Образец записи о смене фамилии в трудовой книжке

Регистрация брака или смена личных данных влечет необходимость внесения поправок в кадровые документы на работника. Как происходит изменение фамилии в трудовой книжке, образец 2020 года представлен в этом материале.

В каких случаях производится?

• Запись в документы на работника в кадровом отделе вносятся в случае смены персональных данных работника.
• 
• Такие действия обязательны и их невыполнение может повлечь привлечение к административной ответственности, ошибки в уплате налогов и обязательных сборов в различные внегосударственные бюджеты.

Как оформляется изменение фамилии в трудовой книжке?

Внесение новых данных на работника осуществляется с момента вынесения приказа. Он заверяется руководителем предприятия и подписывается сотрудником. Без этого вносить запись в трудовую книжку воспрещается.

Обязательно предоставление документарного подтверждения изменений в личные сведения – свидетельства о регистрации новой фамилии из загса при регистрации брака или по желанию гражданина.

Правила и этапы внесения изменений: пошаговая инструкция

Изменение сведений о фамилии в документе осуществляется в несколько шагов:

1. Предоставление работником заявления о смене фамилии с приложением подтверждающего документа.
2. Вынесение приказа, подписание его руководителем организации или индивидуальным предпринимателем.
3. Внесение записи в личную карточку работника.
4. Оформление замены фамилии в трудовой книжке кадровым работником.
5. Проставление печати предприятия в связи с внесенными поправками.

Изменение данных в трудовой книжке работника производится следующим образом:

• зачеркивается одной линией старая фамилия на первом листе документа, вписывается новая;
• на обложке трудовой книжке прописываются основания для внесения изменений, в частности, реквизиты документов-оснований. В качестве таковых может рассматриваться свидетельство из загса и новый паспорт гражданина РФ. Так поясняется причина изменения личных данных работника;
• запись с новой фамилией заверяется подписью уполномоченного сотрудника компании – начальника кадрового отдела или генерального директора либо индивидуального предпринимателя, а также синей печатью фирмы.

Документы-основания

В качестве обоснования необходимости внесения изменений рассматриваются:

• свидетельство об официальной регистрации брака;
• справка из загс о смене фамилии при присвоении новой фамилии без оформления нового семейного положения;
• удостоверение личности с новыми данными на сотрудника/сотрудницу;
• в некоторых случаях могут предоставляться другие обосновывающие документы, однако, утверждение смены фамилии осуществляется исключительно органами загса по месту пребывания работника.

Предоставляются сотрудницей

Для работницы, которая поменяла фамилию в связи с замужеством, поскольку такие случаи наиболее часто встречаются на практике, достаточно представить свидетельство о браке.

В документе прописываются новые личные данные после оформления семейных отношений.

Также она будет обязана предоставить новую копию паспорта, поскольку его замена проводится при смене фамилии на основании Постановления Правительства №828 от 08.07.1997.

Оформляются в организации

Обязательно не только внесение записи в трудовой договор, но и внутренние документы организации – личную карточку работника, которая хранится в кадровом отделе, а также в трудовой договор, должностную инструкцию, допуски к проведению специальных видов работ, особенно связанные с хранением вредных и опасных веществ, на производстве, в цехах и др.

Заявление

Образец заявления выдается в кадровой службе работнику в заполненном в электронном виде. Он обязан проверить достоверность указанных сведений и собственноручно подписать документ.

Приказ

Форма документа заполняется работником отдела кадров или руководителем предприятия на основании представленных документов сотрудником.

Приказ предоставляется для ознакомления и подписывается работником лично, после этого помещается в материалы дела. Копия документа может выдаваться сотруднику для оформления иных бумаг, к примеру, допусков на ведение определенных видов работ.

  Как происходит оформление трудовой книжки: инструкция

В какие еще документы следует внести изменения?

Помимо трудовой книжки, смену фамилии следует зафиксировать в:

• должностной инструкции;
• личной карточке;
• трудовом договоре;
• допуске на ведение работ для определенных должностей.

Личная карточка

В кадровом отделе предприятия при приеме на работу заводится личная карточка. Она хранится в архиве предприятия и не подлежит выдаче сотруднику.

В личной карточке фиксируются сведения о персональных данных сотрудника, копия паспорта, свидетельств о заключении брака и рождении детей для получения социальных вычетов, приказы о приеме на работу, переводах на другие должности и др.

Трудовой договор

Изменение в личных данных фиксируется путем заключения дополнительного соглашения к трудовому контракту. В нем прописываются реквизиты оснований — номер и дата, орган, выдавший удостоверение личности, свидетельства загса о заключении брака или перемене фамилии.

Нюансы

Смена фамилии связана с некоторыми особенностями:

1. При не сообщении факта изменения личных данных на работника налагается ответственность. Такая обязанность прописывается в трудовом контракте и локальных нормативных актах предприятия, должностной инструкции, об ознакомлении с которой работник ставит подпись. Эти документы будут сверяться контролирующими органами в ходе выездной проверки.
2. Желательно, чтобы конкретный период, в течение которого сотрудник обязан предоставить сведения работодателю об изменении личных данных, был прописан в трудовом договоре. Так будет проще обосновать невиновность действий администрации при сокрытии указанного факта работником и привлечь его к ответственности.
3. Наличие ошибок в персональных данных и несвоевременная их замена связана с недостатками в отчетности Пенсионному фонду, Налоговой службе, Росстатистики, иных организаций. Для предприятия это может грозить привлечением к административной ответственности как нарушителя с материальным взысканием в виде штрафов и неустоек на недоначисленные суммы в бюджеты всех уровней.

  Директор уволен: что написать ему в трудовой книжке

Смена подписи

Подпись сотрудника в трудовой книжке не имеет юридического значения. При смене фамилии важно зафиксировать этот факт в личной карточке, где работник оставляет новый автограф. Это требуется для решения вопросов при исполнении сотрудником трудовых обязанностей. К примеру, при подписании акта приема-передачи материальных ценностей на предприятии.

Возврат фамилии при разводе

При прекращении семейных отношений в официальном порядке повторно запись о присвоении новой фамилии вносится кадровым работником в трудовую книжку в таком же порядке, как и при первичном изменении фамилии.

Внесение записи при повторном браке

Если персональные данные изменены в связи с заключением брака с другим лицом, то сведения в трудовую книжку и внутренние документы организации заносятся аналогично случая с первичной сменой сведений о работнике.

Законодательная база

Правила о внесении изменений регулируются нормативными актами:

Запись в трудовой книжке об изменении фамилии после замужества

Любая работница может выйти замуж. Некоторые женщины по факту предпочитают фамилию мужа. Поэтому после законного оформления брачных уз придется поменять перечень основных документов. Провести процедуру надо правильно. Каждый служащий-кадровик должен знать, как выполняется изменение фамилии после замужества в трудовой книжке.

Смена фамилии в трудовой книге

Трудовая книжка – основной документ работающего человека. В ней содержатся сведения обо всех местах работы, вознаграждениях и взысканиях. Титульный лист заполняется точно так, как указано в паспорте оформляющегося. После оформления брака, женщине необходимо поменять основной документ. Осуществляется это по данным того свидетельства, которое выдают в ЗАГСе.

Когда будет получен новый паспорт, необходимо изменить личные записи в «дополнительных» бумагах. К таковым относятся пометки, касающиеся трудовых отношений. Смена фамилии в трудовой книжке происходит по тем же правилам, которые применяются при заполнении титульного листа в первый раз.

Законные основания

Но не только замужество может стать причиной изменения основных личных данных. После развода женщина также имеет право взять фамилию, которую она носила в девичестве. И снова придётся вносить корректирующие пометки в трудовую книжку.

О произошедших событиях (влекущих за собой смену фамилии) необходимо сразу же уведомить руководящее лицо. Работник кадрового подразделения, следящий за хранением и ведением трудовых книжек, в праве потребовать от сотрудницы бумаги, заверяющие факт смены личных данных. Об этом сказано в п. 26 Постановления Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 года  № 225.

Внимание! Законом не предусмотрена ответственность за несвоевременное уведомление работодателя об изменении своих персональных данных. Но есть возможность применения наказания.

Сделать так можно при следующих причинах:

• Данная обязанность прописана в инструкции по занимаемой должности, в трудовом договоре, в ином нормативном акте по предприятию.
• В подписанных бумагах точно указан период времени, в течение которого оповещается начальство о личностных характеристиках.
• Трудящийся был ознакомлен с положениями вышеуказанных документов под роспись.

Когда человек трудоустраивается, начальник обязан ознакомить его со всеми положениями, которые имеют отношение к работе на данном предприятии. Происходит это под роспись в специальном журнале.

Если есть отметка, сотрудник читал все положения и согласен с ними. Своевременное внесение обновленных сведений необходимо не только самому человеку, но и его начальству и руководству. На прежние ФИО будут производиться отчисления в ФНС, в ПФР. Потом придётся разбираться, восстанавливать платежи и «перекидывать» их на обновлённые ФИО. Сделать это не сложно, но нужно будет заниматься подобными вещами именно работодателю после получения «свежей» информации.

Предварительные действия

Новая запись в трудовую о смене фамилии не вносится просто так. Работница сама должна обратиться в службу по кадрам с письменной просьбой занести обновлённые сведения о себе в её рабочие бумаги. Это происходит так:

• Женщина пишет заявление. В «теле» прописывает причины, по которым нужно обновить сведения.
• В качестве приложения выступают копии обосновывающих документов.
• Провдится проверка подлинности всех бумаг работников кадрового отдела.
• Происходит издание приказа на основе представленных бумаг и ознакомление с ним сотрудницы под роспись.
• Внесение корректив на титульный лист трудовой книжки.

Приказ подписывается руководством, а также начальником службы, заведующей кадрами. Оповестить о желании изменить личностные характеристики в главном документе по работе необходимо сразу же после получения нового паспорта.

Внесение новых данных в книжку

Установлен определенный порядок внесения изменений фамилии в трудовой книжке. Последняя является документом, за который отчитывается ответственный сотрудник отдела кадров. Поэтому все коррективы вносятся им в соответствии с предписанными правилами после получения необходимой информации.

Отражение новой записи об изменении фамилии в трудовой книжке происходит так:

• Прежняя информация перечёркивается одной аккуратной чертой.
• Рядом прописываются новые сведения.
• Указывается причина исправления, а также данные документа, по которому переносятся корректировки. Сделать это нужно на левой стороне книжки.

Такой порядок действий утверждён Постановлениями Минтруда № 69 и № 225 (далее по тексту – Инструкция).

При замужестве

Заключение брачного союза является законным, но не обязательным основанием для того чтобы поменять фамилию. Когда супруги получат свидетельство, подтверждающее создание семьи, оно будет являться причиной перемены характеристик. В нём указана та фамилия, которую женщина получает в браке. Её и вписывают, вместо прежней, в рабочие документы.

В отдел управления персоналом приносятся оригиналы:

• обновленный паспорт;
• свидетельство, подтверждающего вступление в брачный союз.

Сотрудник кадрового департамента снимет с них копии, оформит корректировочную запись на главном листе, и подложит бумаги в личное дело работницы.

При повторном браке

Женщина может повторно выйти замуж. Но этому предшествует развод. Если обновление данных после расторжения семейных отношений не происходило, то приносить бумаги нет необходимости.

При изменении сведений вследствие вторичного замужества необходимо принести в службу, руководящую кадрами, оригиналы:

• паспорт с прописанной новой информацией;
• соответствующее свидетельство, по которому будут производиться правки.

Прежние сведения перечёркиваются одной тонкой полосой. Если рядом есть место, то новые данные должны быть записаны здесь. Если такового нет, пометка размещается над сменившейся фамилией.

Внимание! Каждый кадровый работник должен знать, как изменить фамилию в трудовой книжке. Сделать это нужно правильно. В противном случае, должностной сотрудник может быть привлечён к ответственности за порчу документации.

При разводе

Прекращение семейных отношений также является законным поводом для смены сведений личного характера. Многие женщины отказываются от фамилии супруга, возвращают себе добрачную. Это факт обязательно нужно отразить в трудовой книжке.

Исправляют так же, как при замужестве:

• «старые» данные аккуратно перечёркиваются;
• новые прописываются рядом, на следующей строчке или на свободном месте;
• на боковом листочке указываются реквизиты подтверждающей бумаги.

В кадровый отдел нужно принести оригинал:

• паспорт с новыми личными записями;
• свидетельство, которое подтверждает распад семьи.

Копии будут вложены в личное дело.

Образец заполнения формуляра

Наглядный пример и образец оформления:

Другие трудовые документы, требующие коррекции данных

Помимо трудовой книги, на сотрудницу при приеме на работу заводится также иная документация. Внести коррективы необходимо в следующий перечень бумаг:

• личное дело работницы;
• лицевые счета, если они используются на предприятии;
• другие документы, требующие при оформлении указания достоверных личных данных.

В дело сотрудницы вкладываются копии всех документов, подтверждающих замену фамилии. Личную карточку также нужно изменить. Сделать это можно точно таким же способом, как и в случае смены данных в книжке по трудоустройству.

Важно знать! Спорным мнением является заполнение свежими сведениями граф трудового договора. Согласно ТК РФ, необходимость заключать другой контракт есть только в случае внесения правок в его существенные условия. Смена личных данных (имени и фамилии) к таковым не относится. Поэтому составляется и подписывается дополнительное соглашение, в котором указывается приобретенные ФИО сотрудницы.

Необходимо поменять СНИЛС и ИНН. Но не сами номера, а личную информацию в них.

Образец новой подписи сотрудника

Смена личных данных подразумевает под собой и новую подпись. Этот нюанс также нужно отразить в документах. Кадровый работник должен обеспокоиться о том, чтобы получить от сотрудницы образец обновленного автографа и поменять его в бумагах.

Новым росчерком уже подписывается заявление о внесении правок, таким же образом женщина будет знакомиться и с приказом. Расписаться необходимо и в личной карточке. Если сотрудница имеет пропуск на предприятие или в другие организации, он также должен быть переоформлен.

Ошибки при внесении записей и их исправление

Неточности и ошибки могут быть допущены сотрудником кадрового департамента, когда прежние сведения будут корректироваться на новые. Неправильные записи необходимо исправить. Делается это так, как указано в Инструкции.

Если книжка трудовых пометок оформляется в первый раз и допускается ошибка, то документ уничтожается, заводится дубликат. Покупка нового формуляра происходит за счёт средств предприятия и того сотрудника, который допустил оплошность. Сложности возникают, если в документ уже были внесены все необходимые сведения за несколько лет трудоустройства.

В Инструкции прописана вся процедура исправления неточностей, но про главный лист не упоминается. В документе сказано только, что изменение основных данных происходит в соответствии с личными бумагами сотрудницы.

Совет! Но исправить ошибку нужно. Поэтому необходимо вложить вкладыш и сделать пометку «взамен ошибочной», поставить роспись ответственного сотрудника, затем главного в кадровом департаменте, потом руководителя организации. Скрепить изменения нужно главной печатью работодателя.

Ответственность за хранение и правильное заполнение рабочих книжек лежит на руководстве фирмы. Именно оно назначает должностного сотрудника специально для исполнения указанной функции. Такие лица несут дисциплинарные взыскания за  нарушения при оформлении трудовых книжек.

Заключение

Изменение фамилии на основном листе трудовой книжки должно происходить по нормам Инструкции. Сотрудница, вступившая в брак, обязана своевременно предоставить новые данные, подкрепив их соответствующими документами. Отклонение от при внесении корректив от правил, продиктованных законодательным актом, влечет за собой дисциплинарную ответственность.

Оформление смены фамилии в трудовой книжке

Запись в трудовой книжке об изменении фамилии — обязательная процедура работы с кадровыми документами. Рассмотрим, кто и как должен вносить изменения в сведения о сотруднике.

Основным документом работника, подтверждающим его стаж и периоды занятости в конкретных организациях на определенных должностях, является трудовая книжка. Согласно статье 66 ТК РФ, этот документ обязаны вести все работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

Если сотрудник меняет фамилию, в кадровые и учетные документы, в том числе в трудовую книжку и личную карточку, а также в договор, должны быть внесены соответствующие корректировки.

Процедура оформления исправления персональных данных достаточно простая, и она должна быть произведена в обязательном порядке, в противном случае в будущем у человека могут возникнуть вопросы по назначении пенсии, вплоть до оспаривания права на получение обеспечения от государства. Разберем подробно порядок действий и дадим образец, как изменить фамилию в трудовой книжке.

Законодательная база

Чаще всего смена фамилии производится при заключении брака. Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» (ФЗ-143, принятый еще в 1997 году), в ст. 30 устанавливает, что такое изменение персональных данных подтверждается свидетельством о браке.

Фамилия — обязательный реквизит паспорта как удостоверяющего личность документа: эти сведения, согласно ст. 19 ГК РФ, являются основными идентифицирующими для гражданина. Поэтому вполне логично, что при изменении таких персональных данных необходима замена паспорта (это прямо указано в п.

12 Положения о паспорте, утвержденного Постановлением Правительства №828 в 1997 году).

Трудовая книжка (ТК), согласно ст. 66 ТК РФ, будучи главным документом сотрудника, содержит информацию обо всех этапах его деятельности.

В двух подзаконных актах установлены форма и порядок ведения ТК:

На основании пп. «а» п. 9 Правил ТК в обязательном порядке содержит идентифицирующие данные о сотруднике, которые вносятся на основании паспорта. Следовательно, при изменении паспорта гражданина аналогичные правки необходимо внести и в ТК.

Корректировки сведений о работнике производятся в соответствии с п.п. 26 и 2.3 Инструкции.

Внесение изменений в трудовую книжку

Помимо информации о выполняемой работе, смене места работы, увольнениях и наградах за успехи в труде, в трудовую книжку вносятся сведения о работнике. К ним, согласно существующему законодательству, относятся:

• ФИО;
• дата рождения;
• информация об образовании и квалификации.

Записи в ТК, касающиеся перечисленных сведений, могут быть исправлены, если для этого есть причины и документальное подтверждение.

В качестве причины, например, может выступать перемена фамилии вследствие замужества, а также ошибки в написании.

Что касается документальных подтверждений, то в качестве них могут выступать свидетельство о браке, паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о перемене фамилии или имени, о расторжении брака и другие официальные документы.

Изменения вносятся работодателем по последнему месту трудоустройства. Если перемена сведений о работнике произошла после увольнения с работы, то правки вносятся предыдущим или нынешним работодателем. Если организации, которая допустила неточность в написании, больше не существует, то изменения в трудовую книжку вносит новый работодатель.

Согласно пункту 31 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», дубликат этого документа выдается в случае утраты его оригинала. В остальных случаях в него вносятся соответствующие изменения.

Запись в ТК делается на основании заявления работника.

Оформлять решение руководителя необходимо соответствующим распорядительным документом: приказом.

Данные о документе-основании вносятся на внутреннюю сторону первой страницы ТК.

Запись в трудовой книжке об изменении фамилии

При изменении фамилии соответствующая запись вносится с учетом следующих правил:

• старая фамилия зачеркивается;
• рядом или над старой фамилией указывается новая;
• отметка о перемене пишется на внутренней части обложки с указанием реквизитов, подтверждающего документа;
• ответственный за внесение правок сотрудник ставит свою подпись и расшифровку, а также печать организации.

Отдельно стоит отметить, что вносить правки рекомендуется компактно, ведь они могут производиться не однократно, поскольку часто происходит изменение фамилии в трудовой книжке после замужества. Печать организации необходимо размещать так, чтобы она не мешала прочтению сведений.

В качестве образца как изменить фамилию в ТК, приведем следующую запись, сделанную на внутренней части обложки документа:

«Фамилия Иванова изменена на Петрова на основании свидетельства о заключении брака серии АТ №123321, выданного 01.05.2017 года Кутузовским отделом ЗАГС, Управления ЗАГС Москвы. Специалист по кадрам Подпись (Сидорова А.Л.) печать организации».

Образец смены фамилии в трудовой книжке

В данном материале рассмотрен самый распространенный случай, требующий внесения изменений в ТК. Несмотря на разнообразие поводов для редактирования сведений в этом документе, общий алгоритм действий и формулировки остаются схожими.

Куда еще внести изменения

Помимо ТК поправки, содержащие информацию об актуальных персональных данных работника, вносятся в следующие учетные и кадровые документы:

• личное дело;
• лицевые счета;
• трудовой договор;
• все иные кадровые и бухгалтерские бланки, где это необходимо (то есть где указаны персональные данные).

В личной карточке старые данные могут быть зачеркнуты чертой и внесены актуальные, либо распечатывается бланк страницы из карточки с новыми сведениями, а на старом листе проставляется отметка о его замене.

Обязательно указываются дата обновления, реквизиты документа-основания, данные о лице, вносящем поправки, проставляются его подпись и печать.

Если не хватает места, информацию можно указать в свободных полях раздела «Дополнительные сведения».

По поводу обязательности внесения поправок в контракт есть разные мнения. Часть кадровых работников не видит в этом необходимости, ссылаясь на ст. 57 ТК РФ, которая устанавливает, что редактирование контракта необходимо только в случае внесения недостающих данных, а не в случае их изменения. Но во избежание неприятностей поправки лучше утвердить допсоглашением.

Ответственность сторон за достоверность информации

За правильное заполнение документов о работнике несет ответственность работодатель. Сотрудники, оформляющие бланки, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности и иным санкциям, установленным законом, при допущении ошибок и ненадлежащем исполнении своих обязанностей.

Ответственность работника за предоставление достоверной информации прямо в законодательстве не установлена.

Работодатель может по своей инициативе внести обязательство по предоставлению актуальных данных в конкретный срок в контракт или внутренние локальные акты.

В этом случае при нарушении этих правил сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. При этом работник должен быть в обязательном порядке ознакомлен под роспись с такими документами, то есть знать о такой обязанности.

Заявление о смене фамилии

Приказ о замене фамилии в документах

Запись в трудовой о смене фамилии в связи с заключением брака

Правильно заполненная трудовая книга – залог того, что проблем, при выходе на пенсию и последующем трудоустройстве, не возникнет. Именно поэтому очень важно, чтобы данный документ отражал актуальную информацию.

За нашу жизнь персональные данные не раз подвергаются изменениям, поэтому некоторые данные записанные ранее могут быть исправлены в трудовой на актуальные. О том, как происходит замена фамилии в трудовой книжке при ее смене после замужества, вы узнаете из данной статьи.

Какие изменения вообще вносят?

Трудовая книга подтверждает стаж и опыт работника, поэтому очень важно, чтобы данные из книжки соответствовали данным паспорта человека. Если в трудовой книжке будет другая фамилия, то доказать ее принадлежность будет достаточно сложно, поэтому лучше сразу сообщать работодателю об изменении своих персональных данных.

Чаще всего в трудовой книжке вносят изменения о:

• Фамилии;
• Имени;
• Отчеству;
• Образовании.

Как отобразить изменения?

Согласно нормативному акту № 225 п.26 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 изменения о смене фамилии в трудовую книжку работника должен вносить его работодатель.

Но для того, чтобы он внес соответствующие изменения, работник обязан предоставить ему документы, на основании которых его фамилия изменилась.

Такими документами могут стать:

• Свидетельство о браке;
• Свидетельство о расторжении брака;
• Справка о смене фамилии.

Сами же свидетельства предоставляются в оригинале, а в отделе кадров уже снимут его копию при желании. Лучше всего сообщать о смене фамилии уже после того, как получен паспорт с новыми данными, так как изменившиеся паспортные данные нужно также передать в отдел кадров.

Порядок внесения изменений

Для того, чтобы сообщить работодателю о смене фамилии необходимо:

• Получить документ, подтверждающий изменения;
• Составить заявление в свободной форме о внесении изменений в трудовую книжку;
• Приложить к заявлению подтверждающие документы с новой фамилией.

Далее работодатель издаст приказ, после которого изменения будут внесены в трудовые документы.

Образец записи

Ниже представлен образец правильного внесения изменений:

Заполнение документа

О порядке внесения изменений в трудовую книжку переживать не стоит, сотрудники отдела кадров должны уметь это делать.

Вообще им необходимо зачеркнуть старую фамилию и вписать новую, при  этом не важно где: над старой, в той же строчке или ниже. При этом, они обязаны на обложке ТК указать реквизиты документа, согласно которому изменилась фамилия.

Также им необходимо сделать подпись и поставить печать, подтверждающую заверение отделом кадров изменения.

Что нужно знать?

Если после замужества вы сменили не только фамилию, но и подпись, то об этом также нужно сообщить в отдел кадров и внести, куда потребуется, свою новую подпись.

1. Возврат фамилии при разводе

Иногда после развода также приходится обращаться в отдел кадров по вопросу смены фамилии, на ту, что была до супружества. В таких случаях процедура не меняется критично, а меняется лишь основание по смене данных и документ – на свидетельство о расторжении брака. В заявлении необходимо будет указать, что брачная фамилия заменена на добрачную и указать реквизиты свидетельства.

Увы, но если в трудовой книжке при достижении пенсионного возраста окажутся неактуальные данные, возможно, придется доказывать ее принадлежность гражданину через суд и искать дополнительные документы, доказывающие, имеющийся трудовой опыт и рабочий стаж в данных организациях.

Изменение фамилии в трудовой книжке после замужества

Исправления в трудовой книжке в части ФИО работника регламентируются Инструкцией по заполнению трудовых книжек № 69 от 10.10.2003 г.

Основания изменения фамилии в трудовой книжке

При смене ФИО работнику необходимо сообщить работодателю о произошедших изменениях и предоставить документы, являющиеся подтверждением смены паспортных данных:

Данные документы станут основанием для изменения фамилии в трудовой книжке после замужества.

Порядок изменения фамилии

• В первую очередь работник, сменивший паспортные данные, должен написать заявление, в котором просит произвести исправления в трудовой книжке и других учетных документах.
• После сдачи работником заявления кадровики должны составить приказ, после которого в трудовую книжку будут внесены необходимые исправления.
• Чтобы внести исправления в сведения о ФИО работника, необходимо придерживаться следующего алгоритма.

Пошаговая инструкция внесения изменений

Шаг 1. Ознакомление инспектора отдела кадров с документами, представленными работником.

Шаг 2. Внесение исправлений в сведения о работнике.

Изменить ФИО в книжке достаточно просто. Согласно Инструкции, исправить данные можно, зачеркнув одной чертой старые данные, а рядом прописать новые сведения.

Чтобы можно было прочесть исправленный текст, зачеркивание производится тонкой чертой.

Аналогичным образом вносятся изменения в остальные кадровые документы.

Шаг 3. На обратной стороне обложки вносятся сведения о документах, являющихся основанием для исправлений – серия и номер свидетельства, дата выдачи.

Как правило, это свидетельство, выданное органами ЗАГСа. Ответственное лицо в обязательном порядке ставит свою подпись с указанием должности и инициалов, дату поправок и печать организации.

Образец изменения фамилии в трудовой книжке

Рис 1. Исправление сведений о сотруднике

Материал в тему: Смена фамилии в медицинской книжке: порядок внесения изменений.

Документы, на основании которых вносится запись

Для внесения исправлений работник должен представить документы, которые подтверждают произошедшие изменения – копию нового паспорта и свидетельство о регистрации/расторжении брака или смене имени.

Кто должен вносить изменения

Вносить запись в трудовую книжку о смене фамилии имеет право только сотрудник отдела кадров.

Смена фамилии в других рабочих документах

Исправления должны быть внесены во все документы, содержащие сведения ФИО – трудовой договор, личная карточка, трудовая книжка, журнал учёта трудовых книжек и вкладышей к ним, график отпусков, ведомости, описи и т. д.

Важно! Чтобы внести новые сведения в трудовой договор, необязательно составлять его заново – достаточно оформить дополнительное соглашение, в котором будут указаны новые данные работника.

1. В случае, когда бухгалтерский учет в организации ведется с помощью программного обеспечения, достаточно поменять ФИО в программе, после чего она автоматически изменится во всех электронных документах.
2. Если же учет ведется на бумажных носителях, вносить исправления придется вручную в каждом документе, где указана фамилия.
3. Законом не регламентируется алгоритм, процедура и очередность исправлений во внутренней документации при смене данных персонала.

Как оформляется смена фамилии в трудовой книжке?

В жизни иногда бывают ситуации, когда человек меняет свою фамилию.

Такое событие влечет за собой ряд формальностей, которые требуют внесения изменений в документацию. Это важное обстоятельство, т.к. они могут утратить свою действительность из-за перемены персональных данных личности.

Как правильно произвести переоформление в трудовой книжке в связи с тем, что человек сменил личные параметры? Здесь вы можно увидеть образец оформления при смене фамилии записи в данном документе.

В каких случаях производится?

Самые частые ситуации, касающиеся перемены фамилии, — это замужество или развод. когда сотрудница вносит изменения в свои личные данные.

Обычно она ставит об этом в известность администрацию предприятия на основании полученных юридических бумаг из ЗАГСА.

Какой же порядок предусмотрен при внесении изменений в личное дело и другую документацию предприятия?

Есть 2 обстоятельства, которые влияют на внесение изменений в трудовую книжку:

• Если сотрудник изменил свою фамилию или иные личные данные, то внесения в трудовую книжку должен выполнить тот работодатель, у которого он работал на момент изменения личных данных.
• Новый работодатель имеет право внести поправку в связи с переменой личных данных, если по каким-то причинам они не были исправлены на предыдущем месте работы, а сотрудник уже уволился и поступил на работу к нему.

В любом случае, прежде чем внести изменения в личные формуляры, сотруднику из отдела кадров необходимо проверить наличие официальных свидетельств, подтверждающих данное обстоятельство.

Обоснование, по которым необходимо потребовать письменные законные бумаги, изложено в п. 26 Постановления Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 года № 225.

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

Как оформляется изменение фамилии в трудовой книжке?

• Чтобы сотрудник, отвечающий за кадровые вопросы, удостоверился в законности перемены фамилии, ему необходимо потребовать от трудящегося заявление с копиями прилагаемых свидетельств.
• Если необходимо произвести изменение фамилии в трудовой книжке после замужества, то необходимо получить копию нового паспорта и свидетельство о браке.
• В случае, когда она изменена по причине развода, то и свидетельство должно быть приложено соответствующее — о расторжении брака.

Правила и этапы внесения изменений

Изменение записей при смене данных производиться поэтапно:

1. Вначале вносят исправление в специально отведенную графу, где вписывают фамилию на первом листе при развороте брошюры: прежнее слово вычеркивают ровной линией, и если позволяет место рядом вписывают новый параметр. Можно также надпись разместить сверху над вычеркнутым словом.
2. Основные параметры из свидетельства, выданного в ЗАГСе, выписывают на внутреннюю сторону обложки так, чтобы осталось место для внесения реквизитов очередного документа, если вдруг снова придется вносить изменения. Опытные кадровики рекомендуют экономить здесь место для указания возможных подобных исправлений.
3. Ниже записи о серии и номере свидетельства и других данных ответственное лицо за кадровый состав предприятия ставит свою визу и личные параметры. На подписи ставят печать таким образом, чтобы можно было прочесть все слова.

Запись должна быть сделана разборчивым почерком без исправлений и подчисток.

Пример:

Внесение записи при изменении фамилии

Документы-основания

Основанием для внесения поправок в трудовую книжку является приказ руководителя.

Сотрудник ставит в известность о произошедшем событии, которое стало причиной изменения данных об идентификации его личности.

Сотрудник отдела кадров должен поднять личное дело трудящегося и оформить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору.

Он вносит соответствующие изменения в трудовую книжку и знакомит его с результатом своей работы.

Предоставляемые работником

Чтобы бланки в личном рабочем деле сотрудника были действительными в случае, если у него произошли какие-то изменения в индивидуальных данных, ему необходимо написать заявление и предоставить подтверждающие бумаги.

Как внести изменения в трудовую книжку о смене ФИО: образцы и примеры

Основной задачей сотрудника отдела кадров любой организации является своевременное, а главное, правильное ведение личных дел каждого из работников и внесение в них изменений.

Для этого сотрудник отдела кадров должен обладать большим спектром знаний в той или иной области трудовых взаимоотношений и ориентироваться в нормативно правовых актах, как давно действующих, так и недавно принятых.

Самым важным документом в сфере трудовых взаимоотношений между работником и работодателем помимо договора труда является трудовая книжка. И не важно — трудовая книжка директора или простого работника. Именно в ней содержится вся необходимая информация, которая касается стажа работника, даты увольнения с предыдущего места работы, даты принятия на новое место и так далее.

Скрыть содержание

В трудовую книжку могут быть вписаны договоры и дисциплинарные взыскания. Но помимо этой информации, часто кадровик имеет право делать помарки и пометки в трудовой книжке, особенно, когда речь идет о смене фамилии, имени или же отчества.

Нормативно-правовые документы и акты

В сфере трудовых взаимоотношений действует множество нормативно правовых актов, которые регулируют разные аспекты взаимодействия сторон. Вопрос смены фамилии, имени и отчества гражданина не исключение.

Законом «О персональных данных» законодатель указывает на то, что фамилия гражданина относится к персональным данным одного конкретного лица, именно поэтому может быть измена в связи с обстоятельствами или же желаниями гражданина. Детально это отражено в статье 3 закона.

Самый главный и основополагающий нормативно правовой акт в сфере трудовых взаимоотношений – кодекс Труда нашей страны, который по-своему излагает возможность внесения изменений в трудовую книжку.

В статье 57, а именно в части третьей, говорится о том, что при наличии недостающих сведений о работнике, они должны быть внесены в трудовой договор. Косвенно кодекс говорит о том, что если имеет место изменение в договоре на оказание труда, то значит и в трудовой книжке могут произвестись редакционные работы.

• Более подробно процесс изменения фамилии в трудовой книжке описывается в «Инструкции о ведении и хранении трудовых книжек».
• Этот нормативный акт был принят, ни много ни мало в 2003 году и является доскональным пособием для сотрудников отдела кадров и работодателей.
• Именно на основании этого документа они осуществляют свою деятельность и вносят изменения.

В инструкции в пункте 2.3 говорится о том, что внесение изменений допускается на основании предъявления необходимых для этого документов и дается перечисление, а также подробно описывается сам процесс внесения изменений.

Основания для смены фамилии

Основанием для совершения любого действия становится факт того или иного развития событий.

Смена фамилии является тем фактом, который предполагает предпринять кадровика или работодателя такое действие как внесение изменений в трудовую книжку. Основания для подобных действий знакомы и понятны каждому.

Самый распространенный случай – это вступление работника в замужество и принятие фамилии супруга. В этом случае изменить фамилию необходимо сразу же после смены работником паспорта на новую фамилию.

Также, фамилия может быть изменена работником по своему собственному желанию и по своему усмотрению в паспортном столе. Как правило, изменения в трудовую также вносятся после получения нового документа, удостоверяющего личность.

Смена записи в трудовой книжке о смене фамилии  по другим причинам, например после бракоразводного процесса, но оформляется подобное действие в трудовой документ работника всегда одинаково. А как именно – рассмотрим в следующем пункте статьи.

Пошаговые инструкции

Что нужно сделать работнику, что бы поменять ФИО?

Работник обзавелся новой фамилией, именем или отчеством по той или иной причине. Несмотря на то, хочет ли он уволиться с работы,нужна ли ему запись в трудовой книжке о переводе, или же он будет  дальше продолжать свою трудовую деятельность – фамилия и другие данные в трудовой должны быть изменены, ведь до факта смены информации в трудовой этот документ вам пока не принадлежит.

Рассмотрим действия работника поэтапно:

1. Работник должен известить работодателя или сотрудника отдела кадров о смене фамилии, отчества или имени заранее или же по факту их получения.

• Работник должен подготовить пакет документов: паспорт на новую фамилию, свидетельство о браке, если данные изменены вследствие заключения брака или иное свидетельство подтверждающее факт смены фамилии, имени или отчества. Этот пакет необходимо предъявить в отдел кадров.
• Многие ошибочно полагают, что для того, чтобы оставить запись в трудовой книжке о изменении данных, необходимо писать заявление. Это неправда, сменить в документе вашу старую фамилию на новую — обязанность каждого работодателя и кадровика, которая выполняется без написания заявлений.
• Прежде чем в трудовую книжку будут внесены изменения, работник должен ознакомиться с приказом, выданным работодателем.
• Работнику необязательно видеть факт внесения изменений в трудовую, но мы настоятельно советуем осмотреть документ на предмет правильности заполнения новой информации о вас.

Только на этом этапе действия работника заканчиваются.

Что касается сроков выполнения данных действий – законодатель не устанавливает четких рамок, но настоятельно рекомендует провести процедуру изменения данных в трудовой книжке как можно быстрее, по факту получения документов с новой информацией о вас.

Как работодателю правильно и какую запись внести?

Сотрудник отдела кадров или работодатель обязаны внести изменения в трудовую книжку работника, как только им стало о факте изменения фамилии и имени. Основанием для подобных действий является факт представления работником документа, где уже присутствуют новые данные.

Данная процедура осуществляется в несколько этапов.

1. Работодатель знакомится с предоставленными работником документами о факте смены фамилии ли имени.
2. Работодатель поднимает личное дело работника и перезаключает с ним трудовой договор.
3. Работодатель издает приказ по организации, касающийся факта смены фамилии или имени работника. Данный приказ должен быть предоставлен на ознакомление всем сотрудникам, работающим в организации, а также конкретно детально разъяснен работнику, изменяющему свои данные.
4.  Далее работодатель вносит изменения в трудовую книжку работника и знакомит его с результатами проделанной работы.

Внесение изменений не заключается в банальном зачеркивании старой информации и вписывании новой. Подробно процесс внесения изменений прописан в инструкции о ведении и хранении трудовых книжек в пункте 2.3.

Заполнение титульного листа трудовой книжки начинается с того что на главном развороте зачеркивается фамилия или имя работника, а сверху вписывается новая информация.

Делать это нужно очень аккуратно, чтобы не допустить грязи на титульной странице документа.

Далее, на левой части главного разворота, а именно на белом листе в его верхней части необходимо указать, на основании какого документа внесены изменения.

Необходимо вписать номер свидетельства, а главное – дату его выдачи.

Ниже ставится подпись работодателя, а также дата, когда были внесены изменения и печать организации. Аналогичные изменения производятся и при исправлении фамилии в записи в трудовой книжке индивидуального предпринимателя.

Смена фамилии в трудовой книжке. Пример выглядит так:

Запись в трудовую книжку о смене фамилии вправе внести действующий работодатель

Вопрос от читательницы Клерк.Ру Светланы (г. Гдов)

Сегодня ко мне пришла бывшая сотрудница нашей организации. Уволилась 04.05.2011 г. Попросила сделать справку в Центр занятости населения. Когда она работала фамилия была Васильева. Потом в апреле 2012 года она сменила фамилию на другую – Михайлова. Справку просит на Михайлову написать.

В трудовой книжке все еще Васильева, потому что нигде не работала когда сменила фамилию.

Имею ли я право внести запись ей в трудовую книжку о смене фамилии на основании свидетельства о браке и выдать справку на Михайлову? Ведь эта запись заверяется печатью а сейчас она у нас же не работает? Или мы имеем на это право как бывший работодатель?

Работодатель в изложенной ситуации не вправе делать запись в трудовой книжке.

Работодатель (за исключением физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе (ч. 3-4 ст. 66 Трудового кодекса РФ).

Информация о перемене фамилии относятся к сведениям о работнике.

Запись в трудовой книжке об изменении фамилии должен сделать работодатель по последнему месту работы на основании подтверждающих документов (свидетельства о браке и паспорта) (п. 26 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., п. 2.3. Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.).

Имеется в виду последний действующий работодатель, то есть тот, с которым работник находится в трудовых отношениях на момент внесения записи (в соответствии с ч. 4 ст. 20 работодатель – это физическое либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником).

Перемена фамилии у Васильевой произошла в тот период, когда она уже не являлась работницей вашей организации.

Кроме того, она не является вашей работницей и сейчас, поэтому у вас нет оснований вести ее трудовую книжку.

В то же время запись о перемене фамилии в трудовую книжку работницы будет вправе внести ее следующий работодатель, если она напишет соответствующее заявление и представит необходимые документы.

При приеме женщины на работу он должен будет удостовериться на основании представленных документов в принадлежности трудовой книжки с другой фамилией именно этой работнице.

Можно предложить следующий выход из сложившейся ситуации: справку для службы занятости оформить на фамилию «Михайлова», указав при этом в тексте документа, что в период работы в вашей организации работница носила другую фамилию. Например: «Настоящая справка выдана Михайловой Анне Петровне (в период работы в ООО «Альфа» – Васильева)…».

Получить персональную консультацию Елены Ширимовой в режиме онлайн очень просто — нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.