График отпусков: как составить, образец заполнения формы т-7

Если перефразировать широко известное «Каждый человек имеет право на отдых», то по отношению к сотрудникам любого предприятия это будет звучать приблизительно так: «Каждый работник имеет право на отпуск» – ежегодный оплачиваемый.

И чем больше на предприятии трудится людей, тем сложнее оптимально распределить их отпуска в течение года.

А такая необходимость есть, она продиктована следующими задачами:

  • равномерного распределения трудовых ресурсов предприятия;
  • прогнозирования и накопления определенных сумм резервов под отпуска.

Решение этих задач берет на себя ежегодно составляемый график отпусков, который должен обязательно выполняться как работниками, так и нанимателем.

Существуют и отработаны определенные алгоритмы действий по его составлению, утверждению, изменениям и пр.

Как составить график отпусков

График отпусков: как составить, образец заполнения формы Т-7

На его основании будет соблюдаться очередность ухода в отпуск сотрудников предприятия.

График необходимо составить и утвердить не позже, чем за две недели до начала следующего года (например, до 17.12.2013 г. на 2014 год).

При составлении графика нужно ориентироваться не только на пожелания сотрудников, но и на производственную необходимость

В коллективном договоре должно быть закреплено условие, что в одном календарном месяце в отпуск может уйти ограниченное число сотрудников одного структурного подразделения.

Работа по составлению графика проводится:

  • либо работниками кадровых служб,
  • либо сотрудниками бухгалтерии,
  • либо самим работодателем в зависимости от реальных условий.

Составленный график отпусков, одобренный профсоюзным органом, утверждается приказом работодателя. Ознакомление с графиком отпусков должны пройти все сотрудники предприятия.

Составление графика основывается на опросе работников и согласовании сроков отпусков взаимозаменяемых и взаимозависимых по работе сотрудников.

Несмотря на то, что с января 2014 года унифицированные документы не являются обязательными, для графика отпусков по-прежнему может использоваться форма Т-7.

График отпусков: как составить, образец заполнения формы Т-7
Как рассчитать коэффициент обеспеченности собственными оборотными средствами?
Что представляет собой аккордная система оплаты труда?

Во время планирования отпусков следует заполнить первые шесть граф, которые содержат данные о:

  • структурном подразделении,
  • должности,
  • ФИО сотрудника,
  • его табельном номере,
  • продолжительности отпуска
  • запланированной дате его начала.

Если работник имеет право пойти в отпуск вне графика (например, лицо моложе 18 лет, женщина, собирающаяся в декрет, муж, чья жена находится в декрете и т.д.), то в гр. 6 необязательно указывать конкретную дату, можно указать только месяц планируемого отпуска.

В этом случае сотрудник обязан дополнительно написать заявление, в котором будет указана конкретная дата.

Дата отпуска совместителей должна совпадать с их отпуском на основном месте работы независимо от того, сколько времени было отработано в качестве совместителя.

7-10 графы при планировании не заполняются. Данные в них заносятся от руки, по мере ухода сотрудников в отпуск на протяжении всего года.

В графике должна быть отражена вся информация, касающаяся ежегодных оплачиваемых отпусков:

  1. основного,
  2. дополнительного
  3. оставшейся неиспользованной части.

Утверждение графика отпусков

График отпусков: как составить, образец заполнения формы Т-7

  • Прежде, чем буден издан приказ об утверждении графика, выборный профсоюзный орган проверяет его на соответствие трудовому законодательству.
  • В специальную графу документа заносятся номер протокола и дата проведения заседания органа профсоюза, на котором рассматривался вопрос о предоставлении отпусков, а также постановление, вынесенное на этом заседании.
  • Если на предприятии нет профсоюзной организации, то в шаблоне должна быть сделана соответствующая пояснительная запись.

Утвержденный график отпусков доводится до каждого сотрудника под роспись для ознакомления

Несмотря на то, что в унифицированной форме не предусмотрена такая графа, работодатель вправе ее добавить с формулировкой шапки «с графиком ознакомлен».

При этом у нанимателя сохраняется обязанность извещать сотрудника о приближающейся дате отпуска под расписку, не позднее двух недель до его начала.

Изменения и дополнения в графике отпусков

График отпусков: как составить, образец заполнения формы Т-7

  Услуги бухгалтера по сдаче отчетности

Любые отклонения сроков реальных отпусков от тех, что зафиксированы в утвержденном на предприятии графике, оформляются отдельными приказами о вносимых изменениях.

Если работник хочет изменить дату начала отпуска и/или его продолжительность после утверждения графика, то он должен подать заявление с просьбой изменить эти данные. На основании этого руководитель предприятия издает приказ о внесении дополнения и/или изменения в график отпусков.

Тот же порядок действий производится в случае, когда сотрудник отзывается из отпуска по инициативе работодателя, но при обязательном согласии сотрудника (наличие заявления).

Так как в унифицированной форме нет соответствующей графы, то

  • в графу 10 вносится примечание о том, что работник отозван из отпуска и с какой даты,
  • в графу 8 – реквизиты приказа (основания для переноса отпуска),
  • в графу 9 – предполагаемая дата оставшейся части отпуска.

При разделении отпуска на части в графике должна быть отражена соответствующая информация

А также необходимо наличие документа, подтверждающего согласие на это как работника, так и нанимателя. Например, заявление сотрудника о том, что он не против разделения отпуска с резолюцией руководителя предприятия.

  1. В случае предоставления отпуска сотрудникам, принятым в компанию после даты утверждения графика отпусков, возможны два варианта ведения документации:
    составление дополнительного графика, утвержденного как приложение к основному,
  2. не составляя дополнительных графиков, предоставлять новым сотрудникам отпуск на основании их заявления и приказа руководителя.

График отпусков: как составить, образец заполнения формы Т-7
КОСГУ – как расшифровывается и для чего используется?
О кодах профессий по ОКПДТР можете узнать подробно в статье.
Увольнение работника по всем правилам КЗоТ: https://buhguru.com/buhgalteria/kzot-uvolnenie-stati-i-osobennosti.html

Ответственность за нарушения

Отсутствие графика отпусков не только нарушает права работников, но может негативно сказаться на работодателе.

Несмотря на то, что в Трудовом Кодексе не содержатся специальные нормы, регулирующие этот вопрос, Кодекс об административных нарушениях (статья 5.27) предусматривает административную ответственность для работодателя, который не предоставил работнику отпуск в соответствии с графиком.

График отпусков находится на контроле трудовой инспекции при проведении как плановых, так и внеплановых проверок

.

Объектами проверки соблюдения требований ТК РФ является:

  1. правильность составления и ведения графика,
  2. наличие в нем подписей работников,
  3. наличие заявлений сотрудников, подтверждающих согласие на перенос даты отпуска, разделение отпуска на части, отзыв из отпуска и т.п.,
  4. соблюдение сроков составления, утверждения и хранения графика отпусков,
  5. своевременность выплат начисленных отпускных.

Имеющиеся нарушения могут стать основанием для применения санкций со стороны контролирующих органов в соответствии со статьей 5.27 Кодекса об административных нарушениях.

Скачать бланки документов для оформления отпуска можно в интернете. Есть они и в бухгалтерских программах. Мы предлагаем вам примеры приказа об утверждении отпуска и график отпусков по форме Т 7.

График отпусков форма Т-7: скачать бесплатно образец заполнения и узнать, как составить

Каждый человек ждет своего отпуска после долгого рабочего года. Как же правильно рассчитать количество дней и оформить отпускные без возникающих проблем? Кто должен заниматься разработкой документа о предоставлении отпуска? Об этом будет рассказано в данной статье.

Что такое график отпусков?

График отпусков представляет собой нормативный правовой акт, который существует в каждой организации и используется для упрощения процедуры очередности ухода в отпуск работников.

Он содержит в себе очередность предоставления отпуска, а также время и срок на отдых.

Именно в нем прописывается точное время ухода и прихода на работу сотрудников, которое нельзя самостоятельно изменять и нарушать.

Порядок составления графика отпусков закрепляется в коллективном договоре.

Он утверждается руководителем организации, после прохождения через профсоюзный комитет.

График отпусков: как составить, образец заполнения формы Т-7Какие бывают отпуска в течение года?

Компания начинает разрабатывать график при большой численности уже с конца осени предыдущего года. Готовый график должен быть предоставлен работникам для уточнения в начале января.

Готовый график предоставляется либо на всеобщее обозрение в общедоступном месте, либо каждый из работников знакомится с ним самостоятельно.

Второй вариант более эффективный, потому что тут идет ознакомление под роспись.

График отпусков: как составить, образец заполнения формы Т-7Приказ об ознакомлении работников с графиком отпусков.

Для чего нужен график отпусков в организации?

  • График отпусков в организации составляется для того, чтобы организовать в полной мере работу всех сотрудников.
  • Если такого графика в организации нет, то при любой проверке ее ждут штрафы за невыполнение обязательного требования.
  • График отпусков планируется для того, чтобы создать стабильность в организации и обеспечить равномерную работу без возникающих проблем.
  • Для правильного расчета оплаты отпуска, вам следует прочесть это.

Ответственность за составление графика отпусков по форме Т-7

В каждой организации ответственность несут разные люди, за которыми закреплены обязанности по составлению и оформлению графика. Все это зависит от размера организации и ее назначения.

Здесь нужно начать с того, что график отпусков формируется для каждого отдельного структурного подразделения. В таком случае составлением графиков занимается инспектор по кадрам, который предварительно должен собрать все данные у подразделений.

Работник должен заполнить заявление на отпуск, его можно найти здесь.

При формировании должны учитываться следующие факторы:

  • Желания работников. Именно этот этап является первоначальным и в последующем согласовывается с руководством. Каждый работник в организации высказывает свои пожелания, а только потом инспектор по кадрам проверяет возможность отправки в отпуск.
  • Законодательство. Оно может давать как дополнительное время отпуска, так и забирать дни, когда на это есть важные причины. Таковыми могут выступить прогулы и опоздания. В этом случае работодатель имеет право забрать дни у работника. Если имеется большой стаж или вредные условия, то график отпуска может корректироваться в сторону увеличения количества дней отдыха. Если 2 человека хотят уйти в отпуск одновременно, а такой возможности нет, то тогда выбирается тот работник, который более добросовестно выполнял все поручения. И решение принимает только руководитель структурного подразделения.

А если вам вдруг понадобился отпуск по уходу за ребенком, то вы можете прочесть об этом тут.

Первый трудовой отпуск: как избежать проблем?

Но есть некоторые категории людей, которым отпуск предоставляется хоть с первого дня работы. Таковыми являются:

  1. Лица моложе 18 лет;
  2. Работники, которые были переведены из другого структурного подразделения;
  3. Беременные женщины;
  4. Женщины, которые имеют двух и более несовершеннолетних детей;
  5. Участники боевых действий;
  6. Если требование предусмотрено в коллективном договоре;
  7. Лица, которые обучаются в учреждениях образования.

Если женщина замужем за военным, то тогда отпуск обязан быть предоставлен ей вместе с супругом.

Во всех вышеперечисленных случаях есть возможность уйти в полноценный отпуск до истечения 6 месяцев с начала рабочей деятельности.

Отпуск у совместителей

Трудовой отпуск при работе по совместительству предоставляется совместно с основным и прописывается в графе 10 формы Т-7. Если работник изъявил желание или проработал меньше 6 месяцев, то ему выплачивается компенсация за проработанное время. Она начисляется в последний рабочий день и входит в расчетный лист отдельным пунктом.

Если вы проработали не полный месяц, то зарплата вам будет рассчитываться по другой схеме, об этом можно узнать здесь.

Читайте также:  Перерасчет налога по новой кадастровой стоимости: позиция минфина

Если возникает такая проблема, то работник может обратиться в вышестоящий орган.

Инструкция по составлению графика отпусков и образец заполнения

Для оформления отпуска предусматривается специальная форма № Т-7, которая была утверждена в 2004 году. Она состоит из «шапки» и таблицы. На рисунке можно увидеть образец заполнения формы.

График отпусков: как составить, образец заполнения формы Т-7Образец заполнения по форме Т-7.

Сверху заполняется наименование организации.

Тут следует прописывать название без сокращений. Если у организации есть сокращенное наименование, то его следует прописывать в скобках после общего.

В верхнем правом углу содержится информация о коде организации.

  1. Он обычно состоит из восьми знаков в числовом формате и прописывается согласно Общероссийскому классификатору предприятий.
  2. Далее следует проставлять дату, которая записывается арабскими цифрами, а также календарный год на время действия отпусков.
  3. Если вам вдруг нужно изменить время отпуска, тогда статья Как правильно составить заявление о переносе отпуска по графику: 7 основных правил точно для вас.
  4. Таблица в форме Т-7 заполняется следующим образом:
  • Графа 1, 2, 3. Наименование структурного подразделения, должность и ФИО указываются без сокращений.
  • Графа 4. Табельный номер можно посмотреть на личной карточке каждого работника, которая заполняется при приеме на должность. Есть и такие организации, в которых не предусматриваются табели. В таком случае колонка в таблице остается незаполненной.
  • Графа 5. Заполняется то количество дней, которое предоставлено работнику за целый год. Дополнительный отпуск в таком случае суммируется с основным и вписывается в колонку.
  • Графа 6, 7. Дата отпуска проставляется в общепринятом формате. Если отпуск переносится по каким-либо причинам, то следует заполнять графу 7, а в следующем столбце указывать причину переноса.
  • Графа 10. В примечаниях следует проставить подпись работника.

Скачать бланк можно бесплатно по ссылке. Там же можно и рассмотреть вариант заполнения бланка.

Продолжительность отпуска: как правильно составить график?

Перед заполнением формы Т-7 следует убедиться в правильности исчисления дней отпуска. Тут стоит учитывать, что минимальная продолжительность составляет 28 дней, которые могут быть разделены на несколько частей по согласию работника и работодателя.

Но хотя бы одна часть отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней.

При заполнении также стоит учитывать и те дни, которые не были использованы в прошлых годах. Они будут вписываться в графу 10 с примечанием, за какой год возмещаются календарные дни. Также возможен вариант продления отпуска.

Он обычно предусматривается при тяжелых условиях работы, от которых возможно ухудшение здоровья работника. Такой расклад обычно описывается в договоре и оговаривается при устройстве на работу.

А вот если вам нужен декретный отпуск, то статья 9 основных реквизитов заявления на декретный отпуск поможет разобраться в этом вопросе.

Вывод

При планировании своего отпуска стоит точно позаботиться о следующих факторах:

  • Время отпуска должно быть заранее оговорено с работодателем, иначе отпуск будет составлен без вашего желания.
  • Дополнительные дни должны быть упомянуты вами. Если их не включат в график отпусков, то их следует дописывать самостоятельно в графу 10.
  • Если вы хотите дополнительно оформить неоплачиваемый отпуск, то об этом стоит позаботиться перед уходом.
  • Все эти факторы прямолинейно влияют на ваш отдых.
  • Как самостоятельно рассчитать компенсацию за задержку зарплаты: 5 основных этапов – эта статья вам может пригодиться.
  • Подробнее о графике отпусков вы узнаете в этом видео:

Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков

Унифицированная форма Т-7 — график отпусков отражает распределение ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год. В статье мы расскажем об особенностях составления этого документа и приведем образец графика отпусков.  

  • Унифицированная форма Т-7 графика отпусков (бланк)
  • Составление графика отпусков
  • Чье мнение учитывать при составлении графика
  • Что отражать в графике отпусков
  • График отпусков: правила оформления и внесение изменений
  • Как составить график отпусков
  • График отпусков: образец заполнения в Word и Excel
  • Знакомить ли с графиком персонал
  • Хранение графика отпусков
  • Итоги

Унифицированная форма Т-7 графика отпусков (бланк)

Если организация использует унифицированные первичные документы, график отпусков она оформляет по форме Т-7. График отпусков — бланк и указания по его заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Скачать бланк, на котором составляется график отпусков формы Т-7, можно на нашем сайте.

  1. График отпусков: как составить, образец заполнения формы Т-7
  2. Скачать график отпусков
  3. Напомним, что для большинства работодателей использование унифицированных форм по кадрам сейчас необязательно, поэтому вы вправе разработать и собственную форму графика отпусков.
  4. Подробнее об этом — «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

Составление графика отпусков

Составление графика отпусков предусмотрено ст. 123 ТК РФ. Данный документ определяет очередность предоставления работникам оплачиваемых отпусков, причем обязателен он как для работодателя, так и для работника. График отпусков обеспечивает право работников на ежегодный отдых. Составление графика отпусков позволяет работодателю:

  • заблаговременно оформить отпуск и выплатить отпускные;
  • найти замену уходящему в отпуск работнику;
  • контролировать своевременность предоставления работникам отпусков и не допускать накапливание неиспользованных дней отпуска.

При составлении графика отпусков следует учитывать, что некоторые работники имеют право использовать отпуск в удобное для них время.

Если у работника есть выбор, при составлении графика рекомендуется получить от него заявление о том, в какое время он хотел бы пойти в отпуск.

Если при составлении графика отпусков было учтено пожелание работника, указанное в его заявлении, то изменить впоследствии время отпуска можно только по взаимному согласию сторон.

О том, у кого есть право на выбор удобного времени для отпуска, читайте в статье «График отпусков — бланк и образец заполнения в 2020 году».

Если график отпусков утвержден, а работника не устраивает время отпуска, установленное там, он может попросить об изменении дат отпуска. Для этого работник должен написать заявление о предоставлении ему отпуска в даты, отличные от тех, которые внесены в график отпусков. Если работодатель не возражает против переноса отпуска, то в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

Как внести изменения в график отпусков, читайте здесь.

За отсутствие графика отпусков работодателя могут привлечь к административной ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, предусматривающей за впервые допущенное нарушение штраф:

  • для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для ИП — от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении штрафы существенно вырастают, составляя (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб. (также возможна их дисквалификация на срок 1–3 года);
  • для ИП — от 10 000 до 20 000 руб.;
  • для юридических лиц — от 50 000 до 70 000 руб.

Наличие графика отпусков и его соблюдение проверяет трудовая инспекция.

Чье мнение учитывать при составлении графика

Как правило, при составлении графика отпусков учитывают мнение каждого из работников. Причем информацию о том, кто и когда хотел бы пойти в отпуск, лучше собирать в письменном виде, чтобы исключить впоследствии возможные конфликтные ситуации.

В то же время работодатель безоговорочно учитывать все пожелания не обязан (за исключением отдельных категорий сотрудников). Здесь важно только совместить интересы персонала и бизнеса и выстроить такую очередность отпусков, которая не помешает деятельности организации.

Если в организации есть профсоюз, график отпусков согласовывается также с ним (п. 1 ст. 123 ТК РФ).

Что отражать в графике отпусков

В график отпусков включают:

  • ежегодные основные оплачиваемые отпуска;
  • дополнительные отпуска;
  • сведения о переносе отпусков.

Отпуска без сохранения заработной платы в графике отпусков не указываются.

О продолжительности ежегодного основного отпуска читайте в материале «Ежегодный оплачиваемый отпуск по Трудовому кодексу (нюансы)».

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

График отпусков — правила оформления и внесение изменений в него регулируются как ТК РФ, так и постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (в части заполнения графика по унифицированной форме).

Образец заполнения графика отпусков формы Т-7

Есть много кадровых документов, заполнение которых — чистая формальность («издал и забыл»). График отпусков — яркий пример их антипода. Работодателю противопоказано забывать не только о необходимости его составления, но и о регулярности его актуализации, к которой следует подходить очень внимательно.

Зачем нужен график отпусков?

Составление графика отпусков для работодателя прямо предписывается законом (ст. 123 ТК РФ). Если его не составить, то Трудинспекция, узнав об этом, применит к работодателю санкции по ст. 5.27 КоАП РФ.

Составлять график нужно ежегодно. Причем, к началу каждого года (если точнее — не позднее, чем за 2 недели до окончания текущего года) график должен быть утвержден.

На практике его ввод в действие, как правило, осуществляется в декабре. При необходимости в течение года, на который график утвержден, производится корректировка (дополнение) данного документа.

Далее мы рассмотрим распространенные ее сценарии.

Документ, не считая самого факта его обязательности, безусловно, полезен работодателю — поскольку позволяет сориентироваться в последовательности выхода людей на отдых (и возвращения), а также не просрочить выполнение прочих предусмотренных ТК РФ обязательств по документированию такого выхода.

В их числе:

  • информирование работника о предстоящем выходе в отпуск (не позднее, чем за 2 недели до его начала по графику);
  • издание приказа на отпуск;
  • выплата отпускных (не позднее, чем за 3 дня до начала отпуска).

Общераспространено составление графика отпусков по унифицированной форме № Т-7, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Ознакомимся со спецификой его применения и заполнения подробнее.

Применение графика отпусков формы Т-7: нюансы

Само по себе содержание граф, предусмотренных формой Т-7, довольно логично и особых проблем с определением типов сведений, которые подлежат отражению в документе, возникать не должно. Вместе с тем, при его заполнении полезно обратить внимание на следующие нюансы:

  • В первоначально утверждаемом графике (в котором, фактически, только запланирована последовательность выхода людей в отпуска) заполняются графы с 1-6 документа. Данные по графам 7, 8 и 9, таким образом, сразу не указываются — но вписываются в документ по мере ухода людей в отпуск и возвращении оттуда (а также в установленном порядке корректируются — об этом чуть позже). Конкретно графа 7 заполняется сразу после выхода человека на работу. Причем, фактического: не нужно спешить с ее заполнением, даже если сотрудник ушел в отпуск по графику.
Читайте также:  Продление срочного трудового договора

Важно в графе № 2 приводить наименования должностей точно так, как они звучат в штатном расписании (его составлять тоже обязательно, без него вообще нельзя нанимать людей на работу).

График отпусков: как составить, образец заполнения формы Т-7

  • Если отпуск, изначально запланированный на определенную дату, переносится, то графе 8 показываются и фактическая причина переноса, и документ, на основании которых переносится отпуск. Таким документом может быть заявление работника — если перенос инициирован им, либо приказ работодателя.
  • В форме Т-7 не предусмотрено граф для сбора подписей работников, удостоверяющих ознакомление с документом. Но эту графу работодатель может включить в состав бланка сам, удостоверив его корректировку отдельным приказом. Можно поступить иначе — сформировав отдельный лист ознакомления с графиком отпусков, с указанием всех его реквизитов, и собрав подписи работников на нем.
  • В графе 10 отражаются 4 основных события: непредоставление отпуска; отзыв из отпуска; перенос отпуска на следующий год; продление отпуска. В графе приводятся причина и документальные основания указанных событий. Если у кого-либо из работников отпуск сдвигается или отменяется, то по факту отражения в графике сведений об этом он может поставить свою подпись — удостоверяющую ознакомление с переносом отпуска, в графе «Примечания». В этом случае других работников — у которых график не изменился — можно не беспокоить по поводу согласования графика.
  • Если работники фирмы состоят в профсоюзе, график необходимо согласовать с ним и по факту согласования вписать реквизиты решения профсоюза в графу «Мнение выборного профсоюзного органа». А если нет, то имеет смысл, опять же, доработать форму, включив в нее — рядом с указанной профсоюзной графой — пустую строку, в которой указывать, что профсоюзная организация не создана.
  • Сотрудник, ознакомившийся с графиком, вправе выйти в отпуск без получения от работодателя каких-либо дополнительных уведомлений и разрешений. Но это не освобождает работодателя от обязанности уведомлять человека о выходе в отпуск не позднее, чем за 2 недели до его начала (в самом общем случае такое уведомление производится с помощью приказа по форме Т-6 или Т-6а).

  Нулевая 4-ФСС за 2019 год: образец

Рекомендуется каждый год, в конце декабря, сверять исполненный к тому моменту по большей части график отпусков с реальными фактами о выходе и возвращении работников из отпуска, поскольку бывают расхождения. По графику нужно отслеживать, выходили ли работники отдыхать тогда, когда им это полагается (отгуливали ли положенное). Поскольку, если выяснится, что не отгуливали, то Трудинспекция применит санкции.

Если работодатель — организация, и ведет бухучет, то график поможет (и должен обязательно использоваться в этих целях) корректно отражать данные по резерву отпусков. Как и, безусловно, составить график на следующий год — в который попадут не использованные дни отпусков в текущем году.

Скачать бланк графика отпусков формы Т-7, актуальный в 2019 году.

Что не попадает в график отпусков

В график не включаются отпуска:

  • Подлежащие компенсации в качестве не использованных. Например, если срок действия трудового договора короткий, и по нему в принципе не положено отпуска. Либо — если ближайший отпуск работника полагается (в то время как работодателем и работником не оговорено иного) в году, по которому еще не составлен график, а сам работник увольняется до начала этого года.
  • Учебные.

В графике подлежат отражению только основные и дополнительные отпуска, в том числе удлиненные, что установлены для различных категорий работников — например, учителей.

Составить график — полдела. Важно поддерживать его актуальное состояние, в том числе — производя своевременное исправление (и дополнение) сведений, что отражены в документе.

Как производится корректировка графика Т-7

Общее правило для процедуры корректировки сведений в графике (если требуется замена тех, что уже туда вписаны): старые зачеркиваются, рядом — пишутся новые. Также указывается дата корректировки, подпись и ФИО работника, который исправляет запись. Собственно, это общее правило для процедуры изменения любой первички, установленное ст. 9 Закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Если говорить о примерах типичных сценариев исправления (дополнения) графика отпусков, можно выделить следующие:

Основание Необходимые корректировки
Работник по своей инициативе, направив работодателю заявление, просит перенести отпуск В текущем графике отпусков указываются:

  • в графе 7 — дата начала перенесенного отпуска;
  • в графе 8 — реквизиты приказа на перенос отпуска;
  • в графе 9 — еще раз дата начала перенесенного отдыха.
Работодатель просит перенести отпуск
  • В графах 7 и 9 указывается дата начала перенесенного отпуска;
  • в графе 8 отражаются реквизиты приказа о предоставлении нового отпуска.

Не исключено, что отпуск будет перенесен на следующий год и потому будет фактически исключен из графика. Тогда формулировка об этом вписывается в графу 10 и одновременно приводятся реквизиты согласия работника на отказ от отпуска в текущем году (и перенос на следующий год).

Сотрудника отзывают из отпуска
  • В графе 10 отражается формулировка о том, что человек отзывается из отпуска, указывается дата его отзыва;
  • в графе 8 показываются реквизиты распорядительного документа на отзыв из отпуска;
  • в графе 9 — дата начала нового отпуска (оставшейся части прерванного)
Отпуск переносится или продлевается из-за болезни работника В случае переноса необходимо:

  • в графах 7 и 9 указать дату начала перенесенного отпуска;
  • в графе 8 показать реквизиты приказа на перенос отпуска.

В случае продления:

  • графа 7 остается неизменной;
  • графы 8 и 9 не заполняются вообще;
  • в графе 10 приводится фраза о том, что отпуск продлевается из-за болезни человека, а также отражаются реквизиты больничного листа
Сотрудник увольняется, при этом не отгуливает те дни отпуска, что показаны в графике В  графе 10 указывается, что сотрудник прекратил трудовые отношения с компанией, показывается дата увольнения. Графы 7, 8 и 9 не заполняются

Скачать образец заполнения графика отпусков по форме Т-7.

Практические рекомендации по составлению графика отпусков. Образец заполнения формы Т-7

Кроме работы каждый гражданин имеет право на отдых. Отпуск – это важная составляющая при сотрудничестве нанимателя и работодателя. При назначении конкретных периодов для отдыха сотрудники кадровой службы составляют специальные графики, в которые фиксируют данные работника, а также даты начала и окончания отпуска.

Как правильно заполняется график отпусков, нужно ли знакомить с ним сотрудников и оформлять приказ, сколько хранится документ — расскажем обо всём подробно в статье.

Чтобы решить свою проблему обращайтесь в онлайн чат к нашему юристу. #Будьтедома и здоровья вам!

Задать вопрос

Показать содержание

Для чего необходим этот документ?

График отпусков предназначен для установления очерёдности предоставления ежегодных отпусков работникам компании. При этом, согласно статье 123 ТК РФ части 2, график отпусков, утверждённый нанимателем, является обязательным к исполнению как для каждого сотрудника, так и для самого работодателя.

Важно: составление графиков обязательно для всех юридических лиц, вне зависимости от численности штата организации. Если такой документ отсутствует на предприятии, то это является административным нарушением с применением наказания.

Согласно статье 5.27 КоАП РФ применяются штрафные санкции:

  1. Юридические лица получают штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей. Деятельность организации может быть приостановлена на срок до 90 суток.
  2. Для должностных лиц предусмотрено наказание от 1000 до 5000 рублей.

Работодатели ИП вправе не вести графики, однако порядок предоставления отпускных дней должен оговариваться с сотрудниками.

Итак, главными целями составления графика отпусков являются:

  1. Установление максимальной очерёдности и точности ухода на отдых сотрудников для того, чтобы найти им замену в связи с особенностями производственного процесса.
  2. Чтобы сотрудники не забыли даты полагающегося отпуска, а работодатель своевременно «отпустил» трудящихся отдыхать.
  3. Чтобы информация о запланированных отпусках всегда находилась под «рукой» для формирования оплаты в бухгалтерском и налоговом учёте.
  4. Для иных целей на усмотрение нанимателя.

Кто в организации составляет и подписывает?

График составляют уполномоченные лица компании. Это могут быть специалисты кадрового администрирования или работники кадровой службы. В некоторых организациях это входит в обязанности секретаря или бухгалтера.

Однако форму бланка всегда утверждает только управляющий компании. Документ визируется руководителем кадровой службы и директором компании. В процессе формирования графиков отпусков могут принимать участие представители профсоюза.

Чтобы решить свою проблему обращайтесь в онлайн чат к нашему юристу. #Будьтедома и здоровья вам!

Задать вопрос

Сроки оформления на следующий год

Статья 123 ТК РФ чётко регламентирует, когда на любом предприятии составляется график на следующий год: не позднее, чем за 14 дней до начала следующего года (середина декабря ежегодно).

График отпусков в бумажном виде хранится в специальном сейфе отдела кадрового администрирования организации, при этом срок хранения документа составляет 1 год после окончания своего действия.

Электронная форма документа также находится это время на персональном компьютере ответственных лиц и не удаляется.

Особых условий для хранения таких документов не предусмотрено. Однако в связи с содержанием в документе персональных данных практически все организации используют специальные сейфы или полки в помещениях с закрытым доступом.

Пошаговая инструкция, как составить

Согласно статье 123 ТК РФ график отпусков должен утверждаться директором организации. При этом документ, утверждённый нанимателем, является обязательным к исполнению как для каждого сотрудника, так и для самого работодателя.

Однако закон не требует издавать отдельный приказ. Если всё-таки присутствует желание оформить такой документ, то сам распорядок придется сделать приложением к нему, а в форму Т-7 внести изменения, убрав поля с реквизитами для утверждения. Подпишет приложение уполномоченное лицо, которое фиксировало информацию, а утвердит директор предприятия локальным нормативным актом.

План, по которому работники будут отдыхать, а также приказ, который его утверждает, необходимо выпустить за две недели до наступления следующего календарного года.

Распоряжение фиксируют в произвольной форме и в нём отражают следующие данные:

  1. название предприятия;
  2. номер и наименование документа;
  3. содержание распоряжения;
  4. фамилия, имя, отчество руководителя организации, который его подписывает.

Главные правила и требования

На сегодня график отпусков оформляется при помощи формы Т-7, которая утверждена Постановлением Госкомстата в 2004 году. Многие специалисты кадровых служб считают, что можно оформить и утвердить время отдыха персонала в свободной форме. Однако лучше использовать именно унифицированную форму учёта.

Как правильно составить документ? В него необходимо занести следующие сведения:

  1. наименование компании и отдела, где работает трудящийся;
  2. его ФИО, должность и табельный номер (если таковой имеется);
  3. длительность отпуска в днях;
  4. запланированная дата ухода на отдых;
  5. дата ухода по факту;
  6. если отпускные дни были перенесены, то необходимо указать основания такого действия (с указанием подтверждающего документов);
  7. дата ухода в отпуск, если он был перенесён.

План очерёдности отпускных дней ведётся на предприятии сотрудниками кадрового отдела в печатном варианте. Составляется он один раз в год без возможности вносить в него изменения.

Допускается внесение изменений только при переносе отпуска с предварительно изданным приказом и подтверждающими документами. Только в этом случае могут быть внесены изменения в документ. График всегда согласовывается не только с администрацией компании, но и с работниками профсоюза.

  • При составлении очерёдности отпускных дней всегда учитывается мнение работников, а также особенности рабочего процесса конкретного предприятия.
  • Подробнее о правилах оформления и об основаниях, при которых можно внести изменения в график, читайте в этой статье.
  • Ниже можно бесплатно скачать шаблон графика отпусков в эксель и пример заполнения.

Можно ли делить отпускной период на части?

Каждый работник имеет право деления своего отпуска на две равных части, каждая из которых должна быть не менее 14 дней. В этой ситуации возникают некоторые сложности с заполнением формы Т-7, так как она не предполагает таких действий. Однако проблему, как заполнить график в случае, если ежегодный отдых разделен на части, всё-таки разрешают.

Некоторые специалисты кадрового отдела задействуют дополнительные строки или добавляют ещё одну графу для визы работника. Другие сотрудники используют дополнительный лист для ознакомления, который прилагается к графику.

Как правильно отразить прошлый год?

Если по производственной необходимости или другим причинам в текущем году не удалось взять все дни, которые положены сотруднику, то такой остаток называется неиспользованным отпуском. У подчинённых забывчивых руководителей или трудоголиков неиспользованные дни отпуска склонны копиться и увеличиваться.

График отпусков: как составить, образец заполнения формы Т-7

  • Форма Т-7 графика отпусков
  • Содержание графика отпусков
  • Образец графика отпусков на 2020 год (скачать бланк графика отпусков в Excel)
  • Указание продолжительности отпуска в графике: рекомендации
  • График отпусков по ТК РФ: как разделить отпуск на части или перенести на иной срок
  • Нужно ли согласовывать график отпусков с сотрудниками
  • График отпусков по форме Т-7: как оформить изменения
  • Трудовой кодекс: отпуск по графику
  • Ответственность работодателя

Форма Т-7 графика отпусков 

Важно! График отпусков обязателен для обеих сторон трудовых правоотношений (ст. 123 Трудового кодекса РФ). Данный документ подлежит утверждению на ежегодной основе в отношении каждого трудящегося в данный момент в организации и при том не позднее чем за 2 недели до начала очередного года.

Существует стандартизированная форма для его составления Т-7, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. К настоящему времени использование типовых форм первичной документации, утвержденных названным постановлением, необязательно (см. информацию Минфина России № ПЗ-10/2012).

Вывод! Таким образом, работодателю предоставлено право создать и утвердить форму этого графика самостоятельно.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Вместе с тем на практике чаще всего используется именно форма Т-7 графика отпусков в связи с ее удобством. Составленный на ее основе пример графика отпусков будет размещен ниже. 

Содержание графика отпусков 

Обратите внимание! Сведения, содержащиеся в графике отпусков, можно разделить на 2 группы:

  • сведения о работодателе и согласовании с профсоюзным органом (при наличии);
  • сведения о работнике и периоде отпуска. 

К 1-й группе относятся:

  • наименование работодателя;
  • мнение профсоюзного органа и дата его принятия;
  • регистрационные данные документа;
  • данные лица, утвердившего график, и дата утверждения. 

К 2-й группе относятся:

  • наименование структурного подразделения, где работает сотрудник;
  • Ф. И. О. работника;
  • должность работника;
  • табельный номер работника;
  • количество календарных дней отпуска с учетом права на его разделение, при условии что одна из частей продлится не менее 14 календарных дней;
  • запланированная и фактическая дата начала отпуска;
  • сведения о переносе отпуска;
  • примечания (в этой графе можно указать, например, основания для переноса отпуска). 

Обратите внимание! Документ может содержать отдельную графу для подписи каждого сотрудника об ознакомлении с ним. При отсутствии такой графы можно фиксировать факт ознакомления в специальном журнале.

График подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации. 

Образец графика отпусков на 2020 год (скачать бланк графика отпусков в Excel) 

  1. Бланк графика отпусков, повторимся, может быть создан как силами организации-работодателя, так и на основе стандартизированной формы Т-7.
  2. В формате Excel график отпусков скачать можно по приведенной ниже ссылке: График отпусков — образец.
  3. Обратите внимание! При внесении информации в образец графика отпусков необходимо учесть следующие моменты:
  • В нем должны быть указаны все сотрудники, которые к дате его утверждения трудятся в организации по трудовым договорам. Если в течение последующего года, на который собственно составляется график, будут приняты в рамках ТК РФ новые работники, вносить их в такой локальный документ нет необходимости — основанием для предоставления им ежегодного отпуска будут соответствующие заявления от них (ст. 122 ТК РФ). Если же внутренним актом организации предусмотрено правило о включении всех новых сотрудников в график на текущий год, это делается по правилам внесения изменений (об этом мы расскажем далее).
  • В соответствующей графе обозначается общее количество отпускных дней, которое положено тому или иному работнику в грядущем году (см. статью Как выполнить расчет продолжительности отпуска?). При этом учитываются дни как основного ежегодного, так и дополнительного отпуска. Что же касается неиспользованных дней за предшествующие годы, то они могут предоставляться либо в рамках такого графика, либо по договоренности между сторонами трудового договора, т. е. могут включаться, а могут и не включаться в график (см. письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0).

График отпусков форма Т-7

Руководству предприятия необходимо обеспечить бесперебойность его работы. С другой стороны, трудовые нормы обязывают работодателя предоставлять своим работникам ежегодные оплачиваемые отпуска.

Решить данную проблему помогает разработка графика отпусков организации, учитывающего мнения и пожелания всех заинтересованных сторон.

К тому же данный документ, как правило, может понадобиться при проведении проверок, а если он будет отсутствовать в документообороте организации – это может  вызвать лишние вопросы.

Порядок создания графика отпусков

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

График отпусков компании заполняется отделом кадров и утверждается руководителем один раз в году в декабре. Работники должны быть ознакомлены с ним не позднее чем 17 декабря уходящего года.

Его обязательно нужно учитывать как работодателю, так и сотрудникам фирмы. В списке должен присутствовать весь персонал фирмы, числящийся на момент составления, в том числе совместители.

Вносить в график изменения допускается только путем издания приказа о переносе отпуска.

Желательно начинать процесс планирования с письменного опроса работников, результаты которого впоследствии согласовываются с руководством организации. Составляя график, кадровик должен принимать во внимание мнения людей, имеющих льготы при выборе отпуска.

Необходимо учитывать все периоды, когда работнику положены отпуска (ежегодные и дополнительные), а также ранее неиспользованные. Инспектор по кадрам должен строго вести учет работников, у которых они есть. Если предприятие не предоставляет данное время отдыха сотруднику в течение 1,5 лет, то к нему применяются меры административного наказания, а у работника этот отпуск пропадает.

Организации могут использовать бланк графика отпусков произвольной формы, а также стандартную унифицированную форму Т-7, которая есть во многих специализированных программах.Перед утверждением график отпусков надо согласовать с профсоюзом (если есть). Потом документ подписывает руководить, а после ознакомления – все работники.

При наступлении оговоренного времени, сотрудник должен написать заявление за 2 недели до предполагаемых дат отдыха, а отдел кадров или бухгалтерия издает приказ о предоставлении отпуска, на основании которого оформляется записка-расчет по форме Т-60. На ее основании работник должен получить причитающиеся ему отпускные за 3 дня до своего отъезда.

В случае необходимости внести изменения в утвержденный график отпусков можно либо изданием нового приказа, либо внесением изменений в старый график на основании приказа руководителя, именно последний способ более приемлем, так как не будут возникать лишние вопросы при проверках.

Образец заполнения графика отпусков форма т-7

[ads-pc-3] [ads-mob-3] В соответствующие графы заносятся наименование фирмы (полное или сокращенное), код организации в статистике (ОКПО).

Документ получает номер, указывается дата создания, а также год, на который происходит планирование отпусков.

Если в организации существует выборный орган профсоюза, ставится дата согласования графика с ним, в случае отсутствия — прочерк.

Этот акт утверждается руководителем, поэтому в строках необходимо указать его должность, Ф.И.О., дату утверждения.

В графике отпусков работники группируются по структурным подразделениям, название которых указывается в первом столбце таблицы документов, Графа «1». При наличии нескольких подразделений, они указываются согласно их названиям или обозначениям.

В последующие графы вносятся должность (Графа «2»), личные данные – ФИО (в Графе «3»), табельные номера работников, в соответствии с личной карточкой – в Графе «4».

В столбце «5» записывается продолжительность отпуска, в Графе «6» предполагаемая дата его начала.

Графа «7» заполняется по мере ухода работник в отпуск, здесь проставляется фактическая дата. В следующих столбцах указываются основания переноса отпуска — реквизиты приказа, новая дата начала времени отдыха.

В графе «Примечания» отдел кадров может делать пометки о причине переноса, наличие неиспользованного отпуска, продлении, отзыве работника, частичной замены денежной компенсацией дополнительного отпуска и т. д.

Этот документ подписывает руководитель отдела кадров, здесь также указываются его должность и личные данные.

Особенности заполнения графика отпусков

С графиком отпусков организация должна ознакомить работников предприятия под роспись. Для этого используется бланк произвольной формы, содержащий список персонала. Предприятие может видоизменить форму Т-7, включив в нее дополнительный столбец «С графиком ознакомлен. Дата и подпись».

В соответствии с ТК сотрудники организации имеют право разбивать свой отпуск на несколько частей. При этом первая его часть должна составлять не менее 14 дней, а последующие – на усмотрение работника. В связи с этим в графике добавляются строки, и на каждую часть производится запись о продолжительности, а в Графу «6» заносятся даты ее начала и конца.

Если сотрудник в текущем году не воспользовался своим правом на отдых, в Графе «7» проставляется прочерк, а в «Примечании» делается запись «Отпуск не предоставлялся»

Как составить график отпусков?

Бланк графика отпусков скачать

  • Бланк графика отпусков в формате Word.
  • График отпусков бланк в формате Excel.
  • График отпусков образец заполнения, в формате Pdf.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *