> Блог > Деятельность отдела кадров в организации: виды, нормы, необходимая документация
Из этой статьи вы узнаете:
- В чем заключается деятельность отдела кадров
- Какие документы обязательны для деятельности отдела кадров
- В чем особенности планирования как вида деятельности отдела кадров
Отделы кадров в организациях обычно входят в службы управления персоналом и выполняют свои функции.
Но их обязанности не сводятся исключительно к оформительской работе, касающейся отношений работодателя и персонала: ведению отчетности, делопроизводства и т. п.
Возможно, в советские времена все обстояло именно так, но сейчас деятельность отдела кадров представляет собой разнообразную и многоплановую работу. Рассмотрим ее подробнее.
Функции и деятельность отдела кадров
Отдел кадров играет далеко не последнюю роль в компании, и его положение в организационной структуре предприятия отражает значимость его деятельности. Некоторые даже считают, что отдел кадров – визитная карточка организации, ее лицо, поскольку именно с этим подразделением сталкивается каждый новый сотрудник, принимаемый на работу.
Главной функцией отделов кадров является поиск, наем персонала и текущее взаимодействие с трудовым коллективом. Ограничивать деятельность отдела кадров только подбором новых сотрудников и их оформлением на работу – неудачное решение для бизнеса.
Без плотного взаимодействия со сложившейся командой и знания специфики функционирования фирмы невозможно правильно набирать новый штат.
В наше время работа с кадрами является совокупностью организационных и других мер и действий, которые необходимы для наиболее полного использования деловых способностей, умений и навыков персонала. Компетентный, мотивированный и заинтересованный в плодотворной работе штат сотрудников – цель деятельности любого отдела кадров. Без этого подразделения, осуществляющего подбор, учет и сопровождение работников, сложно представить функционирование успешной современной организации.
- Деятельность отдела кадров на предприятии направлена на выполнение следующих функций:
- выявлять потребность в новых сотрудниках, вести поиск и наем работников вместе с руководителями подразделений;
- анализировать текучку кадров и искать способы ее снизить;
- составлять для специалистов штатные расписания;
- оформлять личные дела работников, по их просьбе выдавать необходимые справки, ксерокопии документов;
- осуществлять все операции с трудовыми книжками: принимать, хранить и выдавать их, заполнять в соответствии с актуальными стандартами и нормами оформления по ТК РФ;
- формировать график отпусков, заниматься их учетом (тоже согласно трудовому законодательству);
- организовывать для персонала аттестации, подготавливать планы карьерного развития;
- создавать планы повышения квалификации кадров.
Этапы аттестации персонала: грамотная оценка профессионализма сотрудников
Необходимая документация для деятельности отдела кадров
- Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ).
До того, как начинать набирать персонал, отдел кадров обязан сформировать и утвердить у руководства компании штатное расписание. На его основе уже определяется количество актуальных вакансий.
На этот документ можно опираться, аргументируя в суде правомерность увольнения сотрудника по сокращению личного состава.
Штатное расписание будет потребовано судом при рассмотрении любого дела, касающегося трудовых отношений, и если проигнорировать этот запрос или подать неправильно составленное расписание, то работодатель лишается шанса выиграть спор.
Подготовка пакета кадровых документов начинается с трудового договора, заключаемого с сотрудником в письменном виде, с подписями обеих сторон.
В нем должны быть отражены условия трудовой деятельности и вознаграждения, соответствующие трудовому законодательству и удовлетворяющие как работодателя, так и работника.
Оформление данных бумаг – одна из важнейших задач, которую решает отдел кадров в своей текущей деятельности.
- Правила трудового распорядка.
Этот внутренний нормативный акт является обязательным для любой компании. Он устанавливает порядок приема и увольнения кадров, списки прав и обязанностей, ответственность нанимателя и работника, режим работы и отдыха, способы мотивации сотрудников, виды дисциплинарных взысканий и многие другие аспекты трудовых отношений.
- Приказ (распоряжение) о приеме на работу.
На основании данного документа новому сотруднику выделяют рабочее место, закрепляют за ним необходимое имущество. Отдел кадров готовит его вместе с трудовым договором на имя работника. Кадровики и непосредственный руководитель нового сотрудника знакомят его с деловой перепиской, необходимыми актами и т. д.
- Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них.
В этой книге трудящийся расписывается при увольнении и получении трудовой. Она должна быть прошнурована и пронумерована, содержать печати и подпись. За этим следит отдел кадров.
- Договор о полной материальной ответственности.
Деятельность отдела кадров включает в себя подписание с работниками договоров о полной материальной ответственности. Это делается в случаях, когда служащий получает какие-либо материальные ценности на хранение, обработку, продажу (отпуск), транспортировку, использование в ходе производства. Материально ответственным может быть только совершеннолетний гражданин.
Работодатели обязаны вести график отпусков сотрудников согласно форме № Т-7 (утверждена постановлением Госкомстата № 1 от 5.01.2004 г.). Помимо формальных требований, к этому документу применяются законодательные нормы.
Это соблюдение права некоторых категорий трудящихся на отпуск в определенное или выбранное ими время; предоставление отпуска лицам, работающим по совместительству, одновременно с их отпуском на основном месте работы, и т. д.
Документирование времени отдыха входит в деятельность отдела кадров, равно как и учет отработанного времени.
- Положение об оплате труда.
- Положение о премировании.
Это еще один внутренний документ компании, регламентирующий вопросы оплаты труда. Его готовит отдел кадров, а утверждает руководитель организации специальным приказом.
Премии – дополнительные, свыше стандартного оклада, денежные выплаты работникам – необходимы для того, чтобы поощрить их за качественный результативный труд и мотивировать к дальнейшему профессиональному развитию.
Они начисляются тем сотрудникам, которые соответствуют заранее утвержденным условиям премирования.
Этот круг лиц, а также условия выдачи премий и их размер соответственно каждой должности или специальности (либо предельное значение) описываются Положением о премировании.
Эффективное премирование работников: как оно осуществляется
- Табели учета рабочего времени.
Они активно применяются в деятельности отдела кадров относительно работников с гибким графиком, для которых нужно постоянно вычислять суммарное рабочее время. В документах этого типа учитывается фактически отработанное за месяц время каждого такого сотрудника (по каждому числу месяца), указывается его Ф. И.
О. и табельный номер.
Ведением этих табелей занимается табельщик или другой работник, обязанный заниматься этой деятельностью по приказу руководства компании. Учет отработанного времени необходим для полноценной деятельности бухгалтерии, начисляющей зарплаты, и отдела кадров, контролирующего работу персонала.
- Положение о защите персональных данных работников.
Этот документ содержит информацию о том, каковы цели и задачи компании в области защиты персональных данных, в каких отделах и на каких носителях эти сведения хранятся, какими способами собираются и обрабатываются, кто из сотрудников имеет доступ к ним, какая деятельность осуществляется для защиты данных от несанкционированного доступа персонала компании и третьих лиц. Подготовленное отделом кадров Положение о защите персональных данных работников должно быть подписано главой компании.
Планирование как вид деятельности отдела кадров
Планирование имеет два аспекта. В общем смысле так называют деятельность, направленную на разработку стратегии и политики компании, а также отбор методов их реализации. По сути, эта работа сводится к написанию планов – официальных документов определенного типа.
Немаловажным компонентом данной деятельности фирмы является кадровое планирование. Его задачи – обеспечивать компанию человеческими ресурсами в нужном количестве и качестве, оптимально использовать имеющуюся рабочую силу, улучшать социальные отношения на предприятии.
В кадровом планировании сложилось два подхода:
- Самостоятельный (у компаний, которые готовят, подбирают персонал).
- Подчиненный основным планам – финансовым, коммерческим, производственным (у всех остальных организаций).
Поэтому планирование кадров, как правило, вторично и определяется общей системой составления корпоративного плана, а выполнение мероприятий, касающихся персонала, входят в другие программы, являясь их дополнением и конкретизацией.
Такая деятельность, как планирование кадров, дает возможность определить:
- потребность фирмы в пополнении штата: сколько сотрудников понадобится, где и когда, какой подготовкой они должны обладать;
- профессионально-квалификационные схемы по любой должности в каждом отделе (требования к разным категориям служащих);
- способы сокращения ненужных работников и привлечения необходимых;
- оптимальное использование кадров соответственно их потенциалу;
- стратегии развития персонала, повышения их квалификации;
- модели справедливой оплаты труда, методы мотивации работников, предоставление им социальных бонусов;
- расходы на предпринимаемый комплекс мер.
Как и любое другое планирование, кадровое подчиняется ряду принципов.
Ключевым правилом сегодня является привлечение к процессу планирования как можно большего количества кадров компании и как можно раньше, с самого начала составления плана. Для социальных проектов, формируемых отделами кадров, этот принцип первостепенен, для всех остальных – желателен.
Персонал в наши дни – главный фактор, влияющий на эффективность деятельности предприятия. Об успешности планирования можно судить по тому, достигнуты ли стратегические цели фирмы.
Обучение сотрудников компании: примеры и типичные ошибки
Искренне надеемся, что вы нашли в статье полезные идеи для своего бизнеса. Попробуйте применить их на практике и напишите нам о результатах. Также будем рады вашим вопросам, м и пожеланиям.
- С нами можно связаться:
- Подписывайтесь на YouTube-канал Евгения Котова о бизнесе, лидерстве и продажах, где вас ждет очень много полезного контента.
Источник: https://practicum-group.com/blogs/deyatelnost-otdela-kadrov/
Как распределить функции внутри кадровой службы?
Кадровая работа (делопроизводство и управление персоналом) стратегически важный участок в любой компании. Однако возникают вопросы. Например, такие: стоит ли создавать отдельное структурное подразделение, отвечающее за кадры? Или для этого достаточно выделить одного специалиста? Как изменить кадровую службу при слиянии компаний? И как в этом случае организовать работу ее сотрудников? Найдем ответы.
Первые шаги
Работа любой организации невозможна без подбора сотрудников, управления ими, ведения, учета документов. Решение этого вопроса — создание службы или отдела по управлению персоналом.
Однако если компания небольшая или только появилась, отдельное подразделение можно не создавать, возложив обязанности на главного бухгалтера или даже на рядовых сотрудников. Необходимо включить соответствующий пункт в должностные их инструкции и закрепить такое положение в трудовом договоре.
В каждой организации работа с персоналом строится по-разному. Поэтому процесс и система организации зависит от того, какие конкретные задачи будет необходимо решать кадровой службе.
Цели и задачи кадровой службы
Основанная цель — организация работы всех сотрудников, при которой данная компания будет наиболее эффективно работать. Среди основных задач можно условно выделить несколько направлений.
- Во-первых, это организационная деятельность. Например, разработка, оптимизация штата.
- Во-вторых, работа с персоналом: подбор, адаптация, мотивация работников, планирование карьеры и разработка обучающих программ.
- В-третьих, учет, контроль, а именно организация оборота документов, ведение кадрового делопроизводства, учет рабочего времени, контроль соблюдения трудового права.
В зависимости от того, какие конкретно цели ставятся перед данным структурным подразделением, больше внимания будет уделяться тому или иному направлению деятельности.
Как распределить роли?
Способ организации работы, распределение обязанностей зависят от нескольких параметров. Во-первых, от целей и задач самой компании, во-вторых, от размеров компании. Так, например, на малом предприятии кадровая служба может быть представлена одним менеджером по персоналу, который ведет делопроизводство, осуществляет подбор и адаптацию персонала, когда это требуется.
Численность сотрудников малых предприятий не превышает ста человек, среди малых предприятий выделяются микропредприятия — до пятнадцати человек.
Если компания будет развиваться, и численность сотрудников будет увеличиваться, то имеет смысл создавать службу, состоящую из специалистов по кадровому делопроизводству и по управлению персоналом.
При разделении обязанностей между специалистами их круг ответственности и обязанности не будут пересекаться. Но при необходимости разрешать сложные и проблемные вопросы они будут дополнять друг друга.
Это будет способствовать эффективной и четкой работе.
При желании управление персоналом и ведение соответствующего делопроизводства можно поручить разным структурным подразделениям. Но при такой организации работы следует четко закрепить в локальных актах порядок взаимодействия отделов или департаментов.
Практический опыт показывает, что в больших компаниях удобнее разделить кадровую службу на несколько подструктур. Например, на отдел подбора персонала, отдел кадров, отдел обучения персонала и т.д. Численный состав отдела зависит от различных явлений, в том числе и от политики компании, но обычно это не менее 4-6 сотрудников.
Как определить состав?
Как мы уже упоминали, состав работников, структура подразделения будут зависеть от сферы деятельности компании, ее размеров. Рекомендуем включить в состав следующих специалистов:
- Во-первых, это руководитель, который возглавит эту структуру и обеспечит ее функционирование.
- Во-вторых, специалист по персоналу. Он изучает рынок труда и организует собеседования, тестирования при приеме на работу.
- В-третьих, инспектор по кадрам, осуществляющий ведение профильного делопроизводства.
При необходимости в состав службы можно включить юриста (специалиста) по вопросам трудового права, архивариуса. Дополнительно привлекают ответственного за ведение системы хранения и учета документов организации, делопроизводителя, ответственного за обработку и учет корреспонденции, создание справочной базу документов организации.
Если юрист в компании помимо курирования своей основной деятельности (в том числе и вопросов трудового права) ведет кадровое делопроизводство, то лучше оформить это как работу по совместительству.
Речь про двойное подчинение: руководителю юридического отдела и руководителю службы персонала.
Это, обеспечит единообразие при ведении кадрового делопроизводства, дополнительный контроль со стороны главного юриста компании.
Следует иметь в виду, что какая бы система организации не была выбрана, сама процедура создания этой структуры не измениться.
Упрощенный алгоритм создания кадровой службы:
· Направление служебной записки, обосновывающей необходимость создания кадровой службы, на имя руководителя организации. В качестве приложения к такой записке прилагается расчет численности работников кадровой службы, а также организационная структура кадровой службы.
- · Отражение численного состава работников кадровой службы в штатном расписании;
- · Издание руководителем компании приказа о создании кадровой службы и приказа о назначении ее должностных лиц;
- · Утверждение руководителем организации Положения о кадровой службе.
- Как быть при слиянии компаний?
Если в вашей компании происходит реорганизация в форме слияния или присоединения другого юридического лица (Ст. 57 ГК РФ), то кадровая служба новой компании может быть создана по схеме, о которой мы говорили выше, с учетом особенностей «старых» кадровых структур.
Пример
По решению собственника имущества произошло слияние ЗАО «Цветовод» и ЗАО «Цветочный базар» в одну компанию. Перед руководством новой организации встал вопрос — как выстроить единую кадровую структуру.
Дело в том, что в ЗАО «Цветовод» был отдел кадров, в состав которого входил, делопроизводитель, инспектор по кадрам, специалист по охране труда и юрист по трудовым спорам, а подбор сотрудников осуществлялся с помощью кадровых агентств.
А в ЗАО «Цветочный базар» работали специалисты по подбору персонала, менеджеры по организации профессиональной переподготовки и обучению работников, специалисты по корпоративной культуре, менеджеры по социальным вопросам, а делопроизводство вели специализированные компании по отдельным договорам.
В итоге генеральный директор новой компании решил, что будет создана кадровая служба, состоящая из двух отделов – отдела по управлению персоналом и отдела кадров.
В отдел управления персоналом будут переведены специалисты из ЗАО «Цветочный базар», а в отдел кадров — специалисты ЗАО «Цветовод».
Возглавят отделы их прежние руководители (на правах заместителей), которые будут подчиняться непосредственно начальнику кадровой службы, назначенному генеральным директором.
Обратите внимание, что в случае слияния компаний и образования нового юридического лица отношения с работниками с их согласия продолжаются (ст. 75 ТК РФ). О том, как при этом уведомить персонал о предстоящих переменах мы рассказывали в № 5, за 2009 г.
Кадровая служба на аутсорсинге
В последнее время многие российские и иностранные компании, имеющие собственные представительства в России, начали передавать функции кадровой службы на аутсорсинг.
Как показывает практика, этот инструмент позволяет существенно сократить издержки на ведение кадрового производства, избежать рисков при проверках трудовых и налоговых органов (риски берет на себя компания-провайдер), и в целом, вести бизнес более эффективно.
Сотрудники отдела персонала при этом не тратят время на рутинные процессы и имеют возможность заняться решением стратегических задач, кроме того, кадровое администрирование на аутсорсинге позволяет развивать корпоративную культуру, удерживать и мотивировать персонал, правильно выстраивать систему оплаты труда, что в результате ведет к снижению текучести кадров.
Часто услуга комплексная – бухучет, расчет заработной платы, кадровое делопроизводство. Поскольку провайдер работает с массой клиентов, в его активе уже сформированы универсальные решения для различных типов бизнеса клиента. Это позволяет предприятиям все чаще обращаться за услугами в специализированные компании.
А как у вас?
Мы спросили наших читателей:
Какова структура кадровой службы в Вашей компании? Сколько сотрудников в нее входит и как распределяются между ними обязанности?
Наталья Васильевна, начальник отдела кадров, автотранспортное предприятие (таксомоторный парк)
– Нас в отделе кадров шестеро – на семьсот работников. Структура следующая: в отделе два сектора: первый — подбора и обучения, второй — учетной документации. В первом секторе один специалист по кадрам, который занимается подбором, повышением квалификации и аттестацией сотрудников.
Во втором – два инспектора по кадрам (один оформляет прием-перевод, направление на медосмотры, а другой – увольнение и отпуска); табельщик, который заполняет первичные табели для бухгалтерии; делопроизводитель, который оформляет дисциплинарные взыскания и документы для архива.
Есть еще начальник отдела кадров (это я) для общего руководства отделом и взаимодействия с ФМС, ПФР, ФОМС, военкоматом. У нас большая текучесть кадров, поэтому пришлось разделить функции, и теперь мы справляемся с работой.
Ирина, менеджер по персоналу, коммерческий банк
– Наш банк небольшой, всего 250 сотрудников, и на кадровой работе я одна. Занимаюсь подбором персонала и веду весь кадровый документооборот. Два раза в месяц сдаю отчеты для бухгалтерии – формирую в программе и прилагаю к каждому отчету копии первичных документов – приказы и основания к ним. Разрабатываю или корректирую локальные нормативные акты.
Татьяна, директор по персоналу, аптечная сеть
– Мы полностью передали кадровый учет и расчет заработной платы, на аутсорсинг консалтинговой компании и очень довольны! Получилось дешевле, чем держать в штате кадровиков и бухгалтеров по этому направлению. В нашей службе персонала остались отдел обучения и развития, отдел по внутрикорпоративным коммуникациям, комиссия по корпоративной этике, юрист.
- Зульфия Юпашевская, директор Департамента кадровых услуг
- Аутсорсинговое подразделение BDO
- Полную версию статьи вы можете прочитать в журнале «Кадровое дело», август 2009 г.
-
Как распределить функции внутри кадровой службы?
В целях повышения удобства пользования сайтом мы используем файлы «cookies». Продолжая работу с сайтом, Вы принимаете «Условия использования веб-сайта» и даете свое согласие БДО Юникон на обработку Ваших персональных данных в соответствии с «Политикой АО «БДО Юникон» в отношении обработки персональных данных». Я согласен
Источник: https://bdorus.ru/press/publications/kak-raspredelit-funkcii-vnutri-kadrovoi-slujby/
Основы кадрового делопроизводства: что важно знать современному HR-у
Какие нормативы эйчар должен знать, разбуди его среди ночи, какие документы оформлять в обязательном порядке – основными правилами с порталом HR-tv.ru поделилась HR-менеджер call-центра Kolocall Юлия Рябикина.
Ранее мы с вами уже коснулись темы профессионального стандарта «Специалиста по управлению персоналом», в котором документационное обеспечение работы с персоналом выделено в отдельную трудовую функцию.
Документальное оформление всех кадровых процессов, происходящих в организации, требует наличия определенных знаний и умений.
HR занимается не только заполнением унифицированных форм учетной документации, но и ведет трудовые книжки, оформляет трудовые договоры, контролирует своевременность и правильность выполнения всех стандартных кадровых процедур: приема на работу, увольнения, предоставления отпуска, направления в командировку и не только. Кадровое делопроизводство в условиях современной организации — непростая работа, особенно если речь идет о развивающейся компании, штат которой постоянно расширяется.
Что нужно знать HR-у, чтобы полноценно справляться с повседневной работой?
Законодательное регулирование кадрового делопроизводства осуществляется с учетом целого ряда нормативных документов:
- — Трудового кодекса РФ, регламентирующего все этапы трудовых отношений между работодателем и работником;
- — Постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 («Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»);
- — Инструкции Генштаба Вооруженных Сил РФ по ведению воинского учета в организациях;
- — Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 («О трудовых книжках»);
- — Постановления Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 («Об утверждении Инструкции по ведению и заполнению трудовых книжек»);
- — Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68;
Источник: https://hr-tv.ru/articles/author-opinion/osnovy-kadrovogo-deloproizvodstva-chto-vazhno-znat-sovremennomu-hr-u.html
Статьи раздела Кадры
20 января 2020 2
Штраф за отсутствие СОУТ налагают уполномоченные органы при проведении контрольных мероприятий, а в некоторых случаях — автоматически без проверки. О том, обязателен СОУТ или нет, о размерах штрафов за непроведение СОУТ и о других видах ответственности расскажем в нашей публикации.
10 января 2020 0
Сведения о среднесписочной численности штата ИП или организации представляются в ФНС ежегодно. Как правильно оформить отчет? Как правильно рассчитать среднесписочную численность? В какие сроки и в каком формате его сдавать? Изучим специфику составления этого документа, а также нюансы, характеризующие установление способа их сдачи и определение адресата отчетности.
17 августа 2019 0
Запись считать недействительной в трудовой книжке — образец формулировки, которая используется многими кадровиками при исправлении неверных записей в трудовых книжках, хотя и не соответствует нормам. Рассмотрим, как правильно указывать на недействительность записи в трудовой книжке и как вносить коррективы, а также рассмотрим некоторые примеры неординарных ошибок и способы их устранения.
17 августа 2019 0
«Образец записи — выдан вкладыш в трудовую книжку» — такой запрос часто вводят в строки поисковиков кадровики, которые не знают, каким образом и куда ставится отметка о выдаче вкладыша. Между тем такая отметка необходима, когда кончается свободное место в графах книжки. Разберемся, как именно и в каком месте она должна проставляться.
19 декабря 2018 0
19 декабря 2018 0
Журнал учета кадровых приказов — образец пригодится любой организации, в которой имеются наемные служащие. Этот документ отражает движение приказов в системе кадрового документооборота. О том, как…
19 декабря 2018 0
19 декабря 2018 0
Вкладыш в трудовую книжку — кто должен покупать его? Этот вопрос волнует многих ИП и руководителей небольших предприятий, при этом мнения на форумах для кадровиков и в статьях на профильных ресурсах…
19 декабря 2018 0
Как вшить вкладыш в трудовую книжку, необходимо знать в первую очередь специалистам отделов кадров предприятий, так как дополненная таким образом книжка сотрудника должна не только…
19 декабря 2018 0
Журнал учета трудовых книжек — образец скачать можно на нашем сайте. Он представляет собой книгу, в которой ведется реестр всех трудовых книжек работников предприятия, в том числе уволенных. Все операции, связанные с выдачей, заменой книжки, должны быть отражены в журнале ответственным за его ведение лицом. О том, как заполняется журнал, расскажем в нашей статье.
19 декабря 2018 0
19 декабря 2018 0
12 декабря 2018 0
07 декабря 2018 0
Источник: https://nsovetnik.ru/kadry/articles/
Штрафы на кадровиков
Один из самых главных вопросов, которые волнуют многих кадровиков, штрафуют ли специалиста по кадрам или инспектора по кадрам за нарушения трудового законодательства вместо руководителя организации или начальника отдела кадров?
С руководителем кадровой службы, понятно, он относится к руководителям структурных подразделений, которые хочешь и не хочешь, но относятся к должностным лицам. А как быть с рядовыми кадровыми сотрудниками? Являются ли они должностными лицами, подлежащим административной ответственности? Постараюсь пролить свет на эти вопросы.
Общие положения
- Согласно законодательству, привлекать к административной ответственности могут как граждан и должностных лиц, так индивидуальных предпринимателей и юридических лиц.
- В зависимости от статуса виновного варьируются и последствия нарушения закона, от административных штрафов до дисквалификации должностного лица.
- Например, за ненадлежащее оформление трудового договора, светит штраф в размере:
- от 10 000 до 20 000 рублей (на должностное лицо);
- от 5000 до 10 000 рублей (на ИП);
- от 50 000 до 100 000 рублей (на юридическое лицо).
Причем, никто не запрещает налагать штраф одновременно на должностное и юридическое лицо.
Что же такое должностное лицо по КоАП?
Должностное лицо
Если не усложнять, то это лицо, выполняющее организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции (ст. 2.4 КоАП).
Административный кодекс РФ не расшифровывает указанные функции.
Для того, что более менее понимать, что к ним относится, некоторые суды приводят в пример выдержки из Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.10.2009 г. N 19 «О судебной практике по делам о злоупотреблении должностными полномочиями и о превышении должностных полномочий».
- Согласно указанным документам:
- Организационно-распорядительные функции – руководство трудовым коллективом, формирование кадрового состава, определение трудовой функции работника, применение мер поощрения и награждения, наложение дисциплинарных взысканий.
- Административно-хозяйственные функции — управление и распоряжение имуществом и (или) денежными средствами, находящимися на балансе и (или) банковских счетах организаций (учреждений, воинских частей и подразделений), совершение иных действий (например, принятие решений о начислении заработной платы, премий, осуществление контроля за движением материальных ценностей, определение порядка их хранения, учета и контроля за их расходованием).
Таким образом, к должностным лицам вполне относятся все руководители организаций, структурных подразделений, в том числе директора по кадрам, руководители (начальники) отделов кадров, т.к. они в большинстве случаев осуществляют указанные функции.
Что касается специалистов по кадрам или инспекторов по кадрам. Исходя из указанных выше формулировок, они не могут относиться к должностным лицам, т.к. не выполняют организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции. Но согласно судебной практике, они также привлекаются к административной ответственности, как и руководители, т.к. суды считают их должностными лицами.
Основной костяк штрафов на кадровых работников приходится по нарушениям трудового законодательства (статья 5.27 КоАП) и при работе с иностранными гражданами.
Потом уже идут остальные нарушения, касающиеся отсутствия уведомления о приеме на работу бывшего государственного служащего или предоставления той или иной установленной отчетности.
Здесь следует отступить и напомнить читателям 2kk.
info, что по общему правилу, за все нарушения трудового законодательства, ответственным является руководитель организации и именно его чаще всего привлекает трудовая инспекция, как должностное лицо.
Сложность в том, что руководитель организации может быть дисквалифицирован за повторные нарушения, о чем есть достаточно много судебной практики.
Дисквалифицировать работников кадровой службы в теории можно, если они относятся к категориям лиц, указанным в ст. 3.
11 КоАП (государственные и муниципальные служащие, члены совета директоров, лица, осуществляющие организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции в органе юридического лица и т.д.
), но на практике я это еще не встречала. Кто знает о таких случаях, пожалуйста, напишите, в х к этой статье или на почту.
Кроме того, к административной ответственности также привлекается и само юридическое лицо, т.к. штрафы по указанным статьям намного выше остальных категорий виновных.
Нарушение трудового законодательства
Основная статья – 5.27 КоАП «Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права».
Статью 5.27.1 КоАП «Нарушение государственных нормативных требований охраны труда, содержащихся в федеральных законах и иных нормативных правовых актах РФ», в настоящей статье я не рассматриваю, т.к. она касается охраны труда, а не кадров.
Итак. Некоторые суды признают работника отдела кадров должностным лицом, ответственным за нарушение трудового законодательства.
Специалист по кадрам – должностное лицо
Так, специалист по кадрам была привлечена к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП за отсутствие уведомления уволенному работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Кадровому специалисту был назначен административный штраф в размере 2000 рублей (максимальный по этой части 5000 рублей).
Некоторые нет, т.к. рядовой кадровик не имеет подчиненных работников, и он не обладает организационно-распорядительными или административно-хозяйственными функциями.
Специалист по кадрам – не должностное лицо
За отсутствие в трудовых договорах работников условий труда на рабочем месте, специалист по кадрам была подвергнута административному наказанию в виде административного штрафа в размере 2000 рублей (максимальный 5000 рублей) по ч. 1 ст. 5.27 КоАП.
Суд отметил, что специалист по кадрам относится к категории специалистов и не имеет подчиненных ему работников.
Он также не обладает полномочиями по руководству коллективом, расстановке и подбору кадров, организации труда или службы подчиненных, поддержанию дисциплины, применению мер поощрения и наложению дисциплинарных взысканий, а также полномочиями по управлению и распоряжению имуществом и денежными средствами учреждения, принятию решений о начислении заработной платы, премий, осуществлению контроля за движением материальных ценностей, определению порядка их хранения и т.п.
Работа с иностранными гражданами
Очень сильно, не повезло кадровикам, работающим с иностранными гражданами.
По моим ощущениям из всей массы административных штрафов на кадровиков они лидируют либо встают наравне с общими основаниями по статье 5.27 КоАП «Нарушение трудового законодательства». Причем основная масса судов, признают кадровиков должностными лицами.
Кадровиков, работающих с иностранными гражданами привлекают по:
- ст. 18.15 «Незаконное привлечение к трудовой деятельности в РФ иностранного гражданина или лица без гражданства – например, за привлечение к трудовой деятельности иностранного гражданина без разрешения или патента (штраф от 25 000 до 50 000 рублей) или за не уведомление (штраф от 35 000 до 50 000 рублей);
- ст. 18.9 «Нарушение правил пребывания в РФ иностранных граждан и лиц без гражданства» — штраф от 40 000 до 50 000 рублей.
Инспектор по кадрам – должностное лицо
Инспектор по кадрам муниципальной организации была привлечена к административной ответственности по ч. 3 ст. 18.15 КоАП за не уведомление соответствующего территориального органа, о прекращении трудового договора с иностранным гражданином и подвергнута минимальному административному штрафу в размере 35 000 рублей.
- Представитель организации попытался оспорить штраф заявив, что инспектор по кадрам не можется являться должностным лицом.
- Суд с этим не согласился, сославшись на приказ о приеме на работу, должностную инструкцию, в соответствии с которой на работника была возложена обязанность по уведомлению территориального органа исполнительной власти в сфере миграции о приеме и увольнении иностранных граждан.
- Исходя из этого, инспектора по кадрам признали должностным лицом, наделенным организационно-распорядительными функциями.
- Инспектор отдела кадров – должностное лицо
Инспектора отдела кадров привлекли к административной ответственности по ч. 4 ст. 18.9 КоАП в виде штрафа в размере 42 000 рублей, за не уведомление об изменении срока пребывания в РФ иностранного гражданина, т.е. неисполнение принимающей стороной обязанности в связи с осуществлением миграционного учета, если эти действия не содержат признаков уголовно наказуемого деяния.
Кадровик был признан должностным лицом в силу приказа об ответственности за регистрацию иностранных граждан. Ссылка в решение на должностную инструкцию отсутствует.
И только в одном судебном решение (а я их рассмотрела 50 штук) суд признал кадрового специалиста, работающего с иностранными гражданами, не должностным лицом.
Специалист отдела кадров – не должностное лицо
Суд в Амурской области не согласился с представителем МВД оштрафовавший специалиста отдела кадров по ч. 1 ст. 18.15 КоАП за привлечение к трудовой деятельности в РФ иностранного гражданина без патента. Штраф по этой статье на должностное лицо от 25 000 до 50 000 рублей.
Инспектор МВД посчитал, что кадровик является должностным лицом в силу должностной инструкции, по которой работник является ответственным лицом за оформление иностранных граждан и направление уведомлений.
Суд в своем решении привел текст Постановлений ВС РФ, которые я указывала выше, а именно, что относится к организационно-распорядительным или административно-хозяйственным функциям, а также на должностную инструкцию, в соответствии с которой специалист отдела кадров не относится к категории руководителей.
Не уведомление о приеме на работу бывшего государственного служащего
Согласно ст. 64.
1 Трудового кодекса РФ, работодатель при заключении трудового договора с гражданами, замещавшими должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами РФ, в течение двух лет после их увольнения с государственной или муниципальной службы обязан в 10-ый срок сообщать о заключении такого договора представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы.
За отсутствие уведомления в установленный законом срок предусмотрена административная ответственность по ст. 19.29 КоАП с наказанием в виде штрафа от 20 000 до 50 000 рублей (для должностных лиц) и от 100 000 до 500 000 рублей (для юридических лиц).
Начальник отдела кадров была признана виновной по ст. 19.29 КоАП за не сообщение в 10-дневный срок о приеме на работу бывшего федерального государственного служащего.
Согласно должностной инструкции, на начальника отдела кадров возложена обязанность по обеспечению контроля за соблюдением норм трудового законодательства в работе с персоналом, а также знание трудового законодательства, законодательства и нормативных актов по вопросам выполняемой работы, порядка оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением.
Непредоставление первичных статистических данных
Есть такая статья 13.19 КоАП «Непредоставление первичных статистических данных», за нарушение которой предусматривается административный штраф в размере от 10 000 до 20 000 рублей (для должностных лиц) и от 20 000 до 70 000 рублей (для юридических лиц).
Кадровые специалисты также привлекаются по этой статье.
Специалист отдела кадрового и правового обеспечения была привлечена к административной ответственности по ч. 1 ст. 13.19 КоАП в виде штрафа в размере 10 000 рублей (максимальный штраф 20 000 рублей), за непредоставление первичных статистических данных (формы № 1 кадры). Согласно приказу работник была назначена ответственным лицом за подготовку статистической отчетности.
Ответственность руководителя кадровой службы
Не секрет, что руководитель кадровой службы также является ответственным лицом за нарушения трудового законодательства, если не наравне с руководителем организации, то уж точно рядом.
В сегодняшней статье я делала акцент на обычных специалистах кадровых служб, почти не затрагивая руководящий состав, т.к. руководитель отдела кадров практически всегда признается должностным лицом, выполняющим организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции.
В принципе, переложить эту ответственность на реального виновного, того же специалиста по кадрам в теории можно, тем более, судя по практике, их также признают должностными лицами, но следует знать, что встречаются решения судов, которые априори считают руководителей ответственными за работу своего отдела. И это, наверно, правильно, руководитель отвечает перед законом, подчиненный работник перед своим руководителем.
Начальник отдела кадров была признана виновной в совершении административного правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, и подвергнута административному наказанию в виде штрафа в размере 3000 рублей, за отсутствие подписи работника о получении экземпляра трудового договора.
Начальник отдела кадров попыталась обжаловать решение суда, сославшись на ненадлежащий субъект административного правонарушения, т.к. в момент проверки она находилась в ежегодном отпуске, поэтому подготовкой документов занимались руководитель охраны труда и специалист по кадрам.
Суд отметил, что руководитель отдела кадров, является ответственным лицом за ведение документации, руководит работниками своего отдела, ответственна за выполнение ими должных обязанностей.
Но, исходя из обстоятельств дела, судья признал нарушение малозначительным, заменив штраф 3000 рублей на устное замечание.
Ответственность юридического лица
А вот переложить всю ответственность за нарушения трудового законодательства с юридического лица на того же руководителя кадровой службы уже не получится, т.к. за указанные нарушения могут отвечать одновременно эти два субъекта (ст. 2.
1 КоАП), а не только один руководитель. Тут уж зависит от настроения проверяющего.
Тем более, штрафы на юридическое лицо – очень лакомый кусочек и вполне позволяют обеспечить соблюдение цели административного наказания – предупреждение совершения новых правонарушений.
ООО было привлечено к административной ответственности в виде штрафа по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
- Санкция данной статьи предусматривает для юридических лиц штраф от 35 000 до 50 000 рублей.
- Организация попыталась оспорить постановление ГИТ, сославшись на виновность начальника отдела кадров (в трудовых договорах работников не были указаны обязательные условия).
- Суд отметил, что даже при наличии состава административного правонарушения в действиях руководителя отдела кадров, это никак не может исключать ответственность юридического лица.
Суммируем сказанное:
- В соответствии с судебной практикой, за нарушения трудового законодательства, к административной ответственности могут привлекаться все категории работников кадровых служб.
- Во многих случаях, работники отдела кадров признаются должностными лицами, выполняющими организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции.
- Указанные категории работников признаются должностными лицами на основании должностных инструкций или приказов с установлением соответствующей обязанности или ответственности.
- Некоторые суды не признают должностными лицам сотрудников кадровых служб, не имеющих подчиненных работников, относящихся к категории специалистов и не обладающих организационно-распорядительными или административно-хозяйственными функциями (согласно должностной инструкции).
- Основные нарушения, по которым привлекаются кадровики, приходятся на нарушения трудового законодательства (статья 5.27 КоАП), при работе с иностранными гражданами, а также касающиеся отсутствия уведомления о приеме на работу бывшего государственного служащего или предоставления той или иной установленной отчетности.
- Согласно действующему законодательству, за нарушения трудового законодательства могут одновременно привлекаться, как юридическое, так и должностное лицо.
Источник: https://2kk.info/trudovye-otnosheniya/shtrafy-na-kadrovikov.html
Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговая инструкция-2020 — Институт Профессионального Кадровика
Итак, вам предстоит наладить кадровое делопроизводство с нуля. Как это сделать и с чего начать? Даже без солидного опыта работы можно привести в порядок кадровые дела любой фирмы — действующей, реорганизованной или только открывающейся. А новая инструкция по кадровому делопроизводству поможет избежать ошибок в этом кропотливом деле.
Шаг 1. Изучите основы кадрового делопроизводства. Понадобится специальная литература: методички, нормативные акты в сфере трудового права с ми.
Всегда держите под рукой Трудовой кодекс РФ в актуальной редакции: в нем есть ответы на многие вопросы, связанные с повседневной кадровой работой.
Незнание норм трудового законодательства часто оборачивается для работодателя штрафами.
Шаг 2. Узнайте, какие компьютерные программы можно использовать. Многие организации устанавливают специализированное программное обеспечение, облегчающее работу с документами и оптимизирующее рутинные кадровые процессы. Например, учет фактически отработанного времени, составление графика отпусков, оформление шаблонных приказов и распоряжений.
| Внимание! Уже сейчас есть документы, которые настоятельно рекомендуется вести в электронном виде — например, отчеты для Росстата или больничные листки. В то же время трудовые книжки и личные карточки все еще ведутся в бумажном формате. |
Шаг 3. Ознакомьтесь с учредительными документами компании. Кадровые процессы положено оформлять так, чтобы не возникало противоречий с положениями устава и других учредительных документов. В уставе прописывается порядок приема на работу и оплаты труда первых лиц компании, схема утверждения штатного расписания и другие важные нюансы, о которых нужно знать.
Шаг 4. Проведите ревизию локальных нормативных актов. Посмотрите, все ли обязательные документы есть в наличии, и обязательно проверьте их на соответствие актуальному законодательству. Если каких-то нормативных актов из обязательного списка не хватает (или они есть, но составлены с ошибками), компанию могут оштрафовать.
Подсказка, как избежать штрафов:
- Составьте перечень недостающих положений и правил.
- Разработайте документы, которых не хватает, собственными силами или с привлечением специалистов из других служб и подразделений.
- Согласуйте проекты с руководством и утвердите приказами.
| Внимание! При оформлении любых официальных документов ориентируйтесь на новый ГОСТ Р 7.0.97-2016. |
Шаг 5. Разработайте типовую форму трудового договора, которую в дальнейшем будете использовать для оформления отношений с работниками. Содержание документа не должно противоречить статье 57 ТК РФ. Убедитесь, что включили в договор все обязательные условия.
Шаг 6. Сформируйте набор бланков для стандартных кадровых процедур.
К ним относятся увольнение, перевод и прием на работу, предоставление отпуска, оформление командировок, выдача премий и т.д.
Сегодня у коммерческих структур есть выбор: использовать унифицированные формы приказов или разработать собственные бланки. Если выбран второй вариант, утвердите новые бланки письменным приказом.
Шаг 7. Заведите регистрационные журналы. Этот важный пункт содержит любая инструкция по кадровому делопроизводству. Помимо книг по учету чистых и заполненных бланков трудовых книжек, следует вести еще как минимум пять журналов.
Среди них:
- По учету проверок, проводимых органами контроля и надзора.
- По регистрации несчастных случаев на производстве.
- По регистрации инструктажей. Вводного, на рабочем месте и по пожарной безопасности — для каждого вида ведется отдельный журнал.
Другие журналы заводите по необходимости. Закон не требует регистрировать приказы по личному составу, сотрудников, выбывающих в командировки или оформляющих декретные отпуска, входящую корреспонденцию и листки нетрудоспособности. Но это помогает в кадровой работе.
Шаг 8. Проверьте, правильно ли оформлены трудовые отношения с работниками. В том числе с генеральным директором: к сожалению, первые лица компаний нередко принимаются на работу с нарушениями.
Особое внимание уделяйте прописанным в договорах условиям (срок действия, испытание при приеме на работу, материальная ответственность и т.д.).
Устраните все выявленные недочеты, заключая дополнительные соглашения к трудовым договорам.
Шаг 9. Организуйте работу с трудовыми книжками. Свою трудовую работник передает в отдел кадров на этапе трудоустройства.
С этого момента и вплоть до увольнения его владельца документ хранится у работодателя. Ответственного за оформление, хранение и выдачу трудовых книжек назначают приказом руководителя компании.
Эти обязанности, как и ведение кадрового делопроизводства в полном объеме, обычно поручаются кадровику.
Чтобы ни у руководства, ни у ГИТ не было претензий к качеству оформления трудовых книжек, ориентируйтесь на требования:
- статьи 66 ТК РФ;
- инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003;
Источник: https://profkadrovik.ru/articles/document-management/kadrovoe-deloproizvodstvo/