Вы открыли свой бизнес, и теперь нужно понять, что такое приемка товара, и как принимать товар в магазине или на складе. Это достаточно непросто, ведь существует масса нюансов.
Главное — знать, какие документы нужны, чтобы оформить приход товара на склад. Их несколько, и они обязательны для корректного ведения учета и защиты ваших прав.
Верно заполненные документы — гарантия, что вы не потеряете деньги и в случае чего защитите свои интересы в суде.
Если вы не позаботились о правильном оформлении приемки товаров, вы не вправе что-то требовать от поставщиков и транспортных компаний и можете понести убытки.
Все документы, которые вам понадобятся, можно скачать в МоемСкладе: у нас есть пустые бланки, заполненные образцы, чтобы проверить себя, и инструкции по оформлению.
Но намного удобнее делать все онлайн. В МоемСкладе вы можете вести учет товаров, оформлять приемки и отгрузки. Не понадобится снова и снова заполнять бумаги от руки, риск ошибки — минимальный. С нашим сервисом легко начать работать: он очень простой, есть удобные видеоинструкции. Зарегистрируйтесь и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно!
Документальное оформление поступления товара
Для того чтобы сотрудник организации имел право получать товар, его надо наделить статусом материально-ответственного лица и закрепить это доверенностью. Тогда он сможет ставить печать в приходной накладной и расписываться в ней. В противном случае документальное оформление поступления товара ляжет полностью на плечи руководителю компании.
Товар можно получить и без печати. Для этого сотруднику, получающему товар, потребуется предъявить поставщику доверенность по форме М-2, выписанную на его имя, и документ, удостоверяющий личность.
Приемка товарно-материальных ценностей в первую очередь регулируется договором поставки. В нем содержатся все данные о товаре и его передаче в собственность. Корректное документальное оформление приемки товаров предполагает использование унифицированных форм первичных документов: начиная с ТОРГ-1 и заканчивая ТОРГ-14. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132.
Не так давно у предпринимателей появилась альтернатива при ведении первички. В октябре 2013 года ФНС России разработала и представила универсальный передаточный документ (УПД).
Его форма содержит обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных учетных документов. По сути УПД — это комбинация товарной накладной и счета-фактуры и их заменяет.
Организации могут применять его либо для расчетов по НДС и в качестве первичного документа, либо только как первичку, например, для подтверждения расходов.
Если вы принимаете товар в магазин или на склад с использованием УПД, то почти все, что написано ниже про комплект документов для приемки, вас не касается. За исключением транспортной накладной. Тем не менее, советуем полностью ознакомиться с текстом статьи, чтобы понять логику процесса приемки товара.
Итак, если вы не ведете приемку при помощи УПД, то главным документом здесь будет являться товарная накладная ТОРГ-12. Если товар везут со склада поставщика на ваш склад, то оформляется товарно-транспортная накладная (ТТН), которая отличается от товарной тем, что в ней есть транспортный раздел.
Эти документы могут быть одновременно приходным документом для получателя товара и расходным — для поставщика. Именно поэтому накладные оформляют в двух экземплярах. Обратите внимание, что в новой форме ТТН отсутствует описание товара — этот блок находится в УПД или в ТОРГ-12.
Поэтому, как говорилось выше, с УПД вам понадобится только транспортная накладная, то есть всего два документа.
Вам привезли товар, с ним все хорошо и на него есть накладная. Теперь нужно проверить, корректно ли она заполнена: проверьте количество, артикулы, название компаний и другую важную информацию. Если с этим все в порядке, то можно ставить печать организации и подпись.
Вторым документом, которым, как правило, сопровождается товар, является счет-фактура. Если вы — плательщик НДС, то вы должны тщательно следить за тем, чтобы эти документы аккуратно собирались для каждого прихода товара на склад. Без счета-фактуры от поставщика вы не сможете зачесть НДС, а значит, будете переплачивать государству.
Этот документ обязаны делать фирмы, платящие НДС. Не делают это те, кто работает по упрощенной системе налогообложения. Печать в таком документе не ставится — достаточно подписи бухгалтера и генерального директора.
При возврате вы должны будете запросить у поставщика корректировку счета-фактуры — ведь НДС будет облагаться только поставленная вам часть товара.
Достаточно часто с товаром и этими документами привозят счет, в котором должна стоять печать организации и подпись руководителя. По закону это является основанием для оплаты вами поставленного товара. На практике же время оплаты обычно регулируется условиями договора, и очень часто именно после оплаты товара поставщику осуществляется поставка.
Недостача товара при приемке. Некачественный товар
Если товар вам привезли, но что-то забыли, то в накладной вычеркиваются те строки, товаров по которым нет. Каждое такое действие подтверждается подписью того, кто принимает товар на складе или в магазине. И не забудьте про корректировку счета-фактуры.
Если товар по качеству отличается от того, что указано в договоре или сопроводительных документах, нужно отказаться от него и составить акт о расхождении по количеству и качеству по форме ТОРГ-2 для отечественных товаров, или по форме ТОРГ-3 — для импортных. Бланк заполняется материально-ответственным лицом в присутствии представителя компании-поставщика, при этом с его согласия можно составить акт и при его отсутствии.
Если вам по каким-то причинам нужно вернуть товар надлежащего качества, требуется оформить бланк накладной ТОРГ-12. Целесообразно письменно зафиксировать согласие поставщика на это.
Например, в виде заключения дополнительного соглашения к договору купли-продажи или отдельного соглашения о возврате товара.
В них указывается количество и стоимость возвращаемых товаров, а также причина возврата.
Как вести приход и расход товара в магазине
Традиционно эти процессы относят к операциям складского учета. МойСклад, облачный сервис для управления торговлей, позволяет не только точно вести приход и расход товара в магазине, но и в целом эффективно управлять компанией.
В считанные минуты вы сможете оформить приход товара на склад, напечатать все необходимые документы прямо из сервиса. После введения номенклатуры в МойСклад остатки товара будут считаться автоматически. Вы также сможете быстро составлять заказы поставщикам, хранить товар на нескольких виртуальных складах, печатать штрих-коды и многое другое.
Договор поставки, что может произойти, если товарная накладная не подписана второй стороной договора
Доказательствами подтверждения передачи товарно-материальных ценностей согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ является товарная накладная, товарно-транспортная накладная, акт приема-передачи и др. Это следует из документа, утвержденного Приказом Министерства финансов РФ от 29.07.1998 г. N 34н. Но товарная накладная может остаться и неподписанной покупателем, и вот как это происходит.
Прежде всего разберемся, как товарная накладная может остаться неподписанной покупателем товара. Это вполне возможно, если товар доставляется до грузоперевозчика, а далее доставка товара происходит через экспедиторскую компанию. Транспортная-экспедиторская компания производит уже непосредственную передачу груза покупателю. Схема выглядит так:
- ваша компания заключает договор поставки, по которому продает товар покупателю;
- принимается заявка от покупателя на определенный товар;
- ваша компания доставляет и передает упакованный товар экспедиторской компании;
- транспортно-экспедиторская компания перевозит груз;
- покупатель получает товар.
В Москве имеются неплохие перевозчики, такие как Деловые линии, Пэк, Автотрейдинг. Но ТН (товарная накладная) и ТТН (товарно-транспортная накладная) они не предоставляют и не подписывают. Договор поставки регулируется ст. 506-516 ГК РФ, а договор транспортной экспедиции ст. 801-806 ГК РФ. Экспедиторскими документами являются:
- поручение экспедитору;
- экспедиторская расписка (ЭР);
- складская расписка.
В этом месте и начинаются главные проблемы для многих организаций. Осознание приходит в момент, когда товар не оплачен. Приходится подавать в суд, который сразу же выявляет проблемы, которые заключаются в неподписанной ТН и разными данными, указанными в товарной накладной и ЭР.
В товарной накладной организации товар указывается в виде наименования, характеристики товара, количества и т.д., а в экспедиторской расписке груз измеряется в местах, кг, и м3.
Доказать без акта приема-передачи, что товар, прописанный в ТН и экспедиторской расписке, является одним и тем же товаром представляется практически невозможным.
Из судебной практики, дело N А40-94635/09-56-511:
Товарная накладная без подписи покупателя — последствия — О налогах
Помощь юристов в спорах по договору поставки: взыскание задолженностей, защита в судах
Ситуация:
Коммерческая организация, торгующая оборудованием, заключила договор поставки. По условиям договора передача товара удостоверяется подписанием сторонами товарной накладной по унифицированной форме ТОРГ-12.
Вручив товар покупателю, перевозчик вместе с сопроводительными документами передал ему два экземпляра товарных накладных, подписанных поставщиком. Покупатель не подписал товарные накладные, не заявил мотивированных претензий к товару и перестал отвечать на звонки поставщика. Оплата товара также полностью произведена не была.
Таким образом, поставщик не имеет на руках товарные накладные, удостоверяющие реализацию товара и не получил оплату за товар.
Вопросы:
- Может ли поставщик обязать покупателя подписать товарные накладные?
- Как в этой ситуации взыскать с покупателя оплату за переданный товар?
Ответ: Поставщик вправе требовать оформления факта приемки товара от поставщика в суде. Отсутствие передаточного документа (товарная накладная, акт) не освобождает покупателя от обязанности оплатить врученный ему товар. В такой ситуации поставщику нужно доказать, что товар находится во владении покупателя или указанного им грузополучателя.
Рекомендации:
- Полностью и качественно заполнять транспортные документы на товар, указывая в накладных реквизиты передаточных документов (номер и дату ТОРГ-12 или акта приема-передачи, сопровождающих груз).
- Если транспортные документы были составлены плохо, собрать документы, удостоверяющие факт нахождения товара во владении покупателя или указанного им грузополучателя. Вступите с ним в переписку, добейтесь ответа от него, что товар у него.
- Направьте всеми доступными Вам способами товарные накладные в адрес покупателя. Заказные ценные письма, курьерские службы и прочие способы, подтверждающие, что Вы требовали от покупателя поставить отметку на товарной накладной.
- Привлеките юриста для подачи иска в суд. Небольшая ошибка, допущенная в ходе подготовки к процессу или в ходе него, может повлечь проигрыш для вас. Суд всегда может критически отнестись к представленным вами доказательствам передачи товара. Важно грамотно доказать обстоятельства вручения товара покупателю.
Обоснование ответа:
Как обязать покупателя подписать ТОРГ-12?
В случаях, когда покупатель в нарушение закона, иных правовых актов или договора купли-продажи не принимает товар или отказывается его принять, продавец вправе потребовать от покупателя принять товар или отказаться от исполнения договора
п. 3 ст. 484 Гражданского кодекса РФ
Покупатель (получатель) обязан совершить все необходимые действия, обеспечивающие принятие товаров, поставленных в соответствии с договором поставки.
п. 1 ст. 513 Гражданского кодекса РФ.
Из указанных норм следует, что поставщик вправе требовать совершения всех необходимых действий в соответствии с договором поставки. Это значит, что в случае, когда передача товара оформляется подписанием ТОРГ-12, и покупатель уклоняется от оформления факта приемки, поставщик может требовать исполнения этого действия через суд.
Аналогичная правовая позиция отражена в судебной практике:
покупатель обязан совершить все необходимые действия, обеспечивающие принятие товаров, поставленных в соответствии с договором поставки.
… установив, что управлением не осуществлены все необходимые действия, обеспечивающие приемку поставленного товара, не сделана отметка о принятии товара, … суды правомерно удовлетворили встречный иск в части возложения на управление обязанности произвести оформление факта приемки товара…
Постановление ФАС Уральского округа от 19.04.2010 г № Ф09-2448/10-С3 по делу № А50-2478/2009.
Как без товарной накладной взыскать стоимость товара?
- Покупатель оплачивает поставляемые товары с соблюдением порядка, предусмотренного договором
- ст. 516 Гражданского кодекса РФ
- Покупатель обязан оплатить товар непосредственно до или после передачи ему продавцом товара, если иное не предусмотрено договором купли-продажи
- ст. 486 Гражданского кодекса РФ
В описанной ситуации, договором поставки было предусмотрено, что оплата товара осуществляется в течение 10 дней после подписания товарной накладной. Однако это не означает, что уклонение покупателя от оформления факта приемки товара освобождает его от оплаты товара.
Покупателю для взыскания оплаты за поставленный товар, необходимо доказать факт его передачи. Для этих целей подойдут товарно-транспортные накладные или транспортные накладные.
Такие документы, если они правильно составлены, должны содержать ссылку на товарную накладную. Так транспортный раздел ТТН формы 1-Т в таблице «сведения о грузе» подразумевает указание реквизитов документов, сопровождающих груз.
Если товарная накладная передается вместе с грузом, необходимо внести его реквизиты в этот раздел ТТН.
Если же транспортные документы были составлены некачественно, доказать факт передачи товара покупателю можно и другими способами. Например, подойдет претензионная переписка, удостоверяющая факт получения товара покупателем.
На правильность такого подхода указывает сложившаяся судебная практика:
Источник: https://verdicto.ru/biblioteka/spory-iz-dogovora-postavki/pokupatel-ne-podpisyvaet-torg-12—chto-delat-postavshiku.html
Товарная накладная обязательные подписи
Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.
При этом ни одним нормативным документом, в том числе и Указаниями, не разъясняется порядок заполнения реквизитов формы ТОРГ-12, предусматривающей со стороны покупателя две подписи: «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель».Как указано в постановлении Президиума ВАС РФ от 18.10.
2005 N 4047/05, данные первичных документов, составляемых при совершении хозяйственной операции, в том числе о лицах, осуществивших операции по отправке, перевозке и приему груза, должны соответствовать фактическим обстоятельствам.Согласно п. 1 ст.
То есть в данных строках должна содержаться информация о лице, которое фактически получило товар.
Например, если грузополучатель поручает третьему лицу получить (доставить) товар, то в графе «Груз принял» должно быть указано лицо, которому грузополучателем поручено на основании доверенности принять товарно-материальные ценности.
В случае, когда по договору поставки доставка осуществляется силами поставщика, а приемка-передача товара производится на территории покупателя, то ответственное лицо покупателя при получении товара может поставить свою подпись в графе «Груз принял» наряду с подписью в графе «Груз получил грузополучатель» формы ТОРГ-12.
Для чего нужна товарная накладная торг-12, правила ее оформления
Чтобы подписать такой документ, используется не простая, а электронная подпись. Электронный документ подписывается с одной стороны покупателем, а с другой – продавцом.
Как ее заполнять? Пошаговый порядок Товарная накладная – это унифицированный документ, который регламентирует продажу на сторону товарно-материальных ценностей.
Поэтому в нем обязательно должны указываться сведения о наименовании товара, количестве, продажной цене, а также итоговой стоимости и налоге на добавленную стоимость. ТОРГ-12 непременно должна иметь реквизиты и стороны-покупателя, и стороны-продавца.
В ней предусмотрено место для штампа, а также должны присутствовать все необходимые подписи. В тот же момент, когда составляется и оформляется накладная, продавец обязан выписать еще один важный документ на отпуск товаров – счет-фактуру.
Товарная накладная
Внимание
К обязательным реквизитам относятся:
- наименование организации, которая составляет документ;
- название документа;
- число, которое соответствует дате составления;
- наименование хозяйственной операции;
- в каких единицах измерения происходит реализация;
- наименование должностей лиц, которые совершают действие по продаже;
- подписи лиц, ответственных за процесс реализации.
Данный документ является унифицированным, а значит, предъявляются особые требования к его заполнению. Если он заполнен неверно, с ошибками, то право на обоснование списания ТМЦ пропадает. Также его нельзя будет использовать в качестве обоснования расходов в налоговом учете.
В самом верхнем разделе бланка прописывается информация о той организации, которая осуществляет отгрузку товаров.
Важно
Ведь у продавца нет доказательств получения товаров покупателем (а товарная накладная без подписи покупателя таким доказательством не является), а значит, он не сможет подтвердить исполнение своих договорных обязательств. Этим и может воспользоваться нечистоплотный покупатель. Во-первых, он может отказаться от оплаты товара, и продавец не сможет взыскать долг даже через суд.
Ведь доказательств поставки у него не будет. И даже если исполнение обязательства по оплате товара было обеспечено банковской гарантией, получить деньги с банка по этой же причине не удастся.
Во-вторых, если товар был оплачен авансом, то покупатель может потребовать возврата денег, а также уплаты неустойки или процентов за пользование чужими денежными средствами ст.394, ст.395, ст.1107, ст.1102 ГК РФ.
В этой ситуации покупатель может потребовать и повторной поставки товара.
Вопрос.
Товарная накладная торг-12
4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организаций» (ПБУ 1/2008), утвержденного приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н).
Вопрос. У меня возник вопрос: а вообще обязательна ли подпись покупателя на экземпляре товарной накладной, остающемся у продавца? А. К.
- : Товарная накладная — это первичный учетный документ, применяемый для оформления продажи товарно-материальных ценностей.
- Она составляется в двух экземплярах: один остается у продавца и является основанием для списания товаров, второй передается покупателю и служит основанием для принятия товаров на учет.
При этом унифицированная форма товарной накладной ТОРГ-12 содержит такой реквизит, как личная подпись лица, принявшего товар. Подпись покупателя не относится к обязательным реквизитам того экземпляра накладной, который остается у продавца. Ведь ни один нормативный документ не требует от продавца передавать свой экземпляр накладной покупателю на подпись.
Главное, чтобы он содержал личные подписи должностных лиц продавца, ответственных за отгрузку и списание товара. Отсутствие подписи покупателя на экземпляре накладной, остающемся у продавца, не может являться препятствием для отражения им в бухгалтерском и налоговом учете списания товара и признания выручки. А значит, и основанием для претензий со стороны контролирующих органов.
Подпись покупателя должна быть лишь на его собственном экземпляре товарной накладной, поскольку на основании этой накладной он приходует товары и учитывает расходы на их приобретение. Вопрос. То есть отсутствие подписи покупателя в накладной не влечет для продавца никаких негативных последствий? А. К.: С точки зрения налогообложения и бухгалтерского учета негативных последствий не будет.
Бумажная ТОРГ-12 подписывается пятью подписями:
- Расписывается покупатель в графе «груз получил». Здесь имеет право расписываться только уполномоченное на это лицо от покупателя. Представитель может быть занесен в доверенность либо иметь право на это на основании Устава.
- Строку «груз принял» заполняет то материально-ответственное лицо, которое непосредственно и принимает этот груз. Таким лицом может быть как представитель того, кто приобретает, так и перевозчик от сторонней организации. При этом, если товар принимается самим руководителям, доверенность не нужна, и соответствующее поле остается пустым.
- Со стороны продавца расписывается три сотрудника: бухгалтер, руководитель и тот человек, который напрямую ответственен за отгрузку. Как правило, если организация крупная, подпись ставится одним сотрудником.
И в последней графе проставляется стоимость товара с учетом НДС.
- В поле Итого проставляется суммарный итог от всех строк, соответствующих товарам.
Обязательно необходимо, чтобы каждое из полей в накладной было заполнено. Даже если значение не предусмотрено, то ставится прочерк. Как приложение (о котором указывается в поле «Товарная накладная имеет приложение на…») к ТОРГ-12 может выступать товарно-транспортная накладная.
Подробный процесс формирования документа в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео: Исправления в документе На основании законов РФ, если в ТОРГ-12 обнаружены ошибки, исправления должны производиться в обоих экземплярах. При этом в них делаются вычерки, заверяемые подписями и стороной продавца, и стороной покупателя.
Возле подписи обязательно должна проставляться дата, соответствующая числу, месяцу и году внесения изменений.
Источник: http://vip-real-estate.ru/2018/05/05/tovarnaya-nakladnaya-obyazatelnye-podpisi/
Товарная накладная или акт приема передачи?
Все первичные документы должны быть составлены при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания (ч. 3 статьи 9 Закона от 6.12.2011 № 402-ФЗ).
В рассматриваемом случае составление товарной накладной и акта приема-передачи удостоверяют по сути одну и ту же хозяйственную операцию – реализацию имущества (переход права собственности на него от продавца к покупателю).
В связи с этим дата составления указанных документов должна совпадать.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» vip-версия
1. Ситуация: Какие составлять первичные документы
Каждый факт хозяйственной жизни должен быть подтвержден первичным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Формы первичных документов утверждает руководитель организации по представлению лица, на которое возложено ведение бухучета (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Первичный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).*
Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
2. Ситуация: Как оформить товарную накладную при продаже товаров оптом
Товарная накладная заполняется всеми организациями-продавцами при оформлении продажи (отпуска) товаров сторонней организации. Она является первичным документом, удостоверяющим переход права собственности на товар от продавца к покупателю (если в договоре не указан особый порядок).
* Форму товарной накладной должен утвердить руководитель организации (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). При этом накладная должна содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
В качестве образца можно использовать унифицированную форму № ТОРГ-12.
Составьте товарную накладную в двух экземплярах. На основании первого экземпляра спишите проданный товар, второй экземпляр передайте покупателю.
Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга
Акт приема-передачи товара – один из тех документов, которые многие считают не обязательным к заполнению. Мол, достаточно и товарной накладной. Однако в некоторых случаях этот акт просто необходим.
В частности, он удостоверяет соблюдение правил приемки товаров, служит надлежащим подтверждением поставки товара, и т.д. Поэтому наличие данного документа обязательно!
Что это за документ
Этот акт в общем виде является перечнем товаров, которые передаются покупателю и им принимаются. Как правило, в документе заявляют:
- полный перечень товаров, которые передаются заказчику;
- указание об их качестве и количестве;
- указание о наличии расхождений;
- стоимостные показатели – цена единицы, общая стоимость поставки, и т.д.
Однако цель этого документа – подтверждение факта приемки-передачи товаров надлежащего качества и соблюдения всей процедуры передачи товаров и их приема. Последнее особенно важно тем, что является доказательством отсутствия нарушений в процессе приема товаров. Иными словами:
- товары были осмотрены и принимались в присутствии представителя поставщика;
- было удостоверено отсутствие расхождений по качеству принятых товаров;
- претензий к поставщику, к покупателю-посреднику или к экспедитору, доставившему товар, не имеется;
- поставка товаров была осуществлена без нарушений.
Если же приемосдаточный акт будет считаться формальностью, то его подписание «не глядя» способно стать доказательством надлежаще выполненной приемки товаров и принятие их в той комплектности и того качества, какие указаны в акте, даже если такая приемка и не производилась. Об этом свидетельствует судебная практика.
А значит, предъявить впоследствии претензии по обнаруженному браку, недопоставке и прочим проблемам к поставщику или к транспортной компании будет невозможно, даже через суд!
В каких случаях он необходим, а когда можно обойтись и без него
Как правило, акт приема-передачи составляется при поставке товаров:
По договору транспортной экспедиции
В этом случае акт о приемке и передаче товаров составляет поставщик, подписывает изначально поставщик и экспедитор.
Документ подтверждает факт принятия экспедитором товаров определенного качества и количества и их перемещения к покупателю – заказчику экспедиторских услуг, а также факт отсутствия у покупателя претензий по качеству и количеству товаров и исполнения экспедитором всех обязательств по договору.
По договору комиссии
Это когда одна из сторон (комиссионер) действует в интересах другой стороны (комитента), выполняя ее поручения за вознаграждение. В этом случае комиссионер, первоначально покупая от своего имени товар, предназначенный для комитента, но за счет комитента, принимает его по товарной накладной.
Но при окончательной передаче активов уже комитенту потребуется акт приема–передачи товаров, который составляется либо комиссионером, как посредником, и подтверждает выполнение в надлежащем виде поручения комитента, либо комитентом — при непосредственной приемке товаров.
О необходимости составления приемо-сдаточного документа по сделке говорит и Гражданский Кодекс РФ (статья 1000).
В частности, он указывает об обязательстве комитента принять и осмотреть имущество, приобретенное комиссионером для него.
И в случае обнаружения каких-либо претензий к этому имуществу комитент должен известить комиссионера. Оповещение производится в письменной форме, например, в виде акта!
По договору складского хранения
А если товар принимается по обычному договору поставки? Без посредников со стороны покупателя или поставщика? И в присутствии непосредственного представителя поставщика? В этом случае можно обойтись и товарной накладной (формы ТОРГ-12), но если нет никаких расхождений по качеству и комплектности товара.
Но акт приемки не помешает и в этом случае: в данном документе отражается информация об условиях, в которых производилась приемка и передача купленных активов, и об участниках процедуры приемки. А ведь ТОРГ-12 лишь подтверждает отпуск товара со склада поставщика и его поступление на склад покупателя.
Составление акта приема-передачи товара
Варианты форм
У предприятия есть два варианта составления Акта.
Использование унифицированной формы
Подтверждение факта приемки товаров товарными накладными
По общему правилу гражданского законодательства (ст.458 Гражданского кодекса РФ) право собственности на товар переходит от продавца в момент передачи покупателю или другому уполномоченному лицу.
Факт передачи можно фиксировать различными документами, поскольку не установлено законом специальных видов и форм документов. Такими документами могут быть: акт, расписка, товарная накладная, товарно-транспортная накладная, инвентаризационная опись, квитанции о приемке грузов к перевозке и другие документы.
Доказательством сдачи-приемки товаров можно считать письменные документы на бумажном носителе указанные выше, содержащий наименование, количество и цену передаваемого груза, другие обязательные реквизиты, а также полномочия ответственных лиц продавца и покупателя и личные подписи указанных лиц с расшифровкой.
Для целей бухгалтерского учета, на практике, документально факт приема и факт сдачи товара от покупателя продавцу оформляется товарными накладными (форма №ТОРГ-12) или товарно-транспортными накладными (ТТН) если используется сторонний перевозчик. Хотя, существует мнение налоговых чиновников, что для целей фиксации приемки должен использоваться другой документ – акт приемки, унифицированная форма №ТОРГ-1.
Товарная накладная – форма №ТОРГ-12, является первичным учетным документом для списания с учета, а у покупателя служит основанием для принятия товара на учет. Иными словами, у торговых организаций товарная накладная может выступать как расходным документом, так и приходным.
Юридическую силу первичный учетный документ приобретает с момента его правильного оформления всех его реквизитов и подписания уполномоченными лицами.
При возникновении задержки с оплатой полученного товара продавец может взыскать плату в судебном порядке. В суде покупатель должен будет доказать факт передачи товара. В качестве доказательств передачи товара суды учитывают в основном накладную по форме №ТОРГ-12 с подписью уполномоченного лица и печатью покупателя.
Пока суды становятся на сторону налогоплательщиков, использующих форму №ТОРГ-12.
Эксперты рекомендуют зафиксировать в учетной политике организации форму №ТОРГ-12 для фиксации факта передачи товара, поскольку в этом случае налоговики не смогут предъявить претензий.
Обратите вниманиеДля признания накладных надлежаще оформленными необходимо, чтобы они были скреплены печатью получателя и подписаны лицом, уполномоченным на получение товара в порядке статьи 185 Гражданского кодекса РФ.
В судебно-арбитражной практике имеются различные позиции по отношению признания достоверным доказательством передачи товара накладной, которая подписана неуполномоченным работником покупателя, но имеет оттиск печати последнего.
1-я Позиция судов. Товарная накладная, которая подписана работником покупателя, не имеющим соответствующей доверенности, но имеет оттиск печати покупателя, является достаточным и достоверным доказательством передачи, если полномочия работников следовали из ситуации передачи товара.
Если от лица покупателя документы о приемке товара подписал работник покупателя, исходя из его полномочий по трудовому договору (кладовщик, заведующий складом, и т.д.) с учетом обстоятельств передачи, то такой документ может быть признан судом, как одобрение сделки покупателем (абзац 2 пункта 1 статьи 182 ГК РФ).
2-я Позиция судов. Товарная накладная, подписанная работником покупателя без доверенности, но имеющая оттиск печати покупателя, не является достоверным доказательством передачи товара, при отсутствии заключенного единого договора купли-продажи.
Закон (ст.160 ГК РФ) определяет заключение сделки и прием товара с волеизъявлением лица, наделённого полномочиями действовать от имени покупателя.
Если имеется товарная накладная, подписанная лицом, должностное положение которого и полномочия, действовать от имени юридического лица, документально не подтверждены доверенностью, но заверенная оттиском печати покупателя, то такая товарная накладная не является достаточным доказательством в подтверждение передачи товара и заключения разовой сделки купли-продажи.
Товарная накладная, с оттиском факсимиле вместо живой подписи руководителя покупателя, может быть признана судом достоверным доказательством передачи товара, только если возможность использования факсимиле стороны заранее предусмотрели в договоре поставки. Без договора такая товарная накладная не подтвердит факт заключения сделки купли-продажи и передачи товаров.
Обратите вниманиеТоварные накладные без подписи, без указания инициалов и фамилии подписавшего лица, без оттиска фирменной печати, равно не являются доказательствами передачи товара покупателю.
Накладные, оформленные не по форме, предусмотренной договором, не подтверждают передачу товара покупателю. Если в договоре стороны указали, что передача товара оформляется товарными накладными по форме №ТОРГ-12, то накладные в другой форме уже не могут быть доказательствами передачи товара.
Однако, факт передачи может быть установлен судом на основании совокупности доказательств (переписки сторон, актов сверки, инвентаризационных описей, счетов-фактур, свидетельских показаний), подтверждающей получение товара.
Таким образом, допустимым доказательством, подтверждающим факт получения покупателем товара, будет являться товарная накладная, с подписью полномочного лица покупателя (генерального директора, работника уполномоченного на прием товара, иного лица по доверенности на получение ТМЦ, выданной в бухгалтерии) о получении товара и оттиском фирменной печати покупателя.
Оставьте заявку и наши специалисты свяжутся с вами
Как не запутаться в товарной накладной? Кто подписывает графы «груз принял», «груз получил» и другие?
По общему правилу гражданского законодательства переход права собственности на товар происходит в момент его передачи продавцом покупателю или его уполномоченному лицу.
Для целей бухгалтерского учета такой факт должен быть отражен первичным учетным документом. Самым частым случаем при продаже товара одним субъектом хозяйственной деятельности другому является использование товарной накладной. Рассмотрим, кто и где должен расписываться в данном документе.
Показать содержание
Обязательно ли подписывать ТОРГ-12?
- В соответствии с законом о бухгалтерском учете подписание товарной накладной уполномоченными представителями сторон является обязательным.
- Без подписей, при необходимости заверенных печатями, товарная накладная не может быть принята к учету, также её невозможно использовать в суде в качестве подтверждающего документа.
- Что такое товарная накладная ТОРГ-12 и для чего нужна эта форма, читайте тут, а из этой статьи вы узнаете о том, как правильно заполнять товарную накладную.
Проставление подписей
Сколько всего подписей должно быть в документе ТОРГ-12? По общему правилу товарную накладную должны подписать пять человек: три со стороны отправителя товара и два – со стороны получателя.
Кто и где их должен ставить?
Со стороны отправителя груза накладную подписывают:
- В графе «Отпуск груза разрешил» — индивидуальный предприниматель лично или лицо, имеющее право без доверенности действовать от имени юридического лица (как правило, это руководитель организации).
- В графе «Главный (старший) бухгалтер» — лицо, занимающее соответствующую должность или на которое возложены такие обязанности приказом работодателя.
Старший бухгалтер имеет право подписи только при отсутствии главного бухгалтера, когда обязанность по ведению бухгалтерского учета руководитель или предприниматель возложили на себя.
При отсутствии в организации главного или старшего бухгалтера подпись в данной графе не ставится.
- В графе ТОРГ-12 «Отпуск груза произвел» — лицо, непосредственно передающее товар представителю получателя. Как правило, это работник склада, курьер или водитель, доставившие груз по месту нахождения получателя.
Со стороны получателя подписи ставят:
- В графе «Груз принял» — лицо, непосредственно получившее товар от представителя продавца. Это могут быть, например, работники склада или отдела материально-технического снабжения.
- В графе «Груз получил грузополучатель» — руководитель организации или индивидуальный предприниматель.
При подписании товарной накладной в каждой графе должны содержаться:
- Должность лица, подписывающего документ. Наименование должности должно соответствовать штатному расписанию и приказу о приеме лица на работу.
- Подпись.
- Расшифровка подписи с указанием фамилии и инициалов.
Можно ли использовать факсимиле?
Использование факсимиле в товарной накладной не допускается. В таком случае она считается неподписанной и не может быть принята к учету.
Особенности для электронного документа
Между отправителем и получателем товара может быть организован электронный документооборот при наличии совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки документов, подписанных электронной цифровой подписью.
Электронный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе, только если он подписан квалифицированной электронной подписью. Это означает, что такая подпись должна быть получена на всех лиц, подписывающих накладную в форме электронного документа.
Об особенностях оформления товарной накладной в электронном варианте и по форме ТОРГ-12, читайте здесь.
Действия по доверенности
При наличии доверенностей на подписание ТОРГ-12 количество подписей можно сократить: до двух — со стороны отправителя и одной — со стороны получателя. Обычно отправитель товара выдает доверенность на право подписи от имени бухгалтера и того, кто разрешил отгрузку, лицу, непосредственного отгружающему товар, а получатель – лицу, принимающему товар.
Оформление доверенности
Правом выдачи доверенности располагают только руководитель организации или предприниматель лично. Выдача доверенности другими лицами допустима только тогда, когда они сами получили право совершать такие действия с возможностью передоверить их третьим лицам.
В доверенности от имени юридического лица указываются:
- название документа;
- номер по внутреннему документообороту (при необходимости);
- место выдачи;
- дата выдачи (число и месяц указываются прописью);
- полное наименование и реквизиты (ОГРН, ИНН, КПП, адрес места нахождения);
- должность, фамилия, имя и отчество выдающего доверенность, документ, подтверждающий его полномочия;
- сведения о доверенном лице (фамилия, имя и отчество, данные паспорта или иного удостоверения личности, место постоянной регистрации);
- перечень действий, которые доверенное лицо имеет право совершать от имени доверителя, в том числе какие документы он может подписывать;
- срок действия (максимальный срок действия доверенности не предусмотрен, если срок не указан, она действительна один год);
- право передоверия полномочий или запрет на него;
- удостоверение подписи доверенного лица;
- должность, подпись, фамилия и инициалы выдавшего доверенность.
Индивидуальные предприниматели вместо сведений об организации и лице, выдающем доверенность, указывают свой статус, полные фамилию, имя и отчество и реквизиты (ОГРНИП, ИНН, адрес постоянной регистрации).
Доверенность необходимо заверить печатью, если организация или предприниматель их используют.
Получатели товара для упрощения документооборота могут использовать унифицированные формы М-2 и М-2а. Это разовые доверенности, в которых отражается дата выдачи, номер счета, перечень конкретных материальных ценностей и их количество, которые доверенное лицо должно получить у конкретного поставщика по указанному в них договору или счету.
При предоставлении поставщику оригинала такой доверенности, подпись руководителя организации или доверенного лица в накладной может не проставляться, так как она содержит все необходимые подписи и реквизиты.
Особенности заполнения ТН
При получении товара по доверенности в товарную накладную вносятся сведения о выданной доверенности (номер и дата), выдавшей её организации и доверенном лице. Название организации может быть приведено в краткой форме.
О доверенном лице указываются следующие сведения:
- должность;
- фамилия;
- инициалы;
- данные паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- адрес постоянной регистрации.
При получении им доверенности по форме М-2 или М-2а, оригинал которой передается отправителю товара, достаточно указать должность, фамилию и инициалы.
Приказ на уполномоченное лицо
Приказ может быть издан только в отношении работников, подписавших трудовой договор. Его можно составить в произвольной форме, если образец не утвержден локальными нормативными актами.
Такой приказ должен содержать указания на сотрудника, которому предоставляется право подписи документов, и какие именно документы он получает право подписывать. Перечень документов можно детализировать либо указать их основные признаки, например, первичные документы бухгалтерского учета.
Подписание накладной только на основании приказа не допускается, в этом случае она считается недействительной.
Уклонение покупателя от оформления факта приемки
На практике нередко возникают случаи, когда после получения товара покупатель уклоняется от оформления факта приемки. Что делать, если покупатель не подписывает накладную? В данном случае поставщик имеет право требовать оформления факта приемки в судебном порядке.
В суде будет необходимо доказать, что товар находится во владении покупателя или указанного им грузополучателя. В качестве доказательства могут быть привлечены:
- транспортные и почтовые документы, подтверждающие доставку товара по указанному покупателем адресу;
- транспортные и почтовые документы, подтверждающие отправку товарных накладных грузополучателю и требование вернуть документы с его подписью;
- акты сверок;
- переписка с покупателем и указанным им грузополучателем, в том числе претензионная по факту уклонения от подписания товарной накладной.
Перед подачей жалобы в суд также необходимо направить грузополучателю требование в случае неуплаты вернуть полученный товар в исходном виде, возместить расходы на его транспортировку или предъявить обоснованные претензии по качеству товара.
При отказе грузополучателя от подписания накладной в ней делается отметка об этом. Накладная, подписанная одной стороной, может быть признана судом недействительной только, если мотивы отказа второй стороны признаны им обоснованными. Если грузополучатель необоснованно отказывается оформить принятие товара и оплатить его, суд обяжет его это сделать.
Совсем другая ситуация возникает, если отказ в приемке товара возникает по объективным причинам. Тогда получатель должен составить акт об отказе принять товар и направить его поставщику вместе с полученным товаром и поступившими документами.
Составление акта об отказе
Отказ в приеме товара может вынести только комиссия, состав которой утверждается организацией-грузополучателем. Численный состав комиссии – не менее трех человек.
Акт содержит следующие обязательные реквизиты:
- название документа;
- дата составления;
- место составления;
- сведения о составе комиссии с указанием должностей, фамилий и инициалов;
- указание на выявленные несоответствия с техническим заданием или договором поставки, а также установленными нормативно-правовыми актами требованиями к качеству;
- решение комиссии об отказе в приеме товара (с указанием товарной накладной, на основании которой поступил товар) и его возврате поставщику;
- подписи членов комиссии.
Скачать бланк акта об отказе в приеме товара
В правильном оформлении учетных документов, подтверждающих передачу товара, заинтересованы обе стороны. Это поможет им избежать лишних трудозатрат не только при взаимоотношениях друг с другом, но и с контролирующими органами, а также в суде.
Чем отличается товарная накладная от акта приема передачи. Накладная составлена не по унифицированной форме
Гусарова Юлия Образец заполнения бланка акта приема-передачи товара скачивайте и заполняйте с помощью сервиса «Моё дело».
Акт приёма-передачи товара — документ, подтверждающий факт передачи товара от одного лица другому. Например, если товар хранится не на собственном складе, а передаётся на хранение по договору, то факт передачи подтверждается актом.
При передаче товаров могут составляться различные бланки, но правильнее использовать унифицированные формы, если они существуют.
Несмотря на то что статья 252 Налогового кодекса не требует принимать только унифицированные формы накладных, утверждённый бланк поможет избежать вопросов со стороны инспекции и претензий по поводу учёта приобретённого и переданного товара.
Форма № ТОРГ-12 — унифицированная форма товарной накладной , применяемая для оформления отпуска (продажи) товарных или материальных ценностей покупателю. Заменять её актом приёма-передачи товаров при продaже нежелательно. Но если всё-таки по каким-либо причинам накладная не составлена, обязательно нужно оформить акт.
Акт приёма-передачи товаров (как и накладная ТОРГ-12) составляется в двух экземплярах, один из которых остаётся у поставщика и является основанием для списания товарно-материальных ценностей. Второй передается покупателю.
Обязательные реквизиты, которые должны быть в каждом первичном учётном документе, перечислены в статье 9 Федерального закона о бухучёте от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Кроме того, при заполнении ТОРГ-12 есть определённые требования, их также следует учесть, если вам потребуется оформить акт приёма-передачи товаров:
- дата составления акта должна совпадать с датой передачи товара покупателю;
- все цены необходимо вносить в рублях. Бухгалтерский учёт на территории России ведётся в российской валюте;
- если в акте приёма-передачи товар учитывается в штуках, то реквизиты, выраженные в весовых показателях, например, массу нетто товара, заполнять не нужно.
Можно ли использовать накладную вместо акта приёма-передачи товара?
Накладная содержит все необходимые реквизиты контрагентов и удостоверяет передачу товара подписями и печатями обеих сторон. Поэтому допускается оформление или накладной, или акта приёма-передачи товара.
Но, как указано выше, при продаже товаров приоритет отдаётся товарной накладной ТОРГ-12. В иных случаях, например при передаче товара по договору комиссии или договору хранения, можно воспользоваться бланком акта.
Можно ли вместо договора оформить акт приёма-передачи товара?
Делать это нежелательно. Акт приёма-передачи не сможет заменить договор, так как в нём не прописываются дополнительные условия о сроках оплаты, форс-мажорных обстоятельствах и т. д. По своей сути, акт подтверждает исполнение ранее заключённого договора.
- Можно ли привлечь к ответственности учредителя доверительного управления?
- Может ли лицо, которому закон запрещает участвовать в коммерческих организациях, передать долю в ООО в доверительное управление?
- Суд общей юрисдикции оставил иск без рассмотрения, поскольку истцом не соблюден досудебный порядок. Апелляция удовлетворила частную жалобу из-за процессуальных нарушений. Что будет с делом?
- Один участник ООО передал второму участнику долю в доверительное управление. Как внести в ЕГРЮЛ сведения об этом?
- Можно ли обжаловать «отказное определение» в порядке надзора?
Вопрос
Обязательно ли делать акт приема-передачи товара к договору поставки товара, или же достаточно сторонам подписать товарную накладную по форме ТОРГ-12? Подтверждением факта передачи товара по договору является подписание между Покупателем и Поставщиком или их уполномоченными представителями товарной накладной по форме ТОРГ-12?».
Ответ
Акт приема-передачи товара подписывать не обязательно, если надлежащим образом оформлена товарная накладная ТОРГ-12. Доказательством факта поставки может служить только документы первичной бухгалтерии, исходя из того, что любая хозяйственная операция требует надлежащего документального оформления (ч. ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ«О бухгалтерском учете»).