Среди внутренней документации компании приказы по основной деятельности составляют основную часть. О том, как правильно их оформить, и что они собой представляют, – прямо сейчас.
- Бланк приказа о вступлении в должность директора (Word)
- Бланк приказа об утверждении штатного расписания (Word)
- Бланк приказа о передачи функций (Word)
- Бланк приказа о запрете курения (Word)
- Бланк приказа о назначении ответственного (Word)
- Бланк приказа о передаче права подписи (Word)
Назначение и классификация приказов
Из названия следует, что данные приказы связаны с основной, т.е. текущей деятельностью компании. Определяют их как все те документы, которые остаются после отсеивания таких видов, как:
- Приказы по личному составу – это вся внутренняя документация, которая связана с отражением трудовых отношений как с каждым сотрудником, так и с коллективом в целом. К ПЛС относятся нормативные документы фирмы, регулирующие:
- прием и увольнение с работы;
- премирование;
- взыскания;
- дисциплинарные наказания;
- отправка в текущий и внеплановый отпуск;
- командировки и т.п.
- Приказы, регулирующие отношения в сфере административно-хозяйственной деятельности фирмы (ПАД). Сюда относятся документы, в которых содержатся указания по использованию собственности компании, материальному обеспечению, охране объекта – т.е. все задачи, касающиеся материальной стороны работы и управления фирмой.
Таким образом, приказы, касающиеся основной деятельности фирмы (ПОД), содержат самую разнообразную группу документов, которая в свою очередь разделяется на 8 подгрупп:
- Структурные – они касаются регулировки внутренней иерархии в компании, ее структуре как единой системы. В основном такие документы регулируют образование и прекращение работы филиалов, обособленных подразделений, создания и ликвидации новых отделов или отдельных групп в пределах уже существующих отделов. Также к этой группе относятся приказы в связи с поглощением компанией более мелких фирм или в связи со слиянием с более крупными компаниями. Таким образом, если юридическое лицо имеет небольшое количество штатных работников и не имеет своих филиалов, то его структурные виды деятельности практически отсутствуют.
- Нормативные – по сути, это все внутренние документы, которые имеют регламентирующий характер: внутреннее законодательство фирмы. Именно здесь прописывается режим работы, распорядок дня, основания для премирования, принципы оплаты труда, инструкции для каждого конкретного сотрудника и т.п. В этой связи не стоит путать их с ПЛС: например, само положение о премировании – это ПОД, а приказ о премировании конкретного работника – это ПЛС.
- Организационные близки к нормативным, но они содержат не сами нормы работы компании, а описывают конкретные задачи, которые стоят перед отдельными сотрудниками, отделами или всем штатом в данный момент. Например, руководство заявляет о переходе на сменный график работы целого отдела, вводит новое штатное расписание или объявляет о создании комиссии, которая будет расследовать несчастный случай и т.п.
- Надзорные регламентируют очередные плановые или внеплановые проверки, имеющие целью контроль работы отдела или всей фирмы, а также проведение переаттестации, сдачу годовой бухгалтерской отчетности, организацию инвентаризации и т.п.
- Отчетные – очень важная подгруппа ПОД: именно эти документы интересуют проверяющие органы прежде всего. В эту категорию входят все виды отчетности – не только финансово-экономического характера (бухгалтерские), но аналитические сводки, отчеты по выполнению планов отделами с приложениями, поясняющими план на аналогичный период в будущем, а также статистические отчеты (на крупных предприятиях).
- Финансовые приказы – это не бухгалтерские документы, а те приказы, которые намечают финансовую стратегию, планы продаж на будущий обозримый период, анализ финансовых рисков развития в той нише, где находится компания и т.п. Т.е. сюда относятся все документы, которые описывают финансовые планы руководства на конкретный период.
- Обеспечительные приказы – все документы, которые касаются вопросов материального снабжения деятельности компании: от закупок расходных материалов до приобретения необходимого сырья, офисной техники и т.п.
- Информационные – самая разнообразная подгруппа, которая по сути включает в себя все документы, не вошедшие в предыдущие 7 групп. Обычно это нормативные приказы, регулирующие регистрацию документооборота, помещение дела в архив, особенности оформления внутренних бумаг и т.п.
Таким образом, приказы, регулирующие основную деятельность фирмы, – это группа документов, которые условно объединены в одну категорию. Выделение связано по методу «от противного» – все, что не вошло в ПЛС и ПАД, причисляют к ПОД. Самые распространенные документы в этой категории, которые встречаются в любой компании, следующие:
- об учреждении штатного расписания, его корректировке или полном изменении;
- о введении порядка работы каждого сотрудника: режим, рабочие часы, количество смен, время для регламентированного перерыва и т.п.;
- о введении в действие любого локального акта в компании, например, правила безопасности труда на том или ином объекте, положение о премировании и т.п.;
- об инвентаризации всех имущественных объектов компании с установлением порядка проведения инвентаризации, полного перечня номенклатуры с номерами и т.п.;
- о введении в действие графика текущих отпусков каждого сотрудника;
- о порядке работы комиссии, организованной для расследования обстоятельств несчастного случая.
Приказы по основным видам деятельности хранятся в организации бессрочно, в то время как по личному составу, а также административно-хозяйственные – в течение 5 лет. Поэтому в содержании одного документа лучше не смешивать разные вопросы – тогда придется хранить слишком много фактически ненужных бумаг.
Как правильно оформить документ: пошаговая инструкция
- Пример такого документа представлен на рисунке.
- Структура приказа вне зависимости от вида основной деятельности компании, которую он регулирует, одинакова:
- Полное название организации – здесь нужно указать не только аббревиатуру, но и оригинальное название. Все реквизиты, контакты и прочие сведения о фирме прописывать не следует, поскольку приказ предназначен только для внутреннего использования в компании.
- Наименование, т.е. собственно «Приказ». Лучше сделать все буквы прописными и разместить в середине – как и в большинстве аналогичных документов.
- Реквизиты документа, т.е. дата издания/вступления в силу (иногда это разные дни), номер (согласно единым правилам внутренней нумерации), место издания (это актуально для крупных компаний, у которых есть местные структурные подразделения и филиалы). Рядом с номером документа можно поставить обозначение ОД, которое причисляет приказ к регулирующим основную деятельность. Делать это необязательно, хотя в целях удобства рекомендуется всегда применять соответствующую маркировку каждой бумаги.
- Собственно тема приказа, которая одновременно служит главным заголовком, предваряющим весь текст.
- Основание для введения поправки или новой нормы: «В связи с оптимизацией», «Во исполнение приказа» (т.е. ссылка на решение вышестоящего органа управления компании или конкретного должностного лица), «В целях приведения системы или отдельных элементов в соответствие с ГОСТ (или другого нормативного документа)», «В связи с производственной необходимостью» и т.п.
- Слово «ПРИКАЗЫВАЮ».
- Собственно описание приказа и приведение ответственных лиц (ФИО и должности) за его исполнение. Бывают и случаи, когда конкретных ответственных нет, поскольку изменение достаточно масштабное и касается всего коллектива в целом. Тогда прописывается, что сам директор оставляет контроль исполнения за собой.
- ФИО, подпись уполномоченного лица. Здесь следует обратиться внимание, что печать организации на приказе не ставится – это внутренний документ, поэтому одной подписи считается достаточным, что он действительно вышел официально от имени компании. Т.е. приказ по основному виду деятельности действует только на основании подписи директора.
Таким образом, по сути такой приказ состоит из всех разделов, типичных для этого вида документов:
- Реквизиты, наименование фирмы (вводная часть).
- Констатирующая (описательная) часть, к которой приводится заглавие (т.е. какую сторону отношений регулирует приказ) и основание для введения нововведения: «В целях совершенствования…».
- Собственно распорядительная часть, которая следует после слова «ПРИКАЗЫВАЮ». Именно здесь описываются нововведения, срок их исполнения и должностные лица, которые несут ответственность за реализацию идеи.
- Приложения – при необходимости вынести крупную информацию – номенклатуру, пофамильные списки, другие большие блоки за пределы текста приказа. Все приложения нумеруются (если их будет несколько) и являются неотъемлемой частью приказа.
Оборотная сторона документа
Любой ПОД вне зависимости от назначения имеет оборотную сторону; на ней приводятся должности и ФИО сотрудников:
- С которыми согласована редакция документа.
- Которые должны быть ознакомлены с ним под подпись.
- Который составил сам приказ. В крупных компаниях генеральный директор даже физически не может ознакомиться и тем более разработать весь поток документов, в которых нуждается фирма. Поэтому он делегирует часть своих полномочий доверенному лицу – другому сотруднику. Чаще всего это заместитель.
Журнал регистрации приказов
Для ПОД существует специальный журнал, в котором регистрируются только эти приказы. Он имеет одноименное название – журнал регистрации приказов по основной деятельности.
Как правило, это 64-страничная брошюра формата А4 в картонной обложке, стилизованной под архивные документы (золотистого цвета). Левый край немного больше, как и в случае со всеми другими документами – поле используется для создания отверстий для подшивания в архив.
- Записи в этот документ заносятся по стандартной форме, как показано на образце.
Номера всегда ставятся по порядку.
Особое внимание следует обратить на поля «дата» и «название документа» – ошибки здесь недопустимы и с точки зрения удобства нахождения, и в плане проверок представителями разных органов.
Также следует учесть, что названия приказов следует делать по возможности краткими, чтобы потом можно было легко отыскать их среди множества подобных бумаг.
Регистрировать документ нужно сразу после его подписания, потому что именно этот факт подтверждает юридическую силу приказа. Если же бумага вышла, но не зарегистрирована, формально она не существует, как можно понять из ГОСТ Р 51141-98 (там описывается, что именно регистрация фиксирует факт создания приказа).
Журнал регистрации ведется в течение календарного года. При этом на каждый год в обязательном порядке заводится новый журнал вне зависимости от состояния наполнения книги. Если в одном экземпляре места уже не осталось (что бывает только в случае с крупными организациями), заводится продолжение журнала, на котором указывается «Часть 2».
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ПОД и ПЛС всегда регистрируются как отдельные документы – т.е. в содержании оного приказа не может быть элементов другого. Вместе с тем ПОД и ПАД могут быть объединены в один документ на усмотрение должностных лиц фирмы.
Как хранятся ПОД
Несмотря на то, что организация обязана хранить все ПОД, вне зависимости от срока давности, допускается отправить на длительное хранение те документы, к которым нет необходимости обращаться в текущей деятельности.
Порядок в данном случае достаточно прост:
- В конце каждого календарного года уполномоченные сотрудники оценивают, нужно ли будет обращаться к приказу или фактически он утратил актуальность.
- Все документы, утратившие силу, отправляются в специальное хранилище или передаются в архив.
- Об этом факте составляется информационный приказ по основному виду деятельности, который как обычно регистрируется в журнале.
Примеры распространенных видов приказов 2020 г
Далее приводятся образцы наиболее распространенных видов ПОД, которые составляют основную долю в документообороте практически каждой компании.
- О вступлении в должность директора (генерального директора, начальника филиала и т.п.).
- Об утверждении штатного расписания (введении нового, поправок к старому, учреждении в 1 раз).
- О передаче функций (на примере сотрудника, осуществляющего кадровое делопроизводство).
- Об учреждении, поправках или введении новой редакции документа «Правила внутреннего трудового распорядка».
- О графике работы компании в отдельные периоды (например, во время майских праздников).
- О регламенте действий всех сотрудников в случае обнаружения пожара.
- О запрещении курения.
- О назначении ответственного (на примере лица, отвечающего за пожарную безопасность).
- О передаче права подписи (на примере права подписи во всех кадровых документах).
- О досрочном прекращении исполнения обязанностей руководителем.
Поделиться ссылкой:
(1
Приказ по основной деятельности
Приказ по основной деятельности принадлежит к системе организационно-распорядительной документации. Ни одна организация не может обойтись без приказов.
Это, в первую очередь, метод эффективного обозначения задачи, во вторую – способ контроля. В этой статье рассмотрим в качестве образца приказ, в котором исполнители получают задание разработать инструкцию по делопроизводству.
Проанализируем пример детально и проговорим каждую смысловую часть приказа.
Любой вид приказа по основной деятельности включает в себя реквизиты:
- Наименование организации;
- Наименование вида документа –ПРИКАЗ;
- Дата приказа;
- Регистрационный номер;
- Место издания документа;
- Заголовок к тексту;
- Текст;
- Подпись.
Приказ чаще сего издается руководителем организации. В редких случаях – другим должностным лицом, имеющим такие полномочия, а вообще руководители подразделений должны пользоваться другими видами распорядительных документов, а именно указаниями и распоряжениями.
Пример приказа
Ниже – две картинки. Это самый обычный приказ, который представлен с двух сторон. Цифры указывают на основные части, а также на реквизиты документа.
1 – наименование организации. В отличие от фирменного бланка, на приказе по основной деятельности мы не помещаем реквизиты компании, ведь приказ является внутренним документом
2 – наименование документа. Оно должно выделяться визуально. В деловой практике принято писать названия документов по центру строки прописными буквами.
3 – этот пункт объединяет несколько: дата, номер, место издания приказа. Это основные регистрационные данные. Обратите внимание на код «ОД», который находится рядом с номером. Он является не обязательным и означает, что приказ относится к основной деятельности.
Кроме основной, выделяют приказы по личному составу и административно-хозяйственной деятельности. Те, что по личному составу, всегда регистрируются отдельно.
Регистрировать ли отдельно АХО и основную деятельность, решает организация, но делать это желательно потому, что приказы поОД имеют срок хранения постоянно, а АХО – всего 5 лет.
4 –тема приказа или заголовок к тексту.
Принято, чтобы он начинался с предлога «О», например, «О проведении бухгалтерской отчетности» или «О подтверждении инструкции делопроизводства» и стоял в предложном падеже.
Заголовок – это краткое содержание приказа, которое воспроизводится в учетной записи в журнале. Поэтому, формулируя заголовок, имейте в виду, что впоследствии именно но нему вы будете искать этот приказ.
Примеры заголовков:
- Об утверждении положения об отделе кадров
- О принятии на баланс основных средств
- О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству
- Если заголовок длинный и занимает несколько строк, можно выровнять его по центру.
- Основной текст приказа делится на две части: констатирующую и распорядительную.
- 5 – это констатирующая часть текста.
В этой части пишется обоснование управленческого решения.
Почему издается этот приказ, что послужило причиной?
Примеры обоснований:
Во исполнение приказа Министерства энергетики Российской Федерации от 01.07.2015 №5466 «О предоставлении информации»
- Обратите внимание: когда дается ссылка на нормативный документ, правильно указывать сначала его наименование, затем, дату, потом – номер и наименование.
- В целях приведения системы делопроизводства ЗАО «Металлист» в соответствие с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007
- В целях повышения эффективности
- В связи с производственной необходимостью
6 – отдельное слово «ПРИКАЗЫВАЮ». Оно разделяет констатирующую и распорядительную части. Слово «приказываю» может быть набрано прописными буквами, как в примере, а может – строчными и вразрядку: «п р и к а з ы в а ю». Выровнять его можно по левому краю, а можно по центру. Распорядительная часть текста начнется с новой строки.
7 – часть текста, которая называется распорядительной. Здесь перечисляются задания, которые руководитель ставит перед подчиненными.
Зеленым шрифтом выделены значимые моменты для распорядительной части документа.
- Каждое задание имеет ответственного за выполнение. Исключение – утверждение приказом какого-либо документа.
- Также очень важно указать срок исполнения задачи. И вновь исключение – утверждение документа и задание, которое носит постоянный характер.
- Управленческие решения нумеруются. Одно действие – один пункт приказа. Если задача разбивается на более мелкие задания, это оформляется подпунктами:
1.
1.1.
1.1.1.
- Обязательный пункт – указание должностного лица, на которое возлагается контроль исполнения приказа. Это может быть и сам генеральный директор, и любой из подчиненных ему руководителей.
- На практике встречаются и такие приказы, которые не дают заданий никому конкретно, а управленческие решения в них носят общий организационный характер.
- Например:
- В целях оптимизации системы делопроизводства ООО «Роскомстрах»
- ПРИКАЗЫВАЮ:
- Утвердить и ввести в действие с 01.01.2015 номенклатуру дел ООО «Роскомстрах» на 2015 год (прилагается).
- Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.
Приложение к приказу. В отличие от делового письма, где приложение выносится в отдельную структурную единицу текста, информация о приложении к приказу вводится прямо в текст. Если прилагается один документ, то после его названия в скобках пишется «(прилагается)» — см. пример чуть выше. Если же приложений несколько, то они нумеруются:
- Рабочей группе собрать информацию по форме П-3 (Приложение №1).
- Нумеровать приложения можно по-разному:
- Приложение 1
- ПРИЛОЖЕНИЕ №1
И т.д. Главное – придерживаться единообразия и в самом документе, и во всех приказах в целом. Унифицировать эти правила поможет инструкция по делопроизводству.
На прилагаемый документ выносится информация о том, что это приложение:
- После регистрации приказа необходимо от руки вписать регистрационную информацию в соответствующие поля.
- Приложение является неотъемлемой частью приказа и хранится вместе с ним!
- 8– подпись. Реквизит оформляется стандартно:
- Наименование должности Личная подпись Инициалы Фамилия
Печать на приказ не ставится! Это внутренний документ.
Нет никакого смысла подтверждать подпись директора в его же компании.
Переходим к оборотной стороне приказа.
1 – визы согласования, сбор которых является обязательной процедурой.
Приказ согласуют те должностные лица, деятельности которых он касается. Состав согласующих лиц зависит от того, о чем приказ.
2 – визы ознакомления. В обязательном порядке все те, кто фигурирует в приказе в качестве исполнителей поставленных руководством задач, должны в нем расписаться.
3 – исполнитель. Это сотрудник, который составил приказ. По всем вопросам исполнители будут обращаться к нему, а не к директору, который часто имеет очень смутное представление о деле, к которому относится подписанный им документ… Указывается фамилия, имя исполнителя, если принято в компании – то отчество и контактная информация.
Что такое приказы по личному составу, как внести изменения в приказ — в статьях по ссылке.
Image by stockimages / www.freedigitalphotos.net
Классификатор приказов вам поможет
В небольших организациях, как правило, выделяют приказы по основной деятельности и по личному составу, порой забывая про еще одну группу – приказы по административно-хозяйственным вопросам. В крупных же организациях даже этих трех разновидностей маловато будет.
Кроме того, там часто разные подразделения готовят разные группы приказов, и порой у отдельных специалистов возникает желание доказать, что приказ по вновь возникшему вопросу – вовсе не его головная боль, а вотчина коллеги из другого отдела.
Чтобы примирить всех, нужно навести порядок.
Зачем все это нужно?
Практика показывает, что крупные организации, вне зависимости от сферы деятельности и организационно-правовой формы, издают достаточно большое количество распорядительных документов, прежде всего приказов.
Вместе с тем при проведении экспертизы ценности документов этого вида возникают определенные сложности, связанные со спецификой деятельности крупной организации.
Дело в том, что небольшая организация может ограничиться изданием приказов двух видов: по основной деятельности и по личному составу (дополняемых изданием распоряжений), оформление которых в этом случае возлагается на одного человека.
Чем больше масштаб деятельности организации, значительнее штат работников и сложнее структура руководства, тем меньше вышеописанный алгоритм издания распорядительных актов подходит для организации.
Как быть? Ответ на этот вопрос найден довольно давно: приказы делят на отдельные разновидности, а их оформление поручают отдельным работникам или различным подразделениям.
В результате возникает стандартная для современного отечественного делопроизводства ситуация, когда часть приказов оформляется (соответственно, регистрируется и хранится до передачи в архив) делопроизводственной службой, а часть — службой кадров.
При этом порой сотрудники делопроизводственной службы и службы кадров испытывают затруднения при решении вопроса о том, приказом какой разновидности оформлять те или иные решения – приказом по основной деятельности или приказом по личному составу.
К сказанному стоит добавить, что разделение приказов на две разновидности – по основной деятельности и по личному составу – не может удовлетворить крупные организации, имеющие значительный круг решаемых вопросов.
В итоге количество разновидностей приказов увеличивается (появляются приказы по административно-хозяйственным вопросам, о направлении работников в командировку и др.
), а подготовка приказов по отдельным вопросам может поручаться отдельным работникам или подразделениям как в порядке разового поручения, так и на постоянной основе, что, естественно, добавляет сложностей.
Действующие в настоящее время государственные стандарты содержат общие указания относительно оформления приказов и не позволяют решить данные вопросы.
Не добавляют ясности и не так давно утвержденные «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»1.
Единственным выходом остается детальная проработка классификации приказов локальным актом, издаваемым самой организацией.
Прежде всего необходимо определить количество видов приказов, которые могут издаваться.
Вполне вероятно, что целесообразно будет раздробить приказы по основной деятельности и по личному составу на более мелкие группы для облегчения дальнейшей справочной работы и для обеспечения возможности специализации деятельности сотрудников, их оформляющих.
Выделенные группы следует зафиксировать в табеле унифицированных форм документов.
Однако даже использование табеля унифицированных форм не позволяет полноценно организовать работу по отнесению приказов к конкретному виду, поэтому необходимо или оговорить вопрос классификации приказов в инструкции по делопроизводству, или оформить отдельный классификатор. В последнем случае классификатор может быть утвержден приказом и использоваться в качестве приложения к номенклатуре дел. Такой вариант удобен, если действующая инструкция по делопроизводству в целом соответствует современным требованиям и нет острой необходимости в ее немедленной переработке.
Содержание классификатора
Содержание классификатора будет индивидуальным для каждой организации. При его составлении можно руководствоваться положениями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации2.
При этом, учитывая то обстоятельство, что хотя УСОРД и входит в число действующих УСД, она фактически не применяется в деятельности организаций, поскольку первая очередь УСОРД, утвержденная Главархивом СССР еще в 1979 году, в настоящее время в значительной части устарела, а вторая очередь УСОРД, утвержденная Росархивом в 1993 году, не была внедрена в практику.
Раздел ОКУД, посвященный организационно-распорядительной документации, с 1993 года не ведется, поэтому в ОКУД не включены многие формы документов, предусмотренные законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации3.
Гораздо более полезным будет «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»4, т.к. только на его основе можно классифицировать приказы по срокам хранения (далее по тексту – Перечень).
Ниже приведен пример классификатора приказов. В данном примере приказы разделены на три группы (согласно 19 статье Перечня):
- по основной деятельности – срок хранения постоянно;
- по личному составу – большинство хранится 75 лет, но отдельные виды можно хранить 5 лет;
- по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет.
Группировка произведена по содержанию и по срокам хранения в соответствии со статьей 19 нового Перечня.
Далее делим каждую группу на отдельные подгруппы, т.к. оформление различных групп (разновидностей) приказов может быть возложено на разные отделы или на разных сотрудников службы кадров. Такое разделение в дальнейшем облегчит проведение справочной работы. Можно, например, выделить приказы о поощрении и материальной помощи, т.к.
они связаны с выделением и расходованием дополнительных финансовых ресурсов и существует необходимость особого контроля руководства за данным направлением работы. И, наконец, логично выделить в качестве отдельных разновидностей приказы об отпусках, дежурствах, взысканиях, а также о направлении работников в командировку, т.к.
они имеют срок хранения 5 лет.
Каждой разновидности приказа присваивается свой делопроизводственный индекс, каждая разновидность подшивается и хранится отдельно в соответствии с установленными сроками хранения.
Мы предлагаем использовать индексацию на основе двух букв, которые могут вызывать определенные ассоциации, что облегчает запоминание и усвоение работниками предложенной группировки:
- ОД — Основная Деятельность,
- ЛС — Личный Состав,
- МП — Материальная Помощь / Материальное Поощрение,
- ОК — О`К — все хорошо, отпуск,
- КМ — КоМандировка (обычная),
- КС — Командировка на Север (или Командировка Серьезная),
- АХ — Административно-Хозяйственые вопросы и т.д.
Классификатор может быть оформлен в виде таблицы.
В нее можно внести графу, в которой будет указано, кто из руководителей преимущественно подписывает приказ определенного вида (в том случае если такое распределение полномочий предусмотрено соответствующим приказом). При этом, разумеется, руководитель, являющийся первым лицом организации, может подписывать любой приказ.
В пятой графе содержатся типовые заголовки, которые можно использовать при оформлении приказов.
Это сократит количество ошибок, совершаемых при оформлении приказов, и существенно облегчит ввод информации в информационно-поисковые системы (ведь большинство из них позволяет создавать справочник стандартных заголовков, из которого пользователь потом сможет выбирать нужный). Такой классификатор позволит избежать проблем при проведении экспертизы ценности документов.
Пример 1 Классификатор приказов организации
1 Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 г. № 477). 2 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. 2-е изд. – М., 1981. 3 Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации.– М., 2007,.С. 44.
Приказы по основной деятельности
- Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.
- Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.
- Поскольку задачи и функции по своему характеру могут быть и основными, и оперативными, то приказы по основной деятельности классифицируются как:
- приказы по основной деятельности — издаются в рамках выполнения главных стратегических, организационных задач
- приказы по административно-организационной деятельности — касаются оперативных административных и хозяйственных вопросов
РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ
Все виды приказов по основной деятельности должны регистрироваться. Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами.
Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.
Приказы по основной деятельности и по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам подлежат раздельной регистрации, формированию в отдельные дела и раздельному хранению, т.к.
приказы по основной деятельности хранятся постоянно, а по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет.
То есть в деловой практике необходимо учитывать еще одно основание для классификации приказов – их ценность, выражающуюся в сроке хранения.
Компания «Кадры в порядке» разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации. В зависимости от объема документооборота могут применяться различные виды журналов.
Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения.
На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги — дату окончания.
Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.
- ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
- Полномочия и ответственность
- Организационная структура и штатное расписание
- Утверждение и введение в действие локальных нормативных актов
- Регламенты и процедуры
- Режим работы компании
- Охрана труда и техника безопасности
Приказы по основной деятельности: классификация и образцы
В процессе функционирования предприятия издается множество различных распоряжений — о приеме, увольнении, назначении на должность сотрудников, об отпуске, командировках, о вопросах хозяйственной деятельности (режим работы, охрана помещения), об управленческих решениях. Вся эта распорядительная документация относится к разным группам приказов: по личному составу (ПЛС), по основной (ПОД) и административно-хозяйственной деятельности (ПАД).
А приказы по основной деятельности — это какие приказы? Исходя из названия, очевидно, что такие распоряжения регулируют аспекты, связанные с текущей деятельностью организации. Это и решения руководства касательно управления, планирования, финансов, производства, покупок и продаж и прочие.
При этом указы по административно-хозяйственной деятельности также относят к основным.
Однако приказы, регулирующие основные виды деятельности, должны храниться в архиве бессрочно, тогда как приказы по АХД хранятся 5 лет.
Значимые указы по личному составу (прием, увольнение, перевод, премирование, установление надбавок) надлежит хранить в течение 75 лет (п. 19 Перечня, утв. Приказом Минкульта № 558 от 25.08.2010).
В каждом регистре по основной деятельности руководитель строго прописывает поручение, сроки его выполнения и назначает ответственных лиц. К приказам по основной деятельности, регулирующим текущие организационные вопросы, относят:
- об утверждении (внесении) изменений, обновлении штатного расписания;
- о трудовом распорядке;
- о графике отпусков;
- о вступлении в силу локальных нормативных актов и положений;
- об инвентаризации (весь комплекс инвентаризационных приказов — о проведении, о назначении комиссии, сроках и результатах);
- о порядке работы разного рода комиссий в учреждении.
Виды приказов по основной деятельности
В связи с тем, что такие приказы регулируют множество организационных вопросов в процессе финансово-хозяйственной деятельности учреждения, их принято разделять по группам в зависимости от функционального назначения. Выделяют следующие виды приказов:
- Структурные — регулируют структурные образования на предприятии (при их наличии). К ним относятся приказы о создании или прекращении функционирования групп, отделов и подразделений, филиалов.
- Нормативные — это внутренние нормативно-правовые акты, документы и положения, нормирующие работу компании.
- Организационные — распоряжения, закрепляющие основные организационные вопросы. К ним относятся определенные цели и задачи, актуальные для учреждения в текущий момент времени.
- Надзорные — регулируют проведение плановых, неплановых проверок, внутреннего аудита и иных контрольных мероприятий, инвентаризации, составление и сдачу периодической и ежегодной бухгалтерской отчетности и проч.
- Отчетные — регламентирующие различные отчетно-аналитические мероприятия во всех отделах и структурных подразделениях.
- Финансовые — это финансовые планирование и аналитика, разработка стратегии, ключевые управленческие решения финансового характера.
- Обеспечительные — внутренняя документация, которая издается с целью снабжения учреждения необходимыми основными средствами и материальными запасами.
- Информационные — приказы, содержащие различные сведения об организации: регистрация, движение, оформление внутренних документов.
Приказы, издаваемые в организациях, и их разновидности
Вся деятельность организации отражается и сохраняется в ее документах: локальных нормативных правовых актах, финансовых, распорядительных документах и т.д. В данной статье вы сможете узнать, как правильно регламентировать распорядительные документы в организации.
Приказы и распоряжения, издаваемые в организациях, подразделяются на 3 вида: по основной деятельности; личному составу; административно-хозяйственным вопросам, а постановления и решения – на 2: по основной деятельности и по личному составу (п. 98 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (с изменениями и дополнениями) (далее – Инструкция по делопроизводству)).
- Какие документы могут быть отнесены к приказам по основной деятельности?
- Как правило, приказы по основной деятельности издаются по вопросам:
- – создания, реорганизации или ликвидации организаций;
- – утверждения (изменения) структуры и штатной численности, штатного расписания, сокращения штатной численности;
- – создания и ликвидации структурных подразделений;
- – создания и изменения коллегиальных и совещательных органов, комиссий;
- – установления режима работы организации и внесения изменений в него;
- – утверждения (изменения) локальных нормативных актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов);
- – утверждения внутренних типовых форм документов и др.
- Критерием того, что конкретный документ относится к приказу по основной деятельности, является то, что в его содержании отражена основная деятельность организации, определенная уставом (коллективным договором, положением).
ЭТО ВАЖНО! Состав разновидностей приказов, относимых к категории приказов по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам, нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлен.
Так как приказы по основной деятельности и приказы по административно-хозяйственным вопросам охватывают хозяйственную деятельность организации в целом, целесообразность разделения их на отдельные группы каждая организация решает для себя самостоятельно.
Приказы по личному составу
Приказы по личному составу документируют такие основные кадровые процедуры, как прием на работу, увольнение, перевод, предоставление отпусков, применение поощрений и дисциплинарных взысканий, командирование и т.п.
Состав некоторых разновидностей приказов по личному составу определен п. 172 Инструкции по делопроизводству и п. 46 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций* (далее – Правила), а также подп. 21.3 и 21.4 п.
21 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения** (далее – Перечень).
- Так, выделяются следующие группы приказов по личному составу:
- – о приеме (назначении на должность), переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности), награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном исполнении обязанностей, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, собственного имени, отчества работников;
- – предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку).
- Приказы по административно-хозяйственным вопросам
- Приказы по административно-хозяйственным вопросам – это распорядительные документы, направленные на решение административно-хозяйственных задач, стоящих перед организацией.
- К таким приказам относятся приказы:
- – о выделении места для курения, закреплении машины за водителем;
- – установлении (отмене) сезонных норм расхода на бензин, регистрации, перерегистрации, страховании транспорта, прохождении техосмотра;
- – покупке оборудования, приобретении спецодежды, канцелярских принадлежностей, хозяйственного инвентаря;
- – проведении инвентаризации основных средств и др.
Состав вопросов, отражаемых в приказах по административно-хозяйственной деятельности, можно определить на основании Перечня, в котором имеются самостоятельные главы: например, гл. 43 «Административно-хозяйственные вопросы», гл.
44 «Эксплуатация зданий, (сооружений)», гл. 45 «Пожарная безопасность и охрана организаций», гл. 46 «Государственная система предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций. Гражданская оборона», гл. 47 «Транспортное обслуживание», гл.
48 «Организация внутренней связи».
- Таким образом, приказы, издаваемые по вопросам, отраженным в указанных главах Перечня, и будут являться приказами по административно-хозяйственной деятельности.
- Регистрация приказов в соответствующих журналах
- Распорядительные документы, для которых актами законодательства РБ установлены разные сроки хранения, необходимо регистрировать отдельно.
- Каждая группа приказов имеет свои сроки хранения:
– по основной деятельности – постоянно или 10 лет (п. 21.1 Перечня);
– личному составу, которые, в свою очередь, делятся на 2 подгруппы – со сроком хранения 75 лет (п. 21.3 Перечня) и 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (п. 21.4 Перечня);
– административно-хозяйственным вопросам – 5 лет или 5 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (п. 21.2 Перечня).
Требования к регистрации приказов установлены подп. 142.1–142.4 п. 142 Инструкции по делопроизводству. При этом к регистрационному номеру приказа по личному составу 75-летнего срока хранения добавляется литера «к», а к регистрационному номеру приказа по личному составу 3-летнего срока хранения – литера «л».
Регистрационные индексы приказов по административно-хозяйственным вопросам также должны включать идентифицирующее разновидность этой категории документов буквенное или иное условное обозначение, добавляемое к порядковому регистрационному номеру (часть третья подп. 142.4 п. 142 Инструкции по делопроизводству). Состав этого обозначения определяется организацией самостоятельно, например, это могут быть литеры «ах», «ахд» и т.п.
Таким образом, приказы по основной деятельности, личному составу, административно-хозяйственным вопросам разделяются на 3 группы с определенными литерными индексами и регистрируются в отдельных журналах, если иное не отражено в нормативных документах организации.
Список приказов по основной деятельности
Унифицированные «госкомстатовские» бланки широко применяются в кадровом делопроизводстве. До недавних пор какой-либо альтернативы привычным унифицированным формам не было, но после вступления в силу федерального закона №402-ФЗ от 6.12.2011г. («О бухгалтерском учете») каждый работодатель получил законное право на разработку собственных бланков на базе существующих стандартов.
- Т-1 и Т-1а (о приеме на работу);
- Т-5 и Т-5а (о переводе на другую работу);
- Т-6 и Т-6а (о предоставлении отпуска);
- Т-8 и Т-8а (о прекращении действия трудового договора);
- Т-9 и Т-9а (о направлении в командировку).
Если речь идет об одном сотруднике, заполняется форма Т-1, Т-5, Т-6, Т-8 или Т-9, если же документ составляется на нескольких работников (например, когда в командировку одновременно направляется группа специалистов), используется форма с пометкой «а».
Начало нового года для многих кадровых отделов характеризуется переоформлением некоторых документов. Что такое номенклатура дел, какие документы необходимо издавать раз в год и обязательно до нового года. Как оформить обязательные приказы в организации на начало года, и каковы особенности, которые нужно учесть.
Из этой статьи вы узнаете:
- особенности номенклатуры дел;
- документы обязательные к оформлению к началу нового года;
- приказы, которые обязательно нужно издать до нового года.
Конец года считается очень жарким периодом в работе и не только из-за предстоящих продолжительных праздников, но и из-за обилия документов, которые нужно либо закрыть, либо переиздать для того, чтобы они действовали в новом году и не было никаких проблем как с сотрудниками, так и с производством в целом.
Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда
Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.
Приказы по основной деятельности: как отличать их от других групп приказов
В сложившейся системе делопроизводства принято выделять 3 большие группы распорядительных документов:
- приказы по основной деятельности;
- приказы по личному составу;
- приказы по административно-хозяйственным вопросам.
Приказ по основной деятельности издается руководящим лицом и служит для обеспечения основной и оперативной деятельности компании. Данные приказы выпускаются в целях реализации принимаемых управленческих решений и ведутся отдельно от приказов иных групп.
Можно обозначить основной критерий отнесения распорядительного документа именно к рассматриваемой группе приказов: в его содержании отражена основная (производственная) деятельность организации согласно положениям учредительной документации (устава и т. д.).
Приказы же по личному составу отражают все стороны трудовых правоотношений между работником и работодателем (вопросы трудоустройства и увольнения, командировок, перевода на другую должность, дисциплинарных взысканий и т. д.), а приказы по административно-хозяйственным вопросам связаны с решением таких задач, как:
- соблюдение внутриорганизационных регламентов деятельности;
- эксплуатация зданий и помещений;
- транспортное обслуживание;
- создание и обеспечение функционирования внутренней связи;
- вопросы безопасности (см. пп. 773–893 Перечня типовых управленческих архивных документов…, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, далее — перечень № 558).
Таким образом, зная тематику распорядительной документации, относимой к приказам по личному составу и административно-хозяйственной деятельности, можно методом от противного выделить в массиве всех издаваемых приказов группу именно по основной деятельности организации.
Как оформляется
Оформление приказа по основной деятельности производится по тем же правилам, что и прочей распорядительной документации.
Структура документа может быть следующей:
- дата издания;
- регистрационный номер;
- место (населенный пункт) составления или издания документа;
- наименование документа (например, «Приказ о возложении обязанностей по ведению бухгалтерского учета…»);
- основное содержание приказа;
- список приложений (при наличии);
- подпись руководителя;
- визы.
Приказ должен быть напечатан на фирменном бланке организации либо из его текста должно быть однозначно понятно, в отношении какой организации он издается.
При составлении бланка приказа для определения перечня необходимых реквизитов и схемы их грамотного размещения на бланке можно использовать постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст. Требования указанного постановления являются рекомендуемыми.