Заявление на электронную трудовую книжку: образец согласия сотрудника

Статья была опубликована в журнале «Кадровые решения» № 2 февраль 2020.Все права защищены.

Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска.
Заявление на электронную трудовую книжку: образец согласия сотрудника

Календарь кадровика

В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» приведем перечень действий (схема), которые необходимо выполнить в связи с переходом на электронные трудовые книжки.

Заявление на электронную трудовую книжку: образец согласия сотрудника

Пакет документов

В процессе перехода на электронные трудовые книжки организациям нужно подготовить следующие документы:

  • приказ о проведении мероприятий по формированию и ведению сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
  • приказ о внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка;
  • уведомление о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
  • бланки заявлений о выборе работниками способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже, а также о способе предоставления таких сведений.

Приказ о проведении мероприятий по формированию и ведению сведений о трудовой деятельности в электронном виде

Такой приказ (пример 1) позволит работодателю эффективно организовать выполнение требований законодательства о формировании сведений о трудовой деятельности работников и подготовке к сдаче отчетности. Рекомендуем назначить лиц, ответственных за эту работу, а также определить, какие действия и в каком порядке им нужно произвести.

Заявление на электронную трудовую книжку: образец согласия сотрудника

Приказ о внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка

Этим приказом локальный нормативный акт (рассмотрим в данном случае ПВТР, пример 2) будет приведен в соответствие действующему законодательству. Кроме того, этот приказ будет доказательством выполнения требований законодательства о внесении изменений в локальные нормативные акты.

Вместо внесения изменений можно утвердить новую редакцию ПВТР. Вносимыми изменениями следует установить также порядок предоставления работниками сведений о трудовой деятельности при приеме на работу и выдачи таких сведений работникам по их запросу или при увольнении.

  • Здесь же рекомендуем указать адрес корпоративной электронной почты.
  • Поскольку работодатель обязан ознакамливать работников с локальными нормативными актами[1], указание этого адреса в ПВТР либо другом локальном нормативном акте позволит довести его до сведения работников.
  • Эти изменения позволят снизить риски либо избежать их при проверках надзорных органов, а также при спорах с работниками.

Заявление на электронную трудовую книжку: образец согласия сотрудника

Уведомление о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде

Уведомление (пример 3) оформляется для выполнения требований законодательства о письменном уведомлении работников до 30.06.

2020 об изменениях в порядке ведения трудовых книжек, порядке предоставления сведений в ПФР, а также о праве выбора между продолжением ведения бумажной трудовой книжки или предоставлением работнику сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.

1 ТК РФ. Также работники будут уведомлены о корпоративном адресе электронной почты для направления заявлений в электронном виде.

Заявление на электронную трудовую книжку: образец согласия сотрудника

Заявления о выборе работниками способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже, а также способа их предоставления

Чтобы упростить процесс разработки организацией внутренних шаблонов заявлений о выборе работниками способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже, а также способа их предоставления, приведем примеры заявлений работников в части способа ведения их трудовых книжек.

Образцы можно раздать работникам для написания заявления лично, в том числе от руки, либо для изготовления с применением компьютера и направления заявления в электронном виде.

Получение заявления работника о ведении трудовой книжки в бумажном виде или предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ позволит работодателю выполнить требования законодательства о предоставлении работнику выбора способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Заявление работника о согласии на предоставление сведений о трудовой деятельности приведено в примере 4, о продолжении ведения трудовой книжки — в примере 5.

Заявление на электронную трудовую книжку: образец согласия сотрудника Заявление на электронную трудовую книжку: образец согласия сотрудника

В одном заявлении (пример 6) можно указать оба варианта выбора в таблице, а работник поставит подпись в соответствующей строчке.

Заявление на электронную трудовую книжку: образец согласия сотрудника

Предлагаем и еще один вариант — указать оба предложения и в уведомлении (пример 7). На наш взгляд, такой способ также приемлем, ведь в законодательстве не указан какой-то предпочтительный формат.

Заявление на электронную трудовую книжку: образец согласия сотрудника Заявление на электронную трудовую книжку: образец согласия сотрудника

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Заявление на электронную трудовую книжку: образец согласия сотрудника

С 1 января 2020 года в России вводится электронная трудовая книжка – новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа.

Электронная книжка обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета.

 Переход к новому формату трудовой книжки добровольный и позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо.

Заявление на электронную трудовую книжку: образец согласия сотрудника

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате.

Предоставить сведения о трудовой деятельности застрахованного лица работодатель может через Кабинет страхователя, специализированного оператора связи или обратившись в Клиентскую службу территориального органа ПФР.

 Просмотреть сведения электронной  трудовой книжки застрахованные лица могут также через Личный кабинет гражданина или портал Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы), а также управление Пенсионного фонда России или многофункциональный центр госуслуг (МФЦ). Услуга предоставляется экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы человека.

  • Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.
  • Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.
  • Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.
  • Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
  • Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.
  • Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.
  • Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов.
  • Высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Формирование электронных трудовых книжек россиян начинается с 1 января 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека.

Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Остальным гражданам до 31 декабря 2020 года включительно необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.

Россияне, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе.

Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной.

Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года.

При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

  • Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.
  • За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.
  • Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.
  • Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. К таким лицам, в частности, относятся:
  • 1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:
  • а) временной нетрудоспособности;
  • б) отпуска;
  • в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
  • 2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.

Заявление на электронную трудовую книжку: образец согласия сотрудника

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

  • Информация о работнике;
  • Даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
  • Место работы;
  • Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
  • Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
  • Вид поручаемой работы;
  • Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
  • Причины прекращения трудового договора.
  1. С 1 января 2020 года вводится обязанность для работодателей ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего месяца, в котором осуществлено кадровое мероприятие (прием, перевод, увольнение), либо работником подано заявление о выборе ведения сведений о трудовой деятельности, представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян.
  2. При представлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.
  3. Передача сведений будет реализована в рамках существующего формата взаимодействия работодателей с территориальными органами Пенсионного фонда.
  4. Начиная с 1 января 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут представляться организацией-работодателем в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.
  5. Работодатели в течение 2020 года осуществляют следующие мероприятия:
  6. 1) принятие или изменение локальных нормативных актов (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);
  7. 2) подготовка и обсуждение с уполномоченными в установленном порядке представителями работников изменений (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации;
  8. 3) обеспечение технической готовности к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР;
  9. 4) уведомление до 30 июня 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде .
  10. При сохранении работником бумажной трудовой книжки:
  11. 1) работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную;
  12. 2) право на дальнейшее ведение трудовой книжки сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям;
  13. 3) сохраняется право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.
  14. Если работник не подал заявление до 31 декабря 2020 года:
  15. Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года подать работодателю одно из заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю соответствующее заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве. К таким лицам, в частности, относятся:
  16. 1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
  17. 2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.
  18. Обязанности и полномочия работодателя при ведении электронных трудовых книжек:
Читайте также:  Приостановка деятельности ооо без ликвидации

Работнику, подавшему заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником такого заявления.

Необходимо предупредить работника о том, что выданная ему бумажная книжка сохраняет свою силу и продолжает использоваться наравне с электронной. Работнику следует хранить бумажную книжку, поскольку в электронной версии фиксируются только сведения о трудовой деятельности начиная с 2020 года.

  • Лицам, впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.
  • При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде вместе с трудовой книжкой или взамен ее.
  • Сведения о трудовой деятельности могут использоваться также для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в его трудовую книжку (в случаях, если на работника ведется трудовая книжка в бумажном виде) и других целей в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
  • В случае выявления работником неверной или неполной информации в электронной трудовой книжке, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда России.
  • Предоставление сведений о трудовой деятельности работнику
  • Работникам, на которых не ведется трудовая книжка на бумаге, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе или в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя):
  • — в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
  • — при увольнении в день прекращения трудового договора.
  • Такое заявление работник может подать на бумаге или в электронном виде, направив его по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем.
  • В случае если в день прекращения трудового договора работнику невозможно выдать сведения о трудовой деятельности у данного работодателя в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику такие сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.
  • Ответственность работодателя
  • Работодатель несет ответственность:
  • — за задержку по своей вине выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности при увольнении работника;
  • — за внесение в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;
  • — за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности в территориальный орган Пенсионного фонда.
  • Если неправильная формулировка основания и (или) причины увольнения в сведениях о трудовой деятельности препятствовала поступлению работника на другую работу, суд принимает решение о выплате ему среднего заработка за все время вынужденного прогула.
  • Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен следующим федеральным законом:
  • Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», которым вносятся изменения:
  • — в Трудовой кодекс Российской Федерации и устанавливается возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде;

— Федеральный закон от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и вводится обязанность работодателей с 1 января 2020 г. представлять в информационную систему Пенсионного фонда Российской Федерации сведения о трудовой деятельности работников.

  1. Форма СЗВ-ТД представляемая работодателями в органы ПФР
  2. Форма СТД-ПФР предоставляемая зарегистрированному лицу из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации
  3. Форма СТД-Р предоставляемая работнику работодателем
  4. Порядок заполнения формы СЗВ-ТД
  5. Порядок заполнения формы СТД-Р
  6. Формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности работников»
  7. Формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем»

Третий законопроект № 748758-7 вносит изменения в Кодекс об административных правонарушениях и устанавливает административную ответственность для работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений, который внесен в Государственную Думу и принят 3 декабря 2019 г. в первом чтении.

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку — образец 2020

Заявление на электронную трудовую книжку: образец согласия сотрудника

Трудовая книжка является документом, хранящим информацию о трудовой деятельности человека на протяжении всей его жизни. В первую очередь эти сведения необходимы для назначения пенсии.

С 1 января 2020 года вступили в действия поправки в Трудовой кодекс, давшие начало переходу трудовых книжек на цифровой формат, что в итоге даст возможность избавиться от бумажного носителя и хранить информацию в базе Пенсионного фонда РФ. Для осуществления перехода на цифровизацию стажа, каждый сотрудник должен подать работодателю заявление о выборе способа ведения трудовой книжки. Срок направления заявления ограничен 31 декабря 2020 года.

Виды заявлений о переходе на электронную трудовую книжку

Выбор заключается в следующем:

  • работник подает заявление, где просит продолжать вести его трудовую книжку в бумажном виде. Работодатель составляет электронную версию документа, по необходимости впоследствии ведет ЭТК, дублирует записи в бумажной книжке и придерживается правил ее хранения в соответствии с законодательством;
  • работник подает заявление о желании оцифровать сведения о своем стаже и хранить их только в электронном виде. Тогда работодатель формирует электронный формат документа, а бумажный выдает работнику на руки.

Бумажная трудовая книжка должна храниться работником самостоятельно. Она по-прежнему является необходимым документом для назначения пенсии, поскольку в электронном формате сведения начнут накапливаться с 2020 года.

Как правильно написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку?

Все заявления в адрес работодателя составляются в произвольном формате. Обязательными являются следующие реквизиты:

  • сведения об адресате (ФИО руководителя и наименование организации);
  • информация о том, кто направляет заявление (должность и ФИО работника);
  • содержание заявления с указанием, каким способом впоследствии будут формироваться сведения о трудовой деятельности;
  • личная подпись и дата составления заявления.

Форма может быть разработана самим работодателем и предложена к заполнению. Допустимо приложить ее при направлении уведомления о переходе на ЭТК.

Нужно ли заверять заявление?

Заявление в обязательном порядке заверяется личной подписью работника. При получении ответственному лицу работодателя потребуется зафиксировать дату приема в журнале входящей корреспонденции.

Это необходимо для составления отчета в Пенсионный фонд РФ. В форме отчета содержится строка, где требуется указать дату получения заявления от работника. И уже до 15 числа следующего месяца все сведения должны быть переданы в ПФР.

Например, бухгалтер П. подала заявление 18 марта 2020 года, ее выбор должен быть отражен в отчете и направлен в ПФР до 15 апреля.

В случае выбора ведения трудовой книжки только в цифровом виде, бумажный вариант выдается работнику на руки. При этом вносится последняя запись датой выдачи и основанием, содержащим информацию о том, что трудовая книжка выдана на руки в соответствии с заявлением работника и ст. 66.1 ТК РФ.

Записи текущего работодателя, а также сведения о поощрениях, должны быть заверены печатью.

Где хранится?

Способ хранения бумажного документа о стаже зависит от того, какой вариант ведения трудовой книжки выбран работником:

  • самостоятельно, если в заявлении содержится способ формирования только электронного документа. Вся ответственность за хранение тогда лежит на самом гражданине. Бумажная трудовая книжка не теряет своей актуальности при подтверждении трудового пути до 2020 года. В ЭТК будут формироваться записи, начиная с 2020 года;
  • у работодателя в соответствии с правилами ведения и хранения трудовых книжек, если работник выбрал дублирование записей в бумажном варианте. В этом случае ничего не меняется, книжка находится на хранении у работодателя и записи одновременно вносятся и в ЭТК и в бумажный вариант.

Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку 2020 года

  • Образец заполнения заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности или продолжении ведения трудовой книжки:
  • Заявление на электронную трудовую книжку: образец согласия сотрудника
  • Скачать заявление

Работник вправе запросить выписку из своей ЭТК за определенный период времени. Сделать это можно по месту текущего места работы, в любом отделении Пенсионного фонда РФ или МФЦ. Предоставляется выписка в ответ на заявление гражданина.

Скачать бланк заявления о предоставлении сведений из ЭТК . doc

При обнаружении ошибочных или неполных сведений гражданин вправе обратиться к работодателю с заявлением об уточнении информации. На его основании должна быть проведена сверка с имеющимися документами по личному составу и внесены коррективы в отчет, направляемый в ПФР.

Читайте также:  Как платить налог самозанятым гражданам с 2020 года

Скачать бланк заявления об исправлении сведений в ЭТК . doc

Срок для подачи заявления о выборе способа ведения трудовой книжки установлен 31 декабря 2020 года. Для тех, кто в указанный период не обратится к работодателю, с 2021 года будет применен порядок дублирования записей в электронном и бумажном варианте.

Заявление на электронную трудовую книжку

Электронная трудовая книжка – это современный формат документа, который прекрасно знаком каждому работающему гражданину РФ. С наступлением 2020 г. происходит постепенный переход на ЭТК. Работодатель обязан уведомить персонал о смене бумажного варианта документа на электронный. Уведомления о переходе на электронную трудовую здесь.

Это делается путем отправления соответствующей бумаги, которая должна быть заблаговременно подготовлена бухгалтерами и кадровиками организаций.

В чем особенности перехода на «виртуальную» версию и что произойдет с бумажным вариантом? Предлагаем ознакомиться с детальной информацией, а также скачать образец заявления на электронную трудовую книжку:

№ 1 Согласие на переход:

Заявление на электронную трудовую книжку: образец согласия сотрудника

Скачать бланк №1

№2 Отказ от перехода:

Заявление на электронную трудовую книжку: образец согласия сотрудника

Скачать бланк №2

Сроки введения

Переход ЭТК (2020 год) будет осуществляться постепенно. Закон начал действовать с 1 января. На протяжении первого полугодия текущего года, лица, предоставляющие рабочие места, должны отправить уведомления всем наемным работникам. В этом документе будет предложен выбор варианта трудовой книжки, которая будет использоваться в дальнейшем. Это может быть:

  • электронный вариант;
  • старая и электронная форма.

Во втором полугодии текущего года работники должны сделать выбор и зафиксировать его (заполняется специальная форма заявления на ЭТК, в котором дается согласие сотрудника на переход).

Если наемный работник не дает своего письменного согласия на ведение ЭТК, то продолжается ведение документа в бумажном виде.

Если житель РФ на протяжении 2020 года не был трудоустроен, то он вправе произвести выбор позже, подав письменный документ по месту трудоустройства. Это можно сделать в момент трудоустройства. В данном случае также подается заявление работника на ведение электронной трудовой книжки.

Та категория людей, которая не имеет старого варианта книжки, и только планирует устраиваться на работу, сразу получает электронные данные, информирующие о стаже.

В чем достоинства электронной версии?

Очень часто люди сталкиваются с:

  • потерей документа;
  • кражами;
  • повреждаются важные бумаги, в том числе и ТК.

Процедура восстановления данных о стаже очень трудоемкая и сложная. Данный формат позволит избежать подобных неприятностей. Кроме этого, переходя на цифровой носитель, решаются и другие проблемы:

  • снижаются издержки на покупку и последующее хранение документов;
  • экономия времени, которое затрачивалось на бумажное оформление;
  • отсутствие ответственности за сохранность;
  • возможность более просто взаимодействовать с дистанционными сотрудниками.

При переходе на электронный формат, вся информация, которая отображалась в изначальном варианте, также будет фиксироваться. Данные об увольнениях, дисциплинарные заметки и т.д. – все это будет зафиксировано.

Что произойдет с бумажными ТК?

По мере получения согласия на использование нового формата от наемных работников, им возвратят старые книжки. После выдачи работодатель не несет ответственности за хранение и ведение книжки, согласно законодательству. В дальнейшем, все необходимые кадровые данные будут направляться в ПФР для заполнения ЭТК.

При трудоустройстве работник будет предъявлять сведения о стаже, используя информационный ресурс ПФР. Эта информация может быть получена от работодателя (предоставляется при увольнении с последнего места работы), либо в ПФР, а также МФЦ. Кроме этого, сведения о стаже можно будет получить на портале государственных услуг.

Как будет выглядеть ЭТК?

Все формы цифрового формата находятся в разработке. Но в соответствии с законодательством, такой документ будет содержать данные о:

  • работнике;
  • месте трудовой деятельности;
  • выполнении трудовых функций;
  • переводах на другие места деятельности;
  • увольнении лица с обозначением причин и оснований расторжения трудового договора.

Особенности оформления ЭТК

Все люди, работающие в 2020 году, могут быть уверены в том, что такой документ будет сформирован в автоматическом режиме, после того как работодатель предоставит всю необходимую информацию. Процесс запустится при условии, что работник не забудет отреагировать на уведомление, и направит работодателю заявление, подтверждающее его желание перейти на ЭТК.

  Ведение данных на людей, которые начнут трудовую деятельность после 31.12.2020 также осуществляется автоматически. Запуск цифровой версии начнется с момента, когда работодатель подаст в ПФР все необходимые сведения.

Это говорит о том, что нанимаясь на работу, новый сотрудник организации, ранее не имевший документа, может не рассчитывать на то, что работодатель заполнит ТК.

Воспользуйтесь калькулятором стажа онлайн: https://stazh-online.ru/

Несколько слов об уведомлении о переходе на ЭТК

Работникам каждой из организаций должно прийти уведомление, составленное в произвольной форме. В этой бумаге указывается информация о том, что он должен произвести выбор варианта ведения данных о стаже до 31.12.2020 года.

Очень важно своевременно направить ответный документ, в котором отображено решение сотрудника. Даже если отдается предпочтение бумажному формату, об этом необходимо уведомить работодателя.

В этом случае он просто продолжит ведение старой книжки, при этом направит необходимые сведения для формирования электронного варианта в соответствующую инстанцию, о которой говорилось ранее.

Образец заявления на ведение электронной трудовой книжки

С наступлением 2020 года традиционный способ ведения трудовой книжки перестал быть единственным. О том, как теперь формируется документ, отражающий сведения о трудовой деятельности, и как выбрать более современный вариант его ведения (электронный), — в нашем материале.

Способы ведения трудовой книжки в 2020 году

С 2020 года наряду с бумажной трудовой книжкой начала применяться ее электронная форма, сведения для которой накапливаются в едином электронном информационном ресурсе по данным, подаваемым работодателями в ПФР. Сбор информации осуществляется в отношении каждого работающего по трудовому соглашению лица.

Отправная точка для электронно накапливаемых сведений — 01.01.2020. Информацию о работе до этой даты будет подтверждать бумажная трудовая книжка.

Электронный способ ведения трудовой книжки характеризует ряд существенных преимуществ в сравнении с оформлением этого документа на бумаге. Поэтому он является предпочтительным и со временем станет единственно возможным для применения.

Об этом свидетельствует указание ПФР, размещенное на сайте этого фонда, о том, что для лиц, впервые устраивающихся на работу после 2020 года, трудовая книжка будет вестись исключительно в электронном виде. До наступления 2021 года бумажный ее вариант при приеме на работу должен оформляться, если работник не выразит своего желания отказаться от такой формы.

У лиц, уже имеющих трудовую книжку, ведущуюся на бумаге, есть право выбрать либо электронный способ, либо ведения этого документа на бумаге.

Выбор бумажного варианта никоим образом не повлияет на процесс накопления информации о трудовой деятельности в электронном виде (он все равно будет осуществляться).

Оба документа (бумажный и электронный) в этом случае будут существовать параллельно до того момента, пока работник не откажется от оформления бумажной версии или не перестанет работать.

Лицу, выбравшему электронный способ ведения трудовой книжки, бумажный документ выдадут на руки с записью о том, что далее сведения о трудовой деятельности будут формироваться в электронном виде.

Образец заявления на электронную трудовую книжку

Выбор способа, применяемого при ведении трудовой книжки, нужно сделать до завершения 2020 года, и подать соответствующее заявление работодателю, который передаст эту информацию в ПФР.

Для последующих работодателей информация о выбранном способе ведения трудовой книжки будет доступна из единого электронного информационного ресурса.

Работнику повторно заявление о выборе подавать не придется.

Законодательно утвержденной формы такого заявления нет. Поэтому оформляют его по правилам любого иного заявления:

  • адресуя руководителю работодателя;
  • указывая, от чьего имени подается документ;
  • излагая суть просьбы в основной текстовой части;
  • проставляя личную подпись подателя и дату подписания.

Заявление на электронную трудовую книжку: образец согласия сотрудника
Образец заявления на электронную трудовую книжку Скачать

В аналогичном порядке следует составить и заявление на продолжение оформления бумажного документа. Однако в основной текстовой его части нужно будет изложить просьбу примерно в такой формулировке: «Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки на бумаге».

В основной текстовой части заявления может быть дана ссылка на соответствующую статью ТК РФ (ст. 66, если выбирается бумажный вариант, и ст. 66.1, если электронный), но обязательным это не является. Необязательно и использование официального названия, применяемого к электронно формируемой трудовой книжке, — сведения о трудовой деятельности.

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки в 2020 году

С 2020 года начинается поэтапный перехода на электронные трудовые книжки. Уведомление о таком переходе должны получить все работники всех работодателей уже в 2020 году. То есть, такой документ обязательно нужно иметь кадровику и бухгалтеру.

В данном материале мы поясним особенности уведомления о переходе на электронные трудовые книжки в 2020 году и дадим ссылки на скачивание документов.

Также вы можете ознакомиться с примерами заявлений от работников со сохранении бумажной трудовой книжки или отказа от нее.

Также см.: 

Закон о переходе на цифровой формат сведений о стаже

Закон о введении в России электронных трудовых книжек уже принят (Закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Он вступил в силу с 1 января 2020 г.

В течение 2020 года будет происходить постепенный переход на электронные трудовые книжки.

Но обязательно ли переходить на электронные трудовые книжки.

Да, теперь работодатели обязаны сдавать в ПФР сведения обо всех своих работниках для формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ).

А вот работники не обязаны переходить именно на электронные трудовые книжки. Они вправе сообщить работодателю, что хотят, чтобы трудовая книжка, как и прежде, велась на бумаге.

В обя­зан­но­сти всех ра­бо­то­да­те­лей вхо­дит уве­дом­ле­ние ра­бот­ни­ков о введении электронных трудовых книжек. Также нужно уведомить о необ­хо­ди­мо­сти сде­лать выбор, по какой форме будет ве­стись тру­до­вая книж­ка ра­бот­ни­ка.

Пись­мен­ные уве­дом­ле­ния необ­хо­ди­мо вы­дать ра­бот­ни­кам не позд­нее 30 июня 2020 г. (ч. 1 ст. 2 За­ко­на от 16.12.2019 N 439-ФЗ). Если ра­бот­ник на­хо­дит­ся в дли­тель­ном от­пус­ке, ко­ман­ди­ров­ке, в де­кре­те или в от­пус­ке по уходу за ре­бен­ком, можно на­пра­вить ему такое уве­дом­ле­ние по почте.

Читайте также:  В гпк появится институт группового иска

В ответ ра­бот­ник долж­ны пе­ре­дать ра­бо­то­да­те­лю:

  • или за­яв­ле­ние о пе­ре­хо­де на элек­трон­ную тру­до­вую книж­ку;
  • или за­яв­ле­ние с прось­бой про­дол­жить вести тру­до­вую книж­ку на бу­ма­ге.

До 31 декабря 2020 г. включительно нужно собрать от работников заявления об их выборе формы трудовой книжки. Указанные сведения включаются в отчет СЗВ-ТД, подаваемый по итогам истекшего месяца.

При отказе от ведения трудовой книжки на бумаге, работодатель должен выдать ее на руки сотруднику. Возможность в последующем вернуться к ведению трудовой книжки на бумаге, в ТК РФ се не предусмотрена.

Бланки и образцы уведомлений и заявлений

Формы уведомления и заявлений законом не установлены. Каждый работодатель должен утвердить их самостоятельно. Предлагаем возможные бланки заявлений от работников и уведомлений о переходе на электронные цифровые книжки в 2020 году:

Чтобы письменно уведомить каждого сотрудника о переходе на электронные трудовые книжки в срок не позднее 30 июня 2020 года можно использовать такое уведомление:

Если работник хочет, чтобы ему продолжили вести бумажную трудовую книжку, то он подает такое заявление:

Чтобы начать формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде и отказаться от бумажной трудовой книжки, от работника нужно получить специальной заявление о переходе на цифру. Вот возможный образец:

Сотрудники подают заявления до 31 декабря 2020 года. Однако, по закону, подать заявление можно и после 2020 года (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде. Бланк и образец 2020 года

Согласно ФЗ от 16 декабря 2019 года №539-ФЗ с 2020 года руководители организаций должны оформлять трудовые книжки и вносить в них записи в электронном виде. В связи с этим в трудовой кодекс добавили новую статью — 66.

1 ТК РФ, где описана работа нанимателей с электронными трудовыми книжками (ЭТК). Если работник хочет, чтобы его документ вели в электронном виде, а бумажный выдали ему на руки, то он должен написать соответствующее заявление.

Как его составить, расскажем в публикации.

Скачать документбесплатно

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде .docСкачать образец заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде .doc

Общая информация

У работника есть право выбора: работодатель может продолжать вести его книжку на бумаге (и одновременно в электронном формате) или только в электронном, а бумажный выдать. Срок перевода работников на новый вид — конец 2020 года. Те, кто устроился работать в 2021 году в первый раз, уже не будут иметь выбора. Их трудовые книжки сразу будут формироваться в электронном виде.

Информация, которая будет содержаться в новых трудовых книжках, аналогична той, что включалась в прежние: это ФИО сотрудника, место и период работы, должность, разряд (или иной признак квалификации), основание для увольнения.

Если работникам нужно будет получить какие-либо данные из трудовой в электронном виде, то ему нужно будет просто обратиться в ПФ или к последнему нанимателю.

Также данные можно получить в личном кабинете на портале Госуслуг или сайте Пенсионного фонда.

О порядке перехода на этк

Чтобы перевести свою организацию на работу с электронными трудовыми книжками, руководителю нужно выполнить некоторые действия и изменить ряд документов:

  1. Нужно уведомить свой кадровый состав о том, что в 2020 году производится такой переход. Сделать это нужно до 1 июля 2020 года. Можно ознакомить работников с помощью информационного сообщения, желательно подтвердить факт прочтения проставлением подписи.
  2. Далее работники должны решить, какой вариант трудовой книжки им предпочтителен, и написать соответствующее заявление до 31 декабря 2020 года. Сведения об этой бумаге будут внесены в данные о трудовой деятельности на информресурс ПФ согласно ч. 2 ст. 2 ФЗ №439 от 16.12.2019. Поэтому работодателю важно получить заявления от всех работников компании.
  3. Нужно внести изменения в ЛНА компании, которые регулируют порядок работы с трудовыми книжками. Это такая документация: трудовые и коллективные договоры, книга учета движения трудовых книжек, положение о ведении и хранении трудовых книжек и т.п.
  4. Организовать техническую готовность к передаче сведений в Пенсионный фонд.
  5. Начать передавать в Пенсионный фонд данные о работниках. Для этого ведомство разработало специальные формы.

Если работник не подал заявление до конца 2020 года, то его трудовую книжку будут продолжать вести в бумажном виде и параллельно в электронном.

Внимание! Если работник не успел подать заявление (был в отпуске, на длительном больничном или отстранен от работы), то он может сделать это и позднее 31 декабря 2020 года.

Как составить документ

Заявление составляют в произвольной форме. Можно написать его от руки либо заполнить на бланке, приготовленном работодателем. В документ нужно включить такие сведения:

  • Должность и ФИО руководителя компании, к которому обращена просьба.
  • Должность и ФИО работника, пишущего заявление.
  • Просьба вести трудовую книжку в электронном формате.
  • Подпись работника.
  • Дата написания заявления.

Документ после подписания необходимо передать в отдел кадров либо работнику, ведущему кадровый учет.

Образец

  • Генеральному директору
    Общества с ограниченной
    ответственностью «Альфа»
    Сундукову Петру Петровичу
    от кладовщика Лимонова
  • Романа Романовича
  • Заявление
    о ведении трудовой книжки в электронном виде
  • Прошу осуществлять ведение моей трудовой книжки в электронном виде после «1» января 2021 года.

Лимонов / Р.Р. Лимонов

«2» марта 2020 года

Скопировать урл

Распечатать

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку (образец)

Заявление на электронную трудовую книжку – это необходимый письменный образец документа от работника в адрес своего работодателя о своем намерении сохранить в действующем состоянии прежний бумажный формат ведения записей о его трудовой деятельности или осуществить переход на альтернативный цифровой вариант.

Зачем писать заявление на электронную трудовую книжку?

В связи с внесенными поправками в трудовое законодательство
все организации в течение 2020 года осуществляют поэтапный переход на новый
стандарт формирования сведений о рабочем стаже, а также трудовой деятельности
работников. Общий принцип фиксации кадровых перемещений остается неизменным.
Однако, привычные бумажные вариации трудовых книжек уходят на вторичный план. А
все данные по сотрудникам будут вестись в цифровом виде.

В свою очередь, работодатели о принятых изменениях в
соответствии с ФЗ-436 и ФЗ-439 должны письменно уведомить персонал о
предстоящем переходе и сообщить о праве выбора граждан, в какой форме дальше
будет вестись их трудовая книжка. Такой документ должен быть передан
сотрудникам до завершения второго квартала 2020 года (30 июня).

Читайте: Уведомление работника о электронной трудовой книжке.

Кроме краткого изложения нововведений, в уведомлении
содержится запись о необходимости ознакомленного лица сообщить своему
работодателю о принятом решении.

Оставляет ли человек в обороте свою прежнюю
книжку или готов перейти на ее электронный вариант. Как раз для этого и
понадобится заявление на электронную трудовую книжку от работника.

Его
предоставление должно состояться до начала 2021 года.  

Если документ будет передан в бухгалтерию (отдел кадров) в
установленный срок с решением о переходе, то:

  • На руки работнику выдается его бумажная трудовая
    книжка;
  • Организация-работодатель снимает с себя
    ответственность за ее ведение, а также хранение;
  • По умолчанию ведется только цифровая версия
    книжки.

Если гражданин решит оставить классический вариант или не подаст заявление, то работодатель продолжает вести книжку в бумажной версии. Вместе с тем, на сотрудника заводится и электронная копия, которая будет заполняться параллельно. Если работник в последующем меняет место трудоустройства, то право пользоваться старой книжкой за ним сохраняется с возможностью последующего перехода.

Образец заявления на электронную трудовую книжку

Если хорошо изучить принятые изменения Трудового кодекса, то можно заметить, что форма заявления на электронную трудовую книжку работника не утверждена ни одним из новых ФЗ. Поэтому, о своем решении придется сообщить в свободной письменной форме.

Поскольку, выбор происходит из двух вариаций ведения трудовой книжки, то и заявление может быть в двух содержаниях:

1. Если сотрудник хочет оставить прежнюю книжку, то текст заявления должен быть следующего содержания:

В соответствии со
статьями 66, 66.1 Трудового кодекса РФ прошу работодателя продолжить вести мою
трудовую книжку по правилам статьи 66 ТК РФ.

2. Если работник планирует переход на электронную трудовую книжку, то необходимо сообщить об этом следующим образом:

В соответствии со
статьями 66, 66.1 Трудового кодекса РФ даю свое согласие на предоставление работодателем
мне сведений о трудовой деятельности по правилам статьи 66.1 ТК РФ.

Ниже представлен бланк заявления на электронную трудовую книжку для обоих вариантов, в который необходимо вставить нужный текст в зависимости от принятого решения, а также заполнить данные о работодателе.

Скачать образец бланка заявления на электронную трудовую книжку.

Кто может не подавать заявление на электронную трудовую
книжку?

От исполнения обязательства по подаче указанного заявления освобождаются
следующие категории лиц по состоянию на конец 2020 года:

  • Не работающие по причине временной
    нетрудоспособности;
  • Находящиеся в отпуске;
  • Отстраненные от трудовой деятельности;
  • Временно безработные.

Такие граждане могут воспользоваться своим правом и подать
заявление на электронную трудовую книжку позже.

Какие еще заявления могут понадобится?

Если гражданин дал согласие на ведение записей его трудовой деятельности в электронном виде, то свободного доступа к сведениям у него уже не будет.

Чтобы получить соответствующую информацию за время работы в компании ему предстоит направить запрос своему работодателю на предоставление выписки по форме «СТД-Р».

В свою очередь, сделать это можно, передав ответственным исполнителям в организации заявление с просьбой предоставить сведения о трудовой деятельности в компании.

Скачать образец бланка на запрос СТД-Р.

Если в полученном документе физическое лицо обнаружит допущенную ошибку, то он вправе попросить внести изменения в хранящуюся в базе данных ПФР информацию. Сделать это можно также с помощью письменной формы заявления на имя работодателя.

Скачать бланк заявления о внесении дополнения, исправлений в трудовые сведения.

  • Ответственность
    главного бухгалтера.
  • Листок
    статистического учета прибытия.
  • Действия
    работодателя с электронным больничным листом.
  • Адресный
    листок прибытия: образец заполнения.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *