Образец реестра депонированной зарплаты

Евдокимова Наталья

Ситуаций, при которых работник не может получить заработную плату из кассы в установленный день, довольно много. Это может быть и служебная командировка, и внезапный отпуск по семейным обстоятельствам, и болезнь.

Чтобы избежать таких случаев, работодатели предпочитают перечислять зарплату на банковские карты работников. Однако требовать перейти на банковскую книжку нельзя, поэтому некоторые учреждения продолжают выдавать деньги из кассы. Определим, как правильно отразить в бухгалтерском учете депонированную заработную плату, проводки дадим ниже.

Определимся с понятиями

Депонированная зарплата — это денежная сумма, которая должна была быть выдана работнику через кассу учреждения (наличными деньгами), но из-за отсутствия сотрудника на рабочем месте в дни выдачи начислений осталась в кассе.

Отметим, что такие суммы наличности являются целевыми, то есть имеют строгое назначение: выплата начисленных доходов сотрудникам.

Следовательно, израсходовать эти средства на другие цели нельзя, и если в течение пяти рабочих дней заработная плата не получена подчиненным, то наличка должна быть возвращена в банк на расчетный счет учреждения (п. 6.5 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Как организовать учет

Бухгалтер-кассир организации в день выплат заполняет специальную зарплатную ведомость. В документе отражены список работников, начисленные суммы, а также пустая графа, в которой работник оставляет подпись, чем подтверждает получение денег. Если в дни выплат сотрудник не явился за зарплатой, то напротив его фамилии делается запись «депонировано».

По итогам зарплатной ведомости кассир составляет специальный реестр депзарплаты. В этом реестре необходимо отразить Ф.И.О. работников, которые не явились за деньгами, сумму и дату образовавшейся задолженности. Также в реестр можно включить прочую информацию о сотруднике: табельный номер, должность, наименование отдела или цеха.

За неполученной заработной платой работник вправе обратиться в любой рабочий день. То есть дожидаться следующего месяца не нужно. Такое обращение лучше оформить письменным заявлением, на основании которого кассир создает расходный кассовый ордер.

Обратиться за невыплаченной зарплатой гражданин может в течение трех лет. После истечения этого срока сумма учитывается в составе внереализационных расходов.

Удержать НДФЛ и начислить страховые взносы на заработную плату нужно в любом случае, независимо от того, получил работник деньги или нет.

Налоговые платежи следует перечислить в соответствующие бюджеты не позднее установленных Налоговым кодексом сроков.

Пример реестра

СКАЧАТЬ

Бухгалтерские записи

Депонированные суммы заработной платы оформляют бухгалтерской записью.

Для НКО:

Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма

С расчетного счета НКО поступили наличные деньги в кассу	50	51	100 000,00
ЗП выдана сотрудникам	70	50	52 000,00
Зарплата, не полученная сотрудниками, депонирована	70	76	48 000,00
Неполученная ЗП сдана в банк на расчетный счет	51	50	48 000,00
Сотрудники обратились за зарплатой, деньги поступили на расчетный счет	50	51	48 000,00
Выдана из кассы депонированная заработная плата, проводка	76	50	48 000,00

Для бюджетников:

Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма

С расчетного счета НКО поступили наличные деньги в кассу	0 201 34 510	0 201 11 610	100 000,00
ЗП выдана наличными деньгами	0 302 11 830	0 201 34 610	52 000,00
Зарплата, не полученная физлицами, депонирована	0 302 11 830	0 304 02 730	48 000,00
Неполученная ЗП сдана в банк на расчетный счет	0 201 11 510	0 201 34 610	48 000,00
Сотрудники обратились за зарплатой, средства поступили в кассу на расчетный счет	0 201 34 510	0 201 11 610	48 000,00
Выдана задолженность по ЗП	0 304 02 830	0 201 34 610	48 000,00

Источник — https://gosuchetnik.ru/bukhgalteriya/kak-vesti-uchet-deponirovannoy-zarplaty

Похожее

Как правильно депонировать заработную плату

Чтобы уверенно выполнять начисления и расчеты среднего заработка в самых сложных ситуациях зарегистрируйтесь на онлайн-курс «Расчеты с персоналом по оплате труда». Отсутствие штрафов и претензий со стороны инспекции гарантировано.

Что такое депонирование заработной платы?

В статье рассмотрим ситуацию, когда работник получает зарплату наличными из кассы, так как получение денежных средств на карту  не требует присутствия работника на рабочем месте. 

Если ра­бот­ник в день вы­да­чи зар­пла­ты от­сут­ство­вал и не по­ру­чал по­лу­чить день­ги дру­гим лицам, его зар­пла­та оста­нет­ся невы­пла­чен­ной. А зна­чит, под­ле­жит де­по­ни­ро­ва­нию. Так как в кассе нельзя хранить неограниченное количество денег — наличность должна быть передана в банк.

Приказом руководителя в кассе должен быть установлен лимит (кроме ИП и компаний малого бизнеса ((п. 2 Указания № 3210-У, п. п. 1, 4 Письма ФНС России от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338)).

 И хотя, согласно порядку ведения кассовых операций (Указание Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У),  депонированные суммы не обязательно сдавать в банк, несданные суммы будут учитываться в величине лимита кассы, в отличие от заработной платы.

Обратите внимание! За накопление в кассе организации наличных денег сверх установленного лимита предусмотрена ответственность. ИФНС может наложить одновременно два штрафа (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ, п. 4 Письма ФНС России от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338):

• на организацию — в размере от 40 000 до 50 000 руб.;
• на ее руководителя — в размере от 4000 до 5000 руб.

Алгоритм действий бухгалтера при депонированной заработной плате

Действие 1. Проверяем расписки в получении денег в расчетно-платежной ведомости.

По истечении 5 дней, отведенных на выплату зарплаты, бухгалтер напротив каждой неполученной суммы в графах «Деньги получил» (при выдаче денег по форме № Т-49) или «Подпись в получении денег» (при выдаче денег по форме N Т-53) должен поставить штамп или отметку от руки «депонировано» в графе, пред­на­зна­чен­ной для под­пи­си.

Если сотрудник не успел получить зарплату, то он может обратиться с устным или письменным заявлением в бухгалтерию с просьбой выдать ему деньги. Бухгалтер по заработной плате делает заявку в банк на получение депонированных денежных средств.

Работник может получить эти деньги в день аванса, в день выдачи следующей зарплаты или выдача средств будет отложена на день депонированных выплат (если на предприятии определён таковой).

Рекомендации по выплатам депонированных денежных средств обязательно должны быть прописаны в локальных документах организации.  

Действие 2. Подводим итог по платежным ведомостям.

В итоговой строке ведомостей формы № Т-49 или формы № Т-53 необходимо посчитать и записать суммы:

• фактически выданных наличных денег;
• подлежащие депонированию и сдаче в банк.

Если деньги на зарплату выдавал не кассир, а другое лицо, на ведомости дополнительно делается запись «Деньги по ведомости выдавал (подпись)».

Действие 3. Составляем реестр депонированных сумм.

В Указании о порядке ведения кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У нет требования вести реестр депонированных сумм. Поэтому с 1 июня 2014 г. этот документ считается необязательным.

Но он очень удобен для отслеживания задолженности перед работниками, поэтому отказываться от него совсем не стоит.

Нумеровать реестры депонированных сумм следует в хронологической последовательности с начала календарного года.

Реестр депонированных сумм составляют в произвольной форме. Рекомендуем включить в него следующие реквизиты:

• наименование (фирменное наименование) организации;
• дата оформления реестра депонированных сумм;
• период возникновения депонированных сумм наличных денег;
• номер расчетно-платежной или платежной ведомости;
• фамилия, имя, отчество (при наличии) работника, не получившего наличные деньги;
• табельный номер работника (при наличии);
• сумма невыплаченных наличных денег;
• итоговая сумма по реестру депонированных сумм;
• подпись кассира;
• расшифровка подписи кассира.

Реестр депонированных сумм может содержать дополнительные реквизиты, например, о выплате депонированных сумм.

Действие 4. Вносим в книгу учета депонированные суммы.

Обязательство вести книгу учета депонированных сумм также не прописано в Указании о порядке ведения кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У. То есть она не является обязательной.

 Форму данной книги каждая организация разрабатывает самостоятельно. Книга открывается на год.

В ней каждому депоненту отводится отдельная строка, в которой указывают его табельный номер, фамилию, имя и отчество, депонированную сумму.

В группе граф «Отнесено на счет депонентов» должны быть указаны месяц и год, в которых образовалась депонентская задолженность, номера платежных (расчетно-платежных) ведомостей и суммы депонированных выплат, а в группе граф «Выплачено» против фамилии депонента записываются номер расходного кассового ордера и выплаченная сумма за соответствующий месяц.

Действие 5. Заверяем подписью.

После этого кассир подписывает платежные ведомости, реестр и книгу учета депонированных сумм (при их наличии) и передает их на подпись бухгалтеру.

Действие 6. Передаем на проверку.

Заверенные подписью бухгалтера формы № Т-49 или № Т-53, реестр и книгу учета депонированных сумм необходимо передать на проверку главному бухгалтеру.

Действие 7. Оформляем расходный кассовый ордер.

Депонированные суммы сдаем в банк, и на сданные суммы составляем один общий расходный кассовый ордер.

Депонированную заработную плату так же выдают сотрудникам по расходному кассовому ордеру. РКО подписывает главный бухгалтер организации (либо иное лицо, уполномоченное на подписание кассовых документов приказом или доверенностью (пп. 4.2, 4.3 п. 4 Указания № 3210-У)).

Дату и номер расходного кассового ордера указывают в книге депонентов или реестре депонированной заработной платы.

Обратите внимание! Законодательством не предусмотрено смещение сроков уплаты страховых взносов в случае депонирования зарплаты. Следовательно, работодатель начисляет страховые взносы независимо от того, получил фактически работник зарплату или организация перевела ее на депонент.

Налоговое законодательство в отношении депонирования

НДФЛ

По правилам, действующим до 1 января 2016 года, бухгалтер перечислял налог с такой зарплаты в день получения в банке денег на ее выплату (Пункт 6 ст. 226 НК РФ (ред., действ. до 01.01.2016). И только если деньги в банке не получали и зарплата выдавалась из наличной выручки, НДФЛ можно было заплатить на следующий рабочий день после выдачи зарплаты.

Что считать датой выплаты дохода? При депонировании заработной платы выплаты налогоплательщику дохода не производится, то есть заработная плата должна депонироваться с учетом НДФЛ.

Самый безопасный вариант — исходить из того, что дата выплаты дохода в виде депонированной зарплаты и удержания из него НДФЛ — это день фактической выдачи денег. И перечислить налог не ранее этого дня и не позднее следующего рабочего дня.

Потому что ФНС считает, что сумма, перечисленная в бюджет раньше дня выплаты дохода работнику и удержания НДФЛ из этого дохода, не является налогом (Письма ФНС России от 25.07.2014 № БС-4-11/14507@, от 29.09.2014 № БС-4-11/19714@).

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Пример 1.

Заработная плата начислена работнику 31 октября. 7 ноября заработная плата была депонирована и выплачена депоненту 28 ноября. В какие даты производятся удержание НДФЛ из депонированной заработной платы и перечисление удержанного НДФЛ в бюджет?

Ответ: При выплате депонированной зарплаты 28 ноября 2016 г. НДФЛ должен быть удержан 28 ноября и перечислен не позднее 29 ноября.

Отражаем депонирование в первичных документах и учете

Для учета депонированных сумм предусмотрен счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам».

В последний день срока, на который открыта расчетно-платежная или платежная ведомость  (п. 6.5 Указания № 3210-У) бухгалтер отражает депонирование заработной платы:

• Дебет 70 Кредит 76, субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам» — депонирована сумма неполученной зарплаты без НДФЛ;
• Дебет 51 Кредит 50 — сумма депонированной зарплаты зачислена на расчетный счет компании.

Выдача депонированной заработной платы отражается проводками:

• Дебет 50 Кредит 51 — получены деньги в банке на выдачу депонированной зарплаты;
• Дебет 76, субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам», Кредит 50 — выдана депонированная зарплата.

Если зарплата не востребована сотрудником в течение трех лет (ст. 196 ГК РФ), то бухгалтер включает ее в со­став до­хо­дов в целях бух­гал­тер­ско­го учета, а в целях налогообложения — в состав внереализационных доходов для целей налогообложения прибыли (Письмо Минфина РФ от 22 декабря 2009 г. № 03-03-05/244).

Для этого нужно:

• провести инвентаризацию расчетов с сотрудниками по оплате труда,
• подготовить акт инвентаризации, составить бухгалтерскую справку
• издать приказ руководителя организации.

• Признавать соответствующий доход необходимо в последний день непосредственно того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности.
• Списание невостребованной заработной платы отражается проводкой:
• Дебет 76, субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам», Кредит 91-1 субсчет «Прочие доходы»

• депонированная заработная плата включена в состав прочих доходов по истечении срока исковой давности.

Если сотрудник не получил аванс (зарплату за первую половину месяца, выплачиваемую до его окончания), то проводки будут те же.

Пример 2.

В январе 2017 года работникам основного производства ООО «Лабиринт» начислена заработная плата в сумме 500 000 руб. Общая сумма налога на доходы физических лиц, подлежащая удержанию из начисленной заработной платы, составила 65 000 руб.

Сотрудник «Лабиринт» Иванов из-за болезни заработную плату за январь не получил. Ему было начислено 30 000 руб. Сумма налога на доходы, подлежащая удержанию с заработной платы Иванова, составляет 3900 руб. Заработная плата должна быть выдана Иванову в сумме 26 100 руб. (30 000 — 3 900).

В ноябре бухгалтер «Лабиринта» должен сделать записи:

Дебет 20 Кредит 70 — 500 000 руб. — начислена зарплата за январь;

Дебет 70 Кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц» — 65 000 руб. — удержан НДФЛ из заработной платы, начисленной сотрудникам организации.

1. В день выдачи заработной платы бухгалтер «Лабиринта» сделал записи:
2. Дебет 50 Кредит 51 — 435 000 руб. (500 000 — 65 000) — оприходованы денежные средства, снятые с расчетного счета на выдачу заработной платы за январь;
3. Дебет 70 Кредит 50 — 408 900 руб. (435 000 — 26 100) — выдана заработная плата сотрудникам «Лабиринта» (за исключением Иванова);

Дебет 68, субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц», Кредит 51 — 61 100 руб. — перечислен в бюджет НДФЛ (за исключением Иванова).

В день депонирования заработной платы бухгалтер «Лабиринта» должен сделать записи:

Дебет 70 Кредит 76-4 — 30 000 руб. — депонирована заработная плата Иванова;

Дебет 51 Кредит 50 — 30 000 руб. — депонированная заработная плата Иванова сдана на расчетный счет в банк.

Предположим, что Иванов в отчетном году зарплату за январь так и не получил. В этой ситуации сумма его заработной платы в размере 30 000 руб. должна быть указана по строке 1550 баланса за отчетный год.

Пример 3.

Через восемь лет после выхода на свободу в организацию обратился бывший работник, уволенный в связи с осуждением к лишению свободы, с просьбой выплатить неполученную заработную плату. Его зарплата была депонирована, а потом списана. Оплата труда на момент увольнения производилась через кассу организации. Вправе ли работник истребовать указанную заработную плату?

Ответ: В случае если заработная плата работника была депонирована, а депонентская задолженность по истечении срока исковой давности (срок исковой давности по обязательству работодателя произвести окончательный расчет с работником начинает течь со дня, следующего за днем увольнения (в данном случае со дня вступления в законную силу приговора суда)) списана в установленном порядке, истребовать у работодателя неполученную заработную плату бывший работник уже не сможет.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции

Реестр депонированной заработной платы, скачать образец бесплатно

РЕЕСТР ДЕПОНИРОВАННОЙ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

месяц ____________ 196_ г. За «__________» половину месяца

——-T———T———T———-T———T——T—————— Порядк.¦Наимено-¦Платежная¦ Фамилия,¦Дата ¦Сумма ¦ Оплачено или N ¦вание ¦ вед. ¦ имя ¦возникно-¦невы- ¦ перечислено ¦цеха, ¦Порядков.¦и отчество¦вения за-¦данной+—-T——-T—— ¦отдела ¦ N ¦ ¦должен- ¦зар- ¦дата¦N до- ¦сумма ¦ ¦ ¦ ¦ности ¦платы ¦ ¦кумента¦ ——-+———+———+———-+———+——+—-+——-+—— ¦ А ¦ Б ¦ В ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ——-+———+———+———-+———+——+—-+——-+—— ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ——-+———+———+———-+———+——+—-+——-+—— ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ——-+———+———+———-+———+——+—-+——-+—— ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ——-+———+———+———-+———+——+—-+——-+—— ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ——-+———+———+———-+———+——+—-+——-+—— ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ——-+———+———+———-+———+——+—-+——-+—— ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ——-+———+———+———-+———+——+—-+——-+—— ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ——-+———+———+———-+———+——+—-+——-+—— ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ——-+———+———+———-+———+——+—-+——-+—— ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ——-+———+———+———-+———+——+—-+——-+—— ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ——-+———+———+———-+———+——+—-+——-+—— ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ——-+———+———+———-+———+——+—-+——-+—— ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ——-+———+———+———-+———+——+—-+——-+—— ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ——-+———+———+———-+———+——+—-+——-+—— ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ——-+———+———+———-+———+——+—-+——-+—— ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ——-+———+———+Перенос…+———+——+—-+——-+—— ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ——-+———+———+———-+———+——+—-+——-+—— ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ——-+———+———+———-+———+——+—-+——-+—— ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ——-+———+———+———-+———+——+—-+——-+—— ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ——-+———+———+———-+———+——+—-+——-+—— ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ——-+———+———+ Итого….+———+——+—-+——-+—— __________________ Проверил бухгалтер __________________________ подпись подпись __________________ 196_ г. _________________ 196_ г.

———————————

В графе 1 приводится дата списания в расход (по кассе) сумм платежной ведомости, по которой составлен реестр.

В реестрах суммы оплаты или перечислений отмечаются в течение квартала или полугодия. По истечении этого периода суммы, оставшиеся неоплаченными, переносятся в новый реестр.

ИТОГОВЫЕ ДАННЫЕ ПО ОПЛАТЕ ИЛИ ПЕРЕЧИСЛЕНИЯМ

————-T———————T————-T———————¬ ¦ Сумма ¦ ¦ Сумма ¦ Месяцы +———T———-+ Месяцы +———T———-+ ¦оплаче- ¦перечисле-¦ ¦оплаче- ¦перечисле-¦ ¦но, пере-¦но на рас-¦ ¦но, пере-¦но на рас-¦ ¦ведено ¦четы с ¦ ¦ведено ¦четы с ¦ ¦ ¦бюджетом ¦ ¦ ¦бюджетом ¦ ————-+———+———-+————-+———+———-+ Январь ……¦ ¦ ¦Июль ……..¦ ¦ ¦ +———+———-+ +———+———-+ Февраль …..¦ ¦ ¦Август ……¦ ¦ ¦ +———+———-+ +———+———-+ Март ……..¦ ¦ ¦Сентябрь ….¦ ¦ ¦ +———+———-+ +———+———-+ Апрель ……¦ ¦ ¦Октябрь …..¦ ¦ ¦ +———+———-+ +———+———-+ Май ………¦ ¦ ¦Ноябрь ……¦ ¦ ¦ +———+———-+ +———+———-+ Июнь ……..¦ ¦ ¦Декабрь …..¦ ¦ ¦ +———+———-+ +———+———-+

Депонирование заработной платы. журнал "советник бухгалтера"

Депонирование заработной платы

О.А. Курбангалеева консультант-эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Выплата заработной платы

     Напомним общие положения о порядке выплаты зарплаты. Прежде всего, обратимся к статье 135 Трудового кодекса РФ, в которой установлены порядок, место и сроки выплаты заработной платы. Причем работодатель должен выплачивать зарплату не реже чем каждые полмесяца.

    Дни выплаты заработной платы устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором. Если день выдачи заработной платы совпал с праздничным днем, то выплата денег производится накануне.

    Работодатель имеет право перечислять зарплату на счета работников в банке, но при условии, что подобный способ выплаты зарплаты определен в коллективном или трудовом договоре.

    Если же работодатель предпочитает выплачивать заработную плату наличными, то выдавать денежные суммы своим работникам он должен в месте выполнения ими работы. При этом предполагается, что сотрудник не должен тратить свое свободное время на поездки в целях получения заработной платы.

    Наличными деньгами заработная плата выдается по платежной ведомости (форма № Т-53) или по расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49). Унифицированные формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.     Если сотрудник не явился в организацию для получения заработной платы наличными в установленный срок, то сумма, которая причитается ему к выплате, депонируется.

    Депонентом признается заработная плата, начисленная, но не выплаченная в установленные сроки сотруднику по причине его неявки или отказа от получения.

Обратите внимание! Заработная плата, не выданная сотрудникам в установленные сроки по причине задержки выплаты, не является депонентом.При перечислении заработной платы на счет сотрудника у организации не возникает необходимости вести учет депонированных сумм, поскольку каждый сотрудник в этом случае получает в установленный срок начисленные суммы.

Срок депонирования заработной платы

     Для выплаты заработной платы работодатель может снимать наличные денежные средства со своего расчетного счета в банке или использовать для этих целей наличную кассовую выручку.

    В первом случае на выплату зарплаты отводится три дня, включая день получения в банке денег на эти цели. Такой порядок установлен пунктом 9 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40 (далее — Порядок).

    Исключение сделано лишь для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях: им разрешено хранить наличность в кассе на выплату зарплаты до пяти дней.    По истечении этого срока кассир должен выполнить следующие действия п. 18 Порядка).    Напротив фамилий тех, кто ее не получил, в графе «Деньги получил» Расчетно-платежной ведомости (при выдаче денег по форме № Т-49) или в графе «Подпись в получении денег» Платежной ведомости (при выдаче денег по форме № Т-53) ставят штамп или пишут от руки «депонировано».    В конце платежной или расчетно-платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах. Затем кассиру следует сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью.     Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)».

Депонирование заработной платы в 2020 году

Главная > Персонал > Зарплата > Депонирование заработной платы в 2020 году

Когда работник в положенный срок не получает причитающуюся ему заработную плату, необходимо ее депонировать. В статье рассмотрим порядок, по которому происходит депонирование заработной платы.

Правила выплаты зарплаты

Работодатель выплачивать своим работникам зарплату одним из следующих способов (136 ТК РФ):

1. Наличными из кассы компании. При этом зарплата работникам выдается по месту выполнения работы.
2. Безналичными, путем перечисления денежных средств на счета сотрудников. При этом должно соблюдаться одно условие: работники согласны получать зарплату на банковскую карту.

Выплата заработной платы наличными

Если зарплата выплачивается из кассы работодателя наличными, то для этого могут быть использованы денежные средства, которые организация сняла со своего расчетного счета. В этом случае средства на выплату зарплаты в кассе могут находиться до 5 рабочих дней, считая и день получения денег в банке.

Важно! На зарплату не могут быть направлены средства, принятые от физлиц как платежи в пользу третьих лиц. Например, если в кассу поступила оплата по договору мобильной связи, которая потом должна быть перечислена оператору мобильной связи. Такие денежные средства в полном объеме должны быть сданы на расчетный счет.

Хранить в кассе денежные средства компании вправе только в пределах установленного лимита. В счет будущих расходов оставлять в кассе сверхлимитные деньги компания не может. Это касается не только денежных средств, поступивших в кассу в виде выручки, но и тех денежных средств, которые были сняты с расчетного счета.

Исключение составляют денежные средства, предназначенные для выплаты зарплаты, пособий и стипендий, полученных работодателем в банке. Такие денежные средства являются целевыми и они могут превышать предусмотренный лимит остатка кассы на протяжении 5 рабочих дней.

По окончании данного срока деньги должны быть сданы в банк на расчетный счет.

Важно! За нарушение кассовой дисциплины предусматривается административная ответственность в виде штрафа в размере 4 000 – 5 000 рублей для должностного лица и в размере 40 000 – 50 000 рублей для организации (15.1 КоАП РФ).

Депонирование заработной платы

Заработная плата наличными выплачивается по платежной или расчетно-платежной ведомости (соответственно, формы Т-53 и Т-49). Срок выдачи проставляется на титульном листе применяемой формы.

Выплата зарплаты осуществляется в течение 3 дней с установленной в компании даты. Если за указанный срок кто-либо из сотрудников зарплату не получил, ведомость закрывается, а невыплаченная сумму депонируется.

После завершения срока выплаты зарплаты кассир должен сделать следующее:

1. Напротив фамилий сотрудников, которые не получили заработную плату он ставит штамп или пишет «ДЕПОНИРОВАНО», а в конце ведомости указывается суммы выплаченной зарплаты и депонированной. После происходит сверка депонированных и выплаченных сумм с общим итогом платежной ведомости и кассир ставит свою подпись. Если выплату зарплаты осуществлял не кассир, а иное лицо, то в ведомости должна быть следующая запись: «Денежные средства по ведомости выдавал _____ (подпись лица)».
2. Подготовить реестр депонированных денег.
3. Составить расходник (РКО) на суммы выплаченной зарплаты, а в платежной ведомости указать его дату и номер. Запись о сумме выплаченной зарплате и реквизитах РКО также делается и в кассовой книге.

Оставшаяся зарплата, не полученная работниками, подлежит сдаче на расчетный счет компании на следующий день после окончания срока хранения. Внося денежные средства на счет составляется объявление на взнос наличными. На все сданные деньги заполняется один расходник (РКО).

Реестр депонированной зарплаты

Депонированная зарплата должна быть отражена в соответствующем реестре, составленным кассиром. Специальная форма для реестра не предусматривается, но можно за основу взять форму 0504047.

В реестре необходимо указать табельный номер сотрудника, его ФИО и депонированную денежную сумму.

Составляют реестр по завершении каждой выплаты зарплаты в том случае, если кто-либо из сотрудников не получил свою выплату.

Важно! Заработная плата должна выплачиваться как минимум раз в полмесяца (136 ТК РФ).

Книга учета депонированной зарплаты

В реестре депонированной зарплаты отсутствует графа для внесения реквизитов РКО, оформляемый при выплате депонированной зарплаты. Данная графа предусмотрена в книге учета депонированной зарплаты (форма 0504048). В данную книгу вносятся данные о депонированной зарплате за год.

Для этого предусматривается 12 специальных граф – по одной на каждый месяц год. Если в каком либо месяце была выплачена депонированная зарплаты, то графе делается соответствующая отметка.

Если к концу года в книге остались не выплаченные суммы, то они переносятся в новую книгу учета.

Важно! Хранить книгу учета депонированной зарплаты следует 5 лет. Срок хранения отсчитывается с 1 января года, следующего за годом составления книги.

Бухгалтерский учет депонирования зарплаты

В бухучете зарплату учитывают в расходах месяца ее начисления и это не зависит от того, получил ее работник или нет.

Хозяйственная операция	Д	К
Начислена зарплата	20 (23, 25, 26, 29, 44)	70
Выплачена зарплата из кассы или с расчетного счета	70	50 (51)
Депонирована зарплата не полученная сотрудником в положенный срок	70	76.4
Выплата зарплаты с депонента	76.4	50 (51)

Учет депонированных сумм осуществляется на 76 счете субсчете 4. При выдаче депонированной зарплаты бухгалтер делает запись по дебету 76.4 и кредиту 50 (если зарплата выдается из кассы) или 51 (если депонированная зарплаты перечисляется на счет работника в банке).

Основания для выплаты депонированной суммы

Порядок, по которому работник должен обратиться за депонированной зарплатой, трудовым кодексом не предусматривается. Он может обратиться как устно так и в письменной форме в кассу за получением денег.

 Если обращение происходит в устной форме, то кассир оповещает бухгалтера, который должен учесть заявку при составлении плана поступления денег в кассу. При письменном обращении заявка подается секретарю компании, который регистрирует ее и передает главному бухгалтеру.

статью ⇒ ДОХОД В НАТУРАЛЬНОЙ ФОРМЕ В 6-НДФЛ

Страховые взносы и НДФЛ

Авансовые платежи по страховым взносам уплачиваются каждый месяц. Уплата осуществляется:

• в срок, предусмотренный для получения денег в банке на зарплату за прошедший месяц;
• в день перечисления денег на зарплату на счета сотрудников.

Но оплата должна пройти не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем начисления. Таким образом, смещение срока уплаты страховых взносов при депонировании зарплаты не предусматривается.

НДФЛ уплачивается в порядке, зависящем от источника выплаты зарплаты. Если деньги на заработную плату сняты с расчетного счета, то НДФЛ уплачивается не позднее дня, следующего выплаты зарплаты. То есть к дате депонирования НДФЛ с зарплаты сотрудника перечислен не будет, так как выплаты еще не было. статью ⇒ КАК РАССЧИТАТЬ АВАНС ПО ЗАРПЛАТЕ 2020

Списание невостребованной зарплаты

Депонированная зарплата может быть получена сотрудников с течение 3 лет с даты ее начисления. Эта возможность предусматривается сроком исковой давности (196 ГК РФ).

По истечении указанного срока, невостребованная зарплата списывается в связи с истечением срока исковой давности. Списание осуществляется на основании данных инвентаризации, обоснования и приказа руководителя.

Сумма относится на финансовые результаты компании.

В налоговом учете кредиторская задолженность относится к внереализационным доходам. Это нужно сделать в крайний день отчетного периода, в котором произошло истечение срока исковой давности. При списании невостребованной зарплаты оформляются следующие документы:

Документы	Порядок оформления
Акт инвентаризации	Порядок инвентаризации предусматривается Методуказаниями (приказ Минфина №49). Акт по итогам инвентаризации составляется по форме ИНВ-17.
Бухгалтерская справка	В справке указывается время образования задолженности и причины этого. Кроме того, в справке также необходимо указать, что срок исковой давности уже истек.
Приказ директора	Приказ о списании задолженности по зарплате руководитель издает на основании приведенных выше документов, то есть акта инвентаризации и бухгалтерской справки.

Важно! Если в компании не оформлены указанные выше документы, то оснований для списания задолженности нет и образование внереализационного дохода не происходит.

Депонированная зарплата, не востребованная работником на протяжении 3 лет, включается в прочие расходы компании. Это отражается следующей записью:

Д 76.4 К91.1 – списание депонированной зарплаты по истечении срока исковой давности.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Без рубрики, Другое, Зарплата

Реестр депонированной заработной платы

Приложение к Инструкции по применению единой журнально — ордерной формы счетоводства для небольших предприятий и хозяйственных организаций, утвержденной Министерством финансов СССР 6 июня 1960 года

месяц ____________ 196_ г. За «__________» половину месяца

————————————————————————- Порядк.¦Наимено-¦Платежная¦ Фамилия,¦Дата ¦Сумма ¦ Оплачено или N ¦вание ¦ вед. ¦ имя ¦возникно-¦невы- ¦ перечислено 2 ¦цеха, ¦Порядков.¦и отчество¦вения за-¦данной+—————— ¦отдела ¦ N ¦ ¦должен- ¦зар- ¦дата¦N до- ¦сумма ¦ ¦ ¦ ¦ности 1 ¦платы ¦ ¦кумента¦
——-+———+———+———-+———+——+—-+——-+——
¦ А ¦ Б ¦ В ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5
——-+———+———+———-+———+——+—-+——-+——
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
——-+———+———+———-+———+——+—-+——-+——
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
——-+———+———+———-+———+——+—-+——-+——
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
——-+———+———+———-+———+——+—-+——-+——
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
——-+———+———+———-+———+——+—-+——-+——
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
——-+———+———+———-+———+——+—-+——-+——
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
——-+———+———+———-+———+——+—-+——-+——
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
——-+———+———+———-+———+——+—-+——-+——
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
——-+———+———+———-+———+——+—-+——-+——
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
——-+———+———+———-+———+——+—-+——-+——
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
——-+———+———+———-+———+——+—-+——-+——
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
——-+———+———+———-+———+——+—-+——-+——
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
——-+———+———+———-+———+——+—-+——-+——
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
——-+———+———+———-+———+——+—-+——-+——
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
——-+———+———+———-+———+——+—-+——-+——
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
——-+———+———+Перенос…+———+——+—-+——-+——
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
——-+———+———+———-+———+——+—-+——-+——
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
——-+———+———+———-+———+——+—-+——-+——
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
——-+———+———+———-+———+——+—-+——-+——
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
——-+———+———+———-+———+——+—-+——-+——
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
——-+———+———+ Итого….+———+——+—-+——-+——

__________________ Проверил бухгалтер __________________________
подпись подпись

__________________ 196_ г. _________________ 196_ г.

1 В графе 1 приводится дата списания в расход (по кассе) сумм платежной ведомости, по которой составлен реестр.

2 В реестрах суммы оплаты или перечислений отмечаются в течение квартала или полугодия. По истечении этого периода суммы, оставшиеся неоплаченными, переносятся в новый реестр.

———————————————————————-
¦ Сумма ¦ ¦ Сумма ¦
Месяцы +———————+ Месяцы +———————+
¦оплаче- ¦перечисле-¦ ¦оплаче- ¦перечисле-¦
¦но, пере-¦но на рас-¦ ¦но, пере-¦но на рас-¦
¦ведено ¦четы с ¦ ¦ведено ¦четы с ¦
¦ ¦бюджетом ¦ ¦ ¦бюджетом ¦
————-+———+———-+————-+———+———-+
Январь ……¦ ¦ ¦Июль ……..¦ ¦ ¦
+———+———-+ +———+———-+
Февраль …..¦ ¦ ¦Август ……¦ ¦ ¦
+———+———-+ +———+———-+
Март ……..¦ ¦ ¦Сентябрь ….¦ ¦ ¦
+———+———-+ +———+———-+
Апрель ……¦ ¦ ¦Октябрь …..¦ ¦ ¦
+———+———-+ +———+———-+
Май ………¦ ¦ ¦Ноябрь ……¦ ¦ ¦
+———+———-+ +———+———-+
Июнь ……..¦ ¦ ¦Декабрь …..¦ ¦ ¦
+———+———-+ +———+———-+

Источник — Письмо Минфина СССР от 06.06.1960 № 176

Депонированная зарплата – как проводить и выдавать?

Каждая компания обязана выплачивать своим сотрудникам зарплату. Задача организации – предоставить деньги. Но иногда бывает так, что сотрудник за этими деньгами не является. Такую зарплату бухгалтерия возвращает обратно в банк, т.е. производит депонирование.

А сама возвращённая зарплата, соответственно, называется депонированной. Депонирование сегодня уже не так актуально, как было раньше.

Сейчас практически у каждого есть банковские карточки, на которые перечисляют зарплату, и сотруднику не нужно 2 раза в месяц ходить в бухгалтерию. Но случаи бывают разные. Иногда бывает так, что работник по какой-то причине не может завести карту.

Или компания сама решает выдавать сотрудникам деньги наличкой в бухгалтерии. В этих случаях нужно знать, что делать, если кто-то из сотрудников не пришёл за полагающимися ему деньгами.

В каких случаях производится депонирование, и насколько оно обязательно?

Согласно ТК РФ работник должен явиться за зарплатой в течение пяти дней с момента начисления. Если по какой-то причине он этого не сделал, компания возвращает деньги в банк.

Раньше депонирование вменялась фирмам в обязанность. Однако 11 марта 2014 года вышло Указание Банка России № 3210-У, по которому компании теперь не обязаны сдавать депонированные начисления в банк. Однако оставшиеся деньги по прошествии 5 дней включаются в общий лимит кассы (зарплата сотрудников в этот лимит не входит).

У каждого предприятия должен быть определённый кассовый лимит, выше которого в кассе денег быть не должно. Исключения составляют только предприятия малого бизнеса. Согласно пункту 2 Указания № 3210-У и пунктам. 1, 4 письма ФНС от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338 предприятия малого бизнеса могут не устанавливать кассовый лимит.

Таким образом, если ваша компания – предприятие малого бизнеса, и один из ваших сотрудников не явился за зарплатой, эти деньги спокойно могут лежать в кассе до прихода их владельца, и депонирование вам совершенно не нужно.

Если же ваша фирма не имеет отношения к малому бизнесу, прежде чем депонировать невостребованные деньги, проверьте ваш кассовый лимит и количество средств в кассе. Если размер кассы вместе с невыданной зарплатой лимит не превышают, смысла депонировать деньги нет никакого. Но если лимит будет превышен, сдачи депонированной зарплаты в банк вам не избежать.

Перевод депонированной зарплаты в банк

До 2014 года закон требовал составлять множество документов: реестр депонированных сумм, книга учёта депонированных сумм и т.п. С 2014 года все эти документы составлять необязательно. Но чтобы в бухгалтерии не произошло путаницы, учитывать все суммы с помощью них достаточно удобно. Бухгалтерия будет точно знать, сколько денег не было выдано, когда они были переведены и т.п.

В первую очередь заполняем реестр депонированных сумм. Этот документ ведётся в свободной форме. Как правило в нём указывается:

• Название организации;
• Дата оформления реестра;
• Период возникновения депонированной зарплаты (т.е. за какой период сотрудник не забрал зарплату);
• Номер платёжной ведомости;
• Фамилия, имя, отчество сотрудника, не пришедшего за деньгами;
• Размер депонированной зарплаты;
• Итоговая сумма всех депонированных выплат;
• Подпись кассира.

Далее данные вносятся в книгу учёта депонированных сумм. Такая книга тоже составляется в произвольной форме, заводится на год. В ней отдельная строка заводится на каждого депонента (человека, не пришедшего за зарплатой). Указывается Фамилия, имя, отчество работника, его табельный номер, депонированная сумма и период, за который эта сумма должна была быть выплачена.

Далее деньги переводятся в банк. Делается это по проводкам Дт 70 Кт 76-4 (обозначение депонированной зарплаты) и Дт 51 Кт 50 (зачисление депонированной зарплаты на расчётный счёт в банке). Эти проводки сопровождаются заполнениями соответствующих им документов.

Обратите внимание! По каждой выплате зарплаты компания должна делать отчисления по страховым взносам во внебюджетные фонды.

В соответствии со статьёй 11 Закона № 212-ФЗ взносы рассчитываются на дату выплаты зарплаты, указанную в документах (а не на дату фактического получения денег).

Поэтому даже если зарплата была возвращена в банк, страховые взносы по ней всё равно должны быть уплачены точно в срок.

Как выплачивать депонированную зарплату?

Что делать, если сотрудник по прошествии какого-то времени всё-таки явился в бухгалтерию за деньгами? В этом случае компания должна выдать деньги не дожидаясь дня следующей зарплаты. Операция проводится по проводке Дт 50 Кт 51.

Однако в некоторых случаях, если речь идёт о крупном предприятии, чтобы не загружать бухгалтерию работой, в уставе компании, в коллективном или трудовом договоре может быть указано, что депонированная зарплата выплачивается:

• В специальный, отведённый для этого день;
• В ближайший день выдачи зарплаты или аванса;
• В начале или в конце календарного месяца.

Депонент должен написать заявление на выдачу ему депонированных средств. На основании этого заявления бухгалтерия отправляет запрос в банк и выводит средства.

Так как ведомость по выплатам зарплат к этому моменту должна быть уже закрыта, для выдачи депонированной зарплаты заполняется специальный документ – расходный кассовый ордер. В нём указывается:

• Паспортные данные сотрудника;
• Сумма депонированной зарплаты;
• Период, за который она должна была быть выплачена;
• Подпись работника, её расшифровка и дата.

Как депонированная зарплата влияет на налоги?

Отчисления по НДФЛ производятся до того, как зарплата зачисляется сотрудникам. Поэтому на вычеты НДФЛ депонирование не влияет никак.

Однако возвращённые на расчётный счёт средства изменяют баланс предприятия.

Если налогообложение предприятия ведётся по основной системе или по УСН15, то депонированная зарплата включается в графу «доходы предприятия», и чтобы её оттуда убрать, нужно ждать, пока сотрудник явится за деньгами. Если налогообложение производится по системе ЕНВД, депонирование зарплаты на налоговые вычеты никак не повлияет.

Истечение срока исковой давности

Депонированная зарплата должна храниться нетронутой на счету предприятия в течение 3 лет. Если за это время деньги так никто и не потребовал, в бухгалтерском учёте они включаются в состав прочих доходов, а в налоговом учёте – в статью внереализационных доходов.

Делается это по следующему алгоритму:

1. Со всеми сотрудниками проводится инвентаризация расчётов по оплате труда;
2. В результате составляется акт инвентаризации;
3. Составляется соответствующая бухгалтерская справка;
4. Издаётся приказ руководителя организации.

Все эти действия должны производиться в последний день отчётного периода, в котором истекает срок исковой давности.