Штатное расписание (ШР или в просторечьи — «штатка») содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве ставок (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Этим же постановлением утверждена и унифицированная форма № Т-3, которая установлена во всех программных продуктах по учету кадров и, как правило, применяется организациями и предпринимателями.
Форма Т-3 для штатного расписания
Обратите внимание, что для негосударственных организаций она не является обязательной к применению. Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) неоднократно в своих письмах указывала, что они вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно.
Скачать
Утверждение штатного расписания
Оно утверждается приказом работодателя, который подписывает руководитель организации или иное уполномоченное им лицо.
Скачать
Внесение изменений в штатное расписание
Закон не устанавливает ни количество таких документов, ни конкретные сроки или периоды для коррекции. Как правило в таких случаях издается приказ об утверждении ШР. Если нововведения не масштабны, можно обойтись приказом о внесении изменений.
Он утверждает нововведения, при этом их можно указать в тексте документа или оформить приложением. Подписывает документ руководитель организации или уполномоченным им лицом. Унифицированной формы нет, работодатель вправе разработать ее самостоятельно. Главный принцип — зафиксировать все вносимые коррективы.
Вы можете использовать наш пример приказа об изменении штатного расписания.
Правки вносятся в следующих случаях:
- при введении новой должности или нового структурного подразделения;
- при изменении их наименования;
- при изменении оклада или тарифной ставки;
- при ликвидации вакантных позиций и отделов;
- при сокращении штата или численности.
Введение новых штатных единиц
Когда нужно принять на работу специалиста, позиция которого не предусмотрена в штатке, или добавить целое подразделение в состав организации, издается приказ о вводе новых единиц. Он должен содержать информацию о названии структурного подразделения, наименование позиции, количество ставок, оклад или тарифная ставка.
Скачать
Изменение названия должности или подразделения
Переименование как правило, не влечет за собой коррекцию трудовой функции работника (или целого отдела). Если же трудовая функция меняется, то переименование проводить нельзя. Требуется оформить перевод работника (или нескольких работников) на новую должность.
Смена наименования повлечет внесение корректив и дополнений в трудовой договор, в трудовую книжку и личную карточку работника. Таким образом, такие нововведения не только требуют уведомления, но и получения согласия от работников. В случае отказа работодателю следует руководствоваться ст.
74 ТК РФ, не упустив обязательного уведомления работника за два месяца до корректив. Можно использовать такой образец приказа об изменении штатного расписания.
Скачать
Коррекция размера окладов или тарифных ставок
Это является сменой условий оплаты труда, согласованных в трудовом договоре. Следовательно, требует обязательного согласования с работником даже если размер оклада увеличивается. В случае отказа работника работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ.
Скачать
Вывод вакантных должностей и подразделений
Эта процедура не требует согласования с работниками. Эти позиции не заняты, следовательно, могут быть ликвидированы по решению работодателя.
Важный момент! Если планируется сокращение штата, то вывести из ШР вакантные должности лучше до начала процедуры сокращения, а не одновременно с ней.
Скачать
Сокращение штата
Это самые трудоёмкие нововведения, их следует готовить заранее. Работодатель должен убедиться, что вакантные позиции исключены из ШР, а новая структура отвечает потребностям организации.
О предстоящем увольнении работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца. Соответствующий приказ также нужно издать не менее чем за 2 месяца до внесения корректив.
Используйте, чтобы внести изменение в штатное расписание, образец приказа, который приведен ниже.
Скачать
Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание
В любой фирме существует специальный документ, регламентирующий должностной состав сотрудников, как правило, это штатное расписание.
Пользуясь штатным расписанием, руководство определяет организационную структуру предприятия, устанавливает систему и величину заработной платы работников согласно их должностей и квалификации, численность штатных единиц. В разных производственных ситуациях возникает потребность внести поправки в штатное расписание.
В случае небольших корректировок, оформляется приказ о его изменении. Если коррективы существенные и штатное расписание претерпевает многочисленные поправки, то нужно утвердить новый документ.
Подготовка ко внесению изменений в штатное расписание
Сначала руководство анализирует насколько эффективно организована структура предприятия. В ходе подготовки изменений принимают участие различные специалисты, анализируя фонд оплаты труда, структуру подчинения, вакантные должности.
Руководитель структурного подразделения должен подать служебную записку руководству с экономическим обоснованием изменений, касающихся его отдела. После завершения проекта изменений руководство даёт сигнал о внесении корректив специалисту, который отвечает за штатное расписание. Как правило, это работник кадровой службы, секретарь или бухгалтер.
По устному распоряжению директора специалист готовит приказ, руководитель изучает его содержание, затем утверждает его подписью и печатью.
Приказы по штатному расписанию являются общими по предприятию. Возможно присвоение им специального индекса (ШР), хранятся они в отдельной папке, с целью ограничения доступа к конфиденциальной информации сотрудников.
Причины для внесения изменений в штатное расписание
Причины могут быть самые разные. Особенно это актуально, если вам необходимо:
- переименовать должность или подразделение;
- ввести или вывести из штата должность (должности);
- изменить оклад или тарифную ставку по одной или нескольким должностям;
- заменить оклад тарифной ставкой или наоборот;
- сократить штат.
В зависимости от ситуации, влияющей на характер изменений, может меняться преамбула приказа, которая описывает основания для его составления. Как правило, преамбулу начинают со слов: «В связи с», «В целях», «Во исполнение» и тому подобное.
Ответственный по оформлению штатного расписания
После того как будет принято решение о смене штатного расписания, исполнением корректировок занимается сотрудник, назначенный руководством для выполнения этих задач. Обычно эти обязанности прописывают в должностной инструкции сотрудника или трудовом договоре.
На небольших фирмах функции по составлению, редактированию штатного расписания возлагаются на кадровую или бухгалтерскую службу.
На более крупных предприятиях этим занимаются планово-экономический департамент или департамент труда и заработной платы.
Индивидуальный предприниматель выполняет такую работу сам, если у него в штате отсутствует бухгалтер или кадровый работник. Как правильно внести изменения в штатное расписание и утвердить новое, описано ниже в нескольких примерах.
Утверждение нового штатного расписания
- Новое штатное расписание утверждается и вводится в действие приказом руководства. Выглядит он следующим образом:
- Общество с ограниченной ответственностью
- «Химреактив»
- ПРИКАЗ
- 30 декабря 2016 г. No 145
- Об утверждении штатного расписания
- ПРИКАЗЫВАЮ:
- утвердить штатное расписание No ШР-1 от 26 декабря 2016 г;
- ввести в действие штатное расписание NoШР-1 от 26 декабря 2016 г. с 1 января 2017 г;
- специалисту по кадрам Гордеевой Л.Н. подготовить необходимую документацию;
- контроль по исполнению приказа возложить на главного бухгалтера Сомову В.В.
Договор продажи доли в уставном капитале в ООО
Генеральный директор А.Ю. Васильковский
Изменение в связи с увеличением окладов
Поскольку Законодательство не допускает уменьшения заработной платы сотрудников, за исключением случаев сокращения штатных ставок, изменения в окладе или тарифной ставке происходят в большую сторону. Одновременно допускается вводить коррективы не только по одному, а сразу по нескольким сотрудникам.
Дата утверждения приказа может не совпадать с днём вступления в силу. Содержание текста приказа условно делится на две части: констатирующую и распорядительную. В первой части обычно обосновывают с какой целью вносят изменения, во второй — конкретные распоряжения. Ниже приведён образец приказа о внесении изменений в штатное расписание:
- Общество с ограниченной ответственностью
- «Химреактив»
- ПРИКАЗ
- 27 марта 2017 г. No 2-ШР
О внесении изменений в содержание штатного расписания No ШР-1, утвержденного Приказом No 145 от 30.12.2016 г.
- В связи с увеличением объема выполняемых работ
- ПРИКАЗЫВАЮ:
- Внести следующие изменения в содержание штатного расписания No ШР-1
- С 1 апреля 2017 г. установить должностной оклад: Начальнику лаборатории Куликову Владимиру Семёновичу в размере 37 000 (тридцать семь тысяч) рублей.
Специалисту по кадрам Гордеевой Л.Н. подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору.
- Ответственным за исполнение приказа назначить главного бухгалтера Сомову В.В.
Генеральный директор А.Ю. Васильковский
Рассылка: бухгалтерия, специалист по кадрам
Переименование должности
В случае смены названия должности либо отдела необходимо составить письменное обоснование. Исключение составляет вакантная должность, тогда коррективы обосновывать необязательно.
Начинать оформление приказа можно со следующей преамбулы: «В связи с необходимостью приведения наименования подразделения (должности сотрудника)» или «В соответствии с функциональной нагрузкой (указывается должность)».
Оформляется приказ на такие изменения подобно примеру, описанному выше. Распорядительная часть приказа будет приблизительно следующего содержания:
- с 1 мая 2017 г. изменить наименование должности «Инженер» на «Инженер-технолог»;
- специалисту по кадрам Гордеевой Л.Н. уведомить инженера Переверзева И.А. об изменении, подготовить соответствующие кадровые документы.
Выведение должности
Когда длительное время должности или какие-то штатные единицы остаются вакантными, резонно исключить соответствующие позиции из штатного расписания.
Сформулировать преамбулу приказа можно подобным образом: «в целях оптимизации организационной структуры», «в связи с производственной необходимостью», «из-за сокращения объемов работ подразделения» и так далее.
В распорядительной части пишется текст нижеописанного содержания.
С 1 июля 2017 г. исключить следующие должности из штатного расписания:
- механик с окладом 28000 (двадцать восемь тысяч) рублей – 1,5 штатных единицы.
Указание суммы оклада или тарифной ставки является необязательным. В случае, если в штате имеются одинаковые должности в разных подразделениях, то нужно дополнительно указать необходимое подразделение.
Введение должности
Подобный предыдущему способ, как внести изменения в штатное расписание при введении новой должности или штатной единицы, используется и здесь.
Началом фразы для преамбулы может послужить текст: «в связи с увеличением объема работ», «с целью повышения эффективности предприятия (отдельного подразделения)», «в связи с открытием нового производственного объекта» и так далее. Рассмотрим как может выглядеть распорядительная часть.
С 1 апреля 2017 г. ввести в штатное расписание следующие должности:
- Менеджер по рекламе с окладом 32 000 (тридцать две тысячи) рублей – 1 шт. единица;
- Заведующий складом с окладом 30 000 (тридцать тысяч) рублей – 1 шт. единица.
Как выглядит свидетельство ИП
Дополнительно необходимо указывать отдел, куда вводится должность, если на предприятии имеется их несколько. Если создаётся новое подразделение, данную информацию также нужно указать в данном приказе.
Сокращение штата
При сокращении штата происходит выведение вакантных штатных единиц предприятия. Это сложный длительный процесс со множеством нюансов. В данной ситуации государство защищает права работников, поэтому согласно Трудовому кодексу работодатели обязаны предупреждать своих сотрудников о сокращении за 2 месяца до начала.
Для отображения этого процесса оформляется приказ об изменении штатного расписания, который нумеруется и индексируется соответственно.
В документе указывается причина сокращения штата, которая является обоснованием: «В связи с затруднительным финансовым положением организации, в качестве мероприятия по оптимизации расходов на оплату труда». В части распоряжений по приказу прописываются такие пункты:
Внести следующие изменения в содержание штатного расписания No ШР-1 от 01.01.2017 г.:
С 1 июня 2017 г. из штатного расписания вывести должности:
- электрик – 1 шт. единица;
- охранник – 1 шт. единица.
Ответственный – главный бухгалтер Сомова В.В.
Специалисту по кадрам Гордеевой Л.Н. в порядке, установленном действующим трудовым законодательством:
- довести до сведения работников информацию о предстоящем увольнении по сокращению штата;
- предложить вакантные должности лицам, попадающим под сокращение;
- довести до сведения органов службы занятости информацию об увольнении сотрудников.
Назначить комиссию по сокращению штата в следующем составе:
- председатель комиссии – Генеральный директор А.Ю. Васильковский
- члены комиссии— специалист по кадрам Гордеева Л.Н., юрисконсульт Пилипенко С.О., главный бухгалтер Сомова В.В.
Задачи комиссии по сокращению штата включают в себя соблюдение правильности оформления документации, вручение уведомлений сотрудникам, попавших под сокращение.
Смена способа начисления заработной платы
Бывают случаи, когда необходимо поменять способ начисления заработной платы для одного или нескольких сотрудников путём замены оклада на тарифную ставку или наоборот. Причиной могут послужить: частое появление переработок, увеличение интенсивности труда, продолжительности рабочего дня.
Тогда, с целью оптимизации ведения учета отработанного времени и заработной платы, вносятся корректировки в штатное расписание. Такие корректировки должны быть обоснованными и согласованными с работником, чтобы не допустить уменьшения его заработной платы.
В распорядительном разделе можно написать следующее:
С 1 апреля 2017 г. из штатного расписания вывести должность:
- техник-лаборант с окладом 20000 руб. – 1 шт. единица.
С 1 апреля 2017 г. ввести в штатное расписание должность:
- техник-лаборант с часовой тарифной ставкой 120 руб. – 1 шт. единица.
Специалисту по кадрам Гордеевой Л.Н. уведомить техника-лаборанта Гусева С.Е. об изменении, подготовить соответствующие кадровые документы».
Порядок хранения приказов
Приказы об изменении штатного расписания являются общими по предприятию и связаны с его основной деятельностью. Обозначаются специальным индексом и хранятся в отдельной папке для сохранения личной информации о работниках. Порядок хранения важен для удобства доступа в любой момент как для проверяющих, так и руководства.
Сроки хранения приказов оговорены действующим законодательством, они ограничены сроком существования предприятия, то есть хранятся пока предприятие не закроется.
Бизнес в плюс
Работодатель самостоятельно решает, когда и как ему следует изменить штатное расписание (ШР).
Каких-либо нормативов о том, с какой периодичностью необходимо обновлять штатное расписание, не существует.
Изменения в ШР могут вноситься по мере необходимости, как того требует бизнес или экономическая ситуация. В случае спора суды НЕ рассматривают вопрос целесообразности изменения штатного расписания.
Способы изменения штатного расписания
Рано или поздно в компании возникает необходимость:
- Добавить новую штатную единицу или даже целое подразделение,
- Исключить должность (или подразделение),
- Уменьшить количество единиц по одной должности,
- Изменить оклады или тарифные ставки,
- Ввести или убрать надбавки,
- Переименовать подразделения или должности.
Внести изменения в утвержденное штатное расписание можно двумя способами:
Вариант 1. Утвердить новое штатное расписание
Если требуется внести большое количество изменений в действующее штатное расписание, то удобнее переработать всю форму целиком (фактически составить новое штатное расписание). Этот вариант подходит также для маленьких организаций и ИП.
Нужно составить ШР заново, внеся все нужные коррективы, а потом приказом утвердить документ со следующим регистрационным номером. Как правильно утверждать ШР, читайте в этой статье.
Плюс этого способа в том, что новое штатное расписание будет показывать реальную картину, вы не запутаетесь ни в количестве единиц, ни в величине окладов.
Минус — не зафиксировано, как и когда штатка менялась, чтобы проанализировать эффект от изменений.
Вариант 2. Внести изменения в действующее штатное расписание
Если же изменений немного, или предусмотрена сложная процедура согласования нового ШР, то руководителю организации достаточно издать приказ (по основной деятельности) о внесении изменений в действующее штатное расписание.
В этом случае штатное расписание остается прежним, его номер, дата составления и другие реквизиты остаются прежними.
Заголовок приказа может звучать так: «Об изменении штатного расписания», «О внесении изменений в штатное расписание» и др.
В преамбуле приказа указываем причины, по которым в штатное расписание вносятся изменения (например, реорганизация компании, оптимизация управленческой работы, совершенствование структуры организации и т.п.). В распорядительной части описываем сами изменения.
Если организация имеет сложную структуру, целесообразно указывать в приказе не только соответствующую должность, но и структурное подразделение, штатный состав которого затрагивают вносимые изменения.
Это обусловлено тем, что в разных подразделениях могут быть должности с одинаковыми названиями.
Если в штатное расписание добавляются новые единицы, то нужно указать:
- наименование структурного подразделения (если у вас в штатке были структурные подразделения);
- наименование должностей и количество штатных единиц по ним;
- дата, с которой изменения вступают в силу (приказ о создании новых подразделений, введении новых должностей может вступить в силу сразу же, так как не влечет последствий для уже работающих сотрудников).
С приказом о внесении изменений в штатное расписание должны быть под роспись ознакомлены должностные лица, которые будут отвечать за последующие действия и оформление документов. Всех работников с таким приказом не знакомят.
Когда вносить изменения при сокращении штата
Сокращение численности организации предполагает исключение из штатного расписания отдельных штатных единиц, а сокращение штата – отдельных должностей. Возможно одновременное сокращение и численности, и штата.
Издание приказа о внесении изменений в штатное расписание об исключении тех или иных должностей является началом процедуры сокращения. В приказе должны быть определены:
- наименование должностей, подлежащих сокращению, и (или) количество сокращаемых штатных единиц;
- дата, с которой изменения вступают в силу.
Учитывая, что о предстоящем увольнении по сокращению работники должны быть предупреждены не менее чем за два месяца до увольнения, новое штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через два месяца после его составления. То есть, дата утверждения нового ШР (или дата издания приказа о внесении изменений в ШР) будет на два месяца раньше, чем дата введения изменений в действие.
С приказом о внесении изменений в штатное расписание должны быть ознакомлены сотрудники, ответственные за процедуру сокращения. В некоторых организациях с этим приказом знакомят и работников, которых касается сокращение. Законом такая обязанность не предусмотрена, т.е. это не обязательно.
При разрешении спора о законности увольнения работника по сокращению численности (штата) суд оценивает только соблюдение порядка увольнения по данному основанию и обращает внимание на юридическую силу документов, которыми оформляется увольнение.
- В соответствии с ч. 2 ст. 180 ТК РФ о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работодатель обязан предупредить работников персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения.
- Увольнение по этому основанию возможно только в том случае, когда нельзя перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу, которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья (ч. 3 ст. 81 ТК РФ).
- Некоторые категории работников не подлежат увольнению по этому основанию (даже если занимают сокращаемые должности), а для остальных необходимо учесть преимущественное право на оставление на работе.
Все правила увольнения в книге «Интересные судебные решения и находки кадровиков по вопросам сокращения штата»
Изменение штатного расписания при увеличении окладов
Когда в штатном расписании изменяются оклады, приказ о внесении изменений в ШР тоже издается. В таком приказе определяется:
- перечень должностей, для которых меняется размер тарифных ставок, окладов, надбавок;
- новый размер повышения тарифных ставок, окладов, надбавок;
- дата, с которой изменения вступают в силу.
С этим с приказом должны быть под роспись ознакомлены сотрудники, ответственные за документальное оформление изменений определенных сторонами условий трудовых договоров.
Обратите внимание!
Ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условия трудового договора.
После внесения изменений в штатное расписание с работниками, замещающими указанные в приказе должности, должны быть заключены дополнительные соглашения об изменении условия трудового договора об оплате труда.
В примере мы рассмотрели увеличение окладов. Как правило, это бесконфликтные случаи, в которых не возникает проблем с получением согласия работников. Но в последнее время в связи с ухудшением экономической ситуации работодатели нередко пытаются уменьшить размер оплаты труда своим работникам, причем в одностороннем порядке, используя нормы ст. 74 ТК РФ.
Напомним, что нормы этой статьи применяются лишь в том случае, когда изменение определенных трудовым договором условий по инициативе работодателя обусловлено изменением организационных или технологических условий труда, но не причинами экономического характера.
Это значит, что в одностороннем порядке работодатель не может уменьшить размер оплаты труда работников.
Как правильно уволить в связи с отказом от изменения условий ТД – в книге «Как правильно расторгнуть договор, если работник отказывается от изменения условий договора».
Изменение штатного расписания при переименовании должностей или структурных подразделений
При переименовании должности у работника не меняется ничего: ни трудовые обязанности, ни режим работы, ни условия оплаты, ни другие условия трудового договора – только название должности.
Если переименовывается отдел (или иное структурное подразделение), то меняться должно только название, функции подразделения не пересматриваются.
Если вы хотите структурные подразделения разделить или объединить, передать другие функции, то это уже не переименование, а организационные изменения.
Когда этот приказ вводить в действие? Здесь уже нет единого мнения у кадровиков и юристов.
Одни считают, что наименование должности (профессии) является обязательным условием трудового договора, поскольку определяет трудовую функцию.
Поэтому изменить штатное расписание сразу нельзя, а только через два месяца после утверждения (по правилам статьи 74 ТК РФ: предупредить работника за 2 месяца о переименовании, потом заключить дополнительное соглашение к ТД).
Но изменять условия ТД можно только при изменении организационных или технологических условий труда, и только в случае, если прежние условия нельзя было сохранить.
Другие считают, что условием трудового договора является именно трудовая функция работника, а не наименование должности, поэтому изменение наименования должности без изменения трудовых обязанностей не требует согласия работника.
И вводить изменения в штатное расписание можно сразу после утверждения.
Хотя надо сказать, что и в этом случае необходимо оформлять с работником соглашение к трудовому договору, потом вносит изменения в кадровые документы работника, содержащие наименование должности (профессии) – в личную карточку, трудовую книжку, личное дело.
Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание
В каждой компании используются внутренние акты, согласно которым регламентируется штат персонала. Таким документом является штатное расписание, использование которого позволяет определить организационную структуру компании. На основании данного документа устанавливается размер и порядок выдачи зарплаты, согласно специальности и должностям сотрудников.
Нередко во время ведения предпринимательской деятельности, руководитель компании сталкивается с необходимостью внесения правок в данный документ. Согласно установленному порядку, при большом объеме правок руководителю необходимо создание нового акта, с учетом действующего порядка.
В данной статье мы предлагаем рассмотреть образец приказа о внесении изменений в штатное расписание.
Корректный документооборот предприятия не только упрощает существование, но и избавит от прений с контролирующими органами
Этап предварительной подготовки
На начальном этапе руководству компании необходимо провести анализ эффективности установленной структуры компании.
Важно обратить внимание, что данная обязанность возлагается на специалистов из различных областей, которые смогут детально изучить установленную иерархию и различные фонды.
Далее руководителями структурных подразделений подается доклад, где приводятся экономические обоснования целесообразности реорганизации структуры компании. На основе подобных документов принимается решение о необходимости внесения корректив в действующее штатное расписание.
Ведением данного документа может заниматься как представитель кадрового отдела, так и главный бухгалтер предприятия.
Следует отметить, что внесение правок осуществляется только после издания соответствующего распоряжения руководства. Также следует сказать о том, что данные распоряжения действуют в отношении всей компании.
Приказу, поступившему от руководства, присваивается индекс «ШР». Далее этот документ передается в кадровый отдел для последующего хранения.
Одним из важных требований к методике хранения, является ограниченный доступ сотрудников компании к этому документу.
Необходимость внесения корректировок в действующее расписание может возникнуть в следующих ситуациях:
- Необходимость переименования одного из отделов или конкретной должности.
- При сокращении штатов.
- При необходимости изменения размера оклада (тарифной ставки) для отдельных должностей.
- При переходе с одного метода оплаты на другой.
- При внедрении новой должности.
Вышеперечисленные основания для подготовки приказа оказывают влияние на его содержание. В большинстве случаев, данный документ начинается с формулировки: «Во исполнение» или «В связи с».
Штатное расписание позволяет оформить структуру, состав и численность компании
Кто несет ответственность за внесение правок в штатное расписание
При принятии решения о внесении правок в действующее штатное расписание, владельцу компании необходимо назначить ответственное лицо, которое выполнит задачи, поставленные администрацией. Как правило, данные обязанности указываются на страницах трудового соглашения или должностных инструкций.
В небольших организациях, данные обязанности возлагаются на представителей бухгалтерского или кадрового отдела. В крупных организациях, имеющих развитую внутреннюю структуру, данные функции выполняются экономическим департаментом. В случае с индивидуальными предпринимателями, составлением штатного расписания занимается сам руководитель фирмы.
Ниже мы предлагаем ознакомиться с процессом утверждения нового расписания.
- Для того чтобы ввести расписание во внутренний документооборот компании, необходимо подготовить соответствующий приказ. Давайте ознакомимся с примером этого распорядительного документа:
- «ИП «Солнышко»
- Приказ
- от 16 мая 2018 г. № 21
- Об утверждении нового штатного расписания
- Приказываю:
- Утвердить новое штатное расписание под номером ШР-3 от 14 мая 2018 года;
- Ввести в действие данный документ начиная с 20 мая 2018 года;
Работнику кадрового отдела Мухиной В.П. подготовить все необходимые документы;
Функции контроля по исполнению данного распоряжения передать главному бухгалтеру Самсоновой П.К.
Генеральный директор Петров А.С.».
Приказ, посвященный изменению размера оклада
Согласно действующему законодательству, руководители компаний не имеют права издавать документы, целью которых является снижение размера зарплаты работников. Единственным исключением являются случаи, связанные с сокращением штатных ставок. Согласно установленному порядку, допускаются лишь увеличения размера тарифной ставки или оклада.
Работодатель имеет право внести коррективы как для одного, так и для нескольких работников.
Как правильно внести изменения в штатное расписание и утвердить новое постановление? В первую очередь следует отметить, что даты оформления распорядительного документа и день вступления в силу нового постановления должны отличаться.
Данный приказ можно условно разделить на два раздела. В первом разделе следует указать цель вносимых корректив. Во втором разделе перечисляются распоряжения различным должностным лицам.
Образец данного документа представлен ниже:
- «ИП «Солнышко»
- Приказ
- от 18 мая 2018 г. № 22
О внесении правок в штатное расписание «ШР-3», утвержденное Приказом №21 от 16.05.2018
- Приказываю:
- Внести ряд изменений в содержание штатного расписания № «ШР-3»
- С 1 мая 2018 г. установить тарифную ставку:
- Работнику бухгалтерского отдела Белову Александру Петровичу, в размере 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей;
Работнику кадрового отдела Мухиной В.П. подготовить все необходимые документы и разработать приложение к трудовому соглашению;
Функции контроля по исполнению данного распоряжения передать главному бухгалтеру Самсоновой П.К.
Генеральный директор Петров А.С.».
Данный приказ передается представителям кадрового и бухгалтерского отделов.
Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве ставок
Порядок введения, выведения и переименования должности
Для начала предлагаем рассмотреть ситуацию, связанную со сменой названия должности. В этом случае, руководителю компании необходимо дать письменные обоснования для этого действия.
В случае с вакантной должностью, искать обоснование для внесения правок нет необходимости. В самом распорядительном документе делается следующая отметка «В соответствии с необходимостью переименования отдела (отдельной должности)».
Также можно использовать формулировку: «В связи с увеличившейся нагрузкой».
Остальная часть документа оформляется согласно вышеприведенному образцу. В распорядительном разделе следует указать старое и новое название должности. Также следует назначить ответственное лицо, которое займется оформлением кадровых документов и заполнением всех необходимых бланков.
Далее предлагаем перейти к вопросу о выведении штатной единицы. Необходимость исключения одной или нескольких позиций расписания штатов, может возникнуть в ряде ситуаций.
Примером такой ситуации является наличие свободной вакансии на протяжении длительного периода.
В данной ситуации, в распорядительном документе указывается следующая формулировка: «Из-за необходимости проведения мероприятий, направленных на оптимизацию внутренней структуры» или «в целях снижения объема работ отдела».
В следующем разделе следует указать конкретную дату выведения должности из расписания штатов. Важно обратить внимание, что здесь следует указать не только конкретную должность, но и размер оклада или тарифной ставки.
Данное требование не является обязательным для исполнения, однако работодателю следует учитывать этот нюанс.
В том случае, если в компании предусмотрено несколько одинаковых должностей в разных отделах, следует сделать отметку с наименованием конкретного отдела.
Давайте рассмотрим, как внести изменения в штатное расписание при введении новой должности. В данном случае, используется порядок действий, что и в примере, приведенном выше. Как правило, при внедрении новой специальности используется формулировка: «в связи с необходимостью увеличения результативности труда».
При открытии нового отдела используется преамбула: «Из-за открытия нового подразделения». В следующей части бланка следует перечислить введенные должности и указать размер тарифной ставки или оклада. Главным требованием к данному документу является фиксация отметки об отделе, где вводится новая должность.
В случае создания нового отдела, данные сведения также фиксируются в рассматриваемом акте.
Внося в расписание коррективы, руководство осуществляет управление фирмой, занимается отладкой системы оплаты труда и оптимизацией организационной структуры
Приказ о сокращении штата сотрудников
В случае сокращения штата сотрудников компании, проводится процедура выведения вакантных позиций. Данный процесс имеет несколько особенностей, которые увеличивают его сложность.
Контролирующие органы защищают права и интересы каждого трудящегося гражданина.
Работодателю, проводящему сокращение штата, следует придерживаться правил Трудового Кодекса, согласно которому, сокращенный сотрудник должен получить письменное уведомление за два месяца до инициации данного процесса.
Для того чтобы отразить данный процесс, работодателю необходимо издать соответствующий приказ, на основании которого будут внесены поправки на страницах штатного расписания.
В приказе следует привести основания для сокращения должностей.
Чаще всего используется формулировка: «Из-за затруднительного финансового положения компании» или «В связи с проведением мероприятий, посвященных оптимизации статьи расходов».
В распорядительном разделе документа следует перечислить сокращаемые позиции. Также потребуется назначить должностное лицо, которое будет руководить данным процессом и подготовит соответствующие документы.
Важно обратить внимание на то, что согласно действующему закону, работодатель должен предложить сокращенным сотрудникам вакантные позиции.
Далее вся информация о рассматриваемом процессе передается контролирующим органам.
При проведении сокращения штата, работодатель должен собрать специальную комиссию, которая будет контролировать каждый этап этого процесса. Как правило, в состав комиссии входят представители кадрового и бухгалтерского отдела, а также юридический консультант. Главной задачей комиссии является контроль соблюдения прав, сокращенных сотрудников.
Изменение в штатном расписании при смене метода начисления зарплаты
При изменении метода начисления зарплаты для конкретных работников, руководителю следует подготовить приказ об изменении штатного расписания, где будет зафиксирован порядок этой процедуры.
Необходимость изменения метода зачисления финансовых средств сотрудникам компании может быть связана с увеличением объемов выпускаемой продукции или изменения рабочего графика. Основанием для данных действия является оптимизация учета времени, потраченного на трудовую деятельность.
Важно обратить внимание, что перед внесением поправок необходимо получить письменное согласие сотрудника. Данный порядок необходим для того, чтобы не нарушить правило, связанное с уменьшением размера оплаты трудовой деятельности.
Характер корректив, вносимых в данный документ, определяется несколькими возможными причинамиДля того чтобы изменить метод оплаты, необходимо вывести из штатного расписания данную единицу.
Далее в расписание штатов вводится новая должность с отметкой о выбранном методе начисления заработной платы. В данном приказе необходимо указать должностное лицо, которое обязано уведомить работника о дате введения новой позиции в штатном расписании.
Также указывается работник отдела кадров, который подготовит всю необходимую документацию.
Правила хранения документов
Распорядительная документация является неотъемлемой составляющей хозяйственной деятельности компании. Бланки и акты, попадающие под данную категорию, должны быть обозначены при помощи специального индекса.
Важно обратить внимание на то, что данный вид документа хранится в отдельной папке. Рассматриваемые документы хранятся на протяжении всей деятельности компании.
В случае закрытия организации, папки с документами передаются в государственный архив.
Как оформить приказ об изменении в штатном расписании в связи с сокращением или увеличением числа сотрудников?
Необходимость внести коррективы в штатное расписание периодически возникает в работе каждого предприятия. Если дела организации идут хорошо, компания развивается, вместе с этим расширяется фронт работ. Это позволяет ввести в штат новые вакансии и увеличить количество сотрудников.
В противном случае (если фирма приходит в упадок, либо же происходит реорганизация, меняющая направление деятельности компании), руководство бывает вынуждено принимать решение о сокращении штатов и внесении изменений в должностном составе. По этому случаю издаётся приказ об изменении в штатном расписании в связи с сокращением или увеличением штата.
Скрыть содержание
Кто ответственен за составление?
Приказы – прерогатива руководства, однако подготовить проект распорядительного документа оно может поручить другим сотрудникам, выдав устное распоряжение:
- кадровой службе;
- своим заместителям;
- бухгалтеру;
- штатному юристу (если он есть);
- работнику, в обязанности которого входит формирование и редактирование деловой документации согласно приказу по предприятию.
Составить текст документа может и сам руководитель.
Справка. Законодательно круг должностных лиц, которые могут писать проект приказа, не ограничен.
Правила составления данных бумаг, имеющих распорядительную силу, подробно описаны в «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Организационно-распорядительная документация». Однако с января 2013 года использование рекомендованных форм не является обязательным.
Кадровые приказы могут быть написаны в произвольной, либо же за формой, принятой в учреждении.
Целесообразно придерживаться следующих принципов формирования приказа:
- Приказ является официальным документом, поэтому должен быть составлен в деловом стиле.
- Документ оформляется на специальном бланке, установленного предприятием образца (обычно с эмблемой и реквизитами организации).
- Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа (точка в конце заголовка не ставится).
- Текст приказа отделяется от заголовка 2 или 3 междустрочными интервалами и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.
- Приказ составляется из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
- Информация в приказе излагается чётко, лаконично и последовательно, не допуская двусмысленных толкований.
- Констатирующая и распорядительная часть оформляется нумерованным списком пунктами и подпунктами (например пункт 1, ниже подпункт 1.1 и так далее). При необходимости, например, при перечислении должностей, может употребляться маркированный список.
- Названия должностей указываются полностью, а их формулировки должны соответствовать действующему штатному расписанию (для работающих сотрудников) и ожиданиям работодателя (для вакантных должностей). Например, присутствует разница в должностных обязанностях преподавателя истории и преподавателя истории искусств, психолога и психолога-диагноста, юриста и юрисконсульта.
- Тарифная ставка или размеры окладов пишутся цифрами.
- В документе указываются конкретные даты (сроки) вступления в действие приказа, а также сроки уведомления работников, подлежащих увольнению, о предстоящих изменениях.
Какая информация содержится?
Бланк приказа об изменении в штатном расписании в связи с сокращением или увеличением штата содержит ряд последовательных позиций. Вводные реквизиты включают:
- полное наименование организации, в том числе полностью организационно-правовая форма (часто ниже добавляется сокращенное наименование, закреплённое в уставе, например ООО «Стабильность»);
- заголовок: «ПРИКАЗ»;
- отметки для проставления реквизитов «Дата документа» (слева) и «Регистрационный номер документа» (справа);
- место составления или издания приказа (населённый пункт);
- подзаголовок, например, «об изменении штатного расписания», » о сокращении штатов», «об утверждении штатного расписания», » о расширении штата».
Констатирующая часть содержит:
- целевое назначение документа (преамбула), например, «в целях совершенствования организационной структуры учреждения», «в связи с оптимизацией работы предприятия», «в связи с реорганизацией компании», «из-за сокращения объёма работ», «в целях оптимизации организационной структуры в связи с производственной необходимостью»;
- слово: «ПРИКАЗЫВАЮ», после которого ставится двоеточие;
- предложение внести изменение в действующее штатное расписание со ссылкой на номер приказа, согласно которому оно было утверждено;
- должности, которые вводятся (в количестве штатных единиц), их оклады. (Если создаётся целый отдел, прописывается его название и ниже перечисляются вакансии).
Если предстоит сокращение штата, производят внесение данного предложения с перечнем должностей и количеством штатных единиц, которые должны быть исключены. При необходимости также вносятся предложения о переименовании отделов или существующих должностей (со ссылкой на основания).
В распорядительной части:
- формулируется распоряжение с указанием должности и ФИО ответственного за исполнение приказа;
- указываются ссылки на законодательную базу (статьи КЗоТ РФ) в случае увольнения сотрудников и выплаты им полагающейся компенсации;
- определяется должностное лицо, которое будет контролировать исполнение приказа (эти полномочия руководитель может возложить и на себя);
- указывается дата вступления приказа в действие.
Печати и подписи
Приказ подписывает руководитель учреждения или другое должностное лицо, которому руководитель делегировал свои полномочия.
- Должность руководителя и его подпись с расшифровкой прописываются под распорядительной частью.
- Ниже помещается фраза: «С приказом ознакомлены» и ставится двоеточие.
- Под ним – списком должности ответственных лиц, их фамилии, инициалы, личные подписи и даты ознакомления с содержанием приказа.
Готовый приказ утверждается печатью предприятия.
Пример документа
- Вот как можно оформить приказ об изменении в штатном расписании количества штатных единиц:
- Общество с ограниченной ответственностью «Шик и Блеск»
- (ООО «Шик и Блеск)
- ПРИКАЗ № 15
26.03.2018 № 123-ШТ
- г. Энск
- Об изменении штатного расписания
- В связи с усовершенствованием организационной структуры с целью повышения качества услуг ООО «Шик и Блеск»
- ПРИКАЗЫВАЮ:
Приказ об изменении штатного расписания
Если руководством организации было принято решение пересмотреть оклады сотрудникам, сократить либо ввести новую должность, потребуется издать приказ об изменении штатного расписания. В статье подробно рассмотрим как составить приказ, а также приведем образцы приказав об изменении штатного расписания на 2020 год.
Причины изменений штатного расписания
При изменении количества штатных единиц, перечня должностей или окладов потребуется составить несколько дополнительных кадровых документов.
До оформления нового штатного расписания, нужно будет предпринять некоторые действия.
Рассмотрим порядок действий в зависимости от причины внесения изменений в штатное расписание ( статью ⇒ Особенности и порядок внесения должностей в штатное расписание в 2020 году):
- Появление новой должности или подразделения: оформляется приказом о новой штатной единице, в котором следует указать наименование должности или нового подразделения, количество новых единиц, а также их оклад (в том числе доплаты и надбавки);
- Исключение должности: оформляется приказом об исключении штатной единицы (либо единиц), в котором указывается дата изменения, наименование и их количество;
- Сокращение штата: до оформления приказа уведомляют сотрудников о сокращении ставок в штатном расписании (за 2 месяца), а также предлагают иные вакантные должности. После этого издают приказ о новом штатном расписании;
- Изменение оклада: до оформления приказа уведомляют сотрудников об изменении окладов (за 2 месяца), а также предлагают им новые должности, если, например, сотрудник отказался работать с новым окладом. После этого издают приказ о новом штатном расписании;
- Изменение наименование подразделения, либо должности: действуют также, как и при изменении оклада.
Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓
Порядок внесения изменений
Вносить изменения в штатное расписание можно в любое время, как появляется такая необходимость.
Важно! О том, сколько раз изменить штатное расписание решает самостоятельно руководитель организации. Делать это можно так часто, как в этом есть потребность.
При изменении в расписании должности какого либо работника, либо его оклада, изменить также потребуется и заключенный с ним трудовой договор. При этом, до внесения изменений в расписание, нужно оформить перевод сотрудника на другую должность.
Сделать это можно при помощи приказа по утвержденному бланку Т-5 (см. → унифицированная форма Т-5), либо по самостоятельно разработанной форме.
С работником потребуется заключить допсоглашение к трудовому договору, а также сделать запить в трудовой книжке о переводе.
Как уведомить работника об изменении штатного расписания
Об изменении наименования должности или оклада сотрудника, нужно его об этом уведомить. Сделать это следует не позднее, чем за 2 месяца до внесении изменений.
Уведомление составляется в письменном виде, в ответ на него сотрудник должен будет сообщить о своем согласии или отказе в изменениях также в письменном виде ( статью ⇒ Уведомление об изменений условий трудового договора 2020).
За работником сохраняется право не соглашаться на новые условия работы, в этом случае работодатель направляет сотруднику предложение о другой работе, также в письменном виде.
Если предложить работодатель схожую с прежними условиями должность не может, то он вправе предложить должность и нижеоплачиваемую и нижестоящую.
При отказе сотрудника потребуется оформить его увольнение, основанием которого будет: «отказ от предложения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора», то есть п.7 часть 1 статья 77 ТК РФ.
После урегулирования вопросов оповещения сотрудников и получения от них согласия на новые обстоятельства работы, либо отказа от них, нужно издать приказ о внесении соответствующих изменений в штатное расписание, после чего исправить и само расписание ( статью ⇒ Форма Т-3. Штатное расписание организации).
В зависимости от того, какова причина внесения изменений в расписание, различают и то, каким образом составить приказ.
Приведем примеры основных приказов при изменении штатного расписания зависимости от причины:
Приказ о введении новых должностей (образец)Приказ о сокращении должностей (образец)Приказ об изменении оклада (образец)
Те сотрудники, которых напрямую затрагивают изменения должны поставить подпись в ознакомлении.
К самому приказу прикладывается новое расписание, содержащее все изменения. В приказе следует указать дату, с которой новое расписание вступает в силу, а также назначить ответственного за исполнением приказа.
В качестве ответственного лица может выступать руководитель организации, либо сотрудник отдела кадров.
Изменения в штатное расписание
Как уже говорилось выше, ограничений по количеству и частоте вносимых в штатное расписание изменений нет. Руководитель вправе самостоятельно решать когда изменять штатное расписание. Сделать это можно как с начала года, так и в его середине.
Важно! Даже временный перевод работника на другую должность должен отражаться в штатном расписании. После оформления перевода издается приказ об изменении расписания, а также указывается срок, на который вводится новая должность.
Ответственность на невнесение изменений в штатное расписание
Нарушение требований трудового законодательства, например, несоответствие количества сотрудников штатному расписанию и др., влечет за собой административную ответственность с наложением штрафа на организацию и должностных лиц:
- 30 000 – 50 000 рублей – на организацию;
- 1 000 – 5 000 рублей – на должностное лицо.
Для того, чтобы избежать ненужных штрафов для организации и ее руководителя нужно своевременно вносить изменения в штатное расписание организации по установленным законодательством требованиям.
| Законодательный акт | Содержание |
| Письмо Роструда №428-6-1 от 22.03.2012 | «О внесении изменений в штатное расписание; об отражении тарифной ставки (оклада) в трудовом договоре» |
| Статья 5.27 КоАП РФ | «Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права» |