Время чтения: 5 минут(ы)
- Работа секретаря отличается многозадачностью и необходимостью успеть все и сразу, ведь в противном случае вся работа фирмы может пойти наперекосяк.
- В этой статье мы расскажем, как правильно составить должностную инструкцию секретаря, а также представим несколько готовых вариантов данного документа.
Как составить: общие положения
В «Общих положениях» должностной инструкции прописывается:
- к какой категории сотрудник принадлежит;
- кому он подчиняется;
- кем назначается и освобождается от должности;
- кому переходят функциональные обязанности сотрудника в момент его отсутствия на рабочем месте.
Секретарь относится к категории технических исполнителей, подчиняется непосредственно руководителю подразделения/компании, а назначается и снимается с должности только приказом генерального директора.
Как правило, на данную должность назначаются лица с образованием не ниже специального и опытом работы на аналогичной должности от одного года, однако порой в небольшие фирмы принимают людей без какого-либо опыта вовсе. В то же время в крупных организациях условия трудоустройства могут быть более жесткими.
Для успешного выполнения порученных задач секретарю необходимо знание:
- организационной структуры;
- норм делового общения;
- организации делопроизводства;
- основ гражданского и трудового законодательства;
- правил эксплуатации вычислительной и организационной техники;
- прикладных программ;
- машинописи;
- правил охраны труды, противопожарной защиты и техники безопасности.
Руководствоваться в своей деятельности секретарь должен:
- действующим законодательством;
- уставом предприятия;
- руководящей документацией предприятия;
- приказами и распоряжениями руководства;
- собственной должностной инструкцией.
Должностные обязанности: на что имеет право секретарь и его ответственность
Отдельным параграфом прописываются должностные обязанности секретаря, в том числе:
- прием посетителей;
- прием и передача на подпись руководителя документов и личных заявлений;
- получение корреспонденции, поступающей в адрес руководителя на рассмотрение, и ее перенаправление в соответствующие структурные подразделения или конкретным лицам;
- проведение коммуникаций с помощью средств связи, регистрация и передача служебной информации руководителю;
- осуществление деятельности по техническому и организационному обеспечению работы руководителя;
- составление запросов, писем и других документов по поручению руководителя;
- подготовка заседаний и совещаний, устраиваемых руководителем, а также ведение и оформление протоколов;
- организация командировок руководителя: приобретение билетов, аренда транспорта и помещения;
- контроль выполнения сотрудниками предприятия распоряжений и приказов руководства;
- формирование дел, обеспечение сохранности документов и передача их в архив в определенные сроки;
- выполнение отдельных служебных поручений руководителя.
Помимо обязанностей секретарь имеет и права, в том числе на:
- принятие самостоятельных решений в рамках собственной компетенции;
- отказ от выполнения полномочий в случае возникновения опасности для здоровья или жизни;
- предъявление руководству требований о создании нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности документов и материальных ценностей;
- получение служебной информации в полном объеме для исполнения собственных полномочий;
- направление в адрес руководства рационализаторских предложений по улучшению деятельности предприятия и собственной работы;
- информирование руководителя о выявленных в деятельности организации недостатках и выдвижение предложений по их устранению;
- получение от работников структурных подразделений необходимых материалов и пояснений причин нарушения качества и сроков выполнения заданий, поручений руководителя.
В следующей главе следует прописать зону ответственности сотрудника. Секретарь, как правило, отвечает за:
- несанкционированное представление интересов организации;
- результаты самостоятельно принятых решений и совершенных действий;
- ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
- нарушение требований руководящей документации предприятия;
- неправомерное обращение с личными сведениями и передачу конфиденциальных данных;
- причинение вреда организации, ее персоналу, контрагентам и государству;
- нарушение правил трудового распорядка, требований трудовой дисциплины, противопожарной защиты и норм техники безопасности;
- нарушение норм делового общения.
При составлении должностной инструкции крайне важно понимать, что менять ее текст в соответствии со спецификой работы можно как угодно, главное при этом – чтобы документ не противоречил действующему законодательству и заключенному между сторонами трудовому договору, а сотрудник был ознакомлен со всеми внесенными в него корректировками.
Образцы должностной инструкции секретаря
В зависимости от места и особенностей работы трудовые функции секретаря могут иметь определенные нюансы, поэтому ниже мы разместили несколько готовых вариантов документов, предназначенных для использованиях в различных организациях.
Секретаря руководителя (по профстандарту)
Скачать образец типовой инструкции секретаря руководителя вы можете здесь: https://yadi.sk/i/1z0a3wxi3TowbW
Секретаря-делопроизводителя
По следующей ссылке мы разместили документ, подходящий для секретаря с функциями делопроизводителя: https://yadi.sk/i/CsoTnmdn3Towm8
Секретаря-референта
Функциональные обязанности секретаря-референта несколько отличаются от стандартных: https://yadi.sk/d/HkLeZDDk3Towqt
Офис-менеджера с функциями секретаря
Чтобы найти образец инструкции для данного сотрудника, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/f0eXKy2b3Towyi
Учебной части
В зависимости от учреждения должностная инструкция секретаря учебной части может быть следующей:
- школы (по новому закону об образовании): https://yadi.sk/i/D5wISs2Y3ToxA2
- колледжа: https://yadi.sk/i/wTooxnf53ToxdB
- техникума: https://yadi.sk/d/IkyRbl0Z3ToxVx
Секретаря-машинистки
Должностная инструкция данного работника размещена здесь: https://yadi.sk/i/DWMKYFdi3Toxk6
Судебного заседания
- С инструкцией секретаря районного суда вы можете ознакомиться по следующему адресу: https://yadi.sk/i/lyTkislj3ToyCa
- Здесь размещен документ, подходящий для секретаря мирового судьи: https://yadi.sk/i/jY00M73g3ToyMt
Пресс-секретаря
Скачать образец инструкции пресс-секретаря вы можете здесь: https://yadi.sk/i/J4nElPMU3ToyZ3
Ученого
По следующей ссылке мы разместили документ для ученого секретаря совета: https://yadi.sk/d/oDtIaJqf3Tp2jq
Ответственного секретаря газеты
Трудовые функции ответственного секретаря газеты выглядят так: https://yadi.sk/i/9fxgAyws3Tp2zZ
Приемной
Чтобы найти бланк документа для секретаря приемной, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/7RXepLQl3Tp3Me
Секретаря-администратора
По следующей ссылке находится инструкция секретаря с функциями администратора: https://yadi.sk/d/k93AVPJP3Tp3W7
Корпоративного секретаря акционерного общества
Должностная инструкция данного работника размещена здесь: https://yadi.sk/d/YNcunY4p3Tp3nN
Комиссии по делам несовершеннолетних
Секретарь комиссии по делам несовершеннолетних должен работать по инструкции такого плана: https://yadi.sk/i/w4PdYv7x3Tp3yV
ДОУ
В детских образовательных учреждениях используются инструкции следующего образца: https://yadi.sk/i/bSOYXr3G3Tp46s
Деканата
- Должностная инструкция секретаря деканата: https://yadi.sk/d/a0C0pjmr3Tp4uB
- Таким образом, подходить к составлению должностной инструкции необходимо со всей ответственностью, в противном случае результат работы секретаря может не оправдать ожиданий его руководителя.
Должностная инструкция и обязанности секретаря
Должность секретаря классифицируется в трудовом законодательстве как техническая категория сотрудников-исполнителей.
Его деятельность осуществляется в рамках типового нормативно-правового акта, регулирующего взаимоотношения двух сторон, участников процесса – работодателя и работника, и относится к разделу квалификационных должностных характеристик многоотраслевого плана, задействованных на производственных предприятиях, компаниях, государственных организациях, муниципальных и частных учреждениях.
В грамотно составленном документе в полной мере должны быть отражены следующие основные главы, прописанные в определенном порядке. Целесообразно рассмотреть их более детально.
Общие положения
В качестве секретаря принимается гражданин, закончивший высшее профессиональное учебное заведение без претензий к наличию какого-либо трудового стажа по данной специальности, или лицо, получившее среднее профильное образование. В последнем случае обязательным условием к приему на работу может стать наличие непрерывного стажа по данной профессии сроком не менее 2 лет.
Полномочия по приему и увольнению с занимаемой должности секретаря по закону возложены на руководителя организации.
Человек, выступающий в качестве соискателя, должен обладать следующим перечнем знаний и профессиональных навыков:
- быть в курсе правил оформления, порядка поступления и хранения нормативных бумаг и документов вышестоящих организаций, от которых зависит функционирование предприятия – приказов, постановлений, актов;
- иметь базовые знания по порядку ведения процесса делопроизводства, хорошо разбираться и понимать смысл в типовых инструкциях, положениях, с которыми сотруднику придется сталкиваться в процессе своей трудовой деятельности;
- знать структурную классификацию компании по подразделениям;
- владеть способами оформления документов и основными принципами работы с ними;
- иметь четкое представление о хранении бумаг и пользовании архивом;
- обладать высокой скоростью компьютерного набора или машинописи;
- проявлять коммуникабельные, переговорные и дипломатические качества;
- уметь пользоваться оргтехникой и переговорным оборудованием;
- знать основные стандарты оформления распорядительных бумаг;
- иметь четкое понятие об азах этического и эстетического поведения и грамотно ими пользоваться;
- владеть в необходимом для работы объеме административной и правовой базы государственных положений, регламентирующих трудовую деятельность.
- Прямое подчинение – руководителю организации или начальнику подразделения.
- В случае вынужденного отсутствия данного сотрудника его полномочия могут быть переданы другому исполнителю, временно назначенному на должность внутренним приказом по предприятию.
- Профессия секретаря – должность многофункциональная и довольно многоплановая, включающая в себя выполнение следующих действий по предназначению:
вести организационную деятельность по обеспечению непосредственного руководителя административной и распорядительной документацией в необходимом объеме;
- принимать входящую корреспонденцию и распределять ее между сотрудниками после рассмотрения для последующего исполнения штатными работниками;
- принимать личные бумаги и заявления, поступающие от коллектива на имя начальника;
- готовить информационные материалы, которые могут пригодиться начальнику в процессе работы;
- проводит качественное редактирование бумаг, поступающих на рассмотрение;
- обеспечивает проведение переговорных процессов руководителя, а в его отсутствие самостоятельно принимает всю устную, телефонную и факсовую информацию, приходящую на его имя;
- по распоряжению руководителя самостоятельно составляет запросы, письменные обращения, заявления и внутренние приказы, а также готовит исходящие бумаги на обращения сторонних лиц;
- проводит подготовительную работу по проведению совещаний, собраний и других внутренних мероприятий;
- ведет регистрационную деятельность;
- контролирует исполнение распоряжений начальника штатными сотрудниками;
- создает внутреннюю базу данных, где хранит текущую информацию, используемую в процессе ведения трудовой деятельности предприятия;
- формирует дела с учетом номенклатурных норм и правил;
- выполняет разовые поручения начальника, находящиеся в компетенции секретаря.
Основные права:
Читайте так же: Медицинский дезинфектор: квалификационные требования
- выносить самостоятельные решения по вопросам, входящим в его круг обязанностей и компетентность;
- не выполнять поручения и задания, граничащие с риском для здоровья и жизни;
- требовать от непосредственного начальника обеспечения нормального рабочего места и соблюдения правил охраны труда на производстве;
- иметь доступ ко всей информации, необходимой для выполнения своих должностных обязанностей;
- выступать с рационализаторскими предложениями в рамках регулирования своей деятельности и труда штатных сотрудников;
- ставить в известность руководящий состав о нарушениях и обнаруженных недостатках в процессе труда, а также самостоятельно принимать меры к их устранению;
- требовать от работников письменного отчета в случае невыполнения ими приказов и распоряжений начальника с указанием причин.
Ответственность
На секретаря в рамках его служебной деятельности возлагается следующая ответственность за:
- осуществление несогласованного с начальствующим составом представления интересов его лично или организации, в рамках которой выполняется руководство;
- собственные решения и поступки;
- несоответствующее выполнение своих прямых обязанностей;
- несоблюдение общих правил, прописанных руководящим пакетом бумаг компании;
- некорректное отношение к личной, конфиденциальной информации, а также разглашение сведений, представляющих коммерческую тайну;
- причинение материальных убытков организации;
- несоблюдение трудовой дисциплины, распорядка дня, нарушение техники безопасности на производстве;
- пренебрежение нормами этикета и коммуникабельным поведением в коллективе.
Условия работы
Рабочий день сотрудника составляется из общих правил распорядка конкретного коллектива, принятого уставом организации. При необходимости секретарь может направляться в служебную командировку местного и регионального значения.
Командировочные расходы и заработная плата на этот период начисляются согласно действующего законодательства.
В зависимости от специфики деятельности компании руководство правомочно включить дополнительные пункты, регламентирующие служебную деятельность секретаря.
В ряде случаев секретарь наделяется правом подписи, которое распространяется только на тот перечень бумаг и документов, что напрямую связаны с его официальной деятельностью. Юридически такое право подписи классифицируется как ограниченное.
Прочее
На усмотрение руководителя предприятия документ может содержать дополнительные пункты, не являющиеся обязательными. Например, возможность вносить в настоящую инструкцию изменения, дополнения, согласования.
Кроме того, раздел «прочее» содержит информацию, но основании чего принят документ и каким актами он регламентирован.
Образец типовой инструкции
Несмотря на тот факт, что каждая инструкция, содержащая функциональные обязанности секретаря, имеет стандартную форму оформления, составляется она все-таки с учетом специфики компании и рода ее деятельности.
Особенности
В зависимости от рода занятий, должностные обязанности секретаря различных организаций могут несколько отличаться по перечню функциональных обязанностей. В качестве примера приведены основные направления деятельности сотрудника с учетом специфики занимаемой должности.
Референт
Секретарь-референт более глубоко вникает в производственные процессы, поэтому должен обладать определенными базовыми знаниями и иметь высшее образование. Его основные задачи:
- подготавливать бумаги, обеспечивающие полноценное ведение трудовой деятельности организации;
- проверять правильность оформления документов, поступающих на рассмотрение к начальнику;
- принимать посетителей;
- вести кадровую работу – составлять внутренние приказы по сотрудникам, оформлять трудовые книжки, табелировать, оформлять командировочные, больничные листы, выдавать справки штатным работникам для предъявления по месту требования;
- оперативно выполнять текущие поручения руководящего состава.
Судебного заседания
Профессия относится к категории государственной исполнительной службы. Функционирует лишь в судебных инстанциях. Сотрудник помогает в судебной работе, участвует в заседаниях, обеспечивает ведение документооборота. На него возложены следующие функции:
- подборка и оформление материалов для изучения дела в судебном заседании;
- ведение письменного протокола;
- составление и отправка повесток, вызывающих прибыть в суд всех участников процесса;
- оформление дел, руководствуясь нормативно-правовыми и законодательными актами.
Делопроизводитель
Сотрудник, состоящий на данной должности, отвечает за весь оборот документов на предприятии. Его основные обязанности:
- ведение переговоров с клиентами – как в прямом, так и в телефонном общении;
- контроль выполнения обязанностей и решения задач, прописанных в приказах и распоряжениях руководства;
- обработка входящей и исходящей документации, ее регистрация в рамках действующей в компании номенклатуры дел;
- выполнение иностранных переводов;
- частичное совмещение функций архивариуса.
Офис-менеджер
Офис-менеджер — это секретарь более широкого профиля. Помимо стандартных обязанностей он должен:
- тщательно изучать всю корреспонденцию, внутренние приказы, на их основании участвовать в подготовке производственных проектов;
- распределять входящие бумаги и документы;
- отправлять исходящие распоряжения;
- вести протоколы собраний и заседаний;
- оформлять доверенности о материальной ответственности;
- принимать телефонные звонки и переадресовывать их по прямому назначению;
- координировать деятельность обслуживающего и нижестоящего персонала – технических работников, водителей, курьеров.
Руководителя
Основные особенности с учетом специфики занимаемой должности:
- проводит мероприятий по административной и организационной деятельности;
- принимает личную документацию, предназначенную непосредственному руководителю;
- предоставляет всю необходимую директору информацию по производственным, служебным, кадровым вопросам;
- по заданию начальника составляет письма, запросы, требования и претензии в сторонние организации и отвечает за их отправку;
- обеспечивает поддержание рабочего места руководителя на надлежащем уровне, создает комфортные условия для выполнения им прямых обязанностей;
- организует процесс приема посетителей;
- формирует внутренние дела компании;
- в совершенстве владеет персональной оргтехникой.
Рекомендуем другие статьи по теме
Должностные обязанности секретаря. Должностная инструкция секретаря :
Должностные обязанности секретаря представляют собой основную часть инструкции по выполнению рабочей деятельности для обозначенной трудовой позиции.
Помимо перечня определенных рекомендаций, обязательных к выполнению, подобный документ содержит сведения о требованиях, правах, зоне ответственности секретаря, а также общих трудовых положениях.
Не следует считать, что такая профессиональная позиция является простой и не требует учета определенных нюансов.
Общие обязанности
Для начала необходимо разобрать, в чем заключаются классические, унифицированные должностные обязанности секретаря. Вкратце их можно свести к следующим обязательным рекомендациям:
- Обеспечение административной деятельности руководящего звена.
- Прием и перераспределение корреспонденции, обработка, подготовка и отправка ответов на полученные письма по мере необходимости.
- Обеспечение делопроизводства, сбор и обработка необходимой информации для руководящего звена.
- Прием документов от сотрудников для передачи начальству на подпись и ознакомление.
- Подготовка совещаний и ведение их протокола.
- Закупка канцелярии и другой необходимой для обеспечения нормальной рабочей деятельности продукции.
- Организация приема сотрудников и других посетителей.
- Выполнение ряда поручений.
Требования к знаниям
Обязанности работника могут незначительно отличаться в зависимости от его основной специализации. Однако вне зависимости от нее знания в следующих областях для данной должности будут нелишними и весьма полезными:
- Основы трудового и административного законодательства.
- Общие нормы этики и делового этикета.
- Основы делопроизводства.
- Техника безопасности.
- Правила работы с вычислительной и приемно-переговорной, а также оргтехникой.
- Охрана труда.
- Требования к ведению деловой переписки.
Обязанности помощника руководителя
Должностные обязанности секретаря руководителя мало чем отличаются от общих требований, приведенных выше.
Он также принимает и передает корреспонденцию, занимается копированием и архивированием документов, контролирует доведение распоряжений руководителя до ответственных лиц, ведет необходимое делопроизводство, обеспечивает закупку первоочередных товаров. Помимо прочего, такой специалист должен уметь заниматься:
- обеспечением административной, а также распорядительной деятельности;
- сбором и обработкой, а затем и предоставлением информации по запросу вышестоящего звена;
- организацией телефонных и личных переговоров;
- составлением деловых писем;
- созданием условий для повышения эффективности работы руководителя и многим другим.
Как правило, такие должностные обязанности секретаря руководителя могут выполнять лица, имеющие высшее, а также среднее профессиональное образование. В последнем случае значительным преимуществом является наличие стажа работы по профессии от 2 лет.
Права секретаря
Требования к деятельности делопроизводителя
Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, как правило, незначительно отличаются от тех, что были описаны выше.
При этом помощник руководителя в первую очередь должен обеспечивать деятельность непосредственно начальства, в то время как делопроизводитель по большей части сосредоточен на бумажной работе.
В инструкцию его трудовой деятельности обязательно должны войти такие аспекты, как:
- Обработка поступившей корреспонденции, составление и отправка ответов.
- Контроль за выполнением приказов и распоряжений.
- Проверка корректности оформления внутренней документации.
- Регистрация, учет, хранение документов.
Требования к деятельности судебного секретаря
Куда более значительные изменения содержат должностные обязанности секретаря судебного заседания. Как правило, эти специалисты занимаются непосредственно ведением и фиксацией заседаний в суде.
Кроме того, они подготавливают письма, запросы и иные документы, могут осуществлять вызов лиц, участвующих в судебных прениях. Подобная активная работа может выполняться лицом как с высшим, так и с неполным высшим образованием, без соответствующего опыта работы.
Как правило, эту позицию выбирают молодые люди и девушки, желающие набраться опыта в судебной сфере и в дальнейшем продолжить свою карьеру в области юриспруденции.
Некоторым может показаться, что подобная вакансия не требует специальных знаний и умений, поэтому подойдет многим, однако это не совсем так. Чем же еще занимается секретарь суда? Должностные обязанности его подразумевают:
- Соблюдение Конституции, Федеральных законов и любых других нормативно-правовых актов и распоряжений.
- Исполнение поручений судьи или других уполномоченных лиц.
- Взаимодействие с другими сотрудниками судебной структуры для решения вопросов, находящихся в компетенции секретаря.
Общие сведения
Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, помощника руководителя и сотрудников суда регулируются особым документом, именуемым должностной инструкцией.
Наличие ее в любой компании является обязательным, ведь именно согласно указанному перечню правил сотрудник понимает, какие действия он должен выполнять, а какие нет.
Разрабатывается и составляется такой документ при участии руководящего состава и в обязательном порядке содержит такие подразделы, как общие положения, права и обязанности, зона ответственности, взаимоотношения сотрудников внутри фирмы, а также необходимые приложения.
Должностная инструкция секретаря образца 2020 года
Главная функция должностной инструкции – четко определить круг обязанностей работника, что соответствует интересам обеих сторон:
- Работник заранее может оценить свои силы, изучить свои полномочия, сферу ответственности, требования к знаниям и умениями, чтобы понять, подойдет ли он на эту позицию или нет.
- Работодатель получает юридическое право требовать полного исполнения инструкции, а при недостаточно хорошей работе либо при уклонении от обязанностей компания вправе привлекать такого сотрудника к мерам дисциплинарной ответственности.
- Скачать образец должностной инструкции секретаря (word)
- В большинстве случаев статус работника в должностной инструкции определяется как секретарь либо:
- делопроизводитель;
- помощник;
- ассистент;
- личный секретарь;
- личный помощник;
- начальник/руководитель отдела секретариата (в крупных компаниях).
С точки зрения названий должности между всеми этими позициями нет каких-либо принципиальных отличий. Однако как руководителю, так и самому секретарю важно понимать, какой именно круг обязанностей должен исполнять сотрудник:
- только профессиональные задачи;
- как профессиональные задачи, так и личные просьбы руководителя.
В первом случае сотрудника логично называть секретарем, а во втором – личным помощником руководителя. Чтобы на практике не возникло недопонимания, при составлении должностной инструкции лучше сразу прописать, что работник периодически должен исполнять и личные поручения. Это может быть доставка вещей в химчистку, приобретение сувениров, представительские расходы и многое другое.
Правила составления и образец должностной инструкции для секретаря
Поскольку должностная инструкция секретаря непосредственно описывает основные обязанности работника, а также дает право требовать их исполнения либо привлекать к ответственности за ненадлежащую работу, к составлению документа не стоит относиться формально.
Общие положения
В начале ставится виза руководителя об утверждении инструкции (об этом также можно издать отдельный приказ), приводится название компании и дата утверждения документа. Сама инструкция должностная инструкция секретаря начинается с общего описания:
- Назначение и краткое содержание документа.
- Официальное название должности – «секретарь», «помощник руководителя» и т.п.
- Требования к уровню знаний и практических навыков работника, в том числе уровню образования и конкретным умениям.
- Уровень владения ПК в целом и конкретными программами.
- Уровень знания иностранного языка при необходимости.
- Пожелания к психологическим качествам, чертам характера.
Права, обязанности и ответственность
Именно этот пункт является основным. Здесь конкретно формулируются функции (обязанности) секретаря, его права (полномочия), а также ответственность (случаи наступления и возможные меры).
обязанности |
|
права |
|
ответственность |
|
Условия работы и прочие положения
В отдельный пункт можно выделить условия работы, которые дублируются в трудовом договоре либо в принятых правилах трудового распорядка.
Это график, продолжительность рабочего дня, возможные переработки и их оплата, работа в выходные дни и т.п.
Также в этом пункте прописывают, что секретарь периодически будет совершать служебные поездки (командировки) в соответствии с распоряжением руководителя – как в пределах своего региона, так и в другие субъекты РФ и/или за рубеж.
В конце текста работник ставит подпись, расшифровку подписи и дату. Дополнительную отметку делает и начальник отдела кадров (при необходимости).
Порядок ознакомления с должностной инструкцией секретаря
Конкретного порядка ознакомления с должностной инструкцией для секретаря в законодательстве не предусмотрено. Однако в большинстве случаев работник ознакамливается с текстом и подписывает документ в первый же день своего трудоустройства наряду с другими бумагами:
После ознакомления в конце документа работник ставит подпись, расшифровку подписи (фамилию, инициалы) и дату. Подпись означает не только ознакомление с текстом, но и полное принятие всех условий, согласие с каждым пунктом.
Отметку о подписи также нужно сделать и в журнале регистрации внутренних документов. Один из экземпляров подписанной должностной инструкции секретаря хранится в отделе кадров, другой – непосредственно на рабочем месте сотрудника.
Поделиться ссылкой:
(1
Должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря
Чтобы регламентировать трудовые отношения и распределять обязанности, составляется должностная инструкция. Она предусмотрена и для секретаря.
В документе отражены требования к квалификации, необходимые для работы знания и навыки. Содержание включает в себя развернутый перечень обязанностей, определяет полномочия и ответственность сотрудника.
В конце статьи можно скачать образец должностной инструкции секретаря.
Первый раздел инструкции: старт работы
Должностная инструкция менеджера или другого работника не является строго обязательным для предприятия документом и не имеет утвержденной формы. Типовой образец включает в себя 4 раздела, среди которых вводные положения, обязанности, права, ответственность.
Первая часть «Общие положения» дает представление о требованиях к кандидату на должность, подчиненности работника и необходимых для него знаниях.
Должностная инструкция офис включает следующие положения.
- Должность относится к группе технических исполнителей.
- Присвоение должности и освобождение от обязанностей происходит посредством издания приказа генерального директора.
- Непосредственный начальник: генеральный директор либо руководитель подразделения.
- Требования к образованию: высшее, неполное высшее или среднее специальное. Опыт работы минимум 6 месяцев. Необходимо владеть навыками работы с офисной техникой и текстовыми редакторами.
- В период отсутствия секретаря приказом руководителя назначается заместитель (менеджер или другой работник).
В отдельный пункт выделяется, чем руководствуется секретарь при выполнении должностных обязанностей. Он ориентируется на действующее законодательство, Устав организации и прочие локальные документы, приказы директора и непосредственно данную инструкцию.
Что входит в должностные обязанности секретаря
На самом деле работа секретаря, как и менеджера, не ограничивается вежливым приемом посетителей и ответами на звонки руководству. У него немало обязательств, связанных с обработкой документов и организацией совещаний.
Второй раздел, описывающий должностные обязанности, включает в себя следующий перечень функций.
- Прием корреспонденции, поступающей на имя директора, и ее распределение по структурным подразделениям организации.
- Прием заявлений и бланков на подпись руководителя.
- Подготовка документов и прочих материалов, которые требуются для работы директора.
- Отслеживание своевременного рассмотрения и предоставления результатов по документам, направленным в различные структурные подразделения и отдельным лицам (например, менеджерам).
- Проверка правильности оформления и редакция документов, переданных директору на подпись.
- Организация телефонных переговоров руководства.
- В случае отсутствия руководителя фиксирование информации, а затем доведение до его сведения.
- Подготовка ответов на полученные письма, запросов в сторонние организации и прочих документов, порученных директором.
- Составление программы совещаний, сбор информации, приглашение участников и их последующая регистрация, оформление протоколов заседаний.
- Контроль соблюдения распоряжений руководства.
- Обеспечение директорского места необходимыми канцелярскими товарами и техникой, создание условий для наиболее эффективной работы.
- Прием посетителей.
- Перенос информации в базу данных либо печать рабочих материалов по распоряжению директора.
- Копирование документов на ксероксе.
- Формирование дел по установленной номенклатуре, их хранение и своевременная сдача в архив.
- Соблюдение внутреннего распорядка организации, техники безопасности, противопожарной защиты.
- Поддержание порядка на своем рабочем месте.
Важно! От секретаря, как и от менеджера и других работников, ожидается выполнение приказов руководства и следование Правилам внутреннего распорядка, которые приняты на предприятии.
Это ключевые рабочие функции, которые включает в себя должностная инструкция секретаря руководителя. Помимо приема посетителей, здесь уделяется внимание контролю за соблюдением приказов директора, организация собраний и ведение протоколов.
Продолжение инструкции: перечень прав секретаря
Далее должностная инструкция офис освещает права секретаря. Перечислим основные положения.
- Владение всей информацией (конфиденциальные сведения не исключение), которая требуется для выполнения должностных обязанностей.
- Внесение предложений по улучшению рабочего процесса касательно как самого сотрудника, так и предприятия в целом.
- Отправка запросов подразделениям организации и отдельным лицам с целью получения сведений и документов, требующихся для выполнения обязательств. Возможно как по своей инициативе, так и по поручению руководителя.
- Принятие решений в своей зоне ответственности.
Также должностная инструкция позволяет сотруднику требовать предоставления подходящих условий для трудовой деятельности. В случае возникновения опасности для жизни и здоровья работник вправе не приступать к выполнению обязательств.
Заключительный раздел ответственность
В последнем разделе инструкции перечислены ситуации, в которых на секретаря может быть возложена ответственность.
- Невыполнение, несвоевременное либо ненадлежащее выполнение своих обязательств.
- Нарушение должностной инструкции.
- Разглашение конфиденциальных сведений, несоблюдение коммерческой тайны.
- Нарушение внутреннего распорядка, правил противопожарной безопасности и охраны труда.
В должностной инструкции секретаря-референта также прописана ответственность за проведение заседаний без распоряжения руководства и ненадлежащее качество документов, представленных на подпись. Сотрудник отвечает за последствия принятых им решений и нарушение норм этикета.
Должностная инструкция содержит основной перечень рабочих функций секретаря, определяет его права и зону ответственности.
В его обязательства входит подготовка переговоров с руководством, систематизация документов и их своевременная передача в архив. От секретаря ожидается соблюдение норм делового общения и вежливое обслуживание посетителей.
Далее можно скачать по ссылке примерный образец должностной инструкции, содержащий все 4 раздела.
Должностная инструкция секретаря образец бланк
- Должностная инструкция — это документ, который должен быть предоставлен каждому вновь принятому на работку работнику или переведенному на новую должность.
- В нем должны отражаться главные функции и задачи сотрудника при его трудовой деятельности.
- Значение инструкции нельзя недооценивать, на нее можно и нужно ссылаться в защиту своих прав обоим сторонам трудовых правоотношений.
- Так, работник может с помощью нее доказать, что он выполняет лишь тот объем работы, который ему показан, дабы избежать лишних указаний работодателя.
- Тогда как сам руководитель, основываясь на перечне должностных обязанностей, может доказать, что работник халтурит на рабочем месте и не выполняет в полной мере свои обязательства.
- Должностные инструкции должны быть на каждую штатную единицу в любой компании, и выдаются они при приеме на работу нового сотрудника для его ознакомления с его должностными обязанностями на новом рабочем месте.
- Все инструкции для работников должны разрабатываться на основании одного нормативного источника в этой области — Справочника должностей.
- Но он не регулирует оплату работникам, данный вопрос зависит от руководителя и профессионализма его работника.
- Требования, выдвигаемые к работнику на должности секретаря
Среди всех должностей существуют такие, которые присутствуют практически в каждой организации. Секретарь — в числе именно таких должностей, так как мало какая компания может обойтись без услуг секретаря. В больших компаниях их может быть более одного, тогда секретари, как правило, прикрепляются к одному из руководителей.
Надо сказать, претенденты на данную должность должны иметь образование не ниже среднего, а главное умение должно заключаться в свободном владении компьютерной и другой оргтехникой.
Важна грамотность работника, которая подразумевает:
- составление и редактирование документации;
- ведение деловой переписки.
Кроме этого, секретарь должен выполнять следующие функции:
- организационная и административная деятельность;
- прием и отправка корреспонденции;
- делопроизводство;
- принимает документацию на подпись руководителю;
- организация конференций и переговоров, в том числе телефонных;
- занимается обеспечение организации и ее структурных подразделений канцелярией и прочим необходимым.
Должностная инструкция секретаря, как и любого другого сотрудника, имеет общую структуру.
Она включает в себя следующие разделы:
- общие положения;
- функциональные обязанности;
- должностные обязательности;
- права секретаря;
- ответственность;
- взаимоотношения секретаря с другими работниками.
Ниже расположен типовой бланк и образец должностной инструкции секретаря вариант которого можно скачать бесплатно.