Разрешено выдавать деньги под отчёт на «зарплатную» карту работника для покупки гсм

Разрешено выдавать деньги под отчёт на «зарплатную» карту работника для покупки ГСМ

Оформить сделку возможно только в наличной форме. Если деньги необходимо перевести на карту банка, то превышение лимита будет считаться нарушением кассового ведения. Деньги выписываются подрядчику из кассы для покупки стройматериалов по гражданскому договору.

В 2018 году все лица, трудоустроенные по правовому гражданскому договору, юридически являются сотрудниками предприятия. Поэтому выдача подотчётных в этом случае не является нарушением кассовой дисциплины.

В бухгалтерии настаивают на подписании договора о материальной ответственности. Если сотрудник состоит в штате организации, то подписание такового договора не является обязательным. В случае невозврата средств долг можно будет удержать из его заработной платы.

Наличные из кассы Чтобы предприятие могло осуществлять выдачу наличных средств под отчёт оно должно иметь кассу.

Сколько и кому можно выдать деньги в подотчет + оформление

Если в платежном поручении подотчетник не указал, что перечисляемые деньги – возврат неиспользованной подотчетной суммы, он должен это написать в пояснительной записке.

Бухгалтерский учет Разберем на примере, какие проводки должна составить компания при выдаче денег в подотчет безналом. Важно ООО «Ключик» 6 ноября 2014 года перечислило на зарплатную карту 30 000 руб. подотчетных денег на покупку канцтоваров Ключкину О.Р.

7 ноября Ключкин приобрел необходимые ТМЦ на сумму 27 350 руб., заплатив за них банковской картой. Того же числа Ключкин предоставил в бухгалтерию ООО «Ключик» авансовый отчет с чеком ККМ, квитанцией от ПКО и слипом терминала, а также накладную и счет-фактуру на имя организации (т.к.

Ключкину была выдана доверенность от имени компании). Также 7 ноября Ключкин вернул оставшуюся неизрасходованную сумму наличными в кассу компании.

Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета

Они должны храниться в течение определенного времени и при необходимости предоставляться ФНС. Следует помнить, что выдача денежных средств переводом имеет очень большое количество самых разных особенностей.

При этом все их следует соблюдать. В противном случае велика вероятность возникновения различного рода вопросов со стороны налоговой службы.

Именно поэтому необходимо заранее разобраться со следующими основополагающими вопросами, затрагивающими данный момент:

  • порядок необходимых действий;
  • назначение платежа в подотчет на карту;
  • возврат неиспользованных подотчетных сумм.

Особое внимание следует уделить именно порядку необходимых действий.

  Оплата по договору наличными денежными средствами

Какую максимальную сумму можно выдать сотруднику подотчет в 2018 году

Получая средства от организации на осуществление командировочной поездки или другие нужды, подотчетное лицо берет на себя определенные обязательства. В первую очередь, они касаются траты денежных средств согласно целевому назначению.

Это должно быть подтверждено документально. Невозврат денег или нецелесообразные траты приводят к серьезным последствиям. Основания для выдачи Естественно, что в организации проводится учет все расходов, в том числе и незапланированных.

Внимание И все должно быть в обязательном порядке задокументировано. Поэтому основанием для выдачи денег является заявление сотрудника или приказ руководителя (при начислении денег на карту).

Предварительно необходимо проверить, нет ли у сотрудника долга за ранее выданные ему денежные средства. Если же он имеется, то средства такому сотруднику не выдаются.

Как оформить подотчет на карту сотрудника с расчетного счета

Перечень работников, с которыми договор о материальной ответственности действительно следует заключать, содержится в приложении к Постановлению Минтруда России от 31. 12. 02 № 85. Определения Подотчетные средства – это деньги, которые выдаются подотчетному лицу для осуществления расходов, связанных с деятельностью предприятия.

Под такими расходами подразумевают:

  • хозяйственные нужды;
  • командировочные;
  • представительские расходы.

Подотчетное лицо – это работник предприятия, получающий деньги для определенных расходов. Раньше выдавать средства можно было исключительно штатным сотрудникам.

Правда, в некоторых случаях бухгалтерии организаций обходили это правило.

Поэтому с 2014 года организациям разрешено выдавать деньги подотчет работникам, с которыми заключены гражданско-правовые договора (п.

5 Указаний ЦБ РФ № 3210-У от 11 марта 2014 г.).

Как происходит выдача денег в подотчёт

Также необходимо помнить, что согласно п.

26 Положения №749 в течение 3 рабочих дней работник должен представить своему работодателю перечень следующих документов: Авансовый отчет В нем должны быть максимально подробно обозначены все израсходованные суммы по причине поездки в командировку Полный отчет обо всей выполненной работе Согласно унифицированной форме №Т-10а После того, как все обозначенные выше операции будут полностью реализованы, бухгалтер может выполнить все соответствующие проводки. Необходимо помнить, что указание неправильных счетов может привести опять же к наложению штрафов и иным проблемам. Отражение в бухгалтерском учете следует делать отдельно для каждой операции — выдачи средств и сдачи их обратно в бюджет предприятия сотрудником. При отсутствии опыта в данном вопросе бухгалтеру стоит предварительно проконсультироваться.

Как перечислить подотчет на карту сотрудника

В Российской Федерации все расчеты в национальной валюте, которые осуществляются в рамках одного договора, не должны превышать 100 тыс. рублей. И считается, что это ограничение превышать нельзя. Но есть и свои нюансы.

Многих все-таки интересует вопрос о том, какую максимальную сумму можно выдать сотруднику подотчет более 100000 рублей? Дело в том, что этот лимит на расходы установлен для расчетов между организациями и ИП.

А на расчеты с физическими лицами, которыми в данном случае выступают сотрудники предприятия, он не распространяется. Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств под отчет.

Главное, чтобы лимит в 100 тысяч сотрудник не превышал при расчетах с другими компаниями или частными предпринимателями. А значит, что законодательством РФ эта сумма не ограничивается.

  Денежная компенсация при сокращении работника

Выдача денег в подотчет из кассы в 2017 году: главные правила

Поэтому максимальный размер денежных средств, выдаваемых подотчет, устанавливается руководителем организации. Это же касается и того, какую сумму можно выдать в подотчет 2018 директору. Все зависит от финансовых возможностей предприятия.

Кто устанавливает ограничение? Это ограничение указано в п. 1 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 г. № 1843-У. Если в бюджетной организации Получение денежных средств под отчет в бюджетных организациях ничем не отличается от этой процедуры в частных организациях.

Если деньги идут на командировочные расходы, то их размер определяют либо коллективный договор, либо соответствующий нормативный акт (ст. 168 ТК РФ). Сумма также выдается исключительно на основе заявления сотрудника.

Обязательно следует удостовериться, что работник отчитался за предыдущие траты бюджетных денег.

Выдача денег под отчет безналом на карту работника

Если в налоговом отчёте не указать данные средства, как подотчётные, то ФНС примет это за нарушение. Кроме того, за получение этих денег с подотчётного лица будет изъят налоговый сбор.

Все бухгалтерские отчёты предприятия ведутся в программе 1С, подотчётные средства не являются исключением.

В случае невозврата остатка денег или отчёта по тратам в установленные сроки, недостающую сумму отражают как по кредиту — расчёт с подотчётными лицами, так и по дебету — недостачи и потери.

В дальнейшем недостающие суммы списываются и вносятся в программу, как оплата труда персоналу либо расчёты за прочие расходные операции.Что такое выдача денег подотчет, и какую максимальную сумму можно выдать сотруднику подотчет в 2018 году. Какие могут быть основания для этого, а также что о подотчетных средствах говорит законодательство.

Ни одна организация не обходится без выдачи средств сотрудникам для различных целей. Это могут быть командировки или представительские расходы.

Но для того чтобы контролировать финансы предприятия, необходимо вести правильный учет расходов. Все это – обязанность бухгалтера.

  • Необходимые сведения
  • Сколько можно выдавать денег в подотчет в 2018 году

Источник: http://civilist-audit.ru/dengi-v-podotchet-na-kartu-rabotnika-skolko-mozhno/

Подотчет на карту сотрудника заявление

Разрешено выдавать деньги под отчёт на «зарплатную» карту работника для покупки ГСМ

Заявление необходимо как основание для выдачи денег в подотчет из кассы. Подотчетником может быть любое лицо, работающее у вас по трудовому или гражданско-правовому договору.

Заявление на деньги подотчет составляется от имени подотчетника и визируется директором (либо иным лицом, которому директор по доверенности дал полномочия принимать решения о расходовании денег из кассы). Если деньги нужно выдать под отчет самому директору (уполномоченному им лицу), то вместо заявления оформляется распоряжение.

Реквизиты заявления укажите в РКО, оформляемом при выдаче соответствующей суммы подотчетнику.

Что должно быть в заявлении о выдаче наличных под отчет

  • Необходимый минимум данных в заявлении:
  • — сумма выдаваемых под отчет наличных;
  • — на какой срок выдаются наличные;
  • — подписи подотчетника и директора;
  • — дата подписания заявления директором.
  • Подписи главбуха (бухгалтера) и кассира не обязательны.

Можно ли заполнить заявление о подотчете на компьютере

Все поля, включая даты и суммы, при желании можно заполнить на компьютере до распечатки заявления. А потом подотчетник и директор поставят на заявлении свои подписи.

  Платежное поручение на возврат денежных средств покупателю

Что будет за подотчет без заявления

Если инспекция при проверке обнаружит, что в предшествующие два месяца была хотя бы одна выдача наличных под отчет без заявления, она попытается оштрафовать организацию и директора по ч. 1 ст. 15.1 КоАП за нарушение порядка хранения свободных наличных или же порядка ведения кассовых операций вообще.

Если деньги под отчет выдаются безналичным путем (например, вы перечисляете их на зарплатную карту работника), то заявление оформлять не обязательно. Оно требуется только для выдачи под отчет наличных из кассы. Соответственно, и оштрафовать за отсутствие заявлений на «безналичный подотчет» нельзя.

Приказ с перечнем подотчетных лиц не заменяет заявления

Оформлять такой приказ необязательно. Но его удобно использовать, если нужно ввести некие ограничения, например: кому, в каких пределах, как часто и на какие нужды в принципе могут выдаваться наличные. Но и тогда заявления на каждую выдаваемую под отчет сумму все равно должны быть.

glaniga.ru

Статьи по теме

С 19 августа компании могут выдавать подотчетные деньги без заявлений сотрудников. Вместо этого можно оформить распоряжение.

Новые суммы под отчет работники могут получать еще до того, как отчитались за предыдущий аванс. Эти и другие изменения в порядок ведения кассовых операций ЦБ внес Указанием от 19.06.2017 № 4416-У.

Подробнее о новом порядке выдачи в подотчет в 2017 году — в этой статье.

Подотчет: что необходимо знать

Командировка, оплата топлива для служебного автомобиля, оплата проезда и гостиницы, представительские расходы — в этих и других случаях идет речь о выдаче подотчет. Что это такое?

Подотчет — подотчетная сумма, выданная сотруднику на командировку, оплату представительских затрат, закупку хозяйственных товаров, оплату ГСМ и других подобных расходов.

Как оформить выдачу денег, можно ли выдать средства подрядчику, как оформить перевод на личную карту работника и другие. Возникает масса вопросов.

С 19 августа 2017 года можно выдавать подотчетные деньги без заявлений сотрудника. Вместо этого документа можно оформить распоряжение.

  1. А новые суммы под отчет сотрудники смогут получать еще до того, как отчитались за предыдущий аванс.
  2. Подробнее обо всех изменениях и правилах работы читайте далее.
Читайте также:  Когда гендиректор может не выполнять указания общего собрания — позиция вс рф

Сумма, которую можно выдать подотчет

Лимит расчета наличными между юридическими лицами в 2017 году — 100 тыс. рублей по одному договору (п. 6 Указания № 3073-У).

Но сделать покупки сотрудник может от своего имени — на расчеты между компанией и физлицом этот лимит не распространяется.

Поэтому, если сотрудники каждый раз покупают товары от своего имени, то соблюдать лимит не надо, и компания не нарушает кассовый порядок.

В то же время если сотрудник заплатит контрагенту от имени компании, то лимит расчета надо соблюдать. За превышение предусмотрен штраф в 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

  • Поэтому безопаснее предупредить работника или его непосредственного руководителя об ограничениях.
  • А покупку, если есть возможность, разбить на несколько договоров в пределах лимита.
  • Источник: http://kam-merch.ru/podotchet-na-kartu-sotrudnika-zajavlen/

Выдача денег под отчет безналом на карту работника

Разрешено выдавать деньги под отчёт на «зарплатную» карту работника для покупки ГСМ

Оплата от покупателей поступает на расчетный счет, расчеты с поставщиками происходят по безналу, зарплата перечисляется на карточки сотрудников. Это удобно и выгодно: не нужно ездить в банк, чтобы сдавать или снимать наличные, тратиться на обеспечение безопасности денег, платить комиссию за операции с бумажными деньгами. Как и многие другие операции, расчеты с подотчетными лицами могут происходить в безналичной форме.

Перечисление подотчетных сумм

Долгое время перевод подотчетных сумм на зарплатную карточку сотрудника считался делом рискованным. ИФНС часто расценивала такие перечисления как выплату зарплаты и облагала их НДФЛ. Фонды, в свою очередь, доначисляли взносы. Однако после публикации письма Минфина от 5 октября 2012 г. № 14-03-03/728 ситуация изменилась: фактически министерство разрешило выдавать подотчет безналом.

  • Однако чтобы избежать споров с ИФНС и фондами, работодатель должен организовать правильный документооборот:
  • — при выпуске зарплатных карт обсудите с банком, возможно ли указать в договоре, что на карточки будут перечисляться и подотчетные суммы,
  • — в положении о подотчете непременно укажите, что деньги могут перечисляться на зарплатные карты работников. Более подробно о положении о подотчете читайте здесь,
  • — попросите сотрудника написать в заявлении о выдаче денег под отчет, что перечисление должно произвестись на его банковскую карту. О заявлении написано тут
  • — в платежном поручении указывайте назначение платежа так, чтобы было понятно, что выплачивается подотчетная сумма, например: «выдача под отчет на хозяйственные расходы».

Авансовый отчет

Как и при выдаче средств наличными, сотрудник должен составить авансовый отчет. О сроках и порядке предоставления авансового отчета читайте здесь.

К авансовому отчету нужно приложить все документы, связанные с расчетами. Подотчетник снял деньги в банкомате и рассчитался наличными? Тогда он должен предоставить квитанцию из банкомата и чек ККМ (БСО или товарный чек) от продавца. Сотрудник расплатился карточкой? Пусть предоставит слип и чек.

Возврат неиспользованных подотчетных сумм

Законодательство не ограничивает срок, в течение которого подотчетник должен вернуть непотраченные деньги работодателю. Однако этот срок нужно указать в заявлении на выдачу подотчетных средств. Если деньги не вернуть вовремя, налоговики могут переквалифицировать оставшуюся сумму в предоставление займа или выплату вознаграждения сотрудника и доначислить НДФЛ.

Вернуть деньги сотрудник может как наличными в кассу компании, так и путем безналичного перевода. Если в платежном поручении подотчетник не указал, что перечисляемые деньги – возврат неиспользованной подотчетной суммы, он должен это написать в пояснительной записке.

Бухгалтерский учет

Разберем на примере, какие проводки должна составить компания при выдаче денег в подотчет безналом.

ООО «Ключик» 6 ноября 2014 года перечислило на зарплатную карту 30 000 руб. подотчетных денег на покупку канцтоваров Ключкину О.Р. 7 ноября Ключкин приобрел необходимые ТМЦ на сумму 27 350 руб., заплатив за них банковской картой.

Того же числа Ключкин предоставил в бухгалтерию ООО «Ключик» авансовый отчет с чеком ККМ, квитанцией от ПКО и слипом терминала, а также накладную и счет-фактуру на имя организации (т.к. Ключкину была выдана доверенность от имени компании).

Также 7 ноября Ключкин вернул оставшуюся неизрасходованную сумму наличными в кассу компании.

  1. В бухгалтерском учете будут составлены следующие проводки:
  2. 6 ноября 2014 года:
  3. Д71 К51 – 30 000 руб. – выдана сумма под отчет,
  4. 7 ноября 2014 года:
  5. Д10 К60 – 27 350 руб. — приобретены канцтовары,
  6. Д60 К71 – 27 350 руб. – погашена задолженность перед продавцом канцтоваров,

Д50 К71 – 2 650 руб. – неиспользованная подотчетная сумма возвращена в кассу.

Можно ли выдавать деньги под отчет, перечисляя их на «зарплатные» карты?

Разрешено выдавать деньги под отчёт на «зарплатную» карту работника для покупки ГСМ

Федеральное казначейство в рамках проводимых мероприятий по оптимизации процесса обеспечения наличными денежными средствами организаций сектора государственного управления и минимизации наличного денежного обращения направляет для использования в работе (с учетом рекомендаций, прилагаемых к настоящему письму) письма Банка России от 31.05.2018 № 04‑45‑7/4048 и Минфина России от 06.07.2018 № 09‑02‑07/47375.

И. о. руководителя Федерального казначейства

А.

 Ю. Демидов

  • Приложение
  • к письму Федерального казначейства

от 16.07.2018 № 07-04-05/05-14896

Рекомендации, направленные на оптимизацию процесса обеспечения наличными денежными средствами организаций сектора государственного управления и минимизации наличного обращения

В целях оптимизации процесса обеспечения наличными денежными средствами и обеспечения сохранности средств, предназначенных для выдачи (внесения) наличных денег, Федеральное казначейство рекомендует:

  1. Провести с представителями организаций, обеспечение наличными денежными средствами которых осуществляется через счета, открытые территориальным органам Федерального казначейства (далее – ТОФК) в кредитных организациях (подразделениях Банка России) на балансовом счете № 40116 «Средства для выдачи и внесения наличных денег и осуществление расчетов по отдельным операциям» (далее – клиенты), кредитными организациями – поставщиками финансовых услуг для клиентов в рамках «зарплатных проектов», рабочие встречи (совещания) по обсуждению положений письма Банка России.
  2. Информировать клиентов о возможности применения положений письма Банка России в отношении физических лиц – сотрудников клиентов, которым выданы расчетные (банковские) карты платежной системы «Мир» в рамках «зарплатных проектов» (далее – «зарплатная карта»).
  3. Обратить внимание клиентов на:
  1. – их ответственность по обеспечению соблюдения сроков возврата/перечисления денежных средств (неиспользованных и (или) внесенных) с «зарплатной карты» на соответствующие счета ТОФК, а также по обеспечению целевого использования денежных средств;
  2. – обязательность соблюдения ограничения по осуществлению операций, не связанных с получением и взносом наличных денег – не более 100 000 рублей в день по одной карте;
  3. – недопущение наличия остатка денежных средств клиента на «зарплатной карте» при завершении финансового года (за исключением зарезервированных).
  1. В случае невозможности перечисления денежных средств, связанных с выплатами социального характера, оплатой расходов, связанных со служебными командировками и (или) хозяйственной деятельностью на «зарплатную карту» физического лица – сотрудника клиента, а также с оплатой по договорам гражданско-правового характера с привлекаемыми лицами, указанные средства могут быть перечислены на «зарплатную карту» сотрудника организации, являющегося материально ответственным лицом (далее – уполномоченное лицо).

При этом рекомендуем обратить внимание и проанализировать причины, по которым у привлекаемых лиц отсутствует «карточный счет».

В целях осуществления контроля за движением вышеуказанных денежных средств и разграничения денежных потоков целесообразно выпустить дополнительную «зарплатную карту» уполномоченному лицу.

  1. В случае готовности клиента на изменение порядка обеспечения наличными денежными средствами в ТОФК необходимо представить письмо с указанием Ф. И. О. уполномоченных лиц и номерами банковских карт, на которые подлежат перечислению денежные средства для обеспечения наличными денежными средствами.
  2. Для получения денежных средств организация представляет в ТОФК не позднее дня, предшествующего дню получения денежных средств, расчетный документ с указанием в нем информации о номере карты, на которую подлежат перечислению денежные средства.
  3. ТОФК обрабатывает документ в установленном порядке и перечисляет денежные средства на счет, открытый сотруднику организации/уполномоченному лицу в рамках «зарплатного проекта» в кредитной организации.
  4. После зачисления средств на «зарплатную карту» сотрудник организации/уполномоченное лицо осуществляет оплату товаров, работ, услуг с использованием «зарплатной карты» и (или) наиболее удобным для него способом снимает наличные денежные средства с «зарплатной карты» для осуществления последующих операций с использованием наличных денежных средств.
  5. Взнос наличных денежных средств (неиспользованных/излишне полученных/доходов от платных услуг) может быть осуществлен как через кассу кредитной организации, так и с использованием устройств, функционирующих в автоматическом режиме и предназначенных для приема наличных денег от организаций в порядке, установленном Центральным банком Российской Федерации, на «карточный счет» в кредитной организации с обеспечением последующего перечисления средств на соответствующие счета ТОФК с указанием в платежном документе информации достаточной для отражения операции по зачислению денежных средств на соответствующем лицевом счете, открытом клиенту в ТОФК.

В этой связи целесообразно обратить внимание на необходимость проведения анализа объемов и структуры денежных средств, классифицированных как «неиспользованные/излишне полученные», в целях минимизации расходов, связанных с оплатой клиентом комиссии кредитной организации по проведению операции по перечислению внесенных средств на счета ТОФК.

  1. При необходимости клиент информирует ТОФК не позднее следующего рабочего дня о проведенной операции по взносу наличных денежных средств.

Центральный банк Российской Федерации

Письмо от 31.05.2018 № 04‑45‑7/4048

  • «Об оптимизации процесса обеспечения наличными денежными средствами организаций сектора государственного управления»
  • Банк России поддерживает целесообразность проведения Федеральным казначейством мероприятий по оптимизации процесса обеспечения наличными денежными средствами организаций сектора государственного управления.
  • При этом в отношении денежных средств, получаемых сотрудниками организаций на командировочные и хозяйственные расходы, сообщаем следующее.

Положение Банка России от 24.12.2004 № 266‑П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием» (далее – Положение № 266‑П), устанавливающее особенности осуществления кредитными организациями операций с платежными картами, не регулирует порядок выдачи денежных средств под отчет.

При этом нормативные акты Банка России, включая Положение № 266‑П, не устанавливают ограничений в отношении возможности перечисления денежных средств организацией на банковский счет физического лица, открытый для совершения операций с использованием платежной карты на командировочные и хозяйственные расходы.

Учитывая изложенное, считаем, что выдача денежных средств на указанные расходы может осуществляться путем их зачисления на банковские счета сотрудников организации, предусматривающие совершение операций с использованием платежных карт, включая карты «Мир», эмитированных кредитными организациями в рамках зарплатного проекта.

  1. Принимая во внимание целевое назначение предоставляемых сотруднику денежных средств, организации вправе организовать контроль за их расходованием, включая установление обязанности сотрудника представлять отчет с подтверждающими документами о целевом расходовании денежных средств.
  2. Что касается возврата сотрудником организации остатка денежных средств, выданных под отчет, то, по нашему мнению, организации вправе предусмотреть порядок, при котором сотрудник организации смог бы зачислять наличные деньги на банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием платежных карт в рамках зарплатного проекта, с последующим их перечислением на соответствующие счета органов Федерального казначейства, открытые в Банке России.
  3. Указанные перечисления денежных средств возможно осуществлять через банкоматы или системы дистанционного банковского обслуживания кредитных организаций, заключивших соответствующий договор с органами Федерального казначейства.

Первый заместитель Председателя Банка России                                                                                                                                                    О. Н. Скоробогатова

Министерство финансов Российской Федерации

Письмо от 06.07.2018 № 09‑02‑07/47375

Министерство финансов Российской Федерации в соответствии с обращением рассмотрело письмо об использовании банковских карт сотрудников, выдаваемых в рамках «зарплатных» проектов, и в пределах компетенции сообщает следующее.

Разъяснения, данные в письме Банка России, не противоречат позиции Министерства финансов Российской Федерации по указанному вопросу, в том числе ранее направленной письмами от 28.01.2014 № 02‑03‑09/3057, от 10.09.2013 № 02‑03‑10/37209/42‑7.4‑05/5.2‑554, от 25.08.2014 № 03‑11‑11/42288, от 21.07.2017 № 09‑01‑07/46781.

Учитывая изложенное, Министерство финансов Российской Федерации считает возможным применение территориальными органами Федерального казначейства разъяснений, содержащихся в вышеназванном письме Банка России.

А. О. Котяков

Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: акты и комментарии для бухгалтера, №8, 2018 год

Как оформить оплату расходов организации банковской картой

Для удобства расчетов сотрудников организаций от лица предприятия банки предлагают руководителям и владельцам бизнеса надежный финансовый инструмент – корпоративную банковскую карту. Такая банковская карта привязана к расчетному счету предприятия.  Корпоративная банковская карта – мобильное средство для осуществления платежей лицами, которым эта карта выдана.

Наличие такой карты на предприятии позволит сделать более простыми и удобными расчеты сотрудников организации, например, в командировках. Ведь при расчетах картой, представителям компании нет необходимости расплачиваться наличными деньгами.

Все операции по карте отражаются в отчетах из банка и направляются на привязанный к карте телефон, чаще всего руководителя компании, и на электронную почту, например, главного бухгалтера.   Кроме оплат нужд сотрудников в командировках, с помощью карты могут быть оплачены покупки и услуги других коммерческих организаций в интересах предприятия – владельца карты.

  Средства, списанные со специального счета компании в результате совершения операции с использованием корпоративной карты, считаются выданными под отчет работнику. В срок, установленный положением об использовании корпоративных карт, работник должен представить авансовый отчет о расходовании денег с корпоративной карты.

Может ли директор оплачивать корпоративной картой свои личные покупки? Личные нужды даже директор должен оплачивать исключительно из своей заработной платы. Денежные средства, находящиеся на расчетном счете компании, принадлежат не директору, а организации.

Читайте также:  Образец акта служебного расследования на предприятии

  Поэтому, если все же денежные средства, потраченные с корпоративной банковской карты директором или другим сотрудником предприятия, не соответствуют профилю работы организации, они признаются личными нуждами сотрудника.

  Такие траты сотрудник или директор обязан возместить в кассу или написать заявление, в соответствии с ним данная сумма в полном размере будет удержана из зарплаты работника, должность которого не имеет никакого значения. При любых оплатах, совершенных посредством корпоративной банковской карты, сотрудникам надлежит сохранять все отчетные документы, подтверждающие оплату.

На основании предоставленных в бухгалтерию чеков, квитков, квитанций составляется авансовый отчет, который работник подписывает, а бухгалтер составляет необходимые проводки.  Чтобы избежать лишних вопросов от проверяющих инспекторов, рекомендуется издать внутренний документ, регламентирующий права и обязанности сотрудников, использующих корпоративную банковскую карту в интересах компании.

  Следует четко прописать, как фиксируется выдача карты на руки сотрудникам, установить лимиты на расходование средств по той или иной статье затрат, а также порядок снятия денежных средств с карты.  Важно указать, что распоряжением руководителя предприятия не предусмотрена процедура приходовать снятые в банкомате денежные средства в кассе организации.

  В правилах отчетности не лишним будет указать, кто из сотрудников вправе получать карту и каким образом проходит в компании отчет о потраченных суммах, так как деньги на корпоративной банковской карте – это те же подотчётные денежные средства, которые могли бы быть получены работников в кассе организации наличными.   Преимущества расчетов с помощью корпоративной банковской карты вместо выдачи подотчетных сумм заключается в оперативности расчетов, по сравнению с другими безналичными перечислениями, и контроле операций по расходованию средств компании подотчетными лицами.  Кроме того, деньги на карте невозможно потерять, без кода злоумышленники не смогут воспользоваться финансами компании. 

С корпоративной картой уполномоченный сотрудник без труда оплатит бронь в гостинице, заплатит за топливо в поездке по служебной необходимости, оплатит товары, способствующие улучшению качества работы предприятия. А что, если работник оплатил расходы своей картой?

Оплата банковской картой сотрудника за организацию

Если сотрудник расплатился своей картой, он вправе рассчитывать на компенсацию затрат, если расходы были согласованы руководителем, и у сотрудника на руках все оправдательные документы, подтверждающие расходы.  Законодательство не запрещает использование личной банковской карты работником для осуществления платежей от лица компании.

Так как, если сотрудник оплачивает товары и услуги за свой счет, не получив для совершения платежа предварительно денежные средства под отчет в кассе, то не важно наличными средствами он это сделал или с помощью банковской карты.

  В данном случае банковская карта лишь означает, что платеж совершен за безналичный расчет, но все также от работника и в интересах компании. Авансовый отчет не оформляется, так как работник не получал деньги авансом.

  Если не получавший денежные средства под отчет сотрудник оплатил товар со своей кредитной карты, как отчитаться в финансовом отделе?  Сотрудник предоставляет в бухгалтерию заявление о возмещении потраченных средств и для оформления расходов прикладывает все документы, подтверждающие эти самые траты.

В заявлении работник вправе указать, каким способом он желает получить возмещение понесенных расходов: на банковскую карту, принадлежащую работнику, или наличными — в кассе. Если это вариант с зачислением денежных средств на личную или зарплатную банковскую карту сотрудника, то работник указывает реквизиты своей банковской карты в заявлении. 

Оплата банковской картой лица, не являющегося сотрудником предприятия

Законом допустим также вариант, когда сотрудником производится за товар или услугу оплата картой лица, не работающего в организации.

  В этом случае к заявлению сотрудника на возмещение затрат прикладывается уведомление от лица, на чье имя оформлена карта, с которой осуществлялся платеж.

В этом уведомлении владелец карты поясняет, что не возражал против оплаты товара или услуги принадлежащей ему картой.  

Если платеж произведен с банковской карты супруги или супруга, работающего на предприятии сотрудника, осуществившего платеж, заявление с подтверждением согласия не потребуется.

Оплата расходов банковской картой. Авансовый отчет

Если сотрудник получил денежные средства под отчет в кассе предприятия, а расплатился, оплачивая услуги или товары, действуя в интересах компании и по согласованию с руководством организации, то это тоже законом не возбраняется.

В этом случае налоговики потребуют предъявить авансовый отчет на выданную сумму и оправдательные чеки, бланки, квитанции.   Еще один вариант, разрешенный законом – это внесение подотчетной суммы бухгалтером компании на банковскую карту работника, которой сотрудник оплачивает, например, расходы по ГСМ.

Если сотрудник расплачивается кредитной картой, а не дебетовой, то это не меняет алгоритма действий по оплате и сбору документации ни со стороны работника, ни с позиции компании, и законом тоже допускается.

Налоговики также не возражают против осуществления платежей за организацию сотрудником его кредитной картой, то есть можно оплатить товар кредитной картой сотрудника.

В случае, если денежные средства под отчет были выданы в бухгалтерии одному сотруднику, а оплата совершена банковской картой другого сотрудника этого же предприятия, то работником, который получил сумму под отчет, предоставляет в финансовый отдел авансовый отчет. Оплата банковской картой другого сотрудника отражается в заявлении, приложенным к авансовому отчету подотчетного лица, в котором указывается, что оплата произведена с согласия владельца карты. 

Рекомендуется также к такому авансовому отчету приложить расписку от владельца карты о том, что он получил компенсацию за расходы по принадлежащей ему банковской карте от подотчетного лица в полном размере.

Сотрудник оплатил услуги со своей банковской карты: как отчитаться

Используя, например, в аренду автомобиль или заказав перевозку мебели из офиса на склад, и действуя в интересах компании, сотрудник оплатил услуги со своей кредитной карты, как отчитаться в бухгалтерии, чтобы получить возмещение? Услуга ничем не отличается по алгоритму возмещения в этом случае от товара.

Работнику достаточно предоставить в финансовый отдел или бухгалтерию заявление о возмещении расходов и приложить к нему все чеки и квитанции, подтверждающие платежи. Требованием по предоставлению отчета о потраченных средствах является своевременность предоставления отчетности.

Законом определен срок – три дня после совершения сотрудником платежа или приезда из командировки и выхода на работу.

  При нарушении сроков подачи оправдательной документации в бухгалтерию организации, расходы признаются руководителем необоснованными, и работнику откажут в возмещении затрат, а если сумма была выдана ранее под отчет, то она будет высчитана из зарплаты сотрудника. 

Налоговый и бухгалтерский учет услуги не отличаются от учета товара. 

Как учесть в налоговом учете оплату с карты

Деньги, которые бухгалтер перечисляет на карты сотрудникам подотчет или на корпоративную карту, остаются деньгами компании. При получении оправдательной документации, подтверждающей правомерность учета таких расходов, бухгалтер учитывает затраты для уменьшения налогооблагаемой базы.

  НДФЛ в этом случае не начисляется, так как сотрудник не получает экономической выгоды, такие суммы, при зачислении на карту сотруднику, представляются задолженностью работника перед компанией.

После предоставления чеков, бланков, квитанций, подтверждающих расходы в пользу компании, расходы распределяются в затратах компании бухгалтером в соответствии со статьей расхода.

  Если сотрудник не предоставил необходимых подтверждений того, что деньги были потрачены в интересах компании, подотчетная сумма вычитается бухгалтером из заработной платы сотрудника с начислением на нее НДФЛ 13 процентов. Так как такие суммы принимаются в качестве экономической выгоды работника. 

Например, при принятой в компании практики оплаты работникам мобильной связи за счет компании, сотрудник пополнил связь со своей банковской карты (проводки в бухгалтерском учете отражают расход на нужды компании и возмещение затрат работнику). Такую оплату бухгалтер учитывает, как расходы компании. Если же работник пополнил счет личного телефона, а политикой компании не предусмотрена компенсация мобильной связи, то эти расходы не будут учтены, как затраты компании.

Заключение

Чтобы избежать спорных ситуаций с проверяющим инспектором, руководителю организации надлежит подписать приказ, предусматривающий правила перечисления денежных средств на банковские карты работников, компенсаций платежей без выдачи денег подотчет и с перечислением авансов.

Рекомендуется регламентировать порядок об оплате товаров или услуг банковскими картами сотрудников и корпоративной картой организации.  Соответствующие указания надлежит зафиксировать и в учетной политике компании.

Сотрудники, которым разрешено руководителем расплачиваться личными банковскими картами и корпоративной картой, обязаны расписаться в документации о том, что они осведомлены о порядке оплаты товаров и услуг в интересах компании банковскими картами.

  Утвержденный список таких сотрудников надлежит прикрепить к приказу руководителя о правилах работы предприятия по расчетам банковскими картами. Сотрудники, совершившие платеж посредством личной банковской карты без получения аванса, вправе рассчитывать на возмещение.

Возмещение возможно, если понесенные расходы признаны руководителем, как нужды предприятия, и на затраты предоставлена подтверждающая документация в виде чека, бланка строгой отчётности, квитанции и т.п. Допускается оплата расходов в интересах компании с банковской карты лица, не оформленного в штате компании.

С 2013 года налоговики позволили бухгалтеру перечислять подотчетные деньги на зарплатные карты работникам. А вот перечисление заработной платы сотрудников на корпоративную карту запрещено. Если при расходах на нужды компании произведена оплата банковской картой, подтверждающий документ предоставляется в обязательном порядке, независимо от того, товар или услуга были оплачены сотрудником и какой банковской картой это было сделано.

Если документация, подтверждающая правомерность расходов с помощью личной или корпоративной банковской карты не предоставлена, или не оформлена надлежащим образом, сотрудник обязан предоставить объяснительную записку, а сумма затрат возмещается из его зарплаты.    

Сколько и кому можно выдать деньги в подотчет + оформление

В выдаче подотчетных средств изменились некоторые правила. В статье подробно разберемся как выдать сотруднику деньги в подотчет в 2020 году.

Понятие подотчета

Аванс, выдаваемый работнику для осуществления необходимых организации служебных поручений, о расходе которого нужно отчитаться признается подотчетом.

На что тратить деньги в подотчет

Не всегда расходы организации оплачиваются средствами со своего расчетного счета. В некоторых случаях может потребоваться выдать денежные средства работнику в подотчет. К таким случаям относят:

  • Хознужды организации (например, покупка товаров, работ либо услуг);
  • Командировка (когда сотруднику выдаются суточные, а также деньги на проезд и проживание);
  • Представительские расходы.
Читайте также:  Банковские вклады с капитализацией процентов

Основанием для выдачи из кассы подотчет денежных средств является один из следующих документов:

  • заявление работника, на котором стоит виза директора, содержащая размер выдачи, а также срок, на который разрешено выдать;
  • приказ руководителя о выдаче средств подотчет.

Для того, чтобы в документах, которые выдаются подотчетнику при покупке товаров в качестве покупателя была указана организация, помимо подотчетных средств сотруднику нужно выдать доверенность.

Кому можно выдавать подотчетные деньги

Выдать деньги подотчет из кассы организации можно только тем работникам, с которыми организация заключила трудовой договор, либо гражданско-правовой договор. Таким образом выдать аванс на будущие расходы можно не только штатному сотруднику, но и своим подрядчикам.

К примеру организация наняла работников по гражданско-правовому договору для выполнения определенного объема работ. Для их выполнения потребуется покупка материалов. Соответственно, выдать таким работникам денежные средства для закупки материалов подточит можно ( статью ⇒ Бухгалтерский счет 71.

Учет расчетов с подотчетными лицами).

Как правильно выдать деньги в подотчет

До недавнего времени для получения подотчетных денег сотруднику нужно было написать заявление. Но с 19 августа 2017 года делать это необязательно. Получать теперь подотчетные деньги могут даже те работники, которые по предыдущему авансу еще не отчитались. Такие изменения содержатся в Указаниях Центробанка №4416-У.

Приказ о выдаче денег в подотчет

Так как заявления работникам выдаче подотчетных сумм писать не требуется, их нужно заменять приказом (распоряжением) руководителя компании.

Порядок оформления приказа не указывается в Указаниях Центробанка, но говорится о том, что в приказе должно содержаться:

  • ФИО сотрудника, которому выдаются подотчетные средства;
  • Сумма денежных средств, которая должна быть выдана сотруднику;
  • Срок выдачи денежных средств подотчетнику.

Важно! Если в приказе руководителя на выдачу подотчетных средств стоит неточная формулировка, ИФНС вправе расценить это как нарушения правил для хранения наличных средств. За это компании грозит административное наказание в виде штрафа до 50 000 рублей.

Рассмотрим варианты формулировок в приказе о выдаче подотчетных сумм.

Например, такая формулировка «приказываю в будущем выдавать Петровой О.П. денежные средства до 30 000 рублей без заявлений» или такая «приказываю выдавать Петровой О.П. денежные средства без заявлений, пока сумма аванса не достигнет 30 000 рублей» не содержит точной формулировки, а значит может расцениваться как нарушение.

Приведем пример формулировки, которая позволит выдавать сотруднику подотчетные средства не опасаясь проверяющих органов: «выдать О.П. Петровой под отчет 30 000 рублей на 5 рабочих дней для приобретения канцтоваров».

Приказ также может содержать распоряжение о выдаче подотчетных средств сразу нескольким сотрудникам, например, при направлении нескольких сотрудников в командировку.

Прикладываем образец приказа о выдаче подотчетных средств нескольким сотрудникам при отправлении их в командировку.

Образец приказа о выдаче под отчет 2020

Заявление о выдаче денег в подотчет

Несмотря на то, что заявления по правилам выдачи подотчетных средств писать не требуется, некоторым организациям удобнее работать именно с заявлениями. В этом случае прежний бланк заявления можно несколько упростить.

Например, убрать такую оговорку, что работник уже сдал авансовый отчет по подотчетным средствам, выданным ему ранее.

Это требование утратило силу, теперь выдать деньги подотчетнику можно даже в том случае, если по полученному предыдущему авансу он еще не рассчитался.

Однако, если компания хочет сохранить такое требование, то можно просто заменить формулировку. Например, можно указать, что новый аванс выдается только если сотрудник отчитался по старому. Прописать такое правило нужно в Положении предприятия о подотчетных работниках.

Приведем пример заявления сотрудника о выдаче подотчетных денежных средств.

Образец заявления о выдаче денежных средств (форма 2020)

Если в положении о подотчетных работниках не содержится формулировка о том, что денежные средства подотчет выдаются только по заявлению сотрудника, либо после полного отчета по средствам, полученным по прошлому авансу, то их необходимо внести. Если кроме этого руководитель хочет ограничить и размер подотчетных средств, то в Положении нужно предусмотреть формулировку, согласно которой размер разовой выплаты, либо общая сумма долга работника не может превышать определенный лимит.

Деньги в подотчет на карту работнику

Когда организация перечисляет сотруднику деньки в подотчет по безналичному расчету, то написание заявления или оформление приказа не потребуется. Изложенный выше порядок относится только к расчетам наличными. Но для компании будет все же не лишним оформить один из этих документов.

Так она обезопасит себя от ненужных разбирательств проверяющих органов. Кроме того, в локальном акте компании лучше включить условие, согласно которому организация вправе переводить сотруднику подотчетные деньги на карту.

А в платежном поручении, по которому будет осуществляться перевод средств на карту работника нужно указать, что деньги выдаются под отчет.

Важно! Подотчетные средства можно перечислять на зарплатную карту работника, либо на его личную карту. Для этого сотруднику нужно написать заявление с соответствующей просьбой и указанием реквизитов для перечисления.

Выдача подотчетных средств

При выдаче подотчетных денег нужно оформить расходный кассовый ордер (РКО), сами наличные деньги для этого нужно будет снять с расчетного счета, либо выдать из выручки, которая поступила наличными ( статью ⇒ Форма КО-2. Расходный кассовый ордер 2020).

Деньги в подотчет директору

Если денежные средства выдают директору в подотчет, то также необходимо оформить приказ.

В приказе также указывается цель выдачи средств, размер выдачи и срок, за который необходимо купить необходимы компании товары. Заявление при этом писать не стоит, так визировать будет сам подотчетник.

Приказ оформляет руководитель на себя. К приказу оформляется расходник, в котором подпись директор поставит и за себя и за подотчетное лицо.

Как отчитаться за деньги в подотчет?

Руководителем организации устанавливается срок, после которого сотрудник должен отчитаться за полученные средства. К примеру, бухгалтеру выдали аванс на покупку канцтоваров, сроком на 5 дней.

По истечении этого срока бухгалтер в течение 3-х дней должен предоставить отчет.

Если отчет составляется по командировочным расходам, то отчитаться сотрудник должен в срок до 3-х дней с момента возвращения из поездки.

При полученных подотчетных денег сотрудником на карту, отчитаться по ним можно и позднее установленного трехдневного срока.

К расчетам по безналу не применяются правила «кассовых» ограничений, поэтому сроки для отчета руководитель вправе установить самостоятельно.

Главное, чтобы это было зафиксировано в Положении о выдаче подотчетных средств компании ( статью ⇒ Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами в 2020 году).

Законодательный акт Содержание
Указания Банка России №3073-У от 07.10.2013 «Об осуществлении наличных расчетов»

Выдача денег под отчет работникам

  • Выдача подотчетных сумм работникам в 2019 году: нормативная база
  • Выдача денежных средств в подотчет в наличной форме
  • Подотчетные денежные средства перечисляются на карту сотрудника: нюансы
  • Особенности выдачи под отчет при использовании корпоративных банковских карт
  • Бухгалтерский учет выдачи денежных средств подотчетникам

Выдача подотчетных сумм работникам в 2019 году: нормативная база

При выдаче денег под отчет сотрудникам все экономические субъекты обязаны следовать положениям нормативных актов, выпущенных ЦБ РФ:

  • Указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У (ред. от 19.06.2017);
  • Указание Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У.

Приведенные нормативы определяют порядок работы с наличными денежными средствами.

Безналичные переводы средств в подотчет регламентируются положением ЦБ РФ  «Об эмиссии платежных карт…» от 24.12.2004 № 266-П.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Кроме того, руководство предприятия или ИП вправе издавать собственные локальные нормативные акты, затрагивающие сложные моменты выдачи подотчетных сумм с учетом специфики работы. В подобном акте также следует прописать порядок использования выданных средств и сроки представления авансовых отчетов.

Выдача денежных средств в подотчет в наличной форме

В общих случаях деньги под отчет выдаются по заявлению сотрудника либо по приказу/распоряжению за подписью руководителя.

Из заявления или распорядительного документа должно быть понятно, кто именно получает деньги под отчет, и там же указываются цели, на которые средства будут использованы: командировочные расходы, закупку канцтоваров, прочие нужды.

Получателем подотчетных сумм может выступать как работник, устроенный по трудовому договору, так и работник, оформленный по гражданско-трудовому договору. Законодательство не содержит на этот счет каких-либо запретов и ограничений.

Наличные можно снять с расчетного счета или же взять из поступившей за день в кассу выручки.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Не всякое поступление может использоваться для выдачи под отчет или иных хознужд экономического субъекта. Так, например, наличность, принятая от физлиц в качестве платежей в пользу третьих лиц (комиссионная торговля), не подлежит даже частичному расходованию. Она сдается в обслуживающий банк в полной сумме.

Подотчетные денежные средства перечисляются на карту сотрудника: нюансы

Перечислять подотчетные средства можно и на зарплатную карту сотрудника, и на другую личную карту, отличающуюся от зарплатной.

Деньги переводятся на карты сотрудников:

Читайте нас в Яндекс.Дзен Читайте нас в Telegram

  • для оплаты командировочных расходов;
  • компенсации документально подтвержденных расходов.
  1. Здесь также понадобится заявление от сотрудника с приложенными реквизитами его банковского счета или соответствующее распоряжение руководителя.
  2. В платежном поручении указывается, что перечисляемые средства являются подотчетными.
  3. К авансовому отчету придется приложить документы, подтверждающие оплату зарплатной картой.

СЛЕДУЕТ ОТМЕТИТЬ! В унифицированном бланке авансового отчета предусмотрена исключительно наличная форма выдачи подотчетных сумм. Но хозсубъект вправе самостоятельно разработать бланк авансового отчета и предусмотреть в нем иные способы выдачи денег.

Особенности выдачи под отчет при использовании корпоративных банковских карт

В последнее время всё большую популярность набирают корпоративные карты. Они привязываются по желанию клиентов либо к расчетному счету, либо к специальному карточному счету.

Для получения такой карты от сотрудника потребуется заявление. А предприятию или ИП нужно утвердить порядок ее использования. Кроме того, необходимо осуществлять учет выданных карт, регистрируя их выдачу и возврат в специальном журнале.

Передача карты работнику вовсе не означает выдачу денег под отчет. Выдача под отчет произойдет лишь в момент снятия или использования средств с карты. Использовать средства также разрешено на покрытие командировочных и иных расходов, необходимых для организации нормального производственного процесса.

Движение средств по корпоративной карте отслеживается по банковским выпискам. На их основании нетрудно понять, в каких магазинах отваривался работник — выполнял ли он поручение руководства или злоупотреблял оказанным доверием.

В бухучете для учета расчетов с подотчетниками предназначен счет 71. По его дебету проходят операции по выдаче средств ответственному работнику, а по кредиту определяется расход на основании авансового отчета с приложением кассовых и товарных чеков, а также других подтверждающих документов.

Разберем, какие же проводки делаются при выдаче денег подотчетному лицу:

  1. Выдавая наличные деньги из кассы, кассир выпишет расходный кассовый ордер, и на основании выписанного документа бухгалтер запишет: Дт 71 Кт 50.
  2. Факт перевода подотчетнику безналичных средств на личную карточку фиксируется проводкой Дт 71 Кт 51. Основанием для ее формирования послужит выписка из банка.
  3. При использовании корпоративной карты также на основании банковских выписок, подтверждающих расходование денег с нее, в бухучете появятся следующие корреспонденции счетов:
  • Дт 71 Кт 51 — если карта привязана к расчетному счету;
  • Дт 71 Кт 55 — если привязка идет к спецсчету.

***

Компании и ИП выдают деньги под отчет работникам из кассы наличкой или путем перевода на личную карточку безналичных денежных средств. Если у хозсубъекта нет наличной выручки, то для него предпочтительнее второй способ. Кроме того, широкое распространение получили и корпоративные карты, используемые подотчетниками исключительно для служебных целей.

***

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Бухгалтерские документы».

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *