Штатное расписание — документ, помогающий наладить, отрегулировать и оптимизировать деятельность предприятия. В нем отражаются такие показатели, как численность штата и структура организации, перечень профессий (должностей) и их суммарное количество, размеры назначенных сотрудникам окладов, доплат и иных надбавок.
Для того, чтобы документ вступил в силу, руководителем предприятия подписывается приказ на штатное расписание, образец которого можно найти и скачать в интернете.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:
Порядок действий
- Штатное расписание следует оформлять по форме Т-3, которая была утверждена Госкомстатом в 2004 году.
- В соответствии с данным актом, в форме обязательно указываются данные о численности, структуре, составе компании, наличии подразделений, количестве штатных единиц и прочие.
- Образец бланка штатного расписания можете скачать здесь.
Каждое предприятие (ЗАО, ООО или ИП), осуществляющее деятельность на территории Российской Федерации, обязано составлять штатное расписание — об этом говорится в Письме Федеральной службы по труду и занятости под номером 2016-6-6, датируемым 8.07.2010г.
- А Роструд поясняет, что организации должны составлять данный документ в соответствии со статьей под номером 57 ТК РФ, поскольку его отсутствие затрудняет проведение мероприятий, связанных с изменениями в составе, численности, структуре и других параметрах.
- Документация считается вступившей в силу только после того, как подписан приказ на штатное расписание, который издает руководитель предприятия.
- Общий порядок составления, процедура оформления и утверждения документации таковы:
- Издается Приказ о составлении штатного расписания.
- Приказ регистрируется в Журнале распоряжений по основной деятельности.
- С Приказом знакомятся ответственные лица, ставят под ним свои подписи.
- Составляется и согласовывается штатное расписание.
- Издается Приказ об утверждении составленного документа. При этом в самом расписании в графе «Утверждено» следует проставить дату издания Приказа и его порядковый номер.
- Изданный Приказ регистрируется в Журнале документов.
Примерную форму приказа скачивайте здесь бесплатно.
Даты составления штатного расписания, приказа о вступлении его в силу и начала действия могут значительно отличаться. Если требуется оформить распорядительный акт на следующий год, то в приказе указывается конкретная дата, когда штатное расписание начнет действовать.
Распорядительный акт подписывается руководителем предприятия или лицом, на которое возложены данные полномочия.
Штатное расписание составляется каждый год или нет?
Срок, на который будет действителен документ, определяется непосредственно руководящим лицом — документация может действовать как всего полугодие, так и на протяжении нескольких лет.
Но, если на предприятии происходили изменения, например — было сокращение штата, вносить изменения в документацию требуется сразу же.
Кем утверждается документ?
Руководство компании может самостоятельно вносить изменения в штатное расписание и, соответственно, согласовывать его без уведомления и получения согласия учредителей, если в Уставе компании данный момент не отмечен как обязательный.- Данное положение регулируется статьей ТК под номером 22, где говорится, что работодатель имеет право принимать самостоятельно, без дополнительного согласования с учредителем, локальные акты.
- На самом штатном табеле в обязательном порядке должны присутствовать подписи главного бухгалтера и непосредственного начальника кадровой службы.
- Подпись генерального директора заменяется оттиском печати, которая ставится на графу «Утверждено» поверх даты вступления утверждающего приказа в силу.
- Если штатное расписание занимает более чем один лист, подписи могут ставиться как на каждой странице, так и только на последней — четкого руководства по данной процедуре нет.
О функциях штатного расписания читайте в нашей статье.
Кто издает приказ?
Обычно составлением штатного расписания занимается экономист по труду, но если такая должность не предусмотрена в компании, то ее руководитель назначает ответственным за разработку штатного расписания другого сотрудника компании.
Т.к. сотрудник может не иметь в своих должностных инструкциях и трудовом договоре данной обязанности, то ответственность за создание штатного расписания должна быть прописана в распорядительном акте, которым является приказ руководителя.
В приказе об утверждении обязательно указываются следующие реквизиты:
- полное название предприятия;
- местонахождение организации;
- порядковый номер;
- дата выхода распорядительного акта;
- занимаемая должность и подпись руководителя с расшифровкой;
- подписи с расшифровками и наименования должностей лиц, которые ознакомлены с Приказом.
Основная часть приказа состоит из:
- «шапки», располагающейся посередине листа, здесь может быть написано «Приказ»;
- далее печатается «об утверждении штатного расписания»;
- далее указывается необходимая информация и пояснения, если они имеются.
Кроме того, в основную часть распорядительного акта могут входить такие сведения, как:
- общее количество единиц в штате;
- совокупный месячный зарплатный фонд;
- дата начала действия нового расписания, его порядковый номер и дата, когда он утвержден;
- ФИО несущего ответственность за исполнение данного Приказа;
- количество листов, которое занимает согласованное расписание.
Пример приказа об утверждении и введении в действие штатного расписания:
ПРИКАЗ
12.03.2001 №3/241
В связи с необходимостью совершенствования системы управления и организационно-штатной структуры
Приказываю:
Приказ об утверждении штатного расписания: как правильно составить в 2019 году
Предприятие, чтобы адаптировать существующие нормы трудового законодательства к своим условиям работы, может разрабатывать собственные положения, которые должны закрепляться соответствующим образом.
Это нужно, чтобы документ обрел юридическую силу. Среди подобных актов важное место отводится штатному расписанию. Для его утверждения используется такой документ, как приказ об утверждении штатного расписания.
Скачать образец на 2019 год можно ниже.
О штатном расписании
Такой локально нормативный акт, как штатное расписание обязателен только в случаях, когда в компании используется наемный персонал.
ТК РФ требует, чтобы суммы, отраженные в трудовом контракте по оплате труда, соответствовали действующему на предприятии штатному расписанию.
Данный акт применяется также с целью планирования, так как его данные используются при составлении бюджета по расходам на зарплату в будущем. Он же обосновывает затраты на оплату труда в целях налогообложения.
Многие компетентные органы при проведении контрольных мероприятий в сфере труда, часто запрашивают именно этот документ. В его разработке участвуют разнообразные специалисты предприятия — кадровые работники, юристы, экономисты и т. д.
Росгосстатом специально для данного бланка разработана стандартизированная форма Т-3. Каждый субъект бизнеса может применять либо ее, либо разрабатывать на ее основе собственный документ.
Внимание! Когда с будущим работником составляется трудовой контракт, размер оплаты труда по нему берется из соответствующей данной профессии графы штатного расписания.
В штатном расписании содержится не только информация о зарплате, но также данные о потребности предприятия в работниках по определенным профессиям.
Порядок утверждения штатного расписания
Штатное расписание вводится, в основном, на календарный год, но на малых предприятиях его действие может быть больше этого периода.
Составленный шаблон документа при наличии на предприятии органов профсоюза, необходимо отправить им на согласование. Только после этого можно приступать к процедуре утверждения данного локального акта.
Чаще всего для этого используется распоряжение руководителя, которое составляется на фирменном бланке в свободной форме. Приказ может формироваться кадровой службой или отделом делопроизводства. После этого он передается для подписания руководству. Штатное расписание, для утверждения которого подготавливается в этом случае приказ директора, идет к нему приложением.
На штатном расписание после издания распоряжения, нужно проставить специальный гриф «Утверждено», а также отразить реквизиты соответствующего приказа.
Штатное расписание как локальный документ по регулированию трудовых отношений на предприятии подлежит обязательному ознакомлению, если он затрагивает трудовую деятельность работника. Например, если зарплата работника зависит от штатного расписания. В иных случаях, по мнению Роструда ознакомление сотрудников с ним не обязательно.
Процедуру ознакомления работников можно провести путем составления на каждого лица ознакомительного листа, либо оформления специального журнала. Кроме этого, его копия должна быть доступна для прочтения каждому сотруднику.
Важно! При вводе в действие новой версии штатного расписания нужно не забыть старое признать утратившим свое действие. Это можно сделать в приказе, которым выполняется утверждение локального норматива.
Приказ об утверждении нового штатного расписания не наделен специальной формой. Его удобнее оформлять на фирменном бланке, где уже проставлены название компании, ее номера ИНН и ОГРН, адрес, банковские реквизиты и т. д.
Ниже посередине проставляется название документа – «Приказ», после чего записывается его порядковый номер. Под ним этот документ нужно будет далее зарегистрировать в журнале учета приказов.
Дальше в приказе нужно указать дату его создания и место составления.
В следующей строке проставляется название издаваемого документа – «Об утверждении штатного расписания».
Далее нужно отступить немного вниз и изложить причину, по которой на предприятии необходимо использовать штатное расписание. Эта часть будет вводной.
Затем необходимо в середине строки записать слово «Приказываю», после чего изложить содержание приказа по пунктам:
- Произвести утверждение штатного расписания в компании. В этом пункте нужно обязательно проставить какое число штатных единиц предусматривает данный документ, а также общий месячный фонд зарплаты.
- Произвести ввод штатки в действие с указанием точной даты. Если дата не будет задана, то считается, что документ начнет действовать с момента издания этого распоряжения.
- Если это необходимо, то старое штатное расписание нужно объявить утратившим действие.
- Определить ответственное лицо, на которое будет возлагаться контроль по исполнению принятого документа. Как правило, когда в компании работают главный бухгалтер и специалист-кадровик, то обязанность возлагается на них.
- Определить ответственное лицо, которое будет производить ознакомление работающего персонала с новым документом.
Затем в приказ включается информация о приложениях к документу. Обычно, им выступает штатное расписание, которого нужно указать реквизиты.
Далее, приказ о штатном расписании должен подписать директор фирмы, который ставит подпись, а затем ее расшифровывает.
Заключительным этапом на приказе проставляются подписи ответственных лиц, которые были упомянуты в тексте. Кроме этого, они также должны указать свою должность, Ф.И.О. и записать дату, когда они произвели ознакомление с документом.
Как вносятся изменение в штатное расписание
В процессе осуществления деятельности может возникнуть необходимость внести коррективы в действующее штатное расписание. Они разделяются на значительные и нет. В первом случае количество изменений настолько велико, что необходимо оформить новое штатное расписание. Во втором случае внести изменения можно при помощи приказа, изданного руководителем.
Как правило, внесение изменений может происходить по следующим причинам:
- Появляется новая должность;
- Изменение названия должности;
- Сокращение размера штата;
- Изменение размера окладной части или ставки по тарифу;
- Ликвидация пустых должностей.
Подготовкой изменений обычно занимается кадровый специалист. На небольших предприятиях эта работа может быть возложена на бухгалтера.
Внимание! Если процесс внесения изменений происходит путем создания нового штатного расписания, процесс его утверждения аналогичен первичному документу.
Помогите нам в продвижении проекта, это просто: Оцените нашу статью и сделайте репост! (2
Как разработать штатное расписание
Штатное расписание, или «штатка», — необходимый нормативный документ, определяющий состав работников организации с указанием их должностей и окладов. Перед тем как его составлять, необходимо иметь четкое представление о последовательности производственных процессов и количестве подразделений организации.
Для этого предварительно разрабатывается структура организации, которая дает представление о составе и соотношении внутренних звеньев предприятия: цехов, участков, отделов, бюро, лабораторий и других подразделений, составляющих единый хозяйствующий объект.
В структуре количество штатных единиц и размер зарплаты не указываются, для этого существует «штатка».
Образец штатного расписания на 2020 год оформляем по всем правилам
Штатное расписание заполняет уполномоченное должностное лицо организации (экономист по труду, бухгалтер, специалист по кадрам). Заполнение производится с опорой на пакет документов:
- устав организации;
- структура предприятия (если она составлялась);
- нормы численности;
- ОКПДТР; ЕКС; ЕТКС; профессиональные стандарты;
- расчеты месячных должностных окладов;
- другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.
Для чего нужно штатное расписание в организации 2020 г.
, в него же не вносятся фамилии конкретных работников? Суть этого документа — контроль структуры предприятия, численности сотрудников и размера зарплатного фонда.
Чтобы знать, какие должности заняты конкретными сотрудниками (с указанием Ф.И.О.), ведется штатная расстановка, которая формируется на локальный филиал или на всю структуру предприятия.
Штатное расписание должно содержать:
- перечень структурных подразделений в порядке их подчиненности;
- наименование должностей с учетом подчиненности внутри отдела, цеха и т. д. (например, главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, ведущий бухгалтер, бухгалтер);
- сведения о квалификации (например, инженер-метролог 2 категории, фрезеровщик 5 разряда и т. д.);
- сведения о количестве ставок;
- штатный оклад, часовая тарифная ставка в соответствии с действующей системой оплаты труда;
- виды и размеры доплат и надбавок.
Для оформления штатного расписания можно использовать унифицированную форму № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Скачать
Если АО и ООО имеют в системе оплаты труда другие составляющие, они могут разработать бланк самостоятельно, предусматривать все особенности и дополнять форму Т-3 графами. Ячейки без данных можно оставлять пустыми.
Шаг 1. Заполняем шапку
Необходимо указать полное и сокращенное наименование организации, как это значится в учредительных документах. Вписываем код организации по ОКПО, номер и дату составления списка, а также количество внесенных ставок. Указываем реквизиты приказа об утверждении штатного расписания, период и начало его действия.
Шаг 2. Заполняем графы штатного расписания
Все данные указываются без сокращений, в соответствии с наименованиями в структуре предприятия. Если отдельно структуры нет, то столбцы заполняются в алфавитном порядке или в порядке убывания количества сотрудников в подразделениях. Коды структурных подразделений также должны соответствовать структуре организации. При ее отсутствии коды присваиваются в соответствии с порядком расположения подразделений в таблице.
Если выполнение работ сопряжено с предоставлением компенсаций, льгот или наличием противопоказаний, то наименования должностей, специальностей, профессий и требований к квалификации сотрудников должны строго совпадать с наименованиями и требованиями, содержащимися в квалификационных справочниках, или положениями профстандартов (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Это важно соблюдать, составляя новое штатное расписание МЧС на 2020 год и организаций похожего толка.
Инструкция: составляем приказ о введении или изменении штатного расписания на 2020 год
Зачем нужен приказ по штатному расписанию
Штатное расписание (или «штатка») составляется с момента создания организации и изменяется исходя из потребностей или финансовых возможностей работодателя.
Применяется оно для оформления структуры, кадрового состава и численности, содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, и информацию о количестве сотрудников.
Чтобы документ имел юридическую силу, дополнительно требуется издать образец приказа о штатном расписании 2020 года. Все правила и указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
«Штатка», являясь одним из основных документов работодателя, включает сведения о структуре, количестве работников, фонде зарплаты. Необходимость изменения любого из этих элементов связана с разработкой и изданием обновленного штатного, которое утверждается новым приказом.
Когда составляют приказ на утверждение
Это отправная точка, позволяющая использовать штатное расписание в учреждении. Документ необходимо разрабатывать в тех организациях, где применяется труд наемных работников. ТК РФ (ст. 57) устанавливает, что в трудовом договоре отражаются и трудовая функция в соответствии со штатным расписанием, и размер дохода, соответствующий определенному в «штатке».
Приказ об утверждении требуется в процессе осуществления планирования, так как сведения из него применяются при формировании бюджета по зарплате. Этим же документом поясняют расходы на оплату за работу в целях обложения налогами.
Как составить
Образец приказа об утверждении нового штатного расписания оформляется на стандартном бланке предприятия. В нем указывается:
- количество работников;
- фонд оплаты труда;
- дата, с которой расписание вводится в действие.
Документ составляется ответственным работником, на которого возложена такая функция (руководитель, начальник отдела кадров, бухгалтер).
Предварительно необходимо определить общую структуру организации, чтобы правильно распределить людские и материальные ресурсы. В документ не вносятся фамилии работников, иные данные (адрес, телефон и т. д.
), так как главная цель документа — определить структуру, штатную численность и размер заработной платы. Приказ подписывает руководитель или иное уполномоченное им лицо.
Уставом разрешено определить и другой порядок, например, на правлении организации или заседании совета директоров. В этом случае дополнительно вносятся реквизиты соответствующего документа (протокола). А вот на сайте организации штатное расписание, как правило, не размещается и через почтовые ресурсы (mail, др.) не рассылается.
Постановлением Госкомстата утверждена унифицированная форма № Т-3, которая установлена во всех программных продуктах по учету кадров. Форма не является обязательной к применению. Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) неоднократно в своих письмах указывала, что негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно.
Когда составляют приказ на изменение штатного расписания
Такое распоряжение издается, когда требуется закрепить нововведения:
- исключить вакансии или структурные подразделения из-за организационных перемен в деятельности учреждения;
- ввести новые вакантные единицы в случае расширения производств или увеличения числа услуг;
- сократить единицы;
- поменять оклады;
- изменить названия должностей или целых подразделений.
Оформить подобные изменения можно:
- разработав приказ по изменениям;
- утвердив новое штатное расписание.
Руководитель предприятия сам решает, какой способ выбрать.
Проводя процедуру сокращения штата или численности, работодатель не обязан вводить в действие новое штатное. Он вправе внести изменения в имеющееся. Это означает, что организация в процессе деятельности имеет одну «штатку» и приказами регулирует ее изменения.
Как составить распоряжение об изменении штатного расписания
Единый формат документа не утвержден. Работодатель вправе использовать самостоятельно разработанную форму. В проект приказ следует включить:
- дату введения изменений;
- названия новых подразделений или должностей;
- новое количество штатных единиц;
- размер оклада, доплаты и надбавки.
Изменения вводят:
- с даты издания приказа;
- с даты, обозначенной в приказе для введения в действие изменений.
Приказ об утверждении штатного расписания на 2020 год — образец
Приказы по организации являются важной составляющей рабочего процесса, поскольку определяют самые основные аспекты деятельности. Этим документом руководитель назначает ответственных лиц, накладывает взыскания, определяет размер материального вознаграждения и многое другое. Немаловажным является приказ об утверждении штатного расписания. Только при наличии такового можно говорить о введении его в действие.
Выше в видео расскажут все о штатном расписании.
Штатное расписание является документом, содержащим сведения о необходимых организации штатных единиц определенной специальности, их распределение по структурным подразделениям и размер оплаты труда по каждой из них.
Все эти данные потом будут указаны в трудовом договоре, который заключается с работником.
Такая норма закреплена статьей 57 Трудового кодекса и проверяющие органы могут запросить у работодателя штатное расписание с контрактами для сверки.
Статистические органы рекомендуют обращаться к унифицированной форме расписания при его составлении, но каждое предприятие может использовать свою с учетом специфики и особенностей.
Такое расписание помогает осуществлять планирование единиц специалистов и фонд оплаты труда на предстоящий период. Поэтому в большинстве хозяйственных субъектах документ ежегодно переутверждается. При изменении в количестве работников, а также их денежного довольствия, обязательно составляется новое штатное расписание и приказ о его вводе в действие.
Цели и функции приказа об утверждении штатного расписания
Приказ является отправной точкой для использования расписания в организации.
Оно составляется кадровой службой, согласовывается с профсоюзным органом и только затем попадает к руководителю вместе с приказом об утверждении.
Подпись руководителя в приказе означает, что кадровики и бухгалтера могут полноправно работать с кадровым составом. Без приказа штатное расписание не считается введенным в действие.
Следует уточнить, что само расписание – это важный документ для всех структурных единиц организации, но оно также приложение к соответствующему приказу. Виза руководителя на нем обязательна, как и дата и номер приказа.
Форма приказа
Строгой формы такого приказа законодательно не установлено. Его оформление подчиняется общим принципам делопроизводства. Обязательным требованием является распечатывание на бланке организации с регистрацией в общем журнале приказов по основной деятельности и ознакомлением с ответственными лицами.
Образец приказа об утверждении штатного расписания
Приказ об утверждении штатного расписания, скачать: бланк и образец
Унифицированная форма № Т-3 для штатного расписания
Порядок составления
При оформлении приказа по организации, в том числе и утверждающем штатное расписание, обязательно наличие сведений о субъекте, которые содержатся на фирменном бланке. Это:
- полное наименование предприятия;
- все учетные данные (ИНН, ОГРН, КПП и др.), банковские реквизиты;
- полный адрес;
- контактные телефоны и номер факса.
Перечислим обязательные пункты, которые должны присутствовать в приказе о введении в действие штатного расписания:
- наименование документа в центре сразу под данными об организации;
- место составления с указанием наименования населенного пункта;
- дата оформления приказа и его номер по порядку в соответствии с учетным журналом по хозяйственному субъекту;
- наименование, дающее возможность однозначно истолковать содержание документа, т.е. «Об утверждении штатного расписания»;
- преамбула, где излагается обоснование для введения документа в организации;
- обязательно присутствие слова «приказываю», как определение того, что руководитель дает распоряжение относительно дальнейших действий;
- ниже идут пункты по порядку о количестве штатных единиц и общего фонда оплаты труда, принимаемых на предприятии, с какой даты они будут действовать (если дата не указана, то дата приказа принимается, как время утверждения и ввода в действие). Указывается, что штатное расписание является приложением к приказу;
- если при утверждении нового старое расписание утратит силу, это нужно указать отдельным пунктом;
- назначается ответственное лицо за ознакомление персонала с документом и на кого возлагаются контрольные функции: это могут быть главный бухгалтер, начальник кадровой службы или сам руководитель организации;
- завершающим является наименование должности руководителя, его личная подпись и расшифровка.
Ознакомление с приказом может быть произведено отдельными листами, на лицевой стороне ниже подписи руководителя или на оборотной. Он представляет собой перечисление должностей, даты ознакомления и подписи с расшифровкой.
Каждый должен изучить поступивший документ, проставить подпись в соответствующей строке. В некоторых организациях принято использовать для этих целей журнал, где каждый работник после прочтения приказа ставит свою визу.
Как внести изменения?
Все изменения в штатных единицах или оплате труда находят свое отражение в локальном документе организации. Если они не значительны и касаются нескольких пунктов, то допустимо оформить их изменением в приказ, приложив откорректированное штатное расписание. При этом не обязательно приложение нового, достаточно указать в пункте приказа подробно, какие изменения оно претерпело.
Если же изменений много, например, по предприятию прошло повышение окладов на установленный процент, то потребуется всем работникам пересчитать их и указать в документе. Тогда приказом новое штатное расписание будет утверждено, но этим же приказом старое отменено. Это обязательно нужно указать среди пунктов.
Изменения могут произойти по нескольким причинам:
- увеличение количества должностей или единиц по конкретной из должностей;
- сокращение штатных единиц (должностей или количества ставок по какой-либо из должностей);
- изменение наименования должностей или структурных подразделений;
- изменение должностных окладов.
Кто подписывает?
Любые приказы по организации обязаны подписывать руководитель или лицо, исполняющее его обязанности. При этом эта функция должна быть закреплена тоже приказом. Право подписи любых документов передается нормативным документом, который регистрируется в соответствующем журнале с присвоением номера и даты утверждения.
Контролирующие органы вправе проверить не только само штатное расписание, порядок его утверждения, но и право подписи должностного лица, которое подписало приказ.
Хранение
Хранение штатного расписания должно быть обеспечено в подразделении, которое вносит изменения и дополнения, это чаще всего отдел кадров.
Если говорить про срок хранения, то для этого документа он является постоянным в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов.
Выписки и копии из него могут находиться в бухгалтерии, которая использует расписание для ввода в программу по расчету заработной платы.
Приказы по деятельности предприятия также имеют постоянный срок хранения. И, даже при совпадении этих параметров, следует учитывать, что находиться они должны отдельно. В номенклатуре организации должны быть отражены все необходимые моменты, в том числе указаны дела для приказов по основной деятельности и для штатных расписаний.
Оформляем приказ об утверждении штатного расписания
Продуманная организация труда персонала на предприятии позволяет обеспечить успех, прозрачность. Директор должен распределить обязанности между сотрудниками, назначить главных по отделам, осуществлять контроль над выполнением поставленных задач.
Наиболее распространенная форма штатного расписания, используемая повсеместно – Т – 3. Эту форму утвердил Госкомстат России. Руководитель организации может добавлять в графе «Примечания» ту информацию, которую посчитает нужной.
Эта информация должна относиться к делу – к кадровой структуре организации, выдаче заработных плат или надбавок, режиму работы сотрудников. Сам же документ утверждается приказом.
В каких случаях требуется?
При правильном построении деятельности компании, разделении труда и организации графиков работы сотрудников, руководитель должен составлять штатное расписание в конце каждого года.
В случае, если были произведены глобальные перестановки в системе кадров, документ может быть составлен в любое время.
В некоторых случаях достаточно лишь внесения корректировок. В силу расписание вступает лишь после того, как был утвержден новый документ может быть действителен лишь после вступления в силу Приказа о введении нового расписания или внесения изменений в старый документ.
Его составление – важная часть в организации трудовой деятельности компании.
Это важный документ при налоговых и иных проверках. Он также необходим в суде, при рассмотрении дела по увольнению сотрудников.
Работодатель может:
- осуществлять контроль над организационной структурой на предприятии;
- фиксировать точную численность работников на каждой должностной позиции;
- контролировать систему оплаты труда;
- осуществлять контроль над надбавками.
Как составить приказ об утверждении штатного расписания в 2016 году?
Согласно правилам, составлением расписания должны заниматься экономисты, однако чаще всего это поручается бухгалтерам.
Текст приказа могут подготовить сотрудники по поручению директора. Однако подписывают расписание и приказ директор или его заместитель.
Как часто требуется его издание?
Достаточно издания нового штатного расписания раз в год. В случае необходимости оно может быть переиздано в течение года.
Каждое издание или переиздание сопровождается составлением нового приказа. Это практикуется в том случае, если произошли глобальные перемены в кадровой системе.
При сокращении штата необходимо привести количество кадровых единиц в полное соответствие с реальными цифрами.
Структура и форма документа
Составленный руководителем компании приказ – это документ, подтверждающий начало действия нового расписания или внесение незначительных поправок в старое.
В документе заполняются такие разделы, как:
- подразделения компании;
- дата и номер приказа;
- дата и номер утверждаемого расписания;
- количество сотрудников;
- общая сумма заработной платы.
Руководитель имеет право внести в штатное расписание любую информацию, которая, по его мнению, позволит оптимизировать работу в организации и закрепить ее приказом.
Штатное расписание может быть составлено на один отдел или сразу все структурное подразделение, а может быть разделено по категориям работников. Самые распространенные категории: рабочие, обслуживающий персонал, АУП и ИТР.
В таблице показаны основные разделы штатного расписания.
| Наименование раздела | Описание |
| Наименование и код структурного подразделения | Указывается полное и сокращенное название организации |
| Должность сотрудника | Записываются все действующие на предприятии должности по отдельности |
| Количество единиц в штате | Количество работающих на определенной должности человек в штате |
| Оклад и различные виды надбавок | Указывается сумма оклада и в случае назначения — надбавки, такие, как за выслугу лет, премиальные |
| Итог по сумме | Общее количество начислений по зарплате |
| Примечание | — |
До тех пор, пока не будет подписан приказ, штатное расписание не вступает в силу, и данные, указанные в нем, не являются действительными.
Приказ требуется не только при составлении нового документа, но и при внесении изменений в старое расписание.
Реквизиты
Основные пункты документа:
- дата составления;
- порядковый номер документа, согласно действующей системе на предприятии и количеству ранее составленных Приказов;
- полное название организации или филиала;
- реквизиты.
Пример
Приказ, необходимый для того, чтобы штатное расписание вступило в силу.
- Скачать образец приказа о внедрении нового штатного расписания можно тут:
- Бланк приказа об утверждении штатного расписания
- Заполнять штатное расписание следует, придерживаясь общепринятых правил:
- вначале указывается наименование предприятия;
- указывается точная дата нового расписания и его номер;
- из штатного расписания выписывается количество сотрудников и общая сумма заработной платы.
Бухгалтер или экономист предприятия должен взять в качестве образца стандартную форму для приказа о новом штатном расписании и подогнать ее под требования руководителя.
Не рекомендуется внесение глобальных изменений в образец. Приказ должен быть кратким и емким, не переполненным ненужной информацией. Название компании обязательно должно полностью соответствовать тому, что указано в указанному в учредительных документах.
- Под словом «Утверждено» проставляется номер приказа, а также дата его составления.
- Следует обратить внимание на то, что недопустимо в документе писать цифры прописью.
- Ставка сотрудников, оклад и надбавки – все это записывается цифрами.
В случае, если при заполнении расписания были допущены ошибки, для их корректировок потребуется издание нового приказа руководителя.
Для сохранения тайны сведений, заполненный бланк не распространяется по организации. Делается всего 1 копия. Оригинал хранится у руководителя, копия – у главного бухгалтера.
Кто визирует?
Визирование документов осуществляется должностными лицами, назначенными организацией. Указывается должность визирующего, личная подпись и ее расшифровка.
Где и как долго хранится?
Приказы по штатному расписанию хранятся в папке с приказами, относящимися к кадрам в организации. Непосредственно штатное расписание хранится в отдельной папке постоянно и переносится в архив сотрудником отдела бухгалтерии.
В случае необходимости документы могут быть выданы из архива руководителю предприятия или доверенным лицам.
На крупных предприятиях новое расписание составляется на срок не менее года.
Приказ об утверждении штатного расписания подписывается сразу же после его составления. О введении изменений руководитель компании может объявить сотрудникам лично или на собрании. Также руководство сообщает и о вводе нового расписания на год.
Чтобы изменить расписание, также необходимо составить приказ о внесении поправок.
Законодательство Российской Федерации не предъявляет строгих требований к штатному расписанию.
Руководители организаций вправе сами выбирать лучший способ ведения документа: его срок действия, данные, вносимые в расписание.
Некоторые компании не ведут подобную документацию, однако это, в большинстве случаев, отрицательно сказывается на их деятельности. Расписание может пригодиться при возникновении конфликтов в связи с сокращением штата, а также для урегулирования количества сотрудников на каждой из должностей во избежание переплат и уменьшения бюджета организации.
Внимание!
- В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
- Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Приказ об утверждении штатного расписания
Основной перечень документов, которые обязательно должны быть у каждого работодателя, вне зависимости от организационно-правовой формы, определен государственными нормативными актами. Среди таких документов и штатное расписание организации.
Несмотря на то, что в действующем российском законодательстве отсутствует прямое указание на этот документ, в Трудовом кодексе РФ он упоминается в нескольких статьях, что свидетельствует о его необходимости (ст.15 и ст. 57 ТК РФ).
В нашей статье мы рассмотрим, что собой представляет штатное расписание, особенности его составления. В нижней части страницы читатель может скачать приказ об утверждении штатного расписания на 2020 год.
Что такое штатное расписание?
Штатное расписание является организационно-распорядительным документом, в котором отражаются:
- структура организации;
- перечень должностей (с указанием их количества и размеров должностных окладов);
- размер надбавок и доплат (применительно к определенным должностям);
- количество штатных единиц;
- фонд оплаты труда.
Напомним, что штатное расписание составляется на основе структур и численности организации. Кроме того, учитывается предмет и цели ее деятельности.
Приказом Минтруда от 04.09.2000 г. № 222 утверждена Методика расчета численности отдельных категорий работников на основании норм по труду, которую можно применить при определении необходимой численности сотрудников.
Штатное расписание понадобится:
- в случае проверки: для подтверждения правильности начислений зарплаты, расчета налогов с фонда оплаты труда, начисления социальных выплат, соблюдения норм охраны труда;
- в суде для разрешения трудовых споров;
- для выработки управленческих решений;
- при увольнении по сокращению штата.
Форма, образец и особенности составления штатного расписания
В перечне унифицированных форм штатное расписание значится под литерой Т-3. Как правило, большинство предприятий используют именно эту форму.
Скачать бланк штатного расписания 2020 года можно по кнопке ниже:
Следует учитывать, что применение унифицированной формы штатного расписания необязательно. Организации вправе самостоятельно разрабатывать свою форму документа. Об этом говорится в Письме Роструда от 23 января 2013 г. N ПГ/409-6-1. Самое главное — соблюдать требования действующего законодательства к документу. Можно размещать штатное расписание на фирменном бланке организации или ИП.
Так, в статьях 15, 57 ТК РФ обозначено, что трудовая функция работника определяется в соответствии с должностью, профессией указанной в штатном расписании. Таким образом, название должностей обязательно должно быть включено в документ.
Скачать образец штатного расписания 2020 года:
Обратите внимание, что штатное расписание составляется не поименно, а по структурным подразделениям организации в порядке подчиненности. Кроме того, в учет принимается подчиненность внутри самого структурного подразделения.
Приведем пример, как это отражается в документе: Гл. бухгалтер — 1, зам. гл. бухгалтера — 1, экономист 1-й категории — 2, бухгалтер 2-й категории — 4 и так далее.
Отметим, что должности работников-совместителей, точно также как и остальных сотрудников организации, для которых эта работа — основная, обязательно должны быть предусмотрены в штатном расписании.
Штатное расписание может быть составлено любым работником. Чаще всего этим занимается сотрудник отдела кадров или главный бухгалтер организации.
Добавим, что в связи с тем, что на основании абз. 7 письма Роструда от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1, работодатель не обязан знакомить работников со штатным расписанием, так как оно не относится к локально-нормативным актам организации.
Приказ об утверждении штатного расписания
Приказ об утверждении штатного расписания — один из документов по основной деятельности. Он утверждается руководителем предприятия (директором) или другим уполномоченным им лицом (например, начальником кадровой службы или бухгалтером).
В российском законодательстве нет унифицированной формы документа. Приказ можно разработать самостоятельно или воспользоваться уже существующими образцами, с одним из них вы можете ознакомиться ниже.
Скачать образец приказа об утверждении штатного расписания 2020 года:
Как правило, приказ об утверждении штатного расписания составляют на общем бланке предприятия. Документ не имеет констатирующей части. Он начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», в связи с тем, что приказ не требует каких-либо дополнительных пояснений.
Скачать бланк приказа об утверждении штатного расписания вы можете посмотреть по следующей кнопке:
Приказ составляется на общем бланке организации, не содержит констатирующей части и начинается сразу со слова «ПРИКАЗЫВАЮ». Это связано с тем, что в тексте данного документа не требуется указывать основания или дополнительные пояснения. Конечно, кадровый специалист может указать причины издания нового приказа, если таковые имеются, но это необязательно.
В журнале регистрации распоряжений по основной деятельности следует зарегистрировать Приказ об утверждении штатного расписания.
Документ хранится на предприятии или в организации на постоянной основе (в соответствии со статьей 19 «Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 года).
Нужен ли Приказ об утверждении штатного расписания на 1 января года?
Законодательством РФ не установлен срок действия штатного расписания. После того как единожды штатное расписание составлено, по мере необходимости в него вносятся изменения, которые утверждаются приказом. Однако это не очень удобно. Предпочтительнее будет пользоваться актуальным документом, а не выискивать где, когда и что поменялось.
Поэтому рекомендуем составлять новые штатные расписания, по мере изменений данных, утверждать их приказом, а не вносить в них изменения. Если изменений на 1 января нового года не происходит, то создавать и утверждать новое штанное расписание нет необходимости.
Последнее время ИФНС рассылают налогоплательщикам требования предоставить в налоговый орган обоснование низкого уровня заработной платы в организации. К ответу на такое требование рекомендуем прилагать Приказ об утверждении штатного расписания и штатное расписание.
По данным расчета по страховым взносам (форма РСВ) ИФНС определяет размер средней заработной платы.
Если у вас оформлены сотрудники на неполный рабочий день, то уровень средней заработной платы может быть ниже уровня, установленного законодательством.
Для подтверждения, того что предприниматель не нарушает законодательство в части установленного размера оплаты труда, отправьте в адрес ИФНС штатное расписание.
Статья отредактирована в соответствии с действующим законодательством 06.12.2019
Тоже может быть полезно:
Уважаемые читатели! Материалы сайта TBis.ru посвящены типовым способам решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай уникален.
Если вы хотите узнать, как решить именно ваш вопрос — обращайтесь в форму онлайн консультанта. Это быстро и бесплатно!
Нажимая на кнопку «Отправить» вы подтверждаете, что ваш комментарий не содержит персональных данных в любой их комбинации
Вопросы и ответы в х даются пользователями сайта и не носят характера юридической консультации. Если вам необходима юридическая консультация, рекомендуем получить ее, задав вопрос по телефонам, указанным выше, или через эту форму
.