Разъяснение минтруда об электронных расчетных листах

При выдаче зарплаты работникам обязательно бухгалтером компании составляются расчетные листки. В них включается информация о размере платежа, а также сведения о получателе и плательщике.

Формируется документация по специальной форме, но в 2018 году были внесены некоторые правки, поэтому изменилось содержание листка. Он может по-прежнему формироваться по форме компании, но обязательно включаются некоторые данные, без которых он будет считаться недействительным.

Какие внесены правки

Работодатель должен информировать своих сотрудников о том, какова их зарплата, а также какое количество средств было удержано в виде НДФЛ. Для этого на основании ст. 136 ТК формируются . Они указывают, какая именно сумма передается на руки каждому работнику фирмы в наличном или безналичном виде.

ТК РФ Статья 136. Порядок, место и сроки выплаты заработной платы

При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника: 1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период; 2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику; 3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний; 4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов. Заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо переводится в кредитную организацию, указанную в заявлении работника, на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором. Работник вправе заменить кредитную организацию, в которую должна быть переведена заработная плата, сообщив в письменной форме работодателю об изменении реквизитов для перевода заработной платы не позднее чем за пять рабочих дней до дня выплаты заработной платы. Место и сроки выплаты заработной платы в неденежной форме определяются коллективным договором или трудовым договором. Заработная плата выплачивается непосредственно работнику, за исключением случаев, когда иной способ выплаты предусматривается федеральным законом или трудовым договором. Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретная дата выплаты заработной платы устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. Для отдельных категорий работников федеральным законом могут быть установлены иные сроки выплаты заработной платы. При совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплата заработной платы производится накануне этого дня.

Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.

В законодательстве четко указывается, что зарплата должна выдаваться минимально двумя частями ежемесячно. Форма расчетного листка утверждается самостоятельно каждой компанией, но при этом законодательные акты содержат информацию о том, какие обязательные сведения вносятся в этот документ.

Обычно документация передается работникам по окончанию месяца, когда выдается оставшаяся часть зарплаты.

Правила подготовки документации

Отсутствует специальная унифицированная форма расчетного листка, поэтому все организации имеют право самостоятельно разрабатывать внешний вид этого документа. Наиболее часто используются специальные образцы, имеющиеся в специализированных бухгалтерских программах.

Выбранная форма непременно утверждается приказом руководителя компании. Независимо от формы документа, имеются некоторые сведения, которые обязательно должны включаться в расчетный листок. К этим данным относится:

• информация о работнике, представленная его ФИО и занимаемой должностью;
• период, за который начисляется зарплата;
• размер выплаты, представленной окладом, разными надбавками или премиями;
• удержание НДФЛ или других платежей с зарплаты. вы узнаете, как правильно заполнить налоговую декларацию 3-НДФЛ;
• итоговая сумма, которая выплачивается на руки сотруднику.

Выдается расчетный листок в бумажном или электронном виде работникам, причем допускается направлять документ на электронную почту сотрудника организации. вы можете прочесть, что собой представляет и как оформляется расчетно-платежная ведомость формы Т-49.

Пример правильно заполненного расчетного листка.

Порядок выдачи закрепляется во внутренних нормативных документах организации, а также в . Дополнительно издается соответствующий приказ руководителем компании.

Предприятия не обязаны хранить копии расчетных листков у себя в архиве, поэтому если работник потеряет свой документ, то он не сможет запросить его копию у работодателя.

При этом у фирмы должны иметься подтверждения того, что документ был выдан работнику. Если отсутствуют доказательства, то трудовая инспекция может привлечь фирму к ответственности, поэтому на основании ст. 5.27 КоАП уплачивается штраф от 30 до 50 тыс. руб.

Если фирма принимает решение о выдачи работникам расчетных листков в бумажном виде, то для этого обязательно ведется специальный журнал. Он предназначен для внесения информации о том, когда именно были выданы документы работникам.

Каждый сотрудник при получении листка ставит в журнале свою подпись.
Если проверятся компания специалистами трудовой инспекции, то для изучения передается в качестве подтверждения следования требованиям законодательства данный журнал.

Заключение

Расчетные листки могут составляться работодателями по собственной форме, но в них обязательно вносятся нужные сведения, без которых они признаются недействительными.

Руководители компаний должны располагать доказательствами того, что ежемесячно ими выдаются листки сотрудникам. Если такие подтверждения отсутствуют, то фирма привлекается к ответственности.

Маргарита Ледовских

Рада приветствовать вас на нашем сайте. Меня зовут Маргарита Ледовских, я медиаюрист.
19 лет я работаю в сфере информационного права, из них 6 лет руковожу проектом «Право в сети».

Поиск по сайту

Оказываем услуги по регистрации сайтов в качестве СМИ

Подготовительный этап Во-первых, нужно время на подготовительные действия. Пишу об этом, поскольку иногда не учитывают эти моменты. Учредителям- физическим лицам как минимум нужно посетить банк и нотариуса, чтобы сделать нотариальные копии документов. Вы скажете, что можно оплатить через онлайн-банк, не выходя из дома, и это чистейшая правда, но даже в этом случае надо идти […]

Очень часто, если человек разозлен, обижен, от него можно услышать такие слова: «Да я на тебя подам иск о компенсации морального вреда». И вот уже может показаться, что если человек переживает, если в интернете о нем распространена какая-то негативная информация, он недоволен покупкой в интернет-магазине, в негодовании, что на него, по его мнению, подали незаконный […]

Бумажные расчетные листки отменены — такой вывод следует из письма Минтруда от 21.02.2017 № 14–1/ООГ-1560. Организация вправе отправлять расчетные листки сотрудникам по электронной почте. Такой порядок не нарушит Трудовой кодекс. Главное прописать новый способ извещения во внутреннем документе, трудовом или коллективном договоре.

Работодатель обязан сообщать сотрудникам о составных частях зарплаты. Для этого бухгалтерия выдает расчетные листки (ст. 136 ТК РФ). Если компания не извещает работников, трудинспекторы вправе оштрафовать на 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Причем оспорить штраф не удается даже в суде (решение Свердловского областного суда от 20.01.2016 № 72–98/2016).

Отмена бумажных расчетных листков

В Трудовом кодексе сказано, что сообщить работникам о составных частях зарплаты нужно письменно. Других требований нет.

Если отправить листок по электронке, работники смогут ознакомиться с документом и распечатать его. Требование о письменной форме работодатель выполнит.

Поэтому в письме № 14–1/ООГ-1560 Минтруд отменил бумажные расчетные листки — пришел к выводу, что компания вправе передавать их по электронной почте.

Еще один способ не тратиться на бумагу — отправлять листки личным сообщением на корпоративном сайте компании или предоставить работникам доступ к программе, где они смогут просматривать свои документы. Такие способы поддерживают судьи (апелляционное определение Новосибирского областного суда от 05.06.2014 № 33–4700/2014).

Образец расчетного листка

Как перейти на электронные расчетные листки

Можно ли выдавать электронные расчетные листки, например на электронную почту? Да. Пропишите во внутренних документах, что компания отправляет листки на e-mail сотрудников.

Например, закрепите такие правила в положении, которым компания утвердила форму самого расчетного листка (письмо Роструда от 18.03.2010 № 739‑6‑1). Изменения внесите приказом и ознакомьте с ним работников.

Образец смотрите ниже.

Как изменить порядок выдачи расчетных листков (фрагмент)

Работодатель вправе направить расчётный листок работнику по электронной почте

При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника, в том числе: о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, о размерах иных начисленных сумм (отпускные, компенсации за нарушение сроков выплаты зарплаты и пр.), о размерах удержаний и общей денежной сумме, подлежащей выплате работнику.

В Трудовом кодексе РФ установлено, что форма расчетного листка утверждается работодателем. При этом порядок его направления не регламентируется.

В этой связи Минтрудом России сделан вывод о возможности направления работнику расчетного листка в электронной форме при условии закрепления соответствующего порядка в локальных нормативных документах работодателя.

Работодатель вправе направить работнику расчетный листок по электронной почте

• Согласно письму Минтруда России работодатель вправе извещать работника о составных частях зарплаты посредством направления расчетного листка на электронную почту.
• К такому выводу пришел Минтруд России ввиду того, что ТК РФ не регламентирует порядок извещения работника о составных частях заработной платы и форму направляемого расчетного листка.
• При этом данный порядок должен быть предусмотрен в трудовом или коллективном договоре, а также в локальных нормативных актах компании.
• Напомним , что при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:
• • о ее составных частях за соответствующий период;
• • о размерах иных сумм, начисленных работнику (в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты зарплаты, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику);
• • о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

• об общей денежной сумме, подлежащей выплате (ч. 1 ст. 136 Трудового кодекса).

Целью выдачи расчетного листка является необходимость проинформировать работника, из каких выплат складывается его очередная заработная плата.

Работодатель может предусмотреть в локальном акте право выдачи начальниками подразделений расчетных листков работникам

racorn / Depositphotos.com

К такому выводу пришли эксперты службы Правового консалтинга компании «Гарант», проанализировав нормы Трудового кодекса и разъяснения уполномоченных органов по вопросу возможности выдачи расчетных листков сотрудникам начальниками подразделений.

Порядок выдачи расчетного листка по заработной плате | Аюдар Инфо

Куревина Л., эксперт журнала

Минтруд периодически в своих письмах напоминает работодателям о той или иной их обязанности в сфере трудовых отношений. Недавно, в Письме от 23.10.

2018, № 14‑1/ООГ-8459, чиновники ведомства отметили, что работодатель в соответствии с трудовым законодательством обязан информировать работника о составляющих его заработной платы, то есть оформлять расчетные листки, и отменить эту обязанность ни соглашением с работником, ни коллективным договором нельзя. О том, как нужно оформлять и выдавать работникам расчетные листки, расскажем в статье.

С целью защиты права работника на своевременное получение заработной платы в полном объеме согласно ст. 21 ТК РФ Трудовой кодекс предусматривает, что работодатель каждому работнику (в том числе совместителям) выдает письменный расчет зарплаты.

При этом о расчетном листке по‑прежнему говорится только в ст. 136 ТК РФ, исходя из которой при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

• о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период (такими частями в силу ст. 129 ТК РФ являются вознаграждение за труд, компенсационные и стимулирующие выплаты);
• о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
• о размерах и об основаниях произведенных удержаний. К таким удержаниям, в частности, относятся НДФЛ, неизрасходованный и несвоевременно возвращенный аванс, взыскиваемые с работника-должника по исполнительным документам суммы, в том числе алименты, сумма за неотработанные дни отпуска (ст. 137 ТК РФ);
• об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Что касается формы расчетного листка и порядка его выдачи, то, как и раньше, эти вопросы регулируются непосредственно работодателем. При этом следует руководствоваться письмами Минтруда и Минфина.

Форма расчетного листка

Итак, форма расчетного листка согласно ст. 136 ТК РФ утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Применение в учреждении формы выдача расчетного листка, не утвержденной работодателем, является нарушением трудового законодательства и влечет административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Прежде чем разобраться с содержанием расчетного листка, отметим, что он может быть в двух формах:

Несмотря на то что об электронной форме в ст. 136 ТК РФ ничего не говорится, на возможность уведомления работников в такой форме указал Минтруд в Письме от 21.02.2017 № 14‑1/ООГ-1560. Порядок направления расчетного листка при этом следует закрепить в трудовом договоре (если такая форма уведомления установлена для некоторых работников), коллективном договоре, локальном нормативном акте.

Что касается самой формы расчетного листка, то в Письме Минфина РФ от 14.04.2016 № 02‑06‑05/21573, в частности, сказано, что расчетные листы по заработной плате работников формируются на основании форм документов, установленных Приказом № 52н:

• расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или расчетной ведомости (ф. 0504402);
• карточки-справки (ф. 0504417), которая применяется для регистрации справочных сведений о заработной плате работника учреждения и в которой отражаются суммы начисленной заработной платы по видам выплат, суммы удержаний (по видам удержаний), сумма к выдаче.

В расчетном листке отражаются

табельный номер	отработанные дни (часы)	составные части зарплаты	размер пособий по временной нетрудоспособности	компенсация за нарушение срока выплаты зарплаты и других выплат	размеры и основания произведенных удержаний	общая денежная сумма

Не нужно отражать в расчетном листке иные выплаты, не перечисленные в ст. 136 ТК РФ, например командировочные расходы (Письмо Минтруда РФ от 26.02.2016 № 14‑2/В-154 «О включении в расчетный листок командировочных расходов») и страховые взносы.

При этом в расчетном листке указываются суммы дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию (п. 8 ст. 9 Федерального закона от 30.04.

2008 № 56‑ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»).

Примерная форма расчетного листка приведена ниже.

Расчетный листок

Учреждение
Подразделение/код/табельный номер
Ф. И. О.
Должность/профессия
Оклад (руб.)
Месяц/год	Рабочие дни	Рабочие часы (40‑часовая рабочая неделя)
Начислено	Период	Дни	Часы	Сумма (руб.)	Удержано	Период	Сумма (руб.)
Зарплата за отработанное время	НДФЛ
Пособие по нетрудоспособности
Ежемесячная премия
Доплата за работу в выходные (праздничные) дни
Выплата за стаж непрерывной работы
Всего начислено	Всего удержано
Выплачено	Дата	Сумма (руб.)
Аванс
Зарплата
Пособие по нетрудоспособности
Всего выплачено

Остается отметить, что законодательством не предусмотрено требование подписывать расчетные листки и заверять их печатью, но работодатель может установить его самостоятельно.

Порядок выдачи расчетного листка

В силу ст. 136 ТК РФ расчетные листки выдаются вместе с заработной платой. Зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца, следовательно, листки выдавать также нужно два раза. Однако согласно Письму Роструда от 24.12.

2007 № 5277‑6‑1 достаточно выдавать листки только при выплате второй части зарплаты, когда определены все составляющие зарплаты, так как при выплате первой части эти составляющие могут быть еще неизвестны.

Показывать в листке составляющие части за каждые полмесяца отдельно не требуется.

Кроме того, выдавать расчетный листок нужно при увольнении работника, чтобы он знал, какие суммы ему выплачиваются и за что.

А вот выдавать листок при выплате отпускных не требуется, несмотря на то что данная выплата считается оплатой труда за неотработанное время.

Роструд на сей счет сообщил, что выплата отпускных не относится к выплате заработной платы, поэтому выдавать в данном случае расчетный листок не нужно (Письмо № 5277‑6‑1).

В какой день нужно выдавать расчетные листки?

Конкретных указаний по поводу дня выдачи листка нет, так что работодатель определяет его сам. Это может быть как непосредственно день зарплаты, так и день, предшествующий ее получению.

В любом случае день выдачи листка не зависит от того, каким способом выдается зарплата: в кассе учреждения или через банковскую карту.

В Трудовом кодексе говорится о самом факте выплаты зарплаты, влекущем обязанность выдачи расчетного листка, а способы выплаты не уточняются (Письмо Минтруда РФ от 23.10.2018 № 14‑1/ООГ-8459).

Нужно ли брать у работника подтверждение получения расчетного листка?

Порядок подтверждения выдачи сотрудникам расчетных листков законодательством также не определен, но лучше бы позаботиться о таком подтверждении, чтобы избежать проблем с контролирующими органами.

Бумажный расчетный листок можно выдать под подпись лично сотруднику, для передачи же листка по электронным каналам связи нужно предусмотреть техническую возможность подтверждения получения документа сотрудником.

При бумажного выдача расчетного листка можно предусмотреть в нем отрывную часть, в которой работники будут расписываться в получении, либо разработать журнал выдачи расчетных листков, где работники будут ставить свои подписи.

В журнале должно быть зафиксировано, в какой день выдан расчетный листок по заработной, кому (фамилия, имя, отчество, должность, структурное подразделение), за какой период, и проставлена подпись работника.

Приведем пример:

• _________________________________________
• (наименование учреждения)
• Журнал учета выдачи расчетных листков за __________/_________ г.
• Подразделение учреждения

№ п/п

Дата выдачи расчетного листка

Ф. И. О. работника

Должность работника

Подпись

1. Ответственный за выдачу
2. расчетных листков ______________  ____________  _______________
3. должность                        подпись               расшифровка подписи
4. Для подтверждения выдачи расчетного листка также можно внести в платежную ведомость отдельный столбец, в котором работники будут расписываться в получении листка.

Говоря о порядке выдачи расчетных листков, нужно помнить, что доходы физического лица относятся к персональным данным работника (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных»).

В силу ст. 7 Федерального закона № 152‑ФЗ третьими лицами, получающими доступ к персональным данным, должна обеспечиваться конфиденциальность таких данных. Поэтому лиц, ответственных за выдачу расчетных листков, следует предупредить (под подпись) о необходимости сохранения режима секретности (конфиденциальности).

Хранить или не хранить расчетные листки?

Этот вопрос законодательством также не урегулирован. Минфин в Письме от 14.04.2016 № 02‑06‑05/21573 разъяснил, что хотя расчетные листки и должны разрабатываться на основании форм документов по расчету заработной платы, утвержденных Приказом № 52н, но требований о формировании и хранении вторых экземпляров расчетных листов данный приказ не содержит.

Согласно п.

 9 СГС «Учетная политика» правила документооборота и технология обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете в соответствии с утвержденным графиком документооборота и (или) порядком взаимодействия структурных подразделений и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по предоставлению первичных учетных документов для ведения учета, утверждаются документами учетной политики учреждения.

При этом первичные учетные документы, применяемые в рамках установленного документооборота для оформления операций по начислению заработной платы (оплаты труда), должны соответствовать требованиям трудового законодательства РФ.

В силу п. 22 СГС «Учетная политика» документы учетной политики и другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления отчетности в последний раз.

А на основании п. 412 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.

2010 № 558, документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат, доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат хранятся:

• при условии проведения проверки (ревизии) – 5 лет;
• при отсутствии лицевых счетов – 75 лет.

* * *

В заключение обратим ваше внимание на то, что расчетный листок по заработной является обязательным документом. За его невыдачу (а также за неутверждение его формы) работодателю грозит административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Даже если работник отказывается от получения расчетного листка, вы должны его вручить либо зафиксировать факт отказа.

Из писем компетентных ведомств следуют такие выводы:

1. Расчетный листок можно выдавать один раз в месяц при выплате второй части зарплаты, а также при увольнении.

2. Расчетные листки выдаются независимо от того, в какой форме (наличной или безналичной) выдается зарплата работникам.

3. Форма расчетного листка должна быть утверждена работодателем с учетом мнения представительного органа работников.

При всем этом порядок выдачи расчетных листков (в том числе сколько раз в месяц он выдается, в какой форме – бумажной или электронной), а также способ подтверждения их получения работниками работодатель устанавливает самостоятельно в локальном акте организации. С данным актом работников нужно ознакомить под подпись.

Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение, №2, 2019 год

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки — образец 2020

С 2020 года стартует проект перехода на ведение трудовых книжек в электронном формате. Сотрудники организаций вправе самостоятельно решать, хранить сведения об их стаже только в оцифрованном виде или дублировать на бумаге.

Работодатель обязан направить каждому своему работнику уведомление о переходе на электронные трудовые книжки и попросить определиться, в каком формате будет в дальнейшем вестись учет стажа.

Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ (далее — Закон) внесены изменения в Трудовой кодекс. Нововведения коснулись перехода на цифровой формат сведений, содержащихся в бумажной трудовой книжке. В связи с этим у работодателей возникли новые обязанности:

• по уведомлению каждого работника персонально о том, что в соответствии с новым порядком сведения о стаже будут формироваться в электронном виде;
• по разъяснению, что работник вправе выбрать, каким способом будет осуществляться ведение его трудовой книжки: только в электронном формате или одновременно в электронном и бумажном;
• по ежемесячной отчетности в Пенсионный фонд по сведениям о трудовой деятельности своих сотрудников (ст. 66.1 ТК РФ).

Работодатели обязаны в срок до 30 июня 2020 года направить в адрес каждого работника уведомление в письменном виде лично или почтовым направлением в случаях, когда он длительно отсутствует на рабочем месте. Таким способом можно воспользоваться для уведомления лиц, находящихся в декретном отпуске, отпуске по уходу за ребенком или в длительной командировке.

Все эти мероприятия следуют из норм статьи 2 Закона. Работник же до конца 2020 года должен принять решение по выбору способа ведения трудовой книжки и обратиться с заявлением к работодателю.

Что должно быть отражено в уведомлении о переходе на ЭТЦ?

Законодатель не приводит строгой формы уведомления. Указано лишь, что формат носит только письменный характер. Потому работодатель должен разработать текст уведомления самостоятельно, учитывая, что документ должен содержать следующие сведения:

• максимально точное и понятное разъяснение изменений в трудовом законодательстве, в соответствии с которыми меняется формат ведения трудовых книжек;
• предложение определиться с тем, в каком формате будут продолжать формироваться сведения о стаже, путем подачи соответствующего заявления;
• указание, что работнику по закону отводится срок, в течение которого заявление должно быть передано работодателю – до 31 декабря 2020 года;
• иные законодательные моменты, связанные с переходом на электронные трудовые книжки. Здесь можно объяснить, что отказ от представления заявления влечет утрату права выбора в дальнейшем, что бумажный вариант будет актуален только по этому месту работы и т.д.

Следует заметить, что уведомление носит разовый характер и касается только тех, кто уже состоит в трудовых отношениях с организацией и имеет бумажную трудовую книжку.

При приеме на работу с 1 января 2021 года будет действовать следующий порядок:

• приступающим работать впервые и не имеющим бумажной трудовой книжки вестись будет только электронная форма документа;
• при смене работодателя будет учитываться заявление, поданное работником о сохранении трудовой книжки.

Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки

Примерная форма уведомления и образец 2020 года:

Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки в 2020 году от Роструд

Официальную форму уведомления сотрудника о переходе на ЭТК представил Роструд:

• скачать образец уведомления.

Соблюдение порядка перехода на ЭТК является обязанностью работодателя. В него включено уведомление каждого сотрудника об изменениях в законодательстве.

Текст документа остается на усмотрение работодателя. Однако, закон требует разъяснить все нововведения, призвать сделать выбор и объяснить его правовые последствия. Срок направления уведомления установлен до 30 июня текущего года.

Разъяснение минтруда об электронных расчетных листах

Вопрос: Об извещении работника о составных частях зарплаты (расчетном листке) посредством электронной почты.

Ответ: Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Министерства труда Российской Федерации рассмотрел обращение и по компетенции сообщает.

В соответствии с Положением о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 610, Минтруд России дает разъяснения по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

• Мнение Минтруда России по вопросам, содержащимся в обращении, не является разъяснением и нормативным правовым актом.
• Согласно части 2 статьи 57 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) обязательным для включения в трудовой договор является, в частности, условие оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты).
• В соответствии со статьей 135 ТК РФ заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда.
• В соответствии со статьей 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:
• 1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
• 2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
• 3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
• 4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
• Целью выдачи расчетного листка является необходимость проинформировать работника, из чего складывается его очередная заработная плата.
• При этом в соответствии с частью 2 статьи 136 ТК РФ форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.
• Таким образом, работодатель обязан извещать работника о составных частях заработной платы при выплате заработной платы в соответствии с формой, утвержденной работодателем.
• При этом ТК РФ не регламентирует порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок).
• В связи с чем полагаем, что, если в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте предусмотрен порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок) посредством электронной почты, то данный порядок, по нашему мнению, не нарушает положения статьи 136 ТК РФ.
• Заместитель директора Департамента оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства

С.Ю.ГОРБАРЕЦ

Минтруд ответил на наболевшие вопросы работодателей по расчетным листкам

Из разъяснений представителей ведомства следует, что расчетные листки необходимо выдавать сотрудникам, независимо от того, как они получают зарплату: наличкой в кассе или переводом на карту.

Напомним, что в соответствии со ст. 136 ТК РФ работодатель должен информировать своих работников:

• о составных частях заработной платы за определенный период;
• о суммах других начислений (отпускных, компенсаций и др.)
• о суммах удержаний из зарплаты и основаниях, послуживших для этого;
• о конечной сумме, причитающейся к выплате.

Комментарий Минтруда России о введении электронной трудовой книжки и кадрового документооборота в электронном виде

Вопрос внедрения цифровых технологий в социально-трудовую сферу и отражения норм в законодательстве обсуждался на заседании Правительства России 28 июня 2018 года.

В соответствии с данными поручениями Минтруд России подготовил законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде)», а также подходы к ведению кадрового документооборота в электронном виде в организациях, которые были в основном поддержаны.

О законопроекте об «электронной трудовой книжке»

Минтруд России предлагает принять в 2019 году законопроект об «электронной трудовой книжке». Предполагается, что работодатели будут направлять в Пенсионный фонд России в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников, то есть о приеме на работу, переводе на другое рабочее место, увольнении.

Проект является масштабным, так как затрагивает всех работодателей.

Работники получат возможность видеть в информационной системе в любое время записи, которые производит работодатель, а также направлять свои данные в электронном виде работодателю, например, при трудоустройстве, в том числе для работы дистанционно в другой местности.

Минтруд России планирует на следующей неделе разместить законопроект на общественное обсуждение.

О ведении кадрового документооборота в электронном виде

Также сообщаем, что ведется проработка норм о предоставлении работодателям права ведения обязательных кадровых документов, указанных в Трудовом кодексе, только в электронном виде. К таким документам относятся трудовые договоры, оформление отпусков и командировок, ведение учета рабочего времени, документы по охране труда и пр.

С этой целью Минтруд России провел в 2018 году эксперимент с участием крупных компаний ОАО «РЖД», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «Ростелеком», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ООО «СИБУР», АО «АЛЬФА-БАНК», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Татнефть» им. В.Д. Шашина, ООО «Агроторг».

Компании отмечают необходимость законодательного закрепления унифицированных требований к универсальной усиленной квалифицированной подписи (УКЭП), обеспечивающих возможность ее использования в рамках любых правоотношений.

Экономический эффект от ведения кадрового документооборота в электронном виде возможен при условии решения вопроса о снижении стоимости приобретения и использования электронной цифровой подписи, так как планируется, что работодатели будут ее приобретать за счет собственных средств (в настоящее время стоимость УКЭП составляет в среднем от 1 до 5 тысяч рублей на человека ежегодно).

По мнению бизнеса, ведение ряда документов только в электронном виде при рассмотрении споров в судебных органах или при проверках контрольно-надзорных органов создает высокие риски привлечения работодателей к ответственности.

Проблемы при утере работодателем информации на электронных носителях, ошибки программного обеспечения при передаче и обработке данных в электронном виде могут также привести к принятию неправомерных решений контрольно-надзорными органами.

• При потере информации из корпоративных систем работодателя при ведении кадрового документооборота только в электронном виде, работнику будет затруднительно защитить свои права и гарантии.
• Российский союз промышленников и предпринимателей и Федерация независимых профсоюзов России, которые уполномочены вести переговоры по законодательным инициативам в социально-трудовой сфере, выражают мнение о необходимости поэтапности и тщательной проработки поправок в трудовое законодательство по вопросу ведения кадрового документооборота в организации только в электронном виде.
• Так, стороны Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений (РТК), представляющие общероссийские объединения профсоюзов и общероссийские объединения работодателей, отмечают нецелесообразность включения в законопроект о «трудовой книжке» норм о ведении всего кадрового документооборота в электронном виде в организации, что зафиксировано в протоколе РТК от 7 сентября 2018 года.
• Минтруд России считает, что предварительно должны быть приняты решения в IT-сфере, касающиеся электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости электронных документов, в том числе в судебных спорах.
• Принятие законопроектов, которые имеют важное значение для перехода на электронный кадровый документооборот в организации, в соответствии с проектом паспорта национального проекта «Цифровая экономика в Российской Федерации» планируются в следующие сроки:

• декабрь 2018 года – по вопросам регулирования механизмов формирования и использования «облачной» электронной подписи, установления унифицированных требований к универсальной (единой) усиленной квалифицированной подписи, визуализации электронной подписи в электронном документе, уточнения правового статуса аккредитованного удостоверяющего центра,
• июле 2019 года – в части уточнения понятия электронного документа, определения процедур хранения документов, в том числе электронных, использования и хранения электронного дубликата (электронного образа) документа, а также в части формирования благоприятных правовых условий для сбора, хранения и обработки данных с использованием новых технологий.

С учетом этих изменений в законодательстве, а также высказанных предложений бизнес-сообщества и мнения представителей работников Минтруд России предполагает разработку законопроекта, который планируется принять в 2021 году.

Таким образом, информация в публикации в газете «Коммерсант» «Труд отторгает электронный учет» от 19 октября 2018 года не соответствует действительности.

О выдаче расчетных листков в электронном виде

В соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ, все работодатели обязаны письменно информировать работников о составных частях заработной платы, размерах начислений и удержаний.

Для выполнения этой обязанности, работодатели разрабатывают и утверждают форму расчетного листка. Как правило, работодатели пользуются по умолчанию той формой расчетного листка, которая предусмотрена в бухгалтерской программе.

Трудовой кодекс не регламентирует то, каким способом выдавать работникам расчетные листки.
Поэтому работодатели могут самостоятельно установить форму выдачи расчетных листков — на бумажных носителях или в электронном виде.

Некоторые работодатели считают, что если выдали расчетный листок на бумаге, то меньше риск
получить штраф.

Однако, это не так. Штрафные санкции по жалобе работника грозят работодателю за невыдачу расчетных листков.

Административная ответственность за невыдачу расчетных листков предусмотрена статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

В тоже время ежемесячная распечатка и выдача расчетных листков всем работникам — работа более трудоемкая, чем рассылка файлов расчетных листков на электронные адреса работников.

Работодатели вправе направлять работникам расчетные листки в электронном виде. Главное, чтобы этот способ был прописан в локальном акте или трудовом договоре.

Если мы выдаем расчетные листки несколькими способами, прописываем оба варианта..

• Суды соглашаются с тем, что работодатель ничего не нарушает, если отправляет расчетные листки по электронной почте.
• В локальном положении об оплате труда работников для малых предприятий или в трудовом договоре с работниками для микропредприятий можно прописать следующие формулировки обязанности работодателя, касающиеся выдачи расчетных листков:
• Работодатель обязуется выдавать расчетные листки в день выплаты окончательного расчета за отработанный месяц одним из способов:
  — на бумажном носителе;
• — в электронном виде на адрес электронной почты работника.

Вместе с тем работодатель должен доказать, что выдавал расчетные листки своим работникам.
Для этого нам придется просить работников написать заявление, где указать, на какой адрес электронной
почты направлять расчетные листки.

1. Для выбора формы расчетного листка работник должен представить работодателю заявление по утвержденной работодателем форме.
2. Для того, чтобы получить расчетный листок в бумажном виде, работник должен обратиться к работодателю и получить расчетный листок лично под подпись в журнале учета выдачи расчетных листков.
3. Для того, чтобы получить расчетный листок в электронном виде, работник должен в заявлении указать адрес своей электронной почты.
4. В заявлении на имя работодателя работник пишет:

В соответствии со статьей 136 Трудового кодекса Российской Федерации прошу направлять мне файлы расчетных листков на электронную почту по адресу (таком-то). От получения расчетных листков на бумажных носителях отказываюсь.

По правилу, установленному частью 6 статьи 136 ТК РФ, заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день. В связи с этим возникает вопрос: сколько раз нужно выдавать расчетные листки?

• Поскольку работодатель обязан выплачивать заработную плату два раза в месяц, то и расчетных листков должно быть два, поскольку трудовым законодательством установлено, что листок выдается при выплате заработной платы, при этом не важно, аванс это или расчет.
• На практике работодатели выдают расчетный листок только один раз в месяц — при окончательном расчете за месяц.
• Однако это вряд ли будет нарушением, так как главная функция расчетного листка – это проинформировать работника о всех начислениях и удержаниях.