Образец приказа о переводе на дистанционные рабочие места

Перевод сотрудников на удаленную работу — это организация выполнения трудовых задач вне места, где находится компания. Взаимодействие с сотрудниками происходит дистанционно. Такой порядок осуществления трудовой деятельности в некоторых отраслях выгоден и работнику, и работодателю.

Причина для перевода на дистанционный труд

Еще до введения нерабочей оплачиваемой недели и ограничительных мероприятий работодателям рекомендовали организовать переход на удаленный режим работы из-за коронавируса (информация Правительства РФ от 19.03.2020).

С официальным введением временного запрета на деятельность большинства организаций возможность отправить персонал трудиться дистанционно оказалась для компаний единственным доступным способом продолжать хоть как-то функционировать.

Но и без ограничительных мер в связи с эпидемией переход на дистанционную работу становится все более популярным. Особенно этот способ распространен в области IT-технологий, дизайна, различного рода проектирования.

На удаленку переводят прежде всего тех, кто производит нематериальные продукты.

Это журналисты, музыканты, программисты, бухгалтеры и представители других профессий, в которых есть возможность передать результат труда в электронном виде.

Работодатель в этом случае экономит на аренде площадей для размещения офиса, оборудовании рабочих мест. Тем, кто трудится дома, удобно не тратить время и деньги на проезд, исполнять свои обязанности в любом месте, где есть доступ в интернет.

Конечно, есть и минусы того, что компании переводят сотрудников на удаленную работу:

работодателю сложно контролировать фактическое время исполнения трудовых обязанностей;
необходимо налаживать проведение совещаний в формате видеоконференций;
трудящемуся сложно переключиться с домашних дел на рабочие вопросы;
необходимо наличие оборудованного рабочего места дома;
не все готовы изолировать себя от общения с коллегами.

Но если правильно организовать процесс, то такой формат трудовых отношений станет удачным решением. Как перевести сотрудников на удаленную работу, чтобы трудовая деятельность была выгодна обеим сторонам? Необходимо оценить преимущества всех участников, правильно настроить процессы и корректно оформить документы.

Можно ли перевести на удаленку принудительно

Глава 49.1 ТК РФ регулирует, как оформить перевод на удаленную работу и оплачивать труд такого персонала. Трудовой кодекс гарантирует им права, установленные законодательством о труде, в полном объеме.

Труд вне местонахождения работодателя — это важное условие трудового договора. Трудовые отношения строятся на добровольном соглашении работника и работодателя.

Значительные изменения организации рабочего процесса обязательно согласовываются обеими сторонами. Принудительный перевод, в том числе на дистанционный режим труда, запрещен.

Необходимо не только издать приказ о переводе сотрудников на удаленную форму труда, но и заручиться их согласием.

Вот краткая методичка по переводу офиса на удаленную работу в условиях форс-мажора:

Проводим опрос, чтобы узнать, кто согласен на новую форму труда.
Оцениваем возможность компании предоставить удаленный доступ к локальным электронным ресурсам.
Оцениваем наличие необходимого оборудования у дистанционных работников, возможность компании предоставить его.
Оформляем приказ о переводе работников на удаленную работу.
Заключаем дополнительное соглашение к трудовому договору с каждым, кто планирует трудиться дистанционно.
Внедряем систему контроля исполнения поставленных задач.

Какие документы подготовить

Если для сотрудника изначально предусмотрен удаленный режим, при приеме необходимо:

Оформить трудовой договор.
Издать приказ о приеме.
Ознакомить с ЛНА.
Сделать запись в трудовой книжке.
Сформировать личную карточку и сделать в ней запись о приеме.

Допускается и временный перевод на дистанционную работу. Для этого необходимо:

Издать приказ о переходе на удаленный труд, если перевод происходит по инициативе работодателя.
Получить заявление сотрудника о переходе на удаленку, если инициатива исходит от него.
Заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указаны новые условия.

Готовясь к переводу на новый режим, помните о том, что в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему) необходимо указать порядок предоставления необходимого оборудования и программного обеспечения. Если предполагается использование личного оборудования, следует предусмотреть, выплачивается ли компенсация, порядок ее выплаты, возмещение иных расходов.

Образец заявления

Скачать образец заявления на удаленную работу

Образец приказа

Скачать образец приказа о переводе на дистанционную работу

Оформляем допсоглашение

Помимо приказа о дистанционной работе сотрудников, не забудьте оформить дополнительное соглашение к трудовому договору. Этот документ формируется для каждого работника и подписывается обеими сторонами.

В нем укажите срок, на который вводится дистанционный режим, условия труда (рабочее время, объем выполняемых задач, способ контроля), порядок предоставления и использования оборудования и программного обеспечения.

Образец дополнительного соглашения

Скачать дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу

Правила трудовой деятельности из дома

Для любого работодателя важно, чтобы персонал выполнял поставленные задачи в срок и добросовестно. Когда сотрудников переводят на удаленную работу, возникает необходимость контролировать качество исполнения трудовых обязанностей. Нередко для организации важно, чтобы с человеком, работающим дистанционно, было легко связаться в обговоренные часы.

Для того чтобы при переводе сотрудников на дистанционную работу не пострадал производственный процесс, необходимо установить правила, которым они должны подчиняться. В правилах укажите:

количество времени, которое сотрудник обязан посвящать рабочим вопросам;
часы, в которые работодатель вправе звонить (связываться иным образом), а сотрудник обязан отвечать на звонки;
объем и сроки выполнения проектов и задач (например, описывается порядок использования чек-листов);
обеспечение безопасности при доступе к локальным электронным ресурсам компании (например, обязательная установка антивирусных программ);
иные важные для компании вопросы.

Утвердите их приказом руководителя или иным локальным нормативным актом. Каждого удаленного сотрудника ознакомьте с ними под подпись.

Приказ о дистанционной работе в связи с коронавирусом: образец

Угроза распространения коронавирусной инфекции (COVID-19) в РФ требует от работодателей принять меры по снижению контактов внутри персонала, с этой целью сотрудники могут быть переведены на дистанционный режим труда.

Процедуру перевода на удаленку нужно оформить правильно с точки зрения трудового права — от работника требуется заявление такого образца, от работодателя — составление приказа о переходе на удаленную работу и оформление дополнительного соглашения к трудовому договору.

Рекомендуем прочитать: Что делать, если уволили во время коронавируса?

Правила перевода на удаленную работу в связи с коронавирусом

Минтруд рекомендует перевести сотрудников на домашний режим труда в связи с пандемией коронавирусной инфекции. Это позволит сократить контакты персонала и предотвратить стремительное распространение коронавируса (COVID-19).

Работодатели должны понимать, что нельзя просто сказать работникам — «завтра работаешь из дома», необходимо оформить эту процедуру документами в соответствии с ТК РФ.

В гл.41.1 Трудового кодекса РФ содержатся положения, регулирующие особенности дистанционного режима работы.

Чтобы перевести работника на удаленку по причине коронавируса в соответствии с рекомендациями Минтруда РФ необходимо выполнить следующие шаги:

Шаг 1. Работник пишет заявление (либо просьба перевести на удаленную работу, либо согласие на предложение работодателя работать из дома).
Шаг 2. Работодатель оформляет приказ о переводе.
Шаг 3. Работник и работодатель согласовывают дополнительное соглашение к трудовому договору.

Нужен ли приказ о переходе на дистанционный режим труда из-за COVID-19?

Работодатель обязательно должен составить приказ, в котором отдается распоряжение для работника трудиться удаленно в связи с коронавирусом.

Если приказа нет, то сотрудник, не выходя на работу и трудясь дистанционно дома, рискует быть уволенным за прогулы. Только документальное подтверждение права на отсутствие работе в связи с удаленным выполнением обязанностей в виде приказа позволяет работнику не выходить на рабочее место законно.

Прежде, чем не выйти на работу, сотрудник должен лично увидеть приказ, в котором сказано, что он имеет права трудиться на дому. Также нужно убедиться, что в распоряжении сказано о сохранении заработной платы на этот период работы, а также обозначены временные рамки дистанционной работы. Работник должен поставить свою подпись в знак ознакомления с распоряжением.

Если приказа нет, то человек должен выйти на работу. Если не выходит, то это нарушение ТК РФ — прогул, что считается грубым нарушением трудовой дисциплины. За один прогул работодатель имеет уже законные основания уволить сотрудника.

В связи с этим рекомендуем работодателям правильно оформлять дистанционный труд персонала без нарушений положений трудового законодательства.

Ниже приведен примерный образец распорядительного документа, который нужно составить руководителю, если на удаленный режим переводится один или группа трудящихся лиц.

Образец заявления о переходе на удаленку по причине коронавируса от трудящегося.

Как оформить распоряжения об удаленке работников?

Приказ составляется в свободной форме. Основанием для оформления является заявление работника, в котором изложена просьба перевести на удаленный режим труда или согласие с предложением работодателя трудиться дистанционно.

Распорядительный документ содержит основные реквизиты — данные об организации, номер и дата составления, заголовок, наименование.

Указывается причина оформления распоряжения — формулировки могут быть разные:

в связи с угрозой распространения коронавиуса и на основании заявления работника;
в связи с достигнутым соглашением с сотрудником;
в целях предотвращения распространения вируса COVID-19 и т.д.

Далее приводятся распоряжения руководителя:

Перевести сотрудника на дистанционный режим работы на определенный период угрозы распространения коронавируса или вируса COVID-19 (указывается ФИО и должность и временные ограничения).
Сохранить за сотрудником должностные обязанности в необходимом объеме.
Сохранить за работником заработную плату и порядок ее начисления в соответствии с применяемой системой оплаты труда, зарплата начисляется пропорционально отработанному времени в удаленных условиях.
Заключить дополнительное соглашение к трудовому договору (распоряжение отдается ответственному человеку, например, кадровому специалисту).
Обеспечить удаленный доступ из дома к рабочему компьютеру (распоряжение отдается ответственному человеку, например, системному администратору, программисту).

Приказ утверждается руководителем, с ним знакомятся ответственные лица и сам трудящийся, в отношении которого оформляет перевод на удаленку.

Пример оформления (образец можно скачать ниже в doc):

Если нужно перевести группу сотрудников

Если переводу подлежит большая группа трудящихся, то удобнее оформить один приказ на массовый переход на удаленный труд.

Распоряжение составляется по тем же правилам, что изложены выше. Обязательно нужно привести полный список лиц, которые будут работать удаленно в связи с коронавирусом (COVID-19). Со всеми нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.

К приказу следует приложить ознакомительный лист, в котором должен поставить подпись каждый сотрудник, фамилия которого приведена в тексте распоряжения.

Пример оформления: (образец можно скачать ниже в word).

Скачать образец для 2020 года

Скачать образец приказа об удаленной работе в связи с коронавирусом одного работника.

Скачать пример приказа о дистанционном режиме из-за COVID-19 для группы сотрудников.

Приказ о дистанционной работе в связи с коронавирусом 2020: образец

Эпидемия коронавируса, введенный карантин и рекомендуемая самоизоляция заставляет работодателей менять режим своей работы, продумывать пути сохранения рабочего процесса и персонала, выходом может стать перевод работников на дистанционный график на основании приказа.

Удаленный режим — это лучший выход для обеих сторон трудовых отношений в новых условиях коронавирусной эпидемии. Однако для соблюдения положений ТК РФ процедура должна быть документально оформлена правильно.

Нужно ли оформлять приказ для перевода на дистанционную работу?

Работник вправе приступить к рабочим обязанностям дома без выхода на трудовое место только в одном случае — если он лично ознакомился с приказ о переводе на дистанционный режим и подписал дополнительное соглашение к трудовому договору об изменений условий труда (смене адреса рабочего места).

Только при оформлении указанных выше документов сотруднику можно уверенно отсутствовать на рабочем месте. Без приказа и доп соглашения невыход на работу может расцениваться как прогул.

А это уже грубое нарушение трудового распорядка, даже одного дня отсутствия на работе будет достаточно для того, чтобы наложить на человека дисциплинарное взыскание в виде прогула и расторгнуть трудовой договор.

При этом, помимо факта увольнения, у гражданина еще останется не очень хорошая запись в трудовой книжке о прекращении договора на основании ст.81 ТК РФ (инициатива работодателя в связи с прогулом). С такое записью устроиться на новую работу будет проблематично.

Чтобы избежать увольнения и не нарушить положений ТК РФ, сторонам нужно документально зафиксировать факт перехода на удаленный рабочий режим.

Распоряжение о переводе на удаленку директор обязан отдать в письменном виде с помощью приказа, а не устно объявить персоналу на общем собрании.

При этом недостаточно просто издать приказ о переходе на работу дистанционно в связи с эпидемией коронавируса, нужно еще и предоставить распоряжение каждому сотруднику под роспись.

Если приказ издается в отношении небольшого числа сотрудников, то можно оставить место для подписей внизу листа приказа.

Если переводу подвергается значительное число работников, то удобнее составить отдельный лист, где все ознакомленный поставят свою подпись.

Оформление распоряжения при переходе на удаленный режим в связи с коронавирусом

Возможность перевода на удаленку была у работодателей и до введения карантина и самоизоляции в связи с коронавирусной инфекции. В современных реалиях многие работники имели возможность работать из дома, для чего и была введена в Трудовой кодекс РФ Глава 49.1, регулирующая основные моменты при взаимодействии дистанционного сотрудника и начальства.

Факт работы из дома должен быть закреплен в трудовом договоре — в пункте про рабочее место указывается соответствующий адрес, где работник вправе осуществлять рабочие обязанности.

Если работника переводят на удаленный режим работы из дома в связи с угрозой коронавируса, то руководитель обязан составить приказ и ознакомить с ним будущего дистанционного сотрудника.

Содержание приказа должно включать:

основные реквизиты — о компании, о дате издания и номере;
причину издания — угроза распространения коронавируса;
распоряжение перевести сотрудника на дистанционный режим работы на определенный срок (указывается дата окончания периода удаленки);
распоряжение сохранить за человеком его заработную плату — бухгалтер обязан вести расчет зарплаты согласно условиям трудового договора пропорционально отработанному времени в дистанционном порядке, возможны компенсационные доплаты по согласованию за связь;
распоряжение заключить дополнительное соглашение о новых условиях работы;
дополнительные распоряжения, касающиеся способов взаимодействия начальства с удаленным сотрудником и обеспечения его необходимыми для труда средствами;
основания для издания — служебная записка, заявление или согласие работника на перевод;
подпись директора, утверждающего переход;
ознакомительные подписи ответственных лиц.

Как только срок действия приказа закончится, работник должен выйти на рабочее место.

Дистанционный режим может быть продлен по согласованию сторон, если эпидемиологическая обстановка по коронавирусу в стране не наладится к момента окончания срока действия распоряжений директора.

Приказ может быть составлен в отношении одного работника, группы, подразделения или организации в целом. Ниже приведены образцы оформления для перевод одного сотрудника и группы.

Скачать образец

Пример приказа о дистанционной работе в связи с коронавирусом для одного работника — скачать.

Образец приказа о переводе на удаленный режим группы сотрудников в связи с эпидемией — скачать.

Приказ о дистанционной работе из-за коронавируса: образец для перевода

Пандемия COVID-19 и угроза заражения вирусом в РФ заставляет работодателей предпринимать действия по снижению контактов внутри предприятий. В частности возможен временный перевод персонала на домашний режим (дистанционный), для введения которого необходимо оформить приказ, указав необходимость перехода на удаленную в связи с коронавирусом.

Документы для перевода на дистанционную работу в связи с коронавирусом

Минтруд РФ назвал лучшим решением для работодателей — временный переход на работу в условиях дома. Дистанционному трудовому режиму посвящена гл.49.1 ТК РФ.

Удаленная работа означает выполнение должностных обязанностей работниками в условиях дома, а не на рабочем месте на территории работодателя. То есть меняется место работы. Так как данное условие всегда прописывается в трудовом договоре, то для перевода сотрудников необходимо оформить ряд документов. Одних слов не достаточно.

В частности, работодатель обязан составить:

Данные документы должны составляться после получения согласия от работника на дистанционный режим работы на период коронавируса.

Если удаленный режим не возможно организовать для конкретных сотрудников, то возможно оформление вынужденного простоя или оплачиваемого отпуска.

Категорически не рекомендуется нарушать ТК РФ, насильно отправляя работников в отпуска за свой счет или увольняя их. В подобных случаях сотрудники могут жаловаться в Трудовую инспекцию, которая обещает особо тщательно расследовать такие жалобы.

Обязательно ли оформлять приказ для перехода на удаленку?

Да, приказ обязателен для оформления перевода трудящихся на удаленный рабочий режим в условиях коронавируса.

Работник четко должен понимать, что без оформления приказа его рабочее место — на территории работодателя, о чем есть упоминание в трудовом договоре.

Если приказа нет, доп соглашение о новом рабочем месте не составлено, то сотрудник обязан явиться на свое трудовое место с целью выполнение обязанностей.

Невыход может расцениваться как прогул — грубое нарушение ТК РФ, за которое можно уволить по п.6 ст.81 ТК РФ.

Только после ознакомления с приказом сотрудник вправе остаться дома для выполнения рабочих обязанностей.

Задача работодателя — правильно оформить перевод на дистанционный режим. Эпидемия коронавируса — не повод нарушать ТК РФ, положения трудового законодательства ни в коем случае не отменяется.

Поэтому пошагово работодатель должен продумать действия по организации удаленной работы, получить письменные согласия сотрудников работать дистанционно, оформить приказ о переводе персонала на удаленку и подписать доп соглашения, где прописан срок перевода и адрес нового места работы (домашний адрес).

Как оформить распоряжение об удаленном режиме?

Прежде всего, работодатель должен подумать, кого именно он может перевести на удаленную работу, для кого можно организовать нормальную трудовую деятельности, а для кого нет, чем нужно обеспечить дистанционного сотрудника, как с ним будет осуществляться связь, обмен документами.
Далее предлагается работнику перейти на удаленный режим, написав предварительно заявление о согласии на удаленку на время коронавируса.
Если переводу подлежит один конкретный сотрудник, то текст приказа составляется в следующем порядке:

реквизиты организации;
реквизиты документа (название, номер, дата, заголовок);
основание издания приказа — заявление или согласие работника;
причина издания — угроза коронавируса;
распоряжение перевести сотрудника на дистанционную работу (ФИО и должность);
время перевода — границы периода удаленного режима, по истечении которого сотрудник должен явиться на рабочее место;
распоряжение о сохранении обязанностей за работником согласно должностной инструкции, а также его заработка на временный период угрозы коронавируса;
поручение заключить дополнительное соглашение с сотрудником о новых трудовых условиях на время коронавируса;
поручение ответственному лицу организовать удаленный доступ к рабочем компьютеру из дома сотрудника;
поручение ответственному лицу донести до работника вводимые изменения.

Приказ утверждает директор, после чего с ним знакомится работник и ставит свою подпись в нижней части бланка.

Ознакомиться с распоряжением обязаны все ответственные лица, фамилии которых приведены в тексте приказа.
Пример оформления, если переводится на удаленку один работник:
Если переводу подлежит несколько сотрудников или весь персонал организации, то в приказе нужно также привести полный перечень всех переводимых на дистанционную работу трудящихся.

Обязательно указать, что переход временный, пока не утихнет угроза коронавируса и не выйдут соответствующие Постановления о возможности продолжить работу на прежних условиях.

Пример оформления, если перевести нужно группу лиц:

Скачать образцы

Ниже приведены ссылки на скачивание приведенных выше примеров в формате word.

Текст примерный и может быть изменен в случае необходимости.

Пример приказа о переводе на дистанционную работу одного работника из-за коронавируса — скачать.

Образец приказа о переходе на удаленный режим для группы сотрудников в связи с коронавирусом — скачать.

Приказ о переводе на дистанционную работу

При переводе сотрудника на удаленную работу, когда решено, что он будет трудиться вне места нахождения работодателя, об этом обязательно составляет отдельный приказ. Рассмотрим специфику его применения и ознакомимся с образцом документа.

Для чего нужен приказ о переводе работника на дистанционную работу?

В ряде случаев выполнение работником своей трудовой функции на территории предприятия не представляется объективно возможным. Например, если он, вернувшись из-за рубежа, попал под карантин в связи с угрозой распространения коронавируса. С одной стороны, человек не болен и может работать, но с другой — на работе ему некоторое время находиться нельзя.

Перевод на дистанционную работу в таких случаях может быть предписан работодателям на уровне нормативных актов, как в случае с положениями указа мэра Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ, которым установлен режим повышенной готовности российской столицы к вирусной угрозе.

Сотрудник и сам может написать заявление о переводе его на удаленную работу, если такой режим для его должности возможен и работодатель с этим согласен.

Работник, выполняющий свои трудовые функции дистанционно, обязан подчиняться всем распоряжениям работодателя в рамках установленного рабочего времени, поскольку на такие правоотношения распространяются все нормы ТК РФ. Вместе с тем, стороны вправе предусмотреть и самостоятельное определение работником режима труда и отдыха (ст. 312.4 ТК РФ).

Если работник изначально принимается на дистанционную работу, это сразу отражается в его трудовом договоре. Перевод на «удаленку» уже работающего сотрудника оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору, в соответствии со ст.

72 ТК РФ, и приказом работодателя. В общем случае допсоглашение и приказ отражают лишь смену места нахождения работника при выполнении трудовых обязанностей и не подразумевают, что поменяются его должность, требования к квалификации и зарплата.

На «удаленке» взаимодействие работника с работодателем обычно происходит через интернет, в т.ч. путем обмена электронными документами и сообщениями.

При необходимости на работника оформляется квалифицированная ЭЦП, если в его функции входит совершение юридически значимых действий дистанционно (ст. 312.1 ТК РФ).

А если ЭЦП к моменту перевода работника на «удаленку» у него уже есть, с помощью имеющейся электронной подписи он может в т.ч. подписать допсоглашение и удостоверить свое ознакомление с приказом (ст. 312.2 ТК РФ).

Приказ о переводе на дистанционную работу: как составить

Приказ, о котором идет речь, как правило, составляется на основании дополнительного соглашения на выполнение дистанционной работы. На это соглашение с указанием даты и номера документа (как и реквизитов трудового договора), приводится ссылка в тексте приказа.

В допсоглашении важно прописать, что изменяется место выполнения работником трудовой функции, в то время как прочие условия трудового договора (если нет объективной необходимости их менять) остаются прежними.

Условия, которые с наибольшей вероятностью может потребоваться откорректировать, скорее всего, будут положения о режиме работы.

Стороны могут договориться о том, что режим остается таким же, как при обычной работе в офисе (например, с 9-00 до 18-00 с перерывом на обед), либо работник сам будет определять, в какое время ему приступать к труду, а в какое отдыхать. Закрепить данную договоренность следует в допсоглашении к трудовому договору.

В приказе отражается, что руководитель распоряжается:

перевести работника на дистанционную работу с определенной даты;
сохранить за ним действующие функции и зарплату (если объем работы остается прежним).

Приказ может отражать точный период действия «удаленки», или быть без указания даты завершения «удаленного» режима работы (если точно не известно, сколько потребуется такой режим задействовать). Разумеется, это условие не должно противоречить содержанию допсоглашения.

Также назначается ответственное лицо, с указанием его ФИО и должности, которое доводит до работника приказ и знакомит его с документом под роспись.

В приказе предусматриваются строки, в которых проставляют свои подписи об ознакомлении с документом:

сам работник;
ответственное за ознакомление и исполнение приказа лицо (например, непосредственный руководитель работника или кадровик).

Как правило, с приказом необходимо ознакомить и главного бухгалтера компании.

Если вы желаете посмотреть готовый приказ о переводе на дистанционную работу, образец документа доступен ниже.

Перевод на удаленную работу утверждаем приказом

Приказ об организации дистанционной работы — это документ, отражающий основания для изменений условий труда работника и действия ответственных лиц по организации трудовой деятельности в новых условиях.

Такой локальный акт не просто констатирует факт перехода на удаленку, распоряжение о дистанционной работе регламентирует все дальнейшие шаги и является основанием для действий кадровиков, бухгалтеров, других подразделений предприятия, вынужденного перестраивать деятельность в экстренных условиях. К изданию документа необходимо отнестись ответственно. В нем надо отразить не только переход сотрудников на удаленный режим, а перечислить действия, необходимые для его организации. Это поручения:

отделу кадров — оформление необходимых кадровых документов;
бухгалтерии — пересчитать зарплату, если необходимо; определить механизмы расчета компенсации за используемые средства связи и коммунальные услуги;
АХО — выдача/оформление техники и других средств работнику;
IT — организация удаленного доступа;
отделу ИБ — обеспечение требований безопасности и конфиденциальности.

Насколько подробно вы определите порядок действий каждого задействованного сотрудника (отдела или подразделения), настолько избежите неразберихи и путаницы, которая обычно сопровождает спонтанные действия в экстремальных ситуациях. Это больше касается крупных организаций, с большим числом работников и подразделений, но и небольшим компаниям не помешает правильно оформленная документация.

Составление приказа о введении режима удаленной работы в компании

Если речь идет только об удаленке, этот нормативный акт оформляется как самостоятельный документ. Если ранее издавался локальный акт о введении режима повышенной готовности, приказ о дистанционной работе — его неотъемлемая часть.

Перед тем как его оформить, продумайте, какое количество сотрудников реально сможет работать удаленно, так как вам придется отправить некоторую часть подчиненных в «отпуск» по причине вынужденного простоя с соответствующей оплатой простоя.

Если работников, чей функционал позволяет работать удаленно, достаточно много, имеет смысл составить отдельный локальный нормативный акт «Положение о дистанционной работе». В нем утвердить порядок взаимодействия, постановки задач и оформления отчетов, контроль и т.д.

В приказе и допсоглашении сошлитесь на этот ЛНА при упоминании о значимых условиях труда.

Укажите продолжительность удаленного режима или о наступлении условий, при которых работник вернется к обычным условиям, например, при отмене требования повышенной готовности в регионе.

В условиях удаленки работодатели либо стремятся контролировать рабочее время, либо, наоборот, не осуществляют никакого контроля. Между тем ТК — ст. 312 п.4 по этому поводу говорит, что режим труда и отдыха определяется сотрудником самостоятельно.

В этом случае целесообразно делегировать непосредственным руководителям определение объемов работы и контроль за их выполнением.

Грамотно оформленный приказ о вводе дистанционного режима работы послужит основанием для дальнейших необходимых действий, например, бухгалтерской отчетности.

Структура приказа:

Как оформлять дистанционных работников. Пошаговая инструкция

Самое главное для работодателя правильно определить, какая работа действительно дистанционная.

Кадровое делопроизводство

Подготовка на соответствие профстандарту

Программа

Дистанционная работа. Термины и определения, плюсы и минусы

Работа считается дистанционной, если одновременно выполняются условия (ст. 312.1 ТК РФ):

Работа выполняется вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.
Для выполнения трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе сеть Интернет.

Дистанционный работник может выполнять свою работу в любом месте, в любой точке земного шара. Работодатель не может ограничивать нахождение работника на какой-либо территории.

Плюсы для работника:

можно выполнять трудовые обязанности в любое удобное время;
можно не быть привязанным к офису или определенной местности;
можно лично не присутствовать при оформлении на работу, а также для дальнейшего взаимодействия с работодателем.

Плюсы для работодателя:

не нужно организовывать рабочее место;
не нужно проводить специальную оценку условий труда, получать разрешение от органов пожарной безопасности и санитарной инспекции.

Минусы для работодателя:

трудно контролировать выполнение работником трудовых обязанностей;
есть сложности с применением дисциплинарных взысканий;
нельзя уволить за прогул.

Однако эти минусы смягчаются грамотным составлением трудового договора и должностной инструкции работника.

Последовательность шагов при оформлении трудовых отношений с дистанционными работниками такая же, как и с обычными сотрудниками, выполняющими свои трудовые обязанности на рабочих местах, но с особенностями. Рассмотрим их.

Шаг 1. Прием дистанционного работника. Предъявление документов

Будущий работник может предъявить документы, обязательные для приема:

лично;
в электронном виде, если трудовой договор заключается путем обмена электронными документами (далее в статье используем формулировку «через ЭДО»).

Работодатель может потребовать предоставить нотариально заверенные копии документов на бумажном носителе, однако в ст. 312.2 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) законодатели не уточнили срок, в течение которого работник обязан выполнить данное требование.

Пакет документов для приема работника стандартный (ст. 65 ТК РФ).

По соглашению сторон сведения о дистанционной работе можно не вносить в трудовую книжку дистанционного работника. Достаточно достичь с ним соглашения одним из способов:

в заявлении, где работник просит не вносить записи о дистанционной работе в трудовую книжку, работодатель ставит резолюцию;
в условии трудового договора о том, что запись о дистанционной работе в трудовую книжку не вносится. Документом, подтверждающим стаж, в этом случае будет трудовой договор.

При заключении трудового договора впервые трудовую книжку дистанционному работнику можно также не оформлять.

Шаг 2. Ознакомление дистанционного работника с локальными нормативными актами

С локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, дистанционного работника можно ознакомить:

лично под роспись;
через ЭДО, если работник не может приехать к работодателю. Потребуется усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника и работодателя. Факт ознакомления с локальными актами работник должен подтвердить, направив электронное уведомление.

Шаг 3. Заключение трудового договора с дистанционным работником

Трудовой договор с работником можно заключить лично или через ЭДО. В трудовом договоре указывают вид работы — дистанционная.

Пример условия о дистанционной работе в трудовом договоре:

«Настоящий трудовой договор заключается для выполнения дистанционной работы».

При выборе содержания трудового договора необходимо ориентироваться на ст. 57 ТК РФ, но учитывать особенности.

Место работы дистанционного работника

Место работы — это обязательное условие трудового договора. Нельзя путать его с указанием рабочего места, т.е. того места, где работник должен исполнять трудовую функцию. Условие о рабочем месте с дистанционным работником в трудовом договоре написать нельзя. Это будет противоречить самому понятию дистанционной работы.

Под местом работы подразумевается расположенная в конкретной местности (населенном пункте) организация, поэтому в трудовом договоре указываются наименование работодателя и название населенного пункта, где он зарегистрирован.

Пример условия о месте работы в трудовом договоре с дистанционным работником:

«Место работы: Общество с ограниченной ответственностью «Альянс» (ООО «Альянс»), г. Москва».

Режим рабочего времени и времени отдыха

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник устанавливает по своему усмотрению, если иное не предусмотрено трудовым договором.

Если работодателю важно пересекаться с дистанционным работником в свое рабочее время, тогда в трудовом договоре необходимо прописать элементы режима: продолжительность рабочей недели, чередование рабочих и нерабочих дней. Продолжительность рабочего дня, время начала и окончания рабочего дня можно определить в диапазонных значениях или через режим гибкого рабочего времени.

В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, которое фактически отработал работник, но особенности учета рабочего времени дистанционных работников в ТК РФ не прописаны.

В случае с дистанционным работником работодатель также использует табель учета рабочего времени.

Его можно заполнять на основании тех сведений, которые работник будет передавать работодателю, например, через хронометраж рабочего времени или программу, которая покажет нахождение работника в сети, т.е. исполняющим свои обязанности.

Самые важные условия трудового договора о дистанционной работе

Эти разделы в договоре необходимо прописать максимально подробно:

порядок и сроки обеспечения дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;
порядок и сроки предоставления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
порядок возмещения дистанционным работникам других, связанных с выполнением дистанционной работы, расходов.

Если работодатель берет на себя расходы по установке программно-технических средств, которые должен использовать работник, то прописывают сроки, когда работодатель обеспечивает работника необходимым оборудованием.
Пример условия о предоставлении работнику программно-технических средств в трудовом договоре:
«Работодатель обязуется предоставить работнику для выполнения его трудовых функций следующее оборудование:

ноутбук _________ (напишите марку и модель ноутбука);
мобильный телефон _________ (укажите марку и модель мобильного телефона), снабженный рабочим номером _________ (укажите номер рабочего телефона);
_________ (напишите иное другое оборудование, которое работодатель будет предоставлять работнику, например принтер, сканер и т.д.).

Работодатель обязуется предоставить работнику следующее программное обеспечение:

программу Контур.Бухгалтерия;
___________________________ (напишите иное другое программное обеспечение, которое работодатель намерен предоставить работнику).

Предоставить работнику оборудование и программное обеспечение, перечисленное в настоящем пункте, работодатель обязуется _______________ (напишите срок, в течение которого соответствующее оборудование следует предоставить). Оборудование и программное обеспечение, перечисленное в настоящем пункте, предоставляется работнику путем _________ (как вариант: доставки по месту проживания работника)».

Также подробно в трудовом договоре прописывается, в какие сроки, по каким каналам связи и с какой периодичностью работник должен выходить на связь с работодателем, в каком формате он должен предоставлять отчетность, порядок документооборота. С дистанционным работником работает одно простое правило: чем подробнее, тем лучше.

Пример условия о предоставлении отчетности работником в трудовом договоре:

«Дистанционный работник предоставляет работодателю ежедневный и еженедельный отчет о проделанной работе. Ежедневный и еженедельный отчеты о проделанной работе предоставляются в электронной форме по электронному адресу _________.

Ежедневный отчет предоставляется в рабочие дни работника в срок не позднее 18:00 по московскому времени.

Еженедельный отчет предоставляется в срок не позднее 17:00 по московскому времени пятницы недели, за которую представляется отчет _____».

Также в трудовой договор необходимо внести условие о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска.

Трудовой договор о дистанционной работе расторгают по инициативе работодателя по основаниям, предусмотренным трудовым договором (ст. 312.5 ТК РФ).

Дистанционного работника невозможно уволить за прогул, т.е. за отсутствие на рабочем месте без уважительных причин, ведь у дистанционного работника нет рабочего места.

Мало кто обращает внимание на не совсем удачную формулировку ст. 312.5 ТК РФ: в ней используется глагол «производится» в повелительном наклонении, т.е. норма императивная. И это значит, что работодатель обязан предусмотреть как условие трудового договора основания для увольнения такого дистанционного работника.

Если трудовой договор о дистанционной работе заключен путем обмена электронными документами, работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.

Шаг 4. Издание приказа о приеме на работу дистанционного работника

Прием на работу дистанционного работника оформляется приказом, имеющим две особенности:

в строке «Условия приема на работу, характер работы» необходимо написать «дистанционная работа»;
если взаимодействие между работником и работодателем осуществляется путем обмена электронными документами с цифровыми подписями, то приказ также направляется в электронном виде и работник должен будет подписать его усиленной квалифицированной электронной подписью.

Шаг 5. Ведение трудовой книжки дистанционного работника

Выше уже было сказано о том, что сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, если достигнуто соглашение сторон. Это условие можно прописать в трудовом договоре.

В других случаях при заполнении трудовой книжки необходимо руководствоваться Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.

2003 №225 и Постановлением Минтруда России «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003 № 69.

В трудовой книжке информация о характере дистанционной работы не пишется.

Шаг 6. Заполнение личной карточки дистанционного работника

На дистанционного работника также заполняется личная карточка по форме Т-2. Каких-либо особенностей, регулирующих порядок ее заполнения, в ТК РФ не предусмотрено.

Унифицированная форма личной карточки подразумевает проставление подписи работника при ее оформлении. В случае принятия на работу дистанционного работника работодателю следует отправить ему оформленную личную карточку в электронной форме. Работник должен подписать ее усиленной квалифицированной электронной подписью и отправить ее обратно работодателю.

При взаимодействии работника и работодателя в электронной форме с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи каждая из сторон (как работник, так и работодатель) обязана направлять уведомление о получении электронного документа. Срок, в течение которого нужно направлять такое уведомление, определяется работником и работодателем в трудовом договоре.

Итак, процедура приема на работу дистанционного работника разобрана пошагово. Однако осталось еще несколько важных нюансов, касающихся трудовых отношений с дистанционным работником. О них и пойдет речь далее.

Передача листка нетрудоспособности дистанционного работника

Как работнику передать листок нетрудоспособности в случае своей болезни? В соответствии со ст. 312.1 ТК РФ для назначения пособия работник направляет листок нетрудоспособности по почте заказным письмом с уведомлением.

Выдача копий документов дистанционному работнику

Если дистанционный работник подает заявление о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, работодатель не позднее 3 рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить ему эти копии:

по почте заказным письмом с уведомлением; или
в форме электронного документа, если это было указано в заявлении.

Увольнение дистанционного работника

При увольнении дистанционного работника приказ о расторжении (прекращении) трудовых отношений может оформляться в форме электронного документа.

В этом случае работодатель в день прекращения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа (распоряжения) на бумажном носителе.

Выводы и рекомендации

Самое главное работодателю правильно определить, какая работа будет действительно дистанционной.

Например, если работодателю важно ограничить территорию выполнения работником трудовой функции, как это часто бывает с региональными представителями, это уже не подпадает под понятие дистанционной работы.
Особое внимание необходимо уделить условиям трудового договора в части обеспечения работника необходимыми программами и детальному описанию должностных обязанностей.
Оформить работника на дистанционную работу путем обмена электронными документами можно только в том случае, когда у него нет возможности приехать к работодателю. Для оформления от работника понадобится усиленная квалифицированная подпись.

В остальном оформление трудовых отношений с дистанционным работником — это обычная кадровая процедура.