Количество единиц в штатном расписании – что это?

В этой статье мы раскроем одно из главных понятий кадровой работы. Это штатная единица. Посмотрим, какое место она занимает в штатном расписании, что обозначает конкретно. Подробно распишем, как она вводится, сокращается, обоснуется.

Штатная единица — это..

Посмотрим, какое определение термину дают словари. Итак, штатная единица — это:

• Должностная единица, которая предусмотрена штатным расписанием организации, предприятия, учреждения.
• Единица из всего перечня должностей штатного расписания организации. Соответствует одному рабочему месту.
• Одна из должностей кадрового (штатного) расписания.

Отличия от родственных понятий

Штатную единицу организации многие путают с родственными терминами. Дальше представим разницу.

• Должность и штатная единица. Под первым понятием скрывается определенный набор рабочих функций, под вторым — количественная составляющая кадрового расписания. Соответственно, в одной должности может быть сразу несколько кадровых единиц.
• Ставка и штатная единица. Первое понятие — это денежная величина, остов оплаты труда определенного сотрудника. А 1 штатная единица — это живой человек, работник. Вот такова разница между терминами.
• Рабочее место и штатная единица. Первое понятие — это организованное место для труда сотрудника. Второе — работник, человек. На одном рабочем месте может трудится сразу несколько штатных единиц. Например, посменно работающие продавцы, кассиры.

Штат

Штатная единица — это, соответственно, составляющая штата (штатного состава) или персонала организации. Так называется постоянный состав ее сотрудников. Вместе они составляют группу, сформированную по профессиональным или другим признакам с указанием должностей, а также присвоенными каждому (по должности) окладами.

Штатом также правомочно будет назвать всю совокупность работников организации. Это и те, которые заняты трудовой деятельностью, и те, которые состоят на балансе учреждения, но временно не работают в силу ряда причин (больничный, отпуск, декрет и прочее).

И еще одно определение. Штатный состав — вся совокупность трудовых ресурсов, которые находятся в распоряжении организации и требуются для осуществления конкретных функций, достижения общих целей и развития учреждения.

По российскому законодательству терминам «персонал», «штат» равнозначны понятия «кадры», «кадровый состав».

Штатное расписание

Содержится штатная единица в штатном расписании.

Под ним подразумевается нормативная документация организации, которая оформляет структуру, численность и штатный состав данной фирмы, предприятия, учреждения с указанием размера з/п в зависимости от должности работника. Такое расписание отражает существующее (или планируемое) разделение труда между сотрудниками, прописанное в должностных инструкциях.

«Роструд» определяет данный документ как локальный акт учреждения, в котором фиксируются в сводной форме разделение рабочих обязанностей и условия оплаты трудовой деятельности. Штатное расписание принимается работодателем в рамках его компетенции (российский ТК, ст. 8). Отсюда у него есть полное право самостоятельно вносить изменения в данный акт.

Трудовой Кодекс РФ не требует составления и утверждения штатного расписания. Более того, в нем не содержится даже определения этого явления.

Данный документ ценен для эффективного использования труда работников. С его помощью можно сравнивать подразделения и отделы по численности служащих и рабочих, размеру зарплаты, квалификации.

Это необходимые данные для анализа объема проведенных работ, трудовой загрузки сотрудников, уточнения должностных инструкций.

Также именно штатное расписание помогает разобраться в целесообразности сформированной структуры организации.

Оформление этого документа происходит только по унифицированной форме Т-3. Она содержит следующие графы:

• Наименование организации.
• Номер документа.
• Дата составления.
• Период действия данного расписания.
• Численность штата.

Далее — расписание конкретного структурного подразделения. Затем заполняются колонки:

• Наименование и код данного подразделения.
• Должность, разряд, категория, класс.
• Количество штатных единиц в штатном расписании.
• Оклад либо тарифная ставка.
• Колонки, где указываются существующие доплаты, надбавки и их размер. Подытоживаются графы «Всего».

Подписывается документ главным бухгалтером и начальником отдела кадров. Утверждается приказом руководителя всей организации.

Введение новой штатной единицы

При объективной нехватке работников у организации есть один разумный выход — добавить еще одну кадровую единицу. По ст. 8 ТК РФ это вполне правомочное решение.

В случае организационной, производственной и экономической необходимости кадровое расписание может пополнится новой должностью или дополнительной штатной единицей.

Частоту, периодичность внесения таких изменений определяет сам работодатель.

Готового образца введения штатной единицы российское законодательство не предлагает. Однако профессионалы советуют проводить эту процедуру в три шага.

1. Определение необходимости ввода единицы в штат.
2. Оформление новой должностной инструкции.
3. Составление докладного документа на имя руководителя.

Разберем озвученные этапы более подробно.

Ввод новой кадровой единицы: шаг 1

Сразу отметим, что во введении новой штатной единицы это самый сложный этап.

Для получения весомых аргументов в сторону пополнения кадрового состава нужно проанализировать стандарты выполнения конкретных должностных обязанностей.

И сопоставить эти данные с объемом работы для новой штатной единицы. Затем — комплексный расчет, основанный на организационно-технических условиях выполнения работы в конкретной организации.

Если говорить более определенно, то кадровому работнику предстоит сделать следующее для обоснования штатной единицы.

• Собрать всю статистическую информацию в отношении должности. К ней будет относиться штатная единица: функции, виды работ, операции, трудозатраты.
• При расчетах применяются нормы выработки, времени, предназначенные для конкретного типа работ. Если в организации нет своих нормативных документов такого плана, то используются данные, утвержденные Министерством труда РФ.

После произведения расчетов в отношении трудозатрат работников, уже работающих на данной должности, намечается вывод, что нагрузка (в рабочих часах за месяц) на них превышает норму. Отсюда и требуется расширение штата.

Ввод новой кадровой единицы: шаг 2

Следующий этап ввода штатной единицы — составление новой должностной инструкции. На основе уже проведенного расчета трудозатрат определяются нормативы работ, которые будет выполнять планируемый работник. На базе их (работ) перечня и составляется проект должностной инструкции.

Обратимся к Письму № 4412–6 «Роструда». Документ свидетельствует, что хоть ТК РФ не содержит в себе упоминаний о должностных инструкциях, они все равно относятся к важной документации организации. Здесь обязательно указывается:

• Трудовая квалификация сотрудника.
• Полный перечень его обязанностей.
• Список квалификационных требований, необходимых для занятия должности.

Работодатель сам решает, как оформить должностную инструкцию, какие изменения в нее внести.

Ввод новой кадровой единицы: шаг 3

Новая штатная единица, новая должность обычно вводится в определенном структурном подразделении организации. Отсюда третий шаг — обращение начальника этого отдела с докладной запиской к руководству всей компании. Суть документа — обоснование введения новой должности либо расширения штата.

Содержание записки должно быть грамотным и убедительным, иначе все предыдущие этапы станут пройденными напрасно. Новая штатная единица — это новые расходы на зарплату. А они должны быть обстоятельно обоснованными.

Главным аргументом здесь станут расчеты трудозатрат. Их желательно подтвердить еще и такой информацией:

• Средние показатели по увеличению круга обязанностей по данному виду работ. Если тенденция этого стабильная, то целесообразно будет представить прогноз процесса на 2-3 года вперед.
• Оценка предстоящих затрат: сравнение расходов на увеличение з/п имеющихся сотрудников с расходами на ввод новой штатной единицы.
• Анализ того, как эффективно могут справляться настоящие работники с появившимися у них дополнительными обязанностями.
• Цели, функции задачи, которые не могут быть полностью исполнены кадровым составом в прежнем количестве.

Сокращение штата

Сокращение штатных единиц — один из проблемных пунктов в работе кадровика из-за расторжения трудовых договоров по этой причине. Но вместе с тем, это вполне легальный инструмент для оптимизации числа работников в организации.

Сокращение проходит в несколько этапов:

1. Издание соответствующего приказа.
2. Уведомление работника и предложение ему альтернативы.
3. Уведомления центра занятости и профсоюзов.
4. Собственно, увольнение трудящихся.

Осветим важные моменты этого процесса.

Издание приказа о сокращении

Решение о сокращении штата принимает руководитель. Он же издает и соответствующий приказ. Форма его законодательно не утверждена. Однако приказ о проведении мероприятий по сокращению обязательно должен содержать:

• дату проведения данных мероприятий;
• сроки уведомления сотрудников;
• информацию об изменении штатного расписания.

Процесс сокращения

Далее события развиваются следующим образом:

1. Уведомление сотрудников, попавших под сокращение, — не позднее 2 месяцев до увольнения. Документ вручается каждому из них под роспись. Обязательно содержит обоснование решения и дату увольнения. Здесь также перечислены должности, на которые может перейти работник, имея на то желание. По ТК РФ они должны предлагаться вплоть до дня увольнения.
2. Если работник соглашается на альтернативу, то оформляется перевод. Нет — увольнение по ст. 81 (п. 2, ч. 1) ТК.
3. Уведомление профсоюзной организации и службы занятости за 2 месяца до увольнения. Если прогнозируется массовое сокращение — за 3 месяца.

Когда перед работодателем стоит выбор между несколькими работниками, то важно помнить следующее:

• Нельзя увольнять сотрудников, среди которых есть беременные женщины и матери с детьми до 3 лет.
• Прерогатива за работником с более высокой квалификацией и трудовой производительностью.
• При равных показателях остаются сотрудники, имеющие 2 и более иждивенцев; единственные трудящиеся в семье; работники, получившие в данной компании производственную травму, профзаболевание; инвалиды боевых действий.

Завершение сокращения

Заключительные три этапа:

1. Издание приказа об увольнении по форме Т-3. Основание — приказ о сокращении штата.
2. Соответствующая запись в трудовой книжке работника по п. 2. ч. 1 статьи 81 ТК.
3. Начисление полагающихся выплат: выходного пособия, а также среднего заработка в течение 2 месяцев поиска новой работы. Дополнительная компенсация тем трудящимся, которые решили уволиться, не дожидаясь окончания 2-месячного срока.

Таким образом, количество штатных единиц — это число сотрудников, занятых на определенной должности. Кадровому работнику также важно знать основные аспекты ввода и сокращения этих единиц.

Штатное расписание: что собой представляет, правила составления

Штатное расписание — это один из основополагающих документов организации. С его помощью регулируются вопросы оплаты труда, распределение должностей, подчиненность цехов, отделов, участков, сокращение штата. За всеми этими бизнес-процессами, за каждой строчкой штатного расписания стоит реальный человек.

Что такое штатное расписание

Штатное расписание, или «штатка», — необходимый нормативный документ, определяющий состав работников организации с указанием их должностей и окладов. Перед тем как его составлять, необходимо иметь четкое представление о последовательности производственных процессов и количестве подразделений организации.

Для этого предварительно разрабатывается структура организации, которая дает представление о составе и соотношении внутренних звеньев предприятия: цехов, участков, отделов, бюро, лабораторий и других подразделений, составляющих единый хозяйствующий объект.

В структуре количество штатных единиц и размер зарплаты не указываются, для этого существует «штатка».

Для чего составляется штатное расписание

ТК РФ не предусматривает обязательного составления штатного расписания (далее ШР) ООО. Компания может работать и без этого документа. Однако, согласно ст. 57 ТК РФ, трудовые функции работника, установленные трудовым договором, должны в точности соответствовать должности, закрепленной в ШР.

Точно указывать должность в ШР нужно из-за требований профстандартов.

В свою очередь соблюдать профстандарты необходимо для того, чтобы впоследствии можно было предоставить пенсионные льготы сотрудникам.

На них могут рассчитывать только те работники, чья должность точно совпадает с должностью, указанной в трудовой книжке, штатном расписании и Списках №№1;2, содержащих перечень должностей и профессий.

ШР пригодится работодателю и в суде. Если сотрудник подал иск по необоснованному увольнению, без ШР будет не легко доказать, что увольнение законно.

Тем более невозможно предоставить суду доказательства, что на момент увольнения сотрудника по сокращению, у организации не было вакантных мест для увольняемого.

Прямая обязанность работодателя при сокращении сотрудника предложить другие рабочие места, закрепленные в штатном расписании (ст. 179 ТК РФ).

Обязательно ли компаниям иметь штатное расписание?

Представим две противоположные точки зрения на данный вопрос, существующие сегодня. Первая утверждает, что предприятия должны обязательно составлять и иметь ШР.

Именно в нем указываются трудовая функция сотрудника и объем его зарплаты, наряду с трудовым договором. Ст. 15 (раскрывает понятие трудовых отношений) и ст.

57 ТК РФ (определяет содержание и суть трудового контракта) определяют трудовую функцию как «работы по должности в соответствии со штатным расписанием».

Приверженцы второй точки зрения считают, что решение о том, нужно ли хозяйствующему субъекту ШР, принимает сам руководитель. Аргументируется данное мнение таким образом:

1. Пост. Госкомстата России №1 от 05 января 2004 г. закрепило лишь рекомендованную к применению форму бумаги: унифицированную Т‑3.
2. Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Пост. Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.) обозначила, что записи о названии должности, профессии, специальности и т.д. делаются «как правило, в соответствии со ШР организации».

Следовательно, о том, что ШР обязательно к использованию, нигде не указано.

Внимание! ФСС, ПФР, ФНС согласны с первой точкой зрения. ФСС документ нужен для того, чтобы удостовериться в правильности начисления страховых взносов, ПФР — для уточнения информации о трудовом стаже. Налоговики могут запросить ШР во время выездных проверок.

Основные задачи штатного расписания в компании

ШР может быть полезным для хозяйствующего субъекта, выполняя следующие задачи:

1. В нем прописывают структуру компании, отделы, подразделения. Заглянув в него, можно сразу получить представление о системе подразделений фирмы.
2. Заключает в себе информацию о полной численности сотрудников во всей компании, в каждом подразделении, о том, сколько содержится штатных единиц каждой должности.
3. Дает сведения о том, какая система заработной платы была принята у персонала каждого отдела, цеха и т.д.
4. Закрепляет суммы надбавок персоналу.
5. Посредством этой бумаги можно легко отследить количество вакантных должностей.

Таким образом, не стоит умалять значение такого документа, как ШР, организации и ее отделу кадров, если таковой имеется.

Особенности составления штатного расписания и образец

В бланке в графе структурного подразделения должны присутствовать следующие сведения:

• наименование должностей, разрядов, квалификаций;
• количество единиц в штате;
• тарифные ставки (оклады сотрудников) в рублях;
• какие виды надбавок применяются (например, наличие ученой степени, режима работы, ответственности и т.п.);
• другие примечания.

Поскольку в ТК РФ нет конкретного требования к форме бланка ШР, то ООО вправе:

• применить рекомендованную стандартную форму Т‑3;
• разработать собственную форму ШР, исходя из потребностей.

Унифицированная форма Т‑3 составляется в 3 экземплярах с использованием бумажных листов формата А4.

В ШР не указываются конкретные фамилии сотрудников, а только должности и оклад. Работники назначаются на должность приказом руководителя уже после утверждения ШР.

Обязанность по разработке и внесению сведений в ШР по квалификационному справочнику должностей лежит на экономисте. Однако, не во всех ООО предусмотрена эта должность, поэтому часто эту обязанность возлагают на бухгалтерию или кадровика. В компаниях, где нет штатного бухгалтера, работу по составлению ШР передают сотрудникам на аутсорсе.

ШР официально утверждается и подписывается руководителем компании и главным бухгалтером, и вводится в действие приказом. Изменения в ШР также оформляются приказом.

Должности вносятся в порядке подчиненности — начиная с высшей должности и заканчивая младшей в именительном падеже.

Образец штатного расписания на 2019 год оформляем по всем правилам

Штатное расписание заполняет уполномоченное должностное лицо организации (экономист по труду, бухгалтер, специалист по кадрам). Заполнение производится с опорой на пакет документов:

• устав организации;
• структура предприятия (если она составлялась);
• нормы численности;
• ОКПДТР; ЕКС; ЕТКС; профессиональные стандарты;
• расчеты месячных должностных окладов;
• другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.

Для чего нужно штатное расписание в организации 2019 г.

, в него же не вносятся фамилии конкретных работников? Суть этого документа — контроль структуры предприятия, численности сотрудников и размера зарплатного фонда.

Чтобы знать, какие должности заняты конкретными сотрудниками (с указанием Ф.И.О.), ведется штатная расстановка, которая формируется на локальный филиал или на всю структуру предприятия.

Штатное расписание должно содержать:

• перечень структурных подразделений в порядке их подчиненности;
• наименование должностей с учетом подчиненности внутри отдела, цеха и т. д. (например, главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, ведущий бухгалтер, бухгалтер);
• сведения о квалификации (например, инженер-метролог 2 категории, фрезеровщик 5 разряда и т. д.);
• сведения о количестве ставок;
• штатный оклад, часовая тарифная ставка в соответствии с действующей системой оплаты труда;
• виды и размеры доплат и надбавок.

Для оформления штатного расписания можно использовать унифицированную форму № Т‑3, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Если АО и ООО имеют в системе оплаты труда другие составляющие, они могут разработать бланк самостоятельно, предусматривать все особенности и дополнять форму Т‑3 графами. Ячейки без данных можно оставлять пустыми.

Штатная единица – определение, отличия от ставки

Главная — Организация бизнеса — Кадры — Штатная единица – что это такое


Определение штатной единицы является одним из ключевых в ведении кадрового делопроизводства. Однако далеко не каждый работодатель, в особенности начинающий предприниматель, знает, что же это такое – штатная единица. Тем более сложным является вопрос того, штатная единица с юридическом понимании – это ставка или человек, и в чем же заключается разница между этими понятиями.

Штатная единица – определение в соответствии с законодательством

Одним из основных нормативных документов, которыми регулируются трудовые взаимоотношения в России, является Трудовой кодекс.

Однако определение штатной единицы в ТК РФ не встречается, поэтому кадровым специалистам и работодателям для решения штатного вопроса следует обратиться к другим нормативным актам и документам.

Данное понятие напрямую связано со штатным расписанием, форма которого может регламентироваться положениями Постановления Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004.

Штатное расписание хоть и является обязательным локальным нормативным актом для предприятий, однако может составляться в свободной форме, так как с 1 января 2013 года большинство форм, предусмотренных правительственными нормативами, имеют лишь рекомендательный, а не обязательный характер. Поэтому работодатель вправе формировать штатное расписание по собственным формам и критериям.

Согласно же нормативам кадрового дела, штатная единица – это одна из должностей в штатном расписании, которая при этом соответствует одному рабочему месту.

Таким образом, необходимо отличать понятие должности и штатной единицы – если штатное расписание предусматривает, что одну и ту же должность может иметь несколько работников, то штатные единицы будут учитываться для каждого из них.

Штатная единица – это ставка или человек?

Штатная единица – это не ставка, и не отдельный человек. Это – лишь общий нормативный показатель, устанавливающий конкретного работника в определенной должности, но не персонифицируемый и не привязываемый именно к личности сотрудника.

Понятие же ставки предусматривает определенные нормативы заработной платы или тарифа, применяемых к отдельным позициям расписания. То есть, разница между понятием ставки и штатной единицы заключается в том, что ставка  является характеристикой этого показателя, а не самим показателем.

Количество штатных единиц, их ставка и другие особенности ведения штатного расписания регулируется непосредственно самим работодателем – он вправе увеличивать или уменьшать размер штата сотрудников, изменять ставку по своему усмотрению и проводить иные процессуальные процедуры, затрагивающие данный показатель. Однако следует понимать, что многие из этих действий, например – изменение зарплаты или сокращение штата могут быть проведены только в строгом соответствии с требованиями трудового законодательства.

Как вносятся изменения штатных единиц

Увеличение или уменьшение количества штатных единиц на предприятии должно сопровождаться соблюдением определенных процессуальных процедур. При этом данный процесс регламентируется в первую очередь локальными нормативными актами самой организации. В общих случаях, процесс изменения штатных единиц пошагово проводится следующим образом:

1. Работодатель оценивает штатное расписание и принимает решение о необходимости расширить его, сократить, или изменить иным образом. Например – одновременно упразднить одни штатные единицы и добавить другие, соответственным образом распределив сотрудников между ними.
2. Работодателем издается приказ о внесении изменений в штатное расписание. Данный приказ, когда он затрагивает деятельность фактически работающих сотрудников, должен быть обязательно доведен до их сведения. Если же приказом создаются новые штатные единицы, и это никак не повлияет на работу других работников, уведомлять их об этом нет необходимости.
3. На основании приказа, ответственный за ведение штатного расписания сотрудник кадрового отдела, иной специалист или сам работодатель вносят изменения в действующее штатное расписание.

Ккаждая штатная единица должна соответствовать определенному перечню иных дополнительных документов на предприятии. В частности, она должна иметь точно определенную трудовую функцию работника, его должностные обязанности и инструкции.

Другие нюансы ведения штатного расписания и понятия штатных единиц на предприятии

Каждому работодателю следует помнить, что штатное расписание является достаточно сложным и комплексным документом, и в его ведении есть множество дополнительных аспектов. В первую очередь стоит обратить внимание на такие особенности оформления документации, связанной со штатными единицами:

• Квотирование рабочих мест. Если штатное расписание на предприятии достигает определенного размера, в нем обязательно должны быть предусмотрены рабочие места под отдельные льготные категории работников, в первую очередь – инвалидов.
• Оформление штатного расписания на микропредприятиях. Если субъект хозяйствования является индивидуальным предпринимателем, то ведение штатного расписания не является его обязанностью и данный документ, равно как и само понятие штатной единицы, может не применяться в процессуальном оформлении деятельности.

Необходимо помнить, что наличие свободных единиц в штатном расписании при подборе новых специалистов может служить основанием для решения различных спорных ситуаций в суде.

Так, именно на основании штатного расписания и должностных инструкций работодатель может уволить работника, трудящегося по срочному договору, если определенная замещаемая им штатная единица выйдет на работу.

И наоборот – если соискатель докажет наличие в штатном расписании определенных незанятых штатных единиц, а работодатель откажет в приеме соискателя на работу на основании отсутствия вакантных мест, уже работодатель может быть привлечен к ответственности за необоснованный отказ в трудоустройстве.

(36

Штатная численность: как рассчитать и применять правильно

Закон не дает четкое определение, что такое штатная численность работников. Этим термином принято называть число трудящихся, которые входят в штат организации, утвержденное штатным расписанием.

Сюда входят только сотрудники, которые работают на основном месте работы, совместители не учитываются.

Получается, вот, кто входит в штатную численность работников — все сотрудники, включенные в «штатку» предприятия.

Штатная и фактическая численность работников — это два понятия, которые отличаются тем, что фактическая подразумевает количество сотрудников на определенную дату. Например, штатная численность сотрудников в организации — 200 человек, а фактическая составляет 120 человек, поскольку 50 человек находятся в отпусках, 15 — на больничных, 5 — в командировках, а 10 — вакантные места.

Еще существует такое понятие, как предельная штатная численность работников — это норматив, на основании которого определяется оптимальное количество кадрового состава, нужная для определения и обоснованности числа работников в штате.

Условия работы сегодня требуют от работодателя оптимизации количества сотрудников организации, поскольку это дает возможность при оптимальной нагрузке использовать рационально рабочее время, и не допустить перерасхода фонда заработной платы. Произвести оптимальный расчет штатной численности работников помогут проверенные методы статистики.

Как рассчитать

Инструкция, как рассчитать штатную численность работников сводится к простой формуле:

где:

• Ш — оптимальное число сотрудников в штате (без учета технического персонала);
• Н — нормативное количество сотрудников;
• Кн — плановый коэффициент невыходов на работу.

Рекомендации по определению штатной численности работников бюджетных организаций разработаны Управлением нормативов по труду ФГУП «НИИ ТСС» Росздрава.

Типовые нормы численности персонала

Норма численности — число сотрудников, имеющих определенную профессиональную квалификацию для выполнения определенных управленческих или производственных функций или в заданных организационно-технических условиях.

Для расчета этих норм учитывается состав или объем работ, наиболее типовые для данной категории персонала. Поэтому показатель не очень точный: при любом отклонении фактических показателей от типовых уменьшается точность результата.

Чаще всего нормы представляются в виде расчетных зависимостей или составленных на их основе нормативных таблиц. Так, в Приказе Департамента образования Тверской области № 409 от 31.05.

2005 нормативы штатной численности работников образовательных организаций рассчитываются не из фактического, а из расчетного количества классов и групп продленного дня в зависимости от нормы наполняемости 25 человек в классе.

Что такое среднесписочная численность и как ее рассчитать

Среднесписочная численность работников по штату — это число сотрудников в штате на определенный день месяца.

Чтобы рассчитать среднесписочную численность штатных работников используют формулу:

СЧР = (КР1 + КР2 + КР3 +…+ КРn) / КД,

где:

• СЧР — среднесписочное число работников;
• КР1, КР2, КР3, КРn — количество работающих за 1, 2, 3 и прочие дни (в зависимости от числа дней в периоде, за который производится расчет);
• КД — количество дней в налоговом периоде.

При использовании этой формулы учитывайте, что по каждому месяцу необходимо производить расчет, поэтому КР и КД будут равны числу дней в месяце, на который производится расчет.

Данный показатель относится к числу основных показателей деятельности компании. Расчет производится или бухгалтером, или сотрудником отдела кадров.

Он необходим для составления отчетов в Пенсионный Фонд, Налоговую инспекцию, Росстат и прочие инстанции.

Отчет все хозяйствующие субъекты, то есть не только юридические лица, но и индивидуальные предприниматели, у которых имеются подчиненные, должны сдавать в начале каждого года.

Что такое штатное расписание и как его составить

Это локальный нормативный акт работодателя, определяющий структуру организации (количество, состав и пр.). Росстат утвердил ее как форму Т-3. В расписании указываются следующие реквизиты: название отделов с указанием кода, наименования должностей, специальностей, профессий, класса, разряда и проч., количество подчиненных с указанием оклада (тарифа), надбавок.

• В 2020 году образец штатной численности работников по форме Т-3 состоит из 10 разделов, заполняемых в соответствии с организационной структурой предприятия.
• Вначале указываем название организации в соответствии с уставными документами, код ОКПО, порядковый номер документа по Журналу регистрации документов, дату и номер.
• Переходим к заполнению разделов документа.

В 1 разделе («Наименование структурного подразделения») указываем подразделения, представительства, филиалы. Сначала прописываем руководящий состав, затем — по отделам всех остальных. Например, финансовый отдел, бухгалтерия, кадры, данные о производстве (цехи, участки и т. д.).

Заполняем раздел 2 («Код структурного подразделения»), пользуясь отраслевыми классификаторами. Каждому подразделению присваиваем определенный код для облегчения ведения документооборота.

Раздел 3 («Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника») заполняем на основе Классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Следующий раздел («Количество штатных единиц») содержит сведения о числе сотрудников штата в соответствии с потребностями, целесообразностью и особенностями конкретного предприятия.

В 5 разделе («Тарифная ставка (оклад) и пр.») указывается установленный оклад или тариф подчиненного в рублях в соответствии с условиями трудового договора.

В разделе «Надбавки и доплаты» содержатся данные о стимулирующих выплатах и компенсациях.

9 раздел ( «Итого») — сумма граф 5–8. Сведения о фонде оплаты труда по всем сотрудникам.

В 10 раздел («Примечание») указываются имеющиеся изменения или уточнения.

Образец штатного расписания

Скачать

Штатная численность организации: определение, структура и нормативы

Здравствуйте! В этой статье расскажем о штатной численности организации.

Сегодня вы узнаете:

1. Что такое штатная численность и как она рассчитывается;
2. Особенности и типы численности штата.

Все предприниматели в какой-то момент начинают увеличивать штат своей компании. По мере того как ваш бизнес растет и расширяется, количество работников увеличивается. И чем он больше, тем сложнее определить фактическую численность сотрудников. Сегодня выясним, что же это за показатель и как он рассчитывается.

Численность штата: какая бывает

Численности существует несколько типов и каждая из них в отчетности отражается по-разному.

Дадим краткую характеристику каждого типа:

• Явочная. Отражает количество сотрудников, находящихся на месте работы;
• Нормативная. Ее регулируют нормы труда и объем работ, которые нужно выполнить;
• Среднесписочная. Представляет собой среднее значение количества работников, которые выполняли свои обязанности в конкретный промежуток времени. В этот перечень не входят внешние совместители и те, кто работает по гражданско-правовым договорам;
• Фактическая. Представляет собой количество всех работающих сотрудников на определенную дату;
• Штатная. Учитывает только тех работников, ставки которых зафиксированы в штатном расписании, без учета сезонных;
• Плановая. Численность, на которую влияет производительность труда, специфика компании и другие факторы.

Далее более подробно остановимся на штатной и фактической численности сотрудников.

Толкование термина

Понятие штатной численности в трудовом законодательстве не содержится. Она самостоятельно определяется работодателями. Прежде чем говорить о расчетах, стоит разобраться с общим определением.

Штатная численность организации – это количество работников, которое необходимо, чтобы выполнить производственные планы компании. Этот показатель отражен в штатном расписании, которое сформировано с опорой на этот показатель. Также исходя из штатной численности планируют фонд оплаты труда.

Штатная и фактическая численность: отличия

Исходя из определения штатной численности, отличие заключается в следующем: численность по штату включает в себя все должности, включая вакантные, а фактическая только те, что заняты сотрудниками.

Фактическую численность определяют, взяв за основу табель рабочего времени, который ведется в компании или на предприятии. При этом учитывают, в какую дату выходил на работу каждый из сотрудников.

Бывают ситуации, когда фактическая численность превышает штатную. Причина этого – привлечение временных работников, которые только периодически выполняют какие-либо работы.

Если предприниматель работает на УСН или патенте, превышать штатную численность нельзя.

Зачем нужно штатное расписание и структура

Штатное расписание – это документ, в котором отражена структура компании и количество работников в ней. Составление расписания не является обязательной процедурой для компаний. Законодательство этого не требует.

Численность штата и структура компании прописывается в уставных документах. Это особенно важно, когда организация развивается динамично.

Не стоит отказываться от составления этих документов, это позволяет избегать слишком большой нагрузки на компанию как на новую, так и на уже действующую. Кроме этого, в расписании закрепляется перечень всех подразделений организации с иерархией управления.

Необходимость штатного расписания также понятна. В нем отражено не только то, сколько человек трудится в компании, но и их должностные оклады.

Утверждается расписание приказом по организации.

Методика определения штатной численности

Росархив предлагает свою методику, на основании которой можно определить штатную численность. Она заключается в том, что при расчетах нужно опираться на нормативы, которые относятся к трудовым отношениям.

По мнению Росархива, штатная численность персонала должна для каждого структурного подразделения компании устанавливаться отдельно. Эта методика позволяет выяснить, какова оптимальная численность работников для любой организации.

Также есть законодательные акты рекомендательного характера, в которых разъяснено, каким образом штатная численность рассчитывается. В частности, речь идет о рекомендациях по определению штатной численности в бюджетных учреждениях, но расчеты, которые в этом документе приводятся, могут применяться любыми компаниями и организациями.

Нормативы

Чтобы рассчитать оптимальную численность штата, нужно использовать следующие виды нормативов:

• Нормы времени работы;
• Нормы выработки;
• Нормы управляемости;
• Нормы по обслуживанию.

• Что подразумевается под этими показателями, поговорим дальше.
• Нормы времени работы.
• Это величина рабочего времени, которое необходимо, чтобы сотрудники выполняли определенную работу.
• Нормы выработки.
• Это фиксированный объем работ, который должен выполнить один человек или группа в границах рабочего времени.
• Нормы управляемости.
• Это число работников, деятельность которых может скоординировать один менеджер.
• Нормы по обслуживанию.
• Это рабочие места или клиенты, которых специалист должен обслужить за свое рабочее время.
• Далее поговорим о порядке расчета численности.

Как рассчитать численность штата

Чтобы выполнить расчеты грамотно, надо решить, сколько вообще сотрудников требуется, для того чтобы предприятие работало продуктивно.

Итак, нужно брать во внимание:

• Какой объем работ планируется выполнить в конкретный период времени;
• Какую выработку делает в час один сотрудник и так далее.

Помимо этого, нужно учитывать, что все работники берут отпуска, отгулы, ходят на больничный. Поэтому нужно определить еще и коэффициент невыхода людей на работу. Он выражается в часах, а рассчитывается по следующей формуле: 1 * % людей, которые не вышли на работу (от общего количества работников) / 100.

Когда определяем нормативную численность, то применяем уже другую формулу: время работы * планируемая выработка * планируемый размер выручки * коэффициент выполнения запланированной нормы / планируемый объем работы.

Получается, что оптимальная численность штата будет равна: нормативная численность * коэффициент невыхода сотрудников.

Справка о штатной численности

Зачем нужен этот документ?

На самом деле, причин может быть несколько:

• Требует налоговая служба. Эта причина самая часто встречающаяся. На основе информации из этой справки инспекторы выясняют, какая компания должна предоставить отчетность в бумажной форме, а какая может отчитаться в электронном виде;
• Запрос банковской организации. Сейчас также нередко встречается, особенно если компания обратилась за услугой кредитования;
• Запрос ПФР.

Как составить?

На утвержденном бланке указываете данные следующего характера:

• Наименование справки;
• Название органа ФНС полностью;
• Название юрлица или ИП, который делает расчет;
• Свидетельство ИНН;
• КПП;
• Количество сотрудников по штатному расписанию на конкретную дату;
• Число, когда заполнили бланк;
• Подпись и расшифровка подписи ответственного лица.

Заполнить лучше в двух экземплярах – один оставить себе, а второй отправить по месту требования.

Заключение

Штатная численность – один из важных показателей, который формирует эффективное управление компанией. Качество ее определения оказывает влияние на весь процесс производства. Но в завершение разговора стоит отметить, что не всегда коммерческие компании занимаются такими расчетами, чаще это делают государственные учреждения.

Отличия между сокращением (исключением) штатной единицы и сокращением работника

• Сокращение штата или численности работающих – весьма распространенный сегодня вид увольнения работников, сохранение которых в штате организации по каким-либо причинам нецелесообразно.
• Несмотря на то что это весьма затратный по времени и финансам способ сокращения персонала, многие работодатели пользуются им, так как он считается более гуманным и надежным, ведь при расторжении трудового договора по этому основанию максимально учитываются интересы обеих сторон.
• Сокращение штата или численности работни­ков — это удаление из штатного расписания орга­низации отдельных должностей или целых струк­турных подразделений.

Возможно и полное изменение организацион­ной структуры, которое приводит к тому, что на­звания отдельных должностей изменяются вместе с изменением их функционала. Другие же долж­ности, переставшие быть актуальными, ликвиди­руются.

В тех случаях, когда изменения в штатном расписании достаточно обширны, имеет смысл создать новое штатное расписание. Если же из­менения носят единичный характер, целесообраз­нее издать приказ об их внесении в действующее штатное расписание.

Когда увольнение в связи с сокращением штата правомерно?

Трудовой кодекс РБ (далее — ТК) содержит це­лый ряд требований, которые должны быть соблю­дены работодателем для того, чтобы увольнение в связи с сокращением штата являлось правомер­ным.

Одно из таких требований — обязанность работодателя персонально и под роспись не ме­нее чем за 2 месяца предупредить работника о предстоящем увольнении в связи с сокращением штата сотрудников организации (абзац третий ст. 43 ТК).

В данном случае в основании увольне­ния работника лежит определенный юридический факт — сокращение именно той штатной единицы, которую занимает увольняемый сотрудник. То есть на момент предупреждения работника об уволь­нении сокращение штатной единицы — вопрос ре­шенный.

Правильно разделяем 2 понятия

Вам следует различать сокращение штатной единицы и сокращение численности работников или сокращение должности.

Трудовой договор, заключенный на неопреде­ленный срок, а также срочный трудовой договор до истечения срока его действия может быть рас­торгнут нанимателем в случаях сокращения чис­ленности или штата работников (п. 1 ст. 42 ТК).

Обратите внимание: в данной норме разделе­ны 2 понятия — сокращение численности работни­ков и сокращение штата.

Пол сокращением штатного расписания пред­полагается сокращение должности как таковой, т.е. исключение должности из штатного расписа­ния. В этом заключается отличие от сокращения численности сотрудников, при котором должность остается, а вот количество штатных единиц по этой должности сокращается.

Сокращение штатного расписания является юридическим фактом, с которым ТК связывает увольнение работника по инициативе работодателя (п. 1 ст. 42 ТК).

Сокращение штата (штатной единицы) опосре­дуется приказом работодателя (см. шаг 1). По­этому на момент уведомления работника о пред­стоящем увольнении (см. шаг 3) приказ о вне­сении изменений в штатное расписание в связи с сокращением штатных должностей уже должен существовать.

С другой стороны, было бы нелогично сокра­тить штатную должность за 2 месяца до увольне­ния работника, так как в этом случае неясно, на каком основании работник продолжает трудовую деятельность по должности, которой не существу­ет. Во избежание данных противоречий алгоритм действий работодателя должен быть следующим:

При этом в приказе руководителя желательно указать предполагаемую дату сокращения.

Новое штатное расписание вводится приказом работодателя не ранее того дня, с которого сокра­щаемые должности перестают существовать. Однако правовое значение при решении вопроса законности увольнения или сокращения штата имеют приказ о сокращении штата и соблюдение последующей про­цедуры увольнения работников, а не приказ об утвер­ждении штатного расписания в новой редакции.

Также следует помнить, что ответственность за неуведомление органов государственной службы за­нятости, несвоевременное или не в полном объеме уведомление этой службы нанимателем или уполно­моченным должностным лицом нанимателя о пред­стоящем высвобождении работников в связи с ликви­дацией юридического лица или сокращением числен­ности (штата) работников либо о наличии свободных рабочих мест (вакансий) предусмотрена ч. 3 ст. 9.15 Кодекса РБ об административных правонарушениях.

После того как руководством организации при­нято решение о сокращаемых должностях, встает вопрос об увольнении конкретных работников. Он не возникнет, если под сокращение попадает один работник, занимающий штатную единицу, однако если несколько человек числятся в одинаковой должности, проблема будет стоять очень остро.

Разумно столь важные решения принимать коллегиально. В этом случае приказом директора может быть создана комиссия по сокращению шта­тов, состоящая из сотрудников фирмы. Решение, принятое комиссией, оформляется протоколом.

Кто имеет преимущественное право быть оставленным на работе?

Принимать решение об увольнении конкрет­ных сотрудников нужно, руководствуясь нормами ст. 45 ТК. В этой статье названы категории работ­ников, имеющих преимущественное право быть оставленными на работе при сокращении числен­ности или штата. К ним относятся:

1. участники ликвидации последствий катаст­рофы на Чернобыльской АЭС;
2. заболевшие и перенесшие лучевую болезнь, вызванную последствиями катастрофы на Черно­быльской АЭС, других радиационных аварий;
3. инвалиды;
4. другие категории работников, предусмот­ренных законодательством, коллективным догово­ром, соглашением.
5. Инвалиды, работающие в организациях, иму­щество которых находится в собственности обще­ственных объединений инвалидов, а также в це­хах и на участках, применяющих труд инвалидов, в других организациях, имеют преимуществен­ное право на оставление на работе независимо от производительности труда и квалификации.
6. Преимущественное право на оставление на работе при прочих равных условиях при сокра­щении численности или штата работников также предоставляется:

ветеранам боевых действий на территории других государств (ст. 18 Закона РБ от 17.04.1992 № 1594-XII «О ветеранах» (далее — Закон о вете­ранах));

Чем отличается штатное расписание от штатной расстановки

Штатное расписание – это документ, фиксирующий структуру, должностной (профессиональный) состав и штатную численность организации. Для него Госкомстатом РФ была разработана и утверждена унифицированная форма № Т-3, которая в настоящее время не является обязательной к применению: организации должны утвердить свои формы данного документа.

• Как показала практика, форма № Т-3 является весьма удобной, и даже если какая-то организация утверждает свою форму, она очень похожа на унифицированную.
• Какие сведения включает в себя штатное расписание?
• · Наименование организации и документа;
• · номер документа, дату составления и период действия;
• · наименование и код структурного подразделения;
• · должность (специальность, профессия) с указанием разряда, класса, категории или квалификации в случае наличия;
• · количество штатных единиц по каждой должности (специальности, профессии);
• · тарифная ставка (оклад) по каждой должности (специальности, профессии);
• · надбавки, положенные по должности (специальности, профессии);
• · подписи должностных лиц.
• Таким образом, в штатном расписании мы можем увидеть, какие структурные подразделения существуют в данной организации, какие должности (профессии) и в каком количестве закреплены за каждым подразделением, кто кому подчиняется, так как перечень структурных подразделений и должностей выстраивается в иерархической последовательности.
• В нижней строке указываются итоговые суммы по оплате труда, но при желании вы можете добавить строки с промежуточными итогами под каждым структурным подразделением, чтобы увидеть фонд оплаты труда отдельно по каждому подразделению.
• Можно увидеть структуру фонда оплаты труда: окладную часть, сумму по каждой надбавке и итоговые суммы по каждой должности (профессии).

То есть штатное расписание – это план. Но, как мы знаем, к каждому плану в пару полагается факт ???? Планировать – это, конечно, хорошо, но жизнь вносит свои коррективы.

Есть надбавки, которые устанавливаются не к должностям, а конкретному человеку, например, у рабочих может быть надбавка за работу с личным клеймом, у педагогов – за квалификационную категорию, за педагогический стаж и т.д. Как их учесть?

Как определить, есть ли вакансии в организации и сколько их? Какова в связи с этим экономия фонда оплаты труда?

1. На эти вопросы помогает ответить штатная расстановка – удобный инструмент, отражающий фактическое состояние штатного состава организации.
2. В штатной расстановке к уже названным выше прибавляются сведения:
3. · фамилия и инициалы работника, замещающего позицию в штатном расписании;

· количество штатных единиц, замещаемых работником (например, по плану в штатном расписании утверждена 1 шт.ед. по должности «инспектор по кадрам», а по факту принят совместитель на 0,5 шт.ед.);

· надбавки и доплаты, установленные конкретному работнику, с учётом количества шт.ед., которые он замещает.

Пример.

Штатное расписание

Штатная расстановка

©Татьяна Самородских, 2018

• Также вам будет интересно:
• · Профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом»
• · Как регистрировать соглашения к трудовым договорам
• · Изменения в Трудовом кодексе, касающиеся рабочего времени
• · Единые рекомендации по оплате труда бюджетников на 2018 год