Образец акта на уничтожение бухгалтерских документов

Образец акта на уничтожение бухгалтерских документов

Документы, срок хранения которых истек, с чистой совестью можно уничтожить. Порядок действий должен быть таким.

  • Руководитель предприятия своим приказом утверждает состав специальной экспертной комиссии, которая должна будет решить, какие бумаги подлежат уничтожению.
  • В комиссию включают наиболее квалифицированных специалистов, способных оценить важность тех или иных документов.
  •                                  ЗАО “Актив”                                                                                                       
  •                                    Приказ                                
  •                                                                           15 марта 2002 года                                                   N 43                                                                         
  •                      О создании экспертной комиссии                       

Образец акта на уничтожение бухгалтерских документов

В связи  с  необходимостью  уничтожения  документов,  срок  хранениякоторых истек,                                                                приказываю:                                                              1. Создать экспертную комиссию в составе:                                – председатель комиссии – юрист А.А. Иванов;

– члены комиссии – главный бухгалтер О.В. Борисова;                                         секретарь М.И. Петрова.                               2.

Экспертной комиссии подготовить  акт  о  возможности  уничтожениядокументов, срок хранения которых истек.

                                                                                                           Директор ЗАО “Актив”                Васильев             /А.И. Васильев/

  1.                                ЗАО “Актив”                                                                                                         
  2.                                    Акт                                    
  3. о выделении документов на уничтожение                                                                                            21 марта 2002 года                                              г. Москва                                                                               Экспертная комиссия в составе:

1. Кассовые документы за 1996 год (1 папка).                             2. Авансовые отчеты за 1996 год (1 папка).                                3. Кассовая книга за 1996 год.                                           4. Журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров за 1996год.

5. Банковские документы за 1996 год (1 папка).                           6. Накладные по учету товарно-материальных ценностей за 1996 год  (2папки).                                                                       7. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей за  1996год (1 папка).

8. Журнал учета доверенностей за 1996 год.                               9. Гарантийные письма за 1996 год (1 папка).                              10. книга за 1996 год.

                                                                                                               Председатель комиссии              Иванов                  /А.А.

Иванов/ Члены комиссии:                    Борисова              /О.В. Борисова/

                                   Петрова                /М.И. Петрова/ 

После того как эксперты “благословят” уничтожение документов, акт попадает на утверждение руководителю организации.

Если документов очень много, процедуру уничтожения может провести, например, котельная.Бумаги можно также сдать в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.

  • В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать уничтожение всех бумаг и составить еще один акт – о физическом уничтожении документов.
  •                               ЗАО “Актив”                                                                                                         
  •                                   Акт                                    

– председатель комиссии – юрист Иванов А.А.;                             – члены комиссии – главный бухгалтер Борисова О.В.;                                         секретарь – Петрова М.И.

,                                                                                                       составила настоящий акт о том,  что,  согласно  описи,  утвержденнойактом от 21 марта 2007 года, были  уничтожены  документы,  срок  хранениякоторых истек.

В присутствии членов комиссии указанные документы были переданы  какмакулатура ОАО “Вторсырье” согласно накладной от 28 марта 2007  г.  N  ГВ100256, которая прилагается к настоящему акту.

                                                                                                    Председатель комиссии              Иванов                   /Иванов А.А.

/Члены комиссии:                    Борисова               /Борисова О.В./

                                   Петрова                 /Петрова М.И./

Деньги, которые вам заплатит за сданную макулатуру организация, перерабатывающая вторсырье, вы должны учесть в составе операционных доходов.

ПримерПредположим, что ОАО “Вторсырье” заплатило “Активу” за сданную макулатуру 118 руб. (в том числе НДС – 18 руб.).

Бухгалтер “Актива” должен сделать проводки:Дебет 50 Кредит 91-1118 руб.

– оприходованы деньги за сданную макулатуру в кассу организации;Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет “Расчеты по НДС”

18 руб. – начислен НДС к уплате в бюджет.

уничтожение бухгалтерских документовакт уничтожения печати

  • Кадровое делопроизводство и Трудовое право

Обязанность хранить их указана в законе «О бухгалтерском учете» (№ 402-ФЗ ОТ 06.12.2011 — ст. 29). Законодательными и нормативно-правовыми актами срок хранения устанавливается согласно правилам архивного дела, в среднем — 5 лет после отчетного года.

Сроки хранения документов организации, в том числе бухгалтерских, установлены в приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 и составляют:

  • сводная консолидированная и годовая бухгалтерская отчетность хранится постоянно;
  • квартальная отчетность, аудиторские заключения, документы учетной политики, первичка, расчетно-платежные ведомости, регистры бухгалтерского учета хранятся пять лет.

Несоблюдение сроков хранения грозит организации штрафом, поскольку считается грубым нарушением правил бухгалтерского учета (ст. 15.11 КоАП).

Документы с временным сроком хранения находятся в архиве. По истечению определенного срока их списывают и проводят уничтожение. Процедура уничтожения документов с истекшим сроком хранения прописана законодателем.

Порядок хранения и уничтожения документов установлен Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса.

  • Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон
  • Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом
  • Как составить акт на уничтожение документов
  • Как не ошибиться с датой акта
  • Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны
  • Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов
  • Акт оформлен — как избавиться от макулатуры
  • Оформляем факт уничтожения документов
  • Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?
  • Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме
  • Итоги

Образец акта на уничтожение бухгалтерских документов

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний.

Образец акта об уничтожении документов

В настоящее время в процессе деятельности организаций образовывается большой объем документов. Поэтому правильное и своевременное уничтожение документов является актуальной темой в делопроизводстве каждой организации.

Ознакомившись с данной статьей, вы будете точно знать каков порядок уничтожения документов. Вы сможете составить акт об уничтожении документов самостоятельно. Вопрос заключается в том, сумеете ли вы найти время на проведение этой работы.

Многие предпочитают проводить уничтожение документов с помощью специалистов со стороны и затрачивают на эти цели неоправданно большие денежные средства.

Образец акта на уничтожение бухгалтерских документов

Итак, существует единый порядок уничтожения всех документов на бумажных носителях и в электронной форме, в том числе бухгалтерских и кадровых.

Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения и потерявшие практическое значение. Для этого составляется установленной формы акт на уничтожение документов в результате проведения экспертизы ценности документов. Его точное название – акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Чтобы определить срок хранения документов и соответственно узнать истек ли он, надо пользоваться номенклатурой дел организации. В случае необходимости можно уточнять сроки по типовым и ведомственным перечням документов, при этом вы имеете право из практических соображений увеличивать сроки хранения и никогда – уменьшать их.

При определении сроков хранения документов вы также руководствуетесь иными существующими требованиями в вашей сфере деятельности, например, в налоговом кодексе, федеральном законе, постановлении правительства РФ и т.п. Тем не менее, подавляющее число документов имеет пятилетний срок хранения, установленный по типовому перечню.

Дела разрешается включать в акт на уничтожение, если их срок хранения закончился к 1 января года составления акта. Это нормативное требование следует понимать так: дело 2014 года со сроком хранения «5 лет» можно включить в акт не ранее 2020 года.

В акте на уничтожение перед группой заголовков каждого структурного подразделения пишется название этого подразделения.

Нужно заголовки однородных дел вносить под общим заголовком с указанием суммарного количества дел.

Образец акта на уничтожение бухгалтерских документов

Вообще-то согласно нормативным требованиям нужно проводить отбор дел для уничтожения только с полистным просмотром. Введено, чтобы случайно не уничтожить какой-нибудь важный документ.

Но если дела пролежали на полке без движения все 5 лет, ни разу не понадобившись, то часто этим требованием пренебрегают. Пролистайте выборочно только некоторые дела и убедитесь, что они действительно утратили практическое значение.

Основная работа по составлению акта заключается в перенесении информации с обложек отобранных к уничтожению дел в форму акта. Если обложка оформлена не полностью, тогда уточняйте недостающие сведения по номенклатуре дел организации – заголовок дела, крайние даты (самая ранняя и самая поздняя даты), индекс дела.

Наибольшая сложность для неподготовленного человека в области архивного дела это подбор номера статьи со сроком хранения по перечню документов. Но уверяю вас, стоит только погрузиться в работу и с этим тоже не трудно разобраться.

Учитывайте только, что реальный заголовок дела не всегда точно соответствует названию статьи в перечне документов из-за невозможности охвата всего существующего их многообразия.

В перечнях документов приводится обобщенное наименование каждого вида документа.

Так что специалист, составляющий акт на уничтожение, может весьма творчески принимать решение к какой конкретно статье отнести каждое дело.

Акт подписывается сотрудником, который проводил экспертизу ценности документов. Затем в акте на уничтожение делается отметка о согласовании его экспертной комиссией организации, для этого его надо рассмотреть на заседании и составить протокол заседания экспертной комиссии.

  • для организаций, передающих документы на государственное хранение (источников комплектования госархивов), только после утверждения экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения описей дел постоянного хранения за этот же период. Это требование существует, так как госархив может потребовать часть документов, отобранных к уничтожению, включить в опись дел постоянного хранения.
  • для организаций, которые не передают документы на государственное хранение (собственно таких подавляющее большинство), после упорядочения документов по личному составу (т.е. в соответствии с нормативными требованиями дела подшиты в твердую обложку, составлены описи) за соответствующий период без согласования с архивными органами.

Затем организация может уничтожать дела, включенные в акт. Использовать эти документы для хозяйственных нужд не разрешается. Так что у вас есть два направления для дальнейших действий.

Как уничтожить

Уничтожить документы можно самостоятельно – сжечь (чревато проблемами с пожарной службой), при помощи уничтожителя бумаг (долго и подойдет только для маленьких объемов). В этом случае вам надо будет составить акт в произвольной форме, чтобы зафиксировать факт уничтожения.

Обычно предназначенные для уничтожения дела передают на переработку (утилизацию) в специализированную организацию.

В этом случае передача документов оформляется приемо-сдаточным актом или накладной, где должны быть указаны дата, количество дел и их вес. Для обеспечения конфиденциальности передачу дел на переработку и уничтожение документов необходимо проводить под контролем сотрудника организации.

Все изложенное в данной статье о порядке уничтожения документов представлено в образце акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Я надеюсь, что с помощью приведенной информации вы сможете составить акт на уничтожение документов правильно и обойтись без помощи излишних посредников.

Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения.

Читайте также:  Образец ходатайства о переносе судебного заседания

Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл.

Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению.

Образец акта на уничтожение бухгалтерских документов

Организация в своей деятельности создает большое количество документов. У каждого есть свой срок хранения. По истечении этого срока, их необходимо уничтожить. Ликвидация оформляется актом об уничтожении (приказ Минкультуры России от 31.03.2015 г. № 526 — приложение 21)

Чтобы уничтожить бумаги в организации, необходимо провести экспертизу их ценности.

Для этого формируется экспертная комиссия, которая отбирает документацию и оформляет акт об уничтожении.

Он представляет собой список всей документации, которую необходимо уничтожить. Хранить их необходимо в отдельной папке не менее 5 лет.

Отсутствие документов в результате пожара, затопления, хищения

Организация должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Но что делать, если документы отсутствуют в силу пожара (затопления, хищения), а от налоговых органов пришло требование об их представлении?

Образец заполнения акта на уничтожение бухгалтерских документов

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

https://www.youtube.com/watch{q}v=RqBgjaRjbCQ

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний.

Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится.

Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Почему важно составлять акт об уничтожении

Вне зависимости от того, планируется изъятие из архива бухгалтерских или организационных бумаг, очень важно вовремя составить акт об уничтожении документов. Это связано с тем, что в случае выездной проверки или обычного запроса от налоговой, к примеру, у компании может не оказаться ни самого документа, ни подтверждения его утилизации.

Также составление акта об уничтожении гарантирует законность и корректность списания.

Ведь для этого необходимо собрать новую или созвать уже существующую экспертную комиссию, состоящую из сотрудников различных отделов и руководства.

Она подробнейшим образом разберёт ситуацию с каждой отдельно взятой бумагой и точно определит её ценность для текущих дел фирмы. Затем документация будет пересортирована, и устаревшие бумаги изъяты из архива.

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения{q}

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

  • Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
  • Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
  • Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
  • Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии.

К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать.

Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Общие условия хранения

Законодательство требует, чтобы вся документация предприятия сохранялась в течение определённого срока для возможности восстановления данных и проверки деятельности за прошлые периоды. В связи с этим самостоятельная и неправомерная утилизация бумажных или электронных документов может преследоваться по Уголовному кодексу.

Образец акта на уничтожение бухгалтерских документов

Необходимые сроки хранения разнятся в зависимости от типа и принадлежности дела.

Так, например, документы, регулирующие ведение бухгалтерского учёта на предприятии (правила и образец заполнения), должны сохраняться в архиве как минимум 5 лет с момента последнего использования.

«Первичка» же хранится немного меньше 4 года. Существуют некоторые подвиды, которые хранятся и более длительный срок, а также бессрочно сохраняемые бумаги, такие как учредительные документы.

Предлагаем ознакомиться:  Можно ли выписаться приемному ребенку

Ответственность за сохранность документов организации несёт генеральный директор, подпись которого проставляется на акте. Поэтому во время отбора документации на списание важно руководствоваться тем утверждением, что уничтожение тех или иных документов это право, а не обязанность сотрудников и юридического лица в целом.

Некоторые важные экземпляры и образцы стоит сохранить, и, в то же время никто не может запретить вам уничтожить отлежавший свой срок хранения документ (например, историю взаиморасчётов с контрагентом за прошлые периода). При смене руководства компании организуется комплексная передача дел и всей имеющейся документации.

В процессе хозяйственной деятельности у организации могут появиться документы, не перечисленные в законодательно определенных перечнях. Рано или поздно вопрос об их уничтожении также возникает.

В любом случае до оформления акта на уничтожение необходимо конкретизировать сроки хранения таких документов. В соответствии с п. 2.2.5 Основных правил работы архивов организаций для определения сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, ЭК организации вправе обратиться с запросом к специалистам архивного учреждения.

Образец акта на уничтожение бухгалтерских документов

Только после того, как срок хранения будет определен, можно решать дальнейшую судьбу таких документов (уничтожить или продолжать хранить).

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

Образец приказ об уничтожении документов с истекшим сроком хранения

Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения.

Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл.

Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению.

Кто занимается утилизацией документов

Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг.

При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.

Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.

Порядок проведения процедуры

Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.

Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации. Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.

Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре. После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.

Как правильно уничтожить документы

Существуют общепринятые способы уничтожения документов. Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много).

Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации.

В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры.

Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.

Правила по составлению акта об уничтожении документов

Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии. Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.

  • Вначале документа указывается название организации.
  • Отдельно вписывается состав комиссии.
  • В специальную таблицу (но можно и простым перечислением) вносится конкретный список уничтожаемых документов.
Читайте также:  Ответственность за совершение противоправных деяний на воздушных судах может быть ужесточена

Если объем документации слишком велик то бумаги делятся на категории и вносятся в бланк отдельными позициями.

  • Также в документе можно указать вес или объем утилизируемых бумаг.
  • В конце акт должен содержать подписи всех членов комиссии по утилизации и автограф руководителя.
  • Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2016 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг).

    Оформлять акт можно как на обычном простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке компании, писать можно как в рукописном, так и в печатном виде. Экземпляров составляется столько, сколько необходимо (обычно по одному для каждого члена комиссии и для самой организации) и каждый из них заверяется должным образом.

    Инструкция по заполнению акта

    1. В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту.

      Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.

    2. В основную часть акта вписывают
      • основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
      • состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
      • фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
    3. В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.

    Образец акта на уничтожение бухгалтерских документов

    Хранение акта

    После утилизации бумаг, составления и визирования акта, он передается на хранение в архив предприятия, где содержится ровно столько, сколько требуется хранить подобного рода документы по закону. В случае необходимости акт может быть извлечен из архива и использован в качестве доказательства при решении всевозможных конфликтных ситуаций и разбирательств.

    Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

    Документы, срок хранения которых истек, с чистой совестью можно уничтожить. Порядок действий должен быть таким. Руководитель предприятия своим приказом утверждает состав специальной экспертной комиссии, которая должна будет решить, какие бумаги подлежат уничтожению. В комиссию включают наиболее квалифицированных специалистов, способных оценить важность тех или иных документов.

    • Соответствующий приказ может выглядеть так:
    • ЗАО «Актив»
    • Приказ
    • 15 марта 2002 года N 43
    • О создании экспертной комиссии

    В связи с необходимостью уничтожения документов, срок хранения которых истек, приказываю: 1. Создать экспертную комиссию в составе: — председатель комиссии — юрист А.А. Иванов; — члены комиссии — главный бухгалтер О.В. Борисова; секретарь М.И. Петрова. 2. Экспертной комиссии подготовить акт о возможности уничтожения

    документов, срок хранения которых истек.

    Директор ЗАО «Актив» Васильев /А.И. Васильев/

    1. Комиссия составляет акт о выделении документов на уничтожение. Акт может выглядеть так:
    2. ЗАО «Актив»
    3. Акт о выделении документов на уничтожение
    4. 21 марта 2002 года г. Москва

    Экспертная комиссия в составе: — председатель комиссии — юрист А.Л. Иванов; — члены комиссии — главный бухгалтер О.В. Борисова;

    секретарь М.И. Петрова,

    составила настоящий акт о том, что в результате проведенной экспертной оценки подлежат уничтожению следующие документы, срок хранения которых истек (опись прилагается): 1. Кассовые документы за 1996 год (1 папка). 2. Авансовые отчеты за 1996 год (1 папка). 3. Кассовая книга за 1996 год. 4.

    Журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров за 1996 год. 5. Банковские документы за 1996 год (1 папка). 6. Накладные по учету товарно-материальных ценностей за 1996 год (2 папки). 7. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей за 1996 год (1 папка). 8. Журнал учета доверенностей за 1996 год. 9.

    Гарантийные письма за 1996 год (1 папка).

    10. Главная книга за 1996 год.

    Председатель комиссии Иванов /А.А. Иванов/ Члены комиссии: Борисова /О.В. Борисова/

    Петрова /М.И. Петрова/

    После того как эксперты «благословят» уничтожение документов, акт попадает на утверждение руководителю организации. Потом все бумаги, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый том собранных дел. После этого документы можно уничтожить любым способом — разорвать, отправить в шредер, сжечь.

    Если документов очень много, процедуру уничтожения может провести, например, котельная. Бумаги можно также сдать в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.

    В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать уничтожение всех бумаг и составить еще один акт — о физическом уничтожении документов.

    • Акт может выглядеть так:
    • ЗАО «Актив»
    • Акт об уничтожении документов, срок хранения которых истек
    • 28 марта 2007 года г. Москва

    Экспертная комиссия в составе: — председатель комиссии — юрист Иванов А.А.; — члены комиссии — главный бухгалтер Борисова О.В.;

    секретарь — Петрова М.И.,

    составила настоящий акт о том, что, согласно описи, утвержденной актом от 21 марта 2007 года, были уничтожены документы, срок хранения которых истек. В присутствии членов комиссии указанные документы были переданы как макулатура ОАО «Вторсырье» согласно накладной от 28 марта 2007 г. N ГВ

    100256, которая прилагается к настоящему акту.

    Председатель комиссии Иванов /Иванов А.А./ Члены комиссии: Борисова /Борисова О.В./

    Петрова /Петрова М.И./

    Деньги, которые вам заплатит за сданную макулатуру организация, перерабатывающая вторсырье, вы должны учесть в составе операционных доходов.

    Пример Предположим, что ОАО «Вторсырье» заплатило «Активу» за сданную макулатуру 118 руб. (в том числе НДС — 18 руб.). Бухгалтер «Актива» должен сделать проводки: Дебет 50 Кредит 91-1 118 руб. — оприходованы деньги за сданную макулатуру в кассу организации; Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»

    18 руб. — начислен НДС к уплате в бюджет.

    Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

    Отправить на почту

    Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса.

    Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

    Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

    Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

    Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний.

    Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится.

    Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

    ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

    В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

    Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

    Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

    Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

    • Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
    • Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
    • Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
    • Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

    О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

    Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии.

    К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать.

    Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

    Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

    В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

    Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

    Как составить акт на уничтожение документов

    До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

    В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

    Образец акта на уничтожение бухгалтерских документов

    Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

    Читайте также:  Понятие и условия договора

    Как не ошибиться с датой акта

    Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

    • документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000;

    Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Образец и бланк для скачивания 2020 года

    Уничтожение документов является распространенной процедурой, позволяющей организации утилизировать документацию, утративших свою практическую и иную значимость, сохранив при этом коммерческую и другую тайну.

    Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения составляется с целью документализации данного процесса, а кроме того выполняет функцию учета уничтоженных дел.

    Файлы в .

    DOC:Бланк акта уничтожения документов с истекшим сроком храненияОбразец акта уничтожения документов с истекшим сроком хранения

    Какие документы могут быть уничтожены

    В процессе ведения предпринимательской и иной деятельности физическое или юридическое лицо создает и получает множество самых различных документов.

    По мере течения времени некоторые документы утрачивают свою значимость и подлежат утилизации.

    Основным критерием отбора документа к уничтожению является истечение срока его хранения, установление которого основывается на данных экспертизы ценности документа.

    Под ценностью документа понимается его значение как в деятельности самой организации, так и в более широком смысле слова. Документ может являться достоянием культуры, историческим памятником, и иметь экономическое и другое значение. Уничтожение таких документов может иметь последствия вплоть до уголовного преследования.

    Зачастую определить ценность того или иного документа бывает затруднительно даже для опытного сотрудника организации. Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года №558 был утвержден Перечень типовых управленческих документов, с указанием сроков их хранения. Он не является исчерпывающим, однако практически все основные виды документации и сроки их хранения в нем содержатся.

    В соответствии с их ценностью документы можно разделить на категории. Критерием деления являются сроки хранения.

    Документация постоянного хранения

    Данный вид документации обладает самой высокой ценностью, поскольку содержит основную информацию об организации, а также являются объектом культурного и прочего интереса. Эти документы существуют столько, сколько существует организация, и не уничтожаются даже после ее ликвидации.

    К ним относятся:

    • учредительные документы организации;
    • распорядительная документация по предприятию;
    • положения о структурных подразделениях организации;
    • акты приема-передачи при смене руководителей организации, и т.п.

    Данные документы по истечении определенного срока передаются в объединенные архивы муниципальных образований или госархивы. Исключение составляют частные документы негосударственных организаций.

    Среди этих документов выделяются особо ценные документы. Они обладают еще более высоким приоритетом.

    Документы длительного хранения

    К этой категории относятся дела, хранящиеся 11 лет и более. Эти документы имеют практическое значение в деятельности организации, но обычно не представляют общественной ценности.

    Это кадровая документация, документы об изготовлении электронной цифровой подписи и другие.

    Эти документы также хранятся в архиве организации и передаются на хранение в ведомственные или муниципальные архивы (об исключении сказано выше).

    Документы временного хранения

    Данная категория документов хранится в течение 10 лет и менее. Эти документы используются непосредственно в текущей деятельности организации и не имеют общественного значения. Эти дела не подлежат обязательной передаче в архив и могут храниться непосредственно по месту составления, например, в канцелярии или договорном отделе организации.

    Хранение электронных дел осуществляется соответственно тем же срокам, что и хранение бумажных документов той же важности.

    Определение ценности документов

    Порядок определения ценности документов и отбора их к уничтожению регламентируется одобренными Росархивом «Основными правилами работы архивов организации» от 2002 года и более современными, хотя и во многом идентичными Правилами работы архивов организации, утвержденными приказом Минкультуры №526 от 15 марта 2015 года.

    Экспертиза ценности документа в течение его «жизни» проводится как минимум дважды:

    • в конце делопроизводственного года при переутверждении номенклатуры дел организации на следующий год;
    • по истечении установленного срока хранения, когда определяются документы, которые можно уничтожить, и документы, которые будут переданы (если это предусмотрено) в объединенный архив.

    Для того чтобы определить ценность документа требуется учет мнения специальной экспертной комиссии (ЭК), состав которой назначается приказом по предприятию.

    Председателем комиссии назначается директор или заместитель директора по административной части или начальник службы делопроизводства.

    В комиссию рекомендуется включать не мене трех человек из числа наиболее хорошо разбирающихся в документации работников (как правило, это начальник кадровой службы, начальник службы делопроизводства) и обязательно — лицо, ответственное за архив организации. Эти работники будут нести ответственность за определение срока хранения каждого документа.

    • Для экспертизы ценности электронных документов могут быть привлечены работники IT-службы.
    • Если в организации имеется научная или иная документация, требующая учета мнения определенного специалиста, может быть создана отдельная комиссия с участием компетентных в данной области работников.
    • В полномочия ЭК входит продление срока хранения отдельных документов, если они будут признаны не утратившими ценность даже после того, как срок их хранения истек.

    Оформляется решение ЭК протоколом. Протоколы заседания экспертной комиссии предприятия в случае, если документы передаются в городской или другой архив, обязательно согласовываются с экспертно-проверочной комиссией архива. Без ее одобрения изменение сроков хранения документов не допускается.

    Уничтожение документов

    1. После проведения экспертизы ценности документов с истекшим сроком хранения и согласования вопросов по спорным документам составляется акт о выделении документов к уничтожению.

    2. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

    3. При уничтожении документов должны соблюдаться следующие принципы:
    1. уничтожение должно быть санкционированным;
    2. уничтожение не должно затрагивать документы, касающиеся длящегося или предстоящего судебного разбирательства;
    3. уничтожение должно затрагивать не только оригиналы, но и копии документа;
    4. уничтожение должно проводиться с соблюдением коммерческой и иной тайны, конфиденциальности информации.

    Обычно сначала составляются акты по структурным подразделениям, а затем — общий акт, по предприятию.

    Форма акта утверждена приказом Минкультуры РФ №526 от 15.03.2015 (Приложение №21 к Правилам работы архивов). Вам останется лишь вписать свои данные в шаблон.

    Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, состоит из следующих разделов:

    1. «шапка» документа с указанием названия документа, даты составления и номера документа, а также поля «Утверждаю», в котором указываются дата утверждения и проставляется должность, подпись и расшифровка подписи лица, которое утвердило акт;
    2. преамбула, содержащая в себе ссылку на нормативный документ, ставший основанием для определения сроков хранения документа и название фонда (организации), дела которой отобраны для уничтожения;
    3. основная часть, оформленная в виде таблицы, в которой перечисляются заголовки дел, выделенных к уничтожению. Заголовки удобнее группировать по структурным подразделениям. Если к уничтожению выделяется много однородных дел (например «Служебные записки»), то можно просто указать общий заголовок и обозначить количество дел;
    4. в резолютивной части указывается итоговое количество дел, выделенных для утилизации, цифрой и прописью;
    5. если организация передает документы на хранение в объединенный архив, в акт включается раздел об утверждении дел постоянного хранения ЭПК архива. Частным организациям, самостоятельно хранящим свои документы, такой отметки не требуется;
    6. подпись лица, ответственного за архив;
    7. номер и дата протокола заседания экспертной комиссии предприятия;
    8. отметка о передаче дел на уничтожение. Указываются вес бумажных дел и наименование электронного носителя, а также способ утилизации, проставляются дата, должность и подпись работника, передавшего документы для уничтожения;
    9. если уничтожаются документы, находящиеся в объединенном архиве, делается отметка о внесении изменений в учетные документы. Эта отметка также подтверждается подписью работника архива.

    Образец акта на уничтожение бухгалтерских документов

    Уничтожение бумажных документов осуществляется физически: сжиганием, пропусканием через шредер и т.п.

    Процедура может быть осуществлена как силами самого предприятия, так и силами сторонней организации. Прием-передача документов на уничтожение оформляется приемо-сдаточной накладной, а за погрузкой и вывозом документов следит работник архива или документационного обеспечения управления.

    Не допускается использование документов с истекшим сроком хранения в качестве черновиков, а также выбрасывание их в общие мусорные корзины.

    Самым надежным способом уничтожить электронный документ является уничтожение его физического носителя, однако допускаются и другие методы (стирание, перезапись, размагничивание и т.п.).

    Статья 27 Федерального закона №125 от 22.10.2004 года оговаривает предусмотренную законодательством ответственность организаций за нарушения правил архивного хранения документов.

    Акт об уничтожении документов образец бланк

    Деятельности организации сопутствует объемный документооборот.

    Со временем у некоторых хранящихся материалов, договоров, приказов и др.  истекает срок давности, они теряют свое правовое значение, либо пропадает необходимость в их хранении по иным причинам.

    Неактуальные материалы не выкидывают, потому что в них имеется конфиденциальная информация, а уничтожают.

    Чтобы избавиться от таких документов, не привлекая сторонние компании, необходимо составить акт о том, что устаревшие и ненужные материалы уничтожены.

    Составляем акт

    В документ по уничтожению материалов могут входить такие, срок которых истек к первому января текущего года. Материалы из одного рода перечисляются группами.

    В акте указываем:

    • Дату и место составления.
    • Причину, по которой принято решение уничтожить материалы, указываем ссылки на внутренние документы или иные правовые нормы.
    • Перечисляем документы, указывая их название, крайнюю дату хранения, номера, группируя по отделам.
    • Указываем количество документов, которые планируется уничтожить по данному акту.
    • Далее указываются подписи ответственных лиц.

    Подписывает составленный документ тот сотрудник, который его составлял. После него подписывают сотрудники, которые входят в экспертную комиссию по данным случаям. В конце подписывает руководитель компании.

    Материалы, которые предполагается уничтожить, могут передаваться в государственный архив. В таком случае дополнительно необходимо получить заверение из архивного учреждения постоянного хранения.

    После всех заверений организация самостоятельно уничтожает ненужные материалы. Использовать их для черновиков и других целей запрещено.

    Как уничтожаются документы

    Для небольших объемов используется шредер, размельчающий листы с текстом на мелкие полоски. Можно также сжечь документы, но при этом следить, чтобы не возник пожар.

    Есть еще один путь – отдать на уничтожение в специальную организацию. В этом случае создается акт сдачи-приемки документов, с указанием даты передачи, веса всех документов вместе, их количество.

    В процессе передачи материалов и их уничтожения присутствует сотрудник организации, чтобы убедиться в том, что конфиденциальность информации сохранена.

    После уничтожения материалов, к данному акту прикладывают документ, подтверждающий то, что материалы уничтожены. В таком акту также указать их количество и точный вес.

    Ниже расположен типовой бланк и образец акта об уничтожении документов вариант которого можно скачать бесплатно

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *