Как правильно оформить дубликат трудовой книжки?

Статья рассказывает, как оформить дубликат трудовой книжки, какие предъявляются требования к оформлению.

Когда нужен аналог документа

Замена нужна, когда утрачен подлинник. В утрате может быть виноват как работник, так и работодатель.

5 основных случаев для выдачи дубликата:

работник потерял первый экземпляр;
книжку потерял работодатель;
документ о трудоустройстве порвался, обгорел или испачкался;
специалист кадровой службы ошибочно внес запись – в дальнейшем она признана недействительной;
документы работников утеряны по форс-мажорным обстоятельствам – например, произошел пожар.

Если сотруднику внесли некорректную запись, то он сам должен направить заявление о том, чтобы выдать дубликат трудовой книжки.

Кто оформляет копию

Задача кадровой службы и руководителя – создать надежные условия для хранения кадровой документации, однако иногда случаются пропажи.

Аналог книжки – это замена ее подлинника. Пока бланк лежит в сейфе, все нормально. Потери случаются, когда работнику отдают документ. Потерять главный документ о трудоустройстве неприятно, но все исправимо – специалисты кадровой службы по последнему месту работы изготовят дубликат.

Пример: Семенова Н.А. работала воспитательницей детского садика. Женщина уволилась и два месяца искала новую работу. Вакансию нашла, а трудовую за это время потеряла. Семеновой придется собирать справки о стаже и обращаться за решением проблемы к бывшему руководителю по последнему месту работы.

Когда происходит оформление дубликата трудовой книжки, в образец ставится текущая дата заполнения.

Алгоритм действий

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки? Сначала нужно принять у работника заявление, которое пишется в любой форме. Четких требований законом не установлено.

Работать с бланками нужно аккуратно. Произвольное заполнение сведений не допускается. Правила работы с документами о трудоустройстве утвердило Правительство (постановление № 225 датировано апрелем 2003 года).

Затягивать с выдачей документа нельзя – срок для подготовки составляет 15 дней с даты принятия заявления. Придется постараться, чтобы восстановить стаж и оформить полноценный дубликат трудовой книжки при утере, ведь нужно навестить всех бывших работодателей и собрать справки. Если фирма закрылась, запросы о периодах работы можно отправить в архив.

5 документов, подтверждающих стаж:

справки, заверенные подписью руководителя и печатью организации;
выписки из приказов;
трудовые договора;
ксерокопии приказов;
архивные справки.

Когда все документы готовы, можно начинать оформление дубликата трудовой книжки. Вопрос, как сделать дубликат трудовой книжки, решается в 6 несложных действий.

6 действия для оформления дубликата.

Взять новый бланк.
Открыть титульный лист и в левом верхнем углу написать слово «Дубликат». Далее указать данные о специалисте. Обязательно заполняется имя, отчество, фамилия, должность, образование. Указывается дата составления копии. Правилами разъясняется, как правильно заполнить. Старые сведения вносить не нужно – пишется актуальная информация на день заполнения.
Сразу на первом развороте нужно указать, сколько проработал человек до принятия на фирму.
Последовательно написать периоды работы у разных работодателей. Брать за пример справки и приказы, представленные специалистом. Не ставить номера для ранних записей.
Поставить первый номер, когда пишите о работе в своей компании.
Проследить, чтобы специалист расписался за получение в тетради учета, и вопрос, как оформить дубликат трудовой книжки, решен.

Аналог дается сотруднику на руки в двух случаях:

предстоит поход в пенсионный фонд;
нужно уволиться.

Других поводов, чтобы отдать документ, нет. Прежде чем получить книжку, сотрудник должен расписаться в журнале движения бланков.

Идеальный вариант – новый бланк полностью отражает информацию о трудовой деятельности. Но далеко не всегда удается получить справки. Сотрудник сам может сказать, где и кем он работал.

Важно! Порядок не предусматривает, что сведения можно внести со слов. Верить нужно только справкам, когда трудовая книжка утеряна, и делается дубликат.

Когда заполняете дубликат трудовой книжки, используйте правильный образец заполнения 2020. Тогда не придется думать, как делать копии с нее.

Следующая таблица поможет корректно внести информацию.

Номер графы	Необходимые сведения
2	Пишется, когда специалист официально устроился работать в компанию. Во второй графе записывается, когда расторгнут контракт.
3	Указываются название фирмы, специальность и должность. После пишется основание для расторжения контракта, если человек предоставил доказательства.
4	Реквизиты документа для заполнения графы. Пишутся дата и номер издания распоряжения или приказа. Если приказов нет, а есть акт комиссии, то проставляются реквизиты акта. Акт – это альтернатива приказу при массовой утрате документации.

Образец оформления отметки о недействительности записи

Что делать, если виноват работодатель

Люди ошибаются: может ошибиться и сотрудник кадровой службы, внеся некорректную запись. С хранением бланков также возникают проблемы. В теории проблем возникать не должно: все находится в сейфе, закрытом от посторонних. Но на практике случается, что трудовая утеряна, и требуется ее замена. Иногда документы похищаются из компании или портятся намеренно. Приходится начинать заполнение дубликата.

Неправильная запись и утеря документации – это случаи, когда происходит выдача нового дубликата трудовой книжки.

Важно! Если виноват работодатель, то человеку нужно помочь. За время трудовой деятельности можно поменять множество мест работы. Ситуация осложняется, если специалист работал по разным городам. Поэтому можно разослать письма прежним работодателям для ускорения выдачи дубликата. На официальные письма, заверенные печатью компании, ответ придет быстрее.

Если кадровик ошибся и сделал неправильную запись, выдача нового дубликата трудовой книжки упрощается. Берется испорченный бланк как пример. С него переписывается информация, а также оформляется дубликат трудовой. Будьте внимательны, чтобы не перенести ошибочную запись из примера.

Дополнительные причины для оформления

Если документ о трудоустройстве истрепался, то по такому же примеру выдается новый экземпляр. Вопрос, как оформить дубликат трудовой книжки и найти образец для всех работников фирмы, придется решать в случае форс-мажора.

3 причины для оформления аналога:

природные катаклизмы;
волнения, беспорядки;
техногенные катастрофы.

Перечень неполный – могут появиться и другие обстоятельства, не зависящие от воли человека.

Нюансы подтверждения стажа

Образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере дополняется данными о стаже. Ходить по организациям человеку придется самому. Но есть исключение – массовая потеря документов.

Это особая ситуация, и нужно собрать комиссию, которая решает, как заполнить дубликат трудовой книжки и подтвердить трудовую деятельность. Места комиссии занимают представители со стороны самого работодателя и профсоюза. Задача комиссии – помочь людям доказать стаж. С этой целью отправляются запросы по прежним местам, где трудился работник.

Когда ответов на запросы нет, выход все равно имеется – в расчет берутся свидетели. Форма заполняется со свидетельских показаний. Процедура устанавливает, что стаж для работника подтверждается, когда есть не менее двух свидетелей.

3 сведения, которые включает акт:

время работы;
должность;
сколько лет трудился человек.

Акты составляются только при массовой утрате – в остальных случаях придется потратить время на сбор официальных справок.

Резюме

Если трудовая книжка потерялась или порвалась, можно сделать ее аналог.
Дубликат и копия – это разные вещи, поэтому сотруднику придется собирать документы о стаже.
Справки собирает владелец, если он виноват их в утрате.
Информация со слов не пишется – ее обязательно нужно подтвердить письменными доказательствами.
Если книжку потерял или испортил работодатель, ее хозяину нужно помочь.
Сотрудник кадровой службы может оказать посильную помощь, когда оформляется полноценный дубликат. Рассылка запросов по прежним местам работы не отнимет много времени.
Особые условия подтверждения трудовой деятельности установлены для случаев массовой потери бланков.

Что такое дубликат трудовой книжки и как его правильно оформить? Порядок заполнения копии документа

При утере старой трудовой книжки или при невозможности ее дальнейшего использования гражданин имеет право получить дубликат документа. Процедура оформления дубликата должна проходить в строгом соответствии с законодательством.

Что такое дубликат

Дубликат – это копия трудовой книжки. Необходимость в подобном документе возникает, если старая трудовая книжка не может по ряду причин использоваться гражданином для подтверждения своей профессиональной деятельности и стажа.

Сведения в дубликате должны полностью соответствовать сведениям, присутствующим в старой версии документа. Кадровый работник при оформлении дубликата должен действовать в соответствии с инструкцией по заполнению подобных документов.

Назначение

Дубликат может понадобиться в трех случаях:

трудовая книжка утеряна;
трудовая книжка испорчена (намочена, испачкана, порвана и т. д.);
в документ внесена запись, признанная недействительной (внесена ошибочно, признана недействительной на основании решения суда).

Во всех этих ситуациях старый документ теряет свою актуальность и не может использоваться владельцем для его предъявления в различных инстанциях. Без наличия действующей трудовой книжки гражданин теряет возможность подтвердить обычным способом свою трудовую деятельность и продолжительность трудового стажа.

По этой причине законодательно предусмотрено право гражданина на получение по письменному заявлению дубликата.

Как оформить дубликат

Для оформления дубликата необходимо:

Написать заявление на имя работодателя. Заявление подается по последнему месту работы. Срока давности по подобным обращениям не существует. То есть, даже если гражданин уволился с последнего официального места несколько лет назад, это не отменяет его права обратиться к работодателю для оформления дубликата. Срок подготовки документа – 15 дней от даты подачи соответствующего заявления. Новая организация, в которую планирует трудоустраиваться гражданин без действующей трудовой книжки, не обязана оформлять для него дубликат.
Предоставить старую книжку. Этот вариант может использоваться в ситуациях, когда старый документ испорчен или в нем присутствует недействительная запись. Наличие старой книжки позволяет работодателю перенести записи из нее в новый бланк. Все сведения в старом и новом варианте должны полностью совпадать.
При отсутствии книжки из-за ее утери представить документы, подтверждающие трудовой стаж: надлежащим образом оформленные справки, выписки, копии приказов, распоряжений. Все документы собираются сотрудником при содействии работодателя. Запросы организациям рассылаются от имени работодателя, но с согласия самого сотрудника. Согласие должно быть оформлено в письменном виде. Данная мера необходима в целях соблюдения норм законодательства о защите персональных данных. Если бывших работодателей найти невозможно в связи с ликвидацией организаций либо прекращением деятельности индивидуальными предпринимателями, следует попытаться найти их правопреемников (если произошло слияние, реорганизация и т. д.). При отсутствии такой возможности необходимо обратиться в территориальный архив, находящийся по бывшему месту расположения организации. Если обнаружить нужные сведения в архиве не удается, остается последний вариант – обращение в суд.

Правила заполнения

При заполнении дубликата трудовой книжки необходимо сделать следующее:

В самом верху титульного листа над названием документа («Трудовая книжка») написать «Дубликат». При этом на титульном листе старого документа (при его наличии) пишется «Взамен выдан дубликат» с указанием серии, номера новой книжки.
Внести в титульный лист сведения о работнике, актуальные на момент заполнения дубликата (ФИО без сокращений, дату рождения арабскими цифрами, уровень образования, специальность, дату заполнения нового бланка). Внизу страницы ставится подпись гражданина, подпись ответственного работника организации, печать организации.
Внести в сведения о работе данные об общем, непрерывном стаже, присутствующем у работника до оформления к последнему работодателю.
Внести в сведения о работе, данные о трудовой деятельности, наградах по последнему месту работы.

Все сведения вносятся уполномоченным лицом, ответственным за заполнение трудовых книжек. Обычно этим лицом является сотрудник кадровой службы организации либо непосредственный руководитель.

Сведения вносятся черной, синей, фиолетовой ручкой. Заполнять документ нужно разборчивым, компактным почерком. Внесение сведений в трудовую книжку самим сотрудником не допускается.

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем: образец 2019

Трудовая книжка является основным подтверждением стажа человека и его трудоустройства. Поэтому она нередко требуется гражданам. Но по трудовому законодательству, если человек официально устроен на работу, книжка должна храниться в организации. И получить на руки ее можно только в случае, если она вам требуется для предъявления в Соцстрах.

Во всех остальных случаях работодатель обязан выдать заверенную копию книжки. Я, как предприниматель, достаточно часто заполняю такой документ для своих подчиненных. И в этой статье я расскажу вам, какие обязательные требования существуют при оформлении данной копии.

Основные правила

Основанием для выдачи копии является поданное сотрудником заявление. Но это правило больше относится к крупным и средним предприятиям с большой численностью работников. В малых предприятиях и предпринимателями копия может быть выдана по устной просьбе заявителя. Но чтобы вам не задержали выдачу такого документа, я рекомендую всегда составлять заявление о его выдаче.

Копировать необходимо все страницы, в которых сделаны записи. Копии нужно делать с самого первого листа, где указаны сведения о владельце книжки. А последней копией будет лист, где стоит отметка с последнего места работы.

Копии можно заверить 2 способами:

Заверить каждый лист по отдельности. Тогда необходимо на каждом из них поставить подтверждение «Верно» или написать «Копия верна». Также от заполняющего требуется написать свою должность, фамилию, расписаться и поставить печать организации. Кроме этого необходимо поставить дату заверения ксерокопий.
Скрепить все листы между собой прошивкой и прикрепить дополнительную бумагу, на которой будет указано количество листов. Также на нем ставится надпись о том, что «Копия верна» или «Верно». Обязательно надо указать должность заполняющего человека, его ФИО и поставить печать. Не забываем также ставить дату оформления копий.

После основного заверения на копии необходимо написать фразу о том, что человек продолжает работать. Обязательно укажите, что он работает по настоящее время.

Право подписи имеют:

сотрудники отдела кадров;
бухгалтер;
директор;
предприниматель.

Если в организации имеется печать, она обязательно должна ставиться. При ее отсутствии надо сделать запись «Верить без печати».

Выдача копии должна быть осуществлена не позднее трехдневного срока после получения запроса от сотрудника.

Новые правила

В законодательство были внесены некоторые корректировки, которые важно знать при оформлении копии. Действовать они начали с 1 июля текущего года. Теперь все работодатели обязаны придерживаться новой методики заверения книжек.

Главным отличием является то, что теперь дополнительно требуется делать отметку о том, где именно хранится подлинник трудовой. Обычно местом хранения указывают сейф отдела кадров или бухгалтерии предприятия.

Если такой подписи сделано не будет, копия будет считаться не действительной, поэтому ее придется оформлять повторно.

Более подробно вы можете узнать об этом из следующего видео.

Необходимость в копии

Потребность в таком документе может возникнуть у работника в различных ситуациях. Наиболее распространенными из них являются:

В качестве подтверждения наличия работы у человека для кредитной организации при оформлении запроса на кредит.
Для подтверждения сведений, указанных в анкете, например для получения определенных документов.
Для определения длительности общего стажа, а также постоянства работы на последнем месте. Эта информация часто является необходимой кредитным организациям.
Для определения причин увольнений с предыдущих мест. Такая информация может быть важной для нового работодателя, если человек пытается трудоустроиться на дополнительную работу.
Для подтверждения трудоустройства при оформлении льгот и пособий.

Раньше заверенная трудовая требовалась для получения загранпаспорта. В настоящее время этот документ не требуется, однако некоторые отделы иногда могут запрашивать ее. Знайте, что это незаконно, так как все государственные учреждения обязаны действовать по строго установленному регламенту, в котором обязательно прописывается перечень необходимых документов.

Иногда копия трудовой может потребоваться при оформлении визы для въезда в другое государство. Так как им важно знать, что вас что-то связывает с вашей страной, а также вы должны иметь постоянный источник дохода.

Частые ошибки

Каждое должностное лицо обязано знать, как правильно заполнять данный документ. Но также эту информацию должен знать и сам работник, чтобы вовремя обнаружить ошибки и попросить их своевременно исправить. Наиболее распространены следующие неточности и ошибки:

Штамп «Копия верна» указан не на всех листах, при условии, что они не прошиты и не пронумерованы.
Не на всех листа стоит подпись заверяющего, так же при условии, что все листы не прошиты и не пронумерованы.
Отсутствует надпись на последнем листе о том, что человек работает по настоящий день.
Отсутствует должность человека, заверившего копию.
Сотрудник, оформивший документ, не имеет полномочий для этого. Иные лица, кроме вышеперечисленных не могут делать копии.
Оттиск печати организации находится только на чистом листе бумаги и не затрагивает саму копию. Печать надо ставить таким образом, чтобы она касалась отксерокопированной книжки.
Отсутствует ссылка не место хранения самой книжки.

Обратите внимание на эти распространенные ошибки при выдаче книжки и будьте внимательны при ее заполнении.

Выдача книжки

В некоторых случаях сотрудники могут запросить выдать им оригинал книжки на руки. По трудовому законодательству, а именно согласно ст. 62, выдать книжку можно только для предъявления в Соцстрах.

И работник обязан вернуть ее своему руководителю не позднее 3 дней с момента ее получения от этого органа.

В заявлении о выдаче сотрудник обязательно должен указать, для каких целей потребовался оригинал книжки и по возможности приложить подтверждающий документ.

Во всех остальных случаях выдается только копия или выписка из книжки. Если данное правило будет нарушено, на должностное лицо может быть наложен штраф в пределах 5 тысяч рублей, а для организации его размер составит 30-50 тысяч рублей.

В случае утери книжки работником или работодателем, последний обязан будет оформить дубликат. На это ему предоставляется 15 дней. При этом в дубликат он сможет внести только те сведения, которые будут документально подтверждены. То есть, сотруднику придется оформлять письменный запрос в ПФР или архив, чтобы получить сведения о его трудоустройстве в другие организации.

Чтобы этого избежать, необходимо ответственно относиться к хранению оригиналов книжек своих сотрудников. А также сами сотрудники должны понимать свою ответственность, если получают оригинал на руки.

Выдача дубликата трудовой книжки

Дубликат – второй или следующий экземпляр документа, имеющий ту же юридическую силу, что и подлинник. Обычно дубликат выдается при утере оригинала документа тем же учреждением, где был создан оригинал. В настоящей статье рассмотрим порядок и случаи выдачи дубликата трудовой книжки.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г.

N 225 “О трудовых книжках” (далее – Правила N 225), и Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г.

N 69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек” (далее – Инструкция N 69), предусматривают основные ситуации, влекущие за собой необходимость в выдаче дубликата трудовой книжки.

Согласно указанным документам работнику необходимо выдать дубликат трудовой книжки в следующих случаях:

1) при утрате трудовой книжки (п. 31 Правил N 225);

2) в случае непригодности трудовой книжки к дальнейшему использованию по назначению (трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.)) (п. 33 Правил N 225);

3) при выявлении в трудовой книжке признанной недействительной записи об увольнении работника или его переводе на другую работу (п. 33 Правил N 225);

4) при внесении соответствующих записей в трудовую книжку лицам, освобожденным от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненным от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления (п. 22 Правил N 225).

Прежде всего отметим, что выданный дубликат трудовой книжки может в точности соответствовать оригиналу трудовой книжки, если в содержании последнего не выявлено неверных (неточных) записей и в распоряжении работодателя (работника) имеются все документированные сведения, необходимые для восстановления ранее совершенных записей.

Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки

Если работник утратил трудовую книжку, то согласно п. 31 Правил N 225 он обязан немедленно заявить (в письменной форме) об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

В соответствии с п. 32 Правил N 225 при оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:
а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;
б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Сведения о работе в раздел трудовой книжки вносятся лишь на основании выданных в установленном порядке документов, подтверждающих стаж работы.

Такими документами могут быть трудовые договоры, справки, выдаваемые работодателями, выписки из приказов, лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы и др.

Если организация-работодатель была ликвидирована, то соответствующие справки можно запросить в муниципальном архиве. Работодатель по последнему месту работы обязан оказать содействие работнику в их получении.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника. После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы (п. 7.2 Инструкции N 69).

Если работодатель утратил трудовую книжку работника, то он обязан выдать ему дубликат трудовой книжки, поскольку именно он несет ответственность за принятые на хранение трудовые книжки.

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и других чрезвычайных обстоятельств) трудовой стаж работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки (п. 34 Правил N 225).

Следует отметить, что в настоящее время понятие “непрерывный трудовой стаж” практически не используется, поэтому в дубликате можно указывать только общий стаж работы.
Запись в дубликат трудовой книжки производится в следующем порядке:
– после указанного общего и/или непрерывного стажа в графе 1 ставится порядковый номер;
– в графе 2 указывается дата приема на работу;
– в графе 3 – наименование организации (работодателя), где работал работник, структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник;
– в графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.
Запись об увольнении делается так же, путем указания порядкового номера в графе 1, даты увольнения в графе 2 и его причины (основания) в графе 3, если эти причины указаны в представленном работником документе.

Обратите внимание! Наименование организации, в которой трудился работник, записывается в графе 3 трудовой книжки напротив даты приема на работу, указанной в графе 2, а не до этой записи, как принято при оформлении подлинника трудовой книжки.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

В соответствии с п. 32 Правил N 225 в дубликате трудовой книжки необходимо сделать запись о награждениях (поощрениях), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

После того как дубликат оформлен, работодатель (работник кадровой службы) должен снять копии с документов, на основании которых вносились записи, заверить их надлежащим образом и оригиналы вернуть владельцу трудовой книжки. Такие требования установлены п. 7.2 Инструкции N 69.

Выдача дубликата в связи с непригодностью трудовой книжки

Дубликат оформляется по заявлению работника и в том случае, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и так далее) (п. 33 Правил N 225).

Как и в рассмотренном выше случае, общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого именно работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом данный работник.

Титульный лист дубликата трудовой книжки оформляется по общим правилам, в соответствии с документами, удостоверяющими личность гражданина, и документами, подтверждающими его образование. В правом верхнем углу первой страницы дубликата ставится штамп или делается надпись “Дубликат” (п. 1.2 Инструкции N 69).

На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: “Взамен выдан дубликат” с указанием его серии и номера.

Выдача дубликата в связи с выявлением в трудовой книжке записи, признанной недействительной

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной (п. 33 Правил N 225, п. 1.2 Инструкции N 69).

Письменное заявление работника о выдаче дубликата трудовой книжки пишется в произвольной форме и может выглядеть так:

Руководителю организации

ООО “Гром” Алексееву А.А.

от Гуртовой Антонины Григорьевны
Заявление
В связи с признанием недействительной ранее совершенной в моей трудовой
книжке записи об увольнении (переводе на другую постоянную работу) от
10 февраля 2008 г. N 5 прошу выдать мне дубликат трудовой книжки без
внесения в него записи, признанной недействительной.
Документы, подтверждающие недействительность указанной записи,
прилагаю.

Бухгалтер Гуртова А.Г. Подпись Дата

Основанием для выдачи дубликата трудовой книжки является решение работодателя, которое может быть выражено в форме резолюции на письменном заявлении работника. Последующую выдачу работнику надлежащим образом оформленного дубликата трудовой книжки, как правило, обеспечивает кадровый работник организации с соответствующими полномочиями.

Выдача дубликата в связи с неверно внесенной записью

Также дубликат трудовой книжки выдается в случае неверно внесенной записи на титульном листе трудовой книжки. Аннулирование испорченного бланка и оформление нового осуществляются, если при первичном оформлении книжки кадровый работник по неосторожности внес туда неверную запись.

Например, если в дате рождения работника вместо “10.10.1975” написано “10.10.1976” либо неверно написаны фамилия, имя или отчество, например вместо “Даниил” – “Данил”, “Геннадьевна” – “Геннадиевна” и т.п.

В этом случае следует списать испорченный бланк и заполнить новый. Испорченные бланки трудовой книжки и вкладышей в нее необходимо уничтожить с составлением об этом акта.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них делается отметка о выдаче дубликата. Форма данной книги утверждена Постановлением Минтруда России N 69.

Рассмотрим порядок заполнения дубликата трудовой книжки.

Сведения о работе ТК N 8604301

N записи	Дата	Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число	месяц	год
1	2	3	4
Общий стаж до поступления в
общество с ограниченной
ответственностью “Гром” – 3 года 5
месяцев 12 дней
Общество с ограниченной
ответственностью ООО “Елена”
(ООО “Елена”)
1	03	04	2009	Принята на должность бухгалтера	Приказ от 03.04.2009
N 14-к
2	10	01	2011	Переведена на должность главного

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки? Порядок заполнения, правила и сроки выдачи, образец копии

Трудовая книжка является тем документом, который определяет официальный трудовой стаж конкретного человека, а также позволяет в будущем определить наличие у него должного уровня трудового стажа для начисления пенсии. А как быть, если трудовая книжка утеряна или испорчена?

Правовые акты для восстановления трудовой книжки

На основании статьи 66 Трудового Кодекса Российской Федерации трудовая книжка является документом, обязательным для предоставления работником при трудоустройстве.

Есть только два исключения из правила обязательного предоставления трудовой книжки – если речь идет о первом трудоустройстве, когда работодатель сам оформляет данный документ и делает в нем отметку о первом месте работы, либо когда речь идет о трудоустройстве по совместительству с оформлением либо трудового, либо гражданско-правового договора.

В том случае, если речь идет об утере или порче трудовой книжки (независимо от того, кто виновен в данном факте), работнику выдается дубликат. Данное положение содержится в Части 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной в Постановлении Минтруда России №69 от 10 октября 2003 года.

Данная часть указанного правового акта говорит о том, что дубликат трудовой книжки, выданный в случае утери или порчи оригинала, имеет такую же юридическую силу, но только в том случае, если речь идет о правильном его заполнении, в частности, если был правильно указан общий рабочий стаж такого работника.

Случаи выдачи дубликата трудовой книжки

В Инструкции по заполнению трудовых книжек содержится указание на те случаи, когда может быть оформлен дубликат данного документа. Данный перечень, с одной стороны, является исчерпывающим, но с другой может быть расширен в индивидуальном порядке в случае наступления каких-либо дополнительных обстоятельств. К числу основных случаев выдачи дубликата трудовой книжки относятся:

утеря документа работником или работодателем, в том числе по причине халатности самого сотрудника или ответственного должностного лица работодателя;
умышленное или неумышленное уничтожение данного документа (например, в случае пожара или наводнения либо с целью сокрытия негативных моментов трудовой биографии сотрудником);
порча документа по вине работника или работодателя, в том числе если внесенные в него данные оказались некорректными по своему содержанию, например, относительно причины увольнения сотрудника с места работы (в соответствии с приказом о расторжении трудового договора увольнение сотрудника происходит по собственному желанию, а в трудовой книжке ставится отметка об увольнении по инициативе работника по причине нарушения трудовой дисциплины в организации).

В некоторых случаях дубликат трудовой книжки выдается по причине полного заполнения всех имеющихся в ней страниц о местах работы сотрудника, а также в связи с необходимостью ее обновления.

Например, если фактическое состояние трудовой книжки затрудняет возможность ее использования из-за сильной потертости, либо персональные данные не читаются.

Порядок оформления

Оформление дубликата трудовой книжки происходит в кадровой службе той организации, где работник числится на дату подачи соответствующего заявления. Общий порядок действий, направленный на создание дубликата трудовой книжки, выглядит следующим образом:

работник, чья трудовая книжка должна быть восстановлена, пишет заявление в отдел кадров или приравненную к нему службу в своей организации о необходимости оформления ему дубликата трудовой книжки. Написать данное заявление придется в любом случае независимо от того, по какой причине приходится восстанавливать данный документ. Связано это с тем, что именно на основании данного документа происходит дальнейшее построение всей работы сотрудников кадрового подразделения организации;
на основании поданного заявления сотрудник кадрового подразделения направляет запрос в Пенсионный Фонд Российской Федерации, а также в Фонд социального страхования, в Федеральную налоговую инспекцию для того, чтобы получить информацию обо всех официальных местах работы заявителя, а также о полученном общем трудовом стаже (в том случае, если работник не смог предоставить копии или оригиналы официально заключенных трудовых договоров);
на основании полученных сведений формируется информация об общем трудовом стаже работника, а также о том, с какого момента исчисляется трудовой стаж работника. Кроме того, в данный документ будет внесена также информация об образовании работника, а также присвоенной ему профессии. А для облегчения идентификации такого сотрудника добавляется информация о дате рождения сотрудника;
сформированная информация об общем стаже работника вносится в новый бланк трудовой книжки, заполненный в соответствии с требованиями, указанными в Инструкции по заполнению трудовых книжек. Пометок о том, что данный документ является дубликатом, делать не допускается, так как, в противном случае, трудовая книжка не будет считаться действительной. Единственным отличием в ее заполнении будет то, что на первом развороте данного документа в Разделе 3 первой записью станет указание на общий трудовой стаж работника, который у него сформировался до поступления на работу в новую организацию.

Общий срок, в течение которого происходит восстановление трудовой книжки в виде выдачи ее дубликата, составляет, как правило, от одной рабочей недели (то есть не менее пяти рабочих дней).

Обусловлен такой длительный срок тем, что кадровому подразделению необходимо получить ответы на все разосланные запросы об имеющемся официальном трудовом стаже работника. Предельный срок ожидания дубликата трудовой книжки не может превышать пятнадцати дней с момента подачи заявления на восстановление документа.

Необходимые документы

Так как процедура получения дубликата трудовой книжки – процесс достаточно длительный, работник имеет возможность его ускорить, если быстро предоставит необходимые документы, которыми сможет воспользоваться сотрудник кадрового подразделения. К числу тех документов, которые потребуются для быстрого оформления дубликата трудовой книжки, относятся:

паспорт работника или иной документ, который удостоверяет его личность на территории Российской Федерации;
СНИЛС (или свидетельство обязательного пенсионного страхования);
в случае с военнообязанными сотрудниками потребуется также предоставление военного билета;
копии или оригиналы имеющихся трудовых договоров и выписки из приказов о расторжении таковых, а также дополнительные соглашения об изменении должности или наименования подразделения, в котором трудится такой сотрудник;
для женщины, имеющей детей, свидетельство о рождении таковых для определения сроков пребывания в отпуске по уходу за ребенком.

Если все необходимые документы предоставлены, то количество направляемых запросов в отношении определения официального трудового стажа сотрудника сокращается, что положительным образом влияет на срок ожидания новой трудовой книжки самим работником.

Процедура выдачи дубликата трудовой книжки может быть платной, если такое требование установлено самим работодателем, за исключением ряда случаев, а именно:

если работодатель потерял все трудовые книжки, которые имелись у его сотрудников по причине действия обстоятельств непреодолимой силы;
сотрудником кадрового подразделения неверным образом был заполнен титульный лист документа;
порча трудовой книжки произошла не по вине сотрудника, которому она принадлежит.

В остальных случаях работодателю дается право взимать плату за выдачу дубликата трудовой книжки, но она не может быть выше, чем стоимость самого бланка.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки можно посмотреть здесь. Загрузка…

Дубликат утерянной трудовой книжки оформляется по последнему месту работы

Вопрос от читательницы Клерк.Ру Елены (г. Москва)

Утеряна трудовая книжка. Что делать? Многих фирм уже нет. Как правильно восстановить или оформить новую трудовую книжку.

Если вы хотите восстановить утерянную трудовую книжку (весь предыдущий трудовой стаж), вам нужно по последнему месту своей работы оформить дубликат трудовой книжки. Из п. 31 Правил, утв.

Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г. следует, что работник, утративший трудовую книжку, обязан немедленно (письменно) заявить об этом работодателю по последнему месту работы.

Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи заявления.

Основанием для оформления дубликата помимо заявления работника служат документы, которые подтверждают периоды трудовой деятельности (трудовой стаж) у данного работодателя, а также у прежних работодателей. Периоды трудовой деятельности у данного работодателя подтверждаются трудовым договором и приказами. Периоды работы у предыдущих работодателей подтверждают, в частности, следующие документы:

приказы о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, изданные прежними работодателями (выписки из указанных приказов либо заверенные копии);
справки с прежних мест работы (например, справка об общем стаже);
справки из архивных учреждений, подтверждающие трудовой стаж работника в ситуации, когда организация, в которой он работал ранее, была ликвидирована;
трудовые договоры, заключенные с прежними работодателями (письменные экземпляры);
трудовые книжки колхозников;
лицевые счета (например, по форме № Т-54, № Т-54а);
ведомости на выдачу зарплаты;
решение суда об установлении трудового стажа.

Если работник представляет копии документов, подтверждающих его трудовой стаж, они должны быть заверены надлежащим образом тем работодателем, который выдал документ (п. 31-32 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., п. 6 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 555 от 24 июля 2002 г.). Если документы, которые представил работник, не содержат полных сведений о его стаже, в дубликат трудовой книжки вносятся только те сведения, которые имеются в представленных документах (абз. 6 п. 7.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г., абз. 5 п. 32 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.)

Работник должен сам собрать документы, подтверждающие периоды его трудовой деятельности у прежних работодателей. При этом работодатель, который оформляет работнику дубликат трудовой книжки, обязан оказать ему содействие в получении необходимых документов (абз. 7 п. 7.

2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.). Например, он может направить прежнему работодателю запрос с просьбой выслать соответствующие документы (п. 7.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.).

Если вы не обращаетесь за оформлением дубликата трудовой книжки, для ведения дальнейшей трудовой деятельности при новом трудоустройстве вам будет оформлена новая трудовая книжка, которая начнется с записей о работе у текущего работодателя (ч. 5 ст. 65 Трудового кодекса РФ). Но тогда весь предыдущий трудовой стаж будет потерян. Поэтому рекомендуем вам заняться оформлением дубликата трудовой книжки.

Получить персональную консультацию Елены Ширимовой в режиме онлайн очень просто — нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.

Как оформить дубликат трудовой книжки · Энциклопедия начинающего предпринимателя

3:58, 11 февраля 2014 4 7 3041

Напомню, что работодатель несет полную ответственность за организацию работы с трудовыми книжками. То есть, предприниматель должен организовать эту работу, но не обязан выполнять её самостоятельно. Можно поручить ведение, хранение и учет книжек своему работнику (бухгалтеру, например). Для этого достаточно издать приказ.

Поскольку приказ о назначении ответственного за ведение книжек является обязательным, возникает вопрос, нужно ли издавать приказ, если книжки будет вести сам ИП (работодатель)?

Ответ нормативные документы не дают, ведь Правила* не учитывали работодателей — ИП.

* Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 «О трудовых книжках»

Поэтому в целях буквального соблюдения закона, я все же советую издать приказ, закрепляющий возложение такой обязанности на самого предпринимателя.

Дубликат трудовой книжки

Правила предписывают работодателю оформлять и выдавать дубликат, если:

трудовая книжка порвана, обгорела, до безобразия испачкана, т.е. пришла в негодность;
человек потерял трудовую книжку;
в книжку была занесена порочащая работника запись (например, увольнение по статье), а суд признал такое увольнение незаконным, изменил формулировку или вообще восстановил работника на работе. В этом случае работник имеет право потребовать оформить ему дубликат, в котором не будет этой записи.

Разберемся, как происходит процесс оформления дубликата:

Работник пишет заявление, в котором просит оформить дубликат трудовой книжки. Если человек уже не работает, то заявление он пишет последнему работодателю.
Соблюдая все правила приобретения нового бланка новой трудовой книжки (см. статью), Вы получаете чистый бланк. В правом верхнем углу на страницу №1 (титульный лист) делаете надпись: «Дубликат«.

На титульном листе старой трудовой книжки (если она сохранилась) также делаете запись: «Взамен выдан дубликат, серия, №___» .
По старой книжке считаем общий стаж работы. Если книжка утеряна, то работник должен представить документы с прежних мест работы, которые подтверждали бы периоды работы в этих организациях.

Оригиналы справок Вы отдаете работнику, они ему пригодятся для ПФР, а себе оставляете заверенные копии. Если книжка утеряна по вашей вине, то Вы принимаете активное участие в добывании подтверждающих стаж документов.
Заполняем титульный лист дубликата. Как это сделать, мы уже рассказывали.
На первом развороте раздела «Сведения о работе» посередине графы №3 записываем суммарный общий стаж работника, который подтвержден документально. Нельзя считать в стаж периоды только со слов работника, обязательно подтверждение документами (справками, копиями или выписками из приказов и личных карточек, и др.).
Потом все подтвержденные периоды нужно записать в хронологическом порядке:

название работодателя,
номер записи,
дата,
запись о приеме,
ссылка на приказ,
номер записи,
дата,
запись об увольнении,
ссылка на приказ и т.д.

Если есть сведения о переводах, их тоже записываем. Последняя запись будет о работе в вашей фирме. И сделав ее, вы ставите печать только на увольнении в своей организации. Ну и на титульном листе, конечно. Все, дубликат оформлен.

Выдаем книжку работнику: нюансы

Правила разрешают выдавать трудовую книжку работнику на руки только при увольнении. Но есть один случай, когда можно выдать книжку без увольнения. Поскольку обязанность оформлять пенсию снята с работодателя, то работник должен лично предоставить оригинал книжки при обращении в ПФР. Как снять с себя ответственность, если работник вдруг потеряет книжку (или испортит)?

Выход такой:

работник пишет заявление с просьбой выдать трудовую книжку для оформления пенсии,
после положительного решения руководителя работник письменно, на этом же заявлении подтверждает факт получения книжки с обязательством вернуть ее своевременно, без каких-либо повреждений и исправлений,
контролировать возврат книжки.

В других случаях (для предоставления в банк, поиск работы и пр.) работник вполне может обойтись заверенной копией.

Комментарий от 02 февраля 2015 года. С января 2015 года работодатель обязан выдавать трудовую книжку работнику для оформления пенсии. Статья 18 Закона от 21 июля 2014 г. № 216-ФЗ.

Теперь несколько слов о выдаче книжки при увольнении. Иногда работник по разным причинам не является за книжкой в день увольнения. Возникает риск, что работник воспользуется этим фактом и обратится в суд о взыскании неполученного заработка. Ведь Вы лишили его возможности устроиться на работу, не выдав книжку вовремя.

Если Вы не хотите рисковать, нужно как можно скорее отправить работнику письмо (обязательно с уведомлением о вручении) или телеграмму. В письмо вложить уведомление о том, что работник обязан получить книжку в связи с увольнением или дать согласие, чтобы книжку ему отправили по почте.

С момента отправки такого письма Вы освобождаетесь от ответственности за невыдачу книжки. И не забудьте в Книге учета трудовых книжек в двух последних графах указать дату отправления и номер уведомления (письма или телеграммы).

Скачать пособие «Трудовая книжка без ошибок»вы можете на сайте http://slavianna.ru