Пользователи электронных счетов-фактур определят порядок взаимодействия

Использование обмена электронными документами с контрагентами позволяет не только исключить дублирование операций по многократному вводу и обработке данных, сократить ошибки и искажение информации, возможные при повторном вводе данных, сократить время доведения финансовой информации, а также может уменьшить риски вреда здоровью сотрудников в условиях угрозы заражения инфекционными заболеваниями, поскольку исключает их физические контакты.

В редакции 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» реализован обмен в структурированном виде электронными документами (ЭД), такими как:

• Акт приемки-сдачи выполненных работ (оказанных услуг);
• Товарная накладная № ТОРГ-12;
• Счет-фактура;
• Исправительный счет-фактура;
• Корректировочный счет-фактура;
• Универсальный передаточный документ;
• Универсальный корректировочный документ;
• Счет на оплату;
• Ответ на заказ (в виде счета на оплату);
• Извещение для внутриведомственных, межведомственных и межбюджетных расчетов.

Также предусмотрена передача текстового документа Произвольный электронный документ, к которому может быть прикреплен внешний файл в любом формате.

Программа позволяет:

• сформировать, зашифровать, подписать и отправить ЭД;
• получить, утвердить и отразить в учете входящий ЭД или отклонить полученный ЭД;
• обработать подтверждение оператора об отправке /о получении ЭД;
• получить извещение покупателя о получении ЭД;
• сформировать и отправить извещение продавцу о получении ЭД;
• просмотреть в привычном виде, распечатать и сохранить в архиве ЭД и служебные документы;
• создать Соглашение об обмене электронными документами на основании шаблона;
• вести список соглашений с контрагентами о прямом обмене электронными документами;
• вести список контрагентов, участвующих в обмене документами через оператора ЭДО;
• вести списки номенклатуры поставщиков, устанавливать соответствие номенклатуры поставщиков собственной номенклатуре.

В программе ведется архив электронных документов, включая служебные, формируемые автоматически согласно протоколу обмена. В зависимости от стадии оформления документа ему присваивается соответствующий статус.

В результате существенно сокращаются трудовые и материальные затраты:

• не нужно распечатывать документ – ЭД является оригиналом;
• вместо обычной печати и подписи – электронная подпись;
• вместо почты и/или курьера – оператор электронного документооборота;
• вместо ручного ввода входящего документа – автоматическое формирование.

• Значительно сокращается время обмена документами — электронный документ передается почти мгновенно.
• Для обмена данными применяются форматы, утвержденные приказами ФНС России, что позволяет организовать юридически значимый документооборот с контрагентами и налоговыми органами.
• Все документы, включая Произвольный электронный документ вместе с вложениями, могут быть зашифрованы и подписаны электронной подписью (ЭП).
• Для работы с ЭД можно использовать сертификат любого Удостоверяющего Центра (УЦ), входящего в сеть доверенных УЦ ФНС России.
• «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2 позволяет настроить и использовать обмен электронными документами с контрагентами с помощью: 

• сервиса 1С-ЭДО через Оператора ЭДО – специальную организацию, обеспечивающую обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем;
• прямого обмена – через каталог, электронную почту, ресурс FTP (не поддерживается передача счетов-фактур, согласно законодательным ограничениям).

Для обмена электронными документами с контрагентами учреждению потребуется получить, установить и добавить в программу сертификат электронной подписи, а также установить и настроить программу шифрования на компьютере пользователя, который будет подписывать и отправлять/получать электронные документы, или на сервере.

Для включения возможности электронного обмена с контрагентами следует перейти в раздел Администрирование и открыть форму Настройка параметров учета.

В форме Настройка параметров учета на закладке Обмен данными и интеграция в группе команд Электронный документооборот с контрагентами необходимо вызвать команду Настройка обмена электронными документами.

Порядок включения возможности обмениваться электронными документами подробно описан в статье Включение возможности использования и командный интерфейс обмена электронными документами с контрагентами в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», редакция 2. 

Подробные инструкции по настройке и порядку обмена электронными документами на конкретных примерах — в разделе «Обмен электронными документами в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», редакция 2» ресурсов ИТС-БЮДЖЕТ.

Обмен с помощью сервиса 1С-ЭДО через оператора ЭДО

Данный вид обмена электронными документами является рекомендуемым и обеспечивает максимальные возможности.

Использование сервиса 1С-ЭДО позволяет передавать и получать электронные документы даже при взаимодействии с контрагентами, подключенными к разным операторам ЭДО, при условии, что они поддерживают данный сервис.

В настоящее время в сервисе 1С-ЭДО поддержан обмен следующих операторов ЭДО: Калуга Астрал, Такском, Тензор (СБИС), Линк-сервис, Удостоверяющий центр, ЭТП ГПБ.

Перечень операторов ЭДО, поддерживаемых сервисом 1С-ЭДО, постоянно расширяется.

1. Обмен электронными документами через оператора ЭДО позволяет получать и отправлять акты об оказании услуг и товарные накладные ТОРГ-12, а также счета-фактуры в форматах, утвержденных ФНС России. 
2. Если учреждение реализует оптом маркируемую обувную продукцию, то программа обеспечивает возможность указать в документах «Накладная на реализацию продукции и товаров (ТОРГ-12)» и «Счет-фактура выданный» коды маркировки индивидуальной и транспортной упаковки и обеспечивает передачу сведений о кодах маркировки в электронных документах.
3. Для использования этой возможности необходимо открыть форму настроек Обмен электронными документами, в группе Обмен с контрагентами, перейти по ссылке Настройки ЭДО БГУ и в настройке ЭДО организации включить флажок Передача кодов маркировки.

Также через сервис 1С-ЭДО возможен обмен электронными извещениями ф. 0504805 в рамках внутриведомственных, межведомственных и межбюджетных расчетов с другими государственными учреждениями, которые также используют редакцию 2 «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8». 

При электронном документообороте с контрагентами упростить сопоставление номенклатуры электронных документов помогает интеграция с сервисом 1С:Номенклатура. При этом необходимо убедиться, что контрагенты также используют интеграцию с этим сервисом в своих учетных программах. 

Прямой обмен

Прямой обмен предполагает обмен электронными документами в виде файлов через каталог, электронную почту, ресурс FTP.

Согласно законодательству, обмен электронными счетами-фактурами между контрагентами предусматривает обязательное участие третьей стороны — оператора ЭДО, поэтому при прямом обмене отсутствует возможность обмениваться счетами-фактурами.

Чтобы настроить прямой обмен электронными документами, необходимо включить флаг Прямой обмен электронными документами в форме настройки Обмен электронными документами и добавить учетную запись ЭДО и настройки обмена с контрагентом для прямого обмена через панель администрирования обмена электронными документами. Для открытия формы панели администрирования необходимо вызвать команду Настройка обмена электронными документами (раздел Администрирование — Настройка параметров учета — закладка Обмен данными и интеграция в группе команд Электронный документооборот с контрагентами).

Выгрузка электронных документов в файл

Если необходимо выгрузить электронный документ для передачи по другим каналам связи или для загрузки в другое программное обеспечение, программа позволяет сохранить документ в файл с помощью команды Выгрузить документ в файл (группа команд Еще — ЭДО) в форме соответствующего документа.

Тарифы, частые вопросы, преимущества ЭДО

Сведения о тарифах, частые вопросы и ответы можно получить на странице 1С-ЭДО или у партнеров фирмы 1С. Здесь также можно задать свой вопрос. 

Пользователи электронных счетов-фактур определят порядок взаимодействия

Об этом говорится в письме ФНС России от 6 марта 2018 г. № ЕД-4-15/[email protected] «О рассмотрении интернет-обращения».

Согласно абз. 2 п. 1 ст. 169 Налогового кодекса счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме.

Счета-фактуры составляются в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур.

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (далее – Порядок) утвержден приказом Минфина России от 10 ноября 2015 г. № 174н.

Порядок, в частности, указывает на действия сторон при необходимости внесения исправлений в счет-фактуру покупателем.

В этой ситуации покупатель направляет продавцу через оператора электронного документооборота уведомление об уточнении счета-фактуры по форме, утв. приказом ФНС России от 30 января 2012 г.

№ ММВ-7-6/[email protected] Получив уведомление, продавец должен устранить указанные в нем ошибки и направить покупателю исправленный счет-фактуру в электронной форме (п. 1.12 Порядка).

Однако порядок аннулирования ошибочно направленного уведомления об уточнении счета-фактуры законодательством о налогах и сборах не определен.

В связи с этим налоговики считают, что порядок взаимодействия сторон в рамках электронного документооборота счетов-фактур, в том числе в случаях ошибочного направления уведомления об уточнении счета-фактуры, должен быть установлен непосредственно участниками электронного документооборота.

Электронный документооборот: роуминговый обмен счетами-фактурами

Компании могут требовать от своих операторов электронного документооборота роуминговый обмен счетами-фактурами.

Для этого фирмы должны дать согласие своим операторам на предоставление сведений другому оператору электронного документооборота.

Уже пять лет компании имеют возможность выставлять и получать счета-фактуры в электронной форме (приказ Минфина России от 25.04.2011 № 50н (утратил силу)). Такой счет-фактура является полноценным документом наравне с бумажным вариантом.

Обмениваться счетами-фактурами в электронной форме компании вправе по взаимному согласию и при наличии технических возможностей для приема и обработки документов.

Передача счетов-фактур осуществляется через оператора электронного документооборота, который фиксирует факт направления документов, дату и время получения и хранит подтверждение совершившегося факта документооборота.

Виртуальный счет-фактура содержит те же реквизиты и данные, что и бумажная версия, и он также должен быть подписан руководителем или доверенным лицом. Только в данном случае подпись будет электронной.

Что мешало внедрению электронного документооборота счетов-фактур

В век информационных технологий бизнесу проще сделать подключение к электронному документообороту, чем содержать более затратный способ в виде бумажного. С электронными документами намного проще работать: нет бумажной волокиты, упрощается поиск необходимых документов, меньше трудозатрат.

Однако не все фирмы готовы довериться электронному документообороту.

Несмотря на то что электронный документооборот между компаниями и государственными структурами уже существовал и до введения в него счетов-фактур, вопрос по его совершенствованию и внедрению в промышленных масштабах оставался открытым.

Компании на встречах с представителями государственных органов власти часто озвучивали недовольство недоработками системы и проблемами законодательного регулирования электронного документооборота.

Алексей Пауков, генеральный директор компании «Электронный Экспресс» (УЦ ГАРАНТ):

На наш взгляд, как доверенного оператора ЭДО, «роуминговая реформа», проведенная ФНС России, является стратегически полезной. В среднесрочной перспективе потребность в роуминге возрастет. Это произойдёт тогда, когда использование электронных счетов-фактур станет обычной практикой для любого, даже самого малого, предприятия.

[1]

Сегодня использование электронных счетов-фактур востребовано, главным образом, у крупных заказчиков, которые генерируют большие массивы похожих документов на небольшие суммы.

Такие заказчики считают экономический эффект от перехода на ЭДО достаточно существенным, чтобы приложить усилия и организовать систему ЭДО для взиамодействия со своими контрагентами.

Фактически это означает, что условия обмена документами во многом определяет заказчик-организатор системы ЭДО, он же и вовлекает в систему ЭДО своих многочисленных «контрагентов ближнего круга».

Массовый же спрос на роуминг со стороны малого бизнеса остается делом будущего. Тем не менее, готовясь к его наступлению, «Электронный экспресс» провел необходимые технические испытания и подтвердил свою готовность к роумингу электронных счетов-фактур.

Решение вопроса роуминга, на наш взгляд, является необходимым, но не достаточным условием активизации перехода бизнеса на электронные счета-фактуры. Нужно решать вопрос системно: «сверху» создавать мотивацию для рынка, развивать нормативно-правовую базу.

«Изнутри», как практики, мы сейчас ощущаем интерес к решениям по интеграции ЭДО счетов-фактур с учетными системами. При организованной взаимосвязи работать бухгалтеру удобнее. Нам даже пришлось реализовать целый ряд интеграционных модулей с различными версиями и платформами учетных систем.

Такой комплексный подход к решению вопросов бухгалтера позволяет проводить внедрение ЭДО счетов-фактур в организации дружелюбно и эффективно.

В частности, отмечали недостаточное количество реализованных форматов документов, отсутствие легкого и понятного взаимодействия с контрагентом при направлении документов, слабую информированность бизнеса, отсутствие законодательных актов, разрешающих переводить неоперативные документы до истечения срока их хранения на электронные носители, одновременно уничтожая бумажные оригиналы. Все эти проблемы привели к тому, что бизнес не спешит отказываться полностью от традиционного делопроизводства, а значит, развитие системы электронного документооборота двигается медленнее, чем ожидалось.

Читайте так же:  Изменения в налогообложении для владельцев большегрузов

На основании предложений бизнеса Федеральная налоговая служба издала приказы, утверждающие новые форматы электронных документов.

Их можно применять в хозяйственной деятельности, а также они будут приняты в налоговых инспекциях в случае необходимости их представления.

Ведь основную проблему и задержку развития электронного документооборота составляет сложность представления контролерам документов, форматы которых еще не утверждены.

Так, ФНС России разработаны следующие форматы первичных учетных документов (распоряжение ФНС России от 30.06.2014 № [email protected]):

Электронные счета-фактуры: бухгалтерия по новым правилам

Возможность использовать электронные документы появилась у компаний еще в 2002 году, когда был принят закон «Об электронной цифровой подписи».

Договор, счет, акт выполненных работ, товарная накладная, товарно-транспортная накладная, а также подавляющее большинство других документов, используемых российскими компаниями, сегодня могут использоваться в электронном виде.

Отправляются такие документы не по почте или с курьером, а по телекоммуникационным каналам связи (через Интернет).

Долгое время единственным исключением в этом процессе были электронные счета-фактуры, для которых была предусмотрена только бумажная форма. В 2010 году право выставлять счета-фактуры в электронном виде было законодательно закреплено в 229-ФЗ (поправки в ст.169 Налогового кодекса РФ).

После этого были подготовлены Приказы Министерства финансов и Федеральной налоговой службы, которые описывают сам процесс выставления и получения электронных сетов фактур при взаимодействии компаний, а так же последующее предоставление таких электронных документов на налоговую проверку. Однако долгое время не были прописаны форматы счетов-фактур в электронном виде.

Наконец, 12 мая в «Российской газете» был опубликован Приказ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде» (зарег. Минюстом России от 11.04.

2012 № 23791, вступил в силу 23 мая). Это означает, что теперь нормативная база по использованию электронных документов полностью сформирована. Законодательство разрешает выставление и получение счетов-фактур в электронном виде, а так же описывает сам механизм работы с таким документом.

 

Документы без ошибок

Что представляет собой электронный счет-фактура (ЭСФ)? Это полноценный документ, как и его бумажный аналог.

ЭСФ содержит те же реквизиты и данные, должен быть подписан руководителем или доверенным лицом и передан в течение пяти дней.

Электронный счет-фактура также должен быть зарегистрирован в журнале учета и книгах учета. Его можно представить в качестве основания для получения вычета НДС.

Можно выделить несколько преимуществ использования электронных счетов-фактур. Во-первых, скорость доставки документов. Всем известно, что процесс доставки документов по почте может затягиваться на месяцы.

Электронные же документы доставляются по Интернету мгновенно, со скоростью света, в любое время суток.

Это и гарантия доставки, если пользоваться услугами квалифицированного оператора, который будет обеспечивать подтверждение доставки.

Во-вторых, электронные документы означают автоматизацию работы бухгалтерии. К примеру, входящие бумажные документы сегодня заводятся в системы учета вручную. Если таких документов на предприятии сотни, то десятки сотрудников бухгалтерии вынуждены заниматься этим рутинным трудом.

Электронные документы, подписанные электронной цифровой подписью, юридически значимы. Они могут существовать только в электронном виде, их не нужно распечатывать, ставить на них печати, содержать бумажный архив.

Все документы можно хранить в компьютере или в системе вашего электронного документооборота (в том случае, если оператор гарантирует сохранность).

Третье важное преимущество: ЭСФ исключают недостоверность в заполнении документов. К примеру, недостоверность подписей. Ведь документ подписывается только одной цифровой подписью — руководителя или другого работника, уполномоченного подписывать счета-фактуры (п. 6 ст. 169 НК РФ). Подпись главного бухгалтера при этом не нужна (см. постановление № 1137).

Кроме того, ввод ЭСФ позволяет сократить налоговые риски. Это имеет огромное значение для российских организаций. Дело в том, что многие компаний сталкиваются с огромным количеством поставок, каждая из которых оформляется документами, в том числе, счетами-фактурами.

При неправильно оформленном счете-фактуре или его отсутствии налоговая вправе доначислить НДС. Суммы доначислений могут быть значительны и снижают прибыль компании. В случае использования электронных документов проследить за их наличием и корректностью составления значительно проще.

Особенности электронных счетов-фактур

Процесс работы с электронными счетами-фактурами существенно отличается от работы с бумажными.

Требования к процессу выставления и получения электронных счетов-фактур предприятиями закреплены в «Порядке выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по ТКС с применением ЭЦП».

Помимо изменения в оформлении подписи можно выделить еще несколько основных отличий в работе со счетами-фактурами.

Дата выставления и получения покупателем счета-фактуры фиксируется оператором в Подтверждении. Именно эта дата и считается датой выставления/получения счета-фактуры, и в соответствии с ней он относится к налоговому периоду.

Фиксация даты выставления счета-фактуры означает невозможность выставлять в электронном виде документы «задним числом».

Это условие может создавать определенные трудности для организаций, которые, например, фактически могут оценить стоимость оказанных услуг только по происшествии определенного времени.

Факт выставления и получения — еще одно отличие нового Порядка. Счет-фактура считается выставленным только в случае, если продавцом получено извещение о его получении, подписанное покупателем.

Это положение, по сути, обязует продавца следить за получением извещений от покупателей, ведь если извещение сформировано не было, или продавец его не получил, электронный счет-фактура не является выставленным, и продавцу придется распечатать бумажный счет-фактуру и направить его в адрес получателя на бумаге.

Важно подчеркнуть, что дата получения этого извещения никак не влияет на решение об отнесении счета-фактуры к налоговому периоду.

Процесс работы с недавно появившимися корректировочными счетами-фактурами (КСФ) и исправления счетов-фактур (ИСФ) в электронном и бумажном виде идентичны, поскольку операторы ЭДО реализуют в своих системах требования законодательства (Постановление № 11376).

Случаи, когда составляется корректировочный счет-фактура, и когда в уже существующий счет-фактуру вносятся исправления, различаются. Корректировочный счет-фактура выставляется при изменении стоимости реализованных товаров, произведенных работ, оказанных услуг (другими словами, при изменении налоговой базы).

Уменьшение или увеличение стоимости (графа 5 счета-фактуры) может быть вызвано, в том числе, изменением цены (графа 4), уточнением количества или объема товаров, работ или услуг (графа 3). В случае изменения стоимости в сторону уменьшения, составляется корректировочный счет-фактура к уменьшению.

У продавца такой документ может служить основанием для вычета разницы излишне начисленного НДС, у покупателя по такому документу появится обязательство начислить разницу НДС. В случае же изменения стоимости в сторону увеличения, составляется КСФ к доплате. Здесь ситуация будет противоположной.

Все дельты (суммовые разницы) к уменьшению или доплате записываются в КСФ с положительным знаком. Делается это для того, чтобы не возникало вычета сумм при занесении КСФ в Книгах покупок и продаж. Еще одним важным условием составления КСФ, согласно п. 10 ст. 172 НК РФ, является некое согласие сторон, что стоимость будет изменена.

Это согласие может быть оформлено в виде дополнительного соглашения (в договоре, как двусторонний документ) или в виде уведомления (первичным односторонним документом). В каждом конкретном случае можно поступать так, как удобнее продавцу и покупателю.

Исправление в счете-фактуре производится в том случае, если в документе обнаружена именно ошибка (например, опечатка, неверная налоговая ставка, ошибка в реквизитах), а также при начислении бонусов без изменения цены реализованного товара. В процессе исправления возникает новый экземпляр счета-фактуры — исправленный счет-фактура.

Нумерация КСФ и ИСФ. Нумерация КСФ и счетов-фактур в рамках одного налогового периода сквозная, а нумерация исправлений в рамках одного счета-фактуры всегда начинается с 1, причем число исправлений не ограничено.

Важный вопрос: как вести учет ЭСФ в Журнале и Книгах? Ранее правила ведения журнала полученных и выставленных счетов-фактур установлены не были. Отсутствовала и рекомендованная печатная форма Журнала. В новом Постановлении №1137, которое пришло на смену Постановлению 914, эти недостатки устранены.

Налогоплательщики буду отныне вести один Журнал, состоящий из 2-х частей: часть 1 «выставленные счета-фактуры» и часть 2 «полученные счета-фактуры». Помимо реквизитов счета-фактуры, теперь в Журнале необходимо указывать способ выставления — был ли документ выставлен в бумажном или электронном виде.

Заметим, что в Журнале выставленных СФ есть две графы — дата составления и дата выставления счета-фактуры. Если для бумажного документа эти даты не всегда разделяются, то при выставлении счета-фактуры в электронном виде дату выставления фиксирует независимая третья сторона — оператор.

Еще одна важная особенность регистрации электронных счетов-фактур в Журнале — наличие извещения о получении. Тот самый технологический документ, который автоматически составляется покупателем, когда он подтверждает получение. Если извещения нет, то ни продавец, ни покупатель электронный документ регистрировать в журнале не имеют права.

Форма и порядок составления Книг покупок и продаж существенно не изменились. Продавец регистрирует в Книге продаж счет-фактуру, который выставляет покупателю, покупатель же регистрирует этот счет-фактуру в Книге покупок.

Корректировочный счет-фактура к доплате регистрируются продавцом и покупателем как обычно — в Книгах продаж и покупок соответственно. Корректировочный счет-фактура к уменьшению продавцом должен быть занесен в Книгу покупок, а покупателем — в Книгу продаж.

Документ регистрируется на сумму разницы.

Как начать работать с ЭДО?

Для работы с электронными счетами-фактурами, организации, необходимо:

1. Заполнить заявку на сайте www.diadoc.ru. Специалисты Диадока помогут подобрать подходящий тариф и проконсультируют, как начать работу в системе.
2. На сайте www.diadoc.ru есть регламент применения электронной цифровой подписи в системе электронного документооборота Диадок. Он предусмотрен для всех участников ЭДО. Если организация приняла решение работать с электронными документами, она должна подписать заявление о присоединении к этому регламенту. Также подписывается договор на право использования программы ЭВМ «Диадок» (образец есть на сайте). 
3. Оператор присуждает компании идентификатор и регистрирует организацию в системе.
4. Далее компания покупает в любом из сервисных центров СКБ Контур сертификат электронной подписи. Теперь каждый документ будет иметь юридическую силу. Заявку на сертификат ЭЦП также можно отправить прямо из системы Диадок. Если сертификат у организации уже есть, то можно использовать его.
5. Находите в Диадоке контрагентов, и начинаете работать.  

Ирина Цыганкова, Налоговый менеджер группы косвенного налогообложения PwC

«Технологический и технический процесс обмена электронными счетами-фактурами был возможен и до утверждения Приказа № ММВ-7-6/138. Но ранее отсутствовала законодательная база, позволяющая применять это в налоговых целях, то есть в налоговых органах нужно было иметь «живой» документ с печатью, подписью.

Сейчас нормативно-правовая база полностью сформировалась. Налогоплательщик задает вопрос: а что же изменится во взаимодействии с налоговыми органами? Ведь это принципиально новый порядок работы. Не будет ли мне хуже? Не будет ли проблем? Ответ на поверхности: хуже быть не должно, электронный документ — такой же, как и бумажный.

Более того, налоговые органы высказывались, что поощряют использование электронных счетов-фактур. Еще один вопрос: как электронные счета-фактуры повлияют на характер проведения и результат налоговых проверок? Думаю, характер налоговых проверок поменяться не должен. Работать станет удобнее: не нужно возить тонны документов в налоговые инспекции.

Международный опыт также показывает, что налоговые органы все больше внимания уделяют аналитической процедуре налоговых проверок, и возникает все меньше претензий в отношении технического оформления документов. Скорее всего, изменения приведут к более эффективному взаимодействию с контролирующими органами.

Таким образом, в отношениях с налоговыми органами возникает новая реальность. Мы начинаем по-другому говорить с ними.» 

Правительство оптимизировало процесс обмена электронными счетами-фактурами

Обмен электронными счетами-фактурами сопровождается большим количеством служебных документов (в системе для обмена электронными документами «Диадок» от компании СКБ Контур они формируются автоматически, при минимальной вовлеченности пользователя).

Помимо самого счета-фактуры необходимо иметь подтверждение оператора о получении счета-фактуры от продавца (в нем указывается дата выставления счета-фактуры), извещение покупателя о получении счета-фактуры и еще несколько видов подтверждений и извещений, которые подписываются электронной подписью и хранятся у участников документооборота. (Подробнее о порядке обмена электронными счетами-фактурами см.: «Сегодня будут выставлены первые юридически значимые электронные счета-фактуры»,  «Обмен электронными документами с контрагентами: какие вопросы вызывают затруднения у бухгалтеров», «Как будет происходить обмен электронными счетами-фактурами»).

Как было раньше

С 8 июня для регистрации электронного счета-фактуры в журнале учета продавцу больше не понадобится извещение покупателя о получении им счета-фактуры. Это избавит бухгалтеров от возможных проблем с регистрацией электронных счетов-фактур в случаях, вызванных отгрузкой товара в конце налогового периода. Поясним на примере.

Продавец продал товар покупателю 29 июня и на следующий день выставил счет-фактуру в электронном виде. А покупатель зашел в систему для обмена и сформировал извещение о получении счета-фактуры (технологический документ) лишь 1 июля.

По старым правилам обмена, в описанной ситуации регистрировать выставленный счет-фактуру в книге продаж и в части 1 журнала учета счетов-фактур пришлось бы в разных периодах.

В книге продаж счет-фактура подлежит регистрации в том налоговом периоде, на который приходится день отгрузки.

А зарегистрировать электронный счет-фактуру в части 1 журнала можно было только после того, как от покупателя придет извещение о получении счета-фактуры.

Теперь же для регистрации счета-фактуры извещения покупателя о получении не требуется. Достаточно подтверждения спецоператора, которое приходит через несколько секунд после отправки документа.

Регистрация счета-фактуры больше не будет зависеть от действий покупателя

Комментирует Денис Баянов, менеджер разработки компании СКБ Контур: «Ранее электронный счет-фактура считался выставленным лишь после того, как продавец получал подписанное покупателем электронное извещение о получении счета-фактуры.

Если данное извещение покупателем сформировано не было, электронный счет-фактура считался не выставленным, и продавец был вынужден составлять его на бумаге. Основной проблемой продавца было то, что он не всегда мог получить извещение о получении от покупателя своевременно.

Ведь для того, чтобы сформировать и подписать извещение о получении электронного счета-фактуры, покупателю как минимум нужно войти в свою систему электронного документооборота. Теперь же продавец не зависит от действий покупателя.

Чтобы провести счет-фактуру в книге продаж именно как счет-фактуру, выставленную в электронном виде и зарегистрировать её в журнале полученных и выставленных счетов-фактур, продавцу достаточно получить подтверждение от оператора электронного документооборота, которое обычно приходит в считанные секунды после выставления счета-фактуры».  

Другие поправки

Назовем и другие новшества, которые вводит постановление Правительства РФ № 446. В частности, указано, что при повторном направлении в электронном виде одного и того же счета-фактуры (исходного, исправленного, корректировочного) указывается дата последнего направления.

Также дано определение оператора электронного документооборота — под оператором понимается организация, обеспечивающая обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи. А слова «электронная цифровая подпись» везде заменены на «усиленная квалифицированная электронная подпись», что связано со вступлением в силу нового закона об электронной подписи  (см.

«Абонентам системы «Контур-Экстерн» сертификаты ЭЦП заменят на квалифицированные сертификаты бесплатно»).

* Полное название постановления — «О внесении изменений в постановление Правительства РФ от 26.12.11 № 1137.

Порядок и сроки выставления электронных счетов-фактур в 2020 году

Обмен документами через интернет очень удобен для предпринимательской деятельности. В современный электронный обиход входит все большее количество видов документации. Сегодня уже практически повсеместно принят обмен счетами-фактурами в электронном виде, имеющими такую же юридическую силу, как и аналог этого документа, оформленный на бумаге.

Рассмотрим преимущества выставления и получения счетов-фактур онлайн, раскроем нюансы этой процедуры, поговорим о сроках и рисках их нарушения.

Электронный счет-фактура – юридический оригинал

Счет-фактура, выставленный (полученный) в электронном формате, не является копией своего отпечатанного прототипа. Его отправка и получение – акт, имеющий самостоятельную юридическую значимость, поскольку это отражает специально созданная законодателями нормативная база. Для него характерны те же особенности, что и для документа в бумажной форме, а именно:

• данные и реквизиты организации;
• сроки выставления (на сегодня составляют 5 дней);
• обязательное визирование руководством или другим лицом, имеющим такое право;
• регистрация в учетных документах (журнале, книге покупок и продаж и т.п.);
• обязанность хранения на протяжении 4 лет (естественно, в виде файла);
• является основанием для вычетов по налогу на добавленную стоимость.

Эволюция нормативной базы

Перевод счетов-фактур в область электронного документообмена не совершился в одно мгновение, это новшество было долгожданным для всех предпринимателей, являющихся плательщиками НДС. Нормативная база этой процедуры прошла довольно тернистый путь из нескольких этапов:

1. Федеральный закон от 27 июля 2010 № 229-ФЗ о внесении изменений в пункт Налогового Кодекса РФ, гласящих, что счета-фактуры теперь можно выставлять и в электронном виде (абзац 2 п. 1 ст. 169 НК РФ) при определенных условиях.
2. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011 г. № 50н, утверждающий процедуру выставления и получения электронных счетов-фактур.
3. Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, регламентирующее форму счета-фактуры (основного и корректировочного) и особенности его заполнения.
4. Приказ ФНС России от 30 января 2012 г. № ММВ-7-6/36, утвердивший документы в электронном формате, которые подтверждают отправку и получение счета-фактуры.
5. Приказ ФНС России № ММВ-7-6/138 от 28 февраля 2012 г. зафиксировал электронные форматы всех учетных документов, имеющих отношение к счетам-фактурам (журналов учета их получения и выставления, книг покупок и продаж, дополнительных листов к этим книгам).

Положительные свойства счетов-фактур онлайн

Невзирая на то, что в обмене документами по интернету существует некоторое количество подводных камней, преимуществ в нем значительно больше. Рассмотрим самые очевидные:

1. Незамедлительность. Чтобы обменяться бумажными документами, нужно время, иногда значительное. Дополнительное время нужно также на подтверждение получения. Электронная информация доходит до адресата мгновенно, будь это контрагент или контролирующий налоговый орган.
2. Экономия. Чем больше документов переходят в электронную форму, тем меньше компания будет тратить средств на расходы, обязательные при фактическом документообороте: канцелярию и курьерские (почтовые) затраты.
3. Освобождение ресурсов. В результате обмена документами по сети у организации освобождаются временные и финансовые резервы, которые можно направить на повышение эффективности ее деятельности, и в итоге на увеличение рентабельности.
4. Безошибочность. Пусть не полностью, но электронный счет-фактура в большой мере защищает отправителя и получателя от досадных ошибок, которые могут сделать недействительным бумажный аналог и стать поводом для отказа в возвращении НДС.
5. Прозрачность. В отправленный счет-фактуру, подтверждение которого получено, невозможно внести никаких искажающих изменений.

Недостатки электронного счета-фактуры

На фоне множества бесспорных позитивных свойств недочеты электронного счета-фактуры покажутся совсем небольшой «ложкой дегтя». Они вытекают как раз из достоинств, поскольку являются их обратной стороной:

• невозможность оформления «задним числом»;
• доступность всех отправленных вариантов налоговому контролю;
• вычет по НДС можно получить немного позже обычного, поскольку день получения счета-фактуры отображается в реальном формате.

Особенности использования электронных счетов-фактур

Организация не обязана использовать электронный документооборот, но у нее есть такое право, если другая сторона сделки также согласна. Выражение согласия сторон может быть любым, но в любом случае документально оформленным.

ВАЖНО! Кроме согласия (и согласования) сторон, для электронного обмена документами у обеих компаний должны быть соответствующие технические возможности.

Соглашение должно быть заключено с еще одной стороной, обеспечивающей обмен счетами-фактурами. Выставить другой стороне сделки этот документ возможно исключительно с помощью оператора электронного документооборота (сокращенно ЭДО), официально зарегистрированного в ФНС РФ (их перечень содержится на официальном сайте ФНС). Оператор обязан гарантировать:

• контроль формата файла, содержащего счет-фактуру;
• своевременное отправление документа получателю;
• формирование служебных документов, подтверждающих дату отправки и получения счета-фактуры;
• независимое удостоверение дат отправки счетов-фактур в различных инстанциях (перед партнерами, органами ФНС, в суде).

Для оперирования электронными счетами-фактурами предпринимателям понадобится сертификат ключа электронной подписи, оформляемый на имя руководителя или доверенного лица, который они должны взять в удостоверяющем центре (перечень этих центров – на сайте ФНС).

Последовательность действий регламентирована законодательно. По каждому конкретному счету-фактуре производится отдельный акт электронного оборота, это значит, что при отправке каждого документа необходимо повторять один и тот же алгоритм.

Порядок действий участников документообмена при выставлении электронного счета-фактуры

Рассмотрим, что делается в процессе выставления счета-фактуры через интернет участниками сделки (подразумевается, что сертификаты ключей ими уже получены, соглашение друг с другом и с операторами заключено):

1. Составление документа в формате, закрепленном налоговыми органами (это делает продавец). Для этого он должен либо скопировать его из бухгалтерской программы, либо заполнить бланк в спецпрограмме оператора ФНС.
2. Отправление сформированного документа своему оператору. Обязательно нужно дождаться подтверждения оператора о получении файла, в котором будет значиться дата и время акта, чем и фиксируется акт отправки.
3. Продавец извещает оператора о том, что получил его уведомление.
4. Оператор продавца производит пересылку счета-фактуры оператору покупателя.
5. Оператор покупателя осуществляет отправление файла другой стороне сделки.
6. После получения покупатель отправляет ответное уведомление, которое также пройдет через обоих операторов, прежде чем поступит контрагенту.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Электронной подписью скрепляется каждый документ в процессе электронного оборота, а не только сами счета-фактуры.

Сроки выставления и цена опоздания

Органы ФНС вменяют продавцу в обязанность выставление счета-фактуры в срок не позже 5 рабочих (календарных) суток с момента совершения сделки, которым может считаться:

• отгрузка;
• выплата покупателю аванса или всей стоимости покупки;
• доставка товара покупателю или до пункта, оговоренного в договоре;
• момент оказания услуги.

Бумажное оформление счетов-фактур позволяло подкорректрировать дату в ситуации опоздания, обозначив ее «задним числом». Электронный формат исключает такую возможность. Однако опоздание не столь страшно, оно не является существенным нарушением, могущим повлечь за собой отказ в возврате НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). Главное, чтобы были выполнены остальные существенные требования:

• возможность полной и достоверной идентификации продавца и покупателя;
• указание товара (услуги, работы);
• подтверждение прав собственности и их перехода в результате акта продажи;
• точные данные о стоимости, влияющие на базу и сумму НДС.

Для использования электронных счетов-фактур создается сеть доверенных операторов электронного документооборота

Приказом ФНС России от 20 апреля 2012 года № ММВ-7-6/253@ утверждено «Временное положение о Сети доверенных операторов электронного документооборота».

Оператор электронного документооборота (далее – ОЭД) – организация, обладающая достаточными технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронном виде с использованием электронной подписи (п.1.2.).

Сеть доверенных Операторов электронного документооборота (ОЭД ) – добровольное объединение операторов электронного документооборота (1.3.).

Целью создания Сети доверенных ОЭД является (п. 1.4.):

•  повышение доверия к деятельности Операторов электронного документооборота при обмене счетами-фактурами в электронном виде,
•  обеспечение гарантий для налогоплательщиков, участников электронного документооборота счетов-фактур и контролирующих органов,
•  обеспечение выполнения установленных требований при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи,
•  обеспечение возможности налоговым органам исполнять полномочия по истребованию документов, в том числе счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи
•  обеспечение возможности налогоплательщикам реализовывать свои права по передаче налоговому органу в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи счетов-фактур, а также расширение функциональности и сервисов, предоставляемых операторами электронного документооборота.

Основными задачами создания Сети доверенных ОЭД являются п.1.5.:

•  обеспечение возможности круглосуточного и бесперебойного осуществления юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи;
•  защита от фальсификации электронных счетов-фактур.

Организатором Сети доверенных ОЭД является Федеральная налоговая служба (п.1.6.). Федеральная налоговая служба, как организатор сети доверенных ОЭД, обеспечивает (п.2.1.):

•  организацию работы Комиссии ФНС России по регулированию деятельности Сети доверенных ОЭД и Экспертного центра ФНС России;
•  контроль деятельности доверенных ОЭД;
•  обеспечение уникальности идентификатора доверенных ОЭД;
•  ведение реестра доверенных ОЭД и регулярную публикацию информации о доверенных ОЭД на Интернет-сайте ФНС России;
•  разработку комплекса мероприятий, направленных на совершенствование функционирования Сети доверенных ОЭД;
•  осуществление иных полномочий в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Комиссия ФНС России по регулированию деятельности Сети доверенных ОЭД создается из представителей структурных подразделений центрального аппарата ФНС России, подведомственных структур ФНС России, а также специалистов других организаций, при необходимости привлекаемых для участия в работе Комиссии ФНС России (п.3.1.) и утверждается ФНС России (п.3.2.).

Комиссия ФНС России осуществляет следующие основные функции (п.3.4.):

•  осуществляет прием заявлений на присоединение к Сети доверенных ОЭД от соискателей;
•  рассматривает документы соискателя;
•  рассматривает заключение Экспертного центра ФНС России о соответствии соискателя или доверенного ОЭД требованиям, установленным настоящим положением и Временным положением о порядке присоединения к Сети доверенных операторов электронного документооборота;
•  при необходимости организует проверки в отношении соискателей или доверенных ОЭД;
•  принимает решение о присоединении соискателя к Сети доверенных ОЭД либо об отказе в присоединении;
•  приостанавливает либо прекращает действие выданного Паспорта о присоединении к Сети доверенных ОЭД;
•  организует рассмотрение апелляций по вопросам присоединения к Сети доверенных ОЭД;
•  уведомляет соискателей и доверенных ОЭД об изменениях к требованиям, предъявляемым при присоединении к Сети доверенных ОЭД.

Экспертный центр ФНС России – организация, подведомственная ФНС России, которой ФНС России поручено выполнение работ по проверке соответствия соискателей или доверенных ОЭД установленным требованиям. Экспертный центр ФНС России определяется ФНС России и может осуществлять следующие основные функции (4.1.):

•  рассматривать документы соискателя на предмет его соответствия установленным настоящим положением требованиям;
•  давать заключение о соответствии или несоответствии соискателя или доверенного ОЭД требованиям, установленным настоящим положением и Временным положением о порядке присоединения к Сети доверенных операторов электронного документооборота.

Основными функциями доверенного ОЭД в рамках юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи являются (п.5.1.):

•  обеспечение гарантий выполнения требований нормативных правовых актов, регулирующих информационное взаимодействие между участниками юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи;
•  обеспечение взаимодействия контрагентов (Покупатель, Продавец) при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи;
•  регистрация фактов обмена счетами-фактурами в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи между Продавцом и Покупателем;
•  обеспечение фиксации даты выставления/получения счета-фактуры в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи и формирование подтверждения даты его выставления/получения;
•  распространение и техническое сопровождение программных средств для хозяйствующих субъектов, включая средства криптографической защиты информации, реализующие электронный документооборот в соответствии с требованиями нормативных актов;
•  учет хозяйствующих субъектов (Покупатель, Продавец) в качестве участников информационного взаимодействия при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи и выдача соответствующих идентификационных реквизитов участников;
•  доведение идентификационных реквизитов участников информационного взаимодействия при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи до контрагентов;
•  доведение в электронном виде до налоговых органов сведений об учетных данных продавца (покупателя) в срок не позднее 3 рабочих дней с момента подключения продавца (покупателя) к электронному документообороту и по каждому факту внесения изменений в сведения о продавце (покупателе).

Ответственность доверенного ОЭД перед участниками информационного взаимодействия при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи регулируется законодательством Российской Федерации и условиями договоров, заключенных между ними (п. 6.1.).

Комиссия ФНС России организует проведение инспекционного контроля деятельности доверенного ОЭД не чаще одного раза в год (п.7.1.). По поручению Комиссии ФНС России инспекционный контроль деятельности доверенного ОЭД России может проводить Экспертный центр ФНС (п.7.3).

Мой комментарий: Обращает на себя внимание то, что целью создания Сети является не только организация электронного обмена счетами-фактурами, но предоставление возможности для ФНС электронного истребования документов, а налогоплательщикам – предоставления этих документов в электронном виде.

Источник: КонсультантПлюс http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=128930

Наталья Храмцовская

Источник: http://rusrim.blogspot.com/2012/05/blog-post_05.html