В каждой компании, независимо от ее размера, деятельности, дохода и других показателей, составляются официальные документы с подписью руководителя и печатью организации.
При осуществлении документооборота одним из важных действий является нумерация документа. Осуществляется она не во всех случаях.
Документация подлежит нумерации для её упорядочивания. Юридическое лицо вправе самостоятельно установить свою систему документооборота, а также порядок его нумерации.
Нумерация представляет присвоение порядкового номера документу.
Номер ставится в день подписания исходящей корреспонденции и в день получения входящей корреспонденции.
Присвоение является признаком того, что он имеет юридическую силу. Процесс проставления нумерации означает его регистрацию в общей системе документооборота предприятия. И убрать, и избавиться от такого документа уже нельзя.
Нумерация преследует основные цели:
- систематизация документов на предприятии;
- удобный поиск;
- осуществление контрольных действий за подписанной документацией.
Какая существует
Нумерация может быть входящей и исходящей при документации, получаемой от сторонней организации либо выходящей за пределы организации соответственно.
Нумерация может быть автоматической либо ручной. Как правило, применяется второй способ проставления номера, поскольку он должен присваивается после подписания документа ответственным лицом. При присвоении автоматически рабочая программа устанавливает его в момент составления до подписи.
Сам номер (индекс) может быть числовой, буквенно-числовой и смешанный со знаками. Числовой код может применяться отдельно (например, №156), буквенный и знаковый совместно с числовым (например, 12-11/158 или 12-к и т.д.). Буквенные чаще всего используются в кадровых документах и являются обозначением того или иного вида, например, приказ о приёме на работу – «п», о командировке – «к» и т.д.
В некоторых случаях для того, чтобы не было дублирования, устанавливают числовые границы. Например, №1 – 100 – приказы о приёме, №101 – 200 – об увольнении.
Как нумеровать и регистрировать
Читайте так же: Как учитывается стаж на государственной гражданской службе
Документы по основной деятельности нумеруются отдельно от кадровой документации. Нумеровать можно как автоматически в рабочей программе (чаще всего 1С), так и вручную.
Для правильного присвоения используется журнал регистрации (книга регистрации). В нем отражаются дата, номер, содержание и сведения о лицах, составивших и подписавших приказ.
Если документооборот фирмы большой, то, помимо чисел, в составе есть и буквенные знаки. Чаще всего буквенные обозначения используются для документов с различными сроками хранения.
Регистрация может производится путем внесения номера, даты и наименования в журнал регистрации либо основных характеристик в систему электронного документооборота.
Предприятие само выбирает предпочтительный способ регистрации. В некоторых случаях применяются оба вида. Это не является обязательной процедурой, но осуществляется с целью сохранности и надёжности.
Журнал регистрации составляется на бумажном носителе и представляет таблицу с названиями столбцов. Форму такого журнала, а также содержание устанавливает юридическое лицо.
Нумерация производится в зависимости от видов приказов в компании.
Так, выделяются следующие виды деятельности:
- основная;
- по личному составу;
- административно-хозяйственная.
В зависимости от разновидности определяется место в системе документооборота фирмы, нумерация, а также срок хранения.
По основной деятельности
К ним относятся приказы:
- о создании компании;
- об утверждении расписания штата;
- об утверждении графика отпусков либо командировок;
- о создании отдельных структурных подразделений организации;
- о слиянии с другими предприятиями;
- о реорганизации либо ликвидации;
- прочие относительно деятельности компании.
Приказы, как правило, делятся в зависимости от срока хранения для присвоения регистрационных номеров.
Приказы относительно основной деятельности имеют регистрационный номер, состоящий из цифр и знаков, либо только цифр. Буквенные обозначения в основном используют для нумерации кадровых приказов.
Кадровые
К данным приказами относится весь документооборот относительно работников предприятия. Разновидности следующие:
- о приёме на должность;
- о переводе сотрудника;
- о премировании сотрудника;
- о повышении;
- об увольнении;
- о дисциплинарном взыскании;
- о командировке;
- об обучении и т.д.
Иными словами, все действия в отношении сотрудников фирмы закрепляются приказами, которые относятся к кадровому делопроизводству.
Ниже представлены образцы документов, содержащих номер.
Данный приказ состоит из цифр и знаков. Числа «02» обозначают номер отдела через дробь. числа «17» — порядковый номер с начала года.
Следующий состоит из цифр, знаков и букв. Где, число «15» — это номер по порядку, а через дробь буквенное обозначение «ОД» — по основному виду деятельности.
Читайте так же: Закон о сборе валежника в лесу с 1 января 2019 года
И, наконец, третий, индекс которого состоит исключительно из цифр «12».
Как было указано выше, вся документация регистрируется и отражается в журнале регистрации. Журнал учёта приказов по основной деятельности включает номер приказа, его дату, краткое содержание, сведения об ответственном лице и о составителе, а также срока для примечаний.
Также в журнале указывается начало заполнения и его конец. По окончанию ставится печать и подпись лица, ответственного за заполнение. Затем он подшивается к предшествующим. Как правило, составляется и используется на протяжении календарного года.
Нормативная регламентация
Каждая организация в процессе своей деятельности издаёт и подписывает различные документы. Законодательно не предусмотрена общая система документооборота внутри предприятия, а также порядок ведения нумерации.
Лишь в отдельных государственных органах такая деятельность регламентируется приказами вышестоящих ведомств в отношении конкретных служб. К ним относятся: Федеральная налоговая служба, Федеральное казначейство, Федеральная служба по труду и занятости и прочие государственные структуры.
Правила нумерации приказов в организации
Кадровая документация представляет собой обширный комплекс приказов, форм, заявлений и иных документов. Для того, чтобы свободно ориентироваться в этом изобилии, нужна унифицированная система классификации и нумерации. В данной статье рассмотрим, по каким принципам производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве.
Для чего нужна нумерация
Если в маленьких фирмах приказы выносятся не так часто и кадровой документации не так много, то на крупных предприятиях с численностью персонала более 100 человек такие документы могут оформляться по несколько штук в день. Нумерация в данном случае решает проблемы:
- поиска необходимого приказа;
- установления взаимосвязей между несколькими приказами (например, о сокращении штата и увольнении конкретного сотрудника);
- организации хранения документации;
- систематизации приказов по содержанию.
Приказы имеют разные сроки хранения, которые зависят от категории документа. Так, документы по личному составу, отражающие важные факты трудовой жизни работника, хранятся:
- 75 лет – вынесенные до 2003 года;
- 50 лет – с начала 2003 года.
Приказы, связанные с отпусками, командировками и иными подобными фактами, хранятся 5 лет.
Так, нумерация может служить для обозначения срока хранения документа.
Основные принципы нумерации
Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве нигде не закреплены. Организация вправе сама определить, по каким принципам производить нумерацию. Однако существует общепринятый порядок, которым руководствуется большинство предприятий.
Номер приказа, как правило, состоит из цифр – порядкового номера приказа и буквенного кода – индекса, означающего разновидность документа и(или) срок его хранения. Индекс добавляется к цифрам через слеш, дефис или иной символ.
Примерами индексов могут служить:
- «лс» — приказы по личному составу;
- «п» — о приеме на работу;
- «у» — о расторжении трудового договора;
- «к» — о назначении командировки и т.д.
Приказы, касающиеся основной деятельности предприятия, обычно нумеруются при помощи только цифр, индексы не используются, однако организация может использовать и буквенный код, и никто не может ей это запретить.
Присвоение приказам номеров осуществляется в хронологическом порядке начиная с цифры 1. Каждый год нумерация начинается с начала. Исключение составляют образовательные учреждения и учреждения культуры – в них началом года в целях делопроизводства является 1 сентября. Такая нумерация упрощает решение вопросов, связанных с поиском и хранением приказов.
Принятый в организации порядок нумерации приказов должен быть закреплен в положении о кадровом делопроизводстве или в приказе руководителя о введении соответствующего порядка.
Регистрация приказов
Еще один способ систематизации приказов – их регистрация. И хотя такая обязанность также не предусмотрена законодателем, ведение журналов регистрации приказов приносит ощутимую пользу в этом деле.
Как правило, регистрация приказов по личному составу и касающихся основной деятельности осуществляется в разных журналах. Это связано и с разными сроками хранения документов, и с их назначением. Нумерация их также ведется отдельно.
Журнал (или книга) регистрации приказов с индексом «лс» представляет собой таблицу, в которую заносятся следующие данные:
- номер приказа (с индексом);
- дата его издания;
- Ф.И.О. работника, в отношении которого издан приказ;
- структурное подразделение, в котором он числится;
- должность;
- табельный номер;
- реквизиты трудового договора;
- суть приказа – кратко;
- расписка в ознакомлении с приказом или получении его копии.
В журнале приказов, касающихся основной деятельности, следует указать:
- дату исполнения приказа;
- ответственных лиц и их подписи.
Внесение изменений в приказ
Если стало известно, что отдельные положения приказа являются неточными, неисполнимыми или неактуальными, появляется необходимость внести в документ соответствующие изменения.
Внесение исправлений непосредственно в приказ недопустимо. Для того, чтобы исправить ошибку, дополнить документ или признать определенный пункт недействительным, издается еще один приказ, в котором указываются:
- реквизиты изменяемого приказа;
- суть и основания изменений;
- действия, которые необходимо совершить в связи с изменением приказа;
- лица, ответственные за исполнение нового приказа.
Изменяющий документ нумеруется и регистрируется в соответствии с установленным порядком.
Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
Статьи по теме
Узнайте, как правильно регистрировать и учитывать распорядительные документы, группировать их по категориям и срокам хранения, чтобы избежать путаницы. Подробности и готовые образцы пронумерованных распоряжений — в статье.
Скачайте кадровые документы с ми эксперта:
Для чего нужна нумерация приказов по кадрам
Во время работы в организации накапливаются распорядительные документы, в том числе — приказы по личному составу. Это распоряжения разных типов и с разными сроками хранения, регулирующие трудовые отношения работодателя и персонала.
К ним относятся приказы о приеме на работу и увольнении сотрудников, о предоставлении ежегодного отпуска и декрета, о направлении в командировку и поощрении за продуктивный труд , об изменении оклада и других кадровых процессах.
★ Оформлением распорядительной документации по личному составу занимается кадровая служба.
В отличие от распоряжений по основной деятельности, хранящихся в организации постоянно, вплоть до ее ликвидации, приказы по личному составу, изданные до 2003 года, хранятся в течение 75 лет, а изданные после 2003 года — в течение 50 лет.
Исключение — приказы о предоставлении учебных и очередных оплачиваемых отпусков, о краткосрочных командировках по России или за рубеж, о дежурствах и дисциплинарных взысканиях. Они хранятся в течение пяти лет.
Памятка кадровика от «Системы Кадры». Сроки хранения кадровых документов в организации
Грамотная регистрация и нумерация кадровых документов облегчает их классификацию, ускоряет поиск и распознавание каждого конкретного приказа и упорядочивает процесс делопроизводства в целом. Номера приказов по кадрам присваиваются в соответствии с принятым в организации порядком.
Как нумеруют приказы по кадрам: 5 базовых правил
Строгих общеустановленных правил нумерации не существует. Нет ни одного законодательного акта, который устанавливает порядок присвоения номеров внутренним документам работодателя. Однако есть базовые принципы, которых придерживается большинство кадровиков и делопроизводителей.
Правило 1. С началом каждого календарного года нумерация приказов по личному составу начинается заново. Исключение из общего правила составляют государственные и муниципальные образовательные учреждения, заново начинающие нумеровать распорядительные документы в начале учебного, а не календарного года. В этом случае отсчет ведется с 1 сентября, а не с 1 января, как обычно.
Правило 2. Применяемая система нумерации должна упрощать, а не усложнять процесс поиска нужного документа. Поэтому к номеру приказа сплошным способом или через разделитель прибавляют уточняющие буквенные коды и обозначения года издания. Например, нумерация приказов о приеме на работу может включать буквенный код «К», указывающий на кадровый характер документа:
Приказ о приеме сотрудника на основную работу с ми эксперта
Правило 3. Чем крупнее компания, тем сложнее применяемая нумерация приказов отдела кадров. Что вполне логично, ведь именно размером организации, сложностью ее структуры и количеством сотрудников обычно и определяется объем кадровой документации.
Если речь идет о крупном предприятии с большим количеством структурных подразделений, стоит разработать специальную систему нумерации и закрепить ее локальным нормативным актом, с которым всех сотрудников, имеющих отношение к кадровому делопроизводству, следует ознакомить под подпись.
Правило 4. Небольшой организации громоздкая система нумерации приказов не нужна.
Сложные принципы нумерации, применяемые работодателем, в этом случае не облегчают работу с документами, а напротив, могут еще больше запутать работника и привести к потерям времени.
Если речь идет о компании с десятком сотрудников и приказы по личному составу издаются нечасто, можно даже не использовать буквенные коды, ограничившись присвоением простого порядкового номера.
Приказ об изменении наименования должности с регистрационным номером
Правило 5. Приказы классифицируют по типам и срокам хранения.
Нумерация приказов по личному составу
Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве — важный вопрос для любой компании вне зависимости от ее величины и структуры. Как правильно организовать этот процесс, расскажем в нашей статье.
- Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
- Что значит присвоить номер приказу
- Как присвоить номер приказу
- Итоги
Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
Ни одна компания не может обойтись без кадрового делопроизводства. Под ним подразумевается совокупность действий работников кадровой службы или иных специалистов:
- по оформлению личных дел сотрудников;
- внесению записей в трудовые книжки;
- формированию должностных инструкций;
- подготовке приказов по личному составу (увольнению, приему, перемещению сотрудников и т. д.);
- разработке документации организационного характера (графика отпусков, штатного расписания и др.);
- работе над содержанием трудового договора (конкретизации текста, внесению дополнений и изменений) и др.
Знакомьтесь с кадровым делопроизводством с помощью материалов нашего сайта:
- «Как правильно внести изменения в личную карточку?»;
- ;
- «Новый типовой бланк трудовой книжки».
При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов.
Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом.
Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера).
Что значит присвоить номер приказу
Присвоить номер приказу — значит:
- упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
- ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
- облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.
Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:
- в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;
ВАЖНО! Законом «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» от 02.03.2016 № 43-ФЗ с марта 2016 года введены урезанные сроки хранения документов по личному составу — 50 лет, кроме тех, которые созданы до 2003 года (для них срок по-прежнему равен 75 годам).
- в вынужденности присвоения сложносоставных порядковых приказных номеров при большом разнообразии приказов.
Единственным объединяющим признаком нумерации приказов в кадровом делопроизводстве является ежегодное обновление порядка исчисления. Это означает, что с первого рабочего дня каждого календарного года нумерация приказов начинается с цифры 1.
Знакомство с кадровыми приказами облегчат статьи «Приказы по личному составу — это какие приказы (виды)?» и «Приказы по основной деятельности- это какие приказы?».
Как присвоить номер приказу
Компании с небольшой численностью персонала могут применять простейшую нумерацию — цифровой код и через разделительный знак буквенный шифр.
Расшифровка номера приказа следующая:
- цифровой код присваивается по порядку всем приказам с начала календарного года независимо от их вида;
- буквенный шифр выступает приставкой к цифре, позволяющей идентифицировать видовую принадлежность приказа.
В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него).
Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения.
Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте.
ВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников. Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной.
К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т. д.
Поскольку законодательно процесс присвоения номеров приказам в кадровом делопроизводстве не регламентирован, сочетание цифры и буквы может заменяться любой другой комбинацией (цифра — цифра, буква — цифра — буква и др.).
Итоги
Нумерация приказов помогает упорядочить процесс регистрации и учета документации в кадровом делопроизводстве. Способ нумерации определяется компанией самостоятельно.
Еще много полезных статей по кадровому делопроизводству вы найдете в рубрике нашего сайта «Кадровые документы и образцы».
Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
Скачайте кадровые документы с ми эксперта:
Журнал регистрации приказов по личному составуОбразец от экспертаПриказ о приеме на работу с регистрационным номером с буквенным кодомОбразец от экспертаПриказ об изменении наименования должности с регистрационным номеромОбразец от эксперта
Для чего нужна нумерация приказов по кадрам
Во время работы в организации накапливаются распорядительные документы, в том числе — приказы по личному составу.
Это распоряжения разных типов и с разными сроками хранения, регулирующие трудовые отношения работодателя и персонала.
К ним относятся приказы о приеме на работу и увольнении сотрудников, о предоставлении ежегодного отпуска и декрета, о направлении в командировку и поощрении за продуктивный труд, об изменении оклада и других кадровых процессах.
★ Оформлением распорядительной документации по личному составу занимается кадровая служба.
В отличие от распоряжений по основной деятельности, хранящихся в организации постоянно, вплоть до ее ликвидации, приказы по личному составу, изданные до 2003 года, хранятся в течение 75 лет, а изданные после 2003 года — в течение 50 лет.
Исключение — приказы о предоставлении учебных и очередных оплачиваемых отпусков, о краткосрочных командировках по России или за рубеж, о дежурствах и дисциплинарных взысканиях. Они хранятся в течение пяти лет.
Памятка кадровика от «Системы Кадры». Сроки хранения кадровых документов в организации
Смотреть таблицу полностью
Грамотная регистрация и нумерация кадровых документов облегчает их классификацию, ускоряет поиск и распознавание каждого конкретного приказа и упорядочивает процесс делопроизводства в целом. Номера приказов по кадрам присваиваются в соответствии с принятым в организации порядком.
Как нумеруют приказы по кадрам: 5 базовых правил
Строгих общеустановленных правил нумерации не существует. Нет ни одного законодательного акта, который устанавливает порядок присвоения номеров внутренним документам работодателя. Однако есть базовые принципы, которых придерживается большинство кадровиков и делопроизводителей.
Правило 1. С началом каждого календарного года нумерация приказов по личному составу начинается заново. Исключение из общего правила составляют государственные и муниципальные образовательные учреждения, заново начинающие нумеровать распорядительные документы в начале учебного, а не календарного года. В этом случае отсчет ведется с 1 сентября, а не с 1 января, как обычно.
Правило 2. Применяемая система нумерации должна упрощать, а не усложнять процесс поиска нужного документа. Поэтому к номеру приказа сплошным способом или через разделитель прибавляют уточняющие буквенные коды и обозначения года издания. Например, нумерация приказов о приеме на работу может включать буквенный код «К», указывающий на кадровый характер документа:
Приказ о приеме сотрудника на основную работу с ми эксперта
Смотреть образец
Правило 3. Чем крупнее компания, тем сложнее применяемая нумерация приказов отдела кадров. Что вполне логично, ведь именно размером организации, сложностью ее структуры и количеством сотрудников обычно и определяется объем кадровой документации.
Если речь идет о крупном предприятии с большим количеством структурных подразделений, стоит разработать специальную систему нумерации и закрепить ее локальным нормативным актом, с которым всех сотрудников, имеющих отношение к кадровому делопроизводству, следует ознакомить под подпись.
Правило 4. Небольшой организации громоздкая система нумерации приказов не нужна.
Сложные принципы нумерации, применяемые работодателем, в этом случае не облегчают работу с документами, а напротив, могут еще больше запутать работника и привести к потерям времени.
Если речь идет о компании с десятком сотрудников и приказы по личному составу издаются нечасто, можно даже не использовать буквенные коды, ограничившись присвоением простого порядкового номера.
Приказ об изменении наименования должности с регистрационным номером
Смотреть образец
Порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве — советы и полезные нюансы
В кадровых подразделениях компаний образуется большое количество различных документов, касающихся как деятельности самого подразделения, так и движения персонала в целом по предприятию. Это положения, соглашения, штатные расписания, приказы и распоряжения руководства. При ведении делопроизводства в отделе кадров важно сгруппировать по значимости каждый из видов документов. Особое внимание при этом уделяют созданию простой и понятной системы нумерации приказов в кадровом делопроизводстве.
Документы в кадровом делопроизводстве
В каждой организации существует свой порядок присвоения номеров, приказам по персоналу и кадровому подразделению. Его сложность зависит в первую очередь от количества сотрудников. При небольшом штате, например, в стартапе, необходимости в делении кадровых приказов по видам нет. Максимум, что может понадобиться, это разделить бумаги по срокам хранения.
Таких сроков, как правило, три:
- документы по основной деятельности фирмы хранят все время существования предприятия;
- приказы (распоряжения) руководства по персоналу, сведения о которых необходимо заносить в трудовые книжки, хранятся 50 (75) лет;
- текущие приказы по сотрудникам, которые не указывают в личном деле сотрудников, хранят до 5 лет.
Для небольшого предприятия такого разделения приказов и распоряжений по персоналу вполне достаточно.
Другая ситуация возникает в крупных компаниях, с удаленными подразделениями, филиалами, штатной численностью сотрудников в несколько тысяч человек. В них ежедневно издается множество распоряжений и приказов о приеме работников, увольнении, перемещениях, отпусках, командировках и т. д.
При большой численности наемных работников необходимо дополнительно делить приказы на несколько категорий. Например, в разрезе действий с персоналом, подразделений, срокам хранения документов и т. д.
Общеустановленных правил присвоения номеров кадровым документам нет.
Вместе с тем, необходимо руководствоваться несколькими правилами присвоения номеров приказам по кадрам.
Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве
Во-первых, по умолчанию действует правило, что нумерация приказов и иных кадровых документов начинается заново с началом нового года. Исключение из него сделано для некоторых государственных и муниципальных учреждений, где новый учебный год начинается в сентябре. Такие организации начинают нумеровать приказы с 1 сентября, а не с 1 января.
Во-вторых, используемая система нумерации кадровых приказов должна уменьшать время на поиск нужной бумаги. Для этого к номеру приказа можно добавить год издания или буквенный код его тематики.
Например, приказ № 5-2018 или № 5-отп.
Кроме того, при большом количестве одинаковых по содержанию приказов можно вести журналы учета приказов. В них заносят основные сведения о каждом приказе и распоряжении:
- номер и дату издания;
- содержание документа;
- Ф. И. О. сотрудника, которого он касается и подразделения, где он работает.
Такие журналы можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде в формате простой экселевской таблицы.
В-третьих, снижать время на обработку и дальнейшее архивирование приказов и распоряжений. Чем больше документов по кадровым вопросам образуется в компании, тем разветвленнее должна быть их классификация и длиннее номер каждого приказа.
Например, в кадровой службе компании работают несколько сотрудников, которые отвечают каждый за свой участок работы.
Для того чтобы подписанный директором приказ, сразу попал к работнику, который отвечает за командирование сотрудников, такому документу присваивают номер, однозначно указывающий на его назначение.
Это может быть цифровой или буквенный код, применяемый для разделения операций по функционалу — № 5-2018-ком или № 5-увол.
В целом используемая система нумерации должна облегчать работу кадровых служб, поэтому не нужно делать ее громоздкой.
Если в небольшой фирме с 3 работниками функции делопроизводителя по кадровым вопросам входит в обязанности бухгалтера, то разветвленная нумерация приказов руководителя может только запутать работника и привести к большим потерям времени на работу с документами.
В-четвертых, при создании нумерации кадровых документов, она должна быть аналогична, принятому в других подразделениях порядку присвоения номеров для документов.
Единообразия нумерации в целом по предприятию можно достичь созданием внутреннего документа по ведению делопроизводства в разрезе подразделений или видов деловых бумаг, а также общей для всех отделов или управлений номенклатуры дел.
Как вести нумерацию приказов в кадровом делопроизводстве
Перед началом нового календарного года необходимо решить вопрос о том, устраивает ли действующая система нумерации кадровых приказов или в нее необходимо внести изменения. При создании нового предприятия можно использовать простейший порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве, где каждый приказ имеет одно- или двухзначный номер.
Затем по мере расширения штатной численности персонала, передаче функций по кадрам в отдельное структурное подразделение появляется необходимость в делении приказов по персоналу на несколько категорий, которые также отражаются в номере каждого документа, при помощи буквенно-цифровой кодировки, в зависимости от общей системы нумерации, принятой на предприятии.
Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
Кадровое делопроизводство представляет собой совокупность документов в виде приказов, заявлений, дополнительных разъяснений, которые должны быть упорядочены по определенной системе, установленной в организации для облегчения работы с документацией.
В чем смысл нумерации приказов, ее основные принципы
В организациях с небольшой численностью персонала учет приказов по нумерации вести не так сложно, а вот когда численность сотрудников достигает ста человек и выше, это несет дополнительную нагрузку на кадрового работника и позволяет :
- Систематизировать учет
- Провести анализ по взаимосвязанным документам
- Облегчает поиск приказа
- Организовать хранение
Разные категории кадровых документов имеют различный срок хранения:
- Приказы, оформленные до 2003г. необходимо хранить 75 лет
- Поле 2003г. 50 лет
Порядок, по которому нумеруются приказы каждое предприятие определяет самостоятельно. Однако существуют обще принятые нормы, которых обычно придерживаются.
Как правило номер приказа представлен в виде цифр – порядкового номера приказа и буквенного кода – индекса, означающего разновидность документа и(или) срок его хранения. Индекс добавляется к цифрам через слеш, дефис или иной символ.
Примерами индексов могут служить:
- «лс» — приказы по личному составу;
- «п» — о приеме на работу;
- «у» — о расторжении трудового договора;
- «к» — о назначении командировки и т.д.
Важно! С начала года нумерацию необходимо начинать сначала, с единицы. Исключение составляют учебные учреждения, у них началом принято первое сентября.
статью ⇒ Новые правила оформления кадровых документов.
Процедура регистрации приказов и ее необходимость
Процесс регистрации приказов, так же как и нумерация позволяет систематизировать документы в определенном порядке. Журнал регистрации необходимо вести отдельно по личному составу и по деятельности организации в целом, поскольку они имеют различный срок хранения, а также нумерацию.
Журнал по личному составу состоит из следующих подразделов:
- номер приказа (с индексом);
- дата его составления;
- Ф.И.О. работника, для которого он создан;
- структурное подразделение, где он работает;
- должность;
- табельный номер;
- номер и дата трудового договора;
- суть приказа – кратко;
- расписка в ознакомлении с приказом или получении его копии
Журнал по учету основной деятельности включает в себя дату составления, а также ответственных лиц с подписью, то есть он более короткий и лаконичный.
Важно! В случае, если возникает необходимость внести изменения в приказ, придется издать новый с дополнениями и изменениями и указанием причин, регистрируется он по обще установленным правилам в организации.
Что делать, если в приказе закралась ошибка
Внесение в уже существующий приказ законодательно не запрещено, однако предусмотрен некий перечень условий веской необходимости для этого. Поправки к приказу требуются при возникновении обстоятельств, которые делают распорядительный документ или отдельный его пункт фактически или юридически неточными.
К самым распространенным обстоятельствам можно отнести:
- При изменении локальных и нормативных актов самой организации
- При необходимости внести корректировку в личные данные сотрудника, на которого был издан приказ
Важно! Запрещено вносить изменения в уже существующий приказ.
Для исправления издайте новый, указав в нем:
- Причины изменений.
- Основание для внесения изменений.
- Указание действий должностным лицам или структурному подразделению фирмы, которые они должны выполнить в связи с изменением приказа.
- Ссылку на изменяемый приказ или положение в нем, его дату, номер и название.
- Указание сотрудника, на которого возложен контроль за исполнением документа.
При оформлении большого количества исправлений их лучше собрать в приложение, которое отразить в новом приказе.
Оформление приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ оформляется в бумажном варианте. А к желательным реквизитам можно отнести:
- Наименование фирмы;
- Наименование и дата документа;
- Регистрационный номер;
- Место составления приказа;
- Текст документа;
- Подписи ответственных лиц;
- Отметка об исполнителе;
- Визы согласования приказа (при необходимости).
Образец приказа о нумерации в кадровом делопроизводстве
ОБЩЕСТВО С ОГРНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ТОПОЛЁК»
ИНН 920897654,КПП 920101001, г.Москва, ул. Севастопольская,д.1
ПРИКАЗ №1
г.Москва 13.06.2020
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Ввести с 2020 года буквенно-цифровую индексацию распорядительных документов по личному составу ООО «ТОПОЛЁК» с применением следующих регистрационных буквенных индексов:
приказы о приеме работника на работу – П (прием); 2. приказы о прекращении действия трудового договора с работником – У (увольнение); 3. приказы о переводе работника на другую работу – ПР (перевод работника); 4. приказы о предоставлении отпуска работнику – О (отпуск); 5. приказы о нарушении трудовой и производственной дисциплины – Н;
6. остальные приказы – К (кадры).
Генеральный директор О.Р.Веселкин
- С приказом ознакомлены:
- Начальник отдела кадров
- ООО «ТОПОЛЁК»
14.06.2020г. Петрова О.Н.
Плюсы и минусы в нумерации приказов
| Плюсы | Минусы |
| В больших предприятиях, где за день издают множество различных приказов, которые хранятся не менее 5 лет, при возникшей необходимости, спустя время найти тот или иной приказ помогает как раз хронологическая регистрация и упорядоченное хранение в папках | Из минусов можно указать лишь тот, что при проверке трудовой инспекцией вас оштрафуют за неведение журналов регистрации приказов, а также при непоследовательной нумирации |
| Даже если вы работаете у предпринимателя или на малом предприятии, лучше вести кадровый учет и журналы регистрации для облегчения своего же труда | |
| Сквозная нумерация позволяет выявить неточности в работе при проверке, нет возможности вклинить изданный приказ задним числом | |
| В конце года можно четко отследить количество приказов за истекший год, после чего откорректировать работу отдела кадров |
статью ⇒ Дробление бизнеса 2020 — как защититься от ложных обвинений, судебная практика.
Ответы на распространенные вопросы
- 1.Вопрос №1:
- Необходимо ли вести учет приказов в организации?
- Ответ:
Законодательно не установлен порядок учета приказов в организации, однако исходя из практики, гораздо легче, когда все документы находятся в хронологическом порядке, под своей нумерацией и обозначаются своей буквой.
Таким образом приказы о личному составу с обозначением ЛС лежат в своей папке, а по отпускам в другой, по командировкам в третьей и при возникающей необходимости найти нужный, нет нужды листать каждую папку, как если бы они хранились в одной и нумеровались все подряд.
Такое ведение кадрового делопроизводства очень удобно и позволяет сэкономить массу времени, как работнику кадровику так и проверяющей комиссии
- 2.Вопрос №2:
- Какие существуют правила по нумерации?
- Ответ:
Негласным правилом принято считать, что с наступлением нового года, то есть с 1 января ежегодно, начинается новый отсчет в нумерации приказов, кроме учебных и муниципальных заведений, у них регистрация меняется с 1 сентября.
Для экономии времени в поиске в будущем, продумайте вашу нумерацию, к ней лучше добавить буквенное обозначение, а также год издания. Заведите журналы по учету на каждый вид приказов, это тоже поможет в обработке информации в больших организациях.
В крупным предприятиях стоит установить более расширенную нумерацию приказов, для более четкого поиска. Если ваша организация имеет филиалы и структурные подразделения, стоит установить единую нумерацию, которой будут пользоваться все, это будет удобно и понятно.
Таким образом, в начале каждого года стоит обсудить, устраивает ли директора и кадровика существующая нумерация или стоит внести какие-либо поправки. Впоследствии, когда возникнет необходимость деления и увеличения приказов, можно внести корректировки.
Как правильно нумеровать приказы по кадрам и основной деятельности — Права человека
Иными словами, на документе проставляется специальный индекс, которая организация самостоятельно формирует с учетом исполнения следующих задач: для облегчения поиска необходимого документа; учет в номенклатуре дел; разграничением исполнителей или создателей документа; иные задачи.
При проставлении номера на документе надо соблюдать следующие правила: Если документ создает непосредственно организация, он регистрируется в день создания. Это в полной мере относится к издаваемым в организации распоряжениям как по основной деятельности, так и по личному составу.
Поэтому номер приказу надо присвоить в день его подписания руководителем. Если документ поступает в организацию от третьих лиц: от контрагентов, государственных органов, иных лиц, зарегистрировать его, то есть присвоить номер, надо в день получения такого документа.
Это правило относится, например, к входящей корреспонденции.
За то потом прибегают люди надо срочно сделать приказ, вот в свободное окно и делаем, получается то так.. А еслиб я нумеровала по необходимости, то не было б и возможности так сказать задним числом приказ делать..
#14 19 февраля 2009, 8:23 На приказы по основной деятельности нужно завести журнал учета. По нему присваивать номер по порядку. Я для себя оставляю один-два раза в месяц резервный номер, т.е. если нужно будет сделать приказ задним числом. И все. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…
К самым распространенным обстоятельствам можно отнести:
- Изменения в законодательстве, в нормативных актах или локальных актах самой организации
- Изменения личных данных сотрудников, в отношении которых были созданы распорядительные документы
- Изменения в обстоятельствах конкретного времени и места, если эти пункты являются существенными для ранее изданного приказа
Важно! Внести изменения в распорядительный документ, переписав его в соответствии с новыми обстоятельствами, является юридически неграмотным действием!
Требуется составить приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ.
- разработке документации организационного характера (графика отпусков, штатного расписания и др.);
- работе над содержанием трудового договора (конкретизации текста, внесению дополнений и изменений) и др.
Идет отправка уведомления… Ксюшечка [email protected] Я так поняла?Имеенно так и должно быть?У нас вобще с этим беспредел, я уже как то писала.У меня регистрируются такие приказы:1. По пожарн. без-ти2. О создании всяческих комиссий, в т.ч аттестационных3. Командировки4. Премирование, в т.ч. лишение, мат.
- Темы:
- Кадровое делопроизводство
- Приказы
- Номенклатура дел
Обязательна ли новая нумерация кадровых приказов с нового года? А каких именно? Из статьи вы узнаете:
- как производится нумерация приказов по личному составу;
- как ведется нумерация кадровых приказов;
- как вести нумерацию приказов по основной деятельности.
- Приказы по ЛС 5 лет хранения (1-о, 2-о)• поощрение работников;• премирование;• установление надбавок к должностному окладу (за совмещение, особый характер труда, стаж работы и др.
- ), доплат;• предоставление отпусков без сохранения заработной платы;• предоставление отпусков по уходу за ребенком;• изменение фамилии (в связи со вступлением в брак, расторжением брака и др.
- );• присвоение классного чина государственным (муниципальным) служащим;• повышение классности (разряда) работника;• расследование несчастных случаев с работниками;• направление в загранкомандировки (выезд на работу в другую страну);• направление в длительные командировки (свыше месяца) внутри страны;
За то потом прибегают люди надо срочно сделать приказ, вот в свободное окно и делаем, получается то так.. А еслиб я нумеровала по необходимости, то не было б и возможности так сказать задним числом приказ делать..
#14 19 февраля 2009, 8:23 На приказы по основной деятельности нужно завести журнал учета. По нему присваивать номер по порядку. Я для себя оставляю один-два раза в месяц резервный номер, т.е. если нужно будет сделать приказ задним числом. И все. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…
Знакомьтесь с кадровым делопроизводством с помощью материалов нашего сайта: При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов. Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом.
Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера).И если какой-нибудь приказ, распоряжение или ведомость будут оформлены не так, как предписывает Госкомстат, у проверяющих появится лишний повод для претензий.
- о приеме на работу (унифицированные формы Т-1, Т-1а);
- о переводе на другую работу (Т-5, Т-5а);
- о предоставлении отпуска (Т-6, Т-6а);
- о прекращении трудового договора (увольнении) (Т-8, Т-8а);
- о направлении в командировку (Т-9, Т-9а);
- о поощрении (Т-11, Т-11а).
К сожалению, органы статистики не унифицировали до настоящего времени все разновидности приказов по личному составу.
Если документ создает непосредственно организация, он регистрируется в день создания. Это в полной мере относится к издаваемым в организации распоряжениям как по основной деятельности, так и по личному составу. Поэтому номер приказу надо присвоить в день его подписания руководителем. Если документ поступает в организацию от третьих лиц:
Нумерация приказов по кадрам
Иными словами, на документе проставляется специальный индекс, которая организация самостоятельно формирует с учетом исполнения следующих задач: для облегчения поиска необходимого документа; учет в номенклатуре дел; разграничением исполнителей или создателей документа; иные задачи.
При проставлении номера на документе надо соблюдать следующие правила: Если документ создает непосредственно организация, он регистрируется в день создания. Это в полной мере относится к издаваемым в организации распоряжениям как по основной деятельности, так и по личному составу.
Поэтому номер приказу надо присвоить в день его подписания руководителем. Если документ поступает в организацию от третьих лиц: от контрагентов, государственных органов, иных лиц, зарегистрировать его, то есть присвоить номер, надо в день получения такого документа.
Это правило относится, например, к входящей корреспонденции.
Как нумеруются приказы по основной деятельности?
За то потом прибегают люди надо срочно сделать приказ, вот в свободное окно и делаем, получается то так.. А еслиб я нумеровала по необходимости, то не было б и возможности так сказать задним числом приказ делать..
#14 19 февраля 2009, 8:23 На приказы по основной деятельности нужно завести журнал учета. По нему присваивать номер по порядку. Я для себя оставляю один-два раза в месяц резервный номер, т.е. если нужно будет сделать приказ задним числом. И все. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…
Как составляется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
Если в ходе обеспечения документооборота требуется передать определенный документ из одного подразделения организации в другой, повторно его регистрировать, то есть присваивать новый номер не надо. Документ уже зарегистрирован в компании и не требует дополнительной нумерации.
Как проставлять регистрационный номер Итак, организация вправе разработать собственные правила нумерации приказов. Особенно это актуально для распоряжений по личному составу.
При этом для каждой категории приказов можно предусмотреть отдельный буквенный индекс. В небольших организациях с незначительным количеством сотрудников, вводить специальные буквенные индексы для обозначения каждого вида кадрового приказа нерационально.
Как ведется нумерация приказов по основной деятельности?
К самым распространенным обстоятельствам можно отнести:
- Изменения в законодательстве, в нормативных актах или локальных актах самой организации
- Изменения личных данных сотрудников, в отношении которых были созданы распорядительные документы
- Изменения в обстоятельствах конкретного времени и места, если эти пункты являются существенными для ранее изданного приказа
Важно! Внести изменения в распорядительный документ, переписав его в соответствии с новыми обстоятельствами, является юридически неграмотным действием!
Как производится нумерация приказов по кадрам
Требуется составить приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ.
Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
К этому виду распорядительных документов можно отнести те распоряжения, которые так или иначе непосредственно связаны с деятельностью организации.
В частности, к приказам по основной деятельности можно отнести следующие виды: об утверждении штатного расписания; о принятии решения о проведении сокращения штата или численности работников; об утверждении локальных актов организации (Правил внутреннего трудового распорядка, Положения об оплате труда, Положения о работе с персональными данными и другие).
Срок хранение приказов Остановимся немного на сроках хранения приказов различных категорий. Так, распоряжения по основной деятельности компании надо хранить постоянно. Иными словами, данные распоряжения не имеют какого-либо определенного срока хранения.
Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
А именно:
- Внесение записей в трудовые книжки;
- Оформление личных дел;
- Создание приказов по личному составу;
- Оформление графика отпусков и штатного расписания;
- Составление и преобразование должностных инструкций;
- Хранение и своевременная сдача документов в архив;
- Грамотное внесение изменений в документы;
- 1 Виды приказов и необходимость их регистрации
- 2 Правила ведения
- 3 Каждый год новая или нет
- 4 Журнал регистрации приказов
- 5 Что делать, если ошибка
- 6 Образец приказа о нумерации приказов
Виды приказов и необходимость их регистрации Бланк приказа о приеме на работу Особое внимание в отрасли кадрового документооборота уделяется созданию приказов. Распорядительные документы делят на 2 группы: По личному составу.
НДФЛ с выигрыша в лотерею: кто платит Кто должен перечислять в бюджет НДФЛ с выигрыша (распространитель лотереи или выигравший гражданин), зависит от суммы выигранного приза. < … Главная → Бухгалтерские консультации → Кадровые документы Обновление: 19 октября 2017 г.
Кадровая документация представляет собой обширный комплекс приказов, форм, заявлений и иных документов. Для того, чтобы свободно ориентироваться в этом изобилии, нужна унифицированная система классификации и нумерации.
В данной статье рассмотрим, по каким принципам производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве. Для чего нужна нумерация Если в маленьких фирмах приказы выносятся не так часто и кадровой документации не так много, то на крупных предприятиях с численностью персонала более 100 человек такие документы могут оформляться по несколько штук в день.
Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве
Что значит присвоить номер приказу Присвоить номер приказу — значит:
- упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
- ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
- облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.
Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:
- в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;
ВАЖНО! Законом «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» от 02.03.2016 № 43-ФЗ с марта 2016 года введены урезанные сроки хранения документов по личному составу — 50 лет, кроме тех, которые созданы до 2003 года (для них срок по-прежнему равен 75 годам).
Как правильно нумеровать приказы на предприятии?
- разработке документации организационного характера (графика отпусков, штатного расписания и др.);
- работе над содержанием трудового договора (конкретизации текста, внесению дополнений и изменений) и др.