Журнал учета рабочего времени позволяет осуществить контроль над рабочей дисциплиной трудящихся на производстве. Каждый сотрудник обязан выполнять соблюдение правил внутреннего трудового распорядка.
Иногда в жизни сотрудников бывают случаи, когда им необходимо отлучиться в рабочее время. В таких ситуациях отсутствие не будет воспринято как прогул, если трудящийся своевременно поставил в известность начальника звена и об этом внесена соответствующая запись в журнал учета рабочего времени.
Все эти обстоятельства объясняют основное назначение книги: в нее вносят записи для определения фактически отработанного времени по каждому сотруднику предприятия.
Что это за журнал?
Тетрадь, в которой регистрируется время прибытия и ухода трудящихся, называется журналом учета рабочего времени.
Скачать бланк Журнала учета рабочего времени на предприятии.
Периоды присутствия на рабочем месте характеризуются определенной продолжительностью с предоставлением обязательных обеденных перерывов. В каждом учреждении оно определяется трудовым и коллективным договором с профсоюзным комитетом. За тот период, когда рабочий выполняет трудовую практику, он получает зарплату.
Образец заполнения Журнала учета рабочего времени и служебных поездок
В ТК РФ и других законодательных актах об использовании труда наемных рабочих установлено, что длительность работы на предприятии ограничивается 40 ч на протяжении недели.
В соответствии с этим разрабатываются правила внутреннего распорядка, основанные на специфике производства каждого предприятия, и устанавливается ежемесячный график выходов.
В подразделениях организации оговаривается время начала и окончания смены и период для обеденного перерыва.
Отметки о времени, использованном для выполнения производственных обязанностей или отсутствии сотрудника на работе, простое и т.д. вносят в журнал учета рабочего времени.
Законодательное регулирование ведения данного документа
Требования об специальном учете рабочих часов, во время которых работник выполняет свою трудовую повинность, изложены в ТК РФ. Статья 91 обязывает управленцев организаций вести фиксацию времени, которое отрабатывает каждый сотрудник. Затем часы работы переносят и суммируют в табеле для дальнейшего использования и начисления зарплаты.
Четко сформулированного обязательства о ведении журнала учета в законодательстве нет. Но его наличие и использование в ходе деятельности компаний упрощает учет и улучшает качество трудовых резервов.
Для соблюдения трудовой дисциплины трудящимся необходимо выполнять такие обязательства:
- прибыть на рабочее место в точно установленный срок к началу трудовой смены;
- в полной мере использовать отведенную в графике продолжительность рабочего периода на выполнение своих должностных обязанностей.
При этом наниматель должен обеспечить следующее:
- предпринять действия к созданию условий для максимально эффективного использования рабочего времени.
Во время выполнения трудовых обязанностей во время рабочей смены категорически запрещено отвлекать или освобождать труженика от производственного процесса по неуважительным причинам.
Нанимателю необходимо организовать строгое фиксирование времени явки трудящихся на работу и сроков, когда они покидают предприятие.
При этом, прежде, чем приступить к выполнению обязанностей, каждый сотрудник должен зарегистрировать момент прихода на работу, а по окончании трудового дня время ухода.
Эти данные выписываются в специальные табеля использования рабочего времени определенной формы, специальных годовых табельных карточках, прочих документах.
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
- для регистрации ИП
- регистрации ООО
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.
- Ведение бухгалтерии для ИП
- Ведение бухгалтерии для ООО
Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!
В какой форме составляется?
Предприятия в РФ используют 3 типа учета рабочего времени:
- Ежедневная фиксация прибытия и убытия сотрудников. Это традиционный метод учета, при котором трудящиеся приходят на работу каждый день с одинаковым количеством рабочих часов. Страницы журнала нужно заполнять ежедневно по-отдельности для членов трудового коллектива.
- Еженедельный учет. Этот способ адаптирован под случаи, когда сотрудники не принимают ежедневного участия в производственной деятельности, но в течение недели выполняют норму, указанную в договоре. Информация о рабочем времени в журнал заноситься по окончании каждой недели.
- Суммированный учет. Отличный метод ведения периода работы при гибком графике выходов. Его считают оптимальным для учреждений с безостановочным производством. Данные по учету рабочего времени вносят по окончании месяца.
- Наиболее удобную форму журнала для своей организации подбирает руководство, основываясь на видах работы, графике выходов и продолжительности смены.
- Как правильно вести учет суммированного рабочего времени сотрудников, рассказано в следующем видео уроке:
Издание приказа о введении журнала рабочего времени
На небольших предприятиях наниматель может сам заполнять журнал учета рабочего времени. Но возможен и вариант назначения ответственного лица, контролирующего регистрацию времени работы трудящихся. Такую обязанность могут вменить в должностной инструкции или по приказу руководителя.
Лицо, ответственное за регистрацию рабочего времени в данном журнале, выполняет следующие должностные обязанности:
- контролирует фактическое время присутствия сотрудников на рабочем месте;
- заносит данные в книгу учета;
- своевременно предоставляет заполненный журнал для расчетов и проверок.
Сотрудник, которому поручено ведение журнала учета рабочего времени, несет полную ответственность за корректное отражение данных.
Ответственность за ведение
Ответственное лицо при невыполнении поручения или из-за выявленного нарушении порядка ведения журнала несет административное наказание, которое может быть наложено Федеральной инспекцией труда.
В обязанности сотрудника входит контроль регистрационных записей в книге и передача реестра для текущих проверок.
Требования к оформлению
- Нормативных требований по оформлению журнала в законодательных актах нет.
- Но порядок оформления такого реестра может быть описан в правилах внутреннего трудового распорядка.
- Если в них указано, что страницы журнала должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью организации, то ответственному лицу необходимо выполнить такие требования в точности.
- В журнале учета нужно сшить бланки, которые будут иметь такие наименования ячеек в таблице:
- п/п;
- ФИО сотрудника;
- дата;
- время прибытия в учреждение;
- время ухода;
- причина, по которой работник покинул свое рабочее место во время трудового дня;
- подпись трудящегося.
В столбцы бланков будут вносить информацию сами сотрудники или ответственное лицо.
Порядок заполнения
Наемный труженик при подписании трудового договора обязуется выполнять возложенные производством обязанности в течение определенного рабочего времени. Работодатель со своей стороны обязывается оплачивать ему зарплату за выполнение трудовой повинности.
При этом для определения размера вознаграждений за труд требуется знать, сколько времени фактически отработал трудящийся.
В ходе производственной деятельности у наемного работника фиксируются все события, относящиеся к приходу и уходу с работы. Всю нужную информацию для учета рабочего времени отражают в журнале. Это способствует определению фактически отработанных часов.
Информация в журнале должна отражаться предельно кратко. Обязательному заполнению подлежит:
порядковый номер записи;- ФИО наемного трудящегося;
- дата внесения данных;
- час появления работника на производстве;
- время ухода.
Помимо этих пунктов в отдельных ячейках указывают:
- конкретное место, куда ушел сослуживец;
- суммарное количество часов присутствия труженика на рабочем месте за конкретный отрезок времени.
Последняя графа отводиться для подписи лица, ответственного за регистрацию записей в журнале.
Исправление ошибок
Журнал ведут аккуратно. Нужно избегать наличия в нем зачисток, ошибок и исправлений. Но если допущена существенная ошибка, то неправильную запись вычеркивают и ставят подпись ответственного лица за ведение журнала.
Сведения необходимо продублировать и внести достоверную информацию.
Сроки хранения
В положениях статьи 586 Перечня типовых управленческих архивных документов указано, что заполненные журналы учета рабочего времени, табели, графики должны быть заархивированы на предприятии на 5 лет.
Но в тех организациях, где условия труда рабочих являются вредными, тяжелыми, или опасными, срок хранения перечисленных документов продлевается до 75 лет.
Нюансы ведения и заполнения журнала ненормированного рабочего времени, переработки и командировок
Если на предприятии сотрудники ездят в командировки или работают в неурочное время, то с целью учета допускается добавление нужных граф. Например, это может быть поле для заполнения данных при сверхурочных работах или о причинах опоздания на работу.
Преимущество использования данного документа для учета трудовых часов очевидно. У тех, кто контролирует сотрудников и вносит информацию о фактическом рабочем времени, не происходит превышение трудовых норм и улучшается дисциплина штата, что положительно отражается на производительности труда и, как следствие, увеличении прибыли и успешной деятельности компании.
О том, как создать Табель учета рабочего времени в 1С, рассказано в данном видеоролике:
Журнал учета прихода и ухода сотрудников (учета рабочего времени)
Формат: 210 х 288 (вертикальный) 64 страницы, пронумерованы
Прошнурован, опломбирован
Обложка: золотистый картон Съемная обложка из прозрачного ПВХ Товар представлен на Портале поставщиков. Для получения оферты обратитесь к менеджеру.
Журнал учета прихода и ухода сотрудников (учета рабочего времени) — применяется для регистрации прихода и ухода сотрудников. Данные, внесенные в журнал, могут являться основанием для заполнения Табеля учета рабочего времени.
Пример заполнения основного раздела журнала:
В журнал включены дополнительные материалы:
Трудовой Кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ
- Раздел III. Трудовой договор Глава 13. Прекращение трудового договора (выдержки)
- Раздел IV. Рабочее время Глава 15. Общие положения, Глава 16. Режим рабочего времени
- Раздел VIII. Трудовой распорядок. Дисциплина труда. Статья 189. Дисциплина труда и трудовой распорядок
Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. (ТК РФ, ст.91)
Рабочее время — время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени. Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю определяется федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда. (ТК РФ, ст.91).
Учет рабочего времени организуется в целях:
- обеспечения контроля за своевременной явкой рабочих и служащих на работу, выявления опоздавших и неявившихся;
- контроля нахождения персонала на рабочих местах в рабочее время, а также своевременного ухода и прихода работников во время обеденного перерыва;
- фиксирования своевременного ухода работников с работы по окончании рабочего дня;
- учета фактически отработанного времени, времени простоя, болезни, отпусков и других форм использования рабочего времени;
- регистрации прогулов.
Согласно ст. 81 пункт 6 ТК РФ, трудовой договор может быть расторгнут работодателем в случае прогула, то есть отсутствия на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (ее) продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены).
Кто в организации должен вести учет рабочего времени?
Этот вопрос каждая конкретная организация решает сама исходя из специфики своей деятельности.
Обязанность вести табель может быть прописана у сотрудника в трудовом договоре, должностной инструкции или возложена на него отдельным приказом по основной деятельности.
За нарушение обязательства об учете рабочего времени виновные должностные лица несут административную ответственность, налагаемую органами Федеральной инспекции труда.
Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.
Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба — уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа. 
Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.
Нормативные материалы:
Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.
Полезная информация:
Журнал учета рабочего времени: образец и правила заполнения
Взаимоотношения работника и работодателя включают в себя много нюансов, один из которых – соблюдение трудового графика. Еще при трудоустройстве будущий сотрудник понимает, что в нужное время и в обозначенные часы он должен заниматься прямыми обязанностями.
Законодательная база и цели учета отработанного времени
Соблюдение трудового кодекса РФ максимально возможно предотвращает спорные ситуации вокруг рабочих часов.
Время, в течение которого работник должен исполнять трудовые обязанности так, как это регламентируется трудовым договором и внутренним распорядком, называется рабочим временем. Организации обязаны вести учет часов, которые фактически отрабатывает каждый сотрудник.
Закон защищает обе стороны трудового договора.
С точки зрения сотрудника, руководство не вправе принудить отрабатывать часы сверх установленного государством предела. Нормальная рабочая неделя не должна превышать 40 часов. Лимит имеют и сверхурочные работы – не более 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.
! Не забывайте, что по статье 81 ТК РФ работодатель может по своей инициативе расторгнуть трудовой договор с сотрудником, если последний отсутствует на рабочем месте в течение всего рабочего дня (смены) без уважительных причин, – т. е. за прогул.
При почасовых ставках заработной платы контроль рабочего времени необходим обеим сторонам.
Контроль рабочего времени сотрудников: основные способы
В России общепринятыми считаются 3 способа учета отработанного времени в сумме за конкретный период:
- ежедневный;
- еженедельный;
- ежегодный.
За основу берется промежуток, по истечении которого подводится итог. Приведенные методы не единственные, наниматель волен выбирать период по своему усмотрению.
Единственное, на что четко указывает закон, это максимальный контрольный срок суммированного учета времени – 1 год, а для работников, занятых на вредном производстве, – 3 месяца.
Чаще всего работодатель выбирает способ в зависимости от рабочего графика сотрудника. Поясним: ежедневный учет затрудняется, если подчиненные работают посменно сутками. При работе вахтовым методом может возникнуть ситуация, когда за один период – например, месяц – выходит переработка, а за другой количество рабочих часов снижается.
В таком случае работодатель применяет суммированный учет рабочих часов и уже в увеличенном отчетном периоде – например, за квартал – излишков быть не должно.
- Из-за возможных переработок в разных промежутках времени сотрудник при устройстве на работу должен четко понимать, график укладывается в нормальную рабочую неделю (40 часов) или по отношению к нему применят суммированный учет времени.
- Это ключевой пункт в условиях трудового договора, и в случае его изменения наниматель обязан известить подчиненного.
- Что такое сдельная система оплаты труда и как рассчитать зарплату при таком способе оплаты – читайте здесь.
Ведение журнала учета рабочего времени
- Обозначим сведения, которые содержатся в документе:
- 1) порядковый номер;
- 2) дата;
3) ф. и. о. и занимаемая должность сотрудника;
- 4) время, когда подчиненный пришел на работу;
- 5) время ухода с работы;
- 6) подпись сотрудника;
- 7) количество отработанных часов;
- 8) комментарии, необходимые, если сотрудник опоздал либо не полностью отработал день (смену).
- Что такое повременная система оплаты труда и в каких случаях ее использование на предприятии экономически оправдано и эффективно – узнайте в нашей новой публикации.
- Образец журнала учета рабочего времени с пустыми графами для внесения конкретных данных по предприятию:
Образец бланка журнала учета рабочего времени.
В зависимости от конкретной организации и особенностей труда пункты могут варьироваться. Неизменным останется подсчет количества отработанных часов, что и контролирует работодатель.
Журнал учета рабочего времени – образец заполнения по предприятию:
Образец заполнения журнала учета рабочего времени.
Способы ведения журнала
Закон не устанавливает точного бланка для журнала учета рабочих часов, а предоставляет некую свободу нанимателю, поэтому возможно 2 варианта.
Ручная версия предусматривает наличие специальной книги, часто с возможностью прошнуровки. По мере надобности записи заносятся ответственным сотрудником. В ряде организаций с наличием «бумажного» журнала каждый сотрудник самостоятельно вносит время прибытия/убытия и подтверждает данные личной подписью.
Электронная версия документа определена выбором программного обеспечения. Спектр начинается с простейшего ПО, в которую данные заносятся вручную.
Но и в этой программе предусматривается формирование автоматической отчетности. Кроме экономии сил и времени ответственного, работодатель получает выборку по конкретным параметрам, таким как сверхурочная работа или отпуска и больничные.
Более сложное ПО предполагает автоматическую регистрацию времени входа и выхода сотрудника с работы. Реализуется это с помощью индивидуальных карт доступа и электронных замков (контроллер регистрации или турникет).
Еще один вид электронных систем, которые распространяются в крупных городах, — биометрический контроль сотрудников. Заключается метод в использовании отпечатка пальца как пропуск на работу.
Как правильно вести журнал регистрации приказов по основной деятельности и для чего необходим этот документ, вы можете узнать тут.
Табель учета рабочего времени
Итак, как уже уточнялось выше, работодатель обязан считать, сколько часов фактически отработал сотрудник. Но при этом журнал учета рабочего времени, где фиксируется время прихода и ухода подчиненного, необязателен. Каким образом тогда государство контролирует соблюдение ТК?
На основании договора при устройстве на работу каждому работнику выделяется табельный номер, который в дальнейшем фигурирует в таких документах, как например, личное дело и расчетный лист заработной платы.
Указанный номер сохраняется за сотрудником даже при смене отдела или должности, а после увольнения остается свободным еще в течение трех лет. В соответствии с индивидуальным номером в табель вносится информация о каждом сотруднике.
Принято две стандартные формы ведения табеля учета графика, утвержденные Госкомстатом в 2004 году. При ручном методе заполнения документа используется форма Т-12, если организация установила турникет – форма Т-13. По перечню пунктов обе формы схожи, поэтому содержание документа обозначим на примере версии Т-12.
Заполнение табеля начинается вверху страницы, где указывают названия организации и структурного подразделения, к которому относится документ. Следом вносятся даты отчетного периода и дата составления.
Ниже в виде таблицы отслеживается результат работы каждого сотрудника за отчетный период – рабочие дни, пропуски, итоговое количество часов. Специальная кодировка в ячейках указывает на причину неявки на работу.
Образец табеля учета рабочего времени в электронной форме.
Возможно два варианта заполнения дней:
- отметки о явках и неявках (этот способ проиллюстрирован ниже);
- отметки только о пропусках, остальные дни считаются отработанными в полном объеме.
- Отдельной графой учитываются сверхурочные, ночные часы, работа в праздничные и выходные дни.
- Форма Т-12 дополнена вторым разделом – «Расчет с персоналом по оплате труда», который заполняется сотрудниками бухгалтерии.
- Узнать, как вести журнал регистрации входящих документов и скачать образец бланка, вы можете в этой статье.
Даже если оформление документа происходит на ПК, итоговая версия идет на печать, и ее должны завизировать составивший сотрудник, руководители подразделения и организации. В ряде случаев вместо директора компании подпись ставит сотрудник кадровой службы. Готовая отчетность хранится один год.
На форумах для кадровиков и бухгалтеров эксперты разбирают тонкости внесения информации в документ.
Табель учета рабочего времени – скачать бланк в формате excel, вы можете по этой ссылке.
Государственный контроль
Внимательность, с которой сотрудники подходят к ведению журнала и табеля учета графика, связана с тем, что эти документы — основание для выплаты заработной платы, отпускных либо других пособий работнику, как следствие – основание для отчислений в налоговые органы. Некорректно составленный табель, кроме нарушения выплат подчиненным, говорит о неверном контроле доходов и расходов организации.
Отсутствие документа — грубое нарушение трудового законодательства и ведет к административной ответственности (штраф в размере от 10 тыс. р.). В случае если возникает спорная ситуация по начислению пособий и зарплат, нарушения в ведении табеля учета графика суд рассмотрит как основание к взысканиям с организации.
В заключение стоит отметить, что ведение журнала учета рабочих часов хоть и необязательно, но приносит пользу.
Сведения, учтенные в документе, помогают при ведении официальной отчетности и контроле трудовой дисциплины.
- Современные автоматизированные способы контроля предполагают, что руководству не придется нанимать отдельного подчиненного для выполнения этих обязанностей.
- Больше информации о том, как заполнить табель учета рабочего времени в электронном виде, содержится в следующей пошаговой видео-инструкции:
Как правильно заполнять журнал учета рабочего времени сотрудников?
Это документ, позволяющий начальству поддерживать дисциплину и контролировать эффективность использования времени рабочих.
Для чего он необходим?
Главным содержанием книги является обозначение фактического времени, отработанного сотрудниками. Рабочее время — период, когда лицо выполняет свои обязанности. Законом предусмотрено еженедельное время на труд – 40 часов, а внутренние установки организаций обозначают начало и конец рабочего дня, время на обеденный перерыв. Так устанавливается конкретный график, соблюдение которого — обязанность всех рабочих.
При необходимости покинуть службу по каким-либо причинам сотрудники должны согласовывать свой уход с начальством или записать данный факт в журнале, чтобы не получился прогул.
Прогулы, опоздания и задержки тоже фиксируются в данном документе. Судя по отметкам в нем, руководство начисляет премии и другие поощрения за ответственный труд, а также штрафует и делает выговоры за халатное отношение к работе.
Основным результатом ведения журнала становится выделение из штата сотрудников для премирования и возможного повышения в должности и безответственных работников, снижающих темп работы и производительность организации.
Обязательно ли его вести?
Трудовой кодекс РФ, а именно статья 91 обязывает руководителей компаний вести учет времени, которое отрабатывает каждый сотрудник. Это время отражается в необходимом документе — табеле.
Ведение журнала учета по законодательству не является обязательным. Но деятельность организаций он упрощает многократно — экономит время и повышает качество трудовых ресурсов.
В РФ существуют 3 типа учета трудового времени:
- Ежедневный – традиционный учет, когда сотрудники приходят на работу каждый день, а время их труда нормировано одинаковым количеством часов. При таком учете документ заполняется ежедневно относительно всего персонала.
- Еженедельный – учет, приемлемый в случаях, когда работники приходят на службу не каждый день, но за неделю отрабатывают норму, указанную в договоре. Журнал заполняется в конце каждой недели.
- Суммированный учет применяется при гибком графике сотрудников. Считается оптимальным для компаний, ведущих круглосуточное производство. Новая запись в книге может появиться по окончании месяца, полугода или года.
- Какой вид учета выбрать для своей организации каждый руководитель решает сам, опираясь на вид работ, график и продолжительность трудового дня.
- Некоторые нюансы суммированного учета времени вы можете узнать из следующего видео:
Ответственные за ведение лица
Данная обязанность отражается в должностной инструкции, трудовом договоре или в приказе о трудовой деятельности.
Неисполнение обязательства, нарушения по ведению журнала влекут за собой административную ответственность, которую налагает Федеральная инспекция труда.
Сотрудник, отвечающий за документ, контролирует записи в нем и предоставляет его для текущих проверок. Важно грамотно и правильно заполнять книгу, регистрируя часы начала и завершения работ. Учитывается как отработанное, так и неотработанное время, а также сверхурочные часы.
Порядок заполнения
Данный документ заполняется в краткой форме.
Основные графы:
- Номер записи.
- Имя, фамилия работника.
- Дата записи.
- Время явки сотрудника на службу.
- Время отправления домой с рабочего места.
- Примечание, где указываются опоздания, причины отсутствия.
- Подпись лица, осуществляющего запись.
Допускается добавление некоторых граф, например, запись сверхурочных часов работы. Страницы журнала должны быть пронумерованы и прошнурованы. Сотрудник, отвечающий за него, должен поставить на шнуровку пломбу с оттиском печати компании и расписаться под ней.
Здесь вы можете бесплатно скачать бланк книги и образец ее заполнения
Польза данного документа очевидна – не происходит превышение трудовых норм, предусмотренных ТК РФ, повышается дисциплина штата, производительность труда и, как следствие, прибыль и успех компании.
Образец журнала прихода и ухода сотрудников
Трудовым Кодексом РФ дано четкое определение термину «рабочее время» (ст.91). Это период, установленный локальным нормативным актом юридического лица, для исполнения трудовых обязанностей. Этим же законодательным документом работодателю вменяется вопрос его учета. Как это делать, решается на местах.
Многие субъекты хозяйствования, учреждения используют для оперативного сбора сведений на первичном уровне журналы для ежедневной регистрации членов коллектива.
В данной статье вы найдете рекомендации, как правильно и оптимально осуществлять контроль, получите примерный образец журнала учета рабочего времени сотрудников.
Журнал прихода и ухода сотрудников как способ контроля рабочего времени
Уровень высокой дисциплины в коллективе обеспечивается максимальной занятостью работников в отведенное время для труда, исключением случаев решения в этот период личных проблем, прогулов и опозданий. В связи с этим готовится приказ о введение журнала учета рабочего времени. Данное требование – это не признак бюрократизма или прихоть нанимателя, оно предусмотрено законом.
Обязанность каждого члена коллектива – отмечаться при приходе и уходе с работы – должно быть внесено в ПВТР и строго исполняться.
Данным приказом назначаются специалисты в головном офисе и в обособленных подразделениях, которым контроль за ежедневным и правильным заполнением документа включается в обязанности.
На уровне администрации это направление курирует один из заместителей руководителя либо начальник кадровой службы.
Журнал необходим для осуществления контроля за сотрудниками
Форма документа
Установленной формы документа нет. Табличный вариант разрабатывается работодателем. В таблице обязательными являются следующие графы:
- ФИО работающего, временные рамки посещения работы (приход – уход);
- роспись, отработанные часы.
Анализ сведений производится за неделю, месяц, год в зависимости от рабочих графиков.
Полученная информация используется при составлении табеля или книги учета рабочего времени в процессе формирования оплаты труда и в случае наложения взысканий или увольнении сотрудника – за систематические опоздания и прогулы. Журнал и табель отличаются тем, что в первом случае фиксируется время начала и завершения работы по факту действия, а во втором – отработанные часы.
Книга заказывается в типографии или покупается. На титульном листе ставится ее номер в делопроизводстве, название, нумеруются страницы, прошиваются плотной нитью. Концы ее на обратной стороне приклеиваются пломбой из бумаги, где ставится дата, подпись. Журнал помещается в удобном доступном месте (вахта, приемная секретаря).
Не допускается небрежное ведение документа: исправления, записи задним числом, карандашом, удаление страниц. За подобные факты при проверке специалисты наказываются в административном порядке.
Скачать excel файл можно ниже.
Скачать образец Журнала учета рабочего времени сотрудников
Дополнительно возможно внесение других граф: уход с работы, его причина, прогул, опоздание и т.д. Учет сверхурочного и ненормированного, сдельного и повременного труда, совместительства рекомендуется осуществлять отдельно.
Табель фиксирует количество отработанных часов
Способы ведения журнала
Мы подробно разобрались, как выполняется учет в традиционном варианте – на бумаге. В век интернета все большее распространение получает электронный документооборот. На крупных предприятиях с этой целью устанавливаются соответствующие программы.
В практике используется ПО, где необходимая информация вносится вручную.Это тоже уже вчерашний день. Все активнее внедряются автоматизированные системы, которые передают информацию прямо в бухгалтерию.
Работник в этом случае отмечается на проходной электронным пропуском. Еще более совершенным способом учета является биометрический контроль. В данной ситуации пропуском становится отпечаток пальца.
Единственный недостаток программного обеспечения – высокая стоимость.
Срок хранения книги зависит от ее содержания. Журнал со сведениями о работниках с 8-часовым рабочим днем, уничтожается после его окончания. В том случае, когда в него вносится информация, влияющая на начисление пенсии, документ хранится 75 лет.
Итак, вы теперь имеете представление о важном кадровом документе – журнале первичного учета рабочего времени и при необходимости используете предложенный образец его заполнения, наши практические советы.
Журнал учета рабочего времени: увеличение эффективности сотрудников
Современный темп развития бизнеса вынуждает постоянно следить за ростом производительности как владельцев стартапов, так и генеральных директоров всемирно известных корпораций. Разрабатываются новые подходы к ведению дел, растут требования работодателей на рынке труда, приглашаются специалисты, оценивающие эффективность работы сотрудников – и все эти меры принимаются для того, чтобы компания выросла в глазах потребителей и клиентов, получила прибыль и ресурсы для дальнейшего развития.
При разумном подходе, креативные методы действительно работают, но не стоит забывать и о классических аспектах: например, выявлении безответственных, и, напротив, старательных сотрудников.
В этой миссии работодателю помогает не что иное, как журнал учета рабочего времени. Этот документ предназначен для обозначения времени, которое сотрудник отработал по факту, а также фиксирует приход и уход работника с рабочего места, отмечает сведения об опозданиях, прогулах и задержках.
Несмотря на столь обширный функционал, журнал учета прихода и ухода сотрудников оказывается полезен и во многих других случаях, главное – знать, каким образом его нужно вести и следить за своевременным заполнением. Рассмотрим все детали данного вопроса в нижеследующей статье.
Зачем необходим учет времени?
Согласно 91 статье Трудового Кодекса РФ, в обязанности работодателя входит ведение учета времени, которое отработал каждый сотрудник. На основе данных, зафиксированных в журнале, может быть заполнен Табель учета рабочего времени.
Кроме того, журнал учета рабочего времени максимизирует общую эффективность работы.
Это объясняется тем, что данный документ сразу выдает недобросовестных сотрудников, прогуливающих и/или регулярно опаздывающих на работу без уважительной причины.
Записи отмечают и ответственных сотрудников, что способствует справедливому поощрению и, как следствие, повышает производительность. Как итог – становится очевидно, кого стоит премировать и повышать в должности, а кто снижает темп работы и должен обратить внимание на собственную дисциплину, чтобы сохранить рабочее место.
В журнал учета рабочего времени, в его бланк вносится и время ухода, и возвращения сотрудников с обеденного перерыва, осуществляется контроль над наличием работников на своих постах в рабочее время, учитывается время, отработанное служащим по факту, что особенно полезно для персонала с почасовой оплатой, а также продолжительность отпусков, декретов, болезней, простоев и т.п.
И, разумеется, в документе отмечаются прогулы. Возвращаясь к Трудовому Кодексу РФ, увольнение работника может произойти после прогула целого рабочего дня без уважительных причин, либо вследствие отсутствия сотрудника, длящегося больше 4 часов.
О суммированном рабочем времени повествуется в монологе эксперта.
Кто ведет и как заполнить?
Подобный вопрос организация решает самостоятельно, основываясь при его решении на своей специальности и направленности собственных действий.
Работодатель может взять эту работу на себя, а может указать это как обязанность сотрудника, которая будет указана в договоре при приеме на работу, должностной инструкции или специальным приказом.
Если подчиненный уклонится от того, чтобы осуществлять ведение журнала учета рабочего времени, он понесет административную ответственность, которая назначается соответствующими органами.
Журнал заполняется предельно кратко: среди обязательных граф – порядковый номер записи, ФИО сотрудника, дата создания записи, время появления сотрудника на рабочем месте и его ухода.
Кроме того, в отдельной графе можно записать конкретное место, куда ушел сотрудник, а также общее количество времени, проведенного им на рабочем месте за конкретный отрезок времени.
Последней, обязательной, графой является подпись того, кто ведет журнал.
Ведение журнала может осуществляться тремя способами. Во-первых, это традиционный ежедневный учет, который применяется, если рабочий день нормирован и регламентирован одним и тем же количеством часов ежедневно. Если предпочтение отдается этому пути, то заполнять журнал нужно каждый день, ориентируясь на всех сотрудников, занесенных в документ.
Во-вторых, существует учет еженедельный, актуальный в том случае, если служащий не работает каждый день одно и то же количество часов, но за неделю отрабатывает фиксированную в договоре норму. Из названия становится ясно, что новая запись в журнале появляется в конце каждой рабочей недели.
Наконец, в-третьих, если у сотрудника организации гибкий график, журнал ведется в виде суммированного учета. Для компаний, круглосуточно работающих на производство чего-либо и/или специализирующихся на выполнении специфических видов работ, такой способ учета является самым оптимальным решением.
Период времени, в течение которого появляется новая запись, составляет от месяца до года: такая продолжительность обусловлена тем, что наличие сверхурочного рабочего времени, часто возникающего при сменном графике, лимитировано законом до 120 часов в год. Таким образом, ведение суммированного учета помогает многим работодателям избежать нарушения Трудового Кодекса РФ.
Журнал учета рабочего времени сотрудников образец скачать можно в этой же статье.
Подведем итоги
Журнал учета рабочего времени необходим в условиях динамично развивающегося бизнеса, который требует максимальной оптимизации управления и строгого отбора персонала, работающего на благо общего дела.
Он не только демонстрирует уровень дисциплины сотрудников, но и позволяет заполнять на его основе обязательный документ, учрежденный законом, а также избежать превышения нормы рабочего времени, зафиксированного в ТК РФ.
Польза этого документа не вызывает сомнений – ведь даже на ежедневное заполнение у уполномоченного сотрудника не уйдет много времени, а вот время задействования служащего, безответственно относящегося к делу, сократится заметно.
Резюмируя все вышесказанное в статье, стоит отметить, что ведение журнала учета рабочего времени – личное дело каждого работодателя.
В отличие от Табеля учета рабочего времени, который предназначен исключительно для фиксации отработанных часов, этот документ не является обязательным по закону. Но ведение дел он облегчает значительно, улучшая качество рабочих ресурсов и существенно экономя ваше время. А ведь время – деньги, не так ли?
Как вести журнал учета рабочего времени сотрудников?
В списке обязанностей работодателя есть следующий пункт: ведение учета времени, которое по факту отработал каждый сотрудник. Данное требование об учете времени основывается на том, что написано в 91 статье ТК РФ. При отсутствии документа с этими сведениями актуальными станут ответственность и меры наказания в виде штрафа, которые могут применить в трудовой инспекции.
Однако,это больше относится к табелю.
Распоряжение о ведении журнала учета рабочего времени
Журнал оформляется немного для других целей. Он нужен, чтобы постоянно был обеспечен контроль за явкой числящихся работников на их рабочие места.
В данном локальном документе будут отражаться и часы ухода, и часы прихода.
Если же человек допускает прогулы, то применять к нему меры, вытекающие из правил трудовой дисциплины предприятия и конкретного подразделения, можно на основании данных из этого нормативного локального акта.
Внедряется система такой фиксации рабочего времени после того, как будет издано распоряжение генеральным директором компании. Кроме самого факта существования нового правила, в нем будет указано, кто является ответственным за ведение этого документа.
На практике встречаются три случая:
- сам руководитель (на очень небольших предприятиях);
- руководитель конкретного отдела;
- сотрудник из отдела кадров.
К последнему варианту склоняются большинство работодателей. Еще одни отличия между компаниями по вопросу ведения журнала относятся к тому, как часто он заполняется. Существует ежедневный, еженедельный и суммированный учет.
Приказ о ведении журнала учета рабочего времени сотрудников — образец
Путем написания приказа журнал и табель не только создаются, но таким же образом в них вносятся изменения. С образцом подобного приказа можно ознакомиться далее.
В обычном приказе работодатель распоряжается в одном из пунктов о введении правила о составлении и заполнении данного документа. В другом пункте выбирается ответственное лицо. Поправки могут быть вызваны различными факторами.
Скачать образец
Например, при вредных условиях или при ненормированном графике структура этого документа может быть особой. Поэтому данное решение подтверждается написанием и изданием распоряжения.
Обязателен ли журнал учета рабочего времени?
Сам журнал учета рабочего времени во вредных условиях труда или в обычных условиях обязательным не является. Хотя в ТК РФ и упомянута обязанность по отслеживанию за рабочим временем работников, но для этого может быть достаточно и табеля Т-12.
Необходимость данного документа на каждом предприятии определяется ее руководителями.
Скачать Т-12
Правила ведения журнала графика работы
Правила зависят от того, по какому графику работает каждый работник. В любом случае выбирается определенный период, за который подводится итог. Считается, что максимальным сроком для контроля при суммированном учете является один год, а при вредных условиях труда – три месяца.
Как оформить журнал графика работы?
Для оформления сегодня может быть использован либо ручной, либо печатный вариант. Ручной остается более традиционным – в нем каждый работник подтверждает внесенные записи личной подписью. Такие журналы продаются практически во всех типографиях. Также для этого варианта можно просто распечатать стандартные листы с расчерченной таблицей и сшить их.
Электронная версия подразумевает использование специального программного обеспечения. Благодаря ПО в любой момент автоматически можно сформировать отчетность по интересующему руководителя периоду. Современное ПО позволяет внедрить контроль за временем по специальным электронным пропускам и картам, которые выдаются работникам.
Журнал учета рабочего времени — образец
Первый лист в этом виде документации является титульным. Кроме самого наименования, на данном листе указывается, когда был начал журнал и когда окончен.
Скачать образец журнал учета рабочего времени
Основная часть документа приведена в виде таблицы. Первая колонка в этой таблице дата. Далее идет время прихода на рабочее место, после чего указывается ФИО самого сотрудника. После этого записывается время его ухода и в следующем поле подсчитывается, сколько всего часов он провел на рабочем месте. Этот же работник ставит подпись напротив записей о себе.
Отдельная колонка отведена под примечания, которые может вносить лицо, отвечающее за заполнение этого бланка.