Журнал регистрации трудовых договоров — образец

При организации делопроизводства в организации необходимо осуществлять правильную сортировку документов, хранение в соответствии с установленными нормами и сроком. Для каждого типа документов установлена своя длительность сохранности документов. После заключения с сотрудником трудового договора необходимо внести соответствующие данные в журнал учета трудовых договоров.

При организации кадрового делопроизводства довольно часто возникает вопрос: «А нужно ли вообще вести журнал регистрации заключенных с работниками или можно обойтись и без него?».

По большому счету, раз ответственности за его отсутствие не предусмотрено, значит, он и не нужен? Однако этот документ будет полезен в организации, он позволит упорядочить имеющиеся документы и регистрировать все трудовые договора, дополнения к ним и вносимые изменения.

Ведение журнала не позволит потеряться документам, внесенная запись будет означать, что он составлялся и даже если договор будет уничтожен, запись в журнале все-таки останется. К тому же при решении споров с работниками в судебном порядке журнал может понадобиться и его может затребовать суд.

Также ведение журнала может пригодиться и при выдаче справки бывшему работнику при его последующем трудоустройстве. К тому же он может заменить большое количество документов, которые должны храниться в архиве. На крупных предприятиях с его помощью могут составляться различные статистические отчеты.

Данный документ ведет либо менеджер по персоналу организации, либо специалист кадрового отдела

Правило ведения и составления журнала

Журнал регистрации трудовых договоров - образец

Так как единой и обязательной формы документа нет, то для этих целей можно применять покупную тетрадь, в которой уже подготовлены все необходимые графы для ведения учета трудовых договоров и от вас потребуется только вносить соответствующие записи. Помимо этого вы можете сформировать его и сами, на отдельных листах А4.

Для длительного хранения журнала обложку следует выбирать из плотных материалов, примерная плотность бумаги – 60 г/кв.м.

Титульный лист должен содержать полное наименование организации или реквизиты индивидуального предпринимателя, дата начала и окончания журнала, а также его название. В первую очередь необходимо пронумеровать страницы.

На второй странице следует указать ответственно за журнал лицо, сделать это можно отразив следующие графы:

  • Порядковый номер записи об ответственном лице.
  • Период ответственности.
  • ФИО и должность ответственного работника.
  • Основание, по которому данное лицо было назначено. Это может быть приказ о назначении ответственного лица, изданный руководителем или другой документ.

После этого производится оформление журнала, который может состоять примерно из 11 столбцов, обычно это следующие (перечислим слева на право):

  • Порядковый номер в соответствии с хронологией регистрации трудовых договоров. Но это не номер договора, он будет указан далее.
  • Дата, когда был заключен договор с работником.
  • Номер самого договора или же дополнительного к нему соглашения.
  • Инициалы сотрудника (фамилия, имя и отчество).
  • Должность или профессия, в соответствии со штатным расписанием организации.
  • Наименование структурного подразделения, где трудится сотрудник.
  • Дата расторжения договора с работником.
  • Характер работы, например, основное место работы или по совместительству.
  • Далее идет информация о дополнительных соглашениях.
  • Таблица может содержать также и подпись сотрудника.
  • Примечание.

На последней странице необходимо сделать надпись о том, что данный журнал закрыт, опечатан, после чего сдан в архив.

При этом необходимо обязательно указать дату сдачи, количество содержащихся страниц, а также номера договоров, указанных в первом столбце.

Затем должна ставиться ФИО и должность ответственного лица, и указываться документ, который наделяет данное лицо быть ответственным (номер и дата документа).

  • Прием наемного работника оформляется договором.
  • Документ относится к формам внутреннего документооборота и регистрируется в журнале.
  • Системный подход позволяет оперативно найти данные о сотрудниках.

Трудовой договор – обязательный документ, составляемый при трудоустройстве работника. Форма является доказательством оформления трудовых отношений. В состав обязательных пунктов документа входят:

Журнал регистрации трудовых договоров - образец

Документ обязателен для юридических лиц и ИП. Содержание договора разрабатывается работодателем самостоятельно при условии включения в форму обязательных пунктов.

Основание для оформления трудового договора – заявление сотрудника и приказ, составленный работодателем.

Соглашение составляется в 2-х экземплярах. Подписанные обеими сторонами оригиналы формы имеют одинаковую юридическую силу. Один экземпляр выдается работнику, второй хранится у работодателя в течение срока, установленного для архивации документов для начисления заработной платы – 75 лет.

Каждому из оформленных договоров присваивается своя нумерация. Данные присваиваются при регистрации документа в специально предназначенном журнале.

Договора по трудоустройству имеют отдельную от других документов сквозную нумерацию, принятую работодателем.

Традиционно формы разделяют по годам, что находит отражение в номере документа.

Назначение и преимущества ведения такого учета

Журнал регистрации трудовых договоров - образецВедение журнала регистрации трудовых договоров не имеет обязательного требования согласно законодательных норм. Документ создан для упрощения кадрового учета
. Но актуальность и необходимость такого журнала признается кадровиками даже для предприятий с малой численностью сотрудников.

Состав данных журнала имеет краткое описание зарегистрированных договоров. При обращении в организацию бывших работников его наличие облегчает поиск данных. Сведения могут потребоваться для подготовки справок в пенсионный фонд и иные структуры.

Систематизация данных позволяет
:

  • Вести четкий учет кадрового состава.
  • Незамедлительно предоставлять данные работодателю или органам контроля.
  • Иметь оперативные данные о работниках с длительным стажем, договора которых находятся в архиве.

Отсутствие формы учета не влечет наложения ответственности со стороны контролирующих органов, но упрощает внутренний документооборот в компании.

Если журнал в качестве первичного документа указан в учетной политике, ведение его обязательно
.

По просьбе трудовых инспекций или иных организаций, контролирующих условия труда и заработной платы им может быть предоставлен данный журнал. Сотрудник при получении экземпляра договора расписывается в журнале, что является доказательством наличия у него документа. При утере и повторном обращении работнику выдается дубликат.

Кто занимается ведением данного журнала

Журнал регистрации трудовых договоров - образецПри ведении журнала форма определяется в числе других кадровых документов и закрепляется в учетной политике предприятия. Приказ устанавливает электронный либо бумажный порядок ведения и ответственное лицо, на которое возлагаются обязанности заполнения данных. Форма журнала регистрации разрабатывается предприятием самостоятельно
.

Традиционно ответственность за ведение журнала возлагается на кадрового работника или менеджера по персоналу. Лицо, составляющее трудовые договора по образцу, разработанному на предприятии, вносит запись в журнал сразу после внесения подписей сторон.

Бумажный вариант ведения

Предприятия преимущественно прибегают к бумажной форме ведения журнала. Документ может создаваться на основе любой книги учета, не имеющей четких наименований столбцов.

Разработкой названий и состава данных столбцов занимается ответственное лицо, которое производит регистрацию документов и поиск экземпляров договоров на основании нумерации. Форма может иметь ограниченный срок ведения (год) либо бессрочное применение при систематизации данных.

Журнал регистрации трудовых договоров - образецОформление документа начинается с титульного листа. Журнал должен иметь
название, дату начала, данные должностного лица, ответственного за ведение формы. Запись ведется по каждому документу отдельно. Аналогично заполнению других журналов учета, пустые строки между записями не допускаются.

Листы формы нумеруются, прошиваются и заверяются руководителем компании. После окончания заполняется последний лист. Указывается дата последней записи, место хранения. Если производится передача документа в архив, заносится запись о передаточном акте – его номере и дате. Лист подписывает ответственное лицо и руководитель.

Правила и образец заполнения

Цель составления журнала – систематизация
кратких данных. В стандартном варианте кадровый работник ведет учет по столбцам:Журнал регистрации трудовых договоров - образец

  1. Порядковый номер.
  2. Дата внесения данных.
  3. Регистрационный номер документа.
  4. ФИО сотрудника.
  5. Занимаемая должность, подразделение.
  6. Дата заключения трудового договора.
  7. Подпись в получении работником экземпляра договора.
  8. Дополнительные соглашения.
  9. Примечание.

Примерный образец заполнения журнала (фрагмент):

1
2
3
4
5
6
7
8
9

15 02.03.2015г.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений: образец на 2020 год

Кадровое дело требует соблюдения строгой отчетности. С каждым сотрудником заключается большое количество документов, которое свидетельствует о трудовых взаимоотношениях между работником и организацией.

Читайте также:  В каких случаях проводится внеочередная аттестация?

Журнал регистрации трудовых договоров - образец

Главный документ — трудовой договор. Он является гарантом прочных взаимоотношений между работником и работодателем. В нем множество моментов, в том числе сроки заключения договора. Упорядочить систему, помочь в отслеживании сроков может журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

На законодательном уровне не установлено обязательное ведение журнала. Организация вправе самостоятельно решать, насколько необходимо ведение документа.

Российский архив ввел обязательный документ к исполнению «Требования к ведению организационно-распорядительной документации». В нем журнал указан в качестве рекомендуемого документа. Ведение его на предприятии не обязательно, по желанию руководителя. В крупных организациях есть документ, он облегчает работу с трудовыми договорами и дополнительными соглашениями.

Нормативная база Российской Федерации регламентирует обязательное ведение и заполнение трудовых договоров, книжек, дополнительных соглашений. Регистрация и учет документации ведется в произвольной форме, не требующей обязательных пунктов для заполнения.

Когда требуется журнал и обязателен ли он

Законодательство Российской Федерации не ввело обязательное требование по наличию журнала регистрации в компании. Далеко не все корпорации будут заполнять документ.

Если организация только начинает свою работу, тогда лучше позаботиться о его наличии.

Его заполнение не занимает много времени, зато впоследствии экономит массу сил при поиске необходимого договора, его срока действия или иных условий.

Крупные организации имеют в нормативной базе журнал регистрации. У них большая текучка, которая связана не столько с условиями труда, сколько с масштабностью предприятия. В таких условиях достаточно сложно отслеживать, у кого из сотрудников постоянный, а у кого срочный трудовой договор.

При последнем варианте необходимо успеть заблаговременно предупредить работника о сроках окончания договора, в противном случае он автоматически продлевается на длительный срок. В отслеживании срока действия трудовых взаимоотношений поможет учет договоров.

Обратите внимание, что журнал регистрации не требует заполнения обязательных граф и пунктов. Это означает, что в последней графе (примечание) можно указать характер работы и результат. Следовательно, открыв документ, можно за короткий срок понять, кто и где трудился, как выполнял свою работу.

Ведением нормативной кадровой документации занимается специалист отдела кадров. Это сотрудник на предприятии, основная обязанность которого состоит в заключение трудовых договоров и поддержании кадровой документации.

При наличии большого числа сотрудников в отделе кадров, обязанность доверяется кому-то одному. Инспектору или специалисту может быть прописано по приказу вести учетную документацию, или это отмечается в должностной инструкции. Лучше всего назначить письменно одного ответственного, тогда в случае нарушений или недочетов станет понятно, кто виноват в случившейся ситуации.

Журнал регистрации трудовых договоров - образец

Содержание документа

Не смотря на то, что журнал не является ни типовым, ни унифицированным документом, все же существуют основные правила по его ведению.

Важно! Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений можно купить в типографии или сделать самостоятельно.

В последнем случае, при желании сэкономить, можно сделать точно такой же документ с необходимыми графами. Их можно как убирать, так и добавлять в зависимости от целей.

В обязательном порядке журнал регистрации будет состоять из следующих граф:

  • порядковый номер;
  • номер и дата трудового договора;
  • срок заключения (с… по…, бессрочный);
  • фамилия, имя, отчество;
  • должность;
  • подпись;
  • примечание.

В последней графе работодатель вправе самостоятельно указывать особые данные. Например, что сотрудник справился с выполняемой работой в срок или был уволен по статье. Это должны быть такие сведения, которые помогут при беглом взгляде вспомнить, что за сотрудник работал, на какой должности, в каком подразделении и как он справился с порученными обязанностями.

Журнал учета дополнительных соглашений

При изменении условий труда допускается не переписывать трудовой договор, а ввести дополнительное соглашение. Это такой же юридический документ, имеющий равную силу с трудовым договором. Следует вести отдельный журнал по учету дополнительных соглашений.

При его заполнении обязательно ввести дополнительную графу, в которой отображается имеющийся трудовой договор (его номер и дата), к которому привязано соглашение.

Обратите внимание, что его ведение желательно при частом изменении условий труда, названия предприятия или иных сведения.

В противном случае, при наличии 2-3 дополнительных соглашения за год, журнал теряет функциональность.

В таком случае в журнал регистрации трудовых договоров специалист отдела кадров в графу примечание вносит данные о новых нормативных документах, заключенных между работодателем и сотрудником предприятия.

Для того чтобы документ имел юридическую силу, его необходимо зарегистрировать. Сделать это лучше несколькими способами.

В первую очередь, обязательно пронумеруйте все страницы, прошейте и опломбируйте документ. В конце журнала вклеивается бумага, на которой указывается информация «Прошито и пронумеровано 58 (пятьдесят восемь страниц). Специалист отдела кадров Иванова М.М.» Сотрудник ставит подпись на заверенной и прошитой документации.

Второй шаг — учет журнала в секретариате. Делопроизводитель издает приказ с указанием того, что на предприятии введен в действие журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

Контроль над исполнением приказа оставляется за начальником отдела кадров или одним из специалистов. Приказ подписывает руководитель предприятия. Лучше сделать ксерокопию приказа и вклеить его в журнал для того, чтобы было понятно, что это не просто документация, а важный юридический документ в организации.

Журнал регистрации трудовых договоров - образец

Порядок заполнения

Журнал заполняется обязательно не сотрудниками организации, поступающими на работу, а одним из специалистов отдела кадров. Инспектор вносит аккуратным и разборчивым почерком запись в документ.

Обязательно заполнять журнал синей шариковой ручкой. Все графы заполняются постепенно, начиная с первого порядкового номера. Специалист отдела кадров не забывает подписать журнал у сотрудника, вновь принятого на работу. Работник ставит подпись в соответствующей графе напротив своей фамилии.

Определение сроков хранения книги

Если журнал закончился, то его нельзя выбрасывать. Необходимо завести новый по всем правилам делопроизводства. Старый журнал относится в архив. Заранее специалист отдела кадров проверяет внимательно его на заполнение всех страниц и граф.

При наличии архива на предприятии документ сдается туда по всем правилам. Если же документация продолжает храниться в кабинете отдела кадров, то для неё выделяют отдельную полку.

По требования Российской Архива журнал регистрации трудовых договоров хранится на предприятии 75 лет.

Как внести изменения

Законодательством Российской Федерации предусмотрены правила касательно заполнения трудовых договоров, книжек и журналов регистрации. Если специалист отдела кадров допустил ошибку при заполнении, тогда потребуется зачеркнуть неверные сведения аккуратной косой линией. Сделать можно как карандашом, так и ручкой. Сверху необходимо внести исправленные изменения.

Рядом с исправлением специалист отдела кадров пишет «Исправлено. Специалист отдела кадров Иванова М.М.». Обязательно после своей фамилии поставить подпись.

Журнал учета в электронном виде

Многие организации в настоящее время оформляют журнал в электронном виде. Это не считается нарушением, лишь приветствуется на многих современных предприятиях.

Можно скачать готовый шаблон журнала и дополнить его необходимыми графами.

При ведении учета регистрации в электронном виде следует помнить, что подписи работника в нем не будет. Если это не имеет принципиального значения, то стоит выбрать максимально удобный формат Word или Excell.

На любом предприятии должны действовать нормативные и уставные документы, которые регламентируют его деятельность. Для того чтобы не было нарушений на законодательном уровне, требуется соблюдать все предписанные правила.

Какие должны быть журналы регистрации и как их прошить? Отчет на вопрос — ниже на видео.

Рекомендуем другие статьи по теме

Читайте также:  Используем мрот для расчета больничного листа в 2020 году

Нужен ли журнал регистрации трудовых договоров и доп соглашений к ним – образец для скачивания в 2020 году

  • Главная > Журналы > Нужен ли журнал регистрации трудовых договоров и доп соглашений к ним – образец для скачивания в 2020 году
  • Приняв нового сотрудника на должность, работодатель оформляет с ним трудовой контракт.
  • В журнал для их учета и регистрации записывается вся нужная информация о трудовых сделках, совершенными со специалистами организации.
  • Регистрируются как заключенные новые трудовые договора, так и дополнительные соглашения к уже существующим контрактам с изменениями условий.

Обязательно ли вести книгу учета?

  1. Сегодня многие сотрудники кадровой службы задаются вопросом, обязателен ли для заполнения данный журнала учета.
  2. Благодаря оформлению учетного сводного журнала, договор, оформленный на предприятии, не сможет потеряться, и сам факт существования соглашения со специалистом легко доказывается.

  3. Журнал регистрации удобно применять в практической трудовой деятельности, ведь с его помощью легко найти информацию об огромном количестве трудовых контрактов, хранящихся в архиве и дополнительных соглашений, составленных к договорам об изменении условий труда.

  4. Регистрация и грамотный учет трудовых договоров позволяет быстро составлять отчетность в статистику для крупных фирм и организаций.

Также необходимость учета данной документации заключается в выдаче справки трудящемуся при увольнении и устройстве на другую работу.

Зачастую работодатели требуют подтверждать предыдущее место деятельности справкой установленного образца.

Как заполнить бланк?

Составлять регистрацию трудовых основных и дополнительных соглашений можно вручную или при помощи компьютера. Вид документа может быть свободным, а также создаваться с применением общепринятых правил документооборота.

  • При использовании последнего варианта делается плотная обложка для журнала с фиксированием соответствующих записей: название организации, период занесения информации, ФИО ответственных сотрудников за ведение журнала.
  • Обязанность по ведению сводной книги учета и регистрации обязательно фиксируется в должностной инструкции специалиста.
  • Форма журнала не предусматривает строгого образца, допускается наличие любых данных (на усмотрение компании).

В первую очередь, нумеруются все листы (даже незаполненные). На первом листе книги ничего не пишется или обозначаются нормы заполнения.

Журнал регистрации трудовых договоров - образецБланк журнала учета может содержать следующие пункты:

  • номер по порядку;
  • дата договора;
  • номер трудового контракта;
  • данные о дополнительном соглашении к договору;
  • должность, на которую принят работник (по приказу);
  • ФИО подчиненного, заключившего трудовой контракт;
  • характер работы: основная или по совместительству;
  • роспись ответственного сотрудника за сделанную запись;
  • комментарии (важная информация по поводу трудовой деятельности специалиста).

Последняя страница обязательно содержит надпись о закрытии журнала регистрации и сдаче его в архив. Также заполняются данные о количестве заполненных листов и номеров подписанных контрактов. Далее указывается должность ответственного специалиста и соответствующее основание (приказ или распоряжение с указанием его номера и даты).

Регистрацию договоров можно делать сквозную (если документов небольшое количество), или же каждый год начинать нумерацию с номера «один» (для более крупных компаний).

Скачать образец заполнения

Журнал регистрации трудовых договоров - образец

Особенности оформления

Срок хранения документа составляет 75 лет.

При обнаружении ошибки в частично заполненном журнале требуется закрыть его досрочно. На завершающей странице учетной книги делается необходимая запись о его закрытии, издается об этом приказ.

Данные изменения в первоначальный контракт с работником не вносятся, а оформляется дополнительное соглашение к нему. Количество доп соглашений к трудовым договорам законом не ограничено. Крупные компании могут также вести учет дополнительных соглашений.

Причем доп соглашения можно учитываться по-разному. Можно проводить их регистрацию отдельной строкой в том же порядке, что и основной документ. Можно добавить столбик, где будут делаться отметки о заключенных дополнительных соглашениях.

Данный вопрос законодательством не регламентируется, поэтому организация вправе самостоятельно решить этот вопрос.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Журнал регистрации трудовых договоров и доп.соглашений, образец, скачать

Журналы регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений: общие особенности, правила заполнения, сроки хранения

Согласно действующему законодательству, любая организация, использующая труд наёмных работников обязана вести и хранить первичную документацию. В первую очередь, это касается трудовых договоров и дополнительных соглашений с сотрудниками.

Когда штат компании небольшой, учёт такой документации не вызывает сложностей. Однако если в компании трудится несколько сотен человек, быстро найти нужный договор, заключенный с конкретным работником будет проблематично.

Решить проблему поможет журнал учёта и регистрации трудовых соглашений.

Кто должен вести журнал

Если руководствоваться буквой закона, то никто. В действующем законодательстве нет ни одной статьи или подзаконного акта, обязывающих руководство компании заводить такой журнал. При этом закон не запрещает это делать по личной инициативе.

Отсюда следует, что заводить журнал регистрации трудовых договоров необязательно, но эта книга сможет существенно облегчить работу менеджера по кадрам. Журнал может пригодиться в таких ситуациях:

  • Решение спорных вопросов, связанных с увольнением сотрудника;
  • Оформление необходимых справок;
  • Оптимизация внутреннего документооборота компании.

Несмотря на то, что ведение такого журнала не является обязательным требованием трудовой деятельности компании, в ряде случаев, его необходимо предъявлять при инспекционных проверках. Это необходимо в ситуациях, когда журнал регистрации договоров и соглашений с работниками заявлен в качестве первичного документа, и утверждён в этом статусе внутренним регламентом предприятия.

Если журнал ведётся, ответственным за его заполнение назначается специалист отдела кадров или другое должностное лицо, уполномоченное работать с такими документами.

Порядок заполнения журнала

Унифицированной формы заполнения закон не предусматривает. Этот нюанс остаётся на усмотрение руководителя компании или сотрудника, занимающегося заполнением журнала. Поэтому вносить записи можно в простую тетрадь или любой журнал.

На титульном листе указываются следующие данные:

  1. Полное наименование организации;
  2. Дата начала и окончания (для последнего значения оставляется свободное место);
  3. Ф.И.О руководителя компании;
  4. Ф.И.О ответственного лица (на усмотрение).

Для удобства поиска нужных данных, страницы нумеруются, а вносимая информация структурируется. Обычно сведения вносятся столбцами, из расчёта, что каждая строчка отводится на одного сотрудника. Пропусков между строками не оставляют.

Наименование столбцов может быть следующим:

  • Фамилия и инициалы работника;
  • Номер договора;
  • Дата заключения;
  • Структурное подразделение;
  • Занимаемая должность;
  • Вид деятельности;
  • Примечания.
  • По аналогичному принципу заполняется и журнал дополнительных соглашений, если он предусмотрен внутренним регламентом предприятия.
  • Учитывая, что закон не регулирует форму и порядок заполнения, такие журналы можно вести в бумажном и электронном виде.
  • Сроки хранения

Здесь применяются общие принципы хранения типовой управленческой документации, утверждённые приложением к приказу Министерства культуры №558. В частности, согласно ст.695 рассматриваемых дополнений, срок хранения журнала в архиве составляет 75 лет.

Ведут журнал обычно в течение года, если иное не предусмотрено уставом компании. Аналогичные требования предъявляются и к электронной версии. Перед списанием такого документа в архив, электронные данные распечатывают на бумажный носитель, прошивают и заверяют подписью руководителя.

При некорректном заполнении, журнал можно закрыть досрочно. Для этого на последней странице указывают причину, по которой ведение документа прекращается раньше срока. Отдельно выписываются номера некорректно заполненных договоров.

Образец Журнала регистрации трудовых договоров:

Журнал регистрации трудовых договоров - образец

Скачать бланк Книга учета трудовых договоров и изменений к ним в формате Word

Образец Журнала регистрации трудовых договоров:

Журнал регистрации трудовых договоров - образец

Скачать бланк Журнала регистрации трудовых договоров в формате Excel

Журнал регистрации трудовых договоров образец 2019 года

Работодатели не обязаны вести журнал регистрации трудовых договоров, образец которого не регламентирован законодательно. Форма документа разрабатывается предприятием самостоятельно.

Цель применения этого бланка – систематизация данных о заключенных договорах с наемным персоналом.

Благодаря журналу можно оперативно отслеживать сроки окончания действия срочного типа соглашения для предотвращения перехода его в категорию бессрочных.

Читайте также:  Заполнение трудовой книжки - пошаговая инструкция

Общие правила оформления журнала

Задачи, которые призван решать журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений:

  • удовлетворение информационных запросов пользователей системы документооборота;
  • создание полноценного юридически действительного документа, подтверждающего факт получения работником его экземпляра соглашения.

Если спектр задач ограничивается первым пунктом, то можно организовать ведение бланка только в электронном виде. Во втором случае журнал регистрации трудовых договоров должен иметь бумажный формат.

Такая фиксация факта получения работником его экземпляра соглашения о сотрудничестве с предприятием предусмотрена наравне с другими способами ч. 1 ст. 67 ТК РФ.

Альтернативный вариант – проставление физическим лицом собственноручной подписи на:

  • экземпляре договора работодателя;
  • заверение подписью фразы в самом договоре, уточняющей, что работник получил документ на руки с указанием даты этого действия.

Документ может состоять из большого табличного блока. В нем рекомендуется предусмотреть ячейки для указания порядкового номера каждой записи, прописания ФИО должностного лица, с которым оформлено соглашение.

Рядом с идентифицирующими личность сотрудника данными заполняется графа с наименованием занимаемой штатной должности.

Завершающими элементами книги являются обоснование необходимости документа и подпись ответственных лиц за его ведение.

  Трудовой договор с внутренним совместителем: образец

В структуре бланка можно предусмотреть графы для описания характера работы, обозначения структурного подразделения и срока актуальности трудового соглашения. Для особых пометок можно оставить пустым последний столбец. Его переименовывают в «Примечания».

Особенности бумажного формата документа

Если ведется журнал учета трудовых договоров (образец скачать можно ниже) на бумажных носителях, то должен соблюдаться такой механизм действий:

  1. Создание макета обложки с указанием сведений о наименовании книги учета, названии предприятия и его структурного отдела. На титульном листе надо указать дату, которой была сделана первая запись в книге. После закрытия документа проставляется дата завершающей записи. Журнал учета трудовых договоров должен содержать информацию о назначенном ответственном за его оформление лице.
  2. Заполнение внутренних страниц и граф. Внесение данных должно осуществляться в строгом соответствии наименованию должностей по штату. ФИО показываются без сокращений.

В строки заносятся сведения и реквизиты каждого нового заключенного трудового соглашения. В конце оставляется ячейка для подписей лиц, получающих второй экземпляр договора на руки.

Страницы книги рекомендуется пронумеровать, чтобы предотвратить случаи умышленной порчи документа или информационного воровства.

Все листы книги регистрации должны быть прошиты одной нитью, конец которой зафиксирован самодельной защитной пломбы (нити в конце журнала связываются и проклеиваются листом бумаги, который заверяется печатью компании).

Электронный формат заполнения

Если руководство предприятия решило, что журнал регистрации трудовых договоров (бланк которого утвержден учетной политикой) будет вестись в электронном виде, то графа для проставления сотрудниками подписей не вводится. Документ будет выполнять исключительно информационную роль. Нюансы возникают при определении минимального срока хранения форм, касающихся учета личного состава.

  Системный администратор: должностная инструкция

В Приказе Минкультуры от 31.03.2015 г. под № 526 значится, что формат ведения документа не является основанием для изменения периода сохранности бланков. Журнал учета трудовых договоров и нормативные акты обязывают работодателя хранить бланк до 75 лет в архиве. Этот срок распространяется на всю кадровую документацию, включая книги учета, заполняемые в электронном виде.

Скачать бланк журнала учета трудовых договоров

Скачать заполненный образец журнала учета трудовых договоров

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений: порядок заполнения и образец книги учета

Ведение книги регистрации трудовых договоров, согласно пункту 7 «Путеводителя по кадровым вопросам. Проверка деятельности организации. Обязательные документы», является необязательным условием для осуществления деятельности.

Книга учета трудовых договоров – это тетрадь, которая содержит в себе всю необходимую информацию о договорах, заключенных с сотрудниками предприятия. Вести документ можно как в бумажной, так и электронной форме.

Несмотря на то что журнал учета является необязательным документом, его создание может быть целесообразным на крупном предприятии, насчитывающем несколько десятков работников. Основными преимуществами создания книги регистрации являются:

  1. Возможность отслеживания движения штата.
  2. Составление статистических отчетов, так как книга учета содержит все основные данные заключенных трудовых договоров.
  3. Отслеживание сроков действия трудовых отношений, например, срока срочного соглашения для недопущения трансформации в бессрочный.
  4. Выдача справок о трудовой деятельности сотрудника для последующего трудоустройства.
  5. Решение досудебных спорных вопросов между сотрудником и работодателем.

Таким образом, книга регистрации трудовых договоров является полезным дополнением на предприятии.

Журнал учета трудовых договоров

На законодательном уровне не установлена единая форма создания и написания журнала регистрации. Однако есть определенные стандартные правила для составления и ведения деловых бумаг.

Образец книги учета трудовых договоров можно посмотреть здесь.

Так, для создания книги учета может быть использована обычная тетрадь, при этом её обложка и бумага должны быть плотными, а листы разлинованы. Также можно приобрести готовую книгу с уже внесенными графами в канцелярском магазине.

Не запрещается вести и электронный журнал. Записи журнала как в бумажном, так и в электронном видах ведутся в форме таблицы для удобства использования и упорядочивания вносимой информации.

Требования к заполнению

Книга регистрации трудовых договоров, как и любая деловая бумага, должна начинаться с титульного листа. На нем должны быть отражены следующие основные сведения: наименование организации, название документа «Журнал (книга) учета (регистрации)» и дата открытия документа.

На обратной стороне титульного листа либо на следующей странице указываются данные ответственного за ведение документа сотрудника: фамилия и инициалы, занимаемая должность, а также основание для реализации полномочий, например, номер приказа.

Со следующей страницы начинается заполнение основной таблицы журнала. В ней может быть различное количество столбцов на усмотрение ответственного лица. Основными из них являются:

  1. Номер регистрации договора.
  2. Дата регистрации договора трудовых отношений.
  3. Структурное подразделение, в котором работает сотрудник предприятия.
  4. Занимаемая работником должность.
  5. Данные сотрудника – фамилия, имя, отчество. Не запрещается указывать фамилию и инициалы.
  6. Информация о внесении корректировок в договор трудовых отношений.
  7. Дополнительные примечания.

Также таблицу журнала можно дополнить следующими столбцами:

  1. Дата расторжения договора (актуально при заключении срочных договоров).
  2. Характер рабочих отношений – основное место работы или совместительство.
  3. Дополнительные соглашения сторон трудовых отношений.

Все записи в журнале регистрации должны быть достоверными, а в случае допущения ошибки исправлены и закреплены подписью ответственного лица.

Запрещается использовать корректирующие средства для внесения исправлений, так как такое действие при решении спорных ситуаций может рассматриваться как подделка документа.

Помимо правил составления, ответственным лицом должны быть соблюдены основные условия ведения книги учета.

Так, все страницы документа в обязательном порядке должны иметь нумерацию и прошивку, а также быть опломбированными. На последней странице журнала регистрации должен быть приклеен лист бумаги, на котором прописывается количество прошитых листов, дата закрытия документа и подпись уполномоченного лица. Все это заверяется и скрепляется печатью предприятия.

Лицо, ответственное за ведение журнала

Ответственным лицом для ведения книги регистрации договоров, как правило, выбирается сотрудник кадрового отдела или менеджер по работе с персоналом.

Для закрепления трудовой обязанности за выбранным сотрудником работодателю целесообразно внести дополнения в должностную инструкцию или трудовой договор работника.

Также данные ответственного за ведение журнала лица в обязательном порядке должны указываться непосредственно в самом документе регистрации.

Хранение журнала учета трудовых договоров

Как было сказано выше, ведение книги регистрации является добровольным решением руководителя. Однако если данный документ был создан и введен на предприятии, то должны соблюдаться сроки его хранения, согласно законодательству РФ.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *