Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки: как составить, образец

Электронные трудовые книжки – нововведение, которое предусмотрено законодательством начиная с 2020 года. Говорить о пользе или вреде этой инициативы Правительства пока рано. Традиционная система имеет ряд преимуществ перед инновациями. Правовые основы работы с бумажными трудовыми книжками отработаны десятилетиями.

Для правильной настройки электронного документооборота между Пенсионным фондом и работодателями потребуется время. Многие работодатели озабочены вопросом о том, как перейти на электронные трудовые книжки в 2020 году? Нужно ли присылать работникам уведомления о переходе на электронные трудовые книжки.

На эти и другие вопросы мы постараемся ответить в этой статье. 

В 2020 изменились правила выдачи социальной стипендии для студентов. Также вам будет интересно узнать о возможности оплатить налоги через Личный кабинет налогоплательщика для физически лиц на Госуслугах.

Электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года. Правовая база

Давайте вначале узнаем обо всех изменениях, которые внесли в законодательство:

1. Трудовой кодекс РФ. Последние коррективы в текст нормативного акта были внесены в декабре 2019 года. Эти изменения установили право сотрудника использовать трудовую на электронном носителе.
2. Федеральный закон «О персонифицированном учете». Первоначальный текст документа принимался в 1996 году. В последствии законодатель вносил многочисленные коррективы в статьи документа. Последние изменения устанавливают обязанность работодателя направлять отчетность, которая станет аналогом бумажной трудовой книжки. Теперь все данные следует вводить в электронные трудовые книжки.
3. КоАП. Устанавливает ответственность должностных лиц предприятия за нарушение сроков передачи информации в Пенсионный фонд.
4. Приказы Пенсионного Фонда Российской Федерации. Путем издания подзаконных НПА закрепляются формы, бланки, алгоритмы заполнения.

Образец электронной трудовой книжки

К ним специалисты относят:

• сведение к минимуму бумажного документооборота;
• увеличение скорости обработки информации государственными органами;
• снижение риска потери данных;
• уменьшение технических ошибок, опечаток;
• заверение копий трудовой книжки больше не требуется;
• работодатель не сможет удерживать у себя трудовую книжку сотрудника в случае увольнения последнего;
• работник может в любой момент проверить внесение изменений в трудовую книжку без обращения к работодателю через личный кабинет на портале «Госуслуги»;
• дистанционное оформление выхода на пенсию.

Минусы перехода на электронные трудовые книжки

Можно выделить негативные последствия следующего характера:

• периодичность подготовки и сдачи отчетности будет значительно выше;
• увеличивается риск штрафных санкций для работодателя;
• появляется вероятность удаленного изменения или удаления информации из базы данных Пенсионного Фонда.

Пока, перечень минусов минимален. Однако, в процессе эксплуатации есть вероятность появления иных. Правоприменительная практика пока не наработана.

Бланк электронной трудовой книжки

Информационное содержание документа полностью аналогично традиционной бумажной основе. Работодатель обязан внести следующую информацию о сотруднике в бланк электронной трудовой книжки:

1. Фамилию, имя, отчество сотрудника.
2. Иные регистрационные данные.
3. Информацию о новом месте работы.
4. Информацию о рабочих периодах.
5. Занимаемую должность в организации согласно штатного расписания.
6. Информацию об уровне квалификации нового работника.
7. Дату принятия на работу.
8. Время прекращения трудовых правоотношений.
9. Дату изменения трудовых условий.
10. Основание разрыва трудовых правоотношений.

Бумажный носитель уйдет в прошлое. Для получения выписки из трудовой книжки придется:

• обращаться к работодателю по последнему месту работы;
• обратиться в Пенсионный Фонд лично или через многофункциональные центры.

Ведение трудовых книжек в электронном виде во многом упростит работу отдела кадров.

Электронная трудовая книжка —  что делать работодателю

Первый год применения — переходный этап для этого проекта. Работодатель обязан уведомить сотрудников о наличии изменений в законодательстве до 1-го июня 2020 года.

Для перевода персонала на трудовые книжки электронной формы необходимо получить письменное заявление.

Если заявление от сотрудника не поступило на момент 31 декабря 2020 года, то работодатель продолжит вести делопроизводство по старому образцу. Форма этого заявления не утверждена и подается свободно.

Для подачи заявления позднее 31 декабря требуется уважительная причина. К таковой относится:

• больничный;
• декрет;
• невыполнение работодателем обязанности по информированию сотрудника.

Пенсионным Фондом подготовлена форма новой отчетности. В ПРФ электронные трудовые книжки будут учитывать по обновленным программам. В течении 2020 года отчет подается по принятым от работников заявлениям. Отчет по электронным трудовым книжкам подается в месяцы, когда производилось движение по кадрам.

С 2021 года, работодатель будет подавать отчётность не позднее 15 числа каждого месяца. Отчет о приеме на работу сотрудника должен быть направлен в государственный орган не позднее следующего дня после приема или увольнения сотрудника.

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки

Каждому работнику необходимо вручить уведомление о переходе на электронные трудовые книжки. Оно может быть составлено в письменной форме. Либо необходимо провести общее собрание, на котором объяснить, что теперь форма учета работников будет производиться в электронном виде.

Если работник желает перейти на электронную трудовую книжку, то он должен написать заявление на имя директора предприятия. В заявлении о переходе на электронную трудовую книжку нужно указать свои данные и изложить просьбу перейти на ведение электронной трудовой книжки.

После этого руководство предприятия издает приказ о переходе на электронные трудовые книжки.

Образец уведомления перехода на электронные трудовые книжки:

Посмотрите также образец заявления на электронную трудовую книжку:

Можно попросить работников написать заявление о том, что он желает вести бумажную трудовую книжку. Образец заявления здесь:

Переход на электронные трудовые книжки пошагово

Посмотрите, как осуществить переход на ЭТК пошагово:

Электронные трудовые книжки в 1С

Соответствующие формы отчетности будут включены в систему 1С для бухгалтеров и сотрудников отделов кадров. ПФР разрабатывает дополнительное бесплатное программное обеспечение, которое позволит минимизировать трудности работодателей при переходе на новую систему отчетности.

Многие спрашивают, как выглядит электронная трудовая книжка? Трудовая книжка в электронном виде выглядит точно также, как и обычная. Скачать электронную трудовую книжку можно будет на портале Госуслуг и в ПФР.

Есть вероятность того, что придется вносить коррективы во внутренние организационные документы. Например, такие как трудовые соглашения, коллективные договоры. Рекомендуется разработать внутренний регламент организации, в котором прописать алгоритм действий при ведении кадрового учета внутри организации.

Введение электронных трудовых книжек касается абсолютно всех работодателей и работников. Для тех, кто оформляется на работу впервые, с 2021 года ведение электронной трудовой книжки (ЭТК) станет единственным вариантом.

Для сотрудников, которые уже работают, должен быть предоставлен выбор. Работник сам должен сообщить, какой вариант документа он предпочитает: бумажный или электронный.

Для этого работодателю придётся подготовить необходимые уведомления.

Действия работодателя

• На первом этапе необходимо составить внутренний приказ организации о ведении электронных трудовых книжек и назначить ответственных лиц. Документ может быть составлен в свободной форме, но должен содержать следующие сведения: название и основные сведения организации;
• фамилии лиц и вменённые им обязанности о составлении и предоставлении отчетности СЗВ-ТД в ПФР, а так же о выдаче работникам сведений по форме СТД-Р;
• фамилии лиц, ответственных за уведомление сотрудников о предстоящих изменениях;
• подписи лиц, упомянутых в приказе, а так же подпись генерального директора компании или другого уполномоченного на это лица.

Далее до 30.06.2020 ответственные лица должны вручить уведомления всем сотрудникам.

В них должна содержаться информация, уведомляющая о том, что в связи с нововведениями в законодательстве работникам предстоит сделать выбор в пользу бумажных или электронных данных.

Сотрудники должны подписать данные уведомления. Допускается сделать документ общим списком, а не индивидуально на каждого работника.

• Посмотрите видео с подробными разъяснениями об использовании новых электронных трудовых книжек:
• Получив уведомления, сотрудник вплоть до конца этого года вправе подать своему работодателю заявление о сделанном выборе.

Действия сотрудников

Если сотрудник остановил свой выбор на электронном варианте документа, руководить должен отдать бумажный бланк на руки сотруднику. Больше ответственности за неё он не несёт. Никаких записей делать не требуется.

Если работник выбирает бумажный вариант, то, по сути, трудовая деятельность будет отображаться в двух вариантах. Так как от подачи электронных сведений  организацию никто не освобождает.

Что делать, если сотрудник вообще не подал никакого заявления? Тут мнение разнятся, некоторые считают, что автоматически стоит прекратить вести бумажный вариант и отдать его сотруднику. Другие склоняются к тому, что наоборот, стоит продолжить вести бумажный бланк.

Лучшим вариантом будет убедить сотрудников о необходимости выбрать электронную или бумажную трудовую книжку. До конца года ещё достаточно времени. Поэтому они успеют решить для себя, какой вариант ведения трудовой деятельности им ближе. И написать соответствующее заявление.

Какие отчёты сдавать организации?

В связи с нововведением у организации появились новые обязанности:

1. СЗВ-ТД — новый отчёт обо всех кадровых изменениях в компании. Отчёт сдаётся ежемесячно до 15 числа каждого месяца. То есть до 15 апреля следует подать данные за март. Указать необходимо все:

• приемы на работу;
• увольнения;
• постоянные переводы;
• прочие кадровые операции, совершенные в отчетном периоде.

Если в месяце, за который подаётся отчёт, изменений не было, то и отчёт сдавать нет необходимости.

Со следующего года передавать кадровую информацию о приеме и увольнении придётся не позднее одного рабочего дня следующего за днем выхода приказа о данном событии.

Сдавать отчетность на бумажном или электронном носителе — это работодатель определяет исходя из ситуации в своей организации. Специальная форма была разработана и утверждена в январе этого года.

2. СТД-Р — утверждённая форма сведений о трудовой деятельности. Сотрудник может получить выписку из электронной базы при увольнении или по запросу в любое время. Для этого ему необходимо обратиться с заявлением.

И в течение трёх календарных дней получить данные о своей рабочей деятельности. Ранее была информация про форму СЗИ-ТД. Но она, в конечном итоге, так и не была подтверждена.

Помимо работодателя запросить данные можно в МФЦ, отделении или через личный кабинет на сайте ПФР.

Выводы об электронных трудовых книжках

Процесс перевода документов в электронную форму неизбежен. Однако, о пользе этого процесса можно будет говорить только через время. Нужна ли электронная трудовая книжка? Сложнее ли ее заполнение? Обязательно ли ее вводить или можно обойтись старым добрым бумажным аналогом? На все эти вопросы ответит только время.

Еще одно видео, где коротко и тезисно объясняется ведение ЭТК:

Напишите комментарии, поделитесь вашими мыслями. Что вы думаете о необходимости введения электронных трудовых книжек. Кажется ли вам это необходимым шагом или можно было оставить все, как есть.

Переход на электронные трудовые книжки: образец уведомления работников и действия работодателей

Электронные трудовые книжки (ЭТК) утверждены Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ о внесении дополнений в Трудовой Кодекс (ТК) РФ, касающихся формирования данных о трудовой деятельности работников организаций.

Мероприятия, необходимые для реализации процедуры перевода трудовых книжек в электронный формат, должны проводить работодатели.

В этом обзоре расскажем о том, с чего начинать внедрение электронных трудовых книжек в деятельность кадровых служб организаций и как правильно осуществить переход на ЭТК.

Переход на электронную трудовую книжку

Ст. 2 439-ФЗ определяет общие правила перехода с бумажных трудовых книг на электронные. Вот что должен сделать каждый работодатель в 2020 году:

• разработать новые или внести изменения в действующие нормативные акты для соблюдения требований ТК РФ в части внедрения и ведения ЭТК;
• подготовить и обсудить с представителями персонала изменения в коллективный договор (при необходимости);
• технически обеспечить формирование данных о трудовой деятельности работников и их передачу в ПФР (оформить электронную трудовую книгу самостоятельно у сотрудников возможности нет);
• до 30 июня проинформировать работников об изменениях в ТК РФ, а также об их праве на выбор между прежней и новой системой ведения трудовых книжек;
• до 31 декабря получить от каждого работника заявление о согласии на переход на ЭТК либо с просьбой оставить всё как есть;
• сделать запись в трудовой и обеспечить выдачу трудовой книжки при переходе на электронную на руки каждому работнику, согласившемуся на ЭТК;
• работнику, который не смог подать заявление до 31 декабря, можно перевести трудовую книгу в электронный вариант в любое время по его заявлению.

Поскольку обязанность оформления и ведения ЭТК возложена законом исключительно на работодателей, сделать электронную трудовую книжку безработному получится только после официального трудоустройства.

Как перейти на электронные трудовые книжки работодателю

Конкретизируем описанный в предыдущем разделе порядок перехода на электронные трудовые книжки в виде пошагового алгоритма. Чтобы перевести работника на ЭТК, необходимо выполнить комплекс мероприятий, предусмотренный ст. 2 439-ФЗ. Приведём пошаговую инструкцию по переходу на электронные трудовые книжки:

1. В течение 2020 года работодатель должен издать распоряжение о введении электронных трудовых книжек либо внести изменения и дополнения в действующие корпоративные распорядительные документы, в которых должны быть учтены требования ст. 66.1 ТК РФ и ст. 2 439-ФЗ.
2. Обеспечить обновление программных комплексов организации, чтобы кадровая служба могла вести новые трудовые книжки в электронном виде.
3. Провести оповещение работников о нововведениях и предложить им написать заявления о переходе на ЭТК или продолжении ведения трудовой книжки в традиционной (бумажной) форме. Уведомление работников об электронных трудовых книжках нужно произвести до 30 июня 2020 года. Для контроля за направлением уведомлений и получения заявлений следует завести специальный реестр.
4. Получить заявления и завести электронную трудовую книжку на каждого сотрудника, в том числе на тех, которые изъявили желание сохранить бумажную трудовую книжку.
5. Сотрудникам, согласившимся перейти на ЭТК, сделать записи об этом в бумажных трудовых книжках и выдать их на руки под роспись в реестре. Информация об их трудовой деятельности с этого момента будет формироваться только в электронном виде.
6. Обеспечить технически и организационно формирование и предоставление данных в ПФР и сотрудникам организации, в том числе при их увольнении.
7. Обеспечить оформление и ведение ЭТК для работников, которые начинают трудовую деятельность с 1 января 2021 года.

Проблемы с переходом на ЭТК находятся в зоне ответственности работодателя. Поэтому для того, чтобы решить возникающие вопросы, рекомендуем внимательно ознакомиться с памяткой ПФР о переходе на электронные трудовые книжки, а также обратиться за квалифицированной помощью к юристу, это можно сделать на нашем сайте.

Образец заполнения электронной трудовой книжки

Образец и инструкция по заполнению ЭТК утверждены Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п, в котором прописано, что сведения о трудовой деятельности формируются и передаются в ПФР в форме СЗВ-ТД. Чтобы правильно заполнить электронную трудовую книжку, нужно руководствоваться приложением 2 к Постановлению 730-П.

Образец заявления по форме СЗВ-ТД

Пример заполнения электронной трудовой книжки

В какой программе вести электронные трудовые книжки

В организации электронные трудовые книги ведет специалист кадровой службы, соблюдая правила ведения учета. Ответственный за ведение ЭТК обязан вносить данные о трудовой деятельности с помощью программы для заполнения электронных трудовых книжек. Чтобы начать вести электронные трудовые книжки, нужно обновить программное обеспечения по учёту кадров.

Электронный вариант трудовой книжки – это база данных, содержащая записи о:

• сотруднике;
• приёме на работу, увольнениях, переводах и оснований для них;
• должности, подразделении.

Кроме того, программный комплекс должен предусматривать возможность выгрузки сведений в ПФР и формирования справок в бумажном и электронном виде для выдачи работникам по их заявлению.

Как получить сведения из электронной трудовой книжки

В соответствии с положениями ст. 66.1 ТК РФ работник может посмотреть электронную трудовую книжку:

• через личный кабинет на сайте ПФР;
• на портале Госуслуг;
• в мобильном приложении.

Кроме того, сотрудник организации может получить выписку из электронной трудовой книжки и сделать её копию, обратившись к своему работодателю, в отделение ПФР или МФЦ. Кроме того, ПФР предоставляет возможность работодателю получить доступ к ЭТК, что облегчает приём наработу новых сотрудников, в том числе для работы в дистанционном режиме.

Если у вас возникают вопросы или проблемы с переходом на ЭТК, на нашем сайте можно получить бесплатную консультацию профессионального юриста.

Электронная трудовая книжка и новая отчетность в ПФР

16 декабря 2019 года Президент РФ Владимир Путин подписал:

• Федеральный закон № 436-ФЗ от 16.12.2019 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;
• Федеральный закон № 439-ФЗ от 16.12.2019 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».

Переход на электронный формат обусловлен стремлением создать единую базу данных, которая будет содержать сведения обо всей трудовой деятельности любого работающего россиянина. Это убережет данные от потери, сделает систему понятной и прозрачной, упростит доступ к сведениям самим работникам и работодателям.

Федеральный закон № 439-ФЗ дополняет Трудовой кодекс РФ статьей 66.1. Она вводит понятие «сведения о трудовой деятельности работника», которое включает в себя всю информацию о трудовом пути человека: прием на работу, увольнение, перевод, повышение квалификации и пр. — то есть все, что сейчас фиксируется в трудовых книжках.

С 1 января 2021 года работодатели больше не смогут оформлять привычный бумажный формуляр для новых сотрудников. Те, у кого трудовая книжка уже ведется, могут сохранить ее. По всем работникам без исключения кадровая служба должна будет вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде и подавать их в Пенсионный фонд в виде отчета СЗВ-ТД.

Пример уведомления о переходе на электронные трудовые

Всем, кто выбрал электронный формат хранения сведений согласно ст. 66.1 ТК РФ, кадровая служба организации выдаст бумажные трудовые книжки на руки.

Как сотруднику получить информацию о трудовом пути?

Необходимые сведения сотрудники могут получить:

1. В организации по последнему месту работы. Работодатель в течение трех дней с момента подачи заявления об увольнении или в день расторжения трудовых отношений должен выдать сведения о трудовой деятельности в форме справки СТД-Р в бумажном или электронном виде, заверенные должным образом. Справка будет содержать только те сведения, которые относятся к работе в этой организации.
2. Заказать в личном кабинете Пенсионного фонда России. Отделение ПФР может выдать распечатанный бланк или отправит файл, подписанный усиленной электронной подписью.
3. Через портал Госуслуги (только в электронном виде) или в МФЦ (только в бумажном формате).

Форма справки о трудовой деятельности, которую сотрудник сможет получить из информационных систем — СТД-ПФР, разработана Минтрудом и будет утверждена после публичного обсуждения.

При приеме на работу нового сотрудника работодатель будет принимать эту информацию в распечатанном виде или в виде электронного документа, заверенного цифровой подписью. Кадровая служба должна будет вносить данные в установленную в организации систему кадрового учета и пополнять их по мере развития трудовых отношений.

Когда сдавать новую отчетность в ПФP?

Федеральный закон № 436-ФЗ вводит новую форму отчетности — СЗВ-ТД, которую работодатели должны будут сдавать уже с 1 января 2020 года. Порядок сдачи как у СЗВ-М — до 15-го числа каждого месяца.

Это значит, что с учетом выходных дней первый отчет нужно будет сдать до 17 февраля 2020 года. Он должен содержать сведения о мероприятиях, произошедших в январе 2020 года.

Также отчет нужно составить по тем сотрудникам, которые в отчетном периоде подали заявление о выборе бумажной трудовой книжки или электронного способа учета данных о работе.

Если на сотрудника не составлялся ни один отчет СЗВ-ТД в течение года, сведения о его должности на 1 января 2020 года нужно подать в ПФР до 15 февраля 2021 года.

• С 1 января 2021 года при приеме на работу или увольнении такие сведения должны представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.
• Организации с численностью в 25 человек и более должны сдавать отчет СЗВ-ТД в xml-формате, небольшие организации со штатом менее 25 человек могут сдавать его и в печатной форме.
• Форма отчета СЗВ-ТД
• 
• Скачать форму отчета СЗВ-ТД

Обратите внимание, как заполнять отчет СЗВ-ТД. Информация о работнике должна совпадать с указанной в страховом свидетельстве. В графе 4 должность вносится в соответствии со штатным расписанием.

1. В поле 7 проставляется код кадрового события, которое произошло с сотрудником в отчетный период:
2. 1 — Прием
3. 2 — Перевод на другую работу
4. 3 — Переименование работодателя
5. 4 — Установление (присвоение) сотруднику второй и последующей профессии, специальности или квалификации
6. 5 — Увольнение
7. 6 — Запрет занимать должность или заниматься определенным видом деятельности

Госдума приняла в первом чтении законопроект, который дополнит ст. 5.27 КоАП частью 11.

В соответствии с ней за неоднократное нарушение сроков представления указанных сведений либо за представление неполных или недостоверных сведений должностные лица будут привлечены к административной ответственности в виде предупреждения.

Какую меру ответственности законодатели утвердят в окончательном чтении, пока неясно. Но уже понятно, что этому участку учета уделяется пристальное внимание.

Что такое справка СТД-Р?

Начиная с 1 января 2020 года у работодателей появится обязанность выдавать справку СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности работника» по запросу сотрудника и всем увольняющимся. Проект новой формы Минтруд разместил у себя на портале для общественного обсуждения.

По форме справка будет похожа на отчет СЗВ-ТД с той разницей, что работодатель вносит в нее данные за все время, когда сотрудник у него работал, а не только за отчетный период.

Всё ли вы знаете про электронные трудовые?

Проверить себя

Как работодателю подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки?

Чтобы организация могла безболезненно перейти на систему ЭТК, надо предпринять несколько несложных действий:

1. Обновить программное обеспечение для сбора и передачи сведений в ПФР.
2. Провести аудит локальных нормативных актов, которые касаются трудовых книжек и дополнить их формулировкой «… или сведения о трудовой деятельности».
3. Разработать форму уведомления о переходе на систему ЭТК.
4. Разработать форму заявления для тех работников, кто хочет сохранить трудовую книжку в бумажном формате.

Работодатели должны осознавать, что «электронная трудовая книжка» — это условное понятие. Все данные о трудовой деятельности россиян будут храниться в информационной системе Пенсионного фонда на лицевом счете застрахованного.

Поэтому устанавливать какое-то специализированное ПО не нужно, достаточно программы, в которой вы привыкли вести кадровый учет.

Конечно, при условии что разработчик в ближайшем пакете обновлений предоставит формы необходимых документов.

В программе Контур.Персонал в ближайшее время появится сервис-пак с бланком уведомления о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности, отчетом СЗВ-ТД и формой СТД-Р. Обратите внимание: загрузить сервис-пак можно будет только в версиях 1.25 и 1.26.

Наша задача — своевременно предоставить вам формы документов, а ваша — отслеживать изменения законодательства и подготовиться к изменениям.

 Электронная трудовая в вопросах и ответах

Заявление на электронную трудовую книжку

Электронная трудовая книжка – это современный формат документа, который прекрасно знаком каждому работающему гражданину РФ. С наступлением 2020 г. происходит постепенный переход на ЭТК. Работодатель обязан уведомить персонал о смене бумажного варианта документа на электронный. Уведомления о переходе на электронную трудовую здесь.

Это делается путем отправления соответствующей бумаги, которая должна быть заблаговременно подготовлена бухгалтерами и кадровиками организаций.

В чем особенности перехода на «виртуальную» версию и что произойдет с бумажным вариантом? Предлагаем ознакомиться с детальной информацией, а также скачать образец заявления на электронную трудовую книжку:

№ 1 Согласие на переход:

Скачать бланк №1

№2 Отказ от перехода:

Скачать бланк №2

Сроки введения

Переход ЭТК (2020 год) будет осуществляться постепенно. Закон начал действовать с 1 января. На протяжении первого полугодия текущего года, лица, предоставляющие рабочие места, должны отправить уведомления всем наемным работникам. В этом документе будет предложен выбор варианта трудовой книжки, которая будет использоваться в дальнейшем. Это может быть:

• электронный вариант;
• старая и электронная форма.

Во втором полугодии текущего года работники должны сделать выбор и зафиксировать его (заполняется специальная форма заявления на ЭТК, в котором дается согласие сотрудника на переход).

Если наемный работник не дает своего письменного согласия на ведение ЭТК, то продолжается ведение документа в бумажном виде.

Если житель РФ на протяжении 2020 года не был трудоустроен, то он вправе произвести выбор позже, подав письменный документ по месту трудоустройства. Это можно сделать в момент трудоустройства. В данном случае также подается заявление работника на ведение электронной трудовой книжки.

Та категория людей, которая не имеет старого варианта книжки, и только планирует устраиваться на работу, сразу получает электронные данные, информирующие о стаже.

В чем достоинства электронной версии?

Очень часто люди сталкиваются с:

• потерей документа;
• кражами;
• повреждаются важные бумаги, в том числе и ТК.

Процедура восстановления данных о стаже очень трудоемкая и сложная. Данный формат позволит избежать подобных неприятностей. Кроме этого, переходя на цифровой носитель, решаются и другие проблемы:

• снижаются издержки на покупку и последующее хранение документов;
• экономия времени, которое затрачивалось на бумажное оформление;
• отсутствие ответственности за сохранность;
• возможность более просто взаимодействовать с дистанционными сотрудниками.

При переходе на электронный формат, вся информация, которая отображалась в изначальном варианте, также будет фиксироваться. Данные об увольнениях, дисциплинарные заметки и т.д. – все это будет зафиксировано.

Что произойдет с бумажными ТК?

По мере получения согласия на использование нового формата от наемных работников, им возвратят старые книжки. После выдачи работодатель не несет ответственности за хранение и ведение книжки, согласно законодательству. В дальнейшем, все необходимые кадровые данные будут направляться в ПФР для заполнения ЭТК.

При трудоустройстве работник будет предъявлять сведения о стаже, используя информационный ресурс ПФР. Эта информация может быть получена от работодателя (предоставляется при увольнении с последнего места работы), либо в ПФР, а также МФЦ. Кроме этого, сведения о стаже можно будет получить на портале государственных услуг.

Как будет выглядеть ЭТК?

Все формы цифрового формата находятся в разработке. Но в соответствии с законодательством, такой документ будет содержать данные о:

• работнике;
• месте трудовой деятельности;
• выполнении трудовых функций;
• переводах на другие места деятельности;
• увольнении лица с обозначением причин и оснований расторжения трудового договора.

Особенности оформления ЭТК

Все люди, работающие в 2020 году, могут быть уверены в том, что такой документ будет сформирован в автоматическом режиме, после того как работодатель предоставит всю необходимую информацию. Процесс запустится при условии, что работник не забудет отреагировать на уведомление, и направит работодателю заявление, подтверждающее его желание перейти на ЭТК.

  Ведение данных на людей, которые начнут трудовую деятельность после 31.12.2020 также осуществляется автоматически. Запуск цифровой версии начнется с момента, когда работодатель подаст в ПФР все необходимые сведения.

Это говорит о том, что нанимаясь на работу, новый сотрудник организации, ранее не имевший документа, может не рассчитывать на то, что работодатель заполнит ТК.

Воспользуйтесь калькулятором стажа онлайн: https://stazh-online.ru/

Несколько слов об уведомлении о переходе на ЭТК

Работникам каждой из организаций должно прийти уведомление, составленное в произвольной форме. В этой бумаге указывается информация о том, что он должен произвести выбор варианта ведения данных о стаже до 31.12.2020 года.

Очень важно своевременно направить ответный документ, в котором отображено решение сотрудника. Даже если отдается предпочтение бумажному формату, об этом необходимо уведомить работодателя.

В этом случае он просто продолжит ведение старой книжки, при этом направит необходимые сведения для формирования электронного варианта в соответствующую инстанцию, о которой говорилось ранее.

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки — образец 2020

С 2020 года стартует проект перехода на ведение трудовых книжек в электронном формате. Сотрудники организаций вправе самостоятельно решать, хранить сведения об их стаже только в оцифрованном виде или дублировать на бумаге.

Работодатель обязан направить каждому своему работнику уведомление о переходе на электронные трудовые книжки и попросить определиться, в каком формате будет в дальнейшем вестись учет стажа.

Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ (далее — Закон) внесены изменения в Трудовой кодекс. Нововведения коснулись перехода на цифровой формат сведений, содержащихся в бумажной трудовой книжке. В связи с этим у работодателей возникли новые обязанности:

• по уведомлению каждого работника персонально о том, что в соответствии с новым порядком сведения о стаже будут формироваться в электронном виде;
• по разъяснению, что работник вправе выбрать, каким способом будет осуществляться ведение его трудовой книжки: только в электронном формате или одновременно в электронном и бумажном;
• по ежемесячной отчетности в Пенсионный фонд по сведениям о трудовой деятельности своих сотрудников (ст. 66.1 ТК РФ).

Работодатели обязаны в срок до 30 июня 2020 года направить в адрес каждого работника уведомление в письменном виде лично или почтовым направлением в случаях, когда он длительно отсутствует на рабочем месте. Таким способом можно воспользоваться для уведомления лиц, находящихся в декретном отпуске, отпуске по уходу за ребенком или в длительной командировке.

Все эти мероприятия следуют из норм статьи 2 Закона. Работник же до конца 2020 года должен принять решение по выбору способа ведения трудовой книжки и обратиться с заявлением к работодателю.

Что должно быть отражено в уведомлении о переходе на ЭТЦ?

Законодатель не приводит строгой формы уведомления. Указано лишь, что формат носит только письменный характер. Потому работодатель должен разработать текст уведомления самостоятельно, учитывая, что документ должен содержать следующие сведения:

• максимально точное и понятное разъяснение изменений в трудовом законодательстве, в соответствии с которыми меняется формат ведения трудовых книжек;
• предложение определиться с тем, в каком формате будут продолжать формироваться сведения о стаже, путем подачи соответствующего заявления;
• указание, что работнику по закону отводится срок, в течение которого заявление должно быть передано работодателю – до 31 декабря 2020 года;
• иные законодательные моменты, связанные с переходом на электронные трудовые книжки. Здесь можно объяснить, что отказ от представления заявления влечет утрату права выбора в дальнейшем, что бумажный вариант будет актуален только по этому месту работы и т.д.

Следует заметить, что уведомление носит разовый характер и касается только тех, кто уже состоит в трудовых отношениях с организацией и имеет бумажную трудовую книжку.

При приеме на работу с 1 января 2021 года будет действовать следующий порядок:

• приступающим работать впервые и не имеющим бумажной трудовой книжки вестись будет только электронная форма документа;
• при смене работодателя будет учитываться заявление, поданное работником о сохранении трудовой книжки.

Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки

Примерная форма уведомления и образец 2020 года:

Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки в 2020 году от Роструд

Официальную форму уведомления сотрудника о переходе на ЭТК представил Роструд:

• скачать образец уведомления.

Соблюдение порядка перехода на ЭТК является обязанностью работодателя. В него включено уведомление каждого сотрудника об изменениях в законодательстве.

Текст документа остается на усмотрение работодателя. Однако, закон требует разъяснить все нововведения, призвать сделать выбор и объяснить его правовые последствия. Срок направления уведомления установлен до 30 июня текущего года.

Уведомление работника о электронной трудовой книжке

По окончании 2019 года в Трудовой кодекс внесены важные изменения двумя Федеральными законами (№ 436 и № 439). Поправки коснулись вопроса ведения записей о трудовой деятельности сотрудников.

В частности, утвержден переход от трудовых книжек старого образца к электронному формату.

В свою очередь, работодатели обязаны проинформировать своих работников, выдав уведомление о электронной трудовой книжке по определенному образцу на бланке организации в регламентированные сроки.

Cуть перехода на электронный вариант

Общий курс проводимых реформ взят на упразднение максимального количества бумажных документов и перевода их на электронный документооборот.

Такое ранее произошло с отменой карточек СНИЛС в России, вводом электронных больничных листков. А вот теперь встал вопрос об отказе от бумажных носителей для отметок о трудовом стаже населения.

Процесс перехода начался с 01.01.2020 г. в добровольном порядке.

Электронные трудовые книжки обходятся без физического эквивалента и реализованы исключительно в цифровом виде. Все сведения о рабочей деятельности граждан будут храниться централизованно в единой базе данных.

А при необходимости получить документальное подтверждение, работодатель вправе запросить соответствующую выписку из ПФР.

Вместе с тем, работник сможет самостоятельно получить такой документ, обратившись в МФЦ или Пенсионный фонд.

Отказ от физических носителей пока не предполагает их полный вывод из документооборота. В свою очередь владельцы таких книжек могут оставить их и продолжать использовать. А вот людям, впервые трудоустроившимся с 2021 года уже классическая версия выдаваться не будет. Их трудовые перемещения будут храниться только электронно.

Законодательство об уведомлении о переходе на электронные
трудовые книжки

В связи с изменениями ТК РФ на работодателей возложен комплекс
мероприятий, которые необходимо провести в течение 2020 года. Одним из них
является уведомление о электронной трудовой книжке работника, в котором до
гражданина должно быть доведено:

• Факт принятия новых правил формирования в электронном
  формате данных о трудовой деятельности;
• Наличие права у каждого сотрудника выбрать между
  ведением трудовых записей в прежнем виде на бумажном носителе или перейти на
  электронный формат;

Данные требования закреплены в 2 –ой статье 439 ФЗ. Вместе с
тем, от работодателей требуется выполнение еще двух важных условий:

• Уведомить сотрудников они должны в срок до 1
  июля 2020 года;
• Проинформировать людей необходимо в письменном
  виде.

Стоит отметить, что при выборе сотрудником прежнего варианта введения изменений о трудоустройстве, сведения о нем будут вестись как в бумажном виде, так и в электронном.

Кто готовит форму уведомления?

В организациях, как правило, подобные обязательства выполняют представители кадрового или бухгалтерского отдела. Поэтому, именно, данной категории специалистов необходимо позаботиться о вопросе постановке в известность персонала и подготовки шаблона документа.

Вместе с тем, на уровне руководства предстоит решить вопрос в какой форме будет выглядеть уведомление о электронной трудовой книжке:

• Индивидуальный бланк для каждого сотрудника;
• Единый документ для всего штата с подписью об
  ознакомлении каждого работника;

Такие нюансы в законе не оговариваются. Как следствие, работодателю придется разобраться с этим по своему усмотрению.

Читайте: Действия работодателя с электронным больничным листом.

Уведомление о электронной трудовой книжке: образец

Хотя, уведомление о электронной трудовой книжке в большей степени является формальностью, пренебрежительно относиться к данной процедуре не стоит. Нарушения кадрового делопроизводства, а также федерального законодательства могут обернуться для работодателя крупным штрафом.

Для оформления данного документа со стороны государства не был установлен единый обязательный шаблон. Как следствие, бланк может быть подготовлен в произвольной форме. Но лучше придерживаться следующих рекомендаций для выдержки правил составления официальных бумаг:

• Составлять уведомление на бланке компании с указанием ее реквизитов. Или использовать соответствующий штамп, если он есть в наличии;
• Форму готовить для каждого работника в двух экземплярах, как и в случае любых кадровых перемещений (изменений). По одному для работодателя и сотрудника;
• При занесении в бланк уведомляемого, указывать полностью его ФИО, а также должность;
• Документ заверить подписью руководителя, а также добавить раздел для подписи ознакомленного лица;
• Не забыть проставить дату передачи уведомления и печать учреждения.

Читайте: Штраф за отсутствие медицинской книжки.

Кроме того, в содержании необходимо передать фактическую
цель информирования:

• Об изменениях в ТК и переходе на электронные трудовые книжки;
• Необходимости определиться в каком виде будет вестись дальнейшие записи о работе;
• О подаче заявления с выбранным вариантом в регламентированный срок (до начала 2021 года);
• Что произойдет в результате выбора бумажной и электронной версии книжки. А также в случае, если заявление не будет подано в установленный период.

Читайте: Заявление о переходе на электронную трудовую книжку (образец).

Скачать образец уведомления о введении электронной трудовой книжки.

Бланк уведомления о электронной трудовой книжке

Чтобы составить соответствующее уведомление ответственный специалист может создать собственный вариант бланка с учетом обязательных требований к нему. Или он может взять за образец вышеуказанный вариант. Тем не менее, удобнее воспользоваться готовым шаблоном в формате word, который можно быстро и легко отредактировать, сэкономив время.

Скачать бланк уведомления о электронной трудовой книжке.

Заключение

Итак, уведомление о электронной трудовой книжке — это неотъемлемая часть перехода от старого формата к новому.

Все работодатели с помощью данного документа должны в обязательном порядке проинформировать персонал о принятых изменениях до июля 2020 года. А также сообщить о последовательности необходимых действий.

Оформление бланка работодатели могут выбрать самостоятельно. Однако, текстовая часть составляется в рамках требований Федерального закона.

• Банковская ячейка в Сбербанке: стоимость аренды и условия.
• Как стать самозанятым лицом в России?
• Райффайзенбанк справка по форме банка о доходах: образец бланка и заполнения.
• Профессиональные вычеты по НДФЛ для ИП.

Уведомление на электронные трудовые книжки — образец 2020

Появление нового (электронного) способа ведения трудовых книжек, который со временем должен стать единственно возможным, не означает немедленного отказа от бумажного документа, при этом требует и от работодателя, и от работника определенных действий. О том, что это за действия, — в нашем материале.

Мероприятия по переходу к электронным трудовым книжкам

С 2020 года начат процесс массовой замены бумажной трудовой книжки на ее электронный аналог. Работодателю в связи с этим потребуется:

• оповестить работников о начале применения электронного способа накопления данных для трудовых книжек и о необходимости выбора предпочтительной для работника формы ведения этой книжки — в срок не позднее 30.06.2020;
• систематически направлять в ПФР сведения для включения в единую электронную базу;
• продолжать ведение бумажных трудовых книжек (при выборе такого варианта работником) и завершать оформление этих документов, выдавая их на руки тем лицам, которые выбрали электронный способ.

Работнику, в свою очередь, необходимо принять решение о выборе вида оформляемой трудовой книжки и подать об этом заявление работодателю.

После этой даты заявления смогут подавать лица:

  Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки

Уведомление о переходе на электронную трудовую

Извещение работников о переходе к электронным трудовым книжкам должно быть оформлено письменно (по информации ПФР). Однако определенной формы такого документа не установлено. Поэтому каждому из работодателей придется разработать ее самостоятельно.

Включить в уведомление о переходе на ЭТК необходимо, что:

• для накопления сведений о трудовой деятельности введена новая (электронная) форма;
• работнику до истечения 2020 года нужно сделать выбор в пользу варианта, в котором с 01.01.2020 будет вестись его трудовая книжка.

Помимо этих сведений, указанных в информации ПФР как обязательные для включения в уведомление о переходе к электронным трудовым книжкам, не лишними окажутся комментарии о:

• последствиях выбора той или иной формы трудовой книжки;
• последствиях неподачи заявления о выборе формы трудовой книжки;
• доступных способах получения сведений из электронно сформированных данных о трудовой деятельности;
• судьбе бумажной трудовой книжки, ведение которой по желанию работника будет прекращено.

Вот так примерно выглядит образец уведомления о переходе к электронным трудовым книжкам:

Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки Скачать

Поскольку извещение работника об законодательных изменениях в правилах оформления трудовых книжек считается обязанностью работодателя, ему для подтверждения факта передачи работнику уведомления следует вести учет таких уведомлений в специальном журнале, выдавая документ работнику в обмен на его роспись.

Подводим итоги

• С 2020 года действуют 2 формата трудовой книжки: старый бумажный и новый электронный, введение которого требует как от работодателя, так и работника ряда действий, связанных с переходными моментами.
• К числу обязательных действий относится уведомление работника об изменениях, произошедших в законодательстве в отношении трудовых книжек. Уведомить работника необходимо в срок не позднее 30.06.2020.
• Форма уведомления законодательно не установлена, и каждый работодатель разрабатывает ее самостоятельно. В тексте уведомления нужно отразить суть законодательных перемен и указать на необходимость выбора работником способа ведения его трудовой книжки.

Уведомление о введении электронной трудовой книжки: образец

Разговоры об отказе от бумажных трудовых книжек и введении вместо них электронных трудовых книжек (ЭТК) ведутся еще с 2017 года. И вот в конце 2019 года был принят федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ, в соответствии с которым в ТК РФ вносятся изменения.

Суть изменений заключается в том, что с 2020 года сведения о трудовой деятельности будут вестись в электронном виде. Работодатели обязаны известить нанятый персонал о предстоящих нововведениях, для этого каждому человеку необходимо вручить уведомление о переходе на электронные трудовые книжки.

Как это сделать, расскажем далее.

Важные моменты закона о введении электронных трудовых книжек

Переход на ЭТК будет происходить постепенно, в течение 2020 года. Применение электронных трудовых книжек обязательно для всех организаций и ИП-работодателей. Бумажные книжки при этом не отменяются, в 2020 году они будут применяться наравне с ЭТК.

С 2020 года работодателям нужно сдавать в ПФР новый персонифицированный отчет по форме СЗВ-ТД – сведения о трудовой деятельности по каждому работнику. Работникам данные о работе будут выдаваться в виде сведений по форме СЗИ-ТД. За неверное внесение данных и задержку выдачи сведений сотрудникам работодатели будут нести административную ответственность.

Работникам предоставлено право самостоятельно выбирать, в каком именно формате будут вестись их трудовые книжки: в виде бумажного документа или в электронном виде. Но с 2021 года на граждан, которые не имеют стажа и впервые поступают на работу, трудовые книжки будут оформляться только в электронном формате.

Необходимо зафиксировать факт согласия нанятого сотрудника на отказ от бумажной трудовой книжки или желание сохранить ее с помощью соответствующего заявления. Заявление можно написать в произвольной форме. Также кадровая служба может самостоятельно подготовить бланки заявлений и раздать их работникам.

Как работодателям подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки сказано в ст. 2 закона № 439-ФЗ

• Утвердить новые локальные нормативные акты об электронных трудовых или внести изменения в ранее действующие. При наличии выборного органа первичной профсоюзной организации надо учитывать его мнение.
• Внести соответствующие изменения в соглашения и коллективные договоры, обсудив их с представителями работников.
• Вручить всем без исключения работникам уведомления о введении электронной трудовой книжки и поставить их в известность о праве выбора между бумажным и электронным форматом.
• Технически подготовиться к передаче данных в ПРФ, приобрести соответствующее оснащение.

Уведомление об электронных трудовых книжках – порядок и сроки вручения

Уведомление работников об электронных трудовых книжках (образец приведен в конце статьи) – это письменно оформленный документ, сообщающий работникам о новых положениях трудового законодательства и о праве работника на выбор между бумажным и электронным вариантом ведения трудовой книжки. Унифицированной формы документа не существует, работодатель разрабатывает ее самостоятельно.

Уведомление о электронной трудовой книжке необходимо вручить каждому сотруднику до 30 июня 2020 года (включительно). Такое требование указано в ч. 1 ст. 2 закона от 16.12.2019 г. № 439-ФЗ. Лучше сделать это под роспись, так как, если в будущем со стороны работника возникнут какие-либо претензии – работодатель сможет доказать свою правоту.

Уведомление можно вручить двумя способами:

• передать лично в руки (под роспись на втором экземпляре или в специальном журнале);
• отправить по почте заказным письмом с уведомлением.

Второй вариант используется, если сотрудник отсутствует на рабочем месте — находится в длительном отпуске, на больничном, в командировке, декретном отпуске.

Если работник откажется принимать уведомление, работодателю необходимо составить акт об отказе от подписи. Дополнительно можно перестраховать себя и отправить извещение работнику по почте.

 Как вести электронные трудовые книжки

Какие сведения надо включить в уведомление

Уведомление работника о введении электронной трудовой книжки нужно составить на фирменном бланке организации. В документе необходимо указать такие сведения:

• наименование документа;
• дату и место составления;
• полное наименование организации или Ф.И.О. ИП;
• Ф.И.О. и должность сотрудника, которому адресовано уведомление, адрес проживания (при направлении почтой);
• основание для уведомления (введение электронных трудовых книжек);
• предложение сделать выбор между бумажным и электронным вариантом;
• подпись руководителя или начальника кадровой службы, ответственного за уведомление работников;
• подпись сотрудника о получении (с расшифровкой) и дата получения уведомления.

Как правильно составить уведомление об электронных трудовых книжках

Приведем примерную структуру уведомления:

В верхней части надо указать полное название организации или ИП, либо составить документ на фирменном бланке. Далее нужно прописать должность, Ф.И.О. получателя, указать полное наименование документа («Уведомление о введении электронной трудовой книжки»). Затем указывают дату и место составления.

Далее идет текстовая часть. Ее можно начать с вежливого обращения к сотруднику. К примеру, «Уважаемая Наталья Ивановна!». Затем необходимо изложить суть предстоящего нововведения. Логичнее начать с фразы «Уведомляем Вас, что в связи с изменением трудового законодательства с 1 января 2020 года …». Документ должен подписать руководитель или ответственное за уведомление должностное лицо.

В уведомлении следует указать просьбу к сотруднику определиться с выбором формата трудовой книжки и подать в кадровую службу соответствующее заявление в срок до 31.12.2020 г. Бланк заявления можно приложить к уведомлению.

Обратите внимание, что если сотрудник не подаст никакого заявления в течение 2020 года, работодатель обязан продолжать ведение его бумажной трудовой книжки. Выдавать трудовые на руки, сняв с себя ответственность за их хранение, можно только при наличии письменного заявления работника о переходе на электронный документ (п. 2 ст. закона № 439-ФЗ).

Образец уведомления об электронных трудовых книжках

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки: как составить, образец

Форма уведомления: образец

Как уведомить работника

Форма уведомления работников: образец

Образец уведомления об электронных трудовых книжках в едином формате не утвержден, поэтому документ самостоятельно разрабатывает работодатель. Оформить его письменно — основное требование закона. Срок уведомления также ограничен 30 июня 2020 года включительно.

Вывод! Письменная форма уведомления обязательна.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Рекомендуем включить в данный документ следующую информацию:

• Описание основной сути изменения трудового законодательства (возможность вести учет данных о трудовой деятельности в электронной системе учета Пенсионного фонда РФ).
• Предложение работнику отказаться от использования трудовой книжки в бумажном виде, перейдя на цифровой формат. Укажите, что за работником сохраняется право оставить бумажный формат и перейти на электронную систему в дальнейшем в любой момент.
• Описание порядка ответа работодателю на данное уведомление. Как, куда и в какие сроки работнику следует принести заявление (свой ответ) работодателю, а также что его ожидает в случае молчания.

Грамотное уведомление о переходе на электронные трудовые включает в себя ссылки на конкретные нормы законодательства

Нормативная база: закон «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ (далее — ТК РФ) в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» от 16.12.2019 № 439-ФЗ и ст. 66.1 ТК РФ.

Предлагаем скачать образец уведомления о введении электронной трудовой книжки на нашем сайте.

Образцы прочих документов, необходимых для введения электронных трудовых, рекомендуем посмотреть в системе КонсультантПлюс — оформляйте бесплатный доступ.

Как уведомить работника

Работника можно ознакомить с уведомлением лично под подпись в присутствии кадрового работника / руководителя. Такой вариант более безопасен при возникновении споров. Второй вариант — направить уведомление по почте.

Важно! Если направляете официальный документ по почте, всегда выбирайте заказное отправление с уведомлением и описью.

После передачи уведомления об электронной трудовой книжке от работника следует получить ответ, отказывается ли он от бумажного формата.

В случае молчания работодатель обязан продолжить вести бумажную трудовую до получения заявления о переходе на электронную.

О том, как актуально заполнять бумажные трудовые и какая ответственность за нарушения возможна, читайте в нашей статье «Образец заполнения трудовой книжки в 2020 году».

***

Все работодатели без исключения должны составить уведомление о введении электронной трудовой книжки. Передать его всем работникам нужно до 1 июля 2020 года. После этого работник сможет принять решение о переходе на электронный формат либо оставить себе бумажную трудовую.