Где хранятся заявления на отпуск

Формируется комиссия из наиболее квалифицированных работников, а в ее составе должно быть не меньше трех человек.

Обязательно в комиссию входит лицо, ответственное за архивное хранение документации, например, руководитель архива. Целесообразным считается присутствие в составе представителя того архивного учреждения, куда передаются все документы организации.

Все организации, а также индивидуальные предприниматели, обязаны соблюдать сроки хранения архивной документации, в том числе, и различных документов по личному составу. А знание сроков хранения позволит работнику кадровой службы не только соблюсти требования закона, но и систематизировать работу с документами.

[3]

Несмотря на непродолжительный срок хранения заявлений на отпуск, значение данного вида документов сложно переоценить.

Срок хранения личных заявлений работников

Например, исчисление срока хранения дел, законченных в апреле 2008 г., начинается с 1 января 2009 г.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

К сожалению, не все документы, предусмотренные законодательными актами, включены в действующий Перечень, что вызывает определенные трудности у работников кадровых служб при формировании дел.

Например, Перечнем не предусмотрены уведомления (об истечении срока действия срочного трудового договора, о сокращении штата или численности работников организации, об изменении определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда и др.), необходимость составления которых предусмотрена Трудовым кодексом РФ.

Сроки хранения личных заявлений работников

• — крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела;
• — количество листов в деле;
• — срок хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «хранить постоянно»).
• На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.
• При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.
• Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел.
• Если официальные бумаги хранятся в папке, то создается отдельная папка для приказов на отпуск и заявлений на период в 75 лет, 5 лет.

Документы об отпусках

Что касается отпуска, то здесь законодательством предусмотрено несколько видов ситуаций.

75 лет будет содержаться официальная бумага на отдых, если она дает предоставление сотруднику на отдых без сохранения заработной платы, если она выдается с целью ухода за ребенком, еще не достигшим 3-летнего возраста.

75 лет – это значительный период. В течение такого длительного срока фирма содержит в архиве лишь те документы, которые имеют существенное значение.

5 лет в архиве компании, где работает человек, будет лежать официальная бумага, касающаяся оплачиваемого отдыха.

Согласно Перечню срок хранения конкретного заявления работника зависит от того, с какой областью отношений было связано его написание.

— заявление, связанное с разрешением трудового спора, заявление о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий должны храниться 5 лет, если экспертно-проверочной комиссией (далее — ЭПК) данные документы не отнесены к сроку хранения «постоянно» (п.п. 584, 699 Перечня),

— заявления, входящие в состав личного дела работника — 75 лет, если ЭПК данные документы не отнесены к сроку хранения «постоянно» или постоянно — в зависимости от категории работника (п. 656 Перечня); — заявления, не вошедшие в личное дело — 5 лет (п. 665 Перечня);

1. — заявления претендентов на замещение вакантных должностей — 3 года после проведения конкурса на замещение вакантных должностей (п.
2. Поэтому большинство из них имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.
3. Помимо этого, кадровые документы обладают еще и биографической, археографической ценностью, являются источником для статистических обобщений и историко-социальных исследований.
4. Особенности хранения кадровой документации в организации обусловлены задачами ограничения несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективного поиска нужной информации.
5. В системе хранения кадровых документов можно выделить два вида, стадии хранения: текущее и последующее.

Хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив называют текущим (оперативным). Текущее хранение дел осуществляется по месту их формирования.

• Наименование должности работника,
• сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
• Изменения в учетные документы внесены.
• Наименование должности работника
• архива, внесшего изменения
• в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
• Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющих грифы «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», производится в соответствии со специальными инструкциями.
• Оформление дел и передача их на архивное хранение.
• «Оформление дел: Подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами».
• (пункт 73 ГОСТ Р 51141-98).
• Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены.

Каждая фирма, осуществляющая предпринимательскую деятельность, обязана хранить заявления сотрудников, соблюдая срок хранения приказов и заявлений на отпуск, который устанавливается существующими нормативно-правовыми документами.

Это относится как к частным, так и к государственным организациям.

Сколько лет хранятся заявления на отпуск и приказы на отдых работников без сохранения заработной платы? Законодательство предусматривает множество случаев, существует разделение на три основные категории документов:

1. Организационные.
2. Распорядительные. К ним относятся приказы, указания.
3. Справочно-информационные.

Читайте так же:  Аттестация работников на соответствие занимаемой должности

Приказы делятся по личному составу, основной или хозяйственно-административной деятельности. К первому типу относятся приказы, посредством которых осуществляется документирование трудовых отношений.

Знание понятия архивного документа поможет лучше разобраться в тонкостях законодательства.

Срок хранения заявлений о приеме на работу и увольнении

Оба перечня обязательны к применению всеми организациями независимо от формы собственности. Вместе с тем типовые перечни не могут охватить всю специфическую документацию различных отраслей.

Поэтому на базе типовых перечней министерства и иные центральные органы управления разрабатывают ведомственные перечни.

Ведомственные перечни включают в себя полный комплекс документов постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения, образующихся в деятельности организации и подчиненных ему учреждений.

Перечень конкретизирует сроки хранения каждого включенного в него документа.

Нормативно-правовые акты, регулирующие работу отдела кадров.

2. Штатное расписание.

3. Положение об отделе кадров.

4. Документы по подготовке и переподготовке работников, повышению квалификации, планы, программы и так далее.

5.

Переписка с другими организациями по вопросам повышения профессиональной квалификации, поиска кадров и так далее.

6. Приказы о приеме, увольнении работников.

7. Приказы о поощрениях, применении дисциплинарных взысканий.

8. Приказы о командировании.

9. Приказы о переводе на другую работу, повышении в должности.

10. График отпусков.

11. Должностные инструкции работников организации.

12. Трудовые договоры.

13. Договоры о полной материальной ответственности.

14. Табель учета рабочего времени.

1. Организации, не являющиеся таковыми, хранят документы постоянного срока следующим образом:
2. — государственные, муниципальные организации — 10 лет;
3. Помимо этого определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов.

Где и сколько хранится заявление на отпуск

Срок хранения заявлений на ежегодный отпуск

По общему правилу, установленному в ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — закон № 125), документы по личному составу хранятся в зависимости от времени их создания:

Источник: https://xn--d1agd3b.xn--p1ai/srok-hraneniya-zayavlenij-na-otpusk-skolko-hranyatsya-dokumenty/

Где хранить приказы на отпуск и заявления к ним

Срок хранения приказов на отпуск

Подборка наиболее важных документов по запросу (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое). Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Сведения о работе в данной организации нумеруются и датируются.

Датами записей являются даты приема на работу, перевода на другую работу, увольнения, указанные в приказах (распоряжениях) по личному составу . Номера и даты приказов вносятся в 4-ую графу трудовой книжки.

Порядок нумерации приказов по личному составу нормативными правилами не регламентирован. Кадровые приказы нумеруются отдельно от приказов по основной деятельности и, как правило, в пределах каждого календарного года.

В приказах по личному составу для их дифференциации в системе делопроизводства рекомендуется использовать дополнительные буквенные обозначения «лс», «л/с», «N К», «N К», «N К/2», «N -П» или другие, в зависимости от установленного в организации порядка.

Единые правила нумерации приказов должны применяться во всех структурных подразделениях организации в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя.

В организациях с большим числом приказов по личному составу по различным вопросам управления персоналом возможно применение дополнительных буквенных обозначений для приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, командировании работника, предоставлении отпуска и т.п.

Приказы по личному составу, отражаемые в трудовой книжке (прием, перевод, увольнение), имеют нормативный срок хранения 75 лет и должны быть разграничены с приказами об отпуске, командировке, дежурстве со сроком хранения 5 лет.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Отметим, что согласно результатам инспекционных проверок Минкультуры (именно этот орган проверяет соблюдение архивного законодательства) одной из самых распространенных ошибок является некорректная подшивка документов в дела.

Так, ошибкой считается подшивка приказов по личному составу вместе с приказами по основной деятельности (например, приказы по отпуску по беременности и родам и приказы по отпуску по уходу за ребенком). Приказы по основной деятельности и кадровые приказы Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним:

Срок хранения приказов на отпуск

Приказы по личному составу хранят в особых условиях четко определенный срок.

Скачайте документы по теме: Образец от эксперта Образец от эксперта Образец от эксперта Используйте в работе регулируют два документа:

1. ст. 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».
2. ст. 19 и 665 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года №558;

• Из этих нормативно-правовых актов можно узнать, сколько лет хранить приказы на отпуска.
• Такой вывод следует из пунктов 19, 665 перечня, который утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года №558.
• При помещении приказов в личные дела сотрудников хранить их нужно:

1. в течение 75 лет, если такие дела были закончены делопроизводством до 1 января 2003 года;
2. в течение 50 лет, если личные дела были закончены делопроизводством после 1 января 2003 года.

При этом личные дела руководителей, в которые помещены распоряжения о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков, хранят постоянно.

Документы по личному составу, образовавшиеся в период государственной службы, которая не является государственной гражданской службой, хранят 75 лет, не учитывая дату их создания. Порядок установлен статьей 22.

1 Закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ.

Приказ о ежегодном отпуске Распоряжения о предоставлении отпусков без сохранения заработной платы хранят в течение такого же периода времени, как и приказы на ежегодные оплачиваемые отпуска.

Срок хранения установлен перечнем № 558 и составляет 5 лет, если они не помещены в личные дела сотрудников.

Такой вывод следует из пунктов 19, 665 перечня, который утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года под №558.

При помещении указанных распоряжений в личные дела сотрудников хранить их нужно в течение 75 лет, если такие дела были закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, или в течение 50 лет, если личные дела были закончены делопроизводством после 1 января 2003 года.

Приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы в днях Личные дела руководителей, в которые помещены приказы о неоплачиваемых отпусках, хранят постоянно.

Документы по личному составу, образовавшиеся в период государственной службы, которая не является государственной гражданской службой, хранят 75 лет, не учитывая дату их создания. Порядок установлен статьей 22.

1 Закона от 22 октября 2004 года под №125-ФЗ.

Если распоряжения о предоставлении отпусков хранят отдельно от личных дел, период хранения краткосрочный, он ограничен до пяти лет.

Где хранят заявления работников

Добрый День. Подскажите пожалуйста заявление о приеме на работу вкладывается в личное дело сотрудника или прикалывается к приказу и хранится в папке где хранятся приказы? Благодарю. Конкретный порядок ведения документооборота в организации, в том числе ведения и хранения кадровых документов, организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства.

При этом, на практике заявления хранят либо в личном деле работника, либо в отдельной папке. Все разновидности документов по кадровому обеспечению, а также сроки их хранения приведены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

№ 558. При этом, статья 665 указанного перечня содержит следующий вид документа

«Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел »

со сроком хранения 5 лет.

Следовательно, можно сделать вывод, что, по сути, в данной папке вполне возможно хранить заявления, которые служат основанием для документального оформления какого-либо действия. Таким образом, по нашему мнению, заявления сотрудников можно хранить как в папке

«Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел »

со сроком хранения 5 лет, так и непосредственно в Личном деле каждого сотрудника со сроком хранения 75 лет. Подкалывать заявления работников к приказам в данном случае не нужно, т.к.

приказы хранятся отдельно от заявлений.

Важную информацию о Заявлении о приеме на работу вы найдете в материале здесь.

• Ответ: Как хранить документы в кадровой службе

Ситуация: Нужно ли заявления об увольнении, отпуске, о приеме или переводе подкреплять к приказам или их необходимо хранить отдельно По общему правилу приказы формируются в дела по видам (в одно дело по основной деятельности, в другие по личному составу) и хронологии (п.

3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Конкретный порядок ведения документооборота в организации, в том числе ведения и хранения кадровых документов, организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства.

Действующее законодательство не содержит требований о конкретном порядке хранения документов, поэтому вопрос совместного или раздельного хранения заявлений с приказами каждый работодатель решает по своему усмотрению.

При этом необходимо учитывать, что для приказов по личному составу и для заявлений предусмотрены различные сроки хранения – 75 лет и 5 лет соответственно. Пятилетний срок установлен и для других документов-оснований к приказам по личному составу (докладные, служебные, объяснительные записки, заявления, представления и др.), если они не хранятся в составе личных дел.

Таким образом, если осуществлять хранение данных документов вместе, то впоследствии их необходимо хранить 75 лет (по большему сроку хранения документа). Если же заявления и приказы группировать по отдельным делам, то дела с заявлениями можно будет уничтожать гораздо раньше, чем дела с приказами, которые относятся к документам более длительного хранения.

Сколько хранить заявление на отпуск?

25 декабря 2017 в 06:43 Доброе утро!

Подскажите пожалуйста, сколько хранятся заявление на ежегодный отпуск и отпуск без сохранения? Приказы и заявления на отпуск хранятся вместе или раздельно? Сохранить изменения Отменить Рейтинг: 1430 25 декабря 2017 в 08:56 Здравствуйте, Алёна!

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были созданы. Статья 665 указанного перечня содержит следующий вид документа

«Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел «

со сроком хранения 5 лет.

Если заявления об отпуске сгруппированы в отдельное дело, то в соответствии с Перечнем, папку с заявлениями необходимо хранить 5 лет.

Если же Вы осуществляете хранение заявлений в личном деле работника, то впоследствии их необходимо хранить 75 лет (по большему сроку хранения документа).

В отличие от приказов о приеме на работу, переводе, увольнении и других приказов по личному составу, срок хранения которых установлен не менее 75 лет, приказы о предоставлении отпусков, а также приказы о взысканиях нужно хранить только пять лет.

Если у Вас по внутренним правилам делопроизводства определено хранение приказов на отпуск без сохранения зарплаты совместно с заявлениями о предоставлении таких отпусков, то срок хранения обоих видов документов будет 5 лет.

Ответ был изменён автором 25 декабря 2017 в 08:58. Добавьте ссылку на статью кодекса Выберите кодекс Трудовой кодекс Добавьте ссылку на официальный документ Сохранить изменения Отменить Лучший ответ!

отметить ответ как лучший 0 12 Января 2020 15 Января 2020 17 Января 2020 28 Января 2020 в Кадровом Совете для публикации ответа. Ответ на вопрос пользователя в Кадровом Совете для публикации ответа.

Или опубликуйте ответ как гость: e-mail: подпись: Текст ответа Добавьте ссылку на статью кодекса Выберите кодекс Конституция Арбитражный процессуальный кодекс Бюджетный кодекс Водный кодекс Воздушный кодекс Градостроительный кодекс Гражданский кодекс Гражданский процессуальный кодекс Жилищный кодекс Земельный кодекс Кодекс внутреннего водного транспорта Кодекс об административных правонарушениях Кодекс торгового мореплавания Лесной кодекс Налоговый кодекс Семейный кодекс Таможенный кодекс Трудовой кодекс Уголовно-исполнительный кодекс Уголовно-процессуальный кодекс Уголовный кодекс Добавьте ссылку на официальный документ Найти Отправить ответ Задайте вопрос экспертам У вас есть вопрос?

Задайте его эксперту и получите ответ в кадровом совете Закрыть отмена Да Нет

Период, на протяжении которого хранятся заявления и приказы на отпуск

Каждая фирма, осуществляющая предпринимательскую деятельность, обязана хранить заявления сотрудников, соблюдая срок хранения приказов и заявлений на отпуск, который устанавливается существующими нормативно-правовыми документами. Это относится как к частным, так и к государственным организациям. Сколько лет хранятся заявления на отпуск и приказы на отдых работников без сохранения заработной платы?

Законодательство предусматривает множество случаев, существует разделение на три основные категории документов:

• Распорядительные. К ним относятся приказы, указания.
• Справочно-информационные.
• Организационные.

Приказы делятся по личному составу, основной или хозяйственно-административной деятельности. К первому типу относятся приказы, посредством которых осуществляется документирование трудовых отношений. К этому виду относится командировка, увольнение с рабочего места, отдых.

У приказа по личному составу имеется 2 срока, определяющие годы, в течение которых его можно хранить: 75 и 5 лет.Важно!

Законодатель обязывает фирму хранить документы в архиве предприятия. Доступ к архиву должны иметь только уполномоченные на это лица, чтобы не произошло неправомерного распоряжения.

ФЗ № 125 дает четкое определение тому, чем является архивный документ.

Он наделяет это понятие следующими характеристиками: нахождение на материальном носителе, данные, хранящиеся в архиве должны обладать общественно-государственной важностью.Приказы и заявления принято хранить в архиве фирмы. Их могут добавлять к личному делу трудящегося или содержать в специальной папке.

Если официальные бумаги хранятся в папке, то создается отдельная папка для приказов на отпуск и заявлений на период в 75 лет, 5 лет.Что касается отпуска, то здесь законодательством предусмотрено несколько видов ситуаций.

75 лет будет содержаться официальная бумага на отдых, если она дает предоставление сотруднику на отдых без сохранения заработной платы, если она выдается с целью ухода за ребенком, еще не достигшим 3-летнего возраста.

75 лет – это значительный период. В течение такого длительного срока фирма содержит в архиве лишь те документы, которые имеют существенное значение.

5 лет в архиве компании, где работает человек, будет лежать официальная бумага, касающаяся оплачиваемого отдыха. Также будут наличествовать приказы, связанные с изменением срока отпуска и отзывом работника из него.

Законодательство обязывает фирму устанавливать надлежащий контроль над хранением официальных бумаг.

1. Чаще всего приказы и заявления содержатся в личном деле трудящегося.
2. Они также могут храниться в специальной папке.
3. Законодательством четко определено место, где хранить официальные бумаги.

Этим местом является архив.Обычно заявления на отдых хранятся 75 лет. Для людей, имеющих высокую и ответственную должность (начальник предприятия, сотрудник с государственной должностью, ученой степенью), должно осуществляться постоянное хранение личных дел.Любое поданное трудящимся заявление будет храниться в течение

Как правильно архивировать заявления на отпуск и приказ

» После того, как в кадровую службу и непосредственному руководителю поступает заявление сотрудника о желании уйти в отпуск, ответственным лицом составляется приказ, который в дальнейшем визируется работодателем и отправляется на хранение.

Такие документы располагаются в архиве в течение нескольких лет, при этом, допускается составлять определенные папки, в которые вносятся приказы о предоставлении отпуска, рассортированные по определенному структурному подразделению, году или по фамилиям работников. После истечение определенного периода хранения на приказы недлительного хранения допускается составить специальный акт, после чего документы уничтожаются.

Когда сотруднику нужно предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск В архиве должны находиться исключительно оригиналы локальных документов предприятия, а ксерокопии допускается сберегать лишь в случае, если это копии личных документов сотрудника (паспорт, диплом, трудовая книжка).

В случае необходимости, требуется составлять отдельное распоряжение с указанием актуальной информации.

Как считать дни отпуска: инструкция на все случаи В избранноеОтправить на почту Срок хранения заявлений на отпуск и соответствующих им приказов строго регламентирован.

Мы расскажем, какими нормативно-правовыми актами (НПА) устанавливаются порядок и сроки хранения распорядительной и кадровой документации.

Какими НПА регулируются сроки хранения документации Срок хранения приказов и заявлений по отпускам Итоги Какими НПА регулируются сроки хранения документации Все компании и предприниматели должны хранить документы, образующиеся в ходе деловой активности.

Нормативно-правовая база регулирования сроков и правил хранения документации представлена:

1. законом «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;

Источник: https://arbitradv.ru/gde-hranit-prikazy-na-otpusk-i-zajavlenija-k-nim-85876/

Какой срок хранения заявлений на отпуск в 2019 году?

Заявления на отпуск имеют определенный срок хранения, регламентированный нормативно-правовыми актами РФ. При несоблюдении правил хранения этих документов к работодателю могут применяться штрафные санкции.

Всегда ли надо оформлять заявление на отпуск?

Если ежегодный отпуск предоставляется согласно графику отпусков, составленному на год, заявление не нужно. Очередность предоставления отпусков устанавливается графиком, утвержденным руководством (ст. 123 ТК РФ). При этом график является обязательным и для работодателя, и для работников.

Однако заявление на отпуск нужно писать, если:

• работник просит разрешить ежегодный отпуск в период, отличный от того, который был запланирован графиком;
• работник устроился в организацию после того, как был составлен и утвержден график, и просит предоставить отпуск по истечении 6 месяцев работы;
• работник отработал меньше 6 месяцев, то есть просит предоставить отпуск авансом.

Заявление на отпуск может быть написано от руки или напечатано на компьютере, главное — в нем должны быть дата составления документа и подпись сотрудника. Заявление пишется в свободной форме с просьбой о предоставлении отпуска с начальной даты на определенное количество дней или до конечной даты.

Заявление нужно писать не только на основной ежегодный отпуск, но и на другие периоды, например, на отпуск без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком, учебный отпуск и др.

Вам также может быть полезна статья «Писать ли заявление на отпуск в 2019 году, если есть график отпусков».

  Форма Т-3 (штатное расписание): порядок заполнения и образец

Как хранить заявления на отпуск

Некоторые специалисты хранят заявления в личном деле каждого сотрудника. С одной стороны, это удобно, поскольку вся документация по человеку хранится в одном месте, и в случае необходимости ее не нужно искать.

С другой стороны, у кадровиков могут возникнуть определенные трудности при обработке информации, когда необходимо сдавать личные дела по выбывшим сотрудникам в архив, поскольку в них не должны содержаться заявления на отпуск. Кроме того, если сотрудник работает длительное время, в его личном деле может скопиться довольно много разных заявлений, и не только на отпуск.

Целесообразно все заявления персонала на отпуск хранить в одной папке с обязательной их регистрацией в журнале регистрации документов по отпускам. При этом нужно разделить заявления по видам отпусков, а также по годам, если в одной папке хранятся документы за период больше года.

Сроки хранения заявлений на отпуск

Правила хранения заявлений на отпуск установлены нормативно-правовыми актами:

• Законом «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ,

Источник: https://blogkadrovika.ru/srok-xraneniya-zayavlenij-na-otpusk-2019/

Как правильно архивировать заявления на отпуск и приказ

Главная › Алименты

23.09.2019

Как и где нужно хранить приказы на отпуск? После того, как в кадровую службу и непосредственному руководителю поступает заявление сотрудника о желании уйти в отпуск, ответственным лицом составляется приказ, который в дальнейшем визируется работодателем и отправляется на хранение.

Такие документы располагаются в архиве в течение нескольких лет, при этом, допускается составлять определенные папки, в которые вносятся приказы о предоставлении отпуска, рассортированные по определенному структурному подразделению, году или по фамилиям работников.

После истечение определенного периода хранения на приказы недлительного хранения допускается составить специальный акт, после чего документы уничтожаются.

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

По истечении срока хранения данные дела уничтожаются с оформлением акта об уничтожении. — Приказы по личному составу оформляются и хранятся в отделе управления персоналом предприятия. Они также различаются по срокам хранения.

Внимание: Приказы о приеме, увольнении и перемещении сотрудника внутри предприятия со сроком хранения 75 лет. Сюда же подшиваются приказы о смене фамилии, долгосрочной командировке, длительном временном переводе работников и пр.

Данные документы регистрируются в журнале, имеют сквозную нумерацию и литеру (чаще всего «л-с», «к»).

В конце года такие приказы систематизируются по алфавиту с нумерацией страниц и внутренней описью, далее переплетаются в дела и вместе с журналом регистрации их сдают в архив. — В отдельное дело оформляются приказы на отпуска (очередные, без сохранения заработной платы и пр.), краткосрочные командировки и переводы, они хранятся 5 лет.

Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

Коллеги, с которыми мы встречаемся в процессе консультационной деятельности, высказывают мнение, что, наоборот, удобнее вести личные дела абсолютно всех работников организации, поскольку все документы о трудовых отношениях с конкретным работником у работодателя хранятся вместе, как комплекс. И сотрудники, назначенные ответственными за ведение, учет и хранение личных дел, сталкиваются сейчас с такими проблемами:

• во-первых, с проблемой архивно-технической обработки личных дел, поскольку в процессе их подготовки к сдаче в архив «вспомогательные» заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и командировках, как правило, должны быть изъяты из личного дела.
• во-вторых, копии персональных документов работников (страниц паспорта, СНИЛС, свидетельства ИНН, свидетельств о браке и рождении детей), которые по привычке формируются в личные дела, не должны в них храниться, т.к.

Сколько хранятся приказы на отпуск

10 лет) и временных сроков Например, приказы о приеме, увольнении и др. со сроком хранения 75 лет должны быть помещены отдельно от приказов об ежегодных отпусках, командировках, которые хранятся 5 лет. При этом приказы с одинаковым сроком хранения допускается для облегчения их поиска в дальнейшем (особенно при большом документообороте) дополнительно подразделять на отдельные дела.

Например, приказы об ежегодных отпусках могут составлять самостоятельное дело, о командировках – другое, хотя все они имеют пятилетний срок хранения. Хочу еще раз напомнить, что каждое самостоятельное дело должно быть внесено в номенклатуру дел организации.

Где хранить заявление на отпуска?

Как оформить ежегодный отпуск Если дело, в котором хранятся приказы, занимает более 250 страниц формата А4, то такая папка разбивается на несколько томов и сортируется по алфавиту в нескольких отдельных папках. На обложке папок обозначаются порядковые буквы алфавита, даты первого и последнего приказа, начальный и конечный регистрационный номер документа.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Помимо прочего, не допускается внесение каких-либо изменений в уже составленные документы и зарегистрированные в журнале. В случае необходимости, требуется составлять отдельное распоряжение с указанием актуальной информации.

Только не забудьте, что если обучение осуществляется за счет самой организации или отпуск без сохранения заработной платы длительный, например, по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет, то соответствующие приказы и документы-основания будут иметь 75-летний (или 50-летний, если документы были созданы в период, начиная с 2003 г.) срок хранения, и могут быть сформированы в личное дело работника (см. дела № 03-10 и 03-11 в Примере). Срок «Пост.*» в ПТУД и в нашем Примере означает, что в небольшой коммерческой организации личные дела руководителей имеют срок хранения «до ликвидации организации».

Организация работы с документами в учреждениях регламентируется нормативными правовыми документами: инструкциями, правилами, положениями и др.

, в которых изложен порядок составления номенклатур дел, формирования дел, оформления дел и составления научно-справочного аппарата к ним, подготовки дел к архивному хранению.

Основными нормативными документами, в которых установлены общие требования по этим вопросам, являются Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Росархива № 68 от 27 ноября 2000 г.

и Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Подготовка документов по личному составу к длительному хранению начинается на стадии составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве.

Читать еще:  Гпк рф уточнение исковых требований образец заявления

Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству Форум кадровиков. Кадровое делопроизводство » Кадровое делопроизводство Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем, а главное — у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи.

Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи.

И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др. Также для Вас чат кадровиков Отписаться от сообщений с форума Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума.

В любом случае, все приказы в действующей организации делятся на приказы по основной и хозяйственной деятельности и приказы по личному составу. — Приказы по основной и хозяйственной деятельности, как правило, хранятся у секретаря (если другое не оговорено отдельным распоряжением). На него же возлагается обязанность по регистрации, хранению и архивации этих приказов.

Документы различаются и по срокам хранения. Приказы по основной деятельности предприятия (по организационной структуре, по утверждению штатного расписания, внесению в него изменений и пр.) имеют строк хранения – постоянно. По истечению календарного года они сдаются в архив предприятия.

Приказы по хозяйственным и оперативным вопросам имеют срок хранения 5 лет. Они имеют сквозную нумерацию без литеры. Если объем издаваемых на предприятии приказов большой, тогда в течение года их делят на тома.

В текущем делопроизводстве обложка дела с приказами по личному составу оформляется аналогично приведенному образцу (см. по ссылке, чтобы в этой статье не повторяться).

Здесь уместно будет просто указать некоторые примеры заголовков: «Приказы директора ООО «Колбасник» по личному составу (прием, перемещение, увольнение)» или «Приказы № 1-42 руководителя о премировании сотрудников».

Хранение приказов по личному составу Для определения сроков хранения приказов пользуются действующим Типовым перечнем документов. На сегодняшний день последний типовой перечень составлен в 2010 году (см. по ссылке, при необходимости его можно скачать).

Обращаем внимание на статью 19 б и примечание 2 к ней указанного выше типового перечня – для определения хранения различных категорий приказов по личному составу;на статью 665 – основания к приказам, не вошедшие в личное дело, хранят 5 лет.

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

• тарификационные ведомости;
• табели и наряды работников вредных профессий;
• трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
• протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
• протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;
• документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;
• списки работников, уходящих на льготную пенсию;
• штатные расстановки;
• книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.

Срок хранения указанных документов в соответствии с Перечнем — 75 лет.

Сколько хранятся приказы на отпуск

Где хранить заявление на отпуска?

Ежегодный оплачиваемый отпуск

Приказы на отпуск относятся к особо важным локальным документам предприятия, которые подтверждают законное право сотрудников уходить в ежегодный оплачиваемый или неоплачиваемый отпуск.

Соответственно, такие бланки должны храниться в числе прочих документов в особых условиях, и в данной статье будут рассмотрены данные условия и сроки хранения приказных бланков.

Из ниже представленной статьи вы узнаете:

• сколько хранятся приказы на отпуск;
• как и где нужно хранить приказы на отпуск;
• каковы особенности архивирования приказов на отпуск;
• каков процесс регистрации приказов перед непосредственной процедурой архивирования;
• допускается хранить вместо оригинала приказа (в случае его утери) ксерокопию.

Приказные документы разделяются на две категории: длительного и кратковременного хранения.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

• акты о несчастных случаях, связанных с производством — 45 лет;
• тарификационные ведомости — 25 лет;
• протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет — 15 лет;
• протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий — 15 лет;
• списки работников, уходящих на льготную пенсию, — 50 лет;

В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах. Ряд статей Конституции Российской Федерации гарантирует право граждан на получение сведений и информации, затрагивающих их социально-правовые интересы. Такие сведения содержатся и в документах по личному составу, образующихся в деятельности организаций. Часть этих документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень), утвержденным Росархивом от 6 октября 2000 г. имеет долговременный (свыше 10 лет) срок хранения. Перечень является основным нормативным документом для определения сроков хранения управленческой документации, в состав которой входят документы по личному составу, и отбора их на дальнейшее хранение и уничтожение. Действие статей Перечня для данной категории документов распространяется на организации всех форм собственности.

Если организация комплексно решает вопрос о регламентации формирования дел, то в ситуации, которая описана в вопросе, она может вместе с номинальным и предметно-вопросным признаками формировать дела с учетом взаимосвязи документов и их одинаковых сроков хранения.

В номенклатуру дел могут быть включены следующие заголовки: Пример Заголовки дел с подшитыми в них заявлениями-основаниями к приказам в номенклатуре дел СвернутьПоказать Тогда все заявления, справки-вызовы и справки, которые являются основаниями для издания приказов о предоставлении всех видов отпусков, могут формироваться в одно дело вместе с приказами, тем более в небольшой организации с небольшим объемом документооборота (см. дело № 03-05 в Примере).

Читать еще:  Какие документы нужны для развода в суде или загсе

Подскажите пожалуйста, как правильно архивировать приказы по личному составу. Я делаю так: подшиваю все приказы (отпуска, прием, увольнение, перемещение) в одну папку и нумерую страницы. Надо ли к приказам по отпускам подшивать заявления на отпуск? Если нет, то тогда где хранить заявления работников на отпуска? Форум:

Скорпикора 2008-03-26 15:53 Приказы по личному составу архивируются по годам хранения:- прием, увольнение, перемещения, отпуска за свой счет, отпуска по БИР хранятся в течение 75 лет;- приказы по очередным отпускам — хранятся 5 лет.

Заявления удобно хранить в отдельной папке «Основания к приказам по личному составу», срок хранения в архиве — 1 год Solnce 2008-03-26 16:47 а если их подкалывать вместе с приказами по очередным отпускам? Archangel 2008-03-27 13:26 А зачем? Срок хранения заявлений — 1 год, а приказов — 5 лет.

Внутренняя опись составляется для учета документов дела, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем, указывается должность составителя и расшифровка подписи.

Изменения состава документов личного дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.п.) заносятся в графу «Примечание» со ссылками на соответствующие документы, на основании которых произошло изъятие, дополнение, замена копиями и т.п.

Где и сколько хранится заявление на отпуск

Срок хранения заявлений на ежегодный отпуск

По общему правилу, установленному в ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — закон № 125), документы по личному составу хранятся в зависимости от времени их создания:

Источник: https://45jurist.ru/alimenty/kak-pravilno-arhivirovat-zayavleniya-na-otpusk-i-prikaz.html

Где вы храните заявления сотрудников на отпуск?

Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?.

Важно

Указа Президента РФ от 01.06.98 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности». Несмотря на то что данный документ регламентирует ведение личных дел госслужащих, этот перечень можно использовать и другим компаниям.

Как правило, в состав личного дела входят: внутренняя опись документов; анкета, личный листок по учету кадров; резюме (или автобиография); копии документов об образовании (в том числе все квалификационные свидетельства), удостоверения личности; справки и другие документы, подтверждающие изменения анкетных данных работника (копии свидетельства о браке, ИНН, страхового свидетельства, свидетельства о рождении детей); копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках и т.

Срок хранения заявления на отпуск

• Раздел 7.3 «Охрана труда», куда включены документы об аттестации рабочих мест (хранятся 45 лет), акты расследований профзаболеваний (хранятся 75 лет), сведения об авариях (хранятся 5 лет) и др.
• Раздел 8.1 «Прием, перемещение, увольнение работников», где упоминаются трудовые договоры, личные дела и личные карточки сотрудников (хранятся 75 лет) и др.
• Раздел 8.2 «Установление квалификации работников»: аттестационные заключения, документы о присвоении классных чинов и специальных званий (хранятся 75 лет) и др.
• Раздел 8.3 «Повышение квалификации», куда вошли документы о переподготовке, планы повышения квалификации (хранятся 5 лет) и др.
• Раздел 8.4 «Награждение», куда включены документы о представлении к награждению различными типами наград, присвоении званий (хранятся 75 лет) и др.

Срок хранения заявлений на отпуск отдельных категорий работников

Независимо от того, куда будут подшивать заявление на отпуск, каким годом было закончено делопроизводство, для отдельных категорий работников хранить такие документы необходимо 75 лет. К таким категориям относятся сотрудники, работающие во вредных, опасных условиях.

Личные дела руководителей, в которые помещены заявления о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков, хранят постоянно. Документы по личному составу, образовавшиеся в период государственной службы, которая не является государственной гражданской службой, хранят 75 лет, не учитывая дату их создания (ст. 22.1Закона № 125-ФЗ).

Для кадровых отделов госструктур разработаны соответствующие акты, которыми регламентируется организация подготовки и хранения внутренних документов. Несмотря на это все нормативно-правовые акты объединяет следующее:

• 5 лет хранят заявления на ежегодные оплачиваемые и учебные отпуска, не помещенные в состав личных дел;
• 75 лет хранят заявления на отпуск от сотрудников, работающих во вредных, опасных, тяжелых условиях;
• 75 лет хранят заявления на отпуск от сотрудников государственной службы, которая не является государственной гражданской службой;
• бессрочно хранят заявления на отпуск, полученные от руководителей, если такие заявления находятся в составе личных дел;
• от 75 до 50 лет (в зависимости от года окончания делопроизводства) хранят заявления на отпуск во всех остальных случаях, если они размещены в составе личных дел.

Для акционерных обществ основной порядок и сроки хранения кадровых документов установлен постановлением ФКЦБ РФ от 16 июля 2003 года под № 03-33/пс. Хранение документов по личному составу обеспечивает единоличный исполнительный орган по месту нахождения юридического лица.

Заявления на прием и увольнение хранение

Документы обязательные для хранения Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу. Сроки хранения документов Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз.

4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет.

Где хранится заявление о приеме на работу?

Пример заполнения основного раздела журнала: Заявление – документ, фиксирующий инициативу работника по совершению какого-либо действия, имеющего для него определенные правовые последствия или согласие работника с какими-либо действиями работодателя.

Заявления работников охватывают сферу кадровых вопросов, такие как принятие на работу, предоставлении отпуска, переводе, увольнение и т.д.ТК РФ содержит многочисленные упоминания об этом документе, например: в статьях 80, 89, 122, 124, 126, 127, 128, 131, 229.

1.

ТК РФ и другие. Личное заявление работника по кадровым вопросам (о приеме, переводе, увольнении и так далее) пишется, как правило, от руки, в произвольной форме.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., п. 1.

1 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19).

Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации.

Инфо

Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители (по мере устаревания прежних носителей). Об этом говорится в пункте 4.4.2.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Отличительные черты документа

Обратим внимание на стандарты, в соответствии с которыми оформляются приказы на отпуск сотрудников. По имеющемуся образцу следует оформлять все соответствующие документы.

Сотрудник кадрового отдела, любое другое уполномоченное лицо заполняет форму приказа. Затем бланк обязательно передают на утверждение.

Чтобы документ был действительным, его заверяют подписью руководителя организации, подразделения.

Важно! Когда приказ уже утверждён, сотрудник тоже ставит свою подпись. Следует также внести информацию об отпуске в личную карточку сотрудника. Данные вписывают на основе приказа. Также в срок не позже трёх дней до первого дня отпуска нужно сделать выплаты, если они предусматриваются.

Есть и перечень бумаг, прилагаемых к приказу. Оформляются следующие официальные бумаги:

• записка-расчёт;
• график отпусков;
• заявление самого работника, где он пишет о своём желании получить отпуск.

Запомните! Работник обязан оповестить о необходимости отпуска заблаговременно. Определён и конкретный срок: информация предоставляется сотрудником минимум за 15 дней до первого дня предполагаемого отпуска. Учитываются календарные дни.

Существуют ещё ряд документов, которые могут прилагаться к приказу по форме Т-6.

• Свидетельство о рождении ребёнка.
• Справка-вызов из учебного учреждения.
• Справка о стаже работы.
• Листок нетрудоспособности.
• Справка о смерти близкого родственника. Она нужна, если отдых предоставляется для организации похорон.

Где и сколько хранится заявление на отпуск

Срок хранения заявлений на ежегодный отпуск

По общему правилу, установленному в ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — закон № 125), документы по личному составу хранятся в зависимости от времени их создания:

Источник: https://udiviego.ru/nalogovoe-pravo/6678-gde-vy-khranite-zayavleniya-sotrudnikov-na-otpusk.html