Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Время чтения: 3 минут(ы)

• Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя регулирует трудовые взаимоотношения работодателя и сотрудника, четко определяя права, обязанности и зону ответственности последнего.
• В этой статье мы поговорим о том, как правильно составить документ, а также какие положения следует в нем прописать.
• 

Как составить: общие положения

Первый раздел инструкции имеет название «Общие положения». В данной части документа традиционно прописываются основные условия работы и квалификационные требования к кандидатам.

Секретарь-делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

Работник приступает к исполнению своих обязанностей и освобождается от них по приказу генерального директора предприятия. При этом непосредственными руководителями сотрудника могут являться следующие должностные лица: начальник документационного обеспечения, генеральный директор, заведующий канцелярией.

Если исполнитель отсутствует на своем рабочем месте (по семейным обстоятельствам, болезни, отпуску и т.д.), то его права и обязанности переходят к другому сотруднику, назначенному по приказу директора.

Для работы на данной должности необходимо:

• иметь средне-специальное образование;
• знать делопроизводство;
• иметь стаж работы на подобной должности от 6 месяцев и больше;
• знать Microsoft Office.

Делопроизводитель должен руководствоваться в своей работе:

• законодательством РФ;
• действующей должностной инструкцией;
• уставом компании;
• внутренним трудовым распорядком и правилами организации;
• руководящими материалами и документами;
• приказами и распоряжениями руководства.

Каждый пункт данного раздела необходимо составлять в соответствии с правилами, особенностями и принципами компании.

Должностные обязанности: на что имеет право секретарь-делопроизводитель и его ответственность

Во втором разделе необходимо указать должностные обязанности сотрудника — список ежедневных, еженедельных и ежемесячных задач делопроизводителя.

Основные трудовые функции секретаря с обязанностями делопроизводителя:

• регистрировать и принимать посетителей, направлять их к соответствующим сотрудникам организации;
• создавать необходимые бланки документов;
• вести регистрационные карточки сотрудников и учет необходимых документов;
• выдавать необходимые справки;
• создавать быстрый и удобный поиск в архиве;
• составлять описи оконченных дел и передавать их в архив;
• принимать и проверять документы на подпись директора;
• следить за сохранностью документации;
• выполнять приказы и распоряжения вышестоящих должностных лиц.

«Права» — третий раздел данной инструкции. Здесь необходимо составить перечень прав, которые предоставляются сотруднику для качественного выполнения своих обязанностей. Как правило, делопроизводитель может:

• знакомится с документами, имеющими отношение к его непосредственной работе;
• предлагать способы улучшения условий труда и новых методов мотивации;
• запрашивать у руководства необходимые сведения и документы для сотрудников и руководителей подразделений;
• требовать у непосредственного руководства оказания содействия в работе.

Следующий раздел – «Ответственность». В нем прописывается зона ответственности секретаря, в том числе:

• некачественное исполнение своих обязанностей;
• несоблюдение положений должностной инструкции;
• несоблюдение приказов и распоряжений руководства;
• разглашение конфиденциальной информации или коммерческой тайны;
• нарушение внутренних правил, устава компании и техники безопасности;
• причинение материального ущерба предприятию.

Образцы должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Типовая инструкция

С примером типовой инструкции вы можете ознакомиться здесь: https://yadi.sk/i/u_VZ3iYW3U6cak

В школе

В средних образовательных учреждениях действуют инструкции следующего типа: https://yadi.sk/i/-63FV6oh3U6civ

В доу

Чтобы найти пример документа для сотрудника детского сада, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/42r2mMxW3U6cuM

В администрации

Образец инструкции для секретаря-делопроизводителя в администрации: https://yadi.sk/i/rnf0U5KY3U6d6k

В заключение хотелось бы отметить, что некоторые работодатели не составляют должностных инструкций для своих подчиненных — они указывают в трудовом договоре функции сотрудника, игнорируя пункты о трудовых функциях, правах и ответственности.

Это не запрещено законом РФ, но менее эффективно, ведь такой трудовой договор не будет включать в себя список конкретных действий, выполняемых сотрудником на данной должности.

Для продуктивной работы подчиненных специалисты настоятельно рекомендуют составлять и трудовой договор, и должностную инструкцию.

Должностные инструкции секретаря-делопроизводителя

Должностная инструкция представляет собой внутренний документ, который устанавливает права, обязанности и ответственность сотрудника.

Согласно Трудовому Кодексу РФ должностная инструкция не считается обязательным для составления документом, но как кадровый документ с четко прописанными правилами, полезен как работнику, так и самому работодателю.

Должностные инструкции необходимы для:

• распределения труда между персоналом предприятия;
• повышения ответственности работника за вверенный ему участок работы;
• при решении спорных вопросов между работником и администрацией.

Хорошо организованное функционирование предприятия основано на точном выполнении всеми сотрудниками требований должностных инструкций, где грамотно и четко определены и разграничены обязанности исполнителей на каждом отдельном участке.

Виды должностных инструкций

Должностные инструкции подразделяются на:

Поскольку четкая форма инструкции не оговорена нормативными актами, разработчик сам решает, какой формат будет иметь этот документ.

Должностная инструкция может представлять собой одиночный документ, а также может являться приложением к другому документу, например, трудовому договору.

Оформление документа

Должностная инструкция, как официальный кадровый документ, должна подчиняться требованиям ГОСТа и содержать определенные реквизиты, такие как:

1. Наименование организации;
2. Вид документа;
3. Номер, дата;
4. Утверждение, согласование;
5. Основной текст;
6. Подписи составителей, визы ознакомления.

Должностную инструкцию разрабатывает начальник структурного подразделения, затем она визируется юридическим отделом (юристом), кадровой службой и/или начальниками иных служб и отделов, с которыми будет взаимодействовать делопроизводитель при работе.

Утверждается должностная инструкция начальником предприятия или его заместителем, курирующим данное подразделение.

Секретарь-делопроизводитель

Профессия секретаря-делопроизводителя требует от сотрудника профессиональной компетентности, коммуникабельности, отличных деловых и личных качеств. Секретарь делопроизводитель в наши дни – это, скорее, помощник главы предприятия, который своей работой содействует эффективной деятельности руководителя.

Специфика профессии состоит в том, что секретарю приходится иметь дело с колоссальным объемом документов, с новейшей, современной организационной техникой, общаться с большим количеством людей.

Секретарь обязан знать не только руководящие документы своего предприятия, правила эксплуатации технических средств, технику безопасности, правила охраны труда и внутреннего распорядка, но также постановления, приказы и постановления вышестоящих организаций.

Для оперативного решения поставленных вопросов ему необходимо знать административный персонал предприятия, вышестоящее руководство, начальников подразделений.

Деловые качества присущие хорошему секретарю — это:

• Профессионализм – владение специальными навыками, знаниями, умениями (свободное владение компьютерными программами, редакторами, знание языков, грамотное письмо и культура речи);
• Ответственность – способность отвечать за выполнение поставленных задач;
• Организованность – умение рационально подготовить рабочее место, распределить время;
• Инициативность – умение проявлять способности в своей компетенции и другие.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

• Должностные обязанности секретаря делопроизводителя могут разниться в зависимости от размеров и деятельности предприятия, количества сотрудников, структуры организации и так далее, но основными функциями делопроизводителя считается работа с внешней входящей-исходящей корреспонденцией и управление оборотом внутренних документов предприятия.
• Порядок оформления инструкции не регламентируется установленными нормами, и составитель индивидуально решает, какие пункты в ней будут содержаться.
• Тем не менее, существует ряд положений, которые требуется отразить в должностной инструкции. В их числе:

1. Общие положения
2. Функции
3. Должностные обязанности
4. Права
5. Ответственность
6. Взаимоотношения (Связи по должности)

В разделе Общие положения содержатся:

• общие сведения о штатной единице (секретарь делопроизводитель),
• порядок назначения, замещения и освобождения от занимаемой должности (приказ руководителя),
• квалификационные требования (образование, стаж, навыки – знание ПК, орг.техники),
• основные нормативно-правовые документы, в соответствии с которыми сотрудник осуществляет свою деятельность (Устав, инструкции, положения, правила внутреннего распорядка, данная инструкция),
• подчиненность (руководителю предприятия, начальнику отдела).

Функциями секретаря делопроизводителя считается выполнение вспомогательно-технических задач, облегчающих деятельность руководства предприятия. К ним относится:

• документальное обеспечение руководителя (работа с корреспонденцией и внутренним документооборотом – прием, оформление, регистрация, контроль исполнения документов);
• техническое обеспечение (организация совещаний, приема граждан и сотрудников, телефонные обслуживание и другое).

Раздел Должностные обязанности должен содержать более конкретные виды работ:

1. по обработке входящей и исходящей корреспонденции;
2. по организации регистрации, учету, хранению документации, передаче документов в соответствующие структуры;
3. по контролю сроков исполнения документов, а так же их оформления.

Раздел Права регламентирует полномочия секретаря. В этом разделе оговаривается:

• право работника на принятие самостоятельных решений (определить круг вопросов),
• право согласования и/или подписания определенных видов документов,
• право доступа к конфиденциальной информации,
• право внесения рекомендаций, позволяющих усовершенствовать его деятельность, и так далее.

В разделе Ответственность на усмотрение работодателя может быть прописана общая формулировка о том, что сотрудник несет ответственность за невыполнение должностных обязанностей, законодательства РФ и внутренних нормативных документов. А может содержаться перечень конкретных взысканий по каждому пункту обязанностей.

Раздел Взаимоотношения (Связи по должности) не обязателен для отражения в инструкции, но очень упрощает организацию работы, так как определяет круг должностных лиц, с которыми делопроизводитель взаимодействует в процессе своей деятельности.

Предлагаемый образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя содержит шаблонные положения и основной перечень полномочий секретаря и хорошо подходит в качестве основы для разработки индивидуальной должностной инструкции.   Close Window

Loading, Please Wait!

This may take a second or two. Adblockdetector

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Что входит в должностные обязанности делопроизводителя и кому подойдёт такая работа? Вакансии секретарей и делопроизводителей обширно представлено на порталах для поиска работы, что означает востребованность данной профессии. Рассказываем, какие функции выполняют секретари-делопроизводители на рабочем месте, чего ожидают от них работодатели, а также почему эта специальность не потеряет актуальности в ближайшие годы.

Профессия секретаря-делопроизводителя

Секретарь-делопроизводитель — это специалист, который контролирует документооборот организации.

Он обрабатывает входящую и исходящую корреспонденцию, распределяет и подшивает внутреннюю документацию, ведёт архив, утилизирует документы, срок хранения которых истёк.

Полный список того, что входит в обязанности этого специалиста, определяет его работодатель. Секретарь подчиняется напрямую руководителю, нередко является по совместительству его личным помощником.

Востребованность секретаря-делопроизводителя не вызывает вопросов. Любое современное предприятие, даже малый бизнес с 10-15 работниками имеет такой документооборот, что контролировать его без отдельного специалиста не представляется возможным. Именно этой работой и занимается делопроизводитель.

Эта профессия не подразумевает карьерного роста. Хотя опытный и хорошо зарекомендовавший себя специалист может претендовать на аналогичную должность в более престижной организации с высокой оплатой.

Анализ порталов для поиска работы показывает, что средняя зарплата секретаря в регионах составляет 15-20 тысяч рублей, в Москве — 40 тысяч рублей.

Делопроизводители в государственных учреждениях — в мировом суде, в детском саду, в школе — обычно начинают с минимальной заработной платы. Через несколько лет можно рассчитывать на небольшие надбавки за стаж.

Секретарь-делопроизводитель контролирует документооборот организации

Функции

Работа секретаря-делопроизводителя может показаться скучной и монотонной, но в действительности эти специалисты выполняют довольно много разнообразных дел в течение рабочего дня. Основная их функция — контроль документооборота организации.

Если речь идёт о секретаре в суде, вероятно, специалист будет только вести протоколы судебных заседаний.

Работник в офисе не только занимается документами и корреспонденцией, но и принимает звонки, а также обеспечивает обратную связь между руководством и структурными подразделениями.

Основные функции делопроизводителя во многом определяются спецификой организации и сферы, в которых он трудится.

Секретарь лучше всех в компании должен знать документацию, быстро ориентироваться в ней и должным образом хранить.

Если руководителю необходимо найти приказ трёхлетней давности, именно грамотный делопроизводитель за минуту подаст ему нужную папку с искомым документом.

В редких случаях выполняет функции инспектора — проверяет, как выполнены поручения руководителя в структурных подразделениях.

Обязанности

Основную часть рабочего времени делопроизводитель будет уделять бумагам. Контроль документооборота компании, активное управление им на практике подразумевает выполнение множества дел и заданий. Часть из них будут рутинными и повторяться изо дня в день, другие потребуют специальной подготовки и особенного внимания.

Стандартный перечень обязанностей секретаря-делопроизводителя включает:

• ведение документооборота компании;
• подготовка проектов приказов, распоряжений, договоров;
• деловая переписка;
• ведение протоколов встреч и заседаний;
• подготовку отчётов по своему направлению работы;
• обеспечение связи между руководством и структурными подразделениями;
• доведение важной административной информации до сотрудников компании;
• регистрацию приказов руководства;
• приём, регистрацию, распределение входящей корреспонденции;
• подготовку и отправку входящей корреспонденции;
• выполнение личных поручений руководства;
• встреча гостей, клиентов, деловых партнёров;
• приём входящих звонков.

Работодатель может как сократить, так и расширить перечень обязанностей секретаря. Что именно будет делать делопроизводитель на рабочем месте, определит его начальник.

Профессия секретаря подойдёт коммуникабельным людям, которые не боятся бумажной работы

Требования к работнику

Требования к кандидату на должность секретаря, как правило, подразумевают не образование, а конкретные навыки и умения. Кадровик компании укажет в вакансии следующие характеристики:

• внимательность;
• терпимость к монотонной бумажной работе;
• коммуникабельность, вежливость;
• уверенный пользователь ПК — стандартные офисные программы, 1С, в редких случаях графические редакторы;
• умение пользоваться оргтехникой — принтер, сканер, ксерокс, факс;
• презентабельный внешний вид;
• спокойный характер, стрессоустойчивость;
• грамотная устная и письменная речь.

Специалист должен ориентироваться в правилах и нормах делопроизводства. Возможно, окончить соответствующие курсы. Опыт работы в аналогичной сфере обычно считается преимуществом, но большинство работодателей принимают кандидатов и без опыта работы.

Как правило, требования в государственном учреждении менее строги из-за меньших зарплат.

Медицинских противопоказаний к такой работе нет, но некоторые ограничения могут быть установлены для людей с аллергией на бумажную пыль, нервными расстройствами, а также с заразными заболеваниями. Секретари много контактируют с другими людьми, а нередко становятся неофициальными лицами компании, потому что именно их первыми видят посетители в приёмной.

Типовая должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя — это очень важный документ, который раскроет сотруднику полный перечень его служебных обязанностей. Выше мы кратко перечислили, что делают секретари на рабочем месте, но именно из инструкции делопроизводитель должен узнать, чего ожидает от него работодатель.

Инструкция всегда является приложением к трудовому договору, без него не имеет законной силы. Важно учесть, что этот документ содержит информацию не только об обязанностях, но и о правах, и ответственности работника.

Стандартный перечень прав секретаря включает:

• знакомиться с нормативными актами организации;
• требовать от сотрудников организации соблюдать нормы документооборота и выполнять поручения руководителя;
• иметь доступ ко всем информационным базам предприятия, к архивам электронных и бумажных документов.

Ответственность секретаря подразумевает не только необходимость в срок и в полном объёме исполнять обязанности, но и обеспечивать сохранность вверенного имущества.

Это касается офисной техники, компьютеров, телефонов. Не менее важно учесть, что в силу профессиональных особенностей, такой специалист получит доступ к коммерческой тайне и другой секретной информации.

Поэтому уместно будет подписать отдельное соглашение о неразглашении.

Скачать: Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Заключение

Секретарь-делопроизводитель — это важное звено в любой организации. Этот специалист контролирует документооборот, принимает и отправляет корреспонденцию, а также выполняет личные поручения руководителя.

Для этой работы не требуется высшее образование, но необходимы внимательность, умение терпеть рутину, знание норм документооборота и умение решать несколько задач одновременно.

Эту профессию нельзя отнести к высокооплачиваемым, но любой портал для трудоустройства в любой момент времени предложит десятки вакансий.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Секретарь делопроизводитель выполняет важную функцию на любом предприятии: в школе, в детском саду, в коммерческой организации, в городской администрации, в суде и пр. Поэтому к его выбору работодатели предъявляют особые требования. Как регулирует работу такого сотрудника должностная инструкция? Какие обязанности должен он выполнять и какую ответственность несет? Далее рассмотрим эти вопросы.

Образец типовой должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Основная функция секретаря делопроизводителя – быть помощником руководителя. Именно от работы этого сотрудника зависит насколько грамотно будет составлен рабочий график руководителя, директора, зама и пр. Он четко фиксирует все встречи, готовит документацию для решения деловых вопросов, принимает почту, звонки и пр.

В большинстве компаний это подразумевает совмещение сразу двух должностей: непосредственно секретаря и офис менеджера. Нередко к этому сотруднику выдвигаются требования по знанию иностранных языков.

Для специалиста отдела кадров важно иметь образец типовой инструкции для таких работников, поэтому предлагаем рассмотреть содержание типового документа.

Скачать образец  

Общие положения

В типовом документе, который регламентирует порядок выполнения должностных обязанностей секретарь делопроизводитель относится к разряду «технических работников». Его непосредственный начальник – гендиректор. Основные требования:

• наличие минимум среднего специального образования;
• опыт от года;
• работник должен знать основы компьютерных программ — word, exel и пр.;
• должен владеть организацией делопроизводства.

В зависимости от своих потребностей организации могут расширить список требований в должностной инструкции для секретаря делопроизводителя. Например, для такого работника в суде дополнительно выдвигаются требования в умении скоростной печати, в т.ч. машинописной, также необходимо умение обращаться с любым видом техники, которая может быть использована в зале суда и пр.

Должностные обязанности

Согласно типовой должностной инструкции секретарь делопроизводитель обязан:

• принимать посетителей и вести учет времени приема;
• принимать звонки и корреспонденцию;
• принимать документацию и направлять ее на подпись своему руководителю;
• составлять различные запросы, вести техническую работу по организации рабочего времени;
• организовывать командировки своего начальника — покупать билеты, заказывать гостиницы и пр.;
• выполнять личные распоряжения своего непосредственного руководителя и пр.

Основные положения могут корректироваться в зависимости от потребностей организации: для коммерческих организаций — это необходимость знания иностранных языков, а для секретаря делопроизводителя в сфере медицины — знание терминологии и пр.

Права

В должностной инструкции помимо обязанностей секретаря делопроизводителя имеется информация о том, на что секретарь-делопроизводитель имеет право.

Например, к его правам относится решение не приступать к выполнению своих непосредственных обязанностей, если существует малейшая угроза для его жизни либо здоровья.

Также он волен самостоятельно принимать решения в рамках своей компетенции, и вносить рацпредложения по улучшению условий своей работы — закупка нового офисного оборудованияи другое.

Ответственность

Инструкция по исполнению прямых должностных обязанностей секретаря делопроизводителя содержит предупреждения об ответственности.

К примеру, секретарь-делопроизводитель несет ответственность за: результаты принятых самостоятельно решений, за разглашение коммерческой тайны и пр.

Также предусмотрена ответственность за нарушения техники безопасности, за опоздания, прогулы, превышение полномочий и пр.

Условия работы

Условия работы в должностной инструкции для секретаря делопроизводителя прописываются индивидуально в каждой организации, однако они не должны противоречить основным положениям ТК РФ, и не нарушать прав и свобод работника.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя образец 2018 скачать 

(11

Должностная инструкция секретаря делопроизводителя: каковы права и обязанности работника?

Для того чтобы грамотно составить один из важнейших документов для наёмного работника, – должностную инструкцию, в первую очередь необходимо тщательно изучить трудовое законодательство РФ. Ни один из пунктов должностной инструкции не может ему противоречить. Важно помнить, что при разрешении трудовых споров, конфликтов, доходящих до суда, должностная инструкция, наряду с договором о приёме на работу, станет одним из основных документов, приложенных к делу. И малейшая неточность, идущая вразрез с законом, может обернуться против работодателя.

Если вкратце, должностная инструкция – документ, наиболее полно и чётко обрисовывающий круг обязанностей работника. Насколько это «полно и чётко» будет в реальности, зависит от грамотности и разумности того, кто работника нанимает. То есть руководителя.

Вплотную подходим к вакансии секретаря-делопроизводителя. Из всего штата сотрудников трудно найти другую должность, на которой человек так плотно работает непосредственно с руководством.

И будет естественной необходимостью, чтобы сам руководитель принял участие в разработке должностной инструкции. Во всяком случае, хотя бы внимательно изучил уже подготовленный документ.

Разумно также всегда начальнику держать экземпляр инструкции под рукой. Дабы не быть обвинённым в необоснованном расширении полномочий подчинённого.

Необходимые пункты

Должностная инструкция секретаря делопроизводителя образец представлен по ссылке.

Обязательными для внесения будут:

Содержание работы секретаря-делопроизводителя: здесь нужно чётко разделить пункт на основные и второстепенные задачи. Для примера: ответы на телефонные звонки, отправка факсов, разработка документации, приём корреспонденции – явно важнее, нежели подать чай и кофе в приёмную.

Требования к знаниям и умениям для этой должности. Конечно, изначально отбор для данной работы предполагает наличие у кандидата определённых навыков и умений. Но в должностной инструкции необходимо отразить их повторно. Чтобы у сотрудника было чёткое представление, в каких пределах простираются требования к нему. Лучше разделить этот отдел инструкции на подпункты.

• Например:
• Элементарные знания (грамотность устная и письменная).
• Работа с оргтехникой: обязательно укажите, с какой именно техникой будет работать секретарь-делопроизводитель.

Отдельно выделите пакет программ ПК, с которыми предстоит работа. Как правило, обязательным будет Microsoft office: word, excel. Остальные зависят от специфики фирмы. Возможно, это будет 1С или дизайнерские программы. Главное, расписать подробно.

Работа с документами. Вторая часть должности — «делопроизводитель» подразумевает априори эту деятельность. ГОСТы, виды документации, документооборот вообще – знания в этой области должны быть весьма обширны.

Учитывая специфику должности, работодатель вправе требовать наличия сертификата об окончании спецкурсов, если «Делопроизводство» не было среди основных дисциплин в учебном заведении.

В этом же подпункте можно выделить работу с архивом компании (если предусмотрена).

Обязанности, касающиеся остального штата сотрудников. Например, обеспечение офиса канцелярией, оповещение сотрудников о совещаниях и др.

Обязанности, касающиеся внешних связей компании: заказ комплектующих, «расходников». Обзвон клиентов, связи со СМИ.

Продолжительность рабочего дня. Примерное распределение обязанностей по периодам рабочего дня. То есть, можно вписать в этот пункт, что на разборку входящей корреспонденции отводится час с утра.

Иерархия. Здесь нужно максимально чётко очертить: кому подчиняется секретарь-делопроизводитель (только непосредственно начальнику или, возможно, заместителям). Чьи поручения будут являться приоритетными.

Ответственность (в т.ч. материальная) секретаря-делопроизводителя. Обычно сюда же включают подпункт об ответственности за разглашение секретной информации (коммерческой тайны). И вообще, ко всей ли документации будет доступ у этого сотрудника.

Право подписи документации. Есть ли оно, либо все документы визируются непосредственно руководством. Если есть, то в каких случаях.

Необязательные пункты  и права сотрудника

Нормы времени, в которые должен уложиться секретарь-делопроизводитель для того или иного вида деятельности не являются обязательными. Например, скорость печати, продолжительность телефонных переговоров, подготовка шаблона документации. Естественно, требования здесь должны быть в пределах разума. И необходимо учитывать нюансы, форс-мажор и пр.

Требования к внешнему виду, вежливости также прописываются на усмотрение работодателя. Секретарь-делопроизводитель – должность, обязывающая к этим правилам. А при отсутствии других сотрудников секретариата (например, секретарь в приёмной) смело можно назвать его лицом фирмы.

И нелишним будет прописать требования к вежливости, опрятности. А возможно и дресс-код. Также, если в компании есть свои нормы этики, нужно зафиксировать их в должностной инструкции.

Список «факультативных» требований может быть расширен в зависимости от профиля компании. Однако, помимо обязанностей, права секретаря-делопроизводителя тоже должны быть записаны в должностную инструкцию. Хотя, безусловно, основные права (в т.ч. социальные гарантии) прописывают в договоре найма на работу, трудовом соглашении.

Секретарь-делопроизводитель имеет право:

1. На получение дополнительной служебной информации от руководства и других сотрудников, если она необходима для лучшего выполнения его обязанностей.
2. На использование технических средств компании, в целях более качественного и эргономичного решения выполняемых им задач.
3. На обеспечение охраны труда на своём рабочем месте.
4. На получение социальных гарантий и благ. Согласно как трудовому кодексу РФ, так и внутреннему коллективному соглашению.

Список прав работодатель также может дополнять по своему усмотрению.

О чем следует помнить?

Отметим, что единого бланка, ГОСТа для должностной инструкции секретаря-делопроизводителя нет. Можно найти в Интернете, в частности, на бизнес-сайтах примерные образцы и скачать (как платно, так и свободно). Некоторые компании делятся в сети готовыми ДИ. Если профиль бизнеса схож, можно ориентироваться на такие инструкции.

В заключение некоторые простые правила составления должностной инструкции:

1. Не расширяйте круг обязанностей секретаря-делопроизводителя чрезмерно. Сопоставляйте требования с реалиями: протяженность рабочего дня, заработная плата (особенно!).
2. Помните, что работник вправе потребовать дополнительной оплаты, получив от руководителя поручение, не описанное в ДИ.
3. Если в компании нет штатного юриста и кадровика, при составлении ДИ воспользуйтесь услугами наёмных специалистов. Это обойдётся в итоге дешевле, чем включать «сомнительные» пункты в ДИ самостоятельно.
4. Помните, что внутренняя документация компании (к коей относится и должностная инструкция) не идёт вразрез с законодательством страны. Об этом говорилось подробно в начале статьи.

Надеемся, что советы статьи окажутся полезными для Вас и Вашего бизнеса!

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя: образец

Для каждого предприятия а в особенности для крупного характерен широкий документооборот. Чтобы работа была надлежащим образом организована, назначается делопроизводитель.

Этот сотрудник ответственен за получаемую предприятием корреспонденцию и упорядочивание внутренних документов. Точно определить его обязанности и полномочия поможет должностная инструкция.

Образец ее можно скачать в конце статьи.

Общий план инструкции

Начнем с того, что единая должностная инструкция делопроизводителя законодательно не установлена. На предприятии разрабатывается собственный образец.

Далее приведен простой план документа с предписаниями, состоящий из четырех разделов.

1. Общие положения.
2. Перечень должностных обязанностей.
3. Права делопроизводителя.
4. Ответственность.

Для сравнения можно рассмотреть, какие разделы включает развернутая инструкция по делопроизводству.

1. Общие положения.
2. Уровень квалификации.
3. Рабочие обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
6. Показатели эффективности работы.
7. Сотрудничество.

В конце должностной инструкции секретаря делопроизводителя указывается, кто ее разработал. Приводятся данные лица, с которым ее положения были согласованы. В случаях, когда утвержден образец генеральным директором, согласование может быть проведено с ответственным за персонал или руководителем юридического отдела.

В самом низу бланка располагается пометка «С инструкцией ознакомлен», рядом с которой есть пустая строка для подписи делопроизводителя.

Начало инструкции: общие положения

Перед началом самой должностной инструкции секретаря делопроизводителя вводятся данные лица, утвердившего текст документа. Приводятся его ФИО и должность. С левой стороны бланка вписываются сведения об организации, куда принимается делопроизводитель.

Далее по центру идет название документа, дата подготовки и порядковый номер. Итак, первый раздел должностной инструкции делопроизводителя образца на любом предприятии общие положения.

1. Должность делопроизводителя находится в группе технических исполнителей. Принятие на работу и увольнение с должности производится путем издания приказа руководителя по представлению уполномоченного лица.
2. Необходимое образование: полное общее и подготовка по установленной для этой должности программе либо начальное профессиональное. Требований к продолжительности рабочего стажа не предъявляется.
3. Непосредственный начальник делопроизводителя ответственный за канцелярию, руководитель отдела по работе с документами или другой уполномоченный сотрудник.
4. В случае отсутствия работника его обязанности возлагаются на заместителя.
5. При выполнении своих обязанностей специалист ориентируется на настоящие предписания, устав организации, нормативные акты, трудовой распорядок предприятия и приказы руководства.
6. Работник должен быть осведомлен о нормативных актах, содержании Единой государственной системы делопроизводства, нормах охраны труда и правилах трудового распорядка организации.

Важно! При оформлении предписаний по должности делается ссылка на трудовой договор с лицом, для которого предназначен документ.

Таким образом, должностная инструкция делопроизводителя в первом разделе содержит обобщенные сведения о требованиях к соискателю и порядке осуществления рабочих обязанностей.

В чем заключаются должностные обязанности

Второй раздел посвящен функциям и должностным обязанностям делопроизводителя.

Как правило, от него ожидается следующее:

• прием и регистрация полученной корреспонденции, а также ее отправка соответствующим структурным подразделениям, пересылка завершенной документации;
• учет движения документов, их распределение и хранение;
• выдача справок по зарегистрированным бланкам.

На вышеперечисленных базовых функциях основывается перечень должностных обязанностей делопроизводителя. От него ожидается формирование из документов дел в соответствии с установленной номенклатурой. По истечении определенного периода он должен передавать документацию в архив.

Помимо выполнения специфических обязанностей, делопроизводителю нужно информировать начальство о возникших несчастных случаях или неблагоприятных ситуациях. Также он вправе требовать от работников канцелярии соблюдения порядка.

Что входит в права делопроизводителя

В рамках должностной инструкции секретаря делопроизводителя наряду с функциями устанавливается перечень прав.

Перечислим, какие действия уполномочен совершать сотрудник.

1. Требовать у непосредственного руководства формирования оптимальных условий для выполнения своих должностных обязанностей.
2. Быть осведомленным обо всех решениях руководства, связанных с его деятельностью.
3. Вносить предложения по улучшению условий труда и представлять их руководству для ознакомления.
4. Владеть всей необходимой документацией и сведениями для выполнения своей работы.
5. Запрашивать у руководства содействие в выполнении должностных обязанностей и реализации гарантированных настоящими предписаниями прав.

Таким образом, должностная инструкция позволяет сотруднику требовать улучшения условий труда и вносить собственные предложения по улучшению организации рабочего процесса.

Ответственность делопроизводителя

Заключительный раздел типовой инструкции ответственность. Она возлагается за следующие действия:

• невыполнение своих должностных обязательств;
• невыполнение распоряжений руководства, затрагивающих сферу делопроизводства;
• совершение противоправных действий;
• причинение материального ущерба;
• разглашение коммерческой тайны;
• предоставление руководству предприятия недостоверной информации.

Должностная инструкция позволяет четко определить перечень обязанностей и сферу полномочий делопроизводителя. В ней указываются реквизиты трудового договора с лицом, для которого готовится документ.

В начале прописывают сведения об организации, вводят данные уполномоченного лица, утвердившего инструкцию.

В конце сотрудник ставит подпись рядом с отметкой о том, что он был ознакомлен с положениями документа.

Единый образец инструкции не разработан. Далее, по ссылке можно скачать пример бланка.

Профстандарт и должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Вакансия секретаря-делопроизводителя в организации является одной из востребованных в настоящее время. Чем занимается секретарь-делопроизводитель, должностные обязанности и почему эта специальность не потеряет свою актуальность в ближайшие несколько лет?

Должностная инструкция (ДИ) секретаря-делопроизводителя служит приложением к трудовому договору, согласно разделу 3 ТК РФ. В ней подробно фиксируются права и обязанности, которыми работодатель наделяет, а также предусмотренные меры наказания в случае правонарушения. Такой документ является юридически значимым и рекомендуется к использованию Рострудом.

Мы решаем юридические проблемы любой сложности. #Будьтедома и оставляйте свой вопрос нашему юристу в чате. Так безопаснее.

Задать вопрос

Показать содержание

Профстандарт

Профстандарт секретаря-делопроизводителя утверждён Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г. N 276н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».

Приказ содержит требования по квалификации к сотруднику, занимающего должность секретаря-делопроизводителя. Этот документ является разносторонним и распределяет функциональности секретаря любой специализации:

• администратор;
• делопроизводитель;
• референт;
• либо помощника руководителя.

О профстандарте делопроизводителя мы подробно рассказывали в этой статье.

Кто разрабатывает ДИ?

Выбор сотрудника, на которого возлагается ответственность за разработку ДИ, напрямую зависит от масштаба предприятия. Если организация большая по количеству отделов, то типовая ДИ сотрудника составляется начальником определённого отдела для каждой группы должностей. В случае если предприятие небольшое, до 25 человек, то такой документ разрабатывается специалистом отдела кадров.

Профессиональные стандарты секретаря-руководителя составляются с учётом уровня квалификации, применяемые при разработке профстандартов, которые утверждены Приказом Минтруда РФ от 12.04.2013 №148н.

Правила оформления инструкции

Должностная инструкция хоть и не является одним из обязательных документов на предприятии, однако её наличие даёт возможность грамотно наделить правами и обязанностями сотрудника предприятия и предъявлять определённые требования к вакансии.

1. Секретарь-делопроизводитель принимается на работу и увольняется с неё руководителем предприятия, находится в его подчинении.
2. На срок отсутствия сотрудника (отпуск, лечение и др.) его обязанности исполняет заменяющий сотрудник организации, который назначен руководителем.
3. Лицо, претендующее на вакансию, должно соответствовать некоторым требованиям:
   • среднее образование (в некоторых случаях требуется высшее);
   • английский язык на разговорном уровне;
   • принципы делового общения: умение вести деловые переговоры, переписку.
4. Секретарь-делопроизводитель должен разбираться в следующих направлениях:
   • документооборот в организации, в том числе электронный;
   • ФЗ и нормативные акты, непосредственно связанные с работой секретаря-делопроизводителя;
   • численность кадрового состава предприятия, должностная инструкция сотрудников;
   • правила эксплуатации оборудования офиса и программного обеспечения, требуемого для работы.
5. В своей работе секретарь-делопроизводитель руководствуется:
   • правовыми актами и действующим законодательством РФ;
   • отдельными актами и положениями организации и должностной инструкцией.

1. Корреспонденция: её учет и распределение по отделам предприятия.
2. Дальнейший контроль за сроками исполнения запросов и требований, взаимодействие со всеми сотрудниками предприятия.
3. Ведение электронной базы входящих/исходящих документов.
4. Правильность оформления документации предприятия, требования к хранению и сохранности.
5. Помощь руководителю в организации приёма посетителей.
6. Соблюдение конфиденциальности.
7. Размещение необходимой информации на сайте организации.
8. Взаимодействие с отделением почты: приём и посылка корреспонденции.

1. Ставить подпись в пределах своей компетенции.
2. Получать от работников предприятия необходимую информацию для работы.
3. Требовать от руководства предприятия создания комфортных условий для эффективной работы.

Наступает за:

1. Выполнение должностных обязанностей ненадлежащим образом.
2. Утечку конфиденциальной информации, утрату и/или порчу документов.
3. Правонарушения, которые были совершены во время выполнения должностных обязанностей, в соответствии с разделами УК РФ, ГК РФ или КоАП РФ.
4. Ущерб, который был причинён предприятию по вине сотрудника.

Заключительным фактором, который удостоверяет введение инструкции в работу, подтверждается подписью в листе ознакомления, который является неотъемлемой частью документа.

Для работы понадобятся такие качества, как:

• внимательность;
• усидчивость при выполнении рутинной работы;
• умение подходить к решению нескольких задач одновременно.

Данная должность не относится к ряду высокоплачиваемых, зато актуальную вакансию можно найти практически всегда.

Должностная инструкция секретаря – образец 2017

Документовед– ответственное лицо, которое прежде всего отвечает за организацию рабочего процесса и соблюдение всех правил внутреннего распорядка на предприятии. Данную категорию специалистов, как документовед, в том числе и всех делопроизводителей, вправе увольнять, только лишь руководитель. Принимать на данную должность документоведа, может также только директор предприятия.

В зависимости от направленности и характера деятельности самого предприятия, разнятся должностные обязанности, согласно инструкции, а также права и границы ответственности данного лица.

В образовательном учреждении, а также в учебной части школы, помощник может нести функции, не характерные для данной должности документоведа (как секретарь в делопроизводстве, основная задача которого — ведение точного протокола судебного заседания, во избежание замечаний от любой из сторон).

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Согласно должностной документации, секретарь обязан:

1. Принимать всю приходящую прессу, а также письма, приходящие руководителю предприятия.
2. Систематизировать документацию, а также обеспечивать бережное хранение документов, необходимых руководителю предприятия.
3. Докладывать начальству организации об изменении внутреннего трудового распорядка, а также дисциплины на предприятии.
4. Снабжать руководителя предприятия, необходимой канцелярией, согласно запросу и следить за своевременным ее пополнением.
5. Принимать типовую документацию на подпись и своевременно подносить их руководителю.
6. Выполнять некоторые личные должностные поручения начальника, согласно запросу.
7. Выполнять поиск необходимой документации.
8. Вести учет данных картотеки.

Скачать образец

Должностная инструкция секретаря приемной руководителя

В приемной руководителя, секретарь делопроизводитель и документовед, должен выполнять следующие функции:

1. Выполнение непосредственных поручений руководителя, в указанном порядке.
2. Составляет типовые письма, с указанием адресатов и следит за своевременной их доставкой.
3. Выполняет организационную типовую работу, при проведении различного рода мероприятий.
4. Обеспечивает нумерацию технической документации.
5. Организовывает рабочее место начальника и занимается подготовкой, перед каждым рабочим днем руководителя.
6. Занимается копированием типовой документации.
7. Занимается организацией комфортного нахождения посетителей в приемной у начальника.

Пример обязанностей документоведа должен находиться на видном месте. В детском саду и в учебной части школы, деятельность документоведа и его обязанности, регулируются начальством предприятия, согласно примеру:

Скачать образец

Должностная инструкция секретаря судебного заседания

На судебном заседании, присутствие секретаря документоведа, обязательно.

При этом важно отметить основные функции документоведа, согласно образцу:

1. Формирование судебных заявок, которые позволят явиться в суд истцу судебного заседания.
2. Изготавливает копии документов, которые необходимы для данного процесса.
3. Оформляет журнал заседания, согласно установленному образцу.
4. Подготавливает исполнительные листы.
5. Оформляет списание документов и исполнительных актов.
6. Выполняет личные поручения судьи на судебном заседании.
7. Сотрудничает с коллекторской компанией.

Скачать образец

Типовая должностная инструкция секретаря – образец

Скачать пример типового документа документоведа возможно ниже:

Скачать образец

Должностная инструкция секретаря

Согласно изменениям и законодательным актам в 2017, вне зависимости от рода предприятия и характера деятельности, будь то детский сад или судебное заседание, опции документоведа не отличны между собой и составляют:

1. Организацию всех мероприятий, которые происходят в стенах данной организации.
2. Выполнение всех требований руководителя в полном объеме.
3. Сглаживание конфликтов между всеми участниками трудового процесса.
4. Внутреннее поддержание трудового распорядка в организации, по типовому образцу документоведа.
5. Ведение типовой документации, порученной документоведу.

Должностная инструкция секретаря-документоведа в образовательном учреждении

Инструкция секретаря учебной части школы, содержит не только обязанности, но и права и нормы ответственности, которые должны быть затронуты при работе на данной должности.

Согласно инструкции, документовед обязан:

1. Заниматься организацией мероприятий.
2. Представлять интересы образовательного учреждения на иных мероприятиях.
3. Вести соответствующую документацию.
4. Выполнять личные поручения директора образовательного учреждения в полном объеме.

Скачать образец

Должностная инструкция секретаря в детском саду

Обязанности секретаря в детском саду:

1. Тесное взаимодействие с заведующей детского сада, внесение коррективов в работу дошкольного учреждения.
2. Непосредственная работа с компьютерной базой, хранение необходимых документов и отчетов.
3. Оформление личного дела каждого ученика детского сада.
4. Взаимодействие с родителями воспитанников детского сада при необходимости.
5. Подготовка документов, для организации мероприятий, проводимых в детском саду.
6. Контроль за написанием писем и ответов на заявки иных дошкольных учреждений.

Скачать образец

Должностная инструкция секретаря директора колледжа

Обязанности секретаря директора:

1. Распределение типовой корреспонденции.
2. Взаимодействие с директором колледжа.
3. Организация мероприятий, согласно установленным нормам и образцам.
4. Выполнение личных поручений директора.
5. Осуществление функций документоведа в полном объеме.

Скачать образец

(5