С 2011 года Фонд социального страхования реализует пилотный проект «Прямые выплаты» — страховые выплаты по обязательному социальному страхованию непосредственно территориальными органами ФСС.
Рассматриваем процесс формирования и подачи электронных реестров листков нетрудоспособности для проекта «Прямые выплаты» в программе ViPNet ЭДО Отчет.
Теория
В рамках проекта прямых выплат территориальные органы ФСС рассчитывают и выплачивают застрахованным лицам пособия в чётко установленные сроки. С 1 июля 2018 года в проекте участвуют 39 регионов России. На сайте ФСС указан полный список регионов и подробности реализации проекта в стране.
В статье про электронные больничные мы коснулись темы прямых выплат и кратко рассказали о механизме проекта. Рассмотрим детально процесс оформления и оборота больничного при участии регионального отделения ФСС РФ и работодателя в проекте «Прямые выплаты».
На декабрь 2018 года процесс выглядит так:
- Врач формирует листок нетрудоспособности в бумажном виде и выдаёт его сотруднику. Если работодатель сотрудника участвует в информационном обмене по формированию электронных больничных, сотрудник предоставляет СНИЛС и согласие на создание электронного документа. Врач запрашивает его номер в ЕИИС «Соцстрах» и формирует электронный листок нетрудоспособности.
- Если оформлен ЭЛН, медицинская организация передаёт через ЕИИС «Соцстрах» данные о больничном в ФСС. Для закрытия больничного врач вносит в систему запись об исходе случая временной нетрудоспособности. Иными словами, врач закрывает ЭЛН также через системы ФСС, после чего заверяет его своей электронной подписью.
- Работник заполняет заявление о выплате пособия и передаёт работодателю экземпляр бумажного больничного или номер ЭЛН и его данные.В заявлении работник указывает реквизиты для получения пособия (свой банковский счёт или почтовый адрес).
- Работодатель в течение пяти дней предоставляет в ФСС сведения о получателях пособий в электронном виде. Для этого бухгалтерия или отдел кадров составляет электронный реестр сведений (или реестр заявлений), в который вносятся:
- реквизиты бумажного больничного;
- сведения электронного больничного, которые можно запросить в системе ФСС в онлайн-режиме или заполнить вручную.
Заполненный реестр сведений подписывается электронной подписью работодателя и передаётся в ФСС, после чего работодатель ожидает положительный ответ по документообороту реестра.
Ответ от ФСС приходит в ту систему, из которой работодатель направил реестр сведений (личный кабинет страхователя на сайте ФСС, системы электронной отчётности и пр.).
В течение десяти дней с момента получения заявлений (реестра сведений от работодателя) ФСС производит выплаты банковским переводом или через Почту России напрямую на счёт или по реквизитам работника.
Практика
Составление реестра в ViPNet ЭДО Отчет
Чтобы подробно представить процесс, предположим, что сотрудники вашей компании вышли на работу после болезни, закрыли свои больничные листки и принесли их вам. Часть сотрудников сообщила об оформлении больничных в электронном виде. Составим реестр больничных и направим его в ФСС для проекта «Прямые выплаты».
Последовательность действий:
1. Войдите в программу, перейдите в раздел «ФСС» -> «Листки нетрудоспособности» и нажмите кнопку «Создать реестр для выплаты пособий».
Поскольку у программы два интерфейса, такого меню может не быть или оно может выглядеть иначе.
2. В окне «Создание реестра сведений для выплаты пособий» на вкладке «Реквизиты» заполните поля для идентификации страхователя и составителя реестра.
3. Перейдите на вкладку «Заявления» и нажмите кнопку «Добавить заявление».
4. В окне «Добавление заявления» заполните начальные реквизиты — вид пособия и данные получателя. По умолчанию программа предложит вариант «Нетрудоспособность» и загрузку данных ЭЛН из ФСС.
Также поддерживаются все прочие виды пособий, включая пособия по беременности и родам, уходу за ребёнком, и различные способы заполнения данных работника (например, для больничного можно заполнить вручную номер и СНИЛС или выбрать из уже имеющихся ЭЛН в программе).
Рассмотрим на примере пособия по нетрудоспособности.
При запросе данных из ФСС указывается номер ЭЛН и СНИЛС работника, программа может запросить пароль к контейнеру с ключами электронной подписи.
После выполнения запроса в окне появятся данные сотрудника.
При выборе из имеющихся ЭЛН есть возможность найти работника и его больничный по ФИО, СНИЛС или номеру ЭЛН, затем выбрать работника для заполнения заявления. Вариант выбора из файла подходит тем, у кого уже готовы файлы ЭЛН, заполненные в другой программе или полученные из иных источников.
Для ввода ФИО и данных СНИЛС сотрудника также доступен вариант «Заполнить вручную».
Для остальных видов пособий в основном используется ручное заполнение реквизитов.
5. После внесения реквизитов нажмите кнопку «Заполнить заявление».
6. В форме «Реестр сведений для выплаты пособий» подготовлен комплект документов для указания данных ЭЛН, расчёта пособий и передачи дополнительных сведений. Заполните документы, затем при необходимости выполните проверку. При обнаружении ошибок система сообщит о них и подскажет, как их исправить.
Протокол ошибок содержит указания на необходимые действия с реквизитами документа и позволяет перемещаться по полям для исправления введённых данных.
7. После заполнения одного заявления заполните по аналогии заявления по остальным сотрудникам. Как только реестр будет готов, нажмите кнопку «Сохранить» для подготовки комплекта к отправке.
Готовый комплект документов отобразится в окне «Создание отчётов». Нажмите кнопку «Отправить», чтобы передать документы в ФСС. При необходимости сохраните черновик комплекта.
После отправки процесс пойдёт по стандартному маршруту документооборота с государственными органами — отчёт попадёт на сервер оператора ЭДО, затем на шлюз приёма сведений в ФСС. После того как государственный орган вернёт протокол, его можно будет увидеть в программе. Программа оповещает о завершении каждого этапа и формирует квитанции.
В случае наличия ошибок в данных сотрудников или в суммах и методах расчёта ФСС ответит отрицательным протоколом проверки с указанием ошибок, после чего можно будет сформировать корректные сведения повторно.
При получении положительного результата приёма сведений дату в протоколе ФСС можно считать отправной точкой отсчёта срока перечисления пособий работникам органами ФСС. Как правило, проверка отчётов на стороне ФСС занимает не более одного дня.
Эта статья была полезной?
Подключиться
Чтобы подключиться к электронной отчётности, заполните заявку
Как оформить и получить электронный больничный лист через личный кабинет ФСС
С 1 июля 2017 года у граждан России появилась возможность оформить электронный больничный в кабинете ФСС на портале Фонда социального страхования РФ. Его выдают при временной нетрудоспособности, а также по беременности и родам.
С каждым месяцем медицинских учреждений, использующих такую возможность, становится все больше. Поэтому если работники обслуживаются в таких клиниках, бухгалтерам рекомендуют подключиться к этой программе и начать работу с личным кабинетом.
Инструкция получения, заполнения и осуществления выплат проста, не предполагает сложных действий ни со стороны работника, ни со стороны работодателя.
Зачем они нужны
Электронные больничные для работодателя гораздо выгоднее и удобнее, чем бумажные. 
- В системе ФСС онлайн больничный защищен от подделки. Это позволяет работодателю оградить себя от обмана, предотвратить неоправданные затраты. Увы, поддельные бумажные больничные листы можно купить практически в каждом городе. А в случае с цифровым документом такое мошенничество невозможно.
- Заполнение электронных больничных упростило процесс оформления. В случае с бумажным документом необходимо соблюдать осторожность, быть сосредоточенным и внимательным, использовать определенную ручку. А при оформлении больничного листа в кабинете сайте ФСС (http://fss.ru/) можно не бояться совершить ошибку. Опечатку легко исправить, а бланк не будет испорчен, как в случае с бумажной версией.
- Электронный больничный в кабинете ФСС (https://cabinets.fss.ru/) хранится без временных ограничений. Больше не придется заводить отдельную папочку и бояться потерять листок нетрудоспособности работника.
Сотрудник может посмотреть свой электронный больничный лист в кабинете ФСС (https://lk.fss.ru/recipient/). Больше не придется для этого бегать к бухгалтеру и отвлекать от работы коллег.
Для этого ему необходимо зарегистрироваться на сайте Госуслуг. После получения личного пароля осуществляется вход в кабинет. Проверить можно электронный больничный через Госуслуги или в том же ЛК Фонда социального страхования. Эти два сервиса подключены к единой системе и связаны между собой. Пароль от сайта Госуслуг подходит к входу в личный кабинет ФСС.
Подробнее о том, как застрахованному зарегистрироваться в личном кабинете ФСС, читайте в статье.
Как это работает?
Схема взаимодействия поликлиники, ФСС, работодателя и работника на первый взгляд может показаться сложной. Несмотря на то, что форма электронного больничного была принята в середине 2017 года, их стали использовать только в декабре 2017.
Поэтому еще не все работодатели подключены к системе личных кабинетов ФСС, и не каждая поликлиника выдает виртуальный больничный. Ожидается, что в скором времени все медицинские учреждения перейдут на удобную систему работы с Фондом соцстрахования.
Процедура получения ЭЛН в кабинете ФСС проста:
- работник обращается за медицинской помощью в поликлинику или больницу, где ему открывают электронный больничный;
- после выписки специалист подписывает электронный документ квалифицированной электронной подписью с указанием периода, причины нетрудоспособности и других необходимых нюансов для ФСС;
- работнику выдается номер больничного для работы с ним в личном кабинете, с которым он отправляется в бухгалтерию на своем предприятии;
- бухгалтер по указанным данным находит электронный больничный в личном кабинете страхователя ФСС. Это раздел на сайте фонда, где может зарегистрироваться юрлицо или индивидуальный предприниматель.
Как получить электронный больничный
У работника есть возможность выбирать, в какой форме ему предоставят лист нетрудоспособности. Необходимо предварительно уточнить, готов ли бухгалтер оформить виртуальный документ. Случается, что работник воспользовался новой услугой, а у него не принимают электронный больничный.
В таком случае медицинское учреждение аннулирует действие отправленной формы и выдает бумажный бланк. Если предварительно выяснить, готов ли работодатель принять новый формат, то этих проблем можно избежать. Пользование личным кабинетом ФСС и оформление листов нетрудоспособности на сегодняшний день является не обязанностью работодателя, а его правом.
При оформлении документа человек должен дать врачу письменное согласие на обработку персональных данных и оформление больничного листа онлайн. Документ не придется заверять печатями у главного врача и в регистратуре.
Больничному присвоят уникальный код, по которому документ можно найти в личном кабинете ФСС. Достаточно принести его на работу или просто сообщить по телефону бухгалтеру.
Действия работодателя в кабинете ФСС
Электронные больничные листы в ФСС найти и оформить несложно. Необходимо сначала зарегистрироваться в программе и получить индивидуальный код доступа юридического лица к своему кабинету. Для этого надо зарегистрироваться в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах».
Читайте о том, как получить доступ в кабинет страхователя ФСС.
Разобравшись в алгоритме и повторив действия несколько раз, страхователь в скором времени приноровится и сможет оценить простоту и удобство с работы с системой.
- Пройти регистрацию на едином портале государственных услуг можно по ссылке (https://esia.gosuslugi.ru/registration/). После этого надо получить пароль, который дает доступ к личному кабинету ФСС. Для регистрации понадобятся данные юридического лица и реквизиты.
- Войти в кабинет на портале Фонда Социального Страхования. Для доступа к данным ФСС необходимо ввести номер телефона, который был зарегистрирован на Госуслугах, и пароль.
- Чтобы вести работу с электронными больничными в личном кабинете ФСС стоит назначить отдельного бухгалтера, который должен ознакомиться с функционалом системы.
После того, как будет получен доступ к личному кабинету ФСС, работодателю следует уведомить своих сотрудников о том, что они теперь могут воспользоваться услугой и заполнить электронный больничный лист в своем медицинском учреждении, если она там предоставляется. После предоставления индивидуального номера документа (специального кода больничного листа) его надо передать бухгалтеру. Дальнейшие действия страхователя будут следующими:
- войти в личный кабинет ФСС и найти документ по номеру;
- получить из виртуальной формы данные о периоде действия электронного больничного для дальнейшего расчета выплаты;
- внести свою информацию в электронный больничный в кабинете ФСС.ру об организации, стаже работы застрахованного лица и среднем объеме заработной платы;
- проверить заполненные сведения. Если есть ошибка в электронном больничном, то исправить ее на этом этапе;
- отправить заполненную форму из кабинета в отделение ФСС нажатием соответствующей кнопки.
Бухгалтер при заполнении виртуального документа в личном кабинете ФСС может использовать образец электронного больничного листа.
Выплата пособия по электронному больничному в 2018 году осуществляется напрямую от ФСС или через работодателя.
В последнем случае бухгалтеру необходимо выполнить расчет и отдать деньги с предоставлением ближайшей заработной платы.
После этого он осуществляет возмещение из Фонда Социального Страхования по привычной системе (подачей электронного заявления или посещением кабинета специалиста ФСС).
Часть регионов участвует в проекте, предполагающем прямые выплаты. Для оплаты такого электронного больничного листа в 2018 году работодателю надо заполнить заявление в личном кабинете ФСС от имени застрахованного лица, получившего лист нетрудоспособности, после чего отправить в фонд.
Как работнику проверить свой лист нетрудоспособности в личном кабинете
Работник имеет возможность в любой момент просмотреть статус электронного больничного. Для получения данных необходимо также быть зарегистрированным на портале Госуслуг. В поле «авторизация» вводится номер телефона и пароль. После входа личный кабинет ФСС можно увидеть все свои электронные больничные и узнать:
- открыт, закрыт или продлен виртуальный больничный;
- в каком объеме начислено пособие;
- какие даты считаются периодом нетрудоспособности;
- правильно ли оформил документ работодатель.
Настройка электронных больничных в личном кабинете позволяет получать оповещение об изменении статуса на электронную почту.
В личном кабинете застрахованного лица есть интересная опция – калькулятор размера выплат. Работник может заранее приблизительно посчитать, какая сумма причитается ему по болезни. Для этого надо кликнуть на калькулятор в правом верхнем углу и заполнить все поля.
Сайт ФСС спросит вас о периоде и причине нетрудоспособности, не находились ли вы в стационаре и даже о том, не нарушали ли вы режим. Также вам придется вспомнить, когда вы устроились на нынешнее место работы, и точную сумму, заработанную за последние два года. Имеет значение и районный коэффициент.
После этого кликните на кнопку «Рассчитать», и сайт ФСС назовет приблизительную сумму, которую начислит бухгалтер по электронному больничному.
Электронный больничный: фонд соцстраха отвечает на острые вопросы — МК
Электронный больничный лист, который широко внедряется по всей стране, имеет массу преимуществ перед его бумажным предшественником. Не теряется, исключает ошибки, оформляется легче. И все же у пациентов возникает ряд вопросов, связанных с его оформлением. На некоторые из них читателям «МК» ответили специалисты Фонда социального страхования (ФСС) РФ.
Сегодня каждый пациент, имеющий полис ОМС, при обращении в медицинскую организацию может попросить оформить ему листок нетрудоспособности (больничный) в электронном формате.
Такие листки формируют в автоматизированной системе, ставят электронную подпись и пересылают работодателям и в Фонд соцстрахования.
Плюс в том, что работнику не нужно относить такой листок в отдел кадров, а врач при такой схеме может больше времени уделять пациенту.
Светлана Львова из Москвы интересуется: «Я заболела, и в поликлинике мне оформили электронный больничный, так как это удобно и приветствуется моим работодателем. Мне дали талончик с его номером, но так получилось, что он потерялся. По телефону в медицинской организации не сообщают номер электронного больничного. Что мне делать?».
Как рассказали «МК» в Фонде соцстраха, в поликлинике поступают совершенно правильно, не сообщая номера больничного листа по телефону: «Таким образом посторонние люди могут узнать ваши персональные данные. Однако у вас есть несколько способов восстановить свой номер. Первое: можно зайти в Личный кабинет получателей услуг, который расположен на сайте Фонда — FSS.ru.
Там содержится информация обо всех оформленных вами больничных листах. Другой вариант: можно скачать разработанное Фондом приложение «Социальный навигатор», в котором, после авторизации через единый портал госуслуг, вы сможете увидеть не только номер ЭЛН (электронного листа нетрудоспособности), но и много другой полезной информации.
Ну и, наконец, есть еще один путь: можно обратиться в региональное отделение Фонда, где всегда готовы оказать помощь в получении необходимой информации».
Михаил Васюкин из Твери спрашивает, что же делать, если в бумажном листе нетрудоспособности допущена ошибка: «Моей дочери оформили больничный с ошибкой в фамилии. Что делать, если врач ошибся при оформлении бумажного больничного листа?».
Как отмечают в Фонде, такое, конечно, случается – ошибиться может каждый: «Если вы обнаружили ошибки, допущенные при заполнении бумажного листка нетрудоспособности, он считается испорченным.
Поэтому выдавшая его медицинская организация обязана оформить дубликат взамен испорченного документа
Мы рекомендуем всем оформлять Электронный листок нетрудоспособности, так как подобные современные технологии позволяют уменьшить возможность врачу допустить ошибку.
Электронный и бумажный листки нетрудоспособности имеют равную юридическую силу, и только вам решать, какой больничный выбрать.
Электронный лист имеет ряд неоспоримых преимуществ перед бумажным: его нельзя испортить или потерять, как следствие, не нужно тратить свое время и нервы для получения бумажного дубликата. Информация о всех выданных электронных больничных хранится в личном кабинете гражданина.
И это тоже большой плюс. Бывают такие случаи в жизни, когда необходимо подтвердить периоды временной нетрудоспособности (беременности и родов).
Это могут быть спорные ситуации при подтверждении стажа, трудовых отношений, для назначения пенсий, «исключаемых периодов», замены годов для расчета больничных и пособий в связи с материнством и др.
Получая ЭЛН, гражданин всегда в режиме on-line располагает подтвержденными данными о всех случаях своей временной нетрудоспособности, что позволяет при необходимости защитить свои законные интересы.
Кроме того, если расчет бумажного бланка является, как правило, тайной для работника за исключением итоговой суммы пособия, полученной на карту, то расчет по ЭЛН, включая базу для расчета, применения процента по стажу, расчета среднедневного заработка, всегда прозрачен и доступен для гражданина в личном кабинете.
Все тонкости по работе с электронным больничным листом и инструкция по взаимодействию с ФСС
Электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН) облегчает и сокращает время на обработку информации, обеспечивает свободный доступ к данным для работодателя и работника, удобен для заполнения врачом.
Введение ЭЛН упростило взаимодействие между лечебной организацией, работодателем, заболевшим работником и Фондом социального страхования (ФСС), уменьшило оборот бумажных документов, сократило расходы на их хранение, повысило контроль над подлинностью.
Чтобы решить свою проблему обращайтесь в онлайн чат к нашему юристу. #Будьтедома и здоровья вам!
Задать вопрос
Показать содержание
Краткий алгоритм использования
- Заболевший работник обращается в медицинское учреждение для оформления ЭЛН с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность.
- Заполнение ЭЛН медицинским работником осуществляется после осмотра пациента, установления первичного диагноза и получения подписанного добровольного согласия на его выдачу.
- Врач сообщает пациенту уникальный номер ЭЛН, состоящий из 12 цифр.
- О номере ЭЛН работник уведомляет работодателя любым доступным ему способом (по телефону, электронной почтой, лично).
- По окончании лечения ЭЛН подписывается усиленными квалифицированными электронными подписями врача и лечебной организации, направляется в «Соцстрах».
- Работодатель проверяет полученные сведения, подписывает их своей электронной подписью и производит выплату пособия по временной нетрудоспособности.
Подключение к системе и регистрация в ЕСИА
Техническая возможность подключения к системе выдачи виртуальных больничных предоставлена ФСС повсеместно.
Наниматели получают доступ к электронным базам больничных через «Личный кабинет работодателя» Фонда социального страхования.
Чтобы сделать обработку ЭЛН удобнее, можно пользоваться такими бухгалтерскими программами, как «1С:Зарплата и управление персоналом», «Упрощенка 24/7» и другие. О нюансах работы с электронным больничным в системе СБИС, читайте тут.
Для подключения к системе выдачи ЭЛН и работе с ней:
ЕСИА обеспечивает доступ разных категорий пользователей к информации, которая хранится в государственных информационных системах, и её защиту.
Авторизоваться в ЕСИА могут пользователи с зарегистрированным аккаунтом любого типа. Для перехода на страницу регистрации следует нажать кнопку «Вход» в информационной системе, интегрированной с ЕСИА.
Для авторизации с помощью электронной подписи (ЭП) следует:
- выбрать вариант «Войти с помощью электронных средств»;
- подключить носитель электронной подписи;
- выбрать сертификат ключа проверки цифровой подписи;
- указать пин-код доступа к носителю ЭП и нажать кнопку «ОК».
- Для успешной аутентификации необходимо, чтобы в сертификате был указан СНИЛС физического лица.
- В случае возникновения трудностей при регистрации в ЕСИА, можно обратиться в службу технической поддержки Единого портала государственных и муниципальных услуг.
- Данные для расчета пособия по нетрудоспособности в ЭЛН подтверждаются усиленными электронными подписями компетентных лиц: главного бухгалтера, руководителя и страхователя.
- Следует отметить, что электронная подпись не работает без установленного криптопровайдера.
Порядок взаимодействия работодателя с ФСС по листку нетрудоспособности
Подключение работодателя к системе ЭЛН является не правом, а обязанностью. Согласно законодательству только работник выбирает получать больничный в электронном или бумажном виде. По юридической силе эти документы одинаковы. Работодатель обязан принять любой больничный лист.
Для организаций утвержден порядок, регламентирующий работу с электронным видом документа, удостоверяющего нетрудоспособность.
Что делать в случае, если сотрудник принес ЭЛН, но работодатель не имеет технической возможности принять электронный формат больничного? Действия работника — обратиться в лечебное учреждение, где ему будет выдан бумажный вариант больничного и принести его работодателю.
Далее рассмотрим, какие действия должен предпринять руководитель, если работник принес ЭЛН.
Инструкция, как работать работодателю с больничным листком и как отправить его в ФСС:
- работник и работодатель должны быть зарегистрированы на портале государственных услуг – www.gosuslugi.ru;
- заполнение ЭЛН осуществляется через индивидуальный кабинет на сайте cabinets.fss.ru;
- первая вкладка «Электронные листы нетрудоспособности» содержит информацию о Ф.И.О. сотрудника, номере СНИЛС, номере больничного, дате его выдачи, периоде временной нетрудоспособности, статусе ЭЛН («Пособие выплачено» или «Заполнен страхователем»);
- если в ЭЛН есть ошибки в части, которую заполняет медучреждение, то наниматель должен направить сотрудника в больницу за новым листом нетрудоспособности, после чего ФСС зарегистрирует новый ЭЛН и аннулирует ЭЛН с ошибками, так как сдавать лист с исправлениями нельзя;
- во вкладке «Заполняется работодателем» указываются сведения по расчету пособия по нетрудоспособности, подписываются квалифицированной электронной подписью и направляются в ФСС;
- при получении от ФСС уведомления об ошибке данные можно оперативно исправить либо направить дополнительные документы.
Теперь, когда вы уже знаете о том, какие действия совершает работодатель, чтобы загрузить и отправить листок нетрудоспособности в ФСС, поговорим об особенностях заполнения документа и о том, как работают с ним кадровики и другие сотрудники компании.
Заполнение ЭЛН осуществляет уполномоченное работодателем должностное лицо, а значит, работать с ним могут сотрудники отдела кадров, отдела организации труда и заработной платы, бухгалтер, расчетчик и иные лица.
Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней после получения листа нетрудоспособности передать его вместе со всеми необходимыми документами для расчета пособия в ФСС. Далее у фонда есть 10 дней, чтобы рассчитать и провести выплату.
В ЭЛН бухгалтеру не нужно проверять правильность его заполнения медицинским учреждением и устанавливать его подлинность.
Для обработки ЭЛН бухгалтер должен:
- установить необходимое программное обеспечение или настроить бухгалтерскую программу для работы с ЭЛН;
- заполнить форму соглашения, установленную ФСС, и направить её в соответствующее отделение фонда по месту нахождения организации;
- создать цифровую подпись для работы в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» и проверить её на сайте ФСС;
- получить доступ к индивидуальному кабинету;
- заполнить вкладку работодателя и осуществить начисление пособия по временной нетрудоспособности.
Правила расчета пособий по временной нетрудоспособности и сроки их выплат с введением ЭЛН не изменились.
Работодатели не обязаны распечатывать и хранить копии ЭЛН.
Мнение эксперта
Войтова Анна Анатольевна
Опыт в консультировании по юридическим вопросам физических лиц — более 5 лет
В качестве заключения к статье, а вместе с тем и отвечая на некоторые комментарии, хотелось бы сказать следующее.
В нашей стране законодательство работает по принципу «придумай, пробуй, изменяй, работай по-старому».
К примеру, разбираемые в статье электронные листы нетрудоспособности. Решили избавиться от бумажной волокиты — придумали ЭЛН, создав тем самым больше трудностей и для работодателей, и для больниц, ну и для нетрудоспособных, конечно.
Раньше месяц ждали «больничные», теперь по два.
В первую очередь, хочу обратить внимание на тот факт, что пока вся страна не перейдет к единой системе, и привычные бумажные носители, и электронные имеют одинаковую юридическую силу. Представьте, начались опять природные бедствия где-нибудь на просторах нашей страны и города остались без электричества. О каких ЭЛН может идти речь? Опять начнется работа по-старому.
Во-вторых, (не устаю напоминать) федеральное законодательство отличается от того, что есть на местах. Если в местном органе власти выбрали свой порядок работы с ЭЛН, то применять работодателям придется именно его. Несмотря на региональные и федеральные порядки.
Из всего вышесказанного следует: изучайте местное законодательство, не стесняясь требовать разъяснений от специалистов на местах (они для того и получают заработную плату). Если работа с ЭЛН не налажена или допущены ошибки, а сроки уже на исходе, не бойтесь обращаться к образцу старого формата.
Внедрение электронных листов нетрудоспособности для работодателя минимизировало риски их подделки ускорило и упростило передачу информации в ФСС.
Электронный вариант хорош тем, что исключает ошибки при заполнении. Нет необходимости обеспечивать его хранение в бумажном виде, восстанавливать бланк в случае потери.
Работник получил дополнительные возможности по контролю расчета пособия.
Инструкция: Как работать с электронным больничным работодателю
Чтобы работать с электронными больничными листками, организации потребуется завести личный кабинет в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» ФСС на cabinets.fss.ru (далее — ЕИИС «Соцстрах»). Войти в него можно через учетную запись юрлица на портале Госуслуг.
- Если у вашей организации нет подтвержденной учетной записи на Госуслугах, создайте ее в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА):
- Если у вас обслуживающая бухгалтерия, читайте о том, как получать больничные сотрудников, в статье.
- После регистрации в личном кабинете ЕИИС «Соцстрах» заполните информацию о своей компании и ознакомьтесь с инструкцией.
- Для каждого участника системы предусмотрены свои функции личного кабинета:
- Больницы будут загружать в систему электронные листки, подписывая их квалифицированной электронной подписью.
- Бухгалтер будет видеть больничные сотрудников, получать нужные сведения для начисления пособия и заполнять раздел работодателя.
- Застрахованные смогут проверять, правильно ли заполнен больничный лист и корректно ли начислено пособие.
- Федеральный закон № 86-ФЗ предусматривает, что врач сможет оформить электронный больничный по временной нетрудоспособности, беременности или материнству, если соблюдены эти два условия:
- Медучреждение и работодатель застрахованного человека зарегистрированы в специальной автоматизированной системе электронных листков.
- Пациент в письменном виде согласился на оформление листка нетрудоспособности в электронной форме.
Утвержден перечень данных, которые требуются для проведения медико-социальной экспертизы застрахованного и начисления пособия, а также сроки их сдачи (Постановление Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567).
Шаг 2. Перераспределите обязанности
Назначьте бухгалтера, ответственного за работу с электронными больничными, получите на него электронную подпись и обеспечьте доступ к ЕИИС «Соцстрах». Если нужно, обучите новым правилам работы тех бухгалтеров, которые раньше работали только с бумажными больничными.
Во многих сервисах разрабатываются новые возможности для работы с электронными больничными. Для работы с электронными больничными можно воспользоваться и бесплатной программой, которую ФСС предлагает скачать в Личном кабинете работодателя.
В Экстерне можно загружать, заполнять и отправлять электронные больничные в ФСС. Регионы с прямыми выплатами могут сформировать реестр на основе данных ЭЛН и отправить его в ФСС.
Зарегистрироваться
Шаг 3. Расскажите сотрудникам об изменениях
Как только компания подключилась к системе, расскажите сотрудникам, что у них есть право оформить больничный в электронном виде. Можно выпустить приказ под подпись или сделать рассылку по электронной почте.
Работник сам решает, в каком виде хочет оформить документ: в бумажном или электронном. Но у электронного больничного есть преимущества, донесите их до сотрудников:
- Его проще оформлять, не нужно дополнительно заверять печатями в регистратуре.
- Его невозможно испортить, забыть, потерять. Если застрахованный потеряет номер больничного, он сможет восстановить его в личном кабинете по номеру СНИЛС и паролю с Госуслуг.
- Электронный больничный не нужно бережно хранить и передавать бухгалтеру, как его бумажный аналог. Достаточно сообщить номер листка по телефону или по почте. Это особенно актуально для компаний с филиалами, разными офисами или отдельно расположенной бухгалтерией.
Татьяна Огородникова, бухгалтер «Агентство Бонус»:
— ФСС сама прислала нам письмо с приглашением стать участником системы и заключила с нами соглашение об информационном взаимодействии.
Оповещать сотрудников о возможности формировать больничные в электронном виде мы планируем в рассылках от имени директоров подразделений.
От введения электронных листков нетрудоспособности однозначно ждем только позитивных изменений в работе: например, больше не придется отправлять сотрудника к врачу, чтобы переоформить документ из-за ошибки. Раньше такое случалось.
Оформление пособия
Шаг 4. Получите от сотрудника номер больничного
Врач поликлиники входит в систему ФСС и формирует в ней листок нетрудоспособности: вносит необходимые данные, копирует информацию из электронной медкарты. Также он запрашивает в системе уникальный номер электронного больничного.
Готовый больничный медучреждение выгружает в ЕИИС «Соцстрах».
Выдавая больничный пациенту, врач и медучреждение заверяют документ усиленными КЭП. На этом этапе сотрудник не увидит больничного, он только получит уникальный номер, который затем будут использовать медучреждение, работодатель и ФСС. Он должен передать этот номер бухгалтеру, который занимается начислением пособия.
Шаг 5. Заполните листок в личном кабинете
По этому номеру бухгалтер находит в личном кабинете в ЕИИС «Соцстрах» больничный лист сотрудника. Полученные из листка сведения (о периоде болезни и т.д.) нужно будет использовать для расчета и учета больничного листа.
Также нужно будет заполнить свою часть: наименование компании, средний заработок, стаж и т.д. Дополнения в листке нужно заверить электронной подписью, которую вы используете для сдачи электронной отчетности.
На этапе выплаты пособия
Шаг 6. Передайте сведения в ФСС для выплаты или возмещения пособия
Заполненный больничный мгновенно поступит в отделение ФСС по месту работы застрахованного. Эти сведения ФСС будет учитывать при начислении и проверке пособия.
Дальше сценарии работы по начислению и выплате пособий различаются в разных регионах России.
Часть регионов участвует в пилотном проекте ФСС «Прямые выплаты», все они перечислены в Постановлении Правительства РФ от 21.04.2011 № 294. В этих регионах пособие выплачивает ФСС напрямую сотруднику.
В остальных регионах пособие сотруднику начисляет и выплачивает работодатель. Рассмотрим сценарии работы бухгалтера в обоих случаях.
Зачетная система
Рисунок 1. Порядок действий при оплате пособия по нетрудоспособности при зачетной системе страховых взносов.
При зачетной схеме:
- Рассчитайте пособие и выплатите его работнику с ближайшей зарплатой.
- Сумму расходов, понесенных на выплату пособия, можно или зачесть в счет уплаты взносов на социальное страхование, или возместить в ФСС. Чтобы получить возмещение, необходимо подойти в отделение ФСС и предоставить заявление или справку-расчет.
Прямые выплаты
Рисунок 2. Порядок действий при оплате пособия по нетрудоспособности в регионах, где действует пилотный проект «Прямые выплаты».
При прямых выплатах:
- В своей бухгалтерской программе выполните расчет среднего заработка для пособия.
- Если пособие за первые три дня нужно оплатить за счет работодателя, рассчитайте и включите эту часть в следующую зарплату.
- Подготовьте реестр в электронном виде (если отправляете данные через интернет) или заполните заявление в ФСС от имени сотрудника (если обращаетесь в ФСС лично).
- Отправьте реестр на портал ФСС или отнесите заявление лично в отделение ФСС.
- Проследите, чтобы работник получит пособие: ФСС выплатит его банковским или почтовым переводом.
Подробнее о пилотном проекте «Прямые выплаты».
Отчитывайтесь за сотрудников через Контур.Экстерн. Загрузка данных в РСВ из СЗВ-М. Импорт данных из 2-НДФЛ 5.06. Нулевой РСВ в два счета. Бесплатно 3 месяца.
Зарегистрироваться
Преимущество электронных больничных
Закон обязывает только медучреждения оформлять электронные больничные по требованию застрахованного. Штрафов для работодателя за то, что он не перешел на электронные больничные, пока не предусмотрено. Но в добровольном переходе на электронные больничные листы есть плюсы.
Меньше ошибок
При заполнении бумажного больничного ошибаются и врачи, и работодатели. Ревизоры-консультанты ФСС ежегодно находят ошибки в более чем 2 000 000 бумажных больничных, в том числе и бухгалтерские ошибки при расчете пособия. Использование электронных больничных листов способно свести эти ошибки практически к нулю.
Меньше злоупотреблений
Новая система электронных больничных позволит свести на нет злоупотребления при оформлении листков нетрудоспособности. Работнику будет гораздо сложнее подделать электронный листок, а факт подделки легче доказать.
Меньше работы
С переходом на электронные больничные не нужно будет тратить время на:
- передачу бумажных больничных в территориальные отделения ФСС;
- учет фактов хозяйственной жизни листков, так как они являются бланками строгой отчетности;
- проверку подлинности больничных;
- хранение и обработку архива.
Меньше места для архивов
Если оформлен электронный больничный, у работодателя нет обязанности хранить бумажный аналог. То есть не нужно будет выделять специальные места для хранения бланков строгой отчетности.
Над материалом работали Наталья Потапкина, эксперт веб-сервиса Контур.Бухгалтерия, Елена Кулакова, эксперт системы электронной отчетности Контур.Экстерн
Электронные больничные: на актуальные вопросы отвечает ФСС
Ответы специалистов ФСС на самые частые вопросы об электронных листках нетрудоспособности можно найти на сайте фонда в специальном разделе по ЭЛН (см. также информацию ФСС РФ «Листки нетрудоспособности. Электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН)»). Приведем самые интересные пояснения.
Распечатывать ли электронный больничный?
Нет, не нужно. ЭЛН — это документ, имеющий юрсилу, который хранится в ЕИИС «Соцстрах» и выведения на бумажный носитель для того, чтобы хранить его с бумажными документами, не требует.
Как работнику сдать ЭЛН в бухгалтерию или кадры?
Работник должен сообщить вам номер больничного. Сделать это он может любым удобным способом: по телефону, интернету или представив полученный в поликлинике талон с номером. Однако имейте в виду, что талон — это еще не основание для назначения пособия. Вы должны найти больничный в ЕИИС «Соцстрах» и там уже с ним работать.
Где найти номер ЭЛН, если работник его потерял?
Информацию о больничном работник может найти в личном кабинете на сайте ФСС по адресу: https://lk.fss.ru/recipient/. Войти туда можно по логину и паролю для входа на Единый портал государственных и муниципальных услуг (ЕПГУ).
Что делать, если работник получил электронный больничный, а вы технически не готовы его принять? В принципе, сейчас техническая сторона не представляет никакой проблемы: все основные разработчики бухгалтерского ПО уже внедрили модули для работы с ЭЛН. Если ваша бухпрограмма все-таки отстает, можно скачать бесплатное ПО на сайте ФСС (https://cabinets.fss.ru/eln.html). В крайнем случае вы можете попросить работника получить бумажный дубликат.
Подробнее об этом см. наш [ЛАЙФХАК] Просим заменить электронный больничный бумажным.
Будет ли полный отказ от бумажных больничных в пользу электронных?
В ближайших планах этого нет. Электронные и бумажные больничные равнозначны, и пока в ходу будут оба варианта.
Но у ЭЛН есть много преимуществ: их нельзя подделать, испортить, потерять, а еще в них практически исключены ошибки, наличие которых в бумажных больничных влечет отказы в возмещении пособий и споры с соцстрахом. Поэтому ФСС настоятельно рекомендует выбирать именно электронную форму.
Больше об электронных больничных вы узнаете из наших материалов:
Как рассчитать больничный лист, читайте здесь.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Пять мифов об электронном больничном
В начале июля 2017 года именно в «Комсомолке» состоялась презентация больничного листа нового поколения, который сейчас уже называют суперсервисом цифровой экономики. Председатель Фонда социального страхования (ФСС РФ) Андрей Кигим рассказал об итогах пилотных проектов в нескольких регионах нашей страны.
И анонсировал запуск выдачи электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН) по всей России. Напомним, Фонд соцстраха, из средств которого оплачиваются больничные, на тот момент обеспечил возможность подключения к системе оформления ЭЛН на всей территории страны.
А медицинские организации и работодатели присоединяются к этой системе постепенно, по мере собственных технических и организационных возможностей.
«Мы ждали появления ЭЛН, необходимость в удобных новых технологиях действительно назрела, и мы оперативно подключились к системе электронного документооборота», — рассказал впоследствии на одном из «круглых столов» в «КП» представитель сети московских частных клиник, которые стали оформлять «цифровые» больничные одними из первых в столице.
— За первые полтора года мы преодолели порог в 5 миллионов электронных листков нетрудоспособности по всей стране, а на данный момент уже каждый четвертый больничный является электронным, — с гордостью говорит руководитель Департамента организации обеспечения страховых выплат ФСС РФ Татьяна Лотоцкая. — В начале июня был выдан очередной, «юбилейный», 10-миллионный электронный больничный в Кемеровской области в городской больнице г. Анжеро-Судженск (численность населения 72 тыс. человек). В первой декаде июля 2019 года ожидается 11-миллионный ЭЛН.
Кстати, электронные листки нетрудоспособности выдаются не только в случае болезни, но и будущим мамам для оформления отпуска по беременности и родам.
А поскольку воспользоваться сервисом нового поколения успели еще не все, то в бытовых разговорах и в интернете встречаются мифы и вопросы об ЭЛН.
Вместе с экспертами Фонда социального страхования мы разобрали самые частые заблуждения и выяснили правильные ответы.
Миф 1: работодатель будет недоволен
«Если врач оформит больничный в компьютере — что я покажу своему работодателю для подтверждения, что не прогуливал?», «А если наша организация не подключается к ЭЛН, потому что это слишком сложно и накладно?» — такие вопросы задавали слушатели во время эфиров на Радио «Комсомольская правда» (97,2 FM).
— Своему работодателю вам достаточно будет назвать номер ЭЛН, оформленного врачом, — поясняет Татьяна Лотоцкая.
— Если вдруг вы забыли цифры или хотите распечатать данные, можете легко узнать информацию об ЭЛН с помощью сервиса «Личный кабинет получателя услуг». Этот ресурс располагается на портале Фонда (lk.fss.
ru). Для входа используются те же логин и пароль, что и для Единого портала госуслуг.
Если работник оформил электронный листок нетрудоспособности, то работодатель обязан принять этот больничный лист и обеспечить оплату за счет средств Фонда, подчеркивают в ФСС РФ. При этом есть несколько простых вариантов, которыми можно воспользоваться для загрузки электронного листка своего сотрудника.
Миф 2: коллеги узнают диагноз
В электронной базе можно увидеть код заболевания, а в интернете легко найти таблицу соответствия кодов болезням, переживают работники. Так при желании запросто можно будет узнать диагноз заболевшего!
«Это миф», — качают головой эксперты Фонда социального страхования. Диагноз в ЭЛН действительно отображается в виде кода, но работодатель доступа к этой информации просто не имеет. Он видит только причину временной нетрудоспособности: общее заболевание, уход за членом семьи, травма на производстве и др.
И сразу ответим на вопрос о возможности оформления электронного больничного по уходу за членом семьи: да, это сделать так же легко, как и получить цифровой больничный в связи с собственным заболеванием работника.
Миф 3: негосударственные клиники к такому сервису не подключают
Многие крупные работодатели предоставляют своим сотрудникам соцпакет, включая добровольное медстрахование (ДМС), в том числе в частных клиниках.
Можно ли пользоваться электронным больничным, если лечишься в негосударственном медцентре, задаются вопросом работники.
В начале материала мы уже упомянули, что в Москве именно сеть частных клиник была одной из первых, подключившихся к выдаче ЭЛН в столице.
— Безусловно, для негосударственных медицинских организаций нет преград в подключении к системе оформления ЭЛН, — подтверждает руководитель Департамента организации обеспечения страховых выплат ФСС РФ Татьяна Лотоцкая. — Сервис доступен при условии, что есть лицензия на медицинскую деятельность, включая проведение экспертизы временной нетрудоспособности. Форма собственности медицинской организации в этом случае значения не имеет.
Миф 4: ЭЛН выдают только в крупных городах и райцентрах
«Электронные больничные — это сервис только для продвинутых, больших городов. В сельской местности и интернет-то толком не работает, какие электронные больничные?!» — такие размышления можно встретить на форумах в интернете.
— Ничего подобного, — уверяет Татьяна Лотоцкая. — Мы отслеживаем выдачу электронных больничных, которые называем «юбилейными». Поначалу это был каждый стотысячный. И хочу отметить, что некоторые кратные ста тысячам «цифровые» листки выдавались в очень небольших населенных пунктах.
Например, в поселке Усогорск Республики Коми, где население пять с половиной тысяч человек. Или в Республике Башкортостан, там было три юбилейных листка, и они тоже были выданы в сельской местности.
В 2018 году количество выданных «цифровых» листков перевалило за несколько миллионов, но и даже миллионные «юбилейные» листки появляются в небольших городах.
Миф 5: хакеры могут взломать систему и обнародовать болезни пациента
— Все данные хранятся в защищенной государственной информационной системе. Такие системы имеют высочайшую степень защиты, — подчеркивают специалисты Департамента информационных технологий и защиты информации ФСС РФ.
— Непосредственно больничные листы хранятся у оператора данной системы — Фонда социального страхования. База данных системы не имеет прямого выхода в интернет. Она расположена в защищенном сегменте, что полностью исключает ее взлом.
Вся информация, которая отображается в личном кабинете пациента, проходит многоуровневую фильтрацию и ступени защиты.
ЭТО ПРИГОДИТСЯ
В помощь кадровикам и бухгалтерам
— Вы можете загрузить из системы ФСС РФ электронный листок нетрудоспособности своего сотрудника, войдя в личный кабинет страхователя на портале ФСС РФ по адресу https://cabinets.fss.ru/insurer/, — подсказывает Татьяна Лотоцкая. — Для входа в личный кабинет используются те же логин и пароль, что и для портала госуслуг.
В личном кабинете вы найдете наши бесплатные программные продукты, с помощью которых загружается ЭЛН. Кроме того, большинство программных продуктов для бухгалтерского и кадрового учета также уже доработаны под интеграцию с системой Фонда и загрузку электронных листков нетрудоспособности. Так что все намного проще, чем кажется.
В целом же работодатели, которые подключаются к системе выдачи ЭЛН, быстро начинают ощущать преимущества такой технологии, отмечают специалисты. Упрощается работа по сравнению с бумагой, снижаются риски обнаружения недочетов при финансовом контроле со стороны Фонда, не нужно заниматься пересылкой бумажных документов.
Анна Николаева
«Комсомольская правда»
Материал читайте по ссылке: https://www.kp.ru/daily/26996/4058137/