Плюсы и минусы электронной трудовой книжки: стоит ли переходить, что лучше

Правительство РФ 1 июля 2019 года одобрило пакет законопроектов, предполагающих переход на электронные трудовые книжки и создание информационной системы Пенсионного фонда России.

С 2021 года трудовые книжки будут вестись только в электронном виде. Работодатели должны будут направлять все необходимые данные в ПФР в электронной форме.

На бумажном носителе трудовые книжки вестись не будут с 1 января 2027 года.

Редакция Executive.ru задала экспертам вопрос: в чем плюсы и минусы электронной трудовой книжки для компании и для работника?

  • Плюсы и минусы электронной трудовой книжки: стоит ли переходить, что лучшеПоявляется риск утечки информации
  • Елена Беляева, директор по организационному развитию и маркетингу, Grundfos, эксперт Executive.ru
  • Этот переход – естественный процесс: все сервисы постепенно уходят в цифру, кадровые документы – не исключение.

Плюсы состоят в возможности производить все операции с информацией о трудовом стаже в формате онлайн. Это удобно и сотруднику, и работодателю, и Пенсионному фонду, и всем прочим организациям, которым периодически нужна информация о занятости человека (например, банкам при выдаче кредитов).

По сути, сотрудник при трудоустройстве не должен ничего приносить работодателю, компания просто получает из системы данные о предыдущих местах работы и вносит новую запись. Отсутствие необходимости запрашивать выписки из трудовой и получать их в «натуральном виде» снижает нагрузку на HR-отдел. Сотрудник экономит время, получает выписку в любой момент в любой географической точке.

Безусловно, для полного использования такого сервиса нужно, чтобы документ заверялся электронной подписью HR-сотрудника, иначе получится очередной фарс: распечатав документ дистанционно, нужно будет все равно идти за живой подписью.

Снизится возможность манипуляций с информацией о трудоустройстве. Уже нельзя будет купить пустую книжечку и вписать в нее фиктивные данные. При этом работодатель всегда сможет предварительно, до трудоустройства человека, проверить его трудовую историю и сравнить ее с представленным резюме.

Минусы состоят в том, что, как и любая система, база данных о трудовой деятельности граждан будет сбоить.

Написал неверно одну букву в фамилии или названии компании, и трудовой стаж человека (а может и сам человек) потерялся в информационных недрах. Потом доказывай, что ты существуешь и работал там-то в такое-то время.

Судя по опыту, «доказывать» нужно лично и очно, что сразу же уничтожает все прелести электронного документооборота.

Как и со всеми другими системами, возникает риск утечки информации. Это глобальный риск, связанный со всеобщей цифровизацией. При этом надо помнить, что далеко не у всех жителей нашей страны есть компьютер или смартфон, не все активные пользователи цифровых сервисов. Они будут чувствовать себя некомфортно в отсутствие бумажного документа. 

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки: стоит ли переходить, что лучшеТрудовые книжки – это рудимент

Максим Часовиков, ведущий специалист, НЦЦЭ МГУ им. М.В. Ломоносова, эксперт Executive.ru

Минусов электронной трудовой книжки по сравнению с бумажной я не вижу. Из плюсов могу назвать следующие:

  • Электронную книжку невозможно потерять.
  • Все записи становятся доступными всем заинтересованным сторонам.
  • Упрощается ведение кадрового делопроизводства.

Я считаю, что трудовые книжки – отмирающий рудимент: есть СНИЛС, пенсионные накопления, этого достаточно для работника, государства и работодателя. По идее, все значимые факты, которые отмечаются в трудовой, должны регулярно передаваться в Пенсионный фонд. Дублировать еще раз эту информацию в другой сущности – излишне.

Давно пора избавляться от бумажных носителей. Польза трудовой книжки – сомнительна: достаточно знать о пенсионных накоплениях, у другой информации из трудовой книжки ценность, на мой взгляд, отсутствует.

  1. Плюсы и минусы электронной трудовой книжки: стоит ли переходить, что лучшеУ электронных книжек есть ряд преимуществ
  2. Алексей Покидов, руководитель сервисного центра по обслуживанию персонала, Северсталь-Центр Единого Сервиса
  3. Электронные книжки имеют ряд преимуществ:
  • Их невозможно потерять или подделать.
  • Работнику не нужно будет предоставлять бумажные копии трудовой книжки, чтобы подтвердить сведения о трудовом стаже при обращении за государственными услугами.
  • Кадровики быстро получат сведения о трудовой деятельности соискателя при трудоустройстве.
  • У работодателей снижаются издержки на ведение и хранение бумажных книжек.

От этого выигрывают все. Для работодателя это значительная экономия времени на ведении трудовых книжек в бумажном виде: экономия ресурсов, экономия бюджетов.

К моменту расчета пенсии ПФР будет обладать полной информацией о трудовой деятельности гражданина. Возможно, не сразу, все зависит от того, как будут внесены исторические данные.

Работник получит возможность в любой момент посмотреть записи, которые делает работодатель, а также направить свои данные при трудоустройстве, в том числе и для работы удаленно. Каждый сотрудник будет иметь доступ к своей электронной трудовой книжке.

Как будут предоставляться доступы юридическим лицам? Есть несколько вариантов. Самый вероятный вариант: только действующий работодатель будет иметь доступ к электронной трудовой книжке сотрудника.

Это означает, что если на этапе подбора персонала работодатель захочет проверить карьерную историю кандидата, он запросит у кандидата выписку из электронной трудовой книжки.

Невероятный вариант: все работодатели будут иметь доступ ко всем электронным ТК сотрудников. Что противоречит Закону о персональных данных.

Как будут передаваться данные в Пенсионный фонд? Для этого используется технический формат xml. Будет разработан новый формат передачи данных в ПФР или расширен существующий формат передачи. Информация передается в Пенсионный фонд до 15 числа следующего месяца за отчетным. Эти же сроки определены для электронных трудовых книжек с 1 января 2020 года.

2020 – пилотный год проекта, с 2021 года сроки становятся жестче. Например, информация о приеме или увольнении должна быть передана на следующий день после приема или увольнения. В 2021 году на электронные трудовые книжки перейдут и малые предприятия, где менее 25 сотрудников.

После начала использования электронных трудовых книжек встанет вопрос об оцифровке истории трудовой деятельности сотрудников. Здесь несколько вариантов развития событий: действующий работодатель передает всю историю работы сотрудника в этом юридическом лице. В этом случае уже сложится история, как минимум, по текущему работодателю.

Может ли работодатель передать историю сотрудника в других юридических лицах, и насколько это будет корректно? Сведения в трудовой книжке о других местах работы – ответственность других юридических лиц.

В этом случае возможен сценарий оцифровки этой информации через МФЦ. Когда текущий работодатель дает заверенную копию бумажной трудовой книжки. Далее работник идет с ней в МФЦ и там ее оцифровывают. Тогда Пенсионный фонд будет обладать полной информацией о трудовой деятельности, передвижениям работника и всем этапам его трудовой деятельности.

Как работодателю подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки? Минтруд предложил перечень мер, которые понадобится провести для перехода на новые правила в 2020 году. В том числе:

  • С участием профсоюзной организации подготовить, принять или изменить локальные нормативные акты.
  • Письменно уведомить работников о грядущих изменениях.
  • Обеспечить техническую готовность компании, чтобы уже с 2020 года иметь возможность передавать сведения в электронном виде.
  • Более того, в законопроекте планируют предусмотреть административную ответственность в виде предупреждения для должностных лиц за нарушение сроков подачи сведений и за направление неполной или недостоверной информации.
  • Следующим этапом развития кадрового делопроизводства может быть полный переход на электронный документооборот с использованием электронной подписи.
  • Плюсы и минусы электронной трудовой книжки: стоит ли переходить, что лучшеНе разъяснен порядок доступа в систему ПФР
  • Инга Дармина, директор единого центра сервисной поддержки персонала, Schneider Electric

Переход на электронные документы, в том числе и введение электронной трудовой книжки, имеет ряд неоспоримых плюсов для сотрудников и для работодателей.

В первую очередь, это упрощение взаимодействия сотрудников с государственными органами, где требуется предоставление заверенных копий трудовых книжек.

Также электронную трудовую книжку невозможно потерять, это важно, ведь существующий процесс восстановления бумажной трудовой достаточно затратный по времени.

Работодателю новый закон позволит сократить издержки на обеспечение сохранности бумажных трудовых книжек: освобождаются площади, на которых хранятся книжки, отпадает необходимость приобретения несгораемых сейфов, уменьшается объем документооборота.

Электронная система ПФР, в которой будут храниться сведения по трудовому стажу, облегчит навигацию и поиск необходимых сведений о сотрудниках, упростит процесс внесения корректировок в трудовую книжку, позволит минимизировать ошибки при заполнении.

Все вышеперечисленные плюсы нового закона возможны при разработке и внедрении четкого и максимально простого механизма взаимодействия между сотрудниками и работодателями и механизма пользования информационной системой ПФР. Пока не разъяснен порядок доступа работодателя в систему ПФР.

  1. Плюсы и минусы электронной трудовой книжки: стоит ли переходить, что лучшеСведения о вредных условиях труда могут быть утеряны
  2. Надежда Миллер, HR-директор, Otc.ru
  3. У электронной трудовой книжки есть плюсы для работодателя и работника:
  • Она не может потеряться, работнику не придется отправлять запросы во все организации, в которых работал, для восстановления. Не может испортиться. Подделать вряд ли будет возможно.
  • Не нужно будет вести учет в книгах по расходу и учету трудовых книжек, закупать для этого специальные журналы и бланки трудовых и вкладышей.
  • Упростится работа кадровым специалистам (заполнение трудовых «от руки», ведение бумажных журналов и учета в них, не нужно будет заверять копии).
  • Не нужно будет хранить в сейфе трудовые и нести за них ответственность в случае порчи.
  • Не нужно запрашивать согласия на отправку трудовой почтой, если работник работает в регионе.
  • Не нужно предоставлять проверяющим и сверяющим инстанциям копии трудовых.

Однако у нее есть и минусы:

  • Возможны хакерские атаки.
  • Возможны обвалы баз данных.
  • Все сведения по трудовому стажу, у кого-то еще и вредности, опасности условий труда, будут потеряны.

Интересно тогда, каким образом люди в этом случае будут подтверждать свой трудовой стаж и вредность? Запрашивать информацию у всех работодателей для восстановления, по тому же принципу, как и с бумажными трудовыми? Я, сколько это будет возможным, буду помимо электронной трудовой книжки параллельно вести также в бумажном виде, со всеми записями, подписями и печатями.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки: стоит ли переходить, что лучшеТрудовые книжки – российское явление

Нина Филоненко, совладелец, директор по развитию, «Экоокна»

Трудовые книжки – это российское явление. На Западе практически нигде нет трудовых книжек. Везде в первую очередь спрашивают диплом об образовании, смотрят на дипломы о повышении квалификации и рекомендательные письма с прошлых мест работы.

Разработка электронных книжек в России – часть масштабного плана по цифровизации данных и чем-то напоминает историю с электронным дневником со всеми плюсами и минусами.

В трудовой книжке будут храниться не только записи с мест работы, но и информация об образовании, о повышении квалификации. Невозможно будет подделать диплом или купить трудовую книжку в метро.

Предполагается, что проект заметно упростит кадровое делопроизводство и документооборот, облегчит работу ПФР и налоговой.

Читайте также:  Комментарий 5700 к статье: какой срок исковой давности по уплате налогов?

С другой стороны, многие московские родители знают, как долго настраивалась система электронных дневников и сколько проблем испытали учителя, ученики и их родители. Едва ли стоит ожидать, что этот проект заработает сразу, как надо.

Это дорогостоящий проект, и во сколько обойдется его запуск – сложно предсказать. А любые сбои в работе и неполадки могут негативно отразиться на трудоустройстве граждан или повлекут дополнительные проблемы для самих компаний.

Непонятно, что делать маленьким компаниям в регионах, у которых нет даже нормального доступа в интернет.

Кроме того, далеко не все сотрудники хотят афишировать определенную информацию о себе. Получается, что с введением повальной цифровизации человек оказывается без всякой защиты и приватности, как было раньше. А это уже этический вопрос. Есть и сомнения, что такие системы будут обеспечены надежной защитой. А что делать, если данные попадут к злоумышленникам?

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки: стоит ли переходить, что лучшеСтанет невозможно использовать несколько трудовых книжек

Илья Соломатов, директор департамента проектов, «Аптеки Вита»

Для компании плюсом будет, прежде всего, прозрачная история кандидата на вакансию. Некоторые кандидаты используют несколько трудовых книжек. Также к плюсам можно отнести меньший объем ручной работы с хранением и ведением книжек. Плюс для больших компаний: высвобождение площадей, занятых под хранение.

Для сотрудников главный плюс – не нужно будет восстанавливать трудовую в случае повреждения или утери. Не будет случаев, когда работодатель удерживает сотрудника, отказываясь выдавать трудовую книжку.

Из основных рисков – сбои в работе базы данных, оборудования, каналов передачи. В случае повреждения данных будет затронуто огромное количество людей.

Фото в анонсе: freepik.com

Электронная трудовая книжка с 2020 года: 9 плюсов и 6 минусов

Электронная трудовая книжка с 2020 года плюсы и минусы которой мы сегодня рассмотрим – не первый и не последний документ, перешедший из бумажного формата в цифровой.

Обязательно ли переходить на новые книжки сегодня, а также, каким Интернет-мифам о положительных и негативных сторонах такого перехода не стоит верить сотрудникам и работодателям – расскажет практикующий юрист и автор сайта «Юридическая помощь» — Олег Устинов.

Также, рекомендуем Вам обязательно позже посмотреть нашу статью о том,  как встать на биржу труда в 2020 году!

Обязательно переходить на электронные трудовые книжки в 2020 или нет?

  • Прежде, чем приступить к подробному рассмотрению плюсов и минусов электронных книжек, необходимо понять, является ли переход с бумажной на цифровую версию документа обязательным?
  • Итак, несмотря на широкое введение в документооборот электронных версий физических бумаг – привычные большинству граждан Российской Федерации трудовые книжки не отменены, но могут быть заменены по желанию владельца документа, который в любой момент может подать соответствующее заявление о переходе на новую трудовую.
  • Опытные юристы нашего сайта отмечают, что в 2020 году каждый россиянин может в рассматриваемой ситуации выбрать один из 3 вариантов, которые полностью соответствуют нормам и требованиям действующего законодательства:
  1. Составить и подать работодателю заявление о предоставлении трудовых сведений, согласно 66.1 статье Трудового кодекса Российской Федерации, после чего сотруднику должны вернуть бумажную трудовую, а дальнейшая фиксация его рабочего стажа будет совершаться в электронном формате.
  2. Подать работодателю аналогичное прошлому заявление, в содержании которого необходимо выразить своё желание ведения трудовой книги в бумажном виде, согласно 66 статье ТК РФ.
  3. Не направлять работодателю никакого заявления. В данном случае бумажная трудовая книжка останется действующей, но на работника будет заведена и электронная копия данного документа.

Как видите, законодатель оставляет за сотрудником право оставить ведение трудовой даже в случае перехода работодателя на электронный формат.

Стоит отметить, что вышеописанных вариантов будут лишены граждане, которые впервые устраиваются на работу после 1 января 2020 года. Их стаж будет фиксироваться, согласно новым требованиям, то есть – только в цифровом виде.

Какими плюсами обладает электронная трудовая книжка в 2020 году?

Логично, что введение цифровых аналогов физических документов, в первую очередь – направлено на упрощение работы с ними для большей эффективности и улучшения работы. Основными плюсами электронной трудовой книжки в 2020 году, согласно нашему опросу среди читателей сайта, являются:

  • Полное отсутствие физического носителя.

Так как все данные о стаже работника хранятся «в цифре» — документ практически невозможно испортить или безвозвратно утерять, что, на самом деле, являлось довольно частым явлением, которое влекло за собой множество неприятных моментов, как для самого работодателя, так и для владельца книги.

  • Нет необходимости брать и сдавать документ в случае необходимости.

С цифровой/электронной версией рассматриваемого документа, гражданину не нужно беспокоиться о получении и передаче трудовой книжки от одного работодателя к другому. Кроме того, сотрудники, находящиеся на удалённой работе — могут не заботиться об отправлении документа по почте.

  • Снижение объёма ошибок в данных и возможность их исправления.

Стоит отметить и тот факт, что заполнение формы СЗВ-ТД с использованием компьютеров – сводит к нулю формирование неточностей и ошибок в данных о кадровых мероприятиях. Однако, даже в том случае, если ошибки будут допущены – их легко можно исправить без каких-либо последствий.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки: стоит ли переходить, что лучше

  • Снятие ответственности за хранение документа с работодателя.

Переход на электронные трудовые – выгоден не только для сотрудников, но и для их нанимателей, которые не несут ответственности за хранение документа, ведь все данные хранятся в облаке или на удалённых серверах.

  • Нулевые расходы на хранение и обслуживание документации.

Дополнительная информация:  Документы для открытия ИП

Так как физические/бумажные носители заменяются электронными/цифровыми аналогами – это ведёт к минимизации расходов на средства, которые обеспечивают сохранность книжек и всего, что требовалось ранее для их учёта. Кроме того, сотрудникам больше не нужно покупать эти самые трудовые, что было привычным делом в эпоху бумажных носителей.

  • Возможность удалённого оформления пенсии для граждан Российской Федерации.

Введение в документооборот электронных трудовых отпала и необходимость подтверждать их документально при оформлении пенсий. А это, в свою очередь, позволяет проводить все операции с документами дистанционно.

  • Прямая интеграция электронных документов с Госуслугами.

Ещё одним неоспоримым плюсом электронных трудовых книжек в 2020 году, является их интеграция с порталом Госуслуги, который позволяет оформить через Сеть широкий спектр полезных услуг, для получения которых сегодня достаточно «предъявить» рассматриваемый нами документ.

  • Осуществление аналитики для госучреждений и работодателей.

Хранение данных о трудовом стаже в единой компьютерной базе позволяет специалистам использовать различные высокоэффективные инструменты, позволяющие строить статистические и аналитические отчёты. При этом, данные действия смогут производить не только надзорные органы, но и сами работодатели.

  • Полная безопасность и конфиденциальность хранения информации.

Не будем сейчас углубляться в описание механизмов, софта и методов, используемых для защиты таких данных. Отметим только то, что благодаря всему этому – сотрудникам и работодателям можно не переживать за то, что их данные попадут к третьим лицам.

О минусах электронных трудовых книжек в 2020 году

Без сомнений, положительные стороны введения нового формата учёта трудового стажа в РФ свидетельствуют о безусловной целесообразности и эффективности перехода от бумаги к «цифре». Однако, даже у самого идеального проекта всегда найдётся несколько недостатков, о которых мы просто не можем умолчать.

Итак, к минусам электронных трудовых книжек в 2020 году – стоит отнести:

  • Не все данные переносятся из бумажной книжки в электронную.

К таковой информации (которая не переносится) относится раздел с награждениями, имеющийся в бумажной прежней версии документа.

А потому, все полученные от работодателей поощрения, премии, а также благодарности – останутся только в памяти.

Кроме того, в электронной книге отсутствует информация об образовании работника, его профессиях и специальностях. Они также не будут учитываться в дальнейшем.

  • Необходимость в заявлении.

Конечно, не каждый сотрудник захочет тратить своё личное время на составление заявления. При этом, подавать заявление, как правило, нужно не один раз. К примеру, это потребуется совершить снова для того, чтобы получить выписку из ПФР, а также для исправления ошибок в документе.

  • Дополнительная отчётность.

Этот минус актуален для работодателей, на которых возлагается обязанность осуществлять отчитываться по всем кадровым перемещениям на протяжении всего 2020 года. Стоит отметить, что делать это необходимо будет (начиная со следующего года) не позднее дня после приёма или увольнения сотрудника.

  • Технические ошибки и сбои.

На какой бы высоком уровне не были государственные сервисы и сколько бы тысяч человек не осуществляло контроль – нужно понимать, что от сбои неизбежны. К таковым можно отнести перерывы на обслуживание огромной системы и проблемы технического характера.

  • Достоверность информации в документе.

Могут ли организаторы проекта гарантировать добросовестность каждого специалиста, у которого есть или будет возможность внесения данных в электронную трудовую? Скорее всего, нет.

  • Техобеспечение документа.

С введением цифровых книг по трудовому стажу каждый работодатель обязан обеспечить своих специалистов не только знаниями, но и техническими средствами соответствующего уровня, что, безусловно, тоже «влетит в копеечку».

Итак, подведём итоги всему вышесказанному, оформив всё в виде таблицы:

Отсутствие физического носителяНе нужно брать и сдавать документы при увольнении/устройствеСнятие ответственности за хранение документаВозможность удалённого оформления пенсии Прямая интеграция электронных документов с ГосуслугамиПростая аналитика и отчётностьНе все данные переносятсяДополнительная отчётностьВысокие шансы технического сбояДостоверность информации в документеТехобеспечение персонала (кадровиков)

Как видите, ситуация более чем ясна и замена бумажной недолговечной, но важной документации – только вопрос времени. Тем же, у кого остались вопросы – мы рекомендуем получить бесплатную юридическую консультацию или получить ответ, прочитав ниже ответы специалиста.

Консультация юристов сайта «Юридическая помощь»

Скажите, моя бумажная трудовая книжка стала недействительной?
Плюсы и минусы электронной трудовой книжки: стоит ли переходить, что лучше Нет, данный документ по-прежнему действителен. Однако, скорее всего, у него появился цифровой аналог. Проще говоря, все данные, которые работодатель вносил в прежнюю книгу (когда сотрудник был принят на работу, когда уволился и по каким причинам) будут теперь передаваться и в единую базу ПФР.

При этом, каждый работник сможет получать по желанию выписки (электронные или бумажные), которые будут действовать аналогично прежней бумажной трудовой.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки: стоит ли переходить, что лучше

Как встать на биржу труда в 2020 году и получать деньги от Государства…Читать статью…Малообеспеченные семьи — кто к ним относится в 2020 году?Читать статью…Детские пособия — как получать больше денег на ребёнка в 2020 году?Читать статью…

Читайте также:  Плановая проверка юридических лиц и предпринимателей

Таким образом, нововведённая система действует вместе с прежними трудовыми книжками, просто теперь работодатели должны осуществлять двойное кадровое оформление своих сотрудников? Плюсы и минусы электронной трудовой книжки: стоит ли переходить, что лучше Нет. На протяжении всего 2020 года работник должен лично выбрать – сохранить бумажную книжку вместе с электронной или же нет. Если Вы выберите иметь 2 книжки – все записи будут вноситься и в электронный и в бумажный документ. Стоит отметить и тот факт, что граждане, которые впервые устраиваются сейчас на работу -лишены такого выбора и у них будет только электронная трудовая.
Непонятно, зачем вообще ввели эту новую систему? Плюсы и минусы электронной трудовой книжки: стоит ли переходить, что лучше В пояснении к принятому законопроекту было указано, что обновлённая система электронного учёта: снизит затраты сотрудников и работодателей;
значительно упростит процедуру трудоустройства;

повысит уровень сохранности данных и гарантирует сохранность самого документа, ведь электронная книга не испортится и не потеряется.

Виртуальный стаж. Стоит ли переходить на электронные трудовые книжки

Госдума приняла в третьем чтении законопроект о введении в России электронных трудовых книжек. Они будут содержать всю информацию о работниках: должность, перевод на другую работу, увольнение и так далее. Предполагается, что закон вступит в силу 1 января 2020 года.

У россиян будет право выбора: оставить бумажную трудовую или же перейти на новый образец. Окончательное решение надо будет принять до 31 декабря 2020 года. Если сотрудник не определится с выбором, компания продолжит вести бумажную трудовую. Навязать электронную книжку ему никто не сможет.

Однако те, кто впервые будет устраиваться на работу с 2021 года, будут иметь только электронную трудовую.

Бумажный вариант трудовой уже всем привычен, а вот к электронной относятся настороженно. Всё-таки в базе данных могут произойти сбои, есть риски потерять всю информацию о сотруднике и, что немаловажно, трудовой стаж. Но эксперты уверяют, что у книжки нового образца больше преимуществ, чем недостатков.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки: стоит ли переходить, что лучше

Безусловным плюсом электронной трудовой книжки является то, что данные о стаже работника будут сохраняться. Чего нельзя сказать о бумажной трудовой.

Раньше, потеряв трудовую книжку, далеко не всегда можно было восстановить трудовой стаж (если, например, компания прекратила существование).

Теперь такой проблемы не будет, — рассказывает первый вице-президент «Опоры России» Павел Сигал.

К преимуществам электронной книжки он отнёс ещё и возможность сотрудника просматривать информацию о своей трудовой деятельности в приложении, получать доступ к ней через сайт Пенсионного фонда России или портал госуслуг. Также можно проверять начисление страховых взносов от работодателя или устраиваться на работу дистанционно.

Заместитель руководителя информационно-аналитического центра «Альпари» Наталья Мильчакова назвала положительным аспектом в электронной трудовой простое оформление на работу.

В прошлое уйдут заявления, которые работники ранее писали от руки на бумаге, уйдёт в прошлое и риск человеческого фактора, когда кадровик, заполняя трудовую книжку, мог допустить ошибку в данных работника и не заметить этого, — говорит эксперт.

Помимо положительных сторон электронной трудовой есть и отрицательные моменты. Так, например, потенциальной опасностью Павел Сигал считает возможность утечки личных данных в Сеть.

Работодатель при переходе на электронные трудовые книжки оптимизирует кадровый документооборот и снижает возможности ошибок при внесении записей.

Но введение новой системы наверняка потребует от работодателя дополнительных затрат на программное обеспечение.

Также возможна ошибочная передача данных о сотрудниках в ПФР, а также риск утечки личных данных в Сеть и использование их третьими лицами, — предупреждает Павел Сигал.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки: стоит ли переходить, что лучше

Наталья Мильчакова выразила опасение, что срок, данный работникам на размышление до конца 2020 года, представляется не таким уж и большим.

По её словам, нужно учитывать, что многие люди узнают новости в последний момент. Это относится не только к работникам, но и к некоторым работодателям.

Она не исключает, что к концу 2020 года далеко не все россияне определятся с выбором и, скорее всего, срок придётся продлевать.

Все данные, отражённые в старой бумажной трудовой книжке, должны найти отражение и в новой электронной.

Правда, пока простых работников больше волнует другой вопрос: а не пропадёт ли стаж в самом процессе переноса информации из одной книжки в другую? Ведь от технических сбоев на этом этапе никто не застрахован. Эксперты тоже не исключают таких рисков.

При этом если какие-то данные в переходный период пропадут, работник потеряет часть денег на заслуженном отдыхе. Стаж напрямую влияет на размер пенсии.

Не совсем ясно, что будет с теми россиянами, которые в 90-е годы не были трудоустроены официально и не имели записей в трудовой книжке.

Таких людей наверняка миллионы, потому что в 90-е годы к трудовым книжкам отношение работодателей было, мягко говоря, прохладное, а у кого-то и откровенно халатное.

Было бы неплохо, если бы Минтруд разъяснил, что нужно сделать, чтобы в новых трудовых книжках восстановить пропущенный в старых книжках стаж, — отметила Наталья Мильчакова.

Электронные трудовые книжки в 2020 году: плюсы, минусы, процедура перехода

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки: стоит ли переходить, что лучше

  • Банки Сегодня Лайв
  • Статьи, отмеченные данным знаком всегда актуальны. Мы следим за этим
  • А на комментарии к данной статье ответы даёт квалифицированный юрист а также сам автор статьи.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки: стоит ли переходить, что лучше

Цифровизация все больше захватывает такой привычный «бумажный» мир. С 1 января 2020 года страна переходит на цифровой формат ведения трудовых книжек. До конца года каждый работающий должен выбрать систему ведения учета о своей трудовой деятельности – в электронном формате или в привычном бумажном виде. И если для молодежи выбор очевиден, то для взрослого поколения это дополнительные сложности и недопонимание. Чтобы развеять все страхи, расскажем, чего ждать от новой системы, как она будет работать, какие в ней есть возможности, и как произойдет замена бумажных трудовых на электронные.

Электронная трудовая книжка – это не то же самое, что бумажная версия. По сути, это электронная информационная система, которую будет поддерживать Пенсионный фонд, и в которую будут вноситься данные о трудовой деятельности работников. В новой базе данных будет указаны такие сведения:

  • период и место трудовой занятости;
  • должность и квалификация;
  • дата приема или перевода на новую должность;
  • дата увольнения и причина;
  • основания прекращения трудового договора (статья ТК РФ).

Пенсионный фонд будет получать данные от работодателей (которых заставили направлять специальный отчет при любом движении кадров), а работник сможет в любой момент получить выписку из это базы данных.

С переходом на новую систему каждому работающему предложат выбирать из двух вариантов: перейти полностью на цифровой вариант, или сохранить бумажную версию (параллельно с электронной). Для отдела кадров двойной учет будет более сложным, так как нужно дублировать информацию на двух носителях. Но если человек привык к бумажным документам, его право не может быть нарушено.

При этом электронная трудовая будет создана для каждого работающего в обязательном порядке. Это поможет упростить как систему учета всех официально трудоустроенных людей, так и оперативно передавать и хранить информацию о стаже в ПФ РФ.

Все работодатели обязуются уведомить каждого своего подчиненного о необходимости сделать выбор до 30 июня 2020 года. Для этого каждому сотруднику под подпись выдается документ, в котором будет описана необходимость принятия решения. После изучения работник также в письменном виде подает заявление, в котором просит следующее:

  • вести учет только в электронном варианте и вернуть бумажную трудовую для домашнего хранения;
  • продолжить ведение бумажной трудовой параллельно с ведением электронной версии.

С 1 января 2021 года для всех работников, впервые выходящих на официальное место работы, будут открываться исключительно электронные трудовые книжки, ведение бумажных трудовых для них не предусмотрено.

Особое внимание стоит обратить на следующее: если работник сразу выберет электронную трудовую, вернуться к бумажной версии будет невозможно. Но если изначально было принято решение о сохранении бумажной, тогда в перспективе можно от нее отказаться и перейти только на электронный вариант.

Преимущества варианта с электронными трудовыми

На первый взгляд, разницы между двумя вариантами нет: новый вариант требует все того же заполнения данных о кадровых приказах, датах приема и увольнения, причинах. Но все же, если ознакомиться со всеми возможностями для работников, то новый формат становится действительно привлекательным.

Ведение электронной трудовой книжки предполагает:

  1. Возможность самостоятельно контролировать ведение записей в трудовой книжке. По старым правилам после принятия на работу, работник передавал трудовую книжку в отдел кадров, где она хранилась до его увольнения. Следовательно, изучить имеющиеся в ней записи можно только по заявлению (по которому выдают копию трудовой).
  2. Снижаются риски допустить ошибку в данных о трудовой деятельности работника.
  3. Если позволяет график основной работы, работник может официально устроиться на вторую работу, без серьезных бюрократических формальностей.
  4. Снижаются риски утери и порчи бумажного варианта трудовой книжки, а также полностью защищаются персональные данные.
  5. Заказать выписку можно будет в личном кабинете Пенсионного фонда или при личном визите в МФЦ. Если ранее нужно было получить выписку из трудовой, приходилось писать заявление в отдел кадров, а заверенную копию могли выдать и через 3 дня. Теперь этот запрос обработают в течение нескольких часов.
  6. Будет проще оперативно обрабатывать данные о стаже и накопленных пенсионных коэффициентах для будущих пенсионеров. Теперь эти данные будут постоянно анализироваться, а сумма будущей пенсии пересчитается в автоматическом режиме.
  7. Работники в электронном варианте могут передавать куда нужно информацию о своей трудовой деятельности, чтобы получать некоторые государственные услуги.

Возможные проблемы при внедрении электронных трудовых

Разумеется, идеальной системы учета не существует. Новая система с электронными трудовыми книжками будет интереснее всего молодым людям, которые впервые устраиваются на работу – вся информация об их трудовой деятельности будет храниться на сервере, а запрос о любом из мест работы можно будет подать в электронной форме.

«Потерять» электронные данные практически невозможно, а в случае с потерей бумажной трудовой книжки, для восстановления записей придется обойти все предыдущие места работы.

Проблемы доставляет то, что головные офисы компаний-работодателей могут находиться в других городах, и на получение повторной записи может уйти больше месяца. То же касается и общей информации.

Вся база занятости, которая велась до 2020 года в бумажном варианте, будет актуальной лишь с подтверждением в виде записей в трудовых книжках. Следовательно, даже при полном переходе на электронную трудовую книжку, бумажную нужно сохранить, чтобы не потерять стаж до 2020 года.

Еще один нюанс, который может расстроить работников – в новом варианте трудовой не будет места для записи о наградах и поощрениях. Вся эта информация будет заноситься непосредственно в личное дело ПФР. По сути, запись никуда не теряется, но при трудоустройстве использовать ее как аргумент в свою пользу уже не получится.

Читайте также:  Комментарий 8708 к статье: ограничение конкуренции по 223-фз (нюансы)

Как перейти на электронную трудовую книжку?

В соответствии с новым законодательством, переход на электронные трудовые книжки осуществляется непосредственно работодателем по письменному заявлению работников. При этом отдел кадров заводит электронное дело на каждого сотрудника и передает информацию в базу ПФР – вне зависимости от того, какой вариант выбран.

Контроль и правильность заполнения данных будет вестись Пенсионным фондом. Для корректной передачи информации предусмотрена новая форма отчетности – СЗВ-ТД.

Отчетность передается в Пенсионный фонд через собственное ПО предприятия или через бесплатную систему отчетности ПФР. Новая форма отчетности является обязательной для всех предприятий, в том числе и для ИП с наемными сотрудниками.

В обязательном порядке нужно передавать информацию по каждому сотруднику, в том числе и по тем, что работают удаленно.

Больших сложностей переход создать не должен, в сети уже есть видео, рассказывающие, как получить информацию о ведении кадрового учета по новым правилам. Пример – это видео.

Для работодателей установлены сроки подачи формы СЗВ-ТД:

  • до 15 числа месяца, следующего за отчетным – если в отчетном месяце были кадровые изменения, или кто-то из работников подал заявление на электронную трудовую книжку;
  • не позднее следующего дня – при приеме на работу и увольнении с работы.

В период до конца 2020 года работодателю нужно:

  • технически подготовить работу с электронной системой учета занятости сотрудников;
  • уведомить сотрудников и получить решение о дальнейшем ведении учета труда;
  • сформировать базу электронных трудовых книжек сотрудников всего предприятия;
  • продолжить учета по обеим формам в случае желания сотрудника оставить бумажную трудовую книжку.

Стоит обратить внимание, что с 2021 года при приеме на работу сотрудников, которые сохранили бумажные трудовые книжки, от них потребуют выписку из электронной трудовой книжки и ее бумажный вариант – причем без исключений.

Как получить данные из электронной трудовой книжки:

Изначально идея перехода на электронные трудовые книжки была в том, что получить выписку из нее можно просто и быстро. Для этого есть 4 способа:

  • у работодателя – данные будут представлены по заявлению в течение 3 рабочих дней;
  • в Пенсионном фонде – подав заявление в личном кабинете или непосредственно в отделении ПФР;
  • через МФЦ – подав заявление в бумажном виде;
  • на портале «Госуслуги» – подав соответствующее электронное заявление.

Таким образом, это нововведение оказалось не очень сложным, и при этом достаточно удобным. Работники с помощью электронной системы смогут самостоятельно контролировать свою занятость, это также упростит работу государственных структур и непосредственно предприятий-работодателей.

Переход на электронные трудовые книжки: почему это не такая уж и хорошая идея

Мы уже публиковали подробную статью об электронных трудовых книжках. Большинство наших экспертов-спикеров высказались об инициативе положительно. Однако мы нашли эйчаров, которые считают, что законопроект еще сырой, и компании наверняка столкнутся с трудностями при переходе.

https://www.youtube.com/watch?v=qdUE3za1Xcc

Наталья Чередниченко, эксперт-практик в области трудового законодательства и управления персоналом, консультант по вопросам аудита, оптимизации и автоматизации делопроизводства, преподаватель профильных дисциплин для специалистов кадровых служб и секретарей в БПОУ УР «ИТЭТ»: «Впервые об отказе от ведения трудовых книжек на бумажном носителе заговорили достаточно давно, но тогда инициатива не получила продолжения. На сегодняшний момент вопрос электронных трудовых книжек кажется почти решенным. Но почему-то он не вызывает однозначно положительной реакции.

Начнем с того, что об отказе от бумажного варианта пока речи не идет. Продолжит ли существовать трудовая книжка в привычном формате – выбирать будут сами работники. Некоторые, возможно, добровольно перейдут на цифровой аналог (интересно, как много будет желающих), а те, кто до 1 января 2021 г.

подадут работодателю соответствующее письменное заявление, сохранят трудовую книжку на бумажном носителе. Не совсем понятно, что будет с теми, у кого на эту же дату в принципе не будет работодателя. Или с теми, кто впоследствии примет решение о смене работы.

Об этих категориях законодатели как будто и вовсе забыли.

Те же, кто впервые будут поступать на работу после 1 января 2021 г., автоматически остаются с электронной трудовой книжкой. Зачем нужно было делить людей на тех, у кого есть выбор, и на тех, кто его априори не имеет?

Кроме того, кадровиков ожидает двойной учет. Законодатели обещают специалистам кадровых служб уменьшение бумажного документооборота, но об этом говорить рано.

Пока трудовые продолжат существовать в привычном книжном формате, мы будем вести их на бумаге по старой схеме – вносить записи, делать копии по просьбе работника, вести журналы учета движения трудовых книжек, писать письма работникам, если они не получат при увольнении свой основной документ о стаже.

Но одновременно с этим у специалистов кадровых службпоявятся дополнительные обязанности.

Во-первых, отчетность в ПФР.

Сейчас речь идет о передаче сведений в течение 2020 года (ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом), а с 2021 года – об отправке данных о приеме и увольнении не позднее одного рабочего дня, следующего за днем издания приказа о таком событии.

Страхователь с численностью 25 и более работников за отчетный период представляет указанные сведения в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (согласно Федеральному Закону от 06.04.

2011 N 63-ФЗ, она является регламентированным государством видом подписи и используется для сдачи отчетности в контролирующие органы, позволяет работать с государственными электронными системами, применяется участниками электронного документооборота внутри своей компании или с внешними организациями).  

Сложностей не должно быть у работодателей, которые уже отчитываются таким способом – им нужно будет только позаботиться об обновлении используемой программы. Послабления есть для тех компаний, где численность работников не превышает 25 человек – они смогут выбрать, как передавать информацию: в бумажном или электронном виде. В связи с этим также возникают вопросы:

  • Что именно собирается тестировать ПФР в следующем году, если в пояснениях к законопроекту утверждается, что сведения поступают в систему персонифицированного учета давно, все у них замечательно и их сохранность данных полностью обеспечена?
  • С какой целью устанавливаются такие короткие сроки, начиная с 2021 года, и что делать тем работодателям, у кого числится более 25 человек, но кто будет технически не готов, потому что живет в отдаленном регионе, где есть проблемы с интернетом?

Во-вторых, предполагается, что работодатель будет обязан выдавать работнику, выбравшему электронный формат трудовой книжки, заверенные надлежащим образом сведения о трудовой деятельности за период работы у него на бумажном носителе.

Делать это надо будет по просьбе работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления, а также в день увольнения. Если в день прекращения трудовых отношений не получится выдать сведения, придется отправлять их по почте. За несоблюдение – административная ответственность. На деле же это сродни копии бумажной трудовой книжки.

Возникает вопрос: для чего вменять в обязанность работодателя то, что работник самостоятельно сможет запросить бесплатно в ПФР в любое время?

В-третьих, не совсем понятно, как работники кадровых служб будут проверять «трудовую историю» работника. Если раньше можно было просмотреть от корки до корки бумажную трудовую книжку, обратить внимание на причины увольнения, то сейчас неясно, получим ли мы всю необходимую информацию, и не потребуется ли для этого писать запросы в ПФР, предварительно заручившись согласием работника.

И, наконец, специалистам кадровых служб на протяжении 2020 года придется провести масштабную подготовительную работу.

Хочу пояснить, я не против электронных трудовых книжек – действительно, станет меньше ошибок в записях о трудовом стаже, которые сейчас мы наблюдаем в бумажном формате. Но не думаю, что все будет легко и просто, и что прямо сейчас кадровикам нужно начинать радоваться отмене бумажных трудовых книжек – об этом еще рано говорить.

Я была бы лучше настроена, если бы бумажные трудовые отменили сразу и для всех.

Но законодатели берут переходный период, они дают работникам, у которых сейчас есть бумажная книжка, право выбирать, в каком формате те хотят ее иметь – зачем? Сейчас все работники поделятся на три категории: те, кто останутся с бумагой; те, кто откажутся от бумаги и перейдут на цифру; и те, кто вообще не будет иметь право выбора (младшее поколение).

В вопросе перехода на электронные трудовые книжки я отношу себя к скептикам. Но кто прав, а кто заблуждался – покажет время».

Согласна с мнением Натальи Чередниченко и Анастасия Новоселова, независимый HR-консультант с 15-летним опытом работы в российских и международных компаниях: «Действительно, в самом законодательном проекте есть заковырка, которая будет затруднять оцифровку.

По заявлению сотрудника работодатели все равно будут вынуждены вести бумажную трудовую книжку. То есть переход к оцифровке будет частичным, особенно если мы говорим о людях старшего поколения, которые не очень доверяют цифровым технологиям.

Итак, это будет двойная работа для кадровиков.

А еще возрастает необходимость бороться с подделками, в электронном виде они будут процветать. Если раньше в бумажной трудовой необходима была печать организации, то теперь риск цифровых подделок возрастает. Организациям необходимо будет вырабатывать собственные методы и средства, чтобы проверять подлинность электронных цифровых книжек.

Переход на электронную систему займет длительное время. Быстро это получится только с людьми, у которых всего одно-два места работы. У остальных опыт частично будет отражен в бумажной трудовой, частично оцифрован, и каким образом с этим работать (и особенно подтверждать стаж) – пока непонятно. Этот механизм еще не выработан. Существует и риск потери определенного рабочего стажа.

Сегодняшние российские трудовые книжки – это, конечно, анахронизм, но механизм действия электронных книжек нужно серьезно дорабатывать при помощи эйчаров-практиков, а не чиновников или законодателей».

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *