Регистрация и срок хранения приказов на командировку



Бесплатная юридическая консультация:

• Слово «длительных» относится к обеим
• Кроме того, если есть несколько сроков хранения для сходных по содержанию документов, то мы рекомендуем придерживаться большего из установленных сроков.
• В Трудовом кодексе определено, что командировкой является поездка работника «на определенный срок», однако ни каких-либо ограничений длительности командировок, ни принципов разделения командировок на краткосрочные и длительные ТК РФ не содержит (ст.

166 ТК РФ). Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

«Об особенностях направления работников в служебные командировки»



Бесплатная юридическая консультация:

http://www.1kadry.ru/#/document/99// было утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, но и в нем вопрос о сроках командировок также не регламентирован.

Учитывая вышесказанное, в соответствии со ст. ст. 8 и 9 ТК РФ, вопросы, связанные с командировками, желательно регламентировать во внутренних нормативных и организационно-распорядительных актах организации или же в трудовых, или коллективных договорах.

К какой категории относится приказ о компенсации стоимости переезда для сотрудников крайнего севера?

в любом случае для компенсации указанных расходов сотрудник должен оформить заявление в произвольной форме (на имя руководителя с просьбой компенсировать расходы на переезд в соответствии со ст. 326 тк рф). при этом к заявлению должны быть приложены платежные документы, подтверждающие оплату проезда и провоза багажа (билеты и квитанции на провоз багажа.

образцы заявления и приказа см. ниже по тексту.что касается вашего второго вопроса.приказы бывают: – по личному составу; – по основной деятельности; – по административно-хозяйственной деятельности.

служебная командировка на север: оплата

Вот только некоторые из них:Республики: Алтай, Бурятия, Карелия, Коми, Cаха (Якутия), Тыва.



Бесплатная юридическая консультация:

Край: Камчатский, Забайкальский, Красноярский, Пермский, Приморский, Хабаровский. Округ: Коми-Пермяцкий, Ямало-Ненецкий автономный, Ханты-Мансийский автономный, Чукотский автономный. Трудоустраиваясь в этих районах и других областях, приравненных к Крайнему Северу, вы сможете получить все надбавки и льготы, которыми пользуются работающие граждане Крайнего Севера.

Оформление работника в служебную командировку на Север начинается с письменного приказа руководителя предприятия, где обязательными пунктами являются:

1. должность сотрудника;
2. описание служебного задания;
3. ФИО сотрудника, направляемого в командировку;
4. структурное подразделение (если есть);
5. описание вида транспорта, которым воспользуется сотрудник.
6. срок командировки;

Служебную командировку нельзя путать с выполнения обязанностей выездного характера.

Сроки хранения документов по командировкам

Одновременно с Положением до сих пор действует Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 “О служебных командировках в пределах СССР“, в которой установлено ограничение срока командировок по России (п.

В отдельных случаях более длительные сроки командировки могут устанавливаться руководителями министерств и ведомств СССР и Советами Министров союзных республик“ [3].К сожалению, в Инструкции не разъясняется, по какой причине установлен именно этот срок.



Бесплатная юридическая консультация:

Согласно п. 2 ст. 11 НК РФ [5] физические лица признаются налоговыми резидентами Российской Федерации только в том случае, когда они фактически находятся на территории Российской Федерации не менее 183 дней в календарном году.

В противном случае не только меняется статус налогоплательщика с резидента на нерезидента, но и существенно повышается ставка налогообложения всех доходов — с 13 до 30%.

К каким приказам отнести и какой будет срок хранения приказов о компенсации затрат на использование сотрудником личного транспорта в служебных целях?

ответственность за хранение этих документов несет руководитель организации. документы, с которыми работает кадровая служба, являются кадровыми документами.

их можно разделить на три группы:

1. организационные;
2. распорядительные (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);
3. информационно-справочные.

следовательно, приказы бывают:



бесплатная юридическая консультация:

1. – по административно-хозяйственной деятельности.
2. – по основной деятельности;
3. – по личному составу;

в соответствии с законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

следовательно, целесообразней их хранить в отдельных папках. документы, хранящиеся 75 лет: по личному составу :

1. оплата труда, премирование, различные выплаты;
2. трудовые договоры;
3. изменение фамилии;
4. отпуска без сохранения содержания (заработной платы);
5. отпуска по уходу за ребенком;
6. длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда).
7. поощрения, награждения;
8. материалы по аттестации рабочих мест во вредных или опасных условиях труда;
9. все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
10. дежурства по профилю основной деятельности;
11. прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов);
12. личные карточки и дела работников;

сроки хранения приказов о командировании

1. Определенный срок размещения установлен и для журналов регистрации соответствующих документов — он составляет 3 года с момента внесения сведений о последнем приказе на отпуск, что фиксируется в журнале.
2. Данная процедура может осуществляться в целях оптимизации кадрового оборота на предприятии (в том случае, если штат фирмы достаточно большой).

3. Оформление документов на отпуск: издание приказа Теперь, собственно, о приказах на отпуск.
4. 

Бесплатная юридическая консультация:

• 202 Длительные и краткосрочные командировки какая разница?
• Прежде всего хочу обратить внимание на следующее: в конце 2008 года постановлением Правительства был изменен порядок направления работников в служебные командировки.
• «Положении об особенностях направления работников в служебные командировки»

не делается различия между российскими и заграничными командировками, не регламентируется в нем и длительность командировок. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утв.

постановлением Правительства РФ от ) Современное делопроизводство 1. Настоящее Положение определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки (далее командировки) как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств.



Бесплатная юридическая консультация:

Единственный документ, который до сих пор действует одновременно с «Положением» и в котором регламентируются сроки командировок, это утвержденная еще в 1988 году Инструкция «О служебных командировках в пределах СССР».

Командировка в район крайнего севера оплата

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Командировка в районы Крайнего Севера Путеводитель по кадровым вопросам.

Районные коэффициенты и надбавки за работу на Крайнем Севере и в других местностях Направление работника в командировку в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности не является основанием для начисления районного коэффициента. За период нахождения в командировке за работником, в частности, сохраняется средний заработок (ст.

167 ТК РФ). Районный коэффициент на него не начисляется.

Данный вывод подтверждает Обзор Верховного Суда РФ от 26.02.2014. Пособие рассчитают в общем порядке.

Бесплатная юридическая консультация:

1. Табель учета рабочего времени, на заболевшего сотрудника в командировке, заполняется двумя буквами К и Б или цифрами 06 и 19.
2. Источник: http://domzalog.ru/sroki-hranenija-prikazov-na-komandirovki-v-rajony-krajnego-severa-66644/

Приказы о командировании срок хранения

Пенсионные органы разъяснили, что подтвердить факт направления в командировку можно справкой организации-работодателя со ссылкой на приказы, командировочные удостоверения с датой и номером, что работник в должности, в такой-то период ездил в командировку в РКС для выполнения служебных обязанностей. Либо, если предприятие уже не существует, принимаются архивные справки. Таким образом, в настоящее время вопрос о повышении пенсий решается пенсионными органами на основании документов, которыми государство установило временные сроки хранения и которые большинство организаций уже давным-давно на законных основаниях уничтожило. Этот пример еще раз подтверждает, что в отношении любых документов по персоналу нужна крайняя аккуратность в вопросе установления сроков хранения и уничтожения.

Регистрация и срок хранения приказов на командировку

Эти документы в будущем могут потребоваться для подтверждения права на льготы, если таковые будут установлены (так, например, большинство участников ликвидации аварии на Чернобыльской атомной станции направлялись туда именно в командировки);- какой бы срок хранения вы ни выбрали, желательно утвердить его на экспертной комиссии. Это позволит принять более взвешенное решение и даст возможность высказать свое мнение по этому вопросу юристам и специалистам заинтересованных подразделений.Следует обратить внимание, что в соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ Правительство РФ Постановлением от 13.10.2008 N 749 утвердило Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (см. приложение).ПриложениеПоложение об особенностях направления работниковв служебные командировкиЛитература1. Трудовой кодекс Российской Федерации.

Срок хранения приказов на командировку

Приказ на командировку работнику

Интересы сторон трудового договора относительно хранения документов Если говорить о сроках хранения документов, то у всех заинтересованных сторон (государства, организации, сотрудников и т.д.) в отношении документов имеются разные, порой противоположные друг другу интересы.

Государство обеспечивает сохранность документов в течение нужного ему срока при помощи трех инструментов: законов, нормативных актов министерств и ведомств и перечней.

Установленные в законодательно-нормативных актах и перечнях сроки хранения отражают, прежде всего, интересы государства.



Бесплатная юридическая консультация:

Цель государства в отношении документов, связанных с трудовыми отношениями, — зафиксировать всю трудовую историю человека, для того чтобы знать, какая должна быть начислена пенсия, какие могут быть использованы льготы и т.д.

Сроки хранения приказов

При применении данной нормы на практике возникают вопросы, требующие разъяснений и уточнений:- Что считать краткосрочными командировками, что долгосрочными? Существует ли определение видов командировок в нормативных документах?- Какой срок хранения должен быть установлен для документов, касающихся долгосрочных российских и заграничных командировок, а также у краткосрочных заграничных (зарубежных)?В ТК РФ определено, что командировкой является поездка работника «на определенный срок», однако ни каких-либо ограничений длительности командировок, ни принципов разделения командировок на краткосрочные и длительные ТК РФ не содержит (ст.

Приказы о командировании срок хранения

При применении данной нормы на практике возникают вопросы, требующие разъяснений и уточнений: — Что считать краткосрочными командировками, что долгосрочными? Существует ли определение видов командировок в нормативных документах? — Какой срок хранения должен быть установлен для документов, касающихся долгосрочных российских и заграничных командировок, а также у краткосрочных заграничных (зарубежных)? В ТК РФ определено, что командировкой является поездка работника «на определенный срок», однако ни каких-либо ограничений длительности командировок, ни принципов разделения командировок на краткосрочные и длительные ТК РФ не содержит (ст. 166 ТК РФ).

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Сроки хранения приказов

Какой срок хранения приказов на командировку в 2020 году

При возникновении необходимости направить сотрудника командировку, крайне важно подготовить все обязательные документы. В дальнейшем же после поездки все составленные бумаги следует правильно зарегистрировать и отправить в архив.

О том, каков теперь срок хранения приказов – как на командировку, так и на отпуск, – мы расскажем далее.

Командировка – общие сведения

В 166-й статье Трудового кодекса нашей страны поездку на некоторый срок за пределы места постоянной работы и непременно по служебной надобности именуют командировкой. Данное понятие неприменимо в отношении персонала, в чьи обязанности входит посещать отдаленные объекты или сопровождать людей и грузы.

Кроме упомянутой выше нормы, порядок оформления командировки подробно описывается в 74-м правительственном постановлении, введенном в действие в октябре 2008-го.

С началом 2015-го перестали действовать правила, требующие оформлять командировочные удостоверения и служебные задания.

Впрочем, на сегодняшний день немало компаний продолжают выдавать своим сотрудникам упомянутые документы.

Сейчас данный способ применяют лишь при условии, что указанная норма закреплена в действующих на предприятии локальных актах – обычно речь идет о специально разработанном «Положении о командировках».

Составление приказа

Распоряжение руководства оформляется в соответствии с унифицированной формой, утвержденной в 1-м приказе Госкомстата еще в 2004-м. С того момента никаких изменений в этой сфере не производили.

Так, в частности:

• если едет только один человек, то приказ пишут по образцу Т-9;
• когда же речь идет о нескольких работниках или группе – берут форму Т-9а.

Журнал учета командировок

Следует знать, что законодательство не обязывает предприятия вести журнал для учета распоряжений об отправке работников в командировки. Данное требование отменило 771-е постановление правительства, принятое в июле 2015-го. Таким образом, руководство каждого конкретного субъекта хозяйственной деятельности вольно решать самостоятельно – заводить его или же нет.

В целом же наличие такого журнала вполне оправдано, ведь он помогает:

• собирать сведения о расходах командированных работников;
• производить расчеты с персоналом, а также между подразделениями и головным офисом;
• уточнять причину отсутствия сотрудника на службе.

Конечно, все требуемые данные приведены и в других документах:

• счет из гостиницы;
• билет и пр.

Но именно журнал позволяет их скомпилировать, что упрощает наведение справок.

Поскольку рассматриваемая книга уже отменена, то и формы для нее не существует.Потому ее оформляют в любом удобном виде. В ней, однако, следует указывать такие обязательные данные:

• номер записи;
• Ф. И. О. командированного;
• его должность;
• место назначения;
• номер удостоверения;
• имя оформляющего поездку;
• время отъезда и прибытия;
• автограф делавшего запись.

Правильное хранение овощей в домашних условиях

Пломбирование данного журнала по закону не требуется, если только соответствующая норма не фигурирует во внутренних регуляторных актах. В этом случае порядок действий такой же, как и при оформлении подобных унифицированных документов.

К примеру, журнал учета трудовых книжек необходимо прошивать и скреплять сургучной печатью или же пломбой. Это требование приведено в 225-м правительственном постановлении от 2003 года.

Аналогичные правила следует применять и в случае с книгой учета командировок, ведь оба названных выше документа относятся к сфере компетенции кадровой службы предприятия.

Сколько хранятся приказы на командировку

Вопрос о необходимых сроках хранения названных документов довольно сложен и ответить на него совершенно однозначно невозможно, в силу отсутствия конкретизированных требований в профильном законодательстве. В нормативных актах упоминаются различные отрезки времени для командировок в зависимости от:

• их типа (зарубежная или внутрироссийская);
• длительности.

Так, к примеру, еще совсем недавно действовал утвержденный на уровне Росархива перечень управленческих документов, где четко указывались сроки их хранения. Здесь сообщалось, что распоряжения на:

• краткосрочные и внутрироссийские служебные поездки сберегают 5 лет;
• зарубежные и длительные – 10.

Поскольку упомянутый перечень уже отменен, то руководствоваться необходимо 558-м приказом Министерства культуры от 25 августа 2010. Здесь, впрочем, также говорится, что распоряжения на командировки:

• обычные – сберегают 5 лет;
• продолжительные зарубежные – 10.

При этом если сотрудник отправляется в районы Крайнего Севера, то приказ об этом надлежит сберегать уже 75 лет.

Что любопытно, ни в Трудовом кодексе, ни 749-м правительственном постановлении нет разделения на командировки по их длительности. В равной степени не существует также и критериев, помогающих определить, причислять ли поездку к долгосрочной или нет.

По отпускам

Регулирует срок хранения отпускных приказов ранее упомянутое распоряжение Минкульта за номером 558 и ФЗ 125 (22-я статья, 1 пункт).

В соответствии с упомянутыми документами 5 лет надлежит сберегать бумаги по:

• ежегодным оплачиваемым отпускам;
• учебным;
• дополнительным.

Законодательство не требует прикрепления к ним заявлений от сотрудников, однако предприятия имеют право ввести такую норму локальным актом.

Несколько иначе обстоят дела с особыми видами отпусков, в том числе теми, что:

• не предполагают сохранения за сотрудником заработка;
• оформляются по уходу за ребенком;
• предоставляются работникам, задействованным на вредном, опасном производстве с тяжелыми условиями труда.

Так, все без исключения приказы, составленные до 2003 года, надлежит сберегать не менее 75 лет. Те же, что оформлялись на особые виды отпусков уже после указанной выше даты, хранятся в кадровой службе предприятия в течение полувека.

При этом на распоряжения, касающиеся временно ухода с работы по беременности и родам данные, правила не распространяются. Тем не менее относиться к ним как к документам кратковременного хранения нецелесообразно, ведь они могут понадобиться на случай проверок.

Приказы о командировках сотрудников: особенности оформления и сроки хранения

Законодательство требует от всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей вести документооборот, фиксировать все хозяйственные операции, результаты деятельности и другие значимые события. Оформление командировок сотрудников не исключение. Данную часть хозяйственной деятельности тоже нужно правильно оформлять. Поговорим о приказах на командировки подробно.

Особенности и правила оформления приказов о командировках

Согласно статье 116 российского Трудового кодекса, командировка — это деловая поездка сотрудника, ограниченная временными рамками, проводимая с целью выполнения должностных обязанностей и поручений руководства вне основного рабочего места.

Важно

Если работа сотрудника в целом связана с постоянными поездками, то командировками они считаться не будут. Для таких работников — это стандартная практика, они фактически трудятся в пути.

Алгоритм отправки сотрудников в командировку содержится в ПП (постановление правительства) России №74 от 13 октября 2008 года. Именно с этой даты правительство нашей страны упростило процесс отправки работников в командировки, до этого требовалось в обязательном порядке оформлять командировочное удостоверение и служебное задание. Применять их по-прежнему можно, но только, если это считает нужным руководство предприятия, закон этого не требует.

Важно

Авансовый отчет по командировке необходим. Его форма АО-1 утверждена законом, предполагается составление данного документа после возвращения сотрудника из командировки. Речь идет об отчете о потраченных средствах с приложением нужных доказательных документов.

Первое, что оформляется по поводу предстоящей командировки сотрудника — это именно приказ, распоряжение по форме Т-9.

Документ должен включать в себя следующие важнейшие сведения:

• Информация о сотруднике на основании его удостоверения личности.
• Табельный номер.
• Должность.
• Подразделение, цех, отдел, то есть место работы сотрудника.
• Цель деловой поездки, задачи командировочного.
• Период поездки.
• Выдача денежных средств в виде аванса или же указание на то, что все расходы сотруднику будут компенсированы после возвращения.
• Указание населенного пункта, куда отправляется сотрудник.
• Сведения о принимающей стороне — филиале самого предприятия, другой компании и так далее.

Традиционно приказы о командировках печатаются на фирменных бланках, где в шапке указана полная информация о работодателе, все реквизиты предприятия, которое отправляет сотрудника в командировку. Внизу документа обязательны подпись руководителя и дата заполнения.

Кроме того, если командировка приходится на выходной день, в деловую поездку едет сотрудник с детьми до трех лет или ухаживающий за инвалидом, на приказе должна стоять его отметка о том, что он не против отправиться в командировку.

Журнал регистрации командировок

Как гласит ПП №771 от 2015 года, вести журнал регистрации деловых поездок сотрудников работодатели больше не обязаны. Однако это удобно и на практике многие предприятия продолжают вести такие журналы.

К преимуществам ведения журнала регистрации командировок относятся:

• Есть подтверждение всех затрат на деловую поездку работника.
• Проще вести расчеты с филиалами.
• Упрощается осуществление расчетов с самим сотрудников.
• Есть доказательство того, что работник отсутствует на месте службы по законным причинам.

Такой журнал позволяет систематизировать все данные по конкретной командировке, объединить их, записать в одном месте, что удобно бухгалтерам и сотрудникам кадрового отдела.

Важно

Сегодня компании могут вести автоматизированный журнал регистрации командировок, а также приказы по ним. Этот момент фиксируется в локальных документах фирмы.

Журнал регистрации командировок должен иметь следующие стандартные реквизиты:

• Порядковый номер записи.
• ФИО сотрудника, который направляется в командировку, его должность.
• Место поездки.
• Если на предприятии по-прежнему заполняется командировочное удостоверение, то указываются его реквизиты.
• Данные о субъекте, который занимается оформлением деловой поездки.
• Даты отъезда и приезда командированного.
• Подпись сотрудника, который едет в командировку.
• Другие дополнительные сведения, важные для конкретной поездки.

Сроки хранения приказов на командировки

Распоряжение Минкультуры России №558 от 25 августа 2010 года гласит, что:

• Все документы, которые касаются оформления деловых поездок, командировок, хранятся на предприятиях 5 лет.
• Документы, которые касаются длительных командировок за границу, хранятся 10 лет.
• Командировочные удостоверения тоже хранятся 5 лет.
• Важное исключение сделано для тех, кто работал на Крайнем Севере, в том числе бывал там в командировках — документы таких сотрудников хранятся 75 лет!

Конкретного упоминания именно о приказах на командировки в данном регламенте лет. Но, исходя из общих правил, такие приказы по форме Т-9 тоже хранятся минимум 5 лет.

Заключение 

Ведение документооборота предприятия регламентируется законодательными актами. Сфера оформления командировок не стала исключением, такие деловые поездки нужно сопровождать пакетом документов.

И начинается он с приказа, который подписывает руководитель предприятия.

Именно приказ определяет цели, задачи, место прибытия и сроки поездки, является основанием для выдачи аванса на командировку и дальнейших действий администрации компании и самого сотрудника.

Отметим, что вести ли журнал регистрации командировок — решать вам, а вот приказ на деловую поездку необходим.

Срок хранения приказов на командировку | Юридическая консультация онлайн

Время чтения: 5 минут

Любое трудовое взаимодействие работодателя и подчиненного должно сопровождаться формированием соответствующего пакета документов. Ни одна процедура не может быть реализована без оформления Приказа на ее инициирование от имени начальника организации. Ведение документооборота должно осуществляться с соблюдением предписаний законодателя и возлагаться на ответственных сотрудников, знающих основные правила и требования к оформлению обязательных бумаг. Процедура направления сотрудника в командировку также строго регламентирована, реализовывать ее допускается только после издания соответствующего распоряжения. В данной статье разберем вопрос, касающийся сроков хранения Приказов на командировку непосредственно у руководителя/ в отделе кадров, а затем после перемещения в архивный фонд компании.

Под деловой поездкой понимается направление сотрудника в другую организацию (или же в филиал компании-работодателя), расположенную за пределами постоянного места его работы, на некоторый период времени, требующийся для выполнения возложенной трудовой задачи.

Все расходы, связанные с командировкой, берет на себя работодатель, по распоряжению которого бухгалтер выделяет определенную сумму средств из бюджета на служебные нужды: переезд, питание, а также оплату проживания. Данным распоряжением, собственно, и является Приказ на командировку.

Однако, каждый работодатель обязан знать категории сотрудников, которых запрещается направлять в служебные выезды, к ним, например, относятся беременные женщины, несовершеннолетние подростки и учащиеся работники.

Кроме того, существует ряд трудящихся, командирование которых разрешается исключительно по их личному согласию, выраженному в письменной форме, но никак ни по единоличному желанию руководства.

Особенности оформления Приказа на командировку

Любое письменное распоряжение начальника является основополагающим документом, который регулирует работу остальных структурных подразделений, участвующих в реализации конкретной процедуры.

Приказ на командировку имеет унифицированный бланк по форме Т-9, который используется при направлении в служебную поездку одного сотрудника, а также по форме Т-9а, применяющийся в случае командирования нескольких работников одновременно.

При оформлении документа ответственное лицо должно руководствоваться определенным основанием, согласно которому требуется разработка Приказа. Им, как правило, может стать одна из следующих официальных бумаг:

• Служебное задание;
• Служебная записка на имя начальника организации от непосредственного руководителя командируемого лица. Как правило, им является вышестоящий представитель структурного подразделения, в котором трудится сотрудник;
• Ранее изданное распоряжение начальника компании или же Индивидуального предпринимателя;
• Приказ о командировании сотрудника, изданный в вышестоящей инстанции.

Основными реквизитами, которые требуется указать в Приказе на командировку, являются:

1. Дата составления распоряжения, а также индивидуальный номер, присвоенный ему согласно внутреннему документообороту;
2. Код формы по ОКУД;
3. Полное название компании-работодателя, ее код, наименование структурного подразделения, в котором трудится командируемый работник;
4. Личные данные сотрудника: ФИО, занимаемая должность, а также присвоенный ему табельный номер;
5. Конкретное место командирования работника. В данном пункте обязательно указываются: страна, город направления, а также организация, в которой лицо должно будет выполнять возложенную задачу;
6. Длительность командировки, а также конкретные даты отбытия и возвращения обратно;
7. Цель поездки;
8. Сумма средств, предоставляемая для покрытия нужд;
9. Далее указывается источник финансирования служебного выезда;
10. В конце документ заверяется личными подписями работодателя и командируемого сотрудника.

В Приказе по форме Т-9а фиксируются аналогичные сведения, однако, каждый из вышеуказанных пунктов заполняется в отношении каждого командируемого сотрудника. Данная форма распорядительного документа очень удобна в использовании, так как позволяет вносить данные о неограниченном количестве командируемых лиц.

Срок хранения командировочных Приказов

Для того чтобы понимать, какие сроки хранения регламентированы для распорядительной документации при направлении сотрудников в деловые выезды, следует ознакомиться с распоряжением Министерства культуры №558, которое гласит о том, что:

1. Приказы, оформляемые при командировании сотрудника по территории РФ, подлежат хранению на протяжении не менее 5-летнего периода;
2. При направлении сотрудников в зарубежные деловые выезды, распорядительные документы подлежат хранению на протяжении не менее 10 лет;
3. Все командировочные документы, оформляемые в отношении граждан, командируемых в районы Крайнего Севера, подлежат хранению на протяжении 75 лет. Данный срок был установлен в связи с тем, что сотрудникам этих отдаленных местностей начисление трудового стажа осуществляется на индивидуальных условиях.

Некоторые работодатели, дабы не запутаться со сроками хранения различных видов командировочной документации и не нарушить случайным образом положения законодательства, все распорядительные документы хранят на протяжении 10 лет, за исключением бумаг, оформленных для поездок на Север. Стоит понимать, что за несоблюдение сроков, предписанных законодателем, юридические лица и ИП будут привлекаться к ответственности административного характера.

Особенности ведения Журнала регистрации командировок и срок его хранения

Из положений настоящего законодательства были исключены нормы, согласно которым каждый работодатель обязан вести в своей организации Журнал учета Приказов о командировании сотрудников.

Соответственно, если наниматель настроен на дальнейшее ведение этого документа, то все правила и требования к его оформлению и хранению прописывает самостоятельно в локальной документации собственного предприятия.

Наличие данного Журнала имеет ряд существенных преимуществ, к которым относятся:

• Фиксация всех основных затрат, которые были совершены работником в командировке на деловые нужды. Систематизация данных сведений в одном месте позволит в дальнейшем избежать ошибок при удержании налоговых сборов;
• Как правило, ведение Журнала облегчает работодателям процесс расчета с командируемыми сотрудниками, предоставление им материального возмещения в случае нехватки выданных средств из бюджета;
• Каждый работодатель автоматически приобретает письменное подтверждение отсутствия своего подчиненного на месте выполнения трудовых обязательств.

Ведение Журнала позволяет работодателям собрать и систематизировать информацию о командировочных выездах сотрудников в одном месте, что весьма положительно сказывается на работе специалистов кадрового и финансового отделов, ответственных за документальное оформление деловых поездок.

Правила оформления командировочных выездов

В положениях трудового законодательства закреплена строгая процедура, которой должны следовать все работодатели при направлении сотрудников в служебные поездки. Пошаговый алгоритм действий выглядит следующим образом:

1. Прежде всего, следует определиться с личностью подчиненного, которого наниматель желает командировать. Здесь необходимо учесть его квалификацию и специфику поездки, так как справиться со служебной задачей в иных трудовых условиях способен не каждый;
2. Если выбранный кандидат устраивает руководителя и не относится к категориям трудящихся, которых нельзя направлять в деловые выезды, то в организации издается распорядительный документ о командировании сотрудника;
3. На основании Приказа, который после подписания должен быть направлен в финансовый отдел, устанавливается размер материальной выплаты, необходимой к перечислению сотруднику для оплаты в поездке соответствующих нужд;
4. В том случае, если в локальных актах организации прописана необходимость оформления какой-либо дополнительной документации, то сотрудники кадрового отдела приступают к ее формированию;
5. Ведение табеля учета времени, отработанного работником в период нахождения в деловой поездке. Отбытие в командировку в документе принято обозначать буквой «К»;
6. Обязанностью каждого сотрудника, вернувшегося из служебной командировки, является оформление и предоставление начальнику в течение 3-х рабочих дней после возвращения авансового отчета. В документе фиксируются все расходы, совершенные лицом в поездке. Кроме того, каждая израсходованная сумма должна быть документально подтверждена чеком, квитанцией или иной оправдательной бумагой.

Ответственность работодателя при нарушении сроков хранения Приказа на командировку

Систематически в организациях проводятся соответствующие проверки контролирующими органами.

Так, при отсутствии распорядительной документации о командировании сотрудников, или же при нарушении сроков хранения Приказов, работодатель или иной ответственный специалист будет привлечен к административному виду ответственности. Наказание в таких случаях может быть выражено в следующих формах:

• Вынесение выговора или же предупреждения в отношении специалиста, ответственного за сохранность командировочной документации;
• Штраф в размере 1-5 тыс. рублей в отношении работника кадрового отдела, на которого возлагаются обязательства по правильному оформлению документации о служебных выездах;
• Штраф в размере 30-50 тыс. рублей в отношении работодателя, нарушившего положения законодательства, которое регулирует оформление и хранение документов о командировках сотрудников;
• Штраф в размере 1-5 тысяч рублей за аналогичные нарушения, совершенные Индивидуальным предпринимателем.

ВАЖНО! Стоит отметить, что ведение Журнала учета Приказов на командировки в настоящий момент уже не обязательно, поэтому инспекторы Роструда не имеют права штрафовать кадровых специалистов при отсутствии в документе соответствующих записей.

Ещё нет оценки

Ваша оценка данной статье

Где хранятся оригиналы приказов на командировку

Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно

Однако в остальном придется соблюдать установленные нормы. Как оформить командировки сотрудников с учетом указанных изменений, — читайте в статье.

Согласно ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Место постоянной работы сотрудника определяется трудовым договором с ним, и не всегда оно совпадает с местом расположения самой организации.

Поэтому к командировкам относятся, в том числе, следующие служебные поездки работников: поездка в обособленное подразделение (представительство, филиал) командирующей организации, которое находится вне места постоянной работы сотрудника; поездка из обособленного подразделения, в котором работает сотрудник, в головную организацию; поездки дистанционных работников и надомников в головную организацию.

Отправляем в командировку: пошаговая процедура

Служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Особенности направления работников в служебные командировки установлены Положением, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

1. Выбираем, кого направить. Первым делом стоит вспомнить об ограничениях, которые установлены трудовым законодательствам.

Так, некоторых работников вовсе запрещено направлять в служебные поездки, а некоторых можно, но только с их письменного согласия.

В силу ст. 259 ТК РФ запрещается направление в служебные командировки беременных женщин.

Запрещено направлять в служебные поездки и несовершеннолетних (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28.04.2007 № 252).

Командировки: основные правила оформления

• Некоторые организации, несмотря на возможность упрощения документооборота, продолжают применять прежний алгоритм оформления (если вы хотите поступить так же, нужно закрепить используемый порядок локальным актом, например, Положением о командировках).
• Но большинством работодателей новость о том, что можно направлять сотрудников в рабочие поездки путем издания одного лишь приказа и не тратить время на разработку целого пакета документов, была воспринята благосклонно.
• На самом деле все просто.

Образец приказа на командировку в 2020 году

Для этого издается распоряжение о направлении в командировку, которое служит основанием для создания бухгалтером приказа.

Основным документом во время служебной поездки сотрудника является приказ о направлении работника в командировку формы Т-9. Если в поездку направляется несколько человек, используется форма Т-9а.

Она абсолютно аналогичная первой, не считая небольших изменений, в ней располагается таблица, в которую заносятся данные сразу на несколько работников, что экономит время и позволяет обойтись без составления отдельных приказов на каждого сотрудника, участвующего в этой поездке.

Данные бланки являются распорядительными документами, они унифицированы и всегда имеют одинаковое поле для заполнения, все изменения обязательно утверждаются и указываются в учетной политике. Документы для скачивания (бесплатно) Обязательными реквизитами, находящимися в бланке Т-9 (Т-9а) являются: Наименование.

Регистрация и срок хранения приказов на командировку

Применение этого способа направления в поездки допустимо при условии закрепления указанных норм в локальных нормативно-правовых актах компании, таких, например, как положение о командировках и пр.

Основным документом, служащим основанием для направления в служебную поездку, является распоряжение — приказ руководителя. Обычно на предприятиях используются унифицированные формы, утвержденные Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1:

1. форма Т-9а — при направлении с командировку нескольких работников, целой группы.
2. форма Т-9 — при направлении в поездку одного сотрудника;

Действующее законодательство не содержит никаких норм, обязывающих вести журналы учета приказов о направлении в служебные поездки.

Предприятия вправе самостоятельно установить, будет ли вестись единая книга учета для всех видов распоряжений руководства либо это будет несколько книг в зависимости от вида приказов.

Заполняем правильно приказ о командировании работника

В командировочное удостоверение (форма Т-10), если оно заполняется, заносится вся информация из приказа.

На нем же делается отметка о прибытии и убытии. Без приказа поездка сотрудника может быть . Для составления приказа о командировке одного сотрудника берется унифицированный бланк формы Т-9, для группы сотрудников — формы Т-9а, и служебное задание, форма Т-10а.

Командировка: как правильно оформить?

Служебное задание составляется и подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый. Подписанный документ передается в кадровую службу.Служебное задание имеет реквизит «номер документа»; это значит, что оно должно быть зарегистрировано кадровой службой.

Для кадровой службы служебное задание является основанием для издания приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а). Пример оформления служебного задания. После возвращения из командировки работник получает в кадровой службе служебное задание и заполняет его вторую часть (Р.

12) — краткий отчет о выполненной работе за период командировки.

Эта часть документа согласовывается с руководителем структурного подразделения (необходима его виза) и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10), авансовым отчетом (форма № АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

и временных сроков < 10 лет.

Например, приказы об ежегодных отпусках могут составлять самостоятельное дело, о командировках – другое, хотя все они имеют пятилетний срок хранения.

Хочу еще раз напомнить, что каждое самостоятельное дело должно быть внесено в . При наличии приложения к приказу они формируются вместе – сначала приказ, затем приложение. В то же время основания к приказам по личному составу помещаются отдельно от них.

Сроки хранения документов по командировкам

Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 “Об особенностях направления работников в служебные командировки“ было утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки [2], но и в нем вопрос о сроках командировок также не регламентирован.

Одновременно с Положением до сих пор действует Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 “О служебных командировках в пределах СССР“, в которой установлено ограничение срока командировок по России (п.

4): “Срок командировки работников определяется руководителями объединений, предприятий, учреждений, организаций, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

Срок хранения приказов на командировку

В любой компании, даже небольшой, издается и хранится большое количество различных приказов и распоряжений. Если их все регистрировать и подшивать в одно дело, то рано или поздно приведет к путанице. Да и уполномоченные представители проверяющих органов вряд ли одобрят такое ведение документации.

Краткая информация:

— Для того чтобы правильно разделить приказы, издаваемые в организации, нужно руководствоваться следующими документами:

Основываясь на данные документы, в каждой организации должна быть разработана номенклатура дел. Исходя из нее и происходит разделение приказов, распоряжений и других документов.

В зависимости от численности штата организации и её структуры, разработанная номенклатура дел может быть поделена на отделы с указанием буквенного шифра, а может быть общей.

В любом случае, все приказы в действующей организации делятся на приказы по основной и хозяйственной деятельности и приказы по личному составу.

— Приказы по основной и хозяйственной деятельности, как правило, хранятся у секретаря (если другое не оговорено отдельным распоряжением). На него же возлагается обязанность по регистрации, хранению и архивации этих приказов.

Документы различаются и по срокам хранения. Приказы по основной деятельности предприятия (по организационной структуре, по утверждению штатного расписания, внесению в него изменений и пр.) имеют строк хранения – постоянно.

По истечению календарного года они сдаются в архив предприятия.

Приказы по хозяйственным и оперативным вопросам имеют срок хранения 5 лет. Они имеют сквозную нумерацию без литеры. Если объем издаваемых на предприятии приказов большой, тогда в течение года их делят на тома. По истечении срока хранения данные дела уничтожаются с оформлением акта об уничтожении.

— Приказы по личному составу оформляются и хранятся в отделе управления персоналом предприятия. Они также различаются по срокам хранения.

Внимание: Приказы о приеме, увольнении и перемещении сотрудника внутри предприятия со сроком хранения 75 лет. Сюда же подшиваются приказы о смене фамилии, долгосрочной командировке, длительном временном переводе работников и пр.

Данные документы регистрируются в журнале, имеют сквозную нумерацию и литеру (чаще всего «л-с», «к»).

В конце года такие приказы систематизируются по алфавиту с нумерацией страниц и внутренней описью, далее переплетаются в дела и вместе с журналом регистрации их сдают в архив.

— В отдельное дело оформляются приказы на отпуска (очередные, без сохранения заработной платы и пр.), краткосрочные командировки и переводы, они хранятся 5 лет. В нумерацию приказа добавляется буква (например «о» или шифр отдела).

Такой же срок хранения имеют приказы о взысканиях. Однако их рекомендуется хранить отдельно, т.к. к ним прилагаются материалы: объяснительные записки, протоколы, уведомления и пр.).

По истечении срока хранения эти приказы уничтожаются.

— Так же отдельно рекомендуется хранить приказы о поощрении (срок хранения – 75 лет). В отдельное дело подшиваются приказы о поощрении как своего предприятия, так и вышестоящего.

Бесплатная юридическая помощь

Регистрация и срок хранения приказов на командировку

Интересы сторон трудового договора относительно хранения документов Если говорить о сроках хранения документов, то у всех заинтересованных сторон (государства, организации, сотрудников и т.д.

) в отношении документов имеются разные, порой противоположные друг другу интересы. Государство обеспечивает сохранность документов в течение нужного ему срока при помощи трех инструментов: законов, нормативных актов министерств и ведомств и перечней.

Установленные в законодательно-нормативных актах и перечнях сроки хранения отражают, прежде всего, интересы государства.

Цель государства в отношении документов, связанных с трудовыми отношениями, — зафиксировать всю трудовую историю человека, для того чтобы знать, какая должна быть начислена пенсия, какие могут быть использованы льготы и т.д.

Однако, как показывает многолетняя практика, в нашем государстве в отношении кадровой документации нужно проявлять осторожность и предусмотрительность. Пример. Федеральным законом от 01.12.

2007 N 312-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» [7] были установлены повышенные размеры базовых частей трудовых пенсий по старости и трудовых пенсий по инвалидности лицам, проработавшим не менее 15 календарный лет в районах Крайнего Севера (РКС) либо не менее 20 календарных лет в приравненных к ним местностях (МПКС).

Однако, если человек, работая в МПКС, был направлен в командировку в РКС (даже на несколько дней), то это считается уже смешанным стажем и пенсия ему назначается более высокая.

В августе 2008 г. эта разница базовой части трудовой пенсии по старости составляла 358 руб. 80 коп.

Журнал учета командировок сколько хранить

Это уже не первый случай в нашей истории, когда принятое государством решение о предоставлении льгот не учитывает, что не все документы в организациях требуется хранить постоянно.

Если достаточно велика вероятность того, что в будущем определенные документы, которым в перечнях установлены короткие сроки хранения, помогут нынешним сотрудникам организации в отстаивании их прав на пенсии, льготы и т.д.

, то организации стоит подумать о том, чтобы сохранить эти документы дольше. При этом, конечно, все должно быть в пределах разумного, то есть не следует подвергать организацию неоправданным рискам и расходам. Фактически это вопрос политики организации в отношении своих сотрудников.

В этой связи можно порекомендовать следующее: — в организации желательно регламентировать во внутренних нормативных документах порядок направления сотрудников в командировки.

Срок хранения приказов на командировку

При применении данной нормы на практике возникают вопросы, требующие разъяснений и уточнений:- Что считать краткосрочными командировками, что долгосрочными? Существует ли определение видов командировок в нормативных документах?- Какой срок хранения должен быть установлен для документов, касающихся долгосрочных российских и заграничных командировок, а также у краткосрочных заграничных (зарубежных)?В ТК РФ определено, что командировкой является поездка работника «на определенный срок», однако ни каких-либо ограничений длительности командировок, ни принципов разделения командировок на краткосрочные и длительные ТК РФ не содержит (ст.

Журнал регистрации командировочных удостоверений: скачать

Якобы в законе не было ошибки и это сделано намеренно. На самом же деле, с данной точкой зрения нельзя согласиться, так как она не согласуется с ТК РФ. Сроки хранения Законом была предусмотрена обязанность по хранению журнала командировок в течение 5 лет.

Данная норм действовала в силу пунктов 5 и 6 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки, принятого приказом Минздравсоцразвития России № 739н.

Если речь идет о заграничных командировках, то данный период увеличивается вдвое и составляет 10 лет.

Как ведется журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки? Журнал учета командировок заполняется в соответствии с правилами, принятыми приказом Минздравсоцразвития России № 739н.

Требования к документу В журнал учета командировок вносятся сведения по командировкам длительностью более 1 дня в другие населенные пункты. Информация заносится в специальные документы.

Начнем с того, что служебная командировка – это направление работника по распоряжению руководителя в поездку за пределы места постоянной работы на определенный срок для исполнения служебных поручений.

Таким образом, даже направление работника по служебным делам в филиал компании тоже является командировкой, и для такой поездки также требуется издавать приказ, выплачивать суточные и т.д.

Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку Важно помнить, что в командировку нельзя отправить человека, выполняющего работы на основании гражданско-правового договора. Также нельзя направлять в командировки несовершеннолетних работников и беременных женщин. Подробнее о приказах в командировку читайте здесь: Обычно для оформления приказа о направлении работника в служебную поездку применяют унифицированную форму №Т-9.

Сколько хранится журнал регистрации командировочных удостоверений

• порядковое число записи;
• дата и реквизиты командировочного удостоверения;
• локализация командировки (населенный пункт и наименование организации).

Это основная информация. Она должна быть в обязательном порядке внесена в журнал.

Командировки на архивное хранение