
Определяется очередность специально разработанным документом – графиком, который должен соблюдать не только работодатель, но и каждый сотрудник.
За две недели до предполагаемого периода отдыха работнику направляется извещение. Это официальный документ, информирующий человека о начале отпуска и его окончании.
Порядок ухода сотрудника в отпуск
В период предоставления отпуска работник освобождается от выполнения каких-либо трудовых обязанностей, при этом за ним сохраняется заработная плата. Период в 28 дней положен всем гражданам (не входящим в льготную категорию), официально трудоустроенным на предприятиях, независимо от их формы собственности и статуса. Делается это ежегодно, по согласованной схеме.
В отпуск уходят даже работники, которые трудятся:
- По совместительству;
- Неполный день;
- Дистанционно;
- Со свободным графиком.
Ознакомление с графиком отпусков осуществляется отделом кадров под роспись в самом начале рабочего года. Подписывая документ, каждый соглашается с таким порядком и обязан соблюсти установленные сроки.
Вопрос ухода на отдых регулируется законодательно. Основные положения прописаны в ТК РФ, Федеральных законах, письмах Роструда (№1693-6-1 от 30.07.2014 г).
Существуют определенные правила предоставления отпуска:
- Отдыхать гражданин должен каждый год не меньше 28 дней, а если он входит в льготную категорию, то 30 и больше.
- Отказываться от отпуска в пользу денежной компенсации не допускается больше одного раза, на второй год потребуется выйти в обязательном порядке, в некоторых случаях даже принудительно.
- График отпусков формируется в декабре, поэтому если есть желание получить период в конкретный промежуток времени, об этом лучше сообщить отделу кадров на стадии составления плана.
- За три дня до начала отдыха работнику выплачивается положенная компенсация.
- Если человек заболел, то период отпуска переносится или продлевается, если это произошло после выхода.
Важно знать! Внесение изменений в график отпусков допустимо, так как в первую очередь учитываются интересы сотрудников и производственная необходимость компании. Корректировки неизбежны в фирмах, где трудоустроены льготные категории граждан, имеющих право уходить на отдых в любое время по своему усмотрению.
Уведомление об отпуске
Уведомление об отпуске является официальным документом, для которого не предусмотрено единой унифицированной формы. Выдать его сотруднику требуется за пару недель до начала отдыха, даже если он был заранее ознакомлен с графиком.
Зачем это нужно? Если работодатель не соблюдает установленное правило, то сотрудник вправе, не получив извещение, не выходить в выделенный ему период и изъявить желание отдыхать в другое время.
Кроме этого отсутствие уведомления является основанием для начала разбирательств со стороны трудовой инспекции.
Уведомление о начале отпуска составляется по определенным правилам, хотя единого утвержденного образца и не существует. Каких условий следует придерживаться в процессе:
- Форма ратифицируется внутри предприятия, что позволяет учесть специфику его деятельности.
- В шапке обязательно присутствует наименование предприятия, его юридический адрес. Если есть фирменный бланк, то лучше использовать его.
- Исходящий номер документа, его название и дата составления.
- Информация о дате начала предоставленного периода для отдыха.
- Законодательное основание, подразумевающее обязанность сотрудника выйти в очередной отпуск и вернуться в указанные сроки.
- Подписи руководителя и гражданина, которые говорят об ознакомлении с документом.
Получить отпуск раньше согласованного графика отпусков допустимо при наличии уважительной причины, по просьбе гражданина и только с согласия работодателя. В одностороннем порядке отказаться от выхода в указанные сроки невозможно, так как отдых является такой же обязанностью сотрудника, как и работа.
Варианты передачи уведомления
Передача извещения о начале отпуска осуществляется, как правило, на рабочем месте.
Для этого кадровый сотрудник должен подготовить его в двух экземплярах: на одном ставится подпись, и он остается храниться в документах предприятия. Второй передается работнику для изучения.
Если гражданина нет на месте, уведомить его можно и другими способами, например, Почтой России, через доверенное лицо или курьера.
Оформление факта ознакомления допустимо в следующих вариантах:
- На втором экземпляре. Самый трудоемкий вариант, так как требует сохранения в течение 5 лет и строгой классификации всех направленных уведомлений работникам.
Журнал учета. В него вносятся сведения обо всех типах и периодах отпусков, выданных извещениях и прочее.- Приказ или распоряжение. При ознакомлении с этим документом, сотрудник обязательно ставит подпись. Это является подтверждением уведомления о начале периода отпуска, но будет в рамках закона, только если документ оформлен за 2 недели, как и требует норматив относительно сроков извещения.
- Отдельный столбик в графике отпусков. Доработать типовой бланк можно самостоятельно, включив в него пункт, где сотрудники будут ставить подпись об ознакомлении с периодами отдыха.
При использовании отдельных бланков, как отчетности о соблюдении правила предоставления извещения, потребуется также создать журнал, в котором они будут фиксироваться. Именно поэтому такой способ ведения документации считается наиболее трудозатратным.
Ответственность за отсутствие уведомления
Направить извещение об отпуске работодатель обязан заранее. Уведомление работник должен получить минимум за 2 недели до начала отдыха. Если его в последствие по согласию сторон будут переносить, дублировать этот документ с измененными датами нет необходимости. Но в целом соблюдение установленного порядка является обязанностью компании.
Внимание! Если работодатель не учитывает требование закона, то ему за это грозит штраф. Санкция предусмотрена п. 1 ст. 5.27 КоАП и составляет до 50 тыс. руб. Понесет наказание также должностное лицо, которое было обязано оформить документ и вовремя его отправить. Размер штрафа для него составит от 1 до 5 тыс. руб.
Действия работодателя при отказе работника получить уведомление
Если сотрудник не желает получать извещение и знакомиться с таким документом, как приказ об утверждении графика отпусков, то работодатель обязан оформить акт. Составляться он может даже в свободной форме, но должен зафиксировать факт отказа от получения бланка.
Подписывается он минимум двумя свидетелями, которые присутствовали в этот момент. Желательно в документе прописать причину такого действия, даже если оно не обоснованное.
Если эта процедура выполнена, нарушителем будет являться сам сотрудник, за что привлекается в ответственности.
Когда уведомление не нужно
Направлять уведомление об отпуске по графику работодателю важно для соблюдения установленного требования ст. 123 ТК РФ. Делать это требуется своевременно, сохраняя второй экземпляр с подписью о получении в кадровой службе. Но бывают ситуации, когда этого не нужно. Извещение не направляется в следующих случаях:
Ежегодный оплачиваемый отпуск. Сотрудник обязательно пишет заявление на имя руководителя компании, в котором указывает период, когда ему предоставляется отдых. Это уже подразумевает, что он ознакомлен с графиком.- Дополнительный отпуск. Тут действует то же правило, что и в предыдущем случае.
- За свой счет. Бывают семейные обстоятельства, когда сотрудник просит освобождение от смен без сохранения заработной платы. Если у работника есть дети или уважительная причина, компания предоставляет его без направления уведомления.
- Перемещение периода по согласию сторон. Тут составляется заявление на перенос отпуска по графику, что вполне заменяет обычное извещение, так как оно тоже подается за 14 дней и говорит о том, что сотрудник в курсе, когда ему нужно уйти на отдых и вернуться.
Предоставление отпуска не по графику отпусков не редкость на предприятиях любого вида, поэтому вместо отправки уведомления многие наниматели просят работников штата писать заявление. Это делает выход на отдых правомерным и не требует соблюдения установленного законом правила о направлении извещения.
Уведомление о начале отпуска кадровая служба обязана направить гражданину за 2 недели до предполагаемой даты выхода.
Если работодатель не осуществляет данное действие в срок, это является прямым нарушением требований законодательства, что влечет за собой наказание со стороны контролирующих органов.
Унифицированной формы документа не существует, однако он должен быть составлен согласно некоторым правилам.
Уведомление работника о начале очередного отпуска
Уведомление о начале отпуска является официальным документом для оформления ухода работника на ежегодный оплачиваемый отпуск. Данное право имеет каждый трудоустроенный человек. По закону каждая организация в конце года составляет график ухода своих сотрудников в отпуск. В документе прописывается период отдыха каждого работника.
Работодатель устанавливает в нормативном акте предприятия обязанность сотрудников подавать заявление на несколько дней до начала положенного отпуска на своё усмотрение. То есть в некоторых организациях это практикуется — работник до момента выхода в отпуск пишет и передаёт соответствующее заявление в бухгалтерию.
По закону РФ это делать не обязательно. Ведь нормы Трудового Кодекса говорят, что отпуск сотруднику предоставляется на основании графика отпусков, а не по заявлению. Если в локально-нормативном акте организации существует данная обязанность, но сотрудник её не выполнил, работодатель всё равно обязан предоставить очередной отдых согласно установленному порядку — графику.
Подача заявления на отпуск предусмотрена только в некоторых случаях. Например, если сотруднику необходим внеплановый неоплачиваемый отдых.
Данный документ предусматривает разработку и создание периодов времени отдыха для каждого работника предприятия. В нём существует определённая очерёдность, которая разрабатывается согласно интересам компании и сотрудников.
Разработкой графиков занимаются сотрудники бухгалтерии или кадрового отдела. После чего он сдаётся на подпись руководителю. С момента проставления подписи и печати документ считается утверждённым.
Согласно этому графику, заполняется уведомление об отпуске и вручается работнику.
Это позволяет соблюдать все законодательные нормы для работодателя, а для сотрудника ознакомится и напомнить о дате начала отдыха.
По закону работодатель обязан предоставить документ, в данном случае это уведомление, сотруднику за 14 суток до начала положенного отдыха.
Эта обязанность должна быть исполнена не только для тех, кто уходит в очередной отпуск по графику, но и для работников, которые решили взять дополнительный отдых.
Если сотрудник уходит на отдых по собственному заявлению (к примеру, в неоплачиваемый отпуск), то уведомление вручать нет необходимости.
Последствия невручения уведомления
Работодатель по трудовому законодательству обязан вручить документ, который уведомляет работника о предстоящем очередном отдыхе. Сотрудник же обязан закрепить подписью один экземпляр, что будет соответствовать о его уведомлении.
Если сотрудник не получил такой документ, то он может самостоятельно перевести дату отдыха на любое удобное время. Для этого работнику потребуется написать соответствующее заявление на имя главы организации.
В нём необходимо указать, что он не был предупреждён об очередном отпуске и о его начале. Кроме этого, отсутствие уведомления может послужить серьёзным поводом для начала разбирательств со стороны трудовой инспекции.
Именно поэтому пренебрегать данным документом и вручением его сотруднику не стоит.
Что представляет собой уведомление
Данный документ может быть сформирован в свободной форме. В большинстве случаев в каждой компании имеется свой утверждённый образец уведомления сотрудников об отпуске. Способ заполнения документа должен в обязательном порядке утверждаться в нормативных актах организации.
Уведомление составляется в двух экземплярах, каждый из них должен иметь подпись работодателя или его доверенного лица (директор, начальник кадрового отдела, главный бухгалтер). Один документ передаётся сотруднику.
Второй экземпляр остаётся в архивных документах компании, после его регистрации в журнале.
Это является подтверждением того, что работник был ознакомлен с датой выхода в предстоящий отпуск, а работодатель выполнил свои обязанности.
Ставить печать на документе не обязательно. Оттиск печати необходим лишь в том случае, если это требует внутренняя политика учреждения. А вот отметка об уведомлении должна быть обязательно внесена в учётный журнал компании.
Документ может быть оформлен на простом листе или на фирменном бланке организации. Вносить информацию можно как в письменной форме, так и в печатной.
Как составить самостоятельно уведомление
Для составления документа необходимо разделить лист по вертикали на 3 части. В шапке (начале листа) указываются:
- данные о работодателе;
- данные о получателе, то есть работнике;
- наименование документа;
- дата составления;
- номер уведомления.
В среднюю часть или основной блок необходимо внести:
- дату начала отпуска;
- его продолжительность, которая указывается в календарных днях и может составлять 14 или 28 дней;
- дата выхода на работу.
В последней части документа указывается наименование работодателя, ответственное лицо и его подпись. Ниже — личные данный работника (ФИО) и подпись.
Передача документа
Передать документ необходимо в обязательном порядке. Сделать это можно несколькими способами:
- на рабочем месте лично в руки;
- заказным письмом по средствам Почты России;
- через доверенное лицо.
В любом случае работодатель должен иметь после вручения свой экземпляр уведомления и подписью работника.
Если сотрудник не стал подписывать документ
Нередко бывает, что работник не согласен с датой выхода в отпуск. Поэтому отказывается подписывать уведомление.
В таком случае лицо, направленное на передачу документа, должно позаботиться о наличии в этот момент двух свидетелей.
В их присутствии необходимо составить акт об отказе подписи работника в документе, уведомляющем о начале положенного отпуска. В акте должны быть прописаны причины отказа сотрудника подписывать документ.
Образец 2020 года
Уведомление о начале отпуска скачать образец
Важно помнить, что каждый работодатель должен придерживаться законам Российской Федерации и своевременно уведомлять своих сотрудников о предстоящем отпуске — не позже, чем за 14 дней до его начала. Иначе сотрудник сможет самостоятельно на законных правах выбрать дату положенного отдыха или же обратиться с жалобой в трудовую инспекцию.
Уведомление об отпуске за 2 недели: скачать образец
Наниматель и сотрудник должны знать главные особенности документального оформления ежегодных отпускных сроков. Это позволит предотвратить спорные моменты и сложности в будущем. Администрация информирует персонал уведомлением о начале намеченного отдыха.
Что представляет собой уведомление об отпуске
Извещением называется информирование служащего о наступлении его запланированного отпуска по графику, оформленное в документальном образце. В статье 123 ТК РФ отражено, что руководитель должен заранее сообщать труженику о приближении отдыха.
Бумага оформляется в конкретных случаях:
- Если график формируется заранее, а руководство не предупредило о наступающем отдыхе, то это причисляется к административному правонарушению на основании ст.5.27 КоАП;
- Организация посылает труженика в вынужденный неоплачиваемый отпуск по производственным причинам.
Если работник сам выбирает отпускной период, он составляет заявление, поэтому отпадает необходимость в написании оповещения.
Зачем нужно уведомление об отпуске
Труженик вправе воспользоваться разными видами отпускных периодов: ежегодным, который оплачивается, и дополнительным.
Другие виды предоставляются согласно законодательству или внутренней документации компании. Извещение об отдыхе содержит информацию, что приближается срок каникул, который уже оформлен в графике. Администрация обязана уведомить будущего отпускника не позднее 2 недель до начала.
Если труженик взял отгул, заболел, не прочел и не подписал документ, то его отсылают по адресу жительства заказным письмом с оповещением о получении. Датой информирования наемного работника об отдыхе станет день фактической передачи бланка.
Если бумагу не предоставили, то труженик может ходатайствовать о перенесении отпускного периода на приемлемый для него отрезок. Он должен оформить заявление с указанием нового времени и передать его руководству. На этом основании кадровик оформляет приказ о внесении поправок в расписание.
Если фирма не проинформирует служащего, то руководителя могут привлечь к административной ответственности при проведении проверки, которая подтвердит нарушение. Накладываются санкции согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ – руководящие лицо – от 1000 до 5000 рублей, на предприятие от 30 000 до 50 000 рублей.
Когда уведомление не требуется
Выделяется лишь 2 разновидности отпускного периода, о которых руководитель должен известить наемного работника на бумаге:
- Ежегодный оплачиваемый отпуск;
- Дополнительный.
Именно эти сроки отражаются в утвержденном графике отпусков. Если гражданин отправляет заявку на отдых без содержания, то он пишет заявление на имя работодателя. Тогда необязательно оповещать служащего.
Уведомление об отпуске не потребуется писать, если служащий просит сдвинуть сроки отдыха на месяц раньше или позже. Приказ о приближающемся периоде издается за 14 дней. Достаточно, чтобы в распоряжении были зафиксированы все сведения о непрерывном отсутствии. Труженик, оставляя подпись в бумаге, фиксирует факт прочтения ее и одновременно извещения.
Если приказ о дате начала непрерывного отсутствия составлен за 2 недели, то уведомление в другом формате писать не нужно. Аналогично оформляют отдых труженикам, которые устроены в организацию меньше года назад, следовательно, не обозначены в графике каникул. Тогда сотруднику потребуется составить заявление на отпуск, а наниматель на его основании оформляет приказ.
При утверждении отпуска наемного сотрудника, который работает по внутреннему или внешнему совместительству, отдых полагается во время планового отпуска по основному месту работы.
Законодательные нормы и сроки
Глава 19 ТК РФ посвящена отпускным периодам служащих. В ст.123 прописано о необходимости написания извещения. Наниматель обязательно должен предупредить своих сотрудников в письменном виде о начале отпуска.
Срок информирования наемного работника четко прописан в законодательстве и равен 14 календарным дням. При формировании графика стоит придерживаться этого периода.
Как оформить извещение
В законодательстве не указано конкретной формы оповещения. Каждая организация самостоятельно выбирает образец документа.
Дополнительный отпуск за работу в районах Крайнего севера
Образец уведомления
Чтобы придать бумаге юридическую ценность, в нее нужно внести следующую информацию:
- Данные об организации;
- Исходящий номер;
- Дата составления уведомления;
- Фамилия, инициалы служащего, его должность;
- Текст документа, содержащий данные о будущем отдыхе с отсылкой на статью ТК РФ;
- Подпись руководителя.
Оповещение о будущем отдыхе внесено в общий перечень нормативных документов предприятия, которые участвуют в каждодневном документообороте.
Специалисты кадрового отдела вправе самостоятельно разработать образец оповещения о наступлении отпуска. Бланк должен быть завизирован у руководства и закреплен во внутреннем документообороте предприятия.
Трафаретный вариант извещения предполагает сохранение постоянных данных с возможностью коррекции переменных показателей. Составленная и утвержденная форма уведомления существенно снизит время на создание этой бумаги.
Образец уведомления
Как указывалось ранее, извещение не имеет законодательно установленной формы. Поэтому форма и содержание уведомления, могут быть различными в у разных организаций.
- Вариант 1:
- Вариант 2 – бланк оповещения:
Как уведомить сотрудника
Чтобы оповестить служащего о предстоящем отдыхе, нужно составить 2 экземпляра документа. Один выдается сотруднику, второй должна быть на предприятии. Обязательно проводят персональное ознакомление. Каждому работнику вручается уведомление в письменной форме. Узнать об отдыхе сотрудникам можно несколькими способами:
- При личном общении со специалистом кадровой службы;
- Во время ознакомления с приказом об отдыхе;
- При составлении графика отпусков работники расписываются в бланке ведомости, тем самым выражают факт ознакомления;
- В подразделении служащий может поставить подпись в рабочем журнале начальника отдела.
Чтобы зарегистрировать извещения, создают специальный журнал учета документов.
Что делать, если сотрудник не подписывает документ
Если труженик не изъявляет желаний отправиться в отпуск в обозначенный период и не дает согласия оставить подпись, необходимо решить проблему одним из способов:
- Мирным путем. Руководитель обязан побеседовать с работником, выяснить, почему он не согласен уйти на отдых. При обоснованном разъяснении его отказа исправляют требования. Это может быть ошибка при составлении документа, неправильное указание периода.
- Если вопрос не решился мирным путем, составляют акт, свидетельствующий об отказе в подписании извещения. При наличии такого документа наниматель принудительно отправит служащего на отдых. При этом никаких противоправных и незаконных действий он не совершит.
Акт об отказе подписать бумагу оформляет отдел кадров. Чтобы документ имел силу, работнику в присутствии 2 свидетелей вслух читают текст. Также служащий должен написать объяснительную записку с подробным описанием причин его отказа.
Что будет, если не направить уведомление
Если пожаловаться в государственную инспекцию труда на не оповещение сотрудника, то в течение 2 месяцев за нарушение полагается административная ответственность:
- Должностных лиц оштрафуют на сумму от 1000 до 5000 рублей или приостановят деятельность на 90 суток;
- На юридические лица наложит штраф в размере от 30 000 до 50 000 руб.
Продолжительность отпуска при неполном рабочем дне
Наемный работник вправе отказаться использовать отпуск в запланированный руководством срок по причине того, что ему не вручили оповещения.
Уведомление об отпуске – обязательный документ, с которым нужно ознакомить служащего за 14 дней до фактического ухода. Лишь в некоторых случаях разрешено не оповещать гражданина. За отсутствие уведомления работодателя могут оштрафовать. Работник имеет полное право перенести период на другое удобное время.
Образец уведомления на отпуск
Нужно направлять уведомление работнику о дате начала отпуска по ТК РФ? Как выглядит образец 2019 года? Какой срок направления уведомления по ТК РФ? Поясним.
Когда уведомление обязательно по ТК РФ и в какой срок?
Очередность предоставления работникам ежегодного оплачиваемого отпуска определяется на основании графика отпусков (ст. 123 ТК РФ).О начале предстоящего ежегодного оплачиваемого отпуска, согласно утвержденному графику отпусков на год, необходимо известить работника заранее. Работодатель выдает сотруднику уведомление об отпуске за 2 недели. Так требует статьи 123 ТК РФ.
Когда можно обойтись без уведомления?
Если ежегодный оплачиваемый отпуск по письменному заявлению работника был перенесен на другой более ранний или поздний срок, то уведомлять работника о начале отпуска не обязательно. Просто подписи сотрудника в приказе о предоставлении ему отпуска на основании написанного им заявления будет достаточно. Никакое уведомление готовить не нужно.
Как составить уведомление и что в него включить?
Унифицированной формы уведомления о времени начала отпуска не существует. Поэтому можно делать уведомление в произвольном формате. Логично указать в уведомлении:
- реквизиты работодателя (наименование, адрес, ОГРН, ИНН);
- название, дата, номер документа;
- должность и Ф.И.О. работника;
- дата начала и окончания отпуска;
- общее количество дней отпуска;
- подпись уполномоченного сотрудника работодателя;
- должность и Ф.И.О. уполномоченного сотрудника работодателя, подписавшего уведомление об отпуске (образец см. ниже).
СКАЧАТЬ БЛАНК УВЕДОМЛЕНИЯ О ДАТЕ НАЧАЛА ОТПУСКА
Приведем возможный образец 2019 года:
А можно ли передать уведомление “по электронке”?
Да, можно передать такое уведомление по электронной почте. Главное – зафиксируйте отправку письма, не удаляйте сообщение из отправленных.
Уведомление об отпуске по графику — образец
- Как составить уведомление о начале отпуска
- Журнал регистрации уведомлений, срок хранения
- Уведомление (извещение): образец
Как составить уведомление о начале отпуска
Важно! Согласно требованиям, изложенным в ст. 123 ТК РФ, за 2 недели до даты предполагаемого отпуска работника обязательно нужно о таковом извещать.
Необходимость в составлении уведомления о начале отпуска обусловлена наличием графика отпусков. Указанный график оформляется за 2 недели до окончания календарного года и утверждается руководителем. На основании содержащихся в нем данных работник кадровой службы или иное уполномоченное на то лицо составляет извещение о начале отпуска.
Обратите внимание! Если предоставление отпуска происходит по заявлению работника, иными словами вне утвержденного графика (например, для вновь принятого после утверждения графика сотрудника), необходимости в составлении уведомления нет.
Извещение работника в соответствии со ст. 123 ТК РФ оформляется следующим образом:
- Извещение направляется не менее чем за 2 недели до даты начала отпуска.
- Уведомление подписывается работником в подтверждение ознакомления с ним.
Унифицированной формы действующим законодательством не предусмотрено, поэтому работники кадровой службы вправе самостоятельно разработать образец уведомления о начале отпуска.
Оформлять его необходимо в 2 экземплярах, на каждом из которых ставится подпись работника об ознакомлении. Впоследствии 1 экземпляр остается у работника, а другой хранится на предприятии.
Обратите внимание! Неоформление указанного документа может повлечь за собой следующие негативные последствия:
- Административную ответственность в виде наложения штрафа согласно ст. 5.27 КоАП РФ.
- Перенос отпуска работника (право на это закреплено в ч. 2 ст. 124 ТК РФ).
Журнал регистрации уведомлений, срок хранения уведомлений
Обратите внимание! С целью учета и оптимизации хранения на предприятии может быть оформлен журнал учета выданных уведомлений. Поскольку утвержденной формы указанного журнала нет, администрация вправе самостоятельно разработать образец журнала регистрации уведомлений о начале отпуска, а также определить список информации, подлежащей внесению в него.
Основные правила оформления журнала можно определить следующим образом:
- На титульном листе отражается такая информация:
- наименование организации, оформившей документ;
- название документа;
- даты начала и окончания журнала.
- В табличной части приводятся следующие сведения:
- название составляемого документа;
- номер по порядку;
- дата его оформления;
- смысл выданного извещения;
- должность и персональные данные работника, на имя которого выдается уведомление;
- информация о вручении;
- сведения об ответе на извещение.
Важно! Срок хранения уведомлений о начале отпуска определяется приказом Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов…» от 25.08.2010 № 558 и составляет 5 лет.