Образец письма о поставке товара с задержкой

Образец письма о задержке поставки товара, доступный для скачивания ниже, иллюстрирует всю важность подобной документации для партнерских отношений компаний.

Посредством этого письма один контрагент в приемлемой форме сообщает другому о невозможности поставить товар в оговоренные сроки.

Подобного рода бумаги значительно упрощают взаимодействие, предоставляя сторонам возможность вести конструктивный диалог.

Скачать документбесплатно

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма о задержке поставки товара .docСкачать образец письма о задержке поставки товара .doc

Письмо о задержке поставки товара составляется в свободной форме, унифицированных бланков и типовых образцов этого документа не существует. Однако при составлении деловых писем следует соблюдать ряд правил, гарантирующих впоследствии юридическую грамотность предоставления документации.

Оформление письма

Если у организации есть специальные бланки с указанием реквизитов, то всю исходящую документацию лучше составлять на них. Если же таковых нет, то не помешает указать их в заглавии письма. Контрагент имеет право знать, какая из поставок задерживается и от какой организации.

Возможно, при своевременном уведомлении организация-заказчик сумеет организовать работу так, чтобы минимизировать последствия задержки поставки какого-либо товара.

Письмо имеет достаточно простой вид:

  • Реквизиты организации-поставщика.
  • Обращение к заказчику (лучше конкретно к руководителю и по имени-отчеству).
  • Причины задержки товара.
  • Ориентировочные (либо точные) сроки, когда материальные ценности поступят на склад или к заказчику.
  • Ссылка на договор, по которому осуществляются поставки.
  • При наличии форс-мажора, указанного в договоре, ссылка на конкретные пункты.
  • Подпись руководителя, печать организации.

Возможные причины задержки

В первой части документа подразумевается обращение к конкретному лицу. Чаще всего это руководитель компании-партнера. Бывает, что письма рассылаются многим мелким клиентам ввиду того, что задерживается крупная поставка, которая должна была удовлетворить спрос многих клиентов. В этом случае бумагу следует разослать на большое количество адресов.

Что же касается конкретной причины задержки, то она должна быть достаточно веской. Все будет зависеть от ситуации. Можно ограничиться общими фразами. Например:

  • «Возникли проблемы на таможне.»
  • «Из-за халатности логистической фирмы, которая предоставляет услуги по перевозке товара».
  • «Из-за задержек поставок от дистрибьютора».
  • «Из-за проблем компании-партнера и пр.».

Если же адресат недоволен (что естественно), то можно указать конкретных виновных в ситуации работников. Также в свое оправдание можно рассмотреть меры, которые прилагаются для того, чтобы ускорить поставку товара. Естественно, каждое подобное письмо должно сопровождаться искренними извинениями.

Где регистрируется

Письмо регистрируется в журнале исходящей корреспонденции. Если в организации есть такая практика, то ему присваивается собственный номер. Так легче будет восстановить ход переписки.

Кроме того, отметка в журнале (с подписями ответственных за доставку лиц) будет прямым доказательством существования такого документа при возможных судебных разбирательствах.

Возможная реакция

Ни одна из организаций, естественно, не будет рада задержке поставки товара. Различные компании реагируют по-разному. Например:

  • Самый лучший вариант – погашение в зародыше возникающего конфликта. Заказчик входит в положение, предлагает варианты выхода.
  • Контрагент считает задержку поставки товара ударом по своим позициям, требует компенсации. В этом случае стороны обычно имеют шанс договориться о взаимовыгодных условиях.
  • Заказчик в ответ составляет претензию о возврате денежных средств. Возможно, при удовлетворении этой претензии, стороны возобновят сотрудничество либо заказчик разорвет договор. Все будет зависеть от конкретных рабочих моментов.
  • Партнер сразу обращается в судебные инстанции. Самый неприятный исход задержки поставки товара, но и самый редкий. Отстоять свои интересы поможет корректное поведение, аргументированная и доказательная позиция отсутствия вины и пр.

Если был составлен между сторонами договор о поставках, который предусматривал форс-мажор (и он фактически случился), то поставщик, задержавший товар по уважительным и не зависящим от него причинам, вполне может выиграть суд. При этом он не понесет юридическую ответственность в виде штрафов и пр.

Как бы ни развивались события, уведомить о задержке поставленного товара – необходимо. Так поставщик показывает свою цивилизованность, способность к конструктивному диалогу. Кроме того, ему могут помочь изложить свою позицию дополнения в письмо о задержке поставки товара.

Обоснования

Письмо будет воспринято лучше, если поставщик в нем указывает:

  • Форс-мажорные обстоятельства. Если они произошли, должны быть четко описаны в документе.
  • Также, помимо этого, следует указать дату, к которому числу товар будет у заказчика. Даже если она приблизительная. Сообщения с конкретикой воспринимаются намного лучше.
  • Гарантии и заверения. Можно указать, что, как только товар появится на складе, он тут же будет отправлен заказчику.

Есть много способов «подсластить пилюлю». Самый действенный метод – выразить откровенно, какие факторы способствовали задержке и какие меры производятся для того, чтобы ускорить поставку товара и не допустить такой ситуации в будущем. Например, можно указать, что:

  • В будущем логистическая компания (которая является причиной задержки) будет заменена на другую.
  • Будет введена автоматизация процесса поставок (если сбой произошел из-за человеческого фактора).
  • Будет перезаключаться договор либо к нему будут изданы дополнения.

Образец письма о поставке товара с задержкой

Срок хранения

Документацию, которая касается поставок, предписано хранить пять лет. Это касается как первичных документов, так и деловой переписки. Однако к письмам о задержке поставок налоговая относится не так строго, так как они могут вообще отсутствовать. Хотя предоставить их необходимо по первому требованию проверяющих, массивом.

Скачать документбесплатно

«Письмо о задержке поставки товара»

Пример письма напоминания о сроках доставки товаров

Письмо составляется на фирменном бланке организации с указанием всех реквизитов и содержит в себе:

  • исходящий номер и дату, а если это ответ на другое письмо, то как ссылку — номер и дату входящего письма;
  • наименование компании-адресата;
  • возможное обращение к руководителю, ответственному лицу (по имени-отчеству);
  • собственно напоминание, ясно, лаконично и вежливо изложенное, с возможным перечнем невыполненных обязательств/пунктов договора и прочее, с указанием мер (штрафных санкций), которые могут быть применены в случае отсутствия реакции на напоминание.
  • подпись и расшифровку ФИО руководителя;
  • по необходимости печать организации.

Фразы, которые можно использовать, составляя письмо-просьбу:

  • Напоминаем вам, что согласно договора….
  • Обращаем ваше внимание на пункты соглашения…
  • Ставим Вас в известность, что…
  • Убедительно просим вас выполнить…
  • Согласно нашему письму от… настаиваем на получении от вас…

Если у организации есть специальные бланки с указанием реквизитов, то всю исходящую документацию лучше составлять на них. Если же таковых нет, то не помешает указать их в заглавии письма. Контрагент имеет право знать, какая из поставок задерживается и от какой организации.

Возможно, при своевременном уведомлении организация-заказчик сумеет организовать работу так, чтобы минимизировать последствия задержки поставки какого-либо товара.

Письмо имеет достаточно простой вид:

  • Реквизиты организации-поставщика.
  • Обращение к заказчику (лучше конкретно к руководителю и по имени-отчеству).
  • Причины задержки товара.
  • Ориентировочные (либо точные) сроки, когда материальные ценности поступят на склад или к заказчику.
  • Ссылка на договор, по которому осуществляются поставки.
  • При наличии форс-мажора, указанного в договоре, ссылка на конкретные пункты.
  • Подпись руководителя, печать организации.
  • Окончание акции.
  • Подтверждение подписки.
  • Начало образовательных курсов, вебинара.
  • Товар повседневного использования заканчивается, пора покупать новый.
  • Скоро состоится интересный ивент.

Больше вдохновляющих иллюстраций вы найдете в наших примерах!

Заказ создан. Что дальше?

Как только была зафиксирована новая покупка, покупателя незамедлительно стоит уведомить о том, что его заказ принят в работу. Такое сообщение клиент должен получить не позже, чем через 10-30 минут после совершения целевого действия.

Какие моменты стоит учесть при отправке таких уведомлений:

  • Оформление письма должно соответствовать фирменному стилю вашей компании, как и дизайн остальных шаблонов для триггеров и проморассылок,
  • Следите за тем, чтобы все элементы коммуникации с клиентами были стильными, красивыми, понятными и хорошо сочетались друг с другом;
  • Автоматизируя процесс отправки цепочки писем о создании нового заказа, уделите внимание деталям, особенно времени отправки.

Предлагаем ознакомиться:   Срок действия предварительного договора аренды

Кроме проявления элементарной вежливости, это способ выяснить, действительно ли клиент заказал все, что хотел, и уведомить его о деталях оплаты и доставки. Поэтому письмо-подтверждение заказа должно содержать такую информацию:

  • Заказанный товар или их перечень;
  • Изображение каждого продукта;
  • Цена и общая сумма;
  • Выбранный способ оплаты;
  • Способ доставки, ее стоимость и сроки (дату и время, если такую информацию можно предоставить заблаговременно);
  • Номер заказа или ТТН, по которому можно отслеживать его статус;
  • Контакты представителя вашей компании или номер колл центра, куда можно обратиться при возникновении вопросов, связанных с покупкой.
  • Эта информация важна для обеих сторон сделки, поэтому ее целесообразно продублировать и в других каналах, например, SMS.
  • Как правило, при создании триггерных рассылок, в том числе и тех, где задействованы разные каналы, такие как email, SMS, Push, в сценарий добавляют таймер, чтобы сообщения были доставлены подписчику последовательно.
  • Скорее всего, оно будет прочитано раньше, чем email, поэтому оперативность его отправки имеет ключевое значение. И если клиенту было обещано, что сотрудник компании позвонит для выяснения деталей, то такой звонок тоже должен состояться как можно быстрее, пока желание купить что-либо не исчезло

Возможная реакция

В первой части документа подразумевается обращение к конкретному лицу. Чаще всего это руководитель компании-партнера. Бывает, что письма рассылаются многим мелким клиентам ввиду того, что задерживается крупная поставка, которая должна была удовлетворить спрос многих клиентов. В этом случае бумагу следует разослать на большое количество адресов.

Что же касается конкретной причины задержки, то она должна быть достаточно веской. Все будет зависеть от ситуации. Можно ограничиться общими фразами. Например:

  • «Возникли проблемы на таможне.»
  • «Из-за халатности логистической фирмы, которая предоставляет услуги по перевозке товара».
  • «Из-за задержек поставок от дистрибьютора».
  • «Из-за проблем компании-партнера и пр.».

Если же адресат недоволен (что естественно), то можно указать конкретных виновных в ситуации работников. Также в свое оправдание можно рассмотреть меры, которые прилагаются для того, чтобы ускорить поставку товара. Естественно, каждое подобное письмо должно сопровождаться искренними извинениями.

Ни одна из организаций, естественно, не будет рада задержке поставки товара. Различные компании реагируют по-разному. Например:

  • Самый лучший вариант – погашение в зародыше возникающего конфликта. Заказчик входит в положение, предлагает варианты выхода.
  • Контрагент считает задержку поставки товара ударом по своим позициям, требует компенсации. В этом случае стороны обычно имеют шанс договориться о взаимовыгодных условиях.
  • Заказчик в ответ составляет претензию о возврате денежных средств. Возможно, при удовлетворении этой претензии, стороны возобновят сотрудничество либо заказчик разорвет договор. Все будет зависеть от конкретных рабочих моментов.
  • Партнер сразу обращается в судебные инстанции. Самый неприятный исход задержки поставки товара, но и самый редкий. Отстоять свои интересы поможет корректное поведение, аргументированная и доказательная позиция отсутствия вины и пр.
Читайте также:  Тарифы за вывоз мусора для населения в 2020 году по регионам

Если был составлен между сторонами договор о поставках, который предусматривал форс-мажор (и он фактически случился), то поставщик, задержавший товар по уважительным и не зависящим от него причинам, вполне может выиграть суд. При этом он не понесет юридическую ответственность в виде штрафов и пр.

Как бы ни развивались события, уведомить о задержке поставленного товара – необходимо. Так поставщик показывает свою цивилизованность, способность к конструктивному диалогу. Кроме того, ему могут помочь изложить свою позицию дополнения в письмо о задержке поставки товара.

Какие еще уведомления будут полезны клиенту?

Эту триггерную цепочку можно и нужно продолжить до тех пор, пока заказчик не станет счастливым обладателем выбранного товара, а еще лучше — пока не оставит отзыв о работе вашей структуры и положительном опыте использования приобретенного продукта. Следующие письма отправляются при наступлении таких событий:

  • Содержимое заказа изменено;
  • Отмена заказа;
  • С клиентом невозможно связаться для выяснения деталей;
  • Заказ отправлен транспортной компанией или передан в пункт выдачи;
  • Доставлено, получите заказ;
  • Последним в этой последовательности может быть сообщение с просьбой поделиться впечатлениями о товаре, дополненное информацией о начисленных бонусах (если в компании предусмотрена и действует программа лояльности).

Изменение заказа

Эта современная народная мудрость актуальна для сферы eCommerce. Клиент, независимо от его гендерной принадлежности, может изменить решение о том, что и когда покупать, и это происходит достаточно часто. В таком случае отправьте покупателю email с обновленными параметрами сделанного заказа.

Отмена заказа

Такое, увы, тоже случается. Выбранного товара могло не оказаться на складе, клиент мог решить, что такая покупка ему сейчас не нужна. Есть еще масса причин, почему планы могли измениться, и часть из них могут быть обусловлены проколами в работе интернет магазина.

Не перекладывайте ответственность за уведомление клиента об отправке заказа на транспортные компании. Ваши покупатели хотят получить обратную связь от вас!

Емейл сообщение тоже будет уместно, даже несмотря на то, что СМС-ка уже отправлена. В сообщении, пришедшем на электронную почту, клиенту можно более наглядно показать, что конкретно он собирается купить. Напоминание лишним не будет: покупатель сможет убедиться, что заказано именно то, чего он хотел.

Заказ доставлен

Вот оно, самое ожидаемое сообщение! Чтобы покупатель и на этом этапе получил положительный опыт взаимодействия с вашим магазином, сообщите всю необходимую информацию: где забрать заказ, адрес пункта выдачи и время работы, а также контактный телефон на тот случай, если у клиента появятся дополнительные вопросы:

  • Пишите коротко и по делу.
  • Не будьте назойливы.
  • Используйте данные о предпочтениях клиента.
  • Добавляйте товарные рекомендации в напоминания о сроках акции.
  • Сегментируйте рассылку напоминаний.

Получите обратную связь

Только не вздумайте махнуть рукой на клиента и забыть о нем сразу после закрытия сделки. Вы же хотите, чтобы он оставался лояльным, перешел в категорию постоянных клиентов и совершал повторные покупки? Значит, нужно оставаться на связи и продолжать коммуникацию. О чем сейчас можно написать клиенту:

  • Поблагодарите за то, что он остановил свой выбор на вас и попросите отзыв о приобретенном товаре:
  • Сообщите о начисленных бонусах (да, это может послужить поводом для того, чтобы обратиться к вам снова):
  • Попросите дать оценку работы вашей компании:
  • Некоторые компании просят видеоотзыв о товаре, и за это предлагают скидку на следующий заказ. Если вы планируете внедрять такую практику, это тоже будет поводом отправить клиенту емейл после покупки.
  1. Темы таких писем могут быть следующими: “Какое Ваше впечатление от покупки?”, “Ваш бонусный счет пополнен”
  2. Полученная информация может оказаться бесценной: она может стать толчком для положительных изменений вашего бизнеса, дать идеи для развития и роста.
  3. Общаясь с покупателем посредством триггерных емейл и смс рассылок на каждом шаге оформления заказа, вы помогаете ему преодолеть беспокойство и стать вашим лояльным клиентом.

Обоснования

Образец письма о поставке товара с задержкой

Письмо будет воспринято лучше, если поставщик в нем указывает:

  • Форс-мажорные обстоятельства. Если они произошли, должны быть четко описаны в документе.
  • Также, помимо этого, следует указать дату, к которому числу товар будет у заказчика. Даже если она приблизительная. Сообщения с конкретикой воспринимаются намного лучше.
  • Гарантии и заверения. Можно указать, что, как только товар появится на складе, он тут же будет отправлен заказчику.

Есть много способов «подсластить пилюлю». Самый действенный метод – выразить откровенно, какие факторы способствовали задержке и какие меры производятся для того, чтобы ускорить поставку товара и не допустить такой ситуации в будущем. Например, можно указать, что:

  • В будущем логистическая компания (которая является причиной задержки) будет заменена на другую.
  • Будет введена автоматизация процесса поставок (если сбой произошел из-за человеческого фактора).
  • Будет перезаключаться договор либо к нему будут изданы дополнения.

Письмо — извинение за задержку поставки (образцы)

  • Письмо №1:
  • Уважаемая Ирина Леонидовна,
  • Приносим свои извинения за задержку обработки заказа в интернет-супермаркете «Краски» – сбой в работе был вызван кибератакой на наш главный сервис.
  • Спешим сообщить, что на данный момент форс-мажор ликвидирован, и все запросы от 21 апреля 2018 года будут обработаны до 18:00 часов 23 апреля 2018 года.
  • В качестве извинения предоставляем Вам дополнительную скидку на следующий заказ в размере 8% от общей суммы.
  • С уважением,
  • Алексей Юрьев,
  • глава отдела продаж.
  • Письмо №2:
  • Уважаемый Валентин Михайлович,
  • От имени компании «Крафт Делюкс» приносим свои извинения за задержку поставки заказанного Вами товара, случившейся по причине ухудшения погодных условий и возникновения транспортных проблем.

Компания, оказывающая логистические услуги, пообещала произвести компенсацию всех неудобств. В свою очередь, мы готовы вернуть все внесенные средства + 10% за компенсацию на тот случай, если Вы не можете ожидать больше 3 дней.

  1. Если же Ваш заказ остается актуален, в качестве бонуса Вы получите специальный сертификат на дополнительную оптовую скидку.
  2. С уважением,
  3. генеральный директор
  4. Максим Васильев.
  5. Письмо №3:
  6. Уважаемая Ангелина,

Приносим свои извинения за задержку в производстве товара. Ваш контакт передан ответственному специалисту для урегулирования сложившейся ситуации во избежание любых недоразумений.

  • С уважением,
  • Компания «Полипринт».
  • Письмо №4:
  • Уважаемая Людмила Васильевна,

Магазин обуви «Кассандра» приносит извинения за задержку с пошивом заказанного Вами изделия. К сожалению, в работе нашего итальянского поставщика кожаного сырья возникли неполадки, которые отразились на сроках доставки его к нам. Со своей стороны, мы обещаем приложить все усилия, чтобы ускорить процесс изготовления, и доставить туфли в течение 5 рабочих дней.

  1. С уважением и надеждой на понимание,
  2. Нестор Романов,
  3. основатель.
  4. Письмо №5:
  5. Уважаемый Арсен Александрович!

К сожалению, мы вынуждены сообщить, что на данный момент указанная вами позиция в заказе отсутствует на складе, и, со слов представителей компании-поставщика, будет доставлена к нам 5 мая 2018 года. В свою очередь, мы обещаем доставить товар Вам не позже 12:00 часов 7 мая. Сообщите нам пожалуйста, если Вы можете ожидать до указанной даты.

  • Приносим извинения за неудобства.
  • С уважением,
  • Мария Карнатова,
  • менеджер.
  1. Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
  2. +7(499)703-32-46 (Москва)
  3. +7(812)309-26-52
    (Санкт-Петербург)
  4. Это быстро и бесплатно!

Образец письма поставщика о задержке сроков поставки

Где регистрируется.

Письмо регистрируется в журнале исходящей корреспонденции. Если в организации есть такая практика, то ему присваивается собственный номер. Так легче будет восстановить ход переписки.

Кроме того, отметка в журнале (с подписями ответственных за доставку лиц) будет прямым доказательством существования такого документа при возможных судебных разбирательствах.

Обоснования

Письмо будет воспринято лучше, если поставщик в нем указывает:

  • Форс-мажорные обстоятельства. Если они произошли, должны быть четко описаны в документе.
  • Также, помимо этого, следует указать дату, к которому числу товар будет у заказчика. Даже если она приблизительная. Сообщения с конкретикой воспринимаются намного лучше.
  • Гарантии и заверения. Можно указать, что, как только товар появится на складе, он тут же будет отправлен заказчику.

Есть много способов «подсластить пилюлю». Самый действенный метод – выразить откровенно, какие факторы способствовали задержке и какие меры производятся для того, чтобы ускорить поставку товара и не допустить такой ситуации в будущем. Например, можно указать, что:

  • В будущем логистическая компания (которая является причиной задержки) будет заменена на другую.
  • Будет введена автоматизация процесса поставок (если сбой произошел из-за человеческого фактора).
  • Будет перезаключаться договор либо к нему будут изданы дополнения.

Нарушение сроков поставки товара: возможные последствия

Как известно, условие о сроке для договора поставки является существенным (см. нашу статью «Какие существенные условия договора поставки по ГК РФ?»). Но на практике нередки ситуации, когда поставщик задерживает исполнение своего обязательства и товар будет поставлен в сроки, отличные от согласованных договором.

Письмо о поставке и задержке поставки товара

Внимание

В письмах об оплате должны быть указаны банковские реквизиты плательщика и может быть прописан размер штрафа при нарушении обязательств. Гарантия дается в начале или конце письма.

Для этого используются такие формулировки как: настоящим письмом гарантируем, «организация (название) гарантирует», «оплату гарантируем», «выполнение условий гарантируем» 5) подпись – наименование должности, подпись и расшифровка.

Гарантийное письмо о поставке и задержке поставки товара как составить

Чаще всего это руководитель компании-партнера. Бывает, что письма рассылаются многим мелким клиентам ввиду того, что задерживается крупная поставка, которая должна была удовлетворить спрос многих клиентов. В этом случае бумагу следует разослать на большое количество адресов.

Читайте также:  Разработаны требования к идентификации физлица для внесения сведений в есиа (законопроект)

Что же касается конкретной причины задержки, то она должна быть достаточно веской. Все будет зависеть от ситуации. Можно ограничиться общими фразами.

Например:

  • «Возникли проблемы на таможне.»
  • «Из-за халатности логистической фирмы, которая предоставляет услуги по перевозке товара».
  • «Из-за задержек поставок от дистрибьютора».
  • «Из-за проблем компании-партнера и пр.».

Если же адресат недоволен (что естественно), то можно указать конкретных виновных в ситуации работников. Также в свое оправдание можно рассмотреть меры, которые прилагаются для того, чтобы ускорить поставку товара.

Справочник адвоката

Самый действенный метод – выразить откровенно, какие факторы способствовали задержке и какие меры производятся для того, чтобы ускорить поставку товара и не допустить такой ситуации в будущем. Например, можно указать, что:

  • В будущем логистическая компания (которая является причиной задержки) будет заменена на другую.
  • Будет введена автоматизация процесса поставок (если сбой произошел из-за человеческого фактора).
  • Будет перезаключаться договор либо к нему будут изданы дополнения.

Срок хранения Документацию, которая касается поставок, предписано хранить пять лет. Это касается как первичных документов, так и деловой переписки. Однако к письмам о задержке поставок налоговая относится не так строго, так как они могут вообще отсутствовать.

Письмо о сроках поставки образец

В качестве компенсации, всем покупателям, заказавшим и оплатившим оборудование от [дата] мы предлагаем доставку оплаченного оборудования до дверей Вашего склада по всей России! Задержка сроком на [число] дней в поставке оборудования связана с [причина].

Еще раз примите наши искренние извинения за задержку в отгрузке товара, по вине [&hellip]. С уважением, Иван Иванов Пример 2: Уважаемый Петр Петрович , Магазин . приносит извинения своим клиента за задержку ожидаемого груза, которая вызвана затруднениями в перевозке.

Транспортная компания, услугами которой мы пользуемся уже на протяжении многих лет, сообщила нам о том, что груз не прибудет на наш склад раньше чем в начале следующей недели, не ранее [дата].

В связи с длительными сроками не поставки товара на склад, мы сообщаем, что всем покупателям, внесшим предоплату и не готовым более ожидать поставки, мы готовы вернуть денежные средства.

Как правильно написать претензионное письмо о непоставке продукции в срок?

Написание претензии о непоставке товара в срок не ограничивается строгими рамками, однако, для правильного и грамотного составления претензии придерживайтесь определенного образца.

В претензии опишите договорные условия, касающиеся товара и сроков его доставки.

Также, укажите условия, которые нарушил поставщик. Опишите нарушение поставщика: не поставка товара или поставка с опозданием, поставка бракованного или дефектного товара.

К претензии приложите сопутствующую документацию, которая будет подтверждать нарушение условий договора поставщиком.Приложите к претензии акт о расхождениях при приемке, счета и иные документы, подтверждающие наличие нарушений договора между поставщиком и заказчиком.

Укажите в претензии ваши требования. К примеру, вы можете потребовать поставить товар в срочном порядке или оплатить неустойки за непоставленный товар в указанный срок и понесенные вами убытки вследствие этого.

Обязательно напишите в претензии, что в случае отказа выполнения ваших требований, вы вынуждены будете обратиться в суд.

В судебном порядке требования устанавливаются выше, нежели в претензионном порядке. При передаче дела в суд, исковые требования будут включать в себя не только оплату убытков, но и упущенной выгоды. И все судебные расходы оплачивать будет также поставщик.

  • В претензии укажите, какими последствиями обернется для поставщика невыполнения претензионных требований.
  • Если вы предварительно внесли аванс или оплатили поставку, то в претензии выставите требование вернуть деньги или поставить товар.
  • Если вследствие просрочки поставки вы не хотите продолжать дальнейшие взаимодействия с поставщиком, то заявите о вашем желании расторгнуть договор.

Также, можете заявить о требовании неустойки. В статье 395 Гражданского кодекса РФ установлен размер неустойки, при условии, что в договоре не оговорена сумма неустойки.

Как написать письмо о задержке поставки?

Ситуация сложилась крайне неприятная и требует выяснения . Считаем необходимым напомнить. Вам обстоятельства, повлекшие эту задержку: во-первых, согласно пункту 3 нашей сделки.

Вы обязались передать нам площадку для строительства в течение одного мисящ со дня заключения соглашения, однако сделали это только через 3 месяца, что и привело к задержанию начала строительных работ во-вторых,. Вы вовремя не обеспечили нас необходимым для строительства материалами . Думаем,.

Вы понимаете, что такими действиями сами нарушили условия соглашения . Учитывая все, сказанное выше, считаем. Ваши обвинения безосновательными и просим отозвать претензию.

.

Письмо о задержке поставки товара

В этом случае бумагу следует разослать на большое количество адресов. Например:

  1. «Из-за халатности логистической фирмы, которая предоставляет услуги по перевозке товара».
  2. «Из-за проблем компании-партнера и пр.».
  3. «Из-за задержек поставок от дистрибьютора».
  4. «Возникли проблемы на таможне.»

Если же адресат недоволен (что естественно), то можно указать конкретных виновных в ситуации работников.

Деловое письмо с извинением за аннулирование заказа

Правила этикета используются с учетом особенностей конкретной ситуации общения. Письменный деловой этикет (речевой этикет) – совокупность устойчивых языковых фраз, помогающих автору письма в любой ситуации оставаться вежливым и доброжелательным.

К этикетным фразам в переписке относится вступительное обращение (“Уважаемый.!”), заключительная фраза (“С уважением…”), фразы в тексте письма с выражением надежды на дальнейшее сотрудничество и др.

Если учитывать смысловой план письма-извинения, то там частей немного больше: • В первом предложении – извинение.

• Объяснение причин, почему сложилась подобная ситуация;• Оповещения о принятых действиях;• Выражение надежды, что случившееся никаким образом не повлияет на дальнейшее сотрудничество. Первый абзац — Извинение приносится лишь единожды, в начале письма, то есть во вступлении, первое предложение, а потом первая часть основного текста. Второй абзац – это тело письма (основная часть).

Письмо-запрос

В этом случае при обращении нужно использовать эпитет «Уважаемый» и имя-отчество сотрудника. В этом случае ответ на запрос может быть составлен от лица любого сотрудника подразделения, в которое пришло письмо.

Как любой другой вид деловых писем, данный запрос не имеет унифицированной формы и составляться может в абсолютно произвольном виде.

Справочник адвоката

Каждая уважающая себя организация должна уметь признавать свои ошибки и исправлять их: это является неотъемлемой частью деловой этики.

Более того, своевременно принесенные извинения помогут сохранить репутацию, важных клиентов или партнеров компании и избежать убытков.

Порой именно вовремя отправленное деловое письмо с извинениями может помочь избежать судебных споров и широкой огласки.

  • Нарушение обязательств по договору. Данная причина является одной из самых распространенных.При этом неважно, требуется адресовать письмо с извинениями организации или клиенту: частота нарушений обязательств в обоих случаях примерно одинакова.

Письмо от поставщика по задержке сроков поставки

Не поставили товар в срок по договору.

Нарушение сроков поставки неприятно для покупателя. Это может нарушить планы, испортить запланированное мероприятие. Не вовремя поставленный товар может быть причиной невыполненных обязательств самого покупателя перед заказчиком. Результат – испорченное настроение, душевные переживания, финансовые и репутационные потери.

Сотрудники магазина объясняют нарушение сроков поставки следующим:

  • Неурядицы на таможне;
  • Поставщики не выполнили обязательства перед магазином;
  • Недостаток персонала, его массовое увольнение;
  • Выход из строя транспортной техники;
  • Проверки контролирующими организациями;
  • И другие.

Все это не решают возникшую проблему по сути. Подобные отговорки могут продолжаться неделю, месяц и более. Вместо выслушивания оправданий, покупатель имеет право требовать:

  • Установить новый срок, в который продавец выполнит взятые ранее обязательства;
  • Вернуть деньги, переданные (перечисленные) по предварительной оплате за товар;
  • Компенсации за понесенные убытки в результате нарушения договора поставки.

Эти требования предъявляются продавцу письменно, для чего составляется претензия за нарушение условий поставки товара.

В соглашение о поставке при наличии условия предварительной оплаты обязательно указывается срок, в который продавец обязан передать покупателю товар. Если его нет, у пострадавшего лица есть основание для признания договора недействительным.

У покупателя есть финансовые рычаги воздействия на продавца:

  1. Неустойка.
  2. Компенсация за моральный ущерб.
  3. Возмещение понесенных убытков.
  4. Оплата услуг юристов и судебные издержки.
  5. Штраф в размере 50% от суммы требований иска.

Что делать, если не реагируют?

Отсутствие ответов от продавца может означать:

  • Он не получал претензию;
  • Ответ на нее еще не дошел;
  • Поставщик недобросовестный, игнорирует обращение.

Поэтому необходимо:

  1. Удостовериться о наличии документального подтверждения отправлений.
  2. Позвонить или лично обратиться к поставщику, уточнить причину затягивания с ответом.
  3. Написать жалобу в контролирующие организации.

Во втором случае можно подождать письма, если оно объективно не дошло по почте. Чтобы снять подозрения, у отправителя следует потребовать копии ответа (или их сканы, цифровые фотографии). Если в требовании отказано, а сроки после направления претензии превысили 40 дней, следует обращаться с жалобой.

Ее необходимо направлять в следующие организации:

  • Антимонопольный комитет;
  • Госстандарт России;
  • Госсанэпиднадзор;
  • Органы по охране окружающей среды и природных ресурсов РФ;
  • Управления и отделы исполнительной власти на местах, которые отвечают за защиту прав потребителей.

Жалоба составляется одна, в ней меняется только адресат или в шапке документа указываются все инстанции, в которые направляется обращение. Дополнительно можно подать заявление:

  • О нарушении налоговой дисциплины – в ФНС;
  • О признаках мошенничества – в полицию и прокуратуру.

Обращение в правоохранительные органы рекомендуется готовить с помощью практикующих юристов.

Подав жалобы и заявления, их копии можно направить поставщику. Такой шаг ускорит его и вынудит выполнять требования покупателя. В противном случае остается составлять исковое заявление, направлять его в суд и разрешать спор в ходе заседаний.

Письмо — извинение за задержку поставки (образцы)

Письмо №1: Уважаемая Ирина Леонидовна, Приносим свои извинения за задержку обработки заказа в интернет-супермаркете «Краски» – сбой в работе был вызван кибератакой на наш главный сервис.

Спешим сообщить, что на данный момент форс-мажор ликвидирован, и все запросы от 21 апреля 2018 года будут обработаны до 18:00 часов 23 апреля 2018 года. Внимание В качестве извинения предоставляем Вам дополнительную скидку на следующий заказ в размере 8% от общей суммы.

Читайте также:  Образец искового заявления о взыскании упущенной выгоды

С уважением, Алексей Юрьев, глава отдела продаж. Письмо №2: Уважаемый Валентин Михайлович, От имени компании «Крафт Делюкс» приносим свои извинения за задержку поставки заказанного Вами товара, случившейся по причине ухудшения погодных условий и возникновения транспортных проблем.

Компания, оказывающая логистические услуги, пообещала произвести компенсацию всех неудобств.

Письмо извинения клиенту о срыве сроков поставки

Есть попросить у Вас прощения за несвоевременное выполнение Вашего заказа от… (дата).

7. Внимательно посмотрели все Ваши заказы и убедились, что допустили ошибку, за которую, надеемся, Вы извините нам.

8. Еще раз просим прощения за лишние хлопоты.

После этого, претензия отправляется либо по почте письмом с уведомлением, либо курьеров в офис компании, где оно должно быть официально принято с входящим номером, который проставляется на вашем экземпляре, заверяется печатью организации и подписью лица, получившего жалобу.

Претензия по договору поставки

В любом случае, это должен быть работник предприятия, обладающих определенными навыками по формированию подобного рода документов и не понаслышке знакомый с законодательством РФ.

В частности, в претензии по договору поставки в «шапку» нужно всегда вносить следующие данные:

  1. адреса обеих сторон.
  2. наименование компании-отправителя;
  3. название организации, к которой документ направляется;

Также бланк должен быть озаглавлен и в нем следует обязательно сделать ссылку на основной договор (номер и дату его составления).

Образец претензионного письма о невыполнении условий договора

В результате может быть упущено необходимое время. Когда претензионный досудебный порядок не является обязательным, направление претензии все же будет целесообразным действием. С одной стороны, получивший претензию контрагент, может исполнить требования отправителя.

Почему важно правильно составить договор поставки?

Договор может быть признан недействительным, если в нем отсутствует указание сроков поставки товара. Обязательно в договоре пропишите пункт о сроках передачи товара. В этом случае, при нарушении сроков доставки заказчик имеет полное право на возвращение денежных средств, на расторжение договора и на установку нового срока доставки.

Письмо о задержке поставки товара

Как бы ни развивались события, уведомить о задержке поставленного товара – необходимо. Так поставщик показывает свою цивилизованность, способность к конструктивному диалогу.

  • Форс-мажорные обстоятельства.

Внимание

Если они произошли, должны быть четко описаны в документе.

  • Также, помимо этого, следует указать дату, к которому числу товар будет у заказчика. Даже если она приблизительная. Сообщения с конкретикой воспринимаются намного лучше.
  • Гарантии и заверения.
  • Можно указать, что, как только товар появится на складе, он тут же будет отправлен заказчику.

    Есть много способов «подсластить пилюлю».

    Письмо о сроках поставки образец

    Через кадровые изменения в нашей бухгалтерии оплата осуществлена ??со значительным опозданием. Просим простить нам 6. Переезд нашей бухгалтерии в новый офис вызвал задержку оплаты счетов.

    Искренне просим простить нам 7 извинения за путаницу в нашей бухгалтерии и обещаем впредь быть внимательнее 8. Искренне извиняемся. Вас за досадную ошибку, которая произошла из-за халатности нашего сотрудника 9.

    Благодарим за напоминание о неоплаченный счет от (дата), что был неправильно зарегистрирован. Извините, пожалуйста, что нечеткость в работе наших сотрудников заставила. Вас лишний раз волноваться (за авдала. Вам лишних хлопототів). 10.

    После телефонного звонка мы внимательно просмотрели списки неоплаченных счетов и убедились, что допустили ошибку, за которую, надеемся,. Вы нам извините. Совсем не оправдываем своей. Неуве ажности, однако надеемся, что. Вы и в дальнейшем выполнять наши заказыня. 11.

    Письмо о поставке и задержке поставки товара

    Транспортная компания, услугами которой мы пользуемся уже на протяжении многих лет, сообщила нам о том, что груз не прибудет на наш склад раньше чем в начале следующей недели, не ранее [дата]. В связи с длительными сроками не поставки товара на склад, мы сообщаем, что всем покупателям, внесшим предоплату и не готовым более ожидать поставки, мы готовы вернуть денежные средства.

    Тем же клиентам, кто, не смотря на задержку, все-таки не изменит своего решения, мы, в качестве компенсации, будем прилагать к заказанному оборудованию подарок. Подарок — в компенсацию времени ожидания будет непосредственно обсуждаться с каждым клиентом и учитывать пожелания клиента.

    Еще раз приносим свои извинения. С уважением,Иван Иванов Пример 3:Уважаемый Петр Петрович, Приносим извинения за задержку поставок.

    Передача претензии за нарушение сроков поставки приобретенной продукции

    После того, как вы составили претензию и указали свои требования, следует, передать документ поставщику. Осуществите передачу лично. Если отсутствует такая возможность, то отправьте претензию заказным письмом. Важно, чтобы вы получили информацию о том, что письмо получено адресатом.

    Претензия должна быть принята и зарегистрирована сотрудником организации поставщика. Важно убедиться, что письмо дойдет до руководства организации и будут приняты определенные меры по регулированию данного вопроса.

    Составьте претензию в двух экземплярах, одна копия остается у вас, вторая отправляется в соответствующую организацию.

    На вашей копии претензии должна присутствовать отметка о том, что поставщик получил претензию.

    При грамотном составлении претензии и ее передачи, поставщик будет вынужден выполнить ваши требования. В противном случае вам необходимо обратиться в судебные инстанции.

    Образец обращения

    Строгих форм и бланков для рассматриваемого документа не предусмотрено. Но чтобы он имел вес в процессе досудебного урегулирования или судебном разбирательстве, претензия должна содержать:

    1. Юридическое название и адрес магазина/продавца (берется из ЕГРЮЛ).
    2. Паспортные данные покупателя (ФИО, адрес регистрации).
    3. Название документа – претензия о нарушении условий договора поставки товара.
    4. Обстоятельства заключения договора – дата, место, с кем велись переговоры, и кто ставил подпись.
    5. Условия соглашения, включая сроки его доставки.
    6. Сумма, которую перечислил покупатель в счет предварительной оплаты.
    7. Указать, в чем выражается нарушение – просрочка поставки на такое то количество дней.
    8. Ссылки на положения Гражданского Кодекса и Закона о защите прав потребителей.
    9. Список прилагаемых документов.
    10. Дата и подпись покупателя или доверенного лица.

    Дополнительно стоит включить:

    • Размер ущерба, причиненный несоблюдением обязательств со стороны поставщика;
    • Размер неустойки, которая образовалась на момент составления документа и какой ее перерасчет продавец обязан сделать на момент удовлетворения претензии.

    К дополнительным документам относятся:

    • Договор поставки;
    • Платежные документы – чеки, квитанции;
    • Расчет неустойки;
    • Справки, платежки и другие официальные бумаги, письма, которые подтверждают причиненный ущерб.

    Например, из-за непоставки товара в срок, покупатель не смог выполнить свои обязательства перед заказчиками. С ним расторгнут коммерческий договор. Понесенный ущерб подтверждается разорванным соглашением, письмом, претензией или рекламацией со стороны заказчика, в которых четко указана причина расторжения.

    Эти и другие документы (расчет причиненных убытков и упущенной выгоды) прикладываются к претензии продавцу.

    Сроки для ответа

    Порядок рассмотрения и урегулирования спора может прописываться в договоре поставки. Это касается и сроков, в которые открывается и проводится спор. В этом случае они обязательны для соблюдения. Если в договоре поставки не предусмотрен порядок урегулирования споров, ответ на претензию дается в течение 30 дней.

    Поэтому перед тем, как настаивать на определении такого порядка урегулирования спора, нужно учесть положительные и отрицательные стороны. Отсутствие ограничений на подачу претензии:

    • Предупреждает финансовые потери при ошибках в направлении обращения;
    • Позволяет увеличить размер неустойки;
    • Дает покупателю больше свободы действий при выборе методов урегулирования спора;
    • Растягивает процедуру досудебного урегулирования на месяц и более (время на почтовые отправления).

    Письмо извинение за задержку оплаты. Образец письма с извинениями клиенту. Когда следует извиняться за нанесенное оскорбление

    • В данном абзаце мы наглядно покажем, как должно выглядеть письмо с извинениями клиенту (образец) и письмо с извинениями от организации (образец).
    • Образец письма с извинениями клиенту
    • Доброго времени суток, ХХХ!

    Меня зовут YYY, я – руководитель компании ООО. Вчера случилась проблема: служба доставки, с которой мы сотрудничали на протяжении трех лет, не справилась с объемами возложенной на нее работы. Не дожидаясь окончания судебных разбирательств, нам пришлось искать новые пути доставить вам заказ. Проблема была решена, а потому заказ уже готов к отправке. В ближайшее время с вами свяжется оператор и уточнит, когда вы готовы его принять.

    Чтобы загладить свою вину, вместе с заказом вам будет доставлен уникальный подарок. Не позднее, чем 15 апреля, заказ и подарок приедут к вам.

    С уважением, руководитель компании ООО YYY.

    Возможно, вы совершили ошибку и хотите все исправить… Так держать! Даже если эта ошибка не была преднамеренна, то письмо-извинение – это хороший способ начать ее исправление, или помочь кому-то почувствовать себя лучше.

    Если вы хотите убедиться в том, что ваше извинение будет эффективным, и вы не причините еще больше боли, то следуйте некоторым советам, описанным ниже. Чтобы написать великолепное извинение, начните с первого пункта.

    Оптимальный вариант извинительного письма выглядит следующим образом:

    • выражение сожаления и глубокой обеспокоенности в связи со сложившейся ситуацией;
    • искреннее извинение за доставленные неудобства;
    • объяснение дальнейших действий составителя, направленных на устранение возникшей проблемы и избежание ее повторений в будущем;
    • напоминание о большой важности для составителя факта дальнейшего совместного сотрудничества с адресатом.

    При составлении письма стандартно используются такие фразы, как «Приносим свои извинения за…», «Примите наши искренние извинения…», «Позвольте принести Вам свои извинения…» или «Искренне сожалением, что…».

    Приветствуется оформление письма на фирменном бланке предприятия-составителя. Подписывается извинение руководителем компании или иным ответственным лицом, например, заместителем, исполняющим обязанности или начальником отдела.

    • Темы:
    • Делопроизводство
    • Исходящие документы
    • Деловая переписка

    Всем секретарям очень часто приходится составлять различные письма, в том числе и с извинениями. Оформление текста письма-извинения может стать настоящей проблемой, если не знать правил делового этикета и требований к оформлению. В данной статье мы подробно рассмотрим, как составить письмо извинение (образцы писем доступны для скачивания) как для организации, так и для клиентов компании.

    Из этой статьи вы узнаете:

    • в каких случаях нужно писать письмо-извинение?
    • содержание письма извинения;
    • наглядные примеры оформления писем с извинениями.

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *