Казалось бы, XXI век уже давно наступил: уйма вещей от получения информации до совершения покупок делается в считанные клики и секунды. Тем не менее технический прогресс по-прежнему не мешает большинству компаний использовать бумагу при обмене документами.
Андрей Савин, исполнительный директор транспортной компании Traft, рассказывает, как идти в ногу со временем и избавить офис от склада макулатуры с помощью электронного документооборота в логистике.
«Каждая доставка требует колоссального количества документов». Плюсы и минусы электронной транспортной накладной Андрей Савин
Представьте себе ритейлера с более чем 140 магазинами в Москве и тысячей по России. Каждый день каждый магазин нуждается в доставке товаров со склада, и каждая доставка требует колоссального количества документов.
- Это и договор между грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем, и путевой лист, и транспортная накладная, и экспедиторские и складские расписки, а при определенных грузах — еще и санитарные и ветеринарные паспорта, сертификаты качества продукции и прочее.
- Несмотря на то что все сведения о транспортируемом грузе есть в электронном виде, перевозчики продолжают вместе с погрузкой самих отправлений грузить еще и коробки с сопроводительной документацией.
Законодательство
Первый шаг к изменениям уже сделан — вступление в эпоху электронного документооборота началось еще в прошлом десятилетии.
К ЭДО сегодня подключается и крупный бизнес, и государственные структуры, которые зачастую гораздо менее гибкие.
Сейчас остается все меньше компаний, которые не используют электронную цифровую подпись для сдачи бухгалтерской отчетности в ФНС и ПФР или обмена счетами и актами с контрагентами.
Нормативная база не запрещает использовать электронные документы, подписанные ЭЦП, однако до сих пор не введено такое понятие, как «электронная транспортная накладная» (ЭТрН).
Но с недавних пор Министерство транспорта предлагает ввести это понятие в поправки к постановлению от 2011 года № 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом».
Преимущества и риски перехода на ЭТрН
Электронные транспортные накладные уже применяются на практике и охватывают 100 % железнодорожных перевозок на территории РФ. Такой опыт должен значительно облегчить процесс внедрения ЭТрН в автомобильные грузоперевозки, так как можно использовать полученную на смежном рынке экспертизу.
Когда все будет утверждено на законодательном уровне, клиенты транспортных компаний смогут пойти по пути полной цифровизации грузоперевозок, а пока использование электронной транспортной накладной — это удел самых передовых компаний.
Плюсы
- Скорость бизнес-процессов. Современные пользователи требуют быстрых решений. Факт перевозки подтверждается подписанной ЭТрН мгновенно, что дает возможность всем сторонам сделки выполнять свои обязательства по оплате услуг и зачету затрат.
- Прозрачность перевозки. ЭТрН помогает не только заказчикам и исполнителям, но и регулирующим органам. Подписание документов через ЭЦП если не исключает, то существенно снижает число серых схем и мошеннических действий при перевозке.
- Снижение затрат на документооборот. Как материальные, так и человеческие ресурсы на выписку, обработку, доставку и хранение бумажных документов сводятся к минимуму.
Минусы
- Нет единого реестра операторов, данные от которых принимаются регуляторами.
- Сотрудники ГИБДД воспринимают безбумажную перевозку как нарушение ПДД.
- Хранение данных: есть сложности в технической реализации подписания документов всеми сторонами; управление потоками поручений зачастую приводит к путанице; существуют опасения по утечке информации.
Наш первый опыт
Сегодня мы уже успешно апробировали использование ЭТрНа c рядом ритейлеров. Первым таким проектом стала работа с компанией «Л’Этуаль».
Для этого мы сделали следующие шаги.
Подписали соглашение об электронном документообороте между:
- грузообладателем/грузополучателем — сетью магазинов парфюмерии и косметики «Л’Этуаль» (операторы склада и представители розничных магазинов);
- транспортно-экспедиторской компанией — Traft;
- перевозчиками — водителями-подрядчиками, подключенными к интеллектуальной системе Traft-Online.
Подключили электронно-цифровую подпись (ЭЦП) всем участниками процесса. Причем если для «Л’Этуаль» и для нас требовалась усиленная квалифицированная подпись (УКЭП), то для водителей достаточно было наличие простой (ПЭП).
Создавали и подписывали все необходимые документы в электронном виде.
При перевозках для «Л’Этуаль» мы не пользовались услугами операторов ЭДО. Торговая сеть установила IT-продукт на собственные серверы и самостоятельно управляла процессом подписи документов и их передачи в требуемые законодательством инстанции. Тем не менее, чтобы избежать создания новых бизнес-процессов внутри компании-грузообладателя, можно обратиться к операторам ЭДО.
Как выглядел весь процесс?
Сначала оператор склада подписывал и отправлял ЭТрН. Затем электронный документ поступал водителю, который, используя мобильное приложение, ставил свою электронную подпись. А грузообладатель, отслеживая статус перевозки в онлайн-режиме, подписывал электронный документ в момент приемки груза перевозчиком — тем самым он подтверждал факт сдачи товара.
Та же схема происходила при передаче товара перевозчиком в торговую точку. В конце мы завершали цепочку своей электронной подписью, чтобы подтвердить оказание услуги перевозки.
При переходе на ЭТрН в перевозках мы достигли следующих результатов для «Л’Этуаль»:
- сократили потерю, порчу и неправильное заполнение документов до «нуля»;
- сократили трудоемкость обработки транспортных накладных на 80%;
- снизили затраты на пересылку, архивацию и хранение документов в пять раз;
- снизили временные затраты на подготовку документов для регулирующих органов;
- сэкономили время и деньги на каждом этапе работы с транспортными документами.
Как получить максимум
Переход на электронную транспортную накладную — решение, к которому надо подойти со всей серьезностью. Технический прогресс все равно приведет компании к введению ЭДО, но сегодня перед внесением изменений в бизнес-процессы нужно оценить потенциальные риски и понять, готова ли компания к такому шагу.
- Чтобы избежать путаницы в схемах передачи информации, а также ее утечки, нужно проработать и утвердить все процедуры формирования документооборота.
- Выбирая между самостоятельным ведением ЭДО и подключением к оператору, надо понимать, что первый вариант приведет к дополнительным расходам на IT. Второй — менее затратный, но требует грамотного подхода к выбору поставщика. Здесь не стоит руководствоваться самой низкой ценой, а лучше выбрать максимально надежного партнера.
- Подключая ЭЦП, продумайте необходимые затраты на электронные подписи. Если достаточно простой подписи, не нужно тратиться на квалифицированную.
- Переходя на ЭТрН, будьте готовы к негативным ситуациям на дорогах. Пока сотрудники ГИБДД не готовы принимать электронную транспортную накладную. Но судя по тому, что ОСАГО уже постепенно переходит в электронный вид, не за горами тот момент, когда и ЭТрН станет официальным документом для сотрудников дорожной полиции.
Фото в тексте и на обложке: Unsplash
Электронная транспортная накладная: что нужно об этом знать :: РБК Pro
О том, чем отличается электронная транспортная накладная (ЭТРН) от бумажной и что изменится, если ее все-таки введут
Фото: Bernd Dittrich / Unsplash
В России планируется внедрить электронные транспортные накладные, которые должны положительно повлиять на эффективность и скорость бизнес-процессов в логистике и грузоперевозках.
Безбумажный документооборот поможет оптимизировать работу тысяч транспортных компаний, 3PL-операторов (организации, которые предоставляют комплексные услуги в области логистики), ретейлеров, производителей и дистрибьюторов, подтолкнуть к цифровой трансформации тот бизнес, который еще до нее не дошел.
Что такое ЭТРН и чем она отличается от бумажной накладной
Электронная транспортная накладная (ЭТРН) — это юридически значимый документ в электронном виде, формат которого будет утвержден на государственном уровне. Планируется, что в постановление правительства РФ № 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом» будут внесены изменения, которые позволят использовать электронную накладную наряду с бумажной.
Назначение электронной транспортной накладной будет таким же, как и у бумажного аналога. Речь идет о двух функциях:
- подтверждение заключения договора на транспортно-экспедиторские услуги;
- подтверждение расходов на транспортные услуги для уменьшения налоговой базы.
Очевидным отличием электронного документа от бумажного станет носитель. Электронную транспортную накладную можно будет передавать по информационным телекоммуникационным сетям и обрабатывать в информационных системах. Совокупность этих преимуществ позволит получить несколько выгод.
Доступ к документу из любого места
Физическое перемещение бумажной накладной из точки получения отметки о доставке груза обратно занимает определенный отрезок времени.
Водителю приходится привозить бумаги в офис, далее бухгалтерия будет готовить комплект документов и передавать заказчику.
В договорах оказания транспортных услуг обычно прописывается срок начала истечения платежа — это доставка оригиналов документов в офис. Но благодаря электронному формату процесс можно будет значительно ускорить.
Хранение
Ежедневно в России проходят сотни тысяч грузоперевозок, которые сопровождаются транспортными накладными. Перед участниками цепочек поставок встают вопросы физического хранения этого массива документов, а также своевременного предоставления информации при взаимодействии с госорганами.
Транспортная накладная в электронном виде. А это законно?
Бизнес все чаще отказывается от бумажных документов. Среди последних трендов – переход на электронные транспортные накладные (ЭТрН). Насколько такие документы безопасны с юридической точки зрения? И обоснованы ли опасения, что их не принимают суды, ФНС и ГИБДД?
В очередь за новинкой
Компании активно обмениваются электронными транспортными накладными с 2018 года. Именно тогда на рынок вышло первое в России решение для обмена ЭТрН от сервиса Synerdocs.
За два года его успешно опробовали многие известные транспортные компании, грузоотправители и грузополучатели.
В их числе интернет-магазин Wildberries, а также российские представительства Levi’s, DB Schenker, Itella, FM Logistic и другие.
Интерес бизнеса к ЭТрН очевиден: компании больше не теряют документы в пути. Отказываясь от бумаг, они ускоряют оплату за товары и услуги, сокращают затраты на печать, отправку, обработку и хранение накладных. В электронном виде поиск и представление документов в ФНС занимает считанные минуты, а не часы и дни – как в истории с бумагами.
Однако есть компании, которые еще сомневаются и не переходят на обмен электронными транспортными накладными с контрагентами. Бизнес опасается, что такие документы не равносильны бумажным с точки зрения закона и их нельзя представить в госорганы. Однако все это только мифы об ЭТрН, которые легко опровергнуть.
Миф №1. «ЭТрН вне закона»
Порядок документооборота перевозочных документов, в том числе транспортной накладной, описан в Постановлении Правительства РФ от 15.04.2011 года № 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом».
В нем законодатели пояснили, что транспортная накладная подтверждает факт перемещения товара, служит основанием для ведения учета покупателем и продавцом, а также расчетов с перевозчиком.
То есть она является первичным учетным документом.
При этом российское законодательство давно разрешает оформлять все первичные учетные документы в электронном формате. Это подтверждает ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года. Цитируем статью 9 часть 5: «Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью».
Закон также поясняет, что обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
- подписи лиц, предусмотренных предыдущим пунктом, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
В электронных транспортных накладных, которыми уже обмениваются клиенты Synerdocs, представлены все указанные реквизиты. Таким образом, документ полностью легитимен и может использоваться российскими компаниями в хозяйственных операциях.
Миф №2. «Придется потратиться на УКЭП для водителей»
На самом деле такого требования к обмену ЭТрН нет. Условия использования ЭП контрагентами и ее легитимность регулируются ФЗ № 63 «Об электронной подписи». Закон гласит, что компании могут решать сами, какую подпись они будут ставить на документах при обмене друг с другом.
Именно поэтому сервис Synerdocs представил решение, в котором не требуется приобретать дорогостоящую усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) для водителей. Ее при обмене ЭТрН используют грузоотправители, грузополучатели и транспортные компании. Водители же в свою очередь подписывают документы с помощью простой электронной подписи (ПЭП), которая в разы дешевле УКЭП.
 |
«У крупных перевозчиков в штате может числиться несколько тысяч водителей. Представьте, какие расходы понесет компания, если будет использовать сертификаты КЭП, – поясняет руководитель бизнес-направления Synerdocs Иван Агапов. – Мы, как специалисты оператора электронного документооборота, обеспечиваем идентификацию водителей таким образом, чтобы в случае необходимости была возможность установить подписанта документа. И, конечно же, прописываем само использование ПЭП в договорных документах». |
В пользу легитимности простой электронной подписи высказывается и Минфин РФ:
- в Письме от 12.09.2016 года №03-03-06/2/53176 министерство указало, что виды возможных для использования при оформлении первичных документов электронных подписей устанавливаются федеральными стандартами бухучета. Поскольку на данный момент такого стандарта нет, налогоплательщик может использовать любую электронную подпись при оформлении первичных учетных документов, соблюдая при этом требования ФЗ № 63;
- ранее, в Письме от 11 января 2016 года №03-03-06/61, представители Минфина рассмотрели вопрос о применении электронной подписи для оформления первичных учетных документов в целях налога на прибыль и сообщили, что первичные учетные документы можно подписывать простой или усиленной неквалифицированной электронными подписями (опять же с соблюдением ФЗ № 63).
Миф №3. «ЭТрН не примут в налоговой»
Транспортная накладная является первичным документом и может быть истребована ФНС. Допустим, вам нужно представить ее в электронном виде. Что бы ни говорили противники ЭДО, никаких проблем в этом нет.
Минтранс России оцифрует транспортную накладную и путевой лист
Опубликовано 17 Февраля 2020
Минтранс России запустил эксперимент для внедрения электронной транспортной накладной (ЭТрН) и электронного путевого листа (ЭПЛ) при пассажирских и грузовых автоперевозках. Он будет проводиться до 30 октября 2020 года на территории Москвы, Татарстана, Московской, Калужской, Рязанской областей и Краснодарского края.
Проект позволит повысить безопасность дорожного движения за счет цифровизации предрейсового контроля технического состояния транспортного средства и медосмотра водителя.
При этом перевод на «цифру» почти 3 млрд первичных документов, ежегодно оформляемых перевозчиками, сократит издержки бизнеса, ускорит и упростит прохождение контрольно-надзорных процедур.
Макет единой государственной информационной системы для сбора, обработки и хранения данных из ЭПЛ и ЭТрН разрабатывает ФГУП «ЗащитаИнфоТранс».
Система обеспечит обмен юридически значимыми данными в режиме онлайн между всеми участниками перевозки: от коммерческих платформ документооборота до государственных органов исполнительной власти.
По итогам эксперимента будут внесены предложения об изменении нормативных правовых актов и сформирована дорожная карта для внедрения ЭПЛ и ЭТрН на территории Российской Федерации.
Для реализации эксперимента до 28 февраля будет создана Межведомственная рабочая группа, включающая представителей МВД, ФНС, Минтранса, Ространснадзора, Росавтотранса, Ассоциации «Цифровой транспорт и логистика» (ЦТЛ).
«Эксперимент ускорит запуск Суперсервиса 22 «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов» — комплексной электронной государственной услуги цифрового оформления перевозочного процесса на принципах «единого окна».
Для нас принципиально важно отточить все процедуры совместно с бизнесом, сделать открытую госплатформу для всех коммерческих сервисов. Далее мы будем подключать другие виды транспорта.
Это обеспечит реальную мультимодальность и цифровую трансформацию целого сектора экономики страны», — отметил заместитель министра транспорта России Алексей Семенов, руководящий реализацией проекта.
Ассоциация ЦТЛ совместно с Национальным союзом экспертов в сфере транспорта и логистики (СЭЛ) организуют в рамках эксперимента взаимодействие платформ электронного документооборота («КОРУС Консалтинг», «Directum» (Synerdocs), «Э-КОМ») и участие крупнейших грузоперевозчиков и агрегаторов (ГК «Совтрансавто», ГК «Деловые линии», «Сельта» — перевозчик сети «Магнит», АПХ «Мираторг», «Агро-Авто» — перевозчик «Х5 Retail Group», «XPO Logistics», «FM-Logistics», «Яндекс.Такси»). Компании примут участие в эксперименте на добровольной и безвозмездной основе.
«Ведение бумажного документооборота составляет 2-2,5% от годового оборота перевозчиков.
К этому надо приплюсовать время при прохождении административных процедур и проверок, отсутствие сквозной интеграции данных и дублирование одной информации для разных проверок.
И поэтому оцифровка транспортных документов на государственном уровне, создание единых стандартов обмена данными между госорганами и бизнесом – масштабные и важнейшие шаги для развития отрасли», — подчеркнул в свою очередь директор Ассоциации ЦТЛ Антон Замков.
В рамках эксперимента Яндекс.Такси помимо решения по ЭТрН предоставит технологии собственной разработки для дистанционных предрейсовых осмотров водителей.
«Мы в плотном контакте с Минтрансом, уже почти год в экспериментальном порядке тестируется электронный путевой лист – система, позволяющая наладить выпуск в рейс водителя такси с помощью цифровых технологий, — рассказал директор по развитию бизнеса Яндекс.Такси в России Алексей Федотов.
— Медицинский предрейсовый осмотр водителя и технический осмотр автомобиля проводятся в удобной для водителя точке, после чего доступ к базе данных ЭПЛ могут получить все заинтересованные органы. Система позволяет в 4 раза сократить затраты перевозчиков на организацию выпуска транспорта на линию».
Координатором проведения эксперимента назначен руководитель департамента цифровой трансформации Минтранса Дмитрий Баканов.
CMR – главный документ международной перевозки
CMR представляет собой товарно-транспортную накладную, которая используется при доставке товаров в рамках Конвенции о договоре международной дорожной перевозки грузов (сокращенно Конвенция КДПГ). Сама аббревиатура CMR образуется из первых букв названия этого документа на французском языке, поскольку его подписание проходило в Женеве в 1956г.
Фактически CMR — это договор на оказание услуг по международной доставке груза, условия которого, прописанные в конвенции, закрепляются печатями отправителя и перевозчика.
Накладная, как и Конвенция КДПГ, применяется в случае, если:
— перевозка осуществляется с использованием автотранспорта;
— перевозка осуществляется на возмездной основе;
— отправитель и получатель груза находятся в разных странах, из которых как минимум одна является участником данного международного соглашения.
Почему так важно точно и без ошибок заполнить CMR? Потому что это основной документ перевозки по Конвенции КДПГ, положения которой являются главными в случае решения спорных ситуаций и имеют приоритет перед внутренними законодательными актами стран-участниц.
Если вы посмотрите на стандартный бланк накладной, то в правом верхнем углу почти наверняка увидите фразу «Данная перевозка, несмотря ни на какие прочие договоры, осуществляется в соответствии с условиями Конвенции о договоре международной дорожной перевозки грузов (КДПГ)». В договоре подробно описаны права и обязанности сторон, участвующих в доставке груза, ответственность каждой из них в случае возникновения ущерба.
CMR можно назвать собирательным документом, поскольку в нем содержится информация практически из всех документов, сопровождающих перевозку, таких как TIR, инвойс, упаковочные листы, контракт, сертификаты, лицензии. И любое несоответствие между данными в этих бумагах вызывает массу вопросов у сотрудников таможни, простои машин, отказы в выпуске и так далее. Заполнить CMR может как отправитель груза, так и перевозчик (экспедитор). Как официальный документ, накладная начинает действовать после того, как на ней проставлены печати указанных выше организаций. Они же несут ответственность за указанные в документе данные: отправитель обязан заполнить CMR максимально подробно и достоверно, а перевозчик обязан сверить эти данные при приеме груза (например, количество мест, целостность упаковки и так далее). Документ оформляется как минимум в трех экземплярах, зачастую еще один лист заполняется для передачи в таможенные органы.
Структура CMR и принцип заполнения
Пункты 1, 2 – отправитель и получатель, в большинстве случаев это продавец и покупатель, указанные в инвойсе. Чаще всего ошибки в заполнении этих пунктов возникают из-за того, что реальным отправителем и получателем груза выступают другие организации (например, экспедитор). В этом случае в пунктах 1 и 2 появляется уточняющая информация о том, что отправителем или получателем груза по факту выступала некая компания по поручению продавца или покупателя соответственно. Место загрузки и разгрузки указывается в пунктах 4 и 3. Реальные отправитель и получатель, отвечающие за погрузку и прием товара, проставляют свои печати в разделах 22 и 24. Следует отметить, что вместо печати отправителя и перевозчика может быть проставлена подпись, как от руки, так и в виде штампа, если это допускается законодательством страны погрузки.
Пункт 5 «Прилагаемые документы» — здесь в обязательном порядке указываются номер книжки МДП и инвойсов, остальная информация по сопровождающим отправку документам (разрешительной документации, пакингам) – по желанию.
В случае если планируется перевозить сборный груз, на него составляется так называемый грузовой манифест, в котором консолидируются все данные по составляющим «сборки», его номер также указывается в данном разделе.
В большом блоке пунктов 6-11 детально прописывается информация по каждому товару из загрузки. В графе «Знаки и номера» в случае необходимости указываются специальные коды, прописанные в Европейском соглашении о международной дорожной перевозке опасных грузов (ДОПОГ), обозначающие класс опасности груза.
Графа 7 отображает количество грузовых мест, находящихся в машине, графа 8 – их вид (паллеты, коробки, рулоны и так далее). Эта цифра должна совпадать с данными, указанными в экспортной декларации, пакинге и TIR.
Если товар занимает часть места (например, одна коробка, лежащая на общей паллете), указание количества мест в виде дробей не допускается, напротив этой позиции прописывается значение «0».
Наименование товаров (9) указывается в сокращенном варианте на том языке, на котором заполняется CMR. Чаще всего это государственный язык страны отправления, а наименования разделов дублируются. Так как Конвенция КДПГ, и соответственно CMR, применяется в основном в Европе, большая часть накладных заполняется с использованием английского языка, как самого распространенного на континенте. В графе 10 указывается код ТНВЭД как минимум на уровне товарной позиции (4 знака), при импорте чаще всего здесь указывается шестизначный код субпозиции Комбинированной номенклатуры Евросоюза. Основой для заполнения этого раздела являются экспортная или транзитная декларации, аналогичные коды на продукцию должны стоять и в остальных документах, сопровождающих перевозку (с учетом минимальных различий с ТНВЭД ЕАЭС из-за национальной детализации при кодировании товаров). Экспортная декларация и пакинг являются источником данных по весу для 11 раздела. Следует отметить, что в CMR всегда указывается вес брутто, причем подразумевается именно вес груза со всем объемом упаковки, в которой он перевозится. Сюда включаются не только вес первичной упаковки (банки, коробки), но и, например, пленка, в которую завернуты коробки, обрешетка, паллеты, на которых товар загружается в машину. Зачастую вес паллет прописывает в CMR отдельно, так как информация по весу этой тары иногда появляется в последний момент и просто физически не может быть указана при отправлении.
Пункт 13 чрезвычайно важен – в нем указывается таможенный пост назначения (или склад временного хранения в пункте прибытия), и именно на основе этих данных заполняется TIR.
С учетом того, что книжки МДП являются подотчетными бланками, на исправление ошибки, допущенной при заполнении этого раздела в CMR, будет потрачена масса времени и сил.
В этой же графе при необходимости может быть указана стоимость груза для целей страхования.
Условия перевозки в соответствии с международными правилами ИНКОТЕРМС-2010 указываются в 15 графе. Те же условия должны значиться в сопроводительных документах, по этим же данным сотрудники таможни определяют, из чего складывается таможенная стоимость товаров.
Пункт 21 содержит данные по месту составления накладной и дате, пункт 25 – регистрационные номера фуры (прицеп, тягач). Действующим документом CMR становится тогда, когда на ней появляются печати. Отсутствие того или иного штампа может привести к катастрофическим последствиям. Ранее мы уже упоминали о печатях в графе 22 и 24, которые, по сути, открывают и закрывают международную перевозку. За сам процесс перевозки «отвечает» штамп перевозчика в разделах 16 и 23, в случае изменения транспортной компании в процессе доставки груза в разделе 17 также должна появиться соответствующая печать. Свои печати и отметки на CMR оставляет и таможня. Для перемещения груза по территории ЕАЭС по процедуре «Таможенный транзит» сотрудники таможни в пункте пропуска указывает на всех экземплярах накладной номер транзитной декларации и заверяет его личной номерной печатью. Также проставляется «направляющий штамп» специальной формы, в который заносится информация о таможне назначения, дате прибытия товара, номера пломб. Если в процессе транзита машина выгружает часть товара в промежуточных таможенных постах, каждый из них заполняет свой «направляющий штамп». В обязательном порядке при пересечении границы на всех экземплярах CMR должны быть проставлены, при необходимости, печати ветеринарной, фитосанитарной служб, СЭС, без них растаможить груз невозможно. С завершением перевозки все несколько сложнее. Если груз доставлен в конечную точку пути и выгружен из машины, сотрудники таможни прибытия ставят в накладной отметку «Товар поступил». Если же груз проходит оформление «с колес» — четких инструкций по проставлению штампов в CMR, к сожалению, нет. Перевозчики просят таможенников поставить на накладной печать «Выпуск разрешен», но эта просьба часто остается без внимания. В случае экспорта на CMR должна стоять не только отметка «Вывоз разрешен», но и отметка таможенного органа в пункте пропуска на границе «Товар вывезен». Только при наличии этих двух штампов у продавца не возникнет проблем при подтверждении права на возврат НДС.
Таким образом видно, что CMR – важнейший документ международной перевозки, который необходимо не только внимательно заполнять, но и уметь извлекать из накладной необходимую информацию. Все это может значительно ускорить решение спорных вопросов, обеспечить стабильное взаимодействие покупателя, перевозчика и продавца, а также облегчить таможенное оформление грузов.
Рулим на электронные товарно-транспортные накладные в перевозках
Первичные документы в отчетности – это фундамент, без них дело не сдвинется с мертвой точки. Товарно-транспортная накладная в перевозках – один из таких документов. Без нее ни на дорогу не выехать, ни к грузополучателю не прийти, ни перед госорганами не отчитаться.
Именно она подтверждает факт перевозки и является «аргументом» для оплаты оказанной транспортной услуги, именно она колесит с водителем по стране неделями, а иногда и месяцами.
Что дает перевод ТТН в электронный вид? Прежде всего, сокращение времени администрирования перевозки, сокращение ошибок, связанных с человеческим фактором, а также снижение стоимости учета.
На какие вопросы ответит наша статья:
- Чем чревато отсутствие ТТН? Кто может «завернуть» перевозку в случае отсутствия товарно-транспортной накладной или ее потери в дороге?
- Что представляет собой товарно-транспортная накладная? В чем ее отличие от товарной накладной? Нужно ли дублировать эти документы?
- Когда и как российские автоперевозчики, осуществляющие международные перевозки, вышли на электронные «рельсы»? Что дает перевозчикам подписание правительством документа о присоединении России к дополнительному протоколу Конвенции о международных перевозках, касающегося перехода на электронное администрирование?
- Как идет подготовка к цифровому администрированию перевозок в России? Намерение Минтранса выйти на цифру – почему процесс такой долгий?
- Как ускорить учет в логистике? Какие задачи решает система электронного документооборота (ЭДО) при перевозках?
Бухгалтеру, налоговому инспектору, полицейскому – всем нужны ТТН
Необходимость составления товарно-транспортной накладной (ТТН) грузоотправителем предусмотрена множеством нормативно-правовых актов. Одним из самых давних из них является Устав автомобильного транспорта РСФСР, утвержденный еще в конце 60-х годов прошлого века.
Согласно нему, грузоотправитель должен представить автотранспортному предприятию или организации на предъявляемый к перевозке груз накладную, которая является основным перевозочным документом и по которой производится списание груза грузоотправителем и оприходование его грузополучателем.
Требуют составления сопроводительного документа к грузоперевозке и Правила дорожного движения.
Как гласит один из пунктов ПДД, водитель обязан иметь при себе и по требованию сотрудников дорожной полиции предоставить для проверки среди прочих документов и товарно-транспортные.
Отсутствие таких документов, в том числе и по причине их потери, может стать основанием для ареста перевозимого груза.
Не заладится без ТТН и работа бухгалтера. Как гласит № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Ими являются первичные учетные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет. В сфере грузоперевозок таким «паспортом, удостоверяющим личность», является товарно-транспортная накладная (ТТН).
Отсутствие ТТН может обернуться не только вопросами со стороны проверяющих, но и отказом налоговыми органами в вычете НДС, бьющим по карману. Судебная практика в этом вопросе неоднозначная. Иногда суды принимают решение, что для вычета достаточно товарной накладной (ТН) в связке со счет-фактурой, но есть и обратная судебно-арбитражная практика.
В качестве примера приведем решение ФАС Восточно-Сибирского округа, которая подтвердила решение налоговой в отказе в вычете НДС из-за отсутствия ТТН.
Решение было обосновано тем, что предприятие не представило товарно-транспортные накладные для вычета налога на добавленную стоимость, которые, по мнению ФАС, являются первичными документами, подтверждающими принятие товара на учет.
| 67% — объем грузов, перевезенных автомобильным транспортом в РФ в 2017 году. | 1 508 тыс. км. – протяженность автомобильных дорог в России. |
ТТН: актуальный вид, последние изменения
Актуальная форма товарно-транспортной накладной (№ 1-Т, ОКУД 0345009) была принята еще в конце 90-х годов Постановлением Госкомстата № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Пример бланка Товарно-Транспортная накладная ТТН форма № 1-Т (в формате Excel)
Последние изменения, внесенные в форму ТТН, касаются 13-го и 15-го разделов документа.
Новые поправки устанавливают, что при перевозке опасных грузов, а также при перевозке грузов тяжеловесным или крупногабаритным транспортом, перевозчик указывает информацию о номере, дате и сроке действия специального разрешения, а также о маршруте такой перевозки. То есть теперь маршрут и сведения о разрешении указываются при перевозке любых грузов тяжеловесным или крупногабаритным транспортом.
Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного.
| Товарный раздел включает в себя подробную информацию о перевозимом грузе (номенклатурный номер, количество, цена, единица измерения, общая стоимость поставляемых грузополучателю товаров и т.п.). Заполнение ТТН начинает грузоотправитель. | В транспортном разделе указываются краткие сведения о грузе, информация о водителе, транспортном средстве, маршруте, погрузочно-разгрузочных работах и т.п. Раздел заполняется организацией-владельцем транспортного средства. |
Накладные составляются для каждого покупателя и на каждую поездку. Количество экземпляров одной ТТН распечатывается большое – оно зависит от того, сколько участников состоит в логистической цепочке.
Заводится не менее 4 экземпляров товарно-транспортной накладной.
- Первый экземпляр оставляет себе грузоотправитель, на основании своей ТТН он списывает товарно-материальные ценности. Три экземпляра ТТН забирает водитель.
- Второй экземпляр водитель отдает грузополучателю, который на его основании приходует товарно-материальные ценности, остальные 2 экземпляра водитель везет в офис своей организации (это может быть как поставщик, так и сторонний перевозчик).
- Третий экземпляр прикладывается к счету за доставку – счет будет выслан покупателю, и только после его получения последует оплата услуги перевозки.
- Четвертый экземпляр, переданный водителем, бухгалтер перевозчика прикрепит к путевому листу. На его основании будет начислена заработная плата водителю.
На рынке сложилась практика, что ТТН при грузоперевозке используется тогда, когда номенклатурных позиций в товарной части не так много, или же контрагенты обязаны работать именно с ТТН, например, при перевозке алкогольной продукции. Нередко перевозчики ограничиваются транспортной накладной (ТН), которая идет в связке с товарной накладной и счетом-фактурой.
Перевозка «тонн» отчетной бумаги вместе с основным грузом на рынке автомобильных грузоперевозок выглядит в современном мире, где все пронизано автоматизированными системами, довольно архаично. Однако рынок грузоперевозок медленно, но верно движется в электронный мир.
Международные перевозки вышли на электронные рельсы
В начале 2018 года было подписано постановление правительства № 83 о присоединении России к протоколу 2008 года об электронных накладных, принятого к Конвенции о договоре международной дорожной перевозки грузов.
Россия является участницей данной конвенции.
Дополнительный протокол Конвенции предусматривает упрощение и ускорение процедуры оформления договора перевозки с помощью электронных средств связи за счет введения электронной накладной, имеющей равную юридическую силу с бумажным вариантом накладной.
Электронная накладная, соответствующая доппротоколу, считается равноценной накладной, предусмотренной в Конвенции, и на этом основании обладает такой же доказательной силой и влечет за собой такие же последствия, что и накладная.
Согласно пояснению кабинета министров к постановлению о присоединении к международному электронному обмену документами в грузоперевозках, применение электронной ТТН позволяет сократить издержки перевозчиков, экспедиторов, операторов и агентов при оформлении и подтверждении договоров перевозки грузов. «Постановление принято в целях обеспечения интересов и конкурентоспособности российского автомобильного транспорта на рынке международных перевозок. Присоединение России к Дополнительному протоколу позволит создать правовую основу для упрощения документооборота при организации перевозочного процесса в международном автомобильном сообщении, снижения временных и стоимостных затрат на администрирование, минимизацию вероятности несовпадения сведений при оформлении отправки и получения груза», – так прокомментировал свое решение кабмин.
Грузоперевозки медленно, но верно едут в цифровизацию
О необходимости выхода на «цифровую» дорогу говорят и внутренние перевозчики. Еще в 2017 году СМИ опросили ряд руководителей транспортно-логистических компаний на предмет цифровизации. Они единодушно говорили о назревшей необходимости уходить от бумаги, ускорять процессы, делать их современными и более управляемыми.
Высказывались мнения о необходимости перевода в электронный вид, в первую очередь, товарно-транспортной накладной ТТН в электронном виде.
Логисты ссылались на то, что на железной дороге накладная уже имеет электронный вид, дело за автотранспортом.
Также участники рынка отмечали, что продвинутые транспортные компании уже переводят в электронный вид коммуникации с клиентами, используя ЭЦП. Идет обмен договорами, счетами, актами и т.п. через электронный документооборот.
Минтранс РФ уже довольно долго готовит Постановление, предусматривающее введение электронных транспортных накладных. Участники рынка ждали его принятия еще в конце 2018 года, но решение пока в процессе доработки.
Однако обмениваться электронными накладными возможно и в рамках действующего законодательства, не отказываясь, а создавая электронную копию бумажному документу.
Важным условием цифровизации перевозок является заинтересованность всех сторон – грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика.
Каждый участник логистической цепочки, включая водителя, должен быть подключен к системе электронного документооборота.
Добавить грузоперевозкам скорости возможно с системой СБИС Электронный документооборот.
Преимущества для бизнеса очевидны: вы получаете прозрачную систему движения документов, видите документы в режиме онлайн, моментально обмениваетесь документацией со всеми участниками логистической цепочки, минимизируете человеческий фактор в работе, без труда архивируете документацию, быстро и низкозатратно подключаете к системе новых участников и это только плюсы, которые на поверхности перехода на «электронную дорогу».
Подтвердить чистоту электронной документации поможет электронная цифровая подпись. Магазин ЭЦП – здесь можно получить подпись для обмена данными между участниками перевозочной цепочки.
Наладить отчетность компании в целом призван сервис СБИС Электронная отчетность. Сервис является одним из наиболее любимых инструментов российских бухгалтеров по ведению бухгалтерской отчетности – без стрессов и головной боли.
Остались вопросы? Задайте их прямо сейчас нашим специалистам!
Внедрение электронной транспортной накладной
Сложный бумажный документооборот является одной из главных проблем в сфере грузоперевозок. В нем участвует сразу несколько сторон: грузоотправители, грузополучатели, транспортные и логистические компании.
При этом зачастую организации находятся в разных регионах и процесс обмена юридически значимыми документами затягивается на недели, бумаги теряются и портятся в пути, что негативно сказывается на эффективности бизнес-процессов логистики.
В процессе оформления бумажных транспортных накладных (ТН), грузоотправитель готовит как минимум четыре экземпляра. Водитель подписывает все экземпляры, подтверждая, что груз принят к перевозке, а факт передачи ответственности за сохранность груза транспортно-экспедиционной компании состоялся.
Он забирает три экземпляра с собой, а четвертый остается у грузоотправителя. После доставки и приемки груза водитель и грузополучатель подписывают три экземпляра ТН. Один экземпляр остается у грузополучателя, два остальных водитель увозит с собой.
На основании подписанных документов транспортно-экспедиционная компания в свою очередь выставляет акт и счет заказчику перевозки, для водителя рассчитывается заработная плата. Доставка этих документов обратно грузоотправителю занимает продолжительное время и влечет за собой сложности и проволочки.
Возможным выходом из этой ситуации является внедрение электронной транспортной накладной (ЭТрН) в бизнес-процесс грузоперевозки.
Внедрение электронного документооборота в грузоперевозках и использование ЭТрН позволяет решить сразу несколько задач:
Ускорение документооборота и расчетов
От того, насколько оперативно участникам документооборота поступят оригиналы ТН, зависит формирование первичных документов, выставление счетов заказчику, получение оплаты и расчет с водителями. К ЭТрН доступ имеют все участники перевозки.
При этом каждая из сторон подписывает документ электронной подписью. Как только груз доставлен и ТН подписана, можно оплачивать услуги транспортной компании Оригиналы электронного документа находится у всех участников.
Грузоотправитель видит, что груз доставлен, а транспортная компания выставляет акты и счета.
Сохранность документов
Товар во время доставки преодолевать дальние расстояния, зачастую водитель одновременно везет сразу несколько заказов в различные точки.
Бумажные документы в ходе доставки могут испортить, потерять или перепутать. ЭТрН всегда находится на мобильном устройстве водителя и никуда не потеряется.
При необходимости водитель может внести примечания и отметки при погрузке и разгрузке у грузополучателя.
Оперативная информация о приемке товара у всех участников
Нередко возникают ситуации, когда грузополучатель по разным причинам принимает не весь поставленный объем. Непринятый товар отвозят обратно на склад отправителя.
Транспортная накладная, составленная в электронном виде, позволяет грузоотправителям оперативно реагировать на недоприемку товара и оперативно организовать реализацию не принятой покупателем продукции.
В результате внедрения ЭТрН отправитель получает возможность мгновенно корректировать документы по поставке и оперативно реализовывать остатки продукции. При этом сотрудники, ответственные за отгрузки, смогут подготовить все сопроводительные документы за считанные минуты, используя сервис ЭДО.
Снижение вероятности кражи грузов
По официальной статистике МВД России, только за первое полугодие 2019 года зарегистрировано 1055 заявлений по статье 159 УК РФ «Мошенничество» в отношении пропавших грузов. Внедрение ЭТрН может существенно снизить вероятность подобных инцидентов.
Доступ к мобильному подписанию ЭТрН водитель получает только после процесса идентификации. Он не может забрать груз, пока не подпишет документ электронной подписью с помощью мобильного устройства.
Соответственно, получить информацию по конкретной накладной и подписать ее в электронном виде у мошенников не получится.
Удобное хранение и подготовка к проверкам
Все участники логистического процесса сталкиваются с огромным количеством бумажных документов, и вынуждены хранить их в бумажных архивах.
В этой связи возникают проблемы с поиском необходимых документов и их подготовкой к проверкам. Электронные документы существенно упрощают эти процессы.
ЭТрН будут храниться в сервисе обмена, со всеми необходимыми подписями в соответствии с текущим законодательством.
На данном этапе использование ЭТрН в грузоперевозках еще не так широко распространено. Законодательная база для реализации электронного оборота сформирована, однако многие контролирующие органы еще не выработали свою позицию в части использования ЭТрН. К проблемам внедрения ЭДО в грузоперевозкам можно отнести следующее:
- Интеграция в систему всех участников процесса. Использование ЭДО в грузоперевозках требует интеграции грузовладельцев, транспортных компаний и водителей в единую систему обмена документацией. Пока лишь некоторые компании готовы наладить такое взаимодействие в рамках цепи поставок.
- Минтрансом не выработаны единые стандарты использования ЭТрН. На данный момент ГИБДД не обладает возможностью работы с ЭТрН и доступом к базе данных оператора данных. Поэтому компании, использующие электронную накладную, вынуждены распечатывать и подписывать один экземпляр этого документа и отправлять его с водителем, чтобы предъявить его в случае проверки сотрудником ГИБДД .
- При проверке ФНС принимает ЭТрН на бумажных носителях. Сейчас в налоговую можно подать только заверенную печатную форму электронного документа. Однако по аналогии с другими электронными документами, ФНС принимает скан печатной формы с печатью организации, то есть подписи остальных участников не нужны.
- Законодательство требует использования бумажных товарно-транспортных накладных при перевозке алкогольной продукции. Текущее требование Росалкогольрегулирования состоит в том, что транспортная накладная не является сопроводительным документом, удостоверяющим легальность производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции, и компании обязаны составлять товарно-транспортную накладную по форме для сопровождения грузов.
- Нет решения для использования ЭТрН при перевозках за границу. При международных перевозках используется бланк CMR, формат которого строго оговорен в Конвенции о международных перевозках и неизменен уже десятки лет. По этим вопросам подход чиновников скорее консервативен: синюю печать на CMR электронная цифровая подпись еще не заменяет.
На IV SCM Конгрессе руководителей и специалистов по логистике и управлению цепями поставок, который состоится в Москве 11 ноября, пройдет панельная сессия “Электронный документооборот” на которой будут обсуждены вопросы внедрения ЭТрН в работу компаний цепи поставок, и другие вопросы, касающиеся оптимизации документооборота в бизнесе. Регистрация по ссылке: www.scm-congress.ru/
Министерство транспорта готовит переход на электронные накладные – ИТ в логистике, бухгалтерия – АТИ, Центр: Система грузоперевозок
Минтранс во вторник, 24-го декабря, опубликовало на Федеральном портале проект изменений в Правила перевозок грузов автомобильным транспортом. Поправки расписывают порядок использования электронных транспортных накладных и, по сути, разрешают их оборот на территории России.
Подчеркнем, поправки пока имеют исключительно вид проекта (то есть: говорить об их вступлении в силу еще рановато), но уже тот факт, что они, наконец-то, разработаны, свидетельствует о том, что переход на электронные накладные в ближайший год действительно может случиться.
Министерство транспорта вот уже несколько лет подряд обещает официально разрешить использование электронных накладных, однако решение вопроса регулярно переносится. Когда-то соответствующее постановление планировали выдать в ноябре 2018-го года, потом — в декабре 2019-го.
По последней информации, которую в ноябре озвучил вице-премьер Максим Акимов,
электронная транспортная накладная и электронный путевой лист в течение 2020-го года точно должны стать признаваемыми документами.
- Подготовленные Министерством транспорта поправки предусматривают, что формировать электронные накладные можно будет «любым доступным способом и с применением любого программного комплекса», однако только при участии специального оператора.
- Таким оператором сможет стать организация, которая удовлетворит всем требованиям (их разработают чуть позже), получит допуск и войдет в соответствующий реестр.
- Операторов, как отсюда следует, может быть много.
Оператор будет обеспечивать электронный документооборот. Прежде чем приступить к работе с электронными накладными, каждая транспортная компания должна будет заключить с ним соглашение.
Оператор, что чуть ли не самое главное, будет передавать документ в единую информационную систему электронных накладных, где он в течение определенного срока (его продолжительность пока еще не установили) будет храниться.
Таким образом доступ к электронной накладной смогут получить судебные органы, органы прокуратуры, органы исполнительной власти, в том числе и ФНС.
Правда, положения непосредственно об информационной системе и передаче в нее электронных накладных вступят в силу только с 1-го января 2024-го года. Сам же переход на электронные накладные, как можно предположить, произойдет раньше.
- Сейчас Министерство транспорта работает над созданием специального сервиса «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов» — единой платформы, где перевозчик сможет осуществлять все действия, касающиеся организации перевозок автомобильным транспортом: оформление электронных документов, получение специального разрешения на перевозку опасных грузов и на движение крупногабаритных и/или тяжеловесных транспортных средств, бронирование очереди в пункте пропуска через границу и пр.
- В полноценном режиме запуск платформы обещали обеспечить в 2023-м году.
- При этом часть сервиса, касающуюся перевозок тяжеловесных и крупногабаритных грузов, недавно уже представили.