Приказ о сокращении численности и штата — образец

Реорганизация предприятия, кризисная ситуация, смена руководства или иная веская причина могут стать основанием для сокращения штата компании, привести к увольнению ряда сотрудников.

Тонкости данного процесса должны быть оформлены документально, а сама процедура предполагает ряд мероприятий со стороны руководящей стороны, которые следует производить в строго регламентированном порядке. Итак, кто этим должен заниматься и подписывать приказ о сокращении должностей в штатном расписании, мы рассмотрим в данной статье.

Скрыть содержание

В чём разница распоряжений?

Приказ на сокращение штатной единицы (п.2 ст. 81 ТК РФ) может быть связано с:

• уменьшение количества должностей производственного процесса (к примеру, убирается должность аналитика, водителя и т.д.);
• уменьшение численности работников той или иной должности (к примеру, число аналитиков уменьшается с одиннадцати единиц до семи).

Данные условия приводят к двум диаметрально разным моделям увольнения – один направлен на комплекс мероприятий по предприятию, а второй – на увольняемую единицу в отдельности.

Справка! Помимо двух вышеуказанных разновидностей приказа существует комбинированный вариант, вмещающий характеристики двух форм.

Приказ является документом, который запускает процесс преобразования штатного расписания или убавления числа сотрудников, а также является первым шагом данной процедуры.

Приказ об изменении штатного расписания оформляется, если снимается ряд вакансий организации, приказ о сокращении штата сотрудников, если сокращается численность работников всех или некоторых должностей.

В связи со ст. 180 Трудового Кодекса РФ (п.2) составляется документ (Приказ), который обязан за 2 месяца до подписания работником уведомить оного об увольнении в связи с установленной формой.

Приказ после его издания становится началом следующих мероприятий:

• создание комиссии по надзору за ходом увольнения;
• уведомление заинтересованных лиц предприятия;
• сообщение о вакантных должностях взамен упраздняемых;
• регистрация приказа в специальном журнале;
• уведомление профсоюзов и центра занятости об освобождаемых трудовых единицах;
• согласование увольнения с государственной службой инспекции по труду и профсоюзной организацией (уведомление военкомата);
• обеспечение выплаты заработной платы;
• занесение соответствующей записи в трудовую книжку работника.

Данные пункты являются основными, однако при наличии дополнительных условий может возникнуть необходимость составления вспомогательных документов (например, если сотрудник отказывается подписывать акты и уведомления).

Инструкция по заполнению документации

Форма приказа (в том и другом случае) должна содержать следующие пункты:

1. Полное название предприятия.
2. По центру документа слово ПРИКАЗ, которое обязательно выделяется.
3. Географические данные, в рамках которых действует бумага.
4. Дата и номер Приказа.
5. Преамбула, отражающая суть содержания документа.
6. Мотивы и причины сокращения сотрудников.
7. Информация о должностях и количестве работников, подпадающих под увольнение.
8. В случае изменения штатного расписания, указание на распоряжения и его реквизиты.
9. Перечень ответственных лиц.
10. Подпись руководителя с расшифровкой.

Внимание! Единая форма приказа на данный момент не установлена законодательством, однако непреложным условием является письменный вид документа.

Надлежащее составление Приказа опирается на следующие подпункты:

1. Реквизиты предприятия (номер и дата регистрации, место и время составления акта).
2. Информативный заголовок (о чём говорится в документе).
3. Констатирующая часть, где даётся обоснование распорядительным мероприятиям.
4. Распорядительная составляющая, начинающаяся с формулировки «Приказываю…» с перечнем действий и лиц, несущих ответственность за исполнение.
5. Указание лица, ответственного за контроль исполнения распоряжения.

Приказ относится к внутренним распорядительным документам организации, поэтому печать на нём не ставится.

Пример формирования акта о предстоящем увольнении сотрудника

Заполняется шапка документа:

• Общество с ограниченной ответственностью «______»
  ПРИКАЗ № __
• О сокращении численности работников (заголовок документа)
• г. ______ Дата _______

Преамбула, где обосновывается издание Приказа:

В связи с принятием кризисных мер (закрытием предприятия, филиала и т.д., улучшением материального положения или иная причина) решением Собрания учредителей (от дата)

Распорядительная часть:

ПРИКАЗЫВАЮ:

Сократить с (дата) численность сотрудников следующих должностей:

• аналитик – на 2 ед.;
• водитель – на 1 ед.

Должностные указания и список мероприятий:

Ответственному лицу ФИО (начальник отдела кадров/бухгалтер/члены комиссии/инспектор по кадрам и т.д.) на основании действующего законодательства необходимо:

• составить список лиц, подпадающих под сокращение;
• уведомить вышеуказанных сотрудников;
• сообщить в кадровые агентства и профсоюзы о грядущем освобождении трудовой единицы;
• уведомить сотрудников о расторжении трудового договора в связи с сокращением численности штата.

Заключительная часть документа:

Руководитель организации: ______________ (подпись с расшифровкой).

Экземпляр составления по уменьшению одной или несколько трудовых единиц

1. Начальная форма документа стандартная:
   1. Частное унитарное предприятие «______»
      ПРИКАЗ № __
   2. О сокращении штата работников / изменении штатного расписания (заголовок документа)
   3. г. ______ Дата _______
2. Изменение формулировок в преамбуле является одним из ключевых пунктов, который отличает два вида приказов:

   В связи с реорганизацией предприятия внести изменения в штатное расписание от (дата), на основании Собрания учредителей от (дата) и Профсоюзного комитета.

3. Распорядительная часть:

   ПРИКАЗЫВАЮ:

   Исключить из штатного расписания следующие должности:

   • аналитик – 1 ед.;
   • водитель – 1 ед.
4. Должностные указания и список мероприятий остаются в целом неизменными, однако добавляется пункт о заменяемых вакансиях в рамках данной организации:

   Ответственному лицу ФИО (начальник отдела кадров/бухгалтер/члены комиссии/инспектор по кадрам и т.д.) на основании действующего законодательства необходимо:

   • составить список лиц, подпадающих под сокращение;
   • произвести уведомление сотрудников, подпадающих под сокращение должностей;
   • подготовить предложения по вакантным предложениям;
   • отправить в службу занятости и профсоюз информацию о предстоящих освобожденных трудовых единицах;
   • уведомить сотрудников о расторжении трудового договора в связи с сокращением штата.
5. Заключительная часть документа:
   Руководитель организации: ______________ (подпись с расшифровкой).

Последующие шаги

Сотрудник подписывает приказ, акт вступает в силу только после предъявления работнику документа с проставлением личной подписи.

Работодатель в случае изменения штатного расписания обязан предоставить список вакантных мест со схожими трудовыми обязанности или же должность рангом ниже упраздняемой. Если таковые должности отсутствуют, руководитель обязан составить соответствующий акт в произвольной форме.

В ходе составления приказа об увольнении конкретных трудовых единиц следует помнить, что сокращать нельзя:

• женщин в положении;
• женщин с детьми, чей возраст составляет до трех лет;
• матерей-одиночек с детьми в возрасте до четырнадцати лет (детей с инвалидностью до 18 лет), в связи со ст.261 ТК РФ, ч.4;
• работников с высокой квалификацией труда.

Важно! После проведения всех процессуальных мероприятий и по истечении двухмесячного срока происходит этап увольнения работника.

В том случае, если имеющиеся поля в Приказе не будут заполнены, если допущены ошибки (несовпадение реквизитов, повторяющийся номер акта и т.д.), это считается неправомерной ошибкой. Последствиями неправильного составления бумаг могут стать штрафные санкции.

Заключение

Приказ является важнейшей частью процесса увольнения в связи с сокращением штата или численности работников, который даёт основание на запуск многоступенчатого процесса. Грамотно составленный и заверенный приказ является нормой закона, защищающий трудовые кадры населения страны.

Чёткое обоснование причины сокращения работника является залогом и гарантией работодателя в случае проверки ревизорами и проверяющими занятость населения.

Приказ на сокращение штата и численности работников организации: скачать образец в связи с оптимизацией, как сократить должность в штатном расписании?

• Когда происходит экономический спад, компании стремятся минимизировать расходы и проводят оптимизацию штатного состава.
• Нередко это касается и сокращения численности.
• При принятии решения об увольнении части работников из организации составляется приказ об этом.

Когда сокращается численность и штат работников организации?

Многие граждане ошибочно думают, что сокращение штата и численности – это одно и то же. Однако, когда сокращается численность, происходит исключительно снижение числа персонала в компании.

Сокращая же штат, работодатель ликвидирует сами единицы штатного расписания.

При этом важно, что сокращение численности ведет к сокращению штата.

При этом обратной связи здесь нет. Ведь, если сокращается штатная единица, человека можно перевести на другую должность.

Сама процедура расторжения трудового договора в обоих случаях – идентичная. При проведении мероприятий должны соблюдаться статьи 179 – 180 ТК РФ.

1. Работник вправе досрочно расторгнуть трудовой договор, не дожидаясь даты сокращения, при этом нужно написать заявление такого образца.
2. При этом работнику выплачиваются все положенные выплаты, в том числе выходное пособие на основании приказа.
3. По факту окончания срока предупреждения о сокращении оформляется приказ об увольнении работника.

Причины

Основными причинами сокращения персонала могут являться:

• Экономические и финансовые трудности. При неликвидности деятельности компании и появлении убытков, руководство приступает к увольнению персонала, стараясь снизить свои расходы. Иногда такое решение спасает организацию и помогает остаться на плаву в кризис.
• Возникает потребность в снижении числа работников. Решение принимается с целью увеличения производительности. После ухода сотрудника его обязанности распределяются между действующими работниками.
• Возникла необходимость в сокращении штата. Убираются ненужные компании должности штатного расписания. При таких обстоятельствах могут ликвидироваться целые отделы.

Все основания, позволяющие сократить персонал, должны подтверждаться документально.

Для проведения процедуры создается комиссия на основании приказа.

Документы основания

Решение о сокращении численности или штата принимает исключительно руководство. Делается это документально.

Создается письменное основание. Это может быть, к примеру, решение учредителей или соглашение о достигнутой договоренности.

На основании решения ответственный за оформление распорядительных документов сотрудник, готовит приказ о предстоящем сокращении.

Как оформить при сокращении должности в штатном расписании?

Готовит распоряжение секретарь либо сотрудник отдела кадров. Это не сложный документ. Он составляется в произвольной форме, так как специальных унифицированных форм для него закон не предусматривает.

Однако он должен соответствовать всем правилам делопроизводства, установленным в организации.

Рекомендуется включить в приказ обязательные пункты:

• наименование компании;
• Ф.И.О. увольняемых лиц;
• причины сокращения.

• С подобной документацией обязательно должны быть ознакомлены все заинтересованные лица.
• Увольняемые граждане узнают о предстоящем увольнении с помощью специального письменного уведомления от работодателя.
• Его вручают лично либо направляют персоналу почтой.
• Такой приказ может оформляться в печатном либо письменном виде на усмотрение руководителя в единственном экземпляре.

Подписи на документе всегда проставляются «живые». При необходимости документ размножается с помощью ксерокса.

Никакие печати и штампы на приказе проставлять нет необходимости, если иное не прописано во внутренней документации компании. После завершения процедуры сокращения, документ передается на хранение в архив.

Примерная схема приказа о сокращении численности либо штата:

В шапке документа содержится информация:

• название организации;
• название самого документа;
• краткая суть приказа;
• город;
• дата издания.

Непосредственный текст приказа должен содержать информацию:

• причина сокращения персонала;
• требование о сокращении;
• дата увольнения и перечисление ликвидируемых должностей с обозначением количества единиц;
• распоряжение для уполномоченного лица довести информацию до сотрудников (за два месяца до увольнения необходимо письменно уведомить персонал);
• назначение ответственных лиц за контроль и исполнение приказа;
• ссылка на документ-основание проведения процедуры.

1. На распоряжении проставляется виза руководителя, расшифровка с обозначением должности и подписи всех сокращаемых сотрудников.
2. Без подписи руководителя документ нельзя признать действительным.
3. В документе нельзя допускать ошибки и исправления, они тоже способствуют недействительности документа.
4. Поэтому при их допущении приказ рекомендуется переделать.

Скачать образец в связи с оптимизацией

Скачать образец приказа о предстоящем сокращении штата и численности работников в связи с оптимизацией – word.

• Общество с ограниченной ответственностью
• «Ромашка»
• Приказ
• О сокращении штата сотрудников
• №21                                                                                                                           г. Москва
• На основании решения, принятого на совместном заседании учредителями ООО «Ромашка», протокол №35 от 15 августа 2019 г., в связи с необходимостью установления рациональной штатной структуры
• ПРИКАЗЫВАЮ:

• Аннулировать с 30 октября 2019 года из штатного расписания должности:
• кладовщика склада готовой продукции – 1 единица;
• работник склада готовой продукции – 1 единица;
• грузчик склада готовой продукции – 1 единица.
• Ответственному за кадровый учет сотруднику — начальнику отдела кадров Булкиной Алевтине Петровне, в порядке, установленном законом:
• уведомить письменно сотрудников о предстоящем сокращении;
• довести до органа центра занятости о предстоящем высвобождении сотрудников;
• подготовить документы об увольнении в срок до 30 октября 2019 г;
• подготовить проект нового штатного расписания на ознакомление до 30 сентября 2019 г.
• Ответственному за начисление зарплаты сотруднику – бухгалтеру-расчетчику Кутузовой Полине Михайловне начислить положенные увольняемым лицам выплаты согласно ТК РФ и выплатить в день увольнения.
• Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Основание: Решение учредителей протокол №35 от 15 августа 2019 г.

Директор                                           Подпись                                Биточкин А. А.

Ознакомлены:

Начальник отдела кадров                Подпись                               Булкина А.П.

Документ может оформляться на фирменном бланке или обычном белом листке формата А-4.

Приказ о сокращении штата

Работодатели всегда, а особенно в периоды экономического спада, стремятся к снижению расходов и, в частности, за счет уменьшения численности или штатных единиц.

Разница в этих процедурах очевидна: сокращение численности подразумевает уменьшение числа сотрудников вообще, а сокращение штата — это исключение определенных должностей, целых структурных подразделений и др. Остановимся подробнее на последней процедуре.

Образец приказа о сокращении численности и штата (в связи с оптимизацией в том числе) можно скачать в конце статьи.

Процедура не только неприятна для обеих сторон трудовых отношений, но и имеет много тонкостей, требующих аккуратности в оформлении. Так, если после увольнений по данному основанию в компанию будет принят работник на иную должность, но обязанности по которой совпадают с сокращенной, такое увольнение по суду может быть признано фиктивным.

Алгоритм действий

1. Издается Приказ о сокращении штата и изменение существующего штатного расписания.
2. О планируемых действиях в отношении сотрудников уведомляются органы занятости и профсоюз (при наличии). Основание: ст. 82 ТК РФ; п. 2 ст. 25 Закона от 19.04.1991 № 1032-1.
3. Определяется круг лиц, имеющих преимущественное право продолжать работать (ст.

   179 ТК РФ).

4. Сотрудники ликвидируемых должностей за 2 месяца до даты увольнения уведомляются об этом под подпись (ст. 180 ТК РФ).
5. Подлежащим увольнению предлагают иные должности или работу (ч. 3 ст. 81, ст. 180 ТК РФ).
6. При наличии профсоюза запрашивается его мнение по данной процедуре (ст. 373 ТК РФ).

7. Оформляется расторжение договора приказом по форме Т-9 с внесением записи в трудовую книжку об увольнении на основании п. 2 ст. 81 ТК РФ.
8. Осуществляются расчеты с работником, гарантированные ему трудовым законодательством в случае отстранения по данному основанию.

Как оформлять бланк приказа о сокращении штата работников (образец) за 2 месяца до освобождения от должности, рассмотрим далее.

Форма документа

Типовой формы документа нет. Каждое предприятие составляет его в свободной письменной форме, но с наличием в нем обязательных реквизитов и требований ТК РФ:

• наименование организации (полное или неполное);
• название документа, например «Приказ о сокращении штата». Поле является необязательным;
• дата составления должна быть не позднее чем за два месяца до увольнения. Эта дата подлежит регистрации в журнале;
• номер в соответствии с хронологией номеров регистрации, принятых в организации. Ограничений по содержанию в номере букв, цифр или иных знаков, а также их совмещению, нет;
• указываются причины или мероприятия, в результате которых пришлось прибегнуть к данной форме оптимизации персонала;
• подробно прописываются действия, которые необходимо предпринять в связи с процедурой, сроки, соблюдение которых контролируется трудовым законодательством;
• указывается лицо или группа лиц, ответственных за исполнение распоряжений руководителя;
• подпись и расшифровка лица, составившего документ;
• подпись и расшифровка лица, ответственного за исполнение.

Образец приказа о сокращении штата работников организации

Трудовая книжка и справка о сумме заработка за два года, предшествующих году расторжения трудового договора, выдаются работнику в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ; п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Процедура может быть обжалована сотрудником в течение месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении, выдачи трудовой книжки или дня, когда работник отказался от получения любого из этих документов (ч. 1 ст. 392 ТК РФ; ст. 24, 28, ч. 6.3, 9 ст. 29 ГПК РФ) по основаниям:

• признания увольнения незаконным;
• восстановления на работе;
• выплате среднего заработка за время вынужденного прогула.

Скачать приказ о сокращении штата работников, образец 2020 года, word

Как составить приказ о сокращении численности или штата работников? Образец и подробная инструкция по заполнению

В соответствии с трудовым законодательством РФ сотрудники могут быть уволены по инициативе работодателя в связи с сокращением численности и штата.

Руководство предупреждает сотрудников в установленные законом сроки, уведомляют службу занятости, формирует специальную комиссию и готовит документы на расторжение трудовых договоров.

Основанием для проведения организационно-штатных мероприятий по сокращению служит приказ. О том, что это за документ и как его правильно составить расскажем в этой статье.

Что это за документ?

Если кратко, то приказ о сокращении численности или штата работников:

• является одним из оснований для расторжения трудового договора по инициативе работодателя и подтверждает легитимность этой процедуры (ч. 2 ст. 81 ТК РФ);
• составляется при необходимости увольнения сотрудников с последующим упразднением должности в штатном расписании или без такового;
• издается не позднее, чем за 2 месяца до предполагаемого увольнения (ст. 180 ТК РФ).

Можно ли отменить?

Если приказ о сокращении издан или находится на стадии разработки, а основания для проведения процедуры отпали, руководитель издает приказ об отмене сокращения. Его форма не определена законодательством, но сформировалась на практике.

В резолютивной части перечисляют:

• наименование и правовую форму организации, например, общество с ограниченной ответственностью «Бета»;
• наименование документа: приказ об отмене сокращения штата;
• дату, регион и номер документа в соответствии с учетной нумерацией: 15 октября 2020 г., №1, г. Москва.

В преамбуле указывают основания для отмены:

«В связи с экономическими изменениями на рынке оказываемых услуг, на основании решения руководства Общества с ограниченной ответственностью «Бета» от 01.02.2020 г., приказываю:»

Под преамбулой в порядке пронумерованного списка перечисляют:

1. Реквизиты приказа и требование о признании его утратившим силу:

Приказ о сокращении численности работников: образец 2020 года

Из-за кризиса произошло снижение спроса на продукцию предприятия. Участники общества приняли решение о сокращении численности персонала. Теперь необходимо начинать процедуру сокращения. Начать следует, издав приказ о сокращении численности работников. Образец приказа помог бы ничего не изобретать и переходить к следующим этапам. Приведем пример на 2020 год.

Когда требуется сократить

Какой бы неприятной не была процедура сокращения персонала, порой это единственный выход сохранить бизнес. Если спрос на товары (работы, услуги) реализуемые компанией, упал, то ничего не остается, как сократить численность работников, в услугах которых организация перестала нуждаться.

Сокращение – это сложная процедура, состоящая из ряда обязательных этапов. Всю процедуру надо провести правильно, чтобы увольнение по данному основанию было признано законным.

Нужно все сделать правильно, ведь риски очень высоки. При несоблюдении положенной процедуры, предшествующей увольнению, суд может признать сокращение неправомерным и восстановить работника. На практике это означает выплату среднего заработка за время вынужденного прогула (ст. 394 ТК РФ).

К сведению

Работника, находящегося в отпуске или на больничном, уволить нельзя (ч. 6 ст. 81 ТК РФ). Сокращение численности или штата организации исключением из данного правила не является.

Cуд восстановит уволенного сотрудника на работе и принудит выплатить средний заработок за время вынужденного прогула, связанного с незаконным сокращением (ст. 394 ТК РФ, апелляционное определение Брянского областного суда от 03.10.2013 № 33-3203/2013).
Кроме этого, суд может взыскать в пользу работника моральную компенсацию.

Приказ нужно составить правильно

Когда нужно сократить число штатных единиц по конкретной должности (должностям), издают приказ о сокращении численности работников. В приказе нужно указать:

• с какого числа (учитывая двухмесячный срок предупреждения), сколько штатных единиц будут сокращены;
• основание для сокращения, например, решение участников общества;
• поэтапную процедуру сокращения.

  Могут ли уволить с работы в связи с инвалидностью

Чтобы облегчить работу кадровых специалистов наши эксперты подготовили образец приказа о сокращении численности работников в связи с оптимизацией, актуальный на 2020 год.

Скачать (Obrazec-prikaza-o-sokrashenii-chslennosti.doc)

Образец приказа о сокращении работника: разница между численностью и штатом сотрудников, новое расписание организации

Главная / Увольнение и сокращение / Как выглядит образец приказа о сокращении работника?

Процедура, связанная с сокращением штата или численности кадров, должна быть должным образом задокументирована. Первым делом от имени руководителя организации издается соответствующее распоряжение. Как выглядит этот документ? Какую информацию включает в себя? На эти вопросы поможет ответить данная статья.

Отличие в изменении численности и штата (должности)

В ТК РФ не содержится какой-либо информации, касающейся основных различий между этими двумя понятиями. Однако они отличаются друг от друга.

Так, под численностью работников подразумевается общее количество кадров, трудящихся на конкретном предприятии.

При ее изменении происходит сокращение или увеличение количественного состава сотрудников, занимающих то или иное место (например, увольнение двоих официантов из шести).

Штат — это совокупность всех должностей, которые зафиксированы в организационной структуре хозяйствующего субъекта. Таким образом, при упразднении штатной единицы увольняются все лица, которые занимали это место.

Процедура сокращения сотрудника

Условно весь этот процесс можно разделить на два блока действий.

Оформление факта упразднения определенных должностей – первым делом издается приказ о сокращении конкретных рабочих мест, а также утверждается новое штатное расписание. Далее работодатель должен действовать в соответствии со статьями 179-180 ТК РФ, которые содержат следующие требования:

1. Выбирая кандидатур на сокращение, работодатель обязан оставлять на работе лиц, имеющих более высокую производительность труда и квалификацию.
2. Людей необходимо поставить в известность о предстоящем увольнении.
3. Руководство организации должно предложить другие свободные должности.

Об уменьшении штатной структуры также уведомляется профсоюз и служба занятости. Делается это за 2 месяца до изменений (при массовом оттоке кадров – за 3 месяца).

Увольнение лиц, не согласившихся перейти на другую должность – в этом случае необходимо руководствоваться ст. 84.1 ТК РФ, в соответствии с которой должны быть предприняты следующие действия:

1. Издается распоряжение о сокращении конкретного сотрудника(ов).
2. Лица, попавшие под сокращение, должны быть ознакомлены с приказом под роспись.
3. Оформление документов (внесение сведений в личную карточку, подготовка записки-расчета и т.д.).
4. В трудовой книжке работника делается соответствующая запись, производится окончательный расчет.

Уведомление о предстоящем увольнении

В ч. 2 ст. 180 ТК РФ указано, что работодатель обязан заранее сообщить работнику об увольнении в связи с сокращением штата. Такая процедура должна быть проведена с учетом следующих требований:

• Уведомление делается в письменном виде;
• Адресат в обязательном порядке должен поставить свою подпись в документе, которая выступает доказательством того, что он с ним ознакомился;
• Извещение направляется за 2 месяца до официальной даты сокращения.

Вручить документ можно разными способами. Как правило, уведомление об увольнении передается сотруднику лично в руки на работе. Если он находится в отпуске или временно нетрудоспособен, то извещение направляется заказным письмом по почте.

Выплата компенсаций и пособий

Помимо стандартных выплат (зарплата, возмещение за «неотгулянный» отпуск) лицу, попавшему под сокращение штата, положены следующие компенсации (ст. 178 ТК РФ):

• Выходное пособие – выплачивается в размере среднемесячного дохода, который работник получал у конкретного работодателя;
• Сохранение заработной платы в течение следующих 2 месяцев (предполагается, что в это время будет осуществляться поиск нового рабочего места).

При досрочном сокращении кадра, ему положена дополнительная компенсация (средний заработок), рассчитанная пропорционально тому времени, которое осталось до окончания срока, отведенного для предупреждения об увольнении.

При упразднении штатных единиц издается два распоряжения:

1. Приказ о сокращении отдельных должностей.
2. Приказ об увольнении конкретных лиц, чьи рабочие места были исключены.

Остановим свое внимание на первом распорядительном документе. Данный приказ подготавливается в самом начале процедуры. Он выступает основанием для инициирования организационно-штатных мероприятий. В настоящее время не существует единой формы такого распоряжения, утвержденной на официальном уровне. Как правило, каждая организация разрабатывает свой шаблон.

Можно выделить несколько общепринятых правил, которые следует принять во внимание при составлении приказа:

• Подготавливается на бумаге формата А4;
• Набирается печатными буквами на компьютере;
• Обязательное наличие всех подписей (генерального директора и лица, на которого возложена ответственность за исполнение приказа).

Образец документа

Стандартный приказ о сокращении кадров должен включать в себя следующие разделы.

Документ доступен для скачивания

Преамбулу – это вводная часть, содержащая общепринятые сведения:

1. Полное название организации-работодателя.
2. Дату и номер регистрации бумаги.
3. Наименование документа.
4. Тему распоряжения.

«Тело» приказа – в этом разделе даются конкретные указания, касающиеся изменения штатной структуры:

• Назначается официальная дата сокращения;
• Приводится список должностей, подлежащих упразднению.

Если планируется убрать всего несколько штатных единиц, то они указываются прямо в тексте документа после двоеточия. Большой перечень выносится в приложения к приказу.

Назначение ответственного лица – руководитель организации должен назначить сотрудника (ФИО и должность), на которого возлагается обязанность по контролю над выполнением распоряжения, и дать ему следующие поручения:

• Уведомить сотрудников, попавших под сокращение, а также предложить им другие свободные места;
• Поставить в известность профсоюз и службу занятости населения.

В конце документа свою подпись ставит руководитель, издавший данный приказ, а также специалист, ответственный за исполнение.

Увольнение сотрудника при сокращении численности или штата

Процедура увольнения сотрудника при сокращении численности или штата состоит из следующих этапов:

1. Составление приказа о сокращении численности или штата.
2. Утверждение нового штатного расписания.
3. Уведомление профсоюза рабочих.
4. Уведомление центра занятости о предстоящем сокращении численности (штата).
5. Уведомление работника о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата.
6. Предложение работнику других вакансий.
7. Подготовка приказа о прекращении трудового договора с сотрудником в связи с сокращением численности или штата.
8. Регистрация приказа об увольнении в журнале регистраций приказов по личному составу.
9. Ознакомление сотрудника с приказом об увольнении.
10. Составление записки-расчета.
11. Внесение записи о расторжении договора в трудовую книжку и личную карточку сотрудника.
12. Выплата заработной платы и иных пособий, в связи с увольнением, в том числе дополнительных компенсаций за досрочное расторжение договора.
13. Выдача справки 2-НДФЛ за последние два года и трудовой книжки работнику на руки.

Рассмотрим каждый из них более подробно:

1. Составление приказа о сокращении численности или штата

После принятия решения о сокращении численности или штата работодатель выносит соответствующий приказ. Приказ составляется в произвольной форме с обязательным указанием должностей и количества единиц, подлежащих сокращению, причин и даты сокращения.

Образец приказа о сокращении штата сотрудников (скачать образец).

Образец приказа о сокращении численности сотрудников (скачать образец).

2. Утверждение нового штатного расписания

Новое штатное расписание составляется по унифицированной форме Т-3. В нем необходимо указать структурные подразделения, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации работников организации, количество штатных единиц, тарифные ставки, должностные оклады и надбавки.

Штатное расписание оформляется по унифицированной форме Т-3 (скачать бланк).

В штатном расписании необходимо отразить:

• Наименование работодателя.
• Код ОКПО.
• Номер документа и дату его составления.
• Период, в течение которого будет действовать документ.
• Дату и номер приказа об утверждении расписания и общее количество штатных единиц.
• Структурное подразделение, его наименование и код.
• Должность (специальность, профессию), класс, разряд, квалификацию сотрудников.
• Количество штатных единиц.
• Тарифную ставку (оклад).
• Надбавки.
• Месячный фонд заработной платы.
• Дату составления документа, подпись руководителя отдела кадров и главного бухгалтера.

При составлении штатного расписания необходимо учитывать следующее:

В графе 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, с учетом особенностей работы по совместительству, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.

» указывается месячная заработная плата (в рублях) по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр.

в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

В графах 6 — 8 «Надбавки» отражаются стимулирующие и компенсационные выплаты: премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты, установленные законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

При невозможности заполнения организацией граф 5 — 9 в рублях, в связи с применением иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.), указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).

Образец штатного расписания по форме Т-3

Образец заполнения штатного расписания (скачать бланк).

3. Уведомление профсоюза рабочих

О предстоящем увольнении вследствие сокращения численности или штата работодатель должен заранее уведомить орган первичной профсоюзной организации. Срок уведомления — не позднее, чем за 2 месяца до сокращения или 3 трех месяцев при массовом увольнении.

• Уведомление составляется в произвольной форме.
• Бланк уведомления профсоюза о сокращении штата сотрудников организации (скачать образец).
• Образец уведомления профсоюза о сокращении штата сотрудников организации (скачать образец).

4. Уведомление центра занятости о предстоящем сокращении численности (штата)

Перед началом процедуры увольнения работодатель обязан сообщить центру занятости населения о принятом решении по сокращению численности или штата. Срок уведомления для организаций составляет максимум 2 месяца (3 месяца в случае массового увольнения), для ИП — 2 недели.

Также, в центр занятости необходимо представить сведения на каждого увольняемого сотрудника: должность, специальность, профессия, условия оплаты труда.

Примечание: массовым высвобождением работников признается сокращение численности или штата сотрудников предприятия в количестве:

• 50 и более человек в течение 30 календарных дней.
• 200 и более человек в течение 60 календарных дней.
• 500 и более человек в течение 90 календарных дней.

Форма уведомления службы занятости о предстоящей ликвидации организации (скачать образец).

Форма сведений об увольняемых работниках, представляемых в службу занятости (скачать образец).

Примечание: Территориальными центрами занятости могут быть предусмотрены свои формы представления сведений о высвобождаемых работниках. В связи с чем, перед их подачей, рекомендуется уточнить в территориальном центре занятости форму представления.

5. Уведомление работника о предстоящем расторжении трудового договора

Об увольнении в связи с сокращением численности или штата, работодатель обязан уведомить сотрудника (сотрудников) в срок не позднее, чем за 2 месяца.

Уведомление составляется в письменной форме, в 2-х экземплярах. На том экземпляре, что остается у работодателя, работник указывает, что был ознакомлен с предстоящим увольнением, ставит подпись и дату ознакомления.

Также, сотрудник должен быть осведомлен о возможности досрочного расторжения договора. Можно уведомить его об этом отдельным письмом, либо включить данные сведения в уведомление о предстоящем увольнении в связи с сокращение численности или штата.

Если сотрудник принял решение о досрочном расторжении договора, он должен в срок, не позднее 2-х месяцев с даты подписания уведомления, направить работодателю заявление, в котором он сообщает о своем решении.

Образец уведомления сотрудника об увольнении в связи с сокращением штата (скачать образец).

Образец уведомления сотрудника о возможности досрочного расторжения трудового договора в связи с сокращением численности (штата) (скачать образец).

6. Предложение работнику других вакансий

Согласно требованиям трудового законодательства трудовой договор с работником расторгается только если работодатель не имеет возможности перевести работника (с его согласия) на другую должность, в том числе и нижестоящую (нижеоплачиваемую).

Работодатель обязан предложить работнику все имеющиеся у него вакансии, отвечающие указанным требованиям.

Вакансии могут быть предложены работнику в уведомлении о предстоящем увольнении или вынесены в отдельный документ. Требований по форме к указанному документу законодательство не предъявляет.

Если сотрудник согласен на перевод, работодатель должен заключить с ним допсоглашение к трудовому договору и подготовить соответствующий приказ по форме Т-5.

1. Приказы о переводе на другую работу оформляются по унифицированной форме Т-5 (при переводе одного работника) и Т-5а (при переводе нескольких работников).
2. Бланк приказа о переводе на другую работу по форме Т-5 (скачать бланк).
3. Бланк приказа о переводе на другую работу по форме Т-5а (скачать бланк).

Образец приказов о переводе на другую работу

Образец составления приказа о переводе сотрудника на другую работу по форме Т-5 (скачать образец).

Образец составления приказа о переводе работников на другую работу по форме Т-5а (скачать образец).

7. Подготовка приказа о прекращении трудового договора с сотрудником в связи с сокращением численности или штата

Указанным документом оформляется расторжение трудового договора между работником и работодателем. На основании приказа об увольнении вносится запись в трудовую книжку и производится расчет работника. Приказ, как правило, составляется по унифицированной форме Т-8 или Т-8а (при увольнении нескольких сотрудников).

Примечание: работодатель вправе самостоятельно разработать форму приказа, с учетом требований, предъявляемых законодательством. Срок хранения указанного документа – 75 лет.

• Унифицированная форма Т-8 (скачать бланк)
• Унифицированная форма Т-8a (несколько сотрудников) (скачать бланк)
• Образец приказа о прекращении трудового договора с сотрудником в связи с сокращением численности или штата (скачать образец)

8. Регистрация приказа об увольнении в соответствующем журнале

Составленный и подписанный приказ о расторжении трудового договора подлежит регистрации в журнале регистрации приказов по личному составу. В данном журнале регистрируются приказы по всем сотрудникам организации (ИП), в частности, по приему, переводу, премированию, командировках, увольнении и т.д.

1. Обратите внимание, что приказы по первым лицам организации (руководителю, главбуху и иных лицах, сведения о которых отражены в уставе) регистрируются в другом журнале – журнале регистрации приказов по основной деятельности.
2. Указанный документ не имеет строго установленной формы не имеет и разрабатывается работодателем самостоятельно.
3. Срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу – 75 лет.
4. Журнал регистрации приказов по личному составу (скачать журнал).

9. Ознакомление работника с приказом об увольнении

С приказом о расторжении трудового договора сотрудника необходимо ознакомить под роспись. В случае, если он уклоняется или отказывается от ознакомления и подписи делается соответствующая пометка в приказе, либо составляется акт об отказе в ознакомлении с приказом.

10. Составление записки-расчета

Записка-расчет составляется после вынесения приказа об увольнении для окончательного расчета с работником по заработной плате и иным выплатам. Документ заполняется сотрудником отдела кадров, а расчет выплат производится непосредственно бухгалтером.

Записка-расчет состоит из лицевой стороны, заполняемой сотрудником отдела кадров и оборотной, заполняемой бухгалтером. Записка оформляется по унифицированной форме Т-61 (скачать бланк).

Как заполнить записку-расчет

На лицевой стороне необходимо отразить следующие обязательные сведения:

• Наименование работодателя.
• Код ОКПО.
• Номер документа и дату его составления.
• Номер и дату составления трудового договора.
• ФИО, наименование структурного подразделения и должность сотрудника.
• Дату расторжения трудового договора.
• Основание увольнения.
• Дату и номер приказа об увольнении.
• Количество неиспользованных дней отпуска, а также дней, использованных авансом.
• Дату составления документа и подпись сотрудника отдела кадров.

На оборотной стороне бухгалтер производит расчет по отпуску и иным выплатам, предоставленным сотруднику.

При составлении записки необходимо учитывать следующее:

• В графе 2 необходимо указать 12 месяцев, предшествующих увольнению, а в графе 1 соответствующий им год (годы).
• В графе 3 отражается общая сумма выплата сотруднику в соответствующем месяце.
• В графе 4 указывается общее количество календарных дней в отчетном периоде. Если сотрудник отработал полный месяц, при расчете используется среднемесячное количество отработанных дней — 29,3. Примечание: если сотрудник отработал меньшее количество дней, расчет производится по формуле: (29,3 : число календарных дней в месяце) х количество отработанных дней.
• В графе 5 подлежит заполнению только при суммированном учете рабочего времени сотрудника.
• В графе 6 необходимо отразить средний заработок сотрудника (часовой или дневной). Расчет среднего заработка производиться по формуле: Сумма выплат за год (строка Итого) : Количество календарных дней (графа 4 или 5).
• В графе 7 необходимо указать количество дней отпуска, использованных авансом.
• В графе 8 отражается количество неиспользованных дней отпуска.
• В графе 9 производится расчет суммы выплаты за неиспользованные дни отпуска.

В таблице «Расчет выплат» производится окончательный расчет по сумме, выдаваемой сотруднику под расчет:

• В графе 10 указывается сумма начисленной з/п.
• В графе 11 отражается сумму отпускных, рассчитанную в графе 9.
• В графе 12 указываются прочие начисления, если они имели место.
• В графе 13 отражается сумму всех начислений (сумма граф 10, 11 и 12).
• В графе 14 указывается сумма НДФЛ, исчисленная с суммы выплат по строке 13.
• В графе 15 отражается сумму иных удержаний с з/п работника, если они были.
• В графе 16 указывается общую сумму удержаний с работника (сумма граф 14 и 15).
• В графе 17 отражается сумму задолженности организации перед работником.
• В графе 18 указывается задолженность работника перед организацией, если она есть.
• В графе 19 указывается общая сумма средств, подлежащая выплате сотруднику, за вычетом всех удержаний.

Образец заполнения записки-расчета по форме Т-61

Образец заполнения записки-расчета (скачать бланк).

11. Внесение записи о расторжении договора в трудовую книжку и личную карточку сотрудника

• После вынесения приказа и расторжении трудового договора необходимо сделать соответствующую отметку в личной карточке сотрудника и трудовой книжке.
• Образец внесения сведений об увольнении в связи с сокращением численности или штата в личную карточку сотрудника (скачать образец).
• Образец внесения сведений об увольнении в связи с сокращением численности или штата в трудовую книжку (скачать образец).

12. Выплата заработной платы и иных пособий и компенсаций в связи с увольнением

В день увольнения сотрудника необходимо произвести полный расчет по сумме заработной платы, компенсациям за неиспользованный отпуск и иным выплатам, согласно записке-расчету.

Примечание: при расторжении трудового договора из-за сокращения численности или штата, работнику выплачивается выходное пособие, в размере среднемесячного заработка плюс, в течение двух месяцев после увольнения, он продолжает получать средний заработок, если не трудоустроился. Для получения з/п после расторжения трудового договора, работник должен представить бывшему работодателю трудовую книжку, подтверждающую, что он не работал в последние 2 месяца после увольнения и заявление на выплату пособия.

13. Выдача справки о доходах за последние два года и трудовой книжки работнику на руки

В день увольнения работнику выдается трудовая книжка и справка с подтверждением заработка за последние два года для представления по новому месту работы.