Каков срок хранения графика отпусков в организации?

Хранение графика отпусков, сроки хранения в 2018 году установлены пунктом 692 Перечня типовых управленческих документов архива (далее — Перечень). Данный перечень утвержден приказом Министерства культуры России под № 558 от 25 августа 2010 года.

В 2018 году срок хранения графика не изменяется и составляет 1 год с момента окончания его срока действия (календарного года, на который составлен график).

Как рассчитать срок хранения графика отпусков

  • За две недели до нового года бланк заполняют и утверждают.
  • С первого января нового календарного года документ вступает в силу, срок его действия продолжается до 31 декабря текущего года.
  • С первого января следующего года заполненный старый бланк перестает действовать, с этой даты отсчитывают 12-месячный или годовой срок его хранения.

Пример

Сколько хранить график отпусков в организации «Янтарь»

  1. До 16 декабря 2017 года график составили и утвердили.
  2. Вступил в действие документ первого января 2018 года.
  3. Окончание срока действия будет 31 декабря 2018 года.
  4. С первого января 2019 года начинается срок хранения, который истечет 1 января 2020 года.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как правильно оформить сотрудникам отпуск, что учитывать при заполнении бланка отпусков на 2019 год. В статье рассмотрено, каким способом подготовить необходимые документы, даны ответы на практические вопросы, возникающие у кадровиков при подготовке таких документов.

Для чего производится хранение графика отпусков

Сколько хранится график отпусков установлено Перечнем. Но для какой цели хранить такой документ, если срок действия его уже истек по окончанию календарного года?

Таблица. Цель хранения бланка отпусков

Когда придется обращаться к графику отпусков прошлого года Как можно решить спорные вопросы с помощью графика отпусков
При наличии ошибок в приказах о предоставлении очередного отдыха, проведении начислений отпускных и так далее. Позволит уточнить все данные по отпускам сотрудников. Служит в качестве дополнительных источников информации.
При возникновении спорных ситуаций в коллективе, когда сотрудники не могут договориться между собой об определенной очередности ежегодного отдыха, сезонности, о необходимости разделять период отдыха. В этом случае бланк прошлого года позволит наглядно увидеть картину отдыха прошлого года.
При необходимости быстро получить общую картину по предыдущим периодам отдыха прошлого года, не собирая соответствующие данные в приказах. Отследить разницу между тем, когда отдых был запланирован и фактически предоставлен.
При составлении нового графика ежегодного отдыха на следующий год. Наличие старого бланка за прошлый год позволит быстро спрогнозировать предпочтения сотрудников.
При необходимости использовать старый бланк в качестве образца при составлении графика отдыха на следующий год. Старый документ позволит соблюдать очередность, предотвратить совпадение отдыха, чтобы это не привело к сбою в работе.

Каков срок хранения графика отпусков в организации?

Где должен храниться график отпусков

График отпусков (далее — ГО) представляет собой локальный акт организации, который содержит даты дней отдыха работников на предстоящий календарный год. ГО утверждается главой организации или на основании приказа в срок не позднее чем за 2 недели до начала нового года (ст. 123 Трудового кодекса РФ).

Подробнее о составлении приказа о принятии ГО рассказывается в статье Приказ об утверждении графика отпусков — образец.

Законодательством не установлено специальных правил хранения ГО. Вместе с тем ввиду необходимости соблюдения требований закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ при выборе места, где должен храниться график отпусков, должны обеспечиваться секретность доступа к файлам и их целостность.

Так, оригинал ГО на бумажном носителе может храниться:

  • в помещении кадровой службы, в отдельном стальном ящике, шкафу, сейфе или ином предмете мебели, запирающемся на замок;
  • среди других документов в шкафу, расположенном в специально обустроенной комнате, доступ куда предоставляется только по пропускам.

Сколько хранится график отпусков

Документы, которые связаны с организацией трудовых процессов в компании, должны храниться определенное количество времени. Для разных бумаг предусмотрен свой период. В частности, срок хранения графика отпусков определяется перечнем, утвержденным приказом Минкульта РФ от 25.08.2010 № 558.

Скачайте документы из статьи

Сроки хранения документов: шпаргалкаDOC файл Пример заполнения графика отпусковDOC файл Форма № Т-7XLS файл Приказ о подготовке графика отпусковDOC файл Приказ о его утвержденииDOC файл Акт об уничтоженииDOC файл

Пунктом 693 Перечня установлен 1 год для хранения графика. Отсчитывать этот период надо с момента истечения срока его действия – 1 января года, следующего за окончанием действия. К примеру, график отпусков на 2017 год окончил действие 31 декабря 2017. С 1 января 2018 по 31 декабря 2018 он должен был храниться, а начиная с января 2019 компания может его уничтожить.

Однако если работодатель полагает, что этот документ пригодится в дальнейшей производственной деятельности компании, он может хранить его и дольше установленного срока при условии соблюдении секретности и правил сохранности. Такое действие не нарушает требования закона.

А вот несоблюдение годичного срока будет считаться нарушением порядка хранения документов. Ответственное лицо, допустившее такой просчет, могут привлечь к административной ответственности по ст. 13.20 КоАП РФ. Если уничтожить документ раньше положенного срока, должностное лицо компании заплатит штраф от 300 до 500 руб.

Чтобы не допустить подобной ситуации, следует запомнить порядок:

  • График заполняют и утверждают за 2 недели до нового года.
  • Он вступает в силу 01.01 и действует до 31.12 текущего года.
  • Перестает действовать с 01.01 следующего года, и с этой даты начинается отсчет годичного срока хранения – до 31.12.
  • По истечении этого периода документ можно уничтожить.

Отпуск запретят делить на части

Ежегодный оплачиваемый отпуск запретят делить на части, ведь период продолжительностью меньше 28 дней не дает полноценного физического и морального отдыха от работы. Подробнее об этой инициативе депутатов и о том, когда примут закон, читайте в журнале «Справочник кадровика».

Цели хранения

В принципе, юридической силы график отпусков лишается уже по завершении календарного года, на который он составлялся. И руководствоваться им ни одна сторона трудового соглашения уже не будет. Однако на любом предприятии может возникнуть непредвиденная ситуация:

  • спор между сотрудником и руководством;
  • ошибка при составлении приказа о предоставлении отпусков;
  • неверный расчет отпускных, выплат, связанных с санаторно-курортным лечением и пр.

Чтобы разрешить проблемную ситуацию, можно посмотреть старый график. Кроме того, он позволяет получить объективную картину отдыха сотрудников в прошлом году, сравнить разницу между запланированными и реально отгулянными отпусками и спрогнозировать предпочтения работников на будущий период. Что, в свою очередь, поможет лучшему планированию трудовых процессов в организации.

В результате, можно выделить следующие основные причины для хранения:

Ситуация, в которой понадобится прошлогодний график Какие вопросы поможет решить
Выявление ошибок в приказах о предоставлении очередного отдыха, начислениях отпускных и пр. Даст возможность проверить все данные по отдыху сотрудников, станет дополнительным источником информации.
При возникновении спора между коллегами, которые не могут договориться об определенной очередности ежегодного отдыха. Прошлогодний документ наглядно покажет, как очередность реализовывалась в предыдущем периоде.
Когда нужно быстро получить общую картину по периодам отдыха прошлого года, не поднимая массив приказов о предоставлении отпуска. А также выяснить разницу между запланированными периодами отдыха и реально использованными. Такая статистика позволит лучше планировать трудовые процессы и предотвратит конфликты между сотрудниками при определении очередности выхода в отпуск.
При составлении нового расписания на следующий год. Старый бланк за прошедший год позволит предположить предпочтения работников и составить актуальное расписание, в которое в дальнейшем не придется вносить слишком много изменений.
При анализе прошлогодних сбоев в рабочих процессах и попытке устранения их на следующий год. Прошлогодний график покажет, как совпадающий отдых тех или иных сотрудников отобразился на сбоях в работе компании и, при учете этих данных, позволит составить новый на следующий год для оптимизации процессов.

Важен не только срок хранения графика отпусков в организации, но и условия. Они должны быть такими, чтобы персональные данные сотрудников были в должной мере защищены, как предписано главой 14 ТК РФ и законом «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Этот локальный акт компании может храниться:

  • В кабинете отдела кадров в отдельном стальном шкафу, ящике, сейфе, другом месте. Главное – возможность запереть на замок.
  • В ящике, сейфе, шкафу, расположенных в специально предназначенной для хранения документов комнате, попасть в которую можно только по пропуску.

Место, где лежат документы, должно быть защищено от пыли, света и выгорания, но при этом не обязательно передавать бланки в архив, учитывая недолгий срок их хранения.

► Как организовать дела и документы по личному составу в 2019 году

Способы хранения

Хранить расписания отдыха можно в отдельной папке, предназначенной исключительно для этого вида ЛНА, при этом следует разместить документацию по отдельным файлам в хронологическом порядке. Но не исключен вариант, когда документы размещаются в папках по срокам хранения.

Некоторые компании хранят графики вместе с приказами о предоставлении отпуска за соответствующий год.

Однако поскольку сроки хранения этих ЛНА не совпадают, такой вариант целесообразен только в случае, если не планируется их уничтожение спустя год.

Работодатель может решить, сколько хранить график отпусков, ориентируясь на сроки, установленные для других документов. Например, на те же 5 лет, которые по общему правилу должны храниться приказы на отпуск.

► Какие документы можно и нельзя хранить в личном деле

Приказ об уничтожении графика отпусков

График отпусков, срок хранения которого истек, нужно уничтожить. Однако просто отправить его в мусорное ведро или сдать в макулатуру нельзя. Есть определенный порядок, которого следует придерживаться, избавляясь от устаревших бумаг.

В конце текущего года начальник отдела кадров или другое ответственное лицо делает опись документов, подлежащих уничтожению. В начале следующего года руководство подписывает приказ о создании комиссии, ответственной за уничтожение документации в компании. Если есть постоянно действующая комиссия, состав которой уже был утвержден, это действие пропускается.

Читайте также:  Пример устава для ооо с одним учредителем 2020 года

Комиссия составляет проект приказа и акта об уничтожении, которые подписываются руководителем компании. Если уничтожают также иные документы, они все должны быть вписаны в акт. Подробнее о процедуре уничтожения документов .

► Пять популярных документов, от которых кадровикам советуют избавиться. Надо ли?

Как составить акт об уничтожении графиков отпусков

У этой бумаги нет установленного шаблона, поэтому каждая компания делает собственную форму. При этом лучше придерживаться определенной структуры, чтобы не упустить никаких важных моментов:

  • название предприятия;
  • состав комиссии с ФИО и должностями;
  • основания для утилизации – приказ об уничтожении;
  • перечень уничтожаемых бланков – их можно поделить на категории, если перечень окажется слишком велик;
  • вес или объем ликвидируемых бумаг.

После уничтожения дел на акте делают отметку об этом факте и способе, которым документы были утилизированы.

Каков срок хранения графика отпусков в организации?

Порядок, сроки и особенности хранения графика отпусков в организации по истечении срока его действия

Бывает и так, что сотрудники уходят на отдых вне зависимости от расписания, или «за свой счёт». Называются такие ситуации отпуском без сохранения заработной платы. Как правильно оформить и рассчитать такой отпуск, читайте у нас на сайте: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/otpusk-bez-sohraneniya-zarabotnoy-platyi-nyuansyi-oformleniya-po-tk-rf.html

В декабре текущего года график составляют на следующий год. Документ должен быть утверждён не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года, т. е. к 16 декабря. В крупных организациях согласование очерёдности начинается с сентября-октября. Если на предприятии есть профсоюз, то с ним также нужно согласовывать расписание.

В графе 6 указывают ориентировочную дату отпуска сотрудника

На основе формы №Т-7 начисляются отпускные работникам. Строгое соблюдение правил заполнения графика необходимо для правильного осуществления финансовых расчётов.

Закон не обязывает организации издавать приказ об утверждении расписания отпусков, но и не запрещает этого. Руководитель составляет документ на своё усмотрение в произвольной форме. В приказ можно включить следующие реквизиты:

Этим приказом окончательно утверждается график отпусков на предприятии. График прилагается к приказу

Работодатель обязан своевременно уведомить сотрудников об утверждённом графике. Документально зафиксировать ознакомление сотрудников с расписанием можно двумя способами:

Большинство организаций составляют отдельный лист для ознакомления сотрудников. Каждый из работников ставит подпись, что означает подтверждение факта изучения очерёдности отпусков. Форма документа может составляться на усмотрение руководства. Чаще всего имеет вид таблицы. Важно включить в документ следующие реквизиты:

Документ составляют в виде таблицы. Сотрудники расписываются в качестве подтверждения факта ознакомления с расписанием отпусков

В течение года могут возникнуть обстоятельства, по причине которых очерёдность отпусков нарушается:

Сотрудника вызывают из отпуска досрочно или его отдых переносится на другое время. Расписание также меняют, если в штате появились новые работники. Вновь прибывшие кадры включаются в расписание после 6 месяцев работы.

Что, если работник во время отпуска решил уволиться по собственному желанию? Порядок процедуры подробно описан здесь: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/uvolnenie-vo-vremya-otpuska-po-sobstvennomu-zhelaniyu.html

Изменить дату выхода сотрудника в отпуск можно путём корректировки очерёдности. Кадровик делает пометку в график отпусков о перенесении даты:

Заполнены графы 8 и 9, отпуск одного из сотрудников перенесен

Изменение расписания по желанию работодателя возможно, если сотрудник согласен на новые условия. Перенос нерабочих дней во время праздников производится автоматически.

Если в графике предоставления отпусков есть ошибка, может нарушиться деятельность предприятия. Это препятствует корректному начислению отпускных, затягивает поиск работника для замены. Важно придерживаться правил составления документа и учитывать мнение сторон.

Все изменения, которые утверждаются в течение года, обязательно фиксируются в графике.

Сроки хранения кадровой документации регламентируются нормативными актами. Правила обязательны для соблюдения организациями.

График предоставления отпусков относится к бумагам временного назначения и хранится на протяжении срока своего действия — 1 год. Это положение зафиксировано в Перечне типовых управленческих документов, утверждённом Приказом Минкультуры РФ №558 в редакции от 16.02.2016 г., ст. 693.

Если расписание предоставления отпусков отсутствует или этого графика не придерживаются в организации, работодателю грозит административная ответственность. Наказание выражается в штрафе и/или прекращении деятельности до 3 лет.

Согласно КоАП (ст. 5.27, ч.1), размеры штрафов следующие:

График отпусков обеспечивает право работающего на ежегодный оплачиваемый отдых. Заранее спланированное расписание избавит от неожиданных совпадений, нарушения рабочего процесса.

Источник: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/poryadok-rabotyi-s-grafikom-otpuskov.html

  • Внимание Во-первых, в унифицированной форме Т-7 заготовлен гриф утверждения лично руководителем.
  • Во-вторых, срок хранения графика отпусков очень маленький, и нецелесообразно утверждать такие документы приказами, которые хранятся постоянно.
  • Знакомить ли работников с графиком? Трудовой кодекс прямо не предусматривает, что работников нужно знакомить с графиком отпусков под расписку. Статья 123 ТК РФ говорит только о том, что нужно извещать работника о начале отпуска за 2 недели до его начала. Однако, как-то нехорошо оставлять работников в неведении о запланированной дате его отпуска.Чтобы избежать конфликтов в будущем, чтобы дать возможность работникам планировать свой отдых, целесообразно ознакомить их с графиком отпусков после утверждения.Как уничтожается график отпусков Порядок уничтожения ГО имеет свои особенности. Так, простая утилизация документа (измельчение вручную или на шредере, сжигание и т. д.) не будет правомерной. Для уничтожения архивных документов необходимо участие специальной комиссии, которая занимается выборкой бумаг с истекшими сроками хранения.Порядок деятельности комиссии регулируется соответствующим приказом главы организации. Данная комиссия устанавливает перечень бумаг, подлежащих уничтожению, и составляет отдельный акт, на основании которого просроченные бумаги, в том числе ГО, утилизируются. Акт об уничтожении документов должен быть подписан главой организации (пп.2.2.5, 2.3.2, 2.4.5 Основных правил работы архивов организаций, принятых решением коллегии Росархива от 06.02.2002). По истечении срока действия график отпусков за прошедший период юридической силы более не имеет. Однако в ряде случаев информация, отраженная в данном документе, может стать отличным подспорьем при возникновении нештатных ситуаций: споров между сотрудником и работодателей, ошибок при составлении приказов о предоставлении отпусков, просчетов при начислении выплат, связанных с санаторно-курортным лечением и пр.Кроме этого, при значительной численности персонала при составлении графика отпусков на следующий календарный год у работников могут возникать разногласия по очередности их предоставления. В этой связи устаревший график поможет получить объективную картину по времени отдыхаза прошлый период, а также проанализировать разницу между спланированными и фактически использованными отпусками.Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.К тому же наличие прошлогоднего графика предоставляет возможность ответственным лицам осуществлять будущее прогнозирование пожеланий сотрудников и планирование трудовой деятельности компании. Документы с истекшим сроком хранения подлежат обязательному уничтожению. В противном случае персональные данные сотрудников предприятия могут стать доступны посторонним лицам, а обеспечение надлежащих условий хранения может потребовать излишних расходов, связанных с увеличением мест размещения.Устаревшая документация утилизируется несколькими способами:

    • уничтожение на шредере;
    • разрезание (измельчение) вручную;
    • сжигание.
    • В конце текущего года начальник кадровой службы или другой ответственный сотрудник составляет опись документов, подлежащих уничтожению.
    • В начале календарного года и по мере необходимости руководитель издает приказ о создании (в случае отсутствия таковой) или назначении состава комиссии по уничтожению документации на предприятии.
    • Эта комиссия в рамках своей деятельности вне зависимости от выбранного способа уничтожения составляет акт об уничтожении, который подписывается всеми ее членами и утверждается руководителем организации.
    • В таком акте указывается как минимум следующая информация:
    • наименование документа, подлежащего уничтожению;
    • срок его хранения;
    • способ уничтожения.

    Соблюдение установленных правил и сроков хранения графика отпусков позволяет работодателю избежать вероятных споров с сотрудниками относительно правомерности очередности ежегодного отдыха, а также оптимизировать процедуру планирования отпусков на следующий год.

    Документация, связанная с организацией работы трудового коллектива предприятия, является обязательной для хранения.

    Срок хранения графика отпусков закреплен в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержденном приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень).

    Согласно п. 693 Перечня график отпусков хранится в организации на протяжении 1 года после окончания своего действия. Исходя из положений абз. 3 п. 1.4 Перечня, за дату начала исчисления сроков хранения документов на бумажных и электронных носителях принято принимать 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

    Источник: https://tforeanda.ru/grafik-otpuskov-srok-hraneniya/

    Каков срок хранения графика отпусков в организации?

    Трудовым Кодексом предусмотрено наличие у каждого человека права на отдых, которое относится как к обязательному наличию выходных дней во время работы, а также свободного нерабочего времени в установленных законодательством размерах, так и к предоставлению длительного ежегодного оплачиваемого отпуска. Размер такового отпуска регулируется законодательно, равно как и порядок его предоставления.

    1. Кем составляется график отпусков 2. Порядок составления графика отпусков 3. Отпуск в праздничные и выходные дни 4. Нюансы составления графика отпусков 5. Порядок оплаты и учета перенесенных отпусков в графике

    Рекомендуем прочитать: Могут ли отозвать из отпуска: как проходит процедура, права работника

    Право и обязанность формирования графиков отпусков всех работников возлагаются на работодателя соответственно положениям ст.

    123 ТК РФ. Это значит, что именно работодатель определяет, какие сотрудники будут отдыхать в конкретное время.

    Однако положениями этой статьи также регламентируется уведомление профсоюзного органа в ультимативном порядке о составлении отпускного графика.

    Важный факт: согласно ст. 123 ТК РФ работодателю необходимо учитывать пожелания сотрудников относительно сроков и времени предоставления оплачиваемых отпусков. При наличии жалобы в профсоюзную организацию со стороны работников, от него может быть потребован пересмотр установленного графика.

    1. Также существуют отдельные категории работников, обладающие правом получения оплачиваемого отпуска вне установленного графика по собственному заявлению.
    2. К таким категориям лиц относятся, например, беременные женщины, которые имеют право потребовать от работодателя предоставления оплачиваемого отпуска перед началом отпуска по беременности и родам.

    Кроме этого, требовать от работодателя предоставления отпуска имеют право и супруги беременных женщин на любую дату, приходящуюся на их отпуск. В таком случае, работодатель может потребовать от сотрудника документальных подтверждений наличия у его супруги такового отпуска.

    Законодательством предусмотрен порядок, по которому составляются графики отпусков. В целом, отпуска должны составляться следующим образом:

    • Работодатель формирует график отпусков на следующий календарный год не позднее, чем 17-го декабря. Соответствующий документ принимается в свободной форме, однако должен иметь дату составления и реквизиты работодателя.
    • Не ранее, чем за 14 дней до момента начала оплачиваемого отпуска сотрудник должен быть оповещен о таковом, вне зависимости от того, выдается отпуск в соответствии с заявлением работника или же без составления такового.
    • Не позднее, чем за три дня до начала отпуска, в соответствии с положениями ст. 136 ТК РФ, работнику выплачиваются отпускные.

    В случае нарушения любого пункта из вышеописанного порядка составления графика отпуска, работник имеет право требовать от работодателя переноса такового отпуска на другой срок.

    Важный факт: в случае, когда сотрудник требует перенести ему отпуск на законных основаниях, право выбора сроков и времени отпуска всё равно сохраняется за работодателем.

    Отпуск в праздничные и выходные дни

    Так как законодательно установленные федеральные праздничные дни являются общим временем для отдыха сотрудников большинства учреждений, они не включаются в длительность отпуска. Если отпуск приходится на праздничные дни, он соответствующим образом увеличивается на аналогичное количество дней, однако оплате дни отпуска, приходящиеся на праздничные, не подлежат.

    В то же самое время, выходные дни, входящие в отпуск, подлежат оплате отпускными на общих основаниях, исходя из расчетов среднего заработка работника. При этом согласно трудовому законодательству непосредственно положенные выходные дни для сотрудника не считаются оплачиваемыми.

    Важный факт: работодатель имеет право разделения отпуска так, чтобы его часть приходилась целиком только на выходные дни. В таком случае, работник фактически не получит дополнительного времени отдыха, однако может получить отпускные, что увеличит его доход за календарный месяц.

    • Следует отметить, что законодательство предусматривает возможность перенесения времени отпуска на следующий год, если таковой не был использован работником.
    • Также, предусматривается и возможность переноса оплачиваемых отпусков на последующий календарный год и по инициативе работодателя в исключительных случаях, когда отсутствие сотрудника на рабочем месте будет недопустимым.
    • Также, сотрудник может просить перенесения отпуск у работодателя самостоятельно. При этом за работодателем сохраняется право отказать работнику в переносе оплачиваемого отдыха по собственному желанию, за исключением следующих ситуаций:
    • Сотрудник является несовершеннолетним;
    • Отпуск требуется беременной сотрудницей для прибавки к времени отпуска по беременности или родам;
    • Сотрудник временно утратил трудоспособность и находится на больничном на время отпуска согласно графику;
    • В других ситуациях, которые могут быть предусмотрены отдельными нормативными актами или законами.

    Важный факт: следует помнить и о том, что работодатель обязан предоставлять 14-дневную часть отпуска сотруднику в целом неразделенном виде ежегодно. В том числе и в ситуациях, если сотрудник не подавал заявления на непрерывный отпуск соответствующей длины или даже требует предоставления ему отпуска меньшими частями.

    Следует помнить, что отдельные категории работников обладают правом получения дополнительных оплачиваемых отпусков. В частности, таковым правом обладают сотрудники, трудовой договор с которыми включает в себя понятие ненормированного рабочего дня, а также работники, чьи служебные обязанности сопряжены с вредным или опасным производством.

    Порядок оплаты и учета перенесенных отпусков в графике

    1. Согласно российскому законодательству, неиспользованные дни отпуска добавляются к расчету количества доступных для отпуска дней в следующем календарном году.

    2. Вноситься в график таковые дополнительные дни могут в свободном порядке, однако если отпуск был перенесен по инициативе работодателя, он обязан предоставить работнику возможность оплачиваемого отдыха сроком не менее 14 дней в последующем году, на который был перенесен таковой отпуск.

    3. Отдельного регламента для учета и оформления перенесенных отпусков в графике нет, поэтому они могут быть учтены в свободной форме.

    4. Важный факт: работодатель должен в обязательном порядке оплатить сотруднику все неиспользованные дни отпуска, в том числе и за предыдущие годы при его увольнении.

    Допускается также выплата денежной компенсации сотрудникам за любые дополнительные дни отпусков свыше 28 календарных дней в году со стороны работодателя.

    (430 голос., 4,53

    Каков срок утверждения акта о лнс руководителем предприятия

    По истечении срока хранения график отпускных периодов утрачивает свою актуальность, а вместе с ней и юридическую силу. Но в ряде ситуаций данные, которые отражены в данной документации, могут оказать существенную помощь в ходе формирования внештатных ситуаций.

    Если численность персонала на предприятии велика, в момент составления графика на последующий календарный год у работников есть риск возникновения непониманий с начальством касательно очередности предоставления.

    • Посредством устаревшего ГО можно получить объективное представление о том, какая картина складывалась в прошлом периоде, а также произвести аналитические и оценочные мероприятия, сравнив спланированный отпуск и тот, что был использован по факту.
    • Наличие в стенах организации прошлогоднего образца дает возможность уполномоченным специалистам прогнозировать предстоящие периоды отдыха и строить планы относительно дальнейшей трудовой деятельности фирмы.
    • Исходя из вышесказанного, можно отметить несколько случаев, в которых может потребоваться ГО в организации:
    • необходимость наличия основы для формирования нового графика на предстоящий годовой период;
    • формирование конфликтной ситуации между работодателем и сотрудником в связи с порядком использования служащим дней отдыха;
    • обнаружение ошибочных данных в процессе утверждения приказов о предоставлении сотрудникам отпускных дней;
    • неверное и нерациональное проведение расчета отпускных дней бухгалтерским отделом;
    • планирование дней отдыха на предстоящий годовой период;
    • анализ статистических данных по отношению к спланированным дням отдыха;
    • осуществление проверки работы организации со стороны контролирующих государственных организаций.

    Стоит отметить, что ГО – локальный акт фирмы, включающий в себя даты, в которые работник сможет уйти на заслуженный отдых, и он будет оплачен работодателем. Утверждение ГО осуществляется силами главы предприятия на базе созданного приказа. Он формируется не позже чем за две календарных недели до начала нового года, что отображено в ст. 123 ТК РФ.

    Законодатель не установил особых правил, по которым следует хранить этот документ. Но поскольку необходимо обеспечение соблюдения норм закона «О персональных данных» №152 от 27.07.2006 г.

    , в ходе выбора места хранения документа требуется обеспечение абсолютной секретности файлов и целостности каждой бумаги.

    Поэтому оригинал ГО, созданный в бумажной форме, может подлежать хранению:

    • в помещении, принадлежащем отделу кадровой службы (обеспечить надежное место хранения можно в ящике из металла, сейфе, шкафу, который закрывается на ключ, и где производится хранение других кадровых бумаг особой важности);
    • на полочках шкафов в комнатах, кабинетах и аудиториях, к которым доступ третьих лиц ограничен и производится исключительно на основании пропусков.
    1. Целесообразнее всего для решения этой задачи использовать отдельную папку, в которой и будет размещаться основная документация (по файлам в соответствии с порядком хронологии).
    2. Допустимо размещение ГО за прошлый год в специальных папках, в которых находятся документы с аналогичным периодом хранения.
    3. Утилизация устаревших бумаг в рамках предприятия осуществляется несколькими путями:
    • уничтожение на специальном устройстве – шредере;
    • измельчение в ручном режиме посредством разрезания;
    • сжигание.
    • По окончании текущего года сотрудник, занимающий должность начальника службы кадров, занимается составлением описи бумаг, которые подлежат уничтожению.
    • В самом начале календарного года и по мере надобности руководящий специалист создает приказ о формировании комиссионного состава в связи с уничтожением документов.
    • Данная комиссия составляет акт, который обязуются подписать все члены группы, а затем документ сдается руководителю, чтобы тот поставил свой «автограф».
    • Бумага должна составляться в соответствии с общепринятыми правилами и нормами и содержать следующие сведения:
    • название бумаги, которая подлежит мероприятиям по уничтожению;
    • продолжительность хранения;
    • способ, посредством которого будет происходить уничтожение.

    За счет соблюдения необходимых норм и правил хранения работодатель может избежать всевозможных споров с работниками, связанных с правомерностью и соблюдением порядков очередности предоставления отдыха на последующий годовой период.

    Предусмотренные сроки

    Чтобы ответить на рассматриваемый вопрос и указать точные сроки хранения данного документа, следует обратиться к приказному документу Министерства культуры.

    В рамках 693-го пункта этого документа определен временной период хранения документации, равный 1-му году. В соответствии с 3-м абзацем пунктом 1.4 начало отсчета стартует 1 января года, который наступает с момента истечения срока функционирования документа. Это правило распространяется на документы бумажного и электронного формата.

    Получается, что ГО, принятие которого произошло на 2017 г., будет храниться в фирме в течение всего 2018 г.

    Утилизация допустима лишь с 1 января 2019 г. Временной период, на протяжении которого осуществляется хранение ГО, закрепляется в рамках Перечня типовых документов управленческого характера (архивных).

    Их образование происходит в процессе деятельности государственных структур, госорганов, занимающихся местным управлением, предприятий другого типа.

    Особых условий хранения ГО не предусматривает. Но следует принимать во внимание тот факт, что необходимо обеспечить документу должную защиту, чтобы персональные данные работников оставались в безопасности.

    Такое правило четко и детально прописано в гл. 14 Трудового кодекса РФ, а также в законе «О ПД» от 27 июля 2006 г. №152 ФЗ. В связи с представленным набором сведений стоит принимать во внимание факт закрытости доступа к документам особой важности и сохранности ГО в течение всего необходимо срока хранения.

    Если работодателем, а точнее ответственным уполномоченным специалистом, были нарушены временные рамки хранения документа, ст.

    Она является достаточно строгой, поэтому обеспечение качественной сохранности бумаг – не только обязанность, но и прямая заинтересованность руководителя организации.

    Действующие приказы

    В отношении отпускного законодательства правительством разработана внушительная база. она состоит из нескольких документов. Первый из них – Трудовой кодекс РФ.

    1. Ст. 123 регламентирует сроки составления приказа со стороны руководителя организации.
    2. Гл. 14 в целом регулирует порядки обеспечение конфиденциальности персональных данных сотрудников.
    3. ФЗ№152 «О персональных данных» содержит нормы относительно хранения личных данных работников и предусматривает за их несоблюдение определенные меры наказания.
    4. Приказ Минкультуры №558 содержит данные касательно сроков хранения ГО в стенах предприятий.

    В каких случаях требуются документы

    Исходя из сложившейся практики в отношении графиков отпусков, есть несколько реальных ситуаций, в которые могут потребоваться архивные документы.

    1. Создание нового графика. Взяв старый документ, работодатель сможет осуществить сверку и назначить даты ухода на отдых в новом годовом периоде.
    2. Разрешение конфликта. Если между сторонами трудового соглашения возникли недопонимания, решить их можно с помощью прежнего графика, чтобы справедливость восторжествовала.
    3. Исправление ошибок. Если ранее нанимателем были допущены определенные ошибки, а затем выявлены кем-либо из сотрудников, решение вопроса допустимо с помощью архива.
    4. Необходимость проведения перерасчета. Если бухгалтер допустил помарки и погрешности, он может обратиться к «старому» ГО, чтобы уточнить данные.
    5. Проверка деятельности предприятия. Если в компанию явились представители контролирующих служб, они, вероятно, попросят предъявить этот документ как доказательство факта соблюдения законодательства.
    1. Таким образом, график отпусков на предприятии хранится в течение 1-го календарного кода, а затем утилизируется.
    2. Подробнее о работе с графиками отпусков смотрите ниже на видео.
    3. Источник: ZnayBiz.ru

    Зачем составлять график отпусков?

    Штатные работники организации (или ИП) имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. В то же время персонал, работающий по гражданско-правовым договорам, не может рассчитывать не оплачиваемый отпуск ни при каких обстоятельствах.

    Все отпуска, полагающиеся работниками, должны быть внесены в график отпусков. Это касается не только основных, но и дополнительных отпусков. В том числе, и тех, которые впоследствии будут заменены денежной компенсацией. Подробности — в этой статье.

    На практике может возникнуть ситуация, когда запланированный отпуск сотрудника нужно перенести. Причем инициатором такого переноса может быть как работник, так и администрация.

    Причины могут быть различными. Например, получен большой заказ от клиентов, и уход работника в отпуск создаст для компании серьезные проблемы. Или же на предприятии началась выездная налоговая проверка, и требуется обязательное присутствие работников бухгалтерии.

    В таких обстоятельствах очередной отпуск сотрудника может быть отложен, например, в связи с производственной необходимостью. Подробнее об этом см. «Уведомляем сотрудника о переносе отпуска по инициативе работодателя (образец)». Соответствующее изменение должно найти отражение и в графике отпусков.

    Какой срок хранения у графика отпусков?

    Срок хранения графика отпусков — 1 год после окончания года, на который составлен график. Объясняется это следующим.

    Источник: https://uridicheskoelico.guru/rabota-s-kadrami/srok-hraneniya-grafika-otpuskov.html

    Срок хранения графика отпусков в организации

    Периоды отдыха сотрудников в течение календарного года утверждаются работодателем не позднее, чем за две недели до начала этого года (до 15 декабря), и после утверждения отмена графика отпусков невозможна, но возможно их дополнить или изменить, в зависимости от способа утверждения документа (визой руководителя или приказом организации).

    В рамках 693-го пункта этого документа определен временной период хранения документации, равный 1-му году. В соответствии с 3-м абзацем пунктом 1.

    4 начало отсчета стартует 1 января года, который наступает с момента истечения срока функционирования документа. Это правило распространяется на документы бумажного и электронного формата.

    Чтобы выяснить, сколько лет хранятся приказы по личному составу, рекомендуем обратить внимание на таблицу, приведенную ниже.

    График – не формальность

    Штатные работники организации (индивидуального предпринимателя) имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Причем право на отпуск имеют только сотрудники, с которыми заключен трудовой договор. В то время как персонал, работающий по гражданско-правовым договорам, не может рассчитывать не оплачиваемый отпуск ни при каких обстоятельствах.

    Все отпуска, полагающиеся работниками, должны быть внесены в график отпусков. Причем это касается не только основных, но и дополнительных отпусков. В том числе, и тех, которые в последствие будут заменены денежной компенсацией.

    Подробнее об этом см. «График отпусков отражаем дополнительный отпуск (образец 2018)».

    Рассказав общую информацию о графике, переходим к вопросу, какой срок хранения имеет график отпусков.

    Как делается дополнение к графику

    Изменить заранее утвержденную таблицу формы Т-7 возможно как в случае приема на работу новых сотрудников, так и в случае мотивированного желания со стороны уже давно работающих. Для этого сотрудник пишет заявление, на основании которого кадровик вносит изменения и дает пояснения в графе «Примечание».

    График отпусков можно дополнять сведениями о новых сотрудниках, которым в соответствии с законодательством положены оплачиваемые дни отдыха.

    Сведения можно добавить либо приказом (если график был утвержден приказом), написав фразу «включить в график отпусков на 2017 год ФИО, подразделение, должность, планируемые даты», либо утверждением отдельной формы Т-7, в которой будут указаны сведения о новом сотруднике, и которая будет иметь в своем наименовании фразу, что данный документ является дополнением к уже утвержденному.

    Зачем необходимо хранить график отпусков за прошлый год?

    Сразу скажем, что хранение графиков отпусков регламентировано законодательством. Срок хранения составляет один год после окончания года, на который составлен график.

    Срок хранения графика отпусков в организации: законодательство, правила и особенности

    Сроки хранения графика отпусков в организации представляют собой промежуток времени, в течение которого график отпусков может находиться в делопроизводстве работодателя и не может быть уничтожен. Для того чтобы не нарушать законные нормы, работодатель должен знать требуемые сроки хранения графика отпусков.

    Срок хранения

    График отпусков – это обязательный кадровый документ, который должны составлять все работодатели. В нем содержится график, согласно которому сотрудники предприятия будут уходить отдыхать на следующий календарный год.

    График отпусков должен быть утвержден работодателем при учете мнения профсоюза как минимум за две недели до начала года, на который он составляется (согласно ст. 123 Трудового кодекса).

    Так, график отпусков на 2020 год нужно составить до 17 декабря 2019 года.

    Документация, которая связана с работой трудового коллектива, подлежит обязательному хранению в течение определенного срока. Данный вопрос урегулирован на законодательном уровне. Для определения сроков хранения графика отпусков работодателю следует руководствоваться «Перечнем типовых управленческих архивных документов…», утвержденным Минкультуры в 2010 году под №558.

    Согласно п. 693 данного документа, график отпусков должен храниться в организации в течение года после окончания его действия.

    Дата, с которой начинает отсчитываться срок хранения, установлена как 1 января следующего календарного года (с указанного дня старый график отпусков перестает действовать).

    Это значит, что график отпусков на 2018 год можно будет уничтожить не ранее 1 января 2020 года.

    Вместе с тем работодатель вправе хранить график отпусков и дольше, и это не будет являться нарушением.

    Согласно п. 19 Перечня №558, сроки хранения графика отпусков, если они являются приложением к приказу, несколько отличаются. Такие документы должны храниться в течение 75 лет. Документация о дисциплинарных наказаниях, ежегодных днях отдыха, учебных отпусках подлежит хранению в течение 5 лет.

    Для чего следует хранить график отпусков

    График отпусков утрачивает свою актуальность после завершения календарного года, на который он был утвержден. Но хранить данный документ необходимо по следующим причинам:

    1. Для того чтобы составить на его основании новый график отпусков на следующий год.
    2. На случай обнаружения ошибок при утверждении приказов о предоставлении сотрудникам отпуска.
    3. При возникновении конфликта между работником и работодателем по вопросу предоставления отдыха, в том числе при уходе сотрудника в самовольный отпуск вопреки графику.
    4. Для исправления ошибок бухгалтерии, которая неверно произвела расчет отпускных.
    5. На случай плановой и внеплановой проверки контролирующими инстанциями.
    6. Для анализа статистических данных о запланированных и фактически использованных отпусках.
    7. Для устранения разногласий относительно очередности предоставления отпусков при существенной численности персонала.

    Место хранения

    График отпусков не предусматривает каких-либо специальных условий хранения. Но работодатель не должен забывать о положениях ФЗ-152 «О персональных данных» от 2006 года. В связи с этим работодатель должен обеспечить надлежащую защиту персональных данных сотрудников, которые содержатся в графике отпусков и избежать их утечки.

    Работодателю важно акцентировать внимание на обеспечении сохранности графика отпусков на протяжении периода хранения. Ответственность за нарушение указанного правила наступает на основании ст. 90 Трудового кодекса.

    Для обеспечения сохранности графика отпусков работодатель может хранить их в металлических ящиках, шкафах и сейфах, а также в мебельном шкафу, который закрывается на ключ. Помимо графика отпусков, здесь можно хранить другие кадровые документы.

    Также график отпусков допускается хранить на полках шкафов с ограниченным доступом в указанное помещение третьих лиц.

    В целях хранения графиков отпусков желательно завести отдельную папку, в которой будет собрана вся отпускная документация в хронологическом порядке или же иные документы с аналогичным сроком хранения.

    Порядок уничтожения графика отпусков

    Документы, у которых истек срок хранения по закону, должны быть в обязательном порядке уничтожены. В противном случае сведения, которые в них содержатся, могут стать доступными посторонним, а обеспечение нужных условий хранения может потребовать дополнительных расходов для обеспечения растущих мест хранения документов.

    Устаревшая документация подлежит уничтожению на шредере, ручному разрезанию или сжиганию.

    В конце года начальник кадровой службы должен подготовить опись документов, которые подлежат уничтожению. При необходимости на крупных предприятиях создается комиссия по уничтожению документов на предприятии.

    Эта комиссия независимо от того, какой способ уничтожения она выбрала, составляет акт об уничтожении, который подписывается всем составом комиссии.

    В акте прописывается такая информация, как наименование уничтожаемого документа, сроки его хранения и способ уничтожения.

    Он составляется с учетом «Основных правил работы архивов организаций..», утвержденных Росархивом в 2002 году.

    За несоблюдение действующего порядка хранения документов должностное лицо может быть привлечено к административной ответственности по ст. 13.20 КоАП РФ.

    За уничтожение графика до положенного по закону срока на ответственное лицо может быть наложен штраф в размере 300-500 р.

    Таким образом, работодателю следует соблюдать установленные правила хранения графика отпусков.

    Это позволяет ему избежать привлечения к административной ответственности, спорных ситуаций с сотрудниками и оптимизировать процедуру планирования отдыха персонала на следующий год. Порядок и сроки хранения действующего графика отпусков установлены в п. 692 Перечня типовых управленческих документов на 2018-2019 годы.

    Срок хранения графика составляет один год, после чего его нельзя просто выбросить: документ должен быть уничтожен в установленном порядке вручную или на шредере.

    Загрузка…

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *