Образец заполнения трудовой книжки

Трудовая книжка – главный документ, содержащий все сведения о профессиональной деятельности человека. Трудовая важна для отслеживания общего стажа, что пригодится, когда человек достигнет пенсионного возраста и будет оформлять пенсию.

При ведении и оформлении при приеме на работу этого документа необходимо придерживаться требований официально принятого Постановления РФ под номером 225 от 16 апреля 2005 года. В нем четко прописаны все инструкции, которые надо соблюдать при заполнении трудовых книжек.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Кто является ответственным?

При смене места работы работодатель всегда обращает внимание на то, где, сколько и в какой должности работал человек. Поэтому этот документ нужно тщательно хранить и заполнять по утвержденным правилам.

В каждом учреждении есть приказ, в котором ответственность и обязанности по ведению трудовых возложены на конкретного человека. А кто им будет, решает сам руководитель.

Чаще всего это:

• кадровые работники;
• делопроизводители;
• непосредственно работодатель;
• бухгалтера.

Дело это ответственное, требует особой грамотности и внимательности, знания законодательной базы по ведению документации. Поэтому нужно тщательно выбирать человека для назначения ответственного за трудовые книжки.

На титульном листе надо указать:

1. ФИО – обязательно полностью, не сокращая;
2. дата рождения, цифрами, а месяц можно писать буквами;
3. сведения об образовании – в соответствии с дипломом, который предоставил человек, устраивающийся на работу; пишут только его уровень – высшее, либо средне-специальное или среднее;
4. графа «Профессия, специальность» подлежит заполнению также по данным диплома, пишут ту специальность, которая присвоена человеку, например психолог;
5. дата заполнения – ее пишут или полностью цифрами, или так – число и год цифрами, месяц – словом;
6. далее следует подпись человека, который устраивается на работу;
7. затем свою подпись ставит лицо, которое заполняло книжку;
8. печать директора, работодателя – необходимое условие, без этого трудовая недействительна.

Если трудовая закончилась, то в нее вставляют вкладыш.

Часто встает вопрос – какими чернилами разрешено вносить все данные в документ. Особых сложностей нет – позволительно писать чернилами черного, синего цветов. Ручки подойдут:

• с шариковым стержнем;
• обычные гелевые;
• перьевые.

Главное – чтобы надписи не сокращались, а были внесены полностью. Плюс не допускать смазывания написанного. Поэтому надо быть предельно аккуратным.

Как правильно заполнять трудовые?

При заполнении трудовой впервые порядок такой:

1. Внесение информации на титульный лист – с включением первичных данных о работнике, со сверкой по данным из паспорта и документа, подтверждающего уровень образования.
2. Следующий ответственный шаг – внесение информации в раздел с записями о работе.

Раздел подлежит заполнению каждый раз, когда человек официально меняет место профессиональной деятельности.

Сначала пишется точное и полное название учреждения. В некоторых организациях ставят специальный штамп с названием, и писать от руки ничего не нужно.

3. Следующий шаг – вносится запись, фиксирующая тот факт, что лицо официально заступило на работу.

Графа 1 «Номер записи» содержит нумерацию всех записей.

Графа 2 – «Дата». Там ставят обязательно цифрами точную дату заступления работу, при этом число не должно иметь разногласий с трудовым договором.

Графа 3 – самая длинная. Здесь нужно аккуратно вписать, на какую конкретно должность будет оформлен человек.

Графа 4 содержит основание для приема на работу – это приказы, изданные руководителем. Сначала пишут название, а далее – его номер, и точную дату – цифрами.

• Точно таким образом происходит внесение информации относительно перевода работающего на другую должность, либо в другой отдел одного учреждения.
• Раздел с информацией о поощрениях заполняется по аналогии:

• сначала – номер, под которым оформляется запись, цифрами – непосредственно дата поощрения;
• вид поощрительных действий – к примеру, благодарность, кем выдано и мотив;
• документ, обосновывающий поощрение – приказы, постановления.

Частые ошибки

По данным статистики, самые частые ошибки и неточности возникают в заполнении «Сведений о работе». Что в таком случае делать?

1. После некорректной записи надо поставить номер по хронологии.
2. В графе «Дата» написать адекватную информацию.
3. В «Сведениях о работе» следует вписать информацию такого типа – запись под номером (указать его) считать недействительной.
4. В последней графе написать распорядительный акт, с указанием номера и даты.

Если книжка оформляется с чистого листа и допускается ошибка, ее можно уничтожить с заполнением соответствующего акта. А в новой книжке все заново пишут без ошибок.

1. Ситуация может осложниться тем, что работающий до нахождения неточности ушел работать в другое учреждение.
2. В таком случае надо действовать по алгоритму:

1. в нужной графе вписывается номер по порядку;
2. создается запись, подтверждающая прежнюю недействительной;
3. ставится следующий по хронологии номер и записывается адекватная информация – запись с устраненной ошибкой;
4. вносится дата именно исправления;
5. в графе под номером 4 делается обоснование в виде приказа с номером и датой.

Любые изменения в трудовой книжке делаются через соответствующий приказ.

Часто возникают ошибки с правильностью имен, фамилий. Такие неточности могут создать проблемы в будущем. Алгоритм действий в таком случае следующий:

• неправильные данные аккуратно зачеркивают одной чертой посередине;
• на развороте оформляют надпись подобного содержания: «Исправленному Афонасьева на Афанасьева верить»;
• вписывают ссылку на соответствующий распорядительный акт;
• ставят подпись руководителя, штамп.

Смена фамилии

Смена фамилии также требует внесения изменений в бланк. Сначала пишется приказ, в основании которого – новый паспорт либо свидетельство, подтверждающее вступление в брак.

Далее старая фамилия работника аккуратно перечеркивается одной линией, а сверху четко и разборчивость пишут новую. Слева, ближе к углу обложки на первом развороте, пишут относительно смены фамилии с указанием основания.

Как сделать выписку из книжки?

Выписка – это документ, представленный как ксерокопия или воссозданный вручную текст трудовой.

Особенность выписки в том, что это копия не абсолютно всех страниц, а лишь нескольких нужных человеку. Например – копия титульного и последнего листа с записью о настоящем месте трудовой деятельности.

Чтобы безошибочно сделать выписку, нужно придерживаться определенных требований:

1. Если она составляется вручную – на листе бумаги А4 вверху делают надпись «Выписка из трудовой книжки», затем пишут все данные с титульного листа.
2. Потом переходят к внесению информации о местах работы.

Важно указать то, что человек работает в конкретном учреждении по настоящее время.

3. Если выписка оформляется из копий листов, они пронумеровываются, заверяются подписями и печатью вверенного лица, сшиваются нитью, и еще раз заверяются печатью и подписью в месте прошивки.

Аналогично поступают и с рукописным вариантом.

4. Выдача выписки производится по заявлению и официальному акту – приказу.

Образец выписки из трудовой книжки найдете здесь.

Книга учета движения трудовых книжек

В каждом учреждении должна вестись эта книга. Главное назначение документа – контроль за трудовыми книжками в учреждении. Книга учета ведется при соблюдении требований:

1. на страницах ставятся номера;
2. книга прошивается, скрепляется бумажной пломбой, на которой ставится число страниц, подпись и печать руководителя.

Оформление при увольнении

В трудовую делают запись, которая должна производиться непосредственно в день завершения профессиональной деятельности в этом учреждении.

Порядок оформления:

• пишется номер с учетом требований хронологии;
• в графе 2 надо поставить дату увольнения – только цифрами;
• в графе 3 запись начинается со слов «Уволен», либо «Трудовой договор расторгнут», дальше идет законодательное основание – статья, пункт, часть Трудового кодекса;
• само основание для прекращения действия договора должно быть написано, как в Трудовом кодексе;
• в последней графе пишут распорядительный акт;
• далее следует подпись ответственного и печать учреждения;
• ниже ставится подпись того, кто непосредственно увольняется – так человек соглашается забрать трудовую книжку себе.

Индивидуальный предприниматель – нужна книжка или нет?

Этот вопрос является спорным, и многие не знают, нужна ли владельцу ИП трудовая. На самом деле, все просто. Если человек сам является хозяином ИП, трудовая ему не нужна.

Стаж будет засчитан, только обоснованием будет свидетельство о государственной регистрации ИП. Также стаж будет фиксироваться по оплате налогов по страховым взносам.

Если человек подлежит трудоустройству на работу к индивидуальному предпринимателю, то на него обязательно заводится трудовая, с последующим заполнением и хранением на условиях, присущих и государственным учреждениям.

В случае с генеральным директором

Оформление нужной информации в трудовую книжку генеральному директору несколько отлично от записей обычным работникам.

Гендиректор может быть выбран на общем заседании/собрании. Секретарь заседания или иное назначенное за ведение документации лицо ведет специальный протокол, в котором фиксирует все решения.

Если лицо утверждено на должность директора, запись в трудовой оформляет кадровый специалист, имеющий ответственность за оформление документации:

• вписывается полное название учреждения;
• пишется номер по порядку в графе 1;
• ставится дата цифрами;
• производится запись «Избран на должность» и ее конкретное название – директор, гендиректор;
• в последней графе для обоснования пишут номер протокола собрания и дату проведения, иногда дальше подписывают данные приказа о введении в должность.

По совместительству

Занесение информации в книжку при совместительстве – еще один спорный момент. Здесь на помощь приходит Трудовой кодекс, а именно 66 статья, говорящая о том, что отметку относительно совместительства в бланке трудовой делать не обязательно. Сделать это возможно, если работник сам пожелает.

Дубликат трудовой книжки

Его выдают работнику в случае потери самой книжки, либо по причине негодности. Дубликат должен выдаваться непосредственно в учреждении, где работает человек. Но сначала надо написать специальное заявление, в нем указать причину утери, порчи книжки, и попросить о выдаче дубликата.

На основании приказа руководителя организации делается дубликат:

• на развороте, на титульной страничке над надписью «Трудовая книжка» пишется слово «дубликат»;
• пишутся все данные для титульного листа;
• на развороте, содержащим данные о работе, сначала пишется стаж общий – сколько лет, месяцев и дней;
• заполняются по хронологии все графы, на основании копии старой книжки (если есть в наличии), либо заверенных справок со всех прежних учреждений, где работал человек раньше.

Причем собирать эти справки должен не сам работающий, а кадровик, который соответствующим приказом отвечает за деятельность, связанную с трудовыми.

Как восстановить трудовую книжку читайте в нашей статье.

Аспектов, связанных с ведением учета трудовых, их безошибочным заполнением, хранением, много. Соблюдать их необходимо, ведь за порчу либо утрату этого документа по причине самой организации может наступать административная ответственность.

Как правильно делать записи в трудовой – смотрите видео:

Титульный лист трудовой книжки: все нюансы и образец заполнения

Трудовая книжка – это своеобразное лицо работника.

В ней отражена такая важная информация как общий трудовой стаж конкретно взятого гражданина, который он набирал в течение нескольких лет. Правильность оформления трудовых книжек должна стоять у кадровиков на первом, определяющем месте и все вот почему.

Скрыть содержание

Общая информация

• Часто, ошибки допущенные кадровиками давным давно всплывают при выдаче заявления о назначении пенсии вместе с трудовой книжкой.
• Поскольку пенсионный фонд не может принять неправильно составленный и заполненный документ, он делает все для того, чтобы работник мог исправить ошибки, и пенсионер будет вынужден бегать по своим бывшим местам работы восстанавливая правильность заполнения.
• Именно поэтому особое внимание надо уделять не только тому, как правильно внести данные в трудовую книжку, но и заполнению титульного листа.
• К сожалению, многие работники не знают, как в идеале заполнить первую страницу трудовой книжки и при получении трудовой на руки не может увидеть ошибку.
• Именно поэтому наша статья будет полезна и для работников, и для работодателей.

Наша задача – научиться правильно заполнять все графы трудовой книжки, а в случае невозможности этого – сделать все, чтобы найти ошибки в заполнении. Вы также найдете здесь пример заполнения титульного листа. Итак, начнем по порядку и поговорим о написании имени, фамилии и отчества.

Сведения

После прочтения данной статьи, оформление титульного листа трудовой книжки не составит труда. Конечно, все сведения должны быть оформлены надлежащим образом.

Записи вносятся только черной или же синей ручкой.

Заполнение титульного листа может осуществляться и на компьютере, но без опыта в подобном заполнении лучше не экспериментировать.

Также, что касается правил заполнения трудовой, то она в первую очередь должна быть заполнена аккуратно. Постарайтесь избегать ошибок, подчеркиваний и прочих недочетов. Ваша запись должна быть понятна всем, поэтому пишите аккуратно и разборчиво.

Соблюдайте это правило, заполняя все листы трудовой книжки. На этом основные сведения о заполнении плавно перетекают в конкретизирование каждой строки.

Фамилия, Имя, Отчество

Первая страница трудовой книжки содержит данные о работнике. Фамилия, имя и отчество гражданина должны быть записаны максимально аккуратно и правильно. Дело в том, что совершенная в этой информации ошибка может стать следствием печальных последствий, вплоть до смены трудовой книжки.

ФИО нужно писать раздельно, чтобы каждая запись имела свою строку.

Старайтесь не допускать ошибок в написании. Заполняйте каждое из составляющих имени одной и той же пастой.

Если в одном из написанных слов много букв, пишите их как можно мельче. Также трудовая книжка предусматривает перенос слова с одной строки на другую.

Образование

1. Если вы пишите информацию об образовании, обязательно держите перед собой диплом работника, чтобы не сделать ошибки.

2. Существуют три степени образования, по факту которых возможно принятие на работу, это высшее, то есть послевузовское, среднее, то есть окончание школы, а также среднее специальное, после техникума или же училища.

3. Одно из этих слов вы пишите на специально отведенной строчке.

Дата рождения

Что касается даты рождения, то в первую очередь заполнять ее вы должны на основании паспорта гражданина, а не с его слов.

Часто возникает вопрос, должна ли дата рождения в трудовой книжке вноситься прописью или цифрами?

Дата рождения должна писаться цифрами, а не буквенным выражением (см. образец). К сожалению, любая другая форма записи считается неправильной.

Правильно вписывайте каждую цифру. Нет ничего страшного в том что вы ошиблись. Ошибку всегда можно исправить посредством зачеркивания одной цифры или же переносом записи на другую сторону разворота титульного листа.

Образец заполнение первой страницы трудовой книжки (дата рождения)

Подпись работника

Кто расписывается в трудовой книжке? После того, как трудовая книжка заполнена, ставится подпись работника.

• Она должна быть четкой и повторять роспись в паспорте.
• В случае если работник со временем меняет фамилию, то подпись со старой фамилией зачеркивается тонкой полосой, а рядом ставится новая подпись.
• Как правило, на подпись в трудовой книжке работника сверху ставится печать организации.

Профессия, специальность

Если говорить о специальности, то здесь присутствует огромный разброс мнений о том, что действительно нужно писать в трудовой книжке в графе профессия, специальность. Кто-то считает, что нужно писать специальность, которой вы овладели еще в институте, кто-то наровит вписать в трудовую желаемую специальность.

На самом же деле все предельно просто – в трудовую книжку вписывается специальность по которой на данный момент работает работник по трудовому договору.

Дата заполнения

Дата заполнения трудовой книжки на титульном листе не должна быть фиктивной. То есть, если вы заполнили трудовую на неделю позже чем обещали, то нельзя ставить желаемое неверное число. За это и работников отдела кадров и работодателя могут привлечь к административной ответственности.

Дата заполнения пишется в таком же формате, как и дата рождения.

Что же касается места постановки даты, то оно должно находиться в районе печати, справа или же слева от нее, но ни в коем случае не затрагивать другие записи, тем самым перекрывая их.

Дата заполнения трудовой книжки и дата приема на работу должны совпадать. Именно в момент приема на работу сотрудник отдела кадров заводит трудовую, а значит, в соответствии с законом должен одновременно вписывать информацию и о работнике и о приеме его на работу.

Конечно, на такие мелочи не всегда обращается внимание различными проверяющими органами, но все же иногда пользоваться ссылками на правила заполнения трудовых книжек, ведь тот кто предупрежден, значит, вооружен.

Когда можно использовать в написании ФИО букву «ё»?

Ориентируйтесь на паспорт работника.

Если в паспорте прописана данная буква, то можете смело ставить ее.

Если же в паспорте написана «е», то вы не должны отклоняться от паспортных данных. Все предельно просто.

Заключение

Трудовая книжка весьма важный документ, который требует трепетного к себе отношения.

Постарайтесь быть точными в заполнении трудовых книжек, ведь вы, заполняя страницы трудовой книжки, становитесь своего рода представителем своей организации и именно по вашей записи будут судить не только о работнике, но и о вашей фирме. Поэтому соблюдайте законодательство и думайте о работнике, который дал вам трудовую на заполнение. Он вам доверяет не просто документ, он доверяет вам свою трудовую историю.

Заполнение трудовой книжки 2019, образец и правила оформления

Заполнение трудовой книжки четко регламентируется законодательством, поскольку это основной документ, содержащий сведения о работе и подтверждающий страховой стаж.

Инструкция по заполнению трудовых книжек

Основной документ, который регулирует оформление трудовой книжки это Инструкция, утвержденная постановлением Минтруда за № 69 от 10.10.2003 года.

На основании ее указаний будет происходить и заполнение трудовой книжки в 2020 году.

Основные правила заполнения трудовой книжки:

1. В трудовую вносятся данные работника (ФИО, образование, сведения об изменении личных данных).
2. В соответствующие разделы вносится информация о работе (наименование работодателя, дата приема, должность, переводы, дата и основания для увольнения).
3. Сведения о поощрениях.
4. Сведения о дисциплинарных взысканиях в трудовую не вносят. Исключение составляет случай, когда увольнение является наказанием.
5. Трудовая книжка заполняется разборчивым почерком, без помарок и исправлений.
6. Все записи вносятся синими, фиолетовыми или черными чернилами, другие цвета использовать нельзя.
7. Исправлять путем зачеркивания можно только данные, находящиеся на титульном листе.

Все требования обязательны для исполнения. В противном случае считается, что трудовая книжка заполнена неверно, что может повлечь за собой негативные последствия, как для владельца, так и для работодателя допустившего ошибку.

Данные на титульном листе

На титульном листе трудовой книжки указываются следующие данные:

1. ФИО работника, вносится полностью, так, как эти данные указаны в паспорте.
2. Дата рождения.
3. Образование, указывается только его степень (высшее, среднее и т.д.), без указания учебного заведения.
4. Профессия или специальность работника.
5. Дата заполнения трудовой книжки.
6. Подпись работника.

Все личные данные работника заверяются подписью лица, которое ведет трудовые книжки и печатью организации, если таковая имеется.

Правила заполнения трудовой книжки

Все сведения в трудовую книжку вносятся строго в соответствии с требованиями законодательства. В ней не допускаются никакие сокращения, ни в одном из разделов.

Сведения о трудовой деятельности

Сведения о трудовой деятельности вносятся в следующем порядке:

1. Указывается полное наименование организации – работодателя. Ниже указывается сокращенное наименование при его наличии. Запись, содержащую название не нумеруют.
2. Затем ставится порядковый номер, дата приема, указывается должность, на которую принимается работник и реквизиты приказа о приеме на работу. Если сотрудник принимается в одно из подразделений работодателя, это также указывается здесь, а не добавляется к наименованию организации.
3. Далее могут указываться такие сведения: перевод работника, переименование должности, переименование работодателя либо смена его организационно-правовой формы и т.д. Все вносимые записи нумеруются, ставится дата, когда указанные изменения вступили в силу и реквизиты документа, которыми они были утверждены.

Помимо этого, по просьбе работника, могут быть внесены данные о работе по совместительству, как в другой организации (внешнее совместительство), так и о работе в данной организации (внутреннее совместительство).

Достижения и награды

Для того чтобы вносить сведения о награждениях, в трудовой выделены отдельные странички (сведения о награждения).

Записи в этот раздел производятся в следующем порядке:

1. Указывается наименование организации, точно также как и в сведениях о работе.
2. Далее ставится порядковый номер и указывается дата, вид поощрения и документ, согласно которому работник был награжден.
3. Печатью и подписью ответственного лица данные записи не заверяются.

Восстановление в должности

Если работник оспорил свое увольнение и был восстановлен в должности, внести эти сведения в трудовую можно двумя способами:

1. Признать запись об увольнении недействительной, внеся ниже соответствующую запись.
2. Выдать работнику дубликат трудовой, в котором будет отсутствовать неправильная запись.

Важно! Законодатель не устанавливает, каким именно образом вносить изменения, но указывает, что по желанию работника ему должен быть выдан дубликат в случае признания записи об увольнении недействительной.

Увольнение

В записи об увольнении в обязательном порядке должны присутствовать следующие данные:

1. Порядковый номер.
2. Дата увольнения.
3. Основания для увольнения, внесенные строго в соответствии с ТК РФ или другими законодательными актами.
4. Реквизиты приказа или иного документа об увольнении.

• 
• После записи об увольнении ставится подпись ответственного лица (руководителя) и печать.
• Работника нужно ознакомить с записью об увольнении.

Смерть сотрудника

1. В случае смерти сотрудника в трудовую вносится запись об увольнении по этому основанию (в ТК предусмотрен отдельный пункт).
2. 
3. Запись производится по правилам, которые установлены для всех остальных записей о расторжении трудового договора.

Исправление ошибок и внесение изменений в Трудовую книжку

В случае, когда в трудовой были обнаружены ошибки, необходимо их исправить. Исправления проводятся следующими способами:

1. Если ошибка допущена на титульном листе при заполнении трудовой, то такой бланк списывается как испорченный и заполняется новый. Если ошибка обнаружена позже, то неправильная запись зачеркивается, а сверху указывается правильная.
2. Если ошибки обнаружены в других разделах, то зачеркивать такие записи категорически запрещается. Их признают недействительными и вносят правильную редакцию. Все вышеуказанные записи нумеруются сквозной нумерацией.

Исправления могут вноситься как организацией допустивший ошибку, так и работодателем, у которого работник трудится в настоящий момент.

Переименование компании

Если ошибка допущена в наименовании организации, то ставится запись об этом и вносится правильное название. Данная запись не нумеруется.

Правила заполнения вкладыша

В случае, когда в одном из разделов трудовой книжки заканчиваются строки для внесения записей оформляется вкладыш. Его заполнение производится по тем же правилам, что и трудовая книжка.

После заполнения вкладыша запись об этом ставится на титульном листе трудовой.

Как делают записи ИП

Законодательные нормы не делают каких-либо оговорок касательно правил заполнения трудовых книжек индивидуальными предпринимателями. Поэтому все записи делаются с соблюдением общих правил.

Законодательная база

Правила и порядок заполнения трудовой книжки

В итоге внесения небрежных или неправильных записей у работника может оказаться трудовой стаж не засчитанным, что приведёт его к массе неприятных переживаний и хлопот. Из этого следует, что не только кадровик и работодатель должен быть осведомлён о правилах надлежащего заполнения трудовой книжки, но и работник должен, со знанием дела, убедиться, что его трудовая заполнена правильно.

Скрыть содержание

Кто должен заполнять трудовую книжку?

При этом его деятельность должна курироваться работодателем, так как на него возложена ответственность за работу с документами повышенной отчётности и контроля, к которым относятся трудовые книжки и вкладыши к ним.

Если штатное расписание не предусматривает должности кадровика, все записи делаются уполномоченным лицом, которое назначается приказом руководителя. После этого назначения, специалисту придётся получить информацию о правильном ведении и заполнении ТК и других важнейших документов, так как он будет нести за них ответственность наряду с руководителем.

Какие записи должны быть в ТК?

Трудовая каждого работника должна содержать определённые сведения о нём, которые указываются на титульном листе:

• личные данные (Ф.И.О.);
• дата рождения;
• образование;
• специальность;
• дата заполнения.

Фамилия, а также сведения об образовании и квалификации должны быть актуальны на момент заполнения трудовой.

Если владелица трудовой вышла замуж, что повлекло изменение фамилии, то её надлежит вписывать в соответствии с паспортом.

Титульный лист – идентификатор принадлежности. Внутри ТК расположены графы, которые требуют надлежащего заполнения. В них вносятся сведения о работе, а также сведения о переименовании организации и других реорганизационных мероприятиях.

Какие сведения вносятся в ТК?

В трудовую каждого работника вносятся сведения о работе, на которую он устраивается и которую выполняет в течение определённого времени. Как правило, это постоянная работа в организации, на предприятии или у индивидуального предпринимателя.

Эти сведения должны содержать:

• дату приёма;
• дату увольнения;
• сведения о работе;
• подразделение;
• разряд или должность;
• основания приёма или увольнения.

Примеры записей различных профессий, таких как водитель, бухгалтер, колхозник и пр. смотрите тут.

Если закончилась трудовая книжка — как правильно продолжить запись? Ни в коем случае нельзя:

1. Продолжать вносить записи в ТК, исправив надпись «сведения о награждении» на «сведения о работе».
2. Вклеивать чистые листы от бланков трудовых или разлинованные на компьютере (от руки) самостоятельно.

• Если в трудовой книжке закончились страницы сведения о работе необходимо вшить заполненный вкладыш.
• Сроки внесения записей в трудовую книжку: при приёме на работу сотрудника, запись в его книжку должна быть внесена в течение календарной недели или в течение 5 рабочих дней, но не позднее.
• При увольнении – в день увольнения, в некоторых случаях – не позднее 3 рабочих дней.

Если приём на работу осуществляется в порядке перевода, запись можно делать в день приёма, так как работодатель обязан осуществить трудоустройство такого работника. Естественно, если должностной переводпроизводится внутри организации – запись необходимо произвести в один день. Им должен быть день перевода.

По требованию работника может быть внесена запись о работе по совместительству. Самостоятельно проявлять такой инициативы не стоит, так как учитываться будет трудовой стаж по постоянному месту работы.

В ТК не вносятся сведения:

• о больничных;
• о декретном отпуске и отпуске по уходу за ребёнком;
• о трудовых отпусках и командировках.

Не вносятся также сведения об испытательном сроке при приёме на работу.

В этом случае используется определённый алгоритм внесения записи после прохождения испытательного срока на основании соответствующего приказа.

Какой ручкой заполнять трудовую книжку?

При внесении в книжку или вкладыш сведений о работе, а также при заполнении титульного листа, записи должны быть внесены аккуратно, без помарок. Для этого у кадровика должна быть шариковая ручка синего, фиолетового или чёрного цвета, которая не мажет, и не слишком бледная.

Запись должна служить долго и быть чёткой. В том случае если она размажется – её придётся восстанавливать. Переписать запись и признать её недействительной, могут и в том случае, если цвет текста сведений будет чрезмерно тусклым, что затруднит его прочтение.

Инструкции предусматривают также использование чернил. В настоящее время этим разрешением кадровики активно пренебрегают, так как практически не осталось специалистов, виртуозно владеющих каллиграфией, что требует применения чернил. Если при их использовании будет поставлена чернильная клякса – книгу могут посчитать испорченной.

Можно ли заполнять трудовую книжку гелевой ручкой? По поводу гелиевых ручек нет прямых указаний на запрет их использования. В то же время, их использование категорически не рекомендуется:

1. Их использование может привести к порче странички трудовой, где с обратной стороны уже сделаны записи. Гелиевая паста может их повредить, сделав текст неразборчивым.
2. Гелиевая паста не всегда позволяет сделать запись разборчивой, так как оставляет за собой более широкую бороздку.
3. Гелиевые пасты сильнее размазываются и даже стираются, что в итоге может привести ТК в негодность.

При ненадлежащем использовании ручки или в случае внесения смазанных, некачественных записей, трудовая инспекция может назначить штраф.

Основные положения рассматриваемых норм отражают Правила и Инструкции:

1. Правила ведения и хранения ТК утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. за № 225.

Как правильно и без ошибок заполнить трудовую книжку

К сожалению, не всегда работники отдела кадров или лица, уполномоченные заниматься такой деятельностью, знают все тонкости ведения этого документа. Поэтому данная статья, в которой мы подробно разберем требования к заполнению трудовой книжки и некоторые особенности этого документа, будет полезна как самим работникам, так и сотрудникам кадрового отдела.

Требования законодательства

Для начала следует отметить, что на данный момент на территории Российской Федерации существует 2 вида трудовых книжек в зависимости от периода их открытия. Первый вид – это трудовые советского образца, т.е. выданные работнику, который начинал свою деятельность до 2003 года, пока им на смену не пришли книжки второго вида. Трудовые образца 2003 года отличаются незначительно, главным образом внешним видом (меньший размер, иной цвет). И на данный момент всем гражданам, начинающим трудовую деятельность, выдаются книжки именно образца 2003 года.

Порядок заполнения трудовых урегулирован Постановлением правительства, которое устанавливает форму документа, правила его ведения и хранения, и специальной Инструкцией, утвержденной Министерством труда в 2003 году, которая подробно описывает, как именно следует заполнять трудовую и что делать в случае ошибочной записи. Помимо этого, статус трудовой книжки как основного документа работника, подтверждающего его специализацию и стаж, определен Трудовым кодексом.

Чтобы подчеркнуть всю серьезность документа, устанавливается административная ответственность за несоблюдение правил ведения и хранения трудовой книжки (Кодекс об административных правонарушениях).

Итак, мы разобрали, в каких НПА можно ознакомиться с требованиями законодательства к трудовым книжкам. Далее рассмотрим, какие правила установлены для заполнения трудовой.

Правила заполнения

Установлен специальный срок, в который работодатель обязан сделать отметку в трудовой книжке новоприбывшего сотрудника. Согласно требованиям нормативных актов, трудовая книжка ведется на каждого сотрудника, который проработал больше пяти дней. Все записи делаются в течение недельного срока с момента совершения действия, требующего регистрации в трудовой книжке (прием на работу, перевод, награждение и т.д.), кроме записи об увольнении, которая делается непосредственно в день выхода приказа об увольнении.

Все записи в книжке делаются на русском языке. Исключение составляют республики, входящие в состав РФ, которые установили иной государственный язык. На территории таких республик работодатели могут выбрать язык, на котором вести записи (русский или государственном язык республики).

Для записей можно использовать перьевые, шариковые и гелевые ручки. Чернила могут быть синего, черного или фиолетового цвета, но желательно, чтобы они были водостойкими и не выцветали со временем.

Важно отметить, что в записях не допускаются какие-либо сокращения

Трудовая книжка — образец заполнения приема на работу

«Трудовая книжка прием на работу — образец заполнения» — такой вопрос может задать в поисковике даже в достаточной мере опытный кадровик, не раз заполнявший трудкнижки. Каковы основные нюансы составления соответствующего образца в 2019 году и где можно загрузить его, узнайте в материале далее.

• Оформление трудовой книжки при приеме на работу: последовательность действий кадровика
• Заполнение трудкнижки при приеме на работу: титульный лист
• Заполнение титульного листа трудкнижки: нюансы
• Заполнение трудкнижки при приеме на работу: внесение данных в графу 3 «Сведений о работе»
• Заполнение графы 1
• Заполнение графы 2
• Заполнение графы 4
• Заполнение трудкнижки при приеме на работу: прочие нюансы
• Где можно скачать образцы оформленных трудовых книжек?
• Итоги

Оформление трудовой книжки при приеме на работу: последовательность действий кадровика

Изучим, в какой последовательности специалист кадровой службы фирмы-работодателя должен закреплять оформление сотрудника на работу в его трудовой книжке.

Прежде чем заполнять трудкнижку, кадровик должен убедиться в том, что к этому моменту подписан договор между сотрудником и работодателем, а также издан приказ руководителя фирмы о приеме человека на работу. Затем, оснастившись ручкой с черными, синими или же фиолетовыми чернилами, сотрудник кадровой службы может заполнять трудкнижку.

Оптимальная последовательность действий кадровика такова:

• заполнение графы 3 основного раздела трудкнижки — «Сведений о работе»;
• заполнение графы 1 соответствующего раздела;
• заполнение графы 2;
• заполнение графы 4.

Данная последовательность, как часто показывает практика работы российских кадровиков, позволяет свести к минимуму ошибки при работе с трудкнижкой.

Если человек оформляется на работу впервые, то кадровику к тому же понадобится заполнить и титульный лист документа.

Рассмотрим теперь особенности выполнения каждого действия подробнее. Начнем с заполнения титульного листа трудкнижки — условимся, что необходимость в этом есть.

Заполнение трудкнижки при приеме на работу: титульный лист

Заполнение титульного листа трудкнижки не должно вызывать сложностей. На нем фиксируются:

• фамилия, имя, отчество, дата рождения работника (в формате XX.XX.XXXX, как в паспорте);
• образование работника (по диплому, аттестату);
• его профессия или специальность в соответствии с документом о присвоении специальности или квалификации (далее в статье мы рассмотрим данный нюанс подробнее);
• дата заполнения документа;
• подпись работника;
• подпись сотрудника кадровой службы компании, в которой оформляется трудкнижка, — как можно более разборчиво (идеальный вариант для кадровика — вписать свою фамилию от руки);
• печать фирмы.

Заполнение титульного листа трудкнижки: нюансы

Есть ряд нюансов заполнения титульного листа трудкнижки. Прежде всего стоит обратить внимание на то, что:

• сотрудник кадровой службы, подписывающий трудкнижку, должен иметь соответствующие полномочия, оформленные приказом директора фирмы (если это не так, то подписывать документ должен директор);

Правила заполнения трудовой книжки

Организация работы по ведению трудовых книжек начинается с назначения ответственного за эту работу. В п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.

2003 № 225 уточняется, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя в лице генерального директора. Он должен приказом, сформированным в произвольной форме, назначить специально уполномоченное лицо.

При этом в приказе важно указать, кто будет вести трудовые книжки в случае отсутствия уполномоченного лица. Некоторые работодатели прибегают к формулировке, что в случае возникновения такой ситуации дополнительное ответственное лицо будет назначаться отдельным приказом работодателя.

Но одного приказа недостаточно. В противном случае такое действие будет вступать в противоречие со ст. 4 ТК РФ, запрещающей принудительный труд.

У специалистов по кадровому делопроизводству обязанность по ведению трудовых книжек прописана в должностной инструкции.

Но часто этот функционал поручают главному бухгалтеру, офис-менеджеру — тем, чьи трудовые функции не связаны с ведением трудовых книжек.

Чтобы это сделать на законных основаниях, помимо приказа следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору или дополнительно внести изменения в должностную инструкцию.

Второй важный вопрос, связанный с трудовыми книжками, касается приобретения бланков. Нередко работник сам приносит работодателю бланк трудовой книжки. Однако брать такой бланк работодатель не может. Согласно п.

 44 Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Он может приобрести эти бланки непосредственно у изготовителя либо у официальных распространителей.

На работодателе также лежит ответственность по учету трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. С этой целью он должен вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а кроме того — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Самое главное — поручить работу тем, кто должен этим заниматься. 

Так, например, нередко работодатель совершает ошибку, делегируя ведение приходно-расходной книги отделу кадров, а не бухгалтерии. А вот учетом всех трудовых книжек и вкладышей в нее в книге учета движения трудовых книжек должен заниматься как раз отдел кадров либо лицо, ответственное за ведение трудовых книжек.

В п. 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 уточняется, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Оформление трудовой: как делать записи

Правила ведения трудовых книжек прописаны в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (Инструкция № 69). В нем, в частности, проясняется, что указывать даты следует арабскими цифрами.

Кроме того, есть и определенные стандарты по использованию ручки и чернил для внесения записей:

• допускается использование перьевой или гелевой ручки, ручки-роллера (в том числе шариковой);
• чернила (паста, гель) должны быть световодостойкими, а цвет — черный, синий или фиолетовый.

Обратите внимание на то, что какие-либо сокращения в записях не допускаются, о чем есть предупреждение в п. 11 Правил Постановления Правительства № 225.

Часто работодатели задают вопрос: можно ли с целью упрощения порядка внесения записей в трудовую книжку использовать штамп наименования организации? Если буквально подходить к соблюдению правил, то такой подход не является соответствующим требованиям по оформлению записей в трудовую книжку.

Но, как правило, госинспекции по труду не привлекают работодателей к ответственности, если название организации проставляется штампом. Однако важно, чтобы штамп проставлялся правильно: горизонтально, не захватывая лишние графы (в графе 3) и т.д.

В п. 11 Правил Постановления Правительства № 225 содержится предупреждение о том, что каждая запись имеет свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела.

И эта норма вступает в противоречие с Постановлением Минтруда № 69, в котором говорится о том, что не нужно нумеровать записи при переименовании организации и в случае, когда вы оформляете дубликат, не нужно нумеровать записи об общем стаже.

Как правильно поступать в таком случае и на какой документ опираться?

Когда возникают противоречия в нормативно-правовых актах, то с юридической точки зрения правильнее руководствоваться положениями вышестоящего нормативно-правового акта. В данном случае — Постановлением Правительства № 225, которое говорит о том, что нумерация все-таки нужна. 

Как заполнить титульный лист

Евгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, на вебинаре «Трудовые книжки: стандарты ведения, исправления, записи при увольнении» объясняет, какие правила действуют при заполнении титульного листа трудовых книжек: 

Сведения о приеме на работу в трудовой книжке

Внесение сведений о приеме на работу имеет свои особенности, о которых нужно помнить. Так, например, заполнение этой части трудовой начинается с графы 3, где наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами. 

Строчкой ниже, в графе 1, указываем порядковый номер.

В графе 2 вписывается дата приема на работу — в соответствии с приказом о приеме на работу.

Напротив даты приема на работу, в графе 3, производится следующая запись по шаблону: «Принят(а) в  ». Например, «Принят в отдел кадров кадровиком». 

Структурное подразделение указывается в том случае, если оно вписано в трудовой договор.

В графе 4 вписывается приказ, на основании которого сотрудник был принят на работу. Внося запись, лучше придерживаться такой последовательности: вид документа, дата, номер. Например, «Приказ от 16.12.2008 № 28-к». 

На этапе заполнения сведений о приеме на работу никакие записи печатями заверять не нужно. 

Также следует обратить внимание на то, что в трудовую книжку вносятся записи только о постоянных переводах. Никакие временные переводы в нее не попадают.

• При внесении перевода следует руководствоваться следующим алгоритмом:
• В графе 1 («№ записи») указываем порядковый номер.
• В графе 2 — дату перевода.

В графе 3 — делаем запись: «Переведен(а) ». Например, «Переведен в юридический отдел юристом».

В графе 4 — указываем приказ о переводе (вид документа, дата, номер). 

• Запись о времени военной службы

В раздел «Сведения о приеме на работу…» также вносится запись о времени военной службы. В этом случае в графе 2 указывается дата внесения записи.

В графе 3 делается запись следующего характера: «Служба в Вооруженных Силах Российской Федерации с 01.01.2017 по 01.01.2018».

В графе 4 указываем военный билет. Например, «Военный билет ГТ № 111112».

Таким же образом вносятся записи о работе по совместительству, но по желанию работника и если от него есть соответствующее заявление. Кроме того, в трудовую книжку, согласно п. 21 Постановления Правительства № 225, может вноситься информация о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Запись об увольнении

В сведения о приеме на работу вносятся также сведения об увольнении. Общие правила того, как это делать правильно, сформулированы в Постановлении Минтруда № 69:

• в графе 1 ставится порядковый номер записи;
• в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
• в графе 3 делается запись о причине увольнения;
• в графе 4 называется документ, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Какая формулировка правильнее: «работник уволен» или «трудовой договор расторгнут»? 

В 2006 году в Трудовом кодексе появилась ст. 84.1, регламентирующая общий порядок оформления прекращения трудового договора.

Норма, которая касается непосредственно записи об основании и о причине прекращения трудового договора, звучит так: «Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона».

При этом Постановление Минтруда № 69 обязывает вносить в трудовую книжку запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи ТК РФ.

В документе приводятся примеры, как это делается: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Возникает противоречие. Как правильнее поступить?

Необходимо руководствоваться нормами вышестоящего акта. В данном случае — это Трудовой кодекс. Использование норм Постановления Минтруда № 69 будет расцениваться, как нарушение федерального закона.

По мнению Евгении Конюховой, ведущего эксперта-консультанта по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, если исходить из того, что Трудовой кодекс по юридической силе выше, чем Постановление Минтруда, то корректнее использовать формулировку «трудовой договор расторгнут», «трудовой договор прекращен».

Важно понимать отличие этих двух терминов — «расторгнут» и «прекращен». 

«Прекращение» предполагает отсутствие инициативы и работника, и работодателя (то есть так сложились обстоятельства — например, истек срок трудового договора). Термин «расторжение» используется, когда есть инициатива одной из сторон. В ст. 78 ТК РФ прописан порядок именно расторжения трудового договора. 

При оформлении увольнения работника по инициативе работника, следует делать ссылку на ст. 77 ТК РФ, в которой используется термин «прекращение трудового договора». В п. 15 Постановления Правительства РФ №225 на этот счет есть разъяснение: «При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст.

77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи».

При увольнении работника все внесенные в трудовую книжку за время работы у конкретного работодателя записи необходимо заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью, подписью работника.