Фактическое наличие материальных ценностей предприятия должно всегда соответствовать данным бухгалтерского учета. Исключений в этом правиле не предусмотрено. Следовательно, бухгалтеры учреждения обязаны систематически контролировать количественные и качественные характеристики имущества.
При выявлении непригодного имущественного объекта ответственный работник обязан сообщить руководству. Для этого составляется специальный документ-обращение: служебная записка на списание материальных ценностей, образец которой мы составили для бюджетной организации. Затем руководитель принимает решение о снятии объекта с бухгалтерского учета и его ликвидации.
Отметим, что организация самостоятельно определяет порядок, как списываются ТМЦ, который закрепляет в учетной политике либо в отдельном локальном распоряжении. Сам факт снятия объекта с учета оформляется специальными документами. Подробнее в статье «Образец акта списания материальных ценностей».
Какой бланк использовать
Чиновники не предусмотрели унифицированной формы для служебной записки на списание материалов (образец) и иных объектов товарно-материальных ценностей. Следовательно, госучреждение вправе разработать свой бланк, который будет соответствовать индивидуальным характеристикам деятельности экономического субъекта.
Допустимо разработать сразу несколько форм, каждую для определенной группы ТМЦ. Например, отдельный бланк, чтобы списывать медикаменты, учебные пособия, продукты питания и прочее.
Чтобы получилась правильная служебная записка на списание ТМЦ (образец ниже), она должна содержать следующие обязательные реквизиты:
- Наименование ТМЦ.
- Количество и единица измерения.
- Стоимость по данным бухгалтерского учета (балансовая стоимость).
- Инвентарный номер (при наличии) либо иной идентификационный код, присвоенный объекту.
Бумагу составляет работник, ответственный за хранение имущественных объектов. Подготовленный документ следует направить руководителю либо начальнику структурного подразделения.
Рекомендуемая форма:
Скачать
На основании предоставленной служебной записки руководитель должен инициировать инвентаризационную проверку. Для этого издается локальное распоряжение на проведение инвентаризации (форма ИНВ-22). В приказе необходимо указать состав комиссии, сроки проведения инвентаризационной проверки, а также перечень имущества, подлежащего контролю. По результатам инвентаризации составляется акт о непригодности объекта. Затем имущество списывается. Акт инвентаризации является основанием для снятия ТМЦ с бухучета.
Актуальные образцы
Как мы отметили выше, учреждение может предусмотреть сразу несколько форм документов в зависимости от группы списываемого имущества. Рассмотрим на конкретных примерах, как составляется такая документация.
Служебная записка на списание товара, если учреждение занимается реализацией товара, произведенной продукции:
Скачать
Непригодную спецодежду списывайте в аналогичном порядке. Подготовьте соответствующее распоряжение: «Образец приказа на списание спецодежды 2020 года». Основанием для составления приказа будет являться служебная записка на списание спецодежды.
Скачать
Основные средства, которые невозможно отремонтировать, либо восстановление которых экономически необоснованно, списывайте на основании документа: служебная записка на списание основных средств, образец ниже.
Скачать
Для материальных запасов и инвентаря:
Скачать
Образец служебной записки на списание материальных ценностей — AllZakon
Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют.
Необходимость в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.
Написать служебное письмо вправе любой сотрудник. Обычно в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.
Взяться за ручку стоит, если:
- были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
- необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
- кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
- появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
- необходимо отправить кого-то в командировку;
- требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
- любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.
Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.
Как написать
В каждой организации своя система списания материальных ценностей. В больших компаниях эта работа ведётся отдельной комиссией, которая функционирует по определённым дням. В небольших фирмах такие операции проводятся по мере необходимости разными сотрудниками. Но везде проводится определённое документальное оформление.
Данная служебная записка должна содержать следующую информацию:
- Реквизиты документа. Обычно записка имеет дату, номер и название, раскрывающее тематику. В небольшой компании, где делопроизводство не систематизировано на должном уровне, может присутствовать только дата. На крупных предприятиях номер и дату прописывает делопроизводитель, который осуществляет также регистрацию документа в журнале;
- Адресат. Записка адресуется директору или заместителю директора, который занимается вопросом обеспечения организации материальными ценностями, например, главному инженеру;
- Просьба о списании перечисленных материальных ценностей;
- Сведения о предметах, которые были израсходованы или пришли в негодность, обычно подаётся в виде таблицы. В ней должны быть следующие графы:
- Номер строки;
- Наименование предмета;
- Количество;
- Инвентарный номер;
- Балансовая стоимость.
Обратите внимание! Также в таблице могут быть другие графы. Например, код материала, направление расходования и другие.
- Основания для списания. Следует указать, какими документами подтверждаются мероприятия, подтверждающие необходимость списания.
Это может быть акт проверки, решение комиссии о непригодности вещи к дальнейшему использованию, заключение экспертизы о том, что определённый прибор сломан и его восстановление экономически нецелесообразно;
- Сведения о материально ответственном лице и о подразделении, в котором использовались ценности;
- Период, за который был совершён расход. Сроки списания зависят от правил, установленных на предприятии. Это может быть месяц или квартал;
- Перечень приложений. Вместе с запиской передаются копии документов, на основании которых будет проводиться списание;
Обратите внимание! Оценить возможность дальнейшего использования вещи или её ремонта может только специалист. Однако вещь может быть списана из-за морального и материального устаревания, если вышел срок её нормативной эксплуатации.
- Должность, подпись, фамилия и инициалы автора документа. Записку оформляет материально ответственное лицо или руководитель подразделения, в зависимости от установленных в организации правил;
- Отметки о согласовании. В оформлении списания участвуют, как минимум, двое сотрудников: материально ответственный и начальник. Один подписывает записку непосредственно, а другой ставит на документе свою визу о том, что изложенные сведения соответствуют действительности.
Служебная записка направляется адресату, который утверждает её или отказывает в утверждении. Далее документ следует в бухгалтерию, где должны быть приняты меры по приведению баланса в соответствие.
Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированный шаблон служебной записки законом не установлен, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.
- наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
- название документа;
- текст — что необходимо сообщить руководству;
- дата, подпись и обязательно должность автора.
Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.
Пример 1
Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.
Пример 2
На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта будут правильными.
Есть и третий вариант.
Пример 3
Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.
Виды писем
Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды служебных писем:
- запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
- сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
- сообщение о направлении в командировку;
- предложение о дополнительном премировании;
- информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.
Таким образом, видов докладных очень много, в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов.
Образец текста
Более наглядно изложенная информация будет смотреться на примере.
№ 03-64/85 Директору ООО «ТехАртГрупп»
от ДД.ММ.ГГГГ Подольскому М.Е.
Служебная записка
О списании материальных средств
| Номер | Наименование | Количество | Ед. изм. | Инв. ном. | Причина списания | Стоимость за 1 ед. | Общая стоимость |
| 1 | Конверт А4 немаркированный без окна | 80 | шт. | б/н | Использованы для отправки корреспонденции. | 10 руб. | 800 руб. |
| 2 | Сканер HP SсanJet 200 | 1 | шт. | 79633 | Общая неисправность. Моральное и материальное устаревание. | 4000 руб. | 4000 руб. |
| 3 | Компьютерное кресло Метта ВК-8. | 1 | шт. | 83923 | Поломка механизма регулировки высоты, деформация сидений. Восстановление экономически нецелесообразно. | 5000 руб. | 5000 руб. |
Предлагаем ознакомиться Заявление в суд о реструктуризации долга образец
Подразделение: юридическое бюро.
ведущий юрисконсульт _________ Сергеенко С.К.
Основания для списания: результаты экспертизы, проведённой специалистами ремонтного отдела и проверки использования расходных материалов.
Приложения:
- Заключение ремонтного отдела № 37 от ДД.ММ.ГГГГ.
- Акт проверки использования расходных материалов № 28 от ДД.ММ.ГГГГ.
Начальник бюро Степанов Д.В.
Очень важно вовремя проводить списание определённых материальных ценностей и контролировать нахождение в помещениях организации всех предметов, которым присвоены инвентарные номера. Материально ответственный работник при выявлении нарушений будет отвечать за них из собственных доходов. Поэтому оформление служебной записки входит в его интересы.
Бланк служебной записки на списание материальных ценностей Отличная статья 0{amp}gt;Служебная записка на списание ТМЦ
Как правильно оформить СЗ?
Служебная записка как самостоятельный вид документа отсутствует в общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД). Но она часто используется в деловой практике.
Оформлять ее желательно в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов» .
Документ, о котором мы ведем речь в этой статье, составляется работником, ответственным за ТМЦ, на имя начальника подразделения.
В нем должна содержаться просьба о списании.Также указывается основание для этого и прилагается полный перечень материальных ценностей. СЗ состоит из следующих граф:
- наименование ТМЦ,
- количество,
- балансовая стоимость,
- инвентарный номер.
После составления документ подается на подпись руководителю. После его рассмотрения, в случае принятия решения о необходимости проверки, директор издает и подписывает приказ о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22. В нем утверждается состав комиссии, сроки проведения инвентаризации и указывается имущество, которое подлежит следует проверить.
Образец написания служебной записки к списанию мягкого инвентаря
Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество).
Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.
Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.
Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка: довожу до вашего сведения. Это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.
Сам текст служебной записки должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.
Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.
Директору ООО “ТеплоВодоСнабжение”
Веселову А.Д.
от начальника отдела кадров
Ипатова К.В.
Довожу до Вашего сведения, что в ходе инвентаризации основных средств в отделе кадров установлено, что системный блок компьютера (инв. № 59-К) не исправен. А именно: сгорел блок питания, что повлекло неисправность остальных составляющих. Замена блока питания не возможна по причине отсутствия аналогичного товара на рынке.
На основании изложенного прошу списать системный блок компьютера инв. № 59-К, а также организовать приобретение нового системного блока в срок до 05.10.2022 г. На указанный период до ремонта сотрудник отдела кадров работает на личном компьютере.
Как написать служебныю записку на списание нехватки сырья от производителя
Заявка на приобретение остальных продуктов. Заявка на приобретение био реагентов и расходных материалов в том числе для стоматологии. Заявка на приобретение моющих средств и хозяйственных материалов. Заявка на приобретение офисной и вычислительной техники, средств телекоммуникации. Учебно — научные подразделения.
Как составить служебную записку о списании материальных ценностей? к примеру, есть нехватка материально-технических средств для Ниже в статье мы рассмотрим, как написать служебную записку на покупку . Читайте обзор характеристик и производителей мембранной обуви.
Пример может потребоваться для составления такой справки при отсутствии опыта в ее написании. Уборка урожая колосовых зерновых культур в г.
Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями коммуникация на горизонтальном уровне , когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами.
Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела. Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке но по сути почти то же самое.
Это связано со вступлением в силу приказа, внесшего поправки в бланк НДС-отчетности.
Если компания для экономии на налогах, вместо того, чтобы набрать штат работников, заключила с несколькими ИП договоры на оказание услуг, налоговики все равно могут признать работу таких ИП трудовой деятельностью и привлечь хитрого работодателя к ответственности за уклонение от обязанностей налогового агента по НДФЛ.
Записка является одним из наиболее распространенных и востребованных способов взаимодействия между сотрудниками предприятия и его руководством.
Образец служебной записки мы приведем ниже и расскажем, как правильно написать служебную записку.
Составляется служебная записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного работника, решение которых зависит от другого структурного подразделения организации либо сотрудника.
Служебная записка носит информационно-справочный характер.
Используется служебная записка в качестве дополнительного инструмента деловой переписки внутри организации, в целях освещения каких-либо вопросов, касающихся конкретного работника, либо производственной деятельности определенного отдела. Ознакомиться информацией как должна проходить стажировка на рабочем месте по ТК РФ можно здесь. Служебная записка является внутренним инструментом любой организации.
При этом стоит принимать во внимание, что максимальный срок не может превышать 3 лет, с момента выдачи документа.
Данная статья отвечает на вопрос как написать служебную записку. Во второй части последует пример оформления служебной записки.
Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями коммуникация на горизонтальном уровне , когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами.
Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела. Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке но по сути почти то же самое.
Как правило, служебная записка — это внутренний документ. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в учебнике.
Обычно любые обращения в иные организации оформляются на бланке письма.
Когда следует приостановить оплату счета до получения сырья. размещение заявок может быть важным условием защиты от нехватки сырья или .. сертификат, сертификат соответствия, страна-производитель и. Как написать служебную записку на приобретение запасных частей?.
Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированный шаблон служебной записки законом не установлен, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.
- наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
- название документа;
- текст — что необходимо сообщить руководству;
- дата, подпись и обязательно должность автора.
Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.
Пример 1
Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.
Пример 2
На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта будут правильными.
Есть и третий вариант.
Пример 3
Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.
Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество).
Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.
Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.
Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка: довожу до вашего сведения. Это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.
Сам текст служебной записки должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.
Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.
- Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.
- Непосредственный начальник вполне может ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.
Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Пример служебной записки показывает, что непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.
В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и записку на списание ТМЦ.
С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.
Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.
Директору ООО “ТеплоВодоСнабжение”
Веселову А.Д.
от начальника отдела кадров
Ипатова К.В.
Довожу до Вашего сведения, что в ходе инвентаризации основных средств в отделе кадров установлено, что системный блок компьютера (инв. № 59-К) не исправен. А именно: сгорел блок питания, что повлекло неисправность остальных составляющих. Замена блока питания не возможна по причине отсутствия аналогичного товара на рынке.
На основании изложенного прошу списать системный блок компьютера инв. № 59-К, а также организовать приобретение нового системного блока в срок до 05.10.2022 г. На указанный период до ремонта сотрудник отдела кадров работает на личном компьютере.
Правильное оформление служебной записки на списание материальных ценностей, основных средств и т.д.: образец
Служебная записка на списание представляет собой внутренний или внешний документ, какой – либо компании. Каким он будет, напрямую зависит от его функций и человека, который его получит. Подобная бумага чаще всего адресуется вышестоящему начальству от подчинённых.
В этой статьи мы рассмотрим правильное оформление служебной записки на списание материальных ценностей, основных средств и т.д.
Скрыть содержание
Для чего необходим документ?
Документ является инструментом взаимодействия начальства и подчиненных, а так же структурных подразделений организации между собой. Дело в том, что устные прошения или пожелания относительно списания чего – либо, могут быть попросту не услышаны, а потому не удовлетворены.
Но если их официально задокументировать, а потом произвести регистрацию, то документ будет выглядеть более значимым и получит определённую юридическую силу. Подобная бумага может составляться любым сотрудником фирмы.
Какие сведения нужно отразить?
Стоит отметить, что такая служебная записка должна содержать чётко сформулированную причину написания. Однако излагать суть не стоит сухим и официальным тоном. Лучше всего использовать вольное повествование с большим количеством конкретики.
Содержание документа можно разделить на две части:
- Преамбулу, в которой кратко излагается, что именно побудило составителя написать бумагу и отправить конкретному адресату.
- Вторую часть, являющуюся основной. Она намного объёмнее первой и содержит чётко обозначенную просьбу или предложение. В этом фрагменте документа можно изложить анализ ситуации, сделать выводы или подвести итоги.
В каждой организации свой образец составления записки, но содержание остаётся неизменным везде.
Как уже упоминалось выше, на каждом предприятии существуют свои правила составления служебок, связанных с системой списания товара и материальных ценностей. Согласно общим требованиям, такая бумага должна содержать:
- реквизиты, такие как дата, номер и наименование, раскрывающее тематику документа;
- наименование адресата. Обычно его роль играет директор или заместитель директора, занимающийся обеспечением компании материальными ценностями;
- просьбу о списании обозначенных вещей;
- информацию о списываемых предметах, которые были израсходованы или превратились в непригодные;
- основания для списания. В этом пункте нужно чётко обозначить, какой документацией подтверждаются действия, которые являются доказательством необходимости списания.
Ещё документ должен содержать информацию о лице, несущем материальную ответственность, период расход, список приложений, информацию об авторе документа, отметки, подтверждающие согласование.
Правила составления
Подобный документ должен быть составлен по общим правилам, прописанным выше, и должен содержать:
- Наименование адресата.
- Имя, фамилию, отчество и должность человека, составлявшего бумагу.
- Прошение о списании определённых материалов.
- Таблицу, в которой необходимо обозначить номер, наименование списываемых объектов, их количество, общая балансовая стоимость, присвоенный инвентарный номер.
- Далее, перечисляются основания для проведения подобной процедуры, например, поломка, или неисправность аппаратуры.
- Последним шагом, нужно поставить дату составления и подпись составителя.
- Если записка на списание материалов будет составлена с нарушением, то скорей всего её не примут к рассмотрению.
- Скачать образец служебной записки на списание товара
- Более детально, как написать служебную записку по правилам и образцу, читайте тут.
Какие материалы можно ликвидировать и как это правильно написать?
Спецодежда
Подобная бумага несколько отличается от других служебных записок. Дело в том, что у спецодежды существует определённый срок службы, установленный предприятием производителем. Для того чтобы произвести списание спецодежы пришедшей в негодность раньше срока, в служебной записке придётся указать довольно серьёзные основания.
В качестве основания в обязательном порядке следует ссылаться на акт списания спецодежды. Однако при составлении стоит помнить, что на сегодняшний день любое начальство очень внимательно относиться к документам такого рода.
Дело в том, что злоумышленники посредством подобных бумаг могут реализовать множество коррупционных схем. Другими словами списать нормальную спецодежду, после чего продать её налево.
Скачать образец служебной записки на списание спецодежды
ТМЦ
Как написать записку на списание материальных ценностей? При оформление подобного документа не стоит забывать, что процедура списания товарно – материальных ценностей имеет некоторые особенности. Они обусловлены тем, что учёт ТМЦ производиться ещё на этапе составления проектно – сметной документации.
В ней так же чётко обозначаются нормы их расхода. В тексте самой служебной записки нужно чётко представить сложившуюся ситуацию, максимально подробно описать причины и происшествия, послужившие поводом для написания бумаги.
Подобный документ должен преследовать цель уведомить определённое руководяще лицо о том, что существует проблема, которую можно решить путём списания ТМЦ. Лучше всего указать возможные последствия, наступающие, если руководитель проигнорирует прошение автора записки.
Скачать образец служебной записки на списание товарно-материальных ценностей (ТМЦ)
Брак со склада
В составлении такой бумаги нет ничего особенного. Как правило, адресатом в такой ситуации является складское начальство, которое обязательно потребует веские основания, прежде чем начать процедуру списания.
В документе нужно указать наименование бракованной продукции, её количество, балансовую стоимость и номер, который был присвоен при поступлении на склад.
В качестве основания на списание лучше упомянуть что – нибудь серьёзное, например, ярко выраженные внешние дефекты, поломку или неустранимую неисправность (а про служебную записку о неисправности, на приобретение или замену компьютера и как ее составить по образцу, читайте тут).
Стоит упомянуть, что подобным образом частенько проворачивают коррупционные схемы, поэтому писать такую записку стоит очень внимательно, чтобы не быть заподозренным в чём – то подобном. Если подозрение избежать не выйдет, то доверие начальства будет сильно подорвано.
Скачать образец служебной записки на списание брака со склада
Дебиторская задолженность
Информация, отражаемая при составлении подобного документа, значительно отличается от той, что упоминается в бумагах, описанных выше. Дело в том, что подобная процедура списания может быть произведена только в трёх случаях:
- Ликвидация должника, производимая в добровольном порядке при ликвидации юридического лица.
- Банкротство должника. Подобный случай практически идентичен первому, то есть должник фактически перестаёт существовать, как юридическое лицо, а имущества, принадлежащего ему, недостаточно, чтобы погасить долг.
- Истечение срока давности по исковому заявлению. Так происходит, если отрезок времени, прошедший с момента нарушения должником обязательств, становиться больше того, что установлен законом.
При составлении служебной записки нужно обозначить одно из перечисленных оснований, иначе она не будет принята к рассмотрению.
Скачать образец служебной записки о списании дебиторской задолженности
Основные средства
Подобный документ необходим только в том случае, если списываемый объект подвергся значительному износу или устарела его материально – техническая база. В служебке на списание основных средств нужно отразить:
- полное имя и должность получателя;
- наименование бумаги;
- дата, регистрационный номер;
- предмет списания;
- описание ситуации;
- подпись составителя.
Необходимо придерживаться подобных общих правил, чтобы бумагу приняли на рассмотрение.
Пример
Отдел продаж, директору материально – технического отдела Тимохину Ю.С.
- Служебная записка No 21-45/104.
- От 13 декабря 2017 года.
- О списании несправного персонального компьютера.
Обзор видов служебной записки и руководство как составлять
Время чтения: 4 минут(ы)
Служебная записка носит информационно-справочный характер.
Используется служебная записка в качестве дополнительного инструмента деловой переписки внутри организации, в целях освещения каких-либо вопросов, касающихся конкретного работника, либо производственной деятельности определенного отдела. Ознакомиться информацией как должна проходить стажировка на рабочем месте по ТК РФ можно здесь.
Служебная записка является внутренним инструментом любой организации
Содержание статьи
- 1 Как правильно написать?
- 2 Виды и примеры
- 3 Видео
Как правильно написать?
Служебная записка составляется в произвольной форме, но, тем не менее, должна включать в себя ряд обязательных элементов:
- в правом верхнем углу указывается должность и ФИО адресата в дательном падеже;
- затем указывается наименование самого документа, то есть «служебная записка»;
- далее указывается дата составления документа и регистрационный номер;
- заголовок документа должен содержать информацию о предмете служебной записки (заголовок указывается в предложном падеже);
- в основном тексте документа описывается сложившаяся ситуация, затем конкретное предложение или просьба;
- в конце служебной записки указывается должность составителя, подпись и расшифровка подписи (фамилия, имя, отчество).
Служебная записка в зависимости от ситуации может быть докладной или объяснительной.
Если служебная записка обеспечивает связь между сотрудниками предприятия на горизонтальном уровне (например, руководитель одного структурного подразделения может подготовить служебную записку на имя руководителя другого структурного подразделения того же предприятия), то докладная записка, являясь разновидностью служебной записки, адресуется вышестоящему руководству, например непосредственному руководителю, либо директору предприятия. В докладной записке излагается какой-либо вопрос с определенными выводами и предложениями. Директор проставляет резолюцию с датой и подписью на документе. Читайте обзор характеристик и производителей мембранной обуви.
Оформление служебной записки:
- служебная записка составляется на листе бумаги формата А4;
- для текста используется шрифт «Times New Roman»;
- размер шрифта — 14;
- межстрочный интервал – 1,5;
- дата проставляется арабскими цифрами (например, 24.06.2015г.) или буквами и цифрами (например, 24 июня 2015г.);
- наименование документа может располагаться как посередине, так и от границы левого поля.
Виды и примеры
- В служебной записке «На премирование сотрудника» указывается лицо, имеющее право на получение премии, основания для выплаты денежных средств, прописывается размер выплат.
Служебная записка на списание материальных ценностей. Инструкция: пишем служебную записку о списании ТМЦ
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 653-60-72 (добавочный 784). Это быстро и бесплатно!
Любая вещь имеет свой эксплуатационный срок и рано или поздно окончательно приходит в негодность. Типичным примером такого процесса внутри предприятия является спецодежда, заказываемая для определённой категории рабочих и активно эксплуатируемая.
Кроме этого, компания может столкнуться с приведением в негодность или моральным устареванием мелкой техники, используемой в работе (калькуляторов, например).
Прежде чем рассматривать нюансы списания той или иной ценности, необходимо определиться с категориямиРазличают:
- Основные средства (ОС) – это жизненно важный элемент деятельности любого предприятия, ведь под эту категорию попадает то имущество, без которого затрудняется или вовсе может прекратиться работа организации. Они имеют ряд подвидов, среди которых – здания и сооружения, оборудование, спецтехника и т.д. Срок использования ОС – более одного года.
- Товарно-материальные ценности. Сюда относятся те активы, которые также будут использоваться предприятием в процессе осуществления своей деятельности. Существуют в форме сырья или запасов. Именно эта категория имеет активную динамику оборачиваемости и подлежит регулярному списанию.
- Малоценное имущество – под эту категорию попадает то имущество, срок службы которого составляет менее одного года и является быстроизнашивающимся. Кроме этого, важным критерием для отнесения к этому виду является и её стоимость. К малоценному имуществу относится, как правило, спецодежда, предметы хозяйственной деятельности, узкопрофильные рабочие инструменты и так далее.
Сама процедура списания включает несколько этапов:
- Определение состояния имущества.
- Составление мотивированной служебной записки о необходимости списания.
- Получение разрешения руководства организации на проведение инвентаризации.
- Непосредственно, проведение инвентаризации и составление акта непригодности имущества.
- Утилизация пришедшего в негодность имущества.
- Списание по бухгалтерскому учёту.
При необходимости списания малоценного актива перед материально-ответственным лицом возникает задача исключить такое имущество из своей зоны ответственности. Конечно же, такой процесс должен проходить с составлением бумаги — служебной записки о списании материальных ценностей.
Как правило, списание материальных ценностей (ТМЦ) осуществляется по инициативе материально-ответственного работника, который обязан следить за своевременностью операций с ними и сам должен быть заинтересован в их корректном учёте.
Также списание может быть результатом проведённой инвентаризации или проверки.
Как составить служебную записку о списании материальных ценностей?
Если в вашей компании служебные записки оформляются по специальному шаблону, следуйте установленным правилам и заполняйте записку в указанном порядке. Если таких правил нет, а руководство требует от вас служебную записку по пришедшему в негодность имуществу, подскажем вам несколько правил ее оформления:
- придерживайтесь общей структуры делового письма (подробности о структуре см. в следующем разделе);
- используйте для оформления записки стандартный белый лист формата А4 (не допускается написание служебных записок на клочках бумаги, на малоформатной бумаге для заметок или на цветной бумаге);
- применяйте только деловую лексику при написании текста;
- излагайте суть лаконично, без лишних деталей и описаний;
- не включайте в текст записки информацию, не относящуюся к ее основной теме.
И еще несколько рекомендаций:
- сделайте 2 экземпляра записки (или 1 оригинал и копию);
- зарегистрируйте оригинал записки в журнале входящей корреспонденции — так вы повысите шансы ее попадания по назначению;
- копию (или второй экземпляр) с отметкой о номере и дате по журналу входящей корреспонденции оставьте у себя — это подтвердит то, что вы исполнили свою обязанность и вовремя известили руководство, а также избавит вас от ненужных разбирательств (если ваше послание затеряется);
- будьте готовы дать устные пояснения руководству по сути, изложенной в служебной записке.
Что написать в тексте служебной записки, расскажем далее.
Что и в каком порядке указать в служебной записке?
Структура служебной записки выглядит так:
В правой верхней части листа укажите:
- должность и Ф. И. О. руководителя (или иного ответственного лица), в адрес которого направляется записка (например: «Заместителю директора по хозяйственной части ООО „Ритм“ Жукову П. Л.»);
- свою должность и Ф. И. О. (например: «от инженера-проектировщика Тумановой Л. И.»).
- в середине листа укажите кратко название документа (например: «Служебная записка по списанию материальных ценностей»);
- под названием (начиная с начала строки после отступа) изложите основной текст, в табличной или текстовой форме раскройте все важные аспекты: название материальных ценностей, их инвентарные номера, места нахождения, описание дефектов, причины их возникновения, выводы о необходимости списания.
Ведение бухгалтерского учета ИП для начинающих
Под текстом записки поставьте дату его составления и подпишите. Свою подпись расшифруйте, проставив фамилию и инициалы.
Чтобы ваши выводы не казались голословными, подкрепите их соответствующими документами: обоснованием необходимости проведения независимой экспертизы, заключением специалистов компании о невозможности ремонта, предварительными расчетами стоимости ремонта, превышающими затраты на покупку нового аналогичного имущества, и др.).
Образец служебки на списание материальных ценностей представлен ниже:
Скачать образец
Примеры формулировок описательной части служебной записки
Из всех разделов служебной записки, о которых мы говорили в предыдущем разделе, затруднение обычно вызывает описательная часть. Чтобы облегчить вам задачу, мы подготовили несколько вариантов формулировок.
Примеры
- Прошу Вашего разрешения на списание стула компьютерного (инв. № 2008-067) из проектного отдела в связи с поломкой крестовины и деформацией спинки стула. Проведение восстановления (ремонта) нецелесообразно.
- Прошу разрешить списание материальных ценностей:
| № | Наимено-вание объекта | Инвентар-ный номер | Располо-жение объекта | Выявлен-ные дефекты | Причины дефектов | Выводы |
| 1. | Стеллаж металли-ческий | 20098-0879 | Цех химичес-кой обработки | Коррозия каркаса 85% | Длительное воздействие агрессивной среды | Ремонту не подлежит |
| 2. | Шкаф бытовой | 20068-1203 | Душевая | Разбуха-ние дверей, полок | Нахождение объекта в условиях повышенной влажности | Ремонт нецелесооб-разен |
- В связи с тем, что компьютер (инв. номер 383) инженера-проектировщика (отдел ОКС) морально и технически устарел и не способен поддерживать графические программы (CorelDraw, Autocad и др.), прошу списать его и приобрести более мощный компьютер. Параметры требуемого оборудования указаны в приложении.
Особенности списания ценностей
Первоначальным документом, с которого начинается процедура утилизации, является служебная записка о списании материальных ценностей. Получив такой документ, руководитель предприятия, как правило, назначает инвентаризацию, после которой составляется акт о непригодности того или иного малоценного имущества.
Акт инвентаризации будет являться законным основанием для снятия ТМЦ с учета.
Особую роль в списании любого имущества играет комиссия. Именно её членами подтверждается износ или другие особенности объекта, препятствующие дальнейшей нормальной эксплуатации. Кроме этого, в задачи комиссии входит определение возможности восстановления отдельно взятого элемента.
В целом правила списания того или иного вида ценностей определяются политикой предприятия. Материально-ответственным лицам при получении подотчёт имущества необходимо ознакомиться и подписать соответствующую инструкцию.
Служебная записка на списание материальных ценностей –образец
Данный вид документа имеет цель донести информацию от работника к вышестоящему руководству о необходимости списания того или иного вида имущества.
Внешний вид служебной записки на списание материальных ценностей может варьироваться в зависимости от особенностей работы конкретного предприятия или организации, ведь законодателями не принят стандартизированный бланк.
В данном вопросе управленцу предстоит исходить из требований локальных документов предприятия, регламентирующих делопроизводство.
При проверке контролирующими органами основное внимание уделяется документальному оформлению тех или иных операций внутри предприятия. Исходя из этого, каждое изменение статуса того или иного имущества необходимо отражать посредством составления служебной записки и других документов.
При составлении важно помнить о следующих обязательных реквизитах документа:
Дата составления, номер и наименование документа. Сюда же рекомендуется добавить небольшую преамбулу, раскрывающую тематику вопроса.
- Адресат или получатель. Это то должностное лицо, которому направляется документ для рассмотрения и принятия решения. Следует указать его Ф.И.О и должность полностью.
- Основная часть. Здесь следует отразить основания, отражённые в акте на списание, само прошение, а также виды и наименования списываемого имущества. Помимо этого, следует указать балансовую стоимость, инвентарный или номенклатурный номер.
- Данные о материально-ответственном лице. Обычно им же выступает сам автор служебной записки.
Текст документа должен быть кратким, но раскрывать суть. В этом может помочь прикрепление к служебной записке подтверждающих документов (таких как акт на списание, заключение компетентного подразделения организации и т.д.).
Перед тем, как направить документ на рассмотрение, его необходимо подписать не только материально-ответственному лицу, но и его непосредственному руководителю, подтверждающему достоверность описанных сведений.
После должного оформления и визирования документ подлежит регистрации в приёмной предприятия, после чего направляется на рассмотрение адресата. Именно его резолюция определяет дальнейшую судьбу того или иного имущества.
Срок исковой давности по кредиторской задолженности
Исходя из вышеуказанных рекомендаций, служебная записка о списании материальных ценностей (в случае со спецодеждой) будет иметь следующий вид:
№156-сз от 20.05.2018 г. Директору ООО «Вертикаль»
Иванову П.О.
Служебная записка
«О списании товарно-материальных ценностей»
Служебная записка на списание материальных ценностей
- Служебная записка как источник первичной информации
- Как составить служебную записку о списании материальных ценностей?
- Что и в каком порядке указать в служебной записке?
- Примеры формулировок описательной части служебной записки
Служебная записка как источник первичной информации
Чтобы списать сломавшийся принтер, сгоревший компьютер или иную материальную ценность, нужно своевременно информировать руководство об их состоянии (появлении дефектов, неисправностей, истечении срока эксплуатации, моральном устаревании и др.).
Сделать это лучше в письменной форме в виде служебной записки о списании материальных ценностей.
Служебная записка является первичным источником информации для запуска процедуры списания материальных ценностей. Ее отличительные признаки:
- записка является внутренним документом компании (не относится к первичным бухгалтерским или налоговым документам);
- она не имеет законодательно утвержденной формы, отсутствуют обязательные для всех требования к ее реквизитам и оформлению;
- ее составляет материально ответственное лицо или сотрудник фирмы, за которым закреплено имущество, в произвольной форме на имя руководителя фирмы, подразделения компании или в адрес иного ответственного лица.
В крупных компаниях (с большой номенклатурой материальных ценностей, сложной организационной и управленческой структурой) форма служебной записки и порядок ее оформления обычно регламентированы внутренним локальным актом (положением, приказом, распоряжением). В них не только разрабатывается шаблон служебной записки, но и устанавливаются требования к ее содержанию и структуре.
В небольших фирмах и микропредприятиях служебные записки могут не оформляться. Руководство таких компаний все свои материальные ценности контролирует лично и отсутствие/наличие служебной записки в данном случае не играет роли (записка не является отчетно-учетным документом).
Как составить служебную записку о списании материальных ценностей?
Если в вашей компании служебные записки оформляются по специальному шаблону, следуйте установленным правилам и заполняйте записку в указанном порядке. Если таких правил нет, а руководство требует от вас служебную записку по пришедшему в негодность имуществу, подскажем вам несколько правил ее оформления:
- придерживайтесь общей структуры делового письма (подробности о структуре см. в следующем разделе);
- используйте для оформления записки стандартный белый лист формата А4 (не допускается написание служебных записок на клочках бумаги, на малоформатной бумаге для заметок или на цветной бумаге);
- применяйте только деловую лексику при написании текста;
- излагайте суть лаконично, без лишних деталей и описаний;
- не включайте в текст записки информацию, не относящуюся к ее основной теме.
И еще несколько рекомендаций:
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.
- сделайте 2 экземпляра записки (или 1 оригинал и копию);
- зарегистрируйте оригинал записки в журнале входящей корреспонденции — так вы повысите шансы ее попадания по назначению;
- копию (или второй экземпляр) с отметкой о номере и дате по журналу входящей корреспонденции оставьте у себя — это подтвердит то, что вы исполнили свою обязанность и вовремя известили руководство, а также избавит вас от ненужных разбирательств (если ваше послание затеряется);
- будьте готовы дать устные пояснения руководству по сути, изложенной в служебной записке.
Что написать в тексте служебной записки, расскажем далее.
Как составить другой вид служебки — на командировку, смотрите здесь.
Что и в каком порядке указать в служебной записке?
Структура служебной записки выглядит так:
В правой верхней части листа укажите:
- должность и Ф. И. О. руководителя (или иного ответственного лица), в адрес которого направляется записка (например: «Заместителю директора по хозяйственной части ООО „Ритм“ Жукову П. Л.»);
- свою должность и Ф. И. О. (например: «от инженера-проектировщика Тумановой Л. И.»).
- в середине листа укажите кратко название документа (например: «Служебная записка по списанию материальных ценностей»);
- под названием (начиная с начала строки после отступа) изложите основной текст, в табличной или текстовой форме раскройте все важные аспекты: название материальных ценностей, их инвентарные номера, места нахождения, описание дефектов, причины их возникновения, выводы о необходимости списания.
Под текстом записки поставьте дату его составления и подпишите. Свою подпись расшифруйте, проставив фамилию и инициалы.
Чтобы ваши выводы не казались голословными, подкрепите их соответствующими документами: обоснованием необходимости проведения независимой экспертизы, заключением специалистов компании о невозможности ремонта, предварительными расчетами стоимости ремонта, превышающими затраты на покупку нового аналогичного имущества, и др.).
Образец служебки на списание материальных ценностей представлен ниже:
Скачать образец
Примеры формулировок описательной части служебной записки
Из всех разделов служебной записки, о которых мы говорили в предыдущем разделе, затруднение обычно вызывает описательная часть. Чтобы облегчить вам задачу, мы подготовили несколько вариантов формулировок.
Примеры
- Прошу Вашего разрешения на списание стула компьютерного (инв. № 2008-067) из проектного отдела в связи с поломкой крестовины и деформацией спинки стула. Проведение восстановления (ремонта) нецелесообразно.
- Прошу разрешить списание материальных ценностей:
| № | Наимено-вание объекта | Инвентар-ный номер | Располо-жение объекта | Выявлен-ные дефекты | Причины дефектов | Выводы |
| 1. | Стеллаж металли-ческий | 20098-0879 | Цех химичес-кой обработки | Коррозия каркаса 85% | Длительное воздействие агрессивной среды | Ремонту не подлежит |
| 2. | Шкаф бытовой | 20068-1203 | Душевая | Разбуха-ние дверей, полок | Нахождение объекта в условиях повышенной влажности | Ремонт нецелесооб-разен |
- В связи с тем, что компьютер (инв. номер 383) инженера-проектировщика (отдел ОКС) морально и технически устарел и не способен поддерживать графические программы (CorelDraw, Autocad и др.), прошу списать его и приобрести более мощный компьютер. Параметры требуемого оборудования указаны в приложении.
***
Служебная записка позволяет своевременно донести до руководства информацию о необходимости списания материальных ценностей.
Стиль изложения сведений в записке должен быть деловым, содержательная часть краткой, но насыщенной фактами и выводами.
Подкрепить изложенные в записке сведения помогут дополнительные документы (заключения, расчеты, обоснования), которые можно приложить к служебной записке.
Читайте нас в Яндекс.Дзен Читайте нас в Telegram