Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении

Обновлено 07.08.2019

2018-12-05T12:51:37+03:00

Знать, как корректно произвести удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении – обязанность каждого бухгалтера-расчетчика. Однако практика показывает, что нередко сотрудники допускают ошибки при проведении этой операции. Выясним, на что обратить внимание бухгалтеру при исчислении компенсации за неиспользованный отпуск, и как грамотно возместить переплаченную сумму.

Каждому работнику сейчас положено минимум 28 дней отдыха в год (ст.115 ТК РФ). Отдельным категориям трудящихся причитаются дополнительные отпускные дни (например, за ненормируемый режим труда, работу в тяжелых, сложных опасных условиях и т.д.). Их разрешается использовать по усмотрению персонала в любое удобное время.

Ежегодный оплачиваемый отпуск оплачивается за счет средств работодателя. Для определения величины причитающихся отпускных можно воспользоваться простой формулой:

Формула расчета

Сумма отп = Сдвз (среднедневной заработок) * Кдо (количество дней отдыха).

Та же формула применяется бухгалтерами, если сотрудник отгулял отпуск авансом и увольняется. По ней определяют отпускные, положенные ему за реально проработанное время, и вычитают эту сумму из ранее выплаченных отпускных. Получившаяся разница составляет долг работника перед компанией.

Основной сложностью для бухгалтера при исчислении отпускных является правильное определение среднедневного заработка. Он зависит от:

  • расчетного периода;
  • сумм начислений;
  • количества отработанных дней в выбранном периоде.

Правила расчета среднего заработка приведены в Постановлении за №922 от 24.12.2007 (в актуальной редакции). Перечислим основные постулаты, которые следует знать бухгалтеру:

  • Если сотрудник трудится в компании более года, в расчет берется его доход за 12 месяцев, предшествующих отпуску. В противном случае, необходимо использовать для вычислений заработок за отработанные месяцы, предшествующие месяцу, в котором сотрудник отправляется отдыхать. Произвольно менять расчетный период запрещено.
  • В расчете участвуют только выплаты, относящиеся к ФОТ, т. е. начисления за действительно отработанное время, всевозможные премии, выплаты за достижение высоких результатов, сверхурочную работу и прочее. Командировочные, социальные пособия, отпускные, разовые премии к юбилеям и иные выплаты, не относящиеся к ФОТ, из общего дохода исключаются, поскольку они сами определяются расчетным путем.
  • Если в расчетном периоде персоналу поднимали зарплату, заработок за предыдущие месяцы индексируется на расчетный коэффициент.

Эти же правила применяются, если необходимо определить размер компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении либо произвести перерасчет отпускных. Здесь тоже используется приведенная выше формула.

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении

Трудовой кодекс (ст.122 ТК РФ) гласит, что право на отдых появляется у сотрудника после 6 месяцев работы в компании. По согласованию с руководителем он может отправиться в отпуск раньше. такой же преференцией пользуются отдельные категории сотрудников, например, беременные женщины (им для досрочного ухода в отпуск даже согласие нанимателя не требуется).

Остальные работники могут отдыхать в любое удобное для них время согласно утвержденному на предприятии графику. При этом допустимо брать отпуск авансом. Кроме того, нормами ст. ТК РФ установлено, что одна часть отпуска должна составлять не менее 14 дней.

Очевидно, что перечисленные выше положения Кодекса допускают, что сотрудник может отдыхать дольше, чем ему причитается за уже отработанное время.

Перед составлением приказа на отпуск специалист кадровой службы определяет, сколько дней отдыха положено сотруднику, исходя из его персонального трудового года. При этом кадровик руководствуется следующими правилами:

  • За каждый полный месяц работы положено 2,33 дня отдыха.
  • При расчете обязательно учитывается количество уже использованных дней отпуска.
  • Дополнительный отпуск всегда предоставляется после основного.

Выясним, как приведенные выше нормы законодательства применяются на практике.

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении

Мальков П. А. трудится в организации менеджером с 15.01.2019. В соответствии с нормами ТК РФ он подал заявление на отпуск сроком на 14 дней, указав период: 16-29 июля 2019 г. Затем в связи с рождением дочери счастливый отец вновь взял отпуск. Отдыхал он 17-30 сентября 2019 г.

  • Как исправить запись в трудовой книжке, если она недействительна
  • Как уволить работника, который постоянно на больничном
  • Куда обращаться сотруднику, если не выплатили заработную плату при увольнении
  • Какая мера наказания предусмотрена за прогул
  • Увольнение по статье за невыполнение должностных обязанностей: инструкция и правовые обязательства
  • Как уволиться, если дата увольнения выпадает на выходной или праздничный день: правила, уникальные ситуации, расчет
  • Процедура увольнения по статье за пьянство: чем грозит такое нарушение дисциплины, пошаговая инструкция увольнения, образцы документов
  • Порядок увольнения по сокращению штата или численности
  • Как производится компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении
  • Принуждение к увольнению: чем грозит обеим сторонам и как на него реагировать
  • Незаконное увольнение: как с этим бороться работнику
  • 77 статья Трудового Кодекса при увольнении: особенности и основания расторжения трудового договора
  • Увольнение из компании в порядке перевода: о чем нужно знать работнику и нанимателю
  • 33 статья Трудового Кодекса при увольнении
  • Увольнение инвалида: порядок действий работодателя и особенности составления документов
  • Увольнение беременной женщины по срочному трудовому договору
  • Приказ об увольнении за прогул: порядок оформления и образец заполнения приказа с пояснениями
  • Особенности получения компенсации за неиспользованный отпуск без увольнения и порядок ее расчета
  • Увольнение по состоянию здоровья: возможно ли это, порядок оформления
  • Утрата доверия, увольнение работника, статья ТК РФ
  • Как считать 2 недели при увольнении с отработкой: день начала отработки, учет выходных и праздников
  • Справки при увольнении работника в 2019 году, документы
  • Как рассчитать среднедневной заработок
  • Что делать, если работодатель не подписывает заявление на увольнение
  • Расторжение трудового договора по инициативе работника, порядок, сроки, основания для оспаривания в суде
  • Особенности процедуры увольнения при банкротстве предприятия
  • Что делать, если не выплатили зарплату при увольнении и куда обращаться
  • Отработка при увольнении: обязательна ли отработка, в каких случаях можно не отрабатывать 2 недели
  • Увольнение генерального директора ООО по собственному желанию или инициативе учредителя
  • Увольнение предпенсионного возраста — Трудовой Кодекс 2019 года: ответственность при инициативе работодателя
  • Увольнение в связи со смертью работника: образец приказа, дата и формулировка, выплаты родственникам
  • Выдача трудовой книжки при увольнении по ТК РФ
  • Увольнение по срочному трудовому договору: порядок и особенности процедуры, срок отработки
  • Какие справки при увольнении работника в 2019 году обязан выдать работодатель
  • Увольнение главного бухгалтера, основания, документы, передача дел
  • Обходной лист при увольнении: законно ли это, образец, обязателен или нет
  • Статьи увольнения с работы по ТК РФ — 77, 79, 80, 178 статья Трудового Кодекса
  • Выходное пособие при увольнении, в каких случаях положено, формулы расчета в зависимости от способа увольнения
  • Как уволить сотрудника, правила и порядок увольнения с работы, пошаговая инструкция, образцы документов
  • Компенсация при увольнении по соглашению сторон
  • Увольнение — запись в трудовой книжке, образец 2019 года
  • Как уволить совместителя по инициативе работодателя
  • Расчет при увольнении: сроки выплаты, расчет, калькулятор
  • Расторжение трудового договора по инициативе работодателя, ст 81 ТК РФ
  • Могут ли уволить беременную женщину с работы
  • Увольнение во время отпуска по собственному желанию
  • Можно ли уволиться без отработки двух недель, как писать заявление на увольнение по собственному желанию
  • Заявление на отпуск с последующим увольнением
  • Как грамотно уволиться с работы: по собственному желанию, соглашению сторон, инициативе работодателя
  • Компенсация при увольнении — какие выплаты положены
  • Увольнение во время больничного
  • Уволиться по соглашению сторон — как провести увольнение по согласию
  • По какой статье увольняют по собственному желанию
  • День увольнения считается рабочим днем или нет
  • Приказ об увольнении
  • Увольнение по статье: за что могут уволить
  • Как написать заявление на увольнение по собственному желанию
  • Увольнение за прогул
  • Увольнение на испытательном сроке
  • Испытательный срок при приеме на работу: его продолжительность, образец трудового договора
  • Порядок увольнения по собственному желанию: права и обязанности сотрудника и работодателя, запись в трудовую
  • Могут ли уволить беременную сотрудницу на испытательном сроке
  • Непрерывный стаж после увольнения по собственному желанию
  • Увольнение пенсионера
  • Увольнение материально ответственного лица по собственному желанию
  • Как уволиться генеральному директору ООО по собственному желанию и не попасть под суд
  • Отзыв заявления об увольнении по собственному желанию
  • Оплата больничного после увольнения
  • Как происходит сокращение работника с предприятия в 2019 году
  • Увольнение сотрудников в связи с ликвидацией предприятия в 2019 году: порядок действий, выплат, оспаривания
  • Увольнение по сокращению штата: выплаты и компенсации

Очевидно, что эту часть отпуска сотрудник получил авансом, поскольку право на очередные 2 недели отдыха возникнет у него лишь с 31.12.2019. На текущий момент работнику причиталось всего 18,64 дня (8 месяцев* 2,33 дня).

Если сотрудник решит разорвать трудовой договор с компанией до наступления указанной даты, некоторые дни отпуска окажутся неотработанными. Значит, бухгалтеру-расчетчику придется произвести удержание за неотработанный отпуск при увольнении.

Ситуаций, при которых сотруднику требуется отпуск, который он еще не заработал, довольно много. Перечислим основные:

  • график отпусков составлен таким образом, что часть работников берет их авансом;
  • в связи с личными обстоятельствами специалист вынужден уходить отдыхать ранее запланированного срока;
  • сотрудник принимает решение уволиться, не отработав полный год;
  • в компании происходит сокращение штата, и часть персонала увольняют без предоставления возможности отгулять положенный отпуск.

Во всех этих случаях бухгалтеру нужно разобраться, сколько отпускных положено увольняемым работникам, и, при необходимости, осуществить удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении. Разберемся, как это сделать, не пренебрегая нормами трудового законодательства.

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении

Нормы в законе, вынуждающей работодателя взыскать с работника сумму переплаченных отпускных, не существует. Истребовать задолженность – право, а не обязанность нанимателя.

При решении этого вопроса рекомендуется исходить из того, по чьей инициативе расторгается трудовой договор. Если контракт разрывает работник, его обязывают погасить долг. Если трудовые отношения прекращает работодатель, он обычно прощает задолженность.

Бесплатная консультация юриста

Бесплатная консультация юриста

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Задать вопрос

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Если компания решит простить сотруднику образовавшийся долг, это следует документально зафиксировать. При увольнении работника рекомендуется заключить с ним двустороннее соглашение, где указывается сумма долга по отпускным и число дней отдыха, взятых авансом.

В документ нередко вносят пункт об отсутствии финансовых претензий, чтобы исключить саму возможность их возникновения. В остальном соглашение составляется по правилам делового оборота.

На практике большинство компаний заставляет персонал возмещать излишне выплаченные отпускные, поскольку нести дополнительные расходы не хочет никто. Следовательно, если работник отгулял отпуск авансом и увольняется, бухгалтеру придется исчислить сумму «лишних» отпускных. Разовраться в механизме расчета задолженности поможет разбор следующей ситуации.

Порядок удержания денег за неотработанные дни отпуска при увольнении

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении – ситуация нередкая при расторжении трудового договора. Разрыв соглашения происходит вследствие нарушения рабочей дисциплины или по собственному желанию сотрудника. Если посредством проверки выявлен период отдыха, который был взят авансом к будущим месяцам отработки, работодатель вправе удержать с выплат уже уплаченные суммы.

Что такое удержание, как формируется срок

В данном случае говорят об удержании за использованный авансом отпуск, который при увольнении необходимо вернуть. Приходят к принятию решения путем расчета всех выплат. Их должны выдать уходящему с предприятия сотруднику в соответствии с Трудовым Кодексом. В такие моменты и выявляют неотработанные дни, за которые работник уже получил оплату авансом.

Читайте также:  Регламент совершения нотариусами нотариальных действий

Отпускные выплаты – это сумма, которая положена сотруднику в качестве поощрения за отработанный период. Статья 127 ТК РФ указывает – руководство предприятия должно провести расчет за неотгулянные дни. Если отдых оформлялся заранее, и отпускные работник получил в полной мере, в случае увольнения ему необходимо вернуть излишне уплаченную сумму.

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении

Правила предоставления отпускных дней

Расчет удержания за отпуск при увольнении не может происходить без предварительно предоставленного отдыха.

Это объясняется законодательством России, а именно статьей 123 ТК РФ, согласно которой каждый сотрудник с момента поступления в штат имеет право получать оплачиваемый отпуск.

В год полагается 28 дней отдыха, что определяется ст. 115 ТК РФ, причем расчет рабочего года происходит не с 1 января, а с момента поступления на работу.

Порядок расчета отпускных

Удержание при увольнении за предоставленный и оплаченный авансом отпуск происходит после расчетов сотрудниками бухгалтерии. Но предварительно они подсчитывают выплаты за положенные дни отдыха.

Здесь руководствуются Постановлением Правительства №922 от декабря 2007 года. В законопроекте сказано, что отгуливать дни сотрудник должен с оплатой, где в расчете берут средний заработок за год.

В то же время подсчитываются дни отдыха, положенные работнику.

  • Так, используют следующую формулу:
  • Количество дней = (количественное значение отработанных месяцев*рассчитанные дни отпуска за год)/12.
  • (8*28)/12=18 полных дней.

Важно знать! Расчет отпускных происходит в соответствии с данными 2-НДФЛ. Если у работника вышла дневная оплата по среднему, к примеру, 2833 рубля, значит, за 18 дней он получит 50994 рубля (2833*18).

Как образуются неотработанные отпускные

Рассчитать самостоятельно неотработанные дни, за которые может произойти удержание при увольнении за отпуск, несложно.

Для этого достаточно взять вышеприведенную формулу для подсчета положенного периода (где в результате получилось 18 дней). В указанном примере 18 дней – это немного больше 2 недель отпуска.

Если работник пожелал воспользоваться полным периодом, ему полагаются 28 суток, где 10 считаются лишними.

Их оплачивают в обязательном порядке по факту поданного заявления для предоставления почти месяца отдыха. Отсюда следует, что 10 дней – это авансовый платеж.

За него и будет рассчитывать удержание бухгалтер за неотработанные дни отпуска при увольнении после проведенных на предприятии 8 месяцев, согласно примеру.

Если сотрудник не желает лишаться части положенных выплат, ему следует отработать последние 3 месяца. Таким образом, получается год – 8+1+3.

Внимание! Получить отпуск можно уже после 6 месяцев отработки на предприятии. Это подтверждается статьей 122 ТК РФ. Но претендовать в этом случае можно только на половину периода – 14 дней.

Расчет суммы удержаний

Удержание излишне выплаченных отпускных при увольнении происходит согласно законодательству и обязательному расчету, проведенному сотрудниками бухгалтерии. Здесь в подсчетах используют получаемую зарплату за отработанный период, а также дополнительные значения.

  1. Формула складывается следующим образом:
  2. (фактические дни, отгулянные человеком – количество положенных дней)*средний заработок, рассчитанный на момент выплаты отпускных.
  3. Каждое значение подлежит более внимательному рассмотрению, что позволяет провести расчет удержания при увольнении самостоятельно.

Алгоритм расчета суммы задолженности

Поскольку расчет количества положенных дней уже был представлен, остается привести в качестве примера алгоритм подсчета среднего заработка за день. Этот показатель регулируется статьей 139 ТК РФ, где указывается, что происходит использование именно полученного значения для расчета отпускных или, соответственно, удержания.

  • Расчет среднего заработка за день происходит следующим образом:
  • Заработная плата*12/количество отработанных дней за год.
  • Удержание отпускных при увольнении происходит с использованием среднего значения, которое было рассчитано на момент ухода на отдых.
  • Отсюда следует, что полный алгоритм, как происходит удержание отпускных при увольнении, представляется следующим образом на примере:
  1. Гражданка Галина Р. увольняется с предприятия по причине сокращения штатов с получением всех сумм компенсаций. При расчете сотрудники бухгалтерии обнаружили лишние 9 дней, оплаченных в счет отпуска.
  2. На момент отпуска женщина отработала всего 10 месяцев, а зарплата за месяц представлялась около 29000 рублей согласно полученным сведениям из справки 2 НДФЛ. Получается, что средний заработок за день, на момент предоставления дней для отдыха, рассчитывается как: 29000*12/257 = 1354 рублей.
  3. Удержание за неотработанные дни отпуска при увольненииОтсюда следует, что отпускные были рассчитаны за 28 дней, как 1354*28=37912 рублей.
  4. Если Галина Р. получила лишние 9 дней отпуска, значит, с нее будет удержано 1354*9=12186 рублей.

При этом следует, что, несмотря на рассчитанную сумму удержания за неотработанный отпуск при увольнении, работодатель не может забрать больше 20% от всего полученного денежного значения.

Пересчет налоговых удержаний

Удержанные денежные средства уменьшают налоговую базу по взносам в ФСС, вследствие чего работодатели преимущественно именно «отбирают» ранее выданные суммы с сотрудников.

Но руководство может простить работнику представленные значения выплаченных денежных средств, поэтому отображать какие-либо изменения в бухгалтерских проводках нет необходимости.

Этот момент просто не обозначают в документах, поэтому отчеты переписывать не требуется.

Что касается налогов, то сотрудники бухгалтерии попросту проводят расчет заработной платы за последний месяц до увольнения с учетом удержаний.

Таким образом, уходящий с предприятия работник получает выплаты меньше положенной суммы. Это происходит по документам, но начисленная заработная плата осуществляются ему в полном размере.

При составлении приказа момент удержания прописывают в обязательном порядке.

Соглашение о прощении долга

Согласно законодательству работодатель имеет право удержать выплаты, но не обязан это проводить. Поэтому зачастую бухгалтерия делает запрос руководителю организации – как поступить с уплаченными днями. На основании принятого решения проводят все необходимые расчеты и перечисления на банковские карты.

Совет! Специального соглашения писать нет необходимости. Достаточно не указать момент расчета удержания в документах и не возвращаться к прежним данным, где требуется осуществить соответствующие изменения в бухгалтерских проводках.

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении

  • происходит сокращение штата;
  • сотрудник вследствие своих медицинских показаний отказывается на перевод на другую должность;
  • происходит полная ликвидация организации;
  • мужчина был призван на срочную военную службу;
  • произошла смерть одной из сторон составленного ранее трудового договора.

Отсюда следует, что процесс может быть запущен только при добровольном увольнении или на основании нарушения рабочей дисциплины.

Удержание суммы за неотработанный отпуск – это добровольная процедура для работодателя. Воспрепятствовать сотрудник этому не может, поскольку все происходит на основании составленного приказа по увольнению, который подписывается директором предприятия.

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении: в каком случае производится и как

По закону каждый сотрудник после определенного периода работы имеет право взять отпуск.

Несмотря на то, что период отдыха должен предоставляться согласно утвержденному графику, с разрешения начальства он может передвигаться на более ранние сроки.

В результате, если такой работник решит расторгнуть трудовой договор, у него возникнет удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении.

При каких условиях могут появиться неотработанные дни отпуска

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольненииТК определяет, что возможность получить ежегодный оплачиваемый отпуск у каждого сотрудника возникает только после того, как он будет трудиться в компании не меньше 6 месяцев. Причем взять он может сразу полный период. Однако, если в дальнейшем у него возникнет желание произвести увольнение, то от него потребуется вернуть денежные средства, которые были выданы за неотработанные дни отдыха.

Закон обязывает каждого работодателя перед началом нового года оформлять и вводить в действие график отпусков на будущий период. В случае, если сотрудник отправляется отдыхать сразу в начале года, то может создаться прецедент, что отпуск будет начислен фактически авансом за весь будущий год.

Ведь перед тем, как отпустить работника отдыхать, кадровик производит расчет даты, по которую предоставляется время отпуска. В этом случае действует правило, что каждый полный месяц дает право на 2,33 дня оплачиваемого отдыха.

Помимо основного периода, законом либо внутренними нормативными актами еще может предоставляться дополнительный отпуск.

Внимание! Поскольку отдых ему уже предоставлен, но фактически данные дни еще не отработаны, то при увольнении бухгалтеру придется произвести удержание за неотработанный отпуск при увольнении.

Выполнять удержание из зарплаты ранее выданных отпускных — это право, а не обязательное к выполнению действие для работодателя. При увольнении такого рода работника администрация имеет право решить не удерживать с него лишние суммы.

При этом формат данного решения не регламентирован. Можно просто сказать сотруднику, что возвращать лишние отпускные не нужно.

Но поскольку в случае возникновения разногласий, устную договоренность никак нельзя будет подтвердить, лучше все же закрепить такое решение документально.

Например, можно подписать двухстороннее соглашение о том, что предприятие прощает долг работника перед ним по выплаченным отпускным.

Помимо этого, в таком документе также желательно показать сумму, которая «прощается» работнику, а также число дней отпуска, за какие она начислена. В конце соглашения обязательно проставляются реквизиты каждой стороны, подписи и печати (при наличии).

Работник может принять решение по своему желанию вернуть сверх полученную им сумму. В этой ситуации бухгалтеру не придется выполнять удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении.

В каких ситуациях можно выполнять удержание за эти дни, а когда нет

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении

К ним относятся:

  • Если на предприятии проводится процедура сокращения;
  • Если работник увольняется по причине ликвидации организации;
  • Если заключение медосмотра требует перевода сотрудника на место с более легким трудом, и производится увольнение по причине отсутствия необходимых вакансий либо отказа самого работника от перевода.
  • Происходит увольнение директора либо главного бухгалтера из-за смены собственников компании;
  • Работнику приходится увольняться в связи с призывом на армейскую службу;
  • Расторжение контракта производится по причине кончины работника;
  • Сотруднику выдано медицинское заключение о невозможности дальнейшего исполнения трудовых обязанностей;
  • Трудовое соглашение расторгается из-за форс-мажорных обстоятельств (катастроф, стихийных бедствий, эпидемии, аварии и т.д.)

Размер удержаний

Согласно ТК, администрация наделена правом удержать из заработка работника суммы сверх выданных ему отпускных. Весь долг можно удержать в полном объеме, но с любой из выплат можно снимать не свыше 20% от нее.

Чаще всего возникает ситуация, что сотруднику полагается только одна выплата — и это расчет при увольнении. При этом 20% от него не хватает, чтобы в полной мере погасить весь образовавшийся долг. Тогда сотрудник может выразить добровольное решение, и передать оставшуюся часть по личной инициативе в кассу либо зачислить на расчетный счет.

Внимание! Если же он не хочет добровольно выплачивать оставшуюся сумму, то получить ее можно только при помощи передачи дела в суд. Однако судебные решения по такого рода разбирательствам крайне противоречивы — в двух аналогичных случаях судья может принимать как одну, так и другую сторону дела.

Когда бухгалтер производил расчет отпускной выплаты к выдаче, им использовалась информация о среднем заработке этого работника. Точно таким образом необходимо поступать и когда нужно определить сумму отпускных к возврату.

При этом производить расчет снова на день увольнения не нужно — необходимо найти в архиве бланк расчета самих отпускных, и взять этот показатель оттуда. Для указанных целей на предприятиях обычно используется записка-расчет по форме Т-60.

Также необходимо точно определить количество дней, за какие были получены лишние отпускные. Для этого можно воспользоваться калькулятором отпускных.

Читайте также:  Дарение квартиры несовершеннолетнему ребенку: как составить договор

После этого можно приступать к расчету суммы к возврату. Чтобы это сделать, необходимо средний дневной заработок умножить на число переплаченных дней.

Внимание! В ситуации, если длительность последнего периода отдыха меньше, чем число излишне оплаченных дней, то сначала задолженность рассчитывается с использованием среднего заработка последнего периода, затем — того, какой использовался в предыдущем и т. д.

Закон устанавливает, что размер долга может быть удержан только после того, как с зарплаты были сняты все предписанные законодательством налоги и сборы.

Перед тем, как удерживать сумму долга, необходимо издать соответствующее распоряжение. Для него нет строго утвержденной формы, и обычно такой документ составляется с использованием фирменного бланка. В нем нужно указать полные Ф.И.О. работника, какое число дней отпуска было предоставлено ему излишне, с каких денежных средств будет выполняться удержание, точная сумма.

С составленным бланком нужно ознакомить сотрудника под роспись. В нем также рекомендуется сделать графу, в какой работник будет не только расписываться, но и письменно выражать свое согласие на удержание.

Налоговые особенности

Необходимость пересчета начисленных налогов и взносов зависит от того, что администрация решила делать с излишне выданными отпускными. Если данные суммы «прощены» работнику, то производить перерасчет НДФЛ и страховых взносов делать не нужно. Они, в первую очередь, являются выплатами работнику, а потому подлежат как обложению НДФЛ, так и начислению на них выплат по страхованию.

С другой стороны, при отказе в удержании суммы, необходимо произвести корректировку базы по расчету налога на прибыль — их необходимо исключить из расходов, уменьшающих доходы.

При удержании выполнять корректировку сумм взносов и удержанного налога НДФЛ необходимо только в момент увольнения. Вносить исправления в тот день, когда производились сами выплаты, не нужно.

Размер отпускных, какие были выданы излишне, уменьшают базу по взносам в соцфонды в месяц их возврата работником. В связи с этим расчет отчислений нужно будет производить по уменьшенной базе.

Когда производится оформление бланка 2-НДФЛ, то необходимо на сумму удержанных отпускных уменьшить размер полученного заработка в этот месяц, а сумму начисленного НДФЛ — на сумму налога, полученного при пересчете.

Внимание! За администрацией устанавливается обязанность при возникновении излишне удержанных сумм НДФЛ, сообщить об этом работнику в срок 10 дней. Последний должен подать заявление на возврат этих сумм.

Администрация, после получения данного заявления, может уменьшить сумму налога, который нужно перечислить в бюджет, на размер налога, предъявленный работником к возврату.

Бухгалтерские проводки

Порядок, как в бухгалтерском учете показывать удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении было раскрыто Минфином в его письме, опубликованном в 2003 году. При этом в нем был показан случай, при котором работник добровольно погашает сумму долга наличными средствами. В документе Минфин советует для выполнения всех корректировок пользоваться методом сторно.

По Дебету По Кредиту Описание операции
20,23,25,26,44 70 Сторнирование суммы излишне выплаченных отпускных за период отпуска. При этом в качестве счета затрат выбирается тот, где производится учет отпускных выплат данной категории сотрудников.
96 70 Сторнирование сумм отпускных, которые начислялись из резерва. Эту проводку необходимо делать, если суммы отпускных выплачиваются из резерва, а не сразу списываются на счета затрат.
50 70 В кассу передана сумма излишне выданных отпускных
70 68 Производится сторнирование начисленных налогов и взносов.
20,23,25,26,44 69

Удержания при увольнении за предоставленный "авансом" отпуск

18.10.2006
Бухгалтерский ДЗЕН
подписывайтесь на наш канал
Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении Время отпусков осталось уже позади, но проблемы, с ними связанные, могут возникнуть и позже — например, если увольняющийся работник отгулял отпуск «авансом». В этом случае работодатель вправе удержать сумму за неотработанные дни отпуска. Проблема в том, что действующим законодательством (налоговым и трудовым) данный вопрос регулируется далеко не в полной мере. В связи с этим в настоящее время существуют прямо противоположные точки зрения и на порядок взыскания удерживаемых сумм, и на связанные с этим вопросы налогообложения. Разбирается в проблеме Л.П. Фомичева, аудитор, член Палаты налоговых консультантов РФ (fomicheval@mail.ru), а методисты фирмы «1С» рассказывают, как отразить соответствующие операции в «1С:Предприятии».

Отношения наемного работника и работодателя регулируются Трудовым кодексом РФ. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации.

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации (ст. 122 ТК РФ). Подробнее о предоставлении отпусков и их оформлении читайте здесь.

Отпускные работнику следует рассчитывать по общим правилам, установленным в статье 139 ТК РФ.

Не останавливаясь подробно на правилах расчета среднего заработка для оплаты отпуска, отметим лишь, что в соответствии с новой редакцией ТК РФ с 6 октября 2006 года устанавливается новый порядок его расчета.

Расчетный период будет составлять 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску (сейчас три), а среднемесячное количество рабочих дней — 29,4 (сейчас 29,6). 12 календарных месяцев (ст. 139 ТК РФ), предшествующих периоду расчета отпуска будут браться перед 1 числом месяца ухода в отпуск.

Подробнее об изменениях в трудовом законодательстве читайте здесь.

Итак, работник может получить отпуск не за фактически отработанное время, а «авансом». И часть выплаченных ему отпускных будет являться авансом за предстоящую работу в организации.

Отношения наемного работника и работодателя регулируются Трудовым кодексом РФ. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации.

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации (ст. 122 ТК РФ). Подробнее о предоставлении отпусков и их оформлении читайте здесь.

Отпускные работнику следует рассчитывать по общим правилам, установленным в статье 139 ТК РФ.

Не останавливаясь подробно на правилах расчета среднего заработка для оплаты отпуска, отметим лишь, что в соответствии с новой редакцией ТК РФ с 6 октября 2006 года устанавливается новый порядок его расчета.

Расчетный период будет составлять 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску (сейчас три), а среднемесячное количество рабочих дней — 29,4 (сейчас 29,6). 12 календарных месяцев (ст. 139 ТК РФ), предшествующих периоду расчета отпуска будут браться перед 1 числом месяца ухода в отпуск.

Подробнее об изменениях в трудовом законодательстве читайте здесь.

Итак, работник может получить отпуск не за фактически отработанное время, а «авансом». И часть выплаченных ему отпускных будет являться авансом за предстоящую работу в организации.

При прекращении трудового договора с работником работодатель обязан в день его увольнения выплатить работнику все причитающиеся ему суммы, в т. ч. за все неиспользованные отпуска (ст. 140 и 127 ТК РФ).

В то же время при наличии задолженности работника перед работодателем последний имеет право удержать, во-первых, суммы, на удержание которых работник дал согласие, во-вторых, суммы, удержание которых возможно без согласия работника, то есть на основании «буквы закона».

Если работник увольняется до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск «авансом», работодатель имеет право удержать из его заработной платы сумму за неотработанные дни отпуска, за исключением определенных случаев (ст.

137 ТК РФ).

Удержания за эти дни не производятся в случае, если работник увольняется по ряду оснований, предусмотренных ТК РФ.

Целью удержания сумм отпускных именно из зарплаты работника является погашение его задолженности работодателю, ибо эти суммы работником не заработаны. Они были выданы работнику с условием их последующей отработки, однако работник данное условие не выполнил. Поскольку он, получив незаработанные деньги, как бы неосновательно обогатился, а выдавший их работодатель понес убыток.

Общими положениями статьи 138 ТК РФ ограничиваются удержания с целью предоставления работнику гарантированных средств к существованию.

В ней говорится о недопустимости превышения 20-процентного размера удержаний при каждой выплате зарплаты.

Это правило распространится только на зарплату, и под данное ограничение не подпадут иные выплаты, не связанные с вознаграждением за труд и сопутствующими ему начислениями компенсационного и стимулирующего характера.

Предусмотренные данной нормой ограничения при удержаниях за неотработанный отпуск, по мнению автора, не должны применяться.

Законодатель, как следует из абзаца 5 части 2 статьи 137 ТК РФ, не ограничивает работодателя каким-либо процентным лимитом, а однозначно указывает на допустимость удержания долга в размере всех неотработанных дней.

То есть действует специальная норма абзаца 5 части 2 статьи 137 ТК РФ, а не общая (ст. 138 ТК РФ).

Но последнее слово, естественно, остается за судами Возможно, по данному вопросу будет выпущено официальное разъяснение компетентного органа государства.

Погашение долга увольняющегося работника перед работодателем возможно из всех выплат, кроме средств, с которых не производится удержание согласно нормам ТК РФ или иных законов.

К таким выплатам относятся различные пособия по социальному страхованию, суммы возмещения нанесенного работнику вреда и другие целевые выплаты, не связанные напрямую с количеством, качеством и условиями труда работника.

В случае спора о размерах сумм, причитающихся работнику при увольнении, работодатель обязан в день увольнения выплатить не оспариваемую работником сумму (ч. 2 ст. 140 ТК РФ).

Сопоставление текста абзаца 5 части 2 статьи 137 ТК РФ и части 3 статьи 137 ТК РФ не дает возможности принять решение о возможных сроках удержания.

Поэтому на практике в части удержаний за отпуск положения части 3 статьи 137 ТК РФ не действуют.

В то же время возможны случаи, когда удержание неотработанных отпускных с работника теоретически допустимо, но практически неосуществимо — например, когда у работника нет причитающихся к выплате сумм или их недостаточно.

Вот с этого места мнения специалистов диаметрально расходятся. Одни уверяют, что взыскание переплаченных работнику сумм через суд в таких случаях недопустимо.

В подтверждение своей правоты сторонники данной точки зрения ссылаются на абзац 3 статьи 2 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 (далее по тексту — Правила об отпусках).

В нем сказано, что «если наниматель, имея право на удержание, фактически при расчете не смог произвести его вовсе или частично (например, вследствие недостаточности сумм, причитающихся при расчете), то дальнейшее взыскание (через суд) не производится».

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении

Как произвести удержание за неотработанные дни отпуска в случае увольнения5 (100%) 1 vote

Работодатели редко идут навстречу своим сотрудникам, предоставляя отпуск авансом.

Во многом это связано с тем, что у человека есть право уволиться в любой момент времени по собственному желанию. То есть работник вправе не отрабатывать дни отпуска, которые были предоставлены ему наперед.

Отметим, что руководство вправе произвести некоторое удержание из расчета при увольнении, но есть серьезные ограничения и важные нюансы в данном процессе.

Зачем нужно удержание за неотработанные дни отпуска

Каждый трудоустроенный гражданин имеет перечень прав, которые в частности включаются в себя право на ежегодный оплачиваемый отдых. В связи с этим работодатель с первого дня службы сотрудника делает специальные отчисления на отдельный счет, формируя отпускные выплаты.

В большинстве случаев отпуск предоставляется по факту отработанного времени, то есть компания не несет финансовых потерь. Та выплата, которая предоставляется – это скопленные для данного работника деньги. Но если человек имеет основания или просто хочет отдохнуть большее количество дней, чем то, на которое он наработал, то возникает сложный момент.

Компания обязана перечислить отпускные, даже если человек уходит в отпуск преждевременно или на дольше время, в полном объеме. Таким образом, фирма финансирует отдых сотрудника из собственных средств, которые гражданином еще не отработаны. На основании этого факта у работодателя возникает право на возмещение данной суммы в будущем.

В большинстве случаев деньги не компенсируются в прямом виде, а служащий просто продолжает трудиться. За каждый его день по-прежнему делаются отчисления, но уже не ему на отдельный счет, а непосредственно работодателю. Так продолжается пока долг полностью не гасится.

Если работник принимает решение разорвать трудовые отношения до того момента, пока не отработает все отгулянные дни, то руководство может сделать вычет из его расчета. Таким образом, предприятие возвращает вложенные в сотрудника деньги.

Когда появляются неотработанные отпускные

Право на отдых, по общему правилу, возникает у работника после полугода непрерывной службы у конкретного работодателя. При этом Трудовой кодекс не запрещает руководству отпустить сотрудника на отдых раньше, а в некоторых случаях даже обязывает. К ним относятся:

  • Для женщины – уход в отпуск по беременности и родам;
  • Для мужчины – рождение ребенка;
  • Отдых несовершеннолетним гражданам;
  • Отпуск сотрудникам, усыновившим ребенка до 3 месяцев.

Некоторые жизненные обстоятельства также могут стимулировать ранний уход на отдых, например, если человек совместитель и у него начинается очередной отпуск на основной занятости. Независимо от причин, ситуации, когда у работника есть неотработанные дни отпуска достаточно распространенные.

Порядок удержания при увольнении

Если у увольняющего сотрудника есть неотработанные дни отпуска за рабочий год, то в первую очередь стоит ему об этом сообщить. Некоторые люди просто не знают о том, что у них есть долги перед работодателем подобного рода, так как не разбираются в нюансах расчета количества отпускных дней.

Отметим, что оповещать сотрудника об этом руководство не обязано. Можно даже произвести удержание без уведомления.

Закон ограничивает максимальную сумму, которую вправе взыскать работодатель – 20% от общего расчета, получаемого сотрудником. Сложности возникают, когда долг служащего больше, чем указанный процент. Есть три выхода из данной ситуации:

  1. Попросить сотрудника самостоятельно внести недостающую сумму в кассу компании.
  2. Обратиться за взысканием в суд.
  3. Простить задолженность и зафиксировать это документально.

  Когда положен отпуск на новой работе

В суд работодатели обращаются редко. Во-первых, суммы, как правило, не столь существенны, чтобы взыскивать их в судебном порядке. Во-вторых, у недавно уволившегося сотрудника может просто не быть денежных средств.

Если было принято решение об удержании, то последовательность действий будет следующая:

  • Расчет суммы долга;
  • Определение итоговых выплат;
  • Вычитание всей задолженности или 20% от выплат;
  • Фиксация произведенных действий в документации;
  • Выдача денежных средств и трудовой книжки сотруднику.

Если сумма долга большая, то надо найти компромисс с сотрудником.

Некоторые компании идут навстречу увольняющимся служащим и уменьшают сумму. Также фирмы допускают внесение компенсации в рамках месяца.

Как рассчитать сумму задолженности

При определении суммы задолженности необходимо выполнить несколько последовательных шагов. По сути, надо выяснить, сколько неотработанных дней у гражданина и какая выплата была за них произведена, это и будет суммой долга.

Определение среднего дневного заработка

При определении среднедневного дохода гражданина важно учитывать следующие аспекты:

  1. По общему правилу, за основу берется доход за последний год, но есть два исключения. Во-первых, если человек трудится менее года, то при расчете используется весь период службы. Во-вторых, если в предыдущий год доход был ниже среднего (например, был отпуск по уходу за ребенком), то можно взять иной расчетный период.
  2. В среднем дневном доходе учитываются только выплаты, прописанные в трудовом договоре – заработная плата, аванс, премии. Но не добавляется материальная помощь, командировочные и так далее.

Если в результате вычислений сумма получилась не ровная, то ее допустимо округлить в пользу сотрудника.

Подсчет количества неотработанных месяцев

За каждый полный отработанный месяц человеку начисляется определенное количество дней отпуска.

Если речь идет о стандартном периоде отдыха в 28 дней, не предполагающим увеличение и дополнения, то за каждый месяц плюсуется 2,33 дня отпуска.

В отношении целого отработанного месяца ситуация понятна, а при неполном периоде действуют следующие правила:

  • Отработано более 15 дней – месяц считается, как полный, то есть, за него начисляется 2,33 дня;
  • Человек был на службе менее половины месяца – период не учитывается при текущем расчете отпускных.

Таким образом, бухгалтер в первую очередь считает цельные месяцы после последнего отдыха (или с момента приема на работу, если отпуск еще не предоставлялся), затем смотрит на неполные. Сложить несколько не полностью отработанных периода нельзя. Полученная сумма месяцев умножается на 2,33, и получается количество дней отпуска, которые положены сотруднику.

Расчет количества дней отпуска

Для того чтобы определить, сколько неотработанных дней есть у сотрудника необходимо сначала вычислить, какое количество дней положено. Инструкция по этому шагу представлена выше. А затем из числа отгулянных дней вычесть полученную сумму.

Рассмотрим пример:

  1. Сотрудник К. устроился в компанию Г. 10 января 2020 года и отработал в ней по 5 сентября 2020 года.
  2. За данный период служащий дважды брал ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 дней каждый.
  3. Определим, какое количество дней ему положено за отработанный период, при условии, что по трудовому договору за год ему начисляется 28 дней. Расчет: 7 полных месяцев + 1 месяц с 20 днями + 1 с 5 днями = 8 месяцев, так как учитываются только цельные и те, где отработка более половины. Далее 8 месяцев умножаем на 2,33 и получаем 18,64. Округление производится в пользу сотрудника, то есть будет 19 дней.
  4. Подсчитаем количество неотработанных дней: 14+14-19=9 дней.

Таким образом, у сотрудника есть задолженность перед компанией, которая равна среднему доходу за 9 дней. Это и есть излишне выплаченные отпускные.

Если работник отдыхает авансом

Как отмечалось выше, отдых авансом может быть предоставлен как по объективным причинам, предусмотренным законодательством, так и просто по согласованию сторон. Если человек ушел в отпуск до того, как отработал на него, то обязательства сделать это в будущем на него не накладывается, но работодатели на это рассчитывают.

Когда служащий увольняется до полного расчета, то перед руководством встает вопрос, либо простить долг, либо сделать все для возвращения денег. Отметим, что в редких случаях речь идет о крупных суммах, тем более что по закону до 20% можно вычесть из расчета даже без согласия служащего.

Как рассчитываются авансовые отпускные

Отпуск авансом ничем не отличается от обычного с точки зрения формирования отпускных. Работодатель предоставляет сумму, которая определяется посредством умножения среднедневного дохода гражданина на количество дней отдыха.

При расчете первого показателя, как правило, берется общая сумма выплат за прошедший год, и делиться на количество дней. Если сотрудник трудится в компании менее 12 месяцев, то сумма всех заработных плат делится на количество отработанных в компании дней.

Выплата отпускных за неотработанный период фиксируется не только во внутренних документах компании, но и в налоговом отчете.

Отпускные за отпуск авансом выплачиваются в полном размере независимо от того, на какое количество дней уже наработал человек. Роль играет только сумма дней, указанных в приказе на отпуск.

Запрет на удержание отпускных

Удержание за неотработанные дни – это право, но не обязанность работодателя. Руководитель может и простить долг сотруднику. Рекомендуется в таком варианте при увольнении составить акт, по которому компания не имеет финансовых претензий к служащему за авансом отгулянные дни отпуска.

  Отпуск перед декретом: сколько дней и кому положено

Как правило, денежные средства надо удержать, если инициатором расторжения трудового договора является сотрудник. Когда увольнение происходит из-за работодателя, то долг в большинстве случаев прощается, но руководитель может и в этом случае сделать удержание средств.

Наряду с этим есть ситуации, когда удержание денежных средств недопустимо по закону, так же как и отправка человека в отпуск при увольнении:

  • Ликвидация компании;
  • Призыв сотрудника на военную службу;
  • Расторжение соглашения с высшим руководящим составом в связи со сменой собственника;
  • Признание человека нетрудоспособным, например, в связи с ухудшением здоровья;
  • Восстановление в должности по решению инспекции труда;
  • Форс-мажорные обстоятельства, не допускающие продолжение трудовой деятельности.

При вышеуказанных обстоятельствах взыскание долгов с сотрудников за использованные авансом дни отпуска будет противозаконным. А вот выплатить компенсацию за не отгулянные дни работодатель обязан в полном объеме.

Нюансы по налогам

Все выплаты, производимые работодателем своим сотрудникам, облагаются налогом. В связи с этим, когда речь идет об авансовых отпускных и последующем удержании, важно грамотно не только произвести расчеты, но и рассчитать налоги. При удержании сведения вносятся в текущем расчетном периоде, так как речь идет не о счетной ошибке, а внесении новой информации.

НДФЛ

Работодатель, как налоговый агент, регулярно делает отчисления за своих сотрудников в бюджет.

Делается это на ежемесячной основе, следовательно, НДФЛ за авансовые отпускные уже был перечислен в бюджет.

При возмещении денежных средств работником делается корректировка по 6-НДФЛ или 3-НДФЛ в зависимости от того в этом или прошлом календарном году был отпуск у служащего.

Исправления в периоде предоставления отпуска делать не нужно, так как в тот момент ошибок не было – человек уходил в отпуск и получил полную выплату.

Налог на прибыль

Все выплаты сотрудникам являются расходной частью компании. При их уменьшении, увеличивается налогооблагаемая база по налогу на прибыли. В зависимости от того, будет ли произведено удержание за неотработанные дни, допустимо два варианта развития событий:

  1. Стонирование, если долг погашается в добровольном или принудительном порядке.
  2. Исключение «лишних» отпускных из налоговой базы, при прощении долга.

Все действия выполняются бухгалтером по распоряжению начальства или на основании имеющихся фактов.

Страховые взносы

Если реализуется процедура стонирования авансовых платежей, то уменьшается база для исчисления страховых взносов. В связи с этим бухгалтеру необходимо сдать отчеты по форме РСВ-1 и ФСС-4 для корректировки сведений.

В корпоративном мире распространено предоставление отпуска авансом. Делается это иногда в силу объективных причин, а иногда просто по просьбе сотрудника. В результате у человека появляются неотработанные дни отпуска.

При увольнении за данный период работодатель вправе сделать удержание, так как при выплате отпускных он перечислил свои средства служащему.

Допустимо вычитание максимум 20% от итогового расчета, если задолженность больше, то руководство может либо обратиться в суд, либо договориться с сотрудником, либо простить остаток.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *