Как оформить командировку сотруднику?

Некоторые виды работ могут быть связаны с необходимостью для сотрудников совершать дальние или близкие поездки, имеющие непосредственную связь с выполнением основных трудовых обязанностей. По ст.

166 ТК РФ, служебная командировка — это любой выезд работника в рабочее время за пределы предприятия, связанный с выполнением трудовых задач. Минимальный срок служебной командировки может составлять один рабочий день, а вот максимум не ограничен.

Длительность командировки определяется необходимостью выполнить поставленную задачу с учетом ее сложности и объема. Оформлять отъезд сотрудников в командировки работодатель должен официально, заранее определяя их цели и задачи.

В долговременных командировках, связанных с выездом за пределы родного населенного пункта, сотрудникам полагаются суточные — дополнительные средства на проживание. Также они могут рассчитывать на компенсацию транспортных расходов и оплату найма жилья.

Важно понять отличия командировки от работы, выполнение которой связано с постоянными разъездами. Представим сходства и различия в виде таблицы:

Признаки Командировка Работа разъездного характера
Количество поездок Разовые, до нескольких раз в год. Постоянные.
Регулирующие нормы ТК РФ Статьи 166 — 168 ТК РФ. Часть 2 ст. 57 (в сфере заключения трудового договора); статья 168.1 ТК РФ.
Регион поездок Любой. Любой, прописывается в трудовом договоре.
Характер работы Выполнение конкретных отдельных задач или поручений работодателя. Осуществление основных трудовых обязанностей.
Оплата Из расчета среднедневного заработка. Оклад, ставка (условия содержит трудовой договор).
Оформление Специальный приказ (распоряжение) руководителя. Порядок регулируется работодателем в локальных нормативных актах.
Возмещение расходов при поездке
  • возмещение проезда;
  • найм жилья;
  • суточные;
  • прочие расходы, одобренные работодателем к возмещению.
  • возмещение проезда;
  • найм жилья;
  • суточные;
  • прочие расходы, одобренные работодателем к возмещению.
Варианты возмещения расходов В соответствии с подтверждающими документами, приложенными к авансовому отчету. По локальным нормативным актам:

  • в соответствии с подтверждающими документами, приложенными к авансовому отчету;
  • постоянная фиксированная надбавка.
Оправдательные документы
  • отчет о командировке и выполнении поставленной задачи;
  • авансовый отчет.
В соответствии с локальными нормативными актами либо авансовый отчет.

Командировка: оформление документов 2020 год

По результатам изменений, внесенных Постановлением Правительства от 29.07.2015 № 771, для официального оформления командировки в настоящее время используются всего два документа:

  1. Приказ по форме Т-9 или Т-9а — основной бланк, который определяет направление, цель поездки, ее длительность и т. д.
  2. Авансовый отчет по форме АО-1 — документ, которым работник доказывает произведенные им расходы с прикреплением подтверждающих документов.

В соответствии со вступившими в силу изменениями, заполнять служебное задание и командировочное удостоверение, равно как и регистрировать выезд в специальном журнале, теперь не обязательно.

При этом организации, которые привыкли к такому способу оформления, могут не отказываться от составления вышеперечисленных бумаг, тем более что законодательно это не запрещено.

В этом случае порядок документального оформления командировки должен быть прописан во внутренних локальных нормативных актах организации.

Оформление приказа

Составляет приказ о направлении в командировку кадровик организации. Существуют два вида бланков: форма Т-9 — на одного сотрудника и форма Т-9а — сразу на группу работников. Приказ может быть составлен в свободной форме, без использования утвержденного бланка, но в нем обязательно должны быть указаны:

  • реквизиты организации-работодателя;
  • Ф.И.О. и должность работника;
  • место отправления;
  • место назначения;
  • срок пребывания в поездке;
  • цель командировки;
  • размер суточных.

Как оформить командировку сотруднику?

Скачать

Как оформить командировку сотруднику?

Скачать

Руководитель компании подписывает документ и возвращает его в отдел кадров. Командируемый знакомится с приказом под подпись.

Если поездка планируется дальняя и продолжительная, работник самостоятельно или при помощи уполномоченных организацией лиц заказывает проездные билеты и бронирует для проживания номер в гостинице.

На основании приказа и предварительной сметы предстоящих расходов бухгалтерия компании рассчитывает сумму аванса, который должен включать в себя суточные, средства на оплату проезда и проживания (если они не были оплачены заранее). Аванс можно выдавать сотруднику двумя способами:

  • наличными из кассы организации;
  • безналичным способом, путем перевода средств на карту сотруднику.

Срок выплаты аванса определяется локальными нормативными актами организации. В поездке следует собирать все чеки и квитанции, так как при написании авансового отчета они привлекаются в качестве подтверждения произведенных расходов.

Как гласит положение в п. 3 ст. 217 НК РФ, необлагаемые налогом суточные: 700 рублей — при поездке по территории РФ, и 2500 рублей — при заграничной командировке. Работодатель вправе устанавливать любой размер суточных, но в этом случае из суммы, превышающей указанные порядки, надлежит вычесть НДФЛ (п. 3 ст.

217 НК РФ). Суточные начисляются за каждый день пребывания сотрудника в командировке, включая день отъезда и возвращения. Стоимость проезда и проживания должна быть подтверждена билетами, чеками и квитанциями. Другие расходы, связанные с командировкой, могут быть компенсированы по отдельному решению работодателя.

Табельный учет

Во время рабочей поездки за работником сохраняется его рабочее место и начисляется заработная плата. Тариф за этот период равен среднедневному заработку, если поездка выпала на рабочие дни, либо удвоенному среднедневному заработку при выходе на работу в выходные или праздники.

В табеле учета рабочего времени (форма Т-13) необходимо отражать отработанное время всех сотрудников, направленных в командировки. На основании приказа дни поездки отмечаются в табеле буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06».

Продолжительность отработанного времени в эти дни не указывается, поскольку они оплачиваются по среднему заработку и фактически отработанные часы в эти дни в расчет не принимаются.

Как оформить командировку сотруднику?

Скачать

Если на выполнение работы, поручения выделены сжатые сроки, а сделать предстоит много, и трудится приходится больше, чем в обычные дни, то в табеле это тоже надо будет отразить кодом, который для этого принят в организации. Работа будет оплачиваться по сверхурочному тарифу.

Однодневная командировка: оформление документов, 2020 год

Минимальная длительность поездки может составлять один день. Она предполагает выезд работника в пункт, из которого представляется возможность вернуться в место проживания в тот же день. Порядок оформления коротких рабочих поездок практически не отличается от многодневных. Различия заключаются в порядке оплаты.

Расходы на транспорт обязан возместить работодатель при наличии у работника проездных документов. Что касается суточных, то они при таких коротких рабочих поездках не выплачиваются, в соответствии с пунктом 10 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Исключение составляют однодневные заграничные командировки. Размер суточных в этом случае составляет половину от установленной нормы.

Эти цифры должны быть оговорены в локальных нормативных актах организации.

Местная командировка: оформление документов, 2020 год

Местной принято называть служебную поездку, не требующую от сотрудника выезда за пределы населенного пункта, в котором находится организация-работодатель.

Командировка сотрудника в близкую поездку оформляется при помощи служебной записки, чтобы его отсутствие на рабочем месте не считалось прогулом.

Расходы никак не возмещаются, так как они попросту отсутствуют (но если сотрудник все же умудрится потратить свои деньги на проезд, работодатель будет обязан возместить его расходы на основании предоставленных документов).

Командировка в выходной день: оформление документов, 2020 год

Бывает так, что работнику приходится начинать рабочую командировку в выходные дни или праздники. Например, выехать заранее, чтобы провести в месте назначения полную рабочую неделю, необходимую для решения поставленной задачи.

В таких ситуациях за отработку в выходные полагается повышенная оплата труда или, по желанию сотрудника, ему предоставляется отпуск в любой другой день года, по ст. 153 ТК РФ. Это актуально и в случае, если на выходной день приходится возвращение.

Проезд и другие командировочные расходы компенсируются по обычным правилам.

Командировка во время отпуска, особенности 2020 года

Изредка возникает необходимость для решения срочной задачи отправить в командировочную поездку специалиста, который находится в отпуске. Сделать это, по ст. 125 ТК РФ, можно исключительно с согласия работника. На время командировки сотрудник должен быть официально из отпуска отозван специальным приказом работодателя, выполненным в произвольной форме.

В приказе прописываются причины отзыва, указывается дата выхода на работу и количество неиспользованных дней отпуска. Сотруднику необходимо обозначить свое согласие в письменном виде. Далее все оформляется по стандартным правилам. Оставшиеся дни отпуска должны быть предоставлены сотруднику для отдыха в любое, выбранное им время.

Либо они могут быть добавлены к отпуску в будущем году.

В такой исключительной ситуации бухгалтеру нужно помнить, что при изменении срока отпуска сотрудника должна измениться и сумма получаемых отпускных.

Поскольку отпускные выплачиваются до выхода в отпуск, у отозванного работника может возникнуть перед работодателем кредиторская задолженность, соответствующая сумме переплаченных отпускных за неиспользованные дни отпуска.

Бухгалтер организации должен решить, как поступить с этой суммой: перезачесть или вернуть на счет организации.

Командировка за рубеж: правила 2020 год

Если сотрудник отправляется за рубеж и для заграничной командировки ему необходимо сделать заграничный паспорт и оплатить визовый сбор, то организация-отправитель должна компенсировать эти расходы. Аванс в данном случае может быть выдан в рублях или в валюте.

Если сотрудник получил аванс в рублях и самостоятельно обменивал валюту, важно сохранить и приложить к авансовому отчету справку из обменного пункта. Изменение курса валют на дату обмена и дату утверждения отчета может отразиться на компенсации командировочных расходов.

Без справки, в которой отмечен курс покупки-продажи, перерасчет в рубли будет проводиться по курсу, актуальному на день утверждения авансового отчета, и, в зависимости от экономической обстановки, сумма, положенная к возмещению, может уменьшиться.

Читайте также:  Как рассчитывается непрерывный трудовой стаж?

Источник: https://clubtk.ru/oformleniye-komandirovki

Служебная командировка в 2019 году: правила и важные нюансы

Ключевые правила, раскрывающие специфику служебных командировок, содержатся в ст. 166 ТК РФ. В ней говорится, что служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Из ст. 166 ТК РФ следует, что:

  1. Служебная командировка должна нести производственный характер.
  2. Направить в служебную командировку можно только тех лиц, которые оформлены по трудовому договору, а не по договору гражданско-правового характера.
  3. Не признаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Такой характер работы прописан в трудовом договоре.
  4. Длительность служебной командировки должна быть целесообразна. В Письме Минфина России от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304 говорится, что «в случае если большую часть рабочего времени и большую часть трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работники выполняют в иностранном государстве, фактическое место работы сотрудников будет находиться в иностранном государстве и такие работники не могут считаться находящимися в командировке».

В Письме Минтруда от 09.06.

2017 № 14-2/ООГ-4733 также даются уточнения относительно дистанционных работников: «Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой». Следовательно, поездка дистанционного работника в головной офис работодателя является служебной командировкой.

Факт того, что сотрудник работает дистанционно, должен быть зафиксирован в трудовом договоре как место работы (ст. 57 ТК РФ). В качестве места работы надомника указывается его домашний адрес.

Поездка в филиал организации за пределы постоянной работы тоже расценивается как командировка. На это указывает п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв.

 Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

 В этом случае работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Размер суточных в 2019 году

Работодатель выплачивает суточные в размере, установленном локальными нормативными документами организации.

Так как суточные не являются доходом работника, НДФЛ они не облагаются. Однако это правило действует в том случае, если суточные фактически не превышают максимальной величины, не облагаемой НДФЛ и страховыми взносами в 2019 году:

  • 700 руб. в день — для поездок по России;
  • 2 500 руб. в день — для поездок за границу.

У компании есть право выдавать суточные больше максимальной величины, но в этом случае подоходным налогом, взносами будет облагаться разница между выплаченными деньгами и обозначенным лимитом.

Для выплаты суточных важно правильно учесть дни командировки. Суточные выплачиваются за каждый день командировки, в том числе выходные, праздники и дни, проведенные в дороге.

Легкий расчет зарплаты и командировочных, быстрое начисление больничных и отпускных

Узнать больше

При проезде к месту командировки на личном или служебном транспорте количество дней будет определяться по служебной записке. Этот документ работник предоставляет по возвращении из командировки.

К нему прилагаются документы (путевой лист, счета, кавитации, кассовые чеки с АЗС), которые подтверждают маршрут следования автомобиля.

Во всех остальные случаях количество дней подтверждается проездными документами.

Обратите внимание на ч. 2 п. 16 Постановления Правительства РФ от 13.10.

2008 № 749, в котором говорится, что выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении в командировку за пределы территории РФ «осуществляется в порядке и размерах, которые предусмотрены абз. 2 п.

 11 Положения о командировках, с учетом особенностей, предусмотренных п. 19 Положения». То есть в размере, который установлен в локальных нормативных актах.

Если в загранпаспорте нет отметки (командировки в страны СНГ), то подсчет количества дней осуществляется по проездным документам. Во всех остальных случаях — по отметке в загранпаспорте.

Если командировка подразумевает поездки в близко расположенную местность и работник ежедневно возвращается домой после выполнения служебных обязанностей, суточные не выплачиваются.

Чтобы правильно рассчитать командировочные, воспользуйтесь специальной шпаргалкой.

Как оформить командировку: необходимые документы

Прежде всего компании, которые направляют своих сотрудников в служебные командировки, должны иметь разработанное положение о командировках. В этом локальном нормативном акте прописываются размер суточных, размер компенсации расходов и другие важные детали.

Ранее в комплект обязательных командировочных документов входили служебные задания и командировочные удостоверения. Но с 8 января 2015 года эти документы упразднены. Теперь направление работника в служебную командировку производится на основании правового акта (приказа, распоряжения) работодателя.

Алгоритм действий

1. Издание приказа о направлении работника в командировку

Работник направляются в командировку на определенный срок на основании письменного решения работодателя. Поэтому обязательно издается приказ (можно использовать форму Т-9), где указывается вся та информация, которая ранее входила в командировочное удостоверение и служебное задание.  

Сотрудник знакомится с приказом под роспись.

2. Выдача аванса на командировочные расходы

Выдача подотчетных средств производится на основании распорядительного документа руководителя — приказа, распоряжения, решения.

Это также может быть письменное заявление командированного сотрудника, в котором стоит надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, его подпись и дата.

Подробнее об этой процедуре читайте в статье «Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами».

Помимо выдачи аванса на командировочные расходы в табеле учета рабочего времени проставляются соответствующие отметки (код «К» или «06»).

Если работник отработал день, а вечером этого дня уезжает в командировку, то в табеле учета рабочего времени проставляется код «Я» и выплачивается зарплата за этот день, та как фактически этот день сотрудник находился на рабочем месте.

Если командировка длилась со вторника по понедельник, то для субботы и воскресенья проставляется код «К». Если во вторник сотрудник не приходит на работу и находится в пути по договоренности с работодателем, то в табеле тоже указывается код «К».

3. Заполнение авансового отчета

По возвращении из командировки работник передает работодателю авансовый отчет (форма N АО-1) об израсходованных суммах, на основании которого производится окончательный расчет (к авансовому отчету прилагаются фактические расходы по проезду, расходы на проживание и документы об иных расходах, связанных с командировкой). Отчет о выполненной работе в командировке не представляется.

С указанной даты фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным билетам, представляемым им по возвращении.

Источник: https://kontur.ru/articles/5061

Какие документы нужны для командировки в 2020 году

Командировка — это поездка по делам компании,
в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение.
Командировка проходит вдалеке от обычного места работы,
а ее срок оговаривается работодателем. Не считается
командировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно статье 167 ТК РФ, на время командировки
за работником сохраняется место (его нельзя уволить)
и средний заработок. Статья 168 Кодекса обязывает работодателя
компенсировать траты сотрудника на жилье, проезд, а также
оплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

В каждой компании в дополнение к трудовому
законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий
процесс командирования сотрудников. В нем указывают:

  • что может быть целью рабочей поездки;
  • кого могут отправлять в командировку;
  • каков размер суточных для командировочных по России
    и за границей;
  • какие виды расходов покрывает фирма, в том числе
    дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер,
    такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением
о командировках в компании, чтобы точно знать, какие
расходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет
свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны
для большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работники
обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять
в служебные поездки беременных, даже если они не против
(статья 259 ТК РФ). Командировать сотрудника
с ограниченными физическими возможностями можно, если ему
обеспечиваются соответствующие его потребностям условия труда
(например, колясочнику нужны пандусы).

Кого нельзя отправить в командировку

Категория сотрудников Исключения Ссылка
на законодательство
Беременные Исключений нет статья 259 ТК РФ
Несовершеннолетние Можно, если речь идет
о спортсменах и творческих работниках
статья 268 ТК РФ
Сотрудники, работающие
по ученическому договору
Можно, только если командировка
связана с ученичеством
статья 203 ТК РФ
Сотрудники с ограниченными
физическими возможностями
Можно, если командировка
не противоречит индивидуальной программе реабилитации
статья 23 Федерального закона
№ 181‑ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской
Федерации» от 24.11.1995 г.

Также есть ограничения при направлении в командировку
следующих категорий сотрудников.

  • женщины, имеющие детей до 3 лет;
  • отцы и матери (опекуны), единолично воспитывающие детей
    до 5 лет;
  • родители, имеющие детей с ограниченными физическими
    возможностями;
  • сотрудники, которые ухаживают за больными членами семьи
    (болезнь должна быть подтверждена медицинским заключением).

Направить этих сотрудников в служебную поездку можно только
с письменного согласия. Об этом говорится в статьях
259 и 264 ТК РФ.

Кроме того, сотрудника не могут послать
в командировку, пока он находится в отпуске или
на больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха,
понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийся
от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание
вплоть до увольнения.

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку
и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку
начальству — обычно это делает руководитель командированного.
В документе прописываются сроки и цель поездки, ФИО
и должность командировочного.

Пример служебной записки:

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно.
Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощен
и автоматизирован — сотрудник создает заявку
в корпоративной системе, после чего задача на оформление
документов «падает» на ответственных сотрудников:
в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

Следующим шагом сотрудник должен написать заявление
на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить
билеты и забронировать гостиницу.

Сумма рассчитывается исходя
из примерной стоимости аренды жилья и транспортных
расходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные.

Не забудьте свериться с положением
о командировках — не стоит бронировать люкс
в пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницу
составляет 2000 рублей в сутки.

Пример заявления на выплату аванса:

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник
должен подписать. Документ составляется в свободной форме,
принятой в компании, или по унифицированной официальной
форме Т-9 или Т-9а (если командированных несколько).

Раньше также
требовалось оформлять служебное задание и командировочное
удостоверение, но Постановление Правительства
РФ от 29.12.2014 № 1595 сделало применение этих
документов необязательным.

Хотя некоторые компании используют
их и по сей день, это не запрещено.

В приказе пишут:

  • кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность,
    подразделение);
  • куда;
  • в какие даты и на сколько календарных дней;
  • зачем (цель поездки).
  • кто финансирует поездку (работодатель).

Также в документе могут быть строки для .
Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.

5. Бронирование жилья и билетов

В различных организациях это происходит по разным
схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами
командированные, а где-то — уполномоченные сотрудники
компании (например, сотрудники отдела кадров).

Многим организациям удобнее заключить договор
с определенным сервисом и покупать билеты
с корпоративного счета. На Туту.ру можно оплатить билет
личной банковской картой, а можно завести бизнес-аккаунт
и оформлять билеты всем сотрудникам с корпоративного
депозита. Подробнее
о бизнес-аккаунте

Некоторые компании разрешают ехать не общественным
транспортом, а на собственном или служебном автомобиле.
В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой
лист. Каждая компания  разрабатывает форму путевого листа
самостоятельно.

6. Выплата суточных

Суточные перечисляют заранее, за несколько дней
до командировки. Эти деньги предназначены для оплаты
дополнительных расходов, связанных с командировкой (например,
питания). Отчитываться за то, на что ушли суточные, закон
не требует.

Читайте также:  Штраф за борщевик на участке: размер, условия взимания

Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его
указывают в положении о командировках или коллективном
договоре. Сумма выплаты в командировках по России
и за границей различается. Согласно
п. 3 ст.

 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ
и страховые взносы удерживаются с суточных в том
случае, если их размер составляет 700 рублей в день при
командировках по России и 2500 рублей —
в поездках за рубежом. Большинство работодателей
используют эти суммы как максимальный размер суточных.

Но есть
и те, кто выплачивает больше денег, все зависит
от политики компании.

Если командировка проходит недалеко от места жительства
работника и он каждый день возвращается домой,
то суточные не выплачиваются.

7. Командировка

После того как приказ о командировке подписан, билеты
куплены, жилье забронировано, суточные перечислены, можно
отправляться в командировку.

Служебная поездка, как правило,
начинается с дороги в день командировки,
но в каждой компании этот вопрос решают на свое
усмотрение.

В некоторых организациях в день командировки
на работе можно не появляться, хоть и самолет
в 9 вечера. В иных явиться в офис необходимо, пусть
даже на пару часов.

Главная задача командированного — сохранять все посадочные
талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время
командировки: на жилье, транспорт и другие служебные
цели.

8. Отчет о командировочных расходах

После поездки командированного остается только отчитаться
о потраченных средствах. Для этого нужно:

  • собрать все отчетные документы (договоры, чеки, посадочные
    талоны);
  • заполнить авансовый отчет;
  • если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон
    на самолет, то ему нужно составить служебную записку
    на возмещение потраченных средств.

Авансовый отчет вместе с чеками надо принести
в бухгалтерию в течение 3 дней после
возвращения.

Жилье

В качестве подтверждения проживания в гостинице нужно
предоставить распечатку брони гостиницы или ваучера, а также
чек об оплате или счет-фактуру.

Если сотрудник арендует частную квартиру, нужно приложить
к отчету договор о найме жилого помещения. Лучше заранее
уточнить у хозяина, сможет ли он оформить договор. И
не помешает узнать, примут ли в бухгалтерии такой
отчетный документ.

Транспорт

Если вы покупаете билет на самолет, поезд или автобус
онлайн, обязательно сохраните электронные чеки. Они являются
документами строгой отчетности. При покупке билета на Туту.ру
на электронную почту придут два чека — на билет
и на сервисный сбор. К отчету надо приложить оба
чека.

Тем, кто летит самолетом, надо сохранить посадочный талон. Это
тоже документ строгой отчетности, и его важно
не потерять.

Также нужно сохранить билеты на общественный транспорт, чек
на трансфер или такси (если положение о командировках
предусматривает компенсацию этих расходов).

Другие расходы

Остальные расходы определяются положением о командировках
в компании. Например, некоторые организации могут
компенсировать стоимость деловых ужинов. В этом случае нужно
сохранить чек из ресторана.

Список документов, которые надо предоставить:

  • Авансовый отчет. В отчете нужно указать, сколько денег
    получено на командировку, сколько израсходовано, есть ли
    остаток или перерасход. Если потрачено больше, чем ожидалось, после
    сдачи авансового отчета сотрудник получит сумму, которую написал
    в расходах.
  • Распечатки электронных билетов, посадочный талон
    на самолет, чек на такси, аэроэкспресс, городской
    транспорт.
  • Чек об оплате отеля или апартаментов, договор о найме
    жилья (если заключался), выписку с банковской карты,
    подтверждающую оплату.
  • Если вы покупали билет в Туту, то также нужно
    скачать и распечатать УПД на сервисный сбор.

Как уже говорилось выше, отчитываться о том, как потрачены
суточные, не нужно.

Когда бухгалтеры получат все документы и сверят траты
с выданным авансом, будет произведен перерасчет. Если
командировочный получил больше, чем потратил, придется вернуть
лишние средства. Если наоборот, трат было больше, чем выдано денег
(и это не противоречит положению о командировках),
оставшиеся средства перечислят на счет командированного.

Часто ездите в рабочие поездки или оформляете командировки
другим? Зарегистрируйте на Туту.ру бизнес-аккаунт
и оплачивайте билеты с корпоративного депозита. Подробнее

Источник: https://b2b.tutu.ru/content/article/business_trip_docs/

Как оформить командировку сотруднику в 2020 году: инструкция для бухгалтера

Зачастую работа предприятия не может ограничиться местом постоянного трудоустройства сотрудников. Руководителям приходится отправлять работников в командировку для выполнения служебных заданий. В связи с этим, каждый бухгалтер обязан знать, как оформить командировку сотруднику.

В данной статье мы расскажем, какие документы оформляются при назначении командировки (обязательные, дополнительные), как составить приказ на командировку, как выдать деньги под отчет, как составить командировочное удостоверение, как оформить и сдать авансовый отчет, как вернуть в кассу неиспользованные деньги, как компенсировать работнику перерасход средств.

Как оформить командировку сотруднику: обязательные и дополнительные документы

В законодательстве регулярно что-либо меняется, и после вступления в законную силу последних изменений обязательными остались только следующие документы, касающиеся оформления командировок сотрудникам:

Наименование документа Описание
Приказ о направлении сотрудника в командировку (распоряжение руководства) Основная бумага, в которой изначально определены продолжительность поездки, сам факт направления в командировку. Оформляется на фирменном бланке компании или по унифицированной форме Т-9.
Авансовый отчет При помощи данной бумаги сотрудник доказывает факт несения затрат в ходе поездки. К документу прикладываются оправдательные бумаги – чеки, договора и т.д. Оформляется по унифицированной форме АО-1.

Следующие документы не обязательны для оформления, но, если руководство компании посчитало нужным их составлять, то соответствующее положение должно присутствовать в локальных нормативных актах фирмы (например, в Положении о командировках):

Наименование документа Описание
Командировочное удостоверение Документ составляется для простановки печатей принимающей командированного сотрудника стороной. Разрешается разработать бланк, в который сразу можно было бы внести данные удостоверения, авансового отчета и служебного задания.
Служебная записка Пригождается для доказательства несения расходов на содержание личного автомобиля, эксплуатируемого в служебных целях.
Служебное задание Документ для подробного описания производственной задачи, которая должна быть выполнена в ходе пребывания в командировке. Существует унифицированная форма Т-10а.
Журнал командированных сотрудников Документ для учета работников, пребывающих в служебных поездках. Пригождается, если фирма регулярно отправляет работников в командировки.
Отчет о выполнении служебного задания Документ, необходимый для внесения вернувшимся из поездки работником сведений о проделанной в командировке работе. Иногда указываются причины, по которым выполнить задание не удалось.

Как оформить командировку сотруднику: инструкция для бухгалтера

Далее подробно и пошагово рассмотрим, как грамотно оформить командировку работника, какие и как составить документы.

Как оформить командировку сотруднику: составление приказа на командировку

Важно! Если сотрудник отправляется в командировку на личном автомобиле, данный факт указывается в обязательном порядке в тексте Приказа о направлении его в служебную поездку или в текст дополнительного распоряжения.

Поскольку с недавних пор составление служебного задания стало необязательным, при его отсутствии в реквизитах приказа на командировку можно указывать сведения о распоряжении начальства или служебной записке.

В крайнем случае, строку можно оставить незаполненной – это не будет считаться нарушением. Командированный сотрудник должен поставить свою подпись на приказе, подтверждающую факт ознакомления с его положениями.

Предприятие может использовать для оформления Приказа самостоятельно разработанную форму бланка или унифицированный бланк Т-9 (Т-9а в случае отправки в поездку нескольких работников). Перейдите по ссылке, чтобы посмотреть ⇒ Образец Приказа на командировку (2020 год) Т-9 и Образец Приказа на командировку (2020 год) Т-9а.

Как оформить командировку сотруднику: выдача денег под отчет

Важно! Сумма суточных и компенсаций по командировочным расходам должна быть прописана во внутренних нормативных актах компании. Бухгалтер должен опираться на положения локальных актов.

Перед тем, как работник отправится в служебную поездку, бухгалтеру нужно выдать ему из кассы предприятия деньги на покупку проездных документов, аренду жилого помещения и на иные цели на основании Приказа руководства о направлении в командировку. Если сотрудник собственноручно оформил служебную записку с расчетом предполагаемой суммы затрат, бухгалтеру следует проверить, имеется ли на бумаге подпись директора.

Также должны быть выплачены суточные за каждый день пребывания в командировке. При этом нельзя забывать о том, что при наличии на фирме валютного счета, при отправки подчиненного в заграничную командировку суточные ему выдаются в рублях за каждый день пребывания в России и в валюте – за каждый день пребывания за рубежом.

За день, на который совершено пересечение границы, суточные выплачиваются в рублях, если речь о возвращении из поездки в Россию, и в валюте, если сотрудник, наоборот, въезжает в иностранное государство.

Если валютного счета на фирме не имеется, общая сумма выдается в рублях, а работник сам покупает валюту в обменном пункте (но на бухгалтерских счетах отражается как операция в рублях, так и в валюте).

Как оформить командировку сотруднику: составление командировочного удостоверения (при необходимости)

Ни форма журнала сотрудников, уехавших в командировку, ни командировочное удостоверение больше не являются обязательными документами.

Поэтому, если руководство фирмы приняло решение использовать данные документы, необходимо также определиться с тем, какой бланк будет использован – унифицированный или самостоятельно разработанный на предприятии.

В командировочном удостоверении можно прописать служебное задание, расчет суточных, отчет о проделанной работе. В унифицированной форме имеется место для печатей принимающей сотрудника стороны, но их проставлять необязательно, как и не обязательно вообще заполнять бумагу.

Перейдите по ссылке, что посмотреть ⇒ Образец командировочного удостоверения на бланке по форме № Т-10.

Как оформить командировку сотруднику: оформление и сдача авансового отчета

Важно! Когда сотрудник передаст в бухгалтерию авансовый отчет, работник бухгалтерии обязан сделать отметку на специальном отрывном корешке документа и вернуть его вернувшемуся из командировки подчиненному. Так он сможет доказать, что действительно передал бумагу.

Авансовый отчет должен быть подан работником в течение 3 дней с момента возвращения из поездки.

К нему прикладывается отчет о проделанной работе, если такое требование прописано в локальных нормативных актах компании. Сам авансовый отчет оформляется на унифицированном бланке по форме № ОА-1.

Вместе с документом необходимо получить от работника доказательства несения затрат в период поездки:

Перечень документов Что доказывают
Счет из отеля, договор об аренде квартиры (комнаты, дома), квитанция об оплате гостиничного номера. Должно быть указано количество дней пребывания в жилом помещении, цена 1 дня проживания, дополнительные услуги (завтрак). Факт оплаты съемного жилья.
Билеты, квитанции, чеки, распечатки электронных билетов, посадочные талоны, квитанция за оплату постельных принадлежностей. Факт осуществления поездки по купленным проездным документам.
Бланки, билеты, чеки. Факт пользования услугами частных перевозчиков (такси).
Путевой лист, чеки с АЗС, служебная записка. Факт проезда в командировку на личном автомобиле.
Служебная записка (с указанием факта отсутствия подтверждающих расходы документов). Факт утраты документов об оплате жилья и проезда.
Квитанция об оплате услуг связи и т.д. Факт несения прочих расходов.
Читайте также:  Бланк постановления о назначении

Перейдите по ссылке, чтобы посмотреть ⇒ Образец авансового отчета (2020 год).

Как оформить командировку сотруднику: возврат в кассу неиспользованных сумм (при наличии)

В том случае, если работник потратил во время командировки не все выданные ему деньги, он должен вернуть их в бухгалтерию в течение 3 дней с момента оформления авансового отчета. Бухгалтер должен составить приходный кассовый ордер. Перейдите по ссылке, чтобы посмотреть ⇒ Образец приходного кассового ордера (2020 год).

Если сотрудник не может вернуть денежные средства в кассу в положенный срок, в течение месяца у нанимателя имеется возможность взыскать сумму из его заработной платы. Сотрудник может и сам дать письменное согласие на взыскание задолженности, после чего руководитель издает приказ.

Следует помнить, что, если не произвести удержание в течение 30 дней с момента окончания срока добровольного возврата денег, придется подавать исковое заявление в суд и получать назад деньги только в судебном порядке.

И еще – нельзя взыскать сумму, превышающую 20% зарплаты работника.

Как оформить командировку сотруднику: компенсация перерасхода средств (если таковой имеется)

Если выясняется, что вернувшийся из командировки работник потратил денег больше, чем ему было выдано, бухгалтер должен разобраться, обоснованы ли лишние затраты. Об обоснованности расходов будут говорить:

  • грамотно составленный авансовый отчет;
  • наличие всех правильно оформленных документов, свидетельствующих о несении сотрудником затрат;
  • наличие причин для несения дополнительных расходов по неотложным обстоятельствам.

Если траты необоснованны, компенсация работнику не выплачивается.

Если руководство согласно на возмещение затрат, бухгалтер выдает наличные из кассы на основании расходного кассового ордера (смотреть Образец заполнения расходного кассового ордера) в течение 3 дней с момента оформления сотрудником авансового отчета.

Если нет возможности сразу выдать всю сумму, составляется график погашения задолженности перед сотрудником, который должен быть подписан обеими сторонами соглашения. В противном случае подчиненный вправе подать исковое заявление и взыскать не только долг, но и проценты.

статью ⇒ “Новое в расчете командировочных в 2020 году”.

Экспертное мнение к вопросу о том, какая может быть установлена длительность командировки

На сегодняшний день не действует ни одного законодательного акта, который не утратил бы силу, определяющего минимальную и максимальную продолжительность командировок – заграничных или внутрироссийских.

Длительность служебной поездки должна быть прописана в Распоряжении руководства о направлении работника в командировку. Продолжительность поездки должна быть обоснована – она определяется на основании объемов и сложности производственных целей (служебного задания) и времени, которое целесообразно выделить на осуществление данных работ.

В том случае, если внутренними нормативными актами установлена необходимость издания служебного задания, то в нем непременно должна быть прописана длительность командировки. Если в дальнейшем возникает необходимость сокращения периода пребывания в поездке или, наоборот, продления командировки, нужно издавать отдельное Распоряжение начальства.

Эксперты Федеральной налоговой службы напоминают о том, что следует разграничивать понятия командировки, разъемного характера работ и перевода работника в другую местность – это три различных понятия. Соответственно, в расходы при расчете налога на прибыль нельзя отнести затраты, не относящиеся к оплате именно командировочных расходов.

статью ⇒ “Положение о командировках 2020 году“.

Типичные ошибки:

Ошибка: Бухгалтер оформил неоплачиваемый отпуск внутреннему совместителю, отправленному в командировку.

Комментарий: Внутреннему совместителю, уехавшему в командировку, нельзя оформлять основной или дополнительный отпуск. Необходимо оформить дополнительный отпуск с содержанием к ежегодному отпуску на период пребывания в поездке.

Ошибка: Работодатель отправил в командировку сотрудника, пребывающего в основном ежегодном отпуске.

Комментарий: Если имеется производственная необходимость отправить в командировку сотрудника, находящегося в отпуске, необходимо отозвать его из отпуска (если закон не запрещает отзывать из отпуска работника особой категории) и внести корректировки в график отпусков.

Ответы на распространенные вопросы о том, как оформить командировку сотруднику

  • Вопрос №1: Каких сотрудников фирмы запрещено отправлять в командировку даже с их письменного согласия?
  • Ответ: К такой категории работников относятся работники, принятые в организацию по ученическому договору, несовершеннолетние сотрудники (кроме представителей творческих профессий и спортсменов), беременные женщины, подписавшие трудовой контракт.
  • Вопрос №2: Каких сотрудников фирмы можно направить в служебную поездку только с их письменного согласия?
  • Ответ: Предварительное получение письменного согласия на командировку требуется в отношении инвалидов (если командировки запрещены положениями индивидуальной программы реабилитации), работников, ухаживающих за членом семьи, родителей детей-инвалидов, одиноких матерей и отцов с детьми младше 5 лет, работников с детьми младше 3 лет, матерей малолетних детей.

Источник: https://online-buhuchet.ru/kak-buxgalteru-oformit-komandirovku-sotrudniku/

Как оформить командировку для человека, не являющегося сотрудником вашей компании

Что делать, если нужно отправить в командировку коуча, спикера, приглашенного эксперта или внештатного работника?

Это мог бы быть наш самый короткий материал, потому что «не сотрудника» отправить в командировку нельзя. Ст. 166 ТК РФ говорит о том, что командировка осуществляется только сотрудниками, которые состоят в трудовых отношениях с работодателем.

«Состоящие в трудовых отношениях» — значит, работающие по трудовому договору. Дизайнер или копирайтер, работающий по договору подряда, консультант, приглашенный коуч или спикер не считаются вашими сотрудниками, поэтому понятия «командировка», «командировочные расходы» к ним нельзя применить.

Однако при необходимости вы можете оплатить им проезд и проживание. Объясняем как.

Вариант 1. Гражданско-правовой договор

С внешними специалистами вы работаете в рамках Гражданского кодекса (не Трудового!) и пользуетесь договором гражданско-правового характера: например, договором подряда или возмездного оказания услуг.

Популярное решение — «зашить» расходы на дорогу, проживание, питание в гонорар исполнителя. Это разрешено ст. 709 ГК РФ: «цена в договоре подряда включает компенсацию издержек подрядчика и причитающееся ему вознаграждение».

Стороны оценивают сумму дополнительных расходов. Чтобы быстро сориентироваться по стоимости номеров отелей и билетов, можно проанализировать предложения на OneTwoTrip.

При необходимости сумму на билеты и оплату отеля можно отнести в качестве предоплаты.

Например:

Вознаграждение исполнителя составляет 200 тысяч рублей, вы оценили расходы на транспорт и проживание в 30 тысяч рублей и готовы выдать эту сумму заранее, чтобы партнер спокойно приобрел билеты и забронировал номер. В договоре вы пишете:

  1. Вознаграждение исполнителя составляет 230 (двести тридцать) тысяч рублей.
  2. Исполнитель за свой счет оплачивает проезд рабочей бригады до места выполнения работ и проживание на весь период их проведения
  3. Предоплата по настоящему договору составляет 30 (тридцать тысяч) рублей.

Если вы считаете, что такой подход сильно увеличивает стоимость договора, и хотите большего контроля расходов на проезд и проживание, то можете пойти другим путем: взять заботы по организации и оплате поездки на себя. Ст. 718 ГК РФ называет такую практику «содействием заказчика исполнению договора». В этом случае в договоре перечисляются все пункты, в рамках которых может быть оказано содействие.

Например:

  1. Заказчик имеет право оказывать Исполнителю содействие в процессе исполнения настоящего договора.
  2. Содействие заказчика может выражаться в оплате проезда и проживания специалистов исполнителя к месту исполнения договора и обратно. Затраты на проезд включают:
    • оплату авиабилетов до места исполнения договора и обратно;
    • оплату проезда до аэропорта с целью перелета в место исполнения договора и обратно;
    • оплату двух суток проживания исполнителя в отеле «Солнечный» по месту исполнения настоящего договора, в стандартных одноместных номерах.

В теории данные расходы заказчик сможет отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, что указано в ст. 264 НК РФ.

Налоговой службе нужно будет предоставить документы, подтверждающих расходы на содействие исполнителю.

Однако практики отмечают, что это не самый удобный способ, так как проверяющие органы, скорее всего, будут проверять ваши документы с особой тщательностью.

Еще один вариант оплаты командировочных расходов — позволить спланировать поездку подрядчику, но компенсировать расходы в соответствии с чеками, заранее оговорив лимиты.

Это прописывается отдельным пунктом в договоре, где вы в указываете, какие именно затраты и в каком размере готовы возместить. Например:

  • затраты на проезд (ж/д или авиабилеты, такси, аэроэкспресс, автобус, метро и т. д.), не более 20 тысяч рублей;
  • затраты на проживание (найм жилья или проживание в гостинице), не более 10 тысяч рублей;
  • затраты на питание (счета из кафе или магазинов), не более 5 тысяч рублей.

Как это может выглядеть в договоре

  1. Вознаграждение исполнителя составляет 200 тыс. (двести тысяч) рублей.
  2. Заказчик компенсирует исполнителю затраты, связанные с исполнением настоящего договора:
    • затраты на проезд к месту исполнения договора и обратно. Затраты на проезд включают:
      • оплату авиабилетов до места исполнения договора и обратно;
      • оплату проезда до аэропорта с целью перелета в место исполнения договора и обратно.
    • затраты на проживание по месту исполнения договора. Затраты на проживание включают:
      • оплату двух суток проживания в отеле «Солнечный» по месту исполнения настоящего договора в стандартных одноместных номерах;
    • затраты на питание и иные бытовые расходы во время нахождения в месте исполнения договора в объеме не более 3000 (трех тысяч) рублей в день на одного человека.

После поездки исполнитель должен предоставить вам документы, подтверждающие все расходы: билеты, счета из гостиниц, чеки из кафе и магазинов.

Вариант 2. Срочный договор

Альтернативный гражданско-правовому договору вариант — заключить срочный трудовой договор с подрядчиком на время командировки. Тогда вы стандартно оформите служебную поездку, работник получит суточные, командировочные и возмещение расходов на транспорт и проживание.

Однако важно отметить, что срочный трудовой договор привлекает повышенное внимание трудовых инспекций.

ТК регламентирует случаи заключения такого вида договора и безопаснее всего его применять в случае, когда новый сотрудник замещает штатного сотрудника (например, если последний находится в отпуске по уходу за ребенком или в учебном отпуске).

В остальных случаях проверяющие органы могут предположить, что работодатель хочет избежать социальной ответственности за сотрудника и попросят предоставить основания для заключения подобного договора.

Источник: https://b2b.onetwotrip.com/blog/business-trip/kak-oformit-komandirovku-dlya-chelove/

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *