Электронный документооборот в кадрах: что планирует минтруд?

13 февраля 2019 года Минтруд России на официальном сайте проектов нормативных документов разместил законопроект, который вводит электронный кадровый документооборот. Рассказываем, что это означает и кого коснётся на практике.

Зачем понадобился эксперимент

Минтруд предложил провести эксперимент по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде.

Основная цель перевода кадровых документов в электронный вид – отработка механизмов ведения в организациях документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, а также подготовка предложений по внесению соответствующих изменений в законодательство.

Кто будет участниками эксперимента

Сразу скажем, что эксперимент по внедрению электронных кадровых документов затронет только отдельных работодателей.

Планируется, что Правительство РФ отдельно утвердит перечень работодателей, участвующих в эксперименте по электронному документообороту в кадрах, но только с их согласия. В него войдет около 10 организаций.

Проведение эксперимента в организации и соответствующие договоренности по его порядку будут отражены в коллективном договоре или соглашении с работником об его участии в эксперименте.

Когда проводится эксперимент

Срок проведения эксперимента по введению электронного документооборота кадровых документов запланирован с 1 января 2020 года по 31 декабря 2022 года. То есть, на 3 года.

Содержание эксперимента

Работодатели на добровольной основе участвуют в эксперименте по внедрению электронного документооборота в кадровом делопроизводстве и самостоятельно определяют:

• виды документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент;
• вид электронной подписи, применяемый при ведении документов, связанных с работой.

Однако работодателей обяжут использовать усиленную квалифицированную электронную подпись:

• при заключении трудового договора;
• договора о материальной ответственности;
• ученического договора;
• внесении в них изменений.

Вести документы, связанные с трудовыми отношениями, работодатели будут посредством использования своей информационной системы.

  Сдаём СЗВ-М за февраль 2017 года

Также см. «Кадровые документы: что это и какие должны быть в организации».

Как ни странно, расходы, связанные с ведением кадровых документов в электронном виде, вкл. применение электронной подписи сотрудника, несет работодатель.

В рамках эксперимента при поступлении запросов от различных контрольно-надзорных органов работодатель сможет представлять сведения в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной подписью.

Чего ждут от эксперимента

Планируется, что за время проведения эксперимента будут решены необходимые вопросы, связанные с изменением требований к электронной подписи, электронным архивным хранением кадровых документов и др.

Так, например, в рамках реализации федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды» национальной программы «Цифровая экономика России» в течение 2019 года будет:

• подготовлен ряд законопроектов, регламентирующих работу с электронными документами;
• урегулирован вопрос об использовании отечественных технических средств и ПО для хранения информации в электронном виде с обеспечением ее аутентичности, целостности и достоверности в течение установленных сроков хранения.

Подробнее об этом см. «Минтруд переводит кадровые документы в электронную форму».

Электронный документооборот в кадрах что планирует минтруд

VitalikRadko / Depositphotos.com

Минтруд России рассчитывает на принятие в 2019 году поправок в Трудовой кодекс, устанавливающих возможность ведения трудовых книжек в электронной форме. По планам ведомства, работники получат возможность видеть в информационной системе в любое время записи, которые производит работодатель, а также направлять свои данные в электронном виде работодателю, например, при трудоустройстве, в том числе для работы дистанционно в другой местности (информация Минтруда России от 19 октября 2018 г.).

Упомянул Минтруд России и о работе над переводом в цифровой формат ведения других обязательных кадровых документов – трудовых договоров, документов по охране труда, табелей учета рабочего времени, командировочных и отпускных документов.

Чиновники напомнили о проведенном для этих цель эксперименте в ряде крупных компаний.

Ссылаясь на его результаты, в ведомстве полагают, что предварительно должны быть приняты решения в IT-сфере, касающиеся электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости электронных документов, в том числе в судебных спорах.

Принятие нормативных актов, которые должны обеспечить должное регулирование в данной сфере, запланировано на конец этого – начало следующего года. Принятие же самого законопроекта об электронного кадровом документообороте Минтруд России запланировал на 2021 год.

Электронный документооборот в кадрах: что планирует Минтруд?

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обзор документа

Информация Минтруда России (Министерство труда и социальной защиты РФ) от 19 октября 2018 г. «Комментарий Минтруда России о введении электронной трудовой книжки и кадрового документооборота в электронном виде»

Вопрос внедрения цифровых технологий в социально-трудовую сферу и отражения норм в законодательстве обсуждался на заседании Правительства России 28 июня 2018 года.

В соответствии с данными поручениями Минтруд России подготовил законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде)», а также подходы к ведению кадрового документооборота в электронном виде в организациях, которые были в основном поддержаны.

О законопроекте об «электронной трудовой книжке»

Минтруд России предлагает принять в 2019 году законопроект об «электронной трудовой книжке». Предполагается, что работодатели будут направлять в Пенсионный фонд России в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников, то есть о приеме на работу, переводе на другое рабочее место, увольнении.

Проект является масштабным, так как затрагивает всех работодателей.

Работники получат возможность видеть в информационной системе в любое время записи, которые производит работодатель, а также направлять свои данные в электронном виде работодателю, например, при трудоустройстве, в том числе для работы дистанционно в другой местности.

Минтруд России планирует на следующей неделе разместить законопроект на общественное обсуждение.

О ведении кадрового документооборота в электронном виде

Также сообщаем, что ведется проработка норм о предоставлении работодателям права ведения обязательных кадровых документов, указанных в Трудовом кодексе, только в электронном виде. К таким документам относятся трудовые договора, оформление отпусков и командировок, ведение учета рабочего времени, документы по охране труда и пр.

С этой целью Минтруд России провел в 2018 году эксперимент с участием крупных компаний ОАО «РЖД», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «Ростелеком», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ООО «СИБУР», АО «АЛЬФА-БАНК», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Татнефть» им. В.Д. Шашина, ООО «Агроторг».

По мнению бизнеса, ведение ряда документов только в электронном виде при рассмотрении споров в судебных органах или при проверках контрольно-надзорных органов создает высокие риски привлечения работодателей к ответственности.

Проблемы при утере работодателем информации на электронных носителях, ошибки программного обеспечения при передаче и обработке данных в электронном виде могут также привести к принятию неправомерных решений контрольно-надзорными органами.

При потере информации из корпоративных систем работодателя при ведении кадрового документооборота только в электронном виде, работнику будет затруднительно защитить свои права и гарантии.

Российский союз промышленников и предпринимателей и Федерация независимых профсоюзов России, которые уполномочены вести переговоры по законодательным инициативам в социально-трудовой сфере, выражают мнение о необходимости поэтапности и тщательной проработки поправок в трудовое законодательство по вопросу ведения кадрового документооборота в организации только в электронном виде.

Так, стороны Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений (РТК), представляющие общероссийские объединения профсоюзов и общероссийские объединения работодателей, отмечают нецелесообразность включения в законопроект о «трудовой книжке» норм о ведении всего кадрового документооборота в электронном виде в организации, что зафиксировано в протоколе РТК от 7 сентября 2018 года.

[1]

• Минтруд России считает, что предварительно должны быть приняты решения в IT-сфере, касающиеся электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости электронных документов, в том числе в судебных спорах.
• Принятие законопроектов, которые имеют важное значение для перехода на электронный кадровый документооборот в организации, в соответствии с проектом паспорта национального проекта «Цифровая экономика в Российской Федерации» планируются в следующие сроки:
• — декабрь 2018 года — по вопросам регулирования механизмов формирования и использования «облачной» электронной подписи, установления унифицированных требований к универсальной (единой) усиленной квалифицированной подписи, визуализации электронной подписи в электронном документе, уточнения правового статуса аккредитованного удостоверяющего центра,

Читайте так же:  Место и время исполнения обязательств

— июле 2019 года — в части уточнения понятия электронного документа, определения процедур хранения документов, в том числе электронных, использования и хранения электронного дубликата (электронного образа) документа, а также в части формирования благоприятных правовых условий для сбора, хранения и обработки данных с использованием новых технологий.

С учетом этих изменений в законодательстве, а также высказанных предложений бизнес-сообщества и мнения представителей работников Минтруд России предполагает разработку законопроекта, который планируется принять в 2021 году.

Обзор документа

Минтруд России предлагает принять в следующем году Закон об электронной трудовой книжке. В соответствии с ним работодатели будут передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде. Работники смогут видеть в информационной системе записи, которые делает работодатель, и направлять свои данные работодателю в электронной форме.

[3]

Также Минтруд России работает над переходом на исключительно электронный кадровый документооборот. Однако сначала надо снизить стоимость электронной цифровой подписи.

Кроме того, следует обеспечить юридическую значимость электронных документов и организовать архивное хранение и защиту передачи данных. Необходимые поправки в законодательство планируют принять в 2018-2019 гг.

, а сам Закон о переходе на электронный кадровый документооборот — в 2021 г.

Цифровые новшества в отделе кадров

О внедрении в социально-трудовую сферу цифровых технологий и отражении норм в законодательстве говорили на заседании Правительства РФ еще в июне 2018 года. В соответствии с поручениями Минтруд России подготовил законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде)».

О ведении кадрового документооборота в электронном виде.

Минтруд извещает, что также ведется проработка норм о предоставлении работодателям права обязательных кадровых документов только в электронном виде. Сюда относят: трудовой договор, оформление отпуска и командировки, ведение учета рабочего времени, документы по охране труда и пр.

В 2018 году в этой области был проведен эксперимент на базе крупных российских компаний. Итогом стало большое количество предложений по доработке с их стороны.

Законопроекты о ведении сведений о трудовой деятельности работников в информационной системе ПФР

Минтруд РФ в рамках реформы кадрового документооборота разработал ряд законопроектов. О планирующейся реформе см. сообщение «Электронный документооборот в кадрах: что планирует Минтруд?». Среди опубликованных законопроектов:

1. Законопроект (http://regulation.gov.ru/projects/List/AdvancedSearch#npa=85344), направленный на формирование и ведение сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде. Этим проектом в ТК РФ вносится новая ст. 66.1, которой устанавливается, что данные о трудовой деятельности работника будут передаваться работодателем в создающуюся информационную систему Пенсионного фонда РФ в электронном виде. Предусматривается, что работодатель будет передавать все сведения о работнике, содержащиеся в его трудовой книжке, за исключением сведений об образовании и награждениях (поощрениях).

Минтруд поэкспериментирует с электронным учетом

Минтруд намерен провести эксперимент по электронному кадровому документообороту: с 2020 по 2022 год десять работодателей смогут вести кадровые документы по своему выбору в электронном виде, не дублируя их на бумажном носителе. Ранее в ведомстве настаивали на необходимости сохранить бумажные трудовые книжки до 2027 года, а бизнес выступал за их скорейшую отмену.

Законопроект, описывающий правила проведения эксперимента, опубликован на regulation.gov.ru.

Его цель — «отработка механизмов ведения в организации документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе», а ожидаемый результат — предложения по изменению трудового законодательства. Эксперимент продлится с января 2020 года по январь 2022-го.

В Минтруде рассчитывают, что за это время в рамках нацпроекта «Цифровая экономика» будут решены вопросы обеспечения сохранности электронных документов и применения для этого отечественных программ и оборудования.

Читать далее

https://www.youtube.com/watch?v=qu7kd6_aO5c

Перечень добровольных участников эксперимента (около десяти организаций) определит правительство, а виды электронных кадровых документов и электронной подписи, применяемой при их ведении (за исключением трудового и ученического договоров, а также договора о матответственности — для них потребуется только усиленная квалифицированная подпись) они определят сами. При этом факт проведения эксперимента и соответствующие договоренности должны быть отражены в коллективном договоре или соглашении с работником. На участников эксперимента лягут и все расходы, включая траты на обеспечение работников электронными подписями. К тому же работодатели обязаны будут в трехдневный срок выдать работнику по его заявлению все документы в бумажном или электронном виде по его желанию. Контрольно-надзорным органам работодатель сможет предоставлять сведения в электронном виде.

Ранее перспектива перехода на электронные трудовые книжки (реестровый учет данных о трудовой деятельности) стала предметом разногласий между Минтрудом и бизнес-сообществом.

Последнее в лице рабочей группы по трудовому законодательству АНО «Цифровая экономика» предлагало сделать это одномоментно с 2020 года, ссылаясь на многомиллиардные бюрократические расходы.

Минтруд же настаивал на старте реформы с 2021 года с шестилетним переходным периодом, во время которого за работодателем сохранялась обязанность параллельного ведения бумажных и электронных книжек,— а полный переход на электронный кадровый учет предлагал отложить до решения вопроса правового регулирования цифровой экономики (см. “Ъ” от 30 августа 2018 года). При этом в Минтруде признают, что работодатель и так направляет информацию «затрагивающую основные гарантии работников в сфере трудовых отношений» в госинформсистемы (ФНС и ПФР) — а с 2020 года к этому планируется добавить обязанность ежемесячно передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде (как и предполагал законопроект, подготовленный бизнесом). В результате ГИС «обеспечивают защиту указанных данных работников в случае их утраты».

Идея электронного кадрового документооборота была включена в программу «Цифровая экономика» в конце 2017 года наряду с электронными трудовыми книжками, пояснил “Ъ” директор по направлению «нормативное регулирование» АНО «Цифровая экономика» Дмитрий Тер-Степанов. «Такой шаг — неизбежность, и дело только в сроке перехода. Бизнес выступает за более быстрый переход, чем обозначено в инициативе Минтруда, притом что в целом эксперимент безусловно поддерживает»,— отметил он.

Надежда Краснушкина

Бизнес раскритиковал подход Минтруда к тестам цифрового документооборота :: Технологии и медиа :: РБК

С 1 января 2020 года Минтруд начнет тестировать внедрение электронного кадрового документооборота на нескольких компаниях. Однако представители бизнеса просят не ограничивать круг участников эксперимента и сократить его сроки

Виктор Бартенев / Интерпресс / ТАСС

Представители бизнеса попросили Минтруд сократить сроки тестирования электронного кадрового документооборота в компаниях и разрешить это делать всем желающим.

Соответствующее предложение от имени Ассоциации предприятий компьютерных и информационных технологий (АПКИТ) было направлено в Минтруд, рассказал РБК председатель ассоциации Николай Комлев.

Ассоциация объединяет компании «Яндекс», Microsoft, Acronis, КРОК, «Лаборатория Касперского», DNS и другие.

С 1 января 2020 года Минтруд планирует запустить эксперимент по ведению документов, связанных с трудовой деятельностью, в электронном виде у отдельных работодателей. Согласно законопроекту, опубликованному в феврале 2019 года, реализация пилотного проекта должна завершиться 31 декабря 2022 года.

Конкретный перечень участников эксперимента определит правительство. Предполагается, что он будет состоять примерно из десяти работодателей, которые сами смогут определить набор документов, которые будут переведены в электронный вид.

Публичное обсуждение и независимая антикоррупционная экспертиза завершатся 13 марта.

Переход на электронный кадровый документооборот предусмотрен в рамках федерального проекта «Нормативное регулирование» национальной программы «Цифровая экономика». В нем прописано, что соответствующие изменения в Трудовой кодекс должны быть внесены до декабря 2020 года.

АПКИТ поддержал введение документооборота в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Однако сроки эксперимента и количество потенциальных участников вызывают у бизнеса опасение.

«Планируемый срок эксперимента неоправданно затянут.

Из логики законопроекта следует, что в 2023 году будут подведены итоги эксперимента и собственно переход к электронному кадровому документообороту будет не ранее 2024 года», — говорится в письме.

Кроме того, ограниченный круг участников эксперимента создает риски для тех компаний, которые в нем не участвуют. В АПКИТ уверены, что для них ведение электронного кадрового документооборота будет вне рамок правового поля.

Как считает Николай Комлев, это приведет к еще «большему отставанию экономики и регуляторики России от развитых стран». Поэтому ассоциация просит Минтруд сократить срок проведения эксперимента до 31 декабря 2021 года, подтвердить право любой компании вести кадровый документооборот в электронном виде и расширить область проведения эксперимента до нескольких регионов.

Ускоренный переход на электронный документооборот поддерживают также в АНО «Цифровая экономика» (среди ее учредителей — правительство России, Агентство стратегических инициатив, «Ростелеком», «Ростех», Сбербанк, МТС, «МегаФон», «ВымпелКом» и др.).

«Такой шаг на фоне тотальной цифровизации — неизбежность, и дело только в сроке перехода.

Бизнес выступает за более быстрый переход, чем обозначено в инициативе Минтруда, при том что в целом эксперимент безусловно поддерживает», — сказал директор по направлению «Нормативное регулирование» АНО «Цифровая экономика» Дмитрий Тер-Степанов.

По его словам, при переходе на электронные трудовые книжки и документооборот российские работодатели ежегодно в общей сложности будут экономить миллиарды рублей, которые могут быть направлены на социальные программы.

«Однако пилотная зона должна определяться не территориальным местонахождением, а технической готовностью работодателя к реализации эксперимента с учетом обеспечения прав работников», — уверен Тер-Степанов.

Руководитель практики трудового права Bryan Cave Leighton Paisner Russia Надежда Илюшина отметила, что многие работодатели сейчас стараются перейти на использование электронного документооборота в трудовых отношениях, поскольку это удобно.

«Но Трудовой кодекс обязывает работодателя знакомить работника с различными документами под подпись.

Таким образом, формально закон предусматривает, что в подтверждение ознакомления с документами работники должны именно расписываться, то есть проставлять «живую» подпись», — пояснила юрист.

Исключение предусмотрено только для дистанционных работников и для документов, регулирующих права и обязанности в сфере охраны труда. Хотя, по словам Надежды Илюшиной, суды «спокойно реагируют» на электронные документы.

«При отсутствии собственноручно подписанного документа суды обычно просят показать «хоть что-то», что свидетельствовало бы о том, что работник знал о каком-то случившемся событии или о содержании того или иного документа», — заключила она.

Доцент департамента правового регулирования экономической деятельности Финансового университета при правительстве РФ Анастасия Буянова также говорит, что препятствием для широкого применения в кадровом делопроизводстве электронных документов выступает требование осуществлять ознакомление работника с различными документами под подпись. Только «Трудовой кодекс РФ требует осуществить ознакомление работника с различными документами под подпись 17 раз», отметила она.

Минтруд никогда не спешит

Комментировать письмо АПКИТ представитель пресс-службы Минтруда не стал.

Но пояснил, что за период проведения эксперимента, в частности, должны быть решены вопросы обеспечения сохранности электронных документов, подготовлен ряд законопроектов, регламентирующих работу с ними, а также урегулирован вопрос об использовании отечественных технических средств и программного обеспечения для хранения информации в электронном виде.

Ранее бизнес раскритиковал и разработанную Минтрудом схему по переходу на электронные трудовые книжки. В июле 2018 года ведомство представило поправки в Трудовой кодекс, которые предполагают переход на новую систему с 1 января 2020 года.

Работодатель должен будет передавать в Пенсионный фонд в электронном виде информацию о приеме на работу, должности, специальности, профессии и образовании сотрудника.

При этом вводится шестилетний переходный период: до 1 января 2027 года работодатели будут передавать информацию о работниках в ПФР, но продолжат хранить и бумажный аналог. Однако в августе РСПП выступил с предложением сократить переходный период до трех лет.

«Три года достаточно для того, чтобы проверить работу системы, наладить механизмы взаимодействия и в принципе понять, будет ли работать электронная трудовая книжка», — пояснял тогда РБК вице-президент РСПП Сергей Мытенков.

На ускоренном отказе от бумажных трудовых книжек настаивали и представители АНО «Цифровая экономика». Одна из рабочих групп при организации разработала законопроект, в котором предлагается отказаться от бумажных книжек по истечении 180 дней с момента вступления в силу соответствующего закона. С этого же момента в электронном виде могут заключаться трудовой и другие договоры с работником.

Но Минтруд, несмотря на заявление бизнеса, не отказался от первоначальной концепции: в декабре прошлого года министерство внесло в правительство законопроект о введении электронных трудовых книжек, и шестилетний переходный период в нем сохранился.

Александра Посыпкина

При участии: Евгения Баленко

Электронные кадровые документы начнут внедрять с 1 апреля 2020 года

Комитет Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов рекомендовал депутатам принять в первом чтении законопроект Минтруда о проведении эксперимента по переводу кадровых документов в электронный вид.

Напомним, законопроект № 859678-7 определяет основные правила эксперимента по ведению работодателями кадровых документов электронной форме без бумажного носителя.

Фактически закон разрешает работодателям полностью перевести в электронный формат основные кадровые документы.

В данном случае речь идет о трудовых договорах, оформлении отпусков и командировок, ведении учета рабочего времени, документах по охране труда и пр.

Комментируя законопроект, заместитель министра труда РФ Всеволод Вуколов уточнил, что эксперимент по электронному кадровому документообороту предлагается провести с 1 апреля по 31 декабря 2020 года.

По словам Всеволода Вуколова, работодатели самостоятельно определят перечень документов, в отношении которых будет проводиться эксперимент, структурные подразделения, где будет проводиться эксперимент, а также вид применяемых электронных подписей.

При этом для заключения трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, а также при внесении в них изменений, работодатели и работники будут обязаны применять только усиленные квалифицированные электронные подписи.

Законопроект предусматривает, что все расходы, связанные с ведением электронных кадровых документов, включая применение электронных подписей работников, должны нести работодатели.

Представитель Минтруда отметил, что работодатели и работники будут участвовать в эксперименте на добровольной основе. «Соответствующие положения должны быть закреплены в локальном акте работодателя, и соответствующие изменения в трудовой договор будут внесены именно на предмет, каким образом будет доводиться та или иная информация до работника», – пояснил замминистра.

Также замглавы Минтруда обратил внимание, что для работодателей, которые не имеют собственной информационной системы для ведения электронного кадрового документооборота или ведут его на аутсорсинге, предусмотрен соответствующий электронный сервис на портале «Работа в России».

«В этом случае можно будет подписывать документы со стороны работника с помощью простой электронной подписи, поскольку граждане Российской Федерации, которые пользуются порталом, идентифицированы посредством ЕСИА», – приводит слова Всеволода Вуколова официальный сайт Минтруда РФ.

Эксперименты Минтруда: как кадровый документооборот становится электронным

В ходе эксперимента обнаружилась проблема — при утрате электронного документа из корпоративной информационной системы работнику затруднительно восстановить свои права. Это означает, что для массового перехода на безбумажный формат работы в первую очередь нужно обеспечить дублирование информации о работе в государственной информационной системе.

Эксперимент также выявил сложности, связанные с применением различных видов электронной подписи. Поэтому до принятия законопроекта о кадровом ЭДО в сфере информационных технологий должны быть выработаны решения, касающиеся электронной подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных и юридической значимости электронных документов, в том числе в судебных спорах.

Изменения в законодательство по итогам первого эксперимента

Правительство РФ поддержало поэтапный подход рабочей группы и на заседании 28 июня 2018 года дало соответствующие поручения.

Для начала было предложено разработать законопроекты о ведении сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде, предусмотрев в них постепенный переход к ведению трудовых книжек исключительно в электронном виде.

О сложностях внедрения электронных трудовых книжек мы рассказывали в прошлой статье о кадровом ЭДО.

Приняв во внимание итоги эксперимента и поручения Правительства РФ, Минтруд России разработал и разместил 29 октября 2018 года для общественного обсуждения законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде)» и сопутствующие проекты законов.

Согласно законопроекту работодатели будут передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности, которые вносятся в трудовую книжку, в электронном виде.

Начиная с 1 января 2020 года их будут передавать в ПФР ежемесячно, а с 1 января 2021 года — ещё чаще (не позднее рабочего дня, следующего за днём издания всех кадровых приказов).

В связи с этим при заключении трудового договора и для подтверждения трудовой деятельности работник сможет получить документы с предыдущего места работы как у бывшего работодателя, так и в МФЦ или ПФР — на бумаге или в электронной форме.

На сведения о трудовой деятельности работников будет распространяться порядок хранения, предусмотренный для индивидуального лицевого счёта (его ПФР хранит в течение всей жизни застрахованного лица).

А вот работодатель после увольнения работника будет хранить сведения в электронном виде всего три года.

При увольнении работник получит у работодателя сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе, что исключит риск их несвоевременного получения в информационной системе ПФР, например, по техническим причинам.

Если законопроект будет принят и вступит в силу с 2020 года, уже в 2021 году сведения о трудовой деятельности работников будут вестись только в электронном виде, за исключением работников, подавших заявление о ведении трудовых книжек на бумажном носителе. А с 2027 года трудовые книжки на бумажном носителе отменят полностью.

В качестве одного из сопутствующих законопроектов Минтруд разработал поправки в Федеральный закон об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования.

Законопроект подразумевает, что индивидуальный лицевой счёт в ПФР дополнят новым разделом, содержащим сведения о трудовой деятельности застрахованного лица, в том числе выполняемой им работе и занимаемой должности, а также сведения об увольнении и основаниях прекращения трудового договора.

Работодатели будут формировать сведения в форме электронного документа с использованием своих программно-технических средств либо для этих целей ПФР будет бесплатно предоставлять электронный сервис.

Еще одним сопутствующим законопроектом стали поправки в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, которые предусматривают с 2021 года административную ответственность в виде предупреждения должностных лиц за нарушения порядка передачи сведений о трудовой деятельности в ПФР (статья 5.27 КоАП РФ).

На момент написания статьи (апрель 2019 года) законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде)» размещён со статусом «Подготовка заключения об ОРВ». На следующем этапе документы направятся на рассмотрение в правительство.

Второй эксперимент: ЭДО без дублирования на бумаге

После рассмотрения в правительстве законопроекта Минтруда и итогов первого эксперимента было принято решение провести ещё один эксперимент по внедрению кадрового ЭДО. Второй эксперимент регламентирован законопроектом «О проведении эксперимента по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде у отдельных работодателей».

Минтруд запланировал эксперимент по электронному кадровому документообороту

2019-02-13T17:20

2020-03-03T13:36

https://ria.ru/20190213/1550809422.html

Минтруд запланировал эксперимент по электронному кадровому документообороту

https://cdn23.img.ria.ru/images/154782/22/1547822286_0:266:3072:1994_1036x0_80_0_0_417d0e8280fd47bd8677712e8729a2f8.jpg

РИА Новости

https://cdn22.img.ria.ru/i/export/ria/logo.png

РИА Новости

https://cdn22.img.ria.ru/i/export/ria/logo.png

МОСКВА, 13 фев — РИА Новости. Минтруд России предлагает провести эксперимент по переводу кадровых документов в электронный вид, сообщает пресс-служба ведомства.

«Планируется, что правительством РФ будет утвержден перечень работодателей, участвующих в эксперименте (по их согласию), в который войдет около 10 организаций…

Законопроектом предполагается, что проведение эксперимента в организации и соответствующие договоренности по его порядку будут отражены в коллективном договоре или соглашении с работником об его участии в эксперименте», — говорится в сообщении.

Отмечается, что эксперимент будет проводиться с 1 января 2020 года по 31 декабря 2022 года.

Согласно проекту, добровольно участвующие работодатели определяют документы, с которыми будет проводиться эксперимент, а также вид электронной подписи, применяемый при ведении документов.

Подчеркивается, что при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, а также при внесении в них изменений, работодатель обязан использовать усиленную квалифицированную электронную подпись.

Сообщается, что ведение рабочей документации происходит с помощью информационной системы работодателя. Кроме того, сопровождающие эксперимент расходы несет сам работодатель. При поступлении запросов контрольно-надзорных органов работодатель может предоставлять сведения в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

«Планируется, что за время проведения эксперимента будут решены необходимые вопросы, связанные с изменением требований к электронной подписи, электронным архивным хранением документов и другим», — добавляется в сообщении Минтруда.

Уточняется, что в рамках реализации проекта «Нормативное регулирование цифровой среды» нацпрограммы «Цифровая экономика РФ» в течение 2019 года будет подготовлен ряд законопроектов, регламентирующих работу с электронными документами, а также будет урегулирован вопрос использования отечественных техсредств и ПО для хранения данных в электронном виде.

Кадровый документооборот: нововведения в 2020 году

Предложения по внедрению электронного кадрового документооборота Минтруд начал готовить с 2017 года. Изначально ведомство выступало за нововведения, которые позволят:

• предоставить работодателю право принимать решение о полном либо частичном ведении документов, связанных с кадровым делом, в электронной форме;
• все расходы по ведению документов в электронной форме возложить только на работодателя;
• уравнять с точки зрения юридической силы документы в электронном и бумажном виде;
• обязать работодателя предоставлять электронные документы в бумажном виде по требованию работника.

При Минтруде действует рабочая группа, цель которой — подготовить законодательные предложения, связанные с переводом кадрового документооборота в электронный вид.

Электронные проверки ГИТ

На Всероссийской неделе охраны труда, которая прошла весной 2019 года, министр труда и социальной защиты Максим Топилин подтвердил намерения чиновников перевести проверки ГИТ в электронный формат.

Это позволит сэкономить время работодателя, ускорить и оптимизировать сам процесс проверки.

Так, например, в ходе плановой проверки инспектор труда сможет пользоваться специальной базой данных для проверки кадровых документов в электронном виде, без необходимости выезда к работодателю.

министр труда и социальной защиты 

Мы также планируем в последующем вообще перейти на бесконтактный способ проверки путем проверки в удаленном режиме с использованием электронных технологий. Но для этого нужно, чтобы созрели условия для ведения всего делопроизводства, кадропроизводства в электронном виде.

Стоит отметить, что первый шаг к переходу на формат электронных проверок чиновники уже сделали, запустив сервис самопроверок «Электронный инспектор». Он позволяет работодателям самостоятельно пройти предварительную проверку соблюдения требований трудового законодательства.

По результатам самопроверки работодатель получает заключение интерактивного сервиса об отсутствии или наличии нарушений в трудовых отношениях, а также инструменты для их устранения: инструкции к действию, шаблоны и образцы документов. Сервис, как справедливо отмечено, «позволит взглянуть на оформление и содержание документов глазами настоящего государственного инспектора труда».

Электронная трудовая книжка

Известно, что с подробностями перевода бумажной трудовой в электронный вид чиновники уже определились. Это произойдет поэтапно и начнется с того, что новые данные работодатели будут вносить уже в электронном формате. Затем все ранее прописанные в бланках данные перенесут в компьютерные базы.

Полный отказ от обычных трудовых книжек планируется с 1 января 2027 года. Таким образом, привычный документ превратится в электронный файл, который будет храниться в системе персонифицированного учета.

Несмотря на то, что с 2021 года все трудовые будут вестись только в электронной форме, работники и работодатели, для которых традиционный формат кажется наиболее приемлемым, вправе продолжить вести бумажные трудовые книжки вместе с электронными.

С 1 января 2021 года работодатели вернут работникам бумажные трудовые книжки, поскольку с них снимется ответственность за их хранение и ведение. Исключение составят только лица, написавшие заявление о продолжении ведения бумажного аналога.

У электронных трудовых масса преимуществ:

• упрощают ведение кадрового производства;
• снимают вопрос о соблюдении сроков выдачи книжек при увольнении;
• освобождают работника от необходимости запрашивать у работодателя копии трудовой;
• стандартизация и ведение кадровой информации в специализированных базах данных;
• возможность для работников контролировать в режиме онлайн все сведения, которые вносятся в их трудовую.

Как будет учитываться трудовой стаж

Сейчас действует двойной учет трудового стажа: органы ПФР делают это на лицевых счетах работников, а работодатели — в трудовых книжках.

Сведения о стаже фонд берет из данных индивидуального лицевого счета работника. Поэтому эксперты считают, что с появлением электронных трудовых книжек пропадет ненужная двойная работа в учете стажа.

С 1 января 2020 года работодателям придется представлять сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц в информационную систему ПФР по форме СЗВ-ТД, и делать это нужно будет ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

С 1 января 2021 года эта информация при приеме на работу или увольнении должна отправляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего документа.

Электронные трудовые договоры

Инициатива по переводу трудового договора в электронную форму возникла, в частности, в связи с необходимостью как-то решить вопрос с оформлением трудовых отношений с дистанционными работниками.

Чиновники предполагают, что электронный трудовой договор не только сократит финансы и время на заключение трудового договора, но и позволит перевести дистанционных работников в поле легальной занятости.

Еще два года назад руководитель Роструда Всеволод Вуколов предложил создать специальную интерактивную площадку для заключения электронных трудовых договоров. По его словам, такой площадкой может выступать портал «Работа в России».

Эксперимент по ведению электронного кадрового документооборота

Российская трехсторонняя комиссия по регулированию социально-трудовых отношений одобрила законопроект о начале перевода кадровых документов в электронный формат в рамках эксперимента. Он продлится с 1 января по 31 декабря 2020 года.

Суть эксперимента — дать возможность работодателям вести практически все кадровые документы в электронном виде без необходимости их дублирования на бумаге.

Нужна электронная подпись? Подберите сертификат под вашу задачу 

Известно, что в ряде случаев работодатель обязан будет обеспечить использование усиленной квалифицированной электронной подписи с обеих сторон: при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора и при внесении в них изменений.  

Переход на электронный кадровый документооборот

• На 01 апреля 2020 года Министерством труда и социальной защиты запланирован старт масштабного эксперимента по внедрению электронного документооборота по кадровым вопросам.
• В соответствии с Указом Президента РФ от 9 мая 2017 года № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 — 2030 годы» перед современным бизнесом стоит задача внедрения в жизнь компании электронного документооборота, в том числе, по кадровым вопросам.
• В начале 2020 года вступили в силу первые изменения в законодательство в области цифровизации кадрового дела, в результате которых в российскую действительность вошло такое понятие как электронная трудовая книжка.

В результате изменений все работодатели обязаны передавать в Пенсионный фонд России электронные сведения о трудовой деятельности сотрудников. Работникам же предоставлено право выбора между традиционной бумажной трудовой книжкой и электронной (подробнее в статье «Как перейти на электронные трудовые книжки в 2020 году?»).

1. Следующим этапом на пути цифровизации кадрового документооборота запланирован перевод с бумаги на электронные носители всех документов, связанных с работой, в том числе, предполагающих проставление работником своей подписи.
2. Замена бумажного кадрового документооборота электронным отвечает требованиям современной действительности: многие компании уже ведут электронный документооборот в части тех документов, в отношении которых это допускается действующим законодательством.
3. Кроме того, введение электронного документооборота необходимо отдельным категориям работников, в частности, вахтовикам, которые работают в значительном отдалении от места жительства и в межвахтовый период фактически лишены возможности оформления кадровых документов.
4. Вне зависимости от метода работы отдельных сотрудников у электронного документооборота масса неоспоримых преимуществ: он экономит время, трудозатраты, бумагу, офисное пространство, повышает прозрачность кадрового документооборота, обеспечивает защиту от фальсификации документов и их лучшую сохранность, облегчает и ускоряет доступ к архиву.
5. Учитывая все вышеизложенное, 4 февраля 2020 года Государственная Дума приняла в первом чтении законопроект «О проведении эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками».
6. Целью эксперимента обозначены создание и отработка механизмов ведения и применения электронных документов, связанных с работой, без дублирования на бумажном носителе, а также подготовка предложений о внесении изменений в законодательство РФ.
7. В Российской Федерации это будет уже второй по счету эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений.
8. Первый эксперимент был проведен в 2018 году Министерством труда и социальной защиты совместно с 11 крупными организациями-работодателями (АО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АвтоВаз», ПАО «Росбанк», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «СИБУР», АО «Альфа-Банк», ПАО «Татнефть», ООО «Агроторг») на условиях дублированиях электронных документов на бумажном носителе.
9. Эксперимент 2018 года показал следующие проблемы внедрения электронного кадрового документооборота:

1. высокая стоимость приобретения и использования цифровой подписи на каждого сотрудника, особенно в компаниях с высокой текучестью кадров;
2. отсутствие нормативного регулирования использования электронной подписи в кадровом делопроизводстве;
3. отсутствие готового программного обеспечения  для автоматизации кадрового документооборота;
4. необходимость обеспечения непрерывной технической поддержки электронного кадрового документооборота;
5. риски потери данных, несанкционированного использования данных третьими лицами, ошибок программного обеспечения при передаче или обработке информации;
6. низкая компьютерная грамотность некоторых работников и недоверие к электронным документам.

• Вместе с тем результаты эксперимента все же показали возможность подготовки законодательной базы для перехода кадрового дела на электронный документооборот, для чего было решено провести еще один эксперимент с неограниченным кругом участников из числа работодателей и без дублирования документов на бумажном носителе.
• Разберемся с особенностями нового эксперимента.
• Условия участия

Принять участие в эксперименте может любая организация, изъявившая такое желание. Подробный порядок проведения эксперимента и отбора работодателей планируется регламентировать Положением Министерства труда и социальной защиты, которое будет осуществлять полное методическое сопровождение эксперимента.

1. По состоянию на дату принятия решения о представлении законопроекта в Совет Государственной Думы  (22 января 2020) желание принять участие в эксперименте изъявили порядка 80 компаний, в том числе, из числа субъектов среднего предпринимательства.
2. Работники принимают участие в эксперименте добровольно и вправе отказаться от участия в эксперименте, уведомив об этом работодателя в письменной форме.
3. Информационно-техническое обеспечение
4. Согласно законопроекту ведение электронных документов, связанных с работой, осуществляется работодателем с использованием собственной локальной информационной системы или электронного сервиса информационно-аналитической системы «Общероссийская база вакансий «Работа в России», которая фактически является частью Единой системы идентификации и аутентификации (Портала государственных услуг Российской Федерации).
5. Таким образом, участие в эксперименте будет доступно организационно и финансово даже для тех компаний, которые не имеют собственной информационной системы для ведения электронного кадрового документооборота или ведут его на аутсорсинге.
6. В целях проведения эксперимента на создание и обеспечение функционирования электронного сервиса системы «Работа в России» в федеральном бюджете на 2020 год предусмотрены средства в размере более 124 миллионов рублей.
7. Для работников и работодателей использование электронного сервиса системы «Работа в России» будет бесплатным.
8. Кроме того, в случае использования электронного сервиса на портале «Работа в России» можно будет подписывать документы со стороны работника с помощью простой электронной подписи, поскольку граждане Российской Федерации, которые пользуются порталом, идентифицированы посредством ЕСИА, соответственно работодателям не придется выделять средства на получение электронных подписей.
9. При использовании своей информационной системы работодателю придется нести расходы по ведению электронных документов, включая расходы по приобретению и использованию электронной подписи работника, самостоятельно.
10. Документы, которые переводятся в электронный формат в ходе эксперимента
11. Виды документов, в отношении которых будет проводиться эксперимент, структурные подразделения, участвующие в эксперименте, определяются каждым работодателем самостоятельно и отражаются в локальных нормативных правовых актах и (или) в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).
12. При этом в любом случае эксперимент не будет распространяться на трудовые книжки.
13. Сроки проведения эксперимента
14. В соответствии  с текстом законопроекта проведение эксперимента планируется с 1 апреля по 31 декабря 2020 года.
15. Однако в Заключении Комитета Государственной Думы по труду, социальной политике и делам ветеранов по проекту указано, что продолжительность указанного срока «представляется недостаточной для достижения весьма амбициозных целей эксперимента».
16. Также Комитетом указано, что предусмотренные законопроектом сроки представления докладов о результатах эксперимента и предложений о внесении изменений в законодательство (для предварительных — до 1 сентября 2020 года, для итоговых — до 31 декабря 2020 года) фактически означают подведение итогов эксперимента до его окончания и тем самым «вызывают недоумение».
17. С учетом данных вполне обоснованных замечаний и комплексного характера вопроса, который выносится на эксперимент, требующего серьезной подготовки и проработки, высока вероятность того, что сроки эксперимента ко второму чтению законопроекта будут увеличены.

Так, заместитель Министра труда и социальной защиты Российской Федерации В.Л. Вуколов в ходе заседания Комитета Государственной Думы по труду, социальной политике и делам ветеранов допустил вероятность распространения эксперимента на первый квартал 2021 года.

Какие документы можно вести в электронном виде уже сейчас и без участия в эксперименте?

Трудовой кодекс Российской Федерации предусматривает использование электронной подписи в трудовых отношениях только с дистанционными работниками.