Условием трудового договора можно обязать работника уведомлять об изменении персональных данных

Даже на самой стабильной работе могут настать времена, когда потребуется что-то менять. В этой статье мы постараемся взглянуть на изменения в трудовом договоре со всех точек зрения и разобраться в тонкостях этого вопроса.

Причины и основания

Условием трудового договора можно обязать работника уведомлять об изменении персональных данных

В трудовом кодексе понятие изменения условий определенных сторонами и пунктов трудового договора рассматривается в 12 разделе 3-ей главы. В ст. 72 ТК РФ сказано, что изменения в договоре проводятся по соглашению работника и работодателя.

Обязательно в письменной форме. Но есть ряд случаев, предусмотренных законом, при которых изменения могут быть проведены в одностороннем порядке.

По инициативе работодателя

Чаще всего именно работодателю необходимо изменять содержание договора с работником. Вескими причинами для таких изменений могут быть:

  • Изменения технологических условий. Введение более современной технологии производства, замена старого оборудования на новое, установка технических условий, введение качественно нового продукта, совершенствование имеющихся рабочих мест.
  • Изменения в организационной части. Реорганизация компании, введение новых структурных подразделений, изменение графика работы и т.д.

Компания обязана уведомить сотрудника об изменениях письменно, в установленные законом сроки. Обычно этот срок составляет два месяца, но для индивидуальных предпринимателей и религиозных организаций этот срок уменьшен до двух недель и до семи дней, соответственно.

По инициативе работника

По инициативе работника также могут быть внесены различные изменения в определенных условия договора. Но для этого ему необходимо с письменным заявлением обратиться к своему руководителю. В зависимости от того, как ответит руководство, в договор изменения вносятся или он остается в неизменном виде.

Все изменения должны быть подтверждены доказательствами и доведены до сведения сотрудников.

Какие пункты можно менять

Условием трудового договора можно обязать работника уведомлять об изменении персональных данных

  • занимаемая должность в штате;
  • описание работы, порученной сотруднику;
  • срок действия договора;
  • размер заработной платы;
  • режим работы;
  • компенсации и надбавки;
  • характер выполняемой деятельности (разъездной, в офисе);
  • сведения о социальных гарантиях (медицинское страхование, например).

Какие-то из этих сведений могут быть изменены.

Персональные данные

Работодателю необходимо составить дополнительное соглашение, где будут прописаны новые данные сотрудника, которое тот подписывает.

Кто-то предпочитает вносить изменения по аналогии с трудовой книжкой – просто зачеркнуть старые данные и написать новые, но для четкого ведения кадрового делопроизводства это не очень подходит.

Однако,законодательством четко не определено, каким образом будут внесены такого рода корректировки.

Пример. При смене фамилии у сотрудниц в трудовую книжку вносятся исправления за подписью начальника отдела кадров и печатью организации, с указанием основания для внесения корректив (в данном случае – серия, номер документа, дата выдачи свидетельства и наименование органа, выдавшего свидетельство о заключении брака).

Данные работодателя

Если меняются данные работодателя, например адрес, то в такой ситуации все зависит от того, прописан ли этот реквизит в договоре с сотрудником как определение его места (условий) труда или же он просто указан в реквизитах организации.

Во втором случае работодатель может просто зачеркнуть старые данные и вписать новые. Основанием для таких действий будет служить приказ об изменении учетных данных работодателя.

С первым случаем немного сложнее. При смене такого реквизита необходимо не позже, чем за два месяца уведомить сотрудника об изменениях в договоре под роспись. После изъявления согласия работника (письменного), руководителем составляется дополнительное соглашение к трудовому договору.

Дополнительные данные

Помимо существенных условий в трудовом договоре иногда указываются дополнительные:

  • Испытательный срок.
  • Период отработки после обучения, проводимого за счет фирмы.
  • Точное определение структурного подразделения, где будет работать сотрудник.
  • Пункт о неразглашении сведений, относящихся к коммерческой или другой тайне.

Дополнительные условия не должны ухудшать положения работника относительно его положения, установленного действующим трудовым законодательством.

Оформление

Со всеми изменениями по этим пунктам работодатель обязан письменно ознакомить сотрудника в установленные сроки. После согласия работника, работодатель издает приказ и меняет оговоренные данные. Если кратко – менять можно практически все пункты договора. Главное условие: прозрачность и законность всех изменений.

Уведомление и образец

Закон подробно не рассматривает правила написания такого документа, поэтому его форма может быть произвольной. Обязательно указывать следующие данные:

  • наименование организации (полностью);
  • фамилию, инициалы, должность сотрудника;
  • суть изменений, вносимых в договор;
  • причины, по которым они вносятся (с прикреплением документов);
  • сведения о свободных должностях для перевода в случае несогласия работника на изменение условий;
  • подпись начальника компании и дата составления.

Условием трудового договора можно обязать работника уведомлять об изменении персональных данных

Если работник отказывается – шпаргалка

Если сотрудник отказывается работать с новыми условиями, работодателю на помощь приходит ст. 74 ТК РФ. В ней говорится, что в случае отказа сотрудника от работы, работодатель должен:

  • предложить свободную должность, которая соответствовала бы квалификации сотрудника;
  • предложить нижестоящую должность.

При этом важно учитывать не только уровень квалификации сотрудника, но и его состояние здоровья.

О сроках предложения вакантных должностей в российском законодательстве ничего не сказано.

Самым целесообразным можно считать представление списка должностей одновременно с уведомлением об изменениях под роспись сотруднику. В этом случае работник будет сразу же ознакомлен со всеми документами.

Важно также представить на рассмотрение работнику все имеющиеся вакантные должности, соответствующие его уровню и здоровью.

Если служащий отказывается работать на новых условиях и ставить отметку об этом на уведомлении, работодатель вправе сделать отметку об отказе самостоятельно. Именно здесь чаще всего ошибаются руководители организаций: не фиксируют должным образом отказ сотрудника ставить отметку на уведомлении.

В этом случае необходимо составить акт об отказе сотрудника ставить отметку. Именно этот документ позволяет работодателю действовать дальше. Без такого акта, уволенные сотрудники чаще всего восстанавливаются в должности через суд.

Проверяем соблюдены ли все условия:

  1. Сотрудник уведомлен обо всех изменениях в установленные сроки.
  2. Представлены все вакантные должности в соответствии с квалификацией и состоянием здоровья.
  3. Зафиксирован отказ сотрудника от работы в изменившихся условиях.
  4. Составлен акт об отказе от проставления отметки в уведомлении сотрудником (если требуется).

Работодатель может прекратить трудовые отношения с работником. Причем в этом случае это не будет являться инициативой со стороны компании. Поэтому все повышенные гарантии для определенного круга граждан при увольнении не действуют.

Стоит отметить, что в случае, если сотрудник после всех вышеперечисленных процедур начинает нарушать трудовую дисциплину (например, перестает ходить на работу), то компания вправе уволить его по собственной инициативе в качестве наказания за нарушение.

Что нельзя изменить

Работодателям важно помнить, что все изменения в оговоренные условия договора с работником вносятся только в том случае, если сохранить старые условия нет возможности.

Пример. При работе сотрудника использовались старые станки с ручным управлением. Добросовестный работодатель решает заменить устаревшее оборудование на современное. Новые станки используются по совершенно другому принципу работы, вмешательство работника сведено к минимуму.

Следовательно, технология, по которой работал сотрудник, уже не может применяться к новому оборудованию. Сохранение старых условий невозможно, поэтому работодатель составляет уведомление и отсылает для ознакомления и подписи сотруднику. К уведомлению приложены копии технической документации к новому оборудованию, чтобы подтвердить изменение технологии производства.

В данном примере изменились условия труда, но не характер выполняемой работы (сотрудник работал на станке раньше, и будет работать на новых станках). Работодатель не вправе менять трудовую функцию работника.

Судебная практика

Условием трудового договора можно обязать работника уведомлять об изменении персональных данных

В судебную инстанцию обратилась сотрудница одного из местных госпиталей с требованием признать ее увольнение незаконным, выплатить ей компенсации морального вреда, за вынужденные прогулы, восстановить ее в должности.

Женщина работала санитаркой. Через несколько лет ей прислали уведомление о переводе ее в другой корпус госпиталя с сохранением условий труда.

Основанием для такого перевода являлся приказ о перераспределении должностей по подразделениям госпиталя. Женщина отказалась переходить на новые условия, в связи, с чем была уволена на основании п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

На первый взгляд все выглядело законным, однако, начав разбирательство, суд установил, что приказ руководителя был издан в связи с заключением договора о клининговых услугах с другой компанией. То есть компания-партнер выполняла услуги по уборке помещений в некоторых корпусах госпиталя, а санитарок из этих корпусов было решено перевести в другие.

Заключение договора со сторонней компанией по оказанию клининговых услуг никак не влияет на организационную или техническую сторону условий трудового договора между санитаркой и руководством госпиталя. Следовательно, сохранение прежних условий труда для нее было возможным.

На основании всех рассмотренных доказательств, Калининградский областной суд вынес решение об удовлетворении требований незаконно уволенной санитарки.

Работодатель не вправе менять условия трудового договора, не имея на то веских причин и доказательств, что прежние условия труда невозможны. Кроме того, работодатель не имеет права менять суть выполняемых сотрудником работ.

Что делать, если работодатель изменил трудовой договор

Правительство обещает не допустить массовых увольнений из-за проблем в экономике. И все же не мешает подготовиться к возможным потрясениям.

Как вести себя работнику, если, например, работодатель объявляет об «оптимизации» работы предприятия, стращает возможными сокращениями, переводом работников на неполную рабочую неделю? А если предупреждает о сокращении зарплат, и все подобные меры — со ссылкой на кризис? Может ли ухудшение экономической ситуации служить «оправданием» для начальства в таких действиях?

Эксперты Роструда предупреждают: в такой ситуации работники могут столкнуться с рядом опасностей и всевозможными нарушениями их трудовых прав. Что должен знать работник, чтобы «не подставляться»? Сегодня говорим о возможных изменениях в трудовых договорах — прежде всего об угрозе пересмотра уровня зарплат.

Написано пером

Читайте также:  Образец договора страхования и заявление на расторжение

Условием трудового договора можно обязать работника уведомлять об изменении персональных данных

Полезная книжка «РГ»: Куда идут пенсионные взносы?

На практике одно из наиболее часто встречающихся действий работодателя в условиях экономического кризиса — это изменение условий трудового договора (в том числе — размера зарплаты).

В кризисной ситуации действительно может возникнуть необходимость подкорректировать трудовые договоры. Например, у компании упал объем заказов, соответственно, обеспечить работникам прежний объем работ и прежние заработки невозможно. В итоге работников предупреждают, что зарплата уменьшится.

Более защищены работники, у которых условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты) включены в трудовой договор.

Кстати, все эти пункты являются обязательными для включения в трудовой договор (абзац пятый части второй статьи 57 ТК РФ), и если вместо конкретных сумм или, например, повышающих коэффициентов к указанному окладу в договоре о зарплате значатся лишь общие слова, такой договор составлен с нарушениями требований ТК, и работник вправе его обжаловать.

Договор дороже денег

Важно знать: по общему правилу изменение условий трудового договора допускается только по соглашению подписавших его сторон. Проще говоря, прежде чем какие-то пункты в договоре будут изменены — работодатель и работник должны об этом договориться. Причем в письменной форме (этого требует статья 72 ТК РФ).

Условием трудового договора можно обязать работника уведомлять об изменении персональных данных

Минтруд не будет увеличивать пособие по безработице

Правда, из этого правила есть исключения.

В частности, Трудовым кодексом допускается, что работодатель может изменить трудовой договор по собственной инициативе, если прежние условия не могут быть сохранены по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда.

Это могут быть, к примеру, изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины. При этом изменения не должны затрагивать трудовую функцию работника (часть первая статьи 74 ТК РФ).

Кроме того, вводимые изменения не должны ухудшать положение работника по сравнению с установленным коллективным договором, соглашениями (часть восьмая статьи 74 ТК РФ).

Но возникновение финансовых и экономических сложностей у работодателя, согласно ТК, не может быть причиной для изменения условий трудовых договоров с работниками. Ведь в противном случае любые организационные и экономические недоработки руководства даже в некризисные времена приводили бы к тому, что расплачиваться за них пришлось работникам.

Так что кризис оправданием для руководителей предприятия быть не может. Изменение условий трудовых договоров с работниками (в том числе размера зарплаты) по финансово-экономическим причинам, не связанным с изменениями организационных или технологических условий труда — это прямое нарушение трудового законодательства.

И работники могут такое решение руководства оспорить.

Если руководство решило «переписать» трудовой договор

  1. В случае изменения условий трудового договора по инициативе работодателя должен строго соблюдаться установленный статьей 74 ТК РФ порядок.
  2. Работодатель обязан не позднее чем за два месяца письменно предупредить работника о предстоящих изменениях условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость такого решения (часть 2 статьи 74 ТК РФ).
  3. Если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся работу, которую работник может выполнять с учетом его здоровья.
  4. Предлагаемые вакансии не обязательно должны соответствовать квалификации работника. Ему могут предложить и вакантные нижестоящие должности с меньшим заработком. При этом работодатель обязан предложить работнику все имеющиеся на предприятии вакансии. Но предлагать должность, требующую более высокой квалификации, работодатель не обязан.
  5. Крупные компании, имеющие производство в разных регионах, могут предлагать вакансии и в других местностях. Но делать это работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором с конкретным работником (часть третья статьи 74 ТК РФ).
  6. Если подходящей работы нет или работник отказался от предложенных вариантов, трудовой договор прекращается (часть четвертая статьи 74 ТК РФ). В этом случае работнику выплачивается выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка (абзац 7 части 3 статьи 178 ТК РФ).

Как оспорить действия работодателя?

Условием трудового договора можно обязать работника уведомлять об изменении персональных данных

Социологи: Большинство работников мечтают о смене профессии

При возникновении разногласий имеет смысл обратиться в суд. Работодателю в суде придется доказывать, что условия трудового договора пришлось менять из-за изменившихся организационных или технологических условий труда (например, изменений в технологии производства,аттестации рабочих мест, структурной реорганизации).

Если ничего подобного на предприятии не происходило, уменьшение зарплаты и любые другие изменения в трудовом договоре, как и его прекращение, суд признает незаконным. Такая практика отражена в пункте 21 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами РФ Трудового кодекса РФ». Обратиться можно не только в суд, но и в государственную инспекцию труда.

Здесь работник сможет получить разъяснения, как лучше действовать в каждом конкретном случае.

Изменение персональных данных сотрудника. Порядок внесения изменений в кадровые документы

Условием трудового договора можно обязать работника уведомлять об изменении персональных данных

Условием трудового договора можно обязать работника уведомлять об изменении персональных данныхЯрослава Заруева,
профессиональный консультант в области управления персоналом, трудовых отношений и трудового права, организационного развития.
Создатель онлайн-курса «Эффективный HR».
Ведущая профессиональной группы «HRанитель»
Сайт: www.zarueva.ru

Работник сообщил работодателю об изменении своих личных данных. Что следует делать работодателю?

В процессе взаимодействия с работником работодатель обрабатывает данные, которые предоставляет ему работник для оформления трудовых отношений и произведения различных операций по администрированию трудовых отношений и его трудовой деятельности. Предоставляемые работодателю данные самим работником согласно ст. 3 федерального закона «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ являются «персональными данными»:

Персональные данные — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.

Вся документация в рамках кадрового делопроизводства и многие бухгалтерские документы по расчетам с персоналом содержат персональные данные работников. И эта информация должна быть актуальна, т.е. персональные данные работников должны соответствовать всем данным подлинников документов, имеющихся у работника.

В жизни каждого человека происходят различные события, мы переезжаем (меняем адрес регистрации или фактического места жительства), меняем паспорта ( по достижении возраста, при утере, при смене фамилии по замужеству или иной причине и т.п.). Все эти изменения должны отражаться в документации работодателя по каждому из штатных работников компании для возможности полной идентификации работника.

  • Случаи изменения персональных данных сотрудника:
    — смена имени, фамилии, отчества сотрудника (при изменении актов гражданского состояния — заключении или расторжении брака или смене ФИО по личным обстоятельствам);
    — изменение паспортных данных (по достижении 20 и 45 лет либо при смене паспорта);
    — изменение адреса прописки или фактического адреса сотрудника;
    — сведение об образовании(поступление или окончание образовательного учреждения).
    — изменение семейного положения;
  • — изменение состояния здоровья (ограничения по здоровью).

Какие документы работодателя содержат персональные данные работников?

  1. Персональные данные работника содержатся в следующих документах работодателя:
    — трудовой книжке;
    — личной карточке работника (Т2);
    — трудовом договоре;
    — лицевом счете работника;
  2. — иных кадровых и бухгалтерских документах, содержащих персональные данные работника.

Что следует делать работодателю?

В соответствии с п. 1 «Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, при изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся новые данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Условием трудового договора можно обязать работника уведомлять об изменении персональных данных

Условием трудового договора можно обязать работника уведомлять об изменении персональных данных

Как правильно обязать сотрудника уведомлять работодателя об изменении персональных данных, сведения о которых необходимы работодателю в связи с трудовыми отношениями, чтобы неисполнение этой обязанности считалось дисциплинарным проступком?

Несмотря на то что трудовое законодательство не предусматривает прямой обязанности работника своевременно уведомлять работодателя об изменении своих персональных данных, можно включить такую обязанность в локальный нормативный акт организации и трудовой договор с работником — ведь несвоевременное предоставление им своих измененных данных может повлиять на исполнение работодателем своих обязанностей, закрепленных в ст. 22 ТК РФ (у работодателя возникнут проблемы с перечислением сотруднику его заработной платы на банковскую карту, а также с перечислением налоговых, пенсионных платежей и т.п.).

Целесообразно закрепить эту обязанность в Правилах внутреннего трудового распорядка организации, основываясь на следующем.

Статья 21 Трудового кодекса РФ закрепляет обязанность работника соблюдать трудовую дисциплину и правила внутреннего трудового распорядка.

Статья 22 ТК РФ обязывает работодателя соблюдать законы и иные нормативные правовые акты, условия коллективного договора, соглашений и трудовых договоров, создавать условия, необходимые для соблюдения работниками дисциплины труда (ст.

189 ТК РФ), а также вправе применять поощрения (ст. 191 ТК РФ) и дисциплинарные взыскания (ст. 192 ТК РФ).

  • Такое обоснование закрепит право работодателя применять к работникам дисциплинарные взыскания в случае, если работники не предоставляют сведения об изменении своих персональных данных.
  • эксперт Национального союза кадровиков
  • 1 апреля 2014 г.

«Кадровик.ру», N 4, апрель 2014 г.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Изменение персональных данных работника

В соответствии со ст. 85 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ), персональные данные работника — это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Читайте также:  Признание сделок недействительными при банкротстве

Все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие (п.

3 ст. 86 ТК РФ).

Помимо ТК РФ вопросы, связанные с обработкой персональных данных, урегулированы Федеральным законом «О персональных данных» от 27.07.

2006 N 152-ФЗ (далее — Федеральный закон N 152-ФЗ), в соответствии с которым работодатель относится к операторам персональных данных.

Обработка персональных данных должна осуществляться на основе принципа достоверности персональных данных, их достаточности для целей обработки (п. 4 части 1 ст. 5 Федерального закона N 152-ФЗ).

Право работодателя запросить у работника документы, содержащие его персональные данные, предусмотрено только в статье 65 Трудового кодекса РФ. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
  • документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  • документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Очевидно, что в процессе трудовых отношений персональные данные работника могут измениться: работник может поменять фамилию, обменять паспорт, повысить свое образование, получить дополнительное образование.

Вся эта информация имеет, безусловно, важное значение для работодателя, который обязан не просто вести учет изменений, но и осуществлять определенные действия, в ситуации, когда такие изменения происходят.

Правомерно ли включение в трудовой договор пункта об обязательстве работника уведомлять работодателя об изменении своих персональных данных?

07.04.2018Темы: Трудовое законодательство,Условием трудового договора можно обязать работника уведомлять об изменении персональных данных

Ответ Роструда: По нашему мнению, включение в трудовой договор с работником условия о том, что он обязан сообщать работодателю об изменении своих персональных данных, не нарушает действующих норм законодательства.

Правовое обоснование:

Согласно ч. 4 ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, в частности:

— об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте; — об испытании; — о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной); — об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя; — о видах и об условиях дополнительного страхования работника; — об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи; — об уточнении применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права; — о дополнительном негосударственном пенсионном обеспечении работника.

По соглашению сторон в трудовой договор могут также включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также права и обязанности работника и работодателя, вытекающие из условий коллективного договора, соглашений. Не включение в трудовой договор каких-либо из указанных прав и (или) обязанностей работника и работодателя не может рассматриваться как отказ от реализации этих прав или исполнения этих обязанностей (ч. 5 ст. 57 ТК РФ).

Изменение персональных данных работника

В процессе трудовой деятельности изменение персональных данных работника – ситуация частая. Вступление в брак, развод, смена места жительства и т.п. – все эти обстоятельства влекут (могут повлечь) изменение общей категории персональных данных. Что потребует учет изменений и обновление соответствующей информации.

Обязанность работника сообщать об изменении своих данных

Строго говоря, обязанность работника сообщать сведения об изменении своих данных законодательством РФ прям не предусмотрена.

“Опытные” работодатели обычно включают такую обязанность в текст трудового договора. Ведь если данные не уточнить, то становится проблематично выполнять  некоторые обязанности.

Например, выплачивать заработную плату на карточку. Или представлять сведения в налоговую и ФСС.

Помимо трудового договора требование сообщить об изменении сведений может содержаться в Положении о персональных данных. Не только требование, но еще и срок. 

Сообщить работодателю об изменении своих данных – в интересах работника. У работодателя есть право запросить такие документы самостоятельно в силу ст. 65 Трудового кодекса РФ. Но только при заключении трудового договора.

Затем в ходе трудовых отношений такую обязанность может устанавливать только локальный акт. Но судебная практика придерживается позиции, что злоупотребление правом, в том числе со стороны работника, недопустимо. Работнику мы рекомендуем не скрывать свои данные.

Тем более, что запросить их у третьих лиц работодатель может только с письменного согласия на передачу персональных данных.

Оформляем изменение персональных данных работника

Во-первых, работодатель вносит изменения в трудовой договор с работником. Некоторые оформляют это с помощью приказа. Однако логичнее заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. Тем более, что это позволит в дальнейшем избежать путаницы с документами – приказами и иными распоряжениями в отношении работника. Аналогичной позиции придерживается трудовая инспекция.

Во-вторых, изменяется и личная карточка работника. Напомним, что в соответствии с требованиями законодательства это обязательный документ. Личное дело – на усмотрение работодателя. А карточку он оформить на работника обязан.

В-третьих, при необходимости, работодатель вносит исправления в трудовую книжку работника. От руки и с указанием основания.

При изменении персональных данных работника работодатель хранит копии соответствующих документов, но только с учетом срока хранения персональных данных.

Условием трудового договора можно обязать работника уведомлять об изменении персональных данных

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

Условием трудового договора можно обязать работника уведомлять об изменении персональных данных

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

4 марта 2019 Алексей Крайнев Юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям

Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика. И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии. И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.

В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика.

Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда.

Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Ситуация первая: смена фамилии

Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Однако для внесения таких изменений нужно основание.

Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником. А вот о том, чтобы работник представил эти документы, стоит позаботиться заранее, и включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан сообщать работодателю о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в трудовом договоре.

Бесплатно заполнить и сдать 6‑НДФЛ и 2‑НДФЛ через интернет

В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет, достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии — новый паспорт, свидетельство о заключении брака. С этих документов нужно снять копии, и заверить их штампом (печатью) организации и подписью бухгалтера. Однако мы рекомендуем все же попросить сотрудника подписать вот такое заявление:

Генеральному директору ООО «Первый» от специалиста отдела по работе с VIP-клиентами Деминой Р.К. В связи с произошедшей после заключения брака сменой фамилии (прежняя фамилия Рыкова, новая фамилия Демина) и получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои персональные данные. 1. Копия паспорта (все страницы). 2. Копия свидетельства о заключении брака.

Получение такого заявления позволит качественнее организовать документооборот, поскольку документы о смене фамилии окажутся «привязанными» к данному заявлению.

А значит, и через несколько лет любому открывшему личное дело (в том числе и проверяющему) будет понятно, почему в деле находятся именно эти документы, и что важно — в какой момент организации стало известно о смене фамилии сотрудницы.

Кроме того, при необходимости на этом заявлении можно ставить визы и прочие отметки, если система документооборота, принятая в организации, это предполагает.

Не забудьте также сразу дать сотруднику на подпись заявление по форме АДВ-2 (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.06 № 192п). Это заявление нужно для того, чтобы начать процедуру замены страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Сделать это все равно придется, поэтому лучше оформить все заявления сразу и больше не отвлекать сотрудника.

После получения заявления, можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию. Так, помимо уже названных трудового договора, трудовой книжки и личной карточки, потребуется внести изменения в лицевой счет, Табель учета рабочего времени, График отпусков, карточку по страховым взносам, карточку по НДФЛ.

Если на сотрудника была оформлена доверенность, то ее тоже придется переделать. Кроме того, если заработная плата перечисляется на банковскую карту, оформленную работодателем, то придется инициировать процедуру замены карточки, а если фирма предоставляет работнику страховку ДМС, то и процедуру замены полиса.

Соответственно, все эти моменты нужно отразить в приказе, который будет выглядеть примерно так:

ООО «Первый»

В связи с поступившим от Деминой Р.К. заявлением, в котором она уведомляет администрацию ООО «Первый» об изменении персональных данных, 1. В срок до 15 марта с.г.: 1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее персональных данных (фамилии и паспортных данных). 1.2. Внести в трудовую книжку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии. 1.3. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии и паспортных данных. 1.4. Внести изменения, связанные со сменой Деминой Р.К. фамилии, в Табель учета рабочего времени, График отпусков и лицевой счет. 1.5. Обеспечить учет новых персональных данных Деминой Р.К. при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды. 1.6. Оформить на Демину Р.К. новую доверенность, одновременно отозвав прежнюю (от 1 января 2019 года №14-дVIP). 1.7. Уведомить сотрудников компании, контрагентов и прочих заинтересованных лиц о том, что на Демину Р.К. оформлена новая доверенность. 1.8. Оформить документы, необходимые для замены банковской карты, выданной Деминой Р.К. в рамках зарплатного проекта. 1.9. Оформить документы, необходимые для замены полиса добровольного медицинского страхования, выданного Деминой Р.К. в рамках корпоративной программы добровольного медицинского страхования. 1.10. Уведомить Демину Р.К. о необходимости подачи заявления о замене свидетельства обязательного пенсионного страхования. 1.11. Уведомить Демину о необходимости провести замену полиса обязательного медицинского страхования. 2. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить главного бухгалтера ООО «Первый» Береговскую Н.И.  Генеральный директор Е.Д. Мурашов

Читайте также:  Оплата по договору подряда - возможные схемы

И уже на основании этого приказа вносятся изменения в кадровые документы. Напомним, что изменения в личную карточку, трудовую книжку и прочие кадровые документы на бумажных носителях вносятся следующим образом: одной чертой зачеркивается устаревшая информация, и сверху либо рядом (в зависимости от формы) пишется новая фамилия сотрудника и причина изменения.

А к трудовому договору подписывается следующее дополнительное соглашение:

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ к трудовому договору от 12 июля 2018 года № 24-тд Общество с ограниченной ответственностью «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящее Дополнительное соглашение к действующему между Сторонами трудовому договору (от 12 июля 2018 года № 24-тд, далее — Договор): 1. В связи с изменением персональных данных Работника, по тексту Договора фамилию «Рыкова» заменить на «Демина» в соответствующих падежах. 2. В связи с изменением персональных данных Работника, преамбулу Договора изложить в следующей редакции: «ООО «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, паспорт серии 4504 номер 765432, выдан 12 декабря 2011 года паспортным столом № 3 ФМС по г. Краснодару, проживающая по адресу: г. Краснодар, ул. Дзержинского, д. 10, корп. 2, кв. 15, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:».

Ситуация вторая: замена паспорта

Следующей ситуацией, которую мы рассмотрим в рамках сегодняшней темы, является получение сотрудником нового паспорта. Такое возможно как в экстренном порядке — при утере, повреждении и т п., так и в плановом — паспорта положено обменивать в 20 и 45 лет (п. 7 Положения о паспорте, утв. постановлением Правительства РФ от 08.07.

97 № 828). В принципе, алгоритм действий в этом случае схож с тем, что мы описали выше, в случае со сменой фамилии. Однако документов, в которые надо будет вносить изменения, здесь меньше. Это трудовой договор, лицевой счет, личная карточка, доверенность и банковские документы. Да и сопутствующие бумаги оформляются все же несколько иначе.

Бесплатно составить и распечатать трудовой договор

Первым делом, получаем у сотрудника заявление примерно такого содержания:

Генеральному директору ООО «Первый» от специалиста отдела по работе с VIP-клиентами Деминой Р.К. В связи с получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои паспортные данные. 1. Копия паспорта (все страницы). На основании этого заявления руководитель издает приказ. В нем перечисляются те действия, которые необходимо совершить для отражения изменений в кадровой и прочей документации. В связи с поступившим от Деминой Р.К. заявлением, в котором она уведомляет администрацию ООО «Первый» об изменении персональных данных, 1. В срок до 15 марта с.г.: 1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее паспортных данных. 1.2. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене паспортных данных. 1.3. Обеспечить учет новых персональных данных Деминой Р.К. при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды. 1.4. Оформить на Демину Р.К. новую доверенность, одновременно отозвав прежнюю (от 1 января 2019 года №14-дVIP). 1.5. Уведомить сотрудников компании, контрагентов и прочих заинтересованных лиц о том, что на Демину Р.К. оформлена новая доверенность. 1.6. Оформить документы, необходимые для замены банковской карты, выданной Деминой Р.К. в рамках зарплатного проекта. 2. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить главного бухгалтера ООО «Первый» Береговскую Н.И. Генеральный директор Е.Д. Мурашов

Наконец, на основании этого приказа готовится дополнительное соглашение к трудовому договору. Выглядит оно в данном случае следующим образом:

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ  к трудовому договору от 12 июля 2018 года № 24-тд Общество с ограниченной ответственностью «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящее Дополнительное соглашение к действующему между Сторонами трудовому договору (от 12 июля 2018 года № 24-тд, далее — Договор): 1. В связи с изменением персональных данных Работника, п. 12. Договора изложить в следующей редакции: «Работник — Демина Раиса Константиновна, паспорт серии 4504 номер 765432, выдан 12 декабря 2011 года паспортным столом № 3 ФМС по г. Краснодару. Проживает по адресу: г. Краснодар, ул. Дзержинского, д. 10, корп. 2, кв. 15. Работодатель — ООО «Первый», ИНН 2301003127 КПП 230101001, Юридический адрес: 350017, г. Краснодар, пр. Радищева, д.56. Фактический адрес: 350017, г. Краснодар, пр. Радищева, д.56. Телефон: 8(861)370-1-370. Банк: «Адмиралтейский», р/счет: 40702810710010035995, к/счет: 30101810100000000995, БИК 046551995»

Обратите внимание, что в этом примере, в отличие от предыдущего, использован другой вариант дополнительного соглашения. Принципиальная разница между ними связана со способом оформления первоначального договора в части информации о работнике.

На практике сложились два варианта отражения в трудовых договорах сведений о работнике (номера паспорта, места жительства и т п.). Первый вариант — данные о работнике указываются в «шапке» договора, то есть в начале договора.

Второй вариант — данные о работнике вносятся в последний пункт договора, где проставляются подписи сторон. Вариант, приведенный в этом разделе, как раз применим в случае, когда данные работника были указаны в конце договора.

А тот вариант, который мы рекомендовали в разделе, посвященном смене фамилии, рассчитан на ситуации, когда данные работника содержатся в «шапке» договора.

Другие ситуации, требующие внесения изменений в кадровую документацию, будут рассмотрены в следующей статье.

Обсудить на форуме (8) В закладки Распечатать Поделиться415 867

415 867

Обсудить на форуме (8) В закладки Распечатать Поделиться415 867

Памятка сотруднику на случай изменения персональных данных

Когда понадобится: чтобы напомнить сотруднику порядок действий при изменении его персональных данных (фамилии, номера паспорта, адреса и т. д.).

  • Памятка работнику на случай изменения персональных данных
  • Понятие персональных данных
  • Ваши персональные данные содержатся в трудовом договоре, трудовой книжке, личной  карточке, во всех приказах, издаваемых в период работы, и иных документах.

Специалисты отдела кадров и бухгалтерии вправе запрашивать только те персональные  данные, которые напрямую относятся к вашей трудовой деятельности.

К персональным  данным, которые необходимы специалистам отдела кадров и бухгалтерии в процессе трудовых  отношений, относятся ваши фамилия, имя, отчество, паспортные данные, адрес  местожительства, номера телефонов, сведения о вступлении в брак, разводе, рождении детей,  фамилии, имена и отчества членов семьи, другие индивидуальные сведения (например,  информация об инвалидности или наличии особых званий). Указанные персональные данные  специалисты отдела кадров и бухгалтерии могут получить только от вас. Порядок получения,  обработки и защиты ваших персональных данных регулируются статьей 86 Трудового  кодекса РФ, Законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ, Положением о работе с персональными  данными ЗАО «Бета».

Персональные данные необходимы для:

  • заключения трудового договора и заполнения иных кадровых документов;
  • оформления (замены) свидетельства пенсионного страхования;
  • оформления (замены) полисов добровольного медицинского страхования;
  • оформления (замены) банковских карт для выплаты зарплаты;
  • получения стандартных налоговых вычетов на детей;
  • предоставления дополнительных льгот и компенсаций особым категориям работников  (например, инвалидам);
  • представления унифицированной отчетности в контролирующие ведомства (налоговую  инспекцию, ФСС России, ПФР) и т. п.

В связи с указанным в случае изменения ваших персональных данных вам необходимо в  обязательном порядке сообщить в отдел кадров о таком изменении и предоставить новые  сведения.

Несвоевременное уведомление об изменении персональных данных может  неблагоприятно отразиться, например, на последующем оформлении пенсии, восстановлении  трудовой книжки, предоставлении своевременной медицинской помощи в рамках  добровольного медицинского страхования.

При изменении персональных данных

Если вы изменили имя, фамилию, вступили в брак, развелись, стали родителем и т. п., то вам  необходимо получить документы, подтверждающие указанные изменения и события. Такими  документами могут быть паспорт, свидетельство о смене имени, отчества, заключении брака,  разводе, рождении ребенка.

В течение пяти рабочих дней после получения документов, подтверждающих  соответствующие изменения, уведомьте отдел кадров об изменении и представьте следующие  документы:

  • при изменении имени, фамилии – паспорт, свидетельство о смене имени, фамилии;
  • при смене местожительства (прописки) – паспорт с отметкой о новом  местожительстве;
  • при вступлении в брак – паспорт с отметкой о вступлении в брак, свидетельство о  вступлении в брак, паспорт с новой фамилией (в случае смены фамилии);
  • при разводе – паспорт с отметкой о расторжении брака, свидетельство о расторжении  брака, паспорт с новой фамилией (в случае смены фамилии);
  • при рождении ребенка – паспорт с отметкой о наличии детей, свидетельство о  рождении ребенка;
  • при получении дополнительного образования, повышении квалификации –  подтверждающий документ: удостоверение, свидетельство, диплом и т. п.;
  • при получении награды, звания – подтверждающий документ: приказ, распоряжение,  наградной лист, свидетельство и т. п.

После этого специалист отдела кадров по мере необходимости внесет изменения в трудовой  договор, личную карточку, трудовую книжку, свидетельство о пенсионном страховании и  иные документы.

Уважаемые работники! Пожалуйста, будьте внимательны. Проверяйте корректность  оформления документов, удостоверяющих личность, и своевременно сообщайте об их  изменении. При возникновении вопросов обращайтесь к специалистам отдела кадров и  бухгалтерии:

  1. бухгалтер Наталья Владимировна Лисицина – 8 (999) 666-66-66;
  2. инспектор по кадрам Эльвира Витальевна Дождева – 8 (999) 222-22-22.
  3. ———————————————-Линия отреза———————————————————
  4. Дополните настоящую памятку своими советами работнику, у которого изменились  персональные данные, если, на ваш взгляд, они будут ценны другим работникам, и передайте  их в отдел кадров.
  • Адаптация персонала
  • персональные данные

Оцените публикацию

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *