Составляем положение о персональных данных работников — образец 2020

Обязательным документом для каждой компании является положение о персональных данных, в котором устанавливаются правила обращения со сведениями о работниках.

Что такое положение о персональных данных работников?

Работа с персональными данными работников регулируется внутренним документом организации – соответствующим Положением. Обязательность его наличия обусловлено требованием ст. 87 ТК .

Все действия, связанные с получением, обработкой, изменением и т.д. данных индивидуального характера, подчиняются нормативам Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее Закон).

Пункт 2 часть 1 статья 18.1 Закона дает понятие персональным данным (далее ПД), к которым относят любую информацию, касающуюся субъекта прямо или косвенно, позволяющего идентифицировать его. Если говорит о работнике, как субъекте ПД, то работодатель использует следующие параметры:

• фамилия, имя и отчество;
• информация о рождении: место и дата;
• данные паспорта;
• ИНН;
• СНИЛС;
• адрес по прописке и фактического проживания;
• сведения об образовании;
• информация о стаже работы.

Все данные заносятся в личное дело сотрудника и пополняются в течение трудовой деятельности иной информацией персонального характера. Для организации работы, работодатель должен разработать Положение, в котором закрепить порядок и правила получения, хранения, использования полученных ПД работников.

Для чего необходимо положение о персональных данных работников?

Согласно положений Закона № 152-ФЗ, работодатель при приеме граждан на работу становится оператором обработки их личных данных. Это значит, что он берет на себя ответственность по сбору, хранению, обработке и иных действий в отношении получаемых сведений и вправе осуществлять их при помощи средств автоматизации или без них.

Работодатель обязан хранить личные дела своих сотрудников в соответствии со ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ и затем передавать их на хранение в архив. Чтобы не допустить утечку персональных данных, должен быть применен комплексный подход к этой работе. Для чего необходимо составить и утвердить соответствующее Положение.

Структура положения

Каждая организация вправе самостоятельно разработать Положение, законодатель не устанавливает его строгой формы. Обязательным является наличие следующих разделов:

Раздел должен содержать цели, для которых документ составлен, а также перечисление данных, которые относятся к персональным. Все формулировки можно перенести из ст. 3 Закона.

1. Основные понятия и состав персональных данных.

Руководствуйтесь при составлении этого раздела ст. 3 Закона. Укажите также документы работников, в которых содержатся их ПД:

• документы, на основании которых оформляется трудовой контракт;
• трудовые книжки;
• личные дела работников;
• отчетность налоговая, статистическая и т.д.;
• приказы по организации и их копии.

1. Обработка персональных данных.

Перечислите все условия, которые необходимо соблюдать при обращении с ПД. Соотнесите их с теми, что указаны в ст. 6 Закона.

1. Передача персональных данных.

Определите правила передачи и получения ПД как внутри организации, так и третьим лицам. Здесь же укажите, как и где они хранятся (обычно это отдел кадров и бухгалтерия, где сведения о работниках хранятся в бумажном и электронном виде).

1. Доступ к персональным данным.

Доступ к ПД сотрудников строго ограничен кругом лиц, которые используют их в процессе осуществления своих должностных полномочий. Перечислите должности, кто вправе получать и обрабатывать такие сведения, и их действия с ПД.

1. Ответственность за нарушение норм в отношении обработки и защиты персональных данных.

Закрепите меру ответственности за работниками в случае нарушений правил данного Положения. Степень ответственности избирается в соответствии со ст. 90 ТК РФ.

Положение о персональных данных вводится в действие на основании приказа руководителя.

Обязательным является ознакомление с текстом Положения всех сотрудников организации, в том числе вновь принимаемых (ч. 2 ст. 22, ст. 68 ТК). Подтверждается этот факт одним из способов:

• личной подписью в трудовом договоре, где содержится отсылка на действующее Положение;
• личной подписью в листе ознакомления к Положению или журнале ознакомлений с приказами и распоряжениями.

При несоблюдении порядка обращения с персональными данными, если отсутствует Положения или не ознакомлен сотрудник с ним, руководитель может быть привлечен к административной ответственности в соответствии со ст. 5.27 КоАП.

Скачать образец положения о персональных данных работников 2020 года

Положение о защите персональных данных работников: как правильно составить, как утвердить, скачать образец

Осуществляя деятельность, предприятию или ИП, выступающими работодателями, или работающими с контрагентами — физлицами, приходится иметь дело с их личными данными, которые в соответствии с законодательством подлежат защите. Вся работа с этими сведениями должна регламентироваться, для этого на предприятии создается положение о персональных данных работников.

Для чего необходимо положение о защите персональных данных

Персональные данные — это сведения работника, с которыми предприятию приходится иметь дело каждый день с момента заключения с ними трудового договора и до увольнения.

Ответственные лица на предприятии не только их собирают и хранят, но также периодически обрабатываю и разглашают третьим лицам. Часто это требует осуществляемая деятельность, например, выплата зарплаты на картсчета в банке.

• С другой стороны, существующие положения законодательных актов обязывают предприятие, хранить и не допускать разглашения подобной информации.
• Чтобы полностью соблюсти положения законодательства, но и в дальнейшем осуществлять свою деятельность предприятие должно разработать Положение о персональных данных, в котором действующие нормы реализуются с учетом работы организации.
• Разработать данное Положение необходимо любому хозяйствующему субъекту, который нанимает работников, а вследствие этого имеет дело с их личными данными.

Этот локальный нормативный акт разрабатывается и утверждается точно так же как и все другие внутренние нормативы предприятия. Ответственным за его разработку может выступать руководитель кадрового отдела или же иное должностное лицо, в обязанности с которыми включается работа с этими сведениями.

Проект документа согласуется с различными специалистами организации, профсоюзом, а после этого вводится в действие распоряжением директора. После того как Положение о персональных данных введено в действие, с ним необходимо под роспись ознакомить всех сотрудников.

Фиксировать ознакомление сотрудников с данным локальным документом можно в специальном журнале регистрации или с помощью заполнения отдельных опросных листов.

Внимание! Законодательство устанавливает, что в состав Положения должно входить согласие на обработку личных данных работника. Его необходимо запрашивать у работающего на предприятии человека каждый раз, когда происходит разглашение сведений третьим лицам, например, при составлении доверенности, справок и т. д.

При этом данное согласие сотрудник может отозвать в любой момент, подав на имя своего работодателя соответствующие заявление.

Какие данные сотрудников являются персональными

Нормы законодательства определяют, что включается в состав личных данных человека. Это может быть как информация, напрямую связанная с сотрудником, так и косвенно его затрагивающая.

Сюда включаются:

• Полные личные данные работника (Ф.И.О.).
• Сведения о месте и дате появления его на свет.
• Адрес фактический и по регистрации.
• Социальное, семейное, имущественное положение.
• Имеющиеся у работника образование, профессия.
• Сведения о получаемых сотрудником доходах и т. д.

Кроме закона о ПД, состав персональной информации определяет и ТК РФ. Он включает в состав защищаемой информации сведения, которые позволяют определить человека как работника. Это квалификация, специализация, образование, состояние здоровья человека (в некоторых ситуациях, например, при работе его во вредных условиях), наличии детей.

Список информации, которая может быть отнесена к ПД сотрудника не является закрытым, поэтому каждый субъект, ведущий бизнес, имеет право расширять его, при этом данные категории должны быть обязательно зафиксированы в Положении предприятия.

Внимание! Существует информация о работнике, которая никогда не должна запрашиваться администрацией компании, так как она является сугубо личной. Сюда относится, к примеру, вероисповедание, национальность. Если кто-то попытается узнать подобную информацию, это будет расценивать как попытка вторжения в личную жизнь работника.

Закон не определяет, какие именно сведения и разделы должны быть внесены в документ. Также нигде не оговариваются критерии, по которым необходимо производить оформление. Поэтому, в процессе подготовки этого документа на предприятии нужно учитывать требования ФЗ о персональных данных, а также общие принципы оформления внутренних нормативных актов.

Общие положения

Этот раздел должен содержать цели составления документа, иметь ссылки на законы и другие нормативные акты по работе с персональными данными. Еще здесь нужно описать процесс введения положения в действие, и как именно будут в него вноситься изменения.

Перечень персональных данных сотрудников

Это один из самых важных разделов в положении, поскольку именно он будет определять, какие именно сведения подпадают под понятие персональных.

Составлять этот раздел лучше всего только после того, как от работников получены все необходимые документы и проведен их анализ на предмет содержащихся в них сведений.

Здесь же можно описать внутренние документы, в которых могут содержаться личные данные, и какие также должны подлежать защите.

Операции с персональными данными

В этом разделе нужно описать какие подразделения, либо конкретные лица, получают право на работу с персональными данными. Также здесь нужно конкретно указать носители, на которых могут храниться данные (например, в виде распечаток на бумаге, в электронном виде в базе данных и т.д.)

Доступ к персональным данным

В разделе нужно описать каким образом персональные данные, имеющиеся в компании, могут быть использованы другими работниками, не имеющими на это полномочий. Также в этом разделе необходимо обговорить порядок предоставления имеющихся сведений в другие организации, госорганы, прочим лицам.

Обязанности работников с доступом к персональным данным

В этом разделе нужно описать какие именно действия обязаны выполнять работники, допущенные к личным данным сотрудников компании.

Права работников в отношении операций с персональными данными

Здесь описываются права работников, которые передали компании свои персональные сведения, и тех, кто обладает доступом к таким сведениям в процессе выполнения обязанностей.

Защита персональных данных

В разделе описывается, в каком именно месте и каким образом в компании хранятся полученные персональные данные.

Необходимо подробно указать при помощи каких мер производится защита данных на бумаге (например, архивные шкафы, запирающиеся на ключ, замок с кодовым доступом на двери помещения архива и т. д.).

Также нужно описать, где хранятся и как защищаются данные, имеющиеся в электронном виде.

Порядок утверждения положения о персональных данных сотрудников

Если в компании сформирован профсоюз, то принятие положения должно производиться только после его согласования с данным органом.

Проект документа нужно передать в профсоюз, у которого есть пять дней на его рассмотрение. По истечении этого срока орган должен в письменном виде представить свое мнение о нем.

Мнение органа может выражать несогласие с представленным документом. В этой ситуации вместе с выражением мнения предоставляются предложения по изменению положения. Администрация должна либо принять предлагаемые изменения, либо в срок трех дней провести с органом дополнительные обсуждения.

Если даже после этого согласие достигнуто не было, то обе стороны составляют и подписывают протокол разногласий. После этого шага администрация имеет право принять документ в том виде, как он предлагается. Но надо помнить, что профсоюз при возникновении спорной ситуации может обжаловать принятие положения в суде либо через трудинспекцию.

Если профсоюзный орган в организации не сформирован, но есть другой, представляющий интересы рабочих, то проводить согласование положения нужно с ним.

Если профсоюза нет вообще, то администрация вводит Положение о персональных данных в действие самостоятельно, принимая необходимый приказ. В этом распоряжении нужно проставить дату, с которой нормативный акт начинает действовать, определить ответственных лиц за соблюдение его, отменить предыдущий нормативный акт (если новое положение принимается взамен старого).

бухпроффи

Важно! Если в приказе не указана дата начала действия, то положение приобретает силу с даты подписания распоряжения.

Ответственность за разглашение персональных данных

C 1 июля 2017 года начали действовать поправки к законам и КОАП, которые касаются работы с личными данными. Среди них было существенное увеличение штрафов за нарушения в сфере обработки и хранения сведений о людях.

Закон о персональных данных с 1 июля 2017 года предусматривает следующие штрафы:

• Так, если производится сбор персональных данных в не предусмотренных законом случаях, либо выполняется обработка несовместимая с целями, указанными в законе, это наказывается предупреждением либо штрафом для простых граждан в сумме 1-3 тыс. р., для должностных лиц — 5-10 тыс. р., для предприятий — 30-50 тыс. р.
• Если у субъекта, получившего персональные данные, нет согласие на обработку персональных данных от их владельца, хотя оно обязательно должно быть получено, влечет наложение штрафа на граждан в сумме 3-5 тыс. р, на должностных лиц — 10-20 тыс. р., на организации — 15-75 тыс. р.
• Также поправками была введена ответственность за то, что оператор не опубликовал в открытом доступе документ, описывающий его политику по получению, обработке и хранению личных данных. Это действие влечет за собой штраф на граждан от 700 до 5 тыс. р., на должностных лиц — 3-6 тыс. р., на предпринимателя — 5-10 тыс. р., на организацию — 15-30 тыс. р.
• Если оператор данных не предоставляет владельцу сведения о том, каким образом производится обработка его данных, влечет наложение на граждан предупреждения либо штрафа в сумме 1-2 тыс. р., на должностных лиц — 4-6 тыс. р., на предпринимателей — 10-15 тыс. р, на компании — 25-40 тыс. р.

Как составить положение о персональных данных работников

Если просто, то персональные данные — это сведения о человеке. Закон № 152-ФЗ от 26.07.2006 дает более длинную формулировку, где человек именуется субъектом, который определяется по четким критериям правовых норм. Также вопрос регламентирован главой 14 Трудового кодекса Российской Федерации и Конституцией Российской Федерации.

В первую очередь тема важна для работодателей, так как трудовые правоотношения напрямую связаны с обработкой сведений о персонале. Именно поэтому на каждом предприятии утверждается Положение о работе с персональными данными работников. К этим данным относятся:

• место жительства (регистрации);
• номер телефона;
• данные о документе, удостоверяющем личность;
• доходы (зарплата, налоги);
• наличие детей;
• семейное положение;
• образование;
• состояние здоровья;
• количество проработанных лет (стаж).

Утверждая Положение об обработке и защите персональных данных, вы можете дополнить или детализировать перечень.

Положение о защите персональных данных — 2019

Если обратиться к ст. 87 Трудового кодекса Российской Федерации и к статье 81.1 ФЗ 152, то прямого указания на порядок оформления работы с данными сотрудников нет.

Нормы просто указывают на необходимость регламентировать такие операции. Самый распространенный на практике способ — издание соответствующего внутреннего документа.

Образец Положения о персональных данных — 2019 можно скачать после прочтения статьи.

Локальный акт утверждается приказом по предприятию и подлежит доведению до сведения работников. Кроме ознакомления с самим локальным актом, работники подписывают согласие на обработку. Обработка — это сбор, систематизация, накопление, хранение, передача, уничтожение информации. Большую часть операций осуществляет специалист отдела кадров.

Цель локального акта — защитить личную, семейную тайну, обеспечить неприкосновенность частной жизни. Исходя их этих принципов, необходимо отразить в локальном документе следующее:

• виды ПД;
• действия, которые осуществляются с этими данными;
• кто и каким образом имеет доступ к охраняемой информации;
• обязанности лиц, осуществляющих обработку;
• ответственность за разглашение.

Образец Положения о персональных данных работников — 2019

Скачать

Доступ к информации

Безусловно, доступ к информации имеется у оператора (тот, кто осуществляет обработку). Сам субъект имеет право обратиться к оператору за информацией, в том числе с требованием уточнить, изменить или дополнить ее. Сведения предоставляются оператором в доступной форме, при этом в них не должно быть информации о других лицах.

Статья 14 ФЗ № 152 содержит исключение, когда доступ субъекта ПД к его данным может быть ограничен. Речь идет о случаях легализации преступно полученных денежных средств, когда данные были получены в ходе ОРМ, и другие случаи.

Ответственность

Если сведения, ограниченные в распространении, были сообщены другим лицам, то виновные граждане понесут ответственность в виде штрафа в сумме 500 или 1000 рублей. Должностные лица за утечку данных заплатят от 4000 до 5000 рублей, согласно ст. 13.14 КоАП РФ.

Чтобы сотрудники вашей компании не допускали подобных нарушений, издайте локальный акт и контролируйте его соблюдение. Если вам необходим образец Положения об обработке персональных данных работников, то можно его скачать в нашей статье.

Кроме того, за разглашение личных данных могут уволить, так как эти сведения относятся к категории охраняемых законом. Основание (статья) для расторжения трудовых отношений — подпункт «в», пункта 6, части 1, статьи 81 ТК РФ.

Основные локальные акты по защите персональных данных. положение о защите персональных данных работн

Этот документ, устанавливает правила и регламентирует порядок организации обращения (обработки) с персональными данными сотрудников. Положение относится к организационно-распорядительной документации и представляет собой один из издаваемых организацией локальных актов.

Общий порядок разработки положения о персональных данных работников, в основном, схож с разработкой любого другого.

Разработка документа производится в соответствии с решением руководителя кадровой службы во взаимодействии со службой (иным подразделением) обработки информации и включает подготовку предварительного варианта текста, его уточнение, согласование, оформление и представление на утверждение.

Окончательно оформленный документ утверждается соответствующим приказом, издаваемым руководителем организации.

Содержание документа обычно разрабатывается на основе типовых (примерных) положений о персональных данных, а также документов, регулирующих деятельность организации в области управления кадровыми и информационными ресурсами.

Рекомендуемая структура положения:1. Общая информация.2. Состав персональных данных сотрудников.3. Организация обработки персональных данных.

4. Ответственность за нарушение требований к обработке персональных данных.

К положению в качестве приложений обычно разрабатываются и прикладываются формы заявлений о согласии работника на обработку, получение и передачу его персональных данных третьими лицами.

Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных

Создание приказа о назначении ответственного лица за обработку персональных данных происходит для регуляции работы кадровиков и руководящего состава предприятия с персональными сведениями о сотрудниках.

Обязателен ли документ, его значение

Для компаний, осуществляющих свою деятельность в коммерческом секторе, данный документ не является строго обязательным (в отличие, например, от государственных учреждений), собственно как и организация самой системы действий с персональными данными. Тем не менее, многие фирмы предпочитают назначать ответственных сотрудников за работу с личными сведениями персонала, что позволяет избегать в дальнейшем нарушений при обороте документации, а также предотвращать различные злоупотребления.

Что относится к персональным данным

Персональными данными считается любая информация о работнике предприятия, касающаяся его лично и задокументированная в каких-либо бумагах. В том числе это сведения из паспорта, ИНН, СНИЛС, трудовой книжки, диплома об образовании и других подобного рода аттестатах и свидетельствах, больничных карт и т.п.

Также сюда относится то, что касается семейного положения работника, его родственных связей, судимостей, финансовых дел и все прочее, что может прямо или косвенно идентифицировать человека.

Распоряжаться всеми этими данными любой гражданин может только лично, но поскольку в современных условиях это возможно далеко не всегда, он передает согласие на обработку персональных сведений другим лицам, в том числе представителю работодателя, который в свою очередь несет полную ответственность за сохранность этой конфиденциальной информации и недоступность к ней посторонних.

На кого чаще всего возлагается ответственность за обработку персональных данных

Наиболее часто ответственность за решение этого вопроса возлагается на работника отдела кадров (специалиста или руководителя), юриста и, реже, секретаря организации, — в зависимости от того, в чьем ведении находятся личные дела сотрудников с их личными документами, копиями документов и другими характеризующими их бумагами.

В каком виде написать приказ

Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных лица можно писать в свободном виде, поскольку на сегодня унифицированная его форма не предусмотрена.

Правда, эта норма не касается государственных учреждений, где обычно применяются стандартные формуляры, а также тех предприятий, руководство которых разработало и утвердило собственный единый шаблон для распорядительных актов.

Информация о формате приказов обязательно должна быть указана в учетной политике компании.

Каким сделать оформление

Оформление приказа также полностью отдается на откуп его составителей. Документ допускается писать вручную, но все же предпочтительнее печатать на компьютере, используя для распечатки бланк с фирменными реквизитами и логотипом или же обычный лист бумаги.

Чьи подписи должны стоять под приказом

Приказы всегда пишутся от имени главного лица компании – директора, а, значит, первая подпись в документе должна быть его. В отсутствие руководителя на рабочем месте расписаться в распоряжении может сотрудник, временно исполняющий его обязанности.

Также в распорядительном акте должны быть автографы работников предприятия, в отношении которых он выпущен и те, на кого возложен контроль за его исполнением.

Как проводить учет

Все исходящие от руководства организации распоряжения должны быть учтены. Для этого используется специальный журнал, в который вносится наименование приказа, его номер и дата выпуска.

Журнал обычно находится у юриста, начальника отдела кадров, секретаря или другого работника, близкого к руководящему составу предприятия.

Журнал позволяет не только зарегистрировать сам факт создания документа, но и при какой-либо надобности легко его найти.

Как организовать хранение

По хранению документа никаких особенностей нет. Как любые другие подобные бумаги, готовый, подписанный и завизированный приказ подшивается в отдельную папку, в которой и лежит весь период своего действия.

Когда актуальность его утрачивается, документ отправляется в архив, где хранится период, установленный в локально-нормативной документации фирмы или же указанный в законодательных актах, после чего утилизируется (также с соблюдением условий, указанных для этой процедуры).

Образец приказа о назначении ответственного

Если перед вами стоит задача по формированию приказа о назначении ответственного за обработку персональных данных работника, а вы раньше таких документов не делали, вам поможет представленный ниже образец и комментарии к нему.

1. В самом начале приказа все стандартно: первым делом напишите тут название компании, наименование распоряжения, его номер и дату составления. Затем переходите к основной части.
2. Обязательно укажите тут, в связи с какими обстоятельствами создается приказ (это будет его обоснование) и поставьте ссылку на норму закона или внутренний документ компании, имеющий непосредственное отношение к формированию распоряжения (это будет основание).
3. Потом внесите собственно указание о назначении ответственного лица, обозначив его должность и ФИО.
4. Коротко отметьте его основные функции и обязанности (полный их перечень лучше привести в соответствующей должностной инструкции), а также впишите сведения о работнике (также должность и ФИО), который будет замещать ответственного сотрудника в период его отсутствия на работе по уважительным причинам.
5. В завершение не забудьте возложить контроль за исполнение данного распоряжение на кого-либо из руководящего состава предприятия (следует отметить, что контролировать выполнение приказа может и сам директор), а также собрать все необходимые подписи.

Приказ об утверждении положения о персональных данных

Приказ об утверждении положения о персональных данных – относительно новый кадровый документ, который обязан составлять работодатель во исполнение требований законодательства о защите личной информации. Этот документ позволяет обеспечить порядок в организации документооборота предприятия и осуществлять законную обработку личной информации о сотрудниках.

Правовая основа

Принимая на работу сотрудника, работодатель получает от него следующие данные личного характера:

• Ф.И.О.;
• адрес регистрации и места проживания;
• серию и номер паспорта;
• номер свидетельства ИНН;
• СНИЛС;
• о количестве детей, датах их рождения;
• о семейном положении;
• о предыдущей работе, сроках, причинах увольнения.

Согласно ст. 86-90 ТК РФ организация-работодатель должна придерживаться правил:

• обработки личной информации сотрудников;
• хранения и пользования данными;
• передачи личных данных работников.

На основании ФЗ «О персональных данных» работникам предоставляется право требовать защиту сообщаемых работодателю сведений. Для обеспечения надлежащей работы с личными данными сотрудников каждая организация разрабатывает Положение о персональных данных работников. В этом документе устанавливаются:

• какие сведения относятся к категории «персональных»;
• кто имеет доступ к сведениям работников личного характера;
• как осуществляется сохранность персональных данных (на каком носителе);
• в каком порядке происходит обработка информации;
• где фиксируются сведения о сотрудниках (оформляются ли личные дела, карточки, ведутся ли списки и т.д.);
• на каких основаниях и кому могут передаваться данные о работнике;
• как защищается доступ к данным (закодирована ли электронная информация, устанавливается ли сейф для материальных носителей);
• порядок его утверждения и изменения.

Приложение может включать образцы заявлений работников:

• о согласии с обработкой своих личных данных;
• о согласии получения дополнительных сведений в отношении работника.

Типовой вариант такого документа по указанию руководства может быть разработан:

• специалистом по кадрам;
• юристом компании;
• помощником руководителя.

Положение о персональных данных является принадлежащим к категории локальных актов предприятия. Его структура не должна противоречить действующему законодательству РФ.

Работодатель обязан не просто разработать документ, регламентирующий порядок хранения и использования информации о сотрудниках, он должен ввести его в действие. Именно для этого работодателем составляется распоряжение об утверждении разработанного положения.

Содержание приказа

Приказ должен включать в себя следующие элементы:

1. Вводную часть, в которой будет указываться:
   • наименование работодателя;
   • номер, название и дата приказа;
   • город места составления;
   • основания вынесения.
2. Основную часть, в которой прописываются:
   • факт утверждения положения по личным данным работников;
   • срок, с которого положение вводится в действие;
   • должностное лицо, допущенное к работе с личной информацией;

степень полноты допуска должностных лиц к сведениям.

Заключительную часть, которая содержит:

• указание ответственного за выполнение приказа лица;
• обязанность довести до сведения работников положения о персональных данных, взять их согласие в письменной форме на обработку сведений;
• подпись руководителя или надлежащим образом уполномоченного заместителя;
• дату ознакомления и подпись должностного лица, ответственного за выполнение распоряжения.

Только после утверждения Положения об обращении с данными работников оно вступает в силу и должно быть доведено до всеобщего сведения под роспись. Для действующих сотрудников подпись проставляется в журнале (реестре) ознакомления.

Соответствующий пункт об ознакомлении для новых сотрудников включается в трудовой договор. В качестве отдельного документа целесообразно составить согласие на обработку личных данных, которое должно быть подписано всеми работниками.

При работе с Положением о данных в отношении работников работодатели допускают некоторые ошибки:

1. При разработке документа не составляется приказ о его утверждении. При этом работодатель заблуждается в том, что разработка Положения равнозначна введению его в действие или согласию работников на сбор личной информации. На работодателя, который осуществляет обработку таких сведений без письменного согласия субъекта, может быть наложена санкция в виде штрафа в размере:
   • до 70 тысяч рублей (для юридического лица);
   • до 5 тысяч рублей (для ИП).

Если Положение о персональных данных не доведено до всеобщего сведения, на работодателя может быть возложена ответственность по КоАП РФ в размере до 30 тысяч рублей.

При привлечении к ответственности работодатель может наказать сотрудника, отвечающего за сбор и хранение информации на рабочем месте (например, объявить выговор).

При повторном нарушении соответствующий работник может быть уволен.

В документе установлена обязанность представления сотрудником информации о состоянии здоровья, о религиозных или политических предпочтениях, что является незаконным. Исключение составляют случаи, когда получение таких данных:

• обусловлено требованиями законодательных актов (например, при поступлении на службу в органы полиции, прокуратуры и т.д.);
• необходимо по запросу контролирующих органов (полиции, прокуратуры и т.д.);
• производится с добровольного согласия работника, предоставленного в письменном виде.

Сроки хранения документов

В соответствии с ФЗ «О персональных данных» работодатель должен хранить все локальные акты об обращении с информацией в отношении работников в течение всего срока своей деятельности. Таким образом, наряду с Положением, в организациях постоянно должен храниться и приказ о его утверждении.

Приказ Министерства культуры России от 25.08.2010 №558 устанавливает, что сами сведения в отношении работников, в том числе личные дела, заявления, личные карточки, хранятся в течение 75 лет, в отношении руководителей – постоянно. Результаты обработки информации о среднем возрасте, об образовании, стаже сотрудников государственной службы хранятся постоянно.

Положение о персональных данных и образец приказа об утверждении Положения о персональных данных

Положение о персональных данных в кду 2020 образец с приложениями

21. Положение о защите персональных данных работников учреждения

Субъект персональных данных самостоятельно решает вопрос передачи работодателю своих персональных данных. 4. Держателем персональных данных является работодатель, которому работник добровольно передает во владение свои персональные данные. Работодатель выполняет функцию владения этими данными и обладает полномочиями распоряжения ими в пределах, установленных законодательством.III. Получение, обработка и передача персональных данных1.

Получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности сотрудников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.2. Все персональные данные работника директор МБУК «Центр культуры и досуга «Болшево получает у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее, и от него должно быть получено письменное согласие.3.

Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.4.

Не допускается получение и обработка персональных данных работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни, а также о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.5.

Работник имеет право на:- полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;- свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации;- определение своих представителей для защиты своих персональных данных;- доступ к относящимся к ним медицинским данным с помощью медицинского специалиста по их выбору;- требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работник имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия;- требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;- обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.6.

Работник обязан:- передавать работодателю или его представителю комплекс достоверных, документированных персональных данных.- своевременно сообщать работодателю об изменении своих персональных данных.7.

Положение о персональных данных работников в 2020 году

Работники должны быть осведомлены в случаях возникновения соответствующей потребности. Работодатель имеет право предоставлять доступ к персональным данным только тем членам персонала, которые такое право получили.

Как правило, это – сотрудники отдела кадров и директорский состав.

Требовать работника представить документацию, не имеющую отношения к рабочим обстоятельствам, руководитель (заместители, ответственные лица) права не имеет.

Соответствующее положение разработано и издано впоследствии с целью контроля обработки, передачи и хранения персональных данных граждан РФ, иностранцев и лиц без гражданства.

Оно выполняет следующие функции:

1. сообщает о защите и порядке утилизации ПД из её базы.
2. раскрывает основные понятия, содержащиеся на протяжении всего регламента.
3. публикует правила обработки персональных данных, передачи и дачи согласия на неё со стороны субъекта.
4. указывает на права и обязанности сторон, сообщает о допустимых Законодательством России целях обработки и передачи ПД.
5. разъясняет общие положения Закона;
6. свидетельствует о наказании за нарушения требований.
7. сообщает о методах хранения и доступа, предусмотренных Законом.
8. внедряет в процедуру изучения ПД новую документацию;

Внедрение новых документов – это комплектация положения приложениями, дополнительными бланками, необходимыми для совершения последующих действий по обработке, передаче и хранении ПД.

Она состоит из 8 разделов с пунктами и подпунктами:

• Первый раздел, по стандарту, здесь содержатся общие положения со ссылками на законы.
• Четвёртый раздел расписывает процесс изучения (обработки) ПД и их передачу. Здесь содержатся права и обязанности сторон, касающиеся соответствующей процедуры, даётся ссылка на 86 статью ТК и приложение №2.
• Об ответственности за нарушения требований.
• Хранение и защита персональных данных.
• Отдельный раздел отведён на разъяснения прав работника по защите ПД.
• Здесь указаны права и обязанности работодателя, работника.
• Раздел 2 разъясняет гражданам основные понятия – наименования сторон, процессов и документов, которые будут фигурировать в дальнейшем.
• Третий описывает правила предоставления персональных данных.
• Их утилизация.

Образец положения о персональных данных работников в 2020 году имеет следующий вид: Локальный документ об обработке персональных данных, а также о порядке хранения и использования в пределах и вне организации не является действительным без соответствующего приказа. На первом листе документа есть строчка: «Утверждено Приказом от (даты) №».

Бланк приказа можно . Издание приказного документа и утверждение положения:

1. суть приказа, по пунктам: «Утвердить положение, уполномоченных (кто может быть оператором) лиц, ознакомить с соответствующим документом сотрудников, получивших допуск к обработке;
2. ссылки на законодательные нормы (14 глава ТК и ФЗ-152);
3. вверху указывается название фирмы, номер документа и город;
4. заверение подписью.
5. наименование: «Об утверждении положения об обработке персональных данных»;

Как составить положение о персональных данных работников

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

Защита персональных данных является прямой обязанностью работодателя или других операторов.

Прочитайте статью, чтобы узнать особенности оформления соответствующего положения, скачать образец или ознакомиться с ответственностью за утечку охраняемой информации. 7 февраля 2020 Закуренко Светлана Если просто, то персональные данные — это сведения о человеке.

Закон № 152-ФЗ от 26.07.2006 дает более длинную формулировку, где человек именуется субъектом, который определяется по четким критериям правовых норм. К этим данным относятся:

• место жительства (регистрации);
• номер телефона;
• данные о документе, удостоверяющем личность;
• доходы (зарплата, налоги);
• наличие детей;
• семейное положение;
• образование;
• состояние здоровья;
• количество проработанных лет (стаж).

Утверждая Положение об обработке и защите персональных данных, вы можете дополнить или детализировать перечень.

Если обратиться к ст. 87 Трудового кодекса Российской Федерации и к статье 81.1 ФЗ 152, то прямого указания на порядок оформления работы с данными сотрудников нет. Нормы просто указывают на необходимость регламентировать такие операции.

Самый распространенный на практике способ — издание соответствующего внутреннего документа. Образец Положения о персональных данных — 2020 можно скачать после прочтения статьи. Локальный акт утверждается приказом по предприятию и подлежит доведению до сведения работников.

Кроме ознакомления с самим локальным актом, работники подписывают согласие на обработку. Обработка — это сбор, систематизация, накопление, хранение, передача, уничтожение информации. Большую часть операций осуществляет специалист отдела кадров.

Цель локального акта — защитить личную, семейную тайну, обеспечить неприкосновенность частной жизни.

Исходя их этих принципов, необходимо отразить в локальном документе следующее:

• виды ПД;
• действия, которые осуществляются с этими данными;
• кто и каким образом имеет доступ к охраняемой информации;
• обязанности лиц, осуществляющих обработку;
• ответственность за разглашение.

Безусловно, доступ к информации имеется у оператора (тот, кто осуществляет обработку). Сам субъект имеет право обратиться к оператору за информацией, в том числе с требованием уточнить, изменить или дополнить ее. Сведения предоставляются оператором в доступной форме, при этом в них не должно быть информации о других лицах.

Статья 14 ФЗ № 152 содержит исключение, когда доступ субъекта ПД к его данным может быть ограничен. Речь идет о случаях легализации преступно полученных денежных средств, когда данные были получены в ходе ОРМ, и другие случаи.

Если сведения, ограниченные в распространении, были сообщены другим лицам, то виновные граждане понесут ответственность в виде штрафа в сумме 500 или 1000 рублей. Должностные лица за утечку данных заплатят от 4000 до 5000 рублей, согласно ст.

13.14 КоАП РФ. Чтобы сотрудники вашей компании не допускали подобных нарушений, издайте локальный акт и контролируйте его соблюдение.

• Если вам необходим образец Положения об обработке персональных данных работников, то можно его скачать в нашей статье.
• Кроме того, за разглашение личных данных могут уволить, так как эти сведения относятся к категории охраняемых законом.
• Основание (статья) для расторжения трудовых отношений — подпункт «в», пункта 6, части 1, статьи 81 ТК РФ.

Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: СЗВ-К — это специальная форма пенсионной отчетности о трудовом стаже работника до 01.01.2002. Разбираемся в тонкостях нового отчета СЗВ-К.

Рассмотрим на примере, как заполнить бланк, на что обратить особое внимание.

11 января 2020 Разберемся в тонкостях предоставления дополнительного отдыха донорам, чернобыльцам и военнослужащим, а также составим образец приказа на донорские дни, образец на допотпуск чернобыльцам. 14 января 2020 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю Подписаться

Разработка положения о персональных данных работников

Работодатели обязаны уведомить работника и получить от него письменное согласие на обработку, хранение, использование и распространение его данных.

Личные данные сотрудников содержатся в их личных карточках и личных делах.

Законодательство обязывает каждое конкретное предприятие разрабатывать правила использования и хранения данных о своих работниках. Положение о защите персональных данных может быть как отдельным документом, так и разделом, включенным в действующие Правила внутреннего трудового распорядка.

1. Чтобы сохранить конфиденциальность информации о людях, работающих в организации, составляется список должностных лиц, имеющих к ней доступ.
2. Приказом назначается ответственный за сбор, хранение и обработку конфиденциальных данных.
3. Работники, руководители, генеральный директор предприятия подписывают Соглашение о неразглашении.

Информация о персональных данных сотрудников на предприятии может храниться как в бумажном, так и в электронном виде. В наше время такая информация чаще всего хранится смешанным способом. На первом этапе разработки нужно определить, какие данные используются в компании, как их получают, хранят, обрабатывают.

Для оформления организационных документов используют общие правила: в заголовке указывают наименование организации, дату и номер документа, в правом верхнем углу располагают гриф утверждения.

В положение включают следующую информацию:

1. права сотрудников фирмы на доступ к информации;
2. способы доступа к данным;
3. ответственность работников предприятия за разглашение информации.
4. перечни и обязанности персонала фирмы при использовании информации;
5. описание операций с данными, которые часто используются на предприятии;
6. перечни таких данных;
7. цели и задачи предприятия при работе с конфиденциальными данными;

Положение утверждается приказом руководителя компании. Образец положения об обработке персональных данных работников должен быть доступен всем сотрудникам для ознакомления.

Им следует поставить свою подпись в листе или журнале ознакомления, который, как правило, заводит кадровая служба работодателя. Журнал представляет собой перечень работников компании, где каждый ставит подпись после прочтения этого локального акта. Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

• ИП: ОБЗОРЫ КАДРОВИКУ: СТАТЬИ Подпишитесь на ежедневную рассылку Каждый будний день мы будем отправлять вам всё, что было опубликовано вчера Вы ничего не пропустите!
• Подписаться Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях.

Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя! Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2020 PPT.RU Полное или частичное

Положение о защите персональных данных работников: как правильно составить, как утвердить, скачать образец

д.

Кроме закона о ПД, состав персональной информации определяет и ТК РФ. Он включает в состав защищаемой информации сведения, которые позволяют определить человека как работника. Это квалификация, специализация, образование, состояние здоровья человека (в некоторых ситуациях, например, при работе его во вредных условиях), наличии детей.

Список информации, которая может быть отнесена к ПД сотрудника не является закрытым, поэтому каждый субъект, ведущий бизнес, имеет право расширять его, при этом данные категории должны быть обязательно зафиксированы в Положении предприятия. Внимание! Существует информация о работнике, которая никогда не должна запрашиваться администрацией компании, так как она является сугубо личной. Сюда относится, к примеру, вероисповедание, национальность.

Если кто-то попытается узнать подобную информацию, это будет расценивать как попытка вторжения в личную жизнь работника.

2020 образец скачать в формате Word. Скачать в формате Word. Закон не определяет, какие именно сведения и разделы должны быть внесены в документ. Также нигде не оговариваются критерии, по которым необходимо производить оформление.

Еще здесь нужно описать процесс введения положения в действие, и как именно будут в него вноситься изменения.

Это один из самых важных разделов в положении, поскольку именно он будет определять, какие именно сведения подпадают под понятие персональных.

Составлять этот раздел лучше всего только после того, как от работников получены все необходимые документы и проведен их анализ на предмет содержащихся в них сведений.

Здесь же можно описать внутренние документы, в которых могут содержаться личные данные, и какие также должны подлежать защите.

В этом разделе нужно описать какие подразделения, либо конкретные лица, получают право на работу с персональными данными. Также здесь нужно конкретно указать носители, на которых могут храниться данные (например, в виде распечаток на бумаге, в электронном виде в базе данных и т.д.

) В разделе нужно описать каким образом персональные данные, имеющиеся в компании, могут быть использованы другими работниками, не имеющими на это полномочий.

Также в этом разделе необходимо обговорить порядок предоставления имеющихся сведений в другие организации, госорганы, прочим лицам.

В этом разделе нужно описать какие именно действия обязаны выполнять работники, допущенные к личным данным сотрудников компании. Здесь описываются права работников, которые передали компании свои персональные сведения, и тех, кто обладает доступом к таким сведениям в процессе выполнения обязанностей.

В разделе описывается, в каком именно месте и каким образом в компании хранятся полученные персональные данные.

Положение о персональных данных работников — образец 2020

Обязательным документом для каждой компании является положение о персональных данных, в котором устанавливаются правила обращения со сведениями о работниках.Работа с персональными данными работников регулируется внутренним документом организации – соответствующим Положением. Обязательность его наличия обусловлено требованием ст.

Положение об обработке персональных данных: образец 2018 года

Закон требует от каждого руководителя утвердить на предприятии положение о защите персональных данных работников. К таковым относятся все сведения, касающиеся принятого на работу физического лица.

От директора ожидается, что он обеспечит сохранность информации и ее защиту от противоправного использования. В законодательном порядке не установлена единая форма нормативного акта.

В конце статьи можно скачать пример, актуальный в 2018 году.

План составления документа

Работодатель обязан обеспечивать сохранность личных данных сотрудников. В согласии со статьей 87 Трудового кодекса, ему следует установить порядок проведения операций с конфиденциальными сведениями и зафиксировать его локальным нормативным актом.

Как правило, в положении о персональных данных работника образце содержатся следующие пункты:

• общие понятия, включающие предназначение данного документа и правовую основу для его введения на предприятии;
• перечень обрабатываемых сведений, которые относятся к конфиденциальным;
• носители, на которых содержатся конфиденциальные сведения;
• полномочия сотрудника в сфере контроля использования его персональных данных;
• порядок обработки и использования личной информации;
• меры защиты полученных сведений и алгоритм их передачи;
• имена сотрудников, имеющих доступ к конфиденциальной информации;
• ответственность за несоблюдение правил работы с личными данными.

Трудовой кодекс обязывает работодателя следить за использованием конфиденциальных сведений и за свой счет обеспечивать их сохранность.

Передача личной информации третьим лицам допускается только с письменного согласия их обладателя.

Исключением из этого правила являются случаи, когда сведения направляются в ФНС, ПФР, ФСС, а также когда их передача нужна для предотвращения угрозы жизни и здоровью.

Какие процедуры регламентируются положением

Положение о конфиденциальных данных представляет собой локальный нормативный акт. Он определяет и регулирует целый перечень прав и обязанностей.

Далее перечислены некоторые из них.

1. Получение доступа к данным сотрудников.
2. Обязанности ответственных лиц, которые проводят операции с данными других работников.
3. Описание операций, при которых задействуется личная информация.

В бланке четко определяется, какие задачи ставит перед собой компания, используя персональные данные. Там же указываются последствия нарушения установленных правил.

Как утверждается положение

Утверждение положения о персональных данных работников начинается с разработки проекта. Как правило, этим занимается руководитель предприятия.

Подготовленный проект направляется на согласование в профсоюз. В течение 5 рабочих дней он рассматривается сотрудниками. По результатам руководителю направляется письмо с мнением о проекте. Если положение о персональных данных работников в данной редакции было одобрено, издается приказ об утверждении.

Важно! Сотрудники, имеющие доступ к личным данным, дополнительно подписывают обязательство о неразглашении.

В некоторых случаях работники профсоюза не одобряют проект или предлагают внести в него поправки. Тогда руководитель может:

• согласиться с мнением профсоюза;
• в течение трех рабочих дней провести переговоры с целью найти приемлемое для обеих сторон решение.

Если согласие так и не было получено, оформляется соответствующий протокол. После этого работодатель все равно может утвердить документ. Но профсоюз в таком случае вправе обжаловать его решение либо в суде, либо в трудовой инспекции. Третий вариант выйти на коллективный трудовой спор.

Всех сотрудников нужно ознакомить с принятым документом. Иногда заводится специальный журнал. После ознакомления с принятым положением о защите персональных данных 2018 работник ставит там свою подпись.

Что относится к персональным данным

Определение в 2018 году берется из закона № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006. На его основании, к личным сведениям относится любая информация о физическом лице.

Среди прочего это:

1. Реквизиты паспорта.
2. Сведения об образовании.
3. Номер СНИЛС.
4. Семейное положение.
5. Сведения о предыдущих местах работы.

Вопрос сбора и хранения личных сведений регламентируется и Трудовым кодексом. В согласии с ним, работодатель обязуется обрабатывать данные только в следующих целях:

1. Содействие трудоустройству работника и его карьерному росту.
2. Содействие получению работником дополнительного образования.
3. Контроль качества выпускаемой продукции.
4. Обеспечение безопасности сотрудника.
5. Контроль сохранности имущества.

От работодателя ожидается, что он должным образом позаботится о сохранности личных данных сотрудников. Они содержатся в ряде документов.

Среди них карточка по форме Т-2, где отражены ФИО, семейное положение и данные об образовании работника.

Также к этой группе относится трудовой договор (отражена должность и оплата труда), трудовая книжка (предыдущие места трудоустройства и стаж), диплом или сертификат (полученное образование).

Положение о работе с персональными данными включает описание комплекса мер, направленных на защиту информации. Стоит заметить, что получить ее можно непосредственно от работника. Распространять такие сведения третьи лица могут только с его согласия.

Какая предусмотрена ответственность за разглашение

Помимо порядка сбора информации, положение об обработке персональных данных работников содержит указания на ответственность за несоблюдение утвержденных правил. Распространяется это как на коллектив, так и на работодателя.

При разглашении данных без согласия работника в 2018 году налагаются штрафы в размере:

• для физических лиц 3 000-5 000 рублей;
• для должностных лиц 10 000-20 000 рублей;
• для юридических лиц 15 000-75 000 рублей.

Разработка нормативного документа, посвященного защите персональных данных это требование для каждого работодателя.

В бланке содержится перечень сведений, относящихся к конфиденциальным, приводится порядок сбора и хранения личной информации. Важные пункты меры по защите данных и ответственность, налагаемая в случае несоблюдения установленных правил.

Далее можно скачать положения о персональных данных работников на 2018 год — образец. Единая форма документа не установлена.